Issuu on Google+

‫‪2013‬‬

‫التعريف الوظيفي‬ ‫ملف تعريفي لكل لجنة و دور كل لجنة‬

‫صوت معهد رجب‬ ‫‪9/27/2013‬‬


‫التعريف الوظيفي‬ ‫الترتيب الهرمي من حيث اللجان و مجلس اإلدارة‬

‫رائد االسرة‬

‫‪Chairman‬‬ ‫امين االسرة‬

‫‪Head of H.R‬‬

‫‪Page 1‬‬

‫‪Head of O.C‬‬

‫‪Vice‬‬ ‫‪Chairman‬‬ ‫االمين المساعد‬

‫‪Head of P.R‬‬

‫‪Head of‬‬ ‫‪Media‬‬

‫‪Head of I.T‬‬

‫صوت معهد رجب‬


‫التعريف الوظيفي‬ ‫\‬

‫لجنة ال ‪(P.R‬العالقات العامة)‬ ‫‪Public Relations‬‬

‫التعريف‪:‬‬ ‫ واجهة االسرة‪.‬‬‫ مسؤول عن عمل اي اتفاقيات مع المنظمات و االماكن‬‫و األشخاص‪.‬‬ ‫ توصيل وجهة النظر بين االسرة و العامة‪.‬‬‫الواجبات والمهام‪:‬‬ ‫ التفاوض مع اي منظمة او مؤسسة او الشركات او‬‫األشخاص‪.‬‬ ‫ مسؤول عن ايجاد اماكن االنشطة و التفاوض عليها و‬‫اماكن الرحالت‪.‬‬ ‫ التعامل مع الشخصيات المهمة و تنظيم خط سيرهم‪.‬‬‫ بحث مصادر التمويل لكل نشاط‪.‬‬‫ تقديم تقرير كل اسبوعين عن صورة االسرة وشعبيتها‬‫و مدى تأثيرها داخل المعهد و خارجه‪.‬‬ ‫‪Page 2‬‬

‫صوت معهد رجب‬


‫التعريف الوظيفي‬

‫ نشر رسالتنا و رؤيتنا الى االسر و المنظمات االخرى و‬‫التعاون معهم‪.‬‬ ‫ إيجاد نظام تحفيذي لالعضاء مع لجنة الموارد البشرية‪.‬‬‫المهارات والمؤهالت‪:‬‬

‫ ان ال يكون له نفس الوظيفة في مؤسسات‬‫أخرى‪.‬‬ ‫ لديه القدرة على التعلم و اكتساب مهارات‬‫جديدة في مجال العمل‪.‬‬ ‫ مبدع و اجتماعي و مرن‪.‬‬‫‬‫‬‫‬‫‬‫‪-‬‬

‫مهارات العرض ( ‪.) presentation‬‬ ‫ايجاد ادارة الوقت‪.‬‬ ‫مهارات االدارة و التفاوض‪.‬‬ ‫لديه القدرة على اقناع األشخاص‪.‬‬ ‫العمل تحت ضغط‪.‬‬

‫‪Page 3‬‬

‫صوت معهد رجب‬


‫التعريف الوظيفي‬

‫لجنة ال ‪(I.T‬التفكير و التنفيذ)‬ ‫‪implementation & Thinking‬‬

‫التعريف‪:‬‬

‫ تحتوي على جميع اللجان التنفيذية داخل‬‫االسرة‪.‬‬ ‫ اللجنة المسؤولة عن ابتكار افكار األنشطة‪.‬‬‫التكوين‪:‬‬

‫ المكتبة‬‫ فريق مسابقة االسر‬‫ عند عرض اي فكرة على اللجنة يُلزم امين‬‫اللجنة بتكوين فريق تنفيذ للفكرة و بعد‬ ‫االنتهاء من وضع التصور النهائي يتم‬ ‫عرضها على باقي اللجان لتنفيذ الحدث‪.‬‬ ‫‪Page 4‬‬

‫صوت معهد رجب‬


‫التعريف الوظيفي‬

‫الواجبات والمهام ‪:‬‬ ‫ التزام بحضور االجتماعات و الندوات و ورش العمل‪.‬‬‫ اقامة ورش عمل للجان بصفة خاصة و لالسرة بصفة‬‫عامة‪.‬‬ ‫ ايجاد افكار جديدة و تقديمها بعد دراستها الى‬‫رئيس اللجنة‪.‬‬ ‫ التعاون مع جميع اللجان في حالة الحاجة الى‬‫المساعدة‪.‬‬

‫‪Page 5‬‬

‫صوت معهد رجب‬


‫التعريف الوظيفي‬

‫لجنة ال‪( O.C‬التنظيمية)‬ ‫‪Organization Committee‬‬

‫التعريف‪:‬‬

‫ المسؤولة عن جميع العمليات التنظيمة الخاصة‬‫باالنشطة داخل المعهد و خارجه‪.‬‬ ‫ ايجاد افضل طريقة التمام المهام‪.‬‬‫ المسؤولة عن تجهيز لمواد المستخدمة في‬‫األنشطة‪.‬‬ ‫المهام والواجبات‪:‬‬

‫ حضور جميع االجتماعات الخاص باللجنة‪.‬‬‫ التعاون مع جميع اللجان في حالة الحاجة الى‬‫خدمة او مساعدة‪.‬‬ ‫ بناء عالقات جيدة مع اعضاء اللجنة و االسرة‪.‬‬‫ مسؤول عن ادارة المشاكل التنظيمية في‬‫‪Page 6‬‬

‫صوت معهد رجب‬


‫التعريف الوظيفي‬

‫االسرة‪.‬‬ ‫ المسؤول عن تحضير جدول اعمال مع االسرة و‬‫مع اللجان األخرى‪.‬‬ ‫ المسؤول عن تسجيل اسماء االعضاء‬‫الحاضرين في االنشطة و تسليمها للجنة ‪.HR‬‬ ‫ توفير جو هادئ و مالئم داخل القاعة اثناء‬‫األنشطة‪.‬‬ ‫ توفير جميع المواد التي تستخدم في‬‫األنشطة‪.‬‬ ‫ المسئول عن اختيار اماكن اقامة انشطة‬‫االسرة‪.‬‬

‫‪Page 7‬‬

‫صوت معهد رجب‬


‫التعريف الوظيفي‬

‫لجنة ال‪( H.R‬الموارد البشرية)‬ ‫‪Human Resource‬‬

‫التعريف ‪:‬‬

‫ مسوؤل عن دعم جميع الموارد البشرية‬‫التي تتمثل في ( التطوع ‪ ..‬التدريب ‪ ..‬تطوير‬ ‫االعضاء ‪ ..‬مراقبة االداء )‬ ‫المهام والواجبات ‪:‬‬

‫ اختيار اعضاء االسرة‪.‬‬‫ تضمن التعريف الوظيفي لكل عضو في‬‫االسرة‪.‬‬ ‫ توفير النصيحة و المساعدة لتحسين اداء‬‫اعضاء االسرة‪.‬‬ ‫ مراقبة اداء االعضاء و مدى االلتزام في‬‫‪Page 8‬‬

‫صوت معهد رجب‬


‫التعريف الوظيفي‬

‫االنشطة و حضورهم االجتماعات‪.‬‬ ‫ ضرورة تواجد عضو من اللجنة خالل اي اجتماع‬‫للجان االسرة و يتم تعيينه من قبل رئيس‬ ‫اللجنة‪.‬‬ ‫ عمل تقارير دورية عن االنشطة التي تقوم بها‬‫االسرة و ابداء الرأي فيها‪.‬‬

‫‪Page 9‬‬

‫صوت معهد رجب‬


‫التعريف الوظيفي‬

‫لجنة الميديا‬ ‫‪Media Committee‬‬ ‫التعريف ‪:‬‬

‫ نشر جميع اخبار االسرة و تغطية جميع انشطة‬‫االسرة داخل المعهد و خارجه و مسؤول عن‬ ‫التصميمات الخاصة باالنشطة و الدعايا لها‪.‬‬ ‫المهام والواجبات ‪:‬‬

‫ المسؤولة عن نشر بالبيانات الرسمية الصادة‬‫من االسرة‪.‬‬ ‫ المسؤولة عن توثيق انشطة االسرة عن‬‫طريقة الفيديوهات و الصور و كتابة التقارير عن‬ ‫النشاط من حيث احداثه‪.‬‬ ‫ مسؤولة عن التواصل مع عامة الناس عن‬‫طريق مواقع التواصل االجتماعي " فيس بوك‬ ‫‪ ..‬تويتر ‪ ..‬يوتيوب "‬ ‫‪Page 10‬‬

‫صوت معهد رجب‬


‫التعريف الوظيفي‬

‫ مسؤولة عن تصميم صور الشخصية لالسرة و‬‫البوسترات و الفالير و البانرات‪.‬‬ ‫ مسؤولة عن الفيديوهات التعريفية عن‬‫االسرة و أنشطتها‪.‬‬ ‫ مساعدة لجنة الموارد البشرية عن طريق‬‫اعطائهم صور لكل عضو و ايض ًا صور لكل‬ ‫أنشطة االسرة‪.‬‬

‫‪Page 11‬‬

‫صوت معهد رجب‬


‫التعريف الوظيفي‬

‫المواصفات المطلوبة لرئيس كل لجنة‪:‬‬

‫ تقديم خطة عمل خالل أسبوعين من تسلمه‬‫مهام عمله تتضمن‬ ‫ مهارات القيادة‪.‬‬‫ مهارة التفاوض مع اعضاء اللجنة‪.‬‬‫ وجود عالقات جيدة بينه بين اعضا لجنته و‬‫اعضاء باقي اللجان‪.‬‬ ‫ عمل تقرير عام عن انشطة اللجنة و تقديم‬‫خطة عمل بشكل عام‪.‬‬ ‫ لديه مهارات في العرض‬‫(‪.)Presentation‬‬ ‫‬‫‬‫‬‫‪-‬‬

‫العمل تحت ضغط‪.‬‬ ‫مبدع و مرن‪.‬‬ ‫القدرة على ادارة الوقت‪.‬‬ ‫قدرة التعلم و اكتساب مهارات جديدة‪.‬‬

‫‪Page 12‬‬

‫صوت معهد رجب‬


‫التعريف الوظيفي‬

‫الفرق بين اللجان و عمل ك ًال منها‪:‬‬ ‫تنقسم اللجان الى خمس لجان ‪:‬‬ ‫ التنفيذية ‪ :‬مسؤولة عن لوضع االفكار لالنشطة و‬‫تقديم جدول لها‪.‬‬ ‫ التنظيمية ‪ :‬مسؤولة عن تنظيم االفكار التي تم‬‫وضعها من قبل اللجنة التنفيذية و توفير المواد لها‪.‬‬ ‫ العالقات العامة ‪ :‬ايجاد االمكان المناسبة لالنشطة‬‫والمسؤولة عن وجهة االسرة و العالقات العامة‪.‬‬ ‫ الموارد البشرية ‪ :‬تقيم االعضاء و العمل على تحسين‬‫االداء و المشاركة في األنشطة‪.‬‬ ‫ الميديا ‪ :‬المسؤولة عن الميديا و التصاميم و‬‫الفيديوهات و الصور و الجرافيك في االسرة‪.‬‬

‫‪Page 13‬‬

‫صوت معهد رجب‬


Committees job description