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Una consulta de creación de tabla recupera datos de una o varias tablas y, a continuación, carga el conjunto de resultados en una nueva tabla. Esa nueva tabla puede residir en la base de datos abierta o puede crearse en otra base de datos.

En general, se usan consultas de creación de tabla para copiar o almacenar datos. Por ejemplo, supongamos que tiene una o varias tablas con datos de ventas antiguos y va a usar esos datos en informes. Las cifras de ventas no pueden cambiar ya que las transacciones tienen una antigüedad de al menos un día, y la ejecución constante de una consulta para recuperar los datos puede tardar bastante tiempo, especialmente si se ejecuta una consulta compleja con un almacén de datos de gran tamaño. Al cargar los datos en una tabla independiente y usar esa tabla como origen de datos, se puede acelerar las operaciones, reducir la carga de trabajo y almacenar cómodamente los datos. Cuando proceda, recuerde que los datos de la nueva tabla no son más que una instantánea: no tienen conexión ni relación con sus tablas de origen.

El proceso de creación de una consulta de creación de tabla se compone de los siguientes pasos:

Habilite la base de datos si no está firmada o si no reside en una ubicación de confianza. En caso contrario, no podrá ejecutar consultas de acción (consultas de datos anexados, consultas de actualización y consultas de creación de tabla). En la vista Diseño de la consulta, cree una consulta de selección y, a continuación, modifique esa consulta hasta que devuelva los registros que desee. Puede seleccionar datos de más de una tabla y, en términos reales, puede desnormalizar los datos. Por ejemplo, puede incluir los datos de cliente, transportista y proveedor en una sola tabla, lo cual no se hace en una base de datos de producción con tablas correctamente normalizadas. Asimismo, puede usar criterios en la consulta para personalizar o restringir más el conjunto de resultados. Existen varios tipos de consultas: Consultas de selección: Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta). Una consulta de selección genera una tabla


lógica (se llama lógica porque no está físicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular). Consultas de acción: Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas. Consultas específicas de SQL: Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL. Estas consultas no se estudiarán en este curso ya que para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso. Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos: Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear, hacer clic en el botón diseño de consulta en la pestaña Crear. La vista Diseño. Cada columna de la cuadrícula QBE corresponde a un campo. Cada fila tiene un propósito que detallamos brevemente a continuación, más adelante iremos profundizando en la explicación: Campo: ahí ponemos el campo a utilizar que en la mayoría de los casos será el campo a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y también puede ser un campo calculado. Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos será útil cuando definamos consultas basadas en varias tablas. Orden: sirve para ordenar las filas del resultado. Mostrar: si la casilla de verificación aparece desactivada la columna no aparecerá en el resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta pero no queremos que aparezca en el resultado. Por ejemplo si queremos que la consulta nos saque todos los alumnos de Valencia, necesitamos el campo población para seleccionar los alumnos pero no queremos que aparezca la población en el resultado ya que todos son de la misma población. Criterios: sirve para especificar un criterio de búsqueda. Un criterio de búsqueda es una condición que deben cumplir los registros que aparecerán en el resultado de la consulta.


Añadir campos Para añadir campos a la cuadrícula podemos: Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas, este se colocará en la primera columna libre de la cuadrícula. Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar el botón del ratón arrastrar el campo sobre la cuadrícula, soltar el botón cuando estemos sobre la columna delante de la cual queremos dejar el campo que estamos añadiendo. Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vacía de la rejilla, aparecerá a la derecha la flecha para desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas que aparecen en la zona de tablas. Si tenemos muchos campos y varias tablas podemos reducir la lista seleccionando primero una tabla en la fila Tabla, así en la lista desplegable sólo aparecerán campos de la tabla seleccionada. También podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: de una columna vacía de la cuadrícula. Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta podemos utilizar el asterisco * (sinónimo de 'todos los campos').

Una relación es una característica especial de Access que hace que podamos trabajar con varias tablas relacionadas a través de un campo en común. Existen tres tipos de relaciones: Relación de uno a uno: En este tipo de relación, un registro de la tabla 1 sólo puede estar enlazado con un único registro de la tabla 2 y viceversa. Este tipo de relación es la que menos se utiliza. Un ejemplo podría ser éste, en el que cada persona tiene un único DNI. Relación de varios a varios: Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la tabla 2 y viceversa. En el siguiente ejemplo, en la tabla 1 cada película pueden trabajar varios actores y, en la tabla 2, un mismo actor puede trabajar en varias películas. Relación de varios a varios: Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la tabla 2, pero cada registro de la tabla 2 sólo puede estar enlazado con un registro de la tabla 1. En el siguiente ejemplo, un equipo puede tener varios jugadores, pero cada jugador sólo puede jugar en un equipo.

consultas y relaciones access  

nos muestra como hacer consultas y relaciones en access

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