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2010-2011 INFORME MC F&L, y TM

AIESEC EN GUATEMALA


INDICE 1. Entendiendo AIESEC en Guatemala 2. Comparación con Juntas Directivas desde el 2007 3. Reporte de Membresía a. Evolución del área b. Entidad Universidad Francisco Marroquín c. Entidad Universidad Landivar d. Entidad Universidad San Carlos de Guatemala e. Entidad Universidad del Valle f. Entidad Xela g. Entendiendo a la membresía h. Áreas de trabajo i. Congresos j. Recomendaciones Nacionales para membresía 4. Reporte de Finanzas a. Reporte anual b. Deudas internas c. Recomendaciones 5. Reporte Legal a. Reporte b. Recomendaciones i. Estatutos ii. Compendio iii. Migración iv. Seguro de vida de extranjero v. Cartas de Voluntariado vi. Reglamentos 6. Recomendaciones finales


Entendiendo AIESEC en Guatemala Link Nacimiento de AIESEC en Guatemala: http://issuu.com/aspe/docs/historiaaiesecenguatemala

AIESEC en Guatemala nació en 1985 como extensión de Panamá, fuimos el miembro número 62 en la red internacional, y el número 13 en Latinoamérica. Con el paso del tiempo ha ido evolucionando con el fin de seguir desarrollando a los jóvenes extraordinarios que tenemos en Guatemala, quienes serán grandes líderes en su vida profesional, no importando el ambiente en el que trabajen. He descubierto que nuestra organización y su visión de desarrollar el potencial humano se aplica de una manera única e incomparable con cualquier otra organización, ya que internamente se nos presentan circunstancias, que nos colocan a nosotros los jóvenes en situaciones no ordinarias y por lo mismo, nuestro carácter se forma de una manera sustancial para la vida profesional, entre otras cosas. También he comprendido, por la forma en que trabaja AIESEC, cómo va preparando a los miembros de la organización -para su vida personal y profesional- y puedo mencionar que es de la misma manera en que la sociedad va cambiando y evolucionando, así lo va haciendo también AIESEC, presentando los mismos retos pero a una complejidad de menor escala, y es así como los jóvenes nos vamos desarrollando y preparando para la sociedad en la que vamos a iniciar la vida profesional. AIESEC en Guatemala como en cualquier asociación, tiene sus puntos altos y sus puntos bajos por épocas, sin embargo siempre ha dejado un aprendizaje, dejando también así la comprensión del desarrollo paulatino del éxito que se ha ido implementando en AIESEC en Guatemala por la membresía. Por último, puedo mencionar que AIESEC en Guatemala se encuentra en un momento ideal en que se necesita en la sociedad para todo joven, en el desarrollo de la responsabilidad y compromiso en todas las personas, en cualquier aspecto, ya que eso es a lo que nos ha llevado la historia, para implementarlo en el presente y tener un mayor impacto en la sociedad, convirtiendo a los jóvenes en verdaderos líderes y genuinos agentes de cambio.


Comparación con Juntas Directivas1 En AIESEC en Guatemala cada junta directiva tiene una visión diferente en la forma en cómo desea que evolucione el crecimiento de la organización. Sin embargo, todas las juntas directivas tenemos la misma misión: desarrollar a jóvenes líderes para que se conviertan en verdaderos agentes de cambio en la sociedad de Guatemala. Este segmento del reporte es para comprender por qué AIESEC en Guatemala ha crecido de manera paulatina, pero siempre con calidad dentro de los miembros. La junta directiva 2008-2009 – One MC- inició con una cantidad de 110 miembros, sin embargo la calidad de la membresía no era lo que se requería dentro de la asociación, por lo que entre los líderes nacionales y locales de la organización decidimos iniciar una limpieza de membresía; seleccionando así a las personas con perfiles que mostraban que pueden hacer un cambio verdadero y positivo dentro de la organización. La junta directiva 2009-2010 – MC Elements- tuvo el reto más grande en lo que se refiere a la retención de membresía; ya que a pesar de que tenían miembros y la calidad había empezando cambiar, todos los lideres observamos que nos enfrentábamos al verdadero problema que era el compromiso de las personas por razones culturales y sociales dentro de nuestro entorno estudiantil: prioridades universitarias y familiares. La junta directiva 2010-2011 –MC Gladiators- iniciamos con un número bajo en calidad de membresía, por lo que a nosotros, con la ayuda y recomendaciones de las juntas directivas pasadas, empezamos nuevamente lo que era la limpieza organizacional en membresía y a generar el cambio en la manera de seleccionar a los estudiantes. Generamos un cambio positivo y de alto impacto en nuestra organización, ya que iniciamos con la calidad de compromiso con los líderes locales, el mejoramiento de selección de membresía, y el crecimiento y posicionamiento de la organización en cada universidad en la que nos encontramos.

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En las próximas páginas se presenta los resultados -que se encuentran en la plataforma- que muestran los resultados obtenidos por AIESEC en Guatemala desde el 2007, con la salvación que los resultados de la junta directiva 2007-2008 se encuentran desde abril de 2008, ya que la plataforma de AIESEC no tiene datos anteriores por cambio de la misma página.


MC elements: El nĂşmero X+L en realidad son 8, pero hubieron lideres que tuvieron que crear nuevamente cuentas en myaiesec.


Reporte de Membresía Al iniciar el período de nuestra junta directiva nos enfrentamos a la calidad y compromiso de la membresía como se menciona anteriormente, en la transición la última revisión de membresía concuerda con que en la organización éramos 62 miembros, 20 miembros menos de los que existe en la plataforma. Esa laguna de los 20 miembros se debe a que cada persona que se registra en la plataforma de AIESEC es tomado en cuenta para el número que la página registra, cuando en la realidad la revisión de membresía es la que nos menciona cuántos miembros somos en el momento de realizarla. La revisión de membresía se efectúa por cada entidad en que AIESEC se encuentre presente, observando si los miembros cumplen con los requisitos que la organización y cada entidad ha implementado para que sean parte de este círculo estudiantil; dando como resultado y demostrando que miembros son los que se encuentran activos, en prueba y los que ya no forman parte de la asociación. A nivel Nacional se puede mencionar que de la meta que se había planteado se cumplió el 71% de la misma, dejando como resultado a 1402 miembros, de los cuales no todos están registrados en la plataforma, el número coincide por casualidad, ya que algunos se han salido de la organización sin ser eliminados de la plataforma y otros no se han registrado en la misma. Obtuvimos un crecimiento de 126% en membresía, sin tener en cuenta la limpieza que realizamos a inicio de nuestro termino, al tener en cuenta la limpieza organizacional el crecimiento de membresía es de un 250%. Además el equipo de recursos humanos creamos el manual del área, dejando así procesos más claros y definidos, y sobre todo un equipo sólido, con mejor conocimiento y entendimiento del área. Lo anterior demuestra que el equipo 2010-2011 nos concentramos en mantener los resultados anteriormente dados por juntas directivas pasadas en las demás áreas, con el giro de aumentar el crecimiento de membresía para poder aumentar el crecimiento de los resultados de las demás áreas en el futuro de la organización. Como el lema de nuestro equipo dice: comprometidos a la victoria, y como es de nuestro conocimiento que toda organización requiere recurso humano y recurso financiero para sobrevivir e incrementar las oportunidades en los jóvenes; por lo que puedo mencionar que el equipo 2010-2011 – MC GLADIATORS- logramos con bastante éxito.

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Son 145 miembros contando a la junta directiva nacional


Evolución del área Dentro del área crecimos de manera impresionante, adquiriendo a una diferente calidad de membresía, obteniendo un mayor conocimiento, cambiando los procesos del área, y sobretodo entendiendo a la membresía de cada universidad y el nivel de compromiso que cada miembro - de las mismas entidades- tienen con nuestra organización. Por lo anterior también cada junta directiva de cada localidad creó su reglamento interno con diferentes requisitos para la revisión de membresía, para que los miembros sean reconocidos como miembros en pleno derecho y miembros en prueba; esto significa que dependiendo el perfil que cada junta directiva pensó que era la ideal para sus miembros, impuso ciertos requerimientos que les solicitan a los asociados para que sean acorde al compromiso de ellos, dentro de la organización. Además se creó el manual de recursos humanos, en donde se encuentran registrado: los procesos del área, entrevistas para la selección de los miembros, el diccionario de la organización, la presentación para la inducción a la asociación, la manera en cómo trabajamos, entre otras cosas. - Link: http://issuu.com/aspe/docs/manual_nacional_de_tm_guatemala-_online Entre el equipo de recursos humanos – todos los vicepresidentes de esta área- creamos la identidad y el lema con lo que deseamos marcar en los miembros: TRANSFORMERS: transformando vidas, dejando huellas. Esto se debe a que entendimos que las personas -como en cualquier organización- son la base de la existencia de la organización, sin miembros la asociación no crece, no evoluciona y mucho menos se desarrolla. Además otro motivo de la identidad es que a todo miembro activo y de calidad, al pensar qué le ha transformado su vida es: AIESEC, porque es la organización en donde todos se desenvuelven, y descubre lo que desean ser. Nosotros como jóvenes líderes, en AIESEC cometemos errores porque se nos permite, porque en esta organización estamos aprendiendo hacer las cosas conforme las vamos realizando, ya que de esa manera llegamos a convertirnos en mejores personas, en el ámbito: familiar, profesional, y social. Nos convertimos en los verdaderos líderes del mañana; simplemente puedo decir, nosotros los jóvenes en AIESEC estamos creciendo.


La gráfica representa la evolución de la membresía en los últimos cuatro años.

Sin contar a los miembros de la junta directiva, los porcentajes arriba señalados, es la representación de la membresía en la organización de cada entidad en AIESEC en Guatemala.


Entidad Universidad Francisco Marroquín Esta localidad ha tenido el agrado de existir desde el nacimiento de AIESEC en Guatemala. Por lo que es la entidad más experimentada y la que tiene más historia dentro de la organización. Además ha tenido la fortuna de marcar a más estudiantes de cualquier universidad de Guatemala. En la actualidad AIESEC UFM aporta a nivel nacional el 16% de la membresía en general, es la cuarta entidad en aportar membresía, sin embargo es la localidad que mayor calidad de miembros tiene según los requisitos que requieren para la revisión de membresía, ya que tiene un 59% de miembros en pleno derecho y un 41% de miembros en prueba. La entidad también es el segundo en saber retener a la membresía – esto solamente comparándolo con otras dos universidades que sí mandaron todos los datos solicitados en su reporte semestral- por lo que demuestra también la responsabilidad y el compromiso que los líderes de la asociación tiene hacia sus miembros. Debido a lo anterior se puede mencionar que la fortaleza del comité local UFM es que conoce en que mes debe de actuar con la membresía, en qué momento debe de realizar los reclutamientos, y que conoce la cantidad de trabajo que tienen para ofrecer a nivel local, y conforme a eso selecciona solamente a las personas que necesitan para lograr sus metas, y de esa manera también realizan sus reclutamientos. La debilidad que se tiene, es que no se ha descubierto diversas maneras efectivas para poder atraer a nuevos miembros, solamente se ha quedado con los modelos básicos que es que se conozca la organización de boca en boca, con afiches, sesiones entre aulas; aún funcionando este modelo, el comité no ha descubierto de que manera podría impresionar a los estudiantes de la universidad, para que estos deseen ser parte de la organización. Además de todo esto se puede mencionar que el comité local UFM ha incrementado su posicionamiento entre la universidad, tanto en los estudiantes como en las autoridades de la misma. Además ha crecido la cooperación con otras asociaciones dentro de la universidad. Las recomendaciones para esta entidad son:    

Implementación de información de manera constante dentro de la universidad sobre la organización. Re- implementación del boletín de noticias, mínimo quincenales, sobre las actividades del comité. Debido a que acaban de asignarse a los miembros en las áreas, hacer las debidas capacitaciones para el entendimiento completo del área. Antes de reclutar nuevamente, retener a los miembros recién asignados con lo anterior, dándoles una clara responsabilidad dentro de la organización.


Entidad Universidad Landivar Esta entidad ha existido desde que se abrió por última vez desde el 2007. Por lo que es la segunda localidad más experimentada, y fue extensión de la entidad de la Universidad Francisco Marroquín. En la actualidad AIESEC URL aporta a nivel nacional el 11% de la membresía en general, es la última entidad en aportar membresía a la organización. En la calidad de miembros según los requisitos que requieren para la revisión de membresía, tienen un 47% de miembros en pleno derecho, un 20% de miembros en prueba, y un 33% de miembros que no se conocen los datos completos por lo que no se puede saber con certeza qué tipo de miembros son. Debido al conocimiento de la organización se puede mencionar que la fortaleza de la localidad URL es que tiene la facilidad de atraer a personas a querer pertenecer a la asociación, sabe cómo realizar reclutamientos. Sin embargo tiene la debilidad de no conocer como retener a los mismos interesados en la organización, y no conoce la manera de cómo administrar el manejo de las metas impuestas dentro de su localidad, pero esto se debe a la falta de conocimiento sobre la organización y del área de los líderes del comité. Otras de las fortalezas que tiene la entidad URL es que conocen la manera de cómo acercarse a sus estudiantes para un objetivo en específico, en pocas palabras sabe hacer la publicidad que requieren para el objetivo en concreto que desean obtener en un momento a corto plazo. Las recomendaciones para esta entidad son:    

Capacitaciones para el entendimiento total de la organización a los líderes de la entidad. Asignar a los miembros en las áreas correspondientes. Realizar reclutamiento después que la junta directiva esté preparada para saber que realizar dentro de la organización. Implementación de información de manera constante dentro de la universidad sobre la organización.


Entidad Universidad San Carlos de Guatemala A finales de los años ochenta estudiantes de esta entidad fueron parte de la organización dentro del Comité de la Universidad Francisco Marroquín, según los archivos, posteriormente ya en el año 2009 se inicia a reclutar nuevamente estudiantes de la USAC para poder establecer AIESEC dentro de la universidad, y en agosto del 2010 se logra establecer oficialmente AIESEC USAC dentro de la universidad con la cooperación de la facultad de Ingeniería. En la actualidad AIESEC USAC aporta a nivel nacional el 22% de la membresía en general, es la segunda localidad en aportar membresía, sin embargo es la entidad en donde los requisitos que se imponen en su reglamento para ser miembros con la calidad que su junta directiva desea es menor; teniendo así a un 19% de miembros en pleno derecho y un 81% de miembros en prueba. La entidad es la primera en saber retener a la membresía – esto solamente comparándolo con otras dos entidades que sí mandaron todos los datos solicitados en su reporte semestral- por lo que demuestra también la responsabilidad y el compromiso que los líderes de la entidad tiene hacia sus miembros. Debido a lo anterior se puede mencionar que la fortaleza del comité local USAC es que conoce en la manera que debe actuar con las facultades para poder obtener más miembros; y que además también conocen que la universidad tiene perfiles estudiantiles que les atrae fácilmente lo que AIESEC ofrece a los jóvenes. La debilidad que se tiene, es que los parámetros para la revisión de membresía no va acorde con el nivel de compromiso que puede ofrecer los miembros, por lo que se les solicita demasiado hacia la organización a comparación con lo que los miembros están dispuestas a ofrecer. Otra fortaleza que tiene la entidad USAC es que ha realizado el trabajo correcto acorde a sus capacidades, incrementando así el posicionamiento de la organización dentro de la facultad de ingeniería, e iniciando a implementarla en otras facultades. Las recomendaciones para esta entidad son:    

Cambiar los supuestos de revisión de membresía para que estén acorde a su perfil de miembros. Implementación de información de manera constante dentro de la universidad sobre la organización. Implementación del boletín de noticias, mínimo quincenales, sobre las actividades de la entidad. Debido a que acaban de asignarse a los miembros en las áreas, hacer las debidas capacitaciones para el entendimiento completo del área.


Entidad Universidad del Valle Esta entidad ha existido desde que se abrió por última vez desde el 2008. Por lo que es la cuarta entidad existente en AIESEC en Guatemala, también empezó como extensión de la Universidad Francisco Marroquín. En la actualidad AIESEC UVG aporta a nivel nacional el 34% de la membresía en general, es la primera localidad en aportar membresía, sin embargo también los requisitos que se imponen en su reglamento para ser miembros con la calidad que su junta directiva desea es el segundo más bajo; teniendo así a un 19% de miembros en pleno derecho, un 54% de miembros en prueba, y un 27% de miembros que no se conocen los datos completos por lo que no se desconoce qué tipo de miembros son. Debido a lo anterior se puede mencionar que la fortaleza del comité local UVG es la manera de realizar reclutamientos efectivos, que conoce la manera de acercarse a los estudiantes de su universidad atrayendo así a perfiles que desean y necesitan para poder cumplir con sus metas organizacionales. La debilidad que se tiene, es que los parámetros para la revisión de membresía no va acorde con el nivel de compromiso que puede ofrecer los miembros, por lo que se les solicita demasiado hacia la organización a comparación con lo que los miembros están dispuestas a ofrecer. Además la asignación de los miembros en áreas no va acorde con lo que realizan dentro del comité. Otra de las fortalezas que tienen actualmente, es que fueron los primeros en tener una junta directiva completa desde inicios de su término, por lo que el trabajo de ellos ha incrementado de manera efectiva, dando así un impacto positivo dentro de su universidad con las autoridades respectivas. Las recomendaciones para esta entidad son:      

Cambiar los supuestos de revisión de membresía para que estén acorde a su perfil de miembros. Revaluar la asignación de los miembros en las áreas. Implementación de información de manera constante dentro de la universidad sobre la organización. Implementación del boletín de noticias, mínimo quincenales, sobre las actividades del comité. Debido a que acaban de asignar a los miembros en las áreas, hacer las debidas capacitaciones para el entendimiento completo del área. Antes de reclutar nuevamente, retener a los miembros recién asignados con lo anterior, dándoles una clara responsabilidad dentro de la organización.


Entidad Xela Esta entidad ha existido desde el 2007. Por lo que es la tercera localidad, esta se abrió como extensión del comité Universidad Rafael Landivar. En la actualidad AIESEC XELA aporta a nivel nacional el 17% de la membresía en general, es la tercera entidad en aportar membresía a la organización. Actualmente esta entidad es la única en no tener un reglamento interno sobre los parámetros para la revisión de membresía. A nivel nacional se crearon parámetros para saber los tipos de miembros que podían optar los asociados de Xela, siempre teniendo en cuenta los parámetros de las demás entidades para que no fueran tan diferentes, pero que a la vez fueran requisitos que podían ser acordes con el compromiso de los miembros; dejando así a 29% de miembros en pleno derecho, un 63% de miembros en prueba, y un 8% de miembros que aún están dentro del listado de miembros pero que se conoce que ya no son parte de la organización. Debido a lo anterior se puede mencionar que la fortaleza del comité local XELA es que tiene perfectamente claro la visión que desean tener con la organización en su departamento, saben a quién tienen que acercarse para realizar lo que desean, y en dónde realizar las actividades. La debilidad que se tiene, es que no han descubierto la manera correcta para vender completamente la idea de qué es AIESEC a las autoridades universitarias; además no han realizado un verdadero reclutamiento para conocer cuáles serían las formas posiblemente efectivas para incrementar la calidad y cantidad de su membresía. Además de todo esto se puede mencionar que AIESEC XELA ha sabido responder a la organización a pesar de la falta de comunicación constante que se obtuvo con la junta directiva, Xela es un perfil que es luchadores con lo que desean tener como resultado, y logran conseguirlo. Las recomendaciones para esta entidad son:   

 

Asignar a los miembros que son parte de la organización, en las áreas correspondientes. Crear el reglamento interno, en donde se encuentre los parámetros para realizar la revisión de membresía. Realizar un verdadero reclutamiento para conocer más el perfil de su departamento, para poder acercarse a conocer qué tipo de publicidad y formas de trabajo son efectivos en la entidad. Implementación de información de manera constante dentro de las universidades sobre la organización. Implementación del boletín de noticias, mínimo quincenales, sobre las actividades del comité.


Entendiendo a la membresía Con la revisión de membresía se da a conocer los perfiles generales que tiene cada universidad, en la gráfica se muestra la preferencia de los miembros en las diferentes áreas, por lo que se puede resumir de la siguiente manera: 

UFM: tiene un perfil en donde se destaca el mundo corporativo, que va acorde a la perfiles de los estudiantes de la universidad; también demuestra que los perfiles que captan son según sus necesidades en el área, ya que las demás tiene un número proporcional entre ellas, por lo que se demuestra que tienen un balance ideal para trabajar y obtener un crecimiento relativo interno de la entidad. URL: en realidad no se puede conocer el perfil que tiene debido a que solamente se conoce la ubicación de área de los vicepresidentes ya que no se ha realizado la asignación de áreas con los miembros. USAC: tiene un perfil social, que va acorde a la mayoría de los estudiantes de la universidad, sin embargo tienen una proporcionalidad en el afán de aumentar su red de contacto, obteniéndolo no solamente a través de lo corporativo, sino también comunicándose con otras personas de una manera más creativa. UVG: tiene un perfil corporativo, que los estudiantes desean estar en esa sociedad ya que es donde profesionalmente van a permanecer, además son personas desean interactuar con otras personas para obtener más aprendizaje. XELA: tampoco se puede conocer el perfil, debido a que no todos los miembros han sido asignados a un área, pero probablemente van a tener un balance según las necesidades del comité.


Las razones por qué los miembros no cumplen con los requisitos para ser miembros en pleno derecho son las que se muestran en la gráfica, eso demuestra el compromiso que se tiene de los miembros a la organización, las razones más comunes que son las asambleas locales, y el registro de la personas en myaiesec.net son así porque es un requisito que es solicitado por todos las entidades de AIESEC en Guatemala. Esto demuestra a la organización que los miembros no se registran en la plataforma hasta que ya estén realmente comprometidos con la organización, es decir hasta que los miembros se encuentren con una responsabilidad clara dentro de la organización. Las asambleas locales demuestran la falta de comunicación que existe dentro de los comités locales, y la falta de interés que algunos miembros tiene con la entidad local, ya que no les interesa saber qué cambios o reglas pueden cambiarse dentro de las mismas; esto se debe a que no se les explica a los miembros que es antes de poder obtener voto a nivel local, tienen que demostrar que son miembros con la suficiente madurez y conocimiento de la organización para poder tener decisión sobre los hechos de la entidad, ya que a pesar de ser una organización juvenil, somos responsables de los hechos que realizamos. Las cartas de voluntariado son igual de importantes que lo anterior ya que es la manera de hacer el primer paso al compromiso del joven estudiante hacia la organización, además que es la manera en cómo AIESEC cuida que los son miembros son mayores de edad, como lo requieren los estatutos de la organización. La ubicación de los miembros en las diferentes áreas el rango es mínimo, pero se debe de realizar, ya que de no ser así lo que se demuestra es que no se está realizando el seguimiento correspondiente al asociado. Las demás razones de por qué miembros se encuentran en prueba deben de ser analizados por las entidades que tiene esos requisitos.


Áreas de trabajo Está gráfica lo que nos demuestra es el impacto que los miembros tuvieron este año en la organización con las diferentes áreas, y se puede observar que: 1.

2.

3.

4.

5.

El área de ventas es con el cual el miembro promedio de la asociación se identifica, esto es debido a que las personas desean desarrollar su forma de venderse a sí mismos, de obtener contactos y de saber cómo actuar en la sociedad corporativa. Esto se debe a que en la cultura de Guatemala el mundo corporativo es importante en la vida profesional de cualquier persona, por lo que los miembros desean ser exitosos en los negocios. El área de intercambios salientes demuestra que los miembros desean ser menos tímidas, y poder acercarse a cualquier tipo de personas, y saber venderles cualquier idea, esto también va acorde a que las personas desean aprender a transmitir ideas de la manera correcta. Demuestra que los estudiantes desean ser más seguros en sí mismos para poder comunicarse. El área de recursos humanos demuestra que las personas desean ser más sociables, y aprender a interactuar con otras personas, en los diferentes ambientes que pueden darse en la vida. Estas personas identifican que desean tener la fortaleza de comunicar ideas correctamente. El área de comunicaciones demuestra que las personas son creativas, y desean desarrollar el potencial que tiene con la tecnología y los demás recursos para poder transmitir información, de una manera creíble, correcta y creativa. Finanzas demuestra que los jóvenes no tienen conocimiento de cómo esta área puede ayudarlos a desarrollarse en la vida personal, ya que no han implementado presupuesto en sus vidas, y no saben de qué manera puede crearse diversas actividades para obtener fondos monetarios para poder implementar las ideas y actividades que desean dentro de su entidad.


Congresos En el periodo 2010-2011 se realizaron cuatro congresos, el primero GOLA es realizado junto con la junta directiva anterior, ya que es el congreso de transición que tradicionalmente se ha realizado en AIESEC en Guatemala hasta la presente fecha. El segundo congreso es el CLIC en donde se observa el incremento de la membresía en la organización. El tercer congreso es nuestra primera asamblea ordinaria como junta directiva en el cual la presencia disminuyo por agenda y por el interés de los miembros en la misma. Y el último congreso fue el SDL en donde se obtuvo la mayor presencia de miembros durante todo el término con 96 personas. La gráfica demuestra el crecimiento y la disminución de la presencia de las entidades a los congresos; las entidades que demuestran crecimiento en la presencia en los eventos nacionales se debe a que algunos se encontraban de reclutamiento para poder obtener más interés en los estudiantes para que pertenecieran a la organización. Y la disminución en realidad se debe a que el pago para poder estar en el evento iba en aumento, y la logística ofrecida a las personas no cambiaron, por lo que no miraban las ventajas de asistir a un congreso; otra variable fue que las fechas de los eventos siempre eran cambiadas por lo que la asistencia de todas las entidades variaban en último momento; y por último la agenda nunca se les fue enviada a tiempo para que conocieran que es lo que iban a aprender en el evento y por lo mismo no podían solicitar el permiso respectivo en su familia para poder asistir.


Recomendaciones Nacionales para membresía 

 

Con respecto a los reclutamientos son efectivos 4 reclutamientos al semestre, dos para membresía y dos reclutamientos para participantes de intercambio. o Los de membresía en realidad son más efectivo semanas previas a vivir una experiencia de un congreso, ya que las personas que están interesadas en pertenecer a nuestra asociación, el nivel de retención es más efectiva después que los interesados viven esa experiencia, por lo que las fechas correrían entre: 1. las últimas semanas del Q3 y las primeras semanas de Q4 (los Q son de los Comités Locales), para el congreso CLIC. 2. entre las últimas semanas del Q1 y las primeras del Q2, para el congreso SDL. o Los reclutamientos no se hacen antes de congresos legislativos, ya que el interés y la experiencia es diferente, y por lo mismo la percepción y la madurez dentro de la organización debe ser de personas que ya estén involucradas más tiempo de la organización. o El de los participantes de intercambio, va uno conjunto al de membresía, y otro en a finales del Q1, que es el primer semestre del año, para que se vayan de intercambio de programas de verano. Con respecto a las personas que están tomando responsabilidades, se puede describir que los miembros actuales ya están asignados a un área, esta fue la última asignación por parte de recursos humanos del termino 2010-2011; sin embargo no se ha realizado ninguna actividad con ellos, por lo que se recomienda que se den las capacitaciones necesarias en las áreas para que comprendan de una mejor manera la forma de trabajo de cada una. Con respecto a las personas que están en roles de liderazgo hacer una actividad de integridad entre todos, para conocerse e implementar la cooperación entre los vicepresidentes, esto para todas las áreas, ya que actualmente sólo se realiza con Recursos Humanos. Se recomienda que se realice al menos una actividad cada trimestre por los equipos de áreas, a nivel local para que exista una integridad en el equipo, y se vaya generando el desarrollo del área según los perfiles y las necesidades de cada universidad. A nivel nacional también se recomienda que exista al menos una reunión trimestral, cada MCVP con todos los vps del área correspondiente; esto es para aumentar el conocimiento de cada uno y para la cooperación entre las universidades en conocimiento, como en aportar ideas por los diferentes perfiles universitarios. Con respecto a los congresos se recomienda que realicen agendas que involucren el desarrollo de lo que buscan las personas en las áreas correspondientes, como se menciona anteriormente. Además para los congresos también se recomienda para un futuro que se nombre a coordinadores o parecidos, para que se dedique a ayudar a los comités organizadores a realizar la logística de los congresos, ya que la junta directiva no se da abasto para realizarlos, y dejan su verdadera posición y trabajo para hacerlo, lo cual perjudica a largo plazo a la organización.


Reporte de Finanzas Link Carpeta de finanzas 2010-2011: http://issuu.com/aspe/docs/carpeta_finanzas_2010-2011 Link Reporte financiero detallado: http://issuu.com/aspe/docs/reporte_finance_aiesec_guatemala

Reporte anual Detalle de mensual de ingresos y gastos en quetzales. Mes

Gastos

Ingresos

Saldo

Saldo Anterior

Junio

Reserva MC Q

33,432.66

Julio

Q

85,802.67

Q

138,740.31

Q

52,937.64

Q

33,432.66

Q

86,370.30

Agosto

Q

197,144.53

Q

205,142.21

Q

7,997.68

Q

86,370.30

Q

94,367.98

Septiembre

Q

208,219.76

Q

306,366.65

Q

98,146.89

Q

94,367.98

Q 192,514.87

Octubre

Q

186,233.20

Q

155,793.42

Q (30,439.78)

Q

192,514.87

Q 162,075.09

Noviembre

Q

164,207.85

Q

4,808.00

Q (159,399.85)

Q

162,075.09

Q

Diciembre

Q

196,511.57

Q

383,734.62

Q 187,223.05

Q

2,675.24

Enero

Q

136,603.23

Q

22,649.88

Q (113,953.35)

Q

189,898.29

Febrero

Q

101,895.39

Q

135,796.41

Q

33,901.02

Q

75,944.94

Q 109,845.96

Marzo

Q

104,456.00

Q

132,688.00

Q

28,232.00

Q

109,845.96

Q 138,077.96

Abril

Q

101,746.87

Q

91,027.50

Q (10,719.37)

Q

138,077.96

Q 127,358.59

Mayo

Q

163,266.14

Q

127,062.72

Q (36,203.42)

Q

127,358.59

Q

91,155.17

Junio

Q

163,780.57

Q

142,333.00

Q (21,447.57)

Q

91,155.17

Q

69,707.60

Promedio

Q

150,822.32

Q

153,845.23

Q

3,022.91

2,675.24

Q 189,898.29 Q

75,944.94

Q 105,648.05

Resumen General Total de gastos en el periodo Total de ingresos en el periodo Beneficio Saldo entregado

Q Q Q Q

1,809,867.78 1,846,142.72 36,274.94 69,707.60

Hasta la fecha del 1 de julio de 2011 el comitĂŠ miembro MC 2010-2011 reporta un crecimiento de las reservas liquidas de un 208.5 % respecto a lo entregado por el comitĂŠ miembro MC 2009-2010.


Deudas internas


Recomendaciones 

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Entregar a las entidades recibos de la organización, para llevar un mejor control del orden en la utilización de estos por los miembros encargados, y para independizar a las entidades de las circunstancias financieras. Cada entidad debe de invertir en adquirir un sello de AIESEC, ya que es necesario para poder operar, con diferentes objetos y circunstancias que se presentan. Realizar en detalle mensualmente, los egresos e ingresos de la organización, tanto en las cuentas nacionales como en las demás entidades. Al momento de realizar un evento nacional -como los congresos- realizar un presupuesto real de lo que se necesita, ya que en este periodo los congresos fueron otra debilidad financiera al momento de efectuarlos, y por lo menos deberían de hacerse con la seguridad que los gastos se puedan cubrir. Realizar un estudio de la canasta básica aieseca, es decir realizar nuevamente el estudio de con cuánto dinero una persona podría sobrevivir en Guatemala; ya que el salario no se ha modificado en varios años, por lo que puede causar que algunos de los practicantes extranjeros se les haga más difícil sobrevivir, ya que no todas las empresas ayudan a los practicantes en diversas cosas, como transporte o vivienda. Buscar otras opciones para el gasto de los papeles de migración de cada practicante extranjero, ya que causa que de las cuentas nacionales se obtenga el dinero. Por lo que se sugiere dos cosas: o La primera que ese dinero sea pagado por las empresas, por lo que la cuota de afiliación debería de incrementar al menos $65.00 o La segunda que los papeles sean pagados con el dinero que se recibe por la empresa por la cuota de afiliación, y que sea restado ese dinero a las entidades por los deliverings dado el caso, sino que ese dinero sea quitado para la parte correspondiente del MC; en otras palabras que una parte recibe $400.00 y la otra parte recibe $200.00 Realizar un evento para recaudar fondos, ya que no existe una verdadera reserva porque siempre es utilizada para poder generar los pagos de los practicantes extranjeros, pagos de congresos nacionales o para la inversión de un representante de Guatemala en los congresos obligatorios internacionales.


Reporte Legal Link documentos legales: http://issuu.com/aspe/docs/documentos_legalesaiesecenguatemala Link migración: http://issuu.com/aspe/docs/migracion.aiesec.guatemala Este año AIESEC en Guatemala implemento modelos de documentos legales, como son todos los tipos de contrato y/o convenios que podemos realizar con las empresas, fundaciones, universidades y personas. Se deja un mejor orden y entendimiento de la situación legal de la organización ante gobierno, y por lo mismo se hacen diferentes recomendaciones que más adelante se mencionan. En lo que respecta a la situación migratoria podemos mencionar que la organización al momento de traer a un practicante extranjero a que realice su voluntariado académico con alguno de los socios que tiene, - y, por el tipo de programa y contrato que realizamos con los socios- AIESEC es el encargado del estatus migratorio del estudiante, por lo que el practicante solicita la visa de visitante para venir a Guatemala, y una vez la persona se encuentre en Guatemala se solicita la residencia temporal del extranjero. Esto se debe a que la visa de visitante tiene un efecto de 90 días, y se puede prorrogar por un periodo igual, solamente por una vez más. Por lo que la manera en que lo solucionamos es solicitando la residencia temporal. Esto es válido ante migración según nuestro entendimiento, ya que cualquier persona que se encuentre de visita puede cambiar su estatus, y en este caso es a residente temporal que permite al extranjero estar en Guatemala durante dos años. Tenemos de nuestro conocimiento que durante el periodo 2010-2011 se firmo contratos y convenios con: 

Socio nuevo: o Sanofi Aventis de Guatemala, S.A. o CELUMANIX o Metroproyectos o Fundación Contra el Hambre o Centro Estudiantil Comunión o Facultad de ingeniería de la Universidad San Carlos de Guatemala Se retomo nuevamente con: o Broadmore Financial o Fundación ALEX-FUNDAL

En general se puede mencionar que la AIESEC tiene una mejor claridad y transparencia con lo que se refiere a lo legal de la organización.


Recomendaciones Estatutos 

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Estos deben de ser modificados, ya que debido al crecimiento de AIESEC en Guatemala, el modelo de trabajar como se menciona en estos es completamente diferente a como se hace en realidad, por lo que al momento de poder tener un problema con alguien externo, en realidad lo que nos rige son estos estatutos – los realizados ante Notario- por lo que externamente estos son los válidos, a pesar que internamente tengamos el Compendio, en la sociedad externa con empresas no es válido. Para la modificación de estatutos se recomienda que se crea un comité no mayor de 6 personas, este comité estaría encargado de revisar los mismos, y plasmar que es lo que se desea que cambie y que se mantengan de larga duración. Debido a que en nuestra organización no existe ningún estudiante de derecho en la actualidad, se recomienda que el comité de revisión este guiado por un Notario. Otra recomendación es que las personas que sean parte del comité de revisión, estén involucrados con AIESEC por mínimo dos años continuos, esto es para que se del entendimiento de los cambios que se realizan en la organización continuamente. Esto según nuestros estatutos se realiza en asamblea extraordinaria, entonces en efecto se tiene que generar el espacio para realizarlo.

Compendio Debido a las experiencias de este año, se recomienda que además de los cambios de estatutos en el compendio se realicen cambios con respecto a: 

Proceso de elecciones: o Aclaración sobre las personas que deben estar involucradas en los subcomités de elecciones, o Si una misma persona del subcomité puede sustituir a otra, ya que ahora se tiene dos versiones: la primera que el compendio no menciona que no se pueda, y la otra en donde el espíritu de la regla es que al momento de evaluar al aplicante pueda existir diferentes opiniones. o Agregar si dos personas están involucradas entre ellas y ambas son parte del subcomité, una de estas personas debe de renunciar al puesto de subcomité y esta debe ser reemplazada por otra de su mismo rango de puesto. Esto es para evitar la influencia de opiniones sobre el aplicante. o Agregar también que una persona del subcomité no puede ser Juez y Parte a la vez, por lo que si un aplicante trabaja con una persona del subcomité también debe de ser reemplazado.


Requisitos para puestos nacionales: o El MCP de ser extranjero debe de haber estado mínimo un año antes en AIESEC en Guatemala, esto es para que la personas tenga un mejor entendimiento de la organización. o EL MCVP de Finanzas debería de ser guatemalteco esto con dos propósitos, el primero que siempre exista un guatemalteco en la junta directiva nacional; y el segundo por la responsabilidad financiera que se tiene ante gobierno, y organización. Ya que si dado el caso el presidente es extranjero este puede dejar el país en cualquier momento, y no existiría responsabilidad del funcionario principal. o Los requisitos para ser vicepresidente colocar aclarar que la persona debe de haber estado en AIESEC en Guatemala por un año continuo, esto es debido a que tiene la interpretación que puede ser paulatino, pero creo que AIESEC es una organización que va cambiando con el tiempo, y en dos meses la organización puede cambiar completamente, por lo que se sugiere que sea un año continuo. Políticas financieras agregar que el reporte de los gastos e ingresos mensuales de la organización deben de ser enviados a la asamblea entre el mes siguiente de finalizar cada trimestre.

Migración 

Se debe de capacitar a los miembros de ICX con lo que deben de hacer con los extranjeros, y deben de entender las responsabilidades que tiene AIESEC frente al gobierno por estas situaciones. También se debe de generar un convenio con el extranjero en donde se mencione que AIESEC en Guatemala no es responsable financieramente del pago de los atrasos de sus documentos, si se da el caso; y la multa que se genera por cada día que se encuentre en Guatemala sin permiso la para el responsable que no ha entregado los papeles correspondientes. En el mismo convenio pueden plasmar que si el departamento de Migración le solicita al extranjero nuevamente papeles de la organización, incluida el de garante, el pago le corresponde al extranjero.

Seguro de vida de extranjero 

Realizar un convenio con el extranjero en donde AIESEC en Guatemala no es responsable de sus gastos médicos en caso tenga accidente, ya que debe de venir al territorio de Guatemala con seguro de vida, en caso de no venir con éste deberá de contratar uno en Guatemala. (Esta recomendación en realidad debería ser para extranjeros como para miembros del Comité Nacional).


Cartas de Voluntariado 

Esta carta es para los miembros de la organización, que menciona que ellos lo que realizan en AIESEC es un voluntariado, y que son mayores de edad, en la actualidad existen pero deben de mantener estos al día antes de cualquier congreso. En caso una entidad engañe al comité nacional con respecto a la autenticidad de la carta de algún miembro, se debería de crear una sanción severa para que se entienda la importancia de la responsabilidad de tener a menores de edad. (además nuestros estatutos solo permiten socios mayores de edad) En caso se genere responsabilidad de AIESEC por permitir a un menor de edad involucrarse en la organización, la entidad responsable tendrá que pagar los gastos por los que se les este cobrando a la organización, y demás hechos que así lo soliciten los padres o tutores del menor de edad.

Reglamentos Esto es para las entidades.   

Crear un reglamento específico para el proceso de elecciones, dejando de la mejor manera el proceso transparente. Agregar a la revisión de membresía que todo miembro debe de haber firmado el término de voluntariado, ya que esto es algo que actualmente solo se hace por costumbre. Revisar los requisitos de la membresía para ser miembros con voto, para que sea acorde al compromiso que ellos solicitaron en la organización.


Recomendaciones Finales 1.

Crear actividades para integración de AIESEC en Guatemala, ya que actualmente existe rivalidad en las mismas entidades, por cuestiones personales, por lo que se debe de generar el espacio para que se pueda trabajar de una mejor manera entre todos, y se de una verdadera cooperación. 2. Crear parámetros para la entrega de cuentas nacionales a las entidades locales- tanto en entregas de intercambios como de socios de la organización-, para que las entidades comprendan qué tipo de responsabilidad y calidad busca la Directiva Nacional, en las universidades para realizar con éxito este cambio. 3. Algo que ha tratado de mantener AIESEC en Guatemala es la calidad sobre la cantidad, por lo que trabajen para cumplir esto de la mejor manera posible.

Recuerden que somos una organización en la que generamos oportunidades a los jóvenes, y los desarrollamos para que sean verdaderos líderes y agentes de cambio en la sociedad



Reporte RRHH, F&L AIESEC en Guatemala