Issuu on Google+

 

Compliance  Monitoring  Programme Manual 


Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Revision:  0 Date:     


Section 0 _ General   

 

   Compliance Monitoring Programme  M ALS/CMPM  Manual  |  Document  rreference:  A

 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines    

 

TABLE OF CONTENT 

 

 

0.1  LIST OF EFFECTIVE PAGES  3  0.2 RECORD OF REVISIONS  5  0.3 COMPLIANCE MONITORING PROGRAMME MANUAL DISTRIBUTION AMENDMENT,  REVISION PROCEDURE AND RESPONSIBILITY  7  0.3.1 Equivalent Safety Case  8  0.3.2 Definitions  9  0.3.3 Abbreviations  11  0.4   ORGANISATION SAFETY POLICY  13  0.5   COMPANY HISTORY  15  0.6   ORGANISATIONAL CHARTS  16  0.6.1 Operational Organisation Chart  16  0.6.2 Continuing Airworthiness & Maintenance Organisational Chart  17  0.7   ALLOCATION OF DUTIES AND RESPONSIBILITIES  19  0.7.1 Accountable Manager  19  0.7.2 Safety Management System Manager (SMSM)  20  0.7.3 Compliance Monitoring Manager  21  0.7.4 Compliance Monitoring System Auditors  22  0.8   AUDIT AND INSPECTION PROCEDURE  23  0.8.1 Audit Policy  23  0.8.1.1 Introduction to Auditing  25  0.8.2 Audit Plan  26  27  0.8.3 Auditing Procedure  27  0.8.3.1 How to manage and carry out an Audit  0.8.3.2 Preparing­Organizing an Audit Checklist  27  27  0.8.3.3 Audit Non­conformances _ Finding Levels  0.8.3.4 Audit Finalising  29  0.8.4 Document storage and periods  32  0.9   AUDIT REMEDIAL ACTION PROCEDURE  33  0.9.1 Audit Report & Corrective Action Request (ARCAR) Feedback System  33  0.9.2 Corrective Action and Timescale  33  0.9.3 Management Responsibilities for Corrective Action and Follow‐up  33  0.9.4 Reporting of Irregularities  33  35  0.10   EXTENSION OF COMPLIANCE MONITORING SYSTEM TO SUBCONTRACTORS  35  0.10.1 Definition of Subcontract work  36  0.10.2 Control of Subcontractors  0.10.3 Approvals/Authorisations  36  0.10.4 Compliance Monitoring  36  0.10.5 Management Responsibility  36  0.10.6 Guidance to determining the suitability of a calibration facility  36  0.11   SAFETY MANAGEMENT & COMPLIANCE SYSTEM PERSONNEL TRAINING REQUIREMENTS39  0.12   AIRWORTHINESS REVIEW STAFF AUTHORISATIONS  40 

       

   

        Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 0 _ General

Revision:   0  Date:      Page 1 of 40 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

                                                                                             

This page Intentionally Left Blank 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 0 _ General

Revision:   0  Date:      Page 2 of 40 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

 

0.1 LIST OF EFFECTIVE PAGES   

Page  Rev No  Date  0‐1  0  01 Oct 2013  0‐2  0  01 Oct 2013  0‐3  0  01 Oct 2013  0‐4  0  01 Oct 2013  0‐5  0  01 Oct 2013  0‐6  0  01 Oct 2013  0‐7  0  01 Oct 2013  0‐8  0  01 Oct 2013  0‐9  0  01 Oct 2013  0‐10  0  01 Oct 2013  0‐11  0  01 Oct 2013  0‐12  0  01 Oct 2013  0‐13  0  01 Oct 2013  0‐14  0  01 Oct 2013  0‐15  0  01 Oct 2013  0‐16  0  01 Oct 2013  0‐17  0  01 Oct 2013  0‐18  0  01 Oct 2013  0‐19  0  01 Oct 2013  0‐20  0  01 Oct 2013  0‐21  0  01 Oct 2013  0‐22  0  01 Oct 2013  0‐23  0  01 Oct 2013  0‐24  0  01 Oct 2013  0‐25  0  01 Oct 2013  0‐26  0  01 Oct 2013  0‐27  0  01 Oct 2013  0‐28  0  01 Oct 2013  0‐29  0  01 Oct 2013  0‐30  0  01 Oct 2013  0‐31  0  01 Oct 2013  0‐32  0  01 Oct 2013  0‐33  0  01 Oct 2013  0‐34  0  01 Oct 2013  0‐35  0  01 Oct 2013  0‐36  0  01 Oct 2013  0‐37  0  01 Oct 2013  0‐38  0  01 Oct 2013  0‐39  0  01 Oct 2013  0‐40  0  01 Oct 2013                                    Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Page  Rev No  1‐1 0 1‐2 0 1‐3 0 1‐4 0 1‐5 0 1‐6 0 1‐7 0 1‐8 0 1‐9 0 1‐10 0

Date  01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013

2‐1 2‐2 2‐3 2‐4 2‐5 2‐6 2‐7 2‐8 2‐9 2‐10 2‐11 2‐12 2‐13 2‐14 2‐15 2‐16 2‐17 2‐18 2‐19 2‐20 2‐21 2‐22 2‐23 2‐24 2‐25 2‐26 2‐27 2‐28 2‐29 2‐30

01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Section 0 _ General

Page  Rev No  2‐31 0  2‐32 0  2‐33 0  2‐34 0  2‐35 0  2‐36 0            3‐1 0  3‐2 0  3‐3 0  3‐4 0  3‐5 0  3‐6 0  3‐7 0  3‐8 0  3‐9 0  3‐10 0                                                 

Date  01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013           01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013                              

Revision:   0  Date:      Page 3 of 40 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

    Date  Page  Rev No  4‐1  0  01 Oct 2013  4‐2  0  01 Oct 2013  4‐3  0  01 Oct 2013  4‐4  0  01 Oct 2013  4‐5  0  01 Oct 2013  4‐6  0  01 Oct 2013  4‐7  0  01 Oct 2013  4‐8  0  01 Oct 2013  4‐9  0  01 Oct 2013  4‐10  0  01 Oct 2013  4‐11  0  01 Oct 2013  4‐12  0  01 Oct 2013  4‐13  0  01 Oct 2013  4‐14  0  01 Oct 2013  4‐15  0  01 Oct 2013  4‐16  0  01 Oct 2013  4‐17  0  01 Oct 2013  4‐18  0  01 Oct 2013  4‐19  0  01 Oct 2013  4‐20  0  01 Oct 2013  4‐21  0  01 Oct 2013  4‐22  0  01 Oct 2013  4‐23  0  01 Oct 2013  4‐24  0  01 Oct 2013  4‐25  0  01 Oct 2013  4‐26  0  01 Oct 2013  4‐27  0  01 Oct 2013  4‐28  0  01 Oct 2013  4‐29  0  01 Oct 2013  4‐30  0  01 Oct 2013  4‐31  0  01 Oct 2013  4‐32  0  01 Oct 2013  4‐33  0  01 Oct 2013  4‐34  0  01 Oct 2013  4‐35  0  01 Oct 2013  4‐36  0  01 Oct 2013  4‐37  0  01 Oct 2013  4‐38  0  01 Oct 2013  4‐39  0  01 Oct 2013  4‐40  0  01 Oct 2013  4‐41  0  01 Oct 2013  4‐42  0  01 Oct 2013  4‐43  0  01 Oct 2013  4‐44  0  01 Oct 2013                Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Page  Rev No 

Date 

Audit Checklists  SF/1‐1  SF/1‐2  SF/1‐3  SF/1‐4  SF/2‐1  SF/2‐2  SF/2‐3  SF/2‐4  OPS/1‐1 OPS/1‐2 OPS/2‐1 OPS/2‐2 OPS/2‐3 OPS/2‐4 OPS/2‐5 OPS/2‐6 OPS/3‐1 OPS/3‐2 OPS/4‐1 OPS/4‐2 OPS/4‐3 OPS/4‐4 OPS/4‐5 OPS/4‐6 OPS/5‐1 OPS/5‐2 OPS/6‐1 OPS/6‐2 OPS/7‐1 OPS/7‐2 OPS/7‐3 OPS/7‐4 OPS/8‐1 OPS/8‐2 OPS/9‐1 OPS/9‐2 GS/1‐1  GS/1‐2  GS/2‐1  GS/2‐2  GS/3‐1  GS/3‐2  CA/1‐1  CA/1‐2 

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013

 

Section 0 _ General

Page  Rev No  M/1‐1  0  M/1‐2  0  M/1‐3  0  M/1‐4  0  M/2‐1  0  M/2‐2  0  M/2‐3  0  M/2‐4  0  M/2‐5  0  M/2‐6  0  M/3‐1  0  M/3‐2  0  M/3‐3  0  M/3‐4  0  M/3‐5  0  M/3‐6  0  M/4‐1  0  M/4‐2  0  145/1‐1 0  145/1‐2 0  145/1‐3 0  145/1‐4 0  145/1‐5 0  145/1‐6 0  145/1‐7 0  145/1‐8 0  145/1‐9 0  145/1‐10 0  145/2‐1 0  145/2‐2 0  145/2‐3 0  145/2‐4 0  145/2‐5 0  145/2‐6 0  145/3‐1 0  145/3‐2 0  145/3‐3 0  145/3‐4 0                                 

Date  01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013 01 Oct 2013                

Revision:   0  Date:      Page 4 of 40 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

   

0.2 RECORD OF REVISIONS   

Rev. Date  (dd­mm­yy) 

No 

Acc. Date  (dd­mm­yy) 

Pages affected 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

10 

 

 

 

11 

 

 

 

12 

 

 

 

13 

 

 

 

14 

 

 

 

15 

 

 

 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 0 _ General

Inserted by  (Stamp) 

                              Revision:   0  Date:      Page 5 of 40 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

                                         

This page intentionally left blank 

                                           

          Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 0 _ General

Revision:   0  Date:      Page 6 of 40 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

 

0.3  COMPLIANCE  MONITORING  PROGRAMME  MANUAL  DISTRIBUTION  AMENDMENT, REVISION PROCEDURE AND RESPONSIBILITY  AMC1 ORO.GEN.200 (a) (6)   

This manual comprises the Compliance Monitoring Programme Manual (CMPM) of Astra  Airlines  and  still  remains  part  of  the  Operations  Manual  Part  A,  section  3,  the  SMM  manual  and  the  operator’s  Continuing  Airworthiness  Management  Exposition  and  Maintenance Organisation Exposition.    The Compliance Monitoring Manager shall ensure that:  • revisions are communicated to all staff concerned and modifications are identified,  • related internal documents and procedures are updated accordingly,  • obsolete/invalidated versions are clearly marked accordingly,  • modified versions are clearly marked, changes are identified and a current version  number is incorporated,  • document changes are recorded and kept for traceability purposes.    Revision and configuration management are part of the change  management process (see  the Section 'The Management of Change' in the SMM):  • Proper  revision  and  management  processes  ensure  that  obsolete/invalidated  versions, which could create safety risks, cease to be used,  • Proposed  amendments  are  risk  assessed,  and  their  likely  effect  on  safety  established, prior to a revision being introduced.     Any  amendment/revision/modification  shall  be  submitted  by  the  Compliance  Monitoring Manager to the HCAA for approval prior to incorporation. Revised pages will  be  annotated  to  show  the  effective  date,  the  amendment/revision  list  number,  and  the  portion  of  the  text  which  has  been  revised,  as  indicated  by  vertical  marginal  lines  adjacent to the changes.    This manual is distributed to the authority and will be accessible by all affected parties in  the company including Management personnel, contractors and persons at lower levels as  necessary  to  ensure  that  they  are  fully  aware  of  their  respective  maintenance  related  responsibilities, procedures and standards to be applied to ensure the safe operation of the  affected aeroplanes, and continued validation of the approvals.   

“Astra Airlines” will publish the manual in electronic format and shall be accessible from  the  “Astra  Airlines”  Intranet.  A  current  and  updated  distribution  list  with  access  codes  shall be available by the Compliance Monitoring Manager at any request by the authority.     A Hard copy plus a copy in CD shall be distributed to the HCAA only.              Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 0 _ General

Revision:   0  Date:      Page 7 of 40 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

   

How and when the CMPM is controlled and revised 

  Steps  Submitting a request  for a change  Assess, validate or  reject the request  for change 

Amend the CMPM 

Record and  distribute the  revision 

Consist of (i) Identify need to change the CMPM (ii) Submit a change request to the  Compliance Monitoring Manager  (i) Check relevance  (ii) Verify the requested change against:  a. Applicable regulations,   b. standards and norms,  c. other company documents,   (iii) Validate or reject the change  (i) Make the relevant changes in the CMPM (ii) Trace the modifications  (iii) Update the version number, date of issue  and list of effective pages  (i) Record/archive the new version (ii) Distribute and publicise the new version,  and recall the former version 

Person(s) in charge All staff  Compliance  Monitoring Manager 

Compliance  Monitoring Manager Compliance  Monitoring Manager

  0.3.1 Equivalent Safety Case  “Astra Airlines” will not introduce alternative procedures to those prescribed in reference  regulations unless needed and an equivalent safety case has been approved by the HCAA  and supported by EASA.                                                       

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 0 _ General

Revision:   0  Date:      Page 8 of 40 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

 

0.3.2 Definitions    Audit  means  a  systematic,  independent  and  documented  process  for  obtaining  evidence  and  evaluating it objectively to determine the extent to which requirements are complied with.    Auditee means the organisation to be audited. This term may be interchanged with “organisation”,  “company”, “operator”, “air operator”, “private operator” or “flight training unit operator”.    Audit  Finding  means  the  determination  of  non‐conformance  of  a  product,  process,  practice  or  procedure  or  a  characteristic  thereof  to  a  specified  regulation  or  standard.  This  will  be  documented on the Audit Finding Form.    Audit Report means a report that outlines the audit process and provides a summary of the audit  findings.     Compliance means the state of meeting regulatory requirements.    Corrective  Action  Plan  (CAP)  means  a  plan  submitted  by  the  auditee,  following  receipt  of  the  audit  report.  This  plan  outlines  the  manner  in  which  the  company  proposes  to  correct  the  deficiencies identified by the audit findings. Carrying out the plan should bring the auditee into full  conformance with regulatory requirements.    Follow­Up means the activity following an audit that is dedicated to program modification based  on  an  approved  Corrective  Action  Plan.  Follow‐up  ensures  that  the  document  holder  meets  regulatory requirements.    Hazard is a condition, object, activity or event with the potential of causing injuries to personnel,  damage  to  equipment  or  structures,  loss  of  material,  or  reduction  of  the  ability  to  perform  a  prescribed function.    Inspection  means  an  independent  documented  conformity  evaluation  by  observation  and  judgement  accompanied  as  appropriate  by  measurement,  testing  or  gauging,  in  order  to  verify  compliance with applicable requirements.    Non­Compliance  is  a  non  adherence  to  approved  standards,  deficiencies  in  characteristics  of  documentation or procedures.    Non­Conformance means the failure of characteristics, documentation or a procedure to meet the  requirements  of  a  regulation  or  standard,  which  renders  the  quality  of  a  product  or  service  unacceptable or uncertain.    Risk Analysis, Assessment and Mitigation means the risk management process ensures analysis  (in  terms  of  likelihood  and  severity  of  occurrence),  assessment  (in  terms  of  tolerability)  and  control (in terms of mitigation) of risks to an acceptable level.              Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 0 _ General

Revision:   0  Date:      Page 9 of 40 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  Safety  Assurance  is  the  process  of  assuring  safety.  In  the  ICAO  Doc  9859  AN/474  Safety  Management  Manual,  Third  Edition,  Safety  Assurance  encompasses  the  processes  of  Safety  Performance Monitoring and Measurement, Management of Change, and Continuous Improvement  of  the  SMS.  Note:  The  EU  regulation  on  Air  Operations,  Part  ORO.GEN  'Management  System'  and  relevant  AMCs  and  GM  do  not  use  the  terms  Safety  Assurance,  but  addresses  the  three  Safety  Assurance processes separately. This approach has been adopted in this Manual.    Safety Management System (SMS) is the systematic approach to managing safety, including the  necessary  organisational  structures,  accountabilities,  policies  and  procedures  (ICAO  Doc  9859  AN/474 Safety Management Manual, Third Edition).    Safety  Risk  Value  or  Risk  Index  Value  means  the  values  in  the  cells  of  a  Risk  Matrix  allowing  differentiation of risk level for the purpose of risk analysis, assessment and mitigation.    Sampling  means  the  inspection  of  a  representative  portion  of  a  particular  characteristic  to  produce a statistically meaningful assessment of the whole.    Scope means the number of functional areas within a company that will be audited.    Specialist Audit means an audit that targets either Airworthiness or Operations functional areas.    Special­Purpose  Audit  means  an  audit  intended  to  respond  to  special  circumstances  beyond  initial certification, requests for additional authority or routine conformance monitoring.    Standard  means  an  established  criterion  used  as  a  basis  for  measuring  an  auditee’s  level  of  conformance.    Verification  means  an  independent  review,  inspection,  examination,  measurement,  testing,  checking,  observation  and  monitoring  to  establish  and  document  that  products,  processes,  practices, services and documents conform to regulatory requirements. This includes confirmation  that  an  activity,  condition  or  control  conforms  to  the  requirements  specified  in  contracts,  codes,  regulations,  standards,  drawings,  specifications,  program  element  descriptions,  and  technical  procedures.                                      Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 0 _ General

Revision:   0  Date:      Page 10 of 40 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

 

0.3.3 Abbreviations    ADN  AFT  ALRU  AMEPR  AP  ARCAR  ASR  CAMO  CAP  CMM  CMPM   CRS  EASA  ECI  ECTM  ER  ERP  EWIS  FAA  FDM   FRMS  FTS  HCAA  IR  MCAI  MEL  MO   MOE  MOR  MPD  NDT  PIREP  PT  SCC  SMM   SMS  TCDS 

Audit Discrepancy Notice  Audit Feedback Transmittal  Avionic Line Replacement Units  Aircraft Maintenance Engineer Personal Record  Audit Programme  Audit Report & Corrective Action Request  Air Safety Report  Continuing Airworthiness Management Organisation  Corrective Action Plan  Compliance Monitoring Manager  Compliance Monitoring Programme Manual  Certifying Staff  European Aviation Safety Agency  Emergency Conformity Information   Engine Condition Trend Monitoring  European Regulation  Emergency Response Plan  Electrical Wiring Interconnect System   Federal Aviation Agency  Flight Data Monitoring  Fatigue Risk Management System  Fuel Tank Safety  Hellenic Civil Aviation Authority  Implementing Rule  Mandatory Continuing Airworthiness Information  Minimum Equipment List  Maintenance Organisation  Maintenance Organisation Exposition  Mandatory Occurrence Reports  Maintenance Planning Document   Non Destructive Testing  Pilot Report  Penetrate Testing  Secretary   Safety Management Manual  Safety Management System  Type Certificate Data Sheet 

              Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 0 _ General

Revision:   0  Date:      Page 11 of 40 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

                                                                                                 

This page Intentionally Left Blank 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 0 _ General

Revision:   0  Date:      Page 12 of 40 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  0.4   ORGANISATION SAFETY POLICY  AMC1 ORO.GEN.200 (a) (2)    Safety  is  one  of  our  core  business  functions.  We  are  committed  to  developing,  implementing, maintaining and constantly improving strategies and processes to ensure  that  all  our  aviation  activities  take  place  under  an  appropriate  allocation  of  organizational resources, aimed at achieving the highest level of safety performance and  meeting regulatory requirements, while delivering our services.    All  levels  of  management  and  all  employees  are  accountable  for  the  delivery  of  this  highest level of safety performance, starting with the Accountable Manager.    We are committed to:  Support  the  management  of  safety  through  the  provision  of  all  appropriate  resources,  that  will  result  in  an  organizational  culture  that  fosters  safe  practices,  encourages  effective  safety  reporting  and  communication,  and  actively  manages  safety with the same attention to results as the attention to the results of the other  management systems of the organization;    Ensure the management of safety is a primary responsibility of all managers and  employees;    Clearly  define  for  all  staff,  managers  and  employees  alike,  their  accountabilities  and responsibilities for the delivery of the organization‘s safety performance and the  performance of our safety management system;    Establish  and  operate  hazard  identification  and  risk  management  processes,  including  a  hazard  reporting  system,  in  order  to  eliminate  or  mitigate  the  safety  risks  of  the  consequences  of  hazards  resulting  from  our  operations  or  activities  to  achieve continuous improvement in our safety performance;    Ensure that no action will be taken against any employee who discloses a safety  concern  through  the  hazard  reporting  system,  unless  such  disclosure  indicates,  beyond any reasonable doubt, gross negligence or a deliberate or wilful disregard of  regulations or procedures;    Comply  with  and,  wherever  possible,  exceed,  legislative  and  regulatory  requirements and standards;    Ensure  that  sufficient  skilled  and  trained  human  resources  are  available  to  implement safety strategies and processes;    Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 0 _ General

Revision:   0  Date:      Page 13 of 40 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

    Ensure that all staff are provided with adequate and appropriate aviation safety  information  and  training,  are  competent  in  safety  matters,  and  are  allocated  only  tasks commensurate with their skills;    Establish  and  measure  our  safety  performance  against  realistic  safety  performance indicators and safety performance targets;    Continually improve our safety performance through continuous monitoring and  measurement,  and  regular  review  and  adjustment  of  safety  objectives  and  targets,  and diligent achievement of these; and    Ensure  externally  supplied  systems  and  services  to  support  our  operations  are  delivered meeting our safety performance standards.  For and on behalf of “Astra Airlines” Yiannis Zlatanis  Accountable manager                                                

 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 0 _ General

Revision:   0  Date:      Page 14 of 40 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  0.5   COMPANY HISTORY     

Astra  Airlines  is  privately  owned  by  investors.  The  activities  of  Astra  Airlines  are  to  operate aeroplane on commercial bases, as a commercial air transportation operator.     The common language of Astra Airlines is Greek. The principal place of business of Astra  Airlines  Ltd.  is  at  12th  Km  Thessaloniki  Moudania  Road  /  Airport  Area,  GR57001  P.O.  Box  60804,  Thermi  Thessaloniki,  Hellas.  Tel  /Fax:  +30  2310‐489390  e‐mail:  cmpm@astra‐airlines.gr.  The  Technical  facilities  are  located  at  Thessalonica  International Airport where suitable accommodation is arranged.    Astra  Airlines  retains  overall  responsibility  for  ensuring  the  safe  operation  of  its  operations in accordance with EASA.                                               

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 0 _ General

Revision:   0  Date:      Page 15 of 40 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  0.6   ORGANISATIONAL CHARTS      The  Accountable  Manager  derives  his  authority  from  the  Board  of  Directors.  He  is  accountable to the airworthiness authority for compliance with the EASA regulations and  has  the  corporate  authority  to  ensure  finances  are  sufficient  for  the  safe,  efficient  and  economical operation.  0.6.1 Operational Organisation Chart   

 

 

                                          Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 0 _ General

Revision:   0  Date:      Page 16 of 40 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  0.6.2 Continuing Airworthiness & Maintenance Organisational Chart   

 

                                                          Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 0 _ General

Revision:   0  Date:      Page 17 of 40 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

                                                                                             

This page Intentionally Left Blank 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 0 _ General

Revision:   0  Date:      Page 18 of 40 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  0.7   ALLOCATION OF DUTIES AND RESPONSIBILITIES  AMC1 ORO.GEN.200 (a) (6)  0.7.1 Accountable Manager  The Accountable Manager bears the safety accountability which means that is ultimately  accountable for safety in Astra Airlines.    The Accountable Manager chairs the Safety Review Board, endorses the safety objectives  and the Compliance Monitoring Report.    The Accountable Manager has overall responsibility for:  a. endorsing  the  Safety  Policy  (including  a  statement  on  the  protection  of  the  reporters);  b. providing  the  human  and  material  resources  necessary  for  operating  the  SMS  and achieving the safety objectives;  c. the co‐ordination and control of compliance activities and all services provided;  d. the provision of the resources necessary for the effective implementation of the  compliance monitoring programme;  e. determining  the  applicable  regulatory  authorities  whose  requirements  may  have an impact on the customer’s requirements and the product supplied;  f. ensuring  all  equipment and building maintenance requirements are scheduled  and completed in a satisfactory manner;  g. responding  to  compliance  monitoring  and  other  related  problems  that  arise  from customer complaints;  h. participating  in  the  hiring  or  discharging  of  employees,  and  in  employee  meetings;  i. for ensuring that all personnel are adequately qualified and experienced in their  relevant  discipline  to  perform  the  duties  of  their  position  in  a  satisfactory  manner;  j. planning, scheduling all calibration activity for measuring, monitoring and test  equipment to maintain their integrity;  k. presiding over management reviews of the compliance monitoring programme  on  the  agenda  and  other  recommendations  of  the  compliance  monitoring  Manager;  l. nominates  the  SMS  Manager,  the  Compliance  Monitoring  Manager,  the  Safety  Review Board and the Safety Action Group;                     

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 0 _ General

Revision:   0  Date:      Page 19 of 40 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  0.7.2 Safety Management System Manager (SMSM)  The  Safety  Management  System  Manager  (SMSM)  acts  as  the  focal  point  and  is  responsible for the development, administration and maintenance of the SMS.    The functions of the SMS Manager are to:   a. facilitate hazard identification, risk analysis and management;   b. monitor the implementation of actions taken to mitigate risks as listed in the safety  action plan;   c. provide periodic reports on safety performance;   d. ensure maintenance of safety management documentation;   e. ensure  that  there  is  safety  management  training  available  and  that  it  meets  acceptable standards;   f. provide advice on safety matters; and   g. ensure initiation and follow‐up of internal occurrence/accident investigations.    The SMS Manager is the focal point for collecting and analysing hazards and maintaining a  register of hazards, risks, and risk controls (mitigations).     The Safety Manager should be assisted by additional safety personnel for the performance  of all safety management related tasks.     An  SCC  has  been  appointed  as  assistant  to  SMSM.  His/her  duties include  administrative  work and safety promotion. More specifically will perform the safety ground training to  all cabin crew members.    A  Pilot  has  been  appointed  for  FDM  monitoring  officer.  FDM  is  a  central  point  in  our  Safety system and we cannot overemphasize more the importance of this appointment.                                        Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 0 _ General

Revision:   0  Date:      Page 20 of 40 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  0.7.3 Compliance Monitoring Manager (CMM)  The  Compliance  Monitoring  Manager  shall  ensure  that  the  Astra  Airlines  activities  are  monitored  for  compliance  with  the  applicable  regulatory  requirements,  including  those  regarding the SMS, and additional Company requirements and procedures, and that these  activities are being carried out properly under the supervision of the relevant managers.    The  Compliance  Monitoring  Manager  is  responsible  for  ensuring  that  the  compliance  monitoring  programme  is  properly  implemented,  maintained  and  continually  reviewed  and improved.     The Compliance Monitoring Manager has direct access to the Accountable Manager, and is  not one of the persons referred to in ORO.GEN.210 (b)    The  Compliance  Monitoring  Manager  should  have  the  relevant  knowledge,  background  and appropriate experience related to the company’s activities including knowledge and  experience in compliance monitoring as well as access to all parts of the company and, as  necessary, to any contracted operator.    In the case where the same person acts as Compliance Monitoring Manager and as Safety  Manager,  the  Accountable  Manager,  with  regards  to  his  direct  accountability  for  safety,  should ensure that sufficient resources are allocated to both functions, taking into account  the size of the operator and the nature and complexity of its activities.                                                  Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 0 _ General

Revision:   0  Date:      Page 21 of 40 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  0.7.4 Compliance Monitoring System Auditors  The independence of the compliance monitoring function is established by ensuring that  audits  and  inspections  are  carried  out  by  personnel  not  responsible  for  the  function,  procedure or products being audited.    This prevents (or at least minimizes) conflicts of interest and company politics intruding  into what should be seen as a constructive and helpful activity.    Set‐up  of  the  compliance  monitoring  function  is  reflecting  the  size  of  Astra  Airlines  and  the  nature  and  complexity  of  its  activities  as  a  complex  operator.  The  compliance  monitoring  manager  may  perform  all  audits  and  inspections  himself/herself  or  appoint  one or more auditors by choosing personnel having the related competence as defined in  AMC1  ORO.GEN.200(a)(6)  point  (c)(3)(iii),  either  from  within  or  outside  the  organisation 1 .    In case external personnel are used to perform compliance audits or inspections:  a. any  such  audits  or  inspections  are  performed  under  the  responsibility  of  the  compliance monitoring manager; and  b. the  operator  remains  responsible  to  ensure  that  the  external  personnel  has  relevant  knowledge,  background  and  experience  as  appropriate  to  the  activities  being  audited  or  inspected;  including  knowledge  and  experience  in  compliance  monitoring.    The  organisation  retains  the  ultimate  responsibility  for  the  effectiveness  of  the  compliance monitoring function in particular for the effective implementation and follow‐ up of all corrective actions.                                    1 

Auditors should have the relevant knowledge, background and appropriate experience related to the  company’s activities including knowledge and experience in compliance monitoring. 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 0 _ General

Revision:   0  Date:      Page 22 of 40 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  0.8   AUDIT AND INSPECTION PROCEDURE  GM4 ORO.GEN.200 (a) (6)  0.8.1 Audit Policy   (a)  ‘Audit’  means  a  systematic,  independent  and  documented  process  for  obtaining  evidence and evaluating it objectively to determine the extent to which requirements are  complied with.    (b)  ‘Inspection’  means  an  independent  documented  conformity  evaluation  by  observation  and  judgement  accompanied  as  appropriate  by  measurement,  testing  or  gauging, in order to verify compliance with applicable requirements.    It is a fundamental goal of Astra Airlines and its employees both to provide a high level of  service  and  satisfaction  to  its  customer,  and  to  ensure  safe  operation  and  maintenance  practices  and  airworthy  aircraft.  It  is  our  policy  constantly  to  review  and,  wherever  possible, improve our operational and maintenance procedures and effectiveness of the  services we provide.    The compliance monitoring system has been established with main target to establish:  ¾ a system that will specify the “How we do the work” through a set of documented  procedures and rules of management;  ¾ a  system  for  “Inspection  and  Testing”  by  implementing  the  operational  techniques and activities necessary to maintain continuous compliance, and,  ¾ a system capable to evaluate through the “audits and inspections” with scope to  check whether the system and the execution of its activities are being performed  correctly and are effective.    The  compliance  monitoring  system  has  been  established  by  given  consideration,  at  least, to the following:  ¾ The establishment of compliance policy;  ¾ The establishment of an audit plan and the CMPM;  ¾ The  identification  and  establishment  of  standards,  procedures,  responsibilities,  processes, resources, skills and inspection methods ;  ¾ The verification of the continuing acceptability of set standards;  ¾ The compliance of operational and maintenance activities and procedures with  the applicable documentation;  ¾ Procedures for handling non‐conformity;  ¾ The  updating  of  compliance  monitoring  procedures,  inspection  and  testing  methods, and  ¾ The identification and preparation of records.    To get this goal, Astra Airlines takes into account and monitors all the requirements of  our  customers,  the  compliance  monitoring  programme  manual,  the  SMS  and  the  EASA  regulation requirements.       Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 0 _ General

Revision:   0  Date:      Page 23 of 40 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  To this end the Accountable Manager, supports the establishment and the development  of the compliance monitoring system in accordance with the regulations, and delegates  the management of the system to the compliance monitoring manager (CMM).    The compliance monitoring manager has the full authority for the implementation of the  policy  across  Astra  Airlines  without  being  affected  of  influenced  by  pressure  from  any  individual or group whose activities he is required to evaluate.    Auditors who have been assigned specific responsibilities for the implementation of the  Auditing System might assist him to this task. In addition to the responsibilities vested in  the  compliance  monitoring  system  all  employees  are  responsible  for  achieving  and  maintaining the safety standards, and no deviation from the standards laid down in this  manual  is  permissible  without  the  written  authority  of  the  compliance  monitoring  manager and the approval of HCAA.    An  audit  plan  is  promulgated  for  all  scheduled  audits  within  the  company  and  on  contractors. Inspections may be conducted when an incident/accident occurs, or because  of customer or airworthiness authority’s feedback.    The  compliance  monitoring  manager  is  responsible  for  all  audits.  Auditing  personnel  must be trained in auditing activities and are independent of the activities to be audited.    The  compliance  monitoring  function  is  independent  of  all  other  departments.  The  compliance  monitoring  manager  reports  directly  to  the  Accountable  Manager  on  all  matters  and  airworthiness  issues.  If  an  airworthiness  issue  cannot  be  resolved  at  the  compliance  monitoring  manager  level,  it  shall  be  referred  to  the  Accountable  Manager  for a final decision.    All production departmental managers are responsible for the compliance issues of the  company.  They  shall  form  the  compliance  management  group.  The  compliance  monitoring manager may call for management review meetings twice per year to review  all  compliance  monitoring  and  airworthiness  related  issues,  such  as  policies,  customer  feedback, recurrent problems and incidents/accidents. A Management Evaluation Report  must be completed 2 .    All  staff  shall  be  responsible  for  the  quality  of  their  own  work.  The  results  of  major  or  uncorrected deficiencies are advised to the Accountable Manager.    Postal audits shall be performed for suppliers and subcontractors not related directly in  maintenance certification (reliability process, ECTM, etc) and are in a distance from our  base.          2 

See form CMf/01 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 0 _ General

Revision:   0  Date:      Page 24 of 40 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  0.8.1.1 Introduction to Auditing  The primary purpose of the audit is to perform a systematic and objective review of the  compliance monitoring program, in order to identify potentially unsatisfactory practices  or procedures before they cause an accident or an incident.    Audit process includes at least the following:  1. Planning and preparation;  2. Gathering and recording evidence;   3. Analysis of the evidence.  4. Interviews or discussions with personnel;  5. The examination of an adequate sample of records;  6. The witnessing of the activities which make up the operation; and  7. The preservation of documents and the recording of observations.    The objective of the internal audit is to ensure that:  ƒ The compliance  monitoring system continues to  operate in line with specified  policies and procedures, and  ƒ Improvements  to  the  compliance  monitoring  system  are  identified  and  initiated.                                                        Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 0 _ General

Revision:   0  Date:      Page 25 of 40 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  0.8.2 Audit Plan  The compliance monitoring program includes a defined Annual Audit Plan and a periodic  review  cycle  area  by  area.  This  Plan  is  to  be  completed  during  a  specified  calendar  period.  All  aspects  should  be  reviewed  within  every  period  of  twelve  (12)  months  in  accordance with the Plan.    The compliance monitoring manager develops the Audit Plan at the beginning of each year  and is notified to the Accountable Manager and respective departmental managers. Astra  Airlines  may  decrease  the  frequency  of  audits  at  its  discretion  but  should  not  increase  the frequency without the prior agreement of the HCAA.    The  Audit  Plan  will  also  incorporate  Sample  Surveys  of  the  aircraft  managed  by  Astra  Airlines. These should include a full survey of an aircraft. A full survey should be carried  out on an aircraft during the twelve (12) month period, plus where individual tasks are  followed through the organizations processes onto the aircraft.    The  Annual  Audit  Plan  is  flexible,  and  allows  unscheduled  audits  when  adverse  trends  are  identified.  Where  there  is  a  potential  risk  to  the  company  in  meeting  the  requirements,  then  these  areas  will  be  audited  on  a  more  frequent  basis  within  the  twelve (12) month period.    Follow‐up  audits  are  scheduled  when  necessary,  to  ensure  that  corrective  action  has  been effective.                                                Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 0 _ General

Revision:   0  Date:      Page 26 of 40 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  0.8.3 Auditing Procedure  0.8.3.1 How to manage and carry out an Audit  The Audit Plan records the departments, functions and procedures to be audited.  To help  with collating audit reports, an audit number is allocated for each audit.  The Audit Plan  also records the scheduled month of the audit and shows suitable auditor(s) to carry out  the audit.    The compliance monitoring manager appoints suitably trained and experienced Auditors  to audit  departments/functions/procedures  of  which they  are  independent in  terms  of  management reporting.    Every department, function and procedure included within the scope of the compliance  monitoring  system  should  be  thoroughly  audited  at  least  annually.  The  particular  frequency of audits for departments, functions or procedures will take into account:  i. The results of any previous audits;  ii. The  importance  of  the  function  or  procedure  to  the  quality  of  products  and  services;  iii. The newness of the function, procedure or staff.    0.8.3.2 Preparing­Organizing an Audit Checklist  The compliance monitoring manager gives timely notification to the relevant department  manager (Audit Notification) 3 , as well as to the appointed auditor when an audit is due to  be carried out. He specifies the department/function/procedure to be audited, suggest a  suitable auditee(s) and identifies the manager of the department/function/procedure to  be audited to the appointed auditor.  He supplies the appointed auditor(s) with:  i. Copies of the audit checklist;  ii. Audit Discrepancy Notice (ADN) forms 4 ,     The  appointed  auditor  might  amend  the  specific  audit  checklist  with  excess  aspects  of  inspection under the CMM approval.    0.8.3.3 Audit Non­conformances _ Finding Levels 5  The  appointed  auditor  records  non‐conformances found  during  the  audit  on  the  Audit  Discrepancy Notice (ADN) form.         3 

See form CMf/02  See form CMf/03  5  ARO.GEN.350  4 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 0 _ General

Revision:   0  Date:      Page 27 of 40 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  The  main  purpose  of  the  audit  is  to  uncover  any  deficiencies  in  the  operation  of  the  organization and failure to meet required standards. The audit findings then need to be  judged and categorized according to their severity compared with what is supposed to be  happened. Deficiencies and corrective actions will be categorized as:    Level 1 ­ Corrective action to be taken immediately  A level 1 finding shall be issued when any significant non‐compliance is detected with the  applicable  requirements  of  Regulation  (EC)  No  216/2008  and  its  Implementing  Rules,  with  the  organisation’s  procedures  and  manuals  or  with  the  terms  of  an  approval  or  certificate which lowers safety or seriously hazards flight safety.    In the case of level 1 findings the compliance monitoring manager advise the Accountable  Manager  immediately  who  shall  take  immediate  and  appropriate  action  to  prohibit  or  limit  activities,  until  successful  corrective  action  has  been  taken  by  the  respective  departmental manager.    Level 2 ­ Corrective action to be taken initially within 90 days  A level 2 finding shall be issued by the competent authority when any non‐compliance is  detected  with  the  applicable  requirements  of  Regulation  (EC)  No  216/2008  and  its  Implementing Rules, with the organisation’s procedures and manuals or with the terms  of an approval or certificate which could lower safety or hazard flight safety.    After  receipt  of  audit  feedback  transmittal  notification  of  findings,  the  departmental  manager  shall  define  a  corrective action  plan 6   and  demonstrate  corrective action  to  the  satisfaction of the compliance monitoring manager within a period agreed with him.      (i) At  the  end  of  the  90  days  period,  and  subject  to  the  nature  of  the  finding,  the  compliance monitoring manager may  extend the three‐month  period subject  to a  satisfactory corrective action plan agreed; and   (ii) Assess  the  corrective  action  and  implementation  plan  proposed  by  the  departmental manager and, if the assessment concludes that they are sufficient to  address the non‐compliance(s), accept these.    Where  fails  to  submit  an  acceptable  corrective  action  plan,  or  to  perform  the  corrective  action  within  the  time  period  accepted  or  extended  by  the  compliance  monitoring  manager,  the  finding  shall  be  raised  to  a  level  1  finding  and  action  taken  as  laid  down  above.    6 

ORO.GEN.150  a) Preventive  action  is  the  action  to  eliminate  the  cause  of  a  potential  non­compliance  or  other  undesirable potential situation.  b) Corrective action is the action to eliminate or mitigate the root cause(s) and prevent recurrence of an  existing detected non­compliance or other undesirable condition or situation. Proper determination of  the root cause is crucial for defining effective corrective actions to prevent reoccurrence.  c) Correction is the action to eliminate a detected non­compliance.  d) The corrective action plan defined should address the effects of the noncompliance, as well as its root­ cause. 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 0 _ General

Revision:   0  Date:      Page 28 of 40 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  Ramp inspections 7  For each inspection item, three categories of possible non‐compliance with the applicable  requirements are defined as findings. Such findings shall be categorised as follows:   (1) a  category  3  finding  is  any  detected  significant  non‐compliance  with  the  applicable requirements or the terms of a certificate that has a major influence on  safety;   (2) a  category  2  finding  is  any  detected  non‐compliance  with  the  applicable  requirements  or  the  terms  of  a  certificate  that  has  a  significant  influence  on  safety;   (3) a  category  1  finding  is  any  detected  non‐compliance  with  the  applicable  requirements or the terms a certificate that has a minor influence on safety.    For a category 2 or 3 finding the compliance monitoring manager, shall communicate the  finding in writing to the SMS manager and the relevant departmental manager, including  a request for evidence of corrective actions taken.    In addition in the case of a category 3 finding, the compliance monitoring manager shall  take immediate steps by:   (1) imposing a restriction on the aircraft flight operation;   (2) requesting immediate corrective actions;   (3) grounding the aircraft in accordance with ARO.RAMP.140;     In the case of a category 3 finding where it appears that the aircraft is intended or is likely  to  be  flown  without  completion  of  the  appropriate  corrective  action,  the  compliance  monitoring manager shall:   (1) notify  the  pilot‐in‐command/commander  or  the  Accountable  manager  that  the  aircraft is not permitted to commence the flight until further notice; and   (2) Ground the specific aircraft.    0.8.3.4 Audit Finalising  The appointed auditor shall complete an audit report within two (2) working days of the  completion of the audit, and forward it to the compliance monitoring manager who will  take any action appropriate to progress the audit.    In case of safety related non‐conformances, the compliance monitoring manager shall be  informed immediately by the auditor.    The  compliance  monitoring  manager  shall  update  the  audit  plan  and  the  compliance  records  and  shall  send  the  audit  report  along  with  any  findings  to  the  relevant  departmental  manager.  The  relevant  department  manager  is  responsible  for  the  corrective  action  and  follow‐up  to  the  discrepancies  raised  in  the  audit  report.  This  includes a review of the relevant procedures.      7 

ARO.RAMP.130 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 0 _ General

Revision:   0  Date:      Page 29 of 40 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  In  case  where  findings  have  been  raised,  sets  the  requirements for  a  corrective  action  plan and notifies the non‐compliances to the SMS manager by filling the Safety reporting  form.    All  findings  are  recorded  into  a  control  list  in  order  to  facilitate  the  tracking  and  their  progress 8 .    SMS manager shall perform a risk assessment for all findings in accordance with safety  management procedures as described in SMM.    An Internal Audit Process Map below indicates the steps that should be taken during an  audit.                                                                    8 

Audit Finding Monitoring List_CMl/01 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 0 _ General

Revision:   0  Date:      Page 30 of 40 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

   

Internal Audit Process Map 

 

    Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 0 _ General

Revision:   0  Date:      Page 31 of 40 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  0.8.4 Document storage and periods 9  Astra  Airlines  maintains  accurate,  complete,  and  accessible  records  whenever  needed  within a reasonable time. These records are organised in a way that  ensures traceability  and retrievability throughout the required retention period.     Records  shall  be  kept  in  paper  form  or  in  electronic  format  or  a  combination  of  both.  Records  might  be  stored  on  microfilm  or  optical  disc  format.  It  is  taken  care  that  the  records should remain legible throughout the required retention period. The retention  period starts when the record has been created or last amended.    Paper systems shall use robust material which can withstand normal handling and filing.  Computer  systems  shall  have  at  least  one  backup  system  which  should  be  updated  within  24  hours  of  any  new  entry.  Computer  systems  include  safeguards  against  the  ability of unauthorised personnel to alter the data.    All  computer  hardware  used  to  ensure  data  backup  are  stored  in  a  different  location  from that containing the working data and in an environment that ensures they remain  in good condition. When hardware or software changes take place, special care is taken  that  all  necessary  data  continues  to  be  accessible  at  least  through  the  full  period  specified in the relevant Subpart. In the absence of such indication, all records should be  kept for a minimum period of 5 years.    Microfilming or optical storage of records may be carried out at any time. The records  should  be  as  legible  as  the  original  record  and  remain  so  for  the  required  retention  period.    All records pertaining to the independent audit and the feedback system of findings shall  be retained for at least 2 years after the date of closure of the finding to which they refer  to, or for such periods as to support changes to the audit planning cycle in accordance  with AMC2 145.A.65(a)(6), whichever is the longer.                              9 

GM2 ORO.GEN.200 (a) (6) and ORO.MLR.115 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 0 _ General

Revision:   0  Date:      Page 32 of 40 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  0.9   AUDIT REMEDIAL ACTION PROCEDURE    0.9.1 Audit Report & Corrective Action Request (ARCAR) Feedback System  Audit  Report  &  Corrective  Action  Request  (ARCAR)  are  continually  monitored  by  the  CMM  to  assess  trends  of  reported  failures  or  non‐compliance.  The  CMM  carries  out  the  monitoring  function  through  a  six‐monthly  review  of  completed  audits.  A  summary  report is then submitted to the Accountable Manager.    The CMM will continually assess audit reports, their applicability and the effectiveness of  the  programme.  The  CMM  will,  when  necessary,  implement  corrective  actions  and  improvements.  All  audit  documentation  is  retained  and  filed  within  the  compliance  monitoring department.    0.9.2 Corrective Action and Timescale    At  the  end  of  each  audit  the  auditor  shall  debrief  the  departmental  manager  on  the  findings  and  agree  on  a  timescale  for  corrective  action.  An  Audit  Report  &  Corrective  Action  Request  (ARCAR)  10   is  raised  for  each  audit  and  copies  are  distributed  to  the  affected  departmental  manager,  and  CMM.  An  Audit  Feedback  Transmittal  (AFT)  11   is  forwarded to the Accountable Manager by the CMM.    The  timescale  for  corrective  action  response  to  any  audit  findings  shall  be  as  agreed  between the department manager and the assigned auditor. A verification audit shall be  carried out if judged to be necessary after the agreed timescale to verify the adequacy of  the corrective action.    0.9.3 Management Responsibilities for Corrective Action and Follow­up  The relevant department manager is responsible for the corrective action and follow‐up  to  the  discrepancies  raised  in  the  ARCAR.  This  includes  a  review  of  the  relevant  procedures. The Accountable Manager may task the CMM to convene meetings or conduct  investigations if the problems are of serious nature. Major discrepancies shall be brought  up during monthly management review meetings for appropriate action.    0.9.4 Reporting of Irregularities  Any  employee  of  the  company  has  an  obligation  to  report  any  irregularity  they  may  observe  while  performing  their  duties  in  the  company.  Such  irregularities  may  include  (but are not limited to), faulty, missing or inadequate:  ¾ Flight, maintenance or company documentation and manuals  ¾ Operating, maintenance or ground handling procedures    10  11 

See form CMf/04  See form CMf/05 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 0 _ General

Revision:   0  Date:      Page 33 of 40 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  ¾ Training or qualification requirements  ¾ Facilities, tools and equipment    Such non‐conformities must be reported on a “Deviation Report” 12 , and sent to the CMM  for  follow‐up.  The  CMM  will  determine  what  person  will  be  responsible  for  corrective  actions, and the time limit for such actions, as appropriate.    Air accidents and incidents that require a report to the Airworthiness Authority shall be  reported on the appropriate forms, as defined in the Operations Manual (OM).    Illustration of the monitoring and follow­up process    Deviation Reports 

Compliance  Manager  Evaluates &sets time  limit for corrective  action Accountable  Manager  Determines further  action 

Responsible  Person  Determines and  implements

Compliance Manager  He monitors the  corrective action plan. If  time expires, notification  is sent to responsible  person & the  Accountable Manager  and upgrades level 2 

              12 

See form CMf/06 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 0 _ General

Revision:   0  Date:      Page 34 of 40 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  0.10      EXTENSION  OF  COMPLIANCE  MONITORING  SYSTEM  TO  SUBCONTRACTORS    0.10.1 Definition of Subcontract work  Whenever  possible,  sub‐contractors  utilised  by  Astra  Airlines  shall  hold  EASA  organisation approval on the work to be performed. For the purpose of this section, the  definition  of  subcontract  work  is  when  maintenance  is  to  be  carried  out  by  a  non‐Part‐ 145 organisation under the control of Astra Airlines Part‐145 approval.    When  maintenance  is  carried  out  under  subcontract  to  a  non‐Part‐145  organisation,  it  means  that  for  the  duration  of  such  maintenance,  Astra  Airlines  Part‐145  approval  has  been temporarily extended to include the subcontractor or temporary maintenance base.    It  therefore  follows  that  those  parts  of  the  subcontractors  or  temporary  maintenance  base  facilities,  personnel,  and  procedures  must  meet the  requirements  of Astra  Airlines  Part‐145 approval for the duration of that maintenance. Astra Airlines is responsible for  all maintenance carried out by its subcontractors.    Astra Airlines will establish that each subcontractor or temporary maintenance base has  all  the  necessary  personnel,  tools,  and  documentation  necessary  to  perform  the  work  required.    Each subcontractor or temporary maintenance base will be given specific instruction on  the  use  of  Astra  Airlines  procedures  and  documentation  used  to  certify  the  work  performed.    The  following  activities  should  not  be  considered  as  subcontracting  and,  as  a  consequence, they may be performed without a compliance monitoring function system,  although  they  need  to  be  described  in  the  continuing  airworthiness  management  exposition and be approved by the competent authority:  13  • Subscription  to  a  technical  publisher  that  provides  maintenance  data  (Aircraft  Maintenance  Manuals,  Illustrated  Parts  Catalogues,  Service  Bulletins,  etc.),  which  may be applicable to a wide range of aircraft. These data may include maintenance  schedules recommended by different manufacturers that can be afterwards used  by  the  continuing  airworthiness  management  organisation  in  order  to  produce  customised maintenance programmes.     • Contracting  the  use  of  a  software  tool  for  the  management  of  continuing  airworthiness  data  and  records,  under  the  following  conditions  (in  addition  to  M.A.714(d) and (e).        13 

AMC1 M.A.712(e) 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 0 _ General

Revision:   0  Date:      Page 35 of 40 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  0.10.2 Control of Subcontractors  Astra  Airlines  shall  conduct  an  audit  on  the  sub‐contractor  prior  to  contracting  work.  Operator’s authorisation shall be sought prior to subcontracting.    0.10.3 Approvals/Authorisations  Astra  Airlines  will  specifically  detail  the  scope  of  approval  extended  to  the  approved  subcontractor (temporary maintenance base). It may be necessary to approve personnel  employed  by  a  subcontractor.  These  approvals  will  be  limited  authorisations  issued  dependent upon the scope of work required. Approval of subcontract  personnel  will  be  carried out in accordance with Astra Airlines procedure.    0.10.4 Compliance Monitoring  Prior to Astra Airlines placing any maintenance task with a subcontractor, or when using  a  temporary maintenance facility, the CMM must accomplish or order a pre‐assessment  audit  of  the  subcontractor/facility.  Any  deficiencies  noted  and  the  corresponding  corrective  actions  will  be  reviewed  prior  to  commencement  of  any  subcontract  maintenance.    The  CMM  will  be  responsible  for  ensuring  that  the  subcontractor/facility  is  included  as  part of the audit plan and that routine audits are accomplished.    The CMM shall submit to the HCAA all proposed subcontract arrangements that will be  followed up by an amendment to the exposition.    0.10.5 Management Responsibility  The Maintenance Manager responsible for the maintenance task carried out in‐house will,  unless  otherwise  directed  by  the  Accountable  Manager,  be  responsible  for  the  maintenance  being  performed  by  the  respective  subcontractor  or  by  designated  Astra  Airlines staff at the temporary facility.    0.10.6 Guidance to determining the suitability of a calibration facility  As  Calibration  Facilities  have  no  requirement  to  be  approved  by  HCAA  the  facility  that  Astra  Airlines  selects  may  not  have  the  appropriate  procedures  in  place  to  provide  auditable processes. As a guide, Astra Airlines is preparing a checklist with the following  or similar questions.     The  assessment  of  the  answers  will  assist  in  the  determination.  The  selected  facility  should be able to answer “Yes” to the majority of these questions. Astra Airlines may need  to  be  more  specific  or  detailed  in  its  requirements.  Is  the  organisation  certified  to  a  national standard? If not then consider these points.     Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 0 _ General

Revision:   0  Date:      Page 36 of 40 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

 

 

1. Compliance Monitoring System.   a. Is there a CMPM?   b. Are there internal/external audit programs?   c. Does  the  audit  program  have  appropriate  corrective  actions  processes  for  findings?   d. Are audit complied satisfactory?     2. Inspection   a. Is there a documented receipt inspection procedure?     3. Data Control   a. Is there a procedure to ensure that their technical data is current?   b. Is  there  a  process  to  maintain  a  revision  process  and  record  of  document  status?   c.

 

d.

Is  there  a  process  to  have  approved  procedures  to  control  manual  revisions  that are on loan or borrowed?   Is there a process that records deviations from OEM specifications?  

4. Tool Calibration   a. Is there a calibration program for equipment/tooling?   b. Are all calibrated tools listed?   c. Are  the standards used to calibrate  equipment and tooling traceable  back to a  National Standard?   d. Are  there  procedures  in  place  to  prevent  the  use  of  un‐calibrated  equipment/tooling?     5. Training   a. Is there a documented training program?   b. Are the technicians/inspectors included in that training program?   c. Does that training program include any refresher training?     6. Facilities   a. Are storage areas separate from the work area?   b. Is there storage area environmentally controlled?   c. Is  there  an  Electrostatic  Discharge  Sensitive  Equipment  policy  and  is  that  policy supported by training (where appropriate)?     7. Work Processing   a. Is  there  a  process  to  validate  tooling  or  equipment  used  in  the  calibration  process that differs from the manufacturers requirements?     8. Has the organisation been certified as an equivalent and how was it substantiated?   a. Is there a copy of its operating and maintenance manuals?   b. Is there a process to identify and track customer’s equipment?       Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 0 _ General

Revision:   0  Date:      Page 37 of 40 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  9. Does the work records contain:   a. A description of work performed   b. Pre calibration check details   c. Date of completion   d. Work package reference number to allow full traceability?     10. Are there procedures relating to out of tolerance actions and discrepancies noted  during calibration?     11. Certification   a. The organisation should be able to provide a copy of any certification held.     12. Calibration Certificates should be required to record:   a. name and address of facility;   b. unique identification of report;   c. description of item being calibrated(tested);   d. identification of specific method;   e. results of measurement including correction charts and tables;   f. a  statement  of  measurement  uncertainties  achieved  and  any  limitations  of  detection that apply;   g. an indication of any tests (if applicable) that have been subcontracted out to  other facilities;   h. Printed details, signature and title of an authorised member of the facility that  accepts responsibility for the report and the testing work upon which it was  based;   i. Means  of  traceability  of  the  measurement  results  to  the  National  Standard  including identification of the test equipment; and   j. Environmental conditions under which the calibration was performed.                                         Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 0 _ General

Revision:   0  Date:      Page 38 of 40 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  0.11      SAFETY  MANAGEMENT  &  COMPLIANCE  SYSTEM  PERSONNEL  TRAINING  REQUIREMENTS 14  ORO.GEN.200    Astra  Airlines  has  established  an  effective,  well‐planned  and  resourced  safety  management related briefing for all personnel.    The  responsible  personnel for  managing the Safety  and Compliance  Monitoring  System  as  well  as  auditors  receive  adequate  and  appropriate  training  covering  the  following  topics:  a. An introduction to the concept of the SMS; 15  b. An introduction to the concept of the Compliance Monitoring Programme;  a. Acknowledge of the SMM;  c. Acknowledge of the Compliance Monitoring Manual;  a. Audit Techniques.                                                           

14 

See Astra Training Manual for details.  GM1  ORO.GEN.200  (a)  (4)_The  safety  training  programme  may  consist of self­instruction  via  the  media  (newsletters,  flight  safety  magazines),  class­room  training,  e­learning  or  similar  training provided by training service providers.  15 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 0 _ General

Revision:   0  Date:      Page 39 of 40 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

 

0.12   AIRWORTHINESS REVIEW STAFF AUTHORISATIONS  M.A.707 (d)    Airworthiness  review  staff  nominated  must  be  accepted  by  the  Hellenic  Civil  Aviation  Authority and authorized by the Compliance Monitoring Manager. Review staff can issue  Airworthiness  review  certificates  after  satisfactory  completion  of  an  airworthiness  review  under  HCAA  supervision.  If  the  organisation  already  has  properly  authorised  airworthiness  review  staff,  the  supervision  shall  be  performed  by  this  existing  airworthiness  review  staff  in  accordance  with  an  approved  procedure.  Evidence  of  the  airworthiness review performed under supervision should be provided to the competent  authority together with the EASA Form 4.     In  order  to  keep  the  validity  of  the  airworthiness  review  staff  authorisation,  the  airworthiness review staff should have either:   •  been  involved  in  continuing  airworthiness  management  activities  for  at  least  six  months in every two year period for each subcategory (i.e. helicopter piston,  helicopter  turbine, rotorcraft, aeroplane piston, aeroplane turbine, gliders and balloons), or,   • conducted at least one airworthiness review in the last twelve month period.    

In order to restore the validity of the authorisation, the airworthiness review staff should  conduct  at  a  satisfactory  level  an  airworthiness  review  under  the  supervision  of  the  competent authority or, if accepted by the competent authority, under the supervision of  another  currently  valid  authorised  airworthiness  review  staff  of  the  concerned  continuing  airworthiness  management  organisation  in  accordance  with  an  approved  procedure.    

Every airworthiness review staff holds an airworthiness review authorisation (permit)  16   issued  by  the  Compliance  Monitoring  Manager  that  states  the  individual  scope  of  work  (aircraft classes).                                    

16 

See form CMf/07 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 0 _ General

Revision:   0  Date:      Page 40 of 40 


Section 1 _ Management    Procedures     

     

 

   Compliance Monitoring Programme  M ALS/CMPM  Manual  |  Document  rreference:  A


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

   

                                                                     

TABLE OF CONTENT  1.1 MONITORING OF CONTINUING AIRWORTHINESS MANAGEMENT ACTIVITIES  1.2 MONITORING THE EFFECTIVENESS OF THE MAINTENANCE PROGRAM  1.2.1 Introduction  1.2.2 Agenda and Criteria  1.2.3 Managing the Reliability Program  1.3 MONITORING THAT ALL MAINTENANCE IS CARRIED OUT BY A PART 145 M.O.  1.4 MONITORING THAT ALL CONTRACTED MAINTENANCE IS CARRIED OUT TO CONTRACT,  INCLUDING SUBCONTRACTORS USING BY THE MAINTENANCE CONTRACTOR  1.5 TRAINING PROCEDURES FOR ON‐THE‐JOB TRAINING  1.6 PROCEDURE FOR THE ISSUE OF A RECOMMENDATION TO THE COMPETENT AUTHORITY  FOR THE ISSUE OF A PART‐66 LICENSE  1.5 SAFETY MANAGEMENT SYSTEM 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 1 _ Management Procedures 

3  4  4  4  5  6  7  8  9  10 

Revision:   0  Date:      Page 1 of 10 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

                                             

This page Intentionally Left Blank 

                                                Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 1 _ Management Procedures 

Revision:   0  Date:      Page 2 of 10 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  1.1 MONITORING OF CONTINUING AIRWORTHINESS MANAGEMENT ACTIVITIES  Part­M M.A. 713     The purpose of the management evaluation is to identify and correct trends, and prevent,  where possible, future non‐conformities. Astra Airline’s compliance monitoring system is  designed  to  satisfy  the  requirements,  in  that  the  compliance  monitoring  manager  is  responsible for establishing and maintaining the compliance monitoring program and the  corrective action requirements.     A  management  evaluation  meeting  is  held  twice  a  year.  The  Accountable  manager,  the  compliance monitoring manager and the auditors shall attend the meeting other relevant  personnel may attend as defined  by  the accountable manager. The meeting must address  the following subjects:  The  6‐month  summary  of  all  Deviation  Reports  recorded  as  a  result  of  the  audits  and    inspections,  customer  /  authority  audits  and  staff  reporting,  including any trends;  Non‐conformity identified at the performed audits;  Any  relevant  information  of  type‐related  incidents  experienced  by  other  operators;  A review of the AP effectiveness as expressed by the Auditor;  A  review  of  the  corrective  action  follow‐up  process  as  expressed  by  the  compliance monitoring manager, and  The need for improvements of the compliance monitoring program or parts  thereof.    Improvements  of  elements  of  the  AP,  and  the  required  corrective  actions  must  be  recorded on Deviation Reports for which the Accountable manager shall set the time limit  and  responsible  person.  A  written  summary  of  the  meeting,  including  all  relevant  supporting documents, must be recorded and retained.                                      Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 1 _ Management Procedures 

Revision:   0  Date:      Page 3 of 10 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  1.2 MONITORING THE EFFECTIVENESS OF THE MAINTENANCE PROGRAM  Part­M M.A. 713     1.2.1 Introduction  Astra Airlines is responsible for monitoring the effectiveness of the maintenance program.  This is accomplished by extracting information from the maintenance records, analyzing  this data in monthly group meetings followed by the formulation and implementation of  corrective  action  plans.    Subsequent  meetings  will  monitor  the  effectiveness  of  these  corrective actions and further action will be implemented as required.    Board members are:  9 The compliance monitoring manager  9 The CAMO manager  9 The maintenance manager    1.2.2 Agenda and Criteria  This  system  should  include  a  specific  flow  of  information,  identity  of  data  sources,  and  procedures  for  transmission  of  data,  including  use  of  forms,  computer  runs,  etc.  Responsibilities  within  the  operator's  organization  must  be  established  for  each  step  of  data  development  and  processing.  Typical  sources  of  performance  information  are  as  follows,  however,  it  is  not  implied  that  all  of  these  sources  need  be  included  in  the  program nor does this listing prohibit the use of other sources of information:  1. Pilots Reports (PIREP’s)  2. In‐flight engine performance data.  3. Mechanical interruptions/delays.  4. Engine shutdowns.  5. Unscheduled removals.  6. Confirmed failures.  7. Functional checks.  8. Bench checks.  9. Shop findings.  10. Sampling inspections.  11. Inspection write‐ups.  12. Service difficulty reports (MRR).  13. Technical Logs  14. On‐Board Readouts  15. Repetitive Defects  16. Air Safety Reports (ASRs) and Mandatory Occurrence Reports (MORs)  17. Stock Issues  18. Component Reliability  19. Airworthiness Data  20. OEM Data  21. Technical Delay Reports      Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 1 _ Management Procedures 

Revision:   0  Date:      Page 4 of 10 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  The  output  of  all  the  data  sources  listed  above  will  be  reviewed  during  a  meeting  performed at regular intervals.     The analysis will consider the nature and quantity of defects and trends for the previous  month  and  evaluate  the  data  presented  against  previous  experience.  When  necessary,  corrective plans will be proposed, discussed, decided upon, and an implementation plan  adopted.    These  corrective  actions  can  consist  of  changes  to  the  inspection  program,  (Shortening  intervals  or  adding  tasks),  additional  training  for  staff,  changing  suppliers,  changing the mod status of installed components or fleet modification programs.  This list  is not comprehensive but is intended to act as a guide.    It  is  imperative  that  records  be  kept  of  the  defect  findings,  meeting  minutes,  decisions  taken, corrective action plans and follow‐up action. It is also mandatory these meetings be  held  on  a  regular  basis  and  revisions  shall  be  done  to  the  maintenance  program  as  required.    In  order  that  sufficient  data  may  be  analysed  Astra  Airlines  applies  the  “pool”  data  method by collating data from a number of operators of the same type of aircraft.     For the analysis to be valid, the aircraft concerned, mode of operation, and maintenance  procedures applied must be substantially the same: variations in utilisation between the  two operators may more than anything, fundamentally corrupt the analysis.     The following list gives guidance on the primary factors which are taken into account:  a. Certification  factors,  such  as:  aircraft  TCDS  compliance  (variant)  /  modification  status, including SB compliance.  b. Operational  Factors,  such  as:  operational  environment  /  utilisation,  e.g.  low/high/seasonal etc / respective fleet size operating rules applicable / operating  procedures / MEL and MEL utilization.  c. Maintenance Factors, such as: aircraft age maintenance procedures; maintenance  standards  applicable;  lubrication  procedures  and  programme;  MPD  revision  or  escalation applied or maintenance programme applicable.    Although it may not be necessary for all of the foregoing to be completely common, it is  necessary for a substantial amount of commonality to prevail.    1.2.3 Managing the Reliability Program 1  Astra Airlines is performing the reliability analysis programme. The  functions performed  are:  9 Developing the aircraft maintenance and reliability programs,  9 Performing the collection and analysis of the reliability data,  9 Providing reliability reports, and  9 Proposing corrective actions.  1 

Refer to Reliability Programme Manual. 

  Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 1 _ Management Procedures 

Revision:   0  Date:      Page 5 of 10 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  1.3 MONITORING THAT ALL MAINTENANCE IS CARRIED OUT BY A PART 145 M.O.  Part­M M.A. 402 & TGL 19     Astra Airlines is in compliance with the requirements of part‐M since has been certified as  a Part 145 Maintenance Organization for performing Line maintenance to their airplane  types. For works that Astra Airlines is not authorized to do, a contract will be signed with  a third Part 145 approved maintenance organization.     The  responsibility  for  the  compliance  monitoring  remains  to  Astra  Airlines.  Monitoring  that all maintenance is carried out and certificated by properly authorized CRS signatory  personnel,  shall  be  accomplished  by  sampling  the  aircraft  technical  logbook  and  the  content of the maintenance records.     Certifications of the contracted maintenance organizations shall be similarly checked for  authenticity, and suitable Part 145 approval. The contractual arrangements between the  parties will also be verified against the maintenance contractors approved vendor list.    Sub‐contracted companies, which are not properly Part 145 approved, can supply specific  services for the Company such as special welding, X‐ray activity, etc.  The agreement shall  clearly  define  that  the  Company  is  responsible  for  the  quality  of  such  services  and  the  sub‐contracted company must perform all activities, defined in the agreement, under the  compliance monitoring system of Astra Airlines.                                                    Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 1 _ Management Procedures 

Revision:   0  Date:      Page 6 of 10 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  1.4  MONITORING  THAT  ALL  CONTRACTED  MAINTENANCE  IS  CARRIED  OUT  TO  CONTRACT,  INCLUDING  SUBCONTRACTORS  USING  BY  THE  MAINTENANCE  CONTRACTOR  Part­M M.A. 402 & TGL 19     Astra Airlines shall set a contract that adequately defines the duties of all parties involved.  This contract must meet the requirement of Appendix XI to AMC to M.A. 708(c) and must  clearly identify that:  The  Organization  has  a  comprehensive  understanding  of  the  maintenance  tasks  to plan and to perform.  Astra Airlines may be able to control that the Organization actually performs the  maintenance due on time and in accordance with approved standards.  Astra  Airlines  has  full  access  to  the  MO  in  order  to  exercise  its’  Maintenance  Responsibilities detailed in Part‐M.    A  maintenance  contract  is  a  requirement  that  establishes  organizational  responsibility,  procedures  and  routines  in  Astra  Airlines  and  contracted  maintenance  organizations  to  take  care  of  these  functions  in  a  satisfactory  way  such  that  any  person  involved  is  informed about his responsibility and the procedures that apply.      The  maintenance  contract  should  specify  under  which  conditions  the  approved  AMO  subcontract tasks to a third may party whether this third party is appropriately approved  / accepted.     An Audit over each Maintenance Contract will be included in the Audit Plan form in order  to  monitor  the  effectiveness  of  the  activities  included  in  the  contract  if  so  asked  by  the  customer.                                          Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 1 _ Management Procedures 

Revision:   0  Date:      Page 7 of 10 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  1.5 TRAINING PROCEDURES FOR ON­THE­JOB TRAINING  Section 6 of Appendix III to Part­66     (Limited to the case where the competent authority for the Part‐145 approval and for the  Part‐66 license is the same).  2                                                                                2 

Refer to Training Manual. 

  Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 1 _ Management Procedures 

Revision:   0  Date:      Page 8 of 10 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  1.6  PROCEDURE  FOR  THE  ISSUE  OF  A  RECOMMENDATION  TO  THE  COMPETENT  AUTHORITY FOR THE ISSUE OF A PART­66 LICENSE  66.B.105     (Limited to the case where the competent authority for the Part‐145 approval and for the  Part‐66 license is the same).  3                                                                              3 

Refer to Training Manual. 

  Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 1 _ Management Procedures 

Revision:   0  Date:      Page 9 of 10 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  1.5 SAFETY MANAGEMENT SYSTEM   ORO.GEN.200    

 

Hazard  identification  and  safety  risk  management  schemes  (including  FRMS  where relevant)   Safety action planning   Safety performance monitoring   Incident investigation and safety reporting   Emergency response planning   Management  of  change  (including  organisational  changes  with  regard  to  safety  responsibilities)  Safety promotion   Management system record keeping 

                 

Refer to SMM. 

  Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 1 _ Management Procedures 

Revision:   0  Date:      Page 10 of 10 


Section 2 _ Maintenance  Procedures 

 

   Compliance Monitoring Programme  M ALS/CMPM  Manual  |  Document  rreference:  A

 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

   

         

TABLE OF CONTENT  2.1 AUDIT OF AIRCRAFT  3  2.1.1 System Description and Initiation of Corrective Action  3  2.2 CERTIFYING AND SUPPORT STAFF QUALIFICATION TRAINING AND AUTHORISATION  5  PROCEDURES  2.2.1 Experience and Competence Requirements  5  2.2.2 Training Requirements  6  2.2.2.1 B2 Privileges ­ Training Requirements  7  2.2.3 Issuing Authorisations to Certifying and support staff  8  2.2.4    Format of certification authorisation document  9  2.3 CERTIFYING AND SUPPORT STAFF RECORDS  13  2.3.1 Information of Staff Particulars  13  2.3.2 Control, Access and Retention of Certifying and Support Staff Records  13  2.3.3 Certifying and Support Staff Personal Records (AMEPR)  14  2.4 COMPLIANCE MONITORING PERSONNEL (AUDITORS)  17  2.4.1 Nominated Personnel  17  2.4.2 Independence of the compliance monitoring personnel  17  2.4.3 Independence of the inspections  18  2.4.4 Feedback system of findings  19  2.5 QUALIFYING SUPERVISORS  21  2.6 QUALIFYING MECHANICS  23  2.7 AIRCRAFT OR AIRCRAFT COMPONENT MAINTENANCE TASKS EXEMPTION PROCESS  CONTROL  25  2.7.1 General  25  2.7.2 Maintenance Task Exemption Process  25  2.7.3 Concession records  26  2.7.4 Maintenance Task Exemption Process made on behalf of a customer  26  2.8 CONCESSION CONTROL FOR DEVIATION FROM ORGANISATION’S PROCEDURES  27  2.8.1 General  27  2.8.2 Concession Control  27  2.9 QUALIFICATION PROCEDURE FOR SPECIALISED ACTIVITIES SUCH AS NDT, WELDING, ETC. 29  2.9.1 General  29  2.9.2 Qualification and Approval of NDT Personnel  29  2.9.3 Training Requirements  29  2.9.4 Records  30  2.9.5 Contractual Staff (Specialised Tasks)  30  2.10 CONTROL OF MANUFACTURER’S WORKING TEAM  31  2.10.1 General  31  2.10.2 Part 145 approved manufacturers  31  2.10.3 Non‐Part 145 approved manufacturers  31  2.11 HUMAN FACTORS TRAINING PROCEDURES  33  2.11.1 Aims and Objectives  33  2.11.2 Staff to be trained  33  2.11.3 Qualification Requirement for Trainers  33  2.11.4 Syllabus  33  2.11.5 Continuation Training  33  2.12 COMPETENCE ASSESSMENT OF PERSONNEL  35  2.12.1 General  35  2.12.2 Job Description Criteria  36  2.12.3 Assessment Frequency  36 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 2 _ Maintenance Procedures

Revision:   0  Date:      Page 1 of 36 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

                                                                                             

This page Intentionally Left Blank 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 2 _ Maintenance Procedures

Revision:   0  Date:      Page 2 of 36 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  2.1 AUDIT OF AIRCRAFT  Part­145.A.65   2.1.1 System Description and Initiation of Corrective Action  Independent audits are carried out as an objective overview of operations and complete  maintenance related activities and complements the requirement for certifying staff to be  satisfied that all required maintenance has been properly carried out, before issue of the  release  to  service.  Assigned  auditors  shall  conduct  objective  Product  Sampling  and  Surveillance checks on all Astra Airlines aircraft maintenance activities, as directed by the  Audit Plan.    Surveillance sampling is a routine activity undertaken to monitor maintenance during an  aircraft  or  component  input.  Surveillance,  samples  the  maintenance  conditions  activity  and assigned auditors complete a Surveillance Report. The relevant Department Manager  is to be debriefed on all findings and records kept in the compliance monitoring system.    Besides aircraft and related work areas surveillance, Product Sampling is also carried out  on  a  planned  and  random  basis.  The  Product  Sample  is  to  be  a  demonstration  of  the  effectiveness of maintenance procedures  compliance.  Product  Samples are to be carried  out  by  selecting  a  specific  product  example,  such  as  an  aircraft  maintenance  task  and  sample checking all the procedures and requirements associated with the specific product  example to ensure that the end result is an airworthy product.     Assigned  auditors  shall  carry  out  sampling  according  to  the  Audit  plan  and  complete  a  Product  Sample  Report  on  each  product  sampled.  Relevant  personnel  involved  in  the  activity  being  checked  are  to  be  informed  of  the  requirement  and  debriefed  on  completion. Corrective action for any findings affecting airworthiness is to be immediate.    Surveillance and Product sampling is to be carried out to an Audit Plan that ensures that  at  least  one  product  on  each  product  line  is  carried  out  every  12  months.  An  Audit Discrepancy Notice (ADN)  1 shall  be  raised  and  submitted  to  the  affected  Department  Manager for any corrective action on discrepancies found. Minor discrepancies, resolved  immediately, need not be reported on QDN, but must be detailed in the respective audit  reports.                        1 

 

See form CMf/03 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 2 _ Maintenance Procedures

Revision:   0  Date:      Page 3 of 36 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

                                             

This page Intentionally Left Blank 

                                                Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 2 _ Maintenance Procedures

Revision:   0  Date:      Page 4 of 36 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  2.2  CERTIFYING  AND  SUPPORT  STAFF  QUALIFICATION  TRAINING  AND  AUTHORISATION PROCEDURES  Part­145.A.35   2.2.1 Experience and Competence Requirements  The compliance monitoring manager is responsible to evaluate the qualifications of each  new  employ  hired  to  serve  as  certifying  or  support  staff  in  maintenance  department.  Certifying staff must be at least 21 years old.    The Certifying and support staff must acquire:  i. Aeronautical Qualifications (e.g. Part‐66 licence with relevant ratings);  ii. Aircraft type related training;   iii. Relevant experience 2 ; and  iv. Have  an  adequate  understanding  of  the  relevant  aircraft  and/or  components  to  be maintained 3 .    Certifying  and  support  staff  is  required  to  complete  and  deliver  to  the  maintenance  manager  a  detailed  resume  with  their  qualifications  and  training,  supported  by  all  relevant certificates of training courses attended.     A  competency  assessment 4   of  the  Certifying  and  support  staff  is  to  be  conducted  and  documented by the compliance monitoring manager.                      2 

145.A.35  “Relevant  aircraft  and/or  components”,  means  those  aircraft  or  components  specified  in  the  particular certification authorisation.  3  AMC 145.A.35 (a)2 Means that the person has received training and has been successfully assessed on:  • the type of aircraft or component;  • the differences on:  9 the particular model/variant;  9 the particular configuration.  4  AMC 145.A.35 (a)2 The organisation should specifically ensure that the individual competencies have been  established with regard to:  • relevant  knowledge,  skills  and  experience  in  the  product  type  and  configuration  to  be  maintained,  taking into account the differences between the generic aircraft type rating training that the person  received and the specific configuration of the aircraft to be maintained;  • appropriate attitude towards safety and observance of procedures;  • knowledge of the associated organisation and operator procedures (i.e. handling and identification of  components, MEL use, Technical Log use, independent checks, etc.) 

 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 2 _ Maintenance Procedures

Revision:   0  Date:      Page 5 of 36 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  2.2.2 Training Requirements  All  personnel,  including  personnel  being  recruited  from  any  other  organisation  should  receive  initial  human  factors  training  compliant  with  the  organisation’s  training  standards prior to commencing actual job function, unless their competence assessment  justifies that there is no need for such training.     Initial human factors training should cover all the topics of the training syllabus specified  in GM 145.A.30 (e) either as a dedicated course or else integrated within other training.  The  syllabus  may  be  adjusted  to  reflect  the  particular  nature  of  the  organisation.  The  syllabus  may  also  be  adjusted  to  meet  the  particular  nature  of  work  for  each  function  within the organisation.    Maintenance  department  also  calls  for  training  to  address  Human  Factors  issues  identified  from  the  analysis  of  internal  and  external  sources.  The  training  program  will  therefore also address the following subjects:   i. Accidents,  incidents  and  occurrences  to  aircraft  types  maintained  by  Astra  Airlines and other operators (derived from internal, external sources);   ii. Maintenance errors occurring within Astra Airlines (and externally where such  errors could expose personnel to a potentially hazardous situation which could,  possibility also occur within Astra Airlines);   iii. Human  Factors  issues  in  general  to  promote  situation  awareness  in  maintenance personnel. It will be the responsibility of the Quality Department  to identify and publish such information.    Newly  directly  employed  Certifying  and  support  staff  working  under  direct  supervision  may receive training within 6 months 5  after joining the maintenance department to the  following subjects:  i. Compliance monitoring system familiarisation;  ii. Safety Management System familiarisation; and  iii. Organisation Expositions.    The  training  program  that  Astra  Airlines  shall  provide  internally  to  its  own  staff  when  required shall include the following issues:   i. Specific aircraft type modifications;   ii. Specific maintenance practices 6 ;   iii. Part M & 145 EASA Regulation and its Amendments;   iv. Critical MCAIs/ECIs and any other material published by EASA/FAA and HCAA  covering continued airworthiness;   v. Service Bulletins, Service Letters and other in‐service advisories received from  manufactures and vendors when identified as critical;       5  6 

 

AMC2 145.A.30 (e) Personnel requirements  AMC2 145.A.30 (a)3 For engine run­up training, simulators and/or real aircraft should be used. 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 2 _ Maintenance Procedures

Revision:   0  Date:      Page 6 of 36 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  vi. HCAA  Technical  Orders/Information  Bulletins  when  relevant  to  scope  of  organisation;   vii. Significant changes of the Maintenance Programs;   viii. Significant amendments of organisation expositions;   ix. Policy changes and detailed requirements; and 

  A  continuation  training  programme  is  implemented  and  monitored  annually  by  the  maintenance manager who in his turn advises the compliance monitoring manager with  the needs and updates. All personnel shall receive at least once every two years training  to the subjects below:  i. Fuel  Tank  Safety  (FTS)  as  described  in  AMC  145.A.30(e)  and  Appendix  IV  to  AMC145.A.30(e);  ii. Human factors in aircraft maintenance; and  iii. EWIS;    Human factors continuation training should be in relation to relevant audit findings and  other internal/external sources of information on human errors in maintenance available  to the organisation. Detailed syllabuses for subjects above as well as training procedures  are  described  in  company’s  Training  Manual.  Compliance  monitoring  manager  after  completion of required trainings updates the Continuation Training List 7 .   

2.2.2.1 B2 Privileges ­ Training Requirements 8  The  privilege  for  a  B2  licence  holder  to  release  minor  scheduled  line  maintenance  and  simple  defect  rectification  in  accordance  with  66.A.20(a)(3)(ii)  shall  only  be  granted  by  Astra  Airlines  Part‐145  organisation  where  the  licence  holder  is  employed/contracted  after  meeting  all  the  requirements  specified  in  145.A.35(o).  This  privilege  shall  not  be  transferred to another Part‐145 approved organisation.     When a B2 licence holder already holds a certifying staff authorisation containing minor  scheduled line maintenance and simple defect rectification for a particular aircraft type,  new tasks relevant to category A can be added to that type without requiring another 6  months of experience 9 . However, task training (theoretical plus practical hands‐on)  and  examination/assessment for these additional tasks is still required.    When  the  certifying  staff  authorisation  intends  to  cover  several  aircraft  types,  the  experience  may  be  combined  within  a  single  6‐month  period.  For  the  addition  of  new  types to the certifying staff authorisation, another 6 months should be required unless the  aircraft is considered similar per AMC 66.A.20(b)2 to the one already held.    Continuation Training List_CMl/03  AMC 145.A.35 (o)  9  The term  “6 months of  experience”  may  include  full­time  employment  or  part­time  employment.  The  important  aspect  is  that  the  person  has  been  involved  during  a  period  of  6  months  (not  necessarily  every day) in those tasks which are going to be part of the authorisation.  7 

 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 2 _ Maintenance Procedures

Revision:   0  Date:      Page 7 of 36 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  2.2.3 Issuing Authorisations to Certifying and support staff  The  compliance  monitoring  manager  or  any  person  authorised  by  him 10 ,  issues  a  certification  authorization 11   to  certifying  and  support  staff  in  relation  to  the  basic  categories or subcategories and any type rating listed on the aircraft maintenance licence  as required by Annex III (Part‐66), subject to the licence remaining valid throughout the  validity  period  of  the  authorisation  and  the  certifying  and  support  staff  remaining  in  compliance  with  Annex  III  (Part‐66).  To  facilitate  and  identify  easily  the  issued  authorisations  compliance  monitoring  manager  shall  create  and  control  a  list  for  that  purpose 12 .    The  compliance  monitoring  manager  shall  ensure  that  all  certifying  and  support  staff  is  involved  in  at  least  6  months  of  actual  relevant  aircraft  or  component  maintenance  experience in any consecutive 2‐year period.  13    Before  issuing  and  when  satisfied  that  conditions  below  are  satisfied 14 ,  a  certification  authorisation shall be issued that clearly specifies the scope and limits before certifying  and support staff involvement in the maintenance system.   

Conditions to be met are:  a) That  certifying  and  support  staff  receive  sufficient  continuation  training  in  each  two  year  period  to  ensure  that  such  staff  has  up‐to‐date  knowledge  of  relevant  technology,  Fuel  Tank  Safety  (FTS),  EWIS,  organisation  procedures  and  human  factor issues;  b) Shall  assess  all  prospective  certifying  and  support  staff  for  their  competence,  qualification  and  capability  to  carry  out  their  intended  certifying  duties  in  accordance with a procedure as specified in the exposition prior to the issue or re‐ issue of a certification authorisation;        10 

145.A.35(i) The person responsible for the compliance monitoring system shall also remain responsible on  behalf of the organisation for issuing certification authorisations to certifying staff. Such person may nominate  other  persons  to  actually  issue  or  revoke  the  certification  authorisations  in  accordance  with  a  procedure  as  specified in the exposition.  11  145.A.35(a)  “Certification  authorisation”  means  the  authorisation  issued  to  certifying  staff  by  the  organisation  and  which  specifies  the  fact  that  they  may  sign  certificates  of  release  to  service  within  the  limitations stated in such authorisation on behalf of the approved organization.  12  See form Certifying & Support Staff Registry List _ CMl/02  13  145.A.35(c)  “involved  in  actual  relevant  aircraft  or  component  maintenance”  means  that  the  person  has  worked in an aircraft or component maintenance environment and has either exercised the privileges of the  certification authorisation and/or has actually carried out maintenance on at least some of the aircraft type or  aircraft group systems specified in the particular certification authorisation.  14  AMC 145.A.35(b) The organisation issues the certification authorisation when satisfied that compliance has  been  established  with  the  appropriate  paragraphs  of  Part­145  and  Part­66.  In  granting  the  certification  authorisation  the  maintenance  organisation  approved  under  Part­145  needs  to  be  satisfied  that  the  person  holds  a  valid  Part­66  aircraft  maintenance  licence  and  may  need  to  confirm  such  fact  with  the  competent  authority of the Member State that issued the licence. 

 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 2 _ Maintenance Procedures

Revision:   0  Date:      Page 8 of 36 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  The  certification  authorisation15   shall  be  in  a  style  that  makes  its  scope  clear  to  the  certifying and support staff and any authorised person 16  who may require examining the  authorisation.  Where  codes  are  used  to  define  scope,  a  code  translation  shall  be  readily  available.  Continued  validity  of  the  certification  authorisation  is  dependent  upon  continued compliance with paragraphs (a), and (b).    2.2.4    Format of certification authorisation document  Each certifying and support staff is issued with a certification authorisation containing the  following generated details:  9 Authorisation Number  9 Name and staff number of certifying staff   9 Issue and Expiry dates  9 Terms of Reference  9 Authorisation type ratings  9 Specimen signature    Certification  authorisation  coding  system  and  scope  of  authorisation  are  defined  as  follows:    17 CAT A ­ Part 66 Category A:    A  category  “A”  aircraft  maintenance  licence  permits  the  holder  to  issue  certificates  of  release  to  service  following  minor  scheduled  line  maintenance  and  simple  defect  rectification  within  the  limits  of  tasks  specifically  endorsed  on  the  certification  authorisation  referred  to  in  point  145.A.35  of  Annex  II  (Part‐145).  The  certification  privileges shall be restricted to work that the licence holder has personally performed in  the maintenance organisation that issued the certification authorisation.     CAT B1­ Part 66 Category B1:    A category “B1” aircraft maintenance licence shall permit the holder to issue certificates  of release to service and to act as B1 support staff following:   1) maintenance  performed  on  aircraft  structure,  powerplant  and  mechanical  and  electrical systems,   2) work on avionic systems requiring only simple tests to prove their serviceability  and  not  requiring  troubleshooting.  Category  B1  includes  the  corresponding  A  subcategory.    15 

 

See form CMf/08 

16 

145.A.35(h)  “Authorised  person”’  means  the  officials  of  the  competent  authorities,  the  Agency  and  the  Member State who has responsibility for the oversight of the maintained aircraft or component.  17  A45.A.35(n)  The  holder  of  a  category  A  aircraft  maintenance  licence  may  only  exercise  certification  privileges on a specific aircraft type following the satisfactory completion of the relevant category A aircraft  task training carried out by an organization appropriately approved in accordance with Annex II (Part­145) or  Annex  IV  (Part­147).  This  training  shall  include  practical  hands  on  training  and  theoretical  training  as  appropriate  for  each  task  authorised.  Satisfactory  completion  of  training  shall  be  demonstrated  by  an  examination or by workplace assessment carried out by the organisation. 

 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 2 _ Maintenance Procedures

Revision:   0  Date:      Page 9 of 36 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  18 CAT B2­ Part 66 Category B2:   

A category B2 aircraft maintenance licence shall permit the holder:   1) to  issue  certificates  of  release  to  service  and  to  act  as  B2  support  staff  for  following:   i. maintenance performed on avionic and electrical systems, and   ii. electrical  and  avionics  tasks  within  powerplant  and  mechanical  systems,  requiring only simple tests to prove their serviceability; and   2) to  issue  certificates  of  release  to  service  following  minor  scheduled  line  maintenance and simple defect rectification within the limits of tasks specifically  endorsed on the certification authorisation referred to in point 145.A.35 of Annex  II  (Part‐145).  This  certification  privilege  shall  be  restricted  to  work  that  the  licence holder has personally performed in the maintenance organisation which  issued the certification authorisation and limited to the ratings already endorsed  in the B2 licence. The category B2 licence does not include any “A” subcategory.    CAT C­ Part 66 Category C:    A category C aircraft maintenance licence shall permit the holder  to  issue  certificates  of  release  to  service  following  base  maintenance  on  aircraft.  The  privileges  apply  to  the  aircraft in its entirety.    Maintenance Authorisation Codes  CAT A ­ Tasks are permitted after appropriate training, for the purpose of the CAT “A”  issuing  a  CRS  as  part  of  minor  scheduled  line  maintenance  or  simple  defect  rectification are defined hereunder.    S1: May perform and certify CRS for minor scheduled inspection /  checks including Daily,  Pre‐flight, Pre‐departure, Transit and Weekly checks specified in an operators approved  aircraft maintenance program.    S2:  May  perform  and  certify  CRS  for  simple  Maintenance  tasks  detailed  from  the  following:  a. Replacement of wheel assemblies;  b. Replacement of wheel brake units;  c. Replacement of emergency equipment;  d. Replacement of ovens, boilers & beverage markets;  e. Replacement of internal & external lights, filaments & flash tubes;  f. Replacement of windscreen wiper blades;  g. Replacement of passenger & cabin crew seats, seat belts & harnesses;    18 

145.A.35(o)  The  holder  of  a  category  B2  aircraft  maintenance  licence  may  only  exercise  the  certification  privileges described in point 66.A.20(a)(3)(ii) of Annex III (Part­66) following the satisfactory completion of (i)  the relevant category A aircraft task training and (ii) 6 months of documented practical experience covering  the scope of the authorisation that will be issued. The task training shall include practical hands on training  and theoretical training as appropriate for each task authorised. Satisfactory completion of training shall be  demonstrated  by  an  examination  or  by  workplace  assessment.  Task  training  and  examination/assessment  shall be carried out by the maintenance organisation issuing the certifying staff authorisation. The practical  experience shall be also obtained within such maintenance organisation. 

 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 2 _ Maintenance Procedures

Revision:   0  Date:      Page 10 of 36 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  h. i. j. k. l. m. n.

Closing of cowlings & re‐fitment of quick access inspection panels;  Replacement of toilet system components but excluding out‐flow gate valves;  Simple  repairs  &  replacement  of  internal  compartment  doors  &  placards  but  excluding doors forming part of a pressure structure;  Simple repairs & replacement of overhead storage compartment doors and cabin  furnishing items;  Replacement of Static wicks;  Replacement of aircraft main & APU aircraft batteries;  Replacement of in‐flight entertainment system components but excluding public  address;  Routine lubrication and replenishment of all system fluids and gases. 

o.   CAT B1­  a) B1 Airframe & related systems;  b) B1 Engines & related systems & APU;  c) B1 Electrical power generation & distribution (Within airframe /engine systems)  including ignition systems;  d) B1 Avionic Line Replacement Units (ALRU);  e) Engine Ground running;  f) Engine  Borescope  Inspection  as  per  relevant  aircraft  /engine  maintenance  instructions.    CAT B2­  a) B2 Instruments;  b) B2 Automatic Pilots;  c) B2 Radio Com/Navigation;  d) B2 Radio Radar;  e) B2  Electrical  power  generation  &  distribution  systems  (Within  avionic  systems) including lighting;  f) B2 Electrical power distribution systems or Electrical/Avionic components in  mechanical systems (Part 66, limitation 8). 

  Non­aircraft scope codes  N1: EASA form 1 signatory;  N2: Stores Inspector;  N3:  Workshops  Supervision–Issue  of  Maintenance  Release  on  components  within  company rating & list;  N4: Aircraft Maintenance Planning Engineer;  N5: Miscellaneous as stated in scope of his approval.                  Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 2 _ Maintenance Procedures

Revision:   0  Date:      Page 11 of 36 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

                                                                                             

This page Intentionally Left Blank 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 2 _ Maintenance Procedures

Revision:   0  Date:      Page 12 of 36 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  2.3 CERTIFYING AND SUPPORT STAFF RECORDS  Part­145.A.35   2.3.1 Information of Staff Particulars  The compliance  monitoring manager shall maintain a record of all certifying and support  staff, which shall contain:  1. the details of any aircraft maintenance licence held under Annex III (Part‐66);   2. all relevant training completed;   3. the scope of the certification authorisations issued, where relevant;   4. particulars  of  staff  with  limited  or  one‐off  certification  authorisations,  such  information is the following but not limited:  a) Name  b) Date of birth  c) Address   d) Training record (Basic, Type, Continuation)  e) Experience record  f) Qualifications relevant to the authorisation.  g) Scope of the authorisation  h) Date of first issue of the authorisation  i) Expiry date of the authorisation  j) Identification Number of the authorisation    The staff referred to in this paragraph shall be given access on request to their personal  records  as  detailed  above.  The  compliance  monitoring  manager  shall  provide  certifying  staff with a copy of their certification authorisation in either a documented or electronic  format.    A  register  list 19   is  maintained  for  all  certifying  and  support  staff.  The  compliance  monitoring manager is responsible for up‐dating the list 20 .    2.3.2 Control, Access and Retention of Certifying and Support Staff Records  Records  for  staff  referred  to  in  this  paragraph  are  produced  in  either  a  documented  or  electronic  format  by  the  compliance  monitoring  manager  himself  or  any  other  person  authorised by him 21 . In any case the compliance monitoring manager shall maintain the  records for all certifying and support staff 22 .         19 

See form Certifying & Support Staff Registry List CMl/02  AMC 145.A.35 (e) The programme for continuation training should list all certifying staff and support staff  and  when  training  will  take  place,  the  elements  of  such  training  and  an  indication  that  it  was  carried  out  reasonably on time as planned. Such information should subsequently be transferred to the certifying staff and  support staff record as required by 145.A.35 (j).  21  AMC  145.A.35  (j)2  The  record  may  be  kept  in  any  format  but  should  be  controlled  by  the  organisation’s  quality department. This does not mean that the quality department should run the record system.  22  See form CMf/09  20 

 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 2 _ Maintenance Procedures

Revision:   0  Date: ��    Page 13 of 36 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  The compliance monitoring manager, his deputy or any other authorised person by him  and  authority  personnel  shall  have  access  to  the  staff  records.  The  records 23   shall  be  retained for at least three years after the staff referred to in this paragraph have ceased  employment with the organisation or as soon as the authorisation has been withdrawn. In  addition, upon request, the maintenance organisation shall furnish the staff referred to in  this paragraph with a copy of their personal record on leaving the organisation.    Certifying  staff  shall  produce  their  certification  authorisation  to  any  authorised  person  within 24 hours.    2.3.3 Certifying and Support Staff Personal Record (AMEPR) 24  EASA  Part  145.A.35(c)  requires  Astra  Airlines  to  ensure  that  all  certifying  staff  are  involved in at least six months of actual relevant aircraft maintenance experience in any  consecutive two year period.    “Involved in actual relevant aircraft maintenance” means that the person has worked in  an aircraft maintenance environment, and has either exercised the privileges of his Astra  Airlines  Certification  Authorization  (has  issued  CRS  on  behalf  of  Astra  Airlines),  and/or  has  actually  carried  out  maintenance  on  at  least  some  of  the  aircraft  type  systems  specified in his particular Certification Authorization.    It is the responsibility of all Astra Airlines certifying staff to maintain their own personal  record  (AZI/AMERP  booklet),  by  ensuring  that  it  records  the  completion  of  those  significant  maintenance  tasks  that  are  needed  to  demonstrate  the  individual’s  competence  and  experience,  and  to  justify  the  continuing  validity  of  the  holder’s  Certification Authorization.    Establishing  “recency”  (i.e.  that  a  certifying  staff  has  recent  experience  relevant  to  the  task(s)  he  is  called  upon  to  certify),  is  not  easily  performed  by  means  of  researching  maintenance  records when  the  question  is  asked  by  the  person  who  renews  or  extends  the  Certification  Authorization,  or  by  the  HCAA.  Furthermore,  it  is  incumbent  on  all  certifying staff to be competent to perform their duties in a safe and effective manner, and  to sustain that competence during their employment.    The simplest method of ensuring that experience is known, and for lack of experience to  be remedied, is for the individual person to maintain their own log of their performance.  In order to justify the validity of the Certification Authorization it must be possible at any  time, to demonstrate compliance with the experience requirements.          23 

AMC2 145.A.30 (a)5 The organisation should hold copies of all documents that attest the competence and  recent experience for the period described in 145.A.35 (j).  24  See Aircraft Maintenance Engineer Personal Record _ AZI/AMEPR 

 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 2 _ Maintenance Procedures

Revision:   0  Date:      Page 14 of 36 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  EASA does not call for all work done by the individual to be recorded. Only that sufficient  work  is  recorded  to  justify  the  on‐going  validity  of  the  Certification  Authorization.  A  sensible  approach  would  be  to  use  the  AMEPR  as  a  demonstration  of  the  significant  maintenance tasks that have been accomplished, so that such experience can be used in  any  future  employment  assessment  by  Astra  Airlines  (or  any  prospective  employer  if  desired).    There will, inevitably, be many variations in the entries made in the AMEPR, but it should  be remembered that a genuine record of experience will be of value to both the company  and  to  the  individual’s  career  interests.  Attempts  to  “load”  the  AMEPR  with  routine  repetitive tasks or to include tasks in which the individual was only superficially involved,  will degrade both the company’s Part 145 compliance and the individual’s reputation. If  AMEPR  are  not  of  value  it  may  be  necessary  for  the  holder  to  establish  recency  by  examination of historical maintenance records.    Individual  AMEPR  will  be  inspected  whenever  there  is  a  need  to  extend  or  renew  a  Certification  authorization,  during  auditing  and  when  required  by  HCAA.  It  must  be  accepted  that  Astra  Airlines  is  required  to  ensure  the  competence  of  its  maintenance  personnel, and recent experience forms part of that requirement.    Random checks may therefore be made, and Auditor will be expected to examine AMEPR  during audits to ensure the “recency” of the certifying staff that has issued CRS in areas  and  for  tasks  that  is  being  audited.  If  the  record  does  not  support  the  holder’s  Certification  Authorization  with  sufficient  recent  experience,  when  it  is  inspected,  Astra  Airlines will be obliged by the requirement of EASA to withdraw it until such experience  is obtained.    HCAA and EASA inspectors may ask to see AMEPR during the course of their audits.                           

              Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 2 _ Maintenance Procedures

Revision:   0  Date:      Page 15 of 36 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

                                                   

This page Intentionally Left Blank 

                                          Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 2 _ Maintenance Procedures

Revision:   0  Date:      Page 16 of 36 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  2.4 COMPLIANCE MONITORING PERSONNEL (AUDITORS)  Part­145.A.65   2.4.1 Nominated Personnel  Compliance  monitoring  personnel  (Auditors)  that  nominated  shall  have  been  trained  to  audit techniques.    Auditors shall lead and carry out audits in accordance with the audit plans issued by the  compliance monitoring manager. He is responsible for ensuring that the audit plans are  complied with and that any follow up action as a result of an audit deficiency is brought to  a satisfactory conclusion.     2.4.2 Independence of the compliance monitoring personnel  Auditors  shall  be  independent  of  the  area/activities  they  are  auditing.  Their  duties  and  responsibilities are to perform the required audits as per the Audit Plan and to inform the  compliance monitoring manager and the relevant departments for the results.     The  independence  of  the  audit  in  Astra  Airlines  is  established  by  always  ensuring  that  audits  and  inspections  are  carried  out  by  personnel  not  responsible  for  the  function,  procedure, or products being audited or inspected.    For  the  medium  sized  maintenance  organisation  approved  under  Part‐145,  being  an  organisation with no more than 200 maintenance staff, it is acceptable to use competent  personnel  from  one  section/department,  not  responsible  for  the  production,  function,  procedure, or product, to audit the section/department that is responsible subject to the  overall  planning  and  implementation  being  under  the  control  of  the  compliance  monitoring manager.    The  independent  audit  performance  might  be  contracted  to  another  approved  organisation  or  to  a  person  through  an  authorisation  issued  by  the  compliance  monitoring manager.     Such  audits  or  inspections  are  performed  under  the  responsibility  of  the  compliance  monitoring manager who remains responsible to ensure that the external personnel has  relevant  knowledge,  background,  and  experience  as  appropriate  to  the  activities  being  audited or inspected, including knowledge and experience in compliance monitoring.     The  organisation  retains  the  ultimate  responsibility  for  the  effectiveness  of  the  compliance  monitoring  function,  in  particular  for  the  effective  implementation  and  follow‐up of all corrective actions.     Auditors must have acquired training to Audit Techniques and to Human Factors as per  145.A.30  (e)  requirements.  Human  Factors  recurrent  training  is  required  at  intervals  of  24 months.       Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 2 _ Maintenance Procedures

Revision:   0  Date:      Page 17 of 36 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  2.4.3 Independence of the inspections  The  independent  audit  includes  inspections  in  the  form  of  routine  sample  checks  of  all  aspects of the organisation’s ability to carry out all maintenance to the required standards  and  some  product  sampling  as  this  is  the  end  result  of  the  maintenance  process.  It  provides  an  objective  overview  of  the  complete  maintenance  related  activities  and  is  intended to complement the 145.A.50 (a) requirement for certifying staff to be satisfied  that all required maintenance has been properly carried out before issue of the certificate  of  release  to  service.  Independent  audits  include  a  percentage  of  random  inspections  carried out on a sample basis when maintenance is being carried out.     The  independent  audit  ensures  that  all  aspects  of  Part‐145  compliance  are  checked  during  the  applicable  audit  planning  cycle  and  may  be  carried  out  as  a  complete  single  exercise  or  subdivided  over  the  applicable  audit  planning  cycle  in  accordance  with  an  audit  schedule.  The  independent  audit  does  not  require  each  procedure  to  be  checked  against each product line when it can be shown that the particular procedure is common  to more than one product line and the procedure has been checked at least once during  the applicable audit planning cycle without resultant findings. Where findings have been  identified, the particular procedure should be rechecked against other product lines until  the  findings  have  been  closed  after  which  the  independent  audit  procedure  may  revert  back to the agreed audit planning cycle for the particular procedure.     The independent audit samples one product on each product line at least once during the  applicable  audit  planning  cycle  as  a  demonstration  of  the  effectiveness  of  maintenance  procedures compliance.     For the purpose of conducting product audits, a product line includes any product under  an  approval  class  rating  as  specified  in  the  approval  schedule  issued  to  the  particular  organisation.     It  therefore  follows  for  example  that  a  maintenance  organisation  approved  under  Part‐ 145  with  a  capability  to  maintain  aircraft,  repair  engines,  brakes  and  autopilots  would  need  to  carry  out  four  complete  product  audit  sample  checks  at  least  once  during  the  applicable audit planning cycle.    The sample check of a product means to witness any relevant testing and visually inspect  the  product  against  the  associated  documentation  and  procedures.  The  sample  check  should  not  involve  repeat  disassembly  or  testing  unless  the  sample  check  identifies  findings requiring such action.    Line stations listed as per 145.A.75 (d) are also inspected and are are integrated into the  system and include a plan to audit each listed line station at a frequency consistent with  the  extent  of  flight  activity  at  the  particular  line  station  and  related  safety  hazards  identified.  The  maximum  period  between  inspections  of  a  particular  line  station  should  not exceed 24 months.      Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 2 _ Maintenance Procedures

Revision:   0  Date:      Page 18 of 36 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  2.4.4 Feedback system of findings 25  An  essential  element  of  the  compliance  monitoring  function  is  the  feedback  system  of  findings.  The  feedback  system  of  findings  is  not  contracted  to  outside  persons.  The  principal function of such feedback system is to ensure that all findings resulting from the  independent  audits  of  the  organisation  are  properly  investigated  and  corrected  in  a  timely manner, and to enable the accountable manager to be kept informed of any safety  issues, and of the extent of compliance with Part‐145.     The independent audit reports referred to in AMC2 145.A.65(a)(6) point 6 are sent to the  relevant department(s) for correction and corrective action giving target dates for these  actions.  Such  target  dates  are  discussed  with  the  relevant  department(s)  before  the  compliance monitoring manager or nominated auditor confirms such dates in the report.  The relevant department(s) should act on findings and inform the compliance monitoring  manager or nominated auditor(s) of such action.     The  accountable  manager  holds  regular  meetings  with  personnel  to  check  progress  on  correction and corrective action.     All records pertaining to the independent audit and the feedback system of findings are  retained for at least 2 years after the date of closure of the finding to which they refer to,  or for such periods as to support changes to the audit planning cycle in accordance with  AMC2 145.A.65(a)(6), whichever is the longer.                            

2 5 

See also section 0 paragraph 0.9 

  Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 2 _ Maintenance Procedures

Revision:   0  Date:      Page 19 of 36 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

                                                                                             

This page Intentionally Left Blank 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 2 _ Maintenance Procedures

Revision:   0  Date:      Page 20 of 36 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  2.5 QUALIFYING SUPERVISORS  AMC1 145.A.30(e) (c)    Supervisor’s  main  task  is  to  ensure  that  all  required  maintenance  tasks  are  carried  out  and, where not completed or where it is evident that a particular maintenance task cannot  be carried out to the maintenance data, and then such problems  will be reported to the  compliance monitoring manager for appropriate action.     In addition, for those supervisors who also carry out maintenance tasks such tasks should  not be undertaken when incompatible with their management responsibilities.   Supervisor’s  qualification  training and authorisation procedures are the same as for the  certifying staff described in paragraph 2.4 of this Document.                                                                    Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 2 _ Maintenance Procedures

Revision:   0  Date:      Page 21 of 36 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

                                                   

This page Intentionally Left Blank 

                                          Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 2 _ Maintenance Procedures

Revision:   0  Date:      Page 22 of 36 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  2.6 QUALIFYING MECHANICS  AMC1 145.A.30(e)    Mechanics  are  able  to  carry  out  maintenance  tasks  to  any  standard  specified  in  the  maintenance data and will notify supervisors of defects or mistakes requiring rectification  to re‐establish required maintenance standards.     Mechanics  qualification  training  and  authorisation  procedures  are  the  same  as  for  the  certifying staff described in paragraph 2.4 of this Document.    Mechanics do not have the privilege to issue a CRS.                                                                            Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 2 _ Maintenance Procedures

Revision:   0  Date:      Page 23 of 36 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

                                                                                             

This page Intentionally Left Blank 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 2 _ Maintenance Procedures

Revision:   0  Date:      Page 24 of 36 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  2.7  AIRCRAFT  OR  AIRCRAFT  COMPONENT  MAINTENANCE  TASKS  EXEMPTION  PROCESS CONTROL     2.7.1 General  Astra  Airlines  has  no  authority  to  deviate  from  the  requirements  of  the  Maintenance  Manual,  specifications/repair  schemes  or  other  approved  specification,  or  from  the  requirements of EASA Part 145.     Aircraft / aircraft component maintenance task exemption process control is understood  as  method  where  time  extensions  from  maintenance  schedule  and  /  or  deviation  from  manufacturer instructions become necessary. Such time extension may be required due to  lack  of  material,  manpower,  aircraft  availability,  etc.  and  exemption  shall  be  acquired  from the Competent Authority.    Process  of  exemption  for  deviation  from  an  aircraft  technical  standard  or  maintenance  procedure  shall  be  applied  when  maintenance  personnel  are  unable  to  comply  with  a  particular  requirement  or  to  comply  through  method,  different  from  that  prescribed  in  the  relevant  maintenance  data.  In  this  context,  it  shall  refer  to  deviating  from  approved  maintenance standard.    Existence  of  a  procedure  for  obtaining  an  exemption  from  the  Competent  Authority,  as  prescribed  by  this  chapter,  is  not  a  reason  for  applying  for  any  change  of  maintenance  instructions  without  prior  notice  of  the  manufacturer’s  instructions.  Furthermore,  this  exemption procedure does not allow modification of engineering design as well.    2.7.2 Maintenance Task Exemption Process  Aircraft  /  aircraft  component  shall  be  released  to  service  after  completion  of  required  maintenance  /  defect  rectification  according  to  maintenance  data  (Aircraft  Maintenance  Schedule, Service Bulletins, etc.) and applicable mandatory requirements.    Before submitting application for such exemption, the Maintenance Manager shall ensure  that all efforts to resolve the problem have been made and dispatch of aircraft is difficult  due  to  certain  justified  constraints.  Constraints  may  be  due  to  impracticality  of  performing maintenance task due to lack of a tool, spare or other same nature constraint  (no exemption is possible to mandatory requirements).    Request for maintenance task exemption shall be generated by the Maintenance Manager  on  prescribed  form 26   for  initial  validation  by  the  CAMO  Manager.  When  request  is  generated  to  postpone  routine  task  card  as  per  maintenance  schedule,  compensation  action shall be taken in place of postponed action to ensure effectiveness of the affected  aircraft  system.  For  exemption  related  to  deviation  from  any  maintenance  instruction,  validation of modified instruction shall be obtained from the manufacturer.  26 

 

See form CMf/10 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 2 _ Maintenance Procedures

Revision:   0  Date:      Page 25 of 36 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  Compliance  Monitoring  Manager  shall  assess  and  if  found  justified,  request  shall  be  submitted to the Competent Authority for approval. Prior to  submission,  following  shall  be verified:  ♦ Significance of deviation and justification, provided;  ♦ Completeness of the request;  ♦ Attached documents    Upon receipt of approval from the Competent Authority, Compliance Monitoring Manager  shall  intimate  Maintenance  Manager  ensuring  that  the  exemption  is  exercised  in  accordance with the scope / limitation of approval. Certifying Staff shall be responsible to  record any such exemption and approval reference in particular Certificate of Release to  Service.    2.7.3 Concession records  Approved concession document is kept attached to the work package. Concession request  forms are kept by the CAMO Department for two years after the concession is granted. A  copy  is  kept  by  the  Compliance  Monitoring  Manager  for  two  years  for  analysis.  Compliance Monitoring Manager shall also update and record the approved concession to  the concession/variation database list. 27    2.7.4 Maintenance Task Exemption Process made on behalf of a customer  When an exemption for any maintenance task deviation is required on customer aircraft,  customer organisation shall be contacted to obtain such exemption from the Authority of  registration of aircraft.                                        27 

 

Concession/Variation Database List_CMl/04 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 2 _ Maintenance Procedures

Revision:   0  Date:      Page 26 of 36 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  2.8 CONCESSION CONTROL FOR DEVIATION FROM ORGANISATION’S PROCEDURES     2.8.1 General  Deviation from organisational procedure is defined as process / task, not covered by any  procedure or beyond any limit as described, in the Maintenance Organisation Exposition  (MOE). Prior concession must be obtained for any such deviation from the organisational  procedures.    Permanent deviation from existing procedures shall initiate an introduction / amendment  of  the  subject  in  organisational  procedures.  Amendment  in  Maintenance  Organisation  Exposition (MOE) shall be processed as per MOE Chapter 1.11.    Concession  shall  be  granted  by  the  Compliance  Monitoring  Manager  against  temporary  deviation  from  other  administrative  procedures  with  an  appropriate  approval.  Temporary deviations must be documented, clearly stating the reason and must be duly  signed by the Initiator. The intent of the original instruction must be maintained.    2.8.2 Concession Control  Departmental  Manager  (concerned)  shall  send  a  written  request  for  concession  against  deviation to Compliance Monitoring Manager. In case of an urgent need, request may be  made  in  advance  via  e‐mail  /  telephone.  However,  it  then  becomes  mandatory  for  the  Initiator, to regularize such concession within two working days.    Compliance  Monitoring  Manager  shall  assess  deviation  (identification,  justification  and  reference  to  explanatory  documentation).  If  deviation  found  justified,  request  shall  be  accepted.  Deviation  shall  be  notified  to  the  Competent  Authority  with  request  for  concession along with all pertinent information.    Concession  granted  by  the  Competent  Authority  shall  be  formalised  by  the  Compliance  Monitoring  Manager.  Feedback  shall  be  sent  to  the  Initiator  and  granted  concession  in  original shall be archived.    With the request to the Competent Authority, compensation measure shall  be provided.  Compensation measure is action taken to ensure that non‐application of initial instruction  of Maintenance Organisation Exposition shall not be subject of a problem besides.    When  request  is  made  for  concession  against  deviation  from  Maintenance  Organisation  Exposition  and  Associate  procedures,  Compliance  Monitoring  Manager  shall  control  the  alternate action or procedure, required by the Competent Authority 28 .        28 

 

See procedure Q/SOP­03 Concession Process and Control 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 2 _ Maintenance Procedures

Revision:   0  Date:      Page 27 of 36 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

                                                                                             

This page Intentionally Left Blank 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 2 _ Maintenance Procedures

Revision:   0  Date:      Page 28 of 36 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  2.9  QUALIFICATION  PROCEDURE  FOR  SPECIALISED  ACTIVITIES  SUCH  AS  NDT,  WELDING, ETC.   AMC 145.A.30 (f)  2.9.1 General  Astra  Airlines  shall  not  perform  Non  Destructive  Testing  (NDT)  as  a  particular  task  on  customer  aircraft  /  aircraft  component  unless  such  Non  Destructive  Testing  (NDT)  is  required by maintenance schedule of the Customer. Non Destructive Testing (NDT) shall  only  be  carried  out  on  aircraft  /  aircraft  components,  maintained  by  the  Organisation.  Where  necessary, these Non Destructive Testing (NDT) tasks may be  contracted  only to  the EASA Part – 145 Approved Maintenance Organisations.    Astra Airlines may authorize its own personnel to perform non­destructive inspections  as it is permitted by Part 145.A.30 (f) which do not fall in the NDT categories, for internal  use  only  and  for  tasks  required  through  the  maintenance  manual,  airworthiness  directives  and/or  service  bulletins.  Such  non‐destructive  inspections  are,  Boroscoping,  delamination  coin tapping and  dye  penetrant  tests.  Non‐destructive  inspections  are  not  considered to be an NDT by Part 145, and are not listed in Appendix 2 under class rating  D1.  Following  are  the  Non  Destructive  Inspections  (NDI)  techniques,  being  utilized  within the Organisation:  ♦ Penetrate Testing (PT) (type I & II) (Spot check Red Dye Liquid method known as  “Fluorescent penetrant inspection» or “Zyglo”)    2.9.2 Qualification and Approval of NDI Personnel  Qualification  of  NDI  personnel  is  based  on  standard  EN  4179  and  qualification  levels  of  NDI personnel shall be limited to:   i. Type I, Level 1 – ( Fluorescent dye)  ii. Type II, Level 1 – (Visible dye)    Penetrate  Testing  (PT)  may  be  carried  out  or  checked  by  Certifying  Staff  holding  a  Category B1 Authorisation and along with appropriate Non Destructive Inspection (NDI)  Approval.  Compliance  Monitoring  Manager  shall  duly  approve  detailed  procedure  of  training,  qualification  and  Authorisation,  based  on  European  NDT  Standard  of  EN  4179,  described in MOE section L2.8.    2.9.3 Training Requirements  Candidates  of  Type  I  &  II,  Level  1  shall  complete  adequate  training  to  become  familiar  with  principles  /  practices  of  applicable  test  techniques  and  organisational  procedures.  Compliance  Monitoring  Manager  shall  manage  all  trainings,  for  qualification  /  re‐ qualification  as  per  organisational  procedures.  Classroom  training  shall  be  provided  in‐ house, supplemented by practical training. NDI Personnel shall be trained for issuance of  certification of Level 1. Certificates provided, upon successful completion of training shall  be recorded.      Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 2 _ Maintenance Procedures

Revision:   0  Date:      Page 29 of 36 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  Competence  assessment  of  NDI  Personnel  shall  be  ensured  to  perform  the  specialised  tasks.  Such  evaluation  shall  be  made  on  the  basis  of  a  written  examination  and  results  shall be recorded in individual files. Non Destructive Inspection (NDI) shall be performed  in  accordance  with  documents  e.g.  Non  Destructive  Inspection  (NDI)  Manuals,  Standard  Practices Manuals, Service Letters, etc.  29    Personnel  not  performing  Non  Destructive  Inspection  (NDI)  for  a  continued  period  of  more than twelve months must be re‐qualified on that particular technique. Revalidation  of  NDI  Authorisation  shall  be  based  on  assessment.  Re‐qualification  shall  be  required  every three years and validation of NDI Authorisation shall be based on annual vision test.    2.9.4 Records  All  qualification  /  Authorisation  record  (individual  files)  shall  be  maintained  and  controlled by the Compliance Monitoring Manager. A list of Authorised personnel shall be  maintained and controlled also.    2.9.5 Contractual Staff (Specialised Tasks)  NDT  personnel  performing  specialised  tasks  may  be  employed  on  contract.  Criteria  for  granting  an  Authorisation  for  Non  Destructive  Testing  (NDT)  to  contracted  personnel  shall remain same as those for Astra Airlines NDI personnel as described above.    Prior  to  employment,  qualifications  /  competence  shall  be  assessed  for  such  personnel.  Copies of technical qualifications and written examination / interviews shall be archived.  Personnel, employed on contract, shall also be trained on organisational procedures.                                        29 

 

See MOE L.2.8 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 2 _ Maintenance Procedures

Revision:   0  Date:      Page 30 of 36 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  2.10 CONTROL OF MANUFACTURER’S WORKING TEAM   Part­145.A.65   2.10.1 General  When  a  Manufacturer’s  working  team  has  to  carry  out  maintenance  tasks  on  Astra  Airlines  fleet or on other OPS operator aircraft, during maintenance carried out by Astra  Airlines Maintenance organization, two scenarios are identified:   1) The Manufacturer has a PART 145 approval for the intended work to be done.  2) The Manufacturer has no PART 145 approval.    This procedure concerns mainly the implementation of a maintenance carried out by the  Manufacturer  (of  engine  /  aircraft)  or  particular  maintenance  tasks  (major  structural  repairs, important modifications), which can be carried out only by the Manufacturer or  when Astra Airlines doesn’t have the capability for these tasks.    2.10.2 Part 145 approved manufacturers  In this case the specific requirements of Astra Airlines are reviewed and a plan of actions  is  determined.  A  preliminary  meeting  is  conducted  between  the  Accountable  Manager,  Maintenance Manager and the Compliance Monitoring Manager of Astra Airlines and the  responsible  for  the  Manufacturer’s  working  team  in  order  to  ensure  a  correct  coordination  between  the  Manufacturer’s  team  and  Astra  Airlines  maintenance  personnel.    It is determined if the PART 145 approved Manufacturer’s procedures are applicable and  approved. In such a case, upon completion of the maintenance tasks, the Manufacturer’s  working team shall issue a CRS for the specific work carried out, in accordance with the  Part 145 approved Manufacturer’s procedures.    2.10.3 Non­Part 145 approved manufacturers  The  specific  requirements  of  Astra  Airlines  are  reviewed  and  a  plan  of  actions  is  determined.  Astra  Airlines  Maintenance  Organization  procedures  are  applicable  in  this  case.  The Manufacturer’s  working  team  should  provide  Astra  Airlines  with  statement  of  compliance containing all pertinent details of the work done.     On receipt of this statement and after completion of all maintenance tasks, Astra Airlines  will issue a CRS in accordance with Chapter 2.16 of the MOE.                    Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 2 _ Maintenance Procedures

Revision:   0  Date:      Page 31 of 36 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

                                                   

This page Intentionally Left Blank 

                                     

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 2 _ Maintenance Procedures

Revision:   0  Date:      Page 32 of 36 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  2.11 HUMAN FACTORS TRAINING PROCEDURES   Part­145.A.35   2.11.1 Aims and Objectives  All  staff  should  be  able  to  show  an  awareness  of  the  effects  of  human  factors  issues  in  relation  to  their  jobs  to  help  facilitate  this,  a  programme  of  human  factors  training  has  been developed for all staff.    2.11.2 Staff to be trained  All  management,  production  planning,  supplies  and  quality  audit  staff  shall  receive  an  initial  training  course  as  soon  as  possible  after  starting  employment  with  the  company.  Other  support  staff  may  also  be  given  a  shorter  course,  pertinent  to  their  job  function.  Irrespective  of  job  function,  all  staff  will  be  trained  within  the  timescale  given  by  the  HCAA.    2.11.3 Qualification Requirement for Trainers  The  staff  nominated  as  human  factors  trainers  is  to  have  attended  a  training  course  covering human factors and how to deliver the course effectively. Additional continuation  training  is  to  be  carried  out  as  required  to  update  subject  knowledge  and  training  procedures. Trainees with previous experience in any aspect are preferable.    2.11.4 Syllabus  The  syllabus  to  be  followed  for  human  factors  training  is  contained  in  GM  145.A.30  (e)  and is to be used for all initial training. The list of topics may be added to as required by  local experience, but no topic may be omitted.    2.11.5 Continuation Training  All staff will receive human factors continuation training every 24 months. This training  will last for one day and will include local issues and experience from incidents within the  company.                            Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 2 _ Maintenance Procedures

Revision:   0  Date:      Page 33 of 36 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

                                             

This page Intentionally Left Blank 

                                         

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 2 _ Maintenance Procedures

Revision:   0  Date:      Page 34 of 36 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  2.12 COMPETENCE ASSESSMENT OF PERSONNEL   AMC 1 145.A.30 (e)  2.12.1 General  Astra Airlines establishes and continuously controls the competence of all its personnel  involved in (but not limited to) maintenance, management, continuing airworthiness and  auditors.     Competence is defined as a measurable skill or standard of performance, knowledge and  understanding, taking into consideration attitude and behaviour.    All Astra planners, mechanics, specialized services staff, supervisors, certifying staff and  support  staff,  whether  employed  or  contracted,  are  assessed  for  competence  before  unsupervised work commences and competence is controlled on a continuous basis.    Competence is assessed by evaluation of:  ™ On‐the‐job  performance  and/or  testing  of  knowledge  by  appropriately  qualified personnel, and  ™ Records for basic, organisational, and/or product type and differences training,  and   ™ Experience records.    As a result of this assessment, an individual’s qualification determines:  ™ Which level of ongoing supervision is required or whether unsupervised work  could be permitted.  ™ Whether there is a need for additional training.    A  record 30   of  all  such  qualification  and  competence  assessments  is  kept.  Competence  assessment applied follows procedure of GM 2 to 145.A.30 (e).    For a  proper competence  assessment of the personnel, the following considerations are  taken in mind:  1) Adequate  initial  and  recurrent  training  should  be  provided  and  recorded  to  ensure continued competence so that it is maintained throughout the duration of  employment/contract in accordance with the job function,  2) All  staff  should  be  able  to  demonstrate  knowledge  of  and  compliance  with  the  maintenance organisation procedures, as applicable to their duties,  3) All  staff  should  be  able  to  demonstrate  an  understanding  of  human  factors  and  human  performance  issues  in  relation  with  their  job  function  and  be  trained  as  per AMC 2 145.A.30 (e).          30 

 

See form CMf/11 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 2 _ Maintenance Procedures

Revision:   0  Date:      Page 35 of 36 


Compliance Monitoring  Programme Manual 

Astra Airlines  

  2.12.2 Job Description Criteria  During the assessment, a set of criteria is used to establish that:   a) Managers  are  able  to  properly  manage  the  work  output,  processes,  resources  and  priorities  described  in  their  assigned  duties  and  responsibilities  in  a  safe  compliant manner in accordance with regulations and organisation procedures.  b) Planners  are  able  to  interpret  maintenance  requirements  into  maintenance  tasks,  and  have  an  understanding  that  they  have  no  authority  to  deviate  from  the  maintenance data.  c) Supervisors are able to ensure that all required maintenance tasks are carried  out and, where not completed or where it is evident that a particular maintenance  task  cannot  be  carried  out  to  the  maintenance  data,  then  such  problems  will  be  reported  to  the  145.A.30(c)  person  for  appropriate  action.  In  addition,  for  those  supervisors, who also carry out maintenance tasks, that they understand such tasks  should  not  be  undertaken  when  incompatible  with  their  management  responsibilities.  d) Mechanics are able to carry out maintenance tasks to any standard specified in  the  maintenance  data  and  will  notify  supervisors  of  defects  or  mistakes  requiring  rectification to re‐establish required maintenance standards.  e) Specialised services staff is able to carry out specialised maintenance tasks to  the standard specified in the maintenance data. They should be able to communicate  with supervisors and report accurately when necessary.  f) Support staff is able to determine that relevant tasks or inspections have been  carried out to the required standard.  g) Certifying staff are able to determine when the aircraft or aircraft component is  ready to release to service and when it should not be released to service.  h) Audit  staff  is  able  to  monitor  compliance  with  legislation  identifying  non‐ compliance in an effective and timely manner so that the organisation may remain  in compliance.    Competence assessment should include the verification for the need of additional EWIS  training when relevant as per AMC 20‐22.    2.12.3 Assessment Frequency  All  personnel  recruited  will  undergo  the  initially  assessment  for  their  competence  to  perform  their  specific  job  function.  Previous  experience  and  training  are  taken  into  account.  An  biennial  assessment  of  personnel  should  be  performed  by  nominated  assessors.  Assessors  of  competency  shall  be  nominated  by  the  Compliance  Monitoring  Manager on the basis of their knowledge, experience and qualification.         

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 2 _ Maintenance Procedures

Revision:   0  Date:      Page 36 of 36 


Section 3 _ Audit Plan    

     

 

   Compliance Monitoring Programme  M ALS/CMPM  Manual  |  Document  rreference:  A


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

   

TABLE OF CONTENT  3.1 AUDIT PLAN AND INSPECTION CHECKLISTS  3.1.1 Compliance Monitoring System Audit Plan  3.1.2 Aspects of Auditing  3.1.3 Audit Checklists  3.1.3 Audit Yearly Plan 

3  3  3  5  10 

                                                                                 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 3 _ Audit Plan

Revision:   0  Date:      Page 1 of 10 


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

                                               

This page Intentionally Left Blank 

                                              Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 3 _ Audit Plan

Revision:   0  Date:      Page 2 of 10 


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

  3.1 AUDIT PLAN AND INSPECTION CHECKLISTS  GM2 ORO.GEN.200(a)(6)  AMC1 M.A.712(e)  GM1 145.A.65(a)(6)  3.1.1 Compliance Monitoring System Audit Plan  The  Audit  plan  ensures  that  all  requirements  are  monitored  and  audited at  least  once  a  year.  Audit  Plan  will  be  prepared  by  the  CMM  and  will  be  notified  to  the  Accountable  Manager  and  involved  managers.  Audit  Plan  indicates  the  frequencies  audits  performed  for  all  company  activities.  CMM  monitors  the  compliance  of  audits  as  per  the  Plan 1   and  nominates  the  auditors.  CMM  has  the  flexibility  to  alter  the  predefined  time  of  audits,  depending on the operational conditions of the department to be audited.    Typical  subject  areas  for  compliance  monitoring  audits  and  inspections  for  operators  should be, as applicable:  1) actual flight operations;  2) ground de‐icing/anti‐icing;  3) flight support services;  4) load control;  5) technical standards    3.1.2 Aspects of Auditing  Astra Airlines monitors compliance with the operational procedures they have designed  to  ensure  safe  operations,  airworthy  aircraft  and  the  serviceability  of  both  operational  and safety equipment. In doing so, they should, where appropriate, additionally monitor  the following operational procedures:  (1) operational procedures;  (2) flight safety procedures;  (3) operational control and supervision;  (4) aircraft performance;  (5) all weather operations;  (6) communications and navigational equipment and practices;  (7) mass, balance and aircraft loading;  (8) instruments and safety equipment;  (9) ground operations;  (10) flight and duty time limitations, rest requirements, and scheduling;  (11) aircraft maintenance/operations interface;  (12) use of the MEL;  (13) flight crew;  (14) cabin crew;  (15) dangerous goods;  (16) security    1 

 

See CMl/05 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 3 _ Audit Plan

Revision:   0  Date:      Page 3 of 10 


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

  In addition the following aspects shall be monitored and audited as applicable:  (1) The Compliance Monitoring System,  (2) The SMS and Security Program,  (3) The Continuing Airworthiness Management Organization (CAMO),  (4) The Reliability Program,  (5) The Line Maintenance System (AMO),  (6) The Maintenance Contracts,  (7) The Aircraft Inspection,  (8) The Ground Handling Agent,  (9) The Fuel Supplier,  (10) The Ground De/Anti‐Icing Provider,  (11) The Ramp,                                                                        Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 3 _ Audit Plan

Revision:   0  Date:      Page 4 of 10 


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

  3.1.3 Audit Checklists  The following audit checklists have been created in order to monitor the compliance with  the  requirements  of  EU  ER/IR,  Part‐M,  Part‐145  and  other  related  operational  procedures.    SMS / COMPLIANCE MONITORING SYSTEM AUDITS      Document  Audit  Subject to be audited  ref;  Checklist No  SMS System  Part ORO‐GEN Section II AC/SF/01    AZI SMM  ORO.GEN.200  Compliance Monitoring System  M.A.712  AC/SF/02  145.A.65      FLIGHT OPERATIONAL AUDITS    Subject to be audited  ER/IR  Audit  Flight Operations ­ General  ref;  Checklist No  Operator responsibilities  ORO.GEN.110  Personnel requirements ‐ Competence of  ORO.AOC.135  AC/OPS/01  Nominated Persons  Facility requirements  ORO.AOC.140  Documentation requirements  ORO.AOC.150  Documents, manuals and information to be  CAT.GEN.MPA.180  carried    Information Retained on the Ground  CAT.GEN.MPA.185  Journey Log  ORO.MLR.110  Occurrence reporting  ORO.GEN.160  AC/OPS/02  Operations manual ‐ general  ORO.MLR.100 & 110  Minimum equipment list ‐ Non‐safety  ORO.MLR.105  related equipment  Flight preparation _ Operational flight plan   CAT.OP.MPA.175(a)  Flight data monitoring ‐ aeroplanes  ORO.AOC.130  Record‐keeping  ORO.MLR.115  ORO.FC.105(b)(1)  Designation as pilot – in – command   ORO.FC.105(b)(3)  AC/OPS/03  Recent experience  FCL.060(b)(1),(2);(c)  Routes and areas of operation ‐ general  CAT.OP.MPA.135            Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 3 _ Audit Plan

Revision:   0  Date:      Page 5 of 10 


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

  Subject to be audited  Flight Operations – Flight Crew Training  Crew resource management (CRM) training  Operator conversion training and checking  Differences training and familiarisation  training 

ER/IR  ref;  ORO.FC.115   ORO.FC.215     ORO.FC.120(a)  ORO.FC.220 

Audit  Checklist No 

ORO.FC.125 

ORO.FC.240, (a) (4) (ii)  (A)  Pilot qualification to operate in either pilot's  ORO.FC.135  seat  ORO.FC.235  Low visibility operations—Flight crew  SPA.LVO.120  training and qualifications  ORO.FC.130  Recurrent training and checking line check  ORO.FC.230   and proficiency training and checking  ORO.FC.230(b)(3)  Record‐keeping training records  ORO.MLR.115  Operation on more than one type or variant 

AC/OPS/04 

  Subject to be audited  Flight Operations – Cabin Crew Training  Issue of the cabin crew attestation  Validity of the cabin crew attestation  Provision of training  Initial training course and examination  Aircraft type or variant qualification(s)  Documents and record‐keeping 

ER/IR  ref;  CC.CCA.100  CC.CCA.105  CC.TRA.215  CC.TRA.220  CC.TRA.225  CC.GEN.030 

Audit  Checklist No 

ER/IR  ref; 

Audit  Checklist No 

AC/OPS/05 

  Subject to be audited  Flight Operations – Flight time and duty  time  Objective and Scope.  Flight and Duty Limitations.  Maximum Daily Flight Duty Period (FDP).  Rest.  Extension  of  Flight  Duty  Period  due  to  In‐ flight Rest.  Unforeseen  Circumstances  in  Actual  Flight  Operations.  Commander’s Discretion.  Standby.  Flight Duty, Duty and Rest Period Records.          Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 3 _ Audit Plan

1.1090  1.1100  1.1105  1.1110  1.1115 

AC/OPS/06 

1.1120  1.1125  1.1135 

Revision:   0  Date:      Page 6 of 10 


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

 

GROUND OPERATIONS AUDITS 

  Subject to be audited  ER/IR  Ground Operations  ref;  Mass and Balance, Loading  CAT.POL.MAB.100  Mass values for crew members  Mass and Balance, Loading  CAT.POL.MAB.100  Mass values for passengers and baggage  (d), (a)  Mass and Balance, Loading  CAT.POL.MAB.100  Procedure for establishing revised standard  (e)  mass values for passengers and baggage  Mass and balance data and documentation  CAT.POL.MAB.105  Ice and other contaminants ‐ ground  CAT.OP.MPA.250  procedures  Ice and other contaminants – flight  CAT.OP.MPA.255  procedures  Ramp Inspection  ARO.RAMP      CONTRACTORS AUDITS    Subject to be audited  ER/IR  Ground Handling  ref;  Ground handling and safety procedures  AZI/GHM  Fuel Supplier    Catering   HCAA T.O. A1  Leasing agreement  ORO.AOC.110  ORO.AOC.115     

Audit  form No 

AC/OPS/07 

AC/OPS/08  AC/OPS/09 

Audit  form No  AC/GS/01  AC/GS/02  AC/GS/03  AC/CA/01 

                                  Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 3 _ Audit Plan

Revision:   0  Date:      Page 7 of 10 


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

 

PART M ORGANISATION AUDITS 

    Subject to be audited  Aircraft/Product sample report  Contracted CAMO Tasks  Occurrence Reporting  Continuing Airworthiness Tasks  Aircraft Maintenance Programme  Airworthiness Directives  Data for Modifications and Repairs  Aircraft Continuing Airworthiness Record System  Technical Log System  Maintenance data  Performance of maintenance  Aircraft defects  Extent of approval  Continuing airworthiness management exposition  Facilities  Personnel requirements  Airworthiness Review Staff  Continuing Airworthiness Management.  Maintenance Contracts   Record‐keeping  Aircraft Certificate of Release to Service  Airworthiness Review  Airworthiness Review Certificate  Validity of the Airworthiness Review Certificate 

Part ‘M’  ref;  M.A.302  M.A.201  M.A.202  M.A.301  M.A.302  M.A.303  M.A.304  M.A.305  M.A.306  M.A.401  M.A.402  M.A.403  M.A.703  M.A.704  M.A.705  M.A.706  M.A.707  M.A.708  M.A.708  M.A.714  M.A.801  M.A.710  M.A.901  M.A.902 

Audit  Checklist No  AC/M/01 

AC/M/02 

AC/M/03 

AC/M/04 

                                    Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 3 _ Audit Plan

Revision:   0  Date:      Page 8 of 10 


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

 

PART 145 ORGANISATION AUDITS 

    Subject to be audited  Facility Requirements  Personnel requirement  Certifying Staff and Support Staff  Equipment, Tools and Material  Acceptance of Components  Control of Unserviceable component  Maintenance Data  Maintenance procedures  Privileges of the organisation  Changes to the organisation  Certification of Maintenance  Safety reporting scheme  Production planning  Performance of Maintenance  Maintenance Records  Maintenance organisation exposition  Findings 

Part­145  ref;  145.A.25  145.A.30  145.A.35  145.A.40  145.A.42  145.A.43  145.A.45  145.A.71  145.A.75  145.A.85  145.A.50  145.A.60  145.A.62  145.A.47  145.A.48  145.A.55  145.A.70  145.A.95 

Audit  Checklist No 

AC/145/01 

AC/145/02 

AC/145/03 

                                                       

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 3 _ Audit Plan

Revision:   0  Date:      Page 9 of 10 


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines  

  

 

3.1.3 Audit Yearly Plan   

Audit ref;  AC/S/01  AC/S/02  AC/OPS/01  AC/OPS/02  AC/OPS/03  AC/OPS/04  AC/OPS/05  AC/OPS/06  AC/OPS/07  AC/OPS/08  AC/OPS/09  AC/GS/01  AC/GS/02  AC/GS/03  AC/CA/01  AC/M/01 AC/M/02 AC/M/03 AC/M/04 AC/145/01 AC/145/02 AC/145/03 

 

Remarks   

Audit is Open to be performed

C Audit complied but need to be re­inspected Audit closed satisfactory Ad­hoc Audit

  This audit plan is distributed to the:  Accountable manager;  SMS manager;  Flight operations manager;  CAMO manager;  Maintenance manager; and  Ground operations manager    Management personnel are responsible to distribute this plan to all departments involved.   

Date issued:    Issued by: 

   

  Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 3 _ Audit Plan

Revision:   0  Date:      Page 10 of 10 


Section 4                    DOCUMENTS & FORMS  

 

   Compliance Monitoring Programme  M ALS/CMPM  Manual  |  Document  rreference:  A


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines    

       

  

 

TABLE OF CONTENT  5  7  9  11  19  21  23  25  27  31  33  35  37  39  41  43 

CMF‐01_MANAGEMENT EVALUATION FORM  CMF‐02_AUDIT NOTIFICATION (AN)  CMF‐03_AUDIT NON COMPLIANCE ISSUE FORM  CMF‐04_AUDIT REPORT & CORRECTIVE ACTION REQUEST  CMF‐05_AUDIT FEEDBACK TRANSMITTAL (AFT)  CMF‐06_DEVIATION REPORT  CMF‐07_ARS AUTHORISATION (PERMIT)  CMF‐08_SAC ‐ STAFF AUTHORISATION CERTIFICATE  CMF‐09_PERSONNEL RECORD  CMF‐10_CONCESSION APPLICATION FORM  CMF‐11_COMPETENCE ASSESSMENT FORM  CML‐01_AUDIT FINDING MONITORING  CML‐02_CRS STAFF  CML‐03_PERSONNEL CONTINUATION TRAINING  PROGRAM  CML‐04_CONCESSION DATABASE LIST  CML‐05_AUDIT PLAN   

   

                                                         

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 4 _ Documents & Forms

Revision:   0  Date:      Page 1 of 44


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

                                                                       

This page Intentionally Left Blank 

                                                               

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 4 _ Documents & Forms

Revision:   0  Date:      Page 2 of 44


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

   

FORM  No  CMf/01  CMf/02  CMf/03  CMf/04  CMf/05  CMf/06  CMf/07  CMf/08  CMf/09  CMf/10  CMf/11    LIST  No  CMl/01  CMl/02  CMl/03  CMl/04  CMl/05                                         

System Forms  INDEX  Management Evaluation Report  Audit Notification  Audit Discrepancy Notice (ADN)  Audit Report (ARCAR)  Audit feedback transmittal  Deviation Report  ARS Authorisation (Permit)  Authorisation Certificate  Personnel Record  Concession Application Form  Personnel Competence Form    System Lists  INDEX  Audit Finding Monitoring  CRS staff   Continuation Training  Concession/Variation Database  Audit Plan 

CMM Ref.  0.8.1  0.8.3.2  0.8.3.2 & 2.1.1 0.9.2  0.9.2  0.9.4  0.12  2.2.3  2.3.2  2.7.2  2.12.1  0.12  CMM Ref.  0.8.3.4  2.3.1  2.2.2  2.7.3  3.1.2 

               

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 4 _ Documents & Forms

Revision:   0  Date:      Page 3 of 44


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

                                                             

           

This page Intentionally Left Blank 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 4 _ Documents & Forms

Revision:   0  Date:      Page 4 of 44


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

  CMf­01_Management Evaluation Form   

MANAGEMENT EVALUATION REPORT   

Year 

 

Semester  1st   Attendees Title 

    ‐ 2nd  

Date: 

 

1.

Accountable Manager 

 

2.

SMS Manager 

 

3.

Compliance Monitoring Manager 

 

4.

Flight Operations Manager 

5.

Crew Training Manager 

 

6.

Continuing Airworthiness Manager 

 

7.

Line Maintenance Manager 

 

8.

Ground Operations Manager 

 

9.

Cabin Crew Officer 

 

MER No:  Names 

 

 

 

 

10. Security Officer   

Number of Deviation recorded during this period  Flight Operations 

Airworthiness  

Maintenance 

Ground Handling 

Safety & CMPS 

Other 

Internal 

Internal 

Internal 

Internal 

Internal 

Internal 

External 

External 

External 

External 

External 

External 

 

Significant changes of trend compared with previous evaluation:  No                         Yes          Auditors objective review of the Safety Program effectiveness:  During Annual Review noticed the following findings:  HCAA summary findings  INTERNAL process findings  Root cause  No  %  Root cause  No  %  Non‐compliance      Non‐compliance      Misinterpreting       Misinterpreting      Absence of procedures      Absence of procedures      Other      Other     

SAFA summary findings  Root cause  No  Documentation    Flight Deck & Crew    Cabin Safety & equipment    Aircraft condition   

%         

Improvements of the Safety Program or parts thereof regarded necessary:  No                            Yes                 (Ref. Deviation Report(s))  1.  2.  3.  4.  General comments:                 

Compliance Manager’s Signature       

Accountable Manager’s Signature 

     

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 4 _ Documents & Forms

Revision:   0  Date:      Page 5 of 44


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

                                                                       

This page Intentionally Left Blank                                           

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 4 _ Documents & Forms

Revision:   0  Date:      Page 6 of 44


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

 

CMf­02_Audit Notification (AN)     

AUDIT NOTIFICATION      To:  From:  Compliance Monitoring  System       Date:      Ref no;            Department to be audited:  �� Area of Audit:    Audit no:            Date of Audit:    Auditor(s):            Reference Regulation:          Scope of Audit:  This is to notify (department/unit) of an upcoming audit in accordance with the Audit Plan and to  provide  the  details  of  the  audit.  Authorised  internal  auditors  from  the  compliance  system  will  conduct the audit.        Additional Comments:  The  audit  will  generally  include  three  phases:  data  gathering  and  review,  on‐sight  audit/examination, and an analysis of the data and issuance of a corrective action request to (the  responsible  manager  of  the  organisation/department/unit)  should  analysis  indicate  that  corrective action is warranted.    Please provide the auditors any assistance they may require while at your location. A member of  the compliance system will contact you to confirm or amend the above arrangements. Thank you  in  advance  for  your  cooperation.  Should  you  require  further  information  regarding  this  audit  please contact the CMM at his telephone number or his e‐mail.          Sincerely,    Name, Signature   

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 4 _ Documents & Forms

Revision:   0  Date:      Page 7 of 44


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

                                               

This page Intentionally Left Blank 

                                              Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 4 _ Documents & Forms

Revision:   0  Date:      Page 8 of 44


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

  CMf­03_Audit Non Compliance Issue Form   

 

      Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 4 _ Documents & Forms

Revision:   0  Date:      Page 9 of 44


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

                                                                                              Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

This page Intentionally Left Blank 

Section 4 _ Documents & Forms

Revision:   0  Date:      Page 10 of 44


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

 

  CMf­04_Audit Report & Corrective Action Request 

AUDIT REPORT & CORRECTIVE ACTION REQUEST 

  To:  From:  Compliance Monitoring  System       Date:    Cc:  SMS Manager       Report Ref no;  ARCAR/(audit tracking #)/        Audit  Tracking  no:  Date performed:            Area of Audit:  Auditor(s):                  This is to notify the respective department/unit  manager for the audit results  and to provide  a  corrective  action  plan  for  implementation,  in  case  findings  have  been  recorded,  as  well  as  to  request a root cause analysis for each and every one of them.      This audit corrective action request consists of: Part A ‐ Summary Of Audit/Inspection Issues;  Part B ‐ Corrective Action Plan;   Part C – Root Cause Analysis form; and  Part D ‐ Follow‐Up Audit.      SMS Manager shall perform a Risk Analysis to the issues raised during this audit.       Responsible  departmental  manager  shall  complete  and  return  to  the  lead  auditor  or  CMM,  the  Part B and RCA forms within 7 working days.    Part  D  ‐  Follow‐Up  Audit  shall  be  completed  by  the  CMM  and  after  evaluation  the  audit  process  shall be considered closed.        Sincerely,    Name, Signature         

   

    Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 4 _ Documents & Forms

Revision:   0  Date:      Page 11 of 44


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

 

Part A ­ Summary Of Audit/Inspection Issues 

  NCI 

Analysis And Classification

Issue/s 

Safety Hazard  Finding  Concern  Observation

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

10 

 

 

 

 

  Safety Hazard 

= Equals to Level 1 or Level 3 for Ramp inspections 

Finding 

= Equals to Level 2 or Level 2 for Ramp inspections 

Concern 

= Equals to remark or Level 1 for Ramp inspections 

       

     

Observation 

= Non significant 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 4 _ Documents & Forms

Revision:   0  Date:      Page 12 of 44


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

Part B ­ Corrective Action Plan 

(Return to audit team leader or to the CMM within 7 days of receipt) 

A­  Organisation/Department/Unit Audited:    Area Of Focus:   

Audit Tracking #:    Standard/s Referenced:     Corrective Action Time Limit:   

 

Issue Classification (Check Box): 

Safety Hazard   

 

Finding   

 

Concern   

Audit Date:    NCI Issue:   NCI‐000

 

Observation  

 

  B­  Description Of Corrective Action Needed To Re­Establish Compliance:          

     

 

Date: 

Audit Team Leader or CMM:   

  _______________________________________________________________________________________________________________________  C­ (Manager responsible shall complete the Root Cause Analysis sheets below RCA)  Root­Cause Of Issue:                 

    D­  Description Of Organisation System Alterations That Would Prevent Recurrence:               

   

Date: 

Manager Responsible For Correction:   

   

Note:  Fields  A  &  B  to  be  completed  by  the  Initiator,  whilst  fields  C  &  D  to  be  completed  by  the  manager  responsible  for  correction. 

 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 4 _ Documents & Forms

Revision:   0  Date:      Page 13 of 44


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

Part C ­ Root cause analysis (RCA) 

 

 

 

Part 1. RCA Team     Recipient ­ RCA Leader:        RCA Team:         

    Audit Tracking no:  Date:  Audited (Area / Facility):            NCI      Number:             

 

  RCA Date :   

  Part 2. RCA Non­Conformity Description

 

 

          Non­Conformity Issue:   

 

  Part 3. RCA Investigation

    Policies & Procedures (This category deals with the corporate policies and procedures.)  Remark: Ask these questions for all below sub‐categories : (1) Does it exist?  (2) Did this cause the event?  (3) Is something missing?  (4) Is there an opportunity to correct?  (5) Other thoughts to consider?    System policies and procedures              Y  N  NA  (1) Does the organization have a policy or procedure that        applies?  (2) Does the policy or procedure work?        (3) If not what changes are needed?              Work directions              Y  N  NA  (1) What was the work direction?        (2) How was the work direction given? Verbally? In writing?        (3) Did the employee conform expectations?              Communication              Y  N  NA  (1) How did the parties communicate? Verbally? In writing?       (2) Was “third part” communication followed?              Training              Y  N  NA  (1) Does a training procedure exist? If no why not?        (2) Was the employee trained? If no why not?            Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 4 _ Documents & Forms

 

Remarks / Notes / Comments

Remarks / Notes / Comments

Remarks / Notes / Comments

Remarks / Notes / Comments

Revision:   0  Date:      Page 14 of 44


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

  Human Performance  Remarks / Notes / Comments             Y  N  NA  (1) Do policies and procedures exist?         (2) If not will relevant policies and procedures are        developed and implemented?  (3) If they exist will they be improved?         (4) Did the person fail to follow training, policies, and        procedures?  (5) Are there logical reasons for the human performance        failure?             System  Operations  &  Equipment  (This  category  applies  to  how  the  system  is  performing  or  not  performing.  The  same  set  of questions applies to the pieces of equipment).      Operation, maintenance system policies & procedures  Remarks / Notes / Comments             Y  N  NA  (1) Do policies and procedures exist?        (2) If not will relevant policies and procedures are        developed and implemented?  (3) If they exist will they be improved?            Management systems  Remarks / Notes / Comments             Y  N  NA  (1) Do policies and procedures exist?        (2) If not will relevant policies and procedures are        developed and implemented?  (3) If they exist will they be improved?             Training  Remarks / Notes / Comments             Y  N  NA  (1) Was staff trained?         (2) If no then why not?         (3) Any improvements needed?         (4) Should the entity propose changes to the equipment        supplier or manufacturer?        Work Direction  Remarks / Notes / Comments             Y  N  NA  (1) What was the work direction?        (2) How was the work direction given? Verbally? In writing?       (3) Did the employee confirm expectations?               Environment  Remarks / Notes / Comments             Y  N  NA  (1) Was the work environment bearable?        (2) Safe?        (3) Work load balanced?                Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 4 _ Documents & Forms

Revision:   0  Date:      Page 15 of 44


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

   

    Part 4. RCA Development Of The Corrective Action Plan  

      Short Term:    Long Term:    Attachments:     

   

   

 

 

 

     

 

 

 

Corrective Action Plan:     

     

        Date:  

 

  Departmental Manager: 

                                                                            Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 4 _ Documents & Forms

Revision:   0  Date:      Page 16 of 44


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

Part D ­ Follow­Up Audit 

 

Organisation/Department/Unit Audited: 

Original Audit Date: 

Follow­up Audit Date:      Audit Tracking #:  NCI Issue:     NCI‐000 Auditor ­ Same as original audit?  Yes                No     Manager Responsible For Correction:   

Area Of Focus:   

 

 

Evaluation 

 

Was  Corrective  Action  Completed  And  Implemented  As  Described  In  the  AUDIT  CORRECTIVE  ACTION  REQUEST ­ Part B Corrective Action Plan?   Yes                No     Remarks: 

              Was Corrective Action effective IN RESTORING THE ISSUE TO COMPLIANCE WITH INTERNATIONAL AIR SAFETY  POLICY?   Yes                No     Remarks: 

              Does Corrective Action Provide Acceptable Assurance That ORIGINAL OR SIMILAR ISSUES WILL NOT RECUR?    Yes                No     Remarks: 

              Reviewed by:  

Date:  Auditor 

 

      Compliance Monitoring Manager 

 

  Date:  Closed­Out By Compliance Monitoring Manager:  Yes                No       Signature / ________________________________________________________    Remark: CMM shall prepare an audit feedback transmittal (form CMf/05) for the Accountable Manager. 

    Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 4 _ Documents & Forms

Revision:   0  Date:      Page 17 of 44


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

                                                                                              Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

This page Intentionally Left Blank 

Section 4 _ Documents & Forms

Revision:   0  Date:      Page 18 of 44


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

  CMf­05_Audit Feedback Transmittal (AFT)   

AUDIT FEEDBACK TRANSMITTAL (AFT) 

  Organisation/Department/Unit Audited:    Employee Name: Auditor:  Internal                                External       ( please specify) :  Customer        NON­CONFORMITY ISSUE: 

Date: 

Audit Tracking no:   

  NCI Issue:   NCI‐000

       Other   

 

 

  DESCRIPTION OF THE ISSUE AND ITS POSSIBLE CONSEQUENCES (Completed by Initiator): 

    SUGGESTED SHORT­TERM ACTION (Completed by Initiator):  If short­term action is not appropriate, enter N/A and forward to Compliance Monitoring Manager 

 

SUGGESTED CORRECTIVE ACTION (Completed by Initiator):  If corrective action is not appropriate, enter N/A and forward to Compliance Monitoring Manager 

    FORWARDED TO CMM:  Date:    Method    Fax           Internal mail            e‐mail     __________________________________________________________________________________________________________________________________________  DISPOSITION OF FEEDBACK (To be completed by Compliance Monitoring Manager):       Initiate corrective action: Immediately       within 15 days       within 30 days       within 60 days         No action will be initiated.     Provide feedback to source.     Name of responsible manager/supervisor/department head:  

COMMENTS* (Completed by the Compliance Monitoring Manager)   

      CMM’s signature: 

 

 

Date:   

    FORWARDED TO Acc/Mgr:

Date:   

Method    Fax  

        Internal mail  

         e‐mail  

 

    Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 4 _ Documents & Forms

Revision:   0  Date:      Page 19 of 44


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

                                                                                              Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

This page Intentionally Left Blank 

Section 4 _ Documents & Forms

Revision:   0  Date:      Page 20 of 44


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

  CMf­06_Deviation Report    DEVIATION REPORT  To: CMM 

Reported by:   

Date: 

 

Flight crew   Other    

      Maintenance 

     Ground Handling 

     Documentation 

     Training 

Category           

Reference manual(s): 

Description: 

         

            Suggested solution: 

    CMM decision:  

Correction:          Required    

          Not required   

 

             

Responsible Person for corrective action: 

Time limitation:   

Corrective action: 

Reference: 

 

 

 

 

 

 

 

 

Signature: 

Date:   

 

Corrective action verified          

 

Report closed     

 

Date:  

     

File No:   DR­ 

CMM Signature:              

    Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 4 _ Documents & Forms

Revision:   0  Date:      Page 21 of 44


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

 

                                                 

This page Intentionally Left Blank 

                                          Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 4 _ Documents & Forms

Revision:   0  Date:      Page 22 of 44


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

  CMf­07_ARS Authorisation (Permit)   

 

 

                         

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

 

        Section 4 _ Documents & Forms

Revision:   0  Date:      Page 23 of 44


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

                                                                                             

This page Intentionally Left Blank 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 4 _ Documents & Forms

Revision:   0  Date:      Page 24 of 44


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

  CMf­08_SAC ­ Staff Authorisation Certificate  

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 4 _ Documents & Forms

Revision:   0  Date:      Page 25 of 44


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

                                       

This page Intentionally Left Blank 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 4 _ Documents & Forms

Revision:   0  Date:      Page 26 of 44


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

CMf­09_Personnel Record   

       

 

 

Personnel Template Record        Name    Title   

   

     

   

Position Company ID no SUPPORT DOCUMENTS

  DESCRIPTION

Last Updated

1_ CMf­05 Personnel Record_   2_Curriculum Vitae_   Licenses / Certifications             Training Certificates                                    

  Recurrent Training Certificates

5a_EWIS.pdf  5b_Fuel Tank Safety.pdf  5c_Human Factors.pdf  

  Competences form

6_Competence form.pdf Acceptances / Authorisations 6a_ARS Acceptance & Authorisation (Permit).pdf 6b_Trainer Authorisation.pdf  6c_Auditor Authorisation.pdf 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 4 _ Documents & Forms

Revision:   0  Date:      Page 27 of 44


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

A_ Employer’s  details:  Name: 

Address:

Telephone: 

Fax: 

e­mail:

Date of birth: 

Date in organisation:

License no & category: 

 

Trade Group: airframe 

   engine 

   electric 

   avionics 

   other (specify) 

……………………………….. 

 

Please complete last employed organisation. B_ Maintenance organisation details:  Name: 

Address:

Telephone: 

Fax: 

Approval number: e­mail:

Period of employment:   From:

To:

 

C_ Domain of employment:    Planning 

 Engineering 

Technical records 

 Logistics 

 Purchasing 

Airworthiness  

Mechanics/Technicians   Line Maintenance 

 Base Maintenance

Component Maintenance

 Servicing 

 Removal/Installation 

 Testing/Inspection 

 Scheduled Maintenance 

 Inspection 

 Repair 

 Trouble‐shooting 

 Trouble‐shooting 

 Overhaul 

 Repair 

 Re‐treatment 

  Aircraft Type 

Aircraft Type 

 Reassembly 

1.

_______________________________ 

1.

_______________________________ 

Component Type 

2.

_______________________________ 

2.

_______________________________ 

1.

_________________________________ 

3.

_______________________________ 

3.

_______________________________ 

2.

_________________________________ 

Certifying staff and support staff  Cat A 

 Cat B1

 Cat B2  Aircraft Type 

Aircraft Type 

Aircraft Type 

1.

___________ 

1.

__________  1.

2.

___________ 

2.

__________  2.

Certification Privileges:     YES  

Cat C

Component Type 

 Other (e.g. NDT) 

Aircraft Type 

Component Type 

Specify 

___________ 

1.

___________ 

1.

___________________ 

1.

_________________ 

___________ 

2.

___________ 

2.

___________________ 

2.

_________________ 

    /   NO   

 Specialised services (Specialty NDT, composites, welding, etc.)  Skilled personnel (Specialty sheet metal, structures, wireman, upholstery, etc.)   Ground equipment operation     

 SMS, Supervision     

 Compliance Monitoring     

 ARS staff 

Total number of boxes ticked:   Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 4 _ Documents & Forms

Revision:   0  Date:      Page 28 of 44


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

 

D_ Details of employment :                 

E_ Training received :  Date 

Nature of training

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   

F_ Certification :  Certified by: 

Date: 

Name:  Position: 

 

Contact details: 

Signature: 

Advisory note:  A copy of the present credential will be kept for at least 3 years from its issuance by the organisation. 

  Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 4 _ Documents & Forms

Revision:   0  Date:      Page 29 of 44


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

                                   

This page Intentionally Left Blank 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 4 _ Documents & Forms

Revision:   0  Date:      Page 30 of 44


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

CMf­10_Concession Application Form 

CONCESSION APPLICATION FORM    Requested by: 

0001

Concession Number:  Date:   

 

 

Aircraft Type:    Aircraft Registration:    Component Part Number:  Component Serial Number: 

   

Maintenance Manual Ref:    ATA/IPC Ref:    “B” Defect TLP #    TLP Number   

 

Detail of Request:                Maintenance Schedule  Interval:  Extension Required:   

 

EXTENSION CALCULATION  Hrs/cycles/days  Extension Period: 

 

Hrs/cycles/days 

 

 

Hrs/cycles/days 

Now due at: 

 

Applicant Name 

 

Signature 

 

 

Review date/comments:            Approval date:                      Compliance Manager   

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Distribution List:  Technical Records  Line maintenance  Aircraft Operator  Compliance System    Concession cleared by:  TLP/WO/No:      Remarks:              Signature   

Section 4 _ Documents & Forms

  Date:   

Revision:   0  Date:      Page 31 of 44


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

This page Intentionally Left Blank 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 4 _ Documents & Forms

Revision:   0  Date:      Page 32 of 44


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

CMf­11_Competence Assessment Form 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 4 _ Documents & Forms

Revision:   0  Date:      Page 33 of 44


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

This page Intentionally Left Blank 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 4 _ Documents & Forms

Revision:   0  Date:      Page 34 of 44


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

CMl­01_Audit Finding Monitoring 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 4 _ Documents & Forms

Revision:   0  Date:      Page 35 of 44


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

This page Intentionally Left Blank 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 4 _ Documents & Forms

Revision:   0  Date:      Page 36 of 44


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

CMl­02_CRS staff 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 4 _ Documents & Forms

Revision:   0  Date:      Page 37 of 44


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

This page Intentionally Left Blank 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 4 _ Documents & Forms

Revision:   0  Date:      Page 38 of 44


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

CMl­03_Personnel Continuation Training  Program 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 4 _ Documents & Forms

Revision:   0  Date:      Page 39 of 44


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

This page Intentionally Left Blank 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 4 _ Documents & Forms

Revision:   0  Date:      Page 40 of 44


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

CMl­04_Concession Database List 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 4 _ Documents & Forms

Revision:   0  Date:      Page 41 of 44


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

This page Intentionally Left Blank 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 4 _ Documents & Forms

Revision:   0  Date:      Page 42 of 44


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

CMl­05_Audit Plan 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 4 _ Documents & Forms

Revision:   0  Date:      Page 43 of 44


Compliance Monitoring  Programme Manual

Astra Airlines

  

 

This page Intentionally Left Blank 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Section 4 _ Documents & Forms

Revision:   0  Date:      Page 44 of 44


Annex I _ Audit Checklists   

     

     Compliance Monitoring Programme  M ALS/CMPM  Manual  |  Document  rreference:  A


Audit #:  AC/SF/01   

Area to be audited:   

Issue: 

 

AUDIT CHECKLIST 

Tracking #:

AZI/AC/SF/01/yyyy­01

Infrastructure

Management System (SMS)(ERP/FRM) Reg. Ref;  Item

N/A  UNS

NCI #

 

Does  the  operator  has  establish,  implement  and  maintain a management system that clearly defines  ORO.GEN.200(a)(1)  responsibility  and  accountability  throughout  the  operator,  including  a  direct  safety  accountability  of  the accountable manager;  Does  the  management  system  of  the operator  AMC1 ORO.GEN.200(a)(1)  encompass safety by including a safety manager and  AMC1 M.A.712(a)(1)  a  safety  review  board  in  the  organisational  AMC1 145.A.65(a)(1)  structure;  Has  a  safety  action  group  established  as  a  standing  GM2 ORO.GEN.200(a)(1)  group  or  as  an  ad‐hoc  group  to  assist  or  act  on  GM2 M.A.712(a)(1)  behalf of the safety review board;  GM2 145.A.65(a)(1)    ORO.GEN.200(a)(2)  Does  the  SMM  has  a  description  of  the  overall  AMC1 M.A.712(a)(2)  philosophies  and  principles  of  the  operator  with  AMC1 145.A.65(a)(2)  regard to safety, referred to as the safety policy;  Does the SMM includes the identification of aviation  ORO.GEN.200(a)(3)  safety  hazards  entailed  by  the  activities  of  the  AMC1 M.A.712(a)(3)  operator,  their  evaluation  and  the  management  of  AMC1 145.A.65(a)(3)  associated risks, including taking actions to mitigate  GM7 145.A.65(a)(3)D  the risk and verify their effectiveness;  Is  the  database  of  hazards  and  incidents  regularly  ORO.GEN.200(a)(3)  updated and analysed?    Are  risk  management  and  mitigation  applied  for  ORO.GEN.200(a)(3)  each hazard and risk reported;    Do  the  minutes  of  safety  meetings  reflect  adequate  ORO.GEN.200(a)(3)  attention to SMS principles and reported hazards?    AMC1 ORO.GEN.200(a)(3)g  Has an ERP been established to provide the actions  AMC1 M.A.712(a)(3)(g)  to be taken by the operator or specified individuals  AMC1 145.A.65(a)(3) (g)  in  an  emergency;  Does  the  ERP  reflects  the  size,  GM5 145.A.65(a)(3)  nature and complexity of the activities performed by  GM6 145.A.65(a)(3)  the operator;  Does  the  occurrence  reports  judged  reportable  by  GM1 ORO.GEN.200(a)(3)  the  person  submitting  are  retained  as  the  AMC1 M.A.712(a)(3)(c)  significance  of  such  reports  may  only  become  obvious at a later date;  Does  the  SMM  has  a  description  for  maintaining  personnel  trained  and  competent  to  perform  their  ORO.GEN.200(a)(4)  tasks;   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

    Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

 

Continued  Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (SF/01) _ 1 of 4 


AUDIT CHECKLIST 

Audit #:  AC/SF/01   

Tracking #:

AZI/AC/SF/01/yyyy­01

 

Reg. Ref; 

Item

N/A  UNS

Has  the  organisation  establish,  implement,  document,  and  maintain  the  FRM  scheme  as  an  integral part of its management system;  Does  the  personnel  involved  in  maintenance  activities  under  a  FRM  scheme  have  received  FRM  training  to  ensure  competence  commensurate  with  the  roles  and  responsibilities  of  management,  certifying engineers, and support staff;  Does  the  operator  has  establish  a  procedure  for  Safety performance monitoring and measurement;   (reporting, reviews, audits, safety surveys);  Does the operator has establish a process to manage  safety risks related to a management change; is this  a  documented  process  to  identify  external  and  internal change that may have an adverse effect on  safety;  Is  there  a  process  for  proactive  and  reactive  evaluations  of  facilities,  equipment,  documentation,  and procedures through safety audits and surveys;   Is  there  a  process  for  proactive  evaluation  of  individuals’  performance  to  verify  the  fulfilment  of  their safety responsibilities;  Is  there  a  process  for  reactive  evaluations  in  order  to verify the effectiveness of the system for control  and mitigation of risk;  Does the operator performs an annual review of the  safety  performance  and  the  effectiveness  of  the  management system;  Does  the  operator  has  establish  a  procedure  for  contracted  activities  within  the  operator’s  scope  of  approval  that  are  performed  by  another  organisation either itself certified to carry out such  activity  or  if  not  certified,  working  under  the  operator’s approval. Does the operator ensures that  when  contracting  or  purchasing  any  part  of  its  activity,  the  contracted  or  purchased  service  or  product conforms to the applicable requirements;  Does  the  accountable  manager,  provides  the  necessary finance for the organisation;     Has the accountable manager nominate a person or  group  of  persons  responsible  for  ensuring  that  the  operator remains in compliance with the applicable  requirements;  Are  these  personnel  ultimately  responsible to the accountable manager;    Continued 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

NCI #

 

AMC2 145.A.65(a)(3)  GM7 145.A.65(a)(3) 

AMC2 145.A.65(a)(3)(d) 

ORO.GEN.200  AMC1 M.A.712(a)(3)(d)  ORO.GEN.200  AMC1 M.A.712(a)(3)(e)  AMC2 M.A.712(a)(3)  GM3 M.A.712(a)(3)  GM4 145.A.65(a)(3)  ORO.GEN.200  AMC1 M.A.712(a)(3)(f)(1)  ORO.GEN.200  AMC1 M.A.712(a)(3)(f)(2)  ORO.GEN.200  AMC1 M.A.712(a)(3)(f)(3)  ORO.GEN.200  AMC1 M.A.712(a)(3)(f)(4) 

ORO.GEN.205(a) 

ORO.GEN.210(a)  ORO.GEN.210(b) 

    Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

 

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (SF/01) _ 2 of 4 


AUDIT CHECKLIST 

Audit #:  AC/SF/01   

Tracking #:

AZI/AC/SF/01/yyyy­01

 

Reg. Ref;   

Item

N/A  UNS

NCI #

  Does the operator has sufficient qualified personnel  for the planned tasks and activities to be performed  in accordance with the applicable requirements;   Does  all  personnel  have  receive  safety  training  as  appropriate  for  their  safety  responsibilities;  The  safety  training  programme  may  consist  of  self‐ instruction  via  a  media  (newsletters,  flight  safety  magazines),  classroom  training,  e‐learning,  or  similar  training  provided  by  training  service  providers.  Does  he  maintain  appropriate  experience,  qualification  and  training  records  to  show  compliance;  Has  the  operator  establish  communication  about  safety matters that:   (i) ensures that all personnel are aware of the safety  management  activities,  as  appropriate,  for  their  safety responsibilities;   (ii)  conveys  safety  critical  information,  especially  relating to assessed risks and analysed hazards;   (iii) explains why particular actions are taken; and   (iv)  explains why  safety  procedures are introduced  or changed;  Does  the  operator  has  facilities  allowing  the  performance  and  management  of  all  planned  tasks  and  activities  in  accordance  with  the  applicable  requirements;  Has  the  operator  establish  a  system  of  record‐ keeping  that  allows  adequate  storage  and  reliable  traceability  of  all  activities  developed,  covering  in  particular  all  the  elements  indicated  in  ORO.GEN.200;  Records  shall  be  stored  in  a  manner  that ensures protection from damage, alteration and  theft; 

ORO.GEN.210(c)&(d) 

ORO.GEN.210(c)&(d)  GM1 M.A.712(a)(4) 

AMC1 M.A.712(a)(4) 

ORO.GEN.200  AMC1 M.A.712(a)(4)  AMC1 145.A.65(a)(4)   GM7 145.A.65(a)(3)F  AMC1 145.A.65(a)(4) 

ORO.GEN.215 

ORO.GEN.220(a)&(c) 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

    End 

   

S = Satisfactory,   N/A = Not Checked/Not applicable,  UNS = Not Satisfactory,   NCI = Non­compliance issue number  

    Auditor 

     

Date completed: 

 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

 

 

Witnessed for the organization

Compliance Monitoring Manager

 

    Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (SF/01) _ 3 of 4 


Audit #:  AC/SF/01   

AUDIT CHECKLIST 

Tracking #:

AZI/AC/SF/01/yyyy­01

 

Reg. Ref;   

Item

N/A  UNS

NCI #

                                        Page Intentionally Left Blank 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

 

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (SF/01) _ 4 of 4 


Audit #:  AC/SF/02   

Area to be audited:   

Issue: 

 

AUDIT CHECKLIST 

Tracking #:

AZI/AC/SF/02/yyyy­01

Compliance Monitoring System (CMS)

Management System  Reg. Ref; 

Item

N/A

UNS

NCI #

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Does the Organisations monitor compliance with: (1) privileges of the operator;  (2) manuals, logs, and records;  (3) training standards;  (4) management system procedures and manuals;  Does  the  compliance  monitoring  manager  ensures  that  the  activities  of  the  operator  are  monitored  for  compliance  with  the  applicable  regulatory  AMC1 ORO.GEN.200(a)(6)  requirements,  and  any  additional  requirements  as  (c)(1)  established by the operator, and that these activities  are being carried out properly under the supervision  of the relevant head of functional area;  Does  the compliance  monitoring  programme  is  AMC1 ORO.GEN.200(a)(6)  properly  implemented,  maintained  and  continually  (c)(2)  reviewed and improved;  Does  the compliance  monitoring  programme  AMC2 145.A.65(a)(6)  includes  routine  sample  checks  of  all  aspects  of  the  (a)  organisation’s ability to carry out all maintenance to  the required standards;  Does  the  compliance  monitoring  manager  has  relevant  knowledge,  background  and  appropriate  AMC1 ORO.GEN.200(a)(6)  experience  related  to  the  activities  of  the  operator,  (c)(3)(iii)  including  knowledge  and  experience  in  compliance  monitoring;  AMC1 ORO.GEN.200(a)(6)  Do  the  audits  and  inspections  are  carried  out  by  (c)(6)  personnel  not  responsible  for  the  function,  AMC1 145.A.65(a)(6)(b)  procedure or products being audited;  Does the CMM is approved and updated to the latest  AMC1 ORO.GEN.200(a)(6)  regulation;  (d)(1) & (d)(2)    Are  there  evidence  that  all  personnel  have  receive  AMC1 ORO.GEN.200(a)(6)  relevant  knowledge  of  the  operator’s    management  (e)(1)  system documentation;  Have  the  auditors  receive  the  necessary  training  to  AMC1 ORO.GEN.200(a)(6)  cover  the  requirements  of  compliance  monitoring,  (e)(2)  manuals  and  procedures  related  to  the  task,  audit  145.A.65(a)(4)  techniques, reporting and recording;  Does  the  compliance  monitoring  manager  has  issue  GM1 ORO.GEN.200(a)(6)    relevant authorisations to nominated auditors;  (c)(1)    GM1 ORO.GEN.200(a)(6)    Have  the  external  auditors  relevant  knowledge,  (c)(2)  background  and  experience  as  appropriate  to  the  AMC4 145.A.65(a)(6)(c)(2)  activities  being  audited  or  inspected  including  knowledge  and  experience  in  compliance  monitoring;  AMC1 ORO.GEN.200(a)(6)  (b)  AMC1 145.A.65(a)(6)(d) 

  Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Continued  Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (SF/02) _ 1 of 4 


Audit #:  AC/SF/02 

 

AUDIT CHECKLIST 

Tracking #:

AZI/AC/SF/02/yyyy­01

 

Reg. Ref; 

Item

N/A  UNS

NCI #

 

GM2 ORO.GEN.200(a)(6)  AMC1 M.A.712 (a)(6)(e)  AMC2 145.A.65(a)(6)(b)  AMC3 145.A.65(a)(6) 

Does  the  audit  Plan  includes  all  areas  audited  once  within  a  12  month  period;  has  been  notified  to  all  involved managers and to Accountable Manager;   Does  the  audit  Plan  include  line  stations  listed  as  per  145.A.75  (d);  The  maximum  period  between  AMC2 145.A.65(a)(6)(e)  audits inspections of a particular line station should  not exceed 24 months;  Does the management system identifies the aviation  safety  hazards  entailed  by  the  activities  of  the  M.A.712(a)(3)  organisation,  their  evaluation  and  the  management  145.A.65(a)(3)  of  associated  risks,  including  taking  actions  to  mitigate the risk and verify their effectiveness;  Does  the  Compliance  monitoring  includes  a  M.A.712(a)(6)  feedback system of findings with who is required to  AMC1 M.A.712 (a)(6)(i)  rectify  any  non‐compliance  in  each  particular  case,  145.A.65(a)(6)  and  the  procedure  to  be  followed  if  rectification  is  AMC5 145.A.65(a)(6)(b)  not  completed  within  appropriate  timescales;  does  this procedure lead to the accountable manager;  Is there any procedure through which all employees  can  report  any  difficulties  with  the  procedures  via  AMC1 M.A.712 (a)(5)  their  organisation’s  internal  safety  reporting  scheme;  Do  audit  reports  are  raised  each  time  an  audit  is  AMC1 M.A.712 (a)(6)(h)  carried  out  describing  what  was  checked  and  the  AMC2 145.A.65(a)(6)(f)  resulting  findings  against  applicable  requirements  and procedures;  Are audit reports sent to the relevant department for AMC1 M.A.712 (a)(6)(j)  corrective action giving target dates; Does the relevant department is required to correct non-compliances and AMC2 145.A.65(a)(6)(e)  inform the compliance monitoring function of such AMC5 145.A.65(a)(6)(c)  correction;  Does  the  accountable  manager  holds  regular  AMC1 M.A.712 (a)(6)(k)  meetings with staff to check progress on corrective  AMC5 145.A.65(a)(6)(d)  actions or has he delegated on a day‐to‐day basis to  the compliance monitoring manager to do so;  Does  the  accountable  manager  participates  in  AMC1 M.A.712 (a)(6)(k)(1)  meetings at least twice per year with the senior staff  AMC5 145.A.65(a)(6)(d)  involved to review the overall performance;   Does  the  accountable  manager  receives  at  least  a  AMC1 M.A.712 (a)(6)(k)(2)  half  yearly  summary  report  on  findings  of  non‐ AMC5 145.A.65(a)(6)(d)  compliance;  All records pertaining to the independent audit and  the  feedback system of  findings  should be  retained  for  at  least  2  years  after  the  date  of  closure  of  the  AMC5 145.A.65(a)(6)(f)  finding to which they refer to, or for such periods as  to  support  changes  to  the  audit  planning  cycle  in  accordance with AMC2 145.A.65(a)(6), whichever is  the longer;  Continued  Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Annex I _ Audit Checklists

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Revision:   Date:    

0   Page_ (SF/02) _ 2 of 4 


Audit #:  AC/SF/02 

 

AUDIT CHECKLIST 

Tracking #:

AZI/AC/SF/02/yyyy­01

 

Reg. Ref; 

Item

N/A  UNS

NCI #

 

For  any  deviation  from  those  conditions  a  concession  request  should  be  submitted  to  the  compliance  monitoring  manager.  Such  request  AMC6 145.A.65 (a)(6)(a)  should  specify  the  reason  for  the  request,  and  provide  a  justification,  the  condition/event  concerned  and  its  duration,  as  well  as  any  compensatory measures that may be applied   Is there a follow‐up of all concessions granted until  the  organisation  reverts  back  to  the  conditions  AMC6 145.A.65 (a)(6)(d)(1)  stipulated  in  the  procedures  set  forth  in  its  management system documentation;   Are  records  kept  of  all  concessions  granted  and  AMC6 145.A.65 (a)(6)(d)(2)  compensatory  measures  implemented,  in  accordance with 145A.68;  Does  the  organisation  has  established  a  system  of  record  keeping  that  allows  adequate  storage  and  145.A.68(a)  reliable  traceability  of  all  management  system  processes  as  defined  in  145.A.65;  Are  accessible  whenever needed within a reasonable time;  Are  the  records  organised  in  a  way  that  ensures  AMC1 145.A.68(a)  traceability  and  retrievability  throughout  the  required retention period;  Are  the  records  stored  in  a  manner  that  ensures  145.A.68(c)  protection from damage, alteration, and theft;    AMC1 145.A.68(b)  Records  should  be  kept  in  paper  form  or  in  electronic format or a combination of both. Records  stored  on  microfilm  or  optical  disc  format  are  also  acceptable.  The  records  should  remain  legible  throughout  the  required  retention  period.  The  retention  period  starts  when  the  record  has  been  created or last amended.   AMC1 145.A.68 (c)  Do  computer  systems have  at  least  one  backup  system which should be updated within 24 hours of  any new entry;   AMC1 145.A.68 (c)  Do  computer  systems have safeguards  against  the  ability of unauthorised personnel to alter the data;    AMC1 145.A.68(d)  Does  all  computer  hardware  used  to  ensure  data  backup  are  stored  in  a  different  location  from  that  containing the working data, and in an environment  that ensures they remain in good condition;   AMC1 145.A.68(d)  When  hardware  or  software  changes  take  place,  special care should be taken that all necessary data  continues  to  be  accessible  at  least  through  the  full  period  specified  in  the  relevant  provision.  In  the  absence  of  such  indication,  all  records  should  be  kept for a minimum period of 5 years.  Continued 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (SF/02) _ 3 of 4 


Audit #:  AC/SF/02 

AUDIT CHECKLIST 

 

Tracking #:

AZI/AC/SF/02/yyyy­01

 

Reg. Ref; 

Item

Microfilming  or  optical  storage  of  records  may  be  carried  out  at  any  time.  The  records  should  be  as  legible as the original record, and remain so for the  required retention period. 

 

N/A  UNS

NCI #

 

GM1 145.A.68 

 

 

 

 

End     

S = Satisfactory,   N/A = Not Checked/Not applicable,  UNS = Not Satisfactory,   NCI = Non­compliance issue number

 

    Auditor 

     

Date completed: 

 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

 

Witnessed for the organization

Compliance Monitoring Manager

 

   

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (SF/02) _ 4 of 4 


Audit #:  AC/GS/01   

Area to be audited:   

Issue: 

AUDIT CHECKLIST 

 

Tracking #:

AZI/AC/GS/01/yyyy­01

Contractors/Subcontractors

Ground Handling Agent  Reg. Ref; 

Item

N/A

UNS

NCI #

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

AZI/GHM 

AZI/GHM  AZI/GHM  AZI/GHM 

AZI/GHM 

AZI/GHM  AZI/GHM  AZI/GHM  AZI/GHM  AZI/GHM 

AZI/GHM  AZI/GHM 

Load Control Does  the  agent  has  the  capability  to  prepare,  sign  and  distribute  commanders  flight  plan,  load  information and manifests;  Communications Compile,  dispatch  and  receive  all  messages  in  connection with the services performed;    Maintain  a  message  file  containing  all  above  mentioned  messages  pertaining  to  each  flight  for  ninety (90) days;  Provide  and  operate  suitable  means  of  communication between the ground station and the  aircraft;  Passengers and Baggage Provide  or  arrange  for  special  equipment,  facilities  and  specially  trained  personnel,  as  available,  for  assistance to:   ‐ Unaccompanied minors;  ‐ Disabled passengers;   ‐ Deportee;.  Take  care  of  passengers  when  flights  are  interrupted, delayed or cancelled;    Handle lost, found and damaged property matters;     Check  and  ensure  that  tickets  are  valid  for  the  flight(s) for which they are presented;    Supervise passengers to/from aircraft;     Provide  facility  for  accepting  and  processing  of  unaccompanied baggage;    Ramp Provide or arrange for marshalling at arrival and/or  departure;    Provide, remove and operate suitable Ground Power  Unit (GPU) and other ground support equipment;   

   

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (GS/01) _ 1 of 2 


Audit #:  AC/GS/01 

AUDIT CHECKLIST 

 

Tracking #:

AZI/AC/GS/01/yyyy­01

 

Reg. Ref; 

Item

N/A  UNS

NCI #

 

Provide position and remove: ‐ suitable passenger steps;     ‐ suitable loading bridges;  ‐ flight deck steps;  Provide,  operate  and  remove  suitable  fire‐fighting  and other protective equipment;      Staff Training Staff properly trained in: ‐ Check‐in Procedures;     ‐ Security;   ‐ Dangerous Goods; 

AZI/GHM 

AZI/GHM 

AZI/GHM 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  End     

S = Satisfactory,   N/A = Not Checked/Not applicable,  UNS = Not Satisfactory,   NCI = Non­compliance issue number

    Auditor 

                                           

Date completed: 

 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Witnessed for the organization

 

Annex I _ Audit Checklists

 

Compliance Monitoring Manager

   

Revision:   Date:    

0   Page_ (GS/01) _ 2 of 2 


Audit #:  AC/GS/02   

Area to be audited:   

Issue: 

AUDIT CHECKLIST 

 

Tracking #:

AZI/AC/GS/02/yyyy­01

Contractors/Subcontractors

Fuel Supplier  Reg. Ref; 

Item

N/A

UNS

NCI #

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Fuelling Vehicles Periodically sampling and purging; Fuel drained to check for water presence.      Hose end filter checks;       Vehicle fuel grade labels satisfactory;       All fuel tank caps are properly secured;       Maintenance Records, Weekly Checks and Fault Records  Pre and post‐replenishment checks;       Filter changes, tank inspections etc. ;       Aircraft Refuelling­Entries Are  the  correct  type,  grade  and  quantity  of  fuel  loaded?      Fuel  sampling  procedures  conform  to  the  requirements;      Are  the  aeroplane  fuel  gauges  in  agreement  indicating  that  the  tanks  have  been  filled  to  the    required levels?  Are  the  details  of  fuel  uplift  have  been  correctly  entered in the ATL?     

       

   

         

End 

  S = Satisfactory,   N/A = Not Checked/Not applicable,  UNS = Not Satisfactory,   NCI = Non­compliance issue number  

    Auditor 

     

Date completed: 

 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Witnessed for the organization

 

Annex I _ Audit Checklists

 

Compliance Monitoring Manager

   

Revision:   Date:    

0   Page_ (GS/02) _ 1 of 2 


Audit #:  AC/GS/02 

 

AUDIT CHECKLIST 

Tracking #:

AZI/AC/GS/02/yyyy­01

 

Reg. Ref;   

Item

N/A  UNS

NCI #

 

                                      Page Intentionally Left Blank 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (GS/02) _ 2 of 2 


Audit #:  AC/GS/03   

Area to be audited:   

Issue: 

AUDIT CHECKLIST 

 

Tracking #:

AZI/AC/GS/03/yyyy­01

Contractors/Subcontractors

Catering  Reg. Ref; 

Item

N/A

UNS

NCI #

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

T.O. A1/8.1  T.O. A1/8.2 

T.O. A1/8.3 

T.O. A1/8.1.1 to 8.1.4 (a) 

T.O. A1/8.1.1 to 8.1.4 (b) 

T.O. A1/8.1.1 to 8.1.4 (c) 

T.O. A1/8.1.5.1 

T.O. A1/8.1.5.2 

T.O. A1/8.1.5.3  T.O. A1/8.1.5.4 

T.O. A1/8.1.5.5 

Ο  αερομεταφορέας  οφείλει  όπως  βεβαιούται  ότι  οι  προμηθευτές  πτήσης  που  εισάγονται  στο  αεροσκάφος  έχουν  υποστεί  τις  προβλεπόμενες  διαδικασίες ασφαλείας.  Κάθε  φορέας  που  εξασφαλίζει  τις  διαδικασίες  ασφαλείας  προμηθειών  πτήσης  που  προβλέπονται  στην  Τ.Ο.  Α1  και  παραδίδει  προμήθειες  πτήσης  απευθείας  σε  αεροσκάφη,  πρέπει  να  διαθέτει  έγκριση ως εγκεκριμένος προμηθευτής προμηθειών  πτήσης.  Κάθε φορέας που παραδίδει προμήθειες πτήσης όχι  όμως  απευθείας  σε  αεροσκάφη  ορίζεται  ως  «γνωστός προμηθευτής».  Ελέγχει  τις  εν  λόγω  προμήθειες  σύμφωνα  με  τα  σημεία  8.1.1  έως  8.1.4  όταν  παραλαμβάνει  προμήθειες από εταιρεία που δεν είναι εγκεκριμένος  προμηθευτής.  Διασφαλίζει  ότι  τα  πρόσωπα  που  έχουν  πρόσβαση  στις  προμήθειες  πτήσης  υποβάλλονται  σε  έρευνα  ιστορικού ή έλεγχο καταλληλότητας   Διασφαλίζει  ότι  τα  πρόσωπα  που  είναι  υπεύθυνα  για  την  εφαρμογή  διαδικασιών  ασφαλείας,  εκπαιδεύονται και πιστοποιούνται, όπου απαιτείται,  σύμφωνα  με  το  κεφάλαιο  11  της  ΤΟ  Α1  και  το  Εθνικό  Εκπαιδευτικό  Πρόγραμμα  Αεροπορικής  Ασφάλειας  Ορίζουν  ένα  πρόσωπο  υπεύθυνο  για  την  ασφάλεια  από έκνομες ενέργειες στην εταιρεία     Εξασφαλίζουν  ότι  τα  πρόσωπα  που  έχουν  πρόσβαση  σε  προμήθειες  πτήσης  έχουν  παρακολουθήσει  εκπαίδευση  ευαισθητοποίησης  όσον  αφορά  την  ασφάλεια  πριν  αποκτήσουν  πρόσβαση στις προμήθειες   Αποτρέπουν τη μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση στις  εγκαταστάσεις τους και τις προμήθειες πτήσης    Εξασφαλίζουν  εύλογα  ότι  δεν  αποκρύπτονται  απαγορευμένα αντικείμενα στις προμήθειες πτήσης    Χρησιμοποιούν  σφραγίδες  ενδεικτικές  της  παραβίασης ή εξασφαλίζουν φυσική προστασία για  όλα  τα  οχήματα  ή/και  εμπορευματοκιβώτια  με  τα  οποία μεταφέρουν τις προμήθειες 

    Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (GS/03) _ 1 of 2 


Audit #:  AC/GS/03 

AUDIT CHECKLIST 

 

Tracking #:

AZI/AC/GS/03/yyyy­01

 

Reg. Ref;   

Item

N/A  UNS

NCI #

 

  End    S = Satisfactory,   N/A = Not Checked/Not applicable,  UNS = Not Satisfactory,   NCI = Non­compliance issue number  

    Auditor 

                                           

Date completed: 

 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

 

Witnessed for the organization

Compliance Monitoring Manager

 

   

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (GS/03) _ 2 of 2 


Audit #:  AC/CA/01   

Area to be audited:   

Issue: 

AUDIT CHECKLIST 

 

Tracking #:

AZI/AC/CA/01/yyyy­01

Contractors/Subcontractors

Aircraft Leasing  Reg. Ref; 

Item

N/A

UNS

NCI #

 

 

 

 

ORO.AOC.110(b)   

ORO.AOC.110(c) 

ORO.AOC.110(d) 

AMC1 ORO.AOC.110 

AMC1 ORO.AOC.110(c) 

Leasing agreement Is  the  wet  lease‐in  aircraft  from  an  operator  that  is  not  subject  to  an  operating  ban  pursuant  to  Regulation (EC) No 2111/2005;  Wet lease­in Can the operator of the wet lease‐in of an aircraft of  a  third  country  operator  to  demonstrate  to  the  competent authority that:  (1)  the  third  country  operator  holds  a  valid  AOC  issued in accordance with ICAO Annex 6;  (2)  the  safety  standards  of  the  third  country  operator  with  regard  to  continuing  airworthiness  and  air  operations  are  equivalent  to  the  applicable  requirements  established  by  Regulation  (EC)  No  2042/2003 and this Regulation; and  (3)  the  aircraft  has  a  standard  CofA  issued  in  accordance with ICAO Annex 8;  Dry lease­in Can  the  operator of  the  dry  lease‐in  of  an  aircraft  registered  in  a  third  country  to  demonstrate  to  the  competent authority that:  (1)  an  operational  need  has  been  identified  that  cannot  be  satisfied  through  leasing  an  aircraft  registered in the EU;  (2) the duration of the dry lease‐in does not exceed  seven months in any 12 consecutive month period;  (3)  compliance  with  the  applicable  requirements  of  Regulation (EC) No 2042/2003 is ensured;  Is  there,  for  the  information  mentioned  above  a  statement signed by the lessee that the parties to the  lease  agreement  fully  understand  their  respective  responsibilities under the applicable regulations;  Are  the  standards  for  the  wet  leasing‐in  aircraft  registered  in  a  third  country  complied  and  equivalent  to  the  requirements  for  commercial  air  transport (CAT) operations,   (a) Annex IV (Part‐CAT);  (b) Part‐ORO;  (c) Annex V (Part‐SPA), if applicable;  (d)  for  CAMO  of  the  third  country  operator,  Part‐ M15 Subpart‐B, Subpart‐C and Subpart‐G, excluding  M.A.707, and M.A.710;  (e) for the Part 145,: Part‐14516; and  (f) the operator shall provide with a full description  of the flight time limitation scheme(s),  Continued 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Annex I _ Audit Checklists

   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Revision:   Date:    

0   Page_ (CA/01) _ 1 of 2 


Audit #:  AC/CA/01 

AUDIT CHECKLIST 

 

Tracking #:

AZI/AC/CA/01/yyyy­01

 

Reg. Ref; 

Item

N/A  UNS

NCI #

 

Note for the Auditor (b) Part­ORO: (1) ORO.GEN.110 and Section 2 of Subpart GEN;  (2) ORO.MLR, excluding ORO.MLR.105;  (3) ORO.FC;  (4) ORO.CC, excluding ORO.CC.200 and ORO.CC.210(a);  (5) ORO.TC;  (6) ORO.FTL, including related CS­FTL; and  (7) ORO.SEC;  Code­share agreements Has the operator enter into a code‐share agreement  with a third country operator only after:  (1)  having  verified  that  the  third  country  operator  complies with the applicable ICAO standards; and      (2)  having  provided  the  competent  authority  with  documented information enabling such authority to  comply with ARO.OPS.105;  Does  the  operator  after implementing  the  code‐ share  agreement  monitors  and  regularly  assess  the      ongoing  compliance  of  the  third  country  operator  with the applicable ICAO standards;  Initial verification of compliance In  order  to  verify  the  third  country  operator’s  compliance  with  the  applicable  ICAO  standards,  in  particular  ICAO  annexes  1,  2,  6,  Part  I  and  III,  as  applicable, 8 and 18, the EU operator should conduct  an  audit  of  the  third  country  operator,  including      interviews of personnel and inspections carried out  at  the  third  country  operator’s  facilities.  The  audit  should  focus  on  the  operational,  management  and  control systems of the operator.  Has the operator conducted such audit; 

AMC1 ORO.AOC.110(c) 

ORO.AOC.115(a) 

ORO.AOC.115(b) 

AMC1 ORO.AOC.115(a)(1) 

 

 

��

 

 

 

    End    S = Satisfactory,   N/A = Not Checked/Not applicable,  UNS = Not Satisfactory,   NCI = Non­compliance issue number  

    Auditor 

             

Date completed: 

 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Witnessed for the organization

 

Annex I _ Audit Checklists

 

Compliance Monitoring Manager

   

Revision:   Date:    

0   Page_ (CA/01) _ 2 of 2 


Audit #:  AC/OPS/01   

Area to be audited:   

Issue: 

 

AUDIT CHECKLIST 

Tracking #:

AZI/AC/OPS/01/yyyy­01

Flight Operations

Responsibilities – Personnel Requirements ­ Facilities Reg. Ref;  Item

N/A

UNS

NCI #

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Operator Responsibilities Do  the  flight  operations  officers have  received  training based on ICAO Doc 7192 Training Manual,  GM1 ORO.GEN.110(c)(b)  Part D‐3. Is this training described in the operations  manual;  Has  the  operator  establish  procedures  to  be  followed by cabin crew covering at least:  (1) arming and disarming of slides;  (2)  operation  of  cabin  lights,  including  emergency  lighting;  AMC1 ORO.GEN.110(f)(h)(a)  (3)  prevention  and  detection  of  cabin,  oven  and  toilet fires;  (4)  actions  to  be  taken  when  turbulence  is  encountered; and  (5) actions to be taken in the event of an emergency  and/or an evacuation;  Has  the  operator  establish  procedures  and  a  AMC1 ORO.GEN.110(f)(h)(b)  checklist system for cabin crew with respect to the  aircraft cabin;  Personnel Requirements Is  there  a description  of  the  functions  and  the  responsibilities of the nominated persons, including  AMC1 ORO.AOC.135(a)(b)  their names, should be contained in the  operations  manual;  Has  the  operator  make  arrangements  to  ensure  AMC1 ORO.AOC.135(a)(c)  continuity  of  supervision  in  the  absence  of  nominated persons;  Nominated  persons  in  accordance  with  ORO.AOC.135  (flight  operations,  crew  training,   GM2 ORO.AOC.135(a)(a)  ground operations), do they possess the experience  and licensing provisions that are listed in (b) to (e);  Do  Nominated  persons  have  practical  experience  GM2 ORO.AOC.135(b)(1)  and  expertise  in  the  application  of  aviation  safety  standards and safe operating practices;  Do  Nominated  persons  have  comprehensive  knowledge of:  (i)  the  applicable  EU  safety  regulations  and  any  GM2 ORO.AOC.135(b)(2)  associated requirements and procedures;  (ii) the AOC holder's operations specifications; and  (iii) the need for, and content of, the relevant parts  of the AOC holder's operations manual;  Do  Nominated  persons  have  familiarity  with  GM2 ORO.AOC.135(b)(3)  management  systems  preferably  in  the  area  of  aviation;  Continued 

 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (OPS/01) _ 1 of 2 


Audit #:  AC/OPS/02 

AUDIT CHECKLIST 

 

Tracking #:

AZI/AC/OPS/02/yyyy­01

 

Reg. Ref; 

Item

N/A  UNS

NCI #

 

Do  Nominated  persons  have  appropriate  management  experience,  preferably  in  a  comparable organisation;  Do  Nominated  persons  have  5  years  of  relevant  work experience of which at least 2 years should be  from  the  aeronautical  industry  in  an  appropriate  position;  Do the Flight operations manager holds or has held a valid flight crew licence and the associated ratings  appropriate to a type of operation conducted under  the AOC; In case the nominated person’s licence and  ratings are not current,  his/her deputy should hold  a valid flight crew licence and the associated ratings.  Does  the  Crew  training manager or  his/her  deputy  have a current type rating instructor on a type/class  operated  under  the  AOC;  The  Crew  training  manager  should  have  a  thorough  knowledge  of  the  AOC holder’s crew training concept for flight, cabin  and when relevant other crew.  Does  the  Ground  operations manager has a  thorough  knowledge  of  the  AOC  holder’s  ground  operations concept;  Facilities Does  the  operator  make  use  of  appropriate  ground  handling  facilities to  ensure the safe handling of its  flights;   Has  the  operator  arrange  operational  support  facilities at the main operating base, appropriate for  the area and type of operation;   Is the working space at operating base sufficient for  personnel  whose  actions  may  affect  the  safety  of  flight  operations;  Has  the  operational  control  sufficient storage room and proper displaying space  for essential records and flight planning by crews; 

GM2 ORO.AOC.135(b)(4) 

GM2 ORO.AOC.135(b)(5) 

GM2 ORO.AOC.135(c) 

GM2 ORO.AOC.135(d) 

GM2 ORO.AOC.135(e) 

ORO.AOC.140(a)  ORO.AOC.140(b) 

ORO.AOC.140(c) 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  End     

S = Satisfactory,   N/A = Not Checked/Not applicable,  UNS = Not Satisfactory,   NCI = Non­compliance issue number

 

    Auditor 

         

Date completed: 

 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

 

Witnessed for the organization

Compliance Monitoring Manager

 

   

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (OPS/01) _ 2 of 2 


Audit #:  AC/OPS/02   

Area to be audited:   

Issue: 

AUDIT CHECKLIST 

 

Tracking #:

AZI/AC/OPS/02/yyyy­01

Flight Operations

Documentation requirements – Occurrence reporting – Operation manuals – MEL – Flight  Plan – FDR monitoring ­ Records  Reg. Ref;  Item S  N/A UNS NCI #

 

ORO.AOC.150(a)  ORO.AOC.150(b) 

CAT.GEN.MPA.180 

 

Documentation requirements Does  the  operator  has  all  manuals  and  any  other  documentation  required  and  associated  amendments current and accepted by its authority;  Does  the  operator  has  a  system  to  distribute  operational  instructions  and  other  information  without delay;  Documents, manuals and information carried Does  the following  documents,  manuals  and  information  are  carried  on  each  flight,  as  originals  or copies;   (1) the aircraft flight manual (AFM);   (2) the original certificate of registration;   (3) the original certificate of airworthiness (CofA);   (4) the noise certificate;  (5) a certified true copy of the AOC;   (6)  the  operations  specifications  relevant  to  the  aircraft type, issued with the AOC;   (7) the original aircraft radio licence;   (8) the third party liability insurance certificate(s);   (9) the journey log, or equivalent, for the aircraft;   (10) the aircraft technical log;   (11) details of the ATS flight plan, if applicable;   (12) current and suitable aeronautical charts;   (13)  procedures  and  visual  signals  information  for  use by intercepting and intercepted aircraft;   (14)  information  concerning  search  and  rescue  services;   (15)  the  current  parts  of  the  operations  manual  that are relevant to the duties of the crew members,  which  shall  be  easily  accessible  to  the  crew  members;  (16) the MEL;   (17)  appropriate  notices  to  airmen  (NOTAMs)  and  aeronautical  information  service  (AIS)  briefing  documentation;   (18) appropriate meteorological information;   (19) cargo and/or passenger manifests;   (20) mass and balance documentation;   (21) the operational flight plan, if applicable;   (22)  notification  of  special  categories  of  passenger  (SCPs) and special loads; and       Continued 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Annex I _ Audit Checklists

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Revision:   Date:    

0   Page_ (OPS/02) _ 1 of 6 


Audit #:  AC/OPS/02 

AUDIT CHECKLIST 

 

Tracking #:

AZI/AC/OPS/02/yyyy­01

 

Reg. Ref; 

Item

N/A  UNS

NCI #

 

CAT.GEN.MPA.185(a)(1) &  (b) 

CAT.GEN.MPA.185(a)(3) 

CAT.OP.MPA.175(a) 

AMC1 ORO.MLR.110(a) 

    ORO.MLR.115(b) 

ORO.GEN.160(a) 

Does  the  operator  preserves  on  the  ground the  following  information  relevant  to  the  flight  and  appropriate for the type of operation;   (1) a copy of the operational flight plan;   (2)  copies  of  the  relevant  part(s)  of  the  aircraft  technical log;   (3) route‐specific NOTAM documentation;   (4) mass and balance documentation; and   (5) special loads notification; Does  the  same  information  is  carried  in  a  fireproof  container in the aircraft;    Does the operator uses an operational flight plan for  each  intended  flight  based  on  considerations  of  aircraft  performance,  other  operating  limitations  and relevant expected conditions on the route to be  followed  and  at  the  aerodromes/  operating  sites  concerned;  Journey Log – Record keeping Does the operator uses an approved Journey Log or  equivalent;  The information, or parts thereof, may be recorded  in  a  form  other  than  on  printed  paper  {AMC1  ORO.MLR.110 (b)}.  The following information used for the preparation  and  execution  of  a  flight,  and  associated  reports,  shall be stored for three months:   (1) the operational flight plan;   (2) route‐specific notice(s) to airmen (NOTAM) and  aeronautical  information  services  (AIS)  briefing  documentation;  (3) mass and balance documentation;   (4)  notification  of  special  loads,  including  written  information  to  the  commander/pilot‐in‐command  about dangerous goods;   (5) the journey log, or equivalent; and   (6)  flight  report(s)  for  recording  details  of  any  occurrence, or any event that the commander/pilot‐ in‐command deems necessary to report or record;  Occurrence reporting Has the operator a report process to the competent  authority, and to any other organisation required by  the  State  of  the  operator  to  be  informed,  any  accident, serious incident and occurrence as defined  in  Regulation  (EU)  No  996/2010  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  and  Directive  2003/42/EC; 

    Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Continued  Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (OPS/02) _ 2 of 6 


Audit #:  AC/OPS/02 

AUDIT CHECKLIST 

 

Tracking #:

AZI/AC/OPS/02/yyyy­01

 

Reg. Ref; 

Item

N/A  UNS

NCI #

Does the operator reports all occurrences defined in  AMC  20‐8,  and  as  required  by  the  applicable  national  rules  implementing  Directive  2003/43/EC2  on  occurrence  reporting  in  civil  aviation;  In addition to the reports required by AMC 20‐8 and  Directive  2003/43/EC,  does  the  operator  uses  volcanic  ash  clouds  encountered  during  flight  Report;  Does  the  operator  reports to  the  competent  authority and to the organisation responsible for the  design  of  the  aircraft  any  incident,  malfunction,  technical  defect,  exceeding  of  technical  limitations,  occurrence  that  would  highlight  inaccurate,  incomplete  or  ambiguous  information  contained  in  data  established  in  accordance  with  Commission  Regulation  (EC)  No  1702/2003  or  other  irregular  circumstance that has or may have endangered the  safe  operation  of  the  aircraft  and  that  has  not  resulted in an accident or serious incident;  Are  the  reports  referred  in  paragraphs  (a)  and  (b)  made  in  a  form  and  manner  established  by  the  competent  authority  and  contain  all  pertinent  information  about  the  condition  known  to  the  operator;  Does  the  operator  notifies  such  reports as  soon  as  practicable,  but  in  any  case  within  72  hours  of  the  operator  identifying  the  condition  to  which  the  report  relates,  unless  exceptional  circumstances  prevent this;  Does  the  operator  notifies  the  SMS  manger by providing  details  of  actions  it  intends  to  take  to  prevent similar occurrences in the future, as soon as  these actions have been identified;  Operations manuals Does  the  operations  personnel  have  easy  access  to  the  portions  of  the  OMs  that  are  relevant  to  their  duties;  Are  OMs  kept  up  to  date and  have  acceptances  by  the authority;  Is  there  a  process  to  assure  that  all  personnel  are  made aware of the changes that are relevant to their  duties;  Do the crew members are provided with a personal  copy of the relevant sections of the OM pertaining to  their duties; 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

AMC1 ORO.GEN.160(a) 

AMC1 ORO.GEN.160(b) 

ORO.GEN.160(b) 

ORO.GEN.160(c) 

ORO.GEN.160(d) 

ORO.GEN.160(e) 

ORO.MLR.100(d) 

  ORO.MLR.100(e) 

ORO.MLR.100(f) 

      Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Continued 

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (OPS/02) _ 3 of 6 


Audit #:  AC/OPS/02 

AUDIT CHECKLIST 

 

Tracking #:

AZI/AC/OPS/02/yyyy­01

 

Reg. Ref; 

Item

N/A  UNS

NCI #

 

ORO.MLR.105(b)  ORO.MLR.105(e) (2) 

ORO.MLR.105(f) 

AMC1 ORO.MLR.105(f) (c) 

AMC1 ORO.AOC.130(a) 

AMC1 ORO.AOC.130(a) 

AMC1 ORO.AOC.130(b) 

AMC1 ORO.AOC.130(d)  AMC1 ORO.AOC.130(e) 

 

Minimum equipment list Is the MEL and any amendment thereto be approved  by the competent authority;    Does  the  operator  has  establish  an  effective  rectification programme; (Carry forward sheet)    Is the operator approved to use a procedure for the  one  time  extension  (RIE)  of  category  B,  C  and  D  rectification intervals;  Does  the  operator notifies the  competent  authority  within  1  month  of  the  extension  of  the  applicable  rectification  interval  or  within  the  appropriated  timescales specified by the approved procedure for  the RIE;  Flight data monitoring Is  the  safety  manager,  as  defined  under  AMC1‐ ORO.GEN.200(a)(1),  responsible  for  the  identification  and  assessment  of  issues  and  their  transmission  to  the  manager(s)  responsible  for  the  process(es) concerned;  Does  the  safety  manager  takes  appropriate  and  practicable safety action within a reasonable period  of time that reflects the severity of the issue;  Is there in place an FDM programme that allows the  operator to:  (1)  identify  areas  of  operational  risk  and  quantify  current safety margins;  (2)  identify  and  quantify  operational  risks  by  highlighting occurrences of nonstandard, unusual or  unsafe circumstances;  (3)  use  the  FDM  information  on  the  frequency  of  such  occurrences,  combined  with  an  estimation  of  the level of severity, to assess the safety risks and to  determine  which  may  become  unacceptable  if  the  discovered trend continues;  (4)  put  in  place  appropriate  procedures  for  remedial  action  once  an  unacceptable  risk,  either  actually present or predicted by trending, has been  identified; and  (5) confirm  the effectiveness  of any  remedial action  by continued monitoring;  Is  a  person  responsible  for  FDM  analysis,  assessment and process control tools;  Has he acquired necessary training;  Does  the  operator  pass  on  the  lessons  learnt  to  all  relevant  personnel  and,  where  appropriate,  industry;  Continued 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Annex I _ Audit Checklists

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Revision:   Date:    

0   Page_ (OPS/02) _ 4 of 6 


Audit #:  AC/OPS/02 

AUDIT CHECKLIST 

 

Tracking #:

AZI/AC/OPS/02/yyyy­01

 

Reg. Ref; 

Item

N/A  UNS

NCI #

 

Does  the  FDM  officer  reports  significant  risk‐ bearing  incidents  detected  by  FDM  to  the  SMS  manager;  Does  the  operator  has  establish  a data  retention  strategy;  A full  dataset  should  be  retained  until the  action  and  review  processes  are  complete;  thereafter,  a  reduced  dataset  relating  to  closed  issues  should  be  maintained  for  longer‐term  trend  analysis.  Programme  managers  may  wish  to  retain  samples  of  de‐identified  full‐flight  data  for  various  safety  purposes  (detailed  analysis,  training,  benchmarking etc.).  Has  the  operator  established a  procedure  for data  access  and  security  policy  that  restrict  information  access to authorised persons only;   Does  the  operator  has  establish  a documented  procedure  to  prevent  disclosure  of  crew  identity  which should be signed by the airline management;  This procedure should, as a minimum, define:   (1) the aim of the FDM programme;  (2)  a  data  access  and  security  policy  that  should  restrict  access  to  information  to  specifically  authorised persons identified by their position;  (3)  the  method  to  obtain  de‐identified  crew  feedback  on  those  occasions  that  require  specific  flight follow‐up for contextual information;   (4)  the  data  retention  policy  and  accountability  including the measures taken to ensure the security  of the data;  (5) the  conditions under which advisory briefing or  remedial training should take place;   (6)  the  conditions  under  which  the  confidentiality  may  be  withdrawn  for  reasons  of  gross  negligence  or significant continuing safety concern;  (7)  the  participation  of  flight  crew  member  representative(s) in the assessment of the data, the  action and review process and the consideration of  recommendations; and  (8)  the  policy  for  publishing  the  findings  resulting  from FDM; 

AMC1 ORO.AOC.130(g) 

AMC1 ORO.AOC.130(i) 

AMC1 ORO.AOC.130(j) 

AMC1 ORO.AOC.130(k) 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

End    S = Satisfactory,   N/A = Not Checked/Not applicable,  UNS = Not Satisfactory,   NCI = Non­compliance issue number  

    Auditor 

     

Date completed: 

 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

 

Witnessed for the organization

Compliance Monitoring Manager

 

    Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (OPS/02) _ 5 of 6 


Audit #:  AC/OPS/02 

 

AUDIT CHECKLIST 

Tracking #:

AZI/AC/OPS/02/yyyy­01

 

Reg. Ref;   

Item

N/A  UNS

NCI #

                                          Page Intentionally Left Blank                           

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (OPS/02) _ 6 of 6 


Audit #:  AC/OPS/03   

Area to be audited:   

Issue: 

AUDIT CHECKLIST 

 

Tracking #:

AZI/AC/OPS/03/yyyy­01

Flight Operations

Designation of Cockpit Crew – Experience – Routes & Areas of operation  Reg. Ref;  Item S  N/A

UNS

NCI #

 

ORO.FC.105(b)(1) 

ORO.FC.105(b)(2) 

ORO.FC.105(b)(3) 

ORO.FC.105(c) 

AMC1 ORO.FC.105(c) 

FCL.060(b)(1) 

FCL.060(b)(2) 

 

Experience ­ Currency Has the operator designate a flight crew member to  act  as  pilot‐in‐command/commander  having  the          minimum  level  of  experience  specified  in  the  operations manual;  Has the operator designate a flight crew member to  act  as  pilot‐in‐command/commander  having  adequate  knowledge  of  the  route  or  area  to  be          flown  and  of  the  aerodromes,  including  alternate  aerodromes, facilities and procedures to be used;  Does  the  flight  crew  member  that  act  as  pilot‐in‐ command/commander  has  completed  an          operator’s  command  course  when  upgrading  from  co‐pilot to pilot‐in‐command/commander;  Does  the pilot‐in‐command/commander  or  the  pilot,  to  whom  the  conduct  of  the  flight  may  be  delegated, had initial familiarisation training of the  route  or  area  to  be  flown  and  of  the  aerodromes,          facilities  and  procedures  to  be  used  or  has  operating  at  least  once  on  the  route  or  area  or  to  the aerodrome within a 12 month period;  Note for the Auditor ROUTE/AREA AND AERODROME RECENCY (a) The 12­month period should be counted from the last day of the month:  (1) when the familiarisation training was undertaken; or  (2)  of  the  latest  operation  on  the  route  or  area  to  be  fl  own  and  of  the  aerodromes, facilities and procedures to be used;  (b) When the operation is undertaken within the last 3 calendar months of that  period,  the  new  12­month  period  should  be  counted  from  the  original  expiry  date.   Do  the  Pilots  operating  as  PIC  or  co‐pilot  have  carried  out,  in  the  preceding  90  days,  at  least  3  take‐offs, approaches and landings in an aircraft of          the same type or class or an FFS representing that  type or class.;  Do the Pilots operating as PIC at night have carried      out  in  the  preceding  90  days  at  least  1  take‐off,  approach and landing at night as a pilot flying in an  aircraft  of  the  same  type  or  class  or  an  FFS  representing that type or class or holds an IR;    Continued 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (OPS/03) _ 1 of 2 


Audit #:  AC/OPS/03 

AUDIT CHECKLIST 

 

Tracking #:

AZI/AC/OPS/03/yyyy­01

 

Reg. Ref; 

Item

N/A  UNS

NCI #

 

Note for the Auditor Specific requirements for commercial air transport:   (1)  In  the  case  of  commercial  air  transport,  the  90­day  period  prescribed  in  subparagraphs (b)(1) and (2) above may be extended up to a maximum of 120  days, as long as the pilot undertakes line flying under the supervision of a type  rating instructor or examiner.   (2)  When  the  pilot  does  not  comply  with  the  requirement  in  (1),  he/she  shall  complete a training flight in the aircraft or an FFS of the aircraft type to be used,  which shall include at least the requirements described in (b)(1) and (2) before  he/she can exercise his/her privileges.  Routes and areas of operation Does the operator ensures that operations are only  conducted along routes, or within areas, for which:  (1)  ground  facilities  and  services,  including  meteorological  services,  adequate  for  the  planned  operation are provided;  (2)  the  performance  of  the  aircraft  is  adequate  to          comply with minimum flight altitude requirements;  (3)  the  equipment  of  the  aircraft  meets  the  minimum  requirements  for  the  planned  operation;  and  (4) appropriate maps and charts are available; 

FCL.060(c)(1) 

CAT.OP.MPA.135(a) 

End    S = Satisfactory,   N/A = Not Checked/Not applicable,  UNS = Not Satisfactory,   NCI = Non­compliance issue number  

    Auditor 

                                     

Date completed: 

 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

 

Witnessed for the organization

Compliance Monitoring Manager

 

   

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (OPS/03) _ 2 of 2 


Audit #:  AC/OPS/04   

Area to be audited:   

Issue: 

AUDIT CHECKLIST 

 

Tracking #:

AZI/AC/OPS/04/yyyy­01

Flight Operations

Flight Crew Training  Reg. Ref; 

Item

N/A

UNS

NCI #

 

ORO.FC.115(a) 

AMC1 ORO.FC.115&215(e)   

ORO.FC.120(a) 

ORO.FC.220(d)(1) 

ORO.FC.220(d)(2) 

AMC1 ORO.FC.220(a)(1)(i) 

ORO.FC.125(a) 

AMC1 ORO.FC.125(b) 

AMC1 ORO.FC.240(a)(2)(iii) 

 

Crew resource management (CRM) training Does  the  flight  crew  member  have  received  CRM  training  before  operating,,  appropriate  to  his/her          role, as specified in the operations manual;  Does the recurrent CRM training includes elements  of  CRM  integrated  into  all  appropriate  phases  of  recurrent  training  every  year,  and  that  modular          CRM  training  covers  the  same  areas  over  a  maximum period of 3 years;  Operator conversion training Does  the  flight  crew  member  have complete  the  operator  conversion  training  course  before          commencing unsupervised line flying;  Does  the flight  crew  member  have completed  the  proficiency  check  and  the  emergency  and  safety          equipment  training  and  checking  before  commencing line flying under supervision (LIFUS);   Does  the flight  crew  member  have completed the      line  check  upon  completion  of  line  flying  under  supervision;   Does  the  operator  conversion  training  includes,  in      the following order:  ground  training  and  checking,  including  aircraft  systems,  and  normal,  abnormal  and  emergency  procedures;  Differences training and familiarisation training Has the Flight crew members complete differences      or  familiarisation  training  (when  required  by  Annex  I  (Part‐FCL)  to  Regulation  (EU)  No  1178/2011)  and  when  changing  equipment  or  procedures  requiring  additional  knowledge  on  types or variants currently operated;  Note for the Auditor Familiarisation training requires only the acquisition of additional knowledge.  It should be carried out when:  (1) operating another aeroplane of the same type; or  (2) when introducing a significant change of equipment and/or procedures on  types or variants currently operated;  Operation on more than one type or variant Do the flight crew member that operate more than      one  aeroplane  type  or  variant  within  one  or  more  licence  endorsement  have  flown  in  any  one  flight  duty  period,  unless  the  operator  has  established  procedures  to  ensure  adequate  time  for  preparation;  Continued 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (OPS/04) _ 1 of 6 


AUDIT CHECKLIST 

Audit #:  AC/ OPS /04   

Tracking #:

AZI/AC/ OPS /04/yyyy­01

 

Reg. Ref; 

Item

N/A  UNS

NCI #

 

AMC1 ORO.FC.240(a)(4)(ii) 

AMC1 ORO.FC.240(a)(4)(ii) 

AMC1 ORO.FC.240(a)(4)(iii) 

AMC1 ORO.FC.240(a)(4)(iv) 

ORO.FC.135 

ORO.FC.235(b) 

SPA.LVO.120(a)(1)&(b) 

Before  exercising  the  privileges  of  more  than  one  licence  endorsement  the  flight  crew  members  should  have  completed  two  consecutive  operator    proficiency checks and should have 500 hours in the  relevant  crew  position  in  CAT  operations  with  the  same operator;   Pilots  having  experience  with  an  operator  and  exercising  the  privileges  of  more  than  one  licence  endorsement,  and  then  being  promoted  to  command  with  the  same  operator  on  one  of  those  types,  the  required  minimum  experience  as    commander  is  6  months  and  300  hours,  and  the  pilot  should  have  completed  two  consecutive  operator  proficiency  checks  before  again  being  eligible  to  exercise  more  than  one  licence  endorsement;  Have  the  flight  crew  members  before  commencing  training  for  and  operation  of  another  type  or  variant,  completed  3  months  and  150  hours  flying    on the base aeroplane, which should include at least  one proficiency check;  After completion of the initial line check on the new  type, have the flight crew members 50 hours flying    or  20  sectors  solely  on  aeroplanes  of  the  new  type  rating;  Pilot qualification to operate in either pilot’s seat Have  the  flight  crew  members  who  have been assigned  to  operate  in  either  pilot’s  seat  complete    appropriate training and checking as specified in the  operations manual;  Does  the  additional  training  and  checking  includes at least the following:  (1) an engine failure during take‐off ;    (2)  a  one‐engine‐inoperative  approach  and  go‐ around; and  (3) a one‐engine‐inoperative landing;  Flight crew LVO training and qualifications Has each flight crew member prior to conducting an  LVO  acquired  the  training  and  checking  requirements  prescribed  in  the  operations  manual,  including  ground,  flight  simulation  training  device    (FSTD)  training,  in  operating  to  the  limiting  values  of  RVR/VIS  (visibility)  and  DH  specific  to  the  operation and the aircraft type;  

          Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Continued 

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (OPS/04) _ 2 of 6 


AUDIT CHECKLIST 

Audit #:  AC/ OPS /04   

Tracking #:

AZI/AC/ OPS /04/yyyy­01

 

Reg. Ref; 

Item

N/A  UNS

NCI #

 

AMC1.SPA.LVO.120(d)  

AMC1.SPA.LVO.120(e) 

AMC1.SPA.LVO.120(f)(1) 

AMC1.SPA.LVO.120(f)(1) 

AMC1.SPA.LVO.120(g) 

SPA.LVO.130(a) 

Has  the  flight  crew  members  completed the  low  visibility procedures (LVPs) training if converting to  a  new  type  or  class  or  variant  of  aircraft  in  which  LVTO,  LTS  CAT  I,  OTS  CAT  II,  approach  operations  utilising EVS with an RVR of 800 m or less and CAT  II and CAT III operations will be conducted;  Does the pilots‐in‐command/commanders, or pilots  to  whom  conduct  of  the  flight  may  be  delegated,  who  are  new  to  the  aircraft  type  or  class  before  commencing CAT II operations, have:  (i)  50  hours  or  20  sectors  on  the  type,  including  LIFUS; and  (ii) 100 m should be added to the applicable CAT II  RVR  minima  when  the  operation  requires  a  CAT  II  manual landing until:  (A)  a  total  of  100  hours  or  40  sectors,  including  LIFUS, has been achieved on the type; or  (B)  a  total  of  50  hours  or  20  sectors,  including  LIFUS,  has  been  achieved  on  the  type  where  the  flight  crew  member  has  been  previously  qualified  for  CAT  II  manual  landing  operations  with  an  EU  operator;  Recurrent training and checking – LVO Does the operator ensures that, in conjunction with  the  normal  recurrent  training  and  operator’s  proficiency checks, the pilot’s knowledge and ability  to  perform  the  tasks  associated  with  the  particular  category  of  operation,  for  which  the  pilot  is  authorised by the operator, are checked;  Has  one  missed  approach  be  flown  during  the  conduct  of  an  operator  proficiency  check.  If  the  operator  is  approved  to  conduct  take‐off  with  RVR  less  than  150  m,  at  least  one  LVTO  to  the  lowest  applicable  minima  should  be  flown  during  the  conduct of the operator’s proficiency check;  Does the pilots‐in‐command/commanders, or pilots  to  whom  conduct  of  the  flight  may  be  delegated,  have  been  trained  to  conduct  LVTO  with  RVR  less  than 400 m;  Does  the  operator  has include  the  minimum  equipment  that  has  to  be  serviceable  at  the  commencement  of  an  LVO  in  accordance  with  the  aircraft  flight  manual  (AFM)  or  other  approved  document  in  the  operations  manual  or  procedures  manual, as applicable;    Continued 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

      Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (OPS/04) _ 3 of 6 


AUDIT CHECKLIST 

Audit #:  AC/ OPS /04   

Tracking #:

AZI/AC/ OPS /04/yyyy­01

 

Reg. Ref; 

Item

N/A  UNS

NCI #

 

ORO.FC.130(a) 

ORO.FC.130(b) 

ORO.FC.230(b)(1) 

ORO.FC.230(c)(1) 

ORO.FC.230(d) 

ORO.FC.230(f) 

ORO.MLR.115(a) 

ORO.MLR.115(b) 

Recurrent training and checking Have  the  flight  crew  members complete  annual  recurrent flight and ground training relevant to the  type or variant of aircraft on which he/she operates,  including  training  on  the  location  and  use  of  all  emergency and safety equipment carried;  Is each flight crew member be periodically checked  to demonstrate competence in carrying out normal,  abnormal and emergency procedures;  Has  each  flight  crew  member  complete  operator  proficiency  checks  as  part  of  the  normal  crew  complement to demonstrate competence in carrying  out normal, abnormal and emergency procedures;  Has each flight crew member complete a line check  on  the  aircraft  to  demonstrate  competence  in  carrying out normal line operations described in the  operations  manual;  The  validity  period  of  the  line  check shall be 12 calendar months.  Has each flight crew member complete training and  checking  on  the  location  and  use  of  all  emergency  and safety equipment carried; The validity period of  an  emergency  and  safety  equipment  check  shall  be  12 calendar months.  Has  each  flight  crew  member  undergo  ground  training and flight training in an FSTD or an aircraft,  or  a  combination  of  FSTD  and  aircraft  training,  at  least every 12 calendar months;  Record­keeping Does  the  records  of  the  activities  referred  to  in  ORO.GEN.200 are stored for at least 5 years;    Does  the  following  information  are stored  for  3  months:  (1) the operational flight plan, if applicable;  (2) route‐specific notice(s) to airmen (NOTAM) and  aeronautical  information  services  (AIS)  briefing  documentation, if edited by the operator;  (3) mass and balance documentation;  (4)  notification  of  special  loads,  including  written  information  to  the  commander/pilot‐in‐command  about dangerous goods;  (5) the journey log, or equivalent; and  (6)  flight  report(s)  for  recording  details  of  any  occurrence,  or  any  event  that  the  commander  deems necessary to report or record; 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  Continued 

      Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (OPS/04) _ 4 of 6 


AUDIT CHECKLIST 

Audit #:  AC/ OPS /04   

Tracking #:

AZI/AC/ OPS /04/yyyy­01

 

Reg. Ref; 

Item

N/A  UNS

NCI #

 

Does  the  personnel  records  are stored  for  the  periods indicated below;  Flight crew licence and cabin crew attestation   As  long  as  the  crew  member  is  exercising  the  privileges  of  the  licence  or  attestation  for  the  aircraft operator.  Crew  member  training,  checking  and  qualifications  3 years  Records on crew member recent experience   15 months  Crew member route and aerodrome/task and area  competence, as appropriate  3 years  Dangerous goods training, as appropriate   3 years  Training/qualification  records  of  other  personnel  for whom a training programme is required  last 2 training records    Does the operator maintains records of all training,  checking and qualifications of each crew member, as  prescribed  in  Part‐ORO;  and  make  such  records  available,  on  request,  to  the  crew  member  concerned;  Does  the  operator  preserves the  information  used  for  the  preparation  and  execution  of  a  flight  and  personnel  training  records,  even  if  the  operator  ceases  to  be  the  operator  of  that  aircraft  or  the  employer  of  that  crew  member,  provided  this  is  within the timescales prescribed in (c); 

ORO.MLR.115(c) 

ORO.MLR.115(d) 

ORO.MLR.115(e) 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  End    S = Satisfactory,   N/A = Not Checked/Not applicable,  UNS = Not Satisfactory,   NCI = Non­compliance issue number  

    Auditor 

                     

Date completed: 

 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Witnessed for the organization

 

Annex I _ Audit Checklists

 

Compliance Monitoring Manager

   

Revision:   Date:    

0   Page_ (OPS/04) _ 5 of 6 


Audit #:  AC/ OPS /04   

AUDIT CHECKLIST 

Tracking #:

AZI/AC/ OPS /04/yyyy­01

 

Reg. Ref;   

Item

N/A  UNS

NCI #

                                                Page Intentionally Left Blank                           

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (OPS/04) _ 6 of 6 


Audit #:  AC/OPS/05   

Area to be audited:   

Issue: 

AUDIT CHECKLIST 

 

Tracking #:

AZI/AC/OPS/05/yyyy­01

Flight Operations

Cabin Crew Training  Reg. Ref; 

Item

N/A

UNS

NCI #

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

CC.CCA.100(a) 

CC.CCA.105 

CC.TRA.215(a)  CC.TRA.215(b)  CC.TRA.215(c) 

CC.TRA.220(b) 

CC.TRA.220(c) 

CC.TRA.225(b)(1) 

CC.TRA.225(b)(2) 

Cabin crew attestation Does all Cabin crew members who have passed the  examination  following  completion  of  the  initial  training  course  in  accordance  with  this  Part  have  attestations;  Does  all  Cabin  crew  members have exercised  the  associated  privileges  during  the  preceding  60  months on at least one aircraft type;  Training requirements for cabin crew Does  all  Cabin  crew  members have attained  training  by  approved  organisation  or  the  operator  approved to do so by the competent authority;   Has  this  training  be  performed  by  personnel  suitably  experienced  and  qualified  for  the  training  elements to be covered;   Has  this  training  be conducted  according  to  a  training  programme  and  syllabus  documented  in  the organisation's approval;  Does  the  programme  of  the  initial  training  course  covers at least the elements specified in Appendix 1  to  this  Part;  does  It  includes  theoretical  and  practical training;  Does  all  Cabin  crew  members have undergo  an  examination  covering  all  elements  of  the  training  programme specified in (b), except CRM training, to  demonstrate  that  they  have  attained  the  level  of  knowledge and proficiency required;  Aircraft type or variant qualification(s) Do the cabin crew members qualified for an aircraft  type  or  a  variant,  comply  with  the  applicable  training,  checking  and  validity  requirements,  covering as relevant to the aircraft to be operated;   (i)  aircraft‐type  specific  training,  operator  conversion training and familiarisation;   (ii) differences training;   (iii) recurrent training;    Do  the  cabin  crew  members have  operated  within  the preceding 6 months on the aircraft type, or have  completed  the  relevant  refresher  training  and  checking  before  operating  again  on  that  aircraft  type; 

   

      Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Continued 

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (OPS/05) _ 1 of 2 


AUDIT CHECKLIST 

Audit #:  AC/ OPS /05   

Tracking #:

AZI/AC/ OPS /05/yyyy­01

 

Reg. Ref; 

Item

N/A  UNS

NCI #

 

Documents and record­keeping Does  each of  the  cabin  crew  members,  holds and    provide  upon  request,  the  cabin  crew  attestation,  the  list  and  the  training  and  checking  records  of  his/her  aircraft  type  or  variant  qualification(s),  unless  the  operator  employing  his/her  services  keeps  such  records  and  can  make  them  readily  available upon request by a competent authority or  by the holder; 

CC.GEN.030 

 

    End    S = Satisfactory,   N/A = Not Checked/Not applicable,  UNS = Not Satisfactory,   NCI = Non­compliance issue number  

    Auditor 

                                               

Date completed: 

 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

 

Witnessed for the organization

Compliance Monitoring Manager

 

   

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (OPS/05) _ 2 of 2 


Audit #:  AC/OPS/06   

Area to be audited:   

Issue: 

AUDIT CHECKLIST 

 

Tracking #:

AZI/AC/OPS/06/yyyy­01

Flight Operations

Flight – Duty – Rest time  Reg. Ref; 

Item

N/A

UNS

NCI #

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

OPS 1.1090(1)  OPS 1.1090(2.3)  OPS 1.1090(3.4) 

Objective and scope Has  the  operator  establish  a  flight  and  duty  time  limitations  and  rest  scheme  (FTL)  for  crew    members;  Do  the  Duty  rosters  are prepared  and  published  sufficiently  in  advance  to  provide  the  opportunity    for crew members to plan adequate rest;  Has  the  operator  establish  a  plan  with  local  days  free of duty and notify crew members in advance;   

 

OPS 1.1100(1.1)  HCAA IB 06/2010 

OPS 1.1100(1.2)  HCAA IB 06/2010 

OPS 1.1105(1.3)(1.4)  HCAA IB 06/2010 

OPS 1.1110(1.1)  HCAA IB 06/2010   

Cumulative duty hours Does  the operator  ensures that  the  total  duty  periods to which  a crew  member is assigned do not  exceed:  a)  1800  hours  in  any  12  consecutive  calendar  months.  This  limit  may  be  further  increased  to  2000 hours in any 12 consecutive calendar months  for  crew  members  who  have  a  significant  share  of  contracted non flying office duties  b) 190 hours in any 28 consecutive calendar days  c) 95 hours in any 14 consecutive calendar days   d) 60 hours in any 7 consecutive calendar days.   Limit on total block times Does the operator ensures that the total block times  of the flights on which an individual crew member  is assigned as an operating crew member does not  exceed:  a) 100 hours in any 28 consecutive calendar days;   b) 280 hours in any 90 consecutive calendar days;   c)  900  hours  in  any  12  consecutive  calendar  months  Maximum daily flight duty period (FDP) Does  the  operator plans  the  maximum  basic  daily  FDP to be 13 hours;  These  13  hours  will  be  reduced  by  30  minutes  for  each  sector  from  the  third  sector  onwards  with  a  maximum total reduction of two hours.  Rest Does  the  operator plans the  minimum  rest  which  must  be  provided  before  undertaking  a  flight  duty  period  starting  at  home  base  to  be  at  least  as  long  as the preceding duty period or 12 hours whichever  is the greater; 

 

  Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Continued 

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (OPS/06) _ 1 of 2 


AUDIT CHECKLIST 

Audit #:  AC/ OPS /06   

Tracking #:

AZI/AC/ OPS /06/yyyy­01

 

Reg. Ref; 

Item

N/A  UNS

NCI #

 

Standby Does  the  company  implies  the  standby  limits for   crew members as follows;  a) 12 hours within one duty period,  b)  72  hours  of  actual  standby  within  the  period  of  28  consecutive  days  (irrespective  of  the  way  standby  duty  credit  is  counted  towards  a  duty  period),  c) 400 hours of actual standby within the period of  one calendar year (irrespective of the way standby  duty credit is counted towards a duty period) Flight duty, duty and rest period records Does  the  company  implies  the  rest limits for crew    members as follows;  a)  A  minimum  of  7  days  off  which  may  include  required  rest  periods  within  each  calendar  month,  and  b)  At  least  24  days  off  which  may  include  required  rest periods within each calendar quarter.  i)  A  single  day  off  will  include  2  local  nights  and  cover at least 36 hours  ii) A planed rest period may be included as part of a  day off. 

OPS 1.1125  HCAA IB 06/2010 

OPS 1.1135  HCAA IB 06/2010 

 

 

  End     

   

S = Satisfactory,   N/A = Not Checked/Not applicable,  UNS = Not Satisfactory,   NCI = Non­compliance issue number

Auditor 

                       

Date completed: 

 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

 

Witnessed for the organization

Compliance Monitoring Manager

 

   

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (OPS/06) _ 2 of 2 


Audit #:  AC/OPS/07   

Area to be audited:   

Issue: 

AUDIT CHECKLIST 

 

Tracking #:

AZI/AC/OPS/07/yyyy­01

Ground Operations

Mass & Balance – Loading – Mass values  Reg. Ref;  Item

N/A

UNS

NCI #

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

CAT.POL.MAB.100(a)  CAT.POL.MAB.100(b) 

CAT.POL.MAB.100(h) 

CAT.POL.MAB.100(i) 

AMC1 CAT.POL.MAB.100(b) 

AMC2  CAT.POL.MAB.100(d)(a) 

AMC1  CAT.POL.MAB.100(e)(c) 

Mass and balance, loading Does  the  mass  and  centre  of  gravity  (CG)  of  the  aircraft complies with the limitations specified in the  AFM, or the operations manual if more restrictive;  Has the operator establish the mass and the CG of all  aircrafts by actual weighing prior to initial entry into  service and thereafter at intervals of 4 years;  Does the operator ensures that the loading of: (1) its aircraft is performed under the supervision of  qualified personnel; and  (2)  traffic  load  is  consistent  with  the  data  used  for  the calculation of the aircraft mass and balance;  Does  the  operator  complies with  additional  structural  limits  such  as  the  floor  strength  limitations,  the  maximum  load  per  running  metre,  the maximum mass per cargo compartment and the  maximum seating limit;  Is the mass and centre of gravity (CG) position of an  aircraft revised whenever the cumulative changes to  the dry operating mass exceed ±0.5 of the maximum  landing  mass  or  for  aeroplanes  the  cumulative  change  in  CG  position  exceeds  0.5  %  of  the  mean  aerodynamic chord;  Is a weight Change Control Document available;  Does the operator use the following mass values for  crew to determine the dry operating mass:  (1) actual masses including any crew baggage; or  (2)  standard  masses,  including  hand  baggage,  of  85  kg  for  flight  crew/technical  crew  members  and  75  kg for cabin crew members;  Mass values for passengers. When determining the mass of passengers by  using  standard  mass  values,  the  standard  mass  values  in  Table 1 below should be used, does he;   

                 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Continued 

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (OPS/07) _ 1 of 4 


AUDIT CHECKLIST 

Audit #:  AC/ OPS /07   

Tracking #:

AZI/AC/ OPS /07/yyyy­01

 

Reg. Ref; 

Item

N/A  UNS

NCI #

 

Note for the Auditor  

  *  Holiday  charter  means  a  charter  flight  that  is  part  of  a  holiday  travel  package.  On  such  flights  the  entire  passenger capacity is hired by one or more charterer(s) for the carriage of passengers who are travelling, all  or in part by air, on a round­ or circle­trip basis for holiday purposes. The holiday charter mass values apply  provided  that  not  more  than  5  %  of  passenger  seats  installed  in  the  aircraft  are  used  for  the  non­revenue  carriage  of  certain  categories  of  passengers.  Categories  of  passengers  such  as  company  personnel,  tour  operators’  staff,  representatives  of  the  press,  authority  officials  etc.  can  be  included  within  the  5%  without  negating the use of holiday charter mass values.  Mass values for baggage.     AMC1  When determining the mass of baggage, the standard  CAT.POL.MAB.100(e)(d)  mass values for checked baggage of Table 3 should be  used, does he;  Note for the Auditor

 

  GM1 CAT.POL.MAB.100(g) 

GM1 CAT.POL.MAB.100(g) 

Fuel density What does the operator do If the actual fuel density is      not known;     Note for the Auditor The operator may use standard fuel density values for determining the mass of  the  fuel  load.  Such  standard  values  should  be  based  on  current  fuel  density  measurements for the airports or areas concerned.  Typical fuel density values are:  (1) Gasoline (piston engine fuel) – 0.71  (2) JET A1 (Jet fuel JP 1) – 0.79  (3) JET B (Jet fuel JP 4) – 0.76  (4) Oil – 0.88 

 

Continued 

    Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (OPS/07) _ 2 of 4 


AUDIT CHECKLIST 

Audit #:  AC/ OPS /07   

Tracking #:

AZI/AC/ OPS /07/yyyy­01

 

Reg. Ref; 

Item

N/A  UNS

NCI #

 

Mass and balance data and documentation Does the operator establishes mass and balance data      and produces mass and balance documentation prior  to each flight specifying the load and its distribution;  Does  the  mass  and  balance  documentation  enables  the  commander  to  determine  that  the  load  and  its  distribution  is  such  that  the  mass  and  balance  limits  of  the  aircraft  are  not  exceeded;  The  mass  and  balance  documentation  shall  contain  the  following  information:  (1) Aircraft registration and type;  CAT.POL.MAB.105(a)  (2) Flight identification, number and date;  (3) Name of the commander;  (4) Name of the person who prepared the document;  (5) Dry operating mass and the corresponding CG;  (6) Mass of the fuel at T/O and the mass of trip fuel;  (7) Mass of consumables other than fuel, if applicable;  (8)  Load  components  including  passengers,  baggage,  freight and ballast;  (9) Take‐off mass, landing mass and zero fuel mass;  (10) Applicable aircraft CG positions; and  (12) The limiting mass and CG values.  Is  the  mass  and  balance  data  and  documentation      generated  by  a  computerised  mass  and  balance  AMC1 CAT.POL.MAB.105(b)  system; Does the operator verifies the integrity of the  output data at intervals not exceeding 6 months;  Note for the Auditor The  operator  should  verify  the  integrity  of  mass  and  balance  data  and  documentation  generated  by  a  computerised  mass  and  balance  system,  at  AMC1 CAT.POL.MAB.105(b)  intervals  not  exceeding  6  months.  The  operator  should  establish  a  system  to  check that amendments of its input data are incorporated properly in the system  and that the system is operating correctly on a continuous basis.  Does  the  operator  has specify  procedures  for  last      minute changes to the load;  CAT.POL.MAB.105(d)     

 

End 

  S = Satisfactory,   N/A = Not Checked/Not applicable,  UNS = Not Satisfactory,   NCI = Non­compliance issue number  

    Auditor 

         

Date completed: 

 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

 

Witnessed for the organization

Compliance Monitoring Manager

 

   

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (OPS/07) _ 3 of 4 


Audit #:  AC/ OPS /07   

AUDIT CHECKLIST 

Tracking #:

AZI/AC/ OPS /07/yyyy­01

 

Reg. Ref;   

Item

N/A  UNS

NCI #

                                                Page Intentionally Left Blank                     

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (OPS/07) _ 4 of 4 


Audit #:  AC/OPS/08   

Area to be audited:   

Issue: 

AUDIT CHECKLIST 

 

Tracking #:

AZI/AC/OPS/08/yyyy­01

Ground & Flight Operations

Ice and other contaminants Reg. Ref; 

Item

N/A

UNS

NCI #

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

CAT.OP.MPA.250(a) 

GM2 CAT.OP.MPA.250(f) 

GM2 CAT.OP.MPA.250(g) 

AMC1 CAT.OP.MPA.255(c) 

Ice and other contaminants — ground procedures  Has  the  operator  establish  procedures  to  be  followed  when  ground  de‐icing  and  anti‐icing  and  related  inspections  of  the  aircraft  are  necessary  to  allow the safe operation of the aircraft;  Training Does  the  operator’s  has  implement  and  follow  an  initial  and  recurrent  de‐icing  and/or  anti‐icing  training  programmes  (including  communication  training)  for  flight  crew  and  those  of  its  personnel  involved  in  the  operation  of  de‐icing  and/or  anti‐ icing ;  Contracting When  the  operator  contracts  training  on  de‐ icing/anti‐icing, the operator should ensure that the  contractor  complies  with  the  operator’s  training/qualification procedures, together with  any  specific procedures in respect of:  (1)  de‐icing  and/or  anti‐icing  methods  and  procedures;  (2)  fluids  to  be  used,  including  precautions  for  storage and preparation for use;  (3)  specific  aircraft  provisions  (e.g.  no‐spray  areas,  propeller/engine de‐icing, APU operation etc.); and  (4) checking and communications procedures;  Ice and other contaminants — flight procedures Training for dispatch and flight in expected or actual  icing conditions.   Does  the  content  of  the  operations  manual  reflects  the  training,  both  conversion  and  recurrent,  which  flight  crew,  cabin  crew  and  all  other  relevant  operational  personnel  require  in  order  to  comply  with  the  procedures  for  dispatch  and  flight  in  icing  conditions;   

     

Continued 

                Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (OPS/08) _ 1 of 2 


AUDIT CHECKLIST 

Audit #:  AC/ OPS /08   

Tracking #:

AZI/AC/ OPS /08/yyyy­01

 

Reg. Ref; 

Item

N/A  UNS

NCI #

 

Notes for the Auditor (1) For the flight crew, the training should include:  (i)  instruction  on  how  to  recognise,  from  weather  reports  or  forecasts  which  are  available  before  flight  commences  or  during  flight,  the  risks  of  encountering icing conditions along the planned route and on how to modify,  as necessary, the departure and in­flight routes or profiles;  (ii) instruction on the operational and performance limitations or margins;  (iii)  the  use  of  in­flight  ice  detection,  anti­icing  and  de­icing  systems  in  both  normal and abnormal operation; and  (iv)  instruction  on  the  differing  intensities  and  forms  of  ice  accretion  and  the  consequent action which should be taken    (2) For the cabin crew, the training should include;  (i) awareness of the conditions likely to produce surface contamination; and  (ii) the need to inform the flight crew of significant ice accretion. 

AMC1 CAT.OP.MPA.255(c) 

    End    S = Satisfactory,   N/A = Not Checked/Not applicable,  UNS = Not Satisfactory,   NCI = Non­compliance issue number  

    Auditor 

                                           

Date completed: 

 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Witnessed for the organization

 

Annex I _ Audit Checklists

 

Compliance Monitoring Manager

   

Revision:   Date:    

0   Page_ (OPS/08) _ 2 of 2 


Audit #:  AC/OPS/09 

 

AUDIT CHECKLIST 

Tracking #:

AZI/AC/OPS/09/yyyy­01

 

 

 

Continued  Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (OPS/09) _ 1 of 2 


AUDIT CHECKLIST 

Audit #:  AC/ OPS /09   

Tracking #:

AZI/AC/ OPS /09/yyyy­01

 

Reg. Ref; 

Item

N/A  UNS

NCI #

 

 

End 

 

S = Satisfactory,   N/A = Not Checked/Not applicable,  UNS = Not Satisfactory,   NCI = Non­compliance issue number  

    Auditor 

     

Date completed: 

 

 

Witnessed for the organization

Compliance Monitoring Manager

 

     

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (OPS/09) _ 2 of 2 


Audit #:  AC/M/01   

Area to be audited:   

Issue: 

AUDIT CHECKLIST 

 

Tracking #:

AZI/AC/M/01/yyyy­01

Continuing Airworthiness Management

Product Sample Inspection Reg. Ref; 

Item

N/A

UNS

NCI #

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Aircraft Type:  Work Order Ref:  Task description:    M.A.302  M.A.302  M.A.302  M.A.302  M.A.302  M.A.302  M.A.302 

M.A.302  M.A.302  M.A.302  M.A.302  M.A.302 

     

Other product: Work package Ref:

Task Preparation Work  package documentation  raised  as  per  requirements of MOE;    Work Task staged in accordance in accordance with  Part‐145.45(f);    Maintenance  Data  available  and  at  latest correct  amendment status;    Related Data / ADs researched recorded;     Tooling and Equipment established and available for  task completion;    Personnel allocated and briefed for task completion;      Certifying Staff authorised and current;     Task in process Access  Equipment  and  GSE  assembled  and  used  correctly.  Area  environment  fit  for  maintenance  intended;  Tools  in  use  in  a  fit  condition  for  purpose  and  calibrated  tools  in  date  /  labelled.  Torque  wrench  tools checked prior to use;  Personal tool checks carried out and inventory up to  date;    Components  /  parts  removed  are  handled  correctly  and blanked / protected as required;    Working  copy  of  maintenance  data  available  and  in  use by personnel carrying out task;   

   

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Continued 

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (M/01) _ 1 of 4 


Audit #:  AC/ M /01 

AUDIT CHECKLIST 

 

Tracking #:

AZI/AC/ M /01/yyyy­01

 

Reg. Ref; 

Item

N/A  UNS

NCI #

 

M.A.302  M.A.302  M.A.302  M.A.302  M.A.302  M.A.302 

M.A.302  M.A.302  M.A.302  M.A.302  M.A.302  M.A.302  M.A.302  M.A.302  M.A.302 

Exposed  areas  blanked  and  protected  as  required;  Hazards identified and precautions taken;    Working  practices  observed  in  line  with  task  instruction  requirements  and  conducive  to  good  maintenance;  Progressive work recording carried out during task;     Materials  in  use  are  eligible  parts  and  have  appropriate release to service;    Sub‐contracted  work  is  correctly  documented  and  placed on an approved Company;    Engine Ground Running / APU running carried out in  accordance with aircraft data;  Staff performing Run‐up properly authorised;  Task completion Task  assembly  and  finishing  standards  observed  for  compliance with task instructions;    Task  Functional  Testing  observed  for  compliance  with task instructions;    Duplicate  Inspection  requirements  carried  out  and  recorded;    Safety  Critical  Maintenance  Tasks  / Critical  Design  Configuration  Control  Limitations  (CDCCL)  instructions / FTS / EWI tasks recorded;  Panel pre‐close up checks carried out / recorded. Fuel  Panel leak checks / duplicate checks carried out;    Work  Card  documentation  completed  and  signed;  CRS statement correct;    Defects  found  during  task  are  investigated  and  recorded as required;    Ground  Equipment  and  Tools  returned  clean  and  serviceable, area cleared. Tool Check carried out;    Repair  I  Modification  work  carried  out  to  prototype  data — approved certification applied for;  Non‐SRM repairs have Part 21 approval; 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

    Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Continued 

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (M/01) _ 2 of 4 


Audit #:  AC/ M /01 

AUDIT CHECKLIST 

 

Tracking #:

AZI/AC/ M /01/yyyy­01

 

Reg. Ref; 

Item

N/A  UNS

NCI #

 

Components  changed  /  life limited  components    recorded on component change register and tech log  as applicable; 

M.A.302 

 

    End     

   

S = Satisfactory,   N/A = Not Checked/Not applicable,  UNS = Not Satisfactory,   NCI = Non­compliance issue number

Auditor 

                                                                   

Date completed: 

 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

 

Witnessed for the organization

Compliance Monitoring Manager

 

   

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (M/01) _ 3 of 4 


Audit #:  AC/ M /01 

 

AUDIT CHECKLIST 

Tracking #:

AZI/AC/ M /01/yyyy­01

 

Reg. Ref;   

Item

N/A  UNS

NCI #

                                      Page Intentionally Left Blank                     

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (M/01) _ 4 of 4 


Audit #:  AC/M/02   

Area to be audited: 

 

AUDIT CHECKLIST 

Tracking #:

AZI/AC/M/02/yyyy­01

Continuing Airworthiness Management

 

Issue:  Maintenance Programme – TLP – ADs – MODS – Data – Occurrence reporting Reg. Ref;  Item S  N/A UNS

NCI #

 

M.A.201(d) 

M.A.201(e) 

M.A.201(h) 

M.A.201(a) 

AMC M.A.201(h)(1) 

M.A.202(a)(b)(c) 

M.A.202(d) 

AMC M.A.202(a) 

AMC M.A.202(b) 

Responsibilities Has  the  operator  nominated  persons  responsible  for  the  satisfactory  accomplishment  of  the  pre‐flight  inspection;  This inspection must be carried out by the pilot or another  qualified person.  Has  the  owner  contract  the  tasks  associated  with  continuing  airworthiness  to  a  continuing  airworthiness  management  organisation  approved  in  accordance  with  Section A, Subpart G of this Annex (Part M);  Is the CAMO approval certificate valid;     Is the aircraft maintained in an airworthy condition, and; Are  the  operational  and  emergency  equipment  fitted  correctly installed and serviceable or clearly identified as  unserviceable, and;  the airworthiness certificate remains valid, and;  the  maintenance  of  the  aircraft  is  performed  in  accordance  with  the  approved  maintenance  programme  as specified in M.A.302;  Does the operator’s contracts predict not to authorise the  sub‐contracted  organisations  to  sub‐contract  to  other  organisations  elements  of  the  continuing  airworthiness  management tasks;  Occurrence reporting Does the operator has an occurrence reporting scheme in  place;    Do  the  rreports  are  made  as  soon  as  practicable,  but  in  any  case  within  72  hours  of  the  person  or  organisation  identifying  the  condition  to  which  the  report  relates  unless exceptional circumstances prevent this;  Does  the  operator provides  to the  type  certificate  (TC)  holder  adequate  reports  of  occurrences  for  that  aircraft  type,  to enable it to issue appropriate service instructions  and recommendations to all owners or operators;  Does  each  report  contains at  least  the  following  information:  ‐ organisation’s name and approval reference,  ‐  information  necessary  to  identify  the  subject  aircraft  and/or component,  ‐ date and time relative to any life or overhaul limitation in  terms of flying hours/cycles/landings etc., as appropriate,  ‐ details of the occurrence as required by M.A.202(b); 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

    Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Continued  Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (M/02) _ 1 of 6 


Audit #:  AC/ M /02 

 

AUDIT CHECKLIST 

Tracking #:

AZI/AC/ M /02/yyyy­01

 

Reg. Ref; 

Item

N/A  UNS

NCI #

 

M.A.202(e) 

AMC1 M.A.203 

M.A.301(1)    AMC M.A.301­1(3) 

M.A.301(2)   

AMC M.A.301­2 

AMC M.A.301­2 

AMC M.A.301­2 

 

Does the operator produces a follow‐up report to provide  details  of  actions  it  intends  to  take  to  prevent  similar          occurrences  in  the  future  as  soon  as  these  actions  have  been identified;  Has  a  risk  assessment  be  completed  and  documented  in  order  to  demonstrate  that  the  Implementing  Rules  are  met;  The  result  of  this  risk  assessment  should          demonstrate  that  an  equivalent  level  of  safety  to  that  established by the Acceptable Means of Compliance (AMC)  adopted by the Agency is reached.  Continuing airworthiness tasks Has  the  operator  prepare  a  pre‐flight  checklist  and  does  the accomplishment of pre‐flight inspections is performed          when required by appropriate authorised personnel;  Is the training standard for personnel performing the pre‐ flight  inspection  described  in  the  operator’s  continuing          airworthiness management exposition;  Do the rectifications required in accordance with the data  specified  in  point  M.A.304  and/or  point  M.A.401,  as  applicable,  and  any  defect  and  damage  affecting  safe          operation, are deferred taking into account the minimum  equipment  list  and  configuration  deviation  list  as  applicable to the aircraft type;  Is  the  carry  forward  system  updated  with  all  defects  affecting the safe operation of the aircraft and are rectified  within  the  limits  prescribed  by  the  approved  minimum          equipment list (MEL) or configuration deviation list (CDL)  as appropriate;  Is there a system of assessment in operation to provide a  continuous  analysis  of  the  effectiveness  of  the  M.A.          Subpart  G  approved  continuing  airworthiness  management organisation’s defect control system in use;  Note for the Auditor The system should provide for: (a)  Significant  incidents  and  defects:  monitor  incidents  and  defects  that  have  occurred in flight and defects found during maintenance and overhaul, highlighting  any that appear significant in their own right.  (b) Repetitive incidents and defects: monitor on a continuous basis defects occurring  in flight and defects found during maintenance and overhaul, highlighting any that  are repetitive.  (c)  Deferred  and  carried  forward  defects:  Monitor  on  a  continuous  basis  deferred  and carried forward defects. Deferred defects are defined as those defects reported  in  operational  service  which  is  deferred  for  later  rectification.  Carried  forward  defects  are  defined  as  those  defects  arising  during  maintenance  which  are  carried  forward for rectification at a later maintenance input.  (d)  Unscheduled  removals  and  system  performance:  analyse  unscheduled  component removals and the performance of aircraft systems for use as part of the  maintenance programme efficiency.  Continued 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (M/02) _ 2 of 6 


Audit #:  AC/ M /02 

 

AUDIT CHECKLIST 

Tracking #:

AZI/AC/ M /02/yyyy­01

 

Reg. Ref; 

Item

N/A  UNS

NCI #

 

M.A.301(3)  AMC M.A.301­3 

M.A.301(4)  AMC M.A.301­4 

M.A.301(5) 

M.A.301(6)  M.A.301(7)  AMC M.A.301­7  M.A.301(8) 

M.A.302(b) 

M.A.302(e) 

M.A.302(f)  AMC M.A.302(f) 

Does all maintenance, is accomplished in accordance with  the M.A.302 approved aircraft maintenance programme;  Is  there  a  system  to  ensure  that  all  aircraft  maintenance  checks are performed within the limits prescribed by the  approved  aircraft  maintenance  programme  and  that,  whenever  a  maintenance  check  cannot  be  performed  within  the  required  time  limit,  its  postponement  is  allowed  in  accordance  with  a  procedure  agreed  by  the  appropriate competent authority;  Does the operator has establish a system for the analysis  of the effectiveness of the M.A.302 approved maintenance  programme  with  regard  to  spares,  established  defects,  malfunctions and damage, and to amend the  maintenance  programme accordingly;  Has the operator accomplish any applicable: (i) airworthiness directive,  (ii)  operational  directive  with  a continuing  airworthiness  impact,  (iii)  continued  airworthiness  requirement  established  by  the Agency,  (iv)  measures  mandated  by  the  competent  authority  in  immediate reaction to a safety problem;  Are  all  the  modifications  and  repairs accomplished  in  accordance with M.A.304;    Has  the  operator  a  procedure  for  the  assessment  and  embodiment  policy  for  non‐mandatory  modifications  and/or inspections;  Have  all  maintenance  check  flights  be  performed  when  necessary;    Aircraft Maintenance programme Are  all  aircraft  maintenance  programmes and  any  subsequent  amendments  approved  by  the  competent  authority;  Does  the  aircraft  maintenance  programme  contains  details,  including  frequency,  of  all  maintenance  to  be  carried out, including any specific tasks linked to the type  and the specificity of operations;  Does  the  aircraft  maintenance  programme  includes a  reliability programme;    Is  regularly  the  reliability  programme  updated  and  reports  generated  at  least  every  3  months;  are  these  reports submitted to the competent authority; 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

        Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Continued 

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (M/02) _ 3 of 6 


Audit #:  AC/ M /02 

 

AUDIT CHECKLIST 

Tracking #:

AZI/AC/ M /02/yyyy­01

 

Reg. Ref; 

Item

N/A  UNS

NCI #

 

M.A.302(g)  AMC M.A.302(3)  AMC M.A.302(5) 

M.A.303 

M.A.304 

AMC M.A.304 

M.A.305(a)  M.A.305(a) 

M.A.305(d) 

Does the aircraft maintenance programme is subjected to  periodic  reviews  (should  be  reviewed  at  least  annually)  and amended accordingly when necessary;   Are all applicable mandatory requirements for compliance  with  Part‐21  be  incorporated  into  the  maintenance  programme;  Are  the  repetitive  maintenance  tasks  derived  from  modifications and repairs incorporated into the approved  maintenance programme;  Airworthiness directives Are  all  applicable  airworthiness  directive  carried  out  within the requirements of that airworthiness directive;    Data for modifications and repairs Are  all  damages assessed  and  modifications  and  repairs  carried out using as appropriate:  (a) data approved by the Agency; or  (b) data approved by a Part‐21 design organisation; or  (c)  data  contained  in  the  certification  specifications  referred  to  in  point  21A.90B  or  21A.431B  of  the  Annex  (Part‐21) to Regulation (EC) No 1702/2003;  Before accomplishment of any repair has a damage assess  against  any  published  approved  repair  data  be  done  and  have  the  necessary  actions  be  taken  if  the  damage  is  beyond the limits or outside the scope of such data;  Aircraft continuing airworthiness record system Does  the  maintenance  certificate  of  release  to  service  required  by  point  M.A.801  or  point  145.A.50  are  entered  in the aircraft continuing airworthiness records;  Does all entries are made as soon as practicable but in no  case more  than 30 days after the  day of the maintenance  action;  Does  the  aircraft  continuing  airworthiness records  contains the current:  1.  status  of  airworthiness  directives  and  measures  mandated  by  the  competent  authority  in  immediate  reaction to a safety problem;  2. status of modifications and repairs;  3. status of compliance with maintenance programme;  4. status of service life limited components;  5. mass and balance report;  6. list of deferred maintenance; 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

            Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Continued 

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (M/02) _ 4 of 6 


Audit #:  AC/ M /02 

 

AUDIT CHECKLIST 

Tracking #:

AZI/AC/ M /02/yyyy­01

 

Reg. Ref; 

Item

N/A  UNS

NCI #

 

AMC M.A.305(h) 

AMC M.A.305(h) 

AMC M.A.305(h)  AMC M.A.305(h) 

M.A.305(e) 

M.A.305(g) 

M.A.305(h) 

M.A.305(h) 

Does  the  operator  retain  the continuing  airworthiness  records  in  a  form  acceptable  to  the  competent  authority  (normally means in paper form or on a computer database          or  a  combination  of  both  methods;  Records  stored  in  microfilm  or  optical  disc  form  are  also  acceptable.)  and  are legible throughout the required retention period;  Does  the  computer  systems  contain  programme  safeguards  against  the  ability  of  unauthorised  personnel  to alter the database and have at least one backup system,          which  should  be  updated  at  least  within  24  hours  of  any  maintenance;   Do  the  continuing  airworthiness  records  are stored  in  a  safe way with regard to damage, alteration and theft;             Do  the  computer  backup  discs,  tapes  etc.,  are stored  in  a  different  location  from  that  containing  the  current          working discs, tapes, etc., and in a safe environment;   Besides the EASA Form 1 or equivalent, are the following  information  relevant  to  any  component  installed  shall  be  entered  in  the  appropriate  engine  or  propeller  logbook,  engine module or service life limited component log card:  1. identification of the component; and  2. the type, serial number and registration, as appropriate,  of the aircraft, engine, propeller, engine module or service          life‐limited component to which the particular component  has been fitted, along with the reference to the installation  and removal of the component; and   3.  the  date  together  with  the  component’s  accumulated  total  flight  time  and/or  flight  cycles  and/or  landings  and/or calendar time, as appropriate;   Are  all  entries  made  in  the  aircraft  continuing  airworthiness  records  shall  be  clear  and  accurate;  Does          the  necessary  corrections  are  made  in  a  manner  that  clearly shows the original entry;  Does  the  operator  retains  the  records  for  the  periods  specified in respective legislation;            Note for the Auditor 1.  all  detailed  maintenance  records  and  any  service  life­limited  component  fitted  thereto, not less than 36 months after the aircraft or component has been released  to service; and  2. the total time in service (hours, calendar time, cycles and landings) of the aircraft  and  all  service  life­limited  components,  at  least  12  months  after  the  aircraft  or  component has been permanently withdrawn from service; and  3.  the  time  in  service  (hours,  calendar  time,  cycles  and  landings)  as  appropriate,  since last scheduled maintenance of the component subjected to a service life limit,  at  least  until  the  component  scheduled  maintenance  has  been  superseded  by  another scheduled maintenance of equivalent work scope and detail; and  Continued 

  Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (M/02) _ 5 of 6 


Audit #:  AC/ M /02 

AUDIT CHECKLIST 

 

Tracking #:

AZI/AC/ M /02/yyyy­01

 

Reg. Ref; 

Item

N/A  UNS

NCI #

 

M.A.305(h) 

M.A.306(a) 

M.A.306(b)  M.A.306(c) 

AMC M.A.306(b) 

Note for the Auditor (continued) 4.  the  current  status  of  compliance  with  maintenance  programme  such  that  compliance with the approved aircraft maintenance programme can be established,  at least until the aircraft or component scheduled maintenance has been superseded  by other scheduled maintenance of equivalent work scope and detail; and  5.  the  current  status  of  airworthiness  directives  applicable  to  the  aircraft  and  components,  at  least  12  months  after  the  aircraft  or  component  has  been  permanently withdrawn from service; and  6. details of current modifications and repairs to the aircraft, engine(s), propeller(s)  and  any  other  component  vital  to  flight  safety,  at  least  12  months  after  they  have  been permanently withdrawn from service.  Operator’s technical log system Does  the  technical  log  system  contains the  following  information for each aircraft:  1.  information  about  each  flight,  necessary  to  ensure  continued flight safety, and;  2. the current aircraft certificate of release to service, and;          3. the current maintenance statement, and;  4. all outstanding deferred defects rectifications that affect  the operation of the aircraft, and;  5.  any  necessary  guidance  instructions  on  maintenance  support arrangements;  Is  the  aircraft  technical  log  system  and  any  subsequent  amendment approved by the competent authority;            Does  the  aircraft  technical  log  is  retained  for  36  months  after the date of the last entry;            The aircraft technical log system can be either a paper or  computer  system  or  any  combination  of  both  methods  acceptable  to  the  competent  authority.  In  case  of  a          computer  system,  does  it  contain  programme  safeguards  against  the  ability  of  unauthorised  personnel  to  alter  the  database; 

    End    S = Satisfactory,   N/A = Not Checked/Not applicable,  UNS = Not Satisfactory,   NCI = Non­compliance issue number  

    Auditor 

         

Date completed: 

 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Witnessed for the organization

 

Annex I _ Audit Checklists

 

Compliance Monitoring Manager

   

Revision:   Date:    

0   Page_ (M/02) _ 6 of 6 


Audit #:  AC/M/03   

Area to be audited: 

 

AUDIT CHECKLIST 

Tracking #:

AZI/AC/M/03/yyyy­01

Continuing Airworthiness Management

 

Issue:  Maintenance Data – CAME – Facilities – Personnel – Airworthiness Review ­ CRS Reg. Ref;  Item S  N/A UNS

NCI #

 

M.A.401(a)  M.A.401(c) 

M.A.401(c) 

AMC M.A.401(c)5 

M.A.402(b) 

M.A.402(f) 

M.A.403(a) 

M.A.403(c) 

M.A.403(d) 

Maintenance data Does the operator have access to and use only applicable  current  maintenance  data  in  the  performance  of  maintenance including modifications and repairs;  Are the maintenance data current and readily available for  use when required;     Does the operator has establish a work card or worksheet  system  to  be  used  that  either  transcribe  accurately  the  maintenance data onto such work cards or worksheets or  make precise reference to the particular maintenance task  or tasks contained in such maintenance data;  Are the maintenance data be kept up to date by: ‐ subscribing to the applicable amendment scheme,  ‐ checking that all amendments are being received,  ‐ monitoring the amendment status of all data;  Performance of maintenance Does  the  operator  ensures  that  all  maintenance  is  performed  using  the  tools,  equipment  and  material  specified  in  the  M.A.401  maintenance  data  unless  otherwise specified by Part‐145;   Does  the  maintenance  instructions  include  a  verification  that  after  completion  of  all  maintenance  a  general  inspection  must  be  carried  out  to  ensure  the  aircraft  or  component  is  clear  of  all  tools,  equipment  and  any  other  extraneous  parts  and  material,  and  that  all  access  panels  removed have been refitted;  Aircraft defects Do the defects that hazards seriously the flight safety are  rectified before further flight;    Do  the  defects  that  would  not  hazard  seriously  the  flight  safety  are  rectified  as  soon  as  practicable,  after  the  date  the  aircraft  defect  was  first  identified  and  within  any  limits specified in the maintenance data (MEL);  Does the defects not rectified before flight are recorded in  the operator’s technical log system as applicable (CFW);   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Continued 

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (M/03) _ 1 of 6 


Audit #:  AC/ M /03 

 

AUDIT CHECKLIST 

Tracking #:

AZI/AC/ M /03/yyyy­01

 

Reg. Ref; 

Item

N/A  UNS

NCI #

 

M.A.703(c) 

M.A.704(b) 

AMC M.A.704 10. 

AMC M.A.704 11. 

M.A.705    AMC M.A.705 

M.A.706(h)  M.A.706(i) 

M.A.706(j) 

M.A.706(k) 

AMC M.A.706 (f) 

Extent of approval Does the scope of work deemed to constitute the approval  is  specified  in  the  continuing  airworthiness  management  exposition in accordance with point M.A.704;  Continuing airworthiness management exposition  Are the continuing airworthiness management exposition  and  its  amendments  approved  by  the  competent  authority;  Whenever  the  accountable  manager  is  changed  it  is  important  to  ensure  that  the  new  accountable  manager  signs  the  statement  at  the  earliest  opportunity  as  part  of  the acceptance by the approving competent authority. Is it  so;  Does the exposition contains information as applicable, on  how  the  continuing  airworthiness  management  organisation complies with CDCCL instructions;  Facilities Does  the  continuing  airworthiness  management  organisation  provides  suitable  office  accommodation  at  appropriate  locations  for  the  personnel  specified  in  M.A.706;  Is  there  an  adequate  technical  library  and  room  for  document consultation;    Personnel requirements Are  available  records  where  the  qualification  of  all  personnel  involved  in  continuing  airworthiness  management id recorded;  Does the airworthiness review staff is authorised to do so,  subject to approval by the competent authority;    Does  the  organisation  defines and  keep  updated  in  the  continuing  airworthiness  management  exposition  the  title(s)  and  name(s)  of  person(s)  referred  to  in  points  M.A.706(a), M.A.706(c), M.A.706(d) and M.A.706(i);  Has  been  established and  controlled the  competence  of  personnel  involved  in  the  continuing  airworthiness  management, airworthiness review;  Does the personnel involved in fuel tank safety as well as  associated  inspection  standards  and  maintenance  procedures  especially  the  staff  involved  with  the  management of CDCCL, Service Bulletin assessment, work  planning and maintenance programme management have  acquired any additional training; 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

        Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Continued 

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (M/03) _ 2 of 6 


Audit #:  AC/ M /03 

 

AUDIT CHECKLIST 

Tracking #:

AZI/AC/ M /03/yyyy­01

 

Reg. Ref; 

Item

N/A  UNS

NCI #

 

AMC M.A.706(k) 

M.A.707(b) 

M.A.707(c)  AMC M.A.707(c) 

M.A.707(d) 

M.A.707(e) 

M.A.707(e) 

AMC M.A.707(a) 5 

M.A.708(b) 1 & 2 

M.A.708 (b) 3. 4. 5. 6. 

 

Airworthiness review staff Are  the  initial  and  recurrent  training  required  been  provided and recorded to ensure continued competence;    Have  the  airworthiness  review  staff  nominated  been  issued  with  an  authorisation  when  formally  accepted  by  the  competent  authority  after  satisfactory  completion  of  an airworthiness review under supervision;  Does the airworthiness review staff have either: • been involved in continuing airworthiness management  activities for  at least six months in every two year period,  or  •  conducted  at  least  one  airworthiness  review  in  the  last  twelve month period;  Is the airworthiness review staff identified by listing each  person  in  the  continuing  airworthiness  management  exposition  together  with  their  airworthiness  review  authorisation reference;  Has the organisation a record for all airworthiness review  staff,  which  shall  include  details  of  any  appropriate  qualification  held  together  with  a  summary  of  relevant  continuing  airworthiness  management  experience  and  training and a copy of the authorisation;   Is  this  record be retained  until  two  years  after  the  airworthiness review staff have left the organisation;    Does  the  airworthiness  review  staff  has a  position  in  the  organisation  independent  from  the  airworthiness  management  process  or  with  overall  authority  on  the  airworthiness management process of complete aircraft;  Continuing airworthiness management Has the operator developed and controlled a maintenance  programme  for  the  aircrafts  managed  including  any  applicable  reliability  programme,  present  the  aircraft  maintenance  programme  and  its  amendments  to  the  competent authority for approval;  Does the operator, • manages the approval of modification and repairs,   • ensures  that  all  maintenance  is  carried  out  in  accordance  with  the  approved  maintenance  programme  and  released  in  accordance  with  M.A.  Subpart H;  • ensures  that  all  applicable  airworthiness  directives  and  operational  directives  with  a  continuing  airworthiness impact, are applied;  • ensures that all defects discovered during scheduled  maintenance  or  reported  are  corrected  by  an  appropriately approved maintenance organisation;  Continued 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Annex I _ Audit Checklists

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Revision:   Date:    

0   Page_ (M/03) _ 3 of 6 


Audit #:  AC/ M /03 

 

AUDIT CHECKLIST 

Tracking #:

AZI/AC/ M /03/yyyy­01

 

Reg. Ref; 

Item

N/A  UNS

NCI #

 

M.A.708 (b) 7. 8. 9. 10 

M.A.708(c) 

M.A.709(a) 

M.A.714(b) 

M.A.714(c)  M.A.714(d)  M.A.714(e) 

M.A.714(f) 

AMC M.A.714 1. 

M.A.801(b) 

 

Does the operator,  • Ensures that the aircraft is taken to an appropriately  approved  maintenance  organization  whenever  necessary;  • coordinates  scheduled  maintenance,  the  application  of  airworthiness  directives,  the  replacement  of  service  life  limited  parts,  and  component  inspection  to ensure the work is carried out properly;  • manages  and  archive  all  continuing  airworthiness  records and/or operator’s technical log;  • ensures that the mass and balance  statement reflects  the current status of the aircraft;  Are  the  aircraft  base,  scheduled  line  maintenance  and  engine  maintenance  contracts,  together  with  all  amendments, approved by the competent authority;  Documentation Does  the  continuing  airworthiness  management  organisation  holds  and  use  applicable  current  maintenance  data  in  accordance  with  point  M.A.401  for  the  performance  of  continuing  airworthiness  tasks  referred to in point M.A.708;  Record­keeping Does the organisation retains a copy of each airworthiness  review  certificate  and  recommendation  issued  or,  as  applicable,  extended,  together  with  all  supporting  documents;   Does the organisation retains a copy of each permit to fly  issued in  accordance with the provisions of point 21A.729  of the Annex (Part‐21) to Regulation (EC) No 1702/2003;  Does  the  organisation  retains all  records referred  to  in  paragraphs  (b)  and  (c)  until  two  years  after  the  aircraft  has been permanently withdrawn from service;  Are  the  records  stored  in  a  manner  that  ensures  protection from damage, alteration and theft;    Are the computer hardware used to ensure backup stored  in  a  different  location  from  that  containing  the  working  data in an environment that ensures they remain in good  condition;  Does  the  organisation  receives  a  complete  CRS  from  the  approved maintenance organisation certifying staff;    Aircraft certificate of release to service Does the organisation assures that no aircraft is released  to service unless a certificate of release to service is issued  at  the  completion  of  any  maintenance,  and  satisfied  that  all maintenance required has been properly carried out;  Continued 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Annex I _ Audit Checklists

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Revision:   Date:    

0   Page_ (M/03) _ 4 of 6 


Audit #:  AC/ M /03 

AUDIT CHECKLIST 

 

Tracking #:

AZI/AC/ M /03/yyyy­01

 

Reg. Ref; 

Item

N/A  UNS

NCI #

 

M.A.801(d) 

M.A.801(f) 

AMC M.A.801(g) 

AMC M.A.801(g)b 

AMC M.A.801(g)b 

In  the  case  of  unforeseen  situations,  when  an  aircraft  is  grounded  at  a  location  where  no  approved  maintenance  organisation  appropriately  approved  exists,  the  owner  may authorise any person, with the proper qualifications,  to maintain the aircraft. Does the operator in this case:  1. obtains and keep in the aircraft records details of all the  work  carried  out  and  of  the  qualifications  held  by  that  person issuing the certification; and  2.  ensures  that  any  such  maintenance  is  rechecked  and  released  by  an  appropriately  authorised  person  referred  to  in  point  M.A.801(b)  or  an  organisation  approved  in  accordance with Section A, with Annex II (Part‐145) at the  earliest  opportunity  but  within  a  period  not  exceeding  seven days; and  3.  notifies  the  competent  authority  within  seven  days  of  the issuance of such certification authorisation;  Does  the  certificate  of  release  to  service  contains as  a  minimum:  1. basic details of the maintenance carried out; and  2. the date such maintenance was completed; and  3.  the  identity  of  the  organisation  and/or  person  issuing  the release to service, and  4. the limitations to airworthiness or operations, if any;  In  cases  where the  maintenance required  by  the  aircraft  operator could not be completed due either to running out  of  available  aircraft  maintenance  downtime  for  the  scheduled  check  or  by  virtue  of  the  condition  of  the  aircraft requiring additional maintenance downtime, does  the organisation is informed and agree to the deferment of  full compliance with M.A.801;  In  case  where a maintenance deferment has  been  agreed  does  the  CRS  issued  subject  to  details  of  the  deferment,  includes the aircraft operator authorisation;  If a CRS is issued with incomplete maintenance is there a  record  kept stating  what action  the mechanic,  supervisor  and certifying staff should take to bring the matter to the  attention of the relevant aircraft operator so that the issue  may be discussed and resolved with the aircraft; 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  End    S = Satisfactory,   N/A = Not Checked/Not applicable,  UNS = Not Satisfactory,   NCI = Non­compliance issue number  

    Auditor 

     

Date completed: 

 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Witnessed for the organization

 

Annex I _ Audit Checklists

 

Compliance Monitoring Manager

   

Revision:   Date:    

0   Page_ (M/03) _ 5 of 6 


Audit #:  AC/ M /03 

 

AUDIT CHECKLIST 

Tracking #:

AZI/AC/ M /03/yyyy­01

 

Reg. Ref;   

Item

N/A  UNS

NCI #

                                                Page Intentionally Left Blank   

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (M/03) _ 6 of 6 


Audit #:  AC/M/04   

Area to be audited: 

AUDIT CHECKLIST 

 

Tracking #:

AZI/AC/M/04/yyyy­01

Continuing Airworthiness Management

 

Issue:  Airworthiness Review  Reg. Ref; 

Item

N/A

UNS

NCI #

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

M.A.710(a)  M.A.710(b) 

M.A.710(e) 

M.A.710(f) 

M.A.710(h) 

AMC M.A.901(c)(2),   (e)(2) and (f) 

M.A.902(a) 

Airworthiness review Has a full documented review of the aircraft records been   carried  out  by  the  approved  continuing  airworthiness  management organisation on time;  Has  the  airworthiness  review  staff  carried out  a  physical  survey of the aircraft at the issue of ARC;    Is the airworthiness review staff appropriately authorised  in  accordance  with  point  M.A.707  on  behalf  of  the  approved  continuing  airworthiness  management  organisation;  Does a copy of any airworthiness review certificate issued  or  extended  for  an  aircraft  has  been  sent  to  the  CAA   within 10 days;  Are  there  any  cases  where  the  outcome  of  the  airworthiness  review  was  inconclusive;  If  so  did  the  competent authority was informed as soon as practicable  but  in  any  case  within  72  hours  of  the  organisation  identifying the condition to which the review relates;  Aircraft airworthiness review Has  the  extension of  the airworthiness  review  certificate  performed on time and within the anticipation limits;   (Does  not  require  an  airworthiness  review  but  only  a  verification  of  the  continuous  compliance  with  M.A.901  (b).  Validity of the airworthiness review certificate Is the ARC valid at the time of audit; (An airworthiness review certificate becomes invalid if:  1. suspended or revoked; or  2.  the  airworthiness  certificate  is  suspended  or  revoked;  or  3.  the  aircraft  is  not  on  the  aircraft  register  of  a  Member  State; or  4.  the  type  certificate  under  which  the  airworthiness  certificate was issued is suspended or revoked.) 

 

End     

S = Satisfactory,   N/A = Not Checked/Not applicable,  UNS = Not Satisfactory,   NCI = Non­compliance issue number

    Auditor 

     

Date completed: 

 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Witnessed for the organization

 

Annex I _ Audit Checklists

 

Compliance Monitoring Manager

   

Revision:   Date:    

0   Page_ (M/04) _ 1 of 2 


Audit #:  AC/ M /04 

 

AUDIT CHECKLIST 

Tracking #:

AZI/AC/ M /04/yyyy­01

 

Reg. Ref;   

Item

N/A  UNS

NCI #

                                      Page Intentionally Left Blank   

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (M/04) _ 2 of 2 


Audit #:  AC/145/01   

Area to be audited: 

 

AUDIT CHECKLIST 

Tracking #:

AZI/AC/145/01/yyyy­01

Part 145 Maintenance Organisation

 

Issue:  Facilities – Personnel – CRS staff – Equipment/Tools – Acceptance of Component Reg. Ref;  Item S  N/A UNS

NCI #

 

145.A.25 (a)  AMC 145.A.25 (a) 4. 

145.A.25(b)  145.A.25(c) 

145.A.25 (d)  AMC 145.A.25 (d) 1.  145.A.25 (d)  AMC 145.A.25 (d) 1.  145.A.25 (d)  AMC 145.A.25 (d) 1.  145.A.25 (d)  AMC 145.A.25 (d) 1. 

145.A.30(b)  145.A.30(b)  145.A.30(d)  AMC 145.A.30 (d) 1.    145.A.30(d)  AMC 145.A.30 (d) 1.   

Facility requirements Are  the  facilities  provided  appropriate  for  all  planned  work, ensuring in particular, protection from the weather  elements; Does the aircraft maintenance staff is provided  with  an  area  where  they  may  study  maintenance  instructions  and  complete  maintenance  records  in  a  proper manner;  Does an appropriate office accommodation is provided for  the  management  of  the  planned  work  referred  to  in  paragraph  (a),  and  certifying  staff  so  that  they  can  carry  out their designated tasks in a manner that contributes to  good aircraft maintenance standards;  Does  the  storage  facilities  have  the  conditions  to  ensure  segregation of serviceable components and material from  unserviceable  aircraft  components,  material,  equipment  and tools;   Are  the  conditions  of  storage  in  accordance  with  the  manufacturer's  instructions  to  prevent  deterioration  and  damage of stored items;   Is  the  access  to  storage  facilities  restricted  to  authorised  personnel only;    Are  the  storage  facilities  for  serviceable  aircraft  components  clean,  well  ventilated  and  maintained  at  a  constant  dry  temperature  to  minimise  the  effects  of  condensation;  Personnel requirements Has  the  organisation  nominated a  person  or  group  of  persons,  whose  responsibilities  include  ensuring  that  the  organisation complies with this Part;  Does  the  procedures  make  clear  who  deputises  for  any  particular person in the case of lengthy absence of the said  person;  Does the organisation have a maintenance man‐hour plan  showing  that  the  organisation  has  sufficient  staff  to  plan,  perform,  supervise,  inspect  and  quality  monitor  the  organisation in accordance with the approval;     Is there in place a procedure to reassess work intended to  be carried out when actual staff availability is less than the  planned  staffing  level  for  any  particular  work  shift  or  period; 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

        Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Continued  

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (145/01) _ 1 of 10 


Audit #:  AC/ 145 /01   

AUDIT CHECKLIST 

Tracking #:

AZI/AC/ 145 /01/yyyy­01

 

Reg. Ref; 

Item

N/A  UNS

NCI #

 

145.A.30(d)  AMC 145.A.30 (d) 1.    AMC 145.A.30 (d) 4.  145.A.30(e)  AMC 1 145.A.30 (e)  145.A.30(e)  AMC 1 145.A.30 (e)  AMC 2 145.A.30 (e) 1. 

AMC 2 145.A.30 (e) 2. 

AMC 3 145.A.30 (e) 

AMC 4 145.A.30 (e) 

AMC6 145.A.30(e) 

AMC6 145.A.30(e) 

AMC 145.A.30 (f) 8. 

Does  the  organisation  employs  or  contracts  competent  staff,  as  detailed  in  the  man‐hour  plan,  of  which  at  least  half  the  staff  that  perform  maintenance  in  flight  line  on          any  shift  should  be  employed  to  ensure  organisational  stability;  Is  the  maintenance man‐hour  plan  be  reviewed  at  least  every 3 months and updated when necessary;            Has the organisation establish and control the competence  of  personnel  involved  in  any  maintenance  and          management  in  accordance  with  a  procedure  and  to  a  standard agreed by the competent authority;  Is  there  a  record  of  such  qualification  and  competence  assessment be kept including copies of all documents that          attest  to  qualification,  such  as  the  licence  and/or  any  authorisation held, as applicable;  Has all maintenance organisation personnel have received  an initial and continuation human factors training;            Note for the Auditor Human factors continuation training should be of an appropriate duration in each  two  year  period  in  relation  to  relevant  quality  audit  findings  and  other  internal/external sources of information on human errors in maintenance available  to the organisation.  Has the technical personnel involved in the compliance of  CDCCL  tasks  received  additional  training  in  fuel  tank          safety  as  well  as  associated  inspection  standards  and  maintenance procedures;  Has all personnel received additional EWIS training when  relevant in accordance with AMC 20‐22;            Has  all  managerial  personnel  received safety  training  as  appropriate  for  their  safety  management  related  responsibilities;  Such  training  could  be  classroom‐based          or computer‐based training. Are adequate records kept of  all safety training provided;  Note for the Auditor Safety  training  should  be  delivered  by  the  safety  manager  or  a  competent  trainer  and  may  be  conducted  by  the  maintenance  organisation  itself,  or  independent  trainers, or any training organisations acceptable to the competent authority.  Has  the  maintenance  organisation  established an  exposition  procedure  (referenced  standards,  methods,  training)  accepted  by  the  competent  authority  to  ensure          that  personnel  who  carry  out  and  interpret  inspections  (such  as  Boroscoping,  Dye  penetrant),  are  properly  trained and assessed for their competence in the process; 

      Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Continued  

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (145/01) _ 2 of 10 


Audit #:  AC/ 145 /01   

AUDIT CHECKLIST 

Tracking #:

AZI/AC/ 145 /01/yyyy­01

 

Reg. Ref; 

Item

N/A  UNS

NCI #

 

145.A.30 g) 

145.A.30 g) 

AMC 145.A.30 (j)(5) 

AMC 145.A.35(a)  145.A.35(c) 

145.A.35(c) 

Has  the  organisation  appropriate  aircraft  rated certifying  staff  qualified  as  category  B1,  B2,  B3,  as  appropriate,  in      ��   accordance with Annex III (Part‐66) and point 145.A.35;  Has  the  organisation properly authorised appropriately  task  trained  certifying  staff  holding  the  privileges  described  in  points  66.A.20(a)(1)  and  66.A.20(a)(3)(ii)          and  qualified  in  accordance  with  Annex  III  (Part‐66)  and  point  145.A.35  to  carry  out  minor  scheduled  line  maintenance and simple defect rectification;  Does  the  organisation  has  records  for  a one‐off  authorisations issued if any;             Certifying staff and support staff Does  the  personnel  who  performs  engine  run‐up  have  acquired a special training either on actual aircraft or in a          simulator; are these staff properly authorised;  Have all certifying staff and support staff being involved in  at least 6 months of actual relevant aircraft or component          maintenance experience in any consecutive 2‐year period;  Notes for the Auditor 1. AMC 66.A.20(b)2 Privileges The 6 months maintenance experience in 2 years should be understood as consisting  of  two  elements:  duration  and  nature  of  the  experience.  The  minimum  to  meet  the  requirements for these elements may vary depending on the size and complexity of  the aircraft and type of operation and maintenance.  1. Duration:  Within an approved maintenance organization:  ­ 6 months working with the same organisation; or  ­  6  months  split  up  into  different  blocks,  working  within  the  same  or  in  different  organisations.  The  6  months  period  can  be  replaced  by  100  days  of  maintenance  experience  in  accordance  with  the  privileges,  whether  they  have  been  performed  within  an  approved organisation, or as independent certifying staff according to M.A.801(b)2,  or as a combination thereof.  Nature of the experience:  Depending  on  the  category  of  the  aircraft  maintenance  licence,  the  following  activities are considered relevant for maintenance experience:  ­ Servicing;  ­ Inspection;  ­ Operational and functional testing;  ­ Troubleshooting;  ­ Repairing;  ­ Modifying;  ­ Changing component;  ­ Supervising these activities;  ­ Releasing aircraft to service.   

    Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Continued   Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (145/01) _ 3 of 10 


Audit #:  AC/ 145 /01   

AUDIT CHECKLIST 

Tracking #:

AZI/AC/ 145 /01/yyyy­01

 

Reg. Ref; 

Item

N/A  UNS

NCI #

 

145.A.35(c) 

145.A.35(d)  145.A.35(e) 

145.A.35(d)  145.A.35(e) 

145.A.35(f) 

145.A.35(g) 

Note for the Auditor (continued) For  category  A  licence  holders,  the  experience  should  include  exercising  the  privileges, by means of performing tasks related to the authorization on at least one  aircraft  type  for  each  licence  subcategory.  This  means  tasks  as  mentioned  in  AMC  145.A.30(g),  including  servicing,  component  changes  and  simple  defect  rectifications.  For  category  B1,  B2  and  B3,  for  every  aircraft  type  rating  included  in  the  authorization  the  experience  should  be  on  that  particular  aircraft  or  on  a  similar  aircraft  within  the  same  licence  (sub)  category.  Two  aircraft  can  be  considered  as  similar  when  they  have  similar  technology,  construction  and  comparable  systems,  which  means  equally  equipped  with  the  following  (as  applicable  to  the  licence  category):  ­  Propulsion  systems  (piston,  turboprop,  turbofan,  turboshaft,  jet­engine  or  push  propellers);and  ­  Flight  control  systems  (only  mechanical  controls,  hydromechanically  powered  controls or  electromechanically powered controls); and  ­ Avionic systems (analogue systems or digital systems); and  ­ Structure (manufactured of metal, composite or wood).  2.  For  the  purpose  of  this  paragraph  “involved  in  actual  relevant  aircraft  or  component  maintenance”  means  that  the  person  has  worked  in  an  aircraft  or  component maintenance environment and has either exercised the privileges of the  certification authorisation and/or has actually carried out maintenance on at least  some  of  the  aircraft  type  or  aircraft  group  systems  specified  in  the  particular  certification authorisation.  Has  the  organisation  established  a  programme  for  continuation training for certifying staff and support staff,  including  a  procedure  to  ensure  compliance  with  the          relevant  paragraphs  of  145.A.35  as  the  basis  for  issuing  certification  authorisations  under  this  Part  to  certifying  staff;  Note for the Auditor The  organisation  shall  ensure  that  all  certifying  staff  and  support  staff  receives  sufficient  continuation  training  in  each  two  year  period  to  ensure  that  such  staff  have  up­to­date  knowledge  of  relevant  technology,  organisation  procedures  and  human factor issues.  Has  the  organisation  assessed all  prospective  certifying  staff  for  their  competence,  qualification  and  capability  to  carry  out  their  intended  certifying  duties  in  accordance          with a procedure as specified in the exposition prior to the  issue or re‐issue of a certification authorisation under this  Part;  Does  the  certification  authorisations clearly  specifies  the      scope and limits of such authorisation;  Do they have a valid date; 

    Continued       Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (145/01) _ 4 of 10 


Audit #:  AC/ 145 /01   

AUDIT CHECKLIST 

Tracking #:

AZI/AC/ 145 /01/yyyy­01

 

Reg. Ref; 

Item

N/A  UNS

NCI #

 

145.A.35(i) 

145.A.35(j) 

145.A.35(j) 

AMC 145.A.35 (j) 

145.A.35(k)  145.A.35(l) 

145.A.35(n) 

AMC 145.A.35(n)  145.A.35(n) 

145.A.35(o) 

Does the certification authorisations have been issued by      the  compliance  manager  or  any  person  nominated  to  do  so;  Does the organisation maintains a record of all certifying  staff and support staff;            Does the organisation retains the record for at least three  years  after  the  staff  have  ceased  employment  with  the          organisation  or  as  soon  as  the  authorisation  has  been  withdrawn;   Note for the Auditor The record may be kept in any format but should be controlled by the organisation’s  quality department. This does not mean that the quality department should run the  record system.  Persons  authorised  to  access  the  system  should  be  maintained  at  a  minimum  to  ensure  that  records  cannot  be  altered  in  an  unauthorised  manner  or  that  such  confidential records become accessible to unauthorised persons.  Has the organisation provide certifying staff with a copy of  their certification authorisation in either a documented or          electronic format;  Can  the  certifying  staff  produce  their  certification  authorisation to any authorised person within 24 hours;            Do  the  holders  of  a  category  “A”  aircraft  maintenance  licence have satisfactory completed the relevant category  “A”  aircraft  task  training  by  an  appropriately  approved          organisation  in  accordance  with  Annex  II  (Part‐145),  for  which they have been authorised;   Note for the Auditor “Appropriately  approved  in  accordance  with  Annex  II  (Part­145)”  means  an organisation  holding  a  maintenance  organisation  approval  for  the  corresponding  aircraft type.  This  training  shall  include  practical  hands  on  training  and  theoretical  training  as  appropriate  for  each  task  authorised.  Satisfactory  completion  of  training  shall  be  demonstrated  by  an  examination  or  by  workplace  assessment  carried  out  by  the  organisation.  Have  the  holders of  a  category  B2  aircraft  maintenance  licence satisfactory completed:  (i) the relevant category A aircraft task training and   (ii) 6 months of documented practical experience           covering  the  scope  of  the  authorisation  that  is  issued  in  order  to  exercise  the  certification  privileges  described  in  point 66.A.20(a)(3)(ii) of Annex III (Part‐66); 

          Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Continued  

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (145/01) _ 5 of 10 


Audit #:  AC/ 145 /01   

AUDIT CHECKLIST 

Tracking #:

AZI/AC/ 145 /01/yyyy­01

 

Reg. Ref; 

Item

N/A  UNS

NCI #

 

145.A.35(o) 

145.A.40(a) 

145.A.40(b) 

AMC 145.A.40(b) 

AMC 145.A.40(b) 

Note for the Auditor AMC 145.A.35 (o) Certifying staff and support staff 1. The privilege for a B2 licence holder to release minor scheduled line maintenance  and  simple  defect  rectification  in  accordance  with  66.A.20(a)(3)(ii)  can  only  be  granted  by  the  Part­145  approved  organisation  where  the  licence  holder  is  employed/contracted  after  meeting  all  the  requirements  specified  in  145.A.35(o).  This privilege cannot be transferred to another Part­145 approved organisation.  2. When a B2 licence holder already holds a certifying staff authorisation containing  minor  scheduled  line  maintenance  and  simple  defect  rectification  for  a  particular  aircraft  type,  new  tasks  relevant  to  category  A  can  be  added  to  that  type  without  requiring another 6 months of experience. However, task training (theoretical plus  practical  hands­on)  and  examination/assessment  for  these  additional  tasks  is  still  required.  3. When the certifying staff authorisation intends to cover several aircraft types, the  experience may be combined within a single 6­month period. For the addition of new  types  to  the  certifying  staff  authorisation,  another  6  months  should  be  required  unless  the  aircraft  is  considered  similar  per  AMC  66.A.20(b)2  to  the  one  already  held.  4. The term “6 months of experience” may include full­time employment or part­time  employment.  The  important  aspect  is  that  the  person  has  been  involved  during  a  period of 6 months (not necessarily every day) in those tasks which are going to be  part of the authorisation.  Equipment, tools and material Does  the  organisation  have  available  and  use  the  necessary  equipment,  tools  and  material  to  perform  the          approved scope of work;  Are  all  tools,  equipment  and  particularly  test equipment,  as  appropriate,  controlled  and  calibrated  according  to  an  officially  recognised  standard  at  a  frequency  to  ensure          serviceability  and  accuracy;  Are  the  records  of  such  calibrations used kept by the organisation;  Does a system of labelling all tooling, equipment and test  equipment is in place giving information to users that the  item  is  within  any  inspection  or  service  or  calibration          time‐limit  and  when  the  next  inspection  or  service  or  calibration is due and if the item is unserviceable for any  other reason;   Is there a register for all precision tooling and equipment  together with a record of calibrations and standards used;           

    Continued  

            Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (145/01) _ 6 of 10 


Audit #:  AC/ 145 /01   

AUDIT CHECKLIST 

Tracking #:

AZI/AC/ 145 /01/yyyy­01

 

Reg. Ref; 

Item

N/A  UNS

NCI #

 

145.A.42(a) 

145.A.42(a) 6. 

145.A.42(b) 

145.A.42(d)   

AMC 145.A.42(d) 

145.A.43(b) 

Acceptance of components Are  all  components  classified  and  appropriately  segregated into the following categories:  1.  Components  which  are  in  a  satisfactory  condition,  released on an EASA Form 1 or equivalent;  2. Unserviceable components;  3.  Unsalvageable  components  which  are  classified  in  accordance with 145.A.42(d);  4. Standard parts used on an aircraft, engine, propeller or  other  aircraft  component  when  specified  in  the  manufacturer's  illustrated  parts  catalogue  and/or  the  maintenance data;          5. Material both raw and consumable used in the course of  maintenance  when  the  organisation  is  satisfied  that  the  material  meets  the  required  specification  and  has  appropriate  traceability.  All  material  must  be  accompanied  by  documentation  clearly  relating  to  the  particular  material  and  containing  a  conformity  to  specification  statement  plus  both  the  manufacturing  and  supplier source;  6.  Components  referred  to  in  point  21A.307(c)  of  the  Annex (Part‐21) to Regulation (EC) No 1702/2003;  Note for the Auditor 21.A.307 Release of parts and appliances for installation  A  part  or  appliance  shall  be  eligible  for  installation  in  a  type­certificated  product  when it is in a condition for safe operation, and it is:  (a) accompanied by an authorised release certificate (EASA Form 1), certifying that  the item was manufactured in conformity to approved design data and is marked in  accordance with Subpart Q; or   (b) a standard part;  Does the organisation ensures that Prior to installation of  a  component,  the  particular  component  is  eligible  to  be          fitted  when  different  modification  and/or  airworthiness  directive standards may be applicable;  Does  the  components  which  have  reached  their  certified  life  limit  or  contain  a  non  repairable  defect  are  classified  as  unsalvageable  and  is  not  permitted  to  re‐enter  the          component supply system unless certified life limits have  been  extended  or  a  repair  solution  has  been  approved  according to Part‐21;  Does  the  organisation  ensures  that  unsalvageable  components  are  disposed  of  in  a  manner  that  does  not          allow them to be returned to service;  Are the unserviceable components identified and stored in  a  secure  location  under  the  control  of  the  maintenance          organisation until a decision is made on the future status  of such component; 

    Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Continued   Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (145/01) _ 7 of 10 


Audit #:  AC/ 145 /01   

AUDIT CHECKLIST 

Tracking #:

AZI/AC/ 145 /01/yyyy­01

 

Reg. Ref; 

Item

N/A  UNS

NCI #

 

Is  the  unserviceable  status  of  the  component  clearly  declared  on  a  tag  together  with  the  component  identification  data  and  any  information  useful  to  define  AMC1 145.A.43(b)          actions necessary to be taken; Are any means provided to  prevent  unwanted  separation  of  this  tag  from  the  component;  Note for the Auditor Such  information  should  state,  as  applicable,  in­service  times,  maintenance  status,  preservation status, failures, defects or malfunctions reported, or detected exposure  AMC1 145.A.43(b)  to  adverse  environmental  conditions  if  the  component  has  been  involved  in  or  affected by an accident/incident.  Is  there  any  secure  location  under  the  control  of  the        AMC1 145.A.43(c)  maintenance  organisation  where  the  unserviceable  parts    are kept;   Does the unsalvageable components are mutilated in such        AMC1 145.A.43(c)(2)(a)  a  manner  that  the  components  become  permanently    unusable for their original intended use;   Note for the Auditor (b)  Mutilation  may  be  accomplished  by  one  or  a  combination  of  the  following  procedures:   (1) grinding;   (2) burning;   (3) removal of a major lug or other integral feature;   (4) permanent distortion of parts;   (5) cutting a hole with cutting torch or saw;   (6) melting;   (7) sawing into many small pieces; and   AMC1 145.A.43(c)(2)  (8)  any  other  method  accepted  by  the  competent  authority  or  the  Agency  on  a  case by case basis;  (c)  The  following  procedures  are  examples  of  mutilation  that  are  often  less  successful because they may not be consistently effective:   (1) stamping or vibro­etching;   (2) spraying with paint;   (3) small distortions, incisions, or hammer marks;   (4) identification by tag or markings;   (5) drilling small holes; and   (6) sawing in two pieces only;  Does  the  organisation  that  mutilates  a  component  provides  the  original  manufacturer  with  the  data  plate  AMC1 145.A.43(c)(2)(d)          and/or  serial  number  and  final  disposition  of  the  component;  When  an  unsalvageable  component  is  used  for training  and education, does the organisation follows methods that  AMC1 145.A.43(d)          prevents  the  component  re‐entering  the  aviation  supply  system;  

        Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Continued  

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (145/01) _ 8 of 10 


AUDIT CHECKLIST 

Audit #:  AC/ 145 /01   

Tracking #:

AZI/AC/ 145 /01/yyyy­01

 

Reg. Ref; 

Item

N/A  UNS

NCI #

 

AMC1 145.A.43(d) 

Note for the Auditor When  using  an unsalvageable  component  is  used  for  training  and  education ne  or  all of the following measures should be taken:  (a)  Permanently  marking  or  stamping  the  component,  as  ‘NOT  SERVICEABLE.’  (Ink  stamping is not an acceptable method);   (b) Removing original part number identification;   (c) Removing data plate identification;   (d)  Maintaining  a  tracking  or  accountability  system,  by  serial  number  or  other  individualised data, to record transferred unsalvageable aircraft component; and   (e)  including  written  procedures  concerning  disposal  of  such  components  in  any  agreement or contract transferring such components; 

 

End     

S = Satisfactory,   N/A = Not Checked/Not applicable,  UNS = Not Satisfactory,   NCI = Non­compliance issue number

    Auditor 

                                                       

Date completed: 

 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Witnessed for the organization

 

Annex I _ Audit Checklists

 

Compliance Monitoring Manager

   

Revision:   Date:    

0   Page_ (145/01) _ 9 of 10 


Audit #:  AC/ 145 /01   

AUDIT CHECKLIST 

Tracking #:

AZI/AC/ 145 /01/yyyy­01

 

Reg. Ref;   

Item

N/A  UNS

NCI #

                                                Page Intentionally Left Blank 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (145/01) _ 10 of 10 


Audit #:  AC/145/02   

Area to be audited: 

 

AUDIT CHECKLIST 

Tracking #:

AZI/AC/145/02/yyyy­01

Part 145 Maintenance Organisation

 

Issue:  Maintenance Data & Procedures – Certification of Maintenance – Safety Reporting Reg. Ref;  Item S  N/A UNS

NCI #

 

145.A.45(a) 

145.A.45(a) 

AMC 145.A.45 (b) 2. 

AMC 145.A.45 (b) 

145.A.45(c) 

AMC 145.A.45 (c) 

145.A.45(e) 

145.A.45(e) 

Maintenance data Does  the  organisation  hold  and  use  applicable  current  maintenance  data  in  the  performance  of  maintenance,          including modifications and repairs;  Note for the Auditor ‘Applicable’  means  relevant  to  any  aircraft,  component  or  process  specified  in  the  organisation's approval class rating schedule and in any associated capability list.  Does  the  organisation  hold and  use  the  appropriate  sections  of  the  operator’s  aircraft  maintenance  programme,  aircraft maintenance manual,  repair  manual,  supplementary structural inspection document, corrosion  control document, service bulletins, service letters, service          instructions,  modification  leaflets,  NDT  manual,  parts  catalogue,  type  certificate  data  sheet  and  any  other  specific  document  issued  by  the  type  certificate  or  supplementary  type  certificate  holder  as  maintenance  data;  Note for the Auditor 5.  Appropriate  sections  of  the  sub­paragraphs 2  to  4  additional  maintenance  data  means  in  relation  to  the  maintenance  work  scope  at  each  particular  maintenance  facility. For example, a base maintenance facility should have almost complete set(s)  of  the  maintenance  data  whereas  a  line  maintenance  facility  may  need  only  the  maintenance manual and the parts catalogue.  Has the organisation establish procedures to ensure that if  found,  any  inaccurate,  incomplete  or  ambiguous  procedure,  practice,  information  or  maintenance          instruction  contained  in  the  maintenance  data  used  by  maintenance  personnel  is  recorded  and  notified  to  the  author of the maintenance data;  Does  the  organisation  retains  the records of  such  communications  to  the  author  of  the  maintenance  data          should  until  such  time  as  the  type  certificate  holder  has  clarified the issue by e.g. amending the maintenance data;  Does the organisation uses a worksheet system by either  transcribing  accurately  the  maintenance  data  onto  such  work  cards  or  worksheets  or  make  precise  reference  to          the particular maintenance task or tasks contained in such  maintenance data;   Does the complex maintenance tasks are transcribed onto  the  work  cards  or  worksheets  and  subdivided  into  clear          stages  to  ensure  a  record  of  the  accomplishment  of  the  complete maintenance task; 

        Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Continued  

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (145/02) _ 1 of 6 


Audit #:  AC/ 145 /02   

AUDIT CHECKLIST 

Tracking #:

AZI/AC/ 145 /02/yyyy­01

 

Reg. Ref; 

Item

N/A  UNS

NCI #

 

AMC 145.A.45 (f) 

145.A.45(g) 

145.A.45(g) 

AMC 145.A.45 (g) 

145.A.45(f) 

145.A.50(a) & (b) 

145.A.50(c) 

AMC 145.A.50 (e) 2. 

Note for the Auditor 1. Data being made available to personnel maintaining aircraft means that the data  should  be  available  in  close  proximity  to  the  aircraft  being  maintained  for  supervisors, mechanics and certifying staff to study.  2. Where computer systems are used, the number of computer terminals should be  sufficient in relation to the size of the work programme to enable easy access, unless  the  computer  system  can  produce  paper  copies.  Where  microfilm  or  microfiche  readers/ printers are used, a similar requirement is applicable.  Has the organisation establish a procedure to ensure that  maintenance data it controls is kept up to date;             Note for the Auditor In  the  case  of  operator/customer  controlled  and  provided  maintenance  data,  the  organisation shall be able to show that either it has written confirmation from the  operator/customer  that  all  such  maintenance  data  is  up  to  date  or  it  has  work  orders specifying the amendment status of the maintenance data to be used or it can  show that it is on the operator/customer maintenance data amendment list.  Has  the  organisation  set‐up  a  system  to  keep  data  up‐to‐ date, and to monitor the amendment status of all data and  maintain a check that all amendments are being received  by  being  a  subscriber  to  any  document  amendment          scheme;  (Special  attention  should  be  given  to  TC  related  data such as certification life‐limited parts, airworthiness  limitations  and  Airworthiness  Limitation  Items  (ALI),  etc.);  Are  all  applicable  maintenance  data  readily available  for  use when required by maintenance personnel;            Certification of maintenance Does  a  certificate  of  release  to  service  is issued  before  flight  at  the  completion  of  any  maintenance  by  appropriately  authorised  certifying  staff  on  behalf  of  the          organisation  when  it  has  been  verified  that  all  maintenance ordered has been properly carried out by the  organisation;  Does  the  new  defects  or  incomplete  maintenance  work      orders  identified  during  the  above  maintenance  are  brought  to  the  attention  of  the  aircraft  operator  for  the  specific  purpose  of  obtaining  agreement  to  rectify  such  defects  or  completing  the  missing  elements  of  the  maintenance work order;  In  the  case  where  full  compliance  with  145.A.50  (a)      cannot be achieved within the operator’s limitations is the  operator  informed  in  order  to  agree  to  the  deferment  of  full compliance; 

   

    Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Continued  

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (145/02) _ 2 of 6 


Audit #:  AC/ 145 /02   

AUDIT CHECKLIST 

Tracking #:

AZI/AC/ 145 /02/yyyy­01

 

Reg. Ref; 

Item

N/A  UNS

NCI #

 

AMC 145.A.50 (e) 3. 

145.A.71(c) 

145.A.71(c) 

AMC1 145.A.71(a) 

145.A.75 

145.A.85(b)  145.A.85(c) 

AMC2 145.A.85 

145.A.60(a) 

Are the non‐compliances found and deferred maintenance  recorded  in  order  to  bring  them  in  the  operator’s  attention  and  discuss  what  actions  the  mechanic,  supervisor  and  certifying  staff  should  take  to  resolve  the  non‐compliance situations;  Maintenance procedures Has the organisation establish procedures to minimise the  risk  of  multiple  errors  and  capture  errors  in  flight  safety  sensitive maintenance tasks, and to ensure that no person  is  required  to  carry  out  and  inspect  in  relation  to  a  maintenance  task  involving  some  element  of  disassembly/reassembly  of  several  components  of  the  same  type  fitted  to  more  than  one  system  on  the  same  aircraft during a particular maintenance check;   When only one person is available to carry out these tasks  does  the  work  card  or  worksheet  includes  an  additional  stage  for  re‐inspection  of  the  work  by  this  person  after  completion of all the same tasks;  Does  the  maintenance  procedures  issued  by  the  organisation  held  current  such  that  they  reflect  best  practice;  Privileges of the organisation Does the organisation maintains products within its scope  as this is included into approval certificate;    Changes to the organisation Does for any changes requiring prior approval the organisation applies for before any such change takes place, and obtains an approval issued by the competent authority;   Does all changes not requiring prior approval are managed and notified to the competent authority as defined in the procedure referred to in 145.A.15;  The organisation should manage safety risks related to any changes to the organisation in accordance with AMC1 145.A.65 (a) (3) point 5. For changes requiring prior approval, does the organisation provides the safety risk assessment to the competent authority upon request;  Occurrence reporting Does the organisation reports to the competent authority,  the  state  of  registry  and  the  organisation  responsible  for  the  design  of  the  aircraft  or  component  any  condition  of  the  aircraft  or  component  identified  by  the  organisation  that has resulted or may result in an unsafe condition that  hazards seriously the flight safety; 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

          Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Continued  

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (145/02) _ 3 of 6 


Audit #:  AC/ 145 /02   

AUDIT CHECKLIST 

Tracking #:

AZI/AC/ 145 /02/yyyy­01

 

Reg. Ref; 

Item

N/A  UNS

NCI #

 

145.A.60(b) 

145.A.60(e)  145.A.62(b) 

AMC1 145.A.62(a) 

GM2 145.A.62 

Does the organisation has establish an internal occurrence      reporting  system  to  enable  the  collection  and  evaluation  of  such  reports,  including  the  assessment  and  extraction  of those occurrences to be reported; Does this procedure  identifies adverse trends, corrective actions taken or to be  taken  by  the  organisation  to  address  deficiencies  and  include  evaluation  of  all  known  relevant  information  relating to such occurrences and a method to circulate the  information as necessary;  Does the organisation produces and submits such reports      within  72  hours  of  the  organisation  identifying  the  condition to which the report relates;  Does  the  scheme  also  enables the  collection  and      evaluation  of  those  errors,  near‐misses,  and  hazards  reported internally that do not fall under point (a);  Is the internal safety reporting scheme establishment of a  just  culture,  confidential  and  enable  free  and  frank  reporting  of  any  potentially  safety  related  occurrence,          including  incidents  such  as  errors  or  near‐misses,  safety  issues, and hazards identified;   Note for the Auditor DEFINITIONS  (c)  Near­miss:  An  occurrence  which  under  slightly  different  circumstances  could  have led to an aircraft incident or accident.   An  example  is  when  a  mechanic  on  rechecking  his/her  work  at  the  end  of  a  task  realises that a pipe was only connected hand tight.   (d) Error: Non­intentional action or inaction by a person that may lead to deviations  from accepted procedures or regulations.   Errors  are  often  associated  with  occasions  where  a planned sequence  of mental  or  physical  activities  either  fails  to  achieve  its  intended  outcome,  or  are  not  appropriate  with  regard  to  the  intended  outcome,  and  when  results  cannot  be  attributed  to  the  intervention  of  some  chance  agency.  The  mechanic  forgetting  to  tighten the pipe was an error.   (e)  Hazard:  A  condition  that  could  cause  or  contribute  to  an  aircraft  incident  or  accident.   Hazards  can  be  related  to  human  performance,  the  environment,  organisational  factors (commercial pressure, resource constraints, and culture) or technical factors  (design of aircraft, systems, tooling, and equipment).  An example related to human  performance  is  that  of  complex  maintenance  performed  at  time  of  night  with  circadian low.   Examples related to the environment are: line maintenance at night, excessive noise,  and maintenance outside of hangar with very low temperatures.   Examples  of  organisational  factors  are:  maintenance  work  involving  multiple  contractors/subcontractors,  and  significant  turnover  rate  regarding  maintenance  and supervisory staff   Examples  related  to  technical  factors  are:  ambiguous  maintenance  data,  use  of  alternative tooling different from that recommended in maintenance data, and use  of modified maintenance instructions.   Continued  

  Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (145/02) _ 4 of 6 


AUDIT CHECKLIST 

Audit #:  AC/ 145 /02   

Tracking #:

AZI/AC/ 145 /02/yyyy­01

 

Reg. Ref; 

Item

N/A  UNS

NCI #

 

GM2 145.A.62 

Note for the Auditor (continued)  (f) Safety Culture: An enduring set of values, norms, attitudes, and practices within  an  organisation  concerned  with  minimising  exposure  of  the  workforce  and  the  general public to dangerous or hazardous conditions. In a positive safety culture, a  shared concern for, commitment to, and accountability for safety is promoted.   (g) Just Culture: A culture in which front line operators or others are not punished  for actions, omissions or decisions taken by them that are commensurate with their  experience  and  training,  but  where  gross  negligence,  wilful  violations  and  destructive acts are not tolerated.  

   

End    S = Satisfactory,   N/A = Not Checked/Not applicable,  UNS = Not Satisfactory,   NCI = Non­compliance issue number  

    Auditor 

                                                         

Date completed: 

 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Witnessed for the organization

 

Annex I _ Audit Checklists

 

Compliance Monitoring Manager

   

Revision:   Date:    

0   Page_ (145/02) _ 5 of 6 


Audit #:  AC/ 145 /02   

AUDIT CHECKLIST 

Tracking #:

AZI/AC/ 145 /02/yyyy­01

 

Reg. Ref;   

Item

N/A  UNS

NCI #

                                            Page Intentionally Left Blank 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (145/02) _ 6 of 6 


Audit #:  AC/145/03   

Area to be audited: 

 

AUDIT CHECKLIST 

Tracking #:

AZI/AC/145/03/yyyy­01

Part 145 Maintenance Organisation

 

Issue:  Production Planning – Records – MOE ­ Findings Reg. Ref;  Item

N/A

UNS

NCI #

 

145.A.47(a) 

145.A.47(b) 

AMC 145.A.47(b) 

145.A.47(c) 

145.A.48(a) 

145.A.48(b) 

AMC1 145.A.48(b) 

Production planning Does  the  organisation  has  a  system  appropriate  to  the  amount and complexity of work, to plan the availability of  all  necessary  personnel,  tools,  equipment,  material,          maintenance data and facilities in order to ensure the safe  completion of the maintenance work;  Does  the  planning  of  maintenance  tasks,  and  the  organising  of  shifts,  takes  into  account  human          performance limitations;  Note for the Auditor Limitations  of  human  performance,  in  the  context  of  planning  safety  related  tasks, refers  to  the  upper  and  lower  limits,  and  variations,  of  certain  aspects  of  human  performance  (Circadian  rhythm  /  24  hours  body  cycle)  which  personnel  should  be  aware of when planning work and shifts.  Scientific  researchers  have  highlighted  that  there  are  two  phases  of  maximal  sleepiness  during  the  natural  24­hours  period;  one  phase  takes  places  between  3  and  5  AM,  and  the  other  one  between  3  and  5  PM  (23).  Indeed,  it  has  also  been  recognized that performance and alertness can be affected throughout a 12 AM to 8  AM time window.  Does the organisation has a system when it is required to  hand over the continuation or completion of maintenance  tasks  for  reasons  of  a  shift  or  personnel  changeover,  so          that  relevant  information  are  adequately  communicated  between outgoing and incoming personnel;  Performance of maintenance Is  all  maintenance  performed  by  qualified  personnel,        following  the  methods,  techniques,  standards,  and    instructions specified in the 145.A.45 maintenance data;  Does  an  independent  inspection  is carried  out  after  any  flight  safety  sensitive  maintenance  task  unless  otherwise          specified  in  this  Part‐145  or  agreed  by  the  competent  authority;  Note for the Auditor In the absence of maintenance and inspection standards published by organisation  responsible for the type design, maintenance tasks that involve the assembly or any  disturbance  of  a  control  system  that,  if  errors  occurred,  could  result  in  a  failure,  malfunction,  or  defect  endangering  the  safe  operation  of  the  aircraft  should  be  considered  as  flight  safety  sensitive  maintenance  tasks  needing  an  independent  inspection. A control system is an aircraft system by which the flight path, attitude,  or  propulsive  force  of  the  aircraft  is  changed,  including  the  flight,  engine  and  propeller  controls,  the  related  system  controls  and  the  associated  operating  mechanisms.  

   

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Continued  

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (145/03) _ 1 of 4 


Audit #:  AC/ 145 /03   

AUDIT CHECKLIST 

Tracking #:

AZI/AC/ 145 /03/yyyy­01

 

Reg. Ref; 

Item

N/A  UNS

NCI #

 

145.A.48(c) 

145.A.48(c) 

145.A.48(d) 

145.A.48(e) 

145.A.55(a) 

145.A.55(c) 

AMC1 145.A.55(a) 

Are  the  independent  inspections  carried  out  by  at  least  two  persons,  to  ensure  correct  assembly,  locking  and  sense  of  operation;  Does  the  technical  record  of  the          inspections contains the signatures of both persons before  the relevant certificate of release to service is issued;   Notes for the Auditor (1)  An  independent  inspection  is  an  inspection  first  made  by  an  authorised  person  signing the maintenance release who assumes full responsibility for the satisfactory  completion  of  the  work  before  being  subsequently  inspected  by  a  second  independent  competent  person  who  attests  to  the  satisfactory  completion  of  the  work recorded and that no deficiencies have been found.   (2) The second independent competent person is not issuing a maintenance release,  therefore,  is  not  required  to  hold  certification  privileges.  However,  they  should  be  suitably qualified to carry out the inspection.  Does  the  signatories  have  been  trained,  and  have  gained        experience  on  the  specific  control  systems  being    inspected;  Notes for the Auditor In summary, the following maintenance tasks should primarily be considered when  inspecting aircraft control systems that have been disturbed:   (1) installation, rigging, and adjustment of flight controls;   (2) installation of aircraft engines, propellers; and rotors; and   (3)  overhaul,  calibration  or  rigging  of  components  such  as  engines,  propellers,  transmissions, and gearboxes;  Consideration should also be given to:   (1)  previous  experience  of  maintenance  errors,  depending  on  the  consequences  of  the failure; and   (2) information arising from an ‘occurrence reporting system’   Maintenance records Does  the  organisation  records all  details  of  maintenance  work  carried  out  and  retain  records  necessary  to  prove  that  all  requirements  have  been  met  for  issuance  of  the          certificate  of  release  to  service,  including  subcontractor's  release documents;  Does  the  organisation  retains a  copy  of  all  detailed  maintenance  records  and  any  associated  maintenance  data  for  three  years  from  the  date  the  aircraft  or          component  to  which  the  work  relates  was  released  from  the organisation;  Is the record keeping system accessible whenever needed  within a reasonable time; Are these records organised in a          way  that  ensures  traceability  and  retrievability  throughout the required retention period;  

            Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Continued  

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (145/03) _ 2 of 4 


AUDIT CHECKLIST 

Audit #:  AC/ 145 /03   

Tracking #:

AZI/AC/ 145 /03/yyyy­01

 

Reg. Ref; 

Item

N/A  UNS

NCI #

 

AMC1 145.A.55(c)  AMC1 145.A.55(d) 

AMC1 145.A.55(c) 

145.A.70   

AMC 145.A.70 (a) 

GM 145.A.70 (a) 

145.A.95(c) 

Is  the  paper  system  from  robust  material  which  can  withstand  normal  handling  and  filing;  Do  the  computer  systems have, at least, one backup system which should be  updated  within  24  hours  of  any  new  entry;  Does  all  computer hardware used to ensure data backup is stored  in  a  different  location  from  that  containing  the  working  data,  and  in  an  environment  that  ensures  they  remain  in  good condition;   Do  the  computer  systems  include  safeguards  against  the  ability of unauthorised personnel to alter the data;    Maintenance organisation exposition Does  the  MOE  is  updated  with  the  latest  amendments  of  2042/2003  and  has  been  approved  by  the  competent  authority;  Do  all  personnel  involved  in  maintenance  have  access  to  organisation’s MOE;    Does the MOE contains information, as applicable, on how  the  maintenance  organisation  complies  with  Critical  Design  Configuration  Control  Limitations’  (CDCCL)  instructions;  Is the statement signed by the accountable manager;     Findings When findings are notified does the organisation defines a  corrective  action  plan  demonstrating  the  corrective  actions that are going to be done within a period agreed; 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  End     

   

S = Satisfactory,   N/A = Not Checked/Not applicable,  UNS = Not Satisfactory,   NCI = Non­compliance issue number

Auditor 

                     

Date completed: 

 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

 

Witnessed for the organization

Compliance Monitoring Manager

 

   

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (145/03) _ 3 of 4 


Audit #:  AC/ 145 /03   

AUDIT CHECKLIST 

Tracking #:

AZI/AC/ 145 /03/yyyy­01

 

Reg. Ref;   

Item

N/A  UNS

NCI #

                                      Page Intentionally Left Blank 

Document reference: ALS/CMPM       Issue #: 1   Date: 01 October 2013 

Annex I _ Audit Checklists

Revision:   Date:    

0   Page_ (145/03) _ 4 of 4 


Aa cmpm complete issue 1 r0