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MANUAL DE USUARIO – GESTIÓN 412 VERSION 3.0

M A NUA L DE U SUAR I O  Gestión 412  SI TI S

NIT. 817.003.543­5 Carrera 8 No 13N 68 – B/ El Recuerdo Popayán, Cauca, Colombia. Teléfonos: (0X2)8231339 – 8239107 ­ 8239323

Gestión 412.

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Tabla de contenido Introducción ...............................................................................................................4 1.

Aspectos normativos ....................................................................................7

2.

Configuración ............................................................................................. 16 2.1. Administración de Normas Técnicas de Promoción y Prevención.. 18 2.2. Administración de actividades................................................................ 19 2.2.1. Configuración de actividades...................................................... 20 2.2.3. Configuración del indicador......................................................... 27 2.2.4. Configuración de Sexo, Biológico y Dosis. ................................. 28 2.2.5. Validación de edades:................................................................... 29 2.2.6. Lista de Diagnósticos a usar: ......................................................... 29 2.2.7. Valores de referencia ..................................................................... 30 2.3.

Configuración

de

portafolio

de

actividades

Promoción

y

Prevención por IPS.............................................................................................. 33 2.4. Administración de indicadores ................................................................ 38 2.5. Administración del anexo 3 ...................................................................... 40 2.6. Administración de exclusiones................................................................. 42 2.7. Administración de actividades especiales ........................................... 46 2.8. Administración de grupos poblacionales.............................................. 47 2.9. Configuración de contratos de Aseguramiento y Prestación de Servicios. ............................................................................................................... 49 2.9.1. Agrupaciones contratos. ............................................................... 50 2.9.2. Agrupaciones Actividades Específicas....................................... 52 2.10. Administrar Indicadores........................................................................... 53 2.11. Configuración de parámetros .............................................................. 54 2.11.1 Generales ......................................................................................... 55 2.11.2. Programación................................................................................. 56 2.11.3. Otras. ................................................................................................ 58 2.13. Administración de Usuarios..................................................................... 58 3.

Planeación................................................................................................... 63 3.1. Creación del contrato de aseguramiento y Carga de afiliados..... 63 3.2. Programación por contrato de aseguramiento. ................................. 64 3.3. Programación de actividades por IPS. .................................................. 74 3.3.1. Carga de Afiliados por IPS por Contrato.................................... 78 3.3.2. Carga de planos desde un archivo plano. ............................... 80

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3.4. Carga de exclusiones ................................................................................ 83 3.5.1. Registro individual de exclusiones................................................ 84 3.5.2. Registro masivo de exclusiones desde archivo plano............. 88 3.5. Carga del histórico ..................................................................................... 91 3.5.1. Registro individual del histórico..................................................... 91 3.5.2. Registro masivo del histórico desde archivo de texto ............. 94 3.6. Proceso de cálculo de atividades .......................................................... 95 3.7. Ajustar población cargada. ..................................................................... 98 3.8. Generación de Matrices ........................................................................... 99 3.9. Generación de Matrices de Presupuesto ........................................... 106 4.

Auditoria ..................................................................................................... 109 4.1. Revisión de Cuentas................................................................................. 109 4.2. Carga de Radicaciones.......................................................................... 115 4.3. Proceso de auditoria................................................................................ 119 4.3.1. Auditoria de afiliados.................................................................... 119 4.3.2. Administración de glosas ............................................................. 119 4.3.3. Realizar auditorias.......................................................................... 127

5.

Reportes ..................................................................................................... 133 5.1. Reportes en el proceso de configuración........................................... 133 5.1.1. Reporte de exclusiones configuradas....................................... 133 5.1.2. Reporte de exclusiones ................................................................ 135 5.2. Reportes en el proceso de carga de afiliados.................................. 138 5.2.1. Reporte grupos poblacionales ................................................... 138 5.2.2. Registro de cargas......................................................................... 141 5.2.3. Reporte de Actividades programadas..................................... 142 5.2.4. Población ajustada ....................................................................... 144 5.3.

Reportes en el proceso de seguimiento y ejecución .................. 145 5.3.1. Reporte de glosas.......................................................................... 145 5.3.2. Consultar seguimiento por afiliado............................................ 148 5.3.3. Consultar seguimiento por contrato.......................................... 153 5.3.4. Reporte de actividades realizadas............................................ 155 5.3.5. Generar anexo 3............................................................................ 169 5.3.6. Formato único reporte de API .................................................... 171 5.3.7. Reportes de seguimiento ............................................................. 175

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Introducción En todo proceso de presencia de enfermedad en el hombre, se presenta un desequilibrio entre el medio ambiente que lo rodea y algunas características propias del individuo, desequilibrio que se manifiesta en lo que comúnmente se ha denominado “Síntomas de la Enfermedad”. Teniendo en cuenta que no es posible siempre definir el límite entre Enfermedad y Salud, por cuanto algunas patologías se presentan de forma “silenciosa” o sea que no manifiestan sus síntomas hasta que las mismas se encuentran en un estado avanzado, se hace necesario instaurar medidas que posibiliten la no presencia de la enfermedad o en su defecto faciliten la detección temprana de las mismas. El efecto de instaurar medidas oportunas tendientes a evitar la presencia de la enfermedad o posibilitar su detección temprana, obedece a los estudios científicos que ha realizado la Salud Pública en cuanto a las diversas etapas que se presentan al interior de cada enfermedad, lo que se conoce como la “Historia Natural de la Enfermedad”. En la Historia Natural de la Enfermedad se suscitan dos (2) etapas, el periodo pre – patogénico y el patogénico, y es precisamente en estos periodos en donde se debe actuar de forma apropiada con la realización

de

Actividades,

Procedimientos

e

Intervenciones

de

Promoción de la Salud y Prevención de la Enfermedad, a fin de evitar tanto la presencia y corrección de la misma, como las consecuencias que ella acarrea (incapacidad, muerte, etc.). Gráficamente la relación de los dos períodos y los momentos en los cuales se debe efectuar las acciones de salud pública se esquematizan en el siguiente cuadro.

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HISTORIA NATURAL DE LA ENFERMEDAD Y SUS NIVELES DE PREVENCIÓN PERIODO PRE ­ PATOGENICO

PERIODO PATOGÉNICO

NIVELES DE ACCIÓN E INTERACCIONES

NIVELES DE ACCIÓN E INTERACCIONES

Promoción de la Salud.  1.  Capacitación.  2.  Educación 

A fin de evitar complicaciones como incapacidades e incluso la muerte, se hace necesario instaurar medidas tendientes a detectar oportunamente la presencia de la enfermedad (actuar en el horizonte clínico o sea cuando se da la presencia de los primeros signos y síntomas, e incluso un poco antes) y así generar tratamientos oportunos y adecuados según cada patología; para ello contamos con las normas técnicas de detección temprana de la enfermedad.

Huesped

Agente

Muerte

Medio

Período de 

Estado Crónico  Prevención de la Enfermedad.  1.  PAI.  2.  Salud Oral.  3.  Planificación familiar.  4.  Atención de Parto.  5.  Atención del Recién Nacido.  En este período aún no se hace manifiesta la enfermedad, se están dando entonces una serie de inter­relaciones entre los tres elementos que generalmente permanecen en equilibrio y cuyo resultado puede influir para que aparezca la enfermedad. Los diversos factores en su inter­relación generan lo que se denomina “Factores de Riesgo” que posibilitan la presencia de la enfermedad y por tanto son el objetivo de la intervención realizada a través de las acciones de la Promoción y Prevención. Con las actividades, procedimientos e intervenciones de Promoción de la Salud y Prevención de la Enfermedad, gestionadas de forma apropiada se logra intervenir sobre los desequilibrios que se puedan presentar entre los tres agentes y evitar por tanto la presencia de la enfermedad; cuando esto no se logra se logran estímulos y favorecen la presencia del agente y por tanto se presenta el siguiente proceso patogénico. 

DESEQULIBRIO INCONTROLADO 

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Período de 

Incapacidad Período de 

Diagnóstico de la 

Período de 

Presencia de Signos y 

Período de 

Cambios internos en 

Período de  Curación  Cr ecimiento del 

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Es claro entonces que al interior de las estrategias de salud definidas e instauradas por el Estado Colombiano se pretende, con diversos bloqueos, interrumpir la Historia Natural de la Enfermedad en sus fases o etapas de Pre­patogenia y patogenia. En este sentido el sistema General de Seguridad Social en Salud “SGSSS” nos provee de una serie de insumos y herramientas contenidas en diversas

normas

que

no

solamente

detallan

las

actividades,

procedimientos e intervenciones a instaurar, sino que nos da, quizá, el elemento fundamental para garantizar el éxito en la utilización de las diversas barreras que bloquean la Historia Natural de la Enfermedad y hace referencia a la GESTIÓN de Promoción y Prevención; entre ellas se destacan: Acuerdo 117/98, Resolución 412/00, Resolución 3384/00 y el Documento Sistema de Fortalecimiento de la Gestión. Para lograr impactar positivamente sobre la salud individual y colectiva, se hace necesario que los diferentes actores del SGSSS puedan gestionar de forma apropiada éstas barreras que, como ya se ha indicado, interrumpen la Historia Natural de la Enfermedad; por ello, es urgente entregar al mismo Sistema mecanismos y herramientas apropiadas que garanticen esta Gestión. Existe en el mercado empresas como SITIS Ltda.

que se han

especializado en el desarrollo de productos Software para el sector salud; en lo relacionado a este tema se entregó una herramienta que permite y garantiza GESTIONAR de forma apropiada la Promoción y Prevención, convirtiéndose así en el producto estrella para este componente de la salud. En este sentido, “GESTIÓN 412” es la mejor alternativa para que los actores del SGSSS puedan, efectivamente, impactar de manera positiva en el estado de salud de las poblaciones e incluso, como consecuencia de ello, disminuir los recursos elevados que se invierten en lo que se denomina recuperación de la salud (medicina curativa).

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1. Aspectos normativos

El Software GESTIÓN 412 garantiza la PLANEACION, EJECUCIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO de las Actividades, Procedimientos e Intervenciones de Promoción de la Salud y Prevención de la Enfermedad, conforme a lo definido en la Normatividad Legal Vigente, Circulares y demás documentos emitidos por los Entes de Dirección y de Inspección, Vigilancia y Control, así: a. Acuerdo 117 de 1.998: Por el cual se establece el obligatorio cumplimiento de las actividades, procedimientos e intervenciones de demanda inducida y la atención de enfermedades de interés en salud pública.

.

Define en su CAPITULO IV, algunos elementos propios que deben considerarse a fin de garantizar una adecuada gestión de las Actividades,

Procedimientos

e

Intervenciones

de

promoción

y

Prevención, así: ·

Artículo 14°. Planeación Anual. Las EPS, Entidades Adaptadas y Transformadas y las Administradoras de Régimen Subsidiado, deben

realizar

la

programación

anual

de

Actividades,

Procedimientos e Intervenciones de Protección específica y Detección temprana y para la atención de enfermedades de interés en salud pública. Estos planes deben estar ajustados a las prioridades territoriales en materia de Salud Pública, definidas por las Direcciones Seccionales de Salud. ·

Artículo 15°. Los indicadores de Gestión (cumplimiento): Para evaluar las actividades desarrolladas por las EPS, Entidades Adaptadas y Transformadas y ARS, el Ministerio de Salud a través de la Dirección General de Promoción y Prevención, determina los niveles de calidad, suficiencia y cobertura mínimos aceptables para el desarrollo de los contenidos del presente Acuerdo. Estos

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están incluidos en las correspondientes Normas Técnicas y Guías de Atención Integral según sea el caso. ·

Artículo 16°. De la evaluación técnica de las actividades intervenciones

y

procedimientos

de

demanda

inducida

y

obligatorio cumplimiento del Régimen Contributivo. Las EPS, Entidades

Adaptadas

y

Transformadas,

deben

presentar

trimestralmente los indicadores de gestión (cumplimiento) definidos a la Dirección General de Promoción y Prevención del Ministerio de Salud y a la Superintendencia Nacional de Salud, de igual manera deben remitir la información consolidada departamental, a las Direcciones Seccionales de Salud donde cuenten con población afiliada. El Ministerio de Salud a través de la Dirección General de Promoción y Prevención realiza revisión y evaluación trimestral y hace la correspondiente retroalimentación a cada una de las EPS y Entidades Adaptadas y Transformadas y a las entidades territoriales para hacer los ajustes necesarios acordes con el Plan Anual. ·

Artículo 17°. De la evaluación técnica de las actividades intervenciones obligatorio

y

procedimientos

cumplimiento

Administradoras

de

del

Régimen

de

demanda

Régimen Subsidiado,

inducida

Subsidiado. deben

y Las

presentar

trimestralmente un informe a las Direcciones Seccionales de Salud, que

contenga

los

Indicadores

de

Gestión

(cumplimiento)

definidos. b. Resolución 412 de 2.000: por la cual se establecen las actividades, procedimientos e intervenciones de demanda inducida y obligatorio cumplimiento y se adoptan las normas técnicas y guías de atención para el desarrollo de las acciones de protección específica y detección temprana y la atención de enfermedades de interés en salud pública. Señala esta norma como aspectos relevantes al interior del software

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GESTIÓN 412 los siguientes aspectos. ·

Artículo 1°. Objeto. Mediante la presente resolución se adoptan las normas técnicas de obligatorio cumplimiento en relación con las actividades,

procedimientos

e

intervenciones

de

demanda

inducida para el desarrollo de las acciones de protección específica y detección temprana y las guías de atención para el manejo de las enfermedades de interés en salud pública, a cargo de las Entidades Promotoras de Salud, Entidades Adaptadas y Administradoras

del

Régimen

Subsidiado.

Igualmente

se

establecen los lineamientos para la programación, evaluación y seguimiento de las actividades establecidas en las normas técnicas que deben desarrollar estas entidades.

·

Artículo 2°. Campo de aplicación. Las disposiciones de la presente resolución se aplicarán a todas las Entidades Promotoras de Salud, Entidades Adaptadas y Administradoras del Régimen Subsidiado.

·

Artículo 3°. Norma técnica. Es el documento mediante el cual se establecen las actividades, procedimientos e intervenciones costo­ efectivas de obligatorio cumplimiento, a desarrollar en forma secuencial y sistemática en la población afiliada, para el cumplimiento de las acciones de protección específica y de detección temprana establecidas en el Acuerdo 117 del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud. Igualmente determinan las frecuencias mínimas anuales de atención

y

los

profesionales

de

la

salud

responsables

debidamente capacitados para el desarrollo de las mismas.

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y


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Parágrafo.

Las

Entidades

Promotoras

de

Salud,

Entidades

Adaptadas y Administradoras del Régimen Subsidiado, no podrán dejar de efectuar las actividades, procedimientos e intervenciones contenidas en las normas técnicas. Tampoco podrán disminuir la frecuencia anual, ni involucrar profesionales de la salud que no cumplan las condiciones mínimas establecidas en la norma. ·

Artículo 4°. Guía de atención. Es el documento mediante el cual se establecen las actividades, procedimientos e intervenciones a seguir y el orden secuencial y lógico para el adecuado diagnóstico y tratamiento de las enfermedades de interés en salud pública establecidas en el Acuerdo 117 del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud y a cargo de las Entidades Promotoras de Salud, Entidades Adaptadas y Administradoras del Régimen Subsidiado. Las guías de atención relacionadas con tuberculosis, lepra, leishmaniasis y malaria contienen elementos normativos de obligatorio cumplimiento.

·

Artículo

5°.

Demanda

inducida.

Son

todas

las

acciones

encaminadas a informar y educar a la población afiliada, con el fin de dar cumplimiento a las actividades, procedimientos e intervenciones de protección específica y detección temprana establecidas en las normas técnicas. Las Entidades Promotoras de Salud, Entidades Adaptadas y Administradoras del Régimen Subsidiado deberán elaborar e implementar estrategias que le garanticen a sus afiliados, de acuerdo con las condiciones de edad, género y salud, el acceso a las actividades procedimientos e intervenciones de protección específica y detección temprana así como la atención de enfermedades de interés en salud pública.

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·

Artículo 6°. Protección específica. Es el conjunto de actividades, procedimientos e intervenciones

tendientes a garantizar la

protección de los afiliados frente a un riesgo específico, con el fin de evitar la presencia de la enfermedad.

·

Artículo 7°. Detección temprana. Es el conjunto de actividades, procedimientos e intervenciones que permiten identificar en forma oportuna y efectiva la enfermedad, facilitan su diagnóstico precoz, el tratamiento oportuno, la reducción de su duración y el daño causado, evitando secuelas, incapacidad y muerte.

c.

Resolución 3384 de 2.000: Por la cual se Modifican Parcialmente las

Resoluciones 412 y 1745 de 2000 y se Deroga la Resolución 1078 de 2000. señala esta norma:

·

Artículo 1. Responsabilidad de las EPS en el Régimen Contributivo frente a las Actividades, Intervenciones y Procedimientos NO­POS Incluidos en las Normas Técnicas: Las actividades, intervenciones, procedimientos y suministros establecidos por las Normas Técnicas y no incluidos en el POS, no son de carácter obligatorio, por tanto las EPS no son responsables de la realización ni financiación de los mismos.

·

Artículo 2. Responsabilidad de las EPS en el Régimen Contributivo Frente a los Medicamentos NO­POS incluidos en las Normas Técnicas y Guías de Atención. De conformidad con lo establecido en el Acuerdo 110 del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud (CNSSS), para garantizar el derecho a la vida y a la salud de las personas, las EPS podrán formular medicamentos no incluidos en el Manual de Medicamentos adoptado a través del Acuerdo 83 del CNSSS.

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·

Artículo 3. Responsabilidad de las ARS Frente a las Actividades, Procedimientos

e

Intervenciones

NO­POSS

en

el

Régimen

Subsidiado. De conformidad con el artículo 4 del Acuerdo 72 del CNSSS,

las

actividades,

procedimientos

e

intervenciones

establecidas en las Normas Técnicas y no incluidas en el POS­S (vasectomía, colposcopia, biopsia de cuello uterino, mamografía, biopsia de mama y consulta oftalmológica a los mayores de 55 años) no son de carácter obligatorio para las ARS y en consecuencia ellas no serán responsables de la realización ni financiación de los mismos. Estas tendrán prioridad para ser atendidas en forma obligatoria en las instituciones públicas o en las privadas con las cuales el Estado tenga contrato de prestación de servicios, con cargo a los recursos del subsidio a la oferta. ·

Artículo 4. Responsabilidad de las ARS en el Régimen Subsidiado Frente a los Medicamentos NO­POSS Incluidos en las Normas técnicas y guías de atención: Para garantizar el derecho a la vida y a la salud de las personas, las ARS deberán garantizar el acceso a medicamentos no incluidos en el manual de medicamentos adoptado a través del Acuerdo 83, de conformidad con lo establecido en el Acuerdo 110 del CNSSS.

·

Artículo 5. Responsabilidad de las Administradoras del Régimen Subsidiado frente a los suministros No­ POSS. Los suministros establecidos por las Normas Técnicas y no incluidos en el POSS, no son de carácter obligatorio, por tanto las ARS no son responsables de la realización ni financiación de los mismos.

·

Artículo 6. Guías de Atención. Las Guías de Atención de enfermedades de interés en salud pública, son documentos técnicos de referencia útiles

para el manejo de algunas

enfermedades en el contexto Nacional. Si bien estos documentos constituyen recomendaciones técnicas, no son de carácter

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obligatorio

para

las

Administradoras

del

los

Regímenes

Contributivo y Subsidiado. Sin embargo, es obligación de todas las Administradoras garantizar la atención de las enfermedades y el seguimiento de las mismas, con sujeción a los contenidos del Plan Obligatorio de Salud –POS y el Plan Obligatorio de Salud Subsidiado ­POSS.

PARAGRAFO. Las Guías de Atención para Tuberculosis, Lepra, leishmaniasis y malaria, contienen elementos normativos de obligatorio cumplimiento por las Administradoras de los regímenes contributivo y subsidiado, en lo que se relaciona con los contenidos del POS y el POSS respectivamente. ·

Artículo 7. Responsabilidad de las EPS en el Régimen Contributivo frente

a

las

actividades,

intervenciones,

procedimientos

y

suministros NO­POS incluidos en las Guías de Atención: Frente a las actividades,

intervenciones,

procedimientos

y

suministros

establecidos por las guías de atención no incluidos en el POS, las EPS no son responsables de la realización ni financiación de los mismos.

·

Artículo 8. Responsabilidad de las Administradoras del Régimen Subsidiado frente a los procedimientos y suministros No POS­ S incluidos en las Guías de Atención. De conformidad con el artículo 4 del Acuerdo 72 del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud,

las

actividades,

procedimientos

e

intervenciones

establecidas en las guías de atención y no incluidas en el POS­S, no son de carácter obligatorio para las ARS y en consecuencia ellas no serán responsables de la realización ni financiación de los mismos. Estas tendrán prioridad para ser atendidos en forma obligatoria en las instituciones públicas o en las privadas con las cuales el Estado tenga contrato de prestación de servicios, para el efecto con cargo a los recursos del subsidio a la oferta.

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·

Artículo 9. Aplicación de Copagos y Cuotas Moderadoras a los Procedimientos de Protección Específica, Detección Temprana y Atención de Enfermedades de Interés en Salud Pública. En relación con las normas técnicas todos los procedimientos, excepto la atención del parto en el Régimen Contributivo, se encuentran exentos de copagos y cuotas moderadoras, en concordancia con lo establecido en el Acuerdo 30 del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud ­ CNSSS.

En relación con las Guías de Atención y teniendo en cuenta el parágrafo 2 del artículo 6 y artículo 7 del Acuerdo 30 del CNSSS, las consultas, exámenes de laboratorio y otras ayudas diagnósticas, así como los medicamentos que deban prescribirse de manera regular en la atención y control de las enfermedades de interés en salud pública, establecidas en el Acuerdo 117, están exentas de copagos y cuotas moderadoras.

Todos los procedimientos que se realicen bajo el contexto de la atención de condiciones excepcionales o complicaciones de la enfermedad de interés en salud pública, podrán ser objeto de cobro de copago o cuotas moderadoras. ·

Artículo 10. Red de Prestadores de Servicios. Modifíquese el parágrafo del Artículo 11 de la resolución 412 de 2000, el cual quedará así: las administradoras de los regímenes contributivo y subsidiado deberán diseñar estrategias de prestación de servicios que garanticen el

acceso de la población afiliada, con

oportunidad y calidad, a las actividades, procedimientos e intervenciones contenidas en las normas técnicas y guías de atención.

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·

Artículo 11.­ Red Prestadora de Servicios para Procedimientos de Diagnóstico y Tratamiento no Incluidos en el POS­S para la Población Beneficiaria del Régimen Subsidiado. Las Direcciones Departamentales y Distritales de Salud deberán suministrar a las Administradoras del Régimen Subsidiado un listado de la Red de Instituciones Prestadoras de servicios disponible, para la realización de los procedimientos de diagnóstico y tratamiento no incluidos en el POS­S de conformidad con lo establecido en el Acuerdo 72 del CNSSS.

GESTIÓN 412, no solamente garantiza estos aspectos normativos si no que, permite también adaptarse a las realidades Nacionales y Locales; A continuación se detalla las diversas fases que se contemplan por GESTIÓN 412 al interior del proceso de Gestión de la Promoción y Prevención.

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2. Configuración

Como se indicó anteriormente con la Resolución 412 de 2.000 se adoptan las Normas Técnicas en relación a las Actividades, Procedimientos

e

Intervenciones

de

Protección

Específica

y

Detección Temprana de obligatorio cumplimiento, definiendo para ellas sus poblaciones objeto, concentraciones mínimas, recurso humano, matrices de programación e indicadores, entre otros aspectos (variables). Inicialmente, GESTIÓN 412 permite configurar las variables descritas en lo que se ha denominada Malla de Validación; esta malla es parametrizable, lo que significa que, acorde a las particularidades de cada zona geográfica, puede sufrir ajustes; por ejemplo ampliar los rangos de edades de la Población Objeto en alguna Norma Técnica específica; sin embargo a todos los clientes, la malla se entrega cien por ciento amparada en la Normatividad Legal Vigente. Contando con los insumos que nos entrega las Normas Técnicas, GESTIÓN 412 garantiza la Gestión de Promoción y Prevención con base en cada contrato de Aseguramiento y de Prestación de Servicios, lo que permite a cada actor del Sistema General de Seguridad Social en Salud “SGSSS” garantizar un control estricto de dicha gestión; una vez se conocen las poblaciones aseguradas (bases de datos) respecto de cada Empresa Administradora de Planes de Beneficios EAPB, el Software Seguro ® realiza una validación de la Estructura y Contenido de la información de cada

una de éstas

bases, teniendo en cuenta para ello los requerimientos normativos definidos en la resolución 0812 de 2007 y sus antecesoras resoluciones 890 de 2.002 y 195 de 2.005. Es

muy importante poder mostrar a

nuestros clientes que Gestión 412, a lo largo y ancho de su estructura, hace uso de validaciones (auditorias) que garantizan transparencia y confiabilidad de los datos entregados en los reportes normativos que se generan.

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De forma automática GESTIÓN 412 define los grupos poblacionales, número de personas por cada grupo y de forma exacta lista las personas que están inmersas en cada uno de ellos.

Por ser

parametrizable todo el sistema Software, nuestros clientes pueden definir cuantos grupos poblacionales deseen, además de los requeridos por cada Norma Técnica; posteriormente los totales de cada grupo poblacional son llevados a las matrices de programación, a fin de obtener de forma automatizada el total de actividades programadas en el año, en relación a cada Norma Técnica. Otros aspectos que son necesarios configurar inicialmente se relacionan con los indicadores de Gestión o cumplimiento (definidos en la Resolución 3384 de 2.000), los cuales permiten evaluar el avance en materia del cumplimiento de las actividades programadas y establecidas en las matrices de programación; de igual forma el Software permite tener en cuenta lo que hemos denominado exclusiones, es decir, todas las actividades ya realizadas o aquellas que no pueden aplicarse sobre los grupos poblacionales

por

diferentes causas, tales como: Ø Edentulos: Personas a quienes, por tener ausencia total de las piezas dentales, no se les puede realizar actividades como: Aplicación Tópica Fluor, Control de Placa, Sellantes, etc. Ø Mujeres con Ligadura de Trompas. Ø Fluorosis: Personas a quienes no puede realizársele la topicación con fluor por presentar riesgo de intoxicación con ésta sustancia. Ø Mujeres con Histerectomía. Ø Personas con esquema PAI completo. Es importante poder conocer esta serie de grupos y sus totales, ya que los mismos afectan el total de las actividades programadas y que nos arrojan las matrices de programación, de tal forma que Gestión 412 ajusta el número total de actividades programadas en relación a la población objeto de cada actividad y según cada caso de forma

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automática. Aclarando que este es un proceso parametrizable, toda vez que por las necesidades propias de cada entidad se puede requerir la programación y generación de matrices sobre el 100% de la población. Gestión 412 garantiza entonces la Gestión de Promoción y Prevención de toda EAPB, Alcaldía y Ente Territorial de Salud.

2.1. Administración  de  Normas  Técnicas  de  Promoción  y  Prevención. Esta opción cuenta con un administrador de datos que permite realizar la configuración de las Normas Técnicas de Promoción y Prevención que se encuentran especificados en la normatividad vigente. Por defecto el sistema tiene configurados las Normas Técnicas incluidas en la Resolución 412, las cuales pueden estar sujetas a modificaciones por parte del Súper usuario del Sistema cuando la norma lo requiera. La ventana del administrador de Normas Técnicas cuenta con la siguiente funcionalidad. Al hacer clic en el botón Nuevo el formulario queda en blanco, listo para ingresar una nueva Norma Técnica de Promoción y Prevención; primero se ingresa el código de la Norma Técnica.

La ventana del administrador de Normas Técnicas permite visualizar cada Norma, una a una o listarlas todas; la figura de la parte superior ilustra la ventana del Administrador de Normas Técnicas, donde se muestra una a la vez si se encuentra seleccionada la pestaña Uno a uno; si se selecciona la pestaña Todos, observa un listado como lo muestra la siguiente gráfica:

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Puede seleccionar una Norma Técnica con las flechas de dirección del teclado o ubicando el puntero del Mouse sobre el nombre o código de la Norma técnica y presionando el botón primario del mismo.

2.2. Administración  de actividades . Esta configuración hace posible relacionar las Normas Técnicas de Promoción

y

Prevención

con

las

actividades

especificas

correspondientes a cada una de ellas y conforme a lo estipulado por norma, adicionalmente de ofrecer la funcionalidad de parametrizar

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datos tales como edades, frecuencias, indicadores, etc. Para cada una de las actividades especificas. El administrador de actividades funciona de acuerdo a los estándares establecidos para los demás administradores de datos en el sistema.

A

continuación se ilustra la pantalla del Administrador de actividades.

El

administrador

de

actividades

permite

realizar

las

siguientes

configuraciones:

2.2.1. Configuración de actividades. Para esta opción se cuenta con un administrador de datos estándar que permite crear, consultar y editar las actividades específicas de cada norma técnica de Promoción y Prevención, además de tener la posibilidad de configurar la malla de validación para Promoción y Prevención. Nota. Es prudente aclarar que la aplicación GESTION 412 ® es entregada con una malla de validación ajustada a los lineamientos emitidos por el MPS, y las indicaciones que se emiten a continuación buscan ilustrar el

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proceso de administración en el evento de que el usuario requiera de la manipulación y administración de la misma. Para crear una nueva actividad, inicialmente ubique la norma técnica a la cual asociara la nueva actividad, por medio del botón buscar

o los

botones de navegación que se encuentra en la parte superior de la ventana. A continuación haga clic en el Botón Nuevo

, el cual limpia el

formulario para ingresar los datos y configuraciones

correspondientes

apareciendo de la siguiente manera:

Inicialmente debe ingresar el código de la actividad, seguidamente ingrese la descripción de la actividad, e inicie con las siguientes configuraciones: Homologación de actividades especificas con los diferentes manuales de codificación SOAT, CUP. GESTIÓN 412

permite realizar una homologación de cada actividad

especifica con los codificadores vigentes, tales como CUPS y el Decreto 2423 tarifario SOAT (aun cuando la resolución 3384 propone CUPS como

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codificador para las actividades de pyp, se permite manejar codificación SOAT, por cuanto y acorde a lo definido en algunos contratos suscritos entre IPS / ESE

y EAPB, se pueda pactar la presentación de las

actividades de promoción y Prevención con esta codificación). Esta codificación será tenida en cuenta en los procesos de auditoria pyp, ya que por medio de los Rips se reportan las actividades en términos de códigos, y con este insumo la aplicación podrá homologar actividades específicas programadas con códigos reportados.

Para Homologar la actividad, debe posicionar el cursor en la casilla Actividad (1, 2 o 3), luego presionar la tecla Enter con lo cual aparece el buscador de actividades donde debe seleccionar la actividad con el código correspondiente.

Al presionar la tecla Enter o el botón Cerrar habiendo seleccionado previamente la Actividad, aparece la ventana de la forma en que se ilustra mediante la siguiente imagen:

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En este caso se seleccionó la Norma Técnica ATENCIÓN PREVENTIVA EN SALUD BUCAL, se creo la actividad con código 8 correspondiente a APLICACIÓN DE SELLANTES 12 A 15 AÑOS, se asignó los códigos CUPS definidos por la Norma (997102 y 997101) y se Homologaron de acuerdo al manual SOAT con los códigos 36908 y 36907.

2.2.2

Configuración de mallas

de validación para las

actividades según cada Norma Técnica. En esta opción se permite realizar la configuración de la malla de validación para las actividades de Promoción y Prevención, basado en la normatividad vigente o en los criterios de cada región. Los pasos a seguir para realizar esta configuración son los siguientes:

Configuración de la Frecuencia: Debe seleccionar la pestaña Norma Técnica, sub­pestaña Frecuencia, a continuación de esto Haga clic en Botón Esquema con lo cual se despliega el formulario en el cual se puede configurar la frecuencia y las edades correspondientes para la actividad

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de Promoción y Prevención seleccionada.

En esta ventana puede configurar más de un esquema para la actividad seleccionada de la siguiente manera: Inicialmente se debe hacer clic en el

botón Nuevo, lo cual deja el

formulario en blanco para iniciar el proceso de configuración; ingrese la cantidad de actividades durante un tiempo determinado, y la medida del tiempo configurado (Años, Meses. días).

Por último debe realizar la configuración correspondiente a la validación de edades para la actividad de la siguiente manera: en la parte inferior de la ventana aparecen 3 divisiones (Días, Meses, Años) como se muestra mediante la siguiente imagen:

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Inicialmente, junto a las correspondientes edades aparece el símbolo

,

el cual indica que la edad no está seleccionada. Si quiere configurar una actividad que tiene una edad fija Ej.: 5 días de edad, para seleccionar la edad debe hacer doble clic sobre el número 5 con el botón primario del Mouse; una vez realizado esto, aparece el símbolo el cual indica que la edad se ha seleccionado quedando de la siguiente forma:

Si la actividad seleccionada requiere de algún rango de edad en específico. Ej.: de 5 a 8 meses de edad, se debe hacer clic en el botón secundario del Mouse uno de los rangos de edad del tipo de medida correspondiente con lo cual aparece el siguiente menú emergente:

Seleccione la opción Actualizar Meses lo que despliega:

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En esta ventana debe seleccionar el símbolo correspondiente

o

y

el rango de edades Desde – Hasta, luego debe hacer clic en el botón OK para aceptar los cambios, con lo cual la configuración que queda de la siguiente forma:

Una vez terminada esta configuración, debe hacer clic en el

botón

Guardar para almacenar los cambios realizados al esquema. Si se desea crear otro esquema para la actividad se selecciona el botón Nuevo y seguir los pasos anteriores, sino, presione el botón Salir para volver a la ventana del administrador de actividades. Adicionalmente en esta opción, se permite la configuración de datos tales como: Meta: La cual permite la administración de valores de porcentajes de cumplimiento según la resolución 3384. Una vez haya ubicado alguna actividad especifica ingrese en este campo el valor de la meta a tener en cuenta para el calculo de cumplimiento de metas.

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Población Diferente: Esta opción de chequeo permite ajustar la aplicación a los lineamientos emitidos por el MPS respecto al manejo de nuevas matrices de programación. En particular esta opción permitirá identificar cuando la actividad seleccionada deberá calcular su meta cumplimiento partiendo de la meta de otra actividad. Un ejemplo practico aplica para la Norma Técnica de Planificación Familiar, Actividad Especifica “CONSULTA DE PLANIFICACION FAMILIAR HOMBRES” la cual según la matriz de programación se calcula a partir de la actividad “ESTERILIZACION MUJERES – LIGADURA”.

Para activar este manejo de actividades haga clic en el campo de chequeo Población Diferente, inmediatamente se activara una opción de búsqueda llamada Actividad para población, en este campo presione la tecla Tab para que el sistema presente un buscador de actividades especificas, ubique la actividad que será tomada como base para el calculo de la actividad elegida.

2.2.3. Configuración del indicador. En esta opción, el sistema solicita y permite administrar la información de: plano en el cual vendrá reportada la actividad específica (rips de consulta o procedimientos), así como la finalidad que aplica para el procedimiento o consulta; adicionalmente debe seleccionar el grupo indicador y la variable de reporte trimestral de actividades (que es utilizado para la generación de matrices, reportes de seguimiento, reportes de programación).

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En el ejemplo ilustrado mediante la imagen superior se ha configurado el indicador para la actividad CONTROL DE PLACA BACTERIANA 2 A 19 AÑOS, en tipo de registro se seleccionó Procedimiento, la finalidad 3­ Protección Especifica, el grupo indicador es CONTROL DE PLACA BACTERIANA, la variable de reporte trimestral es la numero 9­CONTROL DE PLACA BACTERIANA; es necesario aclarar que, tanto el grupo indicador como la variable de reporte se configuran por la opción configuración Reporte de Indicadores.

2.2.4. Configuración de Sexo, Biológico y Dosis. Esta opción permite configurar la pertinencia de Sexo para las actividades, además de indicar si la actividad se requiere o no de algún Biológico y las dosis requeridas; para realizar esta configuración debe marcar las opciones deseadas presionando el botón primario del Mouse con el puntero ubicado sobre la descripción requerida.

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Este tipo de configuraciones, permitirán al sistema contar con los criterios necesarios para los procesos de carga de población y a la vez para los procesos de auditoria.

2.2.5. Validación de edades: En esta sección el usuario realiza la configuración de la pertinencia, en cuanto a la Edad de los pacientes, basados en la Norma Técnica. No se detalla el Funcionamiento ya que la configuración se realiza de igual manera a la configuración de las edades en el esquema para la actividad (ver configuración de Frecuencia). La diferencia de esta configuración a la que se realiza en la opción de frecuencia radica en que esta configuración permitirá al sistema la aplicación de glosas en los proceso de auditoria, y la configuración realizada en frecuencia es utilizada para la carga de afiliados a las diferentes normas técnicas.

2.2.6. Lista de Diagnósticos a usar:

Si

la

actividad

que

está

configurando

(Consultas,

controles

o

procedimientos quirúrgicos) además de poder ser identificada por su codificación cuenta con diagnósticos asociados, el sistema permite asociar a cada actividad especifica el o los diagnósticos que pueden ser reportados en RIPS para la actividad elegida, de este modo cuando se realicen procesos de auditoria el sistema podrá cruzar los diagnósticos reportados en RIPS para cada actividad vs. La malla de validación configurad, y de este modo generar glosas o alarmas respecto de este

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ítem. Para ello haga clic en el botón Agregar Dx , este botón muestra un listado de diagnósticos (buscador) por código o descripción como se muestra mediante la imagen siguiente:

Por medio de esta opción, puede seleccionar varios diagnósticos para una actividad en particular. Para eliminar un diagnóstico de la lista de diagnósticos agregados, debe hacer clic en el botón Eliminar Dx, con lo cual se elimina de la lista el diagnóstico que se encuentre seleccionado.

2.2.7. Valores de referencia En esta pestaña se adicionan los valores de referencia requeridos para obtener el total de actividades a desarrollar, son requeridos para la pestaña que se explica a continuación “Valores de Referencia” y aplican para calculo de metas a cumplir (ajustadas a las matrices de programación), proceso de auditoria y generación de reportes; para esto debe haber configurado los valores de referencia por la opción de Auditoria (ver configuraciones valores de referencia). Para seleccionar un valor de referencia presione el botón Buscar, con cual se despliega el buscador de valores de referencia por código o descripción; al seleccionar un valor y cerrar el buscador muestra en pantalla el valor como se ilustra mediante la imagen siguiente:

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Seleccionado el Valor de referencia debe hacer clic en el

botón

Adicionar el cual ubica el Valor de referencia en el listado de valores de referencia como lo muestra la siguiente imagen:

En caso de no necesitar el valor de referencia se debe hacer clic en el botón Eliminar, para borrar el Valor seleccionado de la lista.

2.2.8.

Generador de expresiones.

El generador de expresiones permite crear las operaciones aritméticas para realizar el cálculo de las metas en los procesos de cálculo de metas y generación de reportes (permite transcribir las formulas de las hojas las matrices de programación – hojas de Excel – al sistema para que se audite con los mismos criterios de las matrices). Se debe configurar de la siguiente forma: El generador de expresiones consta de dos áreas de trabajo: Lista de variables y Expresión para el cálculo de la meta por actividad, las cuales

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se describen debajo de la siguiente imagen:

Lista de Variables: En esta opción el usuario encuentra los valores de referencia ya configurados (ver configuración valores de referencia), la población y la Meta (la población que aparece en la pantalla es un valor de prueba, simplemente es utilizado para verificar que las formulas se ejecutan correctamente). Ex presión para el cálculo de la meta por actividad: en esta área el usuario configura la expresión aritmética para el cálculo de la meta por actividad, utilizando la lista de variables configuradas. Para iniciar esta configuración haga clic en el

botón Editar, a

continuación dependiendo de la acción que requiera realizar (modificar una formula ya existente o ingresar una nueva) puede apoyarse en las siguientes convenciones: Símbolo

Descripción

­

Operador aritmético de Resta

+

Operador aritmético de Suma

*

Operador aritmético de Producto

:=

Igual a

/

Operador aritmético de División

;

Fin de línea, se utiliza al final de una operación.

END

Fin de la expresión aritmética

Para el ejemplo de la imagen anterior se configuró la Norma Técnica de ATENCIÓN PREVENTIVA EN SALUD BUCAL, la actividad específica CONTROL

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DE

PLACA

BACTERIANA,

se

agregó

el

valor

de

referencia

PROPORCION_DE_USUARIOS_DE_DETARTRAJE el cual tiene un valor en porcentaje de 0.24 (24%); la población base es de 100 y la variable que va almacenar el valor de la meta es META. En este caso según la formula que utiliza la matriz de DETARTRAJE se tiene: META= PROPORCION_DE_USUARIOS_DE_DETARTRAJE x POBLACIÓN Por último para probar la expresión debe hacer clic en el botón

con

lo cual inmediatamente calcula el valor de la meta en el área de lista de variables como se muestra en la siguiente imagen:

Ya probado el funcionamiento hacer clic en el botón Guardar 2.3. Configuración de portafolio de actividades Promoción y

Prevención por IPS. El objetivo de esta opción es configurar la red prestadora de cada IPS para que posteriormente sea tenida en cuenta en la opción de carga de población por IPS y el sistema programe las actividades de pyp dependiendo del lugar de residencia de cada afiliado. (se debe tener en cuenta que para utilizar esta opción en la aplicación SEGUIR ® todos los afiliados deben contar con la identificación de un barrio o vereda de residencia,

en

caso

contrario

el

sistema

no

podrá

realizar

programación adecuadamente.).

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la


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Para realizar la configuración de la IPS ingrese a la opción Configurar IPS del menú Configuraciones como se muestra en la imagen a continuación

Mediante ésta opción el usuario tiene la posibilidad de crear un portafolio de actividades de Promoción y Prevención para cada una de las IPS que han sido asociadas a

los diferentes

contratos de Aseguramiento.

Asociando, además, a cada IPS, los barrios, veredas o corregimientos de su

campo

de

acción.

(Ver

Configuración

de

Contratos

de

Aseguramiento).

Para iniciar la configuración, ubique la IPS para la cual realizara el portafolio, haciendo clic el botón Buscar, se despliega un buscador de IPS por Código o Razón social.

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Debe localizar y seleccionar la IPS, luego presione la tecla Enter o el botón Cerrar, de tal manera que la IPS queda seleccionada:

Posteriormente ubíquese en la pestaña

para iniciar con la

creación del portafolio. Primero haga clic el botón Buscar

, seleccione

la Norma Técnica, para el ejemplo se ha seleccionado ATENCIÓN PREVENTIVA EN SALUD BUCAL, el paso siguiente es adicionar las actividades de esta Norma Técnica que puede prestar la IPS, haciendo clic en la opción Adicionar Act.

Este botón

despliega un Listado de actividades como se muestra a

continuación:

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Se puede seleccionar una actividad ubicando el puntero del Mouse sobre ésta y presionando el botón primario del mismo, o seleccionar varias

actividades

manteniendo

presionada

la

tecla

Control

seleccionando las actividades repitiendo el proceso inicial sin soltar la tecla Control. Haga clic en el botón OK para aceptar la selección o Cancel para cancelar la acción.

Para el caso se configuraron 3 actividades de la Norma Técnica ATENCIÓN PREVENTIVA EN SALUD BUCAL, lo que significa que la IPS seleccionada va a cubrir, y programara, solo esas actividades de la Norma Técnica seleccionada.

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Una vez se haya terminado la configuración de la IPS, configure la información de la población que será susceptible a programación de actividades para esta IPS y las actividades específicas configuradas. Indicando cuales son los barrios, veredas, comunas o corregimientos del campo de Acción de la IPS. Población Objetivo: Una vez se haya terminado la configuración de la IPS, configure la información de la población que será susceptible a programación de actividades para esta IPS y las actividades específicas configuradas. Indicando cuales son los barrios, veredas, comunas o corregimientos del campo de Acción de la IPS.

Ubíquese en la pestaña Población Objetivo y haga clic en el botón Buscar mediante el cual se permite la búsqueda de Municipios. Se debe tener en cuenta que los barrios o veredas se encuentran asociados a un municipio, por ello se debe ubicar primero el municipio para que posteriormente el sistema presente la lista de barrios asociados al mismo, para ello presione el botón Adicionar. Ubicado el municipio, haga clic en el botón Adicionar, para que se presente un listado de los barrios asociados al municipio, elija el barrio requerido y presione aceptar. Para eliminar un Barrio o vereda Adicionado, selecciónelo y presione el botón Eliminar, se pueden adicionar cualquier número de barrios o veredas para una IPS.

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2.4. Administración de indicadores Por medio de ésta opción el usuario puede consultar, crear y modificar los grupos indicadores de Promoción y Prevención, que son utilizados en la opción de administración de actividades de PyP (Grupo indicador / Variable de Reporte Trimestral) y cuya aplicación se nota en los reportes de evaluación de los mismos, generación de anexo 3 y de matrices, además de la generación del formato F­08. Ingrese a esta opción por Proceso – Configurar Reporte Indicadores, La siguiente imagen ilustra la ventana inicial:

Nombre o descripción del grupo: es el nombre asignado al indicador por el usuario. Este primer nivel hará la agrupación de los indicadores, por ejemplo: control de placa agrupara todos los indicadores que estén relacionado con é, por ejemplo: control de placa bacteriana y sellantes. Código ­ Nombre: Es un código asignado por el usuario, para referenciar el indicador. Nombre Indicador: En este campo se relaciona la información del indicador como tal, por ejemplo: IC­02­02 CUMPLIMIENTO EN LA APLICACION DE SELLANTES Para crear un grupo nuevo debe hacer clic en el botón

; primero se

debe ingresar el Nombre o descripción del grupo y continuación hacer clic en el botón

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para guardar el grupo indicado.

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Para el ejemplo se creó el grupo indicador CONTROL DE PLACA BACTERIANA, el paso siguiente es crear las Variables del reporte, para esto debe hacer clic en el botón

, ingresar un código, un nombre o

descripción y en la ultima casilla el nombre del indicador de cumplimiento según la norma. Si no se conoce el Nombre del indicador ubique el cursor en la casilla del código y presione la tecla Enter, con lo cual aparece un buscador de Indicadores de cumplimiento por código y/ descripción:

Seleccione el indicador y presione la tecla Enter o el botón Cerrar.

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Para aceptar y almacenar la configuración debe hacer clic en el botón ; si quiere configurar otro indicador para el grupo es necesario que repita los pasos anteriores. Para consultar todos los indicadores del grupo debe abrir la pestaña Todos con lo cual se despliega la opción que ilustra la siguiente imagen:

2.5. Administración del anexo 3 El modulo Anexo 3 tiene por objetivo realizar los procesos de configuración y generación del archivo plano solicitado por el MPS en la resolución 3384 en su Anexo Numero 3. El proceso para la configuración y generación del anexo 3 es el siguiente: Configure los datos a reportar en el archivo plano: Ingrese a la opción \Proceso \Generar Anexo 3 \ Configurar Anexo 3.

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En esta ventana cree o administre cada uno de los ítems que serán reportados en el archivo plano, para ello se puede apoyar en el Anexo 3 de la resolución 3384. Cada registro debe contener un: Código, Descripción y el valor de índice, este ultimo identifica cual será la posición en el archivo plano.

1. Identifique cada actividad específica, en que grupo de anexo 3 será reportado. Ingresando a la opción \Configuración \Admon. De Actividades.

En esta ventana ubique cada actividad especifica y

asigne en el campo Anexo 3, el ítem que configuro / creo en el paso 1. Para ubicar un ítem en particular presione Enter sobre el campo Anexo 3, e inmediatamente se presentara una ventana de búsqueda.

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Nota. Sitis Ltda. Entregara la configuración de actividades para anexo 3 en su base de datos maestra. Esta explicación se brinda para el caso de que el usuario requiera administrar y modificar dichos valores.

2. Configure los periodos para reportar información. Ingrese a la opción \Generar Anexo 3 \Configurar Periodos.

En esta ventana ingrese la información de Fecha inicial y final en cada una de las pestañas de Periodo, esta información es requerida para que al momento de generar el archivo plano, el sistema identifique cada actividad ejecutada en que periodo será reportado.

2.6. Administración de exclusiones Las exclusiones se pueden definir como actividades permanentes, las cuales se pueden realizar una única vez por paciente, o actividades que no pueden ser programadas debido a una condición física (ejemplo: usuarios sin piezas dentales – edentulos, fluorosis, histerectomías, etc. ). Gestión 412 permite la administración de dichas exclusiones, asociando a conceptos de exclusión, una o unas actividades especificas de pyp; de tal modo que cuando el sistema realice el proceso de programación de actividades, el sistema no tome en cuenta los afiliados asociados a una exclusión en particular. Para abrir el modulo de administración de Exclusiones se ingresa a Configuraciones/Otras condiciones/Exclusiones/Administrar Ex clusiones,

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como se ilustra mediante la siguiente imagen:

Primero que todo, encontramos un administrador de exclusiones, con el estándar de los administradores de datos del sistema. Para iniciar con la creación de una Exclusión haga clic en el

botón

Nuevo ; éste, limpia el formulario para el ingreso de datos, a continuación ingrese un código para la exclusión con su respectiva descripción,

Una vez se hayan creado los conceptos de exclusiones, asocie a la exclusión las actividades específicas de PyP. Para ello ubíquese en la pestaña Actividades Excluidas. Seleccione la Norma Técnica al que pertenecen las actividades a excluir, para haga clic en el botón Buscar con la cual se despliega un buscador de Normas Técnicas por código o descripción. Para seleccionar la Norma Técnica debe señalar y presionar la tecla Enter o hacer clic en el botón Cerrar.

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A continuación agregue las actividades especificas a excluir, haciendo clic en el

botón agregar:

que despliega un listado de

actividades donde puede seleccionar las que desea excluir de la Norma Técnica:

Seleccione una actividad y hacer clic en el botón Aceptar; si lo requiere puede seleccionar un grupo de actividades presionando la tecla Control y, manteniéndola presionada, seleccionado las actividades que desee. Para agregar las actividades haga clic sobre el botón Aceptar, se desplegará la siguiente pantalla, en la cual se puede observar la Norma Técnica con cada una de sus actividades agregadas.

Una vez seleccionadas las Normas Técnicas y las actividades para la exclusión, el sistema permite (opcionalmente) configurar los diagnósticos

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que se pueden asociar a dicha exclusión; para esto haga clic en el botón Diagnósticos:

que presenta la siguiente ventana:

Para agregar un diagnóstico haga clic en el botón Agregar; con éste se despliega

un

listado

de

diagnósticos,

los

cuales

pueden

ser

seleccionados de igual forma que las actividades, es decir, una a una o en bloque utilizando la tecla Control y el Botón Izquierdo del Mouse.

Igualmente que los ítems anteriores, el sistema permite identificar exclusiones partiendo de códigos de actividades, este con el fin de que cuando se hagan procesos de auditoria, el sistema no tenga en cuenta dicha codificación. Su funcionalidad es la misma que la adición de actividades o diagnósticos.

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2.7. Administración de actividades especiales Éste módulo le permite al usuario llevar a cabo la configuración de actividades que no se encuentran dentro de las Normas Técnicas de Promoción y Prevención, pero las cuales, de acuerdo a criterio médico, pueden ser homologadas para Promoción y Prevención y detectarlas en procesos de Auditoria. Como por ejemplo un caso en la norma técnica de alteraciones del joven, para pacientes que presenten alto grado de promiscuidad y se le haya ordenado una serología para poder tratar cierta patología. Una vez se ingrese a esta opción se presentara La siguiente ventana desde la cual se permite consultar, crear y editar actividades:

Para crear una nueva actividad especial, haga clic en el botón Nuevo, el cual limpia el formulario para permitir el ingreso de la información. Ingrese un código (interno de la institución) y una descripción que identifiquen la Actividad especial (por ejemplo 1 – Serologías en Adolescentes para detección de enfermedades de transmisión sexual), a continuación ingrese un texto que permitirá al sistema en su proceso de auditoria, al momento de encontrar este tipo de actividades, presentar una Alarma con el texto diligenciado, con el objetivo de que el auditor se pueda advertir sobre un caso especial; finalmente ingrese los códigos CUPS o

SOAT de dicha actividad, este ultimo paso debido a que el

sistema tendrá en cuenta que uno de estos códigos venga reportado en

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un Rips para generar la alarma. Si no conoce el código CUPS o SOAT de la actividad puede buscarlos ubicando el cursor en la casilla Actividad SOAT o Actividad CUPS y presionar la tecla Enter, de ésta forma aparece el buscador de actividades donde puede localizar la actividad por código o descripción. Es importante aclarar que aunque la normatividad vigente propone Cups como codificador de pyp, se ha incluida la posibilidad de adicionar codificación Soat 2423 dependiendo del tipo de contratación que se maneje. Si se desea terminar y almacenar la configuración debe hacer clic en el botón Guardar, de lo contrario presione el botón Cancelar para descartar las modificaciones realizadas.

2.8. Administración de grupos poblacionales El administrador de Grupos poblacionales, ofrece la funcionalidad de la creación, edición y modificación de diferentes criterios de agrupación en términos de edades, para los grupos poblacionales establecidos para Promoción y Prevención, con el objetivo de permitir la generación del reporte “pirámide poblacional” o “grupos poblacionales” ajustado a la normatividad vigente o a las necesidades propias de la entidad. Para configurar el reporte de grupos poblacionales debe ingresar a Configuraciones/Grupos Poblacionales/Configuración, como se muestra mediante la siguiente imagen:

Inicialmente se presenta la ventana de configuración de grupos

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poblacionales:

Para crear un nuevo grupo haga clic en el botón Nuevo, con lo cual se limpia el formulario para habilitar el ingreso de la información pertinente. Inicialmente debe ingresar un código, preferiblemente numérico, que identifique el grupo, luego una descripción diciente del grupo a configurar. Ej. (Personas de 2 a 19 años). Seguido a la descripción se presentan tres casillas o cajas de edición: Edades en días, Edades en meses y Edades en años, estas casillas permiten configurar grupos de edades fijas; por ejemplo, si desea sacar las personas de 10 años, debe ingresar en la casilla edades en años el numero 10; así mismo funciona para las edades en días y en meses. Si lo que se desea el usuario es configurar rangos de edades, debe utilizar el área inferior de la pantalla:

Aquí debe ingresar la edad de inicio, la edad final y la medida de la edad que puede ser en días, meses o años. Adicional a la configuración de las edades es posible restringir el sexo, seleccionándolo tal como se muestra en la siguiente imagen.

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A= Ambos Sexos F= Femenino M= Masculino Ejemplo: si quiere generar en el reporte las mujeres de 15 a 49 años de edad debe realizar la configuración que se muestra en la siguiente imagen:

Para almacenar la configuración presione el botón Guardar, o presione Cancelar para descartar la configuración.

2.9. Configuración de contratos de Aseguramiento y Prestación de Servicios. Es importante destacar que uno de los insumos indispensables para el correcto funcionamiento de Gestión 412, son los afiliados, en este sentido todos los procesos relacionados con contratos de aseguramiento, carga de afiliados, novedades, etc. deben ser configurados por el módulo de afiliados (Ver manual de Seguro). Sumado a esto y con los últimos lineamientos emitidos por el MPS, es indispensable que se cuente con un contrato de prestación de Servicios con los datos mínimos de los

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convenios de PyP en el modulo RED DE SERVICIOS ®.

2.9.1. Agrupaciones contratos .

El objetivo de este modulo es que la institución pueda agrupar en un gran contrato, todos los de una misma vigencia, departamento, municipio o una característica en especial, facilitando obtener información en procesos posteriores tales como generación de reportes, seguimiento, calculo de actividades, grupos poblacionales, etc.

Para crear una nueva agrupación de contratos, inicialmente se debe crear un concepto de agrupación, haga clic sobre el botón nuevo que se

encuentra

en

la

parte

superior

derecha

de

la

ventana,

inmediatamente la pantalla se limpiara y estará lista para el ingreso de datos. Ingrese la infor4macion de: ·

Código: Será el código que el usuario del sistema defina para agrupar los demás contratos. Es importante que el código sea descriptivo,

buscando

facilitar

la

búsqueda

en

procesos

posteriores. ·

Descripción: Nombre del nuevo concepto de agrupación.

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A continuación ubíquese en la pestaña Ubicación, para definir datos requeridos para que el sistema filtre la información de los contratos a consolidar:

·

Fecha Inicio y Final: En estos campos ingrese las fechas con las cuales el sistema filtrara las vigencias de los contratos que se puedan agrupar.

·

Departamento

y

Municipio:

Identifique

inicialmente

el

Departamento y el Municipio del departamento elegido, que tendrá en cuenta el sistema para filtrar esta información de los contratos que se agruparan. Identificados estos datos, proceda a hacer clic en el botón Adicionar, para que el sistema presente una lista de contratos disponibles según los filtros asociados anteriormente. Los contratos seleccionados serán los que el sistema asociara al concepto creado inicialmente.

Para seleccionar contratos haga clic en el botón buscar que se encuentra en la parte superior de la ventana “Adicionar Contratos”, una vez elija el contrato haga clic en el botón adicionar para que sea asociado al concepto principal. Finalmente Haga clic en el botón Grabar para almacenar los cambios.

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2.9.2. Agrupaciones Actividades Específicas. Otra funcionalidad de este modulo es la de permitir agrupar actividades específicas, con el objetivo de generar reportes por diferentes criterios de agrupación por la opción Reporte de Actividades Realizadas

­

Actividades Registradas, por ejemplo: si se quisiera generar un informe que presente únicamente la información de vacunación DPT, se crea un grupo que incluya solamente estas actividades. La opción de acceso es la misma que para la agrupación de contratos, con la siguiente diferencia: Cuando se cree la nueva agrupación, no marque el campo de chequeo Agrupación de Contratos. De este modo la ventana presentara un nuevo campo en el que se relacionan las normas técnicas: Para la creación de una nueva agrupación, haga clic en el botón nuevo, Ingrese los datos de código y descripción de la nueva agrupación, a continuación desmarque el campo de chequeo agrupación de contratos. Paso a seguir ubique la norma técnica de la cual elegirá las actividades especificas (una agrupación puede contener actividades de diferentes normas técnicas) por medio del botón buscar.

Elegida la norma técnica, adicione las actividades especificas a agrupar,

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haciendo clic en el botón adicionar, inmediatamente se presentara una nueva ventana en la cual se presentan las actividades especificas, selecciónelas haciendo clic sobre cada ítem o busque con el juego de teclas ctrl B.

Elegida la actividad haga clic en el botón Aceptar, para que se adicione la actividad.

Repita los pasos anteriores, ubicando normas técnicas y adicionando actividades especificas.

2.10. Administrar Indicadores. La opción administrar indicadores, permite modificar las sentencias SQL utilizadas para la generación de valores relacionados con indicadores centinela.

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Inicialmente se encuentra la identificación del código y la descripción del indicador. A continuación se encuentra un área de edición en la cual se relaciona la sentencia SQL utilizada para la generación de cada indicador. Elija el indicador que requiere modificar, por medio de los botones de desplazamiento

que se encuentran en la parte

superior de la ventana, a continuación haga clic en el botón editar

y

modifique la línea requerida (en este caso es recomendable solicitar asistencia al proveedor de software) finalmente haga clic en el botón grabar.

2.11. Configuración de parámetros Por medio de esta opción el usuario puede configurar los valores necesarios para el sistema en alguno de sus módulos. Para configurar los parámetros debe ingresar a la opción Configuraciones/Parámetros Inmediatamente se despliega la siguiente Ventana.

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En esta ventana se presentan 3 pestañas (Generales, Programación y conexiones).

2.11.1 Generales En la pestaña generales el usuario puede ingresar los datos básicos con los que trabaja la empresa de la siguiente manera: ·

Código: Se ingresa el Código o Número de Identificación de la Entidad.

·

Descripción: Nombre o descripción de la Entidad

·

Manual Para Presupuesto: Se selecciona un

manual de tarifas

base que podrá ser utilizado para eventos de reportes o matrices de presupuesto. ·

Nro. Registros: Identifica el número máximo de registros que se pueden exportar en un archivo plano u Hoja de Excel.

·

Errores: Esta opción permitirá al sistema tomar los mismos conceptos de glosas y alarmas que han sido configurados en la aplicación Sagita.

·

Mpio y Dpto. Este botón permitirá al sistema sincronizar los datos de municipios y departamentos con las bases de datos externas (Seguro y / o Auditoria) pare efectos de generación de reportes, carga de población y auditorias.

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2.11.2. Programación En esta opción deben aplicarse filtros que influyen en la programación de actividades.

·

Programación de actividades Recién Nacido: Teniendo en cuenta que la programación de Recién nacidos se hace sobre un supuesto que depende de las mujeres en edad fértil, este campo permite configurar el rango de edad de mujeres en edad fértil y la norma técnica que adopta dichos valores, de este modo el sistema identifica cual será la norma técnica que adoptara dichos valores.

·

Cantidad Programada Real: Esta opción permite al sistema realizar la programación de actividades, ajustando aquellas cantidades que por el calculo mismo de la meta pudieran dar valores decimales a valores enteros.

·

Matriz de Programación Anual: si esta marcado, genera las matrices de programación para un año, si no, las genera por la duración del contrato de aseguramiento.

·

Controlar Histórico de Actividades: Si esta marcada tiene en cuenta los registros del histórico, si no, realiza la programación

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sobre

el

total

de

la

población

activa

del

contrato

de

administración. ·

Controla Vigencia de Contratos Agrupados: Esta opción opera directamente con el modulo de agrupación de contratos, de tal modo que si el parámetro esta habilitado el sistema tendrá en cuenta la vigencia ingresada para filtrar los contratos que cumplan con esta condición y puedan ser agrupados, en caso contrario el sistema presentara todos los convenios independiente de su fecha.

·

Programa con CPS: Este parámetro habilita la aplicación para ajustarse a los últimos lineamientos del MPS, toda vez que si esta activo, el sistema realizara los procesos de programación, generación de matrices, auditoria y seguimiento apoyado en el contrato de prestación de servicios. En caso de que este des habilitado el sistema genera la información con el contrato de Aseguramiento.

·

Fecha de Programación igual a CPS. Este parámetro va de la mano con el anterior, identifica si el usuario del sistema requiere realizar la programación tomando como fecha inicial la del contrato de prestación de servicios (si esta activo) o con la fecha inicial del contrato de aseguramiento.

·

Controlar Ex clusiones: Si esta marcado tiene en cuenta los registros las exclusiones, si no, realiza la programación sobre el total de la población activa del contrato de aseguramiento.

·

Códigos SOAT – CUPS, Esta opción de selección debe ser diligenciada por el usuario del aplicativo, toda vez que con ella el sistema podrá identificar en los procesos de auditoria, cuales serán los códigos a tener en cuenta según la configuración del administrador de actividades, elija el tipo de manual de cada uno haciendo clic en el spinner que se presenta en la parte derecha de la ventana.

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2.11.3. Otras. En esta pestaña se ofrecerá la información de las rutas par la conexión a las diferentes bases de datos, adicionalmente el sistema implementa una utilidad para que el usuario configure los colores para los procesos de auditoria en las actividades glosadas, auditadas y no auditadas.

Para administrar los colores de auditoria, haga clic sobre cada botón (Auditadas – No Auditadas – Glosadas) e inmediatamente se presentara una paleta de colores desde la cual el usuario del sistema puede elegir el color requerido.

2.13. Administración de Usuarios El Administrador de usuarios permite administrar el acceso de los usuarios a los diferentes módulos del sistema Gestion412, para entrar a esta configuración debe ingresar a la opción Configuraciones/Perfiles y Usuarios, inmediatamente se despliega la siguiente ventana:

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Esta ventana presenta dos pestañas; Perfiles y permisos­Administrador de usuarios, en la primera pestaña Perfiles y permisos se crean los perfiles y se asigna permisos a los diferentes módulos y opciones del sistema. Primero se debe crear un Perfil, para esto debe ingresar a la opción y digitar el nombre para el nuevo perfil de la siguiente forma:

Para el ejemplo se crea el perfil ADMINISTRADOR, luego de ingresado debe hacer clic en el botón OK. A continuación debe asignar los Permisos para el perfil ADMINISTRADOR, esto se hace en el área de la ventana:

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El listado que se presenta aquí corresponde al menú principal del sistema; las opciones que están marcadas con

se activaran para los Usuario

que tengan un perfil ADMINISTRADOR, si están marcadas con

esta

opciones se desactivaran para los usuraos con perfil ADMINISTRADOR al hacer clic en el botón primario del Mouse sobre símbolo + que está a la izquierda de cada opción, se despliega el submenú de opciones activadas o desactivadas según el perfil.

Para activar o desactivar una opción se debe presionar dos veces seguidas (doble clic) sobre el icono correspondiente (

­

). Para el

caso de un administrador del sistema debe activar todas las opciones tal como se muestra en la siguiente imagen:

Por ejemplo, si quiere un perfil USUARIO que tenga acceso al menú configuraciones pero no a las opciones Administrar Normas Técnicas y Administrar Actividades, debe configurarlo de la siguiente forma:

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Ahora debe crear los Usuarios, para esto se selecciona la pestaña Administración de Usuarios. Para crear un usuario nuevo debe acceder a la opción

, aquí debe ingresar los datos solicitados dependiendo

del tipo de usuario.

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Para el caso en pantalla se ha creado el usuario JEFEPYP, se le asignó un password y un perfil de ADMINISTRADOR; presione almacenar la información del usuario o

para

para descartar la

configuración. Nota. Se debe tener en cuenta cuando se realice cualquier modificación o creación que una vez se haga la modificación se debe guardar tanto en la pestaña de Perfiles de Usuarios como en Perfiles y Permisos, en caso contrario el cambio no será tenido en cuenta.

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3. Planeación El Proceso de Planeación inicia con la carga de afiliados del contrato de aseguramiento y sus contratos de prestación de servicios respectivos, y como ya se enuncio, de forma automática se realiza la programación de actividades por medio del cruce entre la malla de actividades de PYP y los afiliados de cada contrato. Posteriormente se realiza un cruce de las poblaciones objeto con las exclusiones definidas a fin de que las actividades anuales ya se entreguen de manera ajustada, claro esta, dejando el respectivo registro de cada exclusión para efecto de control y auditoria por parte de los Entes Territoriales de Salud (siempre y cuando se tenga habilitado el parámetro requerido). Finalizando en los procesos de generación de matrices de programación y matrices de presupuesto. GESTIÓN 412 garantiza un registro histórico de todas las actividades, procedimientos e intervenciones realizadas a los usuarios de un contrato de prestación de servicios determinado, lo cual facilita el control y seguimientos de las mismas al interior del proceso de gestión que debe instaurar las EAPB; con este tipo de registro se puede conocer información respecto del costo de las actividades realizadas a un usuario en particular, tiempos de realización de las mismas y demás datos propios de este tipo de registro. Las etapas que se deben llevar a cavo para realizar la planeación de actividades son:

3.1. Creación  del  contrato  de  aseguramiento  y  Carga  de  afiliados. La carga de afiliados al contrato de aseguramiento (previamente

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creado) se realiza desde un archivo plano que tienen la estructura indicada en la Normatividad Vigente, esta funcionalidad pertenece al modulo de Carga de Afiliados del aplicativo Seguro ®. Configuración del contrato de Prestación de Servicios. Tener en cuenta que para que en el buscador de contratos de prestación de servicios aparezcan datos, en la aplicación RED DE SERVICIOS se deben tener configurados los contratos con la marca de PyP (al menos con los datos generales del contrato, no es necesario tener configurada la red como tal.

3.2. Programación por contrato de aseguramiento. Este proceso permite identificar, para toda la población de un contrato de administración y sus contratos de prestación de servicios, la cantidad de actividades de Promoción y Prevención a las que dicha población tiene derecho de acuerdo a pertinencia por edad y sexo (La configuración de pertinencia por edad y sexo para cada actividad se realizo en el punto 2.2. Administración de actividades). 0. Ingrese a la opción Planeación ­ Carga de Población por Contrato.

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Inmediatamente se despliega la siguiente ventana: Desde esta ventana el sistema permite buscar un contrato de aseguramiento y de prestación de servicios, la búsqueda puede realizarse sobre todos los contratos o únicamente sobre los contratos vigentes, dependiendo del estado de la caja de selección Mostrar única/ contratos activos, esto es, si esta seleccionada busca únicamente sobre los contratos activos (vigentes a la fecha del sistema), si no, busca sobre todos los contratos.

a. Inicialmente ubíquese en el área Contrato de Administración, y busque el contrato de administración, con los binoculares que se presentan en la parte superior de la ventana.

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Haga clic en el botón Buscar

, que se encuentra al lado

derecho de la etiqueta Contratos de Administración, el sistema despliega la ventana donde se listan todos los contratos o únicamente los contratos activos dependiendo del estado de la caja de selección Mostrar única/ contratos activos.

En esta ventana puede buscar un contrato de administración por el código o la descripción. b. A continuación ubíquese en el área Contrato de Prestación de Servicios, y busque el contrato de prestación de servicios de PYP asociado al contrato de administración elegido. Esta es una nueva funcionalidad ya que según las nuevas matrices, se solicita realizar la programación basado en el contrato de PS.

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Nota IMPORTANTE: Tener en cuenta que para que en el buscador de contratos de prestación de servicios aparezcan datos, en la aplicación RED DE SERVICIOS se deben tener configurados los contratos con la marca de PyP (al menos con los datos generales del contrato, no es necesario tener configurada la red como tal.

c. En el área Filtros marque la opción Para todas las actividades de todas las normas técnicas.

El sistema permite buscar una Norma Técnica o una actividad especifica por medio de los botones Buscar

, que se

encuentran ubicados al lado derecho de las Etiquetas Normas Técnicas y Actividades respectivamente. De

acuerdo

a lo

anterior,

el

sistema permite

realizar

la

programación de actividades de acuerdo a tres tipos de filtros, que corresponden a las opciones de selección única que se muestran

en

la parte

inferior

de

la anterior ventana,

el

funcionamiento de estos filtros es el siguiente: ·

Primer filtro, Para la actividad escogida de este contrato: permite

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programar únicamente la actividad seleccionada (Actividad que se muestra en esta ventana). ·

Segundo filtro, Para todas las actividades de esta Norma Técnica: Permite programar únicamente las actividades pertenecientes a la Norma Técnica seleccionada

(Norma que se muestra en esta

ventana). ·

Tercer filtro, Para todas las actividades de todas las Normas Técnicas: permite programar todas las actividades de todas las Normas Técnicas.

d. Haga clic en el Botón Carga de Afiliados.

Una vez seleccionado el filtro, para realizar la programación de actividades solo es necesario hacer clic en el botón Carga de afiliados, en ese momento el sistema inicia un proceso de identificación de afiliados por actividad de

Promoción y

Prevención de acuerdo a pertinencia por edad y sexo que puede tardar algunos minutos dependiendo de la cantidad de usuarios que tenga el contrato de administración seleccionado.

Nota IMPORTANTE En la pantalla de advertencia que presenta el sistema, en la cual se solicita la correcta configuración de la IPS en el aplicativo Seguro, haga clic en el botón SI. (Siempre y cuando efectivamente los afiliados en seguro tengan asociada una IPS de referencia, en caso contrario, comuníquese con el operario del aplicativo Seguro para que realice tal actividad).

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5.2.2 Ver población cargada. Una vez termine el proceso de carga, el sistema genera un mensaje que dice proceso terminado, en este momento ubíquese en la pestaña Afiliados Cargados y haga clic en el botón Ver Población Cargada.

e. Verifique que se hayan cargado los datos, y si lo requiere elija la opción de impresión de los afiliados cargados (opcional, en caso contrario vaya directamente a la generación de matrices de Excel).

En la versión 3.0 se ha implementado una nueva funcionalidad para generar los reportes de afiliados cargados agrupados por identificación y norma técnica. Para ello se han diseñado dos reportes (uno detallado y otro consolidado) que a su vez pueden ser generados ya sea a una plantilla predefinida de Excel o a un archivo plano (txt) que se puede cargar igualmente desde Excel. La diferencia de los dos tipos de archivos que se generan radica en que: los formatos que se mandan a una plantilla predefinida de Excel (en el botón imprimir), requieren de un tiempo de espera para obtener los resultados, mientras que los que se envían a un archivo tipo txt (botón Guardar), se guardan inmediatamente y se pueden abrir con Excel posteriormente agilizando mas el proceso. Con la aclaración que ambos tipos de reporte contienen exactamente la misma información.

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A

A Excel 

Archivo

Plano

f. Impresión a un formato de Excel. Para imprimir a unas plantillas predefinidas de Excel (las cuales se encuentran en la carpeta reportes con los nombres: VER_POBLACIONDETALLADO.x ls ­ VER_POBLACIONCONSOLIDADA.xls) haga clic en el spinner que se encuentra al lado del botón IMPRIMIR, se presentara un menú de selección en el cual puede elegir la generación del reporte detallado o consolidado.

Una vez haya elegido el reporte requerido, el sistema inicia el proceso de generación del archivo Excel solicitado, abriendo el formato en Excel. Tener en cuenta que una vez abierto el archivo se debe grabar con un nombre y una ruta diferente a la que ofrece el sistema, esto con el objetivo de que el listado pueda ser individualizado por cada municipio.

g. Exportar a un archivo plano. Para generar el archivo con la población programada hacia un archivo consolidado o detallado haga clic en el spinner que se encuentra al lado del botón

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GUARDAR, se presentara un menú de selección en el cual puede elegir la generación del reporte detallado o consolidado.

Una vez haya elegido el reporte requerido, el sistema genera un mensaje en el cual se informa la ruta y el nombre con el cual se creo el archivo.

Para abrir este archivo en formato txt, ejecute los siguientes pasos: 1.

Abra Excel

2.

Ubique el archivo generado, tener en cuenta que en la ventana Abrir, en la sección de Tipo de archivo se debe elegir Todos los archivos (*.*) y haga clic en el botón Abrir.

3. A continuación se presentara la ventana Asistente para Importar Texto – Paso 1. en ella elija la opcion Delimitados.

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Haga clic en el botón Siguiente y aparecerá la ventana Asistente para Importar Texto – Paso 2. En esta ventana elija la opción Coma.

Haga clic en el botón Finalizar, aparecerá en pantalla el archivo solicitado.

Nota Importante: Los archivos que se generan en TXT como en Excel contienen exactamente la misma información, la única diferencia es el proceso de generación, ya que el TXT se genera automáticamente mientras que el de Excel requiere de un tiempo de espera, con la ventaja de que el

archivo de Excel ya queda formateado mientras que al TXT se debe dar formato.

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Note que en la ventana aparecen ahora dos nuevos botones: Eliminar Carga y Cerrar Carga El botón eliminar carga es útil en aquellos casos que por algún motivo se realizo una carga indeseada y es necesario eliminarla, el sistema permite borrarla siempre y cuando no se haya cerrado la carga, una carga se cierra presionando Cerrar Carga, si no se ha cerrado la carga el sistema se muestra el botón Eliminar Carga, que la cual permite , como su nombre lo indica, eliminar cargas, ventanal ingresar a esta opción aparece:

En esta ventana el sistema muestra el histórico de las cargas realizadas, indicando en la pestaña cargas los siguientes datos como lo muestra la

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imagen superior: ·

Carga: Corresponde a un consecutivo de cargas asignado por el sistema

·

Fecha de carga: Indica la fecha en que se realizo la carga de población

·

Usuario registra: Indica el nombre de usuario que realizo la carga

Al ingresar en la pestaña Actividades Cargadas el sistema muestra las actividades que se han programado, como se muestra a continuación:

El objetivo principal de mostrar estos datos es brindar información útil de la carga que se quiere eliminar, para que el usuario tenga la certeza que realmente debe eliminar la carga seleccionada. Si el usuario presiona el botón OK, el sistema borra de la base de datos la programación realizada en esa carga, por el contrario si presiona el botón Cancelar el sistema no elimina la programación realizada, manteniendo la información en la base de datos.

3.3. Programación de actividades por IPS. La programación de actividades por IPS es útil en aquellos casos que es necesario asignar afiliados de un mismo contrato de aseguramiento a

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diferentes IPS, en donde cada IPS tiene configurado un portafolio de actividades de Promoción y Prevención. Es decir que únicamente se programaran las actividades que estén configuradas en dicho portafolio (Ver el numeral

2.3. Configuración de portafolio de actividades de

Promoción y Prevención por IPS). Este proceso puede realizarse sobre un contrato directamente o utilizando la información de usuarios contenido en un archivo plano que igualmente deben pertenecer al contrato de aseguramiento elegido. Para un mejor entendimiento de esta funcionalidad se ilustrara mediante el siguiente ejemplo: A partir del contrato 3281­3 de Coosalud configurado en el punto 2.10. Configuración de contratos de administración se identifica los afiliados que deben asignarse a la IPS Unidad de salud Popayán. El primer paso es identificar el grupo de afiliados del contrato de aseguramiento que se asignara a la IPS, de estas personas debe obtenerse los números de carné y generar con ellos un archivo de texto (.txt) en el que cada registro corresponde a un número de carné, como se muestra a continuación.

Este archivo puede generarse utilizando cualquier herramienta, una manera de generarlo fácilmente es por medio del modulo Carga de Afiliados, (Ver generación de archivos en el manual de Carga de

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Afiliados). Es importante que el archivo se guarde en un lugar fácil de recordar. Para el ejemplo se guardar en la siguiente ruta: C:\Gestion 412 tmp\ y su nombre es 3281­3.txt Una vez se haya configurado el archivo anterior, en el sistema Gestión 412, debe ubicarse en el Ítem Planeación del menú principal e ingresar a la opción Carga de población por IPS, como se muestra a continuación.

Al hacer esto el sistema despliega la ventana Programación de actividades por I.P.S.

Desde esta ventana el sistema permite buscar un contrato de aseguramiento y sus contratos de prestación de servicios; la búsqueda puede realizarse sobre todos los contratos o únicamente obre los contratos vigentes, dependiendo del estado de la caja de selección

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Mostrar única/ contratos activos, esto es, si esta seleccionada busca únicamente sobre los contratos activos, si no, busca sobre todos los contratos. De acuerdo a la aclaración anterior hacer clic en el botón Buscar

el

sistema despliega la siguiente interfaz, en donde se listaran todos los contratos o únicamente los contratos activos dependiendo del estado de la caja de selección Mostrar única/ contratos activos.

En esta interfaz se puede buscar un contrato de aseguramiento bien sea por el código o la descripción, si se desea buscar por código debe digitarse en el campo correspondiente a Código el código del contrato; de igual manera si se desea buscar por descripción debe digitarse la descripción del contrato en el campo correspondiente a Descripción. En ambos casos el sistema actualiza la lista con los contratos semejantes a medida que se escribe sobre cualquiera de los campos indicados anteriormente. De igual manera realice la búsqueda del contrato de prestación de servicios. De acuerdo al ejemplo se debe buscar el contrato cuyo código es 3281­ 3, al seleccionar este contrato y hacer clic en el botón Cerrar, el sistema indicara, en la ventana Programación de actividades

por I.P.S,

información general del contrato de administración y las IPS que tienen

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asociadas en la pestaña I.P.S del contrato. Estas IPS corresponden a las que se le hayan adicionado al contrato de administración (Ver configuración de contratos de administración). Siguiendo el ejemplo debe asignarse la población a la IPS Unidad de salud Popayán, por este motivo debe seleccionarse de la lista de IPS la que tiene por Razón social Unidad de salud Popayán. Una vez hecho el paso anterior la ventana Programación de actividades por I.P.S debe tener la siguiente apariencia.

Es importante tener en cuenta que al no seleccionar ninguna IPS el sistema tomara por defecto la primera que se encuentre en la lista. Por el contrario si se seccionan varias IPS el sistema asignara la población a todas las IPS seleccionadas.

3.3.1. Carga de Afiliados por IPS por Contrato. 1. Primero ubique el contrato de aseguramiento; la búsqueda puede realizarse sobre todos los contratos o únicamente sobre los contratos vigentes, dependiendo del estado de la caja de selección Mostrar única/ contratos activos, esto es, si esta

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seleccionada busca únicamente sobre los contratos activos, si no, busca sobre todos los contratos. 2. Ubique la IPS para la cual realizara la carga de población, desde el área I.P.S. del Contrato. 3. Haga clic en el botón Carga de Afiliados. Se presentara una nueva ventana en la cual se debe elegir del portafolio configurado para esa IPS cual o cuales de las normas técnicas / actividades especificas y barrios o veredas requiere que el sistema programe

Seleccione la o las actividades específicas que se requieren configurar. Del listado que se presente haga clic en la caja de chequeo Programar, de este modo el sistema asume que esa actividad será programada, las que queden des marcadas no se programaran.

Seleccione el barrio para el cual se configuraran las actividades, Del listado que se presente haga clic en la caja de chequeo Programar, de este modo el sistema asume que los usuarios inscritos en esos barrios serán programados.

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4. Haga clic en el botón OK para que el sistema de inicio al proceso de Carga.

3.3.2. Carga de planos desde un archivo plano.

Retomando el ejemplo se debe indicar al sistema que programe la población, para ello damos clic en el botón Cargar Archivo Plano, en ese momento el sistema muestra la siguiente ventana.

Por medio de esta ventana se debe ubicar el archivo de texto que contienen los números de carné de los afiliados a programar, de acuerdo

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al ejemplo ya se tiene un archivo configurado (3281­3.txt) que esta ubicado en la ruta: C:\Gestion 412 tmp, se busca el archivo 3281­3.txt y se da clic en Abrir, en ese momento el sistema empieza a programar los afiliados cuyos números de carné se encuentran en el archivo de texto, si por algún motivo el sistema no puede cargar un afiliado (El afiliado no se encuentra registrado en la Base de Afiliados o el archivo tienen algún error de estructura) genera un Log de errores en la carpeta donde se encuentra el ejecutable que indica detalladamente el número de carné de los afiliados y el motivo por el que no se cargaron. Al terminar la carga de población (Programación de actividades), si no hay ningún problema el sistema muestra el siguiente mensaje.

Al hacer clic en el botón OK el sistema retorna a la ventana Programación de actividades por IPS.

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Al presionar la pestaña Afiliados cargados permite identificar los afiliados programados para cada actividad de Promoción y Prevención, esta funcionalidad se explica con más detalle en el punto 5.2.2 Ver población cargada. Nótese que en esta interfaz ahora aparecieron dos nuevos botones: Eliminar Carga y Cerrar Carga El botón eliminar carga es útil en aquellos casos que por algún motivo se realizo una carga indeseada y se quiere eliminar, el sistema permite borrarla siempre y cuando no se haya serrado la carga, una carga se cierra dando clic en el botón Cerrar Carga, si no se ha cerrado la carga el sistema muestra el botón Eliminar Carga, Que como su nombre lo indica permite eliminar cargas, al dar clic sobre el aparece la siguiente ventana.

En esta ventana el sistema muestra el histórico de las cargas realizadas, indicando en la pestaña Cargas los siguientes datos (ver figura anterior): ·

Carga: Corresponde a un consecutivo de cargas asignado por el sistema

·

Fecha de carga: Indica la fecha en que se realizo la carga de población

·

Usuario registra: Indica el nombre de usuario que realizo la carga

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Al presionar la pestaña Actividades Cargadas De la interfaz anterior el sistema muestra las actividades que se han programado, como se indica a continuación:

El objetivo principal de mostrar estos datos es brindar información útil de la carga que se quiere eliminar, para que el usuario tenga la certeza de que realmente debe eliminar la carga seleccionada. Si el usuario da clic en el botón OK el sistema borra de la base de datos la programación realizada en esa carga, por el contrario si da clic en el botón Cancelar el sistema no eliminara la programación realizada en dicha carga.

3.4. Carga de exclusiones El sistema permite el registro de exclusión de uno o varios afiliados incluidos en la Planeación, las exclusiones se refieren a situaciones diferentes a pertenencia de edad y sexo que determinan que a un afiliado definitivamente no puede o no debe realizársele

una

determinada actividad de Promoción y Prevención. Por ejemplo: para la Norma Técnica de Atención del Parto, la población objetivo corresponde a las mujeres en edad fértil, sin embargo para efectos de cumplimiento a

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las actividades programadas, se debe tener en cuenta que existen variables que generan excepciones, tales como: Mujeres ligadas, Mujeres que se les ha realizado la histerectomía, Mujeres planificando e incluso Mujeres en celibato. Las exclusiones se tienen en cuenta en Auditoria, en el Reporte de actividades y en el Reporte de exclusiones explicados en los puntos 4.2.2 Auditoria de Glosas, 5.2.4 Reporte de metas y 5.1.2 Reporte de exclusiones respectivamente. En este orden de ideas el sistema permite, previo a una configuración de Exclusiones (Ver punto 2.6. Administración de exclusiones), realizar el registro de este tipo de situaciones de dos maneras: individual y desde archivo plano, cada una de ellas se explica a continuación

3.5.1. Registro individual de exclusiones El registro individual de exclusiones se refiere a asociar una o varias exclusiones

a

un

determinado

afiliado.

Para

acceder

a

esta

funcionalidad debe seleccionarse la opción Exclusión por afiliado, como se muestra a continuación.

Al dar clic sobre la opción Ex clusión por afiliado el sistema despliega la siguiente ventana:

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Para continuar con la explicación de esta funcionalidad se utilizara el siguiente ejemplo: Vamos a suponer que a la señorita Sandra Patricia Bolaños identificada con numero de cedula 34319000 perteneciente al contrato 3281­3 de Coosalud por algún motivo no tiene dientes, por lo tanto vamos a registrarla en la exclusión de Edentulos. Para esto primero buscamos el afiliado dando clic en el botón buscar afiliados

, el sistema despliega

la siguiente ventana.

por medio de esta ventana se puede buscar un afiliado por Número de identificación, por Nombres o por Número de Carné, dependiendo de la

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pestaña que se elija para realizar la búsqueda, en cualquiera de los casos debe digitarse el dato a buscar en el campo correspondiente, en la interfaz anterior se realizo la búsqueda por numero de identificación. Sí se quiere buscar por nombres es necesario presionar la pestaña Nombre, en ese caso el sistema muestra la siguiente interfaz de búsqueda

Es importante tener en cuenta que el sistema busca los afiliados en la población cargada al contrato de administración, esto significa que para realizar

exclusiones la

población no

necesariamente debe

estar

programada (Cargada en la base de Gestión 412) Una vez identificado el afiliado a Excluir se debe seleccionar y hacer clic en el botón OK, en ese momento el sistema retorna a la ventana Afiliados con exclusiones mostrando información general del afiliado e indicando las exclusiones que pueden seleccionarse (cada una de las exclusiones que aparece en esta lista ha sido creada y configurada previamente de acuerdo a lo explicado en el punto 2.6. Administración de exclusiones) al realizar el paso anterior la apariencia de esta ventana es la siguiente.

Gestión 412.

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La primera lista indica las exclusiones que pueden asignarse al afiliado, la segunda lista (Que en este momento se encuentra vacía) muestra las exclusiones que el afiliado tiene asignadas. Siguiendo el ejemplo se debe asignarle la exclusión Edentulos, para ello debe seleccionarse y luego hacer clic en el botón Adicionar, en ese momento el sistema muestra una área de texto en la que se puede detallar la causa de la exclusión, luego de ingresar esta información, la exclusión debe aparecer en la lista de bajo, así como se muestra a continuación.

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Si se quiere eliminar una exclusión, previamente asignada a un afiliado, se debe seleccionar de la lista de abajo y luego hacer clic en el botón Eliminar. 3.5.2. Registro masivo de exclusiones desde archivo plano

En algunas ocasiones puede ser necesario el registro de una gran cantidad de afiliados Excluidos, en estos casos el sistema permite realizarlo rápidamente mediante la carga de información desde un archivo de texto, cuya estructura debe ser la siguiente: §

Tipo de documento del afiliado

§

Numero de documento del afiliado

§

Primer apellido del afiliado

§

Segundo apellido del afiliado

§

Primer nombre del afiliado

§

Segundo nombre del afiliado

§

Código del municipio

§

Código de la IPS que reporta

§

Código del diagnostico (CIE­10) o procedimiento (CUPS o SOAT)

§

Finalidad para consultas

§

Fecha en que se realizo la actividad.

Una vez se tenga el archivo de texto indicado anteriormente, la carga de esta información se realiza mediante la opción

Carga Histórico y/o

Ex clusiones que se muestra a continuación.

Al presionar esta opción el sistema desplegara la siguiente ventana

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Desde esta ventana el sistema permite cargar un archivo de exclusiones o un archivo de histórico, dependiendo de la selección de una de las opciones Carga Ex clusiones o Carga histórico, en cualquiera de los dos casos el proceso es el mismo. Luego de escoger la opción del tipo de archivo a cargar (en este caso exclusiones), se debe buscar el archivo a cargar, para esto se debe hacer clic en el botón

que despliega la siguiente ventana

Por medio de esta ventana se busca el archivo a cargar, una vez identificado se selecciona y se da clic en al botón Abrir, en ese momento el sistema retorna a la interfaz Carga Automática, ahora indicando la ruta donde se encuentra el archivo a cargar, así como se muestra a continuación

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En este momento se debe escoger el carácter de separación de los campos del archivo (por lo general es “,” o “;”) luego de esto se debe hacer clic en el botón Cargar Archivo que toma la información de este archivo y la registra en la base de datos de sistema. Si existe algún inconveniente al realizar la carga de esta información el sistema genera el siguiente mensaje:

En donde muestra que se creo un archivo de errores que se encuentra ubicado en la ruta indicada en el mensaje, en este archivo se detalla los registros que no pudieron ser cargados y el inconveniente ocurrido, como se muestra a continuación.

Los afiliados Excluidos pueden visualizarse en el Reporte de exclusiones que se explica en el punto 5.1.2 Reporte de ex clusiones.

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3.5. Carga del histórico El histórico corresponde a aquellas actividades de Promoción y Prevención que ya se han realizado al afiliado. Gracias a esta funcionalidad el sistema permite tener en cuenta estas actividades al momento de realizar la programación de actividades (Ver punto 2.11 Configuración de parámetros), al momento de realizar el cálculo de metas (Ver punto 3.6 Proceso de calculo de metas) y al momento de realizar la auditoria (Ver punto 4.2.3 Realizar Auditorias). El sistema permite registrar el histórico de actividades de tres maneras: individual afiliado por afiliado, masivo desde archivo plano y automático desde el proceso de auditoria de actividades. Los dos primeros se explican a continuación y el ultimo, como su nombre lo indica, se realiza automáticamente cuando la actividad es aprobada (Homologada) en los procesos de auditoria (Para mayor ilustración ver punto 4.2.3 Realizar Auditorias). 3.5.1. Registro individual del histórico

Por medio de esta funcionalidad el sistema permite registrar el histórico de las actividades que se han realizado a un afiliado determinado y que no han sido auditadas por medio del sistema. Recuerde que el sistema registra automáticamente el histórico cuando se realiza la auditoria, por esta razón las actividades auditadas en el no deben ser registradas nuevamente en el histórico. Para continuar con la explicación de esta funcionalidad se utilizara el siguiente ejemplo: Vamos a suponer que Fabián Andrés Calvache Hoyos de 13 años de edad identificado con Registro Civil 17305094 perteneciente al contrato 3281­3 de Coosalud se le ha realizado el 5 de enero de 2006 un control de placa que no se ha auditado en el sistema, por lo tanto es necesario registrarla en el histórico.

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Para realizar este registro ubíquese en la opción Registro Histórico, Como se muestra a continuación

Al presionar esta opción el sistema despliega la siguiente ventana

Primero se debe buscar el afiliados

afiliado dando clic en el botón buscar

, esta búsqueda se realiza de la misma manera como se

explico en el punto 3.4.1 Registro individual de exclusiones. Luego de buscar, según el ejemplo, a Fabián Andrés Calvache Hoyos, se debe buscar la Norma técnica (de acuerdo al ejemplo Atención preventiva en salud bucal) y la Actividad a registrar en el histórico (según el ejemplo Control de placa bacteriana de 2 a 19 años). El sistema permite realizar esta búsqueda por medio de los botones Buscar

que

se encuentran en la parte inferior de esta ventana, primero se debe buscar la Norma Técnica y luego la actividad.

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Acto seguido se debe ingresar la fecha en que se realizo la actividad en el campo Fecha Ejecución (de acuerdo al ejemplo 5 de enero de 2.006) y la cantidad de actividades realizadas en el campo Cantidad (Según el ejemplo una actividad). Una vez se hayan realizado los pasos anteriores la apariencia de esta ventana es la siguiente.

Para registrar el histórico se debe presionar botón Registrar Histórico, si la operación tubo éxito el sistema despliega el siguiente mensaje

El sistema permite ver el registro del histórico de las actividades realizadas al afiliado, para esto se debe presionar la pestaña Ver Registro Histórico, al hacer esto el sistema muestra la siguiente información.

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Como se puede observar en la parte inferior de esta ventana se muestra una lista que indica las actividades que se han realizado al paciente (Histórico). Finalmente para salir de esta funcionalidad se debe hacer clic en el botón Cerrar. 3.5.2. Registro masivo del histórico desde archivo de tex to

El registro del histórico desde archivo de texto es útil en aquellos casos en que existen muchos afiliados con histórico a registrar y seria muy dispendioso realizarlo de manera individual. A esta funcionalidad se accede de la misma manera como se explico en el punto 3.4.2 Registro masivo de exclusiones desde archivo plano, la diferencia consiste en que ahora en la ventana de Carga automática no se escoge la opción Cargar

Ex clusiones

si no Cargar

Histórico. Como se muestra a

continuación.

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Por otra parte la estructura del archivo plano para cargar el histórico también varía un poco con relación al de exclusiones, ésta estructura debe ser la siguiente: §

Tipo de documento del afiliado

§

Numero de documento del afiliado

§

Primer apellido del afiliado

§

Segundo apellido del afiliado

§

Primer nombre del afiliado

§

Segundo nombre del afiliado

§

Código del municipio

§

Código de la IPS que reporta

§

Código de la actividad (CUPS o SOAT)

§

Finalidad de la consulta o procedimiento.

§

Fecha en que se realizo la actividad.

3.6. Proceso de cálculo de atividades El proceso de cálculo de metas permite obtener la cantidad de actividades que se deben realizar anualmente a la población objetivo de una determinada actividad de Promoción y Prevención. Para acceder a esta funcionalidad debe ubicarse en la opción Calcular Actividades, como se muestra a continuación.

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Al presionar la opción Calcular Actividades el sistema despliega la siguiente ventana

Al hacer clic en el botón Calcular metas el sistema realiza un proceso que puede tardar unos segundos en el que toma toda la población que ha sido programada y realiza el calculo de metas para cada actividad de Promoción y Prevención apoyado en las expresiones (formulas) que han sido transcritas desde las hojas de Excel hacia el administrador de actividades. El resultado de este proceso es utilizado en la generación del reportes, en particular el de indicadores de cumplimiento (Ver punto 5.3.6 Formato único reporte de API) y en la generación del Reporte de Actividades

Programadas

(Ver punto 5.2.4 Reporte de Actividades

Programadas) En el evento de que en el transcurso se genere algún mensaje de alerta tipo “… Debe configurar bien la actividad (# actividad + nombre de actividad…”),

el sistema le esta informando que existe un inconveniente, no existen o no están diligenciados Los Valores de Referencia por Departamento y/o municipio. Para solucionar este inconveniente diríjase a la opción:

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1. Abra la opción CONFIGURACION ­ AFDMINISTRAR – VALORES DE REFERENCIA – VALORES DE REFERENCIA POR DEPARTAMENTO. 2. Una vez aparezca la ventana elija el departamento por medo de la opción de búsqueda y en el caso de que no aparezca ningún valor haga clic en el botón Agregar todos los valores para que el sistema los ingrese y usted proceda a ingresar los valores:

Buscar Dpto. 

Adicionar todos los valores  Ingrese  los  valores  de referencia SI NO

3. Teniendo en cuenta que las nuevas matrices solicitan algunos datos históricos de porcentajes de atención por ejemplo de mujeres esterilizadas, vasectomías, datos de CyD, es requerido que en la pestaña de Municipio se ingrese dicha información. En esta pestaña se deberán adicionar los datos por municipio que se relacionan en las matriz de TD / TT, y en Proporción de Grupos Poblacionales.

a. Ubique el municipio por medio del botón de búsqueda. b. Haga clic en el botón adicionar todos los valores. c. En cada uno de los valores relacionados, diligencie los datos de histórico por cada municipio.

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MANUAL DE USUARIO – GESTIÓN 412 VERSION 3.0 Buscar Municipio 

Adicionar todos los valores Ingrese  los  valores  de referencia SI NO 

4. Una vez haya ingresado cada valor, NO hay necesidad de grabar en ninguna parte, simplemente una vez se cambia el valor y se da flecha abajo.

3.7. Ajustar población cargada. Esta opción permite realizar el ajuste de metas sobre

la cantidad de

afiliados

las

cargados

previamente,

de

acuerdo

a

(nacimientos, defunciones, novedades) ingresadas en

novedades

la aplicación

seguro o en el mismo Gestión 412.

Al presionar esta opción el sistema despliega la siguiente ventana.

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MANUAL DE USUARIO โ€“ GESTIร“N 412 VERSION 3.0

Inicialmente ubique el contrato de aseguramiento que se puede buscar haciendo clic en el botรณn Buscar

, de la misma manera como se

explico anteriormente en el punto 3.2 Programaciรณn por contrato de aseguramiento. A continuaciรณn busque el contrato de prestaciรณn de servicios para el cual se requiere hacer el ajuste. Una vez se hayan realizado los pasos anteriores, al haga clic en el botรณn Ajuste de Metas el sistema despliega las siguientes opciones

Ajustar Metas, realiza el proceso como tal de ajuste de metas. Una vez haya realizado el proceso de ajuste de metas haga clic en la opciรณn Ver Datos Ajustados el sistema muestra el reporte que se explica en el punto 5.2.4 Poblaciรณn ajustada.

3.8. Generaciรณn de Matrices Continuando con los procesos de planeaciรณn de actividades de Promociรณn y Prevenciรณn, el modulo de Matrices de Programaciรณn permite la generaciรณn de las marices emitidas por el ministerio de Protecciรณn social, directamente a sus formatos en Excel, tomando como

Gestiรณn 412.

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referencia la población cargada y la información de tasas y frecuencias para cada departamento. Para generar las matrices de programación ingrese a: \PLANEACION \MATRIZ DE PROGRAMACIÓN.

Inmediatamente se presentara en pantalla la ventana de Generación de Matrices de Excel, desde la cual se debe realizar la elección del contrato de administración o la IPS para los cuales se requiere la generación de matrices. Inicialmente elija el contrato de administración, para ello ubíquese en el área Contratos de aseguramiento, y ubique el contrato requerido dando clic sobre el botón de búsqueda (ver Criterio de Búsqueda 1).

A continuación ubíquese en el área Contrato de Prestación de Servicios, y busque el contrato de prestación de servicios de PYP asociado al contrato de administración elegido.

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MANUAL DE USUARIO – GESTIÓN 412 VERSION 3.0

Haga clic en el botón Actual, inmediatamente se generará la hoja de Excel que contiene todas las matrices actualizadas por el MPS.

Si la hoja de Excel no se genera o se presenta algún mensaje de error, verifique la ruta en la cual reside el archivo plano, haciendo clic sobre el botón de edición del área Datos de Configuración.

.

A continuación haga clic en el botón Abrir que se encuentra en el área Archivo (Xls), y ubique el archivo que contiene las matrices.

Nota Importante: Se debe tener en cuenta que para la generación de las nuevas matrices, se solicita información histórica en las hoja 4. PROPORCION GRUPOS POB. Y 6.01S­ PAITT.

Para la primera se ha

implementado una herramienta que se adjunta a la presente liberación la cual permite realizar la consulta de actividades por finalidad directamente desde la base de datos de auditoria, tomando como origen de datos los rips validados y radicados. Esta es una herramienta de apoyo y opcional ya que cada regional debe definir el método de obtención de dicha información.

3.8.1. Generación de Matrices con valores poblacionales

Activar el parámetro para usar valores poblacionales

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Para trabajar con la funcionalidad de generar las matrices con valores poblacionales (hoja 4.PROPORCION GRUPOS POB de la matriz en formato Excel), se debe activar la opción Valores poblacionales, ubicada en la ficha

Programación

de

la

ventana

Parámetros

(Configuraciones/Parámetros/programación/valores poblacionales), tal como se muestra en la gráfica anterior.

Configurar los contratos de la vigencia anterior

Después de activar la opción Valores poblacionales, se debe configurar los contratos de la vigencia anterior (Configuraciones/Administrar/valores Poblacionales/Configurar ctos de la vigencia anterior), dado que los valores requeridos en la hoja 4, se deben calcular con los datos de las actividades ejecutadas en la vigencia anterior.

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MANUAL DE USUARIO – GESTIÓN 412 VERSION 3.0

1. El sistema, en la opción contratos vigentes, permite buscar los contratos de aseguramiento vigentes a la fecha en la cual se realizará la generación de las matrices 2. Luego, en la opción Contrato de Prestación de Servicios, se puede buscar los contratos de prestación asociados al contrato buscado en el punto 1 3. En la opción Contratos

Vigencia Anterior, se puede buscar

precisamente los contratos de aseguramiento no vigentes a la fecha de generación de matrices. Aquí se debe ubicar el contrato al cual pertenecía la población del contrato identificado en punto 1. 4. De igual manera se debe ubicar el contrato de prestación de servicios no vigente, asociado al contrato de aseguramiento buscado en la opción3.

Esta configuración debe realizarse para todos los contratos de prestación

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de servicios a los cuales se les realizará programación. Una vez realizada la configuración (relación de los dos contratos) se debe hacer clic en el botón Homologar Contratos, para indicarle al sistema que inicie el proceso de homologación:

Configuración de valores poblacionales

Para configurar los valores poblacionales, se debe ingresar a la opción Valores

poblacionales

(Configuraciones/Administrar/valores

Poblacionales/Configurar Vlrs Poblacionales), esta opción le permite configurar los siguientes datos: Ø Código: código de la variable del valor poblacional de acuerdo a lo indicad en la matriz de programación (hoja 4) Ø Descripción: nombre de la variable descrita en la matriz de programación (hoja 4) Ø R. inicial y R final: corresponden a los rangos de edad para los que aplica el cálculo. Ø Medida de la edad del rango: en años, meses o días Ø Sexo: para el que aplica.

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Ø Tabla de referencia: en esta opción se debe configurar el valor de referencia que va a ser reemplazado por el nuevo valor poblacional en el cálculo de la expresión de la actividad específica para calcular la meta, es decir, que el sistema ya no tendrá en cuenta, para el cálculo de la meta, el valor de referencia configurado para la actividad en la opción Generador de expresiones, sino el calculo obtenido dependiendo de la configuración de los valores poblacionales. Ø Actividad especifica: identifica la actividad que se va a contar como ejecutada para cada valor poblacional. Ver hoja 4 de la matriz de programación. Ø Celda: es la celda correspondiente a la hoja 4 de la matriz de Excel, donde se escribirá el total de la población configurada para el valor poblacional, programada en la vigencia anterior. Configuración de valores poblacionales por contrato

Al

ingresar

a

la

opción

valores

(Configuraciones/Administrar/valores

poblacionales

por

contrato

Poblacionales/Configurar

Vlr

poblacionales por contrato), el sistema presentará el botón Calcular Valores, el cual realizará el calculo de los valores requeridos en la hoja 4, para ejecutar está acción, previamente se debe haber configurado los puntos anteriores.

Luego de haber realizado todos los pasos anteriores, se debe ejecutar los procesos de Calcular metas población y generar la matriz de

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programación.

Esto después de haber realizado la programación de

actividades para el contrato deseado. Adicionalmente

se

incluyó

la

funcionalidad

de

guardar

automáticamente los reportes generados en formato Excel, para esto es necesario crear junto al ejecutable una carpeta llamada “Datos Reportes”, a la cual se envía el reporte nombrado de la siguiente manera: nombre de la plantilla usada para su generación, fecha y hora de generación del reporte.

3.9. Generación de Matrices de Presupuesto Gestión 412 adiciona a su funcionalidad desde la versión 3.0 Rel. 1.0 la opción de generar la matriz de presupuesto de las actividades programadas de un contrato de prestación de servicios.

Para la generaron de la matriz de presupuesto se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:

Consideraciones.

·

Se debe haber realizado la carga de población a las actividades y normas técnicas de PyP para cada contrato de Prestación de servicios.

·

Se debe tener configurado en la aplicación Red de servicios ® los datos del manual tarifario para cada contrato de prestación de servicios.

·

Se deben tener configurados los valores de las actividades en la aplicación Red de Servicios ®.

·

Se debe contar con la herramienta de ofimática Excel ®.

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·

Haber ejecutado el proceso de Calculo de Actividades (explicado al final del documento)

1. Ingrese a Planeación – Matriz de Presupuesto.

2. Ubíquese en el área Contrato de Administración, y busque el contrato de aseguramiento, con los binoculares que se presentan en la parte superior de la ventana.

3. A continuación ubíquese en el área Contrato de Prestación de Servicios, y busque el contrato de prestación de servicios de PYP asociado al contrato de administración elegido. Esta es una nueva funcionalidad ya que según las nuevas matrices, se solicita realizar la programación basado en el contrato de PS.

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4. Haga clic en el botón Generar Matriz, se presentara un reporte que relaciona

la

información

solicitada,

teniendo

las

siguientes

consideraciones: a. La matriz se genera por cada Norma Técnica y Actividad Especifica. b. La información que se genera corresponde al costo a invertir por cada actividad teniendo como referencia el manual tarifario utilizado para el contrato de prestación de servicios procesado. c. El campo valor de UPC es el porcentaje que representa el valor de cada actividad con respecto al valor del contrato de aseguramiento.

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4. Auditoria El proceso de Auditoria se fundamenta en la información que entregan los Prestadores de Servicios de Salud en los Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud “RIPS”, conforme a lo definido en la Resolución 3374 de 2.000.

Los RIPS contemplan una estructura y contenidos de obligatorio cumplimiento y específicamente para las actividades, procedimientos e intervenciones de Promoción y Prevención algunas de las variables que se analizan en esta fase de Auditoria son: ·

Código de la actividad (se tienen en cuenta los Códigos CUPS).

·

Finalidad (Se tendrá en cuenta las definidas por la norma, tanto para las consultas como para los procedimientos).

·

Códigos de Diagnósticos (se tienen en cuenta los códigos “Z” de la clasificación Internacional de Enfermedades CIE10).

·

Otros aspectos de Auditaje se relacionan con la población amparada en determinado contrato de aseguramiento y de prestación

de

servicios

de

salud,

tarifas,

y actividades

desarrolladas.

El programa controla mediante la asignación de un número de radicación, cada uno de los RIPS que le son presentados por los diferentes prestadores de servicios de salud, lo que facilita lógicamente el seguimiento en relación a esta actividad y según cada I.P.S. y en relación a las glosas que se detecten el Software genera su propio reporte, también parametrizable.

4.1. Revisión de Cuentas.

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La opción de Revisión de Cuentas, tiene por objetivo, previo al proceso de auditoria de cuentas,

poder identificar los usuarios que vienen

reportados en Rips y que pudieran no estar registrados en la base de datos de afiliados, ofreciendo al funcionalidad de realizar procesos de homologación por diferentes criterios tales como nombres, documento de identidad, entre otros. Adicionalmente otro de los objetivos de este modulo será el de poder identificar información relacionada con indicadores centinela, que aunque puede estar por fuera del objeto de Gestión 412, se presenta como un valor agregado que aplica sobre cada radicación de rips. Teniendo en cuenta que la generación de indicadores centinelas se aplica para todas las radicaciones realizadas en el Validador ®, independiente de que sean de P y P o no, se ha implementado un nuevo proceso que permitirá realizar la homologación de usuarios que vienen reportados en los Rips y que no pueden ser encontrados en la base de datos de afiliados (similar al proceso de FASE I), con el fin de que se obtenga el dato real de los usuarios que son reportados en los archivos planos Rips. Esta nueva opción se encuentra en el modulo \AUDITORIA \REVISION DE CUENTAS \RECUPREACION DE LA SALUD.

Inicialmente para cada radicación se debe realizar el proceso de afiliados, para ello ingrese a la pantalla Seguimiento a Recuperación de la Salud, ubique la radicación que va a procesar y presione el botón Afiliados.

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Clic para verificar afiliados

Si en la radicación procesada se encuentran usuarios que por su numero de documento de identidad y tipo de documento no se pueden relacionar con uno de la base de datos de afiliados (Seguro ®), se presentará la ventana Historial de Auditorias, en la cual se especificara cada usuario que no pudo ser encontrado con datos tales como: numero de radicación, tipo de documento, numero de documento, nombres y apellidos. Cada uno de ellos puede ser homologado con algún usuario de la base de datos, para ello presione el botón Historial.

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Para homologar un usuario, ubíquelo de la lista y a continuación presione el botón Homologar Afiliado. A continuación se presenta la ventana de búsqueda de usuarios en la cual el sistema recomienda la primera opción que el sistema encuentra para homologar el usuario elegido.

En caso de que la pantalla de búsqueda aparezca vacía o que el dato (s) que aparece en pantalla no sea el requerido, por medio de los criterios: identificación, Nombres, Carné ubique el usuario que puede ser homologado y presione el botón OK, inmediatamente se presenta una ventana en la cual se solicita el concepto por el cual se homologa el usuario (por ejemplo. El documento de identidad estaba errado, o se homologo por el apellido, etc.), ingrese el concepto y presione el botón OK; en este momento se ha homologado el usuario que el sistema no encontró, con un registro existente en seguro, adicionalmente este campo se vera reflejado en cada uno de los archivos planos en los que se encuentra ese documento de identidad y el registro del usuario que se eligió para homologar debe cambiar de color.

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En caso contrario, que el usuario que aparece en pantalla es el usuario requerido, presione el botón OK, inmediatamente se presenta una ventana en la cual se solicita el concepto por el cual se homologa el usuario, ingrese el concepto y presione el botón OK

El siguiente paso será que el sistema identifique la información de Indicadores Centinelas en la radicación activa, para ello haga clic sobre el botón Centinela, el sistema iniciara un proceso de recorrido de la radicación y se presentara en pantalla una barra de progreso que indicara la finalización del proceso.

Una vez se hallan homologado todos los usuarios, o los que se pudieron homologar, ingrese a la opción \AUDITORIA \REVISION DE CUENTAS \ REPORTES \ FORMATO F32, seleccione el periodo que requiere consultar (se hace la claridad que el sistema genera el reporte solamente de las radicaciones de un periodo – mes).

El reporte generado en pantalla puede ser impreso o exportado a Excel.

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Ex portar reporte a un archivo: Para exportar el reporte en pantalla hacia formatos .txt o .xls, presione clic sobre el icono de impresión,

A continuación en la pantalla de impresión habilite el campo de chequeo Print to File, paso a seguir ubíquese en el campo type y elija el tipo de archivo al que requiere imprimir el reporte (presione clic en el triangulo para que se despliegue la lista de formatos disponibles), en seguida ubíquese en el campo where y elija la ruta en la cual almacenara el reporte y digite el nombre del nuevo documento, finalmente presione clic en el botón OK

NOTA. Se debe tener en cuenta que para la generación de indicadores centinela, los diagnósticos deben estar configurados con cada tipo de agrupación (eda, malaria, otitis, etc), para ello ingrese al Validador de Rips ®, opción UTILITARIOS \ PERTINENCIA, en esta ventana identifique cada diagnostico con el tipo de agrupación que aplique, por medio de la opción Grupo Anexo3 ,

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4.2. Carga de Radicaciones El primer paso consiste en realizar la carga de RIPS registrados previamente en la base de datos por medio del sistema Validador, Para ello debe ubicarse en la opción Cargar Planos, como se indica a continuación

Al presionar esta opción el sistema despliega la siguiente ventana

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En esta ventana haga clic en el botón Abrir radicación, el sistema preguntará si desea abrir las radicaciones de PyP o todas, esta selección depende directamente del proceso de Validación ® ya que si en este proceso se valido con un escenario de PyP, el filtro mostrara solamente las radicaciones de pyp, en caso contrario haga clic en el botón Cancelar para que el sistema presente todas las radicaciones y el auditor sea quien decida que radicación trabajara.

A continuación el sistema presentara el listado de todas las radicaciones cargadas por el sistema de validación:

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En esta ventana el sistema muestra el listado de todas las radicaciones que se encuentran registradas en la base de datos de auditoria, las radicaciones que tienen un color azul corresponden a las que ya se han cargado completamente en el sistema Gestión 412, las que aparezcan en rojo significa que fueron cargadas parcialmente y las que no tienen color corresponden a las que no se han cargado. En esta ventana el sistema permite seleccionar la radicación a auditar, para ello se debe ubicar la radicación deseada y luego oprimir el botón OK. Posteriormente, haga clic en el botón Cargar, al hacer esto el sistema identifica todas las facturas de esa radicación y actualiza el listado de facturas, como se muestra a continuación.

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En la pantalla anterior se relaciona la información de los rips reportados en la radicación elegida, indicando datos como numero de factura, actividad de pyp cargada, finalidad. Este proceso depende directamente de los filtros que sean aplicados previo al proceso de carga, ellos son: o Auditar Todas las actividades (incluidas no PyP): Esta opción permite al sistema realizar la carga de todas las actividades sin aplicar los filtros de la malla de configuración de actividades de pyp, para que posteriormente una vez se haga auditoria sea el auditor quien decida que es pyp y que no. Si el campo se encuentra habilitado el sistema carga todo, si esta deshabilitado el sistema cargara solamente lo que identifique como pyp. o Ver solo PyP: Una vez se haya realizado una carga, esta opción permite realizar el filtrado para que solamente se visualice la información que estrictamente ha sido identificada como pyp. o Cruzar La Finalidad: Habilita al sistema para que en el proceso de carga de actividades realice el cruce de las reportadas en los rips contra las finalidades configuradas en la malla de pyp. o Marcar

Act.

Glosadas:

Permite

al

sistema

marcar

automáticamente las actividades que sean glosadas en el

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proceso de auditoria, esto con el objetivo de que por medio de un código de colores, el auditor pueda identificar que actividades han sido glosadas.

4.3. Proceso de auditoria Una vez se haya realizado la carga de la radicación (planos) a auditar, el sistema puede iniciar el proceso de auditoria, tal como se indica en los siguientes puntos. 4.3.1. Auditoria de afiliados Para realizar el control sobre las afiliaciones, identificar si las personas reportadas en los RIPS pertenecen a un contrato de aseguramiento, se debe realizar el proceso de afiliados, para ellos debe darse clic en el botón Afiliados, en ese momento el sistema compara la población reportada en RIPS con la que se encuentra registrada en la base de Afiliados y de acuerdo a esta comparación genera glosas relacionadas con la no existencia del afiliado en los contratos de aseguramiento. 4.3.2. Administración de glosas Para la administración de Glosas, Gestión 412 ofrece el proceso de auditoria, que permite la aplicación de todas las reglas y mallas de configuración que han sido aplicadas previamente, partiendo desde la configuración de actividades de Promoción y prevención, pasando por los procesos de carga de población, hasta la carga de archivos Rips, ya que este modulo realizara todos los cruces necesarios para ofrecer al usuario de la aplicación todas las herramientas y argumentos para llevar a cabo un correcto proceso de auditoria a actividades de Promoción y Prevención, tales como: ·

Actividades programadas.

·

Actividades no programadas

·

Glosas por usuario no programado

·

Glosas por exceso en la prestación del servicio.

·

Glosas por finalidades y diagnósticos no permitidos para cada

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actividad especifica, entre otros.

Para iniciar el proceso de auditoria, presione en el botón Auditoria, inmediatamente se presentara la ventana Auditoria de Actividades Cargadas, en esta ventana se presentara información completa, factura por factura: ·

Numero de Factura

·

Datos del Usuario

·

Código y Descripción de la Actividad Facturada

·

Cantidad facturada

·

Fecha de realización del procedimiento

·

Finalidad de Consulta o Procedimiento

·

Diagnostico principal

·

Valor de la actividad

Adicionalmente encontrara: ·

Listado de actividades especificas programadas

·

Glosas de la Actividad

Para dar inicio al proceso de auditoria, la aplicación presentara en pantalla cada uno de los registros que han sido encontrados en los Rips, identificados con un contador que identifica la posición del registros (este

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se encuentra en la parte inferior de la ventana y se incrementa o disminuye dependiendo de la ubicación.

Nota, la información presentada en esta ventana depende del proceso de carga y de los filtros que se hayan aplicado en él. Herramientas para el proceso de Auditoria En la parte superior de la pantalla, en el área Actividades Escogidas, la aplicación ofrece herramientas que permiten facilitar los procesos de auditoria, con funciones que son informadas en la parte inferior de la ventana una vez se ubique sobre el registro, tales como: Aplicar filtros para visualizar datos, presionando clic sobre este botón la aplicación presentara una nueva ventana desde la cual se permite la aplicación de una serie de filtros para la ubicación de la información:

·

Tipo Id. Ubíquese en este campo para realizar la búsqueda en la radicación para un tipo de documento de identidad en particular (CC – MS – AS, etc.), ingrese la información el área Valor de filtro y presione el botón Aplicar, en este momento la aplicación presentara solamente los registros que coinciden con el registro ingresado.

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·

Nro Id. Ingrese información en este campo para realizar búsquedas en la radicación para un número de documento de identidad en particular, ingrese la información en el área Valor de filtro y presione el botón Aplicar, en este momento la aplicación presentara únicamente los registros que coinciden con el dato ingresado.

·

Cod Act. Ingrese información en este campo para realizar búsquedas en la radicación para un código de actividad en particular, ingrese la información en el área Valor de filtro y presione el botón Aplicar, en este momento la aplicación presentara únicamente los registros que coinciden con el dato ingresado.

·

Edad. Ingrese información en este campo para realizar búsquedas en la radicación para una edad en particular, ingrese la información en el área Valor de filtro y presione el botón Aplicar, en este momento la aplicación presentara únicamente los registros que contienen edades concientes con el dato ingresado.

·

Sexo. Ingrese información en este campo para realizar búsquedas en la radicación para usuarios de un sexo en particular (M – F – I), ingrese la información en el área Valor de filtro y presione el botón Aplicar, en este momento la aplicación presentara únicamente los usuarios coinciden con el sexo ingresado.

·

Factura. Ingrese información en este

campo para realizar

búsquedas en la radicación para un numero de factura en particular, ingrese la información en el área Valor de filtro y presione el botón Aplicar, en este momento la aplicación presentara únicamente los registros que coinciden con el número de factura ingresado. Visualizar Rips de la Actividad. Dando clic sobre este botón la aplicación presentara una nueva ventana desde la cual se permite la visualización completa de los datos del Rips de la actividad elegida ya

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sea una consulta o un procedimiento, buscando que el usuario de la aplicación pueda verificar esta información para la toma de decisiones al momento de verificar una actividad de una factura.

Visualizar los Datos del Afiliado. Teniendo en cuenta que los datos del usuario que se presentan en la pantalla principal de auditoria, obedecen a información reportada en el Rips, esta utilidad de visualizar datos del afiliado, le permite al usuario que realiza procesos de auditoria verificar los datos reales desde su contrato de aseguramiento. Una vez presione este botón se presentara la ventana Contrato de Aseguramiento, en ella encontrara la información completa de los datos de afiliación del usuario, permitiendo adicionalmente poder verificar el histórico de contratos a los cuales el usuario ha pertenecido a lo largo de su ingreso al sistema general de seguridad social.

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Para verificar los datos actuales del usuario ubíquese en la pestaña Uno a Uno, en caso de requerir visualizar el histórico de contratos ubíquese en la pestaña Todos los Contratos. Visualizar contrato de PS. Teniendo en cuenta que según los últimos lineamientos del MPS respecto al manejo de matrices, se propone trabajar con el contrato de prestación de servicios, esta opción permitirá visualizar el contrato de Prestación de Servicios contra el cual se esta ejecutando la actividad. Ver Toda la Factura. Esta herramienta permite visualizar en pantalla los datos completos de la factura en la cual se encuentra la actividad actual.

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Agregar Glosas a la actividad. Este botón permite al usuario de la aplicación, aplicar glosas que el sistema no ha podido detectar debido a actividades específicas que por alguna condición especial no fue configurada previamente para que el sistema la detectara como tal. Una vez presione este botón, automáticamente se presentara la ventana Concepto de glosas, alarma o glosa parcial, en ella ubique el concepto de glosas que aplicara al registro ubicado actualmente o en el evento de que el concepto requerido no se encuentre en la lista, escriba el nuevo concepto y presione el botón OK. En este caso automáticamente la actividad es marcada como glosada identificándola con un color en un recuadro que se encuentra en la parte superior de la ventana.

Aplicación de Glosas a Toda la Factura. Desde la versión 3.0 rel 1.0 el sistema provee la funcionalidad de aplicar una Glosa a una factura completa. Teniendo en cuenta que el proceso explicado en el punto anterior permite realizar la aplicación de una glosa a cada registro de una factura, Desde la versión 3.0 rel 1.0 en el evento de que el Auditor medico considere que todos los registros de pyp de una factura deben ser glosados con esta opción podrá aplicar una glosa a todos los registros de una factura. Así:

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En la barra de herramientas de la pantalla de auditoria haga clic sobre el icono Glosas las Actividades de la Factura, inmediatamente el sistema presentara una nueva ventana desde la cual se solicitara el concepto por el cual se Glosa y todos los registros de la misma se asociaran al concepto elegido.

Adicionalmente en la parte superior derecha de la ventana Auditoria de Actividades Cargadas, se presentan una serie de cajas de chequeo, desde la cual el usuario podrá facilitar aun más la visualización de los registros que ya ha auditado o no.

Ver no Auditadas, presione este campo y el sistema aplicara un filtro sobre la radicación actual que permite visualizar solamente los registros que no han sido verificados aun, esto con el fin de que se omitan los registros auditados, glosados y homologados y facilitar así el proceso de auditoria. Ver Auditadas: Este campo permite visualizar únicamente los registros que ya han sido auditados (esto es que se han ejecutado, glosado u homologado actividades). Ver Glosadas: presione este campo y el sistema aplicara un filtro sobre la radicación que permite visualizar únicamente los registros glosados ya sea por el sistema automáticamente o las glosas que el usuario a asignado a cada procedimiento. Ver homologadas. Este campo permite visualizar únicamente los registros que el usuario ha homologado (ejecutado) manualmente.

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4.3.3. Realizar auditorias. Para dar inicio al proceso de auditoria, inicialmente ubique el registro que requiera auditar por medio de las flechas de desplazamiento que se encuentran en la parte superior de la ventana, en el área de Actividades Escogidas.

A continuación verifique en el área Lista de actividades especificas encontradas, si el registro actual se encuentra o no programado; para ello el sistema realiza el cruce teniendo en cuenta los datos de identificación, sexo y edad del usuario, y los confronta contra los almacenados en la base de datos para verificar su concordancia o no. Para verificar si el registro actual se encuentra programado, en el área Lista de actividades especificas encontradas, el sistema debe mostrar el código y la descripción de la actividad especifica, como también la cantidad programada y ejecutada hasta la fecha. En caso contrario esto indicara que la actividad actual no ha sido programada.

Para ejecutar una actividad que efectivamente ha sido programada inicialmente

verifique

el

historial

de

actividades

ejecutadas

con

anterioridad, para ello (y solo para usuarios que tienen actividades ejecutadas previamente) el sistema presenta un icono en el área actividades

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especificas

encontradas

presione este incono e

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inmediatamente se presentara la ventana Fecha para la generación del reporte en ella ingrese la fecha desde la cual requiere consultar la información. Faltan los demás botones (Exclusiones y Actividades especiales)

El formato de la fecha a ingresar debe ser día – mes

­ año, a

continuación presione en el botón OK, se presentara en pantalla un reporte en el cual se especifican: nombre del usuario, actividad especifica, fecha de ejecución (fuente Rips) y en que fecha se ejecuto (procesos de auditoria).

o

Ejecutar Actividades.

Una vez verificado el historial de actividades, decida si requiere o no ejecutar la actividad seleccionada, para ello presione el botón homologar, en este caso el sistema automáticamente da por ejecutada la actividad elegida y la marcara como auditada, al tiempo que en la pantalla se presentara la información actualizada de las actividades ejecutadas hasta el momento. En caso de que por error ejecute una actividad que no debió ser, presione el botón Cancelar, y el sistema reintegrara la cantidad programada y no tomara la ejecutada como tal.

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Adicionalmente el sistema provee la funcionalidad de ejecutar actividades programadas en bloque, esto con el fin de que una vez el usuario del sistema haya verificado que las actividades programadas por el sistema están acorde a la programación realizada, por medio del botón homologar que se encuentra en la parte inferior de la ventana, el sistema ejecute automáticamente todas las actividades que encontró efectivamente programadas por el sistema. Para ello ubíquese en la parte inferior de la ventana y presione el botón homologar, inmediatamente se da inicio a una barra de progreso que le indicara cuando inicio y termino el proceso de auto ejecución. Para verificar si las actividades fueron ejecutadas verifique una a una en la parte superior de la ventana el recuadro que las identifica como auditadas. o

Ejecutar actividades a usuarios no programados.

Se puede presentar el caso de que la actividad reportada en el Rips no haya sido programada para el usuario en la base de datos (ver proceso programación de actividades)

y efectivamente puede ser ejecutada

como actividad de promoción y prevención, para ello el sistema provee la funcionalidad de programar la actividad teniendo en cuenta los criterios de validación, para verificar este tipo de actividades en el área de Lista de actividades especificas encontradas, el sistema identificara la actividad especifica pero no presentara la información de cantidades programadas y ejecutadas.

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Para ejecutar actividades a usuarios no programados, una vez haya ubicado la actividad especifica, el sistema habilitara el botón Programar (solo se presenta si la actividad es valida según la edad y sexo pero no ha sido programada), presione el botón Programar y el sistema automáticamente programara la actividad y la da como ejecutada.

o

Verificar Actividades glosadas.

Como se indico al inicio de este modulo, el sistema realiza el cruce de toda la configuración para apoyar el proceso de auditoria, uno de los resultados de estos cruces es la generación de glosas sobre las actividades reportadas.

Para verificar actividades glosadas, el sistema presentara el área glosas de la actividad en la parte inferior de la ventana. En ella se detallara información de Concepto de Glosa, tipo de Error y Valor. Opcionalmente el usuario debe determinar si la glosa es o no aceptada, utilizando las herramientas de auditoria que fueron explicadas al inicio de este modulo. Para ello el sistema presenta dos botones: Levantar glosa: Presionando clic sobre este botón el sistema presentara una nueva ventana en la cual se solicitara el concepto para realizar este procedimiento. Elija el concepto de la lista o escriba el nuevo concepto, a continuación presione el botón OK y la ventana de glosas desaparece. A continuación el usuario del sistema debe definir el trato a dar a la actividad.

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Levantar Glosas, Este botón le permite levantar en bloque todas las glosas asociadas a un concepto, esto con el fin de evitar levantar las glosas una a una, cuando el concepto que emite el sistema es repetitivo para todos. Presione el botón Levantar Glosas, inmediatamente se presentara la ventana Levantar Glosas, en ella elija el concepto que el sistema tomara para buscar a lo largo de toda la radicación y levantar automáticamente las glosas sobre las actividades asociadas a la misma, por medio del botón de búsqueda que se presenta en el área Datos para levantar la glosa o alarma, a continuación presione el botón OK y el sistema realizara el proceso de levante de glosas en bloque.

o

Cerrar Auditorias. Finalmente, una vez se haya finalizado el proceso de

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auditoria sobre la radicación elegida, el usuario debe determinar si cerrara o no la auditoria a la cuenta, este proceso puede ser opcional ya que el usuario puede a medida de sus posibilidades auditar la radicación en una o varias sesiones, una vez se haya dado por finalizado el proceso de auditoria presione el botón Cerrar Auditoria, esto informa al sistema que ningún otro usuario podrá administrar (agregar, quitar actividades) la radicación actual.

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5. Reportes En lo relacionado a reportes la aplicación genera todos los requeridos por EAPB, Alcaldías y demás organizaciones involucradas en el proceso de Gestión de Promoción y Prevención, así por ejemplo se tienen los relacionados con grupo poblacionales objeto, exclusiones, históricos, registros

de

cargas,

actividades,

actividades

ajustada,

glosas,

seguimientos por contrato y afiliado, Indicadores centinela, indicadores de gestión o cumplimiento, tasas de deserción, EVAPOS, entre otros.

5.1. Reportes en el proceso de configuración 5.1.1. Reporte de exclusiones configuradas Gestión 412 provee entre una de sus muchas funcionalidades la posibilidad de crear conceptos de exclusiones que a su vez contienen normas técnicas o actividades especificas de promoción y prevención, con el objetivo de realizar la asignación a una población identificada de estos

conceptos

de

exclusión

buscando

que

los

procesos

de

programación y auditoria ofrezcan información ajustada cien por ciento a la realidad. Un ejemplo de exclusión en Gestión 412, son los Edentulos (personas con ausencia de sus piezas dentales), para este caso en la aplicación se debe crear un concepto que asocie las actividades especificas de la norma técnica de atención preventiva en salud bucal, de este modo los procesos de programación, generación de matrices y reportes en general, tendrán en cuenta los usuarios asociados a este conceptos para dichos procesos. Para generar el reporte de las exclusiones configuradas en el sistema ingrese a: CONFIGURACIONES \ OTRAS CONDICIONES \ EXCLUSIONES \ ADMINISTRAR EXCLUSIONES.

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Automáticamente se presentara una ventana en la cual se presenta la información de los conceptos de exclusión creados previamente (ver modulo 3.4. Carga de Exclusiones) ubique en la parte posterior de la ventana el botón

REPORTE, presione y se presentara en pantalla el

reporte que incluye: concepto de exclusión y cada una de las Normas técnicas y las actividades específicas asociadas al mismo.

En el siguiente grafico se detallan los datos del reporte.

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5.1.2. Reporte de exclusiones Una vez se hayan realizado los procesos de CONFIGURACIÓN DE EXCLUSIONES (ver modulo 3.4. Carga de Exclusiones) y asignado estos conceptos a los usuarios que lo ameriten el sistema ofrece la funcionalidad para

la generación del REPORTE DE EXCLUSIONES que

permite visualizar la información de los usuarios asociados a cada concepto. Para generar el reporte de exclusiones, ingrese a: CONFIGURACIONES \ OTRAS CONDICIONES \ EXCLUSIONES \ REPORTE DE EXCLUSIONES.

Inmediatamente se presenta la ventana desde la cual se permite la selección de una variedad de filtros, con el fin de generar este reporte adecuado a las necesidades propias del usuario.

1. Generar reporte por entidad o IPS: Ubíquese en el área Filtrar Por, en ella seleccione el criterio de búsqueda Entidad o IPS, en cualquiera de los dos casos seleccione

si la generación del

reporte se hace por uno o todas las Entidades o IPS; si se requiere

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generar el reporte por una en particular se debe dejar des habilitado el check TODAS y elegir el dato requerido por medio del botón de búsqueda que se presenta en la parte derecha de la ventana (Ver Criterio de Búsqueda 1.). En caso contrario (campo TODAS habilitado) la aplicación tendrá en cuenta los afiliados registrados en todas las Entidades o IPS para el informe.

Nota. Criterio de Búsqueda 1. A continuación se explicara uno de los métodos de búsqueda que se manejan a lo largo de la aplicación. Dependiendo del ítem en el cual se encuentre ubicado (si esta ubicado en la pantalla de contratos buscara contratos, si esta ubicado en el campo de entidades buscara empresas, etc.), una vez se presione el icono de búsqueda automáticamente se presentara una ventana en la cual se permite la ubicación de datos por medio de código o descripción. Para realizar búsquedas por medio de código, ubíquese en el campo código y digite el dato requerido, a medida que se digite cada carácter el sistema ira presentando en la parte inferior los resultados obtenidos, una vez seleccione el campo requerido presione en el botón cerrar y el dato es llevado a pantalla. Para realizar búsquedas por medio de descripciones, ubíquese en el campo descripción, en este campo se permite la realización de las siguientes operaciones:

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·

Digitar el texto requerido y a medida que la aplicación vaya encontrando similitudes lo ira informando en la parte inferiros de la ventana.

·

Utilizar comodines, esto es, si se requiere buscar cualquier texto que contenga la palabra BUCAL, ubíquese en el campo descripción, a continuación escriba el símbolo % (porcentaje) y escriba la palabra requerida, para nuestro ejemplo BUCAL, finalmente escriba el símbolo % (porcentaje), de este modo la aplicación buscara cualquier dato que contenga dicha palabra.

2. Ubíquese en el área Normas de Promoción y Prevención y elija la norma técnica para la cual requiere consultar los usuarios excluidos, determine el criterio de búsqueda: si requiere generar el reporte para todas las normas técnicas, presione en el campo Todas (de este modo Gestión 412 asume la generación del reporte para todas las Normas), en caso contrario deshabilite el campo Todas y elija la norma técnica requerida por medio del botón de búsqueda (Ver Criterio de Búsqueda 1 explicado anteriormente) 3. Finalmente ubíquese en el área señalada en el grafico anterior como 3, y presione en el

botón Generar

reporte, para que se presente en pantalla el informe que contiene los datos de: a. Entidad b. Concepto (s) de exclusión c. En cada concepto los datos de los usuarios excluidos.

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5.2. Reportes en el proceso de carga de afiliados 5.2.1. Reporte grupos poblacionales Posterior al proceso de carga de afiliados (ver 3.1 Carga de población por contrato. 3.2. Carga de Población por IPS) Gestión 412 permite la generación del reporte de cantidad de afiliados agrupado por grupos de edad, estos grupos de edad deben haber sido configurados previamente por el usuario (ver modulo 2.8 Administración de grupos poblacionales). Para

generar

el

reporte

de

grupos

poblacionales

ingrese

a:

\CONFIGURACIONES \ GRUPOS POBLACIONALES \ GENERAR REPORTE

Automáticamente se presentara una ventana desde la cual se permite la generación del reporte de Grupos poblacionales teniendo en cuentan datos tales como: contrato de Aseguramiento, Contratos de Prestación de Servicios y las IPS adscritas.

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A continuación elija inicialmente el contrato de aseguramiento para el cual desea generar el

reporte

ubicándose en el área

Contrato

de

grupos

de

poblacionales,

Aseguramiento

y

presionando clic sobre el icono de búsqueda (Ver Criterios de Búsqueda 1.). Una vez elija el contrato de administración, elija el contrato de prestación de servicios ubicándose en el área Contratos de Prestación de Servicios.

Nota. Opcionalmente en esta ventana podrá definir si requiere visualizar todos los contratos o solamente los que se encuentran activos (Vigentes) a la fecha del sistema; para ello active o desactive el campo de chequeo que se encuentra en la parte posterior de la ventana Mostar única / contratos activos. Finalmente

presione

el

botón

Generar

Reporte,

inmediatamente se presentara en pantalla el reporte de Grupos Poblacionales que incluye la información de: ·

Número y descripción del contrato de aseguramiento y prestación de servicios.

·

Consecutivo de la agrupación de edades

·

Descripción de la agrupación

·

Cantidad de usuarios que clasifican en la agrupación inicial.

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Desde esta pantalla se permite la realización de los siguientes procesos: Impresión de reporte: Para realizar la impresión del reporte en pantalla directamente a la impresora, presione el icono que ejecuta tal acción, a continuación documento

presione en el botón OK, se

e inmediatamente el

enviara al dispositivo de salida seleccionado.

Ex portar reporte a un archivo: Para exportar el reporte en pantalla hacia formatos .txt o .xls, presione el icono de impresión,

A continuación en la pantalla de impresión habilite el campo de chequeo Print to File, paso a seguir ubíquese en el campo type y elija el tipo de archivo al que requiere imprimir el reporte (presione en el triangulo para que se despliegue la lista de formatos disponibles), en seguida ubíquese en el campo where y elija la ruta en la cual almacenara el reporte y digite el nombre del nuevo documento, finalmente presione en el botón OK Ver población cargada por contrato – norma técnica – actividad especifica.

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5.2.2. Registro de cargas El reporte de registro de cargas permite visualizar los datos generales de todos los procesos de carga de población de usuarios para algunas (s) normas técnicas o actividades especificas de promoción y prevención realizados, ya sea por contrato o IPS (ver 3.1 Carga de población por contrato. 3.2. Carga de Población por IPS). Para generar el reporte de cargas realizadas ingrese a: PLANEACION \ REGISTRO DE CARGAS.

A continuación se presentara la ventana registro de cargas realizadas, en ella elija la fecha desde y hasta cuando requiere obtener el informe, paso a seguir presione el botón Generar reporte.

Automáticamente se presentara en pantalla el reporte de Cargas realizadas, en él podrá identificar datos como: ·

Número y descripción del contrato cargado.

·

Fecha inicial y final del contrato.

·

Fecha de realización de la carga de afiliados para normas técnicas o actividades especificas en este contrato.

·

Usuario que realizo el proceso de carga.

·

Fecha de cierre de la carga de afiliados

·

Identificación sobre el estado de la carga, en el evento de que

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el campo eliminada se encuentre habilitado, indica que esta carga fue eliminada y por ende los afiliados cargados en ella no son tenidos en cuenta para procesos de matrices o seguimiento, en caso contrario se entiende la carga como activa. ·

Identificación de tipo de Carga, en este campo se identifica si la carga de afiliados se realizo por Contrato (en este caso el campo aparece marcado) o por IPS.

5.2.3. Reporte de Actividades programadas.

El reporte de metas permite generar un informe detallado de todas las actividades programadas por contrato de administración, agrupado por norma técnica y actividades especificas, identificando para cada una el total programado y el total ajustado, para este ultimo valor el sistema tiene en cuenta todos los usuarios que han sido excluidos o los que han registrado histórico de actividades ejecutadas (ver 3.4. Carga de exclusiones, 3.5. Carga del histórico). Para generar el reporte de actividades ingrese a: \PLANEACION \METAS \ REPORTE DE ACTIVIDADES PROGRAMADAS.

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A continuación se presenta la ventana reporte de Metas, en ella ubique inicialmente el contrato de aseguramiento por medio de el icono de búsqueda (ver

Criterio de

Búsqueda 1)

o

con las

flechas

de

desplazamiento que se presentan en la parte posterior de la ventana, una vez elegido el contrato de aseguramiento, seleccione el contrato de prestación de servicios ubicándose en el área Contrato de Prestación de Servicios.

Nota. Opcionalmente en esta ventana podrá definir si requiere visualizar todos los contratos o solamente los que se encuentran activos (Vigentes) a la fecha del sistema; para ello active o des active el campo de chuequeo que se encuentra en la parte posterior de la ventana Mostar única / contratos activos.

Finalmente presione en el botón Generar Reporte, inmediatamente se presentara en pantalla el reporte de Metas, en el cual podrá identificar datos como:

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·

Normas Técnicas Programadas.

·

Atividades especificas de cada Norma Técnica programada.

·

Programadas, que identifica la cantidad total de actividades programadas para la actividad específica sobre el total de la población.

·

Ajustadas,

identifica

la

cantidad

total

de

actividades

programadas para la actividad especifica pero ajustada obviando los usuarios excluidos o con histórico de actividades registradas. Desde esta pantalla se permite la realización de los siguientes procesos impresión o exportación del reporte (Ver Impresión de Reaporte, Exportar reporte a un archivo).

5.2.4. Población ajustada El modulo de Población Ajustada, permite la generación del reporte de la población cargada en cada una de las normas técnicas y sus respectivas actividades especificas, teniendo en cuenta las novedades de usuarios que se hayan cargado posterior a los procesos de carga de población Nota. Previamente debió hacer realizado el proceso de Ajustar Población (Ver modulo ajustar población) Para generar el reporte de población Ajustada ingrese a \PLANEACION

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\AJUSTAR PROGRAMACIÓN \POBLACIÓN AJUSTADA.

Una vez se hayan realizado los pasos de selección de datos de contratos de aseguramiento y prestación de servicios, haga clic en el botón Ajuste de Metas el sistema despliega las siguientes opciones

Una vez haya realizado el proceso de ajuste de metas haga clic en la opción Ver Datos Ajustados el sistema muestra el reporte que contiene la información de la población cargada y ajustada.

5.3. Reportes en el proceso de seguimiento y ejecución En este modulo se explicara claramente la generación de los diferentes reportes que pueden ser obtenidos como resultados de los procesos de auditoria realizados a los archivos Rips reportados por cada IPS.

5.3.1. Reporte de glosas Una vez se ha o esta realizando el proceso de auditoria de RIPS (Ver 4. Auditoria) la aplicación permite la generación del reporte de glosas que han sido detectadas automáticamente por el sistema o que se han asignado manualmente en el proceso de auditoria. Cabe aclarar que el reporte de glosas se genera sobre cada radicación auditada. Para generar el reporte de glosas ingrese a: \AUDITORIA

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\CARGA DE PLANOS, presione el botón Abrir radicación y seleccione la radicación que requiere verificar.

A

continuación

presione

en

el

botón

Auditar,

inmediatamente se presentara la ventana Auditoria de Actividades Cargadas en ella ubique y presione el botón Reporte de Glosas, paso a seguir determine si requiere generar el reporte teniendo en cuenta todas las glosas de la radicación o solamente las de Promoción y Prevención, para ello presione el campo requerido, finalmente presione en el botón procesar.

Los datos contenidos en el reporte permiten identificar la información de: ·

Prestador: son los datos de la IPS que reporta la actividad en el RIPS.

·

Factura: Dato del numero de factura en la cual se presto el servicio

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·

Valor: Es el valor total de la factura.

·

Paciente: En este campo encontrara toda la información del usuario, tal como nombres, apellidos, identificación, etc.

A continuación se detallan los datos de las glosas generadas para cada actividad de la factura. ·

Código y Actividad: Permiten identificar los datos de la actividad que tiene asociada una glosa.

·

Descripción: Es una breve descripción de la glosa asignada a la actividad.

·

Vlr. Glosado: Identifica el valor que se esta glosando, que en este caso seria el valor de la actividad.

Al finalizar las glosas asignadas a cada una de las actividades de la factura, se presenta el total glosado. ·

Vr. Total Glosas de la Factura: Permite identificar el valor total de las glosas de la factura, es la sumatoria de las glosas de cada actividad.

Desde esta pantalla se permite la realización de los siguientes procesos: Impresión de reporte: Para realizar la impresión del reporte en pantalla directamente a la impresora, presione el icono que ejecuta tal acción, a continuación presione en el botón OK,

e inmediatamente el

documento se enviara al dispositivo de salida seleccionado.

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Ex portar reporte a un archivo: Para exportar el reporte en pantalla hacia formatos .txt o .xls, presione el icono de impresión,

A continuación en la pantalla de impresión habilite el campo de chequeo Print to File, paso a seguir ubíquese en el campo type y elija el tipo de archivo al que requiere imprimir el reporte (presione en el triangulo para que se despliegue la lista de formatos disponibles), en seguida ubíquese en el campo where y elija la ruta en la cual almacenara el reporte y digite el nombre del nuevo documento, finalmente presione en el botón OK

5.3.2. Consultar seguimiento por afiliado Esta opción generar el reporte de todas las actividades programadas y ejecutadas a un usuario ya sea por pantalla o en modo impreso. Para generar y visualizar el seguimiento de actividades realizadas a un usuario ingrese a: \AUDITORIA \ CONSULTAR SEGUIMIENTO \ SEGUIMIENTO POR AFILIADO, se presentara la ventana Seguimiento por Afiliado.

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Inicialmente ubique al usuario que requiere consultar, para ello presione en el botón buscar afiliado que se encuentra en la parte superior izquierda de la ventana, inmediatamente se presentara una nueva ventana desde la cual se presentan las opciones para la ubicación del mismo con los siguientes criterios: Criterio de Búsqueda 2. Búsqueda de usuarios. ·

Identificación: para ubicar usuarios por medio de su documento de identificación, desde la ventana Buscar Afiliado, ubíquese en la pestaña Identificación e ingrese el numero del documento de identidad, como podrá apreciar en el sistema de búsqueda a medida que se va ingresando un digito la aplicación ira desplegando los registros similares. Una vez se halla ubicado el usuario presione en el botono Ok para que el usuario sea llevado a pantalla.

·

Nombres: Para ubicar usuarios por medio de sus nombres, ubíquese en la pestaña nombres, a continuación ingrese los datos del usuario en los campos: Primer Apellido, Segundo Apellido,

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Primer Nombre, Segundo nombre; se debe tener en cuenta que no es obligatorio escribir los datos completos ya que a medida que se va ingresando la información, el sistema ira presentando en pantalla los registros que concuerden con lo ingresado. Adicionalmente en este criterio de búsqueda la aplicación permite hacer combinaciones con cualquiera de los cuatro campos, esto es: puede realizar la búsqueda por primer apellido y primer nombre, o primer apellido y segundo nombre, o solo por primer nombre, etc. Una vez se halla ubicado el usuario presione en el botono Ok para que el usuario sea llevado a pantalla.

·

Carné: para ubicar usuarios por medio de su carné, desde la ventana Buscar Afiliado, ubíquese en la pestaña Carné e ingrese el número, como podrá apreciar en el sistema de búsqueda a medida que se va ingresando un digito la aplicación ira desplegando los registros similares. Una vez se halla ubicado el usuario presione en el botono Ok para que el usuario sea llevado a pantalla.

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Una vez se haya ubicado el usuario se presentara en pantalla la información de cada una de las normas técnicas y las actividades especificas a las cuales ha sido programado este usuario, además de la información de la cantidad de actividades programadas y ejecutadas; para visualizar esta información ubíquese en el área de actividades programadas y ejecutadas y muévase por medio de la barra de desplazamiento.

Para imprimir el reporte de la totalidad de actividades programadas y ejecutadas, presione en el botón imprimir, que se encuentra en la parte superior central de la ventana seguimiento por afiliado, inmediatamente se presentara el reporte en el cual podrá encontrar información de: ·

Datos generales del usuario: nombres, apellidos, fecha de nacimiento, sexo.

·

Datos del contrato de administración al cual pertenece el usuario, número y municipio.

·

Norma técnica y actividad especifica programada.

·

Cantidad de actividades programadas.

·

Numero de Factura y actividades que se han ejecutado, con su respectivo valor. Para imprimir el reporte detallado de las actividades

ejecutadas por paciente, presione el botón Imprimir Detallado que se

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encuentra en la parte superior derecha de la ventana seguimiento por afiliado, inmediatamente se presentara el reporte en el cual podrá encontrar información de: ·

Datos generales del usuario: nombres, apellidos, fecha de nacimiento, sexo.

·

Datos del contrato de administración al cual pertenece el usuario, número y municipio.

·

Numero de Factura y actividades que se han ejecutado, con su respectiva cantidad, valor y radicación de rips en la cual fue reportada.

Adicionalmente, si requiere verificar datos detallados de las cargas de auditoria que se han realizado para este usuario, ubíquese en la pestaña Detalles de las cargas, en ella podrá encontrar información de las actividades ejecutadas, factura en la cual fue reportada, y contrato de administración del usuario; como también podrá visualizarlos datos de la factura en la que se reporto la actividad de Promoción y Prevención por medio del botón Ver Factura.

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5.3.3. Consultar seguimiento por contrato Esta opción permite generar el reporte de todas las actividades programadas y ejecutadas a un contrato de prestación de servicios y por ende a un contrato de aseguramiento, ingrese a: \AUDITORIA \ CONSULTAR SEGUIMIENTO \ SEGUIMIENTO POR CONTRATO. Inicialmente ubique el contrato de aseguramiento que requiere consultar presionando el botón de

búsqueda

, a continuación ubique el contrato de

prestación de servicios de PyP igualmente con el botón de búsqueda que se encuentra en el área Contrato de Prestación de Servicio.

Una vez haya ubicado el contrato, en la pestaña Seguimiento por Contrato se presentara un detalle de las normas técnicas las actividades específicas que han sido programadas para este contrato, como también la información de cantidad programada y ejecutada. Para visualizar esta información muévase por medio de la barra de desplazamiento.

Para imprimir el reporte de actividades ejecutadas por contrato presione

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el botón de impresión que se encuentra en la parte superior de la ventana, inmediatamente se presentara el reporte en el cual encontrara información de: ·

Datos del contrato de aseguramiento y de prestación de servicios, número, departamento y municipio, vigencias.

·

Actividad especifica programada.

·

Cantidad de actividades programadas y Ejecutadas.

Desde esta ventana se permite realizar la visualización

detallada

por

usuario

de

las

actividades programadas y ejecutadas, para ello ubíquese en la pestaña seguimiento detallado por actividad y realice las mismas indicaciones dictadas en el ítem seguimiento por afiliado, presionando clic sobre el botón Ver seguimiento por Afiliado.

Adicionalmente en la pestaña Seguimiento Detallado por Actividad, el sistema presentara la información detallada

de las actividades

ejecutadas por actividad específica y número de factura. Sumado a esto que

permitirá

realizar

el

seguimiento

por

Usuario

(explicado

anteriormente.

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5.3.4. Reporte de actividades realizadas El modulo Reporte de Actividades Realizadas ofrece la funcionalidad de generar un variado grupo de reportes partiendo de los procesos de caga de población y auditoria de Rips, aplicando filtros que permiten detallar aun mas la información requerida por el usuario. Los reportes que podrá obtener en este modulo los podrá detallar teniendo en cuenta: Normas técnicas o sus actividades especificas, contratos de administración, IPS, municipio – barrio o vereda, usuario, grupo poblacional.

Para la generación de Reportes de Actividades Realizadas ingrese a: \AUDITORIA \REPORTE DE ACTIVIDADES REALIZADAS.

Automáticamente se presentara la ventana Reportes de Actividades Realizadas, desde la cual podrá elegir los criterios de búsqueda para la generación el reporte, los filtros que puede aplicar para la generación de reportes son:

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Cada uno de los criterios de selección puede ser combinado para obtener la información ajustada a las necesidades de cada usuario, esto es,

podrá

combinar

actividades

específicas

y

contratos

de

administración, o contratos de aseguramiento y datos del usuario, etc. ·

Para la generación de reportes teniendo en cuenta Normas Técnicas y sus actividades especificas: ubíquese en la pestaña Norma Técnica y Actividades, a continuación ubique la norma técnica que requiere consultar, presionando clic sobre el icono de búsqueda que se encuentra en el área Norma Técnica (Ver Criterio de Búsqueda No. 1), una vez haya seleccionado la norma técnica requerida en la parte inferior de la ventana se presentaran cada una de las actividades especificas relacionadas a la norma elegida. Para ubíquese

sobre

la

seleccionar

requerida

y

una

presione

actividad

especifica

el

adicionar,

botón

inmediatamente se activara un campo de chequeo al lado derecho de la actividad seleccionada. Esto le informa al sistema que el reporte que se generara tendrá en cuenta únicamente la o las actividades seleccionadas. En el evento de que alguna de las actividades especificas seleccionadas deba ser retirada del criterio de búsqueda, ubique la actividad (presione la misma) y presione el botón Eliminar Selección, e inmediatamente la actividad marcada se deshabilitara.

Como se puede apreciar en el grafico anterior, en la parte inferior de la ventana representan dos opciones que permiten definir al usuario si requiere utilizar el filtro por medio de Normas Técnicas y actividades (seleccionar actividades) o desea que el reporte se genera teniendo en cuenta todas las normas técnicas y por ende sus actividades

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especificas (Todas las actividades de las Normas Técnicas). ·

Para la generación de reportes teniendo en cuenta Contratos de Aseguramiento y de Prestacion de Servicios:

Ubíquese en la pestaña Contratos Aseguramiento, a continuación ubique el contrato de aseguramiento que requiere consultar, presionando clic sobre el icono de búsqueda que se encuentra en el área Contrato de Aseguramiento (Ver Criterio de Búsqueda No. 1), una vez haya seleccionado contrato requerido seleccione el contrato de prestación de Servicios en la sección Contrato de prestación de Servicios . ·

Para la generación de reportes teniendo en cuenta los datos locativos tales como municipio o vereda: Ubíquese en la pestaña Mpio – Barrio / Vereda., en esta ventana la

aplicación permite seleccionar los datos, realizando la relación: DEPARTAMENTO – MUNICIPIO – BARRIOS ADSCRITOS. Por tal razón inicialmente debe elegir el Departamento, para ello ubíquese en el área Departamento y determine si requiere generar el reporte para Todos los departamentos o uno en particular, en el evento de generar el reporte por un departamento des habilite el campo de chequeo

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identificado como Todos, a continuación por medio del icono de búsqueda, seleccione el departamento requerido. A continuación determine si requiere generar el reporte para todos o un municipio del departamento elegido, ubicándose en el área Municipio marque o no el campo de chequeo Todos, en caso de des habilitarlo ubique el municipio por medio del icono de búsqueda. Una vez elegido el municipio en el área de Barrio o Vereda, se presentaran todos los barrios adscritos al municipio, para elegir un barrio o vereda en particular presione el requerido.

Finalmente realice la generación del reporte presionando clic sobre el botón Generar reporte que se encuentra en la parte superior derecha de la ventana; se debe tener en cuenta que los reportes generados en esta opción aplicaran los filtros elegidos previamente: Como se puede apreciar en el grafico, una vez presione el botón Generar reporte se presentara un nuevo menú en el cual el usuario determina el tipo de reporte a generar.

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o

Actividades Por Paciente. Este repote permite la generación de la información teniendo en cuenta además de los filtros aplicados previamente los datos de un usuario en particular. Una ves haya elegido el usuario (Criterio de Búsqueda 2. Búsqueda de usuarios) se presentara en pantalla el reporte solicitado incluyendo información de: Datos generales del usuario, Normas técnicas en las cuales fue programado, cantidad de actividades especificas programadas y ejecutadas, además del valor ejecutado y el porcentaje de cumplimiento.

o

Actividades Por Contrato. Este repote permite la generación de la información teniendo en cuenta además de los filtros aplicados previamente,

los

datos

del

contrato

elegido.

La

información

contenida en este informe son: Datos del contrato de Administración, Normas técnicas y actividades específicas programadas para los usuarios del contrato, cantidad de actividades programadas y ejecutadas.

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o

Actividades Afiliado / Contrato. Este reporte contiene una información completa

en

la

cual

se

relacionan

los

datos

de:

Usuario

(identificación, edades, sexo), zona de residencia (zona, barrio, comuna), norma técnica, actividad especifica detallando cantidad de actividades programadas y ejecutadas.

Adicionalmente este reporte permite ser exportado a un archivo plano que puede ser fácilmente leído por herramientas tipo Excel.

Una vez haga clic sobre el icono de este reporte, el sistema emitirá un mensaje solicitando la confirmación si será generado a un archivo plano o se visualizará por pantalla; en caso de que la elección sea generar a un archivo plano la aplicación escribirá en la carpeta en la cual se encuentra el ejecutable de gestión 412, un archivo llamado ACTIVIDADES_AFIL_CONTRATO.TXT. generando un mensaje que indica la ruta donde se creo el archivo:

En caso contrario la aplicación presentara una salida por pantalla.

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o

Actividades Por Grupo Familiar. Este repote permite la generación de la información teniendo en cuenta además de los filtros aplicados previamente, los datos del grupo familiar de un usuario en particular. La información contenida en este reporte son, por cada uno de los integrantes del grupo familiar: Datos generales del usuario, Normas técnicas en las cuales fue programado, cantidad de actividades específicas programadas y ejecutadas.

o

Histórico de Actividades. Presenta un reporte en el cual se detallan únicamente

las

actividades

que

han

sido

ejecutadas,

con

información tal como: factura, valores, Ips / Eps que reporto, etc.

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o

Actividades Registradas. Este reporte permite la generación de un reporte de actividades ejecutadas, apoyado en la configuración que el mismo usuario determine de las actividades que requiere consultar (Ver 2.9.1. Agrupaciones Contratos). Una vez ingrese a esta opción se presentara una pantalla desde la cual se permite la selección del grupo que requiere consultar:

Una vez seleccione el grupo a consultar, haga clic en el botón aceptar y se presentara en pantalla un reporte que contiene la programación y ejecución de actividades específicas.

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o

Seguimiento PAI. Este reporte permite la generación del informe de seguimiento a las actividades de vacunación, identificando pacientes atendidos y fechas de aplicación de cada biológico. Al igual que el reporte anterior, este reporte genera la información partiendo de la configuración determinada por el usuario (Ver 2.9.1. Agrupaciones Contratos). Una vez ingrese a esta opción, el sistema presentara una ventana desde la cual el usuario puede seleccionar el grupo que se requiere para generar el reporte, tener en cuenta que solo se pueden

escoger

grupos

que

contengan

información

de

vacunación ya que el sistema identifica el numero de dosis y refuerzos.

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Seleccione el grupo requerido y haga clic en el botón Generar Reporte, el sistema generara y abrirá automáticamente un archivo en formato Excel llamado Seguimiento PAI, en el cual se relaciona la información solicitada:

o

Seguimiento mensual de las actividades F08

Presione el botón Generar reportes e inmediatamente se desplegara un menú en el cual encontrará el reporte Seguimiento Mensual Act. F8,

Elija el reporte

y se presentará una nueva

ventana desde la cual se elije el periodo que se requiere consultar, solo basta con elegir la

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primera fecha ya que el sistema automáticamente diligencia la segunda (calcula

un

mes).

A

continuación

presione

el

botón

OK

y

automáticamente se abrirá una hoja de Excel con los datos del periodo.

Nota. Para la generación del Reporte F­08 se deben tener configuradas las metas para cada actividad especifica, para ello ingrese a \CONFIGURACION \ADMINITRACION DE ACTIVDIADES, ubíquese en la pestaña Norma Técnica y en ella en la pestaña Frecuencia. Diligencie el valor de la meta en el campo Meta Seg. Mensual.

Ingrese el valor de la

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o

Resumen de Matrices. Genera un reporte en Excel que contiene el resumen de la programación y ejecución de actividades para un contrato de aseguramiento y prestación de servicios especifico, este reporte se genera regularmente cuando se realiza el proceso de carga de población y la generación de matrices.

Para generar este reporte simplemente haga clic en la opción que se despliega en el menú e inmediatamente se abrirá un libro de Excel que contiene la información mencionada.

NOTA IMPORTANTE. Tener en cuenta previo a la generación de este reporte, haber ejecutado el proceso CALCULAR ACTIVIDADES, que se realiza por la opción PLANEACION – ACTIVIDADES PROGRAMADAS – CALCULAR ACTIVIDADES, una vez ingrese a esta opción haga clic sobre el botón Calcular Metas y espere que se presente el mensaje de Proceso Terminado. (Este proceso se hace una única vez después de hacer la carga de población)

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En el evento de que en el transcurso se genere algún mensaje de alerta tipo “… Debe configurar bien la actividad (# actividad + nombre de actividad…”),

el sistema le esta informando que existe un inconveniente, no existen o no estan diligenciados Los Valores de Referencia por Departamento y/o municipio. Para solucionar este inconveniente diríjase a la opción: 5. Abra la opción CONFIGURACION ­ AFDMINISTRAR – VALORES DE REFERENCIA – VALORES DE REFERENCIA POR DEPARTAMENTO. 6. Una vez aparezca la ventana elija el departamento por medo de la opción de búsqueda y en el caso de que no aparezca ningún valor haga clic en el botón Agregar todos los valores para que el sistema los ingrese y usted proceda a ingresar los valores: Buscar Dpto. 

Adicionar todos los valores  Ingrese  los  valores  de referencia SI NO

7. Teniendo en cuenta que las nuevas matrices solicitan algunos datos históricos de porcentajes de atención por ejemplo de mujeres esterilizadas, vasectomías, datos de CyD, es requerido que en la pestaña de Municipio se ingrese dicha información. En esta pestaña se deberán adicionar los datos por municipio que se relacionan en las matriz de TD / TT, y en Proporción de Grupos Poblacionales. a. Ubique el municipio por medio del botón de búsqueda. b. Haga clic en el botón adicionar todos los valores.

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c. En cada uno de los valores relacionados, diligencie los datos de histórico por cada municipio. Buscar

Adicionar todos los valores  Ingrese  los  valores  de referencia SI NO

8. Una vez haya ingresado cada valor, NO hay necesidad de grabar en ninguna parte, simplemente una vez se cambia el valor y se da flecha abajo.

o

Informe Trimestral. Genera el reporte INFORME TRIMESTRAL DE EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES RESOLUCION 412/2000 Y EVENTOS CENTINELA en Excel. Seleccione el periodo a consultar y presione el botón OK. 

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5.3.5. Generar anexo 3 El modulo Anexo 3 tiene por objetivo realizar los procesos de configuración y generación del archivo plano solicitado en la resolución 3384 en su

Anexo Numero 3, respecto a la información

que debe ser reportada al MPS.

Se debe tener en cuenta que adicionalmente de la información de promoción y prevención que puede ser obtenida desde la aplicación Gestión 412, el anexo 3 solicita otra información como por ejemplo: casos de otitis en niños menores de 5 años, Edad, etc., por lo tanto es necesario que gestión 412 también tome información de Rips de prestación de servicios para la generación del Anexo 3. El proceso para la configuración y generación del anexo 3 es el siguiente: Configure los datos a reportar en el archivo plano: Ingrese a la opción \Proceso \Generar Anex o 3 \ Configurar Anexo 3.

En esta ventana cree cada uno de los ítems que serán reportados en el archivo plano, para ello se puede apoyar en el Anexo 3 de la resolución 3384. Cada registro debe contener un: Código, Descripción y el valor de índice que básicamente identifica cual será la posición en el archivo plano.

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3. Identifique cada actividad específica, en que grupo de anexo 3 será reportado. Ingresando a la opción \Configuración \Admon. De Actividades.

En esta ventana ubique cada actividad

especifica y asigne en el campo Anexo 3, el ítem que configuro / creo en el paso 1. Para ubicar un ítem en particular presione Enter sobre el campo Anexo 3, e inmediatamente se presentara una ventana de búsqueda.

4. Configure los periodos para reportar información. Ingrese a la opción \Generar Anexo 3 \Configurar Periodos.

En esta ventana ingrese la información de Fecha inicial y final en cada una de las pestañas de Periodo, esta información es requerida para que al momento de generar el archivo plano, se informe que periodo será reportado.

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5. Genere el archivo plano. Ingrese a la opción Generar anexo 3. elija el contrato y el periodo que requiere reportar. (tener en cuenta que si se quieren generar todos los contratos se debe aplicar la opción mostrar solo grupos de contratos, que hayan sido configurados previamente)

Una vez elegido el contrato y periodo, haga clic en el botón Generación, el sistema solicitara una ruta y un nombre de archivo. Este será el archivo plano que contendrá la información de anexo 3.

Nota. Previo a la generación de este reporte se debe haber configurado el anexo 3 y los periodos de contratación (Ver realizar seguimiento – Configurar anexo 3.) 5.3.6. Formato único reporte de API El formato único de API ofrece la información del reporte de Indicadores Centinela; con información tal como: normas técnicas, actividades especificas, cantidad de actividades planeadas en el año, cantidad de actividades ejecutadas por trimestre, código del indicador según las resoluciones 412 y 3384, Valor de la meta, porcentaje de cumplimiento y la calificación según lo programado vs. lo ejecutado.

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Para generar el reporte de Indicadores, ingrese a: \PROCESO \ FORMATO ÚNICO DE REPORTE DE API DE POMOCIÓN Y PREVENCIÓN.

Inmediatamente se presentara la ventana Indicadores de Actividades, en ella se ofrece una amplia posibilidad de filtros con el fin de que el usuario pueda obtener los reportes ajustados a sus necesidades de consulta:

Nota. Previo a la generación de este reporte se debe haber configurado el anexo 3 y los periodos de contratación (Ver realizar seguimiento – Configurar anexo 3.) Inicialmente ubíquese en el área Filtros para reporte – Trimestre a Reportar, en el elija el trimestre que requiere consultar presionando clic sobre el campo de chuequeo; con la claridad que cada uno de los trimestres es acumulativo. A continuación elija los filtros a aplicar tales como:

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Seleccione la Entidad, por medio de este campo ubique la empresa para la cual requiere generar el reporte, para ello presione el botón de búsqueda. Como se aprecia en el grafico existe un campo de chequeo llamado Todos, este indica que, si se encuentra activado tendrá en cuenta todas las entidades para la generación del reporte, en caso contrario se tomara la entidad que se localice. Se debe tener en cuenta que si se habilita el campo de chequeo Todos, automáticamente se des habilitaran el resto de filtros, ya que la aplicación asume que requiere generar toda la información. Seleccione la IPS, por medio de este campo seleccione la IPS para la cual requiere consultar la información, de igual manera existe un campo de chequeo llamado Todos, este indica que, si se encuentra activado tendrá en cuenta todas las IPS para la generación del reporte, en caso contrario se tomara la IPS que se localice. Se debe tener en cuenta que si se habilita el campo de chequeo Todos, automáticamente se des habilitaran el resto de filtros, ya que la aplicación asume que requiere generar toda la información.

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Seleccione un Departamento, Municipio, Contrato de Aseguramiento y de Prestación de Servicios: Aplica la explicación de los puntos anteriores. Finalmente presione en el botón procesar, e inmediatamente se presentara en pantalla el reporte solicitado.

En la parte inferior de este reporte se presenta una cuadricula en la cual se detallaran cada uno de los indicadores centinela con datos tales como: código del indicador, cantidad de casos reportados.

Desde esta pantalla se permite la realización de los siguientes procesos: Impresión de reporte: Para realizar la impresión del reporte en pantalla directamente a la impresora, presione el icono que ejecuta tal acción, a continuación documento

presione en el botón Ok, se

e inmediatamente el

enviara al dispositivo de salida seleccionado.

Ex portar reporte a un archivo: Para exportar el reporte en pantalla hacia

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formatos .txt o .xls, presione el icono de impresión,

a continuación en la pantalla de impresión habilite el campo de chequeo Print to File, paso a seguir ubíquese en el campo type y elija el tipo de archivo al que requiere imprimir el reporte (presione en el triangulo para que se despliegue la lista de formatos disponibles), en seguida ubíquese en el campo where y elija la ruta en la cual almacenara el reporte y digite el nombre del nuevo documento, finalmente presione en el botón OK

5.3.7. Reportes de seguimiento El modulo reportes de seguimiento permite la generación de un archivo plano con la información de las actividades ejecutadas por cada contrato de administración.

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Para generar el Reporte de Seguimiento, ingrese a: \PROCESO \ REPORTEES DE SEGUIMIENTO inmediatamente se presentara la ventana Generación de Archivos, en ella presione en el botón

A continuación se presentara una ventana en la cual se solicita la ruta y el nombre del archivo plano que contendrá la información; ingrese los datos del archivo en el área Nombre y presione en el botón Guardar; una vez finalice la generación del archivo, el sistema presentara un mensaje en el que se informara la generación del archivo.

Para abrir el archivo ubique la ruta que le asigno y de doble clic sobre el archivo; este contiene la información de: Contrato de administración y para cada actividad específica se especifica la cantidad de actividades ejecutadas.

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Manual de Usuario Gestión 412 V 3.0 REL 2.0

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