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atlatos BUSINESS TRAVEL MAGAZIN

HINTERGRUND

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atlatos BUSINESS TRAVEL MAGAZIN Jahrgang 1 2017

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TREND

UNTERWEGS

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EDITORIAL

Esther Stehning (Geschäsführende Gesellschaerin atlatos GmbH)

Liebe Leserinnen und Leser, mit unserer ersten Ausgabe des atlatos „Business Travel Magazins“ möchten wir unsere Kunden und Freunde über Veränderungen in der Geschäsreisebranche informieren und gleichzeitig Neuigkeiten zu unseren Lösungen vorstellen. Wer im Unternehmen das Travel Management verantwortet, hat vielfältige Aufgaben. Neben der Optimierung der Reisebuchungen und deren Kosten spielt die Sicherheit der Reisenden genauso eine Rolle, wie die effiziente Reisekostenabrechnung. Die Welt der Geschäsreisebranche dreht sich immer schneller. Ob die Einführung von GDS-Gebühren bei der Luhansa, die Tarifänderungen bei den Airlines oder die Einführung neuer Richtlinien im Reisekostenabrechnungsrecht. Der Travel Manager hat immer wieder neue Herausforderungen zu bewältigen. Es wird nie langweilig. Unser Anliegen ist es, Sie über Änderungen zu informieren und Sie bei technischen Erneuerungen partnerschalich zu unterstützen. Egal ob die Direktanbindung zur Luhansa, die anwenderfreundliche Darstellung von Flugtarifen oder Sicherheitsinformationen im Buchungsprozess – gemeinsam mit Ihnen und unseren Reisebüropartnern finden wir eine Lösung. Damit wünsche ich Ihnen viel Spaß bei der Lektüre unseres neuen atlatos Business Travel Magazins! Ihre Esther Stehning


G E S C H Ä F T SR E I S E N D E B E N ÖTIGEN HOTELS. FINANZ INFORMATIK BUCHT SEINE HOTELS DARÜBER. CANCOM AUCH. SIE RECHNEN DIE HOTELS ZENTRAL AB. 1&1 VERSATEL NUTZT DEN SERVICE EBENFALLS, GENAU WIE CIRCA 800 WEITERE UNTERNEHMEN. SEI SCHLAU, SEI WIE SIE. Die Antwort auf Seite 19!

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INHALT

Reiseknigge Indien

Heiß geliebt: Der End-to-End Prozess...................................6 Hintergrundbericht – Reiserichtlinien heute.................8 Neue Funktionen für Firmenkunden................................................12 Neue Funktionen für Reisebüros...................................13 Frauen auf Geschäsreisen ...........................14 Direktbuchung versus Reisebüro .................................................16 Hotels zentral bezahlen ..............................................18 Die Vielfalt der Tarifmodelle...................................24 Ruhe auf Geschäsreisen...............................26 Mit 5 Sternen nach Asien.......................27 Empfehlungsfunktion erleichtert Flugbuchung ................28 Geschäsreisen unterwegs managen........29 Sicherheitsinformationen im Reiseprozess .........................30 Firmenevent - Teambuilding..........................32 Integrierte Partner im Atlatos Profi Traveller.........................33 Schulungstermine 2017........................34 Reiseknigge Indien..........................36 Stellenanzeigen + Redaktion..................................38


Vom Reiseantrag über die Buchung bis zur Reisekostenabrechnung Der End-to-End Prozess ist in aller Munde. Ganzheitliche Prozesse in der Reiseorganisation stehen im Fokus. Doch was genau bedeutet dies in der Praxis? In vielen Unternehmen gibt es in der Reiseorganisation Systembrüche, keine Transparenz, unkontrollierte Datenströme, komplexe Genehmigungsprozesse und eine Reisekostenabrechnung ohne Betrachtung der Vollkosten. Besteht ein Reiseantragsprozess so werden häufig die Anträge noch per Papierformular gestellt oder auch in Systemen abgebildet, die keine Verknüpfung zur Reisebuchung oder der Reiseabrechnung bieten. Ein Teil der Reisen wird auf diversen Internetplattformen gebucht, die günstigere Preise oder bessere Verfügbarkeiten versprechen, ein anderer Teil über das Reisebüro des Unternehmens, telefonisch oder online. Die Zahlungsprozesse sind nicht einheitlich, einerseits wird zentral bezahlt und andererseits geht der Mitarbeiter in Vorleistung. Die Reisekostenab-


E N D -TO - E N D P R O Z E S S rechnung wird in den meisten Fällen in einem separaten System getätigt und im ungünstigsten Fall sind die Buchungsdaten erneut einzugeben. Ein ganzheitliches Travel Management System hingegen vereint alle Reiseprozesse auf einer Plattform. Der Mitarbeiter kann je nach Unternehmenseinstellung seinen Reiseantrag online oder mobil per Smartphone stellen. Ein OnlineWorkflow ermöglicht die einfache Freigabe der Reisen von unterwegs oder aus dem Büro. Die Reisebuchung kann nach Genehmigung online oder telefonisch erfolgen – je nach Unternehmensanforderung. Interaktive Reiserichtlinien steuern die Reisebuchung und ermöglichen auch eine direkte Information an die Vorgesetzten im Falle eines Richtlinienverstoßes. Nach der Reise kann der Mitarbeiter einfach die automatisiert vorbereitete Reisekostenabrechnung um vor Ort entstandene Kosten vervollständigen und über den hinterlegten Genehmigungs-Work-Flow zur Freigabe an den Vorgesetzten weiterleiten. Ein mehrstufiger Genehmigungsprozess ermöglicht die Freigabe des direkten Vorgesetzten und der Buchhaltung oder auch einen erweiterten Genehmigungsprozess bei einem Reiserichtlinienverstoß. Eine aktive Kontrolle der gebuchten Leistungen, auf Einhaltung der Reiserichtlinie, kann bei unstrukturierter Reisebuchung kaum durchgeführt werden. Ganzheitliche Systeme weisen jedoch auch bei der Reiseabrechnung die Genehmiger auf Richtlinienverstöße bei der Reisebuchung hin. Die Buchhaltung kann Abrechnungen ändern, sie freigeben und auch zur Korrektur an den Reisenden zurücksenden. Der Reisende hat zu jeder Zeit Einblick in den Status seiner Abrechnung und kann die freigegebenen Abrechnungen im Archiv abrufen. O werden bei Reisekostenabrechnungen nur die Belege aufgeführt, für die der Mitarbeiter in Vorleistung getreten ist. Zentral bezahlte Flüge oder Bahnfahrten sind in der Abrechnung nicht

dargestellt. Ganzheitliche Systeme hingegen führen auch zentral bezahlte Leistungen auf und ermöglichen eine Vollkostenbetrachtung der Reise. Durch ein Matching der Buchungsdaten und der Abrechnungsdaten von zentralen Reisestellenkarten werden auch Abweichungen vom Buchungspreis leicht identifiziert. So wird die vergessene Tankfüllung und die daraus resultierenden Mehrkosten einfach im Abrechnungsprozess dargestellt. Die Reiseabrechnungsdaten werden über Schnittstellen in das nachgelagerte Buchhaltungssystem übertragen. Genauso lassen sich Stammdaten automatisiert in das Travel Management System integrieren, sodass eine manuelle Datenpflege auf ein Minimum reduziert werden kann. Klingt einfach, doch überzeugen in der Praxis nur wenige Systeme. Die Kunst hierbei ist die einfache Abbildung komplexer Prozesse im Hintergrund. Neben einem umfassenden Leistungsspektrum bei Abbildung der Reisekostenabrechnung sind auch die Prozesse der Reisebuchung nicht zu unterschätzen. Versprechen die Systemanbieter einen einfachen Abrechnungsprozess, scheitern aber an überhöhten Preisen oder fehlendem Komfort bei der Reisebuchung, ist niemanden im Unternehmen geholfen. Einsparungen von wenigen Euros bei der Reisebuchung rechtfertigen jedoch keinen komplexen Prozess bei der Reisekostenabrechnung. Für eine erfolgreiche Systemeinführung ist, nach Überprüfung der genauen Anforderungen und Auswahl der geeigneten Anbieter, ein Systemtest von der Reisebuchung bis zur Reisekostenabrechnung zu empfehlen. Nach einem ausführlichen Praxistest wissen Unternehmen genau, ob der End-to-End Prozess ganzheitlich (einfach) abgebildet werden kann und gleichzeitig Reisekosten reduziert werden können. Ganzheitliche Systeme bieten die Anbieter Concur, KDS, Amadeus und Atlatos.

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HINTERGRUNDBERICHT

Reiserichtlinie heute Die Reiserichtlinie ist das Basis-Werkzeug eines jeden Travel Managers. Ohne ein Regelwerk fällt es dem Reisenden schwer, die Geschäsreise nach Unternehmensanforderung zu planen. Eine Kontrolle der Reiseausgaben ist für den Travel Manager im Nachgang nur mit hohen Aufwänden möglich. Laut der VDR-Geschäsreiseanalyse 2016 haben 42% der Unternehmen mit mehr als 10 Mitarbeitern und bis zu 250 Mitarbeitern eine Reiserichtlinie integriert. Ein Großteil der Unternehmen ohne Reiserichtlinie plant nach eigenen Angaben deren Einführung. Ist eine Reiserichtlinie eingeführt hängt es von der Kommunikationsstrategie ab, ob auch die Reisenden den Inhalt der Richtlinie kennen und auf deren Einhaltung achten. In vielen Unternehmen wurde angegeben, dass nicht alle Reisenden Kenntnis über die Reiserichtlinie haben und

Richtlinienverstöße ohne Konsequenz bleiben. Daher stellt sich die Frage, worauf kommt es bei einer Reiserichtlinie an und was ist bei der Einführung zu beachten? Eine wichtige Voraussetzung für die Einführung einer Reiserichtlinie ist die Rückendeckung aus der Geschäsführung. Nur mit deren Unterstützung wird die Reiserichtlinie auch vom mittleren Management getragen und an die Reisenden mit der nötigen Relevanz kommuniziert. Auch Gegenmaßnahmen für mehrfache Richtlinienverstöße sollten mit der Geschäsleitung abgesprochen werden. Werden Ausnahmen langfristig ohne Konsequenz toleriert, werden sich die Verstöße häufen, bis die Reiserichtlinie als ungelesen in der Schreibtischschublade verschwindet. Die Reiserichtlinie ist in erster Linie auf die Bedürfnisse des Geschäsalltages des Unternehmens auszurichten. Beschäigt sich das Unternehmen


mit dem Support von großen Maschinen, deren Ausfall zu kostenintensiven Produktionsausfällen führt, wird das Travel Management keine Hürde für kurzfristig geplante Reisen in die Reiserichtlinie einbauen. Hier steht die schnellstmögliche Anreise des Monteurs im Vordergrund. Die Reisekosten stehen in keinem Verhältnis zu dem möglichen Schaden bei einer Produktionsstörung. Doch in vielen Unternehmen kann eine kurzfristige Reiseplanung vermieden werden, denn das spart bares Geld. Wichtig ist eine einfache Formulierung der Reiserichtlinie. Schwammige Ausdrücke sollten vermieden werden. So führt die Formulierung „Ein günstiges Hotel sollte gebucht werden“ zu Missverständnissen. Dies kann mit genaueren Angaben, wie „eine Hotelübernachtung darf nicht über 80 € / Nacht kosten“ verhindert werden. Die Reiseplanung wird damit für alle Reisenden vereinfacht. Es empfiehlt sich, die Reiserichtlinie nicht nur in Schriform im Intranet abzulegen, sondern auch im Reisebüro und über interaktive Regelungen in die Online Booking Engine zu integrieren. So erkennt der Reisende direkt bei der Reisebuchung, welche Angebote der Richtlinie entsprechen und bei welchen Angeboten ein Richtlinienverstoß vorliegt. Die Online Booking Engine ermöglicht über eine Filterfunktion ein komplettes Ausblenden von Angeboten außerhalb der Richtlinie. Dabei können beispielsweise die Angebote bestimmter Anbieter oder Leistungen mit Preisüberschreitung von prozentualen oder fixen Preislimits ausgeblendet werden. Optional ist im Rahmen der Online-Buchung eine Kennzeichnung gemäß Ampelfunktion mit „Orange“ oder „Rot“ möglich. Eine Buchung kann in diesem Fall nur mit Begründung erfolgen.

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Je nach Unternehmenseinstellung kann bei Buchung eines Angebots außerhalb der Richtlinie auch eine definierte Person, wie der Travel Manager oder der Vorgesetzte, über den Richtlinienverstoß informiert werden. Bei Hotelbuchungen können mit dem Ampelmodell beispielsweise alle Hotels bis zur Preisgrenze von 100 € / Nacht frei buchbar sein. Ab 100 € bis 120 € sind die Hotels auf Kulanz buchbar und in der Online Booking Engine orange markiert, da deren Buchung vermieden werden sollte. Bei rot gekennzeichneten Hotel z.B. über 120 €, liegt ein Richtlinienverstoß vor. Diese Hotels können je nach Unternehmensdefinition nur mit Freigabe oder auch nur mit einer Begründung gebucht werden. In der Richtlinie sollte auf die Bevorzugung von Hotel mit Firmenraten hingewiesen werden. Die Hotels mit Firmenrate werden auch in der Online Booking Engine mit Firmenlogo gekennzeichnet und priorisiert dargestellt. Bei Flugbuchungen können mit Hilfe von prozentualen Preisabweichungen vom günstigsten ver-

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fügbaren Flugpreis oder zu fixen Preisgrenzen für Inlands-, Europa oder Interkontinental-Flüge genau geregelt werden, ob eine Buchung den Unternehmensanforderungen entspricht. Die Freigabe von Business-Flügen kann über die Flugzeit oder Entfernung definiert werden. Klare Regelungen zur Flexibilität der Buchungsklasse und der Buchbarkeit von Zusatzleistungen wie kostenpflichtigen Gepäckstücken, Sitzplätzen und Mahlzeiten erleichtern den Buchungsprozess. Für Mietwagenbuchungen können neben der Präferenz des Mietwagenanbieters, die Fahrzeugkategorie begrenzt und Vorgaben zur Nutzung von Dieselfahrzeugen getroffen werden. Für Bahnbuchungen können die Buchungsklasse und Kriterien für die Nutzung der BahnCard für Fahrten der Deutschen Bahn vorgegeben werden. Auch die Frage, wann der öffentliche Nahverkehr genutzt werden sollte und wann die Nutzung von Taxen erlaubt ist, kann in der Richtlinie beantwortet werden.

Nicht nur die Reiseleistungen selbst werden in der Reiserichtlinie beschrieben, auch die Buchungswege sowie deren Nutzung. In welchen Fällen wird

TIPPS

REISERICHTLINIE


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die Online Booking Engine genutzt, wann kann das betreuende Reisebüro oder der 24h-Notfallservice kontaktiert werden? Auch Fragen zur Gewichtung der Nachhaltigkeit bei Auswahl der Transportmittel oder der minimalen Vorausbuchungsfrist bei der Reiseplanung können in der Richtlinie geklärt werden. Gleiches gilt für den Versicherungsumfang oder den Einsatz von Firmenkreditkarten.

Die Nutzung von Firmenfahrzeugen oder umgekehrt, der Einsatz eines privaten PKW auf einer Dienstfahrt sollte inkl. Fahrtkostenrückerstattung genau geregelt sein. Bei den reisebezogenen Ausgaben sollte aufgeführt werden, welche Kosten wie Kreditkartengebühren, Visakosten und Impfungen oder Parkgebühren übernommen werden und welche Kosten nicht erstattet werden, so z.B. die Minibar oder Pay-TV. Eine klare Definition der Genehmigungsprozesse im Falle von Reiseanträgen und der Reisekostenabrechnung ist wichtig. Die Vorgaben für eine korrekte Reisekostenabrechnung inkl. Angabe aller kostenfreien Mahlzeiten werden wie auch die steuerlichen Anforderungen an Belege genau beschrieben.

Bei der Einführung der Reiserichtlinie helfen Schulungen oder Erklärungen durch die Vorgesetzten mit Hinweisen auf die Vorteile für die Reisenden und für das Unternehmen. Unternehmen, deren Führungskräe mit gutem Beispiel voran gehen und ohne Ausnahme nach der einheitlichen unternehmensweiten Richtlinie reisen, haben größere Erfolge bei der Einhaltung der Richtlinie. Reiserichtlinienverstöße lassen sich sicher nicht in jedem Fall vermeiden. Bei einer guten Begründung, wie einer Messe oder auch Sicherheitsaspekten, wird kein Travel Manager den Zeigefinger heben. Wichtig ist die Transparenz der Richtlinienverstöße gegenüber dem Genehmiger innerhalb der Reisekostenabrechnung – hier empfiehlt sich ein automatisierter Prozess.

„Durch eine professionell eingeführte Reiserichtlinie lassen sich im Durchschnitt 7 – 10% der Reisekosten einsparen.“

1.) Einfache und verbindliche Formulierung der Reiserichtlinie 2.) Integration der Reiserichtlinie in die Buchungsprozesse 3.) Genaue Definition der Einschränkungen für die Buchung von Flügen, Hotels, Mietwagen und der Bahn

4.) Regelungen für die korrekte Reiseabrechnung

5.) Transparenz bei Verstößen gegen die Richtlinie inkl. automatisierter Vermerk in der Reiseabrechnung

6.) Professionelle Kommunikationsstrategie für die Einführung der Reiserichtlinie

7.) Regelmäßige Aktualisierung der Reiserichtlinie

8.) Kurzfassung der Reiserichtlinie für unterwegs

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NE NEUE FUNKTIONEN FÜR FIRMENKUNDEN

Neue Kartenansicht

Im Hotelbuchungsprozess ist eine neue Kartenansicht integriert, bei der einfach zu erkennen ist, welche Hotels innerhalb oder außerhalb der Reiserichtlinie liegen. Angebote von unterschiedlichen Anbietern zu einem Hotel werden übersichtlich dargestellt.

Erinnerung an nicht abgerechnete Reisekosten

Unternehmen können alle Mitarbeiter mit nicht abgerechneten Reisekostenabrechnungen automatisiert um Erledigung bitten. Der Erinnerungsservice wird über das Unternehmensprofil aktiviert und damit erhalten alle Mitarbeiter, deren Reisen mehr als 3 Wochen in der Vergangenheit liegen, wöchentlich eine Erinnerung.

Aktivierung von Schnittstellen auf Unternehmensebene

nach Hotels, Flügen oder Mietwagen einblenden. Die Texte können einfach unter Mein Unternehmen – CompanyNews administriert werden.

Reisekostenabrechnung: Spesenarten konfigurieren

Für Spesenarten sind je nach Unternehmensanforderung auch Maximalwerte oder Pauschalwerte konfigurierbar. Auch Preisgrenzen für Reiserichtlinienverstöße können einfach hinterlegt werden. Dies trägt zur Steigerung der Nutzerfreundlichkeit und Effizienz der Reisekostenabrechnung bei.

Kurzbeschreibungen zu Tarifbedingungen

Die Kurzbeschreibungen zu Tariedingungen werden für weitere Airlines wie Air France, KLM, SAS und Ryanair einfach dargestellt.

Individuelles Design für Unternehmen

Reisebüros können pro Kunde einstellen, welche Schnittstellen für den Kunden aktiviert werden sollen. So ist es sehr einfach bei dem einen Kunden ausschließlich HRS oder booking.com und für alle anderen Kunden Firmenkunden können jetzt einfach den Atalle Anbieter einzustellen. latos Profi Traveller an das eigene Corporate Design anpassen. Neben dem Logo kann ein Hintergrundbild sowie die Schri- und Buttonfarbe individuell definiert werden. Auch die Hinterlegung eines eigenen Favicon-Bildes oder die Kennzeichen von Firmenraten mit Logo sowie der firmenindividuele Titel Travel Manager einfach firmeninterne Reisder Anwendung sind möglich. einformationen auf der Startseite präsentieren und Hinweistexte während der Suche

Individuelle Unternehmenstexte


EU NEUE FUNKTIONEN REISEBÜROS

Anbindung der Ypsilon.net Profildatenbank

Atlatos integriert die Profildatenbank Ypsilon.net. Profiländerungen und neu hinzugefügte Mitarbeiter im Atlatos Profi Traveller werden somit in Echzeit an das Reisebüro übermittelt. Auch ausgeschiedene Reisende werden direkt im Reisebüro deaktiviert, so dass auch keine telefonische Buchung für den Mitarbeiter mehr möglich ist. Je nach Einstellung werden auch die Profiländerungen des Reisebüros an den Atlatos Profi Traveller überspielt.

Dynamische RM-Elemente

Reisebüros können über die Administrationsoberfläche des Atlatos Online Agents auch dynamische Werte in RM-Zeilen hinzufügen. So kann, ohne eine zentrale Oberfläche, die Kostenstelle oder der Bestellername integriert werden. Zudem können individuelle AP-Zeilen pro Unternehmen hinzugefügt werden.

Passive Mietwagen-Segmente

Neben den passiven Hotel-Segmenten stehen auch passive Mietwagen-Segmente zur Verfügung. Diese können einfach über den Atlatos-Support aktiviert werden.

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Der ANTEIL AN FRAUEN unter den Geschäsreisenden wird in den nächsten Jahren auch in Deutschland von derzeit 25% immer weiter ansteigen. Dabei stellt sich immer wieder die Frage: Haben Frauen andere Anforderungen oder Wünsche an eine Geschäsreise als Männer? Immer mehr Anbieter – ob Hotels, Mietwagenanbieter oder Airlines möchten mit speziellen Angeboten Frauen ansprechen. Doch die rosafarbene Bettwäsche und die Frauenzeitung auf dem Hotelzimmer allein wird nicht überzeugen. Für Frauen steht die SICHERHEIT auf Geschäsreisen im Fokus. Ein abseits gelegenes Hotel, eine S-Bahn-Fahrt zu später Stunde, dunkle einsame Hotelflure oder weit entfernte Parkplätze am Flughafen können die Geschäsreise negativ beeinflussen. Noch schlimmer sind wohl aufdringliche Sitznachbarn im Zug oder Flugzeug sowie Hotelgäste mit anderen eindeutigen Interessen. Auch gerade Geschäsreisen in fremde Kulturkreise bringen zusätzliche Gefahren für Frauen mit sich. Doch wie gehen Unternehmen mit den höheren Risiken um? Ein Großteil der Frauen wünscht sich mehr UNTERSTÜTZUNG des Arbeitgebers für eine Reisevorbereitung mit Hinweisen zur Sicherheit in dem jeweiligen Reiseland. Angefangen von kulturellen Besonderheiten oder Umgangsformen über besondere Hinweise für Frauen bis hin zu No-go-Areas. Professionelle Unterstützung bzgl. Reiseinformationen wird Unternehmen von Anbietern wie CIBT mit Tip Company, SOS International oder Control Risks angeboten. Einige Unternehmen bieten E-Learning-Schulungen zum ema „Reisesicherheit“, dabei wird auch auf die besonderen Gefahren für Frauen hingewiesen mit Maßnahmen zur Eigensicherung und Hinweisen zum Verhalten in Notsituationen. Bei der Hotelauswahl legen Frauen großen Wert auf eine zentrale und sichere Umgebung. Ein Wohlfühl-Ambiente der Hotelzimmer überzeugt mit einem geschmackvollen Design, praktischer Zimmereinrichtung und ruhiger Lage. Vereinzelt

gibt es auch Hotelangebote speziell für Frauen. In St. Gallen das Hotel Einstein, das Dukes Hotel in London oder das Grand Hotel in Oslo – die Anzahl der Hotels mit einer ganzen Etage, dem “Ladies Floor”, mit Zutritt nur für Frauen, steigt. Die Doppelzimmer oder Suiten sind auf die Anforderungen von Frauen zugeschnitten. Jedes Zimmer besitzt eine Badewanne mit Extras für die Damenwelt, wie Badesalz und einem leistungsstarken Föhn. Blumen, frisches Obst, Modemagazine, Hörbücher oder eine Nespresso-Kaffeemaschine runden die Angebote ab. Auf den Ladies-Etagen werden nur weibliche Angestellte eingesetzt und die Gänge sind videoüberwacht. Bei alleinreisenden Frauen kommen diese Angebote sehr gut an. Gerade zu später Stunde präferieren Frauen Taxen mit Fahrerinnen. In Deutschland gibt es hier kaum spezielle Angebote für Frauen, doch in Metropolen wir London, Moskau, New York oder Kairo etablieren sich immer mehr Fahrdienste speziell für Frauen wie z.B. Pink Taxi. Ein Abendessen alleine im Hotelrestaurant spricht nicht jede Frau an. Gerne wird ein Salat oder Pasta auf dem Hotelzimmer bevorzugt – sofern dieser Service angeboten wird. Um nicht jeden Abend alleine im Hotelzimmer verbringen zu müssen, gibt es Portale wie MAIDEN-VOYAGE, die Frauen auf Geschäsreisen für ein gemeinsames Abendessen vernetzen. Doch die Anzahl der bisher vermittelten Networking-Abende ist noch überschaubar. Frauen auf Geschäsreisen sind anspruchsvoll – dabei stehen nicht die Statussymbole im Vordergrund, sondern Reisekomfort, Sicherheit und Lebensqualität. Gesundes Essen ist auch während der Geschäsreise wichtig. Viele Hotels haben sich hier schon umgestellt, was auch den Herren zu Gute kommt. Für Frauen wie für Männer gleichermaßen trägt das Engagement des Unternehmens in Bezug auf die Reiseplanung und Durchführung entscheidend zur Arbeitsgeber-Akttraktivität bei.


Frauen UNTERWEGS

auf Geschäftsreisen

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Direktbuchung versus Reisebüro OBE

Als Anbieter einer Online Booking Engine wird uns immer wieder die Frage gestellt, ob für unseren Service überhaupt ein Reisebüro benötigt wird. Mit einem einfachen „Ja“ oder „Nein“ lässt sich die Frage jedoch nicht beantworten.

Bei Unternehmen, die über eine eigene Reisestelle mit IATA-Agentur verfügen, kann die Frage einfach mit einem Nein beantwortet werden. Die Reisestelle agiert als Reisebüro und die über die Online Booking Engine generierten Buchungen werden zur Ticketausstellung an die Reisestelle gesendet. Doch nur in den seltensten Fällen tri diese Konstellation auf Unternehmen zu. Eine Meta-Search-Engine unterstützt den Kunden ausschließlich bei der Frage „Wo finde ich das günstigste Angebot?“. Mit einer Online Booking Engine erhält der Firmenkunde ein Werkzeug, mit dem er seine Reiseprozesse und Kosten ganzheitlich optimieren kann. Neben der Frage des Reisepreises stehen weitere Punkte im Vordergrund: Angefangen bei der Steuerung der Anbieter, den interaktiven Reiserichtlinien, einem Reiseantragswesen, den Buchungsberechtigungen, der

Reiseprofilverwaltung, über einen optimierten Zahlungsprozess, bis hin zur Reisekostenabrechnung und den Reportings. Auch Sicherheitswarnungen für kritische Zielgebiete lassen sich integrieren und der Datenschutz wird gemäß Bundesdatenschutzgesetz genau eingehalten. Im Geschäsalltag spielt der Service und die persönliche Betreuung der Reisenden eine entscheidende Rolle. Zum einen erreicht eine Online Booking Engine bei komplexen Multi-Stop-Reisen ihre Grenzen im Vergleich zu einem kompetenten Firmendienst-Mitarbeiter, der inkl. der Beratung in vielen Fällen das günstigere Reiseangebot findet. Zum anderen steht den Reisenden oder buchenden Mitarbeitern für alle Fragen rund um die Reise ein kompetenter Ansprechpartner zur Seite - von der Umbuchung über die Frage nach einem Visum oder der Gruppenanfrage für die nächste


Konferenz im Ausland. Im Notfall unterstützt ein 24h-Service auch am Wochenende – unabhängig von online oder telefonischen Buchungen. Im Falle eines Streiks, Vulkanausbruchs, Krisenfall oder auch einfach nur dem Ausfall des Fluges aufgrund eines technischen Defekts – Ihr ReisebüroPartner steht zur Verfügung. Die Buchhaltung wird durch das Reisebüro entlastet, da Zahlungsprozesse inklusive der Rechnungsstellung auf die Unternehmenswünsche angepasst werden. Das erhöht die Effizienz des Reiseprozesses signifikant. Ohne eine Reisebüro-Betreuung lässt sich zwar die Reisebuchung durch einen Anbieter wie Atlatos abbilden, doch alle Serviceprozesse müssten intern abgebildet werden und dazu gehört auch der Service am Wochenende für die Reisenden, um der Fürsorgepflicht gegenüber den Mitarbeitern gerecht zu werden. Bei den Reisebüro-Ausschreibungen und der Auswahl des geeigneten Online-Buchungstools sind o die Serviceentgelte entscheidend. Doch sollten günstige Serviceentgelte nicht allein ausschlaggebend für eine Entscheidung des zukünigen Dienstleisters sein. Denn 1-2 € Preisunterschied bei Serviceentgelten sind im Vergleich zu Einsparungsmöglichkeiten bei den direkten Reisekosten und dem Komfort der Geschäsreisenden durch eine professionelle Dienstleistung zu vernachlässigen.

Achten Sie auf folgende Kriterien bei Auswahl Ihrer zukünigen Partner und bei der Einführung einer Online Booking Engine: Der Reisebüro-Partner hat eine fundierte OnlineExpertise und führt auch Optimierungen (bei Online-Buchungen) durch. Auch ein Ticketing kurz vor Ticketinglimit oder die Umbuchung eines LowCost Carriers werden optional angeboten. Das Reiseangebot ist vielfältig und kann auf die Unternehmenswünsche angepasst werden. So kann beispielsweise im Hotelbereich der Wunschpartner wie HRS, CRC, booking.com oder ein anderer Anbieter mit Firmenraten gebucht werden. Die Systemeinführung wird ohne hohe Initialisierungskosten professionell durchgeführt. Der Reisebüro-Anbieter verfügt selbst über eine hohe Kompetenz in Bezug auf die Online Booking Engine und kann den 1. Level Support erbringen. Der Systemanbieter kann flexibel individuelle Unternehmenswünsche abbilden. Die Umbuchungen, Stornierungen und telefonischen Buchungen sind im Online-Buchungssystem einzusehen. Der Reisebüro-Partner unterstützt das Erreichen einer hohen Online-Buchungsrate.

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Hotels HOTEL

zentral bezahlen Bei Flug-, Mietwagen- oder Bahnbuchungen ist die zentrale Zahlung inklusive schlanker Abrechnungsprozesse durch Reisestellenkarten der Anbieter AirPlus, Degussa Bank oder American Express einfach abbildbar. Die Hotelbuchung mit zentraler Zahlung stellt Travel Manager jedoch vor eine Herausforderung.

Die Anzahl der Hotels weltweit wird auf mehr als 1 Millionen Anbieter geschätzt. Dies erklärt die Schwierigkeit der Reisestellenkarten-Anbieter eine zentrale Abrechnungslösung inklusive Rechnungsprozess abzubilden. Nur vereinzelt akzeptieren Hotels die Reisestellenkarten direkt. Vereinbarungen über die Akzeptanz der Reisestellenkarte mit allen Hotels zu schließen, ist daher fast unmöglich. Dennoch gibt es Möglichkeiten, den Zahlungsprozess für Hotels auch zentral über die Reisestellenkarte AirPlus abzubilden. Onlinebuchungsportale wie HRS und CRC bieten unterschiedliche Dienstleistungspakete, um den Hotelbuchungsprozess bei der Planung, Zahlung sowie der Reisekostenabrechnung nachhaltig zu optimieren. Je nach Unternehmenseinstellung wird die Hotelübernachtung inklusive Frühstück und je nach Bedarf noch die Parkgebühren oder WLANKosten zentral bezahlt. Der Reisenden kann so das Hotel verlassen, ohne sich Gedanken über die Zahlung zu machen. Ausgenommen sind private Ausgaben wie die Minibar oder Pay-TV.

Neu im Atlatos Profi Traveller integriert sind die Zahlungsdienstleistungen des Hotelproviders HRS. Firmenkunden erhalten sämtliche Buchungs-, Zahlungs- und Rechnungsdaten im Rahmen der unterschiedlichen Zahlungsmethoden wie Global Payment, Paperless Travel oder Central Billing. Jede Hotelrechnung ist in einzelne Posten, wie WLAN oder Frühstück, aufgeschlüsselt und die Mehrwertsteuer auf Einzelpositionsebene ausgewiesen. Mit Central Billing bietet HRS eine zentrale Rechnungsstellung an. Die Buchhaltung braucht nur noch ein Dokument verarbeiten und bezahlen. Die Lieferantenanzahl im System minimiert sich auf einen Kreditoren.

Als langjähriger Experte der zentralen Zahlung ist der Corporate Rates Club zu nennen. Der Kunde zahlt einfach über die Reisestellenkarte von Airplus. Auch wenn das Hotel selbst den Airplus Company Account nicht akzeptiert, bildet der Corporate Rates Club über interne Verfahren eine zentrale Zahlung ab. Der Kunde hat somit eine Rechnung inkl. Vorsteuerabzugsfähigkeit für Deutschland und der gewünschten firmenspezifischen Zusatzdaten wie beispielsweise der Kostenstelle oder Personalnummer. Mit der Lösung des Corporate Rates Clubs können Unternehmen einen einheitlichen Zahlungsprozess für Hotels, Flug-, Mietwagen oder Bahnbuchungen über Airplus abbilden.

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HOTEL Ehotel verfügt über ein zentrales Lastschriverfahren zur Zahlung aller Hotelbuchungen. Auch hier erhält der Firmenkunden ein Sammelrechnung inklusive kundenspezifischer Daten wie beispielsweise der Kostenstelle und Projektnummer. Die Rechnung ist ebenso vorsteuerabzugsfähig und kann auch zusätzlich in elektronischer Form für die automatisierte Verarbeitung der Buchhaltung geliefert werden. Über den Atlatos Profi Traveller können alle oben genannten Zahlungsprozesse abgebildet werden. Die Zahlung über eine Kostenübernahme oder das AIDA-Verfahren ist ebenso möglich. Die Programme zur zentralen Zahlung von CRC oder HRS schneiden in der Praxis gegenüber der reinen Kostenübernahme auf Rechnung aufgrund der geringeren Akzeptanz auf Hotelseite und der Arbeitserleichterung für die interne Buchhaltung wesentlich besser ab. Tipp für die AirPlus-Zahlung von Hotels über den Atlatos Profi Traveller: Bei der zentralen Zahlung von Hotels über HRS oder CRC können im Atlatos Profi Traveller eindeutige TransaktionsIDs an Airplus übermittelt werden. Diese Transaktions-IDs ermöglichen einen einfachen automatisierten Vergleich der Buchungsdaten gegen die Abrechnungsdaten. Über den Airplus Invoice Manager können so Differenzbeträge transparent dargestellt und gezielt Seitens der Buchhaltung überprü werden.

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BESSER GEZAHLT ZENTRAL UNTERWEGS HOTEL

Willkommen in der neuen Geschäsreise-Welt! Die Atlatos Online Booking Engine im Verbund mit AirPlus-Abrechnungslösungen.

Geschäsreisen gehören heute in jedem Unternehmen zum Alltag. Vielreisende sind im Monat o fünfmal oder noch häufiger unterwegs. Die Buchung über das Online-Buchungsportal Atlatos bietet hierbei eine Menge Vorteile und spart viel Zeit. Im Zusammenspiel mit dem AirPlus Company Account entsteht daraus eine kostensparende und bequeme Komplettlösung, die das Geschäsreisemanagement für Unternehmen erheblich erleichtert – von der Buchung über die Reise bis hin zur Abrechnung und Auswertung. Schneller buchen. Einfacher abrechnen! Per Klick im Internet die Reise buchen – so halten es heute viele Geschäsreisende. Noch einfacher für das Unternehmen wird es jedoch, wenn das

Online-Buchungsportal mit einer modernen Abrechnungslösung hinterlegt ist. AirPlus International ist langjähriger Partner von Atlatos und ergänzt deren Online Booking Engine mit bewährten Lösungen, die sich nahtlos integrieren. Im Idealfall ist das Atlatos Online-Buchungskonto mit einem AirPlus Company Account hinterlegt. So lassen sich Flugtickets, Fahrscheine, Hotelübernachtungen und Mietwagen über ein zentrales Konto abrechnen. Das Unternehmen erhält dann alle wichtigen Informationen auf einer einzigen übersichtlichen Rechnung.

Einmal angelegt. Allzeit genutzt! Ein weiterer Vorteil: Persönliche Daten müssen bei Buchungen nicht mehr jedes Mal neu eingegeben werden, sondern bleiben gespeichert; alle Funktionalitäten stehen sofort bereit – das spart Zeit und Nerven. Sogar AirPlus Corporate Cards wie auch AirPlus A.I.D.A. Virtual Payment lassen sich


über einen AirPlus Company Account bequem im Atlatos Online-Buchungsportal nutzen. So können AirPlus A.I.D.A.-Nutzer beispielsweise direkt bei der Buchung eine virtuelle MasterCard®-Nummer erzeugen und sofort einsetzen. Reiserichtlinien? Eingehalten! Mehr noch: Mit der Kombination aus Atlatos und AirPlus-Lösungen haben Unternehmen die Einhaltung der Reiserichtlinien im Griff. Denn in der Atlatos Online Booking Engine können Mitarbeiterprofile wie auch Reiserichtlinien unterschiedlichen

Company Accounts eines Unternehmens zugeordnet werden. So lassen sich beispielsweise den Mitarbeitern aus München problemlos andere Budget-Obergrenzen setzen als den Kollegen aus Frankfurt. Travel Manager können erleichtert aufatmen: Die reisenden Mitarbeiter buchen selbst – und halten zugleich ganz automatisch die Vorgaben ein. Spätere Diskussionen oder Ärger? Gehören der Vergangenheit an.

Auch die Buchhaltung freut sich! Ist der AirPlus Company Account im Atlatos Online-Buchungsportal hinterlegt, werden alle Kosten zentral abgerechnet. Dank einer einzigen übersichtlichen Sammelrechnung entfallen Einzelnachweise. Kosten müssen nicht mehr manuell erfasst werden – das spart in der Buchhaltung Zeit und Geld. Detaillierte Rechnungen wie auch die eindeutige Zuordnung von Zahlungen zu Buchungen erleichtern das Abrechnen und Auswerten aller Kosten. Alle Daten stehen zudem elektronisch zur Verfügung und können automatisch in die Buchhaltungs- und ERP-Systeme eingespielt werden. Passt zu jedem Unternehmen Aus dem Atlatos Online-Buchungsportal samt hinterlegtem AirPlus Company Account entsteht eine Komplettlösung, die sich in jeder Hinsicht auf die Bedürfnisse des Unternehmens zuschneiden lässt. Auf Wunsch lassen sich erweiternde Lösungen wie AirPlus Corporate Cards und AirPlus A.I.D.A. Virtual Payment nahtlos integrieren. Nicht zuletzt sind die Mitarbeiter dank der umfassenden Versicherungsleistungen des AirPlus Company Accounts während der gesamten Geschäsreise umfassend abgesichert. Kurzum: Einfacher Buchen, entspannter Reisen – und dabei die Kosten immer im Griff. Haben Sie Interesse an dieser Komplettlösung für Ihr Unternehmen? Rufen Sie uns an. Wir beraten Sie gerne unter 0 6102.20 4-444 oder besuchen Sie uns im Internet auf www.airplus.com.

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Vielfalt der Tarifmodelle

AIRLINE

Ab in den Dschungel – wie Airlines ihren bieten aus Sicht der Airlines mehr Transparenz. Kunden die Flugbuchung erschweren und Für den Reisenden wird es jedoch deutlich komgleichzeitig Möglichkeiten für Einsparun- plizierter. gen bieten Spontan am Flughafen ein Gepäckstück aufgeben? Kein Problem. Doch ob kostenfrei ein Gepäckstück aufgegeben werden kann, hängt von dem gewählten Tarif des Fluges ab. Von den Billig-Airlines wie Ryanair ist der Reisende dies seit Jahren gewohnt. Bereits im Buchungsprozess kann der Buchende entscheiden, ob er ein oder mehrere Gepäckstücke aufgeben oder auch ein Sitzplatz vorab auswählen möchte. Jede Option ist mit zusätzlichen Kosten verbunden, so dass der zu Anfang gewählte Schnäppchen-Flug nach Hinzubuchen von Gepäck und Zahlungsmethode leicht doppelt so teuer sein kann. Etablierte Linienflug-Airlines haben von diesen Billigtarifen ohne Leistung und teuren Zusatzoptionen in der Vergangenheit Abstand gehalten. Geschäsreisende konnten sich daher sicher sein, dass ein Gepäckstück bei Luhansa oder Air Berlin inkludiert war. Auch die Umbuchbarkeit war gegen Gebühr, mit wenigen Ausnahmen möglich. Doch neue Tarionzepte erobern den Markt und

Airberlin hat seit Juli 2016 drei unterschiedliche Tarifoptionen im Angebot, mit denen die Airline jede Zielgruppe ansprechen möchte. Im Gegensatz zu mancher Billigairline sind das Handgepäck und alle Check-in Optionen in jedem Tarif inkludiert. Der EconomyLight ist für den Reisenden ohne Gepäck gedacht, der keine Umbuchung in Betracht zieht und einfach günstig fliegen möchte. Der EconomyClassic ist umbuchbar gegen Gebühr und bietet neben dem Handgepäck ein Gepäckstück bis zu 23kg. Für Geschäsreisende, die kostenfrei umbuchen oder stornieren möchten, ist der EconomyFlex der ideale Tarif – dieser bietet auch die Option einen kostenfreien XL-Seat und zwei Gepäckstücke bis zu 23kg. Auch die Luhansa Gruppe unterteilt die Buchungsklassen in drei Tarifgruppen: Light, Classic und Flex. Auch hier ist der Light-Tarif ohne Gepäck und Umbuchungsmöglichkeit. Der ClassicTarif inkludiert das Gepäck und bietet die Umbuchung gegen Gebühr. Der Flex-Tarif ist kostenfrei umbuchbar und stornierbar gegen Gebühr.


Ebenso enthalten ist ein bevorzugter Sitzplatz im vorderen Economy-Bereich. Neben den drei Economy Tarifen gibt es weiterhin den Business Class Tarif, der alle gewohnten Services und Annehmlichkeiten dieser Reiseklasse, wie den Lounge-Zugang, die Sitzplatzreservierung inklusive freiem Nebensitz, eine erhöhte Freigepäckmenge, Priority Boarding sowie neu volle Flexibilität bei Umbuchung und Erstattung des Tickets umfasst. Reisende, die ihre eigene Definition von Handgepäck haben, lernen in Zukun bei allen Airlines, dass eine Tasche mit kleinem Rollkoffer nicht mehr als Handgepäck durchgehen. Der preissensible Kunde wird belohnt. In Suchmaschinen schneiden Airlines wie Airberlin und Luhansa bei kurzfristigen Abfragen besser ab, da Tarife ohne Gepäck und Umbuchungs- bzw. Stornierungsmöglichkeiten mit den Angeboten der Billigairlines sehr gut mithalten können. Doch gleichzeitig verspricht ein teurer Tarif nicht unbedingt eine hohe Leistung. Bei kurzfristigen

Buchungen ist der Light-Tarif zu wesentlich höheren Gebühren zu haben, jedoch nach wie vor ohne Gepäck oder der Möglichkeit der Umbuchbarkeit. In der Vergangenheit waren die günstigen Buchungsklassen bereits ausgebucht und ein teurer Tarif hatte somit ein Gepäck, aber auch die Umbuchbarkeit gegen Gebühr inklusive. Auf der anderen Seite kann bei frühzeitiger Buchung der Flex-Tarif günstiger sein als in der Vergangenheit ein Tarif mit flexibler Umbuchungsmöglichkeit. Die Komplexität der Flugtarife erschwert auch die Online-Buchung für Reisende. Es ist daher auch für Anbieter von Online Booking Engines eine Herausforderung die komplexen Tarifmodelle einfach abzubilden. Nur wenn die Buchung einfach ist, werden Firmenkunden eine Online-Buchung der telefonischen Buchung vorziehen.

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Ruhe bitte! FORSCHUNG

Reisende wünschen sich auf Ihren Geschäsreisen mehr Ruhe. Um im Termin Höchstleistungen zu erbringen, ist ein ruhiges Hotelzimmer während der Geschäsreise entscheidend. Auch in der Bahn oder im Flieger bevorzugen Geschäsreisende ein ruhiges Umfeld.

Die Wissenschalerin Dr. Felicity Callard konnte in der Studie nachweisen, dass ein Zusammenhang zwischen der Ruhe und der Gesundheit besteht. Je weniger Ruhezeit der einzelne Probant hatte, umso schlechter war es um sein körperliches und geistiges Wohl bestellt.

Britische Forscher der Durham University untersuchten in einer internationalen Studie, dem sogenannte „Rest Test“ mit 18.000 Probanten aus 134 Ländern, den Zusammenhang von Ruhe und Wohlbefinden. Mehr als 68% der Bevölkerung würde sich gerne mehr ausruhen. Die befragten Probanten gaben an, sich am meisten beim Lesen eines Buches zu entspannen. Auf Platz 2 folgte der Spaziergang in der Natur, auf Platz 3 Musikhören und anschließend einfach nichts tun.

Eine weitere Erkenntnis ist, dass die maximale Erholung bei Aktivitäten, die alleine durchgeführt werden, gewonnen wird. Ruhe während der Arbeit und auf Geschäsreisen ist daher nachweislich ein Gewinn. Wir schließen daraus außerdem: Ein gutes Buch im Zug oder im Flieger zu lesen, kann indirekt die Geschäsreise positiv beeinflussen.


5 Sterne Flug Asien

AIRLINE

Ein Großteil des interkontinentalen Geschäsreiseverkehrs findet nach Fernost statt. Die Flugzeiten ins ferne Asien betragen gerne mal 11 Stunden oder mehr und die Flugkosten sind o abschreckend hoch. Doch auch die Geschäsreise nach Asien lässt sich kostengünstig und vor allem komfortabel gestalten. Von großen deutschen Flughäfen wie Frankfurt, Düsseldorf, München und Berlin verbinden täglich mehrere sogenannte „5 Star Airlines“ mit Direktflügen die Metropolen in Asien. Von dort aus bieten alle Fluggesellschaen sehr gute Anschlussverbindungen in verschiedenste Regionen des Kontinents, sowie nach Australien. 5 Star Airlines wie Cathay Pacific, Singapore Airlines, All Nippon Airways, Asian Airlines, Hainan Airlines und auch Qatar Airways können alle mit einem ausgezeichneten Service punkten. Die Betreuung und das Wohlbefinden des Reisenden hat hier oberste Priorität und das nicht nur in der First Class. Auch in der Business- oder Economy-Class erwartet den Reisenden einen exzellenten Service. Jedem Gast steht ein persönliches multimediales Bordunterhaltungsprogramm mit Spielen, Serien, Nachrichten, Musik oder den neuesten Blockbus-

tern in einer Vielzahl von Sprachen zur Verfügung. So bleibt auch über den Wolken keine Zeit für Langweile. Auch an den Geschäsreisenden wird gedacht: Mit einem persönlichen Stromanschluss an jedem Sitz und einem WLAN-Service an Bord der Flugzeuge, ist das Senden von E-Mails oder das Erstellen von Angeboten auch auf 12.000 Metern Höhe kein Problem. Der Sitzkomfort der Fluggäste steht dem Rest des Angebotes an Bord in nichts nach. Die Airlines setzen auf komfortable Sitze mit genügend Abstand zum Vordermann. Zum Schlafen wird die Rückenlehne nach hinten gestellt und das Licht gedimmt. Gut ausgeruht kann der Reisende am nächsten Morgen im Geschästermin überzeugen. Es ist nicht in Stein gemeißelt, dass guter Service auch teuer sein muss. Die genannten Airlines bieten nicht nur einen umfangreichen Service, auch der Geldbeutel kann je nach Verfügbarkeit der Tarife geschont werden. Bei einer guten Reiseplanung ist es daher leicht möglich mit einem ausgezeichnetem Preis-Leistungsverhältnis nach Asien zu Reisen.

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NEUE ATLATOS FUNKTION

Empfehlungsfunktion des Atlatos Profi Travellers erleichtert Flugbuchung Für Reisende wird die Auswahl des richtigen Flugtarifes immer komplexer. Leicht kann ein Tarif gebucht werden, der weder stornierbar noch umbuchbar ist. Mit der neuen Empfehlungsfunktion können Unternehmen für die Airlines AB, LH, LX, 4Y, OS umbuchbare Tarife gegen Gebühr oder, bei mehrtägigen Reisen, einen Tarif inklusive Gepäck empfehlen. Dem Reisenden wird dieser Tarif gesondert markiert in der Detailansicht dargestellt. Die Empfehlungsfunktion kann einfach über die Reiserichtlinie aktiviert werden.


NEUE ATLATOS FUNKTION

Geschäftsreisen unterwegs managen

Mobil alle Reiseinformationen abrufen? Mit der mobilen Version des Atlatos Profi Travellers ist dies kein Problem. Übersichtlich können alle aktuell anstehenden Reisen, wie auch die Buchungshistorie, einfach per Smartphone angezeigt werden. Die Stornierung ist jederzeit von unterwegs möglich.

Kurzfristig können Hotels und Mietwagen mobil gebucht werden. Dabei werden die Buchungsvorgaben des Unternehmens in gleicherweise berücksichtigt, wie bei Online-Buchungen per PC oder Tablet. Angebote, die nicht der Reiserichtlinie des Unternehmens entsprechen, erfordern eine Begründung und der Travel Manager erhält je nach Einstellung eine Information. Die mobile Mietwagen- und Hotelbuchung ist auf die Anforderungen von Geschäsreisenden angepasst. Daher lässt sich der komplette Buchungsprozess einhändig und ohne Umstände bedienen. Selbstverständlich sind alle mobil getätigten Buchungen im Reporting des Unternehmens abruar. Reiseanträge oder Reiseabrechnungen können unterwegs mühelos von Vorgesetzten freigegeben werden. Zum 2. Quartal 2017 können auch Flugbuchungen einfach mobil gebucht werden.

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Sicherheitsinfos INFORMATIONEN

International agierende Unternehmen können Reisen in kritische Länder mit Reisewarnungen o nicht vermeiden. Besonders wichtig ist die Information der Reisenden schon vor Antritt der Reise. Es stellt sich die Frage, ob ein Hinweis auf das Auswärtige Amt innerhalb der Reiserichtlinien ausreichend ist.

In diesem Fall hat sich jeder Reisende vor Reisebeginn über Reisehinweise und Reisewarnungen über das Auswärtige Amt zu informieren. Strittig ist, ob die Fürsorgepflicht des Unternehmens nicht über einen Vermerk in der Reiserichtlinie hinaus geht.

Atlatos hat für Unternehmen die Reisewarnungen und -hinweise von CIBT Tip Company vollständig in den Atlatos Profi Traveller integriert. Inhaber der Tip Company Lizenz haben Zugriff auf alle Reiseinformationen zu jedem Land, Reisenden wird schon während des Buchungsprozesses auf aktuelle Reisewarnungen hingewiesen. Handelt es sich um kritische Reiseinformationen so ist eine Reisebuchung erst möglich, wenn der Reisende bestätigt, dass er auf die Reisewarnungen hingewiesen wurde. Auf der Buchungsbestätigung ist die Reisewarnung ebenfalls vermerkt.


im Reiseprozess

Sicherheitsbestätigung für TIP-Company Kunden“ 

Für Unternehmen mit TIP Company Lizenz werden bei Flugbuchungen alle kritischen Sicherheitshinweise bzw. Reisewarnungen angezeigt. Der Reisende kann ohne Bestätigung der Kenntnisnahme der Reisewarnungen keinen Flug buchen.

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Weltneuheit

TEAMBUILDING

Die seit 2014 bundesweit agierende dr.mice GmbH ist mit QUEXIT und seinem Produktportfolio Vorreiter und Marktführer im Bereich Live Escape Teambuildingmaßnahmen .

Klettergarten oder Floßbauen sind o nur für eine kleine Gruppe von Mitarbeitern, QUEXIT ist unabhängig von Position, Alter, Geschlecht, Gewicht mit oder ohne Handicap, einfach für Jeden.“

Das Produktportfolio umfasst unter anderem die mobilen Teambuildingmaßnahmen „QUEXIT boxes - Goldfinger“ und „QUEXIT cubes - Stirb langsam“, sowie am Standort Düsseldorf „QUEXIT live escape“ mit zehn individuellen Live Escape Räumen in denen bis zu 70 Personen gleichzeitig teilnehmen können. In 2016 nahmen ca. 108.000 Personen an den Maßnahmen der dr.mice GmbH teil.

Weltneuheit Dauern Teambuildingmaßnahmen in der Regel ein paar Stunden, einen Tag oder vielleicht auch mal ein Wochenende, so bietet die dr.mice GmbH mit ihrem neuen Teambuildingkonzept „QUEXIT live“ eine Weltneuheit.

Auf die Frage was das besondere an QUEXIT ist meint Alexander Kretzschmar Geschäsführer der dr.mice GmbH: „QUEXIT düre eine der ganz wenigen Teambuildingmaßnahmen sein, die in unserer überdigitalisierten Welt jeden begeistert und von jedem erfolgreich absolviert werden kann. Teambuildingmaßnahmen wie Paintball,

g n hu

s s a p s t i d n ta rsm e , v it n m , e t atf h c a s r e den i e l b it t m i , z tol s m t i erern,, m

ser b n u t geis m a e t mit d ö n zmuithlust u t i ,rsmtand, t s r e tft,dmuit v i m a tnsch h c e i d i n e ermtit l

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„QUEXIT live“ ist eine bundesweite Teambuildingmaßnahme bei der 50 bis 500 Mitarbeiter eines Unternehmens, über einen Zeitraum von 2 Monaten, abteilungsübergreifend gemeinsam eine Teambuildingmaßnahme durchlaufen. Niemand weiß etwas genaues, niemand weiß wann, niemand kann sich entziehen, alle machen mit. „QUEXIT live“ sorgt nachhaltig für ein besseres Arbeitsklima, bessere Zusammenarbeit und fördert die Werte und Ziele eines Unternehmens.

ben. e g s este

Neues Teambuilding vom Live Escape Marktführer www.drmice.de


Integrierte Partner im Atlatos Profi Traveller

ATLATOS PARTNER

Booking.com ist in Deutschland die meist genutzte Online-Plattform für Hotelbuchungen und ab sofort sind alle Booking.com Angebote auch über den Atlatos Profi Traveller buchbar. Seit der Gründung im Jahr 1996 bietet Booking.com B.V. die besten Zimmerpreise für jede Art von Unterkun, vom kleinen familiengeführten Bed & Breakfast über Executive Apartments bis hin zu luxuriösen 5-Sterne-Suiten. Booking.com ist wirklich international und in mehr als 40 Sprachen übersetzt und bietet 995.706 aktive Unterküne in 224 Ländern und Gebieten. Ein absoluter Mehrwert für Geschäsreisen sind die Booking.com business Raten.

Die CARO Autovermietung bietet an 40 Full Service-Mietstationen im gesamten Bundesgebiet eine große Auswahl an hochwertigen PKW und LKW zur Kurz- und Langzeitmiete an. Die Zustellung und Abholung von Fahrzeugen wird innerhalb einer kurzen Frist von wenigen Stunden, zu jeder Tages- und Nachtzeit, im gesamten Bundesgebiet, gewährleistet. Komfortabel buchen, bequem schlafen, entspannt abrechnen.

Der Corporate Rates Club (CRC) ist ein online Hotelbuchungsportal ausschließlich für Geschäsreisende, das hierbei auf Kundennähe und Serviceorientierung setzt. Die Zentralisierung der Hotelbuchungen über einen Kanal gewinnt stets an Wichtigkeit in den Unternehmen – dazu gehört auch die zentrale Abrechnung von Hotelbuchungen. Der CRC führte bereits vor circa zehn Jahren als erstes Hotelbuchungsportal die Abrechnung über den Company Account von AirPlus ein. Heute ist er in diesem Bereich der marktführende Anbieter. Seine Kunden profitieren dabei von enormen Prozessoptimierungen und daraus resultierenden Kosteneinsparungen. Dieser Service ist auch in online Booking Engines wie Atlatos integrierbar. Der CRC bietet im Hotelbereich das Rund-umsorglos-Paket für seine Kunden: vom Hoteleinkauf über die Buchung bis hin zur zentralen Abrechnung. Zusätzlich bietet der CRC seit 2016 neben dem Einzelbuchungsgeschä eine Lösung für Veranstaltungsbuchungen. Für weitere Informationen, Success-Stories oder Kontaktdaten gehen Sie bitte auf www.crc.ag.

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Intensivschulung ATLATOS

Schulung für Travel Manager/innen

Schulung für Reisebüros

FAKTEN Veranstalter: Veranstaltungsort:

FAKTEN Veranstalter: Veranstaltungsort:

Atlatos GmbH Schloßstraße 24 65594 Runkel-Dehrn

Referent:

Herr Christian Müller Frau Dipl. Ing. (BA) Esther Stehning

Termine:

Do. - 09.03.2017 Do. - 12.10.2017

Uhrzeit:

10:00 Uhr - 17:00 Uhr

Teilnehmer:

Maximal 7 (Intensiv-Training)

Teilnahmegebühr:

Atlatos GmbH Schloßstraße 24 65594 Runkel-Dehrn

Referent:

Herr ielo Nickel Barischew Frau Dipl. Ing. (BA) Esther Stehning

Termine:

Do. - 23.03.2017 Do. - 26.10.2017

Uhrzeit:

10:00 Uhr - 17:00 Uhr

Teilnehmer:

Maximal 7 (Intensiv-Training)

Teilnahmegebühr:

199,- € zzgl. MwSt.

199,- € zzgl. MwSt.

INFO Im Rahmen des Business-Workshops werden Einsparungsmöglichkeiten bei der Reiseorganisation von Unternehmen aufgezeigt. Teilnehmer erfahren in einer Livevorstellung, wie durch den Einsatz eines modernen Travel Management Systems, das Atlatos Profi Travellers, die Reisekosten gesenkt und die Reiseprozesse erheblich vereinfacht werden können.

Terminbuchung Für weitere Informationen zur Schulung und zur Anmeldung wenden Sie sich an uns unter 06431 – 212498 0 oder senden Sie eine Mail an kontakt@atlatos.com

INFO Der Intensiv-Reisebüro-Workshop beinhaltet die Präsentation aller Funktionalitäten des Atlatos Profi Travellers, die Möglichkeiten der Systemeinrichtung, sowie hilfreiche Tipps für das operative Geschä im Firmendienst. Ein weiterer Schwerpunkt ist die Prozessoptimierung der Online-Buchungen im Reisebüro und der zugehörigen Prozesse sowie die Vorstellung neuer Funktionalitäten von Atlatos.


Kostenfreie Online-Schulungstermine für Reisebüros

Kostenfreie Online-Schulungstermine für Unternehmen

FAKTEN Die Online-Schulung beinhaltet die Präsentation aller Grundfunktionalitäten des Atlatos Profi Travellers, sowie die Möglichkeiten der Systemeinrichtung und hilfreiche Tipps für das operative Geschä im Firmendienst.

FAKTEN Die Online-Schulung beinhaltet die Vorstellung des Reiseantrags, der Online-Buchung von Flügen, Hotels, Mietwagen und der Deutschen Bahn sowie der Reisekostenabrechnung. Ergänzend werden die Möglichkeiten der Systemadministration und hilfreiche Tipps für die Einführung einer Online Booking Engine vorgestellt.

TERMINE 06.01.17 - 09:00 Uhr bis 10:00 Uhr 03.02.17 - 09:00 Uhr bis 10:00 Uhr 03.03.17 - 09:00 Uhr bis 10:00 Uhr 07.04.17 - 09:00 Uhr bis 10:00 Uhr 05.05.17 - 09:00 Uhr bis 10:00 Uhr 02.06.17 - 09:00 Uhr bis 10:00 Uhr 07.07.17 - 09:00 Uhr bis 10:00 Uhr 04.08.17 - 09:00 Uhr bis 10:00 Uhr 01.09.17 - 09:00 Uhr bis 10:00 Uhr 06.10.17 - 09:00 Uhr bis 10:00 Uhr 03.11.17 - 09:00 Uhr bis 10:00 Uhr 01.12.17 - 09:00 Uhr bis 10:00 Uhr

TERMINE 13.01.17 - 10:00 Uhr bis 11:00 Uhr 10.02.17 - 10:00 Uhr bis 11:00 Uhr 10.03.17 - 10:00 Uhr bis 11:00 Uhr 21.04.17 - 10:00 Uhr bis 11:00 Uhr 12.05.17 - 10:00 Uhr bis 11:00 Uhr 09.06.17 - 10:00 Uhr bis 11:00 Uhr 14.07.17 - 10:00 Uhr bis 11:00 Uhr 11.08.17 - 10:00 Uhr bis 11:00 Uhr 08.09.17 - 10:00 Uhr bis 11:00 Uhr 13.10.17 - 10:00 Uhr bis 11:00 Uhr 10.11.17 - 10:00 Uhr bis 11:00 Uhr 08.12.17 - 10:00 Uhr bis 11:00 Uhr

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INDIEN REISEKNIGGE

Indien, der zweitgrößte Staat der Welt, ist geprägt durch seine Gegensätze – Traditionen, wie Kastensysteme auf der einen Seite und auf der anderen Seite der Drang nach technologischem Fortschritt. Das Wirtschaswunder mit einem jährlichen Wachstum von mehr als 5% hil bisher 30% der Bevölkerung nicht, die nur über ein monatliches Einkommen von knapp 30 Dollar verfügen. Doch neben den Gegensätzen fasziniert Indien auch durch die kulturelle und ethnische Vielfalt, sowie die Lebensfreude der Menschen. Für die erste Geschäsreise nach Indien können ein paar Tipps zum Erfolg der Verhandlung beitragen. Zur Begrüßung ist ein normaler Handschlag angemessen, wobei dieser nicht zu fest sein sollte, da dies in Indien als unhöflich gilt. Die traditionelle Begrüßung mit gefalteten Händen vor

der Brust wird auf der Geschäsreise nicht erwartet. Achten Sie darauf die Visitenkarte mit der rechten Hand zu übergeben und zu empfangen. Die linke Hand gilt bei Indern als unrein. Inder legen sehr viel Wert auf Gemeinscha und laden Ihre Geschäspartner auch gerne zu privaten Feiern ein. Lehnen Sie daher eine Einladung nie ab und bringen Sie ein Geschenk mit, am besten ein Präsent mit Heimatbezug und eine zugehörige Karte, da die Geschenke auch gerne später geöffnet werden. Bei Empfängen oder Partys wird das Essen meist als Buffet gegen Ende der Veranstaltung serviert – so ist es von Vorteil nicht ganz hungrig zu erscheinen. Mit dem Dessert beendet der Gastgeber meist auch die Veranstaltung. Es wird in Indien


viel mit den Fingern gegessen, auch dabei sollte ausschließlich die rechte Hand genutzt werden. Eine persönliche Vertrauensbasis ist für eine Geschäsbeziehung elementar. Small Talk und Gespräche über die Familie und Freunde gehören daher auch zu der Anbahnung einer Geschäsbeziehung. Eine kurze Verhandlung ist für Inder eher ungewöhnlich und weckt Misstrauen. Stellen Sie sich daher auf lange Verhandlungsgespräche mit emen wie Sport, Familie oder Hobbies ein. Diskussionen über Religion oder Politik sollten vermieden werden, da unterschiedliche Meinung und besonders der Fokus auf Missstände sich negativ auf die Verhandlungen auswirken und im schlimmsten Fall auch beenden können. In Indien bedeutet nicht jedes „Ja“ auch eine Zustimmung. Manchmal kann es auch ein „Ich weiß nicht“ be-

deuten oder sogar eine Ablehnung. Stellen Sie daher lieber offene Fragen, die nicht nur mit Ja oder Nein beantwortet werden können. Ein Kopfschütteln das bei uns als Nein gilt, bedeutet in Indien gegenteilig ein Ja. Kritik wird in Indien nur indirekt geäußert. Daher ist es geschickt er auf Möglichkeiten der Verbesserung einzugehen, als Negatives aufzuzeigen. Die Inder wünscht ein gepflegtes Business-Outfit, dabei wird konservativ ein Anzug beim Herren erwartet und die Dame sollte auf jeden Fall Schultern und Beine bedeckt halten. Mit einem breiten und herzlichen Lachen gewinnen Sie die Sympathie der Inder schneller als durch Höflichkeitsfloskeln. Freuen Sie sich auf Indien und seine vielen Facetten.

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Dein neuer Job STELLENANGEBOTE

Junior-Kundenbetreuer/in Das sind Deine Aufgabengebiete: Berate & betreue unsere Kunden, Durchführung von Neukundenmaßnahmen, sei die Schnittstelle zwischen unseren Kunden & Reisebüro-Partnern ,Unterstütze bei Schulungsmaßnahmen und Informationsveranstaltungen. Dein Profil Hohe Affinität zum Internet - Erfahrungen in der Touristikbranche - Eigenständige, leidenschaliche & verantwortungsbewusste Arbeitsweise im Team - Spaß & Freude an der Kommunikation mit Menschen, Offenheit & Interesse an neuen Dingen - sehr gute MS Office Kenntnisse - sehr gute Englischkenntnisse in Wort & Schri. Standort: Runkel-Dehrn bei Limburg Finden wirst Du bei uns: Ein innovatives, freundliches & angenehmes Arbeitsumfeld, klare Verantwortungsbereiche mit flachen Hierarchien - Freiräume & Möglichkeiten für Deine Entwicklung & Perspektiven - einen Arbeitsplatz, der Dir auch Spaß bereitet - selbständiges Arbeiten & Durchführung eigener Projekte.

Interesse geweckt? Dann sende Deine vollständigen Unterlagen per E-Mail an kontakt@atlatos.com. Dein Ansprechpartner: Esther Stehning

Fachinformatiker Anwendungsentwicklung (m/w) Die Atlatos GmbH ist ein dynamisches und innovatives Sowarehaus, das sich auf die Entwicklung von touristischen IT-Lösungen spezialisiert hat. Wir bieten ein webbasiertes Travel Management System zur Optimierung der Reiseorganisation in Unternehmen an. Weitere Informationen findest Du unter www.atlatos.com. Was Dich erwartet Als Fachinformatiker kennst Du dich in der modernen Welt der Informationstechnologie aus. Du realisierst Lösungen, sowohl für die Hardware als auch für die Soware. Dafür beherrschst Du Betriebssysteme, Programmiersprachen, Systemplattformen und programmierst Erweiterungen für unsere firmeneigene Systeme, wie unser Travel Management System. Die Ausbildung dauert drei Jahre. Was Du lernst und arbeitest: Während der Ausbildung lernst Du alle Kernqualifikationen die für IT-Berufe nötig sind. Als Fachinformatiker für Anwendungsentwicklung spezialisierst Du dich auf: Sowareentwicklung Expertensysteme - Projekt- planung, -durchführung und -kontrolle - Präsentation von Anwendungen - Auf die Kunden zugeschnittene Anwendungslösungen - Beratung und Schulung von Nutzern. Was Du mitbringen solltest: Einen erfolgreichen Schulabschluss - Begeisterung für Computertechnik und Programmierung technisches Verständnis und Abstraktionsvermögen - Teamfähigkeit - Mobilität und Flexibilität.


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Impressum Redaktion im Dialog: kontakt@atlatos.com

Auflage: 5.000

Herausgeber: atlatos business travel magazin

Gesamt-Objektverantwortung: Esther Stehning

Atlatos GmbH Schloßstrasse 24 65504 Runkel-Dehrn

Redaktion: Laura Zingel, Christian Müller, Esther Stehning

Fon: 0049 (0)6431 -212498 - 0 Fax: 0049 (0)6431 - 212498 - 19 Mail: info@atlatos.com

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