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Mejora del Sistema Organizacional de TOPY TOP Junior Nolberto Huanca Daniel Madrid Castillo Este trabajo tiene como finalidad el analizar y mejorar el sistema organizacional de la empresa TOPY TOP, utilizando los conocimientos adquiridos para el desarrollo de mejoras organizacionales, haciendo uso de las herramientas encontradas a lo largo del curos.

Curso: Desarrollo Organizacional

Mejora del Sistema Organizacional de TOPY TOP Desarrollo Organizacional TOPY TOP CAPITULO I: PLANEACION 1.1. DESCRIPCION DE LA EMPRESA 1.2. ASPECTOS GENERALES DE TOPY TOP S.A.C. 1.2.1.

HISTORIA DE TOPY TOP S.A.C.

1.2.2.

CORPORACION

1.2.3.

UBICACION

1.2.4.

OBJETIVOS DE TOPY TOP S.A.C.

1.3. OBJETIVOS DE TRABAJO DE INVESTIGACIÓN 1.4. PLANEACION ESTRATÉGICA 1.4.1.

Objetivos Estratégicos

1.4.2.

MISION Y VISION 1.4.2.1.

Misión

1.4.2.2.

Visión

1.4.3.

VALORES ORGANIZACIONALES

1.4.4.

Análisis y diagnostico del ambiente externo

1.4.5.

1.4.6.

1.4.4.1.

Macroentorno

1.4.4.2.

OBJETIVOS DE CALIDAD

DETERMINACION DE OPORTUNIDADES Y AMENAZAS 1.4.5.1.

Oportunidades

1.4.5.2.

Amenazas

DETERMINACION DE FORTALEZAS Y DEBILIDADES 1.4.6.1.

Fortalezas

1.4.6.2.

Debilidades

CAPITULO II: LA ORGANIZACIÓN 2.1. ORGANIGRAMA GENERAL DE LA EMPRESA 2.2. TIPO DE ORGANIZACIÓN Y DEPARTAMENTALIZACIÓN 2.3. DESCRIPCIÓN DEL CARGO DE UN GERENTE GENERAL EN LA ORGANIZACIÓN 2.3.1.

PUESTOS DE TRABAJO

2.4. PUESTOS DE TRABAJO (Gerente General) 2.5. PROCEDIMIENTO DE TRABAJO 2.5.1.

CORTE

2.5.2.

COSTURA

2.5.3.

DISEÑO

2.6. ORGANIZACIONES DEL RUBRO QUE USAN ESTRUCTURAS DE REDES

Página 2

Mejora del Sistema Organizacional de TOPY TOP Desarrollo Organizacional TOPY TOP Capítulo III: LA DIRECCIÒN 3.1. TRABAJO EN EQUIPOS 3.2. ESTILOS DE LIDERAZGO DE LOS JEFES. PUEDEN APLICAR UN TEST DE LIDERAZGO 3.3. PROPUESTAS PARA MEJORAR EL LIDERAZGO 3.4. PROPUESTA DE UN PROGRAMA DE CAPACITACIÓN A LOS TRABAJADORES 3.5. PROPUESTAS PARA MEJORAR LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES CONCLUSIONES RECOMENDACIONES

Página 3

Mejora del Sistema Organizacional de TOPY TOP Desarrollo Organizacional TOPY TOP CAPITULO I: PLANEACION 1.1. DESCRIPCION DE LA EMPRESA Nuestra empresa es una compañía familiar, constituida en el año 1983, dedicada a la fabricación de prendas de vestir de tejido de punto 100% algodón. Actualmente exportamos el 70% de nuestra producción,

direccionando

el

95%

al

mercado

norteamericano. El 30% de nuestra producción se realiza a través de nuestra cadena de tiendas a nivel nacional, y nuestra proyección es expandirnos a otros mercados con nuestras propias marcas diseñadas y producidas a nivel local, como punto de partida hemos iniciado con Venezuela y seguiremos implementando nuevas tiendas según nuestra proyección. Contamos con un moderno complejo industrial con tres plantas textiles equipadas con maquinaria de última generación y con personal altamente capacitado que nos permite asegurar la entrega oportuna de nuestros productos a precios competitivos, factores claves de éxito. Actualmente somos el segundo exportador textil de Perú, registrando niveles de venta de USD 71’000,000.00 millones anuales para ese mercado; asimismo contamos con una sólida estructura patrimonial, que nos permite reaccionar rápidamente a los cambios en el mercado. Nuestro personal asciende a 4,570 trabajadores, y nuestra producción promedio es de 2’900,000 de prendas al mes, para el mercado Local y Exportación.

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Mejora del Sistema Organizacional de TOPY TOP Desarrollo Organizacional TOPY TOP 1.2. ASPECTOS GENERALES DE TOPY TOP S.A.C. 1.2.1.

HISTORIA DE TOPY TOP S.A.C.

Topy Top S.A. fue constituida el 13 de julio de 1983, mediante Escritura Pública otorgada por el Notario Público de

Lima,

Dr.

Alberto

Florez

Barrón,

e

inscrita

posteriormente en la ficha 48496 del Registro Mercantil de Lima. El 22 de octubre de 1997, se fusionó por absorción con Creaciones Flores S.R.L. en un proceso de disolución sin liquidación,

actuando

esta

última

como

empresa

absorbente. Luego de la indicada operación, Creaciones Flores S.R.L. cambió de denominación social, adoptando el nombre de Topy Top S.A., tal como consta en la Escritura Pública otorgada ante el Notario Público Mario Romero Valdivieso, inscrita en la Partida Registral Nº 11020962 del Registro Mercantil de Lima. En noviembre del 2000, la JGA acordó la fusión por absorción de la compañía Perú Color Star S.A., empresa vinculada dedicada a la prestación de servicios de tintorería, lo que se formalizó mediante Escritura Pública del 2 de enero del 2001. Dicha operación originó un incremento en los activos, pasivos y patrimonio de la empresa en S/. 21,7 millones, S/. 12,1 millones y S/. 9,6 millones, respectivamente. Asimismo, en enero del 2001, el Directorio de la sociedad acordó trasladar las actividades de distribución y comercialización de su producción, a la empresa vinculada Trading Fashion Line S.A., la que en base a este acuerdo, compra el total de la producción para el mercado nacional, desde dicho periodo.

Página 5

Mejora del Sistema Organizacional de TOPY TOP Desarrollo Organizacional TOPY TOP

1.2.2. Nuestra

CORPORACION corporación

tiene

claramente

definida cual es su proyección para los próximos años, los que se centran básicamente en: •

Consolidarse como la empresa líder en el sector textil confecciones con importante presencia en el mercado local y extranjero.

Fortalecer

su

comunidad,

presencia

en

contribuyendo

la de

manera efectiva al desarrollo del entorno social, mediante la generación de nuevos puestos de trabajo. •

Manejo

Económico-Financiero

conservador,

orientado

a

asegurar

el

abastecimiento financiero necesario para las inversiones en infraestructura, que permitan a la empresa encontrarse a la vanguardia de los avances tecnológicos del sector. •

Búsqueda del mejoramiento continúo de procesos a nivel de la corporación, con el objetivo de obtener las Certificaciones Internacionales de Calidad, Medio Ambiente y manejo de Recursos Humanos.

Obtener mediante la adecuación y mejoramiento de procesos, una flexibilidad y grado de respuesta inmediata a las exigencias del mercado.

1.2.3.

UBICACION

Su domicilio legal es Av. Santuario Nº 1323-1325, San Juan de Lurigancho, Lima-Perú, con teléfono (511) 319-3000 y fax (511) 319-3020. 1.2.4. •

OBJETIVOS DE TOPY TOP S.A.C.

Lograr un crecimiento sostenido en la venta de prendas

de

vestir

con

altos

niveles

de

rentabilidad. •

Incrementar

nuestra

especialización

en

la

confección de estilos de alto valor agregado para la producción de exportación con altos estándares de calidad.

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Mejora del Sistema Organizacional de TOPY TOP Desarrollo Organizacional TOPY TOP Mejoramiento continúo de nuestros procesos de producción y administrativos para mejorar la productividad y reducir los costos.

Orientar

eficientemente

la

innovación, el desarrollo de diseños lograr

y

acabados

productos

de

hacia mayor

agregado. •

Desarrollar

a

nuestros

recursos humanos como pieza fundamental

del

éxito

de

nuestro negocio. 1.3. OBJETIVOS DE TRABAJO DE INVESTIGACIÓN •

Aplicar los conocimientos adquiridos de los temas dictados en el curso

Realizar un análisis y diagnostico interno y externo de la Empresa Topy Top.

Plantear estrategias reestructúrales dependiendo del análisis FODA, y los diversos instrumentos que usaran

Elaborar la mejora de la estructura organizacional, alineando a parámetros tales como: estrategias, valores, objetivos

Proponer un modelo de dirección basado en alguna teoría adquirida en el curso, la teoría que más se adecue a la empresa y sus ámbitos.

1.4. PLANEACION ESTRATÉGICA Topy Top basa su estrategia en un convencimiento que el éxito del negocio está en los altos estándares de calidad y en la satisfacción del cliente 1.4.1. 

Objetivos Estratégicos

Brindar mejores condiciones para la satisfacción del cliente.

Ofrecer prendas con telas acabadas de acuerdo a las especificaciones de los clientes , en los plazos pactados y con rentabilidad para la empresa

Lograr un crecimiento sostenido en la venta de prendas con alto valor agregado y con altos estándares de calidad tanto para el mercado local, como para la Exportación.

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Mejora del Sistema Organizacional de TOPY TOP Desarrollo Organizacional TOPY TOP Desarrollar nuestros recursos humanos como pieza fundamental del éxito de nuestro

negocio. 

Diseñar y elaborar programas orientados a la satisfacción personal, familiar y social.

Manejar apropiada y eficientemente el outsoursing como complemento y respaldo a los procesos operativos y administrativos. Buscar la innovación y desarrollo permanente de diseños y variedad de productos con

mayor valor agregado. 

Mantener una infraestructura con tecnología de punta para optimizar los procesos.

Optimizar, desarrollar y agregar valor a los procesos.

Flexibilidad en procesos y productos ofrecidos. 1.4.2.

MISION Y VISION 1.4.2.1.

Misión

Vestir al mundo con prendas de moda casual de alta calidad. 1.4.2.2.

Visión

Ser la empresa peruana líder en la industria textil, tanto en la fabricación como en la comercialización de prendas de vestir para el mercado local y extranjero. 1.4.3. •

VALORES ORGANIZACIONALES

Respeto a los demás - Somos respetuosos del marco legal, del medio ambiente y de la comunidad.

Comportamiento ético - Actuamos con honradez y transparencia procurando que la justicia rija constantemente nuestro comportamiento.

Satisfacción

del

cliente

-

Nos

esforzamos por satisfacer en forma integral

y

permanente

a

todos

nuestros clientes. •

Calidad y servicio - Nos diferenciamos de otras empresas aplicando calidad en todos los procesos y brindando un excelente servicio a los demás.

Recursos humanos - Nos preocupamos por capacitar y desarrollar en forma constante a las personas que integran nuestra organización.

Versatilidad e innovación - Somos flexibles, respondemos rápidamente a los cambios y nos preocupamos permanentemente por la innovación tecnológica.

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Mejora del Sistema Organizacional de TOPY TOP Desarrollo Organizacional TOPY TOP 1.4.4.

Análisis y diagnostico del ambiente externo 1.4.4.1.

Macroentorno

En el caso de Perú, las empresas orientadas a la producción textil están integradas a lo largo del proceso productivo, convirtiéndose en una ventaja competitiva, junto a la calidad de las fibras peruanas que están consideradas entre las mejores del mundo (algodón, lana de alpaca y vicuña) y teniendo en cuenta la cercanía de su principal mercado (EEUU); esto permite a la industria textil y de confecciones dar muestra de una creciente ventas y producción. Como tienen en cuenta las prendas de vestir son el principal producto, del cual su mayor valor agregado radica en la importancia de su función. Asimismo, el incremento en la producción a llevado a una mayor utilización de su capacidad instalada, fabricación de productos textiles (54.9%) y de prendas textiles (94.2%), siendo superiores al total de la industria no primaria (51.55%). El ingreso de capital al Perú otorgado por las industrias, al ser exportador es considerable; es necesario resaltar que al exportar la producción textil esta generara ganancias tanto a la industria como al país en el general. De otro modo, el sector presenta diversos problemas los cuales afectan a su desarrollo, siendo el endeudamiento alto que tienen algunas empresas para salir a flote lo que dificulta la obtención de préstamos de largo plazo para la modernización de maquinarías, afectando principalmente a las pymes en su necesidad de modernizarse, otro problema que se puede hallar en este sector es el problema

del

abastecimiento porque el sector

ha

crecido

desproporcionalmente

y

esto origina la escases de materia prima como es el algodón. 1.4.4.2. Microentorno La empresa TOPY TOP, para cumplir los objetivos propuestos al inicio de cada año, debe interrelacionarse con una serie de especialistas e instituciones para poder sacar medidas sobre ese nuevo año venidero. Los bienes que esta produce requieren de una continua adaptación a las tendencias de la moda internacional pues tiene que exportar las telas o prendas. Sólo así podrá conseguir su propósito de comercializar sus productos con gran éxito.

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Mejora del Sistema Organizacional de TOPY TOP Desarrollo Organizacional TOPY TOP Se halla también una relación habitual con empresas proveedoras a quienes compran sus materias primas, que van desde los hilos hasta todos los compuestos

químicos

que

utiliza

para

el

proceso

productivo. También actúa con diferentes organismos tanto privados, como estatales como SUNAT, AFP, mutuales de seguros, EsSalud. Cuenta con un staff de profesionales altamente calificado para trabajar con clientes de todas partes del mundo, cubrir sus necesidades, dar sugerencias

y

mejorar sus ventas. Para TOPY TOP lo primordial es satisfacer las necesidades de sus clientes de manera personalizada, siguiendo de cerca el desarrollo de su producto, entregando información detallada, avances, muestras (telas, prendas, aplicaciones), prototipo, colores y producción mediante reportes de wps y time and actions Hoy se apunta a la necesidad de captar nuevos mercados, para ampliar su nivel de exportación, pues actualmente exporta hacia EEUU, Canadá, Venezuela, Bolivia, Colombia, Argentina y Brasil (recién inaugurada). 1.4.5.

POLÍTICA DE CALIDAD

La política de calidad establecida por TOPY TOP, está basada en el conocimiento, motivación y participación de todo el personal en las actividades relacionadas con la calidad, la detección preventiva de No Conformes y en la toma de acciones para el mejoramiento continuo, utilizando un Sistema de Calidad basado en los requisitos de la norma ISO 9001:2000. 1.4.5.1.

OBJETIVOS DE CALIDAD

La prioridad de TOPY TOP es cumplir con los estándares de calidad solicitados por los clientes bajo el sistema de CALIDAD ISO 9001, para ello cuentan, dentro de cada proceso de producción el control previo, concurrente y posterior, asegurando la calidad final de sus productos. Las Rigurosas pruebas de calidad se inician desde la compra de materia prima, donde se analiza la calidad de la fibra, torsión, contaminación, irregularidades, lotes y títulos entre otros.

Página 10

Mejora del Sistema Organizacional de TOPY TOP Desarrollo Organizacional TOPY TOP 

Ofrecer prendas y telas Acabadas de acuerdo a las especificaciones de los clientes, en los plazos pactados Y con rentabilidad para la Empresa.

Mantener una infraestructura con tecnología de punta que asegure el poder optimizar los procesos.

Optimizar,

desarrollar

y

agregar

valor a los procesos. 

Manejar apropiada y eficientemente el outsourcing como complemento y respaldo a los procesos operativos y administrativos.

Contar con personal ejecutivo, administrativo y operativo altamente calificado.

Diseñar y elaborar programas orientados a la satisfacción personal, familiar y social.

Flexibilidad en procesos y productos ofrecidos.

Disminuir los productos No Conformes.

Brindar mejores condiciones para la satisfacción de los clientes.

Aseguramiento De La Calidad Textil Las máquinas de tejeduría reciben mantenimiento preventivo con la finalidad de lograr la reproducibilidad de la tela y no tenga inconvenientes durante el proceso de teñido y acabado, revisando los primeros metros en máquinas especiales para ese fin, logrando como resultado estándares requeridos y apariencia óptima del tejido. Para el teñido se hacen las pruebas de encogimiento, solidez a la fricción, solidez a la luz y densidad entre otros. Logrando una óptima estabilidad dimensional en el tejido acabado. Aseguramiento De La Calidad Estampado Se realizan las pruebas previas de solidez al lavado y elongación del estampado obteniendo como resultado la aprobación de nuestros clientes. Aseguramiento De La Calidad De Prendas El personal, altamente capacitado en control de calidad, revisa minuciosamente desde el corte, costura, lavado hasta el proceso de acabado, el cumplimiento de las especificaciones. Un buen punto de partida de esta empresa,

es estar pendiente de la calidad que

ofrecen, tal es así, que cuentan con un SERVICIO AL CLIENTE, donde personal especializado en

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Mejora del Sistema Organizacional de TOPY TOP Desarrollo Organizacional TOPY TOP atención personalizada a los clientes, proporciona la información que requieren para sus proyecciones de compra, seguimiento de sus órdenes colocadas, así también proponen los beneficios de obtener productos de buena calidad a precios competitivos. La capacidad de orientar a los clientes según las tendencias del mercado. 1.4.6.

DETERMINACION DE OPORTUNIDADES Y AMENAZAS 1.4.6.1.

Oportunidades

La ampliación del mercado textil en EEUU y China

Alto grado de calidad en sus productos.

Posición dominante en el mercado. La gran acogida de sus telas al mercado colombiano.

Alta exportación en los últimos años.

Productos

diferenciados,

gran

consumo

y

participación que tiene las telas y prendas en el mercado internacional. •

Alta

Red

de

distribución,

nuevas

alianzas

estratégicas así como la que tuvo con el convenio de Exportación de la Unión Europea y Prompex. 1.4.6.2.

Amenazas

Nuevos participantes en el mercado.

Los constantes avances de tecnología

e

información de la competencia. •

Presión por el precio competitivo

Alto precio de los insumos, haciendo que la competencia use materia prima más barata. Aumento de la competencia por parte del mercado nacional que mayormente es ilegal. Lo que conlleva a la disminución del precio por parte de la competencia, teniendo así la presión por el precio competitivo de las prendas de ropa.

Si bien textil TOPY TOP cuenta con personal calificado, la debilidad se nota en la falta de personal calificado en el mercado laboral.

Con la implantación de TLC con diferentes países la competencia aumenta en el mercado interno. 1.4.7.

DETERMINACION DE FORTALEZAS Y DEBILIDADES

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Mejora del Sistema Organizacional de TOPY TOP Desarrollo Organizacional TOPY TOP 1.4.7.1. •

Fortalezas

Adecuada gestión gerencial ya que cuenta con el conocimiento de los dueños.

Ofrecimiento

de

innovadores

para

productos la

diferenciados

satisfacción

de

e las

necesidades. •

La empresa TOPY TOP cuenta con el importante conocimiento del proceso productivo.

Buena selección de materia prima desde los hilos hasta los compuestos químicos utilizados en la elaboración del producto, ya que ha seleccionado bien a sus proveedores.

Sus estándares de calidad, sistemas de trabajo y atención personalizada.

Profesionales adecuados para relación con sus clientes de todas partes del mundo, pues tiene una rigurosa selección de personal.

Empleados con alto conocimiento del proceso de producción.

La constante capacitación que le dan a los trabajadores.

Gran énfasis en la implementación de infraestructura y maquinaria para mejorar su nivel de producción.

La implementación de nuevas unidades de negocio.

Tienen las áreas estratégicas interconectadas. 1.4.7.2.

Debilidades

TOPY TOP tiene poco personal altamente calificado, y si bien se podría calificar como amenaza, también se podría calificar como debilidad ya que puede capacitar a su personal pero con un mayor costo.

La poca aceptación de sus productos en el mercado interno debido a diferentes factores: Precio, etc.

Saturación y confusión en algunas partes de la empresa por la unión de áreas.

CAPITULO II: LA ORGANIZACIÓN 4.1. ORGANIGRAMA GENERAL DE LA EMPRESA

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Mejora del Sistema Organizacional de TOPY TOP Desarrollo Organizacional TOPY TOP

Directorio PRESIDENTE

Manuel Flores Conislla

DIRECTOR GERENTE

Aquilino Flores Conislla

DIRECTOR

Rosauro Flores Conislla

DIRECTOR

Florentino Flores Conislla

DIRECTOR

Armando Flores Conislla

Gerencia

GERENTE GENERAL

Estevan Daneliuc Peslar

GERENTE DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

Cesar Vargas Del Pino

GERENTE DE PROYECTO Y TECNOLOGÍA

Gustavo López Niño De Guzmán

4.2. TIPO DE ORGANIZACIÓN Y DEPARTAMENTALIZACIÓN Teniendo en cuenta el grafico anterior se puede mostrar que la empresa TOPY TOP está enmarcada como una organización del tipo vertical, teniendo en cuenta su grado de centralización en las cabezas; según esto es considerad que es una empresa centralizada ya que la autoridad se concentra en la parte superior. También hay que tener en cuenta que la empresa TOPY TOP está organizada en la producción dependiendo de la demanda del mercado, sus fines, sus objetivos, estructura y características principales, las organizaciones se dividen en:

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Mejora del Sistema Organizacional de TOPY TOP Desarrollo Organizacional TOPY TOP Según la demanda del Mercado TOPY TOP es una empresa que dependiendo de esta desarrolla nuevas estructuras en las células de trabajo como son en el área de corte y de tejeduría, ya que estos dos puntos son los cuello de botella de la producción. Según Sus Fines La empresa TOPY TOP, como organización debido a

la actividad que realiza es

considerada como una organización con fines de lucro, pues busca la generación de ganancia o utilidad, para el propietario y personal que labora en dicha empresa. Según su Formalidad La empresa TOPY TOP, según su formalidad es una organización formal. Definiéndose como la estructura organizacional, directrices, normas y reglamentos de la organización, rutinas y procedimientos, en fin, todos los aspectos que expresan cómo la organización pretende que sean las relaciones entre los órganos, cargos y ocupantes, con la finalidad de que

sus

objetivos

sean

alcanzados

y

su

equilibrio interno sea mantenido. Organización por Procesos El tipo de organización

a la que

pertenece TOPY TOP; es la organización por procesos, ya que es el tipo de organización típico para empresas que son del tipo de textiles, tal es el caso de TOPY TOP. Estructura de Redes También podemos recalcar que esta empresa que esta empresa usa la estructura de redes para los contactos en otras partes del mundo para el envió de productos y el benchmarking de sus procesos, haciendo así una gran cadena de contactos en lo que se trata de clientes, este es una gran herramienta que usa esta empresa, también tenemos que tener en cuenta que la empresa ya comercializaba en EEUU, y con el TLC se abren fronteras y le es más factible encontrar un mejor mercado y posicionarse en el mercado que está en esa parte del mundo. 4.3. DESCRIPCIÓN DEL CARGO DE UN GERENTE GENERAL EN LA ORGANIZACIÓN

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Mejora del Sistema Organizacional de TOPY TOP Desarrollo Organizacional TOPY TOP 4.3.1.

PUESTOS DE TRABAJO

En la empresa TOPY TOP se desarrolla de la siguiente manera con los puestos como se ve en el siguiente listado. •

Gerente General o

Secretaria

Gerente de Administración y Finanzas o

2 Contadores

o

2 Administradores

Gerente de Proyecto y Tecnología o

o

Jefe de Proyectos 

2 Especialistas

1 Analista

Jefe de Actualizaciones (Especialista) 

Equipo de mantenimiento (consta de 5 personas)

Gerente de Producción o

Supervisor de Logística 

o

Supervisor de Tejeduría 

o

10 Empleados

Supervisor de Acabados (Estampado y Bordado) 

o

4 Empleados

Supervisor de Costura y Corte 

o

5 Operarios

Supervisor de Tintorería 

o

4 Empleados

10 Empleados

Supervisor de Lavandería 

5 Empleados

Cabe resaltar que en esta empresa este es el mínimo de empleados ya que en la empresa si esta en producción alta recurre a contratar a más operarios, para así abastecer los pedidos demandados por mes. 4.3.2.

PUESTOS DE TRABAJO (Gerente General)

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Mejora del Sistema Organizacional de TOPY TOP Desarrollo Organizacional TOPY TOP A. Identificación Nombre del Cargo: Gerente General Número de personas que ocupan el cargo: 1 Cargo del Jefe Directo: Directorio B. Resumen del cargo Sus funciones son planificar, organizar, dirigir, controlar, coordinar, analizar, calcular y deducir el trabajo de la empresa, además de contratar al personal adecuado, efectuando esto durante la jornada de trabajo. C. Actividades regulares •

Planificar los objetivos generales y específicos de la empresa a corto y largo plazo.

Organizar la estructura de la empresa actual y a futuro; como también de las funciones y los cargos.

Dirigir la empresa, tomar decisiones, supervisar y ser un líder dentro de ésta.

Controlar las actividades planificadas comparándolas con lo realizado y detectar las desviaciones o diferencias.

Coordinar con el Ejecutivo de Venta y la Secretaria las reuniones, aumentar el número y calidad de clientes, realizar las compras de materiales, resolver sobre las reparaciones o desperfectos en la empresa.

Decidir respecto de contratar, seleccionar, capacitar y ubicar el personal adecuado para cada cargo.

Analizar los problemas de la empresa en el aspecto financiero, administrativo, personal, contable entre otros.

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Mejora del Sistema Organizacional de TOPY TOP Desarrollo Organizacional TOPY TOP

Realizar cálculos matemáticos, algebraicos y financieros.

Deducir o concluir los análisis efectuados anteriormente.

Requerimientos de capacidad y habilidades mentales

Los requerimientos o capacidades son planear, controlar, dirigir, organizar, analizar, calcular, deducir (fueron explicados anteriormente). Las habilidades mentales que debe poseer la persona para este cargo son la numérica, de lenguaje, conocimientos básicos de las actividades de los subordinados y psicológicas como la empatía, etc.

D. Requerimientos físicos Debe tener atención auditiva y visual, en general estar sentado y caminar dentro de la oficina para trabajos de la jornada diaria. E. Condiciones ambientales El trabajo se realiza en una oficina, con temperatura adecuada, humedad ambiental natural, características de higiene normales, iluminación apta y una buena estructura. F. Riesgos Físicos Los riesgos en la empresa son por accidentes del trabajo por caídas, las que pueden producir contusiones en diversas partes del cuerpo y por caídas de muebles, sillas, mesas, etc. G. Habilidad manual •

Los conocimientos que requiere el cargo son los siguientes:

Idioma: Inglés.

Estudios superiores: Universitarios y/o Técnicos.

Títulos: Ingeniero Comercial, Ingeniero en Administración de Empresas.

Estudios

complementarios:

Computación,

administración,

finanzas,

contabilidad, comercialización y ventas. •

Experiencia: que tenga 2 años de experiencia como mínimo en cargos similares.

H. Responsabilidad por decisiones El Directorio de la Sociedad Anónima es el encargado de supervisar y controlar al Gerente General en lo referido a las funciones que se le asignaron para dicho cargo. Toma de decisiones a nivel de conducción general de la empresa, contratar el personal, fijar los precios, etc. I.

Responsabilidad por supervisión

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Mejora del Sistema Organizacional de TOPY TOP Desarrollo Organizacional TOPY TOP Los funcionarios que supervisa el Gerente General son la Secretaria, el Ejecutivo de Venta, los Agentes de Ventas, el Auxiliar de Aseo y/o Vigilante. J. Responsabilidad por contactos personales Con funcionarios de alto nivel de la empresa, con clientes, bancos, financieras, A.F.P., etc. K. Responsabilidad por exactitud Errores en el manejo de la empresa pueden afectar la estabilidad de la empresa.

4.4. PROCEDIMIENTO DE TRABAJO 4.4.1.

CORTE

Para el proceso de corte se utiliza el Sistema Lectra, a través del cual se abastecen los moldes para el proceso automático de corte, que garantiza un corte eficiente y exacto, lo que nos permite cumplir con las altas demandas de producción. La capacidad de corte es de 1’000,000 unidades por mes.

4.4.2.

COSTURA

Para este proceso se cuenta con personal especializado que garantice calidad y eficiencia, utilizando maquinaria de última generación, accesorios apropiados para cada tipo de operación, lo que nos permite satisfacer las demandas de los clientes más exigentes. La capacidad de costura es de 1’000,000 unidades mensuales.

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Mejora del Sistema Organizacional de TOPY TOP Desarrollo Organizacional TOPY TOP

4.4.3.

DISEÑO

Contamos con personal especializado en atención personalizada a nuestros clientes, proporcionando la información que requieren para sus proyecciones de compra, seguimiento de sus órdenes colocadas, así como proponiendo los beneficios de obtener productos de buena calidad a precios competitivos. Estamos en la capacidad de orientar a nuestros clientes según las tendencias del mercado.

4.5. ORGANIZACIONES DEL RUBRO QUE USAN ESTRUCTURAS DE REDES En este rubro las empresas necesitan de este medio para la interconexión de los clientes y su base de datos teniendo así una mayor efectividad en el intercambio de informaciones, este método se usa mucho en lo que es la venta y compra de los insumos para encontrar el proveedor más barato y más confiable, al igual que se usa para la búsqueda de clientes potenciales, al igual que la propaganda de los productos y benchmarking, podemos nombrar a las empresas que usan esta herramienta.

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Mejora del Sistema Organizacional de TOPY TOP Desarrollo Organizacional TOPY TOP

TOPY TOP

DEVANLAY PERU

INDUSTRIAS FRAMOR

CONFECCIONES TEXTIMAX

TRADING FASHION LINE

SUDAMERICANA DE FIBRAS

INDUSTRIAS NETTALCO

TEXTIL SAN CRISTÓBAL

TEXTILES CAMONES

COTTON KNIT

TEXTIL AMAZONAS

Estas son algunas de las empresas que usan este método para poder realizar una mejor administración de la información y asi poder estar en los primeros lugares de la industria textil en el Perú y en el mundo, muchos de ellos usan esta herramienta para poder comercializar en diferentes tiendas en el mundo en el caso de TOPY TOP el tiene como clientes a los siguientes, las cuales en su mayoría son empresas extranjeras en EEUU y en Europa: •

The Gap Inc

Abercrombie & Fitch

Dillards Inc.

Gear For Sport

Urban Outfitters

Champion

Broder Bros Co. DBA Alpha Shirt Co.

Lucky Brand

Dicks Sporting Goods

Isaac Morris LTD

Inditex S.A.

Pull and Bear España S.A.

Zara

Wear me Apparel Corp.

Jones Apparel Group. USA Inc.

Forus S.A.

Cetco S.A.

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Mejora del Sistema Organizacional de TOPY TOP Desarrollo Organizacional TOPY TOP Capítulo III: LA DIRECCIÒN 3.1. TRABAJO EN EQUIPOS TEJEDURIA En el proceso de Tejeduría se necesitan 5 operarios para las diferentes maquinas las cuales están semi-automatizadas para el desarrollo de las telas para su uso en la confección de prendas de vestir, aquí se puede ver un trabajo en conjunto compartiendo tareas para poder terminar el trabajo con una mayor facilidad, se dividen la producción entre las 5 personas, teniendo en cuenta la dificultad en la programación de los tejidos para obtener el material deseado. TINTORERIA En el proceso de Tintorería se da un mejor desarrollo de la actividad individual se desarrollan individualmente los trabajo haciendo que sea difícil la participación de los mismos empleados con los otros mismos. Aparte se divide en dos la tintorería de Hilos y la otra que es de Telas, los empleados se dividen en dos grupos los cuales 2 son para la tintorería de hilos y los restantes para tintorería de telas. CORTE Y COSTURA En esta área se nota la competencia entre los mismos trabajadores, ya que en este proceso se va a cobrar en medida a cuantas prendas haces por día, es decir estos empleados no tienen un sueldo estimado, ellos trabajan por horas, esto facilita mucho el contrato de nuevo personal para épocas de producción alta.

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Mejora del Sistema Organizacional de TOPY TOP Desarrollo Organizacional TOPY TOP

ACABADOS Por lo visto en la empresa, se nota que esta área hay un mejor trabajo en conjunto entre los mismos trabajadores, se da muy bien la comunicación entre los trabajadores y con el supervisor hay una relación más directa, esto no se refleja en las demás áreas porque es dependiendo del supervisor el cual se dan estos pasos.

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Mejora del Sistema Organizacional de TOPY TOP Desarrollo Organizacional TOPY TOP 3.2. ESTILOS DE LIDERAZGO DE LOS JEFES. PUEDEN APLICAR UN TEST DE LIDERAZGO El líder juega un papel importante en la toma de decisiones y, por lo tanto, también en el apoyo que el grupo le otorga. Como el liderazgo está en función del grupo, es importante analizar no solo las características de este sino también el contexto en el que el grupo se desenvuelve. Un buen líder debe tomar decisiones y ser capaz de plantear objetivos realistas y viables. Para ello ha de adquirir información, y buena parte de ésta ha de ser fruto de la interacción y la confianza con sus compañeros. Todo esto se ve facilitado por la comunicación: el interés por conocer los sentimientos y pensamientos de las personas que trabajan junto a él o ella y el contacto con ellos. Por el contrario no ayuda en nada el aislarse. La accesibilidad es un punto básico dentro del liderazgo. Un buen líder transmite la sensación de ser una persona abordable, a la que pueden expresar abiertamente sus ideas. Estilos de liderazgo: El líder autócrata: Asume toda la responsabilidad de la toma de decisiones, inicia las acciones, dirige, motiva y controla al subalterno. La decisión se centraliza en el líder. En el caso de TOPY TOP este estilo de liderazgo no se da, puesto que para la toma de decisiones se necesita la opinión de cada área, dependiendo de esto las decisiones se hacen reuniones todos los Viernes para la programación de nuevos planes y los avances que se tienen en toda la empresa dependiendo de cada área, aparte se mantienen las conversaciones y reuniones entre los mismos supervisores, para el mejor desarrollo de las actividades en la platan. El líder participativo: Utiliza la consulta para practicar el liderazgo. No delega su derecho a tomar decisiones finales y señala directrices específicas a sus subalternos pero consulta sus ideas y opiniones sobre muchas decisiones que les incumben. Si desea ser un líder participativo eficaz, escucha y analiza seriamente las ideas de sus subalternos y acepta sus contribuciones siempre que sea posible y práctico.

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Mejora del Sistema Organizacional de TOPY TOP Desarrollo Organizacional TOPY TOP En observar

TOPY

TOP

se

puede

mucho

este

estilo

de

trabajo ya que es necesario para el mejor desarrollo de la empresa y que crezca,

se

observo

que

los

supervisores están pendientes de las necesidades de los trabajadores y este mismo se las hace llegar al gerente encargado de esa área, esto permite también el mejor desarrollo de los reportes diarios. El líder liberal (Rienda suelta): Delega en sus subalternos la autoridad para tomar decisiones. Espera que los subalternos asuman la responsabilidad por su propia motivación, guía y control. Este estilo de liderazgo se da en la parte de Gerencia a Supervisado, porque se necesita tener un poco mas de control en situaciones, ya que puede suceder situaciones de baja de maquinarias

por

mantenimiento

y

tenemos parada la producción por este motivo,

problemas de las que se

pueden dar en una planta. 3.3. PROPUESTAS PARA MEJORAR EL LIDERAZGO Se puede mejorar el liderazgo con una mejor capacitación de estos mismos en la toma de decisiones instantáneas ya que son muy importantes para problemas casuales que suceden en la empresa, también podrían darse incentivos a los mismos supervisores para poder aumentar el rendimiento de los mismos, ya que los supervisadores son empleados con un mayor especialidad o mayor conocimiento en el área que está supervisando para poder ayudar en los trabajos comunes y sirven de guía para los mismos trabajadores, necesitando estos mismos ser mejor en el trato de los trabajadores para poder comprender sus dudas y ser buenos en la enseñanza, por nuestra parte se podría dar una mejora con charlas y con capacitaciones semestrales, y test para evaluar el desempeño de estos.

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Mejora del Sistema Organizacional de TOPY TOP Desarrollo Organizacional TOPY TOP 3.4. PROPUESTA DE UN PROGRAMA DE CAPACITACIÓN A LOS TRABAJADORES La capacitación de la fuerza laboral constituye una de las prioridades de la empresa de confecciones TOPY TOP, con el objetivo de garantizar La calidad de sus productos y así mismo la calidad de sus trabajadores es por eso que se plantea la necesidad de hacer programas de capacitación. Así que debemos respondernos ¿Por qué debemos realizar capacitación a nuestro personal laboral? Diseña un programa de capacitación para tu empresa y acelera la productividad de tus nuevos recursos humanos

Las

empresas

son

equipos

de

personas

trabajando con un fin común, y el éxito o fracaso de la compañía depende en gran medida del talento del equipo. Es por esto que para cada nueva contratación, resulta indispensable

asegurarnos

herramientas

y

que

conocimientos

tenga

todas

necesarios

las para

desempeñar correctamente su labor. La capacitación es una actividad sistemática, planificada y permanente cuyo propósito general es preparar, desarrollar e integrar a los recursos humanos al proceso productivo, mediante la entrega de conocimientos, desarrollo de habilidades y actitudes necesarias para el mejor desempeño de todos los trabajadores en sus actuales y futuros cargos y adaptarlos a las exigencias cambiantes del entorno. Es entonces nuestra responsabilidad capacitar a cada nuevo recurso que contratamos. La inducción y el entrenamiento en el puesto Una vez que se ha reclutado y seleccionado al colaborador deseado, es necesario orientarlo y capacitarlo; proporcionándole la información y los conocimientos necesarios para que tenga éxito en su nueva posición, aún cuando ya cuente con experiencia en el puesto. La inducción. La inducción es el proceso inicial por medio del cual se proporcionará al individuo la información básica que le permita integrarse rápidamente al lugar de trabajo. Es común que la inducción incluya: los valores de la organización, misión, visión y objetivos, políticas, horarios laborales, días de descanso, días de pago, prestaciones, historia de la empresa, servicios al personal, etcétera. Además de estos temas, no está de más ejercer una sensibilización hacia la calidad, al servicio al cliente y el trabajo en equipo, entre otros puntos. Entrenamiento en el puesto. Una vez terminado el proceso de inducción, el empleado de nuevo ingreso requiere entrenamiento específico sobre el puesto que va a desempeñar. Para preparar esta información es necesario saber cuales van a ser sus responsabilidades, quien va a

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Mejora del Sistema Organizacional de TOPY TOP Desarrollo Organizacional TOPY TOP ser su jefe directo y el organigrama de la compañía. Con este proceso, le daremos a conocer de una manera muy clara que es exactamente lo que se espera de él. Adiestramiento El adiestramiento nos va a auxiliar para que una persona aprenda a desempeñar sus labores involucrándose de situaciones reales. El adiestramiento se torna esencial cuando el trabajador ha tenido poca experiencia o se le contrata para ejecutar un trabajo que le es totalmente nuevo. Para ello existen varias técnicas, pero una que se aplica con mayor éxito es el método de los cuatro pasos: 1. Prepare al trabajador. 2. Muéstrele el trabajo. 3. Póngalo a prueba. 4. Sígalo en la práctica. El siguiente es un método alternativo: 1. El instructor dice y hace. 2. El instructor dice y el alumno hace. 3. El alumno dice y el instructor hace. 4. El alumno hace y dice. 3.5. PROPUESTAS PARA MEJORAR LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA El primer paso para establecer un buen sistema de comunicación con el personal es investigar sus actitudes. Mediante entrevistas personales (o encuestas si el número de empleados es muy grande), se recopilan sus opiniones respecto a la organización, la directiva y sus técnicas de comunicación. Después de tener estos datos, se puede tener una idea clara sobre los mejores medios a utilizar. La Comunicación oral es sumamente efectiva y económica para dar a conocer a los empleados asuntos que afectan al desempeño de su trabajo. Las conversaciones informales entre superiores y subordinados pueden ayudar a superar rápidamente los inconvenientes propios de cualquier sistema organizado. Los ejecutivos medios y los supervisores son los canales más importantes en la comunicación entre la directiva y los empleados. Por otro lado, la comunicación gráfica e impresa carece del enfoque personal, la flexibilidad y retroalimentación que proporciona la comunicación oral. No obstante, pueden servir para llevar un mensaje a un mayor número de personas en menor tiempo a un costo relativamente menor.

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Mejora del Sistema Organizacional de TOPY TOP Desarrollo Organizacional TOPY TOP Las cartas o publicaciones de la directiva a los empleados se usan para tratar asuntos importantes de la compañía. Estas pueden incluir notas sobre cambios en el personal, direcciones, teléfonos, etc. Hoy en día el e-mail está sustituyendo al formato de correo tradicional. Los boletines informativos, revistas o periódicos de la organización facilitan un mecanismo de comunicación bilateral, pues conceden a los empleados la oportunidad de expresar sus opiniones y puntos de vista. Tiene una vida prolongada, gran interés de lectura, proporciona espacio para historias completas y combate los rumores. Estas publicaciones, en muchos casos, sirven como elemento de comunicación con públicos externos, por lo que debe ser supervisado por el departamento encargado de Comunicación. El informe financiero anual interno sirve para informar a los empleados sobre las finanzas de la empresa y explicar su situación económica. Por tanto, exige de un proceso de decisión firme de la directiva para compartir una información tan sumamente delicada como es la situación económica de la empresa. Debe, por ello, ser veraz y libre de análisis subjetivos. Por último, el tablón de anuncios o panel informativo se usa para informar sobre asuntos corporativos y otros temas de interés de los empleados (políticos, sociales, económicos, de salud, deportes). Estas informaciones se obtienen de folletos o publicaciones periódicas. Los murales se colocan en puntos de fácil acceso a los empleados.

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Mejora del Sistema Organizacional de TOPY TOP Desarrollo Organizacional TOPY TOP CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES CONCLUSIONES Una buena distribución en planta es la manifestación efectiva del buen funcionmiento de toda la maquinaria, materiales, recursos humanos e instalaciones de la empresa, en una gran unidad operativa así como el trabajo coordinado de los mismos trabajadores con los supervisores; lo cual conlleva a la mejora continua de los trabajos que trabaja conjuntamente con efectividad, minimizando los costes de producción y elevando al máximo la productividad. En la mayoría de los casos, la eficiencia en el liderazgo en planta se puede evaluar en torno a factores como; El líder efectivo ha de liderar su propio seguimiento, el líder también debe ser innovador, creativo y flexible para cubrir los variados contextos, situaciones y desafíos de la vida actual, el líder efectivo ha de liderar su propio liderazgo y todo esto hace que sea necesario que el líder tenga más comprensión y más habilidades que nunca anteriormente. En esta empresa se pueden dar de dos formas el método de aprendizaje RELACION EXPERTO APRENDÍZ esto se da en el caso de supervisor y operario lo cual ayuda en el desarrollo del mismo obrero para una elaboración de trabajo de mejor calidad, CONFERENCIAS, VIDEOS, Y PELÍCULAS, AUDIOVISUALES Y SIMILARES esto se toma mucho en cuanta para el desarrollo personal de las personas y crea el ambiente para poder tener un mejor vinculo con la empresa y también se podría dar la SIMULACIÓN DE CONDICIONES REALES para prepara a los supervisadores y tener una salida a percances que puedan suceder en la empresa. Para mejorar el desarrollo de los empleadores se necesita las propuestas dadas anteriormente como son de CAPACITACIÓN DE APRENDICEZ, CAPACITACIÓN EN EL PUESTO, SIMULADORES y CAPACITACIÓN VESTIBULAR. RECOMENDACIONES Las reuniones de departamento (compuestas por mandos y empleados) dan una oportunidad de comunicación directa a los ejecutivos para dar explicación a todo el personal sobre nuevos productos, políticas o problemas internos. La intranet personaliza el milagro de las nuevas tecnologías, ofreciendo cada vez más soluciones para todos los aspectos de una empresa, y, cómo no, la comunicación es uno de ellos, quizá el más beneficiado. La intranet es, sin riesgo a equivocarnos, un soporte y una herramienta para las organizaciones como nunca antes hubo otra igual. Y esto hay que aprovecharlo. La intranet debe ser hoy en día el lugar de encuentro entre todos los actores que forman parte de la actividad empresarial: empresarios, directivos, trabajadores, proveedores, etc. Muchas empresas usan su intranet para mantener informado al personal sobre las actividades de la organización colgando videos explicativos. También suele usarse para

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Mejora del Sistema Organizacional de TOPY TOP Desarrollo Organizacional TOPY TOP anunciar nuevas políticas o planes, para almacenar y poner a disposición de los empleados documentos o procedimientos de interés, gestionar todo lo referente a la actividad de la empresa, para alojar FAQS, newsletters, sala de prensa virtual (incluyendo notas de prensa, calendario de eventos, logos e imágenes, blogs, foros…), etc.

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