E DE ELIMINAÇÃO
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Desperdiçadores de tempo: torne-se um ignorante "A melhor defesa é um bom ataque." DAN GABLE, medalha de ouro olímpico em luta greco-romana e técnico mais bem-sucedido da história; recorde pessoal: 299-6-3, com 182 por queda.
O
s desperdiçadores de tempo são os mais fáceis de eliminar e evitar. E uma questão de limitar o acesso e afunilar toda a comunicação em benefício da ação imediata. Em primeiro lugar, limite a produção e o consumo de e-mails. Essa é a maior causa de interrupção no mundo moderno. 1. 2.
Desligue o alerta sonoro, se você o tiver habilitado no Outlook ou programa similar, e desligue também o enviar/receber automaticamente, que entrega mensagens para você assim que alguém as manda. Confira seus e-mails duas vezes por dia, uma vez ao meio-dia, ou logo depois do almoço, e novamente as quatro horas da tarde. Meio-dia e quatro da tarde são horários em que é mais provável que você tenha recebido respostas para os e-mails que você porventura tenha enviado. Não faça da conferência de seus emails a primeira atividade da manhã.1 Em vez disso, faça sua tarefa mais importante antes das 11 horas, para evitar usar o almoço ou a leitura de e-mails como uma desculpa para adiá-la.
Antes de implementar sua rotina de duas vezes ao dia, você deve criar um email de resposta automática, que treinará seu patrão, seus colegas, fornecedores e clientes a ser mais eficazes. Recomendo que você não peça permissão para implementar isso. Lembre-se de um dos nossos dez mandamentos: peça desculpas; não peça autorização. Se isso lhe der palpitações, fale com seu supervisor imediato e proponha experimentar esse método nos próximos dias. Mencione, como motivo para isso, projetos pendentes e frustração com as interrupções. Sinta-se a vontade para colocar a culpa no spam ou em alguém de fora do escritório. Eis aqui um simples modelo de e-mail que pode ser usado: Olá, amigos [ou Estimados colegas,] Por conta da elevada carga de trabalho, passo a checar e responder emails duas vezes ao dia, ao meio-dia e as quatro da tarde. Se você precisa de algo urgente (por favor, assegure que seja urgente) que não pode esperar até um dos horários definidos, por favor, contate-me por 1 Esse hábito por si só pode mudar sua vida. Parece pequeno mas faz uma diferença enorme.