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ENFOQUE DE MACRO PROCESOS SOBRE UNA ARQUITECTURA ORIENTADA A REGULACIONES PARA LA PLATAFORMA DE GOBIERNO ELECTRÓNICO DE LA REGIÓN HUÁNUCO. Dr. MSc. Aland Bravo Vecorena Gerente de Desarrollo Institucional y Sistemas del Gobierno Regional Huánuco e-mail: abravo@regionhuanuco.gob.pe / aland_bravo@hotmail.com y Servicio, Sistema 3 – Control, Sistema 4 – Estudio del Entorno, Sistema 5 – Diseños de Política.

RESUMEN: El Gobierno Regional Huánuco ha iniciado el proceso de implementación de Simplificación Administrativa como un preámbulo a la fase de análisis y diseño de la Plataforma Regional de Gobierno Electrónico impulsado por el ONGEI-PCM, el CNC-MEF y la SGDIS-GRPAPT-GRH. Para lograr con éxito este objetivo, se plantea la implementación de la Arquitectura Orientada a Regulaciones (AOR) que es una propuesta de mejora al Modelo de Sistema Viable (MSV) concebido por el Dr. Stanffor Beer, que trata sobre una plataforma de Cibernética Organizacional Telemática que unifica a través de los macro y supra procesos, el modelo biológico planteado a los enfoques tradicionales de organización (TUPA, MAPRO, CAP, ROF, MOF, PIA, etc.); como resultado se muestran mejoras en los enfoques de procesos utilizados en las Tablas ASMEVM, Diagramas de Bloque y Costeos ABC antes y después de utilizar el enfoque AOR-MSV.

2 ESTADO DEL ARTE DEL ENFOQUE AOR.MSV Para entender el modelo de la AOR-MSV, debemos remontarnos a los Sistemas y Aparatos del Cuerpo Humano al Modelo de Sistema Viable (MSV) concebido por el Dr. Stanffor Beer en 1987. Desde el punto de vista biológico, un Sistema es un conjunto de órganos relacionados que trabajan en una actividad general y están formados principalmente por los mismos tipos de tejidos. Un Aparato es un conjunto de sistemas que cumplen una función común y más amplia. Estos pueden ser el aparato locomotor, constituido por los sistemas muscular, esquelético, articular y nervioso.

PALABRAS CLAVE: Se sugiere no más de cuatro palabras o frases cortas en orden alfabético, separadas por comas, que representen su reporte.

1 INTRODUCCIÓN La Arquitectura Orientada a Regulaciones AOR es una mejora al Modelo de Sistema Viable MSV y tiene como finalidad diseñar y diagnosticar la viabilidad de una organización social a través del paradigma de marcos regulatorios, mediante el cual dicha organización adquiere habilidades para responder a estímulos no previstos y ante los cuales puede desarrollar, aprender y adaptar nuevos enfoques metodológicos y tecnológicos para asegurar su supervivencia en el tiempo. La AORMSV intenta inyectar flexibilidad regulatoria para garantizar un auto organización en medio de cambios de su entorno. La AOR-MSV representa un modo de entendimiento de las organizaciones humanas distinto al de la administración tradicional, caracterizado por modelos jerárquicos y reduccionistas. La AOR fue creada como respuesta a una mejora del modelo MSV, para concebir una alternativa científica real para el estudio de organizaciones de actividad humana, bajo la premisa de cumplir con la condición de sostener su viabilidad enmarcada en regulaciones como único requisito. El propósito es descentralizar las funciones administrativas en los cinco mecanismos constituidos a partir de los subsistemas base del MSV, tales como: Sistema 1 – Generador del Producto, Sistema 2 – Apoyo

Figura 2.1.1. Sistemas del Cuerpo Humano. N°

Detalle de los Sistemas Humanos 1 Sistema Muscular 2 Sistema Óseo 3 Sistema Respiratorio 4 Sistema Digestivo 5 Sistema Excretor o Urinario 6 Sistema Circulatorio 7 Sistema Hormonal o Endocrino 8 Sistema Nervioso 9 Sistema Reproductor 10 Sistema Inmunológico

Ente Humano Detalle de los Servicios del Cuerpo Humano Servicio de Gestión Motriz Corporal Servicio de Protección Física Corporal Servicio de Intercambio Gaseoso Servicio de Conversión de Insumos en Nutrientes Servicio de Extracción de Desechos Metabólicos Servicio de Transferencia de Nutrientes y Oxígeno Servicio de Regulación del Crecimiento y Reproducción Servicio de Detección, Análisis y Respuesta Servicio de Replica Simétrica Servicio de Patrullaje y Preservación

Figura 2.1.2 Servicios Principales de los Sistemas del Cuerpo Humano. Cuando hablamos de organizaciones públicas, nos viene a la menta el organigrama institucional. Dicho modelo abstrae la jerarquía de la organización, pero

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. Sistema 5 – Política: Función política, se encarga de definir la identidad de la organización. Después de recoger toda la información que le llega a la institución, define sus políticas y estrategias, con el objetivo de balancear las demandas de las diversas partes de la organización y dirigir la organización en su totalidad. Este componente utiliza las directivas establecidas como base para establecer las estrategias de los demás sistemas.

carece de perspectivas de análisis como lo dan los Macro Procesos. El enfoque AOR-MSV utiliza diez macro procesos que se detallan en la Figura 3, los cuales han sido aplicados para el Autodiagnóstico de la Sistémica Organizacional de la Sede Central del GRH, así como de las Direcciones Regionales Sectoriales. Ente Institucional Detalle de los Macro Procesos Detalle de los Macro Servicios 1 Macro Proceso de Servicio al Usuario Macro Servicio de Atención a Usuarios 2 Macro Proceso de Mejoramiento de Infraestructura Macro Servicio de Mejora de Infraestructura 3 Macro Proceso de Comunicación Organizacional Macro Servicio de Comunicación GRH - Academia - Empresas 4 Macro Proceso de Gestión de Capacidades Humanas Macro Servicio de Capacitación Especializada 5 Macro Proceso de Gestión de Legajo Institucional Macro Servicio de Gestión de Activos Institucionales 6 Macro Proceso de Mejora Contínua Macro Servicio de Mejora Contínua Institucional 7 Macro Proceso de Evolución Cibernética Organizacional Macro Servicio de Evolución Sistémica Organizacional 8 Macro Proceso de Coordinación Organizacional Macro Servicio de Cadena de Mando Institucional 9 Macro Proceso de Recursividad Sistémica Macro Servicio de Supervivencia Institucional 10 Macro Proceso de Monitoreo Regulatorio Macro Servicio de Preservación de Identidad

Sistema 4 – Inteligencia: Función inteligencia, este sistema debe contribuir a crear un contexto apropiado en la organización a fin de prever escenarios de acción que respondan a retos y externalidades en forma oportuna. Debe permitir visualizar el “afuera y el mañana”, para ser capaz de responder a los retos percibidos en el entorno. Está enfocado en el futuro y el mundo externo de la organización, y es el componente responsable de observar externamente el ambiente para monitorear como la organización se adapta con él para mantenerse viable. Este componente analizará la coherencia entre el modelo de las unidades orgánicas propuestas y el Plan Estratégico Institucional para asegurar el cumplimiento de las políticas.

Figura 2.1.3. Detalle de los Macro Procesos del GRH.

Macro Proceso AOR-MSV

Modo de Identificación

M1: Macro Proceso de Servicio al

Procesos orientados a la razón de ser de la

Usuario, representa la analogía con el

institución cuyo servicio se brinda principalmente a

Sistema Muscular Humano.

los usuarios externos.

M2: Macro Proceso de Mejoramiento

Procesos orientados a mejorar la infraestructura

de

existente de la organización (mobiliario, inmobiliario,

Infraestructura,

representa

la

analogía con el Sistema Óseo.

equipamiento, etc.), clave para dar soporte a los

Sistema 3 – Control (Cohesión y Sinergia): Función de cohesión, es el responsable de la estabilidad interna de la organización. Éste sistema es el encargado de velar por lo interno y el ahora, proporcionando la sinergia entre las actividades primarias del sistema. Solamente y por excepción, cuando las actividades primarias no pueden llegar a acuerdo, el control por parte de la función de cohesión debe ser ejercido. Está enfocado en el presente y la organización interna a la que monitorea usando el S3* de Monitoreo. Representa las estructuras y controles dispuestos para establecer las reglas, recursos, derechos y responsabilidades del sistema, y para proveer de una interfaz con los sistemas 4 y 5. La información que se genere a partir del modelo, se asegurará en un procedimiento, que aportará a concretar la estrategia de largo plazo.

servicios operativos. M3: Macro Proceso de Comunicación

Procesos que permiten brindar una adecuada

Organizacional,

comunicación entre la organización y el entorno

representa

la

analogía con el Sistema Respiratorio.

externo,

principalmente

con

los

Actores

multisectoriales involucrados. M4: Macro Proceso de Gestión de

Procesos que permiten mejorar las habilidades

Capacidades Humanas, representa la

técnicas, metodológicas, éticas, etc., del personal de

analogía con el Sistema Digestivo.

la institución, de modo tal que permita transformar la organización en base al conocimiento de avanzada.

M5: Macro Proceso de Gestión de

Procesos orientados a gestionar los documentos,

Legajo Institucional, representa la

con énfasis al legajo institucional basado en

analogía con el Sistema Excretor o

estándares de calidad de gestión documentaria.

Urinario. M6:

Mejora

Procesos orientados a implementar mejoras a todo

Continua, representa la analogía con

Macro

Proceso

de

nivel, organizativo, metodológico, tecnológico, de

el Sistema Circulatorio.

recursos, etc., en todas las unidades orgánicas.

M7: Macro Proceso de Evolución

Procesos orientados a regular la asignación de

Cibernética

recursos económicos a las unidades orgánicas

Organizacional,

representa la analogía con el Sistema

basadas

Hormonal o Endocrino.

institucionales.

en

objetivos,

metas

y

lineamientos

M8: Macro Proceso de Coordinación

Procesos orientados a garantizar una adecuada

Organizacional,

respuesta

representa

la

de

sobrevivencia

frente

a

analogía con el Sistema Nervioso.

inesperados, de riesgo u desastres.

M9: Macro Proceso de Recursividad

Procesos que garantizan la creación y gestión de

Sistémica, representa la analogía con

sedes desconcentradas a menor escala en la zona

el Sistema Reproductor.

de intervención territorial de la organización.

M10: Macro Proceso de Monitoreo

Procesos

Regulatorio, representa la analogía

normativa vigente de la organización para las

con el Sistema Inmunológico.

diversas unidades orgánicas.

orientados

al

cumplimiento

Sistema 3* – Monitoreo: Se generarán indicadores de gestión alineados con el Plan Estratégico y el Modelo de Desarrollo y Desempeño Institucional, los cuales se aplicarán en las actividades, asimismo se plantearán auditorías de conocimiento para asegurar la continuidad y el mejoramiento del modelo.

eventos

de

la

Sistema 2 – Coordinación: Función de Coordinación, se ocupa de las actividades de coordinación, siendo su principal función amortiguar las oscilaciones que se producen como consecuencia del funcionamiento de las operaciones elementales contenidas en el Sistema Uno y sus interacciones. Representa los canales de información y los cuerpos que permiten las actividades primarias en el sistema 1, comunicarse entre sí. Esto permite que el sistema 3 supervise y coordine las actividades dentro del sistema. Se utilizará la gestión documental para garantizar la estandarización de los documentos que se generen a partir del modelo, junto con un sistema en línea. Se propondrá crear redes de conocimiento con reuniones periódicas.

Tabla 2.1.1. Detalle del Modo de Identificación de los Macro Procesos AOR-MSV del GRH.

La Arquitectura Orientada a Regulaciones (AOR) utiliza el enfoque del Modelo de Sistema Viable (MSV) para articular las unidades orgánicas de una institución. Que en este trabajo de investigación aplicada, se adecuó al modelado institucional del Gobierno Regional Huánuco, con motivo de la implementación de la plataforma de Gobierno Electrónico. Los componentes del Modelo AOR-MSV se dividen en:

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Sistema 1 – Operación: Función de Operación, que hace posible que la organización genere sus productos o servicios. El resto de los sistemas del dos al cinco, tienen como misión servir al Sistema Uno. Es un sistema que contiene varias actividades primarias. Cada actividad primaria del sistema 1 es en sí mismo un sistema viable, debido a la naturaleza recurrente de sistemas según lo antes descrito. Esto se refiere con realizar una función que implementa por lo menos una parte clave de la transformación de la organización. Este modelo y las estrategias se deben desarrollar en los procesos misionales, en conjunto con los colaboradores. Se espera poder incluir las sugerencias de estos.

Figura 2.1.5. Desglose de las Funciones AOR-MSV. Función AOR-MSV

Modo de Identificación

F1: Función Operativa, procesos que se refieren a

Generalmente son procesos que se les

la implementación de tareas básicas; aquellas que

ingresa

componen las actividades primarias y definen la

producto o servicio y apoyan de

razón de ser de la institución.

manera directa a la misión de la

un

insumo

y

genera

un

organización. F2: Función de Coordinación, Aquellos procesos,

Son

actividades o mecanismos que permiten lograr

distribución de recursos, homogenizan

armonía en la realización de las tareas básicas.

o

Regula

articulan

la

operación

a

través

de

planes,

procesos

que

estandarizan

coordinan

procedimientos,

operaciones

en

el

área

procedimientos, requisitos, programas, etc.

(alinean esfuerzos).

F3: Función de Monitoreo, son procesos alternos

Procesos u Actividades que tienen

para recolectar información fresca y confiable

como objetivos asesorar, evaluar y

directamente de la fuente que permite realizar

comunicar

seguimiento de lo que está sucediendo.

mecanismo de adaptación (Funciones

aspectos

relevantes

al

6, 5 y 4) para evidenciar posibles pérdidas de control en la organización. F4: Función de Dirección, procesos que representa

Generalmente

a

instancias que tienen capacidad de

los

entes

encargados

de

velar

por

la

administración diaria de las actividades primarias.

son

procesos cuyas

decisión en las actividades primarias.

Establecen tres canales: Negociación de recursos, comportamiento

Figura 2.1.4. Concepción del Modelo de Sistema Viable.

corporativo

y

rendición

de

cuentas.

En las Figuras 2.1.1 y 2.1.4, se detalla el diseño organizacional del MSV, el cual permite a un directivo organizacional dirigir su mirada hacia los componentes internos y las relaciones externas de una organización, permitiendo organizar el trabajo y elaborar mecanismos de coordinación organizacional.

F5: Función de Inteligencia, son procesos que

Generalmente

representan a los entes encargados de desarrollar

instancias

se

modelos del ambiente, explorar nuevos servicios,

comentar

nuevos

productos, tecnologías, entre otros, con el objetivo

pueden mejorar y actualizar prácticas y

de mantener la viabilidad de la institución en el

procesos en la organización.

son

procesos cuyas

reúnen

debatir

elementos

y que

ambiente.

En suma es un proceso de observación que permite crear y percibir las organizaciones como algo tangible. Como toda observación, requiere un planteamiento de observación, una epistemología que dirija la mirada y concretice una organización. Esta epistemología no es única, sino que puede variar, por ello hablamos de epistemologías las cuales encontramos en los diferentes enfoques, teorías y modelos de la Teoría de Organizaciones.

F6: Función de Política, es el encargado de definir

Generalmente

la identidad de la organización, dar clausula a los

generan instancias que dictan las

ciclos

políticas y directrices globales de la

de

aprendizaje

y

garantizar

buenas

comunicaciones entre los sistemas de control e

son

procesos

que

organización

inteligencia.

Tabla 2.1.2. Detalle del Modo de Identificación de las Funciones AOR-MSV en los Procedimientos del GRH. En la medida que estas epistemologías incluyan o no determinados elementos, se sabrá el potencial de la organización, por ejemplo, luego del diagnóstico realizado en el Gobierno Regional Huánuco, se pudo detectar las deficiencias sistémicas en cuanto a procedimientos inexistentes o unidades orgánicas faltantes para completar las seis funciones de viabilidad del modelo AOR-MSV.

Para nuestro autodiagnóstico, se aplicó el enfoque AOR-MSV que orienta el MSV hacia organizaciones del sector público, clasificando sus procedimientos en sub procesos Estratégicos, Operativos y de Apoyo, quienes a su vez contienen las seis funciones de viabilidad propuestos por Beer.

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3 RESULTADOS OBTENIDOS EN LA MEJORA DE LA SISTÉMICA ORGANIZACIONAL DEL GRH

Luego de ordenar la estructura organizacional institucional, es en este momento cuando los Sistemas de Información adquieren un rol protagónico en el sector público. Pero si se sistematiza el desorden y caos, como resultado se tendrá eso mismo; de ahí la importancia del rediseño de la sistémica organizacional institucional y luego del rediseño de los procesos mismos, bajo enfoques avanzados provenientes de las teorías de la cibernética organizacional y modelos complementarios que brindan como resultado Sistemas de Información de Alto Desempeño Regulatorio, que lo que permiten es describir o considerar componentes informacionales dispuestos en redes estructuralmente dispersas o descentralizadas.

Flujos de información, que busca identificar el aspecto informacional; Retroalimentación, que busca identificar ciclos de información que faciliten la toma de decisiones que en suma justifica un Sistema de Información; Inserción del Sistema de Información, que busca describir la facilidad manifiesta de la epistemología de insertar un Sistema de Información como objeto organizacional; y, Alcance de las redes, que busca identificar la capacidad de la epistemología de representar una organización dispersa como una red intra e inter organizacional.

En las Figuras 3.2, 3.3, 3.4, 3.5 y 3.6 se muestran los indicadores AOR-MSV de los Macro Procesos y Procedimientos TUPA, MAPRO, TUSNE de las Direcciones Regionales de Salud, Educación y Agricultura del Gobierno Regional Huánuco, permitiéndonos encontrar las deficiencias estructurales para tomar las acciones correctivas del caso.

Luego serán otros análisis los que conviertan estos componentes y redes en sistemas y tecnologías concretas. Tales análisis involucran los sistemas de información de Gobierno Electrónico con el soporte de las Tecnologías de Información y Comunicación TICs.

Figura 3.2. Estructura AOR-MSV del GRH.

Figura 3.1. Estructura AOR-MSV del GRH. Las ventajas del uso de la AOR-MSV como técnica de Autodiagnóstico, se debe a que el modelo organizacional más perfecto es similar a la del Cuerpo Humano, el cual es analizado bajo los siguientes parámetros:  

Idea predominante, que busca identificar cuál es él o los conceptos que guían el planteamiento epistemológico; Simpleza esquemática, que busca reflejar en qué medida la representación visual del enfoque, teoría o modelo permite generar esquemas comprensibles que faciliten un diseño organizacional y faciliten la derivación de un modelo de Sistema de Información; Jerarquía-coordinación organizacional, que busca identificar la base de una red de componentes de información distribuida por la organización; Recursividad, que busca reconocer el potencial de trabajar en niveles de desagregación de información;

Figura 3.3. Estructura AOR-MSV del GRH. Se aprecia del análisis una analogía con el sistema nervioso en el cuerpo humano, que comunica los diversos órganos con un enfoque de recursividad y viabilidad en un contexto regulatorio.

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. cibernética organizacional basada en la MSV conjuntamente con las mejores experiencias tecnológicas contemporáneas a la fecha existentes tales como la Plataforma de Gobierno Electrónico en Nube basado en Procesos BPM con estándares regulatorios en base al enfoque de la AOR, llevándonos a la propuesta integral AOR-MSV, el cual nos permitirá un enfoque más ajustado a la realidad que cubra con las necesidades de las diversas unidades orgánicas de sus procedimientos TUPA, MAPRO, TUSNE, partiendo de la información, procesándola a través de sistemas de información a la medida, con el soporte de tecnologías de información y comunicación TICs. Figura 3.4. Estructura AOR-MSV del GRH.

5 EXPECTATIVA, CONCLUSIONES RECOMENDACIONES

Y

Se espera con expectativa implementar las mejoras de la sistémica organizacional AOR-MSV a todas las instituciones públicas desconcentradas del Gobierno Regional Huánuco, de modo tal que se articulen macro procesos transversales con ayuda de Sistemas de Información y las Tecnologías de Información necesarios para la adecuada gestión organizativa de las unidades orgánicas centralizadas y descentralizadas del Gobierno Regional Huánuco, de tal forma que su aplicación sea de utilidad tanto para usuarios internos como externos. Se concluye que la AOR-MSV es la técnica más avanzada en lo que se refiere al mapeo organizacional de sistemas complejos existente y conocido a la fecha, y su aplicación en el contexto de los macro procesos del Gobierno Regional Huánuco ha permitido refinar y repensar las conexiones entre las diversas unidades orgánicas, sistemas y aparatos de la institución pública a nivel de gobierno regional.

Figura 3.5. Estructura AOR-MSV del GRH.

4 LECCIONES APRENDIDAS

Como recomendación para proyectos futuros, se debe seguir perfeccionando el modelo a través de un adecuado modelo supra organizacional que permitirá reducir costos de implementación y/o de operación y mantenimiento de sistemas de Gobierno Electrónico a niveles Nacional, Regional y Local, que sean realmente útiles y necesarios a la institución. El punto de unión de las TICs con los sistemas organizacionales, nos lo brinda la AOR-MSV que se orienta al contexto regulatorio vigente.

Existen varios enfoques que intentan relacionar la estructura organizativa de las instituciones con las tecnologías de información y comunicación implantadas.

6 REFERENCIAS

Figura 3.6. Estructura AOR-MSV del GRH.

[1]

En particular existen dos enfoques: El primero en base a modelos conceptuales teóricos, investigación teórica; la segunda en base a la observación del impacto de determinadas tecnologías en el amplio mundo organizacional, desde la práctica hacia la teoría.

A. Bravo Vecorena, “Propuesta de una Arquitectura Orientada a Regulaciones (AOR) para el Mejoramiento de la Gestión Empresarial en las PYMES”, Disertación de Tesis Doctoral en Gestión Empresarial, UNHEVAL. Vol. 47. No 5. pp 857-863. - Jul 2013.

[2] A. Bravo Vecorena, Victor Rojas Cerna, Alberto Soto Lock, ”J2EE Platform Adaptation to Build a Monitoring and Diagnostic System of AC Motor Faults using Wavelets and TPM”, TECNIA 17, pp. 17 (2), 2007.

Para el caso de la implantación de las TIC vía los sistemas de información telemáticos del Gobierno Regional Huánuco, se ha optado por un enfoque conjunto entre los mejores modelos teóricos de

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Articulo metodologico revista grppat  

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