Issuu on Google+


3


4


Casa Abierta, es así como se denomina el evento de presentación de trabajos artísticos de cada fin de semestre académico de las y los estudiantes de la Carrera de Artes Visuales. Si bien esta actividad se realiza desde los inicios de la Carrera en el año de 1997, es en el 2007, después de reformular el Organigrama Académico, que se crea el Área de Gestión, teniendo como principal actividad, la de dar apoyo logístico y conceptual, a los distintos proyectos y eventos generados por la Carrera, en el momento de su realización, lo que vendría a dar un cambio cualitativo del evento Casa Abierta. Con el paso del tiempo, la Casa Abierta de la Carrera de Artes Visuales se ha constituido en un espacio de encuentro y de participación de docentes y estudiantes, en donde en primer lugar se plantean propuestas, las mismas que son debatidas logrando consensos, que permiten la elaboración de un proyecto el cual contiene los lineamientos conceptuales y formales para la realización de la exposición de los trabajos y los procesos académicos-artísticos, desarrollados por las y los estudiantes de nuestra Carrera, los mismos que son puestos a consideración de la comunidad académica, de la comunidad artística, y del publico interesado. También es incumbencia de la Casa Abierta, poner en evidencia el cómo se hace una muestra académica universitaria de arte contemporáneo de alto nivel con todo lo que ello implica, ya que el artista o productor visual que forma la Carrera de Artes Visuales, debe tener un conocimiento sólido de instrumentos, técnicas que posibilitan una solvencia formal en la construcción, y gestión de productos visuales. Por esta razón es motivo de orgullo para la Carrera de Artes Visuales de la Facultad de Arquitectura, Diseño y Artes, presentar este Manual de Procedimientos, para la Casa Abierta, como testimonio del trabajo en equipo, y de la importancia de la gestión, dentro del quehacer artístico actual, que sin duda es un valioso aporte al ámbito académico y cultural de nuestro medio. Gonzalo Jaramillo Morán Director de la Carrera de Artes Visuales de la FADA, PUCE

i


Un manual para la gestión de proyectos académicos-artísticos-universitarios El presente documento ha sido elaborado, evaluado y modelado por el Área de Gestión de la Carrera de Artes Visuales de la FADA, PUCE durante cuatro años (2007-2010), con la intención de regular los procesos que la Carrera ha desarrollado, para llevar a cabo sus exposiciones de fin de semestre con solvencia y coherencia.

ii

Este Manual de Procedimientos busca orientar de la mejor manera posible, la planificación y gestión de un evento de fin de semestre ejecutado en una unidad académica universitaria dedicada a las artes visuales, con el fin de resolver los problemas conceptuales, logísticos, económicos y metodológicos que puedan surgir al momento de proponer una muestra de resultados obtenidos durante un ciclo semestral de una Carrera de Artes Visuales en crecimiento, como la nuestra. Diego Arias Responsable del Área de Gestión Autor del Manual de Procedimientos para la Casa Abierta de la Carrera de Artes Visuales de la FADA, PUCE


Implementaciones al Manual de procedimientos de la Casa Abierta de la Carrera de Artes Visuales de la FADA PUCE El Documento Manual de Procedimientos para la Casa Abierta de la Carrera de Artes Visuales de la FADA PUCE fue elaborado con el propósito de que el Área de Gestión de este evento tenga una herramienta base para abordar las diferentes ediciones de Casa Abierta (CA). Bajo un primer Manual constituído como una plataforma para la gestión de CA se proponen ciertas implementaciones basadas en la experiencia evidenciada desde el segundo semestre 2006-2007 hasta la actualidad. El proceso lleva a su haber cinco ediciones CA de los cuales podemos desprender un segundo Manual que espera ser revisado y actualizado periodicamente para avalar la eficacia de este documento. Melanie Vicuña Jijón Co autora del Manual de Procedimientos para la Casa Abierta de la Carrera de Artes Visuales de la FADA, PUCE (actualización 2010)

iii


Índice

iv

1. Conformación del Área de Coordinación de Casa Abierta ................................ 1 2. Elaboración del documento “Proyecto” ............................................................ 1 3. Definición y funciones de las comisiones de Casa Abierta ............................... 6 4. Responsabilidades de la Coordinación de la Casa Abierta .............................. 18 5. Propuesta de actividades de Casa Abierta en orden cronológico ................... 18 Anexo 1: Matriz FODA del evento Casa Abierta ................................................... 20 Anexo 2: Formato de encuestas para asistentes y organizadores de la CA ........ 23

Elaborado por: Diego Arias, Responsable del Área de Gestión Actualización 2009-2010: Melanie Vicuña Jijón Diseño: Belén Santillán Quito, Ecuador


1. Conformación del Área de Coordinación de Casa Abierta Previo a comenzar el semestre se debe designar los integrantes del Área de Coordinación de Casa Abierta (CA) para llevar a cabo la realización del evento correspondiente al semestre en curso. Se debe definir si el manejo del evento se desarrollará bajo la dirección del cuerpo docente, estudiantil o figura externa a la Carrera de Artes Visuales (CAV), CAV), ya que estas designaciones serán quienes CAV filtren las decisiones concernientes al evento. Los integrantes junto al Director de la CAV deben trazar los objetivos que guiarán la edición CA y marcar las pautas que desplegarán el evento. Se deben proponer objetivos tanto para la CAV (Director de la Carrera) como para la CA.

2. Elaboración del documento "Proyecto" La actividad principal, básica e intransferible de la Coordinación del Área de Casa Abierta, será la de escribir una propuesta integral del desarrollo del evento y su metodología durante el semestre. Esta propuesta debe ser elaborada a manera de ante-proyecto, el mismo que estará sometido a correcciones profundas y leves, en consenso con los actores de la parte académica del evento (el contenido conceptual de la Casa Abierta debe ser trabajado únicamente por los miembros de la Carrera de Artes Visuales en comunicación con la institución universitaria, ninguna influencia ajena a las antes mencionadas debe alterar la naturaleza del proyecto sin el aval del Comité de la Carrera), después de lo cual se obtendrá el proyecto redactado. Este documento servirá a los organizadores como guía para la elaboración del proyecto, como instrumento de mercadeo de la propuesta con instituciones que tentativamente patrocinarán el evento, y como herramienta para conseguir el aval institucional de la PUCE y de otras posibles instituciones de las cuales se espera alguna clase de apoyo, entre otras.

1


El documento “proyecto” consta de las siguientes partes: 2.1 Propuesta Teórica

2

En un espacio de 20 líneas, se escribirá la temática de cada Casa Abierta con su respectiva justificación conceptual, dicha justificación debe explicar la pertinencia de la propuesta temática semestral. Es importante tomar en cuenta que la propuesta temática, en cualquier caso, deberá ser lo suficientemente amplia y flexible, de modo que pueda articularse con naturalidad a todas las actividades académicas de la Carrera provenientes, tanto de la malla curricular, como de la línea personal que maneja cada docente en su cátedra, tomando en cuenta los objetivos trazados previamente por el área de coordinación de CA. Además es importante mencionar que esta propuesta debe demandar el más alto nivel académico de los participantes, por lo tanto se puede tomar en cuenta el diseño de una propuesta que incluso conjugue su desarrollo con otras disciplinas si ésta lo amerita. 2.2 Antecedentes

En un espacio de 10 líneas, se describirá lo más relevante de las Casas Abiertas anteriores, así como los factores contextuales influyentes en el desarrollo de la Carrera, provenientes del medio local o global en la escena artística o no, y que ameriten ser tomados en cuenta para el buen desarrollo del proyecto. Es fundamental, antes de redactar el ante-proyecto, la revisión de la evaluación elaborada sobre la Casa Abierta anterior, en la cual se podrán encontrar recomendaciones puntuales para aplicar los correctivos necesarios al evento. 2.3 Objetivos

En un espacio de 5 líneas, se definirá y redactará un objetivo general, el mismo que resumirá la consigna primaria del proyecto, en esta parte del documento, se plantea el beneficio que busca la Carrera en el área académica con la elaboración de esa Casa Abierta. En un espacio de 10 líneas, se definirán y redactarán entre 5 y 10


objetivos específicos, en los que se expondrá el interés del proyecto en otras áreas, y que puedan conectar a la Carrera con diferentes sectores externos a ella con diversas finalidades. 2.4 Estrategia

En un espacio de 15 líneas, se trazará la estrategia por medio de la cual se operará. Es importante tomar en cuenta que la táctica que se usará para desarrollar y materializar el proyecto, deberá guardar coherencia con los objetivos, no hay que perder de vista que el proceso “habla” sobre el concepto y la naturaleza del evento Hay que considerar para el planteamiento de la estrategia: • La clara delimitación de los roles que cumplirán los estudiantes, los docentes, la institución universitaria, personas externas, instituciones externas y demás actores del proyecto. La elaboración de un organigrama en el que se incluirán las comisiones encargadas de las labores en diseño gráfico, gestión de espacios y presupuestos, producción interna y externa del evento, organización de actividades paralelas, difusión y elaboración del guión (las funciones de estas comisiones están desarrolladas más adelante) • La elaboración de un sistema de pasos a seguir, mediante los cuales se cumplirán los objetivos del proyecto • La viabilidad económica del proyecto, la optimización de los recursos humanos con los que se cuenta y la posibilidad de reducir los costos del proyecto sin sacrificar la consigna objetivo general 2.5 Presupuestos

En un espacio de 5 líneas, se expondrán: las condiciones económicas con las que arranca el proyecto (2000$ a confirmarse en la FADA al principio de todo el proceso), un detalle, ítem por ítem, de todos los gastos que se harán en la Casa Abierta (incluyendo tres preformas por ítem), y un cronograma de solicitud, trámite y

3


cierre de recepción y acreditación de fondos (esta etapa debe estar resuelta antes de la impresión de la publicidad y de la difusión del evento, ya que todos los logotipos y menciones de auspiciantes, deberán estar incluidas en las piezas publicitarias). Se examinará la posibilidad de generar espacios visuales en venta para auspiciantes en afiches, invitaciones, etc. (en el caso de ser necesario) y se pondrá un precio a cada espacio disponible, de manera que la venta de por lo menos el 50% de los espacios, cubran con costos del evento que no estén ya financiados.

4

Nota: el precio de los espacios dependerá de la magnitud del evento. Es decir, si comprende una sola sede de exposición o varias, si se realizará a nivel local, regional o internacional, el tiempo que se expone la muestra. Todo esto afecta el tiraje de las publicaciones. El tiempo que permanezca expuesta la muestra es la variante que define la cantidad de los impresos. Por lo tanto, la cantidad de posibles lectores varía. Se recomienda que antes de preciar los espacios se considere: a. Tamaño, ubicación y duración de la muestra. b. Características de la campaña promocional de la muestra: ‡ Qué tipo de medios se emplea (impresos, audiovisuales, virtuales). ‡ Cuántas piezas comprende la campaña (afiche, postal, web,

entre otras).

‡ Tiraje

de cada pieza de campaña (cantidad de impresos).

Ubicación y dimensiones de espacios para auspiciantes ( Se puede dividir la pieza de campaña en espacios o franjas, y considerando la dimensión y ubicación se establece una escala de precios).

Calidad del diseño y de los insumos (tipos de impresión y papel): es decir, cómo la oferta de la CAV puede ayudar al crecimiento de la marca del auspiciante.

c. Audiencia meta de la campaña: a qué segmento poblacional va di-


rigida (género, edad, sector socio económico, nacionalidad). d. Canales de circulación de cada pieza de campaña (dónde será distribuida o ubicada). e. Lectoría óptima para cada pieza de campaña (es un cálculo aproximado: se estima cuantos lectores puede llegar a tener cada publicación). f. Precio en el mercado de espacios similares. 2.6 Cronograma

En un cronograma semana a semana (utilizando las líneas necesarias), se planificarán todas las actividades a realizarse con el fin de organizar el desarrollo del proyecto. Se busca la sistematización de los pasos a seguir, determinados en la estrategia y colocados en el calendario. Es importante saber que el cronograma general es un documento en permanente cambio, y que talvez es de interés exclusivo del área de Coordinación de Casa Abierta. Sin embargo, hay que colocar en el documento formal, por lo menos las fechas básicas a considerarse, como por ejemplo: Fecha de arranque y de cierre de petición de auspicios, Fecha de inauguración de la muestra, etc. Al final de cada evento se anexará el primer cronograma realizado para cada evento junto con el un documento final que señale las fechas donde se concretaron las acciones, dando un referente aproximado de lo irregular e imprevisto que resulta el factor tiempo en la organización de un evento. Durante la elaboración del cronograma, resulta útil hacer la agenda de la Casa Abierta. Se trata de un documento en el que se incluyen los datos de personas importantes, teléfonos, e-mails, tarjetas de presentación, etc. Esta información debe guardarse de manera organizada y detallada. Posterior a la elaboración del proyecto final, se deberá hacer dos “sinopsis” del mismo, que incluirán partes seleccionadas del documento final con diferentes intenciones:

5


• Boletín de prensa (énfasis en la propuesta académica), el mismo que debe incluir un resumen de la propuesta académica, los eventos de interés a dicha competencia, como conferencias, mesas de trabajo, etc. con las fechas y lugares establecidos.

6

• Documento resumido para solicitud de patrocinios (énfasis en la oferta comercial-cultural del proyecto), el mismo que debe incluir los datos de interés para los posibles patrocinadores, los que son básicamente, que ofrece el evento al patrocinador, y que pide el evento del patrocinador. Se sugiere la elaboración de un brief de la trayectoria del evento en ediciones anteriores acompañado de imágenes alusivas a las Casas Abiertas realizadas por la Carrera, datos de afluencia de público, datos de cobertura de medios, datos de impacto en el área académica local dedicada al arte, etc. acompañado de un boceto de las piezas publicitarias del evento en el que se distingan claramente los lugares disponibles para logotipos y menciones de empresas o personas auspiciantes según su aporte.

3. Definición y funciones de las comisiones de Casa Abierta Después de la elaboración del documento “proyecto”, el/los coordinador/es de Casa Abierta deberán distribuir las responsabilidades del proyecto entre los docentes, estudiantes, o el personal administrativo adecuado, en cinco comisiones encargadas de tareas específicas. También se puede contratar los servicios profesionales de personas pertenecientes o no a la Universidad, o coproducir, compartir las responsabilidades y los créditos del proyecto con personas o asociaciones externas. A continuación sugerimos las comisiones que consideramos necesarias: 3.1 Comisión de diseño de la imagen del evento

Esta comisión será la responsable de diseñar, o contratar el diseño de la identidad visual del evento, y la entrega de artes finales


de las piezas de difusión y señalización del evento para proceder a su impresión. A pesar de que el conjunto de objetos publicitarios suele proponerse tomando en cuenta el concepto y la estrategia del proyecto, habitualmente se usa un grupo básico de productos destinados a promover la Casa Abierta. Los productos básicos sugeridos son: • Marca CA. Esta imagen será importante para unificar las diferentes ediciones de CA y para identificar al evento como la imagen de la CAV. El manejo de la misma se lo describe en el Manual de Marca CA. • Iso-logotipo de las diferentes ediciones de CA. Es la primera pieza que se necesita diseñar. Partiendo de la premisa conceptual del proyecto, se elaborará un iso-logotipo, este tendrá “fuerza de marca”, es decir, tendrá una presencia permanente en la mayor cantidad posible de piezas publicitarias y material visual, con un claro predominio sobre el resto de componentes visuales de los objetos diseñados. • Afiche. El tamaño habitual usado para el afiche de la Casa Abierta es de 60X40 cm. en un tiraje de 100 unidades, esto favorece el aprovechamiento del pliego de papel en imprenta. Los afiches de estos eventos se suelen imprimir en offset, utilizando dos tintas o cuatro tintas, usando los colores, el estilo y el soporte, en concordancia con el concepto de la muestra. En el afiche, como en el resto de objetos publicitarios, se recomienda guardar un espacio para logotipos auspiciantes en tres franjas jerárquicas. a. Franja alta: Reservada para productores del evento. b. Franja media: Reservada para patrocinadores mayores, que aporten con cierta cantidad importante de dinero al proyecto. c. Franja baja: Reservada para patrocinadores menores, que aporten con cantidades menores de dinero o con materiales o servicios en el proyecto.

7


• Hoja volante. Por lo general la hoja volante es una reproducción del afiche. La función de este objeto es el de transmitir la información del evento de manera masiva, por lo que, el tamaño habitual de esta pieza es de 15x10,5 cm. en un tiraje de 2000 unidades, esto favorece el aprovechamiento del pliego de papel en imprenta. Las hojas volantes de estos eventos se suelen imprimir en offset, utilizando dos tintas o cuatro tintas, usando los colores, el estilo y el soporte, en concordancia con el concepto de la muestra. • Invitación formal. La invitación formal suele ser un tarjetón impreso en cartulina de hilo, con predominio tipográfico en un tiraje de 200 unidades, Este formato pretende extender una invitación personal dirigida a un grupo selecto de público. En el tarjetón, se han usado los colores negro (información) y dorado (logotipo de la Casa Abierta). 8

• Invitación web. Habitualmente, la invitación digital es una imagen-reproducción del afiche (optimizada para web). Generalmente es enviada por Internet conjuntamente con la sinopsis-boletín de prensa. • Cédulas informativas. Son pequeñas piezas que se colocan junto a las obras expuestas en la Casa Abierta. Estas piezas contienen el nombre del autor /a o los autores / as de la obra, el nombre de la obra, el nivel al que pertenece el / la estudiante y el logotipo de la Casa Abierta. Estos pequeños objetos por lo general miden 5,5X8,5 cm., se imprimen en máquina lasser y se adhieren al muro con cinta doble faz. • Señalización de la muestra. Habitualmente, la señalización de este evento se imprime en plotter de corte sobre papel adhesivo de colores. El sistema de señalización consta de flechas o líneas que cumplen el papel de guías a través de la exposición, logotipo de la Casa Abierta, texto para muros, etc. Se recomienda usar una tipografía que permita una lectura a distancia. • Camiseta de trabajo. Se propone que la “camiseta” (puede ser


un mandil, un overol, un delantal, etc.) sea una prenda de protección para usarse durante el montaje de la muestra. La camiseta por lo general lleva impreso el logo de la Casa Abierta en serigrafía, se confecciona una por estudiante, profesor, o actor participante en el evento (tiraje de 60 unidades). Es importante verificar las tallas persona por persona antes de ordenar la fabricación. • Catálogo. El catálogo de la muestra es la pieza más grande y costosa de la Casa Abierta. Su elaboración empieza con el levantamiento fotográfico de los procesos académicos en los que se construyen las obras, y de la muestra colocada in-situ. El catálogo mantiene una dinámica relativamente independiente del resto del proceso, ya que es un objeto que se publica póstumamente, lo que permite que este sea propuesto como un artículo autónomo y extemporáneo. En el catálogo (depende de la propuesta de diseño), se puede incluir textos de presentación, testimonios visuales o escritos, etc. Esta pieza tiene la fuerza de un documento, lo que permite que sea utilizada como una publicación clave para ofertar espacios de publicidad a auspiciantes. El catálogo debe incluir la serie de imágenes que han identificado cada edición de CA. Citar las imágenes de las CA anteriores, en un espacio moderado, fortalecerá al evento a través de su trayectoria. • Programa. Este documento se entregará el día de la inauguración del evento. Se debe considerar que los asistentes a la muestra podrán guardar este programa como referencia de la muestra, si no se tiene el acceso a los catálogos. Servirá también como una breve presentación para los espectadores, como un itinerario y dará la posibilidad al espectador de organizar su recorrido. Se indicará la hora de inauguración, acciones a realizarse durante la exhibición, premiación y menciones si las hubieran, o cualquier actividad que sea importante distinguir en este soporte ( próximas actividades como foros, debates, ente otras, sobre la muestra).

9


3.2 Comisión de gestión de lugares y presupuestos

Esta comisión será la encargada de sugerir y obtener los lugares adecuados para el emplazamiento de la muestra, tomando en cuenta su naturaleza conceptual y estratégica. Además, la comisión tendrá la responsabilidad de hacer sugerencias sobre la adecuada administración del presupuesto existente y del material humano, así como la de obtener el financiamiento de los rubros no cubiertos por el presupuesto existente. Para el efecto, esta comisión deberá manejar los espacios publicitarios que ofrece la Casa Abierta en su material de difusión, y deberá contar con el aval institucional de la FADA, PUCE en dos instancias de gestión: 3.2.1 Gestión estión de lugares 10

• Aval Institucional. Esta comisión deberá asegurarse de recibir en primer lugar, el aval institucional de la FADA, PUCE. Este aval se obtendrá después de la discusión colectiva (con los miembros correspondientes de la Carrera de Artes Visuales, con la FADA y con la PUCE, de ser necesario), después de la cual, el evento asegurará el apoyo del la institución universitaria por medio de cartas de recomendación firmadas por el director de la Carrera o el Decano de la facultad, por ejemplo. • Procedimiento. a. Elegir un banco de posibles auspiciantes de lugares: museos, galerías o espacios no convencionales en el medio, desde la filosofía del proyecto. b. Pedir una cita con la persona encargada de los espacios seleccionados. c. Acudir a la cita con el documento resumido para la solicitud de patrocinios elaborado como parte del documento proyecto, exponer las razones por las cuales se solicita el uso del lugar, ofrecer el espacio disponible en la publicidad (los logotipos de las instituciones que otorgan el lugar para la expo-


sición, o que contribuyen con su trámite completo siempre se incluyen en la franja alta, es decir, en la más importante). d. Hacer el seguimiento del estado del trámite. e. En el caso de conseguir una respuesta afirmativa, averiguar las condiciones de uso del espacio y obtener el logotipo de la institución. f. Extender una invitación, conjuntamente con una carta de agradecimiento a la persona responsable de la institución patrocinadora del lugar, y extender invitaciones a las personas responsables de las instituciones que emitieron una respuesta negativa con respecto a este patrocinio (de forma amigable). 3.2.2 Gestión estión de presupuestos

• Aval A Institucional. Esta comisión deberá asegurarse de recibir en primer lugar, el aval institucional de la FADA, PUCE. Este aval se obtendrá después de la discusión colectiva (con los miembros correspondientes de la Carrera de Artes Visuales, con la FADA y con la PUCE, de ser necesario), después de la cual, el evento asegurará el apoyo del la institución universitaria por medio de cartas de recomendación firmadas por el director de la Carrera o el Decano de la facultad, por ejemplo. • Procedimiento. a. Elegir un banco de posibles auspiciantes de fondos: instituciones, agrupaciones independientes, gubernamentales, o empresas afines a la filosofía del proyecto. La CA debe consolidar aliados que mantengan un compromiso con el evento. Se debe apuntalar a entidades que mantengan una conexión, seguimiento y compromiso con el evento. Si bien, la propuesta debe enfocarse a buscar recursos para la CA en curso, también, por la trayectoria que el evento a presentado (se tiene el material catálogos para dar el soporte) está en condiciones de negociar como parte del auspicio reconocimientos para los estudiantes que se destacan en su trabajo, apoyo para desarrollar proyectos de investigación, espacio para pasantías.

11


12

b. Pedir una cita con las personas encargadas de las instituciones seleccionadas. c. Acudir a la cita con el documento resumido para la solicitud de patrocinios elaborado como parte del documento proyecto, exponer las razones por las cuales se propone la participación (en calidad de patrocinadora) a la institución o a la agrupación a quien se ofrece el espacio en el material publicitario (los logotipos de las instituciones que otorgan fondos importantes para la exposición, deben ser incluidos en la franja media, que es la segunda más importante en el material publicitario. Los logotipos de las instituciones que otorgan fondos menores, o servicios y materiales de trabajo, deben ser incluidos en la franja baja, es decir la menos visible). d. Hacer el seguimiento del estado de los trámites. e. En el caso de conseguir una respuesta afirmativa, averiguar los procedimientos particulares que cada institución auspiciante aplica, y llevarlo a cabo. Obtener el logotipo de las instituciones. f. Extender una invitación, conjuntamente con una carta de agradecimiento a las personas responsables de las instituciones patrocinadoras de presupuestos, y extender invitaciones a las personas responsables de las instituciones que emitieron una respuesta negativa con respecto a este patrocinio (de forma amigable). Hay que tomar en cuenta que, en el caso de recibir dinero de las empresas auspiciantes por medio de la Universidad, existe un tiempo de duración del trámite burocrático entre el ingreso y la disponibilidad de los fondos otorgados, y depositados en las cuentas de la PUCE, así como un reglamento universitario para hacer uso de dichos fondos. Hay que coordinar estos trámites con el Decano de la FADA. 3.3 Comisión de producción del evento

Esta comisión será la responsable de ordenar los contenidos físicos de la muestra, o contratar este trabajo. Se encargará del tras-


lado, el montaje y el desmontaje de la muestra. Además, esta comisión propondrá el criterio museográfico (en el caso de ser necesario), bajo el cual se emplazará la exposición. La comisión también coordinará la contratación de cualquier actividad o servicio requerido para el desarrollo de la inauguración o del mismo evento según sus características particulares. Las áreas de trabajo de esta comisión son: • Producción, sub-área externa. La sub-área externa asume la responsabilidad logística: Se encargará del movimiento y mantenimiento de las piezas de la muestra desde su lugar de origen, hasta el lugar de emplazamiento. También deberá coordinar el horario de asistencia de las personas que intervendrán en el montaje, tales como estudiantes, reporteros de medios de comunicación, comité de museografía, etc. El área interna también planteará el cronograma de montaje para los estudiantes y profesores, coordinará la compra los materiales de uso común que se requerirán para esta tarea y planificará los refrigerios (en el caso de que los hubiese), tomando en cuenta los horarios académicos y la capacidad de movilización individual de cada estudiante. Por último, esta área se encargará de convocar a los expositores de la Casa Abierta al desmontaje reparación de los espacios usados. • Producción, sub-área interna. La sub-área interna Se encargará de coordinar la museografía y mapeo de la muestra. Se cerciorará de la ubicación correcta de las cédulas informativas de las obras, tomando en cuenta las distancias a las que deben estar colocadas las señalizaciones, la iluminación y cualquier clase de ambientación no convencional. Esta área también elaborará un guión de inauguración o desarrollo del evento, este depende de las particularidades de la exposición. Tomando en cuenta dichas particularidades, se incluirá en el guión, intervenciones orales de bienvenida por parte de autoridades competentes, música, sonorización, cóctel de inauguración, etc.

13


Está comisión debe encargarse también de tramitar los procesos internos de la CA con la FADA. 3.4 Comisión de selección y reconocimientos de obras

14

Esta comisión asume la responsabilidad del control de la calidad de los productos visuales a exponerse. Se encarga de seleccionar o buscar personas o entidades externas a la CAV que seleccionen los trabajos de los estudiantes que conformarán la muestra de la CA. Además debe establecer los términos en los que estos agentes externos intervendrán en el evento priorizando los intereses de la CA y la CAV. Después de establecer parámetros para los proceso de selección será la comisión llamada a destacar los mejores trabajos realizados en el período académico transcurrido. Además debe definir el tipo de reconocimiento que los trabajos seleccionados recibirán, puede ir desde una mención oral el día de la inauguración hasta un premio físico o económico dependiendo las condiciones del evento. 3.5 Comisión de difusión del evento

Esta comisión se responsabilizará de la distribución adecuada y planificada del material promocional de la Casa Abierta. La función principal de esta coordinación, es la de proponer una táctica de promoción eficiente de la Casa Abierta, cuidando su coherencia con la propuesta conceptual del proyecto. Esta táctica debe tomar en cuenta, por un lado, la clase de públicos a los que pretende convocar el evento, y por otro lado, el presupuesto que se puede invertir en el material publicitario. De ahí que, la comisión de difusión del evento debe participar activamente en la propuesta de diseño y elaboración de las piezas publicitarias, las mismas que deben cubrir los siguientes campos (sumados a otros campos que puedan resultar de interés de los públicos elegidos): • Medios de comunicación. Para la difusión del evento en medios de comunicación, se ha experimentado con la convocato-


ria personal y masiva vía mail, a revistas, periódicos y sitios web nacionales y regionales (tal es el caso de la red “art nexus”), obteniendo una respuesta moderadamente positiva. Los medios de comunicación necesitan recibir una invitación personal y un boletín de prensa, dirigido a las personas encargadas de la sección social o cultural de cada medio. Posteriormente, es necesario hacer un seguimiento telefónico a cada persona a la que se ha dirigido el comunicado. Finalmente, se concreta una cita con los periodistas de los medios que reaccionan con interés en el evento, en un lugar en el que los reporteros puedan filmar o fotografiar los productos visuales a exponerse en la muestra, y conversar con los miembros de la Carrera que puedan proporcionarles la información necesaria para el reportaje. La convocatoria a los medios, se suele emitir tres semanas antes de la inauguración (para este momento, la comisión debe contar con el boletín de prensa y con el material publicitario ya impreso). • Afiches y hojas volantes. Se suele planificar la entrega de los volantes, y la colocación de los afiches en lugares estratégicos, considerando los intereses de la Casa Abierta (esto tiene que ver con los lugares y momentos en lo que transitan los públicos de interés). De esta manera, centros culturales, galerías, museos, etc. pueden ser tan buenos candidatos para colocar publicidad como muros, postes de luz, cafés, colegios, etc. La repartición de los afiches y volantes se suele hacer con una semana, o una semana y media antes de la inauguración. Al final de la muestra se deberá hacer un sondeo de los lugares que lograron mayor difusión. Así se destacará puntos estratégicos para dejar este material promocional en eventos posteriores, evitando el desperdicio del recurso. Los espacios que mayor apertura tengan para promocionar el evento puede recibir un catálogo, camiseta, si las condiciones son adecuadas. Es importante definir aliados.

15


• Invitaciones formales. Habitualmente, las invitaciones formales se envían con dos o tres semanas de anticipación a personas seleccionadas. Para este fin es importante tener a la mano la lista de personas que deben recibir una invitación formal tanto dentro, como fuera de la PUCE. Para realizar esta tarea, es importante el apoyo de la Coordinación de la Carrera de Artes Visuales, el Departamento de difusión de la PUCE, y la Coordinación de Casa Abierta, esta última debe contar con la agenda de la Casa Abierta, incluida en la sección cronograma, en el documento proyecto, para hacer la selección adecuada de personas. Será importante adjuntar a esta lista ex patrocinadores que marcaron un aporte representativo en alguna de las muestras anteriores posibilitando retomar la asociación ya experimentada. 16

• Invitaciones web. La invitación web es la más sencilla y barata del grupo, sin embargo hay que cuidar su focalización. Durante las anteriores casas abiertas, se ha solicitado la colaboración de sitios web amigos, los que han sido de gran ayuda en la difusión de los eventos. • Comunicados internos PUCE. Es necesario asegurarse de invitar a toda la comunidad académica, para esto, hay que enviar la invitación digital al correo del web master del Centro de Cómputo de la PUCE, solicitándole que publique la información a todos los correos de la PUCE por intra-net. Además se debe extender la invitación a todos los ex alumnos de la CAV. Si bien, no necesariamente la PUCE será el centro de exposición de la CA, es importante tomar presencia en la universidad y gestionar espacios como: las cafeterías, pantallas alrededor del campus, promoción en el cuaderno agenda que semestralmente reciben los alumnos, entre otras posibilidades que la Institución puede ofrecer.


3.6 Comisión de organización de actividades de apoyoactividades paralelas

Esta comisión se encargará, de ser necesario, de la coordinación integral o de la contratación de cualquier tipo de actividad que represente un aporte adicional a la Casa Abierta, para logara el cumplimiento de los objetivos trazados en el documento proyecto. Estos acontecimientos pueden ser ubicados al inicio, en algún momento intermedio o al final del semestre durante la misma Casa Abierta. Todos los objetos publicitarios de las actividades paralelas deben contener el logotipo de la Casa Abierta, y deben encontrarse debidamente integrados al documento proyecto en la sección estrategia. Las competencias de estas actividades pueden ser: • Académicas. Dentro de las actividades de apoyo al área académica para la Casa Abierta, están toda clase de mesas de trabajo que ayudan al desarrollo de los tópicos de la malla curricular de la Carrera, o sobre la propuesta de la Casa Abierta en curso, así como conferencias, trabajos de campo, investigaciones, etc. que comprometan la participación simultánea de toda la Carrera y, si es pertinente extender la invitación a participar a entidades externas, que hayan contribuido de alguna manera con el evento. • Promocionales. Dentro de las actividades de apoyo al área promocional para la Casa Abierta, están las exposiciones, actividades lúdicas, o muestras de producción visual de todo tipo, que hayan sido planificadas por la Casa Abierta en curso, en el documento proyecto.

17


4. Responsabilidades de la Coordinación de la Casa Abierta • Elaboración de la propuesta y del documento proyecto • Promoción y perfeccionamiento del proyecto dentro de la Carrera de Artes Visuales, de la FADA y de la PUCE • Planteamiento claro de responsabilidades y competencias de los actores del proyecto (comisiones) • Aprobación del de los presupuestos solicitados por las comisiones, previa instrucción sobre el trámite y la entrega de facturas • Apoyo oportuno a cualquiera de las comisiones que lo requiriesen • Monitoreo de las actividades de las comisiones desde el cronograma 18

• Evaluación del evento, identificación de vulnerabilidades, enriquecimiento de la agenda de Casa Abierta

5. Propuesta de actividades de Casa Abierta en orden cronológico Tomando como referencia cuatro meses activos, que es lo que dura aproximadamente un semestre. • Redacción del ante-proyecto: Semanas 1+2 (primer mes) • Discusión del ante-proyecto con la Carrera de Artes Visuales, con la FADA, y con al PUCE: Semana 3 (primer mes) • Conformación del equipo de trabajo: Semana 4 (primer mes) • Redacción final del documento proyecto (REUNIÓN CON EL EQUIPO): Semana 4 (primer mes) • Revisión y aprobación del logotipo: Semana 1 (segundo mes) • Campaña de obtención del lugar: Semanas 1+2+3+4 (segundo mes) confirmación del lugar semana 1 (tercer mes) • Campaña de obtención de presupuestos: SSemanas 1+2+3+4 (se-


gundo mes) + semanas 1+2+3+4 (tercer mes) confirmación y cierre de recepción de logotipos de auspiciantes, semana 1 (cuarto mes) • Convocatoria a la selección de obras por el comité de museografía: Semana 1 (cuarto mes) confirmación de obras seleccionadas, semana 2 (cuarto mes) • Revisión de los objetos diseñados, aprobación e impresión de los productos publicitarios: Semana 4 (tercer mes)+ semana 1 (cuarto mes) entrega de material publicitario impreso, semana 1(cuarto mes) • Campaña de difusión del evento: Semanas 1+2+3+4 (cuarto mes) • Producción y emplazamiento de la muestra (REUNIÓN CON EL EQUIPO): Semanas 3+4 (cuarto mes) • Inauguración: Semana 4 (último día del cuarto mes) • Planteamiento y desarrollo de actividades de apoyo, actividades paralelas: Transversal • Desmontaje: Semana posterior al cuarto mes • Evaluación, informe escrito, adjuntar encuesta a los organizadores de la CA (ANEXO 4): Semanas posteriores al cuarto mes • Foro, conferencias, espacio de discusión: Semanas posteriores al cuarto mes.

Todas T odas las actividades propuestas en este manual, son suceptibles a correcciones. Última modificación sobre el manual: Melanie Vicuña, 24 de mayo del 2010.

19


Anexo 1 Matriz FODA del evento Casa Abierta 1. Fortalezas

Constituyen todos los aspectos positivos de carácter internos de la institución, todo aquello que favorece a la realización del evento.

20

» La CA está soportada por el nombre de la institución PUCE. » El evento cuenta con un presupuesto asignado por la FADA semestralmente » El evento ha presentando seis ediciones desde la plataforma Manual de Casa Abierta, permitiéndole establecerse cada vez más. » La CA cuenta con el documento Manual de Casa Abierta que ha guiado el proceso del evento durante seis eventos (Diez-piez, 2D3D, Ojo común, Inventario y Salón de lo In-cómodo, Incisiones) dando la oportunidad al momento de tener un período de tiempo considerado para realizar un análisis que enfatice puntos de fortaleza y desarrolle correcciones a lo ya experimentado. » La propuesta de la CA ha gestionado recursos que han dado un nivel destacable a la muestra. » La CA es un elemento con la suficiente autonomía como para tener una imagen, una propuesta y línea de trabajo al margen de institución y moldeable a las intensiones de la CAV. » Cada evento CA ha producido un catálogo y/o diversos productos que han permitido la difusión del trabajo que se realiza en el mismo. 2. Oportunidades

Son de carácter externo y que pueden intervenir positivamente en el desarrollo del evento. » Concretar recursos en las instituciones públicas que se los puede conseguir justificando el origen académico del proyecto y su aporte a la comunidad. » Gestionar recursos en instituciones privadas que quieran parti-


cipar del auspicio de este proyectos, favoreciendo así a la producción cultural y su propio interés. » Es posible acceder a recursos o medios de difusión dentro de la Universidad como radio, espacios de debate con el cuerpo docente y estudiantil, publicidad en agendas, páginas web, cafeterías, en definitiva lograr la inmersión en espacios disponibles de la PUCE para organizar una fuerte imagen publicitaria que empiece en el campus universitario. » Desarrollar estrategias para involucrar a todos los estudiantes, personal docente y administrativo de la PUCE como un primer público de las exposiciones de la CAV. » Conseguir patrocinadores que se interesen en proyectos académicos de producción e investigación. Tomar ventaja que al ser parte de una institución educativa el acceso a los auspicios es más factible que al llegar a ser un artista independiente. » Solventar por parte de la Universidad o de alguna entidad externa, la gestión de “ beca” , capacitación, recursos para investigación o estímulos que representen un aporte a la formación de los integrantes de la CA » Convertir este evento CA en la imagen de la CAV, demostrando su alto nivel de producción, gestión y propuesta. » Afianzar la imagen CA sustentada por una buena producción proveniente de la CAV. El alto nivel académico es la prioridad en este proceso. » Implementar y ajustar ciertas pautas del MCA para compactar su funcionamiento. » La CAV tiene la oportunidad de gestionar un asesoramiento de marketing en un proyecto conjunto con la Facultad de Ciencias Administrativas y Contables de la PUCE. 3. Debilidades

Son de carácter interno y hacen referencia a los aspectos negativos que dificultan el desarrollo del evento. » La omisión de un Plan de marketing que solidifique el enfoque comercial de la Carrera.

21


22

» La falta de un personal fijo para lograr la obtención de auspiciantes fuera de la CAV y de oportunidades dentro de la PUCE. Durante el proceso de cinco eventos no se ha logrado concretar auspiciantes a largo plazo o beneficios para solventar investigación para los estudiantes o incluso profesores. Los participantes deben concentrase en su producción para su buen desempeño en la exposición. » La falta de un personal fijo para profundizar en la parte curatorial de evento. La selección de obras es importante para darle el estándar de calidad que se pretende a la CA. » La ausencia de un posicionamiento de marca CA. Si bien los eventos anteriores se han dado bajo la producción de la CAV no existe un planteamiento especifico para dirigir el posicionamiento del evento, descastando esfuerzos que podrían canalizarse para objetivos específicos. » La carencia de un incentivo interno por parte de la Casa Abierta. 4. Amenazas

Se refiere a los aspectos externos que interfieren o pueden interferir en la práctica del evento. » Poca concurrencia a las muestras. » La poca apertura de la empresa tanto pública como privada para llevar a cabo estos eventos.


Anexo 2 Una encuesta a los visitantes y organizadores del evento, durante las próximas cuatro ediciones de la muestra ayudaría a monitorear y confirmar algunas de las dinámicas que las comisiones están empleando para el desarrollo de la CA. Este documento puede implementar las preguntas necesarias según las necesidades de cada propuesta semestral. 1. Formato de encuestas para asistentes de la Casa Abierta

Los intereses que esta encuesta son dos: • La primera se formula por la necesidad de reconocer la fuente de difusión con mayor capacidad de convocatoria al evento. • La segunda se plantea por la necesidad de definir qué percepción se lleva el público de la muestra. FECHA:.............................................................................. EDAD:............................................................................... Marque con una x el medio o los medios por el cuales usted se enteró de la inauguración o desarrollo de este evento. ® Afiche (recuerda dónde) Lugar:................................................................................... ® Hoja volante (recuerda dónde) Lugar:................................................................................... ® Invitación electrónica ® Radio, televisión (recuerda qué estación) Estación:.............................................................................. ® Revista, periódico (recuerda su nombre) Nombre:............................................................................... ® Sitio Web ® Amigos, familiares, conocidos

23


Marque con una x sus expectativas sobre este evento: ® Supera sus expectativas ® Cumple sus expectativas ® No cumple sus expectativas 2. Formato de encuestas para organizadores de la Casa Abierta

¿ Cuáles fueron las fortalezas de la CA en esta edición? ¿Cuáles fueron las debilidades de la CA en esta edición? Nivel académico de la muestra. Marque con una x ® Bueno

® Medio

® Malo

Comentario:.......................................................................... 24

Nivel de gestión de la muestra. Marque con una x ® Bueno

® Medio

® Malo

Comentario:.......................................................................... Objetivo/s para la próxima CA:............................................



Manual de Procedimientos Documento guia para la elaboracion de la casa abierta