Toolkit Bien Preparadas - Gestión de Voluntarias by Asociacion Guias de Aragon

TOOLKIT: BIEN PREPARADAS ASOCIACIÓN GUÍAS DE ARAGÓN ESCUELA DE TIEMPO LIBRE TROCHA

GESTIÓN DE VOLUNTARIOS

CONTENIDO INTRODUCCIÓN............................................... Págs. 2-4 TEORIA DE EQUIPOS Y LIDERAZGO ........... Págs. 5 -8 Roles de Equipo de Belbin Tipos de Liderazgo

MoViS ................................................................

Págs. 6-30

¿Qué nos ofrece MoViS? Etapa de Bienvenida Etapa de aprendizaje, ayuda y desarrollo Etapa de gestión

CONCLUSIÓN .................................................. Pág. 31 BIBLIOGRAFIA .................................................. Pág. 32

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INTRODUCCIÓN El Guidismo y el Escultismo está basado en el trabajo y el empuje de miles de voluntarias y voluntarios. Estos recursos humanos, basados en monitoras, colaboradoras, líderes y personas afines comprometidas con la tarea que desempeñamos es la base sobre la que se construye todo el trabajo llevado a cabo. Es por eso que crear ambientes seguros y favorables para que estos voluntarios puedan desarrollarse, sin miedo a equivocarse es esencial para el aprendizaje y desempeño de las tareas. Es evidente que todas las voluntarias tienen una serie de derechos y deberes que se pide que cumplan pero muchas veces olvidamos que estas voluntarias están dedicando su tiempo al Guidisimo y al Escultismo debido a un compromiso basado en sus experiencias personales, su entusiasmo y motivación hacia el trabajo desempeñado. Por tanto la realidad del voluntariado en el Guidismo y el Escultismo contribuye enormemente al desarrollo personal de cada voluntaria y el tiempo que dedique al movimiento depende principalmente de cómo de satisfechas y motivadas estén para continuar. La manera más efectiva de gestionar esta situación depende de: Ofrecer ayuda y crear un ambiente en el que cada voluntaria tenga la oportunidad de disfrutar su trabajo Reconocer el tiempo dedicado, experiencias, capacidades y compromiso de cada voluntaria Implementar estilos de coordinación sencillos, transparentes, efectivos y creativos Desarrollar protocolos y prácticas basadas en la empatía a las voluntarias y en el conocimiento de las situaciones particulares Potenciar el trabajo cooperativo que desarrolle relaciones de confianza y satisfacción entre las voluntarias Buscar que los logros sean acordes a cada voluntaria

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Un problema compartido en la mayoría de entidades Guías y Scout incluyendo nuestra asociación, es la necesidad de una mejor gestión de las voluntarias para conseguir mayor retención de voluntarias, una mayor calidad del desarrollo personal de cada una; que conlleve una mejora en todo lo ofrecido a las niñas y jóvenes. Es por tanto que el objetivo de este contenido y formación es el ofrecer información y ayuda en un modelo de gestión de voluntarias actualizado y entendible que puede utilizarse e implementarse desde el equipo más pequeño y local hasta estructuras más grandes.

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TEORÍA DE EQUIPOS Y LIDERAZGOS A la hora de gestionar cualquier tipo de equipo de personas, es recomendable tener cierto conocimiento sobre el funcionamiento y los distintos roles que podemos encontrar dentro de un equipo. El conocer estos roles y las distintas maneras en las que podemos abordar el trabajo nos permitirá tener más y mejores herramientas y conocimientos a la hora de coordinar el trabajo y conseguir el mayor desarrollo de las personas que componen el equipo. A la hora de clasificar los distintos roles que puede tomar un individuo dentro de un equipo, existen diversas denominaciones y dependiendo el ámbito en el que hablemos se podrá utilizar uno u otro. Actualmente en el mundo empresarial que busca aplicar metodologías flexibles orientadas al bienestar y desarrollo de los individuos se aplica la metodología Belbin. Esta metodología reúne unos resultados de una investigación sobre comportamiento y simulación de negocios que se materializan en distintas metodologías de trabajo y herramientas prácticas; sin embargo, hablaremos únicamente sobre los distintos roles individuales que esta investigación definió.

ROLES DE EQUIPO DE BELBIN Entendiendo un rol de equipo como una particular tendencia a comportarse, contribuir e interrelacionarse con los demás de una manera determinada; se identificaron nueve estilos de comportamiento diferentes que las personas muestran en el lugar de trabajo. Al identificar los roles presentes en nuestro equipo, nos aseguramos de utilizar nuestras fortalezas de la mejor manera posible y de gestionar nuestras debilidades lo mejor que podamos.

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Ninguno de estos roles está por encima de los demás y ningún equipo funcionará de una manera adecuada si no existe una diversidad de estos roles. En general, la mayoría de personas desempeñará dos o tres de estos roles o una mezcla de características de estos roles. A la hora de trabajar en equipo, el conocer y aceptar qué roles asume cada individuo y trabajar de una manera complementaria entre todo el equipo es cómo se consigue una optimización de los resultados y el trabajo.

TIPOS DE LIDERAZGO Existen infinidad de clasificaciones los distintos tipos de liderazgo que existen y se desarrollan en cada tipo de entidad, empresa o grupo de personas. Sin embargo, nosotros como guías nos vamos a encontrar con un patrón generalizado de personas y tipos de acción. Liderazgo autoritario: Quién asume este tipo de liderazgo, generalmente es quien toma las decisiones acerca del trabajo y la organización sin tener en cuenta al grupo. Además de ocultar los criterios de evaluación y decisión al resto del grupo la comunicación suele ser unidireccional. Anula la capacidad creativa y de desarrollo de su equipo. Liderazgo democrático: Este tipo de liderazgo se define por potenciar la discusión del grupo, agradeciendo las opiniones del resto del equipo, los criterios de evaluación y normas son explícitas y claras y cuando hay que afrontar cualquier problema la vía de acción es decidida por el equipo. Liderazgo liberal: En este caso, se adopta un papel pasivo, abandonando el poder al resto del grupo. No juzga ni evalúa las aportaciones de los demás miembros del equipo. Liderazgo paternalista: Se define por una falta de confianza en el equipo. Comúnmente toma la mayor parte de las decisiones, entregando recompensas y castigos por igual. Su modo de incentivar al equipo es a través de premios y castigos.

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Los liderazgos se pueden clasificar según la estructura de trabajo o el método por el que se llega a ese tipo de liderazgo. Sin embargo, dentro de guías en general funcionamos con una estructura similar de trabajo y unos órganos que deciden los liderazgos similares. Nos encontramos a menudo con la situación de que el equipo decide o determina como líder a una persona con poca experiencia o que todavía está adquiriendo los conocimientos necesarios para esa posición. Esta situación la tenemos que tener en cuenta para que podamos dar la ayuda suficiente a estas posiciones de liderazgo que a veces se ven abrumadas por la carga de responsabilidad y trabajo que se les pone encima.

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MoViS: MANAGEMENT OF VOLUNTEERS IN SCOUTING MoViS es una manera de trabajar desarrollada para llevar a cabo una gestión de voluntarias dentro del movimiento Guía y Scout. Esta metodología ofrece a las entidades y coordinaciones herramientas concretas para buscar el mayor desarrollo personal, aprendizaje y disfrute de las voluntarias. Está estructurada en tres fases de la vida adulta de una voluntaria en el movimiento, para una de estas fases se destacan maneras de actuar y detalles importantes a tener en cuenta. MoViS pretende ser una herramienta accesible y flexible que permita adaptarse a cualquier situación concreta y encontrar soluciones que sirvan para cada individuo. Es importante que a la hora de implementar esta herramienta se tenga en cuenta que puede resultar más o menos útil a las situaciones particulares de cada equipo, grupo o entidad y es necesario el criterio de las voluntarias para elegir y utilizar los puntos que les sean más relevantes.

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¿QUÉ NOS OFRECE MoViS? Implementando este método de trabajo vamos a poder definir y centrarnos en cada una de las etapas por las que pasa cada voluntaria. Dedicándole el tiempo y el apoyo necesarios para que disfrute lo máximo posible de su desarrollo personal en el movimiento. Cada una de las tres etapas en las que está estructurado, nos señala una serie de aspectos que no podemos dejar de lado sin pensarlas. Cada uno de estos puntos está enfocado para que la voluntaria con la que estemos trabajando sienta que está avanzando y recibiendo toda la ayuda, conocimiento y apoyo que necesite para llevar a cabo sus tareas. Cada una de las etapas tiene un objetivo general concreto que engloba los puntos concretos. La primera etapa, la bienvenida, busca que la voluntaria tenga claras las tareas que desempeñará; y cómo y con quién las tiene que llevar a cabo, la segunda etapa es la de aprendizaje, apoyo y desarrollo de las tareas, y por último, tenemos la etapa de decisión en la que la voluntaria decidirá qué nuevo rol quiere llevar a cabo una vez ha terminado la etapa que había decidido comenzar. Cada una de estas etapas señala una serie de puntos; que tendremos en cuenta según la situación individual de cada voluntaria, y que nos servirán para abordar todos los aspectos necesarios para el mejor desempeño de las tareas.

ETAPA DE BIENVENIDA Llega el momento en el que alguien quiere empezar una etapa de voluntariado, puede ser una persona completamente nueva al movimento, alguien que quiera cambiar de tareas o alguien que vuelve después de un tiempo de desconexión. En cualquier caso, siempre tenemos los brazos abiertos, aunque a veces, con la vorágine del día a día se nos olvida dar una buena bienvenida y mimar a nuestros voluntarios. En esta etapa es importante cuidar el momento de captación de la voluntaria, llegar a un acuerdo mutuo con una descripción clara de las tareas a desempeñar y sobre todo... ¡Dar un recibimiento a la altura!

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Captación El guidismo es un movimiento basado en el trabajo de voluntarias y en una rotación dinámica y estable de este equipo humano. Es importante contar con una renovación constante de sus adultas y poner un ojo fuera de la asociación es una decisión estratégica que nos permite mantener una base de voluntarias que cubra las necesidades de la entidad. En nuestro plan de captación de voluntarias es imprescindible definir y conocer los requisitos y necesidades para poder buscar candidatos para los cargos buscados. Hacer un seguimiento del estado de tu equipo de voluntarias te permitirá prever posibles bajas en el equipo y poner en marcha un proceso de captación. Es importante tener una visión a medio y largo plazo de los recursos humanos de los que dispondremos e ir formando a nuestras voluntarias para nuevas tareas e invitando a nuevos miembros a los equipos.

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Como organización tenemos que tener claro si somos capaces no solo de captar nuevas voluntarias si no de retenerlos a largo plazo, así como de ofrecer oportunidades atractivas que mantengan el interés de la voluntaria por seguir trabajando. Es importante mostrar compromiso activo por potenciar la igualdad y diversidad de nuestros equipos, nuestros equipos de voluntarias deben reflejar la sociedad en la que queremos trabajar.

Acuerdo Mutuo Antes de que la voluntaria se comprometa a asumir sus nuevas tareas necesita conocer de una manera general las tareas y objetivos por los que tendrá que trabajar. Es importante, que esta información se la transmitamos de la manera más clara, sencilla y accesible posible. Tenemos que tener en cuenta que el voluntariado se basa únicamente en este acuerdo y el compromiso adquirido por cada parte, por tanto no podemos olvidar el señalar todo aquello de lo que se va a beneficiar la voluntaria y hacer valer no solo sus nuevas tareas si no las puertas que se le abren.

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Desde el principio es esencial dejar claro la misión y objetivos de la organización ya que podría suponer un problema que la voluntaria no se encontrase cómoda trabajando para unos objetivos que no siente como propios. Desde luego, hay que naturalizar la discrepancia y dar espacios al intercambio de opiniones pero siempre debajo del funcionamiento de la entidad.

Descripción de las Tareas A la hora de definir qué tareas va a desempeñar un rol concreto como voluntaria es esencial dejar claro: Las tareas generales y responsabilidades del cargo El tiempo semanal o mensual que se espera que la voluntaria dedique Cualquier tipo de habilidad o conocimiento necesario Número de personas en el equipo Cualquier otro tipo de información que podría resultar útil

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Sin embargo, para atraer a las voluntarias y demostrar que el voluntariado mola es igual de importante aclarar todos los beneficios que la voluntaria obtendrá a cambio de dedicar su tiempo libre a Guías: Es super divertido Vas a conocer nuevas amigas y a hacer contactos Pertenecer a un grupo o comunidad que trabaja para la sociedad Vas a aprender y adquirir nuevas habilidades (Muchas veces muy valoradas en el mundo laboral) Vas a potenciar tu creatividad y la capacidad de resolver problemas Vas a desarrollarte como persona y explorar nuevos intereses Vas a hacer algo útil y disfrutable para mejorar tu entorno

¡Bienvenida! En el momento en el que alguien se decide a tomar compromiso con el guidismo y empezar una etapa de voluntariado es esencial dar una bienvenida a la altura y asegurarnos de que la voluntaria se siente segura e incluida en el equipo. El cómo hacerlo dependerá de si es una persona completamente nueva en la entidad o si es alguien que ha cambiado de rol. Cuando una persona completamente nueva empieza a trabajar en la entidad es fácil que se sienta abrumada por la cantidad de personas con las que tendrá que interactuar, las nuevas tareas y responsabilidades que ha asumido, así como todo lo que tiene que aprender. Para alguien que está dando sus primeros pasos en el guidismo puede ser agotador y difícil hacerse su pequeño espacio, por eso es importante que facilitemos este proceso lo máximo posible. Dedicar un momento para dar la bienvenida y que todas las voluntarias del equipo se puedan presentar a quien acaba de empezar ayudará a la inclusión. Los símbolos de pertenencia, como insignias y parches, ayudan a afianzar el sentimiento de pertenencia.

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Cuando una persona que ya forma parte de la entidad se decide a cambiar de rol y asumir nuevas tareas, es enormemente recomendable tener un pequeño periodo de adaptación, donde se le pase el testigo y pueda resolver todas las dudas posibles respecto a este nuevo cargo. Que sea alguien que ya conoce el guidismo no significa que no podamos aprovechar este momento de renovación para recordar y debatir el por qué hacemos lo que hacemos, y reforzar el compromiso de la voluntaria. Una herramienta muy valiosa es preparar pequeños kits de bienvenida para los cargos que cubran las necesidades informativas, materiales y recursos que pueda necesitar la voluntaria. Un kit de bienvenida puede componerse de: Una carta personalizada de bienvenida Nuevas insignias Información general acerca de Guías y los distintos niveles (internacional, nacional, local…) Estatutos y reglamentos de la entidad Los objetivos del guidismo Las ventajas de ser voluntaria en Guías Descripción del grupo local y el equipo que lo forma Cómo buscar ayuda en tus tareas Historia del Guidismo y tradiciones Costes de la entidad y obligaciones legales Protocolos de actuación, seguridad y salud a la hora de trabajar con niñas y niños Listas de contacto

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ETAPA DE APRENDIZAJE, AYUDA Y DESARROLLO Esta etapa es el periodo de tiempo en el que el voluntariado se lleva a cabo, se aprenden los conocimientos aplicados y se aplican de una manera en paralelo, aunque se guarde un espacio de aprendizaje “formal” se fomenta principalmente el aprender por la acción. Durante esta etapa es esencial que la voluntaria sienta un respaldo y apoyo, ayudando a que resuelva los posibles contratiempos que encuentre.

Mentorado Un proceso de mentorado en el momento que la voluntaria asume nuevas responsabilidades es enormemente beneficioso. Que la voluntaria pueda consultar y pedir ayuda cuando lo crea necesario y que tenga a alguien con más experiencia en el cargo a modo de “red de seguridad” ayudará a que la voluntaria se sienta valorada y a evitar esas sensaciones de hastío y quemazón. Además de ser un momento ideal para adquirir conocimientos clave y habilidades necesarias para el desempeño del cargo, establecer un seguimiento con una persona clave afianza el relevo y a cada voluntaria. Durante los primeros pasos de una voluntaria en un nuevo cargo es importante ofrecer toda la ayuda posible para que pueda conciliar su vida personal y el voluntariado, ya que si no se hace adecuadamente puede desembocar en una pérdida de motivación e interés y un abandono del cargo. El juntarse a tomar un café y charlar de manera periódica con cada voluntaria es algo que conlleva un esfuerzo significativo pero que siempre se traducirá en relaciones más sólidas y saludables y un entorno de trabajo más positivo.

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Algunos de los aspectos que tenemos que conocer y preguntar al guiar una voluntaria durante un mentorado son: ¿Qué problemas clave estás afrontando? ¿Tu cargo en Guías es parte de tu proyecto personal? Qué problemas o incompatibilidades estás encontrando al conciliar tu vida personal y Guías ¿Qué situaciones provocan que desempeñes tu cargo adecuadamente? ¿Cuáles son tus principales prioridades fuera de Guías? ¿Encuentras apoyo fuera de Guías para realizar tu voluntariado? ¿Como puedes encontrar más apoyo?¿Cómo puede ayudarte el grupo/equipo? A la hora de ayudar a una voluntaria tenemos que ser capaces de no ofrecer consejos como soluciones, lo que tenemos que hacer es ofrecer las preguntas adecuadas para que cada individuo encuentre sus propias soluciones, fomentar el diálogo y el debate a través de la creatividad y el intercambio de ideas.

Aprendizaje Cuando una voluntaria asume un nuevo cargo, probablemente vengan con él tareas que requieran unos conocimientos o habilidades concretas que tenga que aprender. La mayoría de las veces es posible aprenderlas a través de la experiencia pero es recomendable tener acceso a distintos recursos de formación. Es nuestra responsabilidad el facilitar estos recursos y herramientas a las voluntarias, desde cursos presenciales a formaciones online, o recursos digitales en los que cada persona pueda especializarse y aprovecharlos al máximo y a su propio ritmo, siempre adecuandolo a los tiempos y disponibilidades personales.

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Aprender haciendo Es nuestra manera favorita de aprender y no tenemos que olvidar que el voluntariado es una oportunidad genial para tener un aprendizaje constante. Además es algo que no solo involucra a la voluntaria, si no que depende directamente del feedback y las evaluaciones que el resto del equipo haga. En general el aprendizaje por la acción se compone de cuatro momentos, dos de los cuales es cuando la voluntaria dedica el tiempo y esfuerzo al trabajo y los otros dos es cuando el equipo y la coordinación junto a la voluntaria ofrecen ayuda y extraen lo aprendido. Los cuatro momentos son: Realizar la acción: Una acción que describamos con hechos y palabras concretas, es cuando la voluntaria se implica y la tarea se lleva a cabo Reflexionar sobre lo realizado: Una observación de las sensaciones y el comportamiento y sus consecuencias. ¿Qué he experimentado? Evaluar: Buscamos extraer el aprendizaje, tanto en el desarrollo personal de la voluntaria, cómo el aprendizaje colectivo del equipo. ¿Por qué ha ido cómo ha ido? ¿Qué hemos aprendido? Aplicar: Es cuando aplicamos lo aprendido y lo traducimos a acciones concretas mejoradas de las anteriores

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Motivar Como movimiento que se fundamenta en que gente joven sea autónoma, responsable y activa en su entorno, es importante tener voluntarias motivadas en mostrar un desarrollo personal continuo. Sin embargo, muchas veces nos encontramos con que las voluntarias se muestran reticentes a aprender cosas nuevas y se acomodan en un contexto en el que solo quieren hacer lo que ya conocen. Para minimizar esto, es recomendable tener momentos de reflexión donde cada individuo busque; con o sin ayuda, sus necesidades de aprendizaje, conocimientos objetivo y evalúe todo lo aprendido. Pero debemos motivar a que estas reflexiones se hagan teniendo en cuenta tanto el entorno de Guías cómo todo lo de fuera, es decir, buscar un uso transversal de los conocimientos en todos los ámbitos de la voluntaria.

Ayuda En el momento de ayudar a las voluntarias podemos hacerlo de muchas maneras distintas, lo hagamos cómo lo hagamos no podemos olvidar que tenemos que ayudar a la voluntaria de dos maneras distintas. Ayudar a la persona y su desarrollo y bienestar, y supervisar que las tareas se lleven a cabo lo mejor posible. Ayudar a la persona tiene los objetivos de: Centrarte en el individuo Crear un entorno en el que las voluntarias puedan expresarse Evitar el aislamiento de las voluntarias Abordar los problemas y conflictos personales de una manera ágil, saludable y constructiva Ayudar a que la voluntaria se sienta satisfecha con su trabajo y se sienta valorada

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En cambio, supervisar la tarea tiene los objetivos de: Supervisar el trabajo y el rendimiento Evaluar el trabajo y el rendimiento Aclarar las prioridades Identificar las necesidades formativas Definir las tareas y responsabilidades Mejorar la confianza a la hora de trabajar Compartir sensaciones sobre cómo se lleva a cabo el trabajo Reconocer y abordar problemas Muchas veces la ayuda se lleva a cabo de una manera informal por personas afines y por personas con roles de liderazgo dentro de cada grupo/equipo. Sin embargo, es importante que tengamos claro y hagamos uso de una planificación a la hora de ayudar y supervisar a nuestras voluntarias para buscar que esta ayuda sea lo más efectiva posible. Una de las maneras de conseguir esto es hacer ver que la ayuda y la supervisión es algo normalizado y positivo en Guías y que no tiene que pasar solo cuando hay un problema. Generalmente existen varios puntos clave para llevar a cabo esta ayuda. El clima que construyamos en nuestro grupo/equipo tiene que permitir a cada voluntaria el pedir ayuda de una manera en la que sientan que es bueno preguntar. Muchas veces será necesario que la propia coordinación ofrezca la ayuda sin esperar a que la pida la voluntaria, o ofrecer la ayuda de la manera que le sea más cómodo a la voluntaria. Ser flexibles y adaptarnos a las necesidades individuales de cada voluntaria, aunque esto suponga un despliegue mayor de recursos por parte de la entidad. Tendremos que encontrar un equilibrio entre las necesidades de la entidad y el desempeño de las tareas; y por otro lado, las necesidades personales de cada voluntaria.

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Distintas maneras de ayudar a la voluntaria: Ofrecer consejo y compartir ideas y experiencias personales. Facilitar información para cada situación concreta Asumir cargas puntuales de trabajo para liberar a la voluntaria Enseñar o facilitar conocimiento y habilidades Cambiar los sistemas de trabajo para mejorar la estructura organizativa Explorar los problemas que encontremos y buscar maneras de afrontarlos Trabajo en grupo de los problemas Dar feedback a la voluntaria de su situación y trabajo En cambio, a la hora de supervisar el desempeño de tareas no podemos olvidar: ¿Cómo te sientes acerca de tu voluntariado? ¿Qué está funcionando bien? ¿Qué no está yendo tan bien? ¿Como ves tu carga de trabajo? Es mucho, poco, muy fácil, muy difícil… Hablemos sobre las tareas que llevas a cabo ¿Qué tal te has integrado con el resto de voluntarias? ¿Que ideas de mejora para el grupo/equipo/proyecto? ¿Y para tí? ¿Sientes que estás desarrollándote adecuadamente? ¿Estás contenta con tu cargo/rol actual? Hay algo nuevo que podamos llevar a cabo

Enseñar El aprendizaje y desarrollo de competencias es ideal que se lleve a cabo bajo el método 70/20/10, esto quiere decir: El 70% de lo aprendido sea a través del aprendizaje por la acción El 20% del aprendizaje sea a través de mentorados y compartir conocimientos y experiencias con otras voluntarias El 10% del aprendizaje en cursos, formaciones y mesas de trabajo.

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Se recomienda que todas las entidades tengan un sistema de formación efectivo en el que las voluntarias se puedan desarrollar adecuadamente. Para evaluar los sistemas de formación tenemos que atender a cuatro puntos: Reacciones: Medir cómo reaccionan las voluntarias a las formaciones. Queremos las formaciones se sientan como algo valioso, al igual que el material, la presentación, las formadoras… Para recoger las reacciones es importante el feedback instantáneo. Aprendizaje: Medir qué se ha aprendido y cuánto han aumentado su conocimiento después de la formación. Para medir esto, se recomienda que se haga una evaluación entre formadoras y coordinaciones de las voluntarias. Conducta: Medir si después de la formación la voluntaria ha variado su conducta en base a lo aprendido. En el caso de que no se vea un cambio en la manera de actuar tras una formación hay que ver por qué… ¿No aplican lo aprendido? ¿No es útil? ¿No se les permite? Resultados: Medir el grado de satisfacción con los objetivos iniciales de las formaciones y distinguir que está relacionado con la formación. Medir resultados a largo plazo

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Evaluación A lo largo de toda esta etapa de trabajo, es recomendable realizar pequeños momentos que sirvan para evaluar el desarrollo de tareas y las experiencias y aprendizaje de la voluntaria. Estos momentos son ideales para reconocer y celebrar los éxitos y asegurarnos de que el esfuerzo de la voluntaria sigue siendo exitoso. Señalar el principal éxito Determinar que ha permitido este éxito Asegurarnos de que lo aprendido qué documentado para próximas situaciones ¡Celebrar el éxito! Por supuesto, es imprescindible y necesario definir las áreas en las que existe una posible mejora a llevar a cabo. ¿Qué no ha funcionado? Determinar las razones del fracaso o del incumplimiento de objetivos Asegurarnos de que lo aprendido queda documentado para próximas situaciones Decidir cómo recuperarnos de posibles decepciones ¡Celebrar el fracaso! A la hora de hacer cualquier tipo de evaluación es importante decidir qué evaluamos. Y siempre tenemos que tener en cuenta el evaluar el rendimiento y trabajo de la voluntaria así como su satisfacción y desarrollo personal. Para eso podemos tener en cuenta los siguientes indicadores: Evaluación basada en la misión de la entidad. Cuánto ha ayudado a la voluntaria la misión de la entidad y los planes de desarrollo del grupo/equipo Número de voluntarias Horas dedicadas al voluntariado Extensión en el tiempo del voluntariado Guías que se han beneficiado directa o indirectamente del trabajo de la voluntaria

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Trabajo de la voluntaria que se ha reflejado en financiación para la entidadCual ha sido la experiencia de la voluntaria Qué ha aprendido y adquirido Qué recomendaciones y feedback da la voluntaria para mejorar el proceso de captación, seguimiento y ayuda de voluntarias

ETAPA DE GESTIÓN Cuando una voluntaria llega al final de una etapa en la que se ha comprometido a llevar determinado cargo y ha estado trabajando duro es momento de pensar que hacer a partir de entonces. Para esto es imprescindible contar con un plan de sucesión que nos sirva para decidir los próximos pasos para una voluntaria que acaba de terminar una etapa.

Sucesión Como entidad asegurarnos de que nuestras voluntarias se desarrollan para cubrir todas las necesidades de la asociación es algo esencial. Y asegurar una formación, seguimiento, y preparación adecuados para hacer los procesos de transición lo más accesibles y estables posible. Si solo pensamos a corto plazo, nos puede conllevar un esfuerzo inasumible el encontrar relevos generacionales y perder piezas muy valiosas de la organización. Además de que un plan formal de sucesión debería ser un método de empoderamiento joven promoviendo roles de liderazgo entre nuestras jóvenes.

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WAGGGS ha identificado y recogido los beneficios de tener un plan formal de sucesión en su genial Succession Planning Toolkit. Los beneficios de un plan formal de sucesión son: Asegurar un crecimiento sostenible y la supervivencia de la entidad Conseguir continuidad y estabilidades en las acciones de la entidad Concentrarnos en la continuidad de los equipos y mejorar el conocimiento compartido Crear un enlace entre el presente y el futuro Desarrollar a las personas dentro de la entidad Preparar a las actuales voluntarias para abordar roles clave Desarrollar el talento y crecimiento a largo plazo Mejorar la capacidad de trabajo y el rendimiento Mejorar el compromiso y la retención de voluntarias Conocer los requisitos de actuales y futuras posiciones Motivar a las voluntarias Abordar la creciente dificultad de encontrar voluntarias nuevas Proporcionar una supervisión más efectiva de competencias y habilidades Un plan de sucesión muy sencillo contaría con los siguientes pasos en el proceso: Paso 1 - Enlazar decisiones estratégicas: Utiliza la misión y visión de tu entidad y del movimiento Paso 2 - Analiza las necesidades y competencias necesitadas: ¿Qué problemas principales afrontamos? ¿Qué cargos/roles son claves en la entidad? Paso 3 - Identificar y evaluar el talento y competencias: ¿Dónde se esconde el talento y el conocimiento? ¿Es dentro de la entidad? ¿Dónde podemos conseguir recursos externos? Paso 4 - Desarrollar las competencias en las que vienen: Asegúrate de formar a las personas que muestran interés y son susceptibles de coger el testigo de determinado cargo/rol Paso 5 - Supervisión y evaluación: No solo a los que toman el testigo, si no todo el proceso de sucesión se tiene que evaluar

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Reconocimiento El reconocimiento puede ser una motivación muy valiosa para nuestras voluntarias, reconocer el tiempo dedicado, el esfuerzo, el valor añadido y los conocimientos adquiridos. El cómo y cuándo se haga puede depender de circunstancias concretas pero generalmente la manera con mayor impacto es hacer un reconocimiento entre compañeras. Es positivo hacer del reconocimiento algo personal y si es una situación especial podemos incluso hacer una pequeña ceremonia o acto. Para poder reconocer los esfuerzos de una voluntaria podemos utilizar distintos métodos: Parches, insignias y símbolos: El reconocimiento simbólico es una herramienta poderosa para reconocer el esfuerzo de las voluntarias y que sea fácilmente entendible por el resto de voluntarias. Regalos: Está claro que las voluntarias no cobran pero no está prohibido en absoluto hacer regalos como reconocimiento Descripciones detalladas de tareas para CV o LinkedIn: Facilitar que todo el trabajo que invierten las voluntarias en la entidad sea traducido y aprovechado en el mundo laboral y facilitar su empleabilidad. Cartas de recomendación y certificados Convalidaciones y otras herramientas formales de reconocimiento

Rotación de tareas La rotación de tareas es una técnica que nos permite ser exitosas e innovadoras además de estar incluido en los planes de crecimiento y desarrollo. Este proceso motiva a las voluntarias a experimentar nuevos roles que beneficien tanto al individuo como a la entidad. La retención de adultos depende directamente de la satisfacción y el disfrute de las voluntarias y adoptar nuevos roles puede incrementar estos factores drásticamente.

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Para la voluntaria, una rotación en las tareas puede conllevar los siguientes beneficios: Mejor uso de las habilidades y conocimientos que posee Mayor satisfacción Nuevas habilidades y conocimientos adquiridos Nuevos desafíos y motivaciones Nuevas dinámicas de trabajo Encontrar un rol que se adapte mejor al individuo Para la entidad, por otro lado, es esencial: Establecer nuevos objetivos para la nueva voluntaria Innovación Voluntarias motivadas Mejora en los procesos, más ojos críticos Crear oportunidades para jóvenes y adultas a sumarse

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Conservación Hay que tener claro que conseguir que una voluntaria se quede, es un resultado del trabajo, no una tarea más. Es decir, es imposible conseguir que una voluntaria se quede si no se ha hecho todo el trabajo de seguimiento, ayuda, renovación y aprendizaje de una manera adecuada. Es por eso que tenemos que entender la conservación de las voluntarias como un resultado final de una gestión de voluntarias bien realizada. Cuando una voluntaria se aleja de la entidad es importante las causas que hay detrás, charlar con la voluntaria, realizar una pequeña evaluación o intentar recabar esta información de otro modo nos permitirá actuar y mejorar. Esta información nos ayuda a crear y/o mejorar los procesos de gestión de voluntarias. En general nos podemos distinguir distintas causas por las que una voluntaria puede alejarse del movimiento según qué experiencia tiene en la entidad. Para voluntarias que se van en su primer año normalmente las causas son: Guías no siempre consigue ser todo lo acogedor que nos gustaría Se dan cuenta que el rol que habían asumido es demasiado grande (En nivel de responsabilidad y/o exigencia de tiempo)No se sienten a gusto trabajando con guías Tienen dificultades o problemas con otras voluntarias El equipo no estaba preparado para incluir personas nuevas Las personas que tienen una amplia experiencia en la entidad (+5 años) Debido a un cambio en sus circunstancias personales (trabajo, otros compromisos, estudios...) que les impiden dedicar tiempo al voluntariado Tienen dificultades o problemas con otras voluntarias Falta de motivación en sus roles

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Sin embargo, todas conocemos las características necesarias para conseguir una conservación de las voluntarias: Compartir y mostrar los valores del Guidismo Una ayuda apropiada por parte de la entidad para llevar a cabo las tareas Un aprendizaje apropiado para cubrir las necesidades del cargo ¡Aprender y trabajar de una manera divertida como todas las Guías! Una rotación de cargos exitosa y ofreciendo nuevas metas y motivaciones Facilitar la conciliación entre las vidas personales y el voluntariado en Guías

Retiro A veces la aventura Guía termina y es momento de empezar aventuras nuevas. Esto no es malo y en Guías, si está bien hecho, el retiro es algo que hay que tener en cuenta y aceptar con naturalidad. Lo ideal es que esté previsto e incluido en los planes de sucesión de la entidad, y es importante que celebremos el que alguien se aleje del movimiento. Que tengamos la oportunidad de dar una despedida a la altura y evitemos esas “bombas de humo”, que se dan cuando debido a diferentes razones, una voluntaria se encuentra incapaz de ofrecer el mismo compromiso y poco a poco pierde visibilidad hasta que desaparecen. Algunas preguntas a considerar son: ¿Establecemos un periodo de tiempo para cada cargo? ¿Establecemos una edad de retiro para cada cargo? ¿Creemos que la edad afecta a la viabilidad de una voluntaria? ¿Tener marcos de tiempo fomenta una mayor concentración al hacerlo lo mejor posible en el tiempo dado?

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Es esencial que todas las voluntarias que dejen la entidad lo hagan con un buen sabor de boca y recordando su trayectoria en Guías y todo lo que ha conseguido. Regalos de despedida o símbolos que muestren gratitud es una manera fantástica. Las despedidas tienen que naturalizarse y hacerlas con cariño, al fin y al cabo, nos dedicamos a esto cómo una afición; aunque sea una afición que amemos y por la que nos dejemos la piel. Por supuesto, es esencial que la entidad mantenga el contacto con las voluntarias que se hayan ido, las despedidas no tienen por que ser para siempre, y hay que dejar la puerta abierta de manera constante. Estas personas pueden ofrecer ayudas puntuales, formaciones, consejo y cualquier otro tipo de ayuda.

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CONCLUSIÓN Que este dossier sirva para que el trabajo en cada entidad gire entorno a cada voluntaria, muchas veces en la vorágine del día a día, del trabajo y de las fechas, se nos olvida que trabajamos con personas que se ilusionan, desmotivan, equivocan, aprenden y crecen. Con personas a las que tenemos que cuidar por qué son el motor que hace que todo esto funcione, no dejemos que el hastío y las actitudes tóxicas nos hagan perder talento. Con el trabajo colectivo de cada una de nosotras podemos lograr cosas increíbles, y solo depende de nosotras. De ver a las voluntarias como el recurso más valioso que tenemos y de facilitar conciliaciones, empoderamientos y asumir la equivocación. Ninguna voluntaria hace mal las cosas por que así lo quiera, cada persona necesita de una guía adecuada y atenta de la que aprender. Todas estamos dando lo mejor que sabemos y podemos para hacer de Guías un motor de cambio. ¡Sigamos así! ¡Guías bien preparadas!

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BIBLIOGRAFÍA Metodología Belbin y Roles de Equipo de Belbin - https://www.belbin.es/ Teoría del liderazgo - https://en.wikipedia.org/wiki/Leadership Management of Volunteers in Scouting - https://movis.network/ Recursos MoViS - http://euroscoutinfo.com/movis-resources/ Plan de Sucesión WAGGGS https://www.wagggs.org/es/resources/succession-planning-toolkit/ Traduce tus habilidades a lenguaje laboral - http://euroscoutinfo.com/wpcontent/uploads/2012/02/empower_yourself_final_SP1.pdf

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