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INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

ANA ASTRID SAGÚN VARASETA

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHÍVISTICA GESTIÓN DOCUMENTAL BOGOTA 2012


INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

ANA ASTRID SAGÚN VARASETA

Docente LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ Profesional en Ciencias de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística.

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHÍVISTICA GESTIÓN DOCUMENTAL BOGOTA


TABLA DE CONTENIDO Pág. INTRODUCCIÓN…………………………………………………….……………

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JUSTIFICACIÓN…………………………………………………………………..

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OBJETIVOS GENERALES Y ESPECIFICOS………………………………...

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TOMANDO COMO REFERENCIA EL MATERIAL DADO EN LA PRIMERA UNIDAD REALICE LOS SIGUIENTE: 1. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación. ……………………………………………………………

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2. Construya su propio concepto de Documentos y Documento de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN…………………………………………………..

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3. ¿ Cuál es la ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos? ………………………………………………..

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4. ¿ Qué dice la Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Articulo 21?...............................

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5. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental………………………………..

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6. Cuales son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental………………

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7. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documental (TRD) y cuales tapas comprenden………

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8. Mencione porque es importante y cuales son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas……………… 14


9. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad” a partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación………………… 10. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos………………………………………

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Con estos puntos presente elabore un documento en PDF y súbalo a ISUU teniendo en cuenta la guía. Posteriormente en la ventana correspondiente a la tarea en plataforma ubique su nombre y el enlace correspondiente al ISSUU. CONCLUSIÓNES…………………………..………………………………………

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS……………………..………………….……

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INTRODUCCIÓN

Las entidades ya sean públicas o privadas, generan demasiada información, en ejercicio de sus funciones y actividades, por tal motivo el volumen a conservar es grande y se hace necesario contar con herramientas que nos permitan simplificar y racionalizar los recursos que son otorgados para llevar a cabo una adecuada administración documental. Por eso es importante que las empresas cuenten con programas de gestión documental los cuales pretenden controlar todas las actividades concernientes a los procesos archivísticos desde su producción hasta su disposición final. Por otra parte es relevante desarrollar Programas de Gestión Documental, en los cuales estén enfocados a otorgar un oportuno manejo y eficiente flujo documental de la empresa, esto con el fin de conservar la información y preservarla para posteriores consultas.


JUSTIFICACIÓN: Se realiza este trabajo con el fin de explicar la importancia que tiene la Gestión Documental y el Programa de Gestión Documental, como instrumentos claves para garantizar la adecuada organización, conservación, preservación y consulta de la información que es producida por una determinada entidad en el ejercicio de sus funciones.


OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL: Dar a conocer la importancia que tiene la implementación y utilización de la gestión documental y el Programa de Gestión documental dentro de una empresa, ya que busca racionalizar recursos económicos, materiales, tecnológicos y humanos, los cuales son requeridos para la lograr los objetivos de una unidad de archivo y correspondencia. OBJETIVOS ESPECIFICOS: 1. Explicar la importancia que tiene la gestión y el programa de gestión documental, dentro de un contexto de búsqueda y conservación de información. 2. Adquirir más conocimientos sobre la gestión documental y el programa de gestión documental, esto con el fin de utilizar esta información en las unidades de archivo y correspondencia. 3. Motivar sobre la elaboración, implementación y uso que tiene la gestión documental y el programa de gestión documental, porque permite que las empresas tengan un flujo de información más organizado y preciso.


1. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación. La gestión documental, se define como todas las actividades concernientes a los procesos archivísticos “planeación, manejo, control, administración ” desde la producción o recepción hasta la disposición final de los documentos, con el fin de garantizar su fácil y rápida recuperación, conservación, preservación y utilización y así facilitar el proceso de consulta. 2. Construya su propio concepto de Documento y Documentos de Archivo a partir de la definición que da del mismo el AGN. Documento: Es información plasmada en cualquier soporte. Documento de archivo: Es información producida o recibida por una persona natural o jurídica en el ejercicio de sus funciones o actividades. Estos documentos deben preservarse y conservarse porque tienen valores primarios y algunos segundarios. 3. ¿Cuál es la ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos? Ley 594 del 2000 4. ¿Qué dice la Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Articulo 21? Las entidades públicas deberán realizar Programas de Gestión Documental, dando la oportunidad de involucrar nuevas tecnologías y soportes, teniendo en cuenta los principios y procesos archivísticos.

5. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental. 1. Destacar la importancia que tienen los documentos de archivo para la administración pública con el fin de garantizar el adecuado funcionamiento y utilización para la sociedad. 2. Racionalizar y controlar la producción documental de la entidad, con el fin de optimizar recursos económicos, materiales, humanos y tecnológicos.


3. Implementar la elaboración y utilización de las TRD, como instrumentos claves en la gestión documental, porque permiten recuperar, conservar y preservar la información. 4. Definir claramente funciones y objetivos, dentro de las etapas que conforman el programa de gestión documental. 5. Facilita y garantiza poder recuperar la información de una manera fácil y rápida. 6. Orientar para que los archivos sean verdaderas unidades de información, que satisfagan las necesidades de los usuarios. 6. Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental. Administrativos: Garantizar la transparencia, simplificación de los tramites, eficiencia en la administración. Económicos: Reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental. Archivísticos: Hace relación a la gestión de documentos, al referiste a conceptos tan importantes para la unidad de archivo como son: archivo total, ciclo vital del documento, principios de procedencia y de orden original. Planeación: Diagnostico: Es importante identificar el problema, oportunidades y objetivos, mantenimiento, evaluación y la documentación del programa asi como planes de mejoramiento enfocados a cortos, medianos y largos plazos y que esto este supervisado por una persona que tenga los conocimientos necesarios o por un órgano de control. Requisitos técnicos: Se refiere a contar con las condiciones o instrumentos técnicos tales como: Manuales de procesos y procedimientos, manual de funciones, formatos establecidos, tabla de retención y valoración documental, adopción de normas técnicas y normatividad general, existencia de documentos en las diferentes fases


del archivo y la unidad de correspondencia, se debe verificar el cumplimiento de las siguientes condiciones: 1. Centralizar la recepción y envió de documentos. 2. Definición de procedimientos para la distribución de documentos internos y externos. 3. Aprobación de las TRD y/o TVD, por la instancia correspondiente. 4. Existencia del comité de archivo o personas responsables de los documentos, las cuales deberán tener definido su reglamento y funciones. 5. Disponer un reglamento de Archivos para la entidad, basado en el reglamento general de archivos del AGN y demás normas que garanticen el cumplimiento de los siguientes aspectos: 1. Fases de formación de los archivos. 2. Control de entrada y salida de documentos. 3. Acceso a los documentos. 4. Ordenación y descripción de los fondos documentales. 5. Conservación de documentos, adopción de NTC, que se hayan establecido en materia de archivos y documentos. 6. Coordinación de la función archivística dentro de la estructura administrativa de la entidad, de acuerdo a la ley 594 del 2000. 7. Participación de los comités de gestión de calidad, comités de información y de archivo.


Requisitos administrativos: Se refiere a la integración del PGD con todas las funciones administrativas de la empresa, sistemas de información, sistema de calidad, entre otros, hay que tener en cuenta las siguientes consideraciones: 1. La gestión documental, debe ser visto como un programa estratégico, el cual cuente con el apoyo de la alta dirección. 2. Definir el sistema descentralizado).

de

administración

de

archivos

(Centralizado

o

3. Contar con la participación de las diferentes áreas, las cuales estén involucradas para la elaboración del PGD, tales como: Gestión de calidad, sistemas de tecnologías, entre otras. 4. El archivo debe contar con el recurso humano idóneo, las cuales tendrán dedicación exclusiva para realizar las funciones propias del área. 5. En entidades complejas de orden nacional, se debe designar un grupo de personas las cuales respondan por el PGD. 6. La entidad deberá contar con capacitaciones constantes para el personal de archivo, en temas como gestión documental, organización de archivos, auditoria de información, y manejo de procesos. Esto con el fin de mejorar y ampliar los conocimientos para poder desempeñar mejor las funciones y actividades que se realizan en la unidad de archivo. 7. Las instalaciones del archivo deben contar con condiciones ambientales, arquitectónicas y físicas que garanticen la conservación y preservación de la información hay contenida y la adecuada realización de los procesos y procedimientos de los archivos. También hay que tener en cuenta el mobiliario y equipos. 7. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documental (TRD) y cuales tapas comprenden. Las Tablas de Retención documental son importantes porque permiten la racionalización de la producción documental y establecen tiempos de retención en las diferentes etapas del archivo “gestión, central e histórico” y con este fin se estaría cumpliendo los objetivos establecidos en el programa de gestión documental.


Las etapas que comprenden son: Primera etapa: documentales.

Investigación preliminar de la entidad

y fuentes

Creación y cambios de la estructura orgánica de la empresa Organigrama vigente Manual de funciones y procedimientos Realización de una encuesta sobre que documentos produce cada area con el fin de identificar las unidades documentales para realizar el respectivo tramite.

Segunda etapa: Análisis e interpretación de la información recolectada. Análisis de la producción documental teniendo en cuenta las funciones y actividades realizadas por cada área y los manuales de procedimiento, también en esta etapa se identifican los valores primarios que posee la documentación. Conformación de series y subseries con sus respectivas tipología documental. Otorgar los tiempos de retención documental en las diferentes etapas del archivo “gestión, central e histórico”, con el fin de racionalizar la producción documental, permitiendo elaborar el ciclo vital del documento desde su producción hasta su eliminación. Determinación del destino final de la conservación total, selección, o eliminación.

documentación

puede

ser

Tercera etapa: Elaboración y presentación de las TRD para su aprobación: El jefe de archivo presentara la propuesta de las TRD, de acuerdo a las series y subseries documentales que son producidas o tramitadas en cada oficina, esta información la acompañara con la introducción y anexos respectivos. El comité de archivo hará el estudio correspondiente y producirá un acta avalando la propuesta.


Cuarta etapa: Aplicación: Una vez sean aprobadas las TRD, el representante legal por medio de un acto administrativo, ordenara por medio de este documento la utilización de las TRD a los servidores públicos. El personal del archivo, capacitara a los servidores públicos para la aplicación de las TRD. La organización de los documentos, en las diferentes fases del archivo se hará teniendo en cuenta las TRD. De igual manera las transferencias primarias y segundarias se realizarían teniendo en cuenta los plazos establecidos en la TRD. Después de haber cumplido el tiempo de retención, estipulado en la TRD se procederán a destruir las series documentales, dejando constancia en el acta de eliminación la cual la firmara el presidente del comité de archivo, el je de archivo y de la dependencia respectiva. Quinta etapa: Seguimiento y actualización de la TRD. La unidad de archivo de cada entidad establecerá un cronograma para realizar seguimiento en la aplicación de las TRD y llegado el caso ejecutara un plan de mejoramiento a corto plazo, ya que puede haber cambios en los procedimientos, procesos, reformas organizacionales y funciones. Las modificaciones que surjan después del seguimiento o de la solicitud de las dependencias al cambio de las TRD, serán evaluadas por la unidad de archivo y aprobadas por el comité de archivo de la entidad.


8. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas. La importancia que tiene la implementación del PGD para las empresas es que permite que exista una verdadera gestión documental, porque establece procesos claros y precisos de la información desde que se produce o recepciona hasta su disposición final. También permite tener un mayor control en el flujo documental teniendo en cuenta las diferentes fases del archivo y contemplando la noción de Archivo Total, esto con el fin de garantizar que sean verdaderas unidades de información útiles para la toma de decisiones, cultura y la historia. Por otra parte la implementación de un PGD, permite la racionalización de los recursos materiales, económicos, tecnológicos, humanos, los cuales son brindados a la unidad de archivo y así contribuir al presupuesto asignado para el área. Las ventajas que produce un PGD son: 1. Controla el flujo y la producción documental 2. Establece claramente los procesos documentales que debe tener la información desde el proceso de producción o recepción hasta la disposición final. 3. Comprende todo el ciclo vital de los documentos. 4. Garantiza una buena organización, administración y control de toda la documentación de la entidad. 5. Permite recuperar la información de una manera más fácil y sencilla.


9. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad” a partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación. NORMAS

NORMAS DE CONCEPTUALIZACIÓN SOBRE EL PGD ENUNCIADO EXPLICACION Esta ley contribuye al PGD, en todos sus ocho procesos, porque al disminuir los tramites y procedimientos también se disminuyen los documentos a administrar y conservar y de esta manera estaríamos cumpliendo un objetivo del PGD, el cual es controlar la producción y el flujo documental de la entidad.

Ley 962 de 2005

Ley antitramites

Ley 527 de 1999

Articulo 6 al 13. SE define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico Esta ley aporta todos los procesos del PGD, y las firmas digitales y con el uso de nuevas tecnologías. se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones

Ley 23 de 1981

Por la cual se dictan normas en materia de ética médica. Artículos, 33,34 y 35. Regula archivos de las historias clínicas

Ley 31 de 1992

Artículo 55. Conservación de documentos del Banco de la Republica

Circular 02 de 1997

Parámetros a tener en cuenta para la implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos

Obliga a producir, tramitar, organizar y conservar la historia clínica del paciente. De la misma manera otorga parámetros claros de que personas están autorizadas para consultar estos documentos. Entonces podemos observar que es evidenciada las varias etapas que conforman el PGD en las entidades de salud. Están obligados a conservar, ciertos documentos contables y la correspondencia que se recibe o dirija, dentro de un plazo de seis años podrán destruirlos, salvo si se realiza su reproducción exacta por algún medio de reprografía documental. Entonces podemos observar todos los ocho procesos que son utilizados en el PGD. Establecen parámetros claros que garanticen la adecuada administración documental desde su producción y disposición final de la información que es generada a partir de nuevas tecnologías y de esta manera esta involucrado el PGD.


10. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos. La Declaración Universal de Derechos Humanos (1948), estableció: Artículo 12: Nadie será objeto de injerencias arbitrarias en su vida privada, su familia, su domicilio o su correspondencia, ni de ataques a su honra o a su reputación. Toda persona tiene derecho a la protección de la ley contra tales injerencias o ataques.” Artículo 19: "Todo individuo tiene derecho a la libertad de opinión y de expresión; este derecho incluye el de no ser molestado a causa de sus opiniones, el de investigar y recibir informaciones y opiniones, y el de difundirlas, sin limitación de fronteras, por cualquier medio de expresión". Constitución política de Colombia. Artículo 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley.


CONCLUSIÓNES: Es importante que las empresas tengan conocimientos de la importancia que tiene la elaboración, implementación y uso de programas de gestión documental, ya que son procesos los cuales ayudan a mejorar el flujo de información, racionalizar y administrar adecuadamente los recursos; tanto económicos, materiales, tecnológicos y humanos que son otorgados a las unidades de archivo y correspondencia. Por otra parte la gestión documental es la fase más relevante en el proceso de archivo, porque permite definir y realizar actividades tan importantes como la planeación, manejo, control y administración de la documentación desde su producción hasta su disposición final, esto con el fin de conservar, preservar y garantizar la información para consultas posteriores y fines pertinentes.


REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS:

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Ley 594 del 2000. [En línea]. < http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2023# > [citado el 03 de mayo del 2012]. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Programa de gestión documental (PGD). [En línea]. < http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1232 > [citado el 03 de mayo del 2012]. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Acuerdo N. 039. [En línea]. < http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2014> [citado el 03 de mayo del 2012]. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Circular 02 de 1997. [En línea]. < http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1243 > [citado el 03 de mayo del 2012]. EL ABEDUL. Ley 31 de 1992. [En línea]. < http://www.elabedul.net/Documentos/Leyes/1992/ley_31_1992.php >[citado el 03 de mayo del 2012]. I – URIS.COM DERECHO DE INTERNET EN COLOMBIA. Ley 962 del 2005. [En línea]. < http://www.i-uris.com/leyes/ley/962.htm> [citado el 03 de mayo del 2012]. MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL. Ley 23 de 1981. [En línea]. < http://www.minproteccionsocial.gov.co/Normatividad/LEY%200023%20DE%20198 1.pdf >[citado el 03 de mayo del 2012]. SENADO DE LA REPUBLICA DE COLOMBIA. Ley 527 de 1999. [En línea]. < http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley/1999/ley_0527_1999.html >[citado el 03 de mayo del 2012].


INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL