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Anexo 1 1

SOFTWARE PARA GESTION DE COSTOS E INVENTARIOS EN PRODUCCION Y COMERCIALIZACION DE PRODUCTOS CARNICOS “Sigeco”

Manual de usuarios

Noviembre de 2013


Contenido

Noviembre de 2013


Noviembre de 2013


2 SISTEMA PARA LA GESTION DE COSTOS E INVENTARIOS EN PRODUCCION Y COMERCIALIZACION DE PRODUCTOS CARNICOS 1. Descripción de la aplicación Sigeco es una aplicación web desarrollada con el fin de llevar un control, seguimiento y validación de los procesos de producción de productos cárnicos con el fin de tener un mejor manejo en inventarios de materia prima como de producto terminado.

2. Ingreso a la aplicación Luego de ejecutar la url http://sigeco.km6.net asignada a la aplicación nos muestra una primara pantalla para registro del usuario, el ingreso a la aplicación se realiza a través de un nombre de usuario y contraseña definidos previamente pos el administrador de base de datos, de esta manera dependiendo del tipo de usuario se habilitan o restringen algunas funcionalidades que varían ligeramente entre uno y otro dependiendo a las funciones que desempeña cada uno de estos usuarios.

Ilustración Ingreso a la aplicación

3. Materia Prima En la barra de menú se muestran diferentes opciones para manejo de la producción de los diferentes productos cárnico, cabe recordar que cada usuario dependiendo del rol que

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maneje dentro de la aplicación y el organigrama de la empresa tiene funciones asignadas en el sistema ya que en este manual por efectos de exposición de producto se muestra en la barra todas las opciones. En este caso el usuario encargado de la asignación de materias prima a los procesos, la gestión y registro del inventario maneja una serie de sub-opciones que permiten dar un buen manejo a sus funciones como son: 3.1 Requisición de insumos: Aquí podemos visualizar los procesos pendientes por requisición de insumos, es en esta parte donde se hace una comparación de la cantidad requerida con la existencia en inventarios determinando así una posible faltante, en la parte superior se muestra una tabla “Requerimientos de insumos para producción” con información de acerca de inicio de producción con petición de insumos al seleccionar uno de estos procesos continuo a este se despliega una tabla con información de los insumos que requiere, la cantidad requerida, la existencia en inventarios (Stock de productos) y el inventario final este último hace referencia a la cantidad después de discriminar la cantidad requerida. El usuario en la parte inferior tiene tres opciones para responder al clicar sobre el botón “Autorizado a producción” se ejecuta un proceso de validación y descuento de existencia comparando así mismo con la cantidad mínima en el inventario y si esta es igual o inferior se genera un requerimiento automático para reabastecimiento de inventario. En caso que la cantidad del inventario final arroje un valor negativo el usuario presiona el botón “Pendiente por faltantes” para cambiar el estado a pendientes y el botón “Ver pendientes” permite al usuario visualizar las producciones pendientes.

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Ilustración Requisición de insumos

3.2 Requerimientos: Aquí podemos visualizar los requerimientos generados por la aplicación y permitiendo la edición de la cantidad requerida.

Ilustración Requerimientos automáticos

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3.3 Registro: Esta parte permite hacer el registro de insumo comprado basándose en el requerimiento generado por la aplicación, una ver el usuario recibe los insumos procede a hacer el debido registro seleccionando el requerimiento correspondiente en la tabla de requerimiento en la parte superior izquierda, luego seleccionamos el proveedor del insumo seguido a esto se asigna la cantidad que se compró, se adiciona la unidad de medida ya sean litros o kilogramos, por último el valor unitario del insumo y la descripción del mismo, continuamos clicando sobre el botón “Grabar compra” para guardar la información. Nota: En caso que la compra no cumpla con la cantidad registrada en el requerimiento, es decir que la cantidad que se registra sea menor a la cantidad requerida, este requerimiento permanecerá visible hasta que se cumpla la condición de las cantidades ya que cabe la posibilidad que toda la compra no se haga el mismo día ni al mismo proveedor.

Ilustración Registro de insumos

3.4 Inventario de insumos: Esta sección permite visualizar los insumos almacenados la cantidad existente y el costo por unidad representado para cada uno, además del valor total en el inventario.

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Ilustración Inventario de insumos

4. Producción En esta parte permite tener un control sobre los procesos de producción de productos cárnicos, al clicar la opción “Producción” se muestra una pantalla donde apreciamos información precisa del producto y la cantidad en los pedidos para producir, al seleccionar uno de estos productos se despliega una tabla continua donde contiene datos como: nombre de insumo, cantidad requerida y la unidad de medida. Aquí el usuario recibe la información totalizada de la cantidad de los pedidos para producción de un producto, con esta información se obtiene la cantidad de insumos que necesito para la producción de dicho producto, al presionar el botón “Requisición de insumo” se hace un registro para que el usuario encargado de la asignación de materias prima haga el proceso mencionado anteriormente.

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Ilustración Visualización de total de pedidos para requisición de insumos

4.1 Recetario Antes que nada se debe asignar una receta para la producción de un producto, en la parte izquierda vemos un peño panel desplegable y al clicar sobre la opción “Configuración” y liego en “Recetario” podemos visualizar la definición de un proceso donde en la parte superior en la tabla de Detalle de proceso para producción en esta tenemos datos como producto, porcentaje de merma, suma de cantidades de insumo, cantidad mermada en el proceso, resultado de bache, etc. Al seleccionar uno de los procesos se despliega en una tabla continua la información de las cantidades necesarias y los insumos de la receta para la producción. En la parte inferior de la tabla de Detalles de proceso para producción al clicar sobre el botón “Nuevo proceso” se despliega una ventana emergente que permite seleccionar un producto a la lista de procesos dando clic en el botón “Aceptar”. Similar en la tabla de Receta de producción al clicar en el botón de “Agregar insumo a la tabla” se despliega un formulario donde asignamos datos como nombre de insumo, la cantidad en kilogramos o litros, con su unidad de medida para completar y guardar la información damos clic sobre el botón de “Aceptar”. Nota:

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Tenga en cuenta que al agregar un insumo a la receta la cantidad debe ir en kilogramos NO en gramos, si se van a registrar en fracciones por ejemplo ½ Kilo ó 1 libra asegúrese que estos valores sean ingresados en con valores decimales así: Fraccionarios 1 kilogramos ½ kilogramos Libra

Decimales 1.0 kilogramos

ó

1 0.5 kilogramos

¼ kilogramos ó ½ 0.25 Kilogramos Libra En caso que los valores estén en gramos divida la cantidad en gramos entre 1000 ejemplo: (50/1000)=0.05 Kilogramos

Ilustración Recetario de procesos

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Nuevo proceso

Nuevo ítem de receta

Ilustración 8 Formularios emergentes en recetarios

4.2 Productividad El usuario asignado para producción luego que el encargado del almacén de insumos asigne las cantidades a la producción con esta opción le permitirá tener una visualización del proceso y su costo de producción esto es a modo informativo ya que también podrá ver el estado en que va la producción, los costos que aquí detallan son el costo total de los insumos, el costo de producción dependiendo de la cantidad de horas y el costo total de la producción del bache y por ultimo vemos el costo de cada Kilogramo que se procesa, todo esto al seleccionar el proceso de cualquier artículo en la tabla.

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Ilustración Productividad y visualización de costos

4.3 Lote Cuando la producción de producto está en un estado de enfriamiento y luego de hacer la valoración del bache el usuario enviara la producción a empacado esto se hace seleccionando la fila en donde describe el proceso y luego en la parte inferior del panel damos clic en el botón “Empacar producción” (ver ilustración 9).

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Ilustración Formulario 1 de empacado de producto

Luego de haberle dado clic a dicho botón se despliega una segunda pantalla donde veremos datos de proceso y los pedidos que se hicieron para este proceso, aquí es donde abastecemos el inventario de producto ya que es en esta parte del software donde se asignan los valores del pedido al producto que se almacena. Esto presionando el botón de “Almacenar” en la parte inferior, junto a este tenemos el que indica “Rechazar” ya que se utiliza para rechazar la producción por alguna inconformidad.

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Ilustración Asignación de productos a almacén

5. Proceso Este formulario es hecho para el manejo de los operarios quienes se encargan del manejo de la producción de los productos, al entrar aquí el usuario visualiza la tabla con los procesos autorizados por asignación de insumos, tarea hecha por el usuario de almacén de insumos.

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Ilustración Selección de proceso para inicio de producción

El operación al seleccionar un proceso se despliega a continuación datos propios de la producción que son de interés del usuario esto le permitirá tener valores como los insumos asignados y la cantidad que va a procesar.

Ilustración Inicio de procesamiento de materiales

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En la parte inferior tenemos los botones que indican cada proceso como “Inicio de producción” al cual el usuario dará clic al momento de empezar con el procesamiento de las materias prima, esto con el fin de llevar un registro de la productividad del proceso y luego que se haya terminado el proceso pasara al estado de “Enfriamiento” para que de esta manera se haga el respectivo análisis de la resultante de la producción para que posteriormente sea enviado a empacar.

6. Almacén El manejo de los productos en la aplicación son hechos desde esta parte por parte del usuario encargado de la bodega de almacenaje, el rol que maneja este tipo de usuario le permite revisar el inventario, hacer despachos de producto y hacer pedidos para producción. 6.1 Inventario de productos Esta sección permite tener una visualización del inventario de productos, permitiéndole al usuario tener una apreciación de las cantidades en el almacén.

Ilustración Inventario de producto en almacén

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6.2 Despacho de producto El usuario registra aquí los movimientos de mercancías en cuanto a despachos se refiere cada vez que se hace una venta. Para esto seleccionamos un producto en la lista desplegable en la parte superior de la pantalla, con esto se me despliega en la tabla para descripción de productos los artículos en el inventario, detallando su presentación, valor unitario, lote de producción, etc. Al seleccionar en la tabla el producto que se despachara a continuación se define la cantidad y el documento del cliente a quien se le va a despachar.

Ilustración Despacho de productos

6.3 Pedidos de producto/Orden de producción En esta parte es donde prácticamente todo da inicio, ya que es en este lugar donde se hacen los pedidos para producción. Para esto seleccionamos el producto en la parte superior izquierda luego asignamos las cantidades por unidades que se van a pedir, el documento del cliente a quien se le asignara el pedido, la fecha de entrega y por último la presentación de producto seguido a esto clicamos en el botón “Guardar”.

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Desde aquí también podemos adicionar un nuevo cliente si nos damos clic en “Otras opciones” y luego en nuevo cliente, se nos despliega una ventana emergente donde diligenciamos los datos del mismo.

Ilustración Pedidos de producto

7. Admin El usuario Admin es el encargado de gestionar datos que permiten la continuidad del sistema pero que ningún otro lo puede hacer teniendo a su carga las siguientes opciones.

7.2 Proveedor Esta opción permite al usuario gestionar los datos del proveedor registrando nuevos o editando datos de los ya existentes, para registrar uno nuevo se diligencia las casillas de información en la parte superior del formulario luego que estén todos los datos clicamos en el botón “Grabar proveedor” para editar datos de proveedores seleccionamos de la tabla el que se ha de modificar para luego cambiar los datos en las casillas luego que automáticamente se me hallan llenado al clicar sobre la fila de la tabla cuando ya esté lista las modificaciones presionamos el botón “Editar proveedor”.

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Ilustraciรณn Formulario de proveedores

7.2 Clientes Este formulario tiene la misma dinรกmica que el anterior para diligenciar o editar informaciรณn del cliente (Ver informaciรณn 7.1).

Ilustraciรณn Formulario de clientes

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7.3 Producto Esta parte perite el manejo de todo en cuanto a descripción del un producto se refiere aquí guardamos datos que diferencia a uno de otro al definirle una presentación del mismo y un nombre como se verá a continuación. 7.3.1 Gestión de producto Aquí es donde se hace una descripción del producto dándole un nombre y su descripción en la parte superior de la pantalla tenemos las casillas de asignación y luego que haya llenado esta información clicamos en el botón “Guardar” para terminar el proceso, para editar o eliminar seleccionamos el producto en la tabla y clicamos en sus respectivos botones.

Ilustración Formulario de productos

7.4 Insumos.

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Aquí se gestionan los insumos para la producción de productos, en la parte superior vemos los campos para llenar que hacen referencia al insumo y las cantidades mínimo y máximo en su inventario luego de tener lista la información presionamos el botón “Guardar” para editar y/o eliminar seleccionamos un insumo de la tabla de insumos y presionamos la opción correspondiente en los botoncillos identificados con su respectivo icono.

Ilustración Formulario de insumos

7.5 Gastos administrativos En esta parte del sistema se hace una asignación de los gastos mensuales que la empresa maneja y que deben discriminarse en la producción aquí definimos uno a uno estos valores como la nómina mensual, los gastos de administración, gastos de mantenimiento de las maquinas esta valor debe ser calculado hasta un gasto mensual ya que posiblemente esté definido como gasto anual y por último la definición de gastos varios estos pueden promediarse. Para esto clicamos sobre el valor de cada ítem y determinamos uno nuevo dependiendo a las variaciones económicas por parte de la empresa, al estar estos valores listos presionamos el botón “Cambiar valores” para finalizar el proceso.

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Ilustraci贸n formulario de gastos

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Manual de usuario sigeco  

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