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UNIDAD I: Organización e Información

CONTENIDO. Conceptos de organización e información. Pirámide organizacional. Concepto de sistemas. Enfoque de sistemas holística y organizacional. Estructura funcional del departamento de procesamiento de datos. Sistemas de información. Sistemas de información gerencial. Planeación de SIG. Ciclo de vida del SIG, análisis y diseño. •

Clases. Elementos. Características Complementar material desde el Libro Tecnologías de Gestión. Igualmente pueden acceder a una Clasificación más exhaustiva de las organizaciones desde aquí. Cultura Organizacional La cultura organizacional es el conjunto de de creencias, costumbres, significados, valores y percepción “compartidos”. La cultura nace de las interacciones de las personas. Tiene CARACTERÍSTICAS que definen las interrelaciones del grupo humano. Asimismo la Cultura tiene EFECTOS sobre la Organización. La Organización como Sistema o

¿Qué es Un Sistema? Existen muchos libros y definiciones sobre lo que es un sistema. Un sistema es un conjunto organizado de elementos que interactúan entre sí para lograr un cierto objetivo. Para comprender qué es un sistema necesitamos conocer qué elementos lo caracterizan.


o

Elementos de un Sistema Los principales elementos presentes en cualquier sistema son:  Los componentes del sistema: son las partes que forman el sistema e interactúan entre sí. Un componente de sistema es un subsistema y trabaja con otros componentes o subsistemas para lograr el fin específico.  Las relaciones entre ellos, que determinan la estructura del sistema. En el sistema debe existir una forma de comunicación entre sus componentes que permita que cada uno pueda realizar su tarea. La información es transferida o coordinada entre los subsistemas o componentes a través de interfaces, son los elementos de interconexión que permiten el paso de información entre los componentes.  Los objetivos del sistema: o finalidad. Estos tres elementos son importantes e interdependientes, de allí la frase tan conocida de que UN SISTEMA NO ES EQUIVALENTE A LA SUMA DE SUS PARTES SINO PRODUCTO DE LA INTERDEPENDENCIA DE LAS MISMAS PARA EL LOGRO DE UN FIN COMÚN En cualquier tipo de sistema podemos identificar estos elementos. Pero las Organizaciones son Sistemas Abiertos y como tales cuentan con otros elementos que son también muy importantes y que pueden verse en la siguiente imagen.

El Entorno o Ambiente del sistema que es lo que lo rodea o medio ambiente que afecta al sistema y es afectado por él. El Límite del sistema es la frontera entre el sistema y el ambiente.


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Las Entidades externas que son otros sistemas ubicados en el entorno y con las cuales se relaciona el sistema. Las Entradas y salidas que son las relaciones que muestran la interacción entre el sistema considerado (la Organización) y otros sistemas o entidades externas (por ejemplo, el Estado). En definitiva todo sistema abierto está vinculado al ambiente del cual recibe entradas y al cual envía salidas. Y Dentro del sistema encontramos procesos que modifican dichas entradas en salidas. Un Ejemplo: la Escuela Clasificación de Sistemas La Organización como un Sistema Abierto

Concepto de Sistema de Información Un sistema de información se puede definir técnicamente como un conjunto de componentes relacionados que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización. •

Actividades de un Sistema de Información

Hay tres actividades en un sistema de información que producen la información que esas organizaciones necesitan para tomar decisiones, controlar operaciones, analizar problemas y crear nuevos productos o servicios. Estas actividades son: • Entrada: captura o recolecta datos en bruto tanto del interior de la organización como de su entorno externo. • Procesamiento: convierte esa entrada de datos en una forma más significativa. • Salida: transfiere la información procesada a la gente que la usará o a las actividades para las que se utilizará. Los sistemas de información también requieren retroalimentación, que es la salida que se devuelve al personal adecuado de la organización para ayudarle a evaluar o corregir la etapa de entrada. • Factores del Entorno de un Sistema de Información Un sistema de información contiene información sobre una organización y su entorno. Dentro de este entorno figuran clientes, proveedores, competidores, accionistas y agencias reguladoras que interactúan con la organización y sus sistemas de información.


Empresa. Organigramas y Pirámides Organizacionales. Como ya sabemos la Empresa es una clase de organización y como toda organización cuenta con una estructura Organizacional. o Estructura Organizacional La estructura organizacional hace referencia a la forma en que las actividades de una organización se dividen, organizan y coordinan. En definitiva, la Estructura Organizacional es la forma que adopta la organización estableciendo pautas de coordinación de la totalidad de los recursos para mejorar la relación y regulación de las actividades que se realizan diariamente ( configuración estructural) y la define como la forma en que se divide el trabajo. La Estructura Organizacional puede clasificarse en: HORIZONTAL y VERTICAL. La Estructura VERTICAL tiene que ver con cómo está organizada la toma de decisiones, la ejecución y puesta en práctica de las mismas. La estructura HORIZONTAL refleja los criterios utilizados para crear los diferentes departamentos, áreas o sectores dentro de un nivel jerárquico y entre éstos. Cada empresa diseñará su propia estructura en función de su realidad, sus necesidades y posibilidades. La estructura horizontal puede estar organizada en base a diferentes criterios:  FUNCIONAL: se considera la función o actividad del sector o área, siendo las más usuales: comercialización (ventas), producción, finanzas, administración, personal, etc.  POR PRODUCTO: se organiza el trabajo en función de los productos y/o servicios que ofrece la empresa. Este criterio se utiliza generalmente cuando el proceso de producción de los diferentes productos son muy diferentes entre sí.


o

Ejemplo: las fabricas de electrodomésticos pueden organizar el área de producción con un sector de heladeras, otro de cocinas, etc. POR CLIENTE: se asocian las actividades vinculándolas por la demanda específica que cada tipo de cliente efectúa, priorizando gustos, nivel de calidad, y atención requerida para cada público. Ejemplo: una empresa productora de vestimenta puede tener los locales de ventas diferenciados, prenda para mujeres, prenda para hombres y prendas para niños. POR ZONA GEOGRÁFICA: se reúnen las actividades de acuerdo con la localización en la que se realizan , siempre y cuando la cualidad regional sea la distinción que hace viable la zona geográfica. Ejemplo: las diferentes sucursales de un Banco y también, aunque no se trata de una empresa, la Universidad Tecnológica Nacional ofrece distintas carreras teniendo en cuenta la ubicación de las distintas Facultades Regionales.

Pirámide Organizacional La Pirámide Organizacional es una representación gráfica que nos permite tener una visión vertical de la organización y su vinculación con la toma de decisiones.

En toda organización se establece una división del trabajo que permite alcanzar los objetivos. Existen dos divisiones: la horizontal donde se divide el trabajo en tareas, y la vertical, que genera una estructura jerárquica según las responsabilidades de decisión. A ésta se la denomina pirámide organizacional, y cuyos niveles son: • Nivel superior o estratégico: Elabora las políticas y estrategias. Determina los objetivos a largo plazo y el modo en que la organización ha de


interactuar con otras entidades. Se toman decisiones que afectan a toda la organización. En este nivel se encuentran el presidente, el directorio, el gerente general, etcétera. • Nivel medio o táctico: Coordina las actividades que se desarrollan en el nivel inferior u operativo, así como las decisiones que se toman y que afectan a un sector, área o departamento específico. En este nivel se encuentra el gerente de producción, administración de ventas, etcétera. • Nivel inferior u operativo: Su función es realizar en forma eficaz las tareas que se realizan en la organización. Se realizan tareas rutinarias programadas previamente por el nivel medio. Pertenecen a este nivel empleados administrativos, obreros, etcétera. En el nivel superior se elaboran las políticas y estrategias de la organización, en el nivel medio se realiza el control de la gestión realizada, y en el nivel operativo se plantea como debe realizarse la actividad que se desarrolla o el servicio que presta. Organigrama y Sociograma El Organigrama es una representación gráfica de la estructura, tanto horizontal como vertical, de una organización en un momento determinado. Se representa con rectángulos cada una de las áreas, sectores o departamentos diseñados y con líneas la relación de dependencia entre cada uno de ello. El área de mayor jerarquía se ubica arriba y se van graficando hacia abajo las áreas subordinadas. El Sociograma es una representación gráfica de la estructura informal de una organización. Ver Organigrama y Sociograma Si observamos el Organigrama podemos inferir que la Pirámide Organizacional está implícita en éste. En cierto modo, el Organigrama, lo que hace es explicitar cómo están organizadas las actividades dentro de cada nivel decisorio. INTERFASE ENTRE UNIDAD 1 y 2: ESTRUCTURA ORGANIGRAMA Y ADMINISTRACIÓN •

CONCEPTO DE SISTEMAS: Es un conjunto de elementos Dinámicamente relacionados formando una actividad para alcanzar un objetivo operando sobre datos, energía, materia. Para proveer información, energía, materia

ENFOQUE DE SISTEMAS HOLISTICA Y ORGANIZACIONAL Con respecto a los sistemas, la holística conduce a entender que éstos constituyen holos definidos por las interacciones características de su propia configuración, los cuales dentro de una comprensión abierta se


conjugan y expresan en múltiples interacciones con otros sistemas en procesos interactivos de carácter geotemporal. En consecuencia, la holística conduce a conocer y comprender los sistemas en sus múltiples eventos, sinergias e interacciones, dentro de las consideraciones propias del sistema, como también dentro de las múltiples interacciones y sinergias de estos holos con otros contextos, eventos y sistemas. Con respecto a lo organizacional, la holística son Acciones y Decisiones que se llevan a cabo tomando en cuenta todos los aspectos relevantes de la organización. Con el fin de lograr la ejecución deseada.

ESTRUCTURA FUNCIONAL PROCESAMIENTO DE DATOS

DEL

DEPARTAMENTO

DE

Un Centro de Procesamiento de Datos (CPD) es el conjunto de recursos físico, lógicos, y humanos necesarios para la organización, realización y control de las actividades informáticas de una empresa. Funciones Dentro de una empresa, el Centro de proceso de Datos cumple diversas funciones que justifican los puestos los puestos de trabajo establecidos que existen en él. Explotación de sistemas o aplicaciones. La explotación u operación de un sistema informático o aplicación informática consiste en la utilización y aprovechamiento del sistema desarrollado. Consta de previsión de fechas de realización de trabajos, operación general del sistema, control y manejo de soportes, seguridad del sistema, supervisión de trabajos, etc. Soporte técnico a usuarios. El soporte, tanto para los usuarios como para el propio sistema, se ocupa de seleccionar, instalar y mantener el sistema operativo adecuado, del diseño y control de la estructura de la base de datos, la gestión de los equipos de teleproceso, el estudio y evaluación de las necesidades y rendimientos del sistema y, por último, la ayuda directa a usuarios.


GESTION Y ADMINISTRACION PROCESAMIENTO DE DATOS

DEL

PROPIO

CENTRO

DE

Las funciones de gestión y administración de un Centro de Procesamiento de Datos engloban operaciones de supervisión, planificación y control de proyectos, seguridad y control de proyectos, seguridad general de las instalaciones y equipos, gestión financiera y gestión de los propios recursos humanos. Ubicación La ubicación física e instalación de un Centro de Procesamiento de Datos en una empresa depende de muchos factores, entre los que podemos citar: el tamaño de la empresa, el servicio que se pretende obtener, las disponibilidades de espacio físico existente o proyectado, etc. Generalmente, la instalación física de un Centro de Proceso de Datos exige tener en cuenta los siguientes puntos: Local físico. Donde se analizara el espacio disponible, el acceso de equipos y personal, instalaciones de suministro eléctrico, acondicionamiento térmico y elementos de seguridad disponibles. Espacio y movilidad. Características de las salas, altura, anchura, posición de las columnas, posibilidades de movilidad de los equipos, suelo móvil o falso suelo, etc.


UNIDAD II: La Información en la Organización •

Dato e Información: Tipos y diferencias o Concepto de Dato y Concepto de Información. Diferencias entre ambos Un dato es una representación simbólica de la realidad. Es en sí mismo un material con escaso o nulo valor para un individuo dado en una situación concreta. Por ejemplo, en una organización existen empleados, muebles. Para cada empleado hay un número de legajo, para cada mueble un número de inventario. Un número de inventario no nos dice nada más que eso: es un número que representa un bien mueble de la organización y un número de legajo no nos agrega nada más, salvo que es un número con que se identifica a un empleado particular de la organización. Estos tienen que ver con entidades concretas, representan una entidad: empleado o bien mueble. También podemos encontrar datos con aquellas actividades cotidianas de la organización. Por ejemplo, si la organización efectúa una venta dada, el número de factura es un dato que nos está diciendo que se ha realizado una venta. La información es el significado que una persona le asigna a un dato, más específicamente a un conjunto de datos, en un momento y lugar determinados. ¿Por qué? El Gerente de RR HH necesita información sobre el legajo 10, el 20 y el 35 y solicita al respecto los apellidos y nombres, cargos, antigüedad y remuneración de dichos empleados. Cuando le llega el detalle de lo que solicitó, ahí cuenta con información porque disminuye el grado de ignorancia y puede tomar una decisión o pedir una ampliación de la información originalmente solicitada. Suponiendo que hay que promover a uno de los empleados, entonces podría solicitar también la situación de preceptismo. Esta información es válida en un momento y lugar determinados. En este momento, dentro de un mes los empleados podrían no serlo ya, la situación de preceptismo podría haber cambiado también.

¿Para qué sirve la información? La información sirve para conocer mejor un aspecto de la realidad y para una determinada persona; también para disminuir nuestro grado de ignorancia y fundamentalmente es la base en la toma de decisiones gerenciales. o Diferentes tipos de datos y de información


Los datos son una representación de la realidad. Por eso se pueden distinguir distintos tipos de datos. Por ejemplo, un legajo de empleado es un dato de tipo numérico. Un apellido es un dato de tipo alfabético. Una dirección es generalmente un dato de tipo alfanumérico. Una fecha es un tipo de datos numérico con determinado formato. Por ejemplo aquí utilizamos el formato francés o más conocido como europeo: dd/mm/aaaa pero en Estados Unidos utilizan el formato inglés: mm/dd/aaaa. La información presenta determinados atributos, por ejemplo según su grado de extensión podrá ser información presentada en forma resumida o detallada; según su temporalidad podrá ser información relativa a datos históricos, actuales o presentes o bien referirse a datos futuros o estimados. Vea un esquema sobre las características de la información La información es dependiente no solo de los datos que se han procesado sino que su utilidad está determinada o es útil dependiendo de la persona que la vaya a utilizar. La pirámide organizacional nos recuerda la jerarquía en base a la responsabilidad en la toma de decisiones y ello está en directa relación con la información. La información es provista por el Sistema de Información de la organización. Según el nivel de la Pirámide Organizacional en el que nos ubiquemos encontraremos distintos Sistemas de Información. Un Sistema de información es un conjunto de recursos humanos, materiales, financieros, tecnológicos, normativos y metodológicos organizado para brindar información a quienes operan y a quienes adoptan decisiones en una organización para desarrollar sus respectivas tareas. Asimismo un sistema de información no requiere de computadores ya que durante siglos han existido sin ellos. Sin embargo, la aparición del computador y su gran desarrollo tecnológico han potenciado extraordinariamente el procesamiento de datos y generación de información, hasta el punto que a esta era se la suele llamar Era de la Información. En la siguiente gráfica podemos ver los diferentes tipos de Sistemas de Información que se vinculan a las diferentes jerarquías organizacionales para que puedan tomar las decisiones apropiadas:


Como podemos apreciar, tanto las decisiones como la información están presentes a lo largo (y a lo ancho) de la pirámide organizacional. Sin embargo, tanto las decisiones del nivel superior requieren información diferente respecto de la que necesitan los otros niveles. En el más alto nivel de la pirámide, a nivel político (o estratégico en algunos trabajos) las decisiones a tomar no son estructuradas y requieren un tipo de información especial. Esta clase de información está relacionada con los Sistemas de Información para la Toma de Decisiones a Nivel Gerencial o Sistemas de Información de Nivel Superior. Puede decirse que a este nivel la información es la materia prima de la actividad estratégica y la información es también la forma que adopta el resultado de dicha actividad. Esta información es resumida, en forma de gráficas, tabular y de agrupamientos. En el nivel intermedio, cuyas funciones son ejecutivas y de control, las decisiones a tomar son semi estructuradas y la información necesaria es la correspondiente a los Sistemas de Soporte a las Decisiones. En estos sistemas la información necesaria es capta de los Sistemas de Transacciones generando la información pertinente con mayor detalle que la del nivel superior. Finalmente en el nivel operativo las decisiones en su mayor parte son estructuradas y la información es provista por Sistemas Transaccionales. Estos sistemas son los que permiten registrar las operaciones diarias de las organizaciones. Captan datos, los procesan y emiten información que sirve de base para el nivel superior. Esta información es detalla y casi exenta de gráficos e información a nivel total o agrupamiento. SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL Los sistemas de información gerencial son una colección de sistemas de información que interactúan entre sí y que proporcionan información tanto para las necesidades de las operaciones como de la administración En teoría, una computadora no es necesariamente un ingrediente de un


Sistema de Información Gerencial (SIG), pero en la práctica es poco probable que exista un SIG complejo sin las capacidades de procesamiento de las computadoras.

PLANEACION DEL SIG: Es un conjunto de información extensa y coordinada de subsistemas racionalmente integrados que transforman los datos en información en una variedad de formas para mejorar la productividad de acuerdo con los estilos y características de los administradores.

PLANEACION Y CONTROL. Todas las funciones gerenciales; Planeación, Organización, Dirección y Control son necesarias para un buen desempeño organizacional. Para apoyar estas funciones, en especial la Planeación y el Control son necesarios los Sistemas de Información Gerencial. Por tanto el valor de la información proporcionada por el sistema, debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos básicos: Calidad, oportunidad, cantidad y relevancia.

ANALISIS Y DISEÑO

El análisis y diseño de sistemas, tal como es ejecutado por los analistas de sistemas, busca analizar sistemáticamente la entrada de datos o el flujo de datos, el proceso o transformación de los datos, el almacenamiento de datos y la salida de información dentro del contexto de un negocio particular. Además, el diseño y análisis de sistemas es usado para analizar, diseñar e implementar mejoras en el funcionamiento de los negocios que pueden ser logradas por medio del uso de sistemas de información computarizados. La instalación de un sistema sin la planeación adecuada lleva a grandes frustraciones, y frecuentemente causa que el sistema deje de ser usado.

CONCLUSIÓN


Las aplicaciones empresariales requieren que la administración tenga una perspectiva de los procesos de negocios y los flujos totales de información. Los gerentes necesitan determinar qué proceso de negocios se deben integrar, los beneficios a corto y largo plazo así como el nivel adecuado tanto de recursos financieros y organizacionales que ayudarán a dicha integración. En las empresas hay muchos tipos de sistemas de información que apoyan diferentes niveles, funciones y procesos de negocio. Algunos de estos sistemas, como las aplicaciones empresariales (sistemas empresariales, administración de la cadena de abastecimiento, administración de las relaciones con el cliente y administración del conocimiento), abarcan más de una función o proceso de negocios y se pueden enlazar con otras organizaciones. Los sistemas anteriores con frecuencia requieren un cambio organizacional muy extenso. Los sistemas de información que apoyan flujos de información y procesos de negocios de toda la empresa o de toda la industria requieren grandes inversiones de tecnología y planeación. Las empresas deben tener una infraestructura de tecnología de información (TI) que pueda apoyar el trabajo de cómputo de toda la empresa o de toda la industria.

BIBLIOGRAFÍA • Laudon, K & Laudon, J. (2004) Sistemas de Información Gerencial. Octava Edición. México: Editorial Pearson –Prentice Hall • Senn A. James(1992), Sistemas de Información para la Administración, Segunda Edición. México Grupo Editorial Iberoamérica • http://biblioteca.itson.mx/oa/dip_ago/introduccion_sistemas/p20.htm


http://tsg.lnoussanl.com.ar/

http://www.hipertext.net/web/pag251.htm

http://www.rena.edu.ve/cuartaEtapa/Informatica/Tema10.html

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