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Boletín Oficial de la Provincia de Las Palmas. Número 56, miércoles 1 de mayo de 2013

EXCMO. AYUNTAMIENTO DE ARUCAS ANUNCIO 5.235 ANUNCIO DE APROBACIÓN DEFINITIVA El Pleno Corporativo del Excmo. Ayuntamiento de la Ciudad de Arucas, en sesión ordinaria celebrada el día 28 de diciembre de 2012, acordó la aprobación inicial de la Ordenanza Reguladora del Archivo Municipal de Arucas. Al no haberse presentado reclamaciones durante el plazo de exposición al público, queda automáticamente elevado a definitivo el Acuerdo plenario inicial aprobatorio de la Ordenanza Municipal Reguladora del Archivo Municipal de Arucas, cuyo texto íntegro se hace público, para su general conocimiento y en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 70.2 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local. ORDENANZA REGULADORA DEL ACHIVO MUNICIPAL DE ARUCAS Exposición de motivos. La conservación y organización del Patrimonio Documental Municipal tiene como objetivo principal, satisfacer las necesidades de información y documentación para una correcta gestión administrativa municipal, documentar los derechos de las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas y facilitar la información y la documentación necesarias para la investigación histórica y la cultura, junto con otros bienes patrimoniales cuya conservación es mandato constitucional (artículo 46). La Constitución Española reconoce también en sus artículos 44 y 105b el derecho de acceso por parte de la ciudadanía a los archivos públicos y a la cultura. El derecho a consulta de los archivos, así como, la obligación de custodiar los documentos allí reunidos, en condiciones que permitan su perfecta conservación y garanticen su puesta en servicio, vienen reflejados en la legislación reguladora de la administración local en la Ley 7/1985 de 2 de abril Reguladora de las Bases de Régimen Local y en el Real Decreto 2.568/1986 de 28 de noviembre Reglamento de organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales además de la normativa autonómica Ley

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3/1990 de 22 de febrero de Patrimonio Documental de Canarias y Ley 4/1999 de 15 de marzo de Patrimonio Histórico de Canarias. El Archivo Municipal de Arucas es administrativo e histórico, sus documentos más antiguos datan de 1784 (libros del pósito) y existe diversa documentación del S. XIX a pesar del incendio sufrido a finales de dicho siglo y otros avatares ocurridos durante el S. XX. El presente documento tiene por objetivo, conservar, organizar y servir para la administración, la investigación y la cultura la documentación depositada en sus fondos y la venidera. 1. Del Servicio del Archivo Municipal. Definición. El archivo municipal es un servicio público de carácter administrativo cuya finalidad es la gestión y tratamiento adecuado de la documentación, su custodia y su divulgación. La titularidad del mismo es del Ayuntamiento de Arucas, recayendo en él su custodia y conservación. 1.2. Definición de documento. Se entiende por documento, en los términos del presente Reglamento, toda expresión en lenguaje natural o convencional, sea cual sea su fecha, y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soportes informáticos. Quedan excluidos los ejemplares no originales de ediciones. 1.3. Del Archivo Municipal y del patrimonio que lo integra. El Archivo Municipal de Arucas está constituido por el conjunto de documentos producidos y recibidos por el Ayuntamiento a lo largo de su historia, así como por la documentación procedente de personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, que han sido conservados para su utilización en la gestión administrativa, la información, la divulgación y la investigación científica. Archivo según la Ley 3/90 de 22 de febrero de Patrimonio Documental y Archivos de Canarias es un conjunto orgánico de documentos, o la reunión de varios de ellos, completos o fraccionados, producidos


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o reunidos por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, con fines de gestión administrativa, información o investigación histórica, científica o cultural. Se entiende también por Archivo Municipal los centros que institucionalmente recogen, organizan, conservan y sirven para los fines mencionados en el párrafo anterior. Los conjuntos orgánicos de documentos que forman parte del patrimonio documental municipal. 1.4. Funciones del Servicio de Archivo. Son funciones del Servicio de Archivo Municipal: a) Recepción, análisis e identificación de la documentación. b) Conservación, custodia y difusión del Patrimonio Documental Municipal. c) Establecer las normas de clasificación, ordenación y tratamiento de la documentación. d) Facilitar el acceso a la información por parte de la ciudadanía y promover su difusión entre los mismos mediante la realización de actividades de distinta índole (publicaciones, exposiciones, etc.). e) Establecer los criterios para la transferencia e ingreso de los documentos en el Archivo Municipal. f) Proponer la conservación o eliminación de documentos de acuerdo con la normativa vigente en la materia. g) Establecer las condiciones de préstamo de los documentos a las diferentes unidades administrativas del Ayuntamiento y establecer un registro de préstamos. h) Facilitar el acceso y la consulta de la documentación por parte de investigadores y de la ciudadanía, con las limitaciones que establece la legislación vigente y el estado de conservación de la documentación requerida. 1.5. Adscripción del archivo. El Archivo Municipal dependerá de la Concejalía que tenga delegadas las competencias en materia de Patrimonio Histórico. La dotación de medios materiales así como la adscripción del personal adecuado al

servicio corresponde al Ayuntamiento de Arucas, para lo cual tendrá en cuenta las necesidades del servicio en la elaboración del Presupuesto Municipal anual. Todo ello sin perjuicio de que por el Ayuntamiento se establezcan convenios de colaboración con otras instituciones públicas o privadas que ayuden a mejorar el servicio. En especial, aquellos convenios que aporten alumnos universitarios en prácticas, que puedan mejorar su formación y la calidad del servicio. 1.6. Personal del archivo. Corresponde al personal del archivo: a) La dirección científica, técnica y administrativa, salvo que por motivos de bajas laborales, vacaciones, permisos u otras causas pueda delegarse de forma total o parcial la responsabilidad en otra persona. b) La responsabilidad de velar por el buen orden del archivo. c) Facilitar la consulta de los fondos por parte de la ciudadanía, conforme a la normativa existente en la materia. d) Proponer cualquier medida que considere necesaria y que no esté previsto en este reglamento, dirigida a mejorar el servicio que presta el archivo municipal. 2. Del ingreso de documentos. 2.1. Transferencias o remisiones de documentación. Para las transferencias o remisiones de documentación al Archivo Municipal se tendrán en cuenta las siguientes observaciones: a) Los servicios, secciones y negociados y restantes unidades administrativas municipales deberán remitir al Archivo Municipal aquellos expedientes que se encuentren finalizados con una antigüedad superior a 5 años. El cómputo de la antigüedad se realizará desde la fecha de inicio del expediente. b) Cuando existan motivos justificados (mal estado del documento, lugar de conservación en condiciones deficientes, etc.) podrá realizarse la remisión de documentos antes de la antigüedad mínima exigida.


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En los casos en que existan documentos de consulta muy frecuente, la dirección del archivo municipal y el responsable de la unidad administrativa de procedencia del documento en cuestión, podrán acordar, su permanencia en la unidad administrativa de origen, por un plazo no superior a 15 años. También podrá acordarse la reproducción del documento con el sistema más adecuado, para garantizar su consulta y conservación. c) Los documentos remitidos al Archivo Municipal, sea cual sea el soporte de los mismos, tendrán la consideración de originales. Sólo podrán remitirse fotocopias o similares en el supuesto de inexistencia del documento original. d) Los documentos remitidos al Archivo Municipal deberán estar en buen estado, ordenados y foliados, eliminando fotocopias y duplicados. Deberá también estar clasificada por series documentales. e) Cada documento remitido deberá ir acompañado de una hoja de remisión, cuyo diseño será establecido por el personal del Archivo Municipal. La hoja de remisión será firmada por el jefe de la unidad administrativa en cuestión. Una vez comprobada la remisión será firmada por el personal del Archivo. La hoja de remisión es el documento que justifica la responsabilidad del Archivo en la custodia de la documentación recibida. f) La documentación remitida al Archivo Municipal por parte de las diferentes unidades administrativas se hará por años naturales completos, salvo excepciones justificadas. g) Las transferencias documentales se harán constar en un registro que será responsabilidad del personal del Archivo. 2.2. Depósitos extraordinarios. Los depósitos extraordinarios de documentación (en cualquier soporte) con motivo de donación, compra, legado o depósito, requerirán acuerdo formal del órgano municipal competente, a propuesta del a Concejalía de Patrimonio Histórico y con un informe del personal del Archivo Municipal. La recuperación de este tipo de ingresos deberá realizarse mediante escrito dirigido al Alcalde.

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3. De la clasificación, descripción, y expurgo. 3.1. Clasificación y descripción. Los documentos recibidos serán objeto de la clasificación y descripción necesaria, para su correcta ubicación en las dependencias por parte del personal del Archivo Municipal. El personal del Archivo Municipal será el responsable de la elaboración de las normas de organización y descripción tanto de las series documentales sitas en las dependencias del Archivo, como de los archivos de gestión existentes en las unidades administrativas del Ayuntamiento. También establecerá el orden en el que se afrontará la clasificación, ordenación y descripción de los documentos que aún no han sido organizados. Al mismo tiempo establecerá el método de consulta más adecuado para facilitar su uso, sean catálogos, inventarios o índices. La descripción de la documentación obrante en el Archivo Municipal se hará siempre que sea posible mediante técnicas informáticas que simplifiquen su uso y agilicen las búsquedas. 3.2. Valoración, selección y expurgo. a) La valoración de la selección de documentación para su conservación en el archivo o su eliminación, requerirá la tramitación del expediente administrativo oportuno, y conforme a la legislación aplicable en materia de patrimonio documental. 3.3. Comisión de valoración, selección y expurgo. a) El órgano designado para la selección y eliminación de documentos será la Comisión de Valoración. Queda totalmente prohibido la destrucción de cualquier tipo de documento que no haya sido aprobada previamente por la Comisión de Expurgo. La ocultación, extravío o destrucción sin la autorización preceptiva podrá dar lugar a responsabilidad administrativas y/o penales. b) La Comisión de Valoración, Selección y Expurgo será la encargada de analizar los documentos que genera el Ayuntamiento de Arucas para establecer cuáles deben ser objeto de conservación y cuáles deben eliminarse.


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c) Los acuerdos de la comisión tendrá un carácter informativo y de propuesta. d) La comisión tendrá las siguientes funciones: 1. Analizar la documentación municipal, clasificándola por tipos y por series documentales para realizar una valoración más precisa de la misma. 2. Establecer el procedimiento a seguir para la tramitación de las propuestas que surjan de las diferentes unidades administrativas, así como los métodos de eliminación de los documentos en cuestión. 3. Recomendar a las diferentes unidades administrativas un protocolo de actuación para la realización de la selección y expurgo en las mismas. e) La Comisión estará integrada por los siguientes miembros: a. Presidente: El Alcalde o el Concejal Delegado del área de la que dependa el Archivo Municipal. b. Secretario: El Secretario del Ayuntamiento o funcionario en el que delegue. c. Vocales: • El responsable del Archivo o funcionario/laboral en quien delegue. • Un técnico designado por la Concejalía de Patrimonio Histórico. • Un técnico designado por el área de Promoción. • De forma sucesiva, los coordinadores de las distintas unidades administrativas cuya documentación vaya a ser analizada. f) La Comisión se reunirá al menos una vez al año. 3.4. Antes de procederse a la eliminación de los archivos, los acuerdos adoptados por la Comisión Municipal de Expurgo, así como cuanta documentación sea necesaria, deberán remitirse al correspondiente Comisión Técnica de Gestión Documental y Archivos, u Órgano que corresponda del Gobierno de Canarias que le Ley determine reglamentariamente, a efectos de dar cuenta de los mismos, así como de obtener, si procede, la pertinente autorización.

4. De la conservación de los documentos. 4.1. Instalaciones. El Ayuntamiento de Arucas velará para que el Archivo Municipal disponga de las instalaciones adecuadas para el buen desarrollo de sus finalidades y realizará el mantenimiento oportuno de las mismas. 4.2. Reproducciones. a) Toda persona o entidad podrá obtener reproducciones de los documentos obrantes en el Archivo Municipal, salvo de aquellos cuyo acceso esté restringido por la legislación vigente, por las condiciones de la cesión o porque las características de conservación del documento lo hagan inviable. Se prestará especial atención a la hora de conceder la autorización para la realización de reproducciones a la legislación en materia de protección de datos. b) Para reproducir documentos sobre los que no recaiga ningún tipo de limitación, será necesario la solicitud previa del interesado y la autorización previa del personal del Archivo Municipal. Para ello el personal del archivo establecerá un modelo de hoja de solicitud de reproducción. c) No podrán reproducirse series completas de documentos, para evitar que se creen archivos paralelos en manos de terceros. d) Sólo se permitirá la salida del Archivo de aquellos documentos para los que se carezca de los medios técnicos para su reproducción. En todo caso, será condición inexcusable que los documentos estén en todo momento bajo la custodia de personal del archivo. Éste procurará que se emplee el menor tiempo posible para su reproducción, así como será el encargado de su reingreso al Archivo Municipal una vez reproducido. e) El medio de reproducción para cada documento será el más adecuado para la conservación del estado del documento, y quedará a criterio del personal del archivo su elección. 4.3. Del uso público de las reproducciones. a) La edición o difusión pública de documentos que obren en el Archivo Municipal requerirá que se cite obligatoriamente su procedencia. La autorización


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municipal se hará por una sola vez y edición. Cualquier reedición deberá obtener un nuevo permiso. b) Aquellas ediciones que contengan documentos del Archivo Municipal, deberán ser objeto de entrega de un ejemplar al Servicio, una vez se inicie la comercialización. Según el tipo de edición, el Archivo Municipal podrá establecer otras condiciones. c) En el supuesto de trabajos de investigación, que no conlleven comercialización, también deberá hacerse entrega de un ejemplar al Servicio de Archivo, con el fin de enriquecer el patrimonio documental obrante en el Archivo Municipal. d) El Ayuntamiento de Arucas se reserva el derecho a ejercer las medidas legales que estime oportunas, en caso de incumplimiento de este reglamento o en los convenios que se establezcan relativos al uso público de las reproducciones. 4.4. Conservación y restauración. a) El personal del Archivo podrá asesorar sobre los métodos más adecuados para la mejor conservación de los diferentes tipos de documentos. Igualmente podrán indicar qué tipo de material ofimático es el más adecuado para la conservación del patrimonio documental. b) El personal del Archivo podrá proponer la adopción de las medidas destinadas a la restauración de los documentos obrantes en poder del Archivo o en las dependencias municipales. c) El personal del Archivo realizará copias periódicas de las bases de datos que se consideren de interés para su conservación en el Archivo. No obstante, cada unidad administrativa deberá realizar sus propias copias de seguridad, añadiéndose éstas a las que periódicamente realiza el área de Informática del Ayuntamiento. 5. Del acceso y servicio de los documentos. 5.1. Tipos de consultas. a) Se diferencian tres tipos de consultas: a. Consultas internas: las realizadas por las diferentes unidades administrativas o por el personal al servicio del Ayuntamiento.

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b. Consultas externas o públicas: las realizadas por el público en general o ciudadanía. c. Consultas externas de carácter investigador: las realizadas por investigadores en las diferentes materias que aprovechen para sus trabajos de investigación el fondo documental del Archivo Municipal. b) Las consultas internas y externas se realizarán dentro del horario de atención al público fijado por el Ayuntamiento para el resto de dependencias. c) El personal del archivo es el único autorizado para la entrada en los depósitos. Sólo se permitirá la entrada a los usuarios en ocasiones excepcionales como visitas concertadas, y siempre en presencia de personal del archivo. 5.2 Consultas externas. a) Los ciudadanos tienen derecho a realizar las consultas libremente los documentos que se conservan en el Archivo Municipal. b) Las únicas limitaciones serán las que se deriven del propio contenido del documento, de su estado de conservación, las que establezca la legislación vigente o por las normas de funcionamiento del archivo, o de protección de datos de carácter personal. c) Para el acceso a la documentación será necesario cumplimentar la Hoja de Solicitud de Consulta. Ésta recogerá los datos que permitan identificar al solicitante, fecha de solicitud y la descripción precisa de la documentación que se desee consultar. d) Cuando los documentos objeto de consulta hayan sido microfilmados, digitalizados o copiados por cualquier otro método de reproducción, la consulta se hará mediante estos métodos, para salvaguardar los documentos originales de los daños provocados por una manipulación frecuente. 5.3 Préstamos o consultas internas. a) Los documentos del Archivo Municipal sólo podrán ser prestados a las diferentes unidades administrativas y a los miembros de la Corporación en los términos que establece la legislación vigente sobre régimen local, autonómico o estatal. b) El acceso de los miembros de la Corporación a


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los documentos viene regulado en el Reglamento de organización, funcionamiento y régimen jurídico de las Entidades Locales (R.D. 2568/1986 de 28 de noviembre). El procedimiento es el recogido en dicho texto normativo y en las disposiciones posteriores que lo desarrollen o modifiquen. c) Para la solicitud de un documento en préstamo por parte de una unidad administrativa o de un miembro de la Corporación será obligatorio cumplimentar la Hoja de Préstamo. En dicha Hoja se hará constar los datos del solicitante, la unidad administrativa a la que pertenece, el documento requerido con su signatura de localización y la fecha de la solicitud. La petición quedará validada con la firma del solicitante. d) Los préstamos deberán quedar anotados en el Libro de Registro de Préstamos. Se hará constar el tipo de documento, persona que lo solicita, fecha de entrega y unidad administrativa a la que va dirigido. Una vez devuelto el documento, se hará constar la fecha de devolución. La búsqueda de la información que se requiera se realizará por los peticionarios, no por el personal del Archivo Municipal. e) Las consultas por parte de otras administraciones estarán sujetas a lo que determine la legislación vigente en la materia (Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común). f) El responsable de la documentación objeto de préstamo, una vez salga de las dependencias del Archivo, será el peticionario. g) El plazo máximo para los préstamos no podrá ser superior a 3 meses. Si fuera necesario ampliar este plazo, se comunicará al personal del Archivo, que valorará la ampliación del plazo por el tiempo que se estime necesario. 5.4. Información y difusión El Archivo Municipal es el encargado de divulgar el patrimonio documental que custodia, como parte integradora de la historia de la ciudad. Esta labor podrá realizarse mediante diferentes tipos de actividades (exposiciones, conferencias, visitas guiadas, etc.), tanto a iniciativa propia como a iniciativa de terceros.

6. Infracciones y sanciones administrativas 6.1 Tipos de infracciones. Salvo que sea constitutiva de delito, constituirá infracción administrativa en materia de patrimonio documental toda vulneración en las normas contenidas en este Reglamento. Las infracciones podrán ser leves o graves y se sancionarán conforme a lo dispuesto en las siguientes disposiciones. 6.2 Infracciones leves.

Se considerarán infracciones leves aquellas derivadas de conductas que generen molestias a los demás usuarios, que provoquen daños en la documentación o en el material o mobiliario, siempre que éste no tenga carácter de infracción grave. En el caso de infracciones leves, además del apercibimiento se podrán imponer las siguientes sanciones: a) Pérdida del derecho de consulta durante un período entre cinco (5) y treinta (30) días. b) Multa de hasta seiscientos (600) euros. 6.3 Infracciones graves.

Constituyen infracciones graves las que supongan la destrucción o sustracción de documentos, libros y material conservado en las dependencias del archivo. En el caso de infracciones graves podrán imponerse las siguientes sanciones: a) Pérdida del derecho de consulta por un período de entre uno (1) y cinco (5) años y, en algunos casos pérdida de derecho por período indefinido. b) Multa de entre seiscientos uno (601) y mil quinientos (1.500) euros. La imposición de estas sanciones conllevará la tramitación de un expediente administrativo, con audiencia al interesado. Si del carácter de los hechos se observase que son constitutivos de delito, previo informe jurídico, se pondrá en conocimiento de la jurisdicción penal.


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ANEXOS: CUADRO DE CLASIFICACIÓN CÓDIGO

DENOMINACIÓN

1

ÓRGANOS DE GOBIERNO

1.1.

Ayuntamiento Pleno

1.1.1

Expedientes de constitución del Ayuntamiento

1.1.2

Actas de pleno

1.1.3

Anuncios

1.1.4

Borradores

1.1.5

Convocatorias

1.1.6

Ordenanzas municipales y fiscales

1.1.7

Expedientes personales de cargos (Alcalde, Concejales, etc.)

1.1.8

Expedientes de elección de cargos municipales

1.1.9

Cartas de Hermandad con otros municipios

1.1.10

Expedientes de segregaciones y fusiones del municipio

1.2

Alcaldía

1.2.1

Secretaría de alcaldía

1.2.1.1

Bandos

1.2.1.2

Decretos

1.2.1.3

Edictos

1.2.1.4

Correspondencia

1.2.1.5

Resoluciones de alcaldía

1.2.1.6

Circulares

1.2.1.7

Reglamentos

1.2.1.8

Declaración de zona catastrófica

1.2.1.9

Células personales, salvoconductos, pasaportes y guías

1.3

Alcalde como Delegado Gubernativo

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1.3.1

Actas de incautación, ocupación y devolución de bienes

1.3.2

Correspondencia

1.3.3

Expedientes judiciales

1.3.4

Expedientes de sanciones gubernativas

1.3.5

Registro de armas

1.3.6

Registro de presos

1.4

Protocolo

1.4.1

Libros de firmas

1.4.2

Expedientes de honores, distinciones y actos representativos

1.4.3

Escudos heráldicos y banderas municipales

1.4.4

Gabinete de prensa

1.4.4.1

Notas de prensa

1.4.4.2

Boletines, revistas, folletos informativos, etc.

1.5

Comisión Municipal permanente

1.5.1

Actas

1.5.2

Expedientes de sesiones

1.5.3

Borradores

1.5.4

Convocatorias

1.6

Comisión de Gobierno (Junta local de gobierno)

1.6.1

Actas

1.6.2

Borradores

1.6.2

Convocatorias

1.7

Comisiones Informativas y Especiales

1.7.1

Actas

1.7.2

Convocatorias

1.7.3

Informes

1.8

Junta pericial


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1.9

Junta amillaramiento

2

ADMINISTRACIÓN

2.1

Secretaría General

2.1.1

Circulares

2.1.2

Correspondencia

2.1.3

Estudios

2.1.4

Informes

2.1.5

Memorias

2.1.6

Certificaciones

2.2

Registro General

2.2.1

Libro de Registro de entrada

2.2.2

Libro de Registro de salida

2.2.3

Registro de entrada Oficios

2.2.4

Registro de salida Oficios

2.2.5

Memoria anual

2.2.6

Comunicaciones

2.3

Contratación

2.3.1

Libro de registro de Plicas

2.3.2

Expedientes de servicio

2.3.3

Expedientes de suministro

2.3.4

Expedientes de subasta

2.4

Estadística

2.4.1

Padrón municipal de habitantes

2.4.2

Cuaderno auxiliar del padrón

2.4.3

Altas y bajas

2.4.4

Rectificaciones

2.4.5

Cambios de domicilio

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2.4.6

Libros de registro de altas y bajas

2.4.7

Censos de vivienda y población

2.4.8

Nominaciones de calles

2.4.9

Notificaciones

2.4.10

Certificaciones

2.5

Elecciones

2.5.1

Censo electoral

2.5.2

Expedientes de Referéndum

2.5.3

Expedientes de elecciones municipales

2.5.4

Expedientes de otras elecciones

2.5.5

Expediente de renovación de la Corporación municipal

2.6

Quintas

2.6.1

Correspondencia

2.6.2

Expedientes generales

2.6.3

Expedientes personales: exenciones, prórrogas, prófugos, jubilaciones etc.

2.7

Personal

2.7.1

Personal funcionario laboral y contratado

2.7.2

Expedientes personales

2.7.3

Ofertas de empleo público

2.7.4

Solicitudes de empleo

2.7.5

Contrataciones

2.7.6

Oposiciones y concursos

2.7.7

Selección de personal

2.7.8

Correspondencia

2.7.9

Certificaciones

2.7.10

Nóminas

2.7.11

Expedientes de disciplina y control


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2.7.11.1

Expedientes disciplinarios

2.7.11.2

Fichas de control de entrada y salida

2.7.11.3

Partes de variaciones e incidencias

2.7.11.4

Permisos y vacaciones

2.7.12

Asuntos mutuales, clases pasivas y Seguridad Social

2.7.12.1

Correspondencia

2.7.12.2

Certificaciones

2.7.12.3

Expedientes Seguros Sociales

2.7.12.4

Expedientes de ayuda familiar

2.7.12.5

Expedientes orfandad y viudedad

2.7.12.6

Expedientes de cotización C-1 y C-2

2.7.13

Relaciones Laborales

2.7.13.1

Comisiones Paritarias

2.7.13.2

Convenios y pactos laborales

2.7.13.3

Expedientes de elecciones sindicales

2.7.13.4

Expedientes de revisión de convenios

2.7.13.5

Expedientes de seguimiento de convenio

2.7.13.6

Inspecciones laborales

2.8

Archivo

2.8.1

Instrumentos de descripción: cuadros de clasificación, inventarios, guías, catálogos, etc.

2.8.2

Boletines de transferencia

2.8.3

Actas de expurgo

2.8.4

Libro de registro de entrada de fondos

2.8.5

Libro de registro de expurgos

2.8.6

Hojas de préstamo, consulta y estadísticas de uso

2.8.7

Informes y memorias

2.8.8

Correspondencia


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2.9

Servicios Jurídicos

2.9.1

Cartas de poder

2.9.2

Correspondencia

2.9.3

Dictámenes

2.9.4

Expedientes de procedimientos administrativos

2.9.5

Expedientes de procedimientos civiles

2.9.6

Expedientes de procedimientos económicos

2.9.7

Expedientes de procedimientos laborales

2.9.8

Expedientes de procedimientos penales

2.9.9

Informes

2.9.10

Multas

2.9.11

Juzgado Municipal

2.10

Relaciones con otras instituciones

2.10.1

Dirección general de la administración local

2.10.2

Gobierno civil

2.10.3

Jefatura provincial del movimiento

2.10.4

Cabildos y Mancomunidad

2.10.5

Jefatura Provincial de Defensa Pasiva

2.10.6

Delegación de Industria

2.10.7

Otros Ayuntamientos

2.11

Patrimonio

2.11.1

Inventarios

2.11.2

Libro de inventario general de bienes

2.11.3

Rectificaciones anuales del inventario

2.11.4

Planos

2.11.5

Fotografías

2.11.6

Bienes Inmuebles


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2.11.6.1

Certificados de posesión

2.11.6.2

Títulos de posesión

2.11.6.3

Escrituras de compra, venta, subasta, permuta o cesión

2.11.6.4

Expedientes de compra, venta, subasta, permuta o cesión

2.11.6.5

Expedientes de enajenación, expropiación, desafección o desahucio

2.11.6.6

Expedientes de segregación, partición y deslindes

2.11.6.7

Expedientes de disfrute y aprovechamiento de bienes

2.11.6.8

Expedientes de declaración de bien histórico artístico o interés cultural

2.11.7

Bienes muebles

2.11.7.1

Certificaciones de posesión

2.11.7.2

Expedientes de compra, venta, cesión

2.11.8

Bienes Semimovientes

3

SERVICIOS

3.1

Obras y Urbanismo

3.1.1

Planeamiento urbanístico

3.1.1.1

Estudios de detalle

3.1.1.2

Expedientes de delimitación del suelo urbano

3.1.1.3

Expedientes de la Junta de compensación

3.1.1.4

Expedientes de parcelación

3.1.1.5

Expedientes de reparcelación

3.1.1.6

Normas subsidiarias y complementarias de planeamiento

3.1.1.7

Planes municipales generales y parciales

3.1.1.8

Planes provinciales

3.1.1.9

Proyectos de urbanización

3.1.1.10

Planos de proyectos

3.1.1.11

Comisión informativa de urbanismo

3.1.1.11.1

Actas

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3.1.1.11.2

Informes

3.1.1.11.3

Libros de registro

3.1.2

Obras municipales

3.1.2.1

Proyectos técnicos

3.1.2.2

Expedientes de demolición

3.1.2.3

Expedientes de ruina

3.1.2.4

Expedientes de obra

3.1.2.5

Caminos vecinales, plazas, calles, parques,…

3.1.3

Obras particulares

3.1.3.1

Correspondencia

3.1.3.2

Certificaciones urbanísticas

3.1.3.3

Denuncias / Infracciones urbanísticas

3.1.3.4

Expedientes de segregación

3.1.3.5

Expedientes de ruina y/o demolición

3.1.3.6

Expedientes de primera ocupación o utilización

3.1.3.7

Expedientes de vivienda de primera necesidad

3.1.4

Industria

3.1.4.1

Correspondencia

3.1.4.2

Expedientes de licencias de apertura calificadas

3.1.4.3

Partes de inspección de industrias

3.1.4.4

Informes

3.1.4.5

Rótulos comerciales

3.2

Seguridad ciudadana

3.2.1

Policía Municipal

3.2.1.1

Certificaciones de moralidad y buena conducta

3.2.1.2

Correspondencia

3.2.1.3

Denuncias


Boletín Oficial de la Provincia de Las Palmas. Número 56, miércoles 1 de mayo de 2013

3.2.1.4

Informes

3.2.1.5

Registro de entrada

3.2.1.6

Registro de salida

3.2.1.7

Notificaciones

3.2.1.8

Partes diarios

3.2.1.9

Permisos de armas

3.2.1.10

Relaciones de servicio

3.2.1.11

Expedientes disciplinarios

3.2.1.12

Multas alteración del orden público

3.2.1.13

Multas infracción de ordenanzas municipales

3.2.1.14

Multas de tráfico

3.2.1.15

Otros seguridad ciudadana

3.2.1.15.1

Protección Civil

3.2.1.15.2

Bomberos

3.2.1.15.3

Cruz Roja

3.3

Agricultura y Ganadería

3.3.1

Censos agrícolas

3.3.2

Censos de ganado

3.3.3

Actas de juntas agrícolas locales

3.4

Alumbrado

3.5

Abastecimiento de Aguas

3.5.1

Expedientes de acometidas

3.5.2

Reclamaciones

3.5.3

Padrones

3.5.4

Fichas

3.5.5

Control de distribución

3.5.6

Linnígrafos de abasto

8057


8058

Boletín Oficial de la Provincia de Las Palmas. Número 56, miércoles 1 de mayo de 2013

3.5.7

Partes de altas, bajas y modificaciones

3.5.8

Heredades de agua, manantiales y fuentes

3.6

Mercado

3.6.1

Censos de racionamiento

3.6.2

Cartillas de racionamiento

3.6.3

Solicitudes

3.6.4

Denuncias

3.7

Cementerios

3.7.1

Registro

3.7.2

Expedientes de enterramiento

3.7.3

Expedientes de exhumaciones

3.7.4

Expedientes de traslado de cadáveres

3.8

Matadero

3.8.1

Registro

3.8.2

Informes Veterinario

3.8.3

Partes

3.8.4

Recibos

3.8.5

Memoria anual

3.9

Sanidad

3.9.1

Sanitarios Locales (médico, veterinario, ATS, etc.)

3.9.2

Centros sanitarios municipales

3.9.3

Correspondencia

3.9.4

Expedientes de campañas de vacunación

3.9.5

Expedientes de epidemias

3.9.6

Partes de asistencia médica (recetas)

3.9.7

Actas

3.9.8

Informes


Boletín Oficial de la Provincia de Las Palmas. Número 56, miércoles 1 de mayo de 2013

3.9.9

Laboratorio

3.9.9.1

Partes de inspección de alimentos

3.9.9.2

Partes de inspección de mercados

3.9.9.3

Partes de inspección/depuración de agua

3.10

Saneamiento

3.10.1

Limpieza de vías públicas

3.10.2

Recogida y tratamiento de basuras

3.10.3

Vertederos municipales y puntos limpios

3.11

Medio Ambiente

3.11.1

Registro

3.11.2

Proyectos

3.11.3

Informes

3.11.4

Memorias

3.11.5

Facturas

3.11.6

Expedientes de protección

3.11.7

Denuncias

3.11.8

Jornadas Forestales

3.11.9

Día mundial del Medio Ambiente

3.11.10

Playas

3.11.11

Depuradoras

3.11.12

Áreas Recreativas

3.12

Servicios Sociales y Asistenciales

3.12.1

Actas de la junta de beneficencia

3.12.2

Padrones de beneficencia

3.12.3

Solicitudes de asistencia, emergencia social

3.12.4

Prestación Canaria de inserción

3.12.5

Pensión no contributiva

8059


8060

Boletín Oficial de la Provincia de Las Palmas. Número 56, miércoles 1 de mayo de 2013

3.12.6

Solicitud de título de familia numerosa

3.12.7

Tercera edad

3.12.7.1

Servicio de ayuda a domicilio

3.12.7.2

Ingreso en residencia

3.12.7.3

Solicitud de ingreso en centro de estancia diurno (Ayuntamiento)

3.12.7.4

Solicitud de ingreso en centro de estancia diurno (Cabildo)

3.12.7.5

Solicitud de ayuda individual

3.12.8

Infancia

3.12.8.1

Junta provincial de protección a la infancia

3.12.8.2

Acogimiento de menores/ acogimiento familiar

3.12.8.3

Guarda voluntaria de menores

3.12.8.4

Apoyo pedagógico/logopédico

3.12.9

Minusválidos

3.12.9.1

Ayudas individuales

3.12.9.2

Reconocimiento de minusvalía

3.12.9.3

Tarjeta de aparcamiento para minusválidos

3.12.9.4

Solicitud de admisión en centros de atención a personas con discapacidad

3.12.10

Informe social/ Informe psicológico

3.12.11

Recursos de reposición por servicios o ayudas

3.12.12

Solicitud de ayudas urgentes

3.12.13

Solicitudes de alta / baja en centro ocupacional

3.12.14

Asuntos relativos a los trámites de expedientes

3.12.15

Facturas

3.12.16

Certificaciones

3.12.17

Asuntos varios

3.12.18

Oficina de colocación obrera

3.12.19

Subsidio al combatiente


Boletín Oficial de la Provincia de Las Palmas. Número 56, miércoles 1 de mayo de 2013

3.12.20

Ley de Dependencia

3.13

Vivienda Social

3.13.1

Proyectos de viviendas sociales

3.13.2

Solicitudes

3.13.3

Adjudicaciones

3.13.4

Denegadas

3.13.5

Desahucio

3.14

Educación

3.14.1

Centros escolares

3.14.1.1

Limpieza

3.14.1.2

Conserjería

3.14.1.3

Mantenimiento y equipamiento de instalaciones

3.14.2

Registro de niños escolarizados y profesorado

3.14.3

Solicitud, gestión y justificación de proyectos y subvenciones

3.14.4

Consejo escolar

3.14.5

Memorias anuales

3.14.6

Becas, bolsas de viaje y estudio, ayudas…

3.14.7

Gabinete psicopedagógico

3.15

Cultura

3.15.1

Expedientes de actividades culturales

3.15.2

Programas

3.15.3

Concursos

3.15.4

Comisión de cultura

3.15.5

Bibliotecas

3.15.5.1

Casa de la Cultura

3.15.5.1.1

Correspondencia

3.15.5.1.2

Informes

8061


8062

Boletín Oficial de la Provincia de Las Palmas. Número 56, miércoles 1 de mayo de 2013

3.15.5.1.3

Facturas

3.15.5.1.4

Memoria anual

3.15.5.1.5

Expedientes /Programas de actividades

3.15.5.1.6

Publicaciones

3.15.5.1.7

Libros de registro

3.15.5.1.8

Estadísticas de usuarios

3.15.6

Museos

3.15.6.1

Correspondencia

3.15.6.2

Informes

3.15.6.3

Memorias

3.15.6.4

Expedientes / Programas de actividades

3.15.7

Escuelas Artísticas Municipales

3.15.8

Banda de música

3.16

Patrimonio Histórico

3.17

Festejos

3.17.1

Programas y carteles

3.17.2

Expedientes

3.17.3

Correspondencia

3.18

Deportes

3.18.1

Centros deportivos

3.18.2

Expedientes / Programas de actividades deportivas

3.19

Turismo

3.19.1

Oficina de información

3.20

Tráfico y Transportes

3.20.1

Parque móvil municipal

3.20.2

Incidencias

3.20.3

Denuncias


Boletín Oficial de la Provincia de Las Palmas. Número 56, miércoles 1 de mayo de 2013

3.20.4

Aparcamientos municipales

3.20.5

Licencias de ciclomotores

3.20.6

Licencias de Taxi

3.20.7

Licencias de transporte

3.20.8

Captura y precintado de vehículos

3.20.9

Padrones

3.20.10

Correspondencia

3.21

Nuevas Tecnologías

3.22

Desarrollo Local

3.23

Mujer

3.24

Juventud

3.25

Igualdad

3.26

Solidaridad

3.27

Participación Ciudadana

4

HACIENDA

4.1

Intervención

4.1.1

Asuntos Generales

4.1.2

Registro de entrada

4.1.3

Registro de Salida

4.1.4

Libros de intervención de ingreso y de gasto

4.1.5

Expedientes e informes de intervención

4.2

Presupuesto

4.2.1

Libro de cuenta general del presupuesto

4.2.2

Expediente general del presupuesto

4.2.3

Expediente de liquidación del presupuesto

4.2.4

Expedientes de modificación del presupuesto

4.2.5

Libros Mayores

8063


8064

Boletín Oficial de la Provincia de Las Palmas. Número 56, miércoles 1 de mayo de 2013

4.3

Presupuesto Ordinario

4.3.1

Libro diario de intervención de ingresos

4.3.2

Libro diario de intervención de gastos

4.3.3

Libro de cuenta general del presupuesto ordinario

4.3.4

Libro de inventario y balance

4.3.5

Libro de rentas y exacciones

4.3.6

Libro general de gastos

4.3.7

Mandamientos de ingreso

4.3.8

Mandamientos de pago o libramientos

4.3.9

Registro de mandamiento de ingresos

4.3.10

Registro de mandamiento de pagos

4.3.11

Registro de facturas

4.3.12

Expedientes de suplemento de crédito

4.3.13

Expedientes de presupuesto de inversiones

4.3.14

Cuentas de la administración del patrimonio

4.4

Presupuestos extraordinarios

4.4.1

Diarios de intervención del presupuesto extraordinario

4.4.2

Libros de contabilidad del presupuesto extraordinario

4.4.3

Registros de ingresos y pagos

4.4.4

Expedientes del presupuesto extraordinario

4.4.5

Informes

4.5

Valores Independientes y Auxiliares del presupuesto(VIAP)

4.5.1

Libro de valores independientes del presupuesto (Depósitos)

4.5.2

Mandamientos de ingreso

4.5.3

Mandamiento de pagos

4.5.4

Libros de registro de los VIAP

4.6

Rentas y exacciones


Boletín Oficial de la Provincia de Las Palmas. Número 56, miércoles 1 de mayo de 2013

4.6.1

Impuestos directos e indirectos

4.6.1.1

Actas de la Junta Pericial

4.6.1.2

Amillaramientos

4.6.1.3

Padrones tributarios

4.6.1.4

Expedientes de contribución rústica

4.6.1.5

Expedientes de contribución urbana

4.6.1.6

Expedientes de contribución pecuaria

4.6.1.7

Expedientes de contribución industrial

4.6.1.8

Impuesto a profesionales (Utilidades)

4.6.1.9

Impuestos sobre el consumo

4.6.1.10

Impuestos de circulación de vehículos

4.6.1.11

Impuesto sobre actividades económicas

4.6.1.12

Reparto local

4.6.1.13

Reparto general

4.6.1.14

Catastro

4.6.1.15

Plusvalías

4.6.2

Tasas

4.6.2.1

Expedientes de arbitrios con fines no fiscales

4.6.2.2

Contribuciones especiales

4.6.2.3

Tasas por aprovechamientos especiales

4.6.2.3.1

Escombros, vallas, andamios, etc.

4.6.2.3.2

Quioscos y puestos en la vía pública

4.6.2.3.3

Toldos, rieles, etc.

4.6.2.3.4

Portadas, escaparates y vitrinas

4.6.2.3.5

Vados y entradas de vehículos

4.6.2.4

Tasas por prestaciones de servicios (Tasas administrativas)

4.6.3

Otros ingresos

8065


8066

Boletín Oficial de la Provincia de Las Palmas. Número 56, miércoles 1 de mayo de 2013

4.6.3.1

Imprevistos

4.6.3.2

Multas y recargos

4.6.3.3

Transferencias del Estado

4.6.3.4

Participaciones de fondos nacionales

4.6.3.5

Participaciones de fondos territoriales

4.6.3.6

Intereses de cuentas bancarias

4.7

Depositaría / Tesorería

4.7.1

Caja

4.7.1.1

Libro de caja

4.7.1.2

Cuentas de caudales

4.7.1.3

Cuentas de arqueo

4.7.1.4

Libros de cuentas corrientes

4.8

Habilitación

4.8.1

Nóminas, IRPF, IRTP

4.8.2

Seguridad Social

4.8.3

Mutualidades

4.8.4

Asistencia médica, recetas

4.8.5

Órdenes de transferencias y comprobantes de abono a entidades bancarias

4.9

Recaudación

4.9.1

Cuentas municipales de recaudación

4.9.2

Libros de recaudación

4.9.3

Justificantes de ingresos

4.9.4

Justificantes de fallidos

4.9.5

Certificaciones

4.10

Cuentas Bancarias

4.10.1

Justificantes de ingresos

4.10.2

Órdenes de transferencias


Boletín Oficial de la Provincia de Las Palmas. Número 56, miércoles 1 de mayo de 2013

4.10.3

Talonarios y matrices de talonarios

4.10.4

Libro auxiliar de cuentas corrientes

4.11

Pósito

8067

FICHA DE CONSULTA DE DOCUMENTACIÓN DEL ARCHIVO MUNICIPAL DE ARUCAS (USUARIOS EXTERNOS) N.º de solicitud:_______/ 2______ Registro general de entrada: N.º __________ fecha ____________ Fecha de consulta en el Archivo:_________________________ DNI N.º __________________- ____ Apellidos: _________________________________________________________________________ Nombre: __________________________________________________________________________ Profesión u ocupación: _______________________________________________________________ Domicilio: _________________________________________________________________________ Población: _______________________________________________________CP: ______________ Término municipal: _____________________________ Provincia:___________________________ Teléfonos de contacto: _______________________________________________________________ Correo electrónico (E-mail): ___________________________@ ___________________. _________ Tipo de consulta: Privada ( ) Investigación ( ) Otros:_________________________ Título de la investigación:_____________________________________________________________ Centro de investigación: ______________________________________________________________ Documentación que solicita: __________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________ N.º de expediente: ____________________ Concejalía: ____________________________________ Solicita fotocopia: Si ( ) N.º de copias: _______________ No ( ) Firma del solicitante:

El/la Archivero/a:

Fdo.: ______________________________

Fdo.: ________________________________


8068

Boletín Oficial de la Provincia de Las Palmas. Número 56, miércoles 1 de mayo de 2013

FICHA DE CONSULTA/DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTACIÓN DEL ARCHIVO MUNICIPAL DE ARUCAS (USO INTERNO) N.º de solicitud: ____________________ Fecha:______________________ Traslado ( ) Consulta ( ) Nombre: __________________________________________________________________________ Apellidos: _________________________________________________________________________ DNI N.º: ________________________ Concejalía: ________________________________________ Departamento/Negociado/Servicio/Oficina: ______________________________________________ Categoría: Técnico/a ( )Administrativo/a ( )Aux. Administrativo ( ) Otro ___________________ Teléfono de contacto: __________________ Correo electrónico:______________________________ Expediente con referencia: _________________________________ Título del proyecto o documentación: ___________________________________________________ __________________________________________________________________________________ Asunto del expediente: _______________________________________________________________ Lugar de depósito provisional o traslado: ________________________________________________ Justificación del traslado (motivos): ____________________________________________________ __________________________________________________________________________________ Fecha de devolución: ____________________________ Firma: ______________________________ Observaciones: _____________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ El/la responsable del traslado:

El/la Archivero/a:

Fdo.: _______________________________

Fdo.: ______________________________

Contra el presente Acuerdo, se podrá interponer Recurso Contencioso-Administrativo, ante la Sala de lo ContenciosoAdministrativo del Tribunal Superior de Justicia de Las Palmas en el plazo de DOS MESES a contar desde el día siguiente a la publicación del presente anuncio, de conformidad con el artículo 46 de la Ley 29/1998, de 13 de julio, de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa. En la Ciudad de Arucas, a diecinueve de abril de dos mil trece. EL ALCALDE PRESIDENTE DEL EXCMO. AYUNTAMIENTO DE LA CIUDAD DE ARUCAS, Ángel Víctor Torres Pérez. 5.338


ORDENANZA REGULADORA DEL ARCHIVO MUNICIPAL - AYUNTAMIENTO DE ARUCAS