Issuu on Google+

Kreditstyring - en guide til effektiv kreditstyring


Kreditstyring i praksis Stort set alle virksomheder tager kreditrisici, da den alt dominerende samhandel mellem virksomheder sker i åben regning, og debitorerne udgør ofte det største aktiv i balancen. Hvis du tillader kunder at betale senere end aftalt, reduceres virksomhedens likviditet og bundlinie.

Hvis du tillader kunder at betale senere end aftalt, reduceres virksomhedens likviditet og bundlinie

Dette kan føre til tab, træk på reserver og forøget låntagning, højere rente og gebyrer. I den sidste ende med omkostninger til inddrivelse af de udestående fordringer via et inkassobureau og stigende omkostninger til juridisk bistand. Erfaringer viser, at små og mellemstore virksomheders bogholderi bruger op mod 80% af deres tid på at få debitorer til at betale, genudstede fakturaer og håndtere problemstillinger i forbindelse med manglende vilje til betaling, med høje omkostninger og lav produktivitet som resultat. Kreditsalg som konkurrenceparameter For mange virksomheder er kreditgivning en vigtig konkurrenceparameter. Men det er vigtigt altid at vurdere kreditsalgets betydning for konkurrencesituationen. Er den større end risikoen for tab? Det gælder om at se på den samlede kreditgivning – ikke kun den enkelte handel.

Kreditstyring i praksis

3


Kreditstyring - en del af salget Mange virksomhedsledere anser kreditstyring som en administrationsfunktion, en slags økonomisk ”oprydningsstab”, der håndterer de problemstillinger, der opstår ved for sen betaling. Men faktisk er debitorbogholderiet en salgsfunktion, for et salg er ikke gennemført, fordi ordren er i hus – men først når kunden har betalt, og virksomheden har modtaget pengene. Kreditstyring betyder, at I kreditvurderer alle kunder og kundeemner. I skal se kreditstyringen som en selvstændig arbejdsdisciplin med det formål at maksimere salget og minimere risici for dårlige betalere og de omkostninger, der er forbundet med at modtage betaling for sent.

Hvad er de umiddelbare fordele ved kreditstyring? I. Begrænser udeståender II. Minimerer tab på debitorer III. Målretter salgsindsatsen Alle 3 faktorer medvirker til en forbedret lønsomhed i virksomheden og dermed et bedre afkast af den investerede kapital. I. Begrænser udeståender Med en effektiv kreditstyring bindes der ikke mere likviditet i debitorerne end nødvendigt. Dermed vil virksomheden altid have den maksimale likviditet til rådighed. Det gør det lettere at indfri egne kreditorer, at ekspandere –

og eventuelt opnå kontant- og/eller mængderabatter. II. Minimerer tab på debitorer Tab på kunder, der ikke betaler, er ikke bare ærgerligt. Der skal et stort mersalg til at dække et tab, og det kan være alvorligt for enhver virksomhed (se nedenstående tabel). III. Målretter salgsindsatsen I første omgang er det vigtigt at få afdækket, hvem man vil give kredit, og hvem man ikke vil give kredit til. Og når man får et klart billede af, hvem der er gode betalere, og hvem der er dårlige betalere, kan salgsindsatsen koncentreres om de gode betalere.

Mersalg som kompensation for et tab ved en given dækningsgrad Tab: 5% 10% 25% 50.000 1 mio 500.000 200.000 100.000 2 mio 1 mio 400.000 200.000 4 mio 2 mio 800.000 500.000 10 mio 5 mio 2 mio 4

Kreditstyring i praksis


Kreditstyringens ”10 bud” Fastlæg en gennemarbejdet debitorpolitik, som tager højde for markedsog kundemæssige forskelle 1. Træf nogle beslutninger om, hvordan virksomheden kan begrænse risikoen for tab f.eks. gennem kreditforsikring, garantier, remburs o.lign. 2. Fastlæg kredittider, som tager hensyn til salget, likviditeten og risici for tab. 3. Tag stilling til kreditmaksimum for egen regning pr. kunde og kundekategori. 4. Fastlæg krav til kreditvurdering for såvel nye som eksisterende kunder, herunder om der skal anvendes kreditoplysninger fra relevante bureauer.

6. Fastlæg en rykkerprocedure og efterlev den. 7. Sørg for en entydig kommunikation af betingelserne for samhandel med kunden og angiv de eksakte betalingsbetingelser. 8. Fastlæg kompetencer og regler for at afvige fra virksomhedens debitorpolitik. 9. Overvåg og følg op på de enkelte kunders betalingsprocedurer. Vær opmærksom på ændringer. 10. Tommelfingerregel: ”En måneds ekstra kredit er stort set det samme som 1% i rabat”.

5. Tjek kundens kreditværdighed, hvis en virksomhed skifter selskabsform, opkøbes eller på anden måde ændrer juridisk status. Kreditstyring i praksis

5


Hvor stor en risiko kan virksomheden bære? Inden debitorpolitikken udarbejdes, skal man gøre sig nogle overordnede overvejelser om, hvor risikovillig man vil være. Mange virksomheder vurderer sine kreditrisici ud fra hvor stort et potentiale, der er ved et givent salg, som man så holder op mod risikoen. Men det er af stor betydning overordnet at overveje, hvor meget man samlet vil risikere at tabe i forhold til fortsat at kunne holde virksomheden ”i live”, og ikke kun isoleret se på de enkelte forretninger. En risikovurdering skal som minimum indeholde følgende risikoområder.

• Oparbejdningsrisici – før levering. Kunden bliver insolvent eller annullerer en ordre før levering. De fleste overser denne risiko, men tabet er lige så alvorligt som ved tab efter levering.

Her er det vigtigt at understrege, at disse 3 risikoområder i stort omfang kan afdækkes ved en veltilrettelagt anvendelse af de betalingsformer, som udbydes af såvel banksektoren som kreditforsikringsbranchen.

• Kreditrisici – efter levering. Kunden betaler ikke for den leverede vare. Uanset at det skyldes manglende betalingsevne eller –vilje ved f.eks. konkurs eller betalingsstandsning.

Tabsfordeling på gamle såvel som nye kunder Virksomheden bør opbygge rutiner for kreditvurdering af såvel nye som gamle kunder, og det er den kreditansvarlige, der kreditvurderer kunderne. De fleste ressourcer sættes ofte ind på at kreditvurdere nye kunder, men 80% af alle debitortab kommer fra gamle, velkendte kunder. De normalt pålidelige betalere kan også få likviditetsproblemer – og de har ofte opnået en tillid, der tillader dem at skylde endog meget store beløb, før alarmklokkerne ringer.

• Politiske risici – importforbud, krig/ borgerkrig. Der opstår forhold i modtagerlandet, som forhindrer betalingen. Man skal kende og overveje risikoen ved den politiske stabilitet i de lande, der handles med.

En ofte forekommende fordeling af debitortab og ressourceforbrug Debitortab Ressourceforbrug Nye kunder 20% 80% Gamle kunder 80% 20% 6

Kreditstyring i praksis


Kapitalbindingen kan nedbringes med næsten DKK 2,1 mio. ved at reducere kredittiden med 15 dage

Indregn kreditgivningen i salgsprisen Det er vigtigt at være bevidst om de omkostninger, der er forbundet med kredit, så de kan indregnes i salgsprisen. Kredittiden binder også kapital, og denne kapitalbinding (også kaldet: gennemsnitlig udestående) er vigtig at have med i sine overvejelser i forbindelse med kreditgivningen.

Et eksempel på omkostninger & kapitalbinding En virksomhed med DKK 50 mio. i årsomsætning, med 60 dages gennemsnitlig kredittid og en intern rente på 8% p.a. har omkostninger på:

Indregning af kreditgivningen i salgsprisen gøres ved brug af følgende formler:

360

Ad formel 1: 60 x 8 = 1,33

Formel 1: Antal kreditdage x intern rente 360 dage Næste beregning: Formel 2: Omsætning x facit af formel 1. 100 Kapitalbindingen beregnes ved følgende formel: Formel 3: Omsætning x kredittid

Ad formel 2: 50.000.000 x 1,33

Fastsættelse af kredittider og kreditmaksimum. Det giver stor gevinst for likviditeten at nedbringe kundernes kredittid. Især hvis virksomheden selv har kreditorer, der tilskriver renter. 1. Den kreditansvarlige fastsætter kredittider og -maksimum for de fleste kunder. 2. Ved særligt store kreditter – eller lange frister – bør den øverste ledelse inddrages i overvejelserne: Hvad koster det os? Kan vi bære et tab? Skal kunden kreditforsikres?

= 665.000 100 pr. år og en kapitalbinding på: Ad formel 3: 50.000.000 x 60 = 8.300.000 360 I dette eksempel kan kapitalbindingen nedbringes med næsten DKK 2,1 mio. ved at reducere kredittiden med 15 dage. Hvis denne kapital er fremmedfinansieret, kan det give en stor rentebesparelse.

360

Kreditstyring i praksis

7


Den ”skjulte” kredittid En opfølgning baseret på den effektive kredittid (antal dage fra fakturering til betaling er modtaget pr. kunde). Fig. ”Effektiv kredittid” er en god metode til at følge udviklingen. Erfaringen viser, at en forsinkelse i forhold til det normale betalingsmønster ofte er første varsel om likviditetsproblemer hos debitor.

Effektiv kredittid Aftalt kredittid

Skjult kredittid Tid

Fakturering

Forfaldsdato Betaling modtages Effektiv kredittid

Følgende formel kan anvendes for beregning af det gennemsnitlige antal kreditdage over et år: Gennemsnitligt debitorudestående x 365 dage/årets omsætning på kreditbetingelser. Det er vigtigt at gøre sig klart, at der næsten altid vil være en forskel mellem aftalt kredittid og effektiv kredittid. Forskellen kaldes også den ”skjulte” kredittid. Hvis man på forhånd ved, at en given kunde konsekvent betaler for sent i forhold til den aftalte kredittid, er det vigtigt, at man også har den ”skjulte” kredittid med i sine priskalkyler. Overvågning og opfølgning Aktiv overvågning af kreditter og risici er meget vigtig. Hold øje med kundens betalingsmønster og vær opmærksom på ændrede vaner som f.eks. længere effektiv kredittid, betaling fra nye konti eller uden om den sædvanlige bank. Vær også opmærksom, hvis kunden pludselig har urimelige reklamationer, ændrer ordrerutiner eller uventet skifter leverandør.

8

Kreditstyring i praksis

Hold øje med advarselssignaler Første signal er, om kunden trækker betalingerne. Men der er andre vigtige advarselssignaler: • At kunden ændrer juridisk status (husk: at der i den situation skal foretages en ny kreditvurdering, og der skal fastsættes et nyt kreditmaksimum). Hvis kunden er forsikret, skal der søges om en køberdækning på den nye køber. • At kunden pludselig har urimelige reklamationer • At kunden pludselig ændrer i ordrerutinerne uden god forklaring • At kunden pludselig skifter leverandør (kan være fordi tidligere leverandører har lukket for salg på kredit/og eller indledt inkasso) • At kunden betaler med dækningsløse checks • Advarsler fra netværk eller kreditforsikringsselskab


Fastlæg en rykkerprocedure og efterlev den Sker det, at kunder ikke betaler, skal de rykkes. Det er vigtigt at have en fastlagt rykkerprocedure, der altid følges nøje. Afvigelser kan få kunden til at tro, at rykkeren ikke er alvorligt ment. Eksempel på en rykkerprocedure: • 1. rykker: Senest 14 dage efter, kunden skulle have betalt. Ofte vil det være tilstrækkeligt at ringe. Den personlige kontakt er vigtig – men følg op med en skriftlig rykker af hensyn til senere dokumentation. • 2. rykker: Senest 30 dage efter forfaldsdatoen. Send brevet anbefalet.

• 3. rykker: Senest 45 dage efter, kunden skulle have betalt. I tredje rykker trues med inkasso, og fremtidige ordrer bør kun accepteres på kontant basis, indtil alle aftaler er indfriet. Send brevet anbefalet.

• Kan eller vil kunden ikke indgå en aftale om betaling, sendes sagen til inkasso. Hvis en sag overgives til inkasso, bør alle leverancer til kunden stoppes – også kontantsalg – til sagen er afsluttet. Herefter skal kunden kreditvurderes påny.

• Inden sagen sendes til inkasso, forsøg at få en aftale med kunden om betaling af forfalden saldo eller en afdragsordning. Uanset hvad der aftales, skal det skriftligt bekræftes. Sørg for at få kundens accept på aftalen. Så står man klart bedre i en eventuel efterfølgende retssag. Desuden kan kunden ikke reklamere, hvis han skriftligt har accepteret saldoen.

Konklusioner på kreditstyring • Effektiv kreditstyring gør virksomheden mindre sårbar • Virksomheder, det går dårligt for, synes at fokusere mindre på kreditstyring • Virksomheder, det går godt for, har en effektiv kreditstyring. De har en ansvarlig afdeling / person, og virksomheden har en fastlagt strategi, også når de kreditvurderer deres kunder • Virksomheder, der fokuserer på kreditstyring, vil opnå bedre resultater

Kreditstyring i praksis

9


Atradius som samarbejdspartner Alle virksomheder, som sælger på kredit til andre virksomheder, vil kunne drage fordel af en kreditforsikring. Det kan være vanskeligt at forudse, hvad der sker i en verden i konstant bevægelse. Mange virksomheder oplever ændringer i deres kunders betalingsadfærd, og behovet for beskyttelse mod tab er stigende. Atradius tager udgangspunkt i den enkelte virksomheds behov, når vi udarbejder en kreditforsikring.

10

Kreditstyring i praksis

Hvad dækker forsikringen? Typisk dækker en kreditforsikring 90% af udestående ved manglende betaling fra kunden. Ved betalingsstandsning / konkurs udbetaler vi erstatningen, senest 14 dage efter at vores kunder har indsendt den endelige skadesopgørelse. Atradius’ inkassoafdeling tager sig af inddrivelsen af udestående fordringer, uanset hvor i verden vores kunders debitorer driver forretning.

Andre produkter hos Atradius: • Garanti • Inkasso Atradius globalt Atradius globalt set er en førende udbyder af kreditforsikring og Europas største garantiselskab. Vi har via vores database adgang til kreditinformation på flere end 45 millioner internationale virksomheder. Atradius har 85 kontorer fordelt på 42 lande og er repræsenteret på alle kontinenter.


Atradius Filial af Atradius Credit Insurance N.V. Holland Sluseholmen 8A DK-2450 København SV Telefon: +45 33 26 50 00 Telefax: +45 33 26 50 10 www.atradius.dk 12

Kreditstyring i praksis


Kreditstyring