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AURA MARIA DUQUE LÓPEZ


INTRODUCCIÓN El presente libro digital tiene como objetivo suministrar información básica sobre los diferentes documentos vistos en clase, que se pueden elaborar en word y que son de uso laboral o empresarial. 1. LA CARTA 2. LA COTIZACIÓN 3. LOS RECIBOS 4. LAS LISTAS 5. LOS INVENTARIOS 6. LAS CIRCULARES Y BOLETINES INFORMATIVOS 7. LOS INFORMES O ACTAS 8. LAS HOJAS DE VIDA

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LA CARTA Medio de comunicación, entre un emisor y un receptor o destinatario, nos sirve para comunicar nuestras ideas y pensamientos, contar historias, dar noticias, expresar sentimientos, informar, etc., a otra persona. Los textos o mensajes que contienen las cartas varían según sea la ocasión. Estilos de carta Formal: Son cartas del ámbito profesional, laboral, institucional...etc. Coloquial o informal: Si se dirige a familia o amigos Familiar: Esta es específicamente para familiares. Partes de la carta. En General una carta debe constar de: Encabezado: nombre, dirección a quien va dirigida, fecha del día y lugar al que se dirige. Lugar y fecha Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas. Texto: exposición del asunto que motiva la carta. Despedida: cortesía con la que se da término a la carta. Firma: clara, o en sustitución también puede llevar el nombre en extenso. Las cartas también pueden incluir: Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la escribe (remitente). Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la carta Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a quien se dirige la carta (destinatario). Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante con el destinatario. Antefirma: razón social o denominación de la causa. Posdata (P.D.): algo que te hayas olvidado de explicar o quieras aclarar. Otros datos: indicaciones de los anexos que se envían o el nombre de las personas a quienes se remite copia del documento. Estas anotaciones se hacen al calce y antes de las referencias finales. TIPOS O MODELOS DE CARTAS: CARTAS Modelo carta recomendación Modelo carta renuncia Modelo carta laboral Modelo carta pedido Modelo carta personal Modelo carta formal 2


EJEMPLO:

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LA COTIZACIÓN Es un documento por medio del cual se acuerda el costo bajo el cual un proveedor (vendedor- empresa) se compromete a dar un servicio o producto. El término suele utilizarse para nombrar al documento que informa y establece el valor de productos o servicios. Una cotización se puede presentar o elaborar en forma de carta, por ejemplo:

Armenia, marzo 05 de 2012

Señores PINTUCO Calle 50 No.10-32

Muy cordialmente me permito solicitarle me envíe la cotización de diez litros de pintura y tres kilos de cal

Cordialmente

Esteban Callejas Arquitecto

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Sr. D. Leandro López Puig Calle Recoletos 34, Madrid

Muy señor nuestro

Habiendo recibido de la Argentina una propuesta para que les facilitemos una importante cantidad de material, mucho le agradecemos una información lo más completa posible sobre existencias, calidades y precio de sus piezas de fabricación. Y teniendo además en cuenta la importancia del pedido que ustedes solicitan, si es posible, conocer si la cotización del producto subirá o bajará en un futuro, pues en este último caso, compraríamos una cantidad precisa y esperaríamos a otro precio para comprar el resto hasta completar el total que precisamos. De ser favorable su informe de cotización, si usted lo cree conveniente recibirá una orden de compra.

Saludos afectuosos de Sucesores de “maderas Perez” Director gerente (firmado: Manuel Garrido)

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COTIZACIÓN TIPO FORMATO: FORMATO

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COTIZACIÓN TIPO FORMATO: FORMATO

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COTIZACIÓN TIPO FORMATO: FORMATO

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LOS RECIBOS Documento que se utiliza para demostrar: demostrar 1. Que se ha entregado un objeto, cantidad o dinero 2. que se ha pagado por un servicio o producto Normalmente se realizan con copia, donde el original se entrega a quien hizo el pago y el duplicado queda en poder de quien recibe el pago. Tanto la información como el diseño de un recibo puede variar; por ejemplo: puede contener información sobre el quien lo paga, quien lo recibe o a quien se le paga, quien lo revisa, fecha de recibido, descripción, los precios totales, los descuentos y los impuestos, las palabras “ Recibí de “ o Recibimos de, número para control de recibos expedidos, el concepto o causa por la que se hizo la entrega, lugar y fecha de la entrega. EJEMPLO DE RECIBO EN FORMA DE CARTA

Recibo No. 23 $ 4,500.00 Recibí del sr. Juan Andujar Saavedra la cantidad de $4,500.00 (cuatro mil quinientos pesos) por concepto de pago de matrícula de su hijo Jhon Andujar López, en la Sa grada Familia.

Armenia Quindío, 12 de Mayo del 2013

Carlos Hernán Cáceres Presidente del comité de padres de famil 9


LOS RECIBOS EJEMPLO EN FORMATO

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LAS LITAS Es una relación o enumeración de datos, personas o cosas ordenados(as) o clasificados según su tipo, también se pueden utilizar para nombrar a la enumeración que se lleva a cabo con un cierto propósito; generalmente colocados o escritos en columna y pueden completarse con ingredientes, cantidades, nombres de personas o cualquier otro dato, según el fin en cuestión. Ejemplos: Lista de personas, clasificadas como; femenino y masculino, adultos, niños, ancianos. Lista de objetos: pueden ser grandes o chicos, caros EJEMPLO DE LISTAS EN FORMA DE CARTA

Armenia Quindio, marzo 18 de 2014

Señora Andrea Latorre Apreciada señora A continuación relaciono la lista de convoocados a la reunión de asociados a realizarce el próximo 31 de marzo, quedo pendiente de la confirmación de asistencia a los teléfo nos 7773211 Cortés callejas cecilia Cano Castro María Ines Cebillano Martha Patricia Botero Castaño Marlen Buitrago Torres Eder Díaz Carmenza Fernandez G.Teresa González Jimena Monsalve Adriana Lucía 11


EJEMPLO DE LISTAS EN FORMATO

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EL INVENTARIO Es un registro documental de los bienes o demás cosas que pertenecen a una persona, empresa o comunidad; deben ser realizados o elaborados con orden y precisión. Si hablamos de inventarios en el entorno empresarial debemos decir que es un registro de todos los bienes (existencias) propios de una empresa y que están disponibles para la venta a los clientes. Tipos de inventarios Inventario de Mercancías Inventario de Productos Terminados Inventario de Productos en Proceso de Fabricación Inventario de Materias Primas Inventario de Suministros de Fábrica EJEMPLOS DE INVENTARIO

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CIRCULARES O BOLETINES INFORMATIVOS Es un escrito que contiene información e ideas, se emplea para comunicar a varias personas un asunto de forma masiva, se utiliza para tramitar asuntos oficiales, mercantiles o industriales. Con respecto a su redacción, es muy similar a la de una carta, esta debe ser clara y sencilla, ya que se trata de un escrito destinado a personas de diverso nivel; la diferencia es que: a la circular debemos agregarle el asunto a tratar de forma abreviada, un número .en la parte superior derecha, y el destinatario es en plural Tipos de inventarios Voluntarias: Voluntarias Su función principal es promover productos, empresas o personas, ejemplo: Ofrecer los servicios de algún negocio, dar a conocer un nuevo producto, enviar lista de productos y precios, remisión(envío) de catálogos, avisos u órdenes al personal (internos), Invitaciones, etc. Obligatorias: Obligatorias Son aquella que por ley debemos usar para dar los avisos necesarios que nos ayuden a evitar problemas con respecto a la relación comercial con nuestros clientes, ejemplo: Apertura de negocio, cambio de domicilio, establecimiento de una sucursal, traspaso de negocio, clausura, liquidación o quiebra de empresa, constitución de una sociedad, dar a conocer el nombre de los administradores, convocatoria de asamblea de accionistas (ordinaria o extraordinaria), etc.

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EJEMPLO CIRCULAR OBLIGATORIA

CIRCULAR No 1 SERVICIOS INTEGRALES ESPECIALIZADOS AV. LUJIMÉNEZ 555 TEL 3301534 55 330153456

AL PERSONAL QUE LABORA EN ESTA EMPRESA

ASUNTO: CIERRE DE EMPRESA

Por medio de la presente se le informa a todo el personal que a partir de la presente se cerrarán las puertas de ésta empresa, debido al estado de quiebra; los interesados al respecto deberán pasar a las oficinas citadas en la parte superior a resolver su traslado o liquidación, según sea el acuerdo correspondiente. Agradeciendo de antemano las atenciones prestadas al presente, se despide de ustedes. ATE NTAM E NTE Guayabal (Antioquia), 4 de Septiembre de 2001 LIC. GRABRIELA LINARES ROMERO REPRESENTANTE LEGAL C.c.p. Archivo

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OTROS EJEMPLOS DE CIRCULARES O BOLETINES INFORMATIVOS

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INFORMES O ACTAS Un acta es un documento en el que deja por escrito de forma detallada y ordenada las situaciones, notas, y como tal todo lo tratado, acordado, declarado, decidido, en una reuni贸n. Informe, puede ser la misma acta, aunque en algunos casos, es un documento a trav茅s del cual se brinda informaci贸n detallada sobre un empleado o empresa. EJEMPLOS:

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HOJA DE VIDA Ta m b i é n l l a m a d a c u r r í c u l u m v i t a e , e s u n d o c u m e n t o q u e s e r e a l i z a cuando se aspira a obtener un puesto de trabajo, en ella se relaciona de fo r m a o r g a n i z a d a , l ó g i c a y c l a r a l o s d a to s d e u n a p e r s o n a co n re s p e cto a su e xp e r i e n c i a l a b o r a l , fo r m a ci ó n a ca d é m i c a , i n te r e se , y o tr o s d a to s m e d i a n te l o s cu a l e s s e p u e d e v e r i fi c a r l a i n fo r m a c i ó n s u m i n i s tr a d a . Es utilizada por las empresas para realizar procesos de selección de emp l e a d o s s e g ú n e l p e r fi l l a b o r a l d e l a p e r s o n a q u e l a p r e s e n ta . Exi s te n d i fe r e n te s ti p o s d e h o j a d e v i d a , s e g ú n e l d i se ñ o o e l fo r ma to , pero dentro de las opciones se pueden distinguir dos tipos según su pres e n ta c i ó n : PREDISEÑADAS, PREIMPRESAS, Y DE DISEÑO DIRIGIDO: C o m o s u n o m b r e l o i n d i c a s o n l a s q u e y a e s tá n d i s e ñ a d a s , e n l a s q u e n o s s u m i n i s tr a n u n fo r m a to q u e o tr a p e r s o n a o e m p r e s a h a d i se ñ a d o , y mediante la cual nos piden unos datos específicos, se pueden conseguir e n p a p e l ( i m p r e s a s) co m o l a M IN ERVA 1 0 - 0 0 y 1 0 - 0 3 , o e n fo r m a to d i g i ta l ( p á g i n a s w e b d e l a e m p r e s a q u e q u i e r e co n tr a ta r ) . PERSONALIZADAS O DE LIBRE DISEÑO: So n l a s h o j a s d e v i d a q u e s e d i s e ñ a n a l g u s to d e l c a n d i d a to o p e r s o n a que busca un empleo; por este motivo tiene muchas variaciones con respecto al estilo, y forma de presentación, generalmente se realiza mediante el uso del computador y como tal de un procesador de palabra ( Wo r d , Op p e n Offi c e , e tc ) . A pesar de que existen muchos tipos de hojas de vida, independiente del m o d e l o , se d e b e su m i n i s tr a r e n e l l a c o m o m ín i m o l o s s i g u i e n te s d a to s: D AT O S P E R S O N A L E S : N o m b re c o m p l e to D o cu me n to d e i d e n ti fi c a c i ó n D i re c ci ó n y c i u d a d d e r e s i d e n c i a Te l é fo n o s C o r re o e l e c tró n i co FORMACIÓN ACADÉMICA Estu d i o s fo rma l e s o ca rr e ra r e a l i z a d a Títu l o s o to rg a d o s In s ti tu ci ó n Fi n a l i z a ci ó n 24


EXPERIENCIA LABORAL Nombre de la o las empresas en las que se ha trabajado Tiempo de servicio Nombre del cargo o del trabajo que se tenía REFERENCIAS PERSONALES Nombre y teléfono de personas que nos conozcan y que estén dispuestas a dar información nuestra.

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Word en e entorno laboral word en el entorno laboral