Page 1

Vedlegg

Her finner du ytterligere informasjon, søknader, vedlegg og Kjernestyret og Representantskapets innstillinger.

04/2012

Agenda FM 04/12 01/12 - Godkjenning av referat og dagsorden 02/12 - Meldingsrunde 04/12 - Økonomiske tilstand i NHHS (10 + 2 min) 25/12 - Steinlageret (Orienteringssak) (5 + 10 min) 26/12 - Gullroten (Vedtakssak) (5 +10 min) 27/12 - Endring av Valginstruks - ettsemesters stemmerett (Vedtakssak) ( 5 + 5 min) 28/12 - K7 Minutter instruksendering (5 + 10 min) 29/12 - Bergen Challenge underutvalgssøknad (15 + 30 min) 30/12 - NHHI Friidrett (5 + 5 min) 31/12 - Kapitalismeutvalget (5 + 5 min) 10/12 - Eventuelt

Velkommen skal du være på foreningsmøtet torsdag 1. november

1936-2011

75 år


Denne publikasjonen er et vedlegg til FMmagasinet. Her finner du utfyllende informasjon om sakene som står på agendaen, samt Kjernestyrets og Representantskapets innstillinger. Fullstendig referat fra forrige FM finnes på nettsidene til NHHS. Møteleder: Henny Marie Fløystad Bisitter: Stine Somby Flågan Referenter: Arne Kristoffer Hansen og Maria Nymo

1/12 – Godkjenning av referat og dagsorden 02/12 – Meldingsrunde Kjernestyret og Representantskapets meldingsrunde finnes i skriftlig form i FMmagasinet.

informasjon.

04/12 – Økonomisk tilstand NHHS Økonomiasnvarlig i Kjernestyret Micael Ueland gir informasjon om den økomiske tilstanden i NHHS.

25/12 Orientering om Steinlageret Orientering om Steinlageret Ressursgruppen for lagringsplass i NHHS orienterer om situasjonen rundt utredning av Steinlageret som lagringsplass.

26/12 «Gullroten» Prosjektansvarlig i Kjernestyret, Solfrid Helgesen, presenterer saken. VEDLEGG 1: Søknad om opprettelse av ”S :G ”

Vedlegg 2: Innstilling fra Kjernestyret Vedlegg 3: Innstilling fra Representantskapet (separat) VEDLEGG 1:Søknad om opprettelse av ”S :G ” OPPSUMMERING ”G ” som en offisiell hederspris i Norges Handelshøyskoles Studentforening. På Strategisk Forum 23.oktober 2012 ble bakgrunn for og gjennomføring av historiens første utdeling av prisen ”G ” M innspill på om dette var en pris man ønsket i studentforeningen, høre om forsamlingen var enig i retningslinjene som ble utformet tidligere i vår, og på hva som burde være veien videre.Dette førte til mange gode innspill, og det ble fremmet et ønske fra forsamlingen om å ta saken opp på FM slik at den offisielt kan bli en del av tradisjonene i NHHS, dersom flertallet ønsker det. BAKGRUNN Når man sitter i Kjernestyret er man en av dem som aller best ser den fantastiske innsatsen som legges ned i studentforeningen vår, og hvor viktig hver eneste NHHSer er for at hjulene skal kunne gå rundt. Vi er bortskjemte på studentengasjement i Norges aller beste studentforening, og vi tror det er stor sannsynlighet for at vi har det høyeste antallet ildsjeler samlet på et og samme sted. Disse ildsjelene ønsket vi å hedre, og det ønsket vi å gjøre ved å opprette en ny utmerkelse i NHHS, nemlig ”S ederspris: G ” V æ 1


på de som alltid yter det lille ekstra for NHHS innenfor sine ansvarsområder og som har utmerket seg positivt over lengre tid.Utmerkelsen skal ligge under ridder i rang, og kan dermed deles ut med større hyppighet. Prisen skal gis til en NHHSer som har utmerket seg positivt over lengre tid, og det er ikke et kriterium at vedkommende skal ha flest mulige verv. Prisvinneren skal være en person som alltid yter det lille ekstra for NHHS innenfor sine ansvarsområder. HISTORIKK På KS-styremøte 29.mars 2012 ble saken ”O NHHS” diskutert, og man ble enige om at Solfrid som foreslo saken skulle skrive et skriftlig forslag til vedtak og retningslinjer rundt dette. Ut i fra dette bakgrunnsarbeidet var det enighet om at dette var noe vi ønsket, og vi bestemte oss for å prøve ut ordningen 17.mai 2012 for å se om prisen ville skape engasjement og ha den positive effekten vi håpet på. Gjennomføringen skulle vise seg å bli akkurat det vi hadde drømt om. Vi mottok utrolig mange nominasjoner, og det var fantastisk å lese alle de gode ordene som ble skrevet om ulike bidragsytere i studentforeningen vår. Vi endte opp med å gi prisen til tre nominerte som virkelig oppfylte kravene vi hadde satt til en verdig vinner av Gullroten. De tre hadde utmerket seg innenfor hvert sitt område, men fellesnevneren var at de alle over lang tid hadde lagt ned en innsats langt over det som ble forventet av dem. Vinnerne våren 2012 var Erlend Karlseng (show og revy), Mikkel Myhre (grafisk) og Andreas Martin Saxegaard (K7, AV-system).

NAVN Når det gjelder navnet på prisen gikk vi gjennom en grundig idémyldring, og diskuterte mange ulike forslag. Det er ulike grunner til at vi til slutt valgte å kalle prisen for Gullroten. For det første ønsket vi at prisen skulle oppleves som en gulrot for de som mottok den, og være en ekstra motivasjonsfaktor for å fortsette den gode innsatsen. Et annet mål med prisen var at den skulle bidra til å løfte frem de litt mer usynlige, men ekstremt viktige nøkkelbidragsyterne i studentforeningen. Dette syntes vi ble illustrert fint av at gulroten er delvis under jorden. Vi valgte også det fine ordspillet GULLroten, for å få frem at det er en eksklusiv og verdig pris som skal henge høyt. Helt til sist ønsket vi et originalt navn som folk skulle huske og knytte assosiasjoner til med en gang, noe vi opplevde at var tilfellet.Det er ønskelig at prisen skal beholde navnet sitt med tanke på de tre som allerede har mottatt prisen. SPILLEREGLER Som nevnt tidligere ble det utformet et sett retningslinjer for prisen, og disse ” ” dem ble diskutert på Strategisk Forum. Her kom det blant annet innspill på hvorvidt nominasjonene skulle offentliggjøres, hvilket organ som skal bestemme vinnerne av prisen, antall vinnere ved hver utdeling, og under hvilket arrangement prisen skal deles ut. Jeg vil her gjengi noen av argumentene som kom frem, og gi en begrunnelse der det virker naturlig. Fullstendige spilleregler finnes i vedlagte retningslinjer.Når det gjelder antall ble det bestemt at utmerkelsen skal gis ut til maksimalt tre personer per år, dvs. at den også kan gis ut til færre. På Strategisk 2


Forum kom det frem at man mente dette var et fornuftig antall.

man konkluderte med at vinnerne av prisen skulle avgjøres av KS.

Alle medlemmer av NHHS skal få muligheten til å nominere kandidater de mener fortjener utmerkelsen. På Strategisk Forum ble det diskutert hvorvidt navnene på alle de nominerte skulle offentliggjøres, da man så på det som nesten like hyggelig å bli nominert som og faktisk vinne prisen. Etter litt diskusjon rundt dette punktet har man innstilt på at nominasjonene ikke skal offentliggjøres. Hovedargumentet for dette er at man ikke ønsker at det skal bli en diskusjon rundt hvorvidt vinnerne var verdige eller ikke, og at de skal bli målt opp mot de andre nominerte. Dette vil kunne være ubehagelig for de som mottar prisen og bidra til at den nesten virker mot sin hensikt, i tillegg til at det vil skape mye unødvendig debatt.

Helt til slutt ble det diskutert i hvilken anledning prisen skulle bli delt ut. I vår ble både arrangementer som NHH-ballet, Internaften, valgshow, FM og 17.maifrokosten vurdert. Man kom da frem til at 17.mai-frokosten var den mest passende anledningen, en konklusjon man endte opp med også på Strategisk Forum. Grunnen til dette var at man mente det var en verdig anledning, det er en anledning hvor det i motsetning til andre arrangementer passer å invitere familie, det er en anledning hvor alkoholkonsum ikke er hovedfokus, og det er en anledning som differensierer seg fra utdeling av Ridder-ordenen.

Man har også innstilt på at prisen ikke skal deles ut til medlemmer av sittende storstyrer eller til sittende medlemmer av Representantskapet. Årsaken til dette er ønsket om å berømme de som jobber mer i kulissene, enn de som allerede er svært synlige i studentforeningen. Når det gjelder hvem som skal bestemme vinnerne av hedersprisen har man vært gjennom tre ulike forslag. At KS og RS bestemmer, at det skal være en åpen avstemming på nettsiden, eller at KS bestemmer hvem som skal motta prisen. På Strategisk Forum kom det raskt frem at man ikke ønsket en offentlig avstemming da man ville unngå at det skulle bli en popularitetskonkurranse. I tillegg mente man at en slik pris som kun er ment som en gladsak ikke skulle trenge å gå gjennom alle de byråkratiske prosessene i NHHS, og

SLUTTKOMMENTAR Vi håper Foreningsmøtet ser verdien av å ha en slik pris i NHHS, og at flertallet av studentforeningens medlemmer ønsker å innføre en ordning hvor man kan berømme noen av de fantastiske ildsjelene vi har i studentforeningen vår. Da prosessen allerede er prøvd ut vet man at dette er en pris som skaper positivt engasjement i studentforeningen, og at vinnerne setter stor pris på å få en slik anerkjennelse. VEDLEGG 2: Innstilling fra Kjernestyret Bakgrunn Prosjektansvarlig i Kjernestyret søker om å ”S : G ” NHHS, ved å legge til en paragraf i Kjernestyrets instruks. På Kjernestyrets møte den 29. mars 2012 ble saken ”O NHHS” fremmet av prosjektansvarlig og diskutert, og det ble i etterkant av møtet utarbeidet retningslinjer for utdelingen av Gullroten. 17.mai 2012 ble hedersprisen delt ut for første gang, som en prøveordning, på 3


NHHS sin 17.mai-frokost. Prisen ble tildelt tre ildsjeler i studentforeningen.

27/12 Endring av Valginstruks ettsemesters stemmerett

Utmerkelsen skal ligge under ridder i rang, og kan dermed deles ut med større hyppighet. Prisen skal gis til NHHSere som har utmerket seg positivt over lengre tid, og det er ikke et kriterium at vedkommende skal ha flest mulige verv. Prisvinneren skal være en person som alltid yter det lille ekstra for NHHS innenfor sine ansvarsområder.

Vedlegg 4: Søknad fra Reformressursgruppen Vedlegg 5:Valginstruks(bak ) Vedlegg 6: Innstilling fra Kjernestyret Vedlegg 7: Innstilling fra Representantskapet

På Strategisk Forum den 23. oktober 2012 ble bakgrunnen for og gjennomføring av historiens første utdeling av prisen presentert. Målet var å få innspill på om dette var en pris man ønsket i studentforeningen, høre om forsamlingen var enig i retningslinjene som ble utformet tidligere i vår, og på hva som burde være veien videre. Kjernestyrets innstilling Kjernestyret ser hver dag hvilken innsats som blir gitt av frivillige personer til NHHS og mener at en hederspris som kan deles ut med større hyppighet enn ridder kan gi viktige personer i studentforeningen heder og ære for den innsatsen de gir. Tilbakemeldingene som er gitt fra Strategisk Forum har vært positive til opprettelsen av hedersprisen. KS har fått noen tilbakemeldinger på navnet «Gullroten», men bakgrunnen for navnevalget er godt beskrevet i FMsøknaden, samt at det vil være ønskelig å opprettholde navnet med tanke på at prisen allerede er delt ut til tre personer. Kjernestyret anser seg ikke som inhabile i behandlingen av søknaden, men mener det er naturlig at innstillingen til Representantskapet tillegges mer vekt. Kjernestyret innstiller positivt til instruksendringen og opprettelsen av «Studenforeningens hederpris: Gullroten» som offisiell hederspris i NHHS.

VEDLEGG 4: Søknad fra Reformressursgruppen (English further down.) Forrige FM ble det fremmet et omfattende forslag fra Reformgruppen om å reformere og oppdatere lovene og instruksene i NHHS. En liten del av dette forslaget var et tillegg1 som presiserte at ettsemesterstudenter (hovedsakelig gjelder dette utvekslingsstudenter, og vil i resten av søknaden refereres til som dette) på NHH ikke er en del av manntallet som er benyttet ved valg i NHHS, og dermed ikke har stemmerett. I tiden etter at forslaget ble godkjent på FM, har det vært mye diskusjon rundt saken. Etter at flere studenter tok kontakt med KS, besluttet KS og Reformgruppen å undersøke saken videre for å forsikre seg om at alle antagelsene som lå til grunn for forslaget var riktige. Dette viste seg dessverre å ikke være tilfelle. Utgangspunktet for forslaget var basert på en hypotese om at NHH har sine egne manntallslister for studenter, siden «manntall» er spesifisert i §62 i NHHs valginstruks. En annen antagelse var at Itslearning var direkte knyttet til NHHs manntall. At utvekslingsstudenter tidligere aldri har hatt muligheten til å stemme på Itslearning antok vi betød at disse ikke var en del av manntallet. Uten noen presedens å basere forslaget vårt på, fremmet Reformgruppen endringsforslaget i god tro. Ifølge Studieadministrasjonen betaler heller ikke utvekslingsstudenter semesteravgift til NHH, men til institusjonene de normalt studerer ved. Det ble antatt at endringsforslaget var i tråd 4


med nåværende NHH-praksis, og at stemmepraksisene i NHHS og NHH dermed skulle bli standardisert. Reformgruppen har allerede hatt god kontakt med NHH sin jurist før FMsøknaden ble skrevet. Vi stilte aldri spørsmål til antagelsene om stemmerett, da de fremstod som logiske, og forklarte hvorfor utvekslingsstudenter ikke kunne stemme på Itslearning. Etter diskusjoner i etterkant av FM med NHH-juristen, ITavdelingen på NHH og Studieadministrasjonen, viste det seg at antagelsene våre ikke stemte. NHH har ikke en offisiell manntallsliste for studenter, kun for ansatte. Det kom også frem at utvekslingsstudenter ikke har hatt muligheten til å stemme på Itslearning fordi de rett og slett ikke er blitt lagt til i deltagerlisten ved de ulike valgene. I følge Studieadministrasjonen er det dessuten slik at selv om utvekslingsstudenter ikke betaler semesteravgift til NHH, blir de hos NHH og hos Studentsamskipnaden i Bergen (SiB) regnet som fulltidsstudenter som betaler semesteravgift, jfr. første leddsetning i §51, som ikke ble endret forrige FM. Utvekslingsforslaget var derfor basert på feil/utilstrekkelig informasjon, og Reformgruppens forslag (og dermed KS og RS sine innstillinger) kan derfor anses som ugyldige i dette enkelttilfellet. Konklusjonen til FM kan i forlengelsen av dette også anses som tatt på feil grunnlag. Det er ingen bestemmelser i Loven for NHHS som behandler situasjoner som denne, bortsett fra §28g3 (som i utgangspunktet ikke løser problemet, da FM er over), så dette er i en lovmessig gråsone. En tolkning av loven er at et FMvedtak er bindende uansett, og at det kreves et nytt FM for å overstyre dette. Delen angående utvekslingsstudenter var det eneste forslaget i Reformgruppens søknad som var fullstendig basert på NHHs praksis. Den øvrige delen av Reformgruppens forslag ble diskutert og behandlet med et korrekt grunnlag.

Ironisk ble forslaget, som var ment til å oppklare usikkerhet og tvetydighet i valginstruksen til NHHS, ugyldig nettopp som følge usikkerhet og tvetydighet. Alle som har vært involvert i dette var like overrasket som noen av dere er nå da dette kom frem. Ingen har forsøkt å lyve eller lure noen – dette var en feil, og en feil som vi nå håper å rette opp i. Den 27. september ble denne informasjonen sendt ut på norsk og engelsk på NHHS sine mailløkker og på nhhs.no. Innholdet var utarbeidet etter god dialog med Kjernestyret, Representantskapet, Profileringsutvalget, MEBA Council, International Committee og Forum for Leaders (NHHS sitt lederforum for ledere av underutvalg). Stud.NHH ble da presentert for to alternativer: Alternativ 1 I §94 av KS-instruksen står det at Kjernestyret er besluttende organ i enkeltsaker som ikke omfattes av Loven eller instruksene. Vi foreslår derfor å følge tolkningen om at vedtaket som følge av den nye informasjonen, kan erkjennes som ugyldig i praksis. Ved neste valg (som er før neste Foreningsmøte) vil utvekslingsstudenter derfor ha stemmerett. På FM nr. 4 den 1. november vil Reformgruppen fremme et forslag til FM som formelt retter opp i feilen. Alternativ 2 Da alternativ 1 er basert på uklare deler av Loven, og i utgangspunktet går imot et FM-vedtak, ønsker vi å åpne for muligheten for et ekstraordinært FM. Dersom dette er ønskelig, må 75 signaturer fra NHHS-medlemmer (hvilket er kravet i Loven for å innkalle til et ekstraordinært FM) leveres på KS-kontoret. Alternativt kan Kjernestyret kontaktes, som kan innkalle til et ekstraordinært FM på egenhånd. Dette vil i så fall være basert på KS sine vurderinger, som igjen vil være basert på tilbakemeldingene fra stud.NHH. Undertegnede fikk utelukkende positive tilbakemeldinger fra publikum, som var enige i at alternativ 1 var den beste løsningen. Reformgruppen søker derfor om 5


følgende instruksendring i valginstruksen, som vil sørge for at fremtidige NHHSere vet at utvekslingsstudenter har stemmerett: Valginstruksen (§5 Stemmerett, punkt 1) • For å ha stemmerett ved valget, må man være medlem av Norges Handelshøyskoles Studentforening, og ha betalt semesteravgift for inneværende semester, og være klassifisert som fulltidsstudent i NHH sin valginstruks. Studenter som kun går ett semester på NHH har ikke stemmerett. Utvekslingsstudenter har stemmerett. Vi foreslår å legge til setningen «Utvekslingsstudenter har stemmerett», fremfor å fjerne alle henvisninger til utvekslingsstudenter/ettsemesterstudenter, for at det ikke skal være noen tvil at utvekslingsstudenter har stemmerett. Da slipper man lignende misforståelser som det har vært de siste årene i fremtiden. Grunnen til at «utvekslingsstudenter» brukes, og ikke «ettsemesterstudenter», er fordi dette i praksis er det samme, og «utvekslingsstudenter» i større grad er selvforklarende. På denne måten vil det dessuten ikke være noen tvil om at utvekslingsstudenter som studerer i mer enn ett semester også har stemmerett. 1Valginstruksen, §5: • For å ha stemmerett ved valget, må man være medlem av Norges Handelshøyskoles Studentforening, ha betalt semesteravgift for inneværende semester, og være klassifisert som fulltidsstudent i NHH sin valginstruks. Studenter som kun går ett semester på NHH har ikke stemmerett. • Personer som i egenskap av å være ansatt ved NHH har stemmerett ved valg av ansattrepresentanter i Styret ved NHH, har ikke stemmerett ved valg av studentrepresentanter til Styret ved NHH. 2Valgreglement for NHH § 6. Liste over stemmeberettigede - klage over manntallsføringen

Administrerende direktør er manntallsfører. Manntallet over de som har stemmerett, skal være satt opp senest seks uker før vedkommende valg for tilsatte og studenter. Manntallet skal straks legges ut til gjennomsyn for alle det vedkommer. Klage over manntallsføringen avgjøres av Det sentrale valgstyret. Klagen må være innkommet til manntallsfører senest to uker før valgdagen. 3 Loven for NHHS §28g) Kjernestyret og Representantskapet er saksbehandlende organer, og skal for alle lovendringsforslag, instruksendringsforslag og investeringssøknader fremme en innstilling for FM. All relevant saksinformasjon skal ligge til grunn for denne innstillingen til FM. I motsatt tilfelle skal saken underkjennes av Foreningsmøtet. Saker kan underkjennes med simpelt flertall. 4 Instrukser for Kjernestyret §9) Excerpt: Kjernestyret er besluttende organ i følgende saker: {..} Øvrige enkeltsaker som ikke omfattes av lov for NHHS eller instrukser. English Last General Assembly there was a large proposal to reform and update the laws and statutes that regulate NHHS. A small part of this proposal was a clause1 that formalized that one-semester students (typically exchange students, and will be referred to in the rest of the text as exchange students) at NHH were not be part of the electoral list used in NHHS balloting. After this was ratified by the General Assembly there has been a great deal of discussion around this decision. After several students have contacted the Executive Board, they and the Reform Group decided to look further into the case to ensure that all assumptions in the proposal were correct. Unfortunately they were not. 6


At its very core, the proposal was built on the hypothesis that NHH had its own electoral list of students, since in §62 of the NHH electoral mandate electoral lists are specified. It was also assumed that Itslearning was directly connected to NHH’ c c exchange students have never been able to vote on Itslearning in the past meant that they were not on this electoral list. With no precedence to base their suggestion on, the clause was submitted in good faith by the Reform Group. Also, according to the Department of Academic Affairs, exchange students do not pay semester/tuition fees to NHH, but to their home institutions. It was thought that this suggestion would be in line with current NHH practice, and thus standardize voting procedures. The Reform Group had already been in contact with NHH's lawyer before submitting their recommendation, but never questioned these assumptions as they seemed logical and explained why xc c ’ A c w NHH’ lawyer, the NHH IT Department, and the Department of Academic Affairs at NHH it was discovered that this was not the case. T c NHH ’ have an official electoral list for students, and only regulates its employees. It was also uncovered that the reason that exchan ’ b vote electronically is that they were never added to the participant list for the relevant elections. According to the Department of Academic Affairs, even though exchange students do not pay their tuition fees to NHH, they are still regarded as full time students that pay tuition fees by the Student Welfare Organisation in Bergen (SiB) and NHH. All in all, this means that the clause was built on flawed premises, and thus the recommendations from the Reform Group,

the Executive Board, and The Board of Representatives can be considered invalid. This means that the conclusion of the General Assembly could be considered null and void due to these invalid recommendations. There is no clause in the Law for NHHS that deals with situations like this other than §28g3 (which doesn't supply a solution, since the General Assembly is already over), and it is clearly in a grey area legally speaking. One interpretation of the law states that a General Assembly resolution is binding no matter what, and that thus it would require another General Assembly to reverse this. It is also worth mentioning that the clause in question was the only one which was completely and wholly based on NHH practice, meaning that the rest of the proposal was discussed on the proper premises. Ironically the clause, which was meant to clear up uncertainty and ambiguity, was invalid for the same reasons. Everyone involved was just as surprised as some of you are now when this came to light. No one tried to lie or deceive anyone - this was an honest mistake, and a mistake that we hope has now been corrected. On September 27th, the information above was sent out in Norwegian and English to the NHHS mailing lists and posted at nhhs.no. The contents had been developed after a good dialogue with the Executive Board, the Board of Representatives, The Promotion Committee, MEBA Council, International Committee and Forum for Leaders (a forum for subcommittee leaders in NHHS). The students at NHH were then presented with to alternatives: Alternative 1 In §94 of the Executive Board's statutes it is stated that the Executive Board is the decision-making organ for issues not covered by the Law of NHHS or statuettes. We therefore propose that as a consequence of the new information, the 7


exchange student-clause is considered invalid for all practical reasons. In the upcoming election (which is before the next General Assembly), exchange students will have the right to vote. At General Assembly nr. 4, November 1st, the Reform group will make a proposal that formally fixes the mistake that was made. Alternative 2 As alternative 1 is based on unclear pieces of the Law of NHHS and goes against the decision of the General Assembly, we would like to still open for the possibility of an extraordinary General Assembly. If this is desired a list of minimum 75 signatures from NHHS members (which is required by NHHS Law for an extraordinary General Assembly) can be submitted to the Executive Board office. Alternatively, contact the Executive Board, who can call for an extraordinary General Assembly at their discretion. Please be aware that this requires a general consensus and is subject to their judgement. The Reform Group only got positive remarks, and those who answered the email said they agreed that alternative 1 was the best solution. Therefore, the Reform Group applies the General Assembly for the following change in the Election Statutes of NHHS, that will make sure that future exchange students will have the right to vote: In Norwegian: Valginstruksen (§5 Stemmerett, punkt 1) • For å ha stemmerett ved valget, må man være medlem av Norges Handelshøyskoles Studentforening, og ha betalt semesteravgift for inneværende semester, og være klassifisert som fulltidsstudent i NHH sin valginstruks. Studenter som kun går ett semester på NHH har ikke stemmerett. Utvekslingsstudenter har stemmerett.

In English (an interpretation of the statutes): The Election Statutes (§5, Voting Rights, 1. part) • To have voting rights for the NHHS election, you have to be a member of the Student Association of the Norwegian School of Economics, and have paid the tuition fees for the current semester, and be classified as a full NHH’ election statutes. Students only attending NHH for one semester do not have voting rights. Exchange students have voting rights. We propose to remove the sentence that “… b c NHH’s election statutes. Students only attending NHH for one ”W w c “Exc ” removing any references to exchange students/one semester students, so that there will be no doubt that exchange students have voting rights. In the future, we will then hopefully avoid circumstances w xc c ’ w the case for many years up until now. The reason that we propose the use of “ xc ” “ ” b c self-explanatory. With the use of “ xc ” that there is no doubt that exchange students that study at NHH for more than one semester also have voting rights. 1Valginstruksen, §5: • For å ha stemmerett ved valget, må man være medlem av Norges Handelshøyskoles Studentforening, ha betalt semesteravgift for inneværende semester, og være klassifisert som fulltidsstudent i NHH sin valginstruks. Studenter som kun går ett semester på NHH har ikke stemmerett. • Personer som i egenskap av å være ansatt ved NHH har stemmerett ved valg av ansattrepresentanter i Styret ved NHH, 8


har ikke stemmerett ved valg av studentrepresentanter til Styret ved NHH. 2Valgreglement for NHH § 6. Liste over stemmeberettigede - klage over manntallsføringen Administrerende direktør er manntallsfører. Manntallet over de som har stemmerett, skal være satt opp senest seks uker før vedkommende valg for tilsatte og studenter. Manntallet skal straks legges ut til gjennomsyn for alle det vedkommer. Klage over manntallsføringen avgjøres av Det sentrale valgstyret. Klagen må være innkommet til manntallsfører senest to uker før valgdagen. 3 Loven for NHHS §28g) Kjernestyret og Representantskapet er saksbehandlende organer, og skal for alle lovendringsforslag, instruksendringsforslag og investeringssøknader fremme en innstilling for FM. All relevant saksinformasjon skal ligge til grunn for denne innstillingen til FM. I motsatt tilfelle skal saken underkjennes av Foreningsmøtet. Saker kan underkjennes med simpelt flertall. 4 Instrukser for Kjernestyret §9) Excerpt: Kjernestyret er besluttende organ i følgende saker: {..} Øvrige enkeltsaker som ikke omfattes av lov for NHHS eller instrukser. VEDLEGG 6: Innstilling fra Kjernestyret Bakgrunn Reformgruppen søker om endring av valginstruksen og klargjøre at utvekslingsstudenter har stemmerett. Kjernestyrets innstilling Kjernestyret ser på dette som en liten, men god endring som klargjør dagens praksis bedre. Utvekslingsstudenter er en konstant masse, som er viktig at blir representert.

Det er også slik at vi ønsker at dette skal være en studentmasse som skal være representert i NHHS. Kjernestyret ser det som hensiktsmessig å fjerne referanser til ettsemesterstudenter og klargjøre utvekslingsstudenters rolle under valget. Slik praksisen er, sees utvekslingsstudenter på som fulltidsstudenter av NHH og SiB. På bakgrunn av momentene innstiller Kjernestyret positivt til Reformgruppens forslag om utvekslingsstudenters rolle ved valg. VEDLEGG 7: Innstilling fra Representantskapet Bakgrunn: Kort tid etter FM 03/12 kom det frem at det hadde blitt fattet et vedtak på feil grunnlag i saken om utvekslingsstudenters stemmerett og Reformgruppen har ryddet opp i dette. Representantskapets innstilling: Representantskapet berømmer Ressursgruppen for å ha lagt seg flat og ført en ryddig saksgang i etterkant av FM 03/12. Det er positivt at utvekslingsstudenter får stemme til tross for at noen kun tilbringer ett semester ved NHH. Dette da de som en gruppering er tjent med å velge inn organer som for eksempel IC til kommende utvekslingsstudenters fortjeneste. Kjernestyrets innstilling votert over i sin helhet og vedtatt ved 6 stemmer for, 0 stemmer mot og 0 avholdende stemmer. English: The Board of Representatives commends the work and self-critique of the Reform group in the wake of FM 03/12.

9


It is positive that the Exchange students have a chance to vote, even though their stay at NHH is limited to just one semester. The Exchange students as a group benefits from voting rights as they get to have a say in groups as IC for coming Exchange students.

internett og youtube mer aktivt. Man ser også at det har kommet tjenester som VGTV ol. Vi med vårt sendingsformat blir da utdaterte i forhold til resten av medieverden, og vi ønsker derfor å gå over fra sendinger til enkeltsaker.

The Executive Boards proposition voted for with 6 votes for, 0 votes against and 0 votes abstained.

Om vi får avslag på denne søknaden vil det få en demotiverende virkning på vårt videre arbeid, og generelt videoarbeid i studentforeningen. Samtidig er det en stor fare for at enkelte styremedlemer kan blir utbrendt, som fører til at NHHS mister viktige mennesklige videoressurser.

28/12 K7 Minutter instruksendering Leder for K7 Minutter Edda Burheim og og omstruktureringsansvarlig Fredrik Torgersen vil presentere saken. Vedlegg 8: Søknad fra K7 Minutter Vedlegg 9: Instruks for K7 Minutter Vedlegg 10: Innstilling fra Kjernestyret Vedlegg 11: Innstilling fra Representantskapet VEDLEGG 8: Søknad fra K7 Minutter OPPSUMMERING Vi søker om å endre instruksen vår i hovedsak på to punkter. Det ene er å få en egen redaktør som en del av styret og det andre er å gå over fra sendinger til enkeltsaker. I tillegg ønsker vi å rydde opp i, og klargjøre deler av instruksen vår i forhold til hvor K7 Minutter er i dag. I 2009 fikk K7 Minutter ansvar for AVsystemet i aulaen. Etter dette er medlemstallet vårt blitt doblet. Dette har ført til at styret i K7 Minutter har fått veldig mye mer å gjøre i forhold til organisering. Det har også gjort at vi har blitt mer avhengig av andre grupper i studentforeningen, noe som går i mot det at leder også skal være en uavhengig redaktør for K7 Minutter. På bakgrunn av dette ønsker vi å opprette en egen redaktør stilling. Verden og teknologien forandrer seg. Man har de siste ti årene gått fra å se nesten alt av video på TV hjemme, til å bruke

BAKGRUNN I 2009 fikk NHHS AV-systemet i aulaen som K7 Minutter fikk ansvar for å drifte. Dette har ført til større endringer i gruppen. Dette har ført til bedre kvalitet på aulashowene, men samtidig over doblet arbeidsmengden for K7 Minutter. Dette har vi løst ved å doble medlemstallet i K7 Minutter de siste årene. Vi fikk også en egen AV-ansvarlig i 2009 og fra å være rundt 20 medlemmer frem til våren 2010 til å være 43 medlemmer i skrivende stund. Dette har gjort at vi generelt har fått mange flere henvendelser og arbeidet har dreiet seg mer om organisering. Når leder er avhengi av å ha et godt forhold til andre i studentforeningen, kan det være vanskelig å opptre som en uavhengi kritisk presse. Formatet sendinger, som vi har brukt i flere år, passer ikke lengre til den løsningen vi nå ønsker å ha for visning. Tidligere har vi vist sendingene våre på nettsiden vår k7.no og i Aud.Max etter forelesning, med varierende resultat. Derfor besluttet vi i desember 2011 å opphøre med dette og istedet fokusere på promotering av sendingene på nett. Nå er vi altså bare en nettbasert kanal, som VGTV og BTV, hvor de utelukkende har enkeltsaker. Det eksisterer så godt som ingen nettbaserte kanaler som har sendingsformatet som standard, så på dette feltet er vi utdatert. Vi føler at dagens

10


situasjon ikke er optimal med tanke på profesjonalitet og kvalitet på produktet. Vi har hatt en prøveperiode med de nye instruksene i høstsemesteret 2012. Vi har hatt redaktør inne som et ekstra styremedlem til å prøve ut det nye systemet og hatt et stort fukus på PR-delen av PR/info stillingen for å kjøre dette skikkelig inn. Dette har utelukkende fått gode tilbakemeldinger fra de involverte, både i styret og fra medlemmene i K7. Samtidig med disse endringene har vi planer om å oppdatere den gamle nettsiden til en mer modere og brukervenlig platform som støtter formatet med enkeltsaker. Denne siden skulle etter planen være opprativ gjennom prøveperioden, men på grunn av uforutsette tekniske problemer har dette ikke skjedd. Vi har som substitutt for den manglende nettsiden valgt å utelukkende legge sakene vi har produsert dette semesteret på K7 Minutters facebookside. Alternativet hadde vært å legge ut enkeltsaker på den gamle nettsiden, men dette ville skapt store problemer for videoarkivet, som er et veldig primitivt system og som da er vanskelig å benytte til dette formatet. Vi føler også at vi ved hjelp av facebook har fått en god innsikt i seervaner, noe som igjen vil gjøre nettsiden bedre. INNSTILLING Her viser vi endringene som vi ønsker å få gjort, og deretter følger en begrunnelse hvorfor vi ønsker den endringen. Vi går gjennom alle paragrafer som vi ønsker å få endret. Går fra sendinger til saker §1 K7 Minutter har to hovedansvarsområder: • K7 MINUTTER skal produsere sendinger saker med nyheter og underholdning for studentene ved NHH, samt bistå NHHS ved videoproduksjon.

• S ” ” arrangementer i aulaen i regi av underutvalg i NHHS eller Kjernestyret. Vi ønsker å kunne gå fra å lage sendinger som kommer ut annenhver måned til å lage enkeltsaker som legges ut på nett. Dette ønsker vi fordi vi mener konseptet med sendinger er utdatert, det å lage sendinger er mye ekstraarbeid for lite nytte, og enkeltsaker gjør at vi kan være mer aktuelle. Om man ser seg rundt om på forskjellige videotjenester på nett i dag, er sendingskonseptet ikke-eksisterende. Vi mener det er viktig å holde tritt med verden rundt oss, og tilpasse oss seervanene til et vanlig moderne menneske. Derfor mener vi at sendinger er utdatert og at enkeltsaker er mer passende. Det å lage en sending gjør at man også ha et studio. Å filme og redigere et studio tar veldig mye tid. Dette på tross av at kvaliteten på studioene våre har vært av varierende kvalitet. Vi har også fått tilbakemeldinger fra seere om at studio har ofte blitt oppfattet som litt «kleint». Studio er praktisk i forhold til å presentere saker, men vi ser at denne fordelen drukner i alle ulempene med dette. Når vi kommer med en sending annen hver uke er det ofte at en eller flere saker omhandler noe som har skjedd for relativt lenge siden. Vi ønsker at våre seere skal ha et tettere forhold til vårt produkt, og tror at saker om ting de allerede har glemt vil virke negativt på dette. Samtidig mener vi at om sakene våre er mer aktuelle tidsmessig, vil det helhetlige produktet K7 Minutter leverer bli enda bedre. Her vil vi også legge til at vi har sluttet med å vise sendinger i Aud.Max, så det vil derfor ikke bli noe problem ift. Overgangen mellom sendinger og saker her. Grunnen til at vi sluttet å vise sendinger i Aud.Max er at vi kun fikk lov 11


til å vise sendinger etter siste forelesning for dagen. Dette førte var at folk ofte var slitne og valgte å gå, istedenfor å bli værende å se. Det satt ofte få mennesker igjen å så. Vi syns dette var dårlig PR for K7 Minutter. §9 Hver sending skal ha en sendeleder som også er redaktør for sendingen. Leder har ansvar for å utnevne sendeleder. Siden vi går fra sendinger til saker, vil det ikke være naturlig å ha en sendeleder for en ikke-eksisterende sending. §15 K7 MINUTTER skal sendes minimum annenhver uke og minimum 5 ganger per semester, med mindre spesielle omstendigheter ikke tillater det. K7 MINUTTER skal ha minst 20 saker per semester med mindre spesielle omstendigheter ikke tillater det Siden vi går fra sendinger til saker omformulerer vi denne. 20 saker tilsvarer minimumskravet vårt med sendinger, da vi har et minimum på 4 saker per sending. §17 Prioritering for bruk av K7 Minutters utstyr: 1. Produksjon av K7 Minutters – nyhetssendinger redaksjonelle saker. 2 G ” ” filmproduksjon ved arrangementer i aulaen 3. Opplæring og etterutdanning av medlemmer i K7 Minutter 4. Oppdrag utført av medlem i K7 minutter for underutvalg 5. Oppdrag utført av K7 Minutter for interessegrupper og studenter ved NHH 6. Utlån av K7 Minutter sitt utstyr til kvalifisert/opplært medlem i NHHS etter avtale Vi bytter her ut nyhetssendinger med redaksjonelle saker. Endring i styrestillinger Vi ønsker å fjerne dataansvarligstillingen og få inn en egen redaktørstilling. Samtidig ønsker vi å tilføre PR til informasjonsansvarligstillingen. Samtidig

ønsker vi å flytte litt på ansvarsområdene innad i styret. §2 K7 MINUTTER har 6 tillitsvalgte som utgjør styret. Disse dekker følgende ansvarsområder: 1. Leder 2. Økonomiansvarlig 3. Teknisk ansvarlig 4. Dataansvarlig 4. Redaktør 5. PR/Informasjonsansvarlig 6. AV-ansvarlig §3 Leders ansvarsområde: • Leder har ansvarsområder i henhold til fellesinstruksen for underutvalgene. • Leder er ansvarlig redaktør for K7 MINUTTERs sendinger. §5 Teknisk ansvarlig sitt ansvarsområde: • Teknisk ansvarlig har ansvaret for vedlikehold av K7 MINUTTERs utstyr, samt ansvar ved anskaffelse av nytt utstyr. • Teknisk ansvarlig skal koordinere utlån av K7 MINUTTERs utstyr samt påse at alle som benytter utstyret har den nødvendige kompetanse. • Teknisk ansvarlig skal revidere 3 års planer (Se egen del av instruks for økonomiske forhold) hvert høstsemester i samarbeid med AV-ansvarlig og leder, og levere denne til Kjernestyret. • Ansvar for daglig drift av datamaskinene, og vedlikehold samt oppdateringer. §6 Dataansvarlig sitt arbeidsområde: • Dataansvarlig har i tillegg ansvaret for K7s nettside, publisering av sendinger på nett, samt at det som produseres arkiveres i både fil- og tapeformat. • Dataansvarlig har ansvar for å holde orden på videoarkiv. • Ansvar for daglig drift av datamaskinene, og vedlikehold samt oppdateringer. Redaktør sitt arbeidsområde: • Redaktør er ansvarlig redaktør for K7s saker 12


• Redaktør har ansvar for å holde orden på videoarkiv. Dataansvarlig har av naturlige årsaker mistet viktigheten gjennom årene. Den generelle datakompetansen i gruppen har økt sammen med medlemstallet og de vanskeligste oppgavene har ofte blitt slik at vi uansett må ta kontakt med it-gruppen for å løse problemer. Vi fikk ny datapark desember 2011, og dataparken vår ble gjennom dette lagt under IT-gruppen sin investeringsplan. Det gjør at vi ikke lengre trenger en dataansvarlig til å ha ansvar for å oppdatere hardware. Likevel er det viktig at softwear og småendringer blir gjort kontinuerlig. Derfor ønsker vi å legge dette under teknisk ansvarlig, da det er noe som overlapper med han/huns nåværende arbeidsoppgaver. Dataansvarlig har tidligere hatt ansvar for drift av nettsiden og å arkivere produksjoner. Dette faller nå henholdsvis under PR/info og redaktør fordi det er naturlig for deres stillinger. PR/info har også ansvar for ekstern info, og nettsiden er en viktig kilde til dette. Den nye stillingen «Redaktør» vil i tillegg til å være ansvarlig redaktør ta over ansvaret for å publisere sakene. Redaktør har siste ansvar for alt som K7 publiserer, og det er derfor naturlig at redaktør er siste person som ser på saken før den publiseres. På grunn av dette er det også mest hensiktsmessig at redaktør er ansvarlig for arkivering av alt videomatriell. Tidligere har leder vært ansvarlig redaktør. Det har vært to problemer med dette. Det første er at arbeidsmengden rundt det å være ansvarlig redaktør, oppå alt ansvaret leder har er alt for stor. Spesielt etter at AV-systemet ble en del av NHHS. Det andre problemet er at leder for K7 Minutter er avhengig av et godt samarbeid med resten av studentforeningen. På grunn av utlån av utstyr, oppdrag og generelt samarbeid. Da er det vanskelig å fungere som en uavhengig redaktør. K7 Minutter ønsker å være så uavhengig på den redaksjonelle delen av gruppen.

Alt dette gjør at vi ønsker å bytte fra dataansvarlig til redaktør. Redaktør vil da også bli tillitsvalgt i NHHS. §7 PR / Informasjonsansvarlig sitt ansvarsområde: • PR / Informasjonsansvarlig har ansvar for intern og ekstern informasjon og profilering. • PR / Informasjonsansvarlig har ansvar for profilering av K7 Minutter. • PR / Informasjonsansvarlig har ansvar for daglig drift av nettsiden til K7 Minutter. Vi leverer et produkt til stud.NHH. Dette har vi et stort ønske om at så mange som mulig benytter seg av. Derfor er det viktig med PR og reklame. Siden vi ikke viser sending i Aud.Max lengre er det enda viktigere enn før å drive god PR for å heve antall seere. Et større antall seere skaper større arbeidsglede for medlemmene, som igjen vil skape et bedre produkt for stud.nhh. For å understreke dette ønsker vi at PR/info skal ha et eget punkt som omhandler profilering. Pr/info vil også få ansvaret for den daglige driften av nettsiden, som beskrevet i endringene i § 6. Vi føler det er viktig å få PR inn i stillingsnavnet for å gjøre bevisheten rundt PR større, både internt og eksternt. Vi ønsker å fjerne første punkt i AVansvarlig sin instruks. §8 AV-ansvarlig sitt ansvarsområde: • AV-ansvarlig skal koordinere alt av innkommende oppdrag knyttet til AVsystemet • AV-ansvarlig har ansvaret for K7 Minutters AV-system, samt ansvar ved anskaffelse av nytt utstyr knyttet til dette. • AV-ansvarlig skal revidere 3 års planer (Se egen del av instruks for økonomiske forhold) hvert høstsemester i samarbeid med økonomiansvarlig, teknisk ansvarlig og leder, og levere denne til Kjernestyret.

13


AV-ansvarlig har pr.dags dato ikke det reelle ansvaret for dette, og vi syns da det er naturlig at det styrkes, da det ikke stemmer med virkeligheten. Endring i valggjennomføring Vi ønsker å flytte valg av PR/informasjonsansvarlig til høstsemesteret, og sette valg av Redaktør til vårsemesteret. §11 Alle tillitsvalgte i K7 MINUTTER velges ved internvalg og sitter ett år. • Økonomiansvarlig, teknisk ansvarlig og informasjonsansvarlig Redaktør velges på slutten av vårsemesteret, og sitter de påfølgende to semestre. • Leder, dataansvarlig PR/Informasjonsansvarlig og AV-ansvarlig velges på slutten av høstsemesteret, og sitter de påfølgende to semestre. Vi ønsker at styret skal ha best mulig overlapping mellom stillingene, slik at vi får god kontinuitet i vårt arbeid. Derfor ønsker vi at stillinger som har en viss sammenheng med hverandre, velges i forskjellige semestre. Alkohol og K7 sitt utstyr Vi ønsker å endre ordlyden i § 19, for å spesifisere ifht forsikring. §19 Ved bruk av K7 Minutters utstyr skal en ikke drikke alkohol. Ved bruk av K7 Minutter sitt utstyr må man være edru. Etter samtale med økonomiansvarlig i KS har vi funnet ut at forsikringen av utstyret vårt ikke gjelder om brukeren har promille. Derfor ønsker vi å spesifisere denne instruksen, slik at det ikke er noen tvil i forhold til forsikringen. SLUTTKOMMENTAR Disse endringene ble utformet av en gruppe i K7 Minutter, våren 2012. Deretter hadde vi et allmøte med alle våre medlemmer, hvor vi diskuterte endringene,

og stemte over dem. Deretter hadde vi valg, hvor vi også valgte en redaktør. Denne høsten har vi hatt en prøveordning på endringene, og tilbakemeldingene fra medlemmene og styret har vært gode. Spesielt har dette lettet arbeidet for leder en del, og gjort styrearbeidet mer oversiktlig. Konsekvensene ved avslag vil være at hele gruppen blir demotiverte, til fortsatt arbeid. Vi har gjennom en naturlig prosess kommet frem til disse endringene, og hele gruppen er sammen enige om disse. Ved avslag vil det være unaturlig å gå tilbake til slik det var før. Samtidig vil det føre til at enkelte styremedlemmer kan stå i fare for å bli utbredte. Dette vil igjen føre til at NHHS vil miste viktige, menneskelige ressurser. VEDLEGG 10: Innstilling fra Kjernestyret Bakgrunn Underutvalget K7 Minutter ønsker å endre sine instrukser. Endringene går i hovedsak ut på to punkter. Det ene er å endre styrestillingene og det andre er at de ønsker å endre instruksen slik at det skal være mulig med enkeltsaker fremfor sendinger. Kjernestyrets innstilling Kjernestyret ser på endringene K7 minutter har gjort som en modernisering og en nødvendig endring av deres instruks. Vi ser på det som svært positivt at endringene som det søkes om har hatt en prøveperiode, og at de har vært i dialog med oss gjennom hele prosessen. Det er positivt at de ikke øker antall styrestillinger, men at de i stedet forandrer styremedlemmenes ansvarsområder slik at de stemmer bedre overens med ønsket praksis. Vi stiller spørsmålstegn ved nødvendigheten av å endre navn fra informasjonsansvarlig til 14


PR/informasjonsansvarlig, men mener dette er noe K7 kan bestemme selv. K7 har hatt sendinger i mange år, men vi støtter argumentene for å gå over til enkeltsaker. Gjennom enkeltsaker kan K7 være mer aktuelle enn gjennom sendinger. Vi vil likevel nevne at promotering av denne endringen er viktig for at studentene skal få det med seg. Dette regner vi med vil ordne seg når den nye nettsiden kommer i gang og PR/informasjonsansvarlig i styret starter sitt virke.Vi er svært positive til endringen som sier at K7-minutters utstyr kun kan benyttes av personer som er edru. Dette er nødvendig med tanke på verdien av utstyret K7 benytter seg av. Kjernestyret innstiller positivt på søknad om endring av instruksen til K7minutter.

VEDLEGG 11: Innstilling fra Representantskapet Bakgrunn: Underutvalget K7 Minutter ønsker å endre sine instrukser. Endringene går i hovedsak ut på to punkter: Det ene er å endre styrestillingene, og det andre er å endre instruksen slik at det skal være mulig med enkeltsaker fremfor sendinger. Representantskapets innstilling: Representantskapet ønsker først å berømme K7 Minutter for en veldig flott prosess i arbeidet mot denne søknaden. Vi mener dere i prøveordningen har bevist at den nye strukturen med redaktør fungerer hensiktsmessig, og at endringen i intern valgordning dermed er fornuftig. Dette har vist at søknaden er forankret i gjennomtenkte og velfungerende endringer.

Å gå fra sendinger til enkeltsaker virker på Representantskapet som en god løsning, som sikrer at K7 Minutter leverer et produkt som er mer attraktivt for studentene. Det gir et mer relevant nyhetsbilde, og er mer i tråd med resten av media-verden, som dere selv påpeker. Representantskapet mener K7 Minutter med sin varige medlemsmasse drar fordeler av en detaljert instruks. Endringene dere søker om gjenspeiler på en bedre måte hvordan ansvarsområdene i K7 i praksis fordeles. Instruksen bør i sammenheng med utfyllende vitebøker inneholde klare formuleringer av ansvarsfordelingen, og dette har vi grunnlag for å kunne si dere oppfyller. Representantskapet innstiller positivt til K7 Minutter´s søknad om instruksendring.

29/12 Bergen Challenge underutvalgssøknad Leder Christian Magnus Knap og Økonomiansvarlig Jørn Valgermoe presenterer søknaden. Vedlegg 12: Underutvalgssøknaden Vedlegg 13: Støtteerklæringer Vedkegg 14:Instruks BC (bak) Vedlegg 15: Instruks fond og avskrivninger(bak) Vedlegg 16:Instruks it-gruppen (bak) Vedlegg 17: Lov for NHHS (bak) Vedlegg 18: Regnskapsinstruks (bak) Vedlegg 19:Instruks Teknisk Gruppe (bak) Vedkegg 20:Økonomiinstruks (bak) Vedlegg 21:Ansettelse og konsertvirksomhet (bak) Vedlegg 22: Avtale mellom BC og UKEN (bak) Vedlegg 23: Innstilling fra Kjernestyret

15


Vedlegg 24: Innstilling fra Representantskapet (separat) VEDLEGG 12:Underutvalgssøknaden OPPSUMMERING Bergen Challenge søker herved om å bli en offisiell del av NHHS ved å bli vedtatt som underutvalg ved fjerde Foreningsmøte 2012, torsdag 1. november. Underutvalgssøknaden vil tre i kraft med virkning fra 01.01.2013. Bergen Challenge er en studentidrettsfestival som skal arrangeres annethvert år, med visjon om å være Norges største og beste. Arrangementet skal bestå av en sportslig del, med hovedfokus på å arrangere Studentleker, som innebærer Studentmesterskap og Studentcup i en rekke ulike idretter. Den kulturelle delen har åpningsseremoni, bankett og andre sosiale arrangementer i fokus. Norges Studentidrettsforbund står for tildelingen av Studentleker, Studentmesterskap og Studentcuper, og Bergen Challenge skal etterstrebe muligheten til å arrangere dette hvert partallsår. Bergen Challenge ble arrangert for første gang i 2011, med suksess og et marginalt overskudd. 2012- versjonen bygget videre på suksessen, med mange forbedringer. Foreløpig resultat vitner om overskudd og de generelle tilbakemeldingene fra deltakere har vært svært positive. Bergen Challenge som underutvalg medfører visse utfordringer for studentforeningen. Vi mener at studentforeningen har plass til Bergen Challenge, basert på søkertall både i 2011 og 2012. Problematikken med ansettelsesprosessen for de tre store prosjektorganisasjonene, UKEN, NHHSymposiet og Bergen Challenge, har blitt løst gjennom dialog. Det gjenstår en del arbeid med problematikken rundt knappe ressurser i NHHS, men dialog med ledere for de utsatte gruppene har medført god

innsikt i Bergen Challenge sitt behov og påvirkning. I tillegg har disse møtene vært viktig for å se på potensielle løsninger og kreative ideer for hvordan dette skal kunne løses på helhetsbasis for hele studentforeningen. Videre har Bergen Challenge og UKEN hatt dialog på problematikken rundt overlappende kjernevirksomhet, og en avtale er utarbeidet. Bergen Challenge som underutvalg medfører svært mange muligheter for studentforeningen. Bergen Challenge komplementerer det allerede eksisterende tilbudet i NHHS. Prosjektet gir også flere en mulighet til å engasjere seg i NHHS. Bergen Challenge gir blant annet nye førstekullister og masterstudenter muligheten til å engasjere seg tidlig de årene UKEN ikke arrangeres, i tillegg tilbyr organisasjonen verv til studenter som ikke tidligere har hatt et stort tilbud, deriblant utvekslingsstudenter og idrettsengasjerte NHH-studenter. NHH og NHHS kan nyte godt av Bergen Challenge i form av merkevarebygging, da arrangementets fokus på idrett og sunne verdier kan være hensiktsmessig. I tillegg er Bergen Challenge et arrangement som når ut til hele landets studenter, og som i så måte kan skape positive effekter for NHHS i og utenfor Bergen. Bergen Challenge 2011 og 2012 har gitt sitt overskudd til NHH Aid. Ved underutvalgsstatus vil et potensielt overskuddet i sin helhet tilfalle NHHS. Unntaket er i tilfeller der støtten fra Norges Studentidrettsforbund overgår idrettskostnadene. I slike tilfeller vil differansen tilfalle NHHI. Bergen Challenge har gått i overskudd begge sine leveår, noe som innebærer et stort økonomisk potensiale. Spesielt viktig er det å fremheve at støtten fra Norges Studentidrettsforbund og inntekter fra deltakeravgift er viktige inntektskilder. I tillegg er samarbeidsavtaler og 16


annonseinntekter betydelige inntektskilder. Kostnadsmessig er det halleie, åpningsseremoni og bankett som er de største utgiftspostene. Det er viktig å merke seg at det kan kuttes mye i flere av disse dersom sviktende deltakerantall skulle bli en realitet. Både Bergen Challenge 2011 og 2012 har tilknyttet seg gode samarbeidsavtaler, noe som vitner om et stort potensiale i forbindelse med markedsavtaler. Et kritisk punkt er reforhandlingene av NHHS sine samarbeidsavtaler, som kan åpne for at Bergen Challenge fritt kan tilknytte seg de samarbeidspartnere organisasjonen finner hensiktsmessig. Endringen til underutvalg trengs for å sikre kontinuitet i gjennomføringen av arrangementet og heve idrettsfestivalens kvalitet. For NHHS er det viktig at Bergen Challenge blir et underutvalg slik at studentforeningen har mer kontroll på arrangementet, blant annet gjennom budsjettrunder og styrevalg. I tillegg vil studentforeningen kunne nyte godt av et potensielt overskudd. Skulle Bergen Challenge ikke bli tatt opp som underutvalg, vil det være en viss fare for at prosjektet dør ut på sikt, og det vil medføre at studentforeningens kontroll over arrangementet er minimal. BAKGRUNN Hva er Bergen Challenge? Bergen Challenge er en studentidrettsfestival som annethvert år arrangerer Studentleker. Studentleker er en betegnelse for et idrettsarrangement med flere ulike idrettsturneringer, og Norges Studentidrettsforbund (NSI) står for tildelingen av dette. Bergen Challenge står som teknisk arrangør på vegne av NHHI, som er formell arrangør for Studentlekene. I tillegg til idrettsturneringene skal Bergen Challenge også arrangere åpningsseremoni, sosiale arrangementer og en avsluttende bankett. Bergen Challenge har som visjon å være Norges største og beste studentidrettsfestival. Målet er at

Bergen Challenge skal bli et arrangement som hele studentidretts-Norge skal ønske å delta på. Arrangementet skal fungere som en møteplass for idrettsinteresserte studenter fra hele landet, slik at nettverk kan bygges på tvers av idrettslag og studiesteder. Studentlekene Bergen Challenge 2011 Ideen Bergen Challenge ble unnfanget av NHH-studentene Martin Schütt og Kjetil Sand. Etter Studentlekene i Trondheim vinteren 2010, mente de at NTNUI hadde levert et bra arrangement, men at med NHHS i ryggen kunne NHH-studenter få til dette langt bedre. De fikk med seg nesten 400 medhjelpere fra studentforeningen, og skapte Bergen Challenge, 12-16. oktober 2011. Det ble arrangert 16 forskjellige idretter, hvorav 12 hadde status som Studentmesterskap. I underkant 1100 deltagere fra 24 forskjellige studentidrettslag i landet deltok på idrettsfestivalen. Åpningsseremonien på Festplassen inneholdt konsert, show, taler og et fyrverkerishow. Torsdags- og fredagskvelden inneholdt et ulike kulturelle tilbud til deltakerne, og lørdagen ble avsluttet med en bankett i Vestlandshallen. Med tanke på at arrangementet ble gjennomført for første gang må Bergen Challenge 2011 kalles en stor suksess. Arrangementet gikk med et lite overskudd, og tilbakemeldingene fra både deltakere og funksjonærer var hovedsakelig gode. Idrettsturneringene under Bergen Challenge 2011 ble gjennomført oppskriftsmessig, åpningsseremonien ble en ubetinget suksess, og banketten ble en verdig avslutning, dog med forbedringspotensial. Enkelte aspekter ved arrangementet var mindre vellykket, blant annet var etterspørselen etter flere av utelivsarrangementene mangelfull. I retrospekt kan dette knyttes sammen med for lite informasjon og for bredt tilbud. 17


Det økonomiske målet til Bergen Challenge 2011 var å unngå underskudd, med mest mulig midler brukt på selve arrangementet for å bygge merkevaren Bergen Challenge. Resultatet ble 3712 kroner, som etter avtale gikk uavkortet til NHH Aid. Det eneste tilsvarende arrangementet Bergen Challenge kan sammenlignes med, er Studentlekene i Trondheim 2010. Studentlekene Trondheim 2010 endte opp med et underskudd på over 500 000, inkludert en uforutsett vaskeregning på 250 000 kr. Studentlekene Bergen Challenge 2012 Bergen Challenge 2012 arrangerte 14 ulike idrettsturneringer, hvorav åtte hadde status som studentmesterskap, mens de resterende seks var studentcup. 1539 deltakere fra 32 ulike studentidrettslag deltok i lekene, og av disse kom omkring 900 deltakere fra studiesteder utenfor Bergen. NHHI var representert med i overkant av 300 deltakere. Startskuddet for Studentlekene gikk offisielt torsdag 11. oktober med innledende runder i de fleste idrettene på dagtid, og en åpningsseremoni, som inneholdt sang, dans, taler og fyrverkerishow, på Festplassen på kveldstid. Fredag ble konseptdagen «Idrett for alle» arrangert på Festplassen, med fokus på å rette søkelyset mot funksjonshemmedes muligheter på idrettsarenaen. Samme kveld ble en futsalcup for psykisk utviklingshemmede arrangert i Vitalitetssenteret. For årets deltakere fortsatte idrettsturneringene denne dagen, før det på kveldstid ble vist landskamp på storskjerm i Festivalcampen. Lørdag var det duket for finaler i de fleste idrettene, mens kvelden førte med seg en avsluttende bankett i Grieghallen. Bergen Challenge 2012 hadde med seg 335 funksjonærer, hvorav åtte er eksterne

studenter med ansvar for rekruttering ved sitt studiested. Bergen Challenge 2012 har hovedsakelig ført med seg positive tilbakemeldinger fra deltakerne. Spesielt Grieghallen som bankettleverandør, profesjonelle idrettsturneringer og bedre informasjonsflyt har blitt trukket frem som positive aspekter fra deltakerne. Bergen Challenge 2012 skal gjennomføre en deltakerundersøkelse, som neste styre kan bygge videre på. Organisasjonens oppbygning Dette er et forslag til oppbygningen av Bergen Challenge, basert på erfaringer fra 2011 og 2012. Styret består av følgende åtte stillinger: Leder, Økonomisjef, Arrangementssjef, Informasjonssjef, Markedssjef, Kultursjef, Logistikksjef og Eksternsjef1. Økonomiseksjonen har ansvar for alt som vedrører Bergen Challenge økonomisk. Arrangementseksjonen har ansvar for alle arenaer og idrettsturneringer. Informasjonsseksjonen har ansvar for intern informasjonsflyt før og under arrangementet. Markedsseksjonen har ansvar for samarbeidspartnere, leverandøravtaler og reklamesalg. Kulturseksjonen har ansvar for festivalens kulturelle tilbud, som åpningsseremoni og avsluttende bankett.

1

Merknad: Bergen Challenge 2012 hadde stillingen HR-ansvarlig, som vil falle innunder Informasjonsseksjonen fra og med Bergen Challenge 2014, da vi finner det hensiktsmessig at styret består av åtte personer, slik som for de andre prosjektorganisasjonene.

18


Logistikkseksjonen har ansvar for alt vedrørende overnatting, innkjøp og transport. Eksternseksjonen har ansvar for rekruttering av deltagere, mediehåndtering og ekstern informasjonsflyt før og under arrangementet. UTFORDRINGER Plass i NHHS? I forkant av Bergen Challenge 2011 var mange skeptiske til om studentforeningen hadde nok engasjement til å huse enda en stor prosjektorganisasjon. UKEN 12 og Bergen Challenge 2011 ansatte i samme perioder i alle ansettelsesrundene, noe begge parter kom godt ut av. Eksempelvis ansatte UKEN ca 700 personer, og Bergen Challenge 2011 ansatte omkring 250 personer høsten 2011. Bergen Challenge 2012 har hatt oversøking på alle ansettelsesrunder, og NHH-Symposiet har gitt uttrykk for at også de har oppnådd gode søkertall, uten at vi har detaljkunnskap om dette. I sum anser vi trykket på studentforeningen som mindre etter flytting av arrangementet til partallsår. Vi vet imidlertid ikke hvor mye tre store prosjektorganisasjoner, UKEN, Symposiet og Bergen Challenge, tærer på rekrutteringen til de andre underutvalgene, og vi kan heller ikke si noe om hvordan rekrutteringen vil være i årene som kommer. Basert på de erfaringer vi har fra rekrutteringsprosessene til Bergen Challenge 2011 og 2012, kan vi trekke den konklusjonen at Bergen Challenge er et konsept stud.NHH ønsker å støtte og være med på å utvikle videre. Ansettelsesrekkefølge for de tre prosjektorganisasjonene UKEN, NHH-Symposiet og Bergen Challenge er sammen blitt enige om en fast ordning for rekkefølge på rekrutteringsukene i årene som kommer,

gitt at Bergen Challenge blir valgt inn som Underutvalg. Dette er en avtale vi alle stiller oss bak, og som vi håper kommende styrer for alle tre prosjektorganisasjonene vil følge i årene fremover. Se vedlegg 21, utformet av Solfrid Helgesen, Prosjektansvarlig i Kjernestyret 2012. Knappe ressurser i NHHS Studentforeningen opplever knapphet på ressurser i enkelte av foreningens Underutvalg. Hovedsakelig gjelder dette Teknisk Gruppe (TG), K7 Minutter, Grafisk NHHS og it.gruppen. Bergen Challenge vil som underutvalg ha krav på hjelp fra nevnte grupper, noe som ytterligere vil tære på ressursene i studentforeningen. Bergen Challenge har vært i møter med lederne for disse fire gruppene. Sammen har vi sett på behovet for gruppens ressurser i dag, og i fremtiden, samt gått inn på hvordan Bergen Challenge eventuelle inntreden som Underutvalg vil påvirke den aktuelle gruppen. Teknisk Gruppe For Bergen Challenge er behovet for TG, slik arrangementet er utformet i dag, lite. I samarbeid med TG kan vi se for oss følgende bruksområder i fremtiden; en avsluttningsfest for funksjonærene med aulashow, konsert arrangert for deltakere og funksjonærer under Bergen Challenge, for eksempel i Campus eller Aulaen, og hjelp til å vurdere tilbud fra eksterne lyd/lys-leverandører. Åpningsseremoni og bankett er større arrangement som foregår utenfor skolen, der utstyret leies inn fra eksterne leverandører. Dette vil ikke kreve støtte fra TG. I Festivalcampen og eventuelt i haller vil det holde med PA-anlegg, som heller ikke krever TGs kompetanse. Etter samtale med leder i Teknisk Gruppe, Erik Ingebrigtsen, våren 2012, kom det 19


frem at gruppens medlemmer synes det er gøy å arrangere konserter og aulashow, og at det derfor trolig vil være uproblematisk å rekruttere folk til slike oppgaver. Kjedelig arbeid som rigging av anlegg i haller derimot er ikke ønskelig, men det anser vi som et svært usannsynlig behov ved kommende idrettsfestivaler, slik arrangementet er utformet i dag. Bergen Challenge er enige med TG om denne instruksendringen i TG sine instrukser. Se vedlegg 6: §22 Bergen Challenge Teknisk Gruppe skal bidra med følgende i semestre hvor Bergen Challenge arrangeres. 1. Teknisk bistand med å arrangere ett mindre arrangement på NHH for funksjonærer i Bergen Challenge. 2. Teknisk bistand ved en konsert enten i Aulaen eller i Campus forutsatt at Backline ikke arrangerer andre konserter samme semester, med unntak av i Førstekullsuken. 3. Å gi skriftlige tilbakemeldinger på raidere og utstyrsforespørsler som blir sendt til Teknisk Gruppe innen Teknisk Gruppes frister som nevnt i §14 i Teknisk Gruppes instruks. 4. Bergen Challenge har prioritet på utlån av utstyr under Bergen Challenge men fastmontert utstyr i Aulaen eller Campus lånes ikke ut. Utstyrsbehov skal sendes Teknisk Gruppe etter fristene nevnt i §14 i Teknisk Gruppes instruks. Verken Bergen Challenge 2011 eller 2012 har brukt TG i forbindelse med arrangementet, bortsett fra lån av diverse utstyr under arrangementet.

K7 Minutter Bergen Challenge har behov for studenter med kompetanse innen filming og redigering av video. Vi er avhengig av å få filmet under selve arrangementet, slik at vi har materiale tilgjengelig for senere bruk. Særlig viktig er det å få laget en rekrutteringsfilm til bruk ved rekruttering av deltagere for kommende Bergen Challenge. I en slik rekrutteringsfilm er det naturlig å benytte videomateriale fra tidligere arrangementer. Det er også ønskelig å få laget en oppsummeringsfilm som både kan komme deltakere og funksjonærer til gode. Andre potensielle behov er intern rekrutteringsfilm til ansettelsesrunder og materiale til en eventuell avslutningsfest for funksjonærene (for eksempel aulashow ala Symposion). Til et aulashow er Bergen Challenge avhengig av hjelp fra folk med kompetanse på AV. Dette vil legge ytterligere press på ressursene i AVgruppen til K7 Minutter. Leder for K7 Minutter, Edda Burheim, ser på dette som et kritisk punkt, men mener at tidlig planlegging (før sommeren) i stor grad vil føre til at dette likevel er gjennomførbart. Mange av de nevnte bruksområdene har til nå vært samordnet, og vi ser for oss at dette også kan gjøres i fremtiden da materiale filmet under arrangementet i stor grad kan benyttes til rekrutteringsfilmer, internt og eksternt, samt avslutningsvideo for funksjonærer. Bergen Challenge ønsker å opprette en egen videogruppe som har ansvar for all utarbeidelse av videomateriale i forbindelse med arrangementet. Til dette vil Bergen Challenge trenge én gruppeleder fra K7 Minutter. Bakgrunnen for dette er at vedkommende må ha tilstrekkelig kompetanse på utstyr til at K7 Minutter ser det som forsvarlig at personen driver opplæring av nye funksjonærer i forbindelse med bruk av utstyret, filming, klipping og redigering. Øvrige funksjonærer trenger ikke å ha erfaring på 20


området, selv om dette til en viss grad vil være ønskelig. I Bergen Challenge 2012 var mediegruppen på totalt seks personer, der to var ansatt i K7 Minutter. I samråd med leder for K7 Minutter, Edda Burheim, har Bergen Challenge også sett på muligheten for å fungere som både rekrutterings- og opplæringskanal for kommende medlemmer av K7 Minutter. Burheim ser på det som positivt dersom videogruppen i Bergen Challenge kan fungere som en rekrutteringskanal videre til K7 Minutter, i likhet med de andre prosjektorganisasjonene. I tillegg er det viktig å være klar over effektene en Gruppeleder-stilling kan ha på et allerede ansatt K7 Minutter-medlem, der spesielt muligheten for å bli overarbeidet er en kritisk faktor. Imidlertid er det viktig å poengtere her at Bergen Challenge ikke har like mange, eller store, arrangementer som for eksempel UKEN, slik at dette bør ikke være et stort problem. Vi har også vært inne på tanken om å ha felles opplæringskurs for Bergen Challenge og K7 Minutter, gjerne i samråd med NHHSymposiet. Dersom et slikt kurs ble holdt av en ekstern leverandør kan dette lette arbeidsmengden for K7 Minutter. Ideen har ikke blitt utredet ytterligere. Problemet kan bli å finne en gruppeleder som har lyst/tid til å være med. Dersom frykten for potensielle gruppeledere og videomedarbeidere er å bli overarbeidet, kan løsningen være å kontraktfeste hva som forventes av i forbindelse med arbeid i samråd med vedkommende dersom dette er ønskelig. Grafisk NHHS Bergen Challenge har behov for studenter med kompetanse innen grafisk arbeid. Slik som situasjonen er i dag benytter Bergen Challenge grafikere til å lage rekrutteringsmagasinet, infoblekken, plakater og flyers i forbindelse med ansettelsesrunder og arrangementet, samt promoteringsmateriale som roll-ups og

bannere. Designprofilen til Bergen Challenge er i dag fullstendig, og arbeid med sistnevnt effekter består av mindre oppgaver som å oppdatere logoer. Hvis Bergen Challenge skulle bli Underutvalg er det naturlig å tenke seg at også utarbeidelse av ansettelsesblekken vil falle innunder grafikernes arbeidsoppgaver. Denne blir i dag laget av redaksjonsgruppen, noe som vil være en alternativ løsning dersom vi ikke får nok grafikere. Bergen Challenge ønsker å opprette en egen designgruppe som har ansvar for all utarbeidelse av nevnte designmateriale. På denne måten vil ikke Bergen Challenge påvirke arbeidet til Grafisk NHHS utover engasjementet til de som selv velger å søke Bergen Challenge. Til dette vil Bergen Challenge se på det som fordelaktig å rekruttere gruppeleder fra Grafisk NHHS. Vedkommende vil ha ansvar for å lære opp funksjonærer i forbindelse med utforming av grafisk materiale for Bergen Challenge. Øvrige funksjonærer trenger ikke å ha erfaring på området, selv om dette til en viss grad vil være ønskelig. I samråd med Leder for Grafisk NHHS våren og høsten 2012, henholdsvis André Buhagen og Martina Siebenbrunner, har vi sett på hvilke problemer, og potensielle løsninger, en Underutvalg-status for Bergen Challenge fører med seg for Grafisk NHHS. Det er ingen hemmelighet at Grafisk NHHS har mye å gjøre, og at Bergen Challenge ytterligere vil øke arbeidsmengden for gruppen. Dersom vi ikke får søkere til Bergen Challenge må vi se på alternative løsninger. Vi har tidligere samarbeidet med designstudenter hos Norges Kreative Fagskole (NKF). Det er blant annet studenter herfra som har laget designprofilen og logoen til Bergen Challenge. Vi ser det selvfølgelig mest hensiktsmessig å samarbeide med studenter fra NHH, men dersom dette ikke skulle la seg gjøre, er ekstern rekruttering et alternativ.

21


Årets Bergen Challenge har et grafisk-team på tre personer, én gruppeleder og to funksjonærer. Per dags dato har vi ikke behov for flere, men det vil være naturlig å utvide med én til to funksjonær dersom gruppen også får ansvaret for ansettelsesblekken. Dette behovet er estimert i samråd med André Buhagen, Martina Siebenbrunner og sittende Gruppeleder Grafisk i Bergen Challenge, Asbjørn Dyrnes Ræder, som tidligere også har vært leder for Grafisk NHHS. Bergen Challenge kan selvfølgelig ikke se bort fra at behovet kan øke, spesielt dersom designprofilen skal endres. Kontinuitet er viktig for å bli gjenkjent av studenter over hele Norge, derfor er det lite hensiktsmessig å bytte ut designprofilen med det første. Et slikt bytte må være nøye gjennomtenkt, og det er også et spørsmål om utarbeidelse av ny designprofil skal skje internt i NHHS, eller outsources slik NHH-Symposiet 2011 gjorde. Bergen Challenge kan også fungere som rekrutterings- og opplæringskanal for Grafisk NHHS. I tillegg har vi vært inne på ideen med felles kursing for de tre store prosjektorganisasjonene, men her er det en del problemstillinger som må løses, deriblant hvor et slikt kurs skal holdes, siden kapasiteten på Mediesenteret er begrenset. Andre problemstillinger i forbindelse med dette er hvordan kostnader skal fordeles, samt at man ansetter i ulike mønstre, slik at behovet for kursing vil variere mellom gruppene. it.gruppen Bergen Challenges behov for IT-hjelp er todelt; hjelp til drift, og potensielt oppbygging av nettside, samt påmeldingssystem. Bergen Challenge 2011 og 2012 har brukt en svært enkel nettside i programmet WordPress, laget av Martin Schütt. Det er hensiktsmessig at vi utvikler en mer utarbeidet hjemmeside til Bergen Challenge 2014, i samme format som Studentlekene 2013, UKEN eller NHH-

Symposiet. Førstnevnte benytter også WordPress, men deres nettside er mer anvendbar enn dagens løsning for Bergen Challenge. Sittende leder i it.gruppen, Morten Dørum, ser på det som en mulighet at it.gruppen kan bygge en lignende side til Bergen Challenge. Dog er dette avhengig av kapasiteten i it.gruppen. Siden Bergen Challenge ikke skal bytte designprofil til hvert arrangement, vil en slik nettside kunne benyttes i flere år fremover. Bergen Challenge eier også www.bergenchallenge.no som vil være en mer naturlig nettadresse for å sikre kontinuitet fremover. Trung Tran, Leder for it.gruppen våren 2012, estimerte et behov på to til tre personer og én måneds arbeid for å få en slik nettside på plass. Utover dette kreves det én person til drift av nettsiden før og under Bergen Challenge. Bergen Challenge 2011 leide påmeldingssystemet CupAssist, som blant annet Norway Cup benytter, for cirka 21 000 kr. Bergen Challenge 2012 har valgt å benytte DNBs påmeldingssystem deltager.no, som koster nærmere 30 000 kr. Denne kostnaden er imidlertid variabel og har i sin helhet blitt dekket av deltagerne gjennom et påmeldingsgebyr. Alle påmeldingsprogram på markedet i dag har klare svakheter i forhold til Bergen Challenge sitt behov. Gitt at man har kapasiteten og kompetansen til å utvikle et eget påmeldingssystem, bør det være et mål på sikt. Et slikt system vil både være kostnad- og tidsbesparende i fremtiden. Et selvutviklet påmeldingssystem er imidlertid ikke noe Bergen Challenge må ha, men det er noe som vil komme studentforeningen til gode over tid. I tillegg er det ønskelig fra it.gruppen sin side å utvikle et slikt system. Leder høsten 2012, Morten Dørum, fremhever at it.gruppen ser på slike prosjekter som kompetanseheving og en morsom arbeidsoppgave. Han forteller at det er vanskelig å estimere hvor tidkrevende det er å bygge et slikt system, men når 22


systemet er oppe krever det én person for drift i forbindelse med påmeldingsperioden til Bergen Challenge. Bergen Challenge og it.gruppen har blitt enig om følgende løsning som et prøveprosjekt som skal revideres etter Bergen Challenge 2014. Avtalen innebærer at it.gruppen instruksfester følgende i nye punker i deres instruks, se vedlegg 3: §9 Bergen Challenge. 1. it.gruppen har ansvar for teknisk drift av nettsiden til Bergen Challenge. Dette innebærer it.gruppen står ansvarlig for å drifte serveren som trengs for å kjøre nettsiden, og oppdatere denne ved behov. it.gruppen har ikke ansvar for grafiske eller innholdsmessige elementer ved nettsiden til Bergen Challenge, dersom it.gruppen ikke skulle ønske dette selv. 2. it.gruppen har ansvar for å sikre at påmelding- og akkrediteringssystemet til Bergen Challenge fungerer hensiktsmessig. it.gruppen skal oppdatere dette ved feil og mangler, eller ved rimelig ønske om forbedringer. 3. it.gruppen har ansvar for å lære opp aktuelle funksjonærer i Bergen Challenge i bruk av nettsiden og påmeldings- og akkrediteringssystemet. 4. Dersom Bergen Challenge ansetter en egen IKT-gruppe vil de overnevnte ansvarsområdene falle bort, med unntak av ansvar for serverdrift. 5. it.gruppen stiller seg positivt til å kunne velge å gjennomføre av prosjekter utover punkt 1 til 3,

dersom Bergen Challenge tar kontakt i god tid, og it.gruppen har kapasitet og ressurser til å gjennomføre dette. 6. Punkt 1-5 revideres etter Bergen Challenge 2014, for å vurdere hvorvidt dette er en fornuftig måte å organisere arbeidet mellom it.gruppen og Bergen Challenge. Bergen Challenge ønsker fortsatt å kunne ansette en webmaster som skal være ansvarlig for daglig drift av nettsiden, samt oppdatering av denne. I tillegg ønsker Bergen Challenge også å ansette en funksjonær med ansvar for daglig drift og oppfølging av påmeldings- og akkrediteringssystemet. Disse to stillingene vil det imidlertid være naturlig å putte innunder henholdsvis Redaksjon og Stålkontroll, slik at en egen IKT-gruppe ikke er ønskelig slik avtalen er per i dag. it.gruppen står ansvarlig for hensiktsmessig opplæring av disse funksjonærene. I følge Leder våren 2012, Trung Tran, frykter it.gruppen at prosjektorganisasjonene har så høye forventninger, og på den måten vil kreve at de aller beste må jobbe mer. I verste fall vil it.gruppens kjernepersonell bli utbrent, noe som vil gi et generasjonstap for it.gruppen. Dette er et problem som allerede eksisterer i studentforeningen, og som dermed ikke er skapt av Bergen Challenge. Det er imidlertid naivt å tro at Bergen Challenge ikke ytterligere vil øke denne problematikken dersom gruppen får underutvalgsstatus. Morten Dørum mener imidlertid at ved overnevnte løsning vil dette problemet i stor grad falle bort. Bergen Challenge som underutvalg vil også føre til at det må budsjetteres for to nye PCer til Bergen Challenge- kontoret, hvert tredje år. Dette ser it.gruppen på som uproblematisk, i følge Morten Dørum.

23


Interessekonflikter med UKEN Bergen Challenge og UKEN har primært én interessekonflikt, som omhandler overlappende kjernevirksomhet mellom de to organisasjonene. Hovedsakelig gjelder dette kulturarrangementer i regi av Bergen Challenge og idrettsturneringer arrangert av UKEsport i UKEN. I følge reglene for Underutvalg kan ikke Underutvalgenes virksomhet kollidere med hverandre, noe som man skal etterstrebe at ikke forekommer i henhold til § 11 i ”Generell instruks for underutvalg”. Underutvalget skal søke å unngå at aktiviteter kommer i konflikt med andre Underutvalgs/Interessegruppers arrangementer/prosjekter. Vedlegg 9 er en avtale mellom Bergen Challenge og UKEN som dekker interessekonfliktene. Den trer i kraft dersom Bergen Challenge tas opp som Underutvalg, og avtalen godkjennes på Foreningsmøtet. Kulturarrangementer U EN æ NHHS’ æ kulturarrangør i Bergen by, og frykter at studentene i byen kan blande sammen U EN B C ”NHH” hvis Bergen Challenge også arrangerer konserter tilgjengelig for alle. Utdrag fra instruksene for Bergen Challenge: §13 Bergen Challenge skal ikke arrangere kulturarrangementer (ekskludert idrett) med billettsalg tilgjengelig for alle. Kulturarrangementer med billettsalg skal kun være tilgjengelig for deltagere, supportere og funksjonærer. Bergen Challenge skal ikke arrangere kulturarrangement på skolen med billettsalg åpent for alle, da dette er innenfor UKENs kjernevirksomhet. Lukkede arrangement eller arrangement

tilgjengelig for alle uten billettsalg (gratis), som for eksempel åpningsseremonien og opplegg på Festivalcampen, faller ikke inn under disse bestemmelsene. Bergen Challenge kan derfor arrangere en lukket aulakonsert under BC med hjelp av Backline, gitt at disse har kapasitet til det. En slik løsning vil sikre at NHHS opprettholder sitt rykte som en ryddig konsertarrangør. Disse billettene er kun ment for deltagere, supportere og funksjonærer. Supporterbilletter ligger på omtrent samme prisnivå som deltakerbilletter. Hovedpoenget med disse billettene er inngang på banketten, noe som vil gjøre det umulig å dumpe prisene under variabel kostand for banketten. Per i dag og i de neste årene er det ønskelig at Backline skal arrangere høst-konserten sin på fredagen under Bergen Challenge. Da er det flere studenter i Bergen, noe som kan øke etterspørselen etter konsertbilletter for konserter i regi av Backline. Dette er spesielt positivt, da Backline til tider har slitt med oppslutning rundt sine konserter. Bergen Challenge kan ikke ha Backlines høstkonsert med i programmet for idrettsfestivalen, bortsett fra i annonseformat. Bergen Challenge kan ikke være involvert i konserten på noen annen måte. Idrettsturneringer Bergen Challenge ønsker å være eneste leverandør av store idrettsturneringer i regi av NHHS. Dette har bakgrunn i at idrett er Bergen Challenge sin kjernevirksomhet, og det er naturlig å anta at flere tilbud av slike arrangementer vil påvirke deltakerantallet til Bergen Challenge negativt. Dette er fordi de færreste deltakere vil reise til Bergen flere ganger med kun et halvt års mellomrom. Utdrag fra instruksene for Bergen Challenge: §12 Bergen Challenge skal være NHHS’ primære arrangør av Studentmesterskap 24


og Studentcuper tildelt av Norges Studentidrettsforbund. For Bergen Challenge er det ikke ønskelig at UKEN, eller andre underutvalg ved NHH, skal kunne arrangeres større idrettsturneringer. I dette legger vi at det ikke skal arrangeres flere turneringer samlet, samt rekrutteres til idrettsturneringer utenfor Bergensregionen. Dette innebærer at UKEN for eksempel kan arrangere en enkel futsalturnering for Bergensstudenter, men ikke en futsal- og håndballturnering, eller rekruttere utenfor Bergen til slike turneringer. Karrieredagen Næringslivsutvalget arrangerte Karrieredagen 2011 (KD) torsdagen under Bergen Challenge 2011. Dette var uheldig både for studenter og bedrifter, da svært mange studenter var borte fra skolen denne dagen i forbindelse med idrettsturneringene. For Bergen Challenge 2012 og Karrieredagen 2012 ble dette løst ved KD ble arrangert onsdag 10.oktober, før startskuddet for Bergen Challenge hadde gått. Sammenlignet med Bergen Challenge 2011, hadde Bergen Challenge 2012 minimal påvirkning på oppmøtet på Karrieredagen 2012. De neste årene vil en lignende løsning være mulig, for å forhindre at Karrieredagen og Bergen Challenge påvirker hverandre negativt. Dette innebærer at Karrieredagen ikke arrangeres torsdag eller fredag i høstferien i partallsår. MULIGHETER Mangfold NHHS tilbyr i dag en storslagen kulturfestival og en anerkjent arbeidslivskonferanse. Ved å tilby et b NHHS’ tilbud tilnærmet komplett. Idrett er i seg selv verdt å satse på, og et arrangement som Bergen Challenge genererer merverdier utover bare et potensielt bidrag NHHS’ G NHHI

stud.NHHs store interesse for idrett. Bergen Challenge kan bidra til økt interesse for studentidrett og fysisk aktivitet, og kan forhåpentligvis bidra til at flere ønsker å melde seg inn i NHHIlagene, eller opprette nye lag. Merkevarebygging utenfor NHH Under Bergen Challenge 2011 deltok i underkant av 1100 utøvere fra om lag 24 forskjellige studiesteder fra Tromsø i nord til Kristiansand i sør. Over halvparten av deltakerne, minst 600, kom fra studiesteder utenfor Bergen. Bergen Challenge 2011 opplevde kraftig konkurranse fra UKA i Trondheim, som mest sannsynlig bidro til svekket deltakelse fra denne regionen. Dette blir ikke tilfelle når Bergen Challenge arrangeres partallsår. Bergen Challenge 2012 hadde en økning i antall deltakere på over 40 prosent med et deltakerantall på i overkant av 1500. Utøverne kom fra 32 ulike studentidrettslag, noe som vitner om økt interesse nasjonalt. Et arrangement av så stort omfang som Bergen Challenge vil rekruttere studenter fra hele landet, og på slik måte kan NHH og NHHS markedsføre seg ut mot en større studentgruppe enn ellers. Bergen Challenge når ut på en helt annen måte enn det andre grupper på NHH gjør. Vi rekrutterer deltakere fra hele landet, og promoterer kraftig ut mot både store og små studiesteder i Norge gjennom vårt roadshow som varer i tre til fire uker. Det kan også tenkes at Bergen Challenge kan bidra til å motvirke eventuelle eksisterende fordommer mot NHH-studenter, kanskje spesielt blant andre Bergensstudenter, men også hos resten av student-Norge. Videre har medieinteressen for Bergen Challenge 2012 vært forholdsvis stor, og utelukkende positiv, noe som fremmer merkevaren NHH og NHHS ytterligere.

25


Flere får plass i NHHS Ikke alle får plass i studentforeningen, og Bergen Challenge bidrar til at flere kan få sjansen til være med i NHHS. Gjennom studentforeningsarbeid får man muligheten til å tilegne seg verdifull kunnskap og erfaring, få nye venner og oppleve mye moro, noe som er alle vel forunt. Verv i prosjektorganisasjonene er populært, og det kan være hard kamp om større stillinger som gruppeleder eller styreverv. Dette ser man også i flere andre Underutvalg og Interessegrupper ved skolen. Bergen Challenge åpner for at flere skal kunne få plass i studentforeningen, spesielt i forbindelse med litt mer ansvarsfulle verv. Bergen Challenge vil høstsemesteret i partallsår ansette opp mot 300 funksjonærer. Samtidig ansetter NHHSymposiet viktige stillinger, som enkelte gruppeledere, mellomledere, samt funksjonærer. Disse stillingene er kompatible, og et Bergen Challenge-verv kan kombineres med et verv i NHHSymposiet, eller andre verv i Studentforeningen. På denne måten vil flere førstekullister og eksterne masterstudenter bli inkludert i Studentforeningen på et tidlig stadium. I oddetallsår ansetter UKEN omtrent 700 personer, og da får svært mange mulighet til å være med i Studentforeningen. Denne muligheten har ikke tidligere funnet sted for studentene som begynner partallsår, men med Bergen Challenge blir tilbudet større. Et annet sentralt aspekt er at Bergen Challenge kan engasjere idrettsinteresserte studenter, som tidligere kanskje ikke har funnet sin plass i NHHS. Tilbudet til studenter som vil ha verv innen idrett på NHH er begrenset. I tillegg til å kunne drive med idrett, er det hovedsakelig verv i StafKom og NHHI som til nå har vært tilbudet til idrettsinteresserte studenter. Bergen Challenge 2012 har merket en stor interesse fra studenter som tidligere ikke

har engasjert seg i studentforeningsarbeid. Dette vitner om at Bergen Challenge appellerer til en gruppe studenter som tidligere ikke har funnet passende verv i Studentforeningen, og på denne måten skaper vi mangfold i tilbudet for stud.NHH. Mange utvekslingsstudenter vil gjerne engasjere seg i NHHS, men de taper ofte i konkurransen mot norske studenter. Ved den store ansettelsesrunden på høsten, tilbyr Bergen Challenge flere stillinger som også utvekslingsstudenter og utenlandske masterstudenter kan søke på. Bergen Challenge 2011 hadde omkring 30 utenlandske studenter, mens tallet for Bergen Challenge 2012 var i underkant av 20. Her er det potensiale til å engasjere enda flere på sikt. Eksterne studenter i Bergen Ved å inkludere eksterne studenter i Bergen i ekstern-Rabalder, får UKEN vist NHHS-entusiasme utenfor NHH, og brukt tilgjengelige ressurser for prosjektets beste. Bergen Challenge ser også muligheten for å bruke eksterne studenter i Bergen og ved andre skoler rundt om i landet. Bergen Challenge 2012 har hatt et prøveprosjekt der vi har ansatt eksterne funksjoner, blant annet ved Norges Idrettshøyskole, BI Bergen og Høgskolen i Bergen for hjelp til rekruttering. Prosjektet har vært vellykket, og det er noe vi vil anbefale fremtidige styrer å fortsette med. I de tilfellene vi skal arrangere turnering i idretter der ingen på NHH besitter kompetansen som kreves, vil det være naturlig å inkludere andre studentidrettslag, og da spesielt BSI, i gjennomføringen. Å engasjere studenter utenfor NHH vil bidra til å bygge et positivt omdømme for NHH og NHHS. ANNET NHH Aid Bergen Challenge har både i 2011 og 2012 hatt en samarbeidsavtale med NHH Aid, og overskuddet har i sin helhet tilfalt NHH Aid disse to årene. Som underutvalg 26


underlagt NHHS kan ikke Bergen Challenge fritt disponere et overskudd, og det vil være naturlig at overskuddet går direkte til NHHS. Hovedårsaken bak dette er at en stor prosjektorganisasjon som Bergen Challenge tar mye ressurser fra studentforeningen, og det er derfor riktig å gi noe tilbake til studentforeningen. Til sammenligning tilfaller overskuddet til UKEN og NHH-Symposiet NHHS i sin helhet. Skulle et fremtidig Bergen Challenge-styre ønske å gi deler av overskuddet til NHH Aid, bør dette skje gjennom budsjettrunder med Representantskapet og Kjernestyret. Det er vanskelig å verdsette hvilke fordeler Bergen Challenge 2011 og 2012 har hatt av å kunne spille på at overskuddet gis til NHH Aid. Av og til kan det være at Bergen Challenge har fått mer fordelaktige avtaler, men i all hovedsak er det frivilligheten bedriftene bryr seg om. Derfor tror vi ikke det vil være noen nevneverdig forskjell når Bergen Challenge ikke kan spille på veldedighet. Når det er sagt vil vi anbefale Bergen Challenge 2014 om å se på andre muligheter for et samarbeid med NHH Aid, uten at dette er utarbeidet ytterligere. NHHI Hvis Bergen Challenge går i overskudd, og støtten fra Norges Studentidrettsforbund (NSI) overstiger idrettskostnadene, må disse pengene øremerkes til NHHI, og kan ikke gis NHHS. Dette er fordi NSI ikke kan gi penger til drift av en studentforening, men de kan gi til et idrettslag. Det er også ønskelig fra Bergen Challenge sin side å låne tilgjengelig idrettsutstyr av lagene i NHHI dersom dette skulle være hensiktsmessig. Innkjøpt idrettsutstyr i regi av Bergen Challenge vil i sin helhet tilfalle NHHI etter arrangementet, men det er ønskelig å ha muligheten for å låne tilbake ved senere arrangementer.

Utdrag fra instruksene for Bergen Challenge: §7 Hele overskuddet skal overføres til NHHS. §8 Dersom den økonomiske støtten fra Norges Studentidrettsforbund overstiger arrangementets idrettskostnader, og Bergen Challenge går i overskudd, skal differansen tilfalle NHHI. §14 Alt idrettsutstyr som Bergen Challenge kjøper eller finansierer med økonomisk støtte fra Norges Studentidrettsforbund, tilfaller formelt NHHI etter endt arrangement. Bergen Challenge ønsker at hvert idrettslag i NHHI klarer å stille med en idrettsansvarlig som har ansvar for arrangeringen av sin idrett, så langt NHHI har lag innenfor gjeldende idrett. Disse blir ansatt i Bergen Challenge på lik linje med alle andre, og må søke stillingene gjennom våre ansettelsesrunder. En slik ordning er ønskelig for å sikre at alle idrettsturneringene holder god kvalitet. Dette er imidlertid ikke noe Bergen Challenge setter som krav, men som bør være gjensidig ønskelig, ettersom både idrettslagene og Bergen Challenge vil nyte godt av en best mulig gjennomført idrettsturnering. I visse tilfeller kan det åpnes for at andre idrettslag ved skolen kan arrangere Studentmesterskap. Dette gjelder i hovedsak roregattaen, da denne tradisjonelt arrangeres om våren. Økonomisk potensiale Da Bergen Challenge ble arrangert for første gang i 2011, var det stor usikkerhet knyttet til prosjektets bunnlinje. Grunnet disiplinerte avgjørelser og god økonomisk styring, gikk Bergen Challenge 2011 3712 kroner i pluss. 27


For Bergen Challenge 2012 har målet vært ” ” bygge en grunnmur for fremtiden, både internt blant funksjonærene og eksternt blant deltakerne. I årene som kommer har man et betraktelig bedre utgangspunkt enn i 2011 og 2012, da man kan bygge på tilegnete erfaringer. Med en viss anelse om deltakerantall, hvor mye sponsorinntekter det er mulig å oppdrive, og hvilke kostnader som går med for å gjennomføre et vellykket arrangement, forenkles budsjetteringsprosessen betydelig. I tillegg vil gode vitebøker, smarte løsninger og scenarioanalyse føre til at fremtidige arrangementer ligger til rette for god økonomisk kontroll. Inntekter Inntektene til Bergen Challenge består hovedsakelig av deltakeravgift, salgsinntekter under arrangementet, samarbeidspartnere, reklamesalg, fondsstøtte og støtte fra Norges Studentidrettsforbund. Deltakeravgiften til Bergen Challenge var i 2011 og 2012 på 450 kroner, fastsatt i samarbeid med Norges Studentidrettsforbund. Dette dekker deltakelse i idrett, bankett og forsikring. I tillegg tilbys det overnatting på skole, inkludert frokost, til 300 kroner per person. Både i 2011 og 2012 inngikk Bergen Challenge samarbeidsavtale med hoteller som sikret deltakerne rabatterte priser på overnatting. I 2012 ble deltakerinntektene på i overkant av 800 000, mot i omtrent 530 000 i 2011. Økningen kommer som følge av en økning i antall deltakere på over 40 prosent. På bakgrunn av ventelister i årets arrangement og økt kjennskap til arrangementet på sikt, vil dette kunne øke ytterligere, som vil generere høyere inntekter til fremtidige arrangementer. Deltakeravgiften er arrangementets hovedinntektskilden, og derfor har den mye å si for omfanget og utførelsen av Studentlekene. Vi har valgt å sette

påmeldingsfristen fire uker før arrangementet starter, slik at vi kan justere arrangementets størrelse etter antall deltagere, for å kunne sikte oss inn mot et ønsket resultat. Salgsinntekter består av kiosksalg på dagtid og alkoholsalg på kveldstid, samt salg av profileringsartikler. Bergen Challenge etterstreber å holde en prisstrategi som både er studentvennlig og som gir en tilstrekkelig profittmargin. Bergen Challenge 2011 hadde 370 000 i salgsinntekter på banketten i Vestlandshallen. Bergen Challenge 2012 benyttet Grieghallen som bankettlokale, og fikk derfor ikke inntekter på alkoholsalg i forbindelse med banketten. Hovedårsaken til at Vestlandshallen ikke ble brukt i år var fordi den allerede var reservert i det vi begynte arbeidet vårt. Med deltakerantallet til Bergen Challenge 2012 ville Vestlandshallen generert større inntekter i form av alkoholsalg enn situasjonen var for Bergen Challenge 2011. Norges Studentidrettsforbund fungerer som en medarrangør eller samarbeidspartner. Deres støtte i 2012 er lagt opp slik at Studentleker får 10 000 i grunnstøtte per Studentmesterskap og 5 000 per Studentcup. Det tilkommer også opptil 10 000 i variabel inntekt per Studentmesterskap og 5 000 per Student-cup, avhengig av antall deltakende idrettslag. I tillegg får man 20 000 i støtte for å arrangere Studentleker. For Bergen Challenge 2012 kom NSIstøtten på i overkant av 200 000. Markedsinntekter, fondsstøtte og reklamesalg er en inntektspost som vil variere mye fra år til år. I 2012 var den totale posten på i underkant av 400 000. For mer informasjon om dette, se avsnittet Markedsavtaler. Kostnader De store kostnadsdriverne til Bergen Challenge er i hovedsak promoteringsmateriale, åpningsseremoni, 28


halleie, festivalcamp på Festplassen og bankett. I tillegg finner man flere mindre poster, som umulig kan fremheves i denne søknaden. For de fleste leverandøravtalene våre kan vi avbestille/avlyse tjenester, slik at eventuelle nødvendige kostnadskutt er mulig skulle deltakerantallet svikte. På bakgrunn av dette kan vi med trygghet si at en svikt i deltakerantall ikke vil ha en stor betydning for det økonomiske resultatet. Gode leverandøravtaler åpner for retur av de fleste av varene som ikke blir solgt. Åpningsseremonien foregikk i 2012 på Festplassen med en kostand på omkring 160 000 kroner. Her var teknisk utstyr og fyrverkerishow de største utgiftspostene. Vi hadde en avbestillingsklausul i vår kontrakt med fyrverkerileverandøren, slik at store deler av denne kostnaden kunne bli eliminert dersom været ødela forholdene, eller vi av andre årsaker måtte avlyse fyrverkeriet. Banketten ble i år holdt i Grieghallen. Dette innebærer en betydelig lavere fast kostnad enn situasjonen er ved bruk av Vestlandshallen, som Bergen Challenge 2011 benyttet som bankettlokale. De variable kostnadene knyttet til Grieghallen er imidlertid betydelig høyere, og Bergen Challenge får heller ikke inntekter fra alkoholsalg. Fordelen ved bruk av Grieghallen er at risikoen blir minimal, men negativt er at man ikke kan tjene på alkoholsalg. Vestlandshallen har betydelig større risiko grunnet usikkert alkoholsalg. Imidlertid vil det være logisk å anta at økt deltakerantall vil føre til økt salgsinntekt, og dermed høyere dekningsbidrag. Dette kan forsvare bruk av Vestlandshallen med større faste kostnader enn for eksempel Grieghallen. Her bør det poengteres at årets deltakere så på Grieghallen som et stort løft for arrangementet. Vi ønsker imidlertid å presisere at Vestlandshallen kan være et godt alternativ dersom man lærer av erfaringene fra Bergen Challenge

2011, spesielt i forbindelse med matservering. Promoteringsmateriale faller på omkring 130 000 kroner i 2012. Dette er inkludert roadshow, ansettelsesblekker og informasjonsmagasiner. Det er imidlertid verdt å merke seg at magasinet ble selvfinansiert gjennom annonsesalg. Festivalcampens totalkostnad er budsjettert til omkring 100 000 kroner i 2012. Det er her verdt å merke seg at hele denne kostnaden kan bli eliminert dersom deltakerantall skulle svikte, da vi ikke er pålagt å ha en festivalcamp for gjennomføring av Studentleker. Velferd er hyppig diskutert i NHHS, og velferdssummen til Bergen Challenge 2011 ble tatt opp av K7 Bulletin vinteren 2012. Som interessegruppe både i 2011 og 2012, med krav om overskudd og stor usikkerhet, var det vanskelig å bruke mye penger på velferd. Velferden i 2012 kom blant annet gjennom rabattert deltakeravgift, sosiale sammenkomster og fester, deriblant Krambodentur, en funksjonærbankett med 3-retters middag, samt mat fra kioskene i forbindelse med skiftarbeid under arrangementet. I Bergen Challenge 2011 kom velferden på omtrent 165 kroner per person, mens foreløpige tall for Bergen Challenge 2012 ligger på velferd på i overkant av 115 000 kroner, som tilsvarer nesten 350 kroner per person. Dette er en kostnadspost som er viktig for å sikre gode opplevelser for funksjonærene. Markedsavtaler Bergen Challenge har i dag status som Interessegruppe, og har derfor ingen begrensninger på hvilke bransjer og selskaper organisasjonen kan inngå b NHHS’ hovedsamarbeidspartnere; Skagenfondene (finans), KPMG (revisjon) og SpareBank 1 SR-Bank (bank) har klausul om bransjeeksklusivitet. Skulle Bergen 29


Challenge bli tatt opp som Underutvalg ville dette medføre at organisasjonen ikke kan knytte til seg samarbeidspartnere innenfor disse bransjene, slik reglene er i dag. NHHS som sponsorobjekt skiller seg ut fra andre studieinstitusjoner i Norge. Mens andre studiesteder, som for eksempel NTNU, kan skilte med flere ulike studieretninger, har NHH kun én studieretning. Den manglende bredden i studietilbudet begrenser hvilke bransjer som vil være interessert i et samarbeid med NHH-studenter. De mest aktuelle bransjene for vår studieinstitusjon er naturligvis innenfor de bransjene der NHHS allerede har hovedsamarbeidspartnere. Dette illustreres også ved å se på hovedsamarbeidspartnerne Bergen Challenge 2012 tilknyttet seg; DNB og A.T. Kearney. UKEN og NHH-Symposiet har unntak fra NHHS sine avtaler, og kan dermed fritt knytte til seg samarbeidspartnere fra de bransjene de finner hensiktsmessig. På lik linje med UKEN og NHH-Symposiet er Bergen Challenge et stort prosjekt, som er avhengige av ekstern støtte for å levere et solid og konkurransedyktig produkt. Derfor er det viktig at også Bergen Challenge får fritak fra denne bransjeeksklusiviteten dersom organisasjonen blir tatt opp som Underutvalg. Bergen Challenge, som Underutvalg, er avhengig av å ha de samme spillereglene som de to andre prosjektorganisasjonene. Derfor har Kjernestyret startet en prosess for å sørge for at Bergen Challenge får fritak fra bransjeeksklusiviteten. I skrivende stund er status på dette slik: 

Skagenfondene: Avtalen er reforhandlet, og Bergen Challenge vil derfor kunne tilknytte seg

samarbeidspartnere innenfor finansbransjen. 

SpareBank 1SR-Bank blir reforhandlet høsten 2012.

KPMG sin avtale skal reforhandles senest våren 2014.

I denne prosessen blir det også vektlagt at Bergen Challenge er et arrangement som i stor grad, i motsetning til de to andre prosjektorganisasjonene, blir gjennomført utenfor NHH sine lokaler. Markedseksponeringen på NHH er begrenset til forberedelsene av arrangementet, for eksempel ansettelsesuker og rekruttering av deltakere og funksjonærer fra skolen, mens det i liten grad er eksponering på NHH under selve arrangementet. Bergen Challenge er et attraktivt sponsorobjekt av hovedsakelig tre grunner; tilknyttingen til studentmassen på NHH, stort rekkevidde og omfang i hele studentNorge, og at kjernevirksomheten er idrett. Det er ingen tvil om at NHH-studenter er yndete sponsorobjekter, spesielt i tidligere nevnte bransjer. Det som skiller oss fra de andre prosjektorganisasjonene ved NHH er rekkevidden til studenter utover NHH og Bergen. Bergen Challenge legger ut på et roadshow der vi besøker et tyvetalls studiesteder rundt om i landet. Dermed vil en samarbeidspartner ikke bare profilere seg ved NHH, men også på flere andre studiesteder rundt om i landet. Bergen Challenge har hele studentidretts-Norge som sin målgruppe. For å gjennomføre et Studentmesterskap må det blant annet være deltagende lag fra minst to ulike regioner av landet, noe som automatisk gjør Bergen Challenge til et prosjekt som hele tiden må satse og hevde seg på en nasjonal arena.

30


Bergen Challenge er hovedsakelig et idrettsarrangement med flere sideprosjekter ”I ” fokus på funksjonshemmedes muligheter på idrettsarenaen, og Barnedagen. Vår kjernevirksomhet er ikke alkohol og festligheter, men sunne idrettsverdier, mestring og konkurranse. Dette gjør oss til et meget spennende sponsorobjekt som mange bedrifter gjerne vil assosieres med. 70 prosent av alle norske sponsormidler går til idrett ifølge en undersøkelse av Sponsor Insight (2009). Dette viser at idrett er en veldig attraktiv markedskanal for mange norske bedrifter, noe Bergen Challenge, sammen med NHHS, kan utnytte. Bergen Challenge-styrene i fremtiden vil ha 1,5 år på seg fra de blir valgt, til arrangementet avholdes. Både Bergen Challenge 2011 og 2012 har hatt i underkant av et år på seg. Fordelen med å ha lengre tid i forberedelsene er at man kan inngå lengre samarbeid, som gir større avtaler. Det er også lettere å tilknytte seg bedrifter når de får vite om arrangementet i god tid i forveien. Praktiske opplysninger Bergen Challenge vil, på lik linje med blant annet UKEN og NHH-Symposiet, ha sitt eget organisasjonsnummer. Dersom søknaden får gjennomslag på Foreningsmøtet, vil dette medføre enkelte endringer i NHHS sine lover og instruksene til andre underutvalg. Vedlagt i søknaden ligger disse lov- og instruksendringene, se vedlegg 2,4,5 og 7. Den eneste som gjenstår dersom Bergen Challenge skulle bli underutvalg er en eventuell endring av Controller Prosjektstillingen. I den forbindelse må både instruksen til nevnte stilling, samt instruksen til Representanskapet, endres. Kjernestyret ser på det som hensiktsmessig at denne endringen utarbeides av Representantskapet i etterkant, dersom Bergen Challenge skulle oppnå status som

underutvalg. Et slikt etterarbeid anses ikke som problematisk, da en controllerfunksjon for Bergen Challenge ikke er aktuelt før høsten 2013. INNSTILLING Det søkes med dette om at Bergen Challenge blir tatt opp som underutvalg i NHHS med innvirkning fra 01.01.2013. BASIS FOR INNSTILLINGEN For Bergen Challenge er det viktig å bli et underutvalg underlagt NHHS for å sikre kontinuitet i arrangementet. Potensialet for et lønnsomt arrangement for studentforeningen, både fra et økonomisk og et merkevareperspektiv, er definitivt tilstede, og det vil vær NHHS’ b interesse å ha en nærmere tilknytning til driften av Bergen Challenge. Datoen er valgt slik at Bergen Challenge 2012 har status som interessegruppe, mens fremtidige arrangementer, fra og med Bergen Challenge 2014, vil ha underutvalgsstatus. Vi er ydmyke overfor studentforeningen og studentene ved Handelshøyskolen. Vi er klar over problematikken som ligger i enkelte aspekter ved at Bergen Challenge blir underutvalg, og har i stor grad prøvd å hente innspill fra ulike kilder. Representert i dette arbeidet er møter med ledere for grupper med knappe ressurser, debatt på Strategisk Forum og Foreningsmøtet. I tillegg har vi gjennom hele året hatt en god dialog med Kjernestyret, som har kommet med gode innspill. Fokuset på dialog med ulike aktører har ført til at vi har funnet løsninger på enkelte problemer, men vi er klar over at veien fortsatt er lang og at det kan finnes forbedringer i forhold til de løsninger som er presentert her. Vi har, gjennom Bergen Challenge sine leveår, forsøkt å sy oss så sømløst som mulig inn i studentforeningen. Vi er ikke ute etter å overta noens plass, men heller å skape et helhetlig tilbud i studentforeningen her ved 31


skolen. Det er ikke bare kollisjonsfritt å manøvrere seg rundt i studentforeningen for en såpass stor organisasjon, men etter to suksessfulle idrettsfestivaler mener vi at vi med det rette kan hevde at Bergen Challenge gir studentforeningen utrolig mye mer enn hva arrangementet tar.

søknaden "Underutvalgssøknad_Bergen_Challenge_ FM4", datert 20.10.2012. På denne måten vil ressursproblematikken kunne løses på en hensiktsmessig og overkommelig måte, slik it.gruppen ser det. Mvh Morten Dørum, Leder it.gruppen 12/13

SLUTTKOMMENTAR Vi håper Foreningsmøtet ser verdien av å vedta Bergen Challenge som nytt underutvalg. Idrett er viktig, idrett skal være gøy, og en idrettsfestival er verdt mye mer enn pengene den genererer. Bergen Challenge er positivt for NHHS, både internt på skolen og eksternt for resten av landets studenter. Bergen Challenge setter NHHS på Norgeskartet, og er en viktig samlingsplass for landets studenter. Videre fremmer Bergen Challenge studentidretten, i NHHI og i landet generelt. Det er viktig å presisere at Bergen Challenge er noe som skal komme studentforeningen til gode, både gjennom gode opplevelser, så vel som rent økonomisk.

Støtteerklæring fra K7 Minutter Vi i K7 Minutter stiller oss bak det som er blitt nevnt om oss i underutvalgssøknaden til Bergen Challenge. Vi vil også berømme Bergen Challenge for deres forrarbeid med søknaden, og hvordan de har inkludert oss i prosessen. Mvh K7 Minutter v/ Leder Edda Nermoen Burheim

Konsekvensene ved et eventuelt avslag vil være at Bergen Challenge fortsetter som interessegruppe. Dette kan gjøre det vanskeligere å oppnå ønsket oppslutning rundt prosjektet blant stud.nhh, og Bergen Challenge kan i verste fall dø ut over tid. Fortsatt status som interessegruppe vil også gjøre at NHHS har minimal innflytelse på hva Bergen Challenge foretar seg. Med Bergen Challenge som interessegruppe vil studentforeningen gå glipp av et potensielt overskudd, og Bergen Challenge har vanskeligere for å utnytte sitt fulle potensial. VEDLEGG 13: Støtteerklæringer Støtteerklæring fra it.gruppen: Styremedlemmene hos oss, støtter på vegne av hele it.gruppen, at Bergen Challenge blir et underutvalg i NHHS. Til tross for det økte ressursbehovet, føler vi at vi har kommet til enighet gjennom den

Støtteerklæring fra Grafisk NHHS På vegene av styret, og resten av Grafisk NHHS, støttes underutvalgssøknaden til Bergen Challenge, datert 20.10.2012. Underutvalgsstatus for Bergen Challenge vil innebære økt utnyttelse av Grafisk NHHS sine knappe ressurser. Gjennom dialog har vi imidlertid kommet til en enighet og felles forståelse, som vi tror vil fungere for både Grafisk NHHS og Bergen Challenge. Vi støtter derfor Bergen Challenge sin underutvalgssøknad, og ressursbruken som beskrevet i dokumentet "Underutvalgssøknad_Bergen_Challenge_ FM4". Martina Maria Siebenbrunner Leder Grafisk NHHS 12/13 Støtteerklæring fra Teknisk Gruppe: Vi støtter på vegne av hele Teknisk Gruppe, at Bergen Challenge blir et underutvalg i NHHS. Til tross for det økte ressursbehovet, føler vi at vi har kommet til enighet gjennom den søknaden "Underutvalgssøknad_Bergen_Challenge_ FM4", datert 20.10.2012. På denne måten vil ressursproblematikken kunne løses på

32


en hensiktsmessig og overkommelig måte, slik Teknisk Gruppe ser det. Mvh Gisle Rognerud Leder Teknisk Gruppe 12/13 Støtteerklæring fra Backline Music: Backline Music stiller seg bak det som er beskrevet under kulturarrangementer i underutvalgssøknaden fra Bergen Challenge, datert 20.10.2012. Vi føler vi har kommet til enighet om hvordan arbeidet med eventuelle konserter under Bergen Challenge skal foregå, på en måte som bevarer bookingkompetansen i studentforeningen. Backline Music støtter derfor at Bergen Challenge blir et underutvalg i NHHS. Med vennlig hilsen Backline Music v/ Carina Raa VEDLEGG 23: Innstilling fra Kjernestyret Bakgrunn Etter en lang prosess, med behandling i flere fora, søker Bergen Challenge om status som underutvalg. Kjernestyrets innstilling Kjernestyret ønsker innledningsvis å berømme arbeidet som har blitt lagt ned i denne søknaden. Det har vært en lang, men god og nødvendig prosess. Fint at dere etter påpekning fra Kjernestyret har inkludert støtteerklæringer fra de gruppene med knappe ressurser som blir særlig berørt. Her vil vi trekke frem at it.gruppens instruksendring er noe detaljert. Likevel ser vi nødvendigheten av dette da it.gruppen er overarbeidet og derfor avhengig av klare rammer for deres ansvar. Kjernestyret mener det er helt riktig at eventuelt overskudd tilfaller NHHS. Kjernestyret ønsker å påpeke at BC, i utvidet forstand, vil fortsette å støtte NHH Aid gjennom kronerullingen. Vi ser det også som hensiktsmessig å redusere antall

styremedlemmer til åtte på bakgrunn av begrunnelsen som foreligger. Det er flott at det har blitt enighet om ansettelsesprosessen og rekkefølge blant alle prosjektorganisasjonene. BC må regne med utfordringer i forbindelse med overgang til ny organisasjonsstruktur og regnskapssystem. Dette er imidlertid noe som enkelt løses, men må tas i betraktning av BC 14. Den største utfordringen ved søknaden ligger i problematikken rundt markedsavtalene. Slik det er i dag vil ikke BC kunne opprettholde alle sine samarbeidsavtaler på grunn av eksklusivitet i avtalene til NHHS. Kjernestyret mener, i likhet med BC, at dette vil være mulig å ordne før BC 14. Dette er likevel et usikkerhetsmoment. Avslutningsvis ønsker Kjernestyret å påpeke at BC, uavhengig av status som underutvalg, eksternt uansett vil oppfattes som NHHS, og derfor i stor grad vil påvirke NHHS sin merkevare. Ved underutvalgsstatus er det flere instanser som evaluerer budsjett og langsiktighet. Dette vil føre til økt kontroll og redusert risiko for NHHS. Med disse momentene innstiller Kjernestyret positivt på søknaden og dens innhold.

30/12NHHI Friidrettsjenter VEDLEGG xx: Søknad om stiftelse av NHHI Friidrettsjenter Vi er noen jenter som ønsker å starte et friidrettslag gjennom NHHI og vi søker dermed om å opprette et lag for treningsglade jenter. Vi kommer til å starte med å ha en fast trening i uken. Her vil vi legge opp til godt planlagte økter. Målet vårt er å komme i god fysisk form samt å hevde oss i konkurranser i framtiden. Vi vil også prøve å arrangere et mesterskap i 33


friidrett mot våren for å få fart på denne spennende sporten på NHH. Treningene vil finne sted først og fremst på skansemyren idrettsplass som er åpent for alle. Vi kommer til å ha et fast styre som vil sitte i et år før det skal velges nytt styre. Dette styret vil inneholde daglig leder, økonomiansvarlig, trener, rekrutteringsansvarlig og en sosialansvarlig. Økonomisk sett kommer vi til å ha en medlemskontingent for å få hjulene til å gå rundt. Ettersom vi trener på skansemyren idrettsplass trenger vi ikke noe støtte fra NHHI foreløpig. Etter det sportslige kommer vi til å ha noe fokus på det sosiale som vil styrke samholdet i gruppa og som vi igjen kan ta nytte av under treningene. Vi mener at dette vil være et godt tilbud til de som har drevet med friidrett på sin hjemplass og vil fortsette med dette når de begynner på NHH, men det vil også være plass til de som er glad i å trene, har en positiv innstilling og som har lyst til å lære mer om friidrett. Per dags dato er vi 10 jenter som ønsker å danne gruppen og vi kommer til å ha nytt opptak etter jul.

31/12 Kapitalismeutvalget VEDLEGG xx: Søknad om opprettelse av interessegruppe Jeg, Eirik Aaserød på vegne av styret, søker med dette Foreningsmøtet ved NHHS om å opprette interessegruppen "Kapitalismeutvalget NHHS". Dersom navnet ikke skulle godkjennes har vi alternativet "NHHS Laissez-faire". Formålet med gruppen er å fremme forståelse på NHH for det frie markedet og individuelle rettigheter, som liv, eiendom, frihet og å søke lykken – og hvordan dette er det praktiske og moralske. Økonomisk teori og etikk står derfor sentralt. Det er nødvendig å presisere at gruppen ikke er politisk. Gruppen skal fungere som en motvekt til keynesiansk teori som dominerer forelesningene.

Gruppens arbeid vil skje igjennom møter, debatter, diskusjoner, foredrag og seminarer. BI Nydalen har et tilsvarende utvalg, "Kapitalismeutvalget BI Nydalen", som vi allerede har et nært samarbeid med. På BI har de hatt foredrag og seminarer med flere profilerte personer, bla Ph.D. Edwin A. Lock. Jeg har også vært i kontakt med doktorgrad stipendiat ved UiO Ole Martin Moen, som har sagt seg villig til å holde foredrag for oss i Etikk. Mannen bak Kapitalismeutvalget på BI, Tore Rasmussen, har også et stort nettverk han ønsker å dele med oss. Alle – damer og menn – vil være velkommen i gruppen. Noen av foredragene vil kanskje være på engelsk også. For å bli akseptert som et styremedlem må en ha forståelse for relevant økonomisk teori. Dette vil bli vurdert ved intervju. Rekruttering vil skje igjennom stand på skolen, sosiale medier og forhåpentligvis NHHS. Av hensyn til gruppens formål, å spre ideer til nye personer, skjer rekruttering over en lav terskel, uten medlemsavgift. I disse turbulente økonomiske tider er også gruppen mer relevant enn noen gang, med sitt alternative rammeverk for forståelse av økonomi. Vi ser på dette som en nødvendig gruppe på NHH for et rikt og bredt intellektuelt miljø. Det er etablert et styre med følgende personer: Leder: Eirik Aaserød Nestleder: Andreas Henrik Østrem Styremedlem: Martin Bryne Styremedlem: Kristofer Faye-Hansen

10/12 Eventuelt

34


VEDLEGG «bak» VEDLEGG 5: Valginstruks

Valginstruks Oppdatert på Foreningsmøtet 20. september 2012 I Generelle bestemmelser §1 Valgstyret  Valgstyret fastsetter stemmesteder og tidspunkt for stemmegivning.  Stemmestedet skal holdes åpent i minst seks timer mellom kl. 07.00 og 17.00.  Ved ordinært valg der stillinger til Kjernestyret, Symposiet-styret, UKE-styret og representanter til styret ved NHH utlyses, skal stemmestedet holdes åpent to dager, minst seks timer per dag.  Det skal også være anledning til å avgi stemme umiddelbart etter valgutspørring. §2

   

Valgstyret skal administrere og kontrollere gjennomføring av både valg og forberedelser til dette. Valgstyret skal ikke motta stemmesedler eller delta i selve opptellingen av stemmer, men kontrollere at alt blir gjennomført i henhold til lov for NHHS og valginstruks. Valgstyret skal foran hvert valg utarbeide retningslinjer for gjennomføring av valgkamp. Retningslinjene kunngjøres minst 8 åtte dager før valgstart. Valgstyret har fullmakt til å ekskludere kandidater ved brudd på retningslinjene.

§3 Valgstyret er beslutningsdyktig når mer enn halvparten av medlemmene er til stede. Det gjøres vedtak med simpelt flertall. Leder av valgstyret har dobbeltstemme ved stemmelikhet. 35


§4 Valgkomité  Valgstyret oppnevner en valgkomité, som skal bistå valgstyret i planlegging og gjennomføring av valget.  Sittende rekrutteringsansvarlig i Profileringsutvalget er leder for valgkomiteen såfremt Kjernestyret ikke gir dispensasjon for dette.  Valgstyret sørger for at valgkomiteen får en fullstendig liste over hvilke tillitsverv som skal besettes ved valget.  Valgkomiteens oppgaver innebærer blant annet profileringsarbeid og praktisk gjennomføring av valget. Medlemmer av valgkomiteen kan ikke stille til valg. §5 Stemmerett  For å ha stemmerett ved valget, må man være medlem av Norges Handelshøyskoles Studentforening, og ha betalt semesteravgift for inneværende semester, og være klassifisert som fulltidsstudent i NHH sin valginstruks. Studenter som kun går ett semester på NHH har ikke stemmerett. Utvekslingsstudenter har stemmerett.  Personer som i egenskap av å være ansatt ved NHH har stemmerett ved valg av ansattrepresentanter i Styret ved NHH, har ikke stemmerett ved valg av studentrepresentanter til Styret ved NHH. §6 Liste over stemmeberettigete Valgstyret har ansvar for å fremskaffe manntallslister over stemmeberettigete, til bruk ved stemmegivning. §7 Rett til å stemme ved tvist om stemmerett Den som blir nektet å avgi stemme skal likevel gis anledning til å levere stemmeseddel. Slik stemmeseddel skal ikke legges i valgurnen, men i en særskilt konvolutt påført navn og adresse for velgeren. Stemmeseddelen skal oppbevares på en betryggende måte med tanke på eventuell klage. Klage skal rettes til valgstyret. §8 Valgprotokoll Utfallet av valg etter dette reglement skal føres inn i en særskilt valgprotokoll som underskrives av valgstyret. Melding om utfallet av valget sendes til Kjernestyret og kunngjøres på dertil egnet måte senest 24 timer etter at valgresultatet er klart. Melding om utfallet av valg på representanter til Styret ved NHH sendes til Styret ved NHH. §9 Stemmeseddel Stemmesedlene skal ikke virke villedende. Ved hver post skal det føres opp i parentes hvor mange kryss som skal settes, det vil si hvor mange som skal velges til den posten. I de tilfeller det er flere kandidater til samme verv, skal stemmeseddelen utformes på en måte som ikke favoriserer noen av kandidatene. For leder i Kjernestyret, nestleder i Representantskapet og representanter til Styret ved NHH skal det føres opp en «motstemme-boks». Et kryss i denne boksen regnes som en stemme mot kandidaten. Dersom det ikke er krysset på stillingen, vil ikke stemmen telle blant de avgitte stemmer på denne posten (jfr. §13 f). Hvis kandidater stiller som blokk (gruppe) til en post, skal disse føres opp slik at gruppene står adskilt fra hverandre. I slike tilfeller må en samtidig passe på at rekkefølgen på vervene innenfor de enkelte postene, er lik under oppstillingen av blokkene (gruppene). 36


Ved elektronisk avstemming følger stemmeskjemaene de samme bestemmelsene som over. §10 Oppmelding De som stiller i blokk må stille til samme utvalg. Det er heller ikke anledning til å registrere seg som kandidat på flere stillinger ved samme valg såfremt Kjernestyret ikke gir dispensasjon for dette. §11 Valg / avstemming Valgurnene skal sjekkes, sikres og åpnes etter stemmegivningen av en representant fra valgstyret. Urnevakten skal krysse av på manntallslisten ved hver person som avgir stemme. De skal kontrollere at ingen avgir stemme mer enn en gang og at ingen stemmer uten stemmerett eller uten personlig frammøte. Det skal også forsikres at ingen stemmeberettigete har stemt både ved elektronisk og fysisk urneavstemming. Ved tvist om stemmerett følges reglene i § 7 i denne instruks. Valget foregår generelt som simpelt flertallsvalg, med unntak av de kandidater nevnt i §13 f) i valginstruks. §12 Opptelling Opptellingsperioden er tiden fra urnene åpnes til resultatet av valget foreligger. Valgstyret er ansvarlig for opptellingen av stemmer. Valgkomiteen, og andre som valgstyret eventuelt utnevner, skal fungere som tellekorps. Leder for valgstyret og en representant fra Kjernestyret skal til enhver tid være tilstede under opptellingen. En stemmeseddel skal forkastes hvis noen av kryssene er laget med maskin/PC. Hvis det under en post er ført opp med flere kryss enn det skal være, skal denne posten på stemmeseddel forkastes. En post blir også forkastet dersom den er flertydig. Valgstyret vurderer tvilstilfeller. Poster som ikke er avkrysset, teller med som avgitte stemmer, med unntak av postene for leder Kjernestyret, nestleder Representantskapet og representanter til Styret ved NHH. §13 Suppleringsvalg Profileringsutvalget er ansvarlig for suppleringsvalget. Dette innebærer å utlyse og fylle ledige stillinger etter valget, med unntak av bestemmelsene nevnt i § 16 i valgloven. Suppleringsvalget: a) Profileringsutvalget fastsetter tidspunkt for suppleringsvalget, og setter en felles absolutt frist for oppmelding av kandidatur. Denne fristen skal kunngjøres på dertil egnet måte senest en uke før og gjelder for alle stillinger. b) Profileringsutvalget er ansvarlig for at suppleringsvalget og ledige stillinger i underutvalg blir annonsert på dertil egnet måte. Profileringsutvalget er ansvarlig for at grundig informasjon om ledige verv er lett tilgjengelig for alle studenter. c) Profileringsutvalget setter en felles tilbakemeldingsfrist. Innen utløpet av denne skal alle som stilte til suppleringsvalget være informert om utfallet. Det påtroppende underutvalgets medlemmer i samarbeid med de sittende medlemmene intervjuer og innstiller kandidater til Kjernestyret som godkjenner på bakgrunn av dette.

37


d) Ved suppleringsvalg til Kjernestyret, Representantskapet og Styret ved NHH avholdes egen valgutspørring. Dato for denne kunngjøres sammen med registreringsfrist og skal avholdes innen fem dager etter fristen. e) Dagen etter valgutspørring avholdes urnevalg. Urnene skal være åpne i minst 6 timer. Disse fordeles hensiktsmessig mellom Service bygget og Merino. f) Ved valg på leder Kjernestyret, nestleder Representantskapet og Styret ved NHH, opphører «motstemmeboksen» dersom det er to eller flere kandidater. II Styret ved NHH Valget av studentrepresentanter til Styret ved NHH reguleres av valgreglementet til NHH (vedlegg 1) og utfylles av NHHS sine lover og instrukser. Ved konflikter gjelder valgreglementet til NHH. §14 Medlemmer og varamedlemmer til Styret ved NHH fra studentene velges ved studentforeningens urnevalg vårsemesteret hvert år. Det skal velges to medlemmer og to varamedlemmer. Innenfor hver av kategoriene skal det velges ett av hvert kjønn. Datoen for valget av studentrepresentanter til Styret ved NHH og fristen for å fremsette forslag på kandidater fastsettes av Kjernestyret NHHS og godkjennes av Styret ved NHH. Datoen kunngjøres innen utgangen av mars måned. I kunngjøringen gjøres det også kort rede for reglene om fremsettelse av forslag og for fremgangsmåten for valget. Forslag på kandidatene til medlemmer og varamedlemmer skal være innkommet til studentenes valgstyre senest to uker før valget. Kandidatene har mulighet til å trekke seg. Forslag må innleveres skriftlig til valgstyret og være underskrevet av forslagstiller. Selvlansering av kandidatur kan foretas, og da gjelder de samme tidsfristene som ved det ordinære NHHS-valget. Fremsatte forslag skal straks meddeles de foreslåtte kandidater og deretter kunngjøres for de stemmeberettigede. Når fristen for å fremsette forslag er ute, kunngjøres en samlet oversikt over de innkomne forslag. Valget skjer som et absolutt flertallsvalg, det kreves altså mer enn halvparten av de avgitte stemmer som er godkjent for at en kandidat skal anses som valgt. Dersom ingen av kandidatene oppnår absolutt flertall, skal det skal avholdes ny valgomgang blant de to kandidatene som fikk flest stemmer. Ved stemmelikhet mellom konkurrerende kandidater skal det gjennomføres ny valgomgang mellom disse kandidatene. Ved stemmelikhet i andre valgomgang avgjøres valget ved loddtrekning. Kandidater til Styret ved NHH gis ikke anledning til å stille i blokk. Med blokk menes samarbeid mellom kandidatene i form av felles grafisk profil, markedsføring, strategi eller liknende. III Utfyllende regler/ikrafttreden §15 Utfyllende regler

38


Kjernestyret NHHS kan gi nærmere bestemmelser om utfylling og gjennomføring av dette reglement. §16 Ikrafttreden Denne instruks trer i kraft torsdag 20. september 2012, i samsvar med bestemmelser fra Foreningsmøtet 20. september 2012.

VEDLEGG 9: Instruks K7 Minutter K7 Minutter Oppdatert 20.06.2011 Representantskapet I Formål §1 K7 Minutter har to hovedansvarsområder:  K7 MINUTTER skal produsere sendinger saker med nyheter og underholdning for studentene ved NHH, samt bistå NHHS ved videoproduksjon.  Sørge ” ” NHHS eller Kjernestyret. II Organisasjon §2 K7 MINUTTER har 6 tillitsvalgte som utgjør styret. Disse dekker følgende ansvarsområder: 1. Leder 2. Økonomiansvarlig 3. Teknisk ansvarlig 4. Dataansvarlig 4. Redaktør 5. PR/Informasjonsansvarlig 6. AV-ansvarlig Videre har K7 MINUTTER muligheten til å ta opp medarbeidere for å sikre den interne rekruttering og den daglige driften. Disse er ikke tillitsvalgte. §3 Leders ansvarsområde:  Leder har ansvarsområder i henhold til fellesinstruksen for underutvalgene.  Leder er ansvarlig redaktør for K7 MINUTTERs sendinger. §4 Økonomiansvarliges ansvarsområde:  Ansvar i henhold til fellesinstruks for underutvalgene. §5 Teknisk ansvarlig sitt ansvarsområde:  Teknisk ansvarlig har ansvaret for vedlikehold av K7 MINUTTERs utstyr, samt ansvar ved anskaffelse av nytt utstyr.  Teknisk ansvarlig skal koordinere utlån av K7 MINUTTERs utstyr samt påse at alle som benytter utstyret har den nødvendige kompetanse.  Teknisk ansvarlig skal revidere 3 års planer (Se egen del av instruks for økonomiske forhold) hvert høstsemester i samarbeid med AV-ansvarlig og leder, og levere denne til Kjernestyret.  Ansvar for daglig drift av datamaskinene, og vedlikehold samt oppdateringer. §6 Dataansvarlig sitt arbeidsområde: 39


Dataansvarlig har i tilllegg ansvaret for K7s nettside, publisering av sendinger på nett, samt at det som produseres arkiveres i både fil- og tapeformat.  Dataansvarlig har ansvar for å holde orden på videoarkiv.  Ansvar for daglig drift av datamaskinene, og vedlikehold samt oppdateringer. Redaktør sitt arbeidsområde:  Redaktør er ansvarlig redaktør for K7s saker  Redaktør har ansvar for å holde orden på videoarkiv. §7 PR/Informasjonsansvarlig sitt ansvarsområde:  PR/Informasjonsansvarlig har ansvar for intern og ekstern informasjon og profilering.  Ansvar for at sendinger vises etter forelesning på bachelornivå.  PR / Informasjonsansvarlig har ansvar for profilering av K7 Minutter.  PR / Informasjonsansvarlig har ansvar for daglig drift av nettsiden til K7 Minutter. §8 AV-ansvarlig sitt ansvarsområde:  AV-ansvarlig skal koordinere alt av innkommende oppdrag knyttet til AV-systemet  AV-ansvarlig har ansvaret for K7 MINUTTERs AV-system, samt ansvar ved anskaffelse av nytt utstyr knyttet til dette.  AV-ansvarlig skal revidere 3 års planer (Se egen del av instruks for økonomiske forhold) hvert høstsemester i samarbeid med økonomiansvarlig, teknisk ansvarlig og leder, og levere denne til Kjernestyret. §9 Hver sending skal ha en sendeleder som også er redaktør for sendingen. Leder har ansvar for å utnevne sendeleder. §10 K7 MINUTTER skal følge «Vær Varsom plakaten» og vanlig presseskikk. III Valg §11 Alle tillitsvalgte i K7 MINUTTER velges ved internvalg og sitter ett år.  Økonomiansvarlig, teknisk ansvarlig og informasjonsansvarlig Redaktør velges på slutten av vårsemesteret, og sitter de påfølgende to semestre.  Leder, dataansvarlig PR/Informasjonsansvarlig og AV-ansvarlig velges på slutten av høstsemesteret, og sitter de påfølgende to semestre. §12 K7 MINUTTER skal stille gruppeleder til videogruppen i UKEN og NHH-Symposiet. IV Økonomi §13 K7 MINUTTER skal rette seg etter fellesinstruksen for underutvalgene. §14 For oppdrag utover vanlig produksjon lønnes K7 MINUTTER etter standardsatser, se C§1. Opplæring av medlemmer i andre underutvalg samt produksjon etter søknad skal imidlertid ikke lønnes. V Virksomhet §15 40


K7 MINUTTER skal sendes minimum annenhver uke og minimum 5 ganger per semester, med mindre spesielle omstendigheter ikke tillater det. K7 MINUTTER skal ha minst 20 saker per semester med mindre spesielle omstendigheter ikke tillater det §16 K7 Minutter skal dekke Foreningsmøte og stille med sak til sending. §17 Prioritering for bruk av K7 Minutters utstyr: 1. Produksjon av K7 Minutters – nyhetssendinger redaksjonelle saker. 2 G ” ” 3. Opplæring og etterutdanning av medlemmer i K7 Minutter 4. Oppdrag utført av medlem i K7 minutter for underutvalg 5. Oppdrag utført av K7 Minutter for interessegrupper og studenter ved NHH 6. Utlån av K7 Minutter sitt utstyr til kvalifisert/opplært medlem i NHHS etter avtale §18 K7 Minutter har ansvaret for:  Utlån, leie og forsvarlig drift / bruk av NHHS sitt videotekniske utstyr  Føre protokoll over utstyr og hvem som låner / eier det. §19 Ved bruk av K7 Minutters utstyr skal en ikke drikke alkohol. Ved bruk av K7 Minutter sitt utstyr må man være edru. VEDLEGG 14: Instruks for Bergen Challenge Studentlekene Bergen Challenge I Formål §1 Studentlekene Bergen Challenge er en landsdekkende studentidrettsfestival, arrangert av Norges Handelshøyskoles Studentforening. §2 Delmål:  Bergen Challenge skal fremme studentidrett i Norge.  Bergen Challenge skal styrke det interne og idrettslige miljø og aktivitetstilbud ved NHH.  Bergen Challenge skal markedsføre NHHS og NHH ut mot alle Norges studenter  Bergen Challenge skal styrke relasjonen mellom stud.NHH, bergensstudentene og de øvrige studentene i Norge.  B C NHHS’

II Organisasjon §3 Bergen Challenge ledes av et styre på åtte personer fordelt på følgende stillinger: 41


       

Leder Arrangementsjef Kultursjef Logistikksjef Økonomisjef Eksternsjef Informasjonssjef Markedssjef

§4 Arrangementsjef er ansvarlig for gjennomføring av idrettsturneringene, med tilhørende arenaer. Kultursjef er ansvarlig for de kulturelle aktivitetene under arrangementet. Logistikksjef er ansvarlig for overnatting for deltakere og transportbehov knyttet til arrangementet. Eksternsjef har ansvar for rekruttering av deltakere og tilskuere til arrangementet, og all ekstern markedsføring. Informasjonssjef er ansvarlig for informasjonsflyt internt i organisasjonen, samt utarbeidelse av informasjonsmateriell. Markedssjef er ansvarlig for alt samarbeid med næringslivet og sponsorer.

III Valg §5 Hele styret for Bergen Challenge velges vårsemesteret oddetallsår, for de fire påfølgende semestre. §6 Assistenter, gruppeledere, mellomledere, funksjonærer og andre medarbeidere velges av Bergen Challenge-styret eller den de bemyndiger.

IV Økonomi §7 Hele overskuddet skal overføres til NHHS. §8 Dersom den økonomiske støtten fra Norges Studentidrettsforbund overstiger arrangementets idrettskostnader, og Bergen Challenge går i overskudd, skal differansen tilfalle NHHI. §9 Økonomisjef har ansvaret for alle økonomiske forhold i Bergen Challenge.

42


V Drift / Virksomhet §10 Bergen Challenge skal arrangeres høstsemesteret partallsår. §11 Bergen Challenge har ansvar for å søke Norges Studentidrettsforbund om å arrangere Studentleker, i samråd med NHHI. Ved tildeling av Studentleker til NHHI, står NHHI kun som formell arrangør, mens Bergen Challenge er den tekniske arrangøren, og har ansvar for den praktiske gjennomføringen av arrangementet. §12 B C æ NHHS’ æ tildelt av Norges Studentidrettsforbund.

S

S

c

§13 Bergen Challenge skal ikke arrangere kulturarrangementer (ekskludert idrett) med billettsalg tilgjengelig for alle. Kulturarrangementer med billettsalg skal kun være tilgjengelig for deltagere, supportere og funksjonærer. §14 Alt idrettsutstyr som Bergen Challenge kjøper eller finansierer med økonomisk støtte fra Norges Studentidrettsforbund, tilfaller formelt NHHI etter endt arrangement.

VI Ansvar overfor og forhold til eksterne institusjoner §15 Ansvar for skade på folk og eiendom som oppstår i forbindelse med Bergen Challenge eller dennes avvikling, hviler i siste instans på NHHS. Bergen Challenge plikter i samråd med økonomiansvarlig NHHS, derfor å tegne de nødvendige forsikringer for å dekke dette ansvar.

§16 Bergen Challenge må til enhver tid sørge for å ha et ryddig forhold til eksterne institusjoner.

VEDLEGG 15: Instruks Fond og avskrivninger Fond og avskrivninger Oppdatert på Foreningsmøtet 19.04.12 Innledende bestemmelse §1 De likvide midlene til NHHS skal plasseres av Kjernestyret på en mest mulig hensiktsmessig måte og minst tilfredsstille kravene i §§ 2-8. II Instruks for sikkerhetsfond §2 43


NHHS skal ha et sikkerhetsfond som ved opprettelse i 1998 ble satt til kr. 200.000, og er per i dag pålydende kr 1 016 000. Renteinntektene tillegges fondet, og demmer opp for prisstigningen. §3 Midlene i sikkerhetsfondet skal stå på sperret konto og kan kun benyttes til dekning av underskudd eller ved ekstreme likviditetsproblemer i NHHS totalt sett, og kun i situasjoner hvor det er umulig å komme ut av situasjonen ved hjelp av annen egenkapital (nødvendige likviditetsreserver unntatt). §4 Disponering av sikkerhetsfondet NHHS kan kun foretas etter vedtak på Foreningsmøtet. Forut for et slikt vedtak skal det minst 14 dager før vært lagt frem en innstilling om bruk av midlene for studentforeningen. Innstillingen skal være utformet av Representantskapet i samarbeid med de berørte underutvalg. Om disse ikke er enige, skal alle parters syn fremkomme av innstillingen. §5 Sperret konto skal kreve signatur fra to medlemmer av Representantskapet og leder eller økonomiansvarlig i Kjernestyret for å åpnes. §6 Etter bruk av midlene fra sikkerhetsfondet NHHS, bygges det snarest opp igjen til full størrelse. Til dette benyttes 100 % av de påfølgende overskudd i NHHS, uavhengig av hvilken enhet som forårsaket bruk av midlene. III Generelt §7 Følgende underutvalg kan ha egen NHHS bankkonto: UKEN, NHH-Symposiet, Bergen Challenge, Klubb- og Kulturutvalget, Næringslivsutvalget, International Committee og Årboken. IV Instruks for pengeplasseringer §8 Når likviditetssituasjonen tillater det kan pengene tas ut av bankkonto og plasseres der hvor rente, risiko og likviditetsaspektene står i samsvar med den økonomiske situasjonen i NHHS. Alle aktiva unntatt sikkerhetsfondet disponeres av leder og økonomiansvarlig i Kjernestyret. a) Vurdering av hvorvidt den økonomiske og likviditetsmessige situasjonen tillater pengeplasseringer foretas av Økonomiansvarlig i Kjernestyret sammen med Controller NHHS og Representantskapet. b) Summen av plasseringene, den forvaltede kapitalen, er summen av midler som står bundet på høyrentekonto i 12 måneder, eller mer, og det som er investert i fond (renteog/eller obligasjonsfond eller aksjefond). c) Den forvaltede kapitalen skal enten plasseres i fond eller på en låst høyrentekonto. d) Vedtak om å øke, eller redusere, den forvaltede kapitalen må fattes med 3/4 flertall i Representantskapet, subsidiært med 2/3 flertall på Foreningsmøtet. 44


e) Vedtak om å skyte inn ny overskuddskapital i forvaltet kapital kan fattes én gang i semesteret. Vedtak om reduksjon, det vil si uttak fra den forvaltede kapitalen, kan fattes hele året. Reduksjon kan kun skje på grunnlag av at den likviditetsmessige situasjonen krever det, eller etter at plasseringen har gått utover sin tidshorisont. f) Maksimalt 20 % av den forvaltede kapitalen kan stå i aksjefond. Plassering i fond har en tidshorisont på minst tre (3) år. Plassering på bundet høyrentekonto har en tidshorisont på ett (1) år. g) Ved plassering i fond skal man kun benytte seg av norske fondsforvaltere. h) Økonomiansvarlig i Kjernestyret skal holde en oversikt over innskudd i den forvaltede kapitalen og tidspunkt for innskudd/uttak, og nye innskudd/uttak skal meldes på Foreningsmøtet. i) Innskudd i fond skal følge en rebalanseringsstrategi. Det innebærer at en andel plasseres i aksjefond og en i rente-/obligasjonsfond, og andelene balanseres periodisk. V Instruks for avskrivninger §9 Investeringer med innkjøpsverdi på over kr. 200.000 skal aktiveres og avskrives lineært over antatt levetid. Investeringer i varige driftsmidler med innkjøpsverdi på over kr. 20.000 kan balanseføres og avskrives lineært hvis økonomiansvarlig i Kjernestyret og Controller NHHS finner det fornuftig. §10 Innsponset utstyr og utstyr som er fått i gave fra FfNHHiB avskrives på lik linje som annet utstyr. §11 De underutvalg som avskriver skal til enhver tid ha tilgjengelig en oppdatert liste over det utstyr som avskrives.

VEDLEGG 16: Instruks for it-gruppen IT-Gruppen Oppdatert 31.5.11 - Representantskapet I Formål §1 it.gruppen er et internt serviceorgan for Norges Handelshøyskoles Studentforening. it.gruppen skal ha som hovedoppgave å drifte samt forvalte internt Studentforeningens IT-ressurser på en best mulig måte. Det er et overordnet mål for it.gruppen å fremme IT-kunnskaper i Studentforeningen. 45


II Organisasjon §2 it.gruppen skal bestå av: 1. Leder 2. Nestleder/økonomiansvarlig 3. Systemansvarlig 4. Webmaster 5. Utviklingsansvarlig 6. Mailansvarlig 7. Prosjektansvarlig 8. Serveransvarlig §3 Leders ansvarsområde: 1. Foreta prioriteringer av forespørsler fra Studentforeningen rettet mot It.gruppens seksjoner. 2. B b NHHS’ IT-strategi. 3. Representere studentene ved NHH i skolens IT-Brukerforum. 4. Overordnet kontakt med IT-avdelingen ved NHH. 5. Øvrig ansvar er beskrevet i instruks for underutvalg. Nestleders/økonomiansvarligs ansvarsområde: 1. Økonomiansvarlig skal sammen med systemansvarlig legge fram 3-års plan Studenforeningens IT-standard. Denne skal revideres hver høst og legges frem for Representantskapet. 2. Øvrig ansvar er beskrevet i instruks for underutvalg. Systemansvarligs ansvarsområde: 1. Koordinere arbeidet innad i systemseksjonen. 2. Hovedansvar for it.gruppens brukerstøtte mot Studentforeningens underutvalg. 3. Drift av nettverk, arbeidsstasjoner og skrivere. 4. Brukeradministrasjon. 5. Ansvarlig for kurs og opplæring sammen med øvrige tillitsvalgte i it.gruppen. 6. Ansvarlig for innkjøp og kontakt med leverandører. Webmasters ansvarsområde: 1. Koordinere arbeidet innad i utviklingsseksjonen i samarbeid med utviklingsansvarlig. Webmaster er nestleder for utviklingsseksjonen. 2. Teknisk ansvar for NHHS's websider, herunder eksternweb og hjemmesider for underutvalg og interessegrupper. 3. Ansvarlig for kontakt med, og utviklingsstøtte til Kjernestyret NHHS og studentforeningens underutvalg angående webløsninger. 4. Ansvarlig for kurs og opplæring sammen med øvrige tillitsvalgte i it.gruppen. Utviklingansvarligs ansvarsområde: 1. Koordinere arbeidet innad i Utviklingsseksjonen i samarbeid med webmaster. Utviklingsansvarlig er seksjonsleder for utviklingsseksjonen. 2. Utvikle programmer og databasebaserte applikasjoner for NHHS og Studentforeningens underutvalg etter behov. 3. Daglig drift og vedlikehold av Studentforeningens databaser og SQL-server.

46


4. Utvikling av større, dynamiske webapplikasjoner for NHHS og Studentforeningens underutvalg etter behov. 5. Ansvarlig for kurs og opplæring sammen med øvrige tillitsvalgte i it.gruppen. Mailansvarligs ansvarsområde: 1. Koordinere arbeid som angår mail. 2. Vedlikeholde og drifte intern mailserver. 3. Vedlikeholde og drifte mail-løsning. 4. Tilrettelegge webløsninger for mailsystem. 5. Ansvarlig for kurs og opplæring sammen med øvrige tillitsvalgte i it.gruppen. Prosjektansvarliges ansvarsområde: 1. Generelt ansvar for de større prosjektene som it.gruppen er involvert i. Dette kan være Uken, Symposiet, GEP, Karrieredagen etc. 2. Koordinere samarbeidet mellom prosjektgruppen og it.gruppens øvrige arbeid. 3. I samarbeid med de øvrige tillitsvalgte i it.gruppen foreta de nødvendige prioriteringer med hensyn på personell- og maskinvareressurser. 4. Bistå i utarbeidelse av prosjektets/arrangementets overordnede it-strategi. 5. Funksjonell kontakt med it-avdelingen i de saker som angår de ulike prosjektene. 6. Ansvarlig for kurs og opplæring sammen med øvrige tillitsvalgte i it.gruppen. 7. Prosjektansvarlig ansettes av it.gruppens styre med simpelt flertall. Serveransvarligs ansvarsområde: 1. Drift av Studentforeningens servere. 2. Administrere backupløsninger og backuprutiner. 3. Funksjonsmessig kontakt med IT-avd. ved NHH ifm. drift av Studentforeningens systemer. 4. Ansvarlig for kurs og opplæring sammen med øvrige tillitsvalgte i it.gruppen. 5. Ansvarlig for studentforeningens lisenser og programvare III Valg §4 it.gruppens tillitsvalgte ansettes for en periode på to semestre av Kjernestyret etter innstilling fra it.gruppens medlemmer. Øvrige medlemmer ansettes av it.gruppens tillitsvalgte. §5 Et medlem av it.gruppen kan ved semesterets valg kun stille til et av styrevervene som er utlyst. IV Økonomi §6 Prising av it.gruppens eksterne oppdrag fastsettes av Leder i samråd med it.gruppens øvrige medlemmer og økonomiansvarlig NHHS. Prisene skal i størst mulig grad følge de betingelser som gjelder IT-bransjen for øvrig. V Virksomhet §7 1. Generell brukerstøtte til brukere av Studentforeningens IT-ressurser. 2. Drifte nett- og nettverksressurser. 3. Koordinere innkjøp av IT-utstyr i NHHS. 4. Ansvar for sikkerhetskopiering i NHHS samt sørge for gode driftsrutiner. 47


5. 6. 7. 8.

Gjennomføre IT-strategi og informasjonssystemer Sørge for lisenskontroll. Kontakt med skolens IT-avdeling. Effektivisere IT-bruk slik at det skaper verdiøkning for NHHS samt sørge for kontinuitet i IT-driftsmiljøet. 9. Utvikling av databaser og applikasjoner i Studentforeningen. 10. Tilrettelegge mail-løsninger. 11. Tilrettelegge Studentforeningens internett-satsning. 12. It.gruppen skal ved semesterstart sende ut informasjonsbrev til ledere i underutvalg og interessegrupper med veiledning for bruk av Studentforeningens datasystemer og nettsider. 13. Legge fram en plan over nødvendige fremtidige utgifter for å opprettholde og/eller forbedre studentforeningens it-standard. 14. Teknisk drifts og vedlikeholdsansvar for Studentforeningens kassesystem. 15. It.gruppen kan ikke pålegges nye arbeidsoppgaver som går ut over deres daglige drift, uten å ha deltatt i beslutningen. §8 It.gruppen besitter adgangsmuligheter som kan føre til innsyn i informasjon som er taushetsbelagt. Som medlem av it.gruppen forplikter man seg til ikke å urettmessig erverve seg slik informasjon, samt holde taushetsplikten i de tilfeller der man får tilgang til slik type informasjon. It.gruppens medlemmer er dermed underlagt taushetsplikt, og for å være medlem av it.gruppen kreves det signert taushetserklæring, og erklæring på at en er inneforstått med at en ikke skal misbruke tilgangene man oppnår som medlem av it.gruppen. §9 Bergen Challenge: 1. it.gruppen har ansvar for teknisk drift av nettsiden til Bergen Challenge. Dette innebærer it.gruppen står ansvarlig for å drifte serveren som trengs for å kjøre nettsiden, og oppdatere denne ved behov. it.gruppen har ikke ansvar for grafiske eller innholdsmessige elementer ved nettsiden til Bergen Challenge, dersom it.gruppen ikke skulle ønske dette selv. 2. it.gruppen har ansvar for å sikre at påmelding- og akkrediteringssystemet til Bergen Challenge fungerer hensiktsmessig. it.gruppen skal oppdatere dette ved feil og mangler, eller ved rimelige ønsker om forbedringer. 3. it.gruppen har ansvar for å lære opp aktuelle funksjonærer i Bergen Challenge i bruk av nettsiden og påmeldings- og akkrediteringssystemet. 4. Dersom Bergen Challenge ansetter en egen IKT-gruppe vil de overnevnte ansvarsområdene falle bort, med unntak av ansvar for serverdrift. 5. it.gruppen stiller seg positivt til å kunne velge å gjennomføre av prosjekter utover punkt 1 til 3, dersom Bergen Challenge tar kontakt i god tid, og it.gruppen har kapasitet og ressurser til å gjennomføre dette. 6. Punkt 1-5 revideres etter Bergen Challenge 2014, for å vurdere hvorvidt dette er en fornuftig måte å organisere arbeidet mellom it.gruppen og Bergen Challenge.

VEDLEGG 17: Lov for Norges Handelshøyskoles Studentforening Oppdatert på Foreningsmøtet 20. september 2012 I Formål/medlemmer

48


§1 Visjon Studentforeningen er en arena for samvær og personlig utvikling for alle studenter ved NHH. a) Alle studenter ved NHH skal ha mulighet til å delta aktivt i NHHS. Alle i NHHmiljøet skal kunne nyte godt av NHHS. b) NHHS skal gi mulighet for læring og være en styrke for studentene. NHHS skal gi studentene mulighet til å oppdage egne talenter. c) NHHS skal bidra til verdiskapning for NHH. NHHS skal være utadrettet. d) NHHS skal skape et godt miljø og verdsette mangfold. NHHS skal ivareta tradisjoner og være fremtidsrettet. §2 Obligatoriske medlemmer er alle faste studenter ved Norges Handelshøyskole. §3 Kjernestyret NHHS har ved særlig skjerpende omstendigheter anledning til å utestenge medlemmer som har forbrutt seg mot Norges Handelshøyskoles Studentforening fra arrangement og aktiviteter organisert av Norges Handelshøyskoles Studentforening. Kjernestyrets avgjørelse kan ankes inn for Representantskapet. Representantskapets avgjørelse kan ankes inn for studentforeningens ankeorgan for disiplinærsaker. (1) (2) (1) Endret 09.11.00 (2) Endret 06.11.08

§4 a) Æresmedlem kan bare den bli som har gjort seg særlig fortjent til Norges Handelshøyskoles Studentforenings høyeste utmerkelse. Tittelen kan bare gis til personer som ikke er medlemmer av NHHS, men som ved sitt engasjement for NHHS har vist seg verdig et æresmedlemskap. Forslag fremmes til Representantskapet og behandles av dette. Hvis Representantskapet enstemmig finner kandidaten verdig til æresmedlemskap, skal forslaget fremmes for Foreningsmøtet. Avholdne stemmer skal opplyses om på Foreningsmøtet.(1) b) Til ridder av "De niidkiære Kremmere" kan kun utnevnes tidligere eller nåværende medlemmer av NHHS som har gjort seg særlig fortjent til denne utmerkelse. Forslaget fremsettes til Representantskapet og godkjennes av dette. Hvis Representantskapet enstemmig finner vedkommende verdig til ordenen skal forslaget fremmes for Foreningsmøtet. Avholdne stemmer skal opplyses om på Foreningsmøtet.(1) (1) Endret 20.09.12

§5 Kårbåndet til Norges Handelshøyskoles Studentforening kan bæres til galla av nåværende og tidligere medlemmer av studentforeningen. (1) 49


(1) Endret 22.04.04

II Organisasjon §6 Foreningsmøtet a) Foreningsmøtet er det øverste organet i Norges Handelshøyskoles Studentforening. b) Adgang til Foreningsmøter har, foruten medlemmer av Norges Handelshøyskoles Studentforening, også tidligere medlemmer av Norges Handelshøyskoles Studentforening samt Norges Handelshøyskoles ansatte. Disse har talerett. Stemmerett har bare medlemmer av Norges Handelshøyskoles Studentforening. Dersom Foreningsmøtet tillater det kan andre enn ovennevnte ha talerett. Dette stemmes over med 2/3 flertall. c) Foreningsmøtet avholdes minst en gang i semesteret, og ellers når Representantskapet, Kjernestyret, eller når minst 75 av studentforeningens medlemmer måtte kreve det. d) Alle underutvalg plikter å stille med leder eller dens stedfortreder på Foreningsmøtet. e) Profileringsutvalget plikter i henhold til egen instruks å innkalle til Foreningsmøtet og sørge for ledelsen av disse. §7 Representantskapet (1) a) Representantskapet har det overordnede og langsiktige ansvaret for økonomisk styring i NHHS, og skal fungere som et kontrollorgan ovenfor Kjernestyret og NHHS forøvrig. b) Representantskapet består av åtte medlemmer. Disse er leder, nestleder, to tidligere eller nåværende ledere av underutvalg, tre tidligere eller nåværende tillitsvalgte i NHHS og ett medlem i NHHS. Controllere har møte og talerett. (1) Endret 02.05.11

§8 Kjernestyret a) Kjernestyret er ansvarlig for den daglige driften av NHHS. b) Kjernestyret består av åtte medlemmer. Disse er leder, fagpolitisk ansvarlig, økonomiansvarlig, eksternansvarlig, internansvarlig, informasjonsansvarlig, markedsansvarlig og prosjektansvarlig. Fagpolitisk ansvarlig er nestleder. c) Kjernestyret representerer Norges Handelshøyskoles Studentforening ovenfor Høyskolens myndighet og utad. Lederens, eller i dennes fravær, nestlederens underskrift forplikter Norges Handelshøyskoles Studentforening.

50


d) Kjernestyret kontrollerer underutvalgenes arbeid, og påser at instruksene blir overholdt. e) Kjernestyret har ansvaret for gjennomføringen av strategiske beslutninger i NHHS. §9 Underutvalg a) Norges Handelshøyskoles Studentforening har 26 27 underutvalg (1) (2). For underutvalgene eksisterer en generell instruks. I tillegg har hvert enkelt underutvalg en egen instruks b) Fagpolitisk ansvarligs ansvarsområde:  Fagutvalget c) Økonomiansvarligs ansvarsområde:  Regnskapsgruppen  Controller d) Internansvarligs ansvarsområde:  Backline Music  Hytteutvalget  NHHI-styret (3)  Klubb- og Kulturutvalget  Teknisk Gruppe e) Markedsansvarligs ansvarsområde: (1)  Markedsgruppen  Næringslivsutvalget  NHHS Consulting f) Eksternansvarligs ansvarsområde: (1)  AIESEC  International Committee  MEBA Council  Global Economic Perspectives  Studentpolitisk Utvalg (SPU)  Økonomiformidlingen g) Informasjonsansvarligs ansvarsområde:  Grafisk NHHS  Profileringsutvalget  it.gruppen  K7 Minutter  K7 Bulletin 51


Foto NHHS

h) Prosjektansvarligs ansvarsområde: (2) (4)  UKEN  NHH-Symposiet  Bergen Challenge  Stafettkomiteen  NHH Aid i) Alle tillitsvalgte og medlemmer av underutvalg i NHHS er personlig økonomisk ansvarlige for tap av studentforeningens eiendom. Herunder følger plikt til umiddelbart å melde fra om økonomiske tap til Kjernestyret. Dersom økonomiske tap kan henføres til grov uaktsomhet, vil vedkommende bli gjort erstatningspliktig. For at det skal foreligge grov uaktsomhet, vil det være krav om et stort avvik fra den vanlige aktsomhetsnorm, et avvik som folk sjelden gjør seg skyldig i. j) Når man sitter som tillitsvalgt i Kjernestyret, Markedsgruppen, Profileringsutvalget, Controller, Internrevisor eller som leder/nestleder av Representantskapet har man ikke anledning til å inneha andre tillitsverv i NHHS. (3) k) Leder i de enkelte underutvalg er pålagt å underrette Kjernestyret om sammenhengende fravær blant tillitsvalgte i underutvalget utover to uker i undervisningssemesteret, samt opplyse hvilke konsekvenser fraværet får. Dersom fraværet gjelder leder, skal leders stedfortreder underrette om forholdet. Dette skal meddeles straks leder eller dennes stedfortreder er kjent med situasjonen. (1) Endret 28.10.04 (2) Endret 20.09.12 (3) Endret 01.11.07 (4) Endret 06.11.08

§10 Tillitsvalgte Tillitsvalgte i studentforeningen er sittende øverste styre i underutvalg, samt de som besitter stillinger i studentforeningen som er definert som kontrollorgan. I tilfeller hvor et underutvalg er et aksjeselskap, vil den daglige ledelsen bli sett på som styret i underutvalget. §11 Andre representanter (1) a) Eksternansvarligs ansvarsområde dekker Norges Handelshøyskoles Studentforenings representanter i Representantskapet i Det Akademiske Kvarter. b) Norges Handelshøyskoles Studentforenings representanter i Styret ved NHH sorterer under Fagpolitisk ansvarligs ansvarsområde. (1) Endret 02.05.11

§12 Interessegrupper 52


Interessegruppene skal rette seg etter de gjeldende lover og instrukser for NHH og NHHS, samt forholde seg til Foreningsmøtevedtak. For interessegrupper eksisterer en egen instruks. §13 Generelle voteringsregler (1) Ved avstemninger er det tre alternativer: For, i mot eller avholden. Det finnes fem forskjellige former for voteringer i NHHS: simpelt flertall, absolutt flertall, 2/3 flertall, 4/5 flertall og enstemmig (ingen motstemmer). Ved voteringstypen «simpelt flertall» menes det forslaget som har fått flest av stemmene. Absolutt flertall betyr at man har over halvparten av stemmene. Avholdne stemmer regnes ikke med i flertallsvurderingen. (1) Lagt til 20.09.12

III Valg §14 a) Studentforeningens tillitsvalgte velges ved valg en gang hvert semester. Dette gjelder, hvis ikke annet er bestemt, for det følgende semester. Valget åpnes senest tolv timer etter oppmeldingsfristen for kandidatur går ut. Alle medlemmer av NHHS kan stille til valg, med mindre annet er bestemt etter §3, §19 b) eller d). Kjernestyret fastsetter tidspunkt for valguken og kunngjør dette senest fem uker før denne. b) Kjernestyret oppnevner et valgstyre på fem medlemmer. Valgstyret skal administrere og kontrollere valget og forberedelsene til dette. Valgstyret består av fire medlemmer fra studentene, henholdsvis informasjonsansvarlig i Kjernestyret, rekrutteringsansvarlig og informasjonsansvarlig i Profileringsutvalget, et øvrig medlem i studentforeningen og ett medlem fra staben(1) ved Høyskolen. Valgstyret er ansvarlig for at gjeldende regler for valget nærmere beskrevet i egen valginstruks følges. Ved forfall fra et eller flere av medlemmene i valgstyret oppnevner Kjernestyret varamedlemmer. c) Valgstyret fungerer som klageinstans. Representantskapet er ankeinstans. d) Valgstyret nedsetter en valgkomité. Valgkomiteen skal bistå valgstyret i den praktiske gjennomføringen av valget. Arbeidsoppgavene til valgkomiteen er nærmere beskrevet i Valginstruks for NHHS. e) Ledere av alle underutvalg plikter å sende inn en oversikt til valgstyret over stillinger som skal utlyses på kommende valg, samt stillingsbeskrivelser for disse, minst fire uker før valgåpning. f) Fristen for å registrere sitt kandidatur ved valg settes av valgstyret. Valgstyret skal sørge for å kunngjøre denne registreringsfristen på dertil egnet sted senest 14 dager i forveien. 53


g) Hvis ingen av kandidatene som stiller som leder til Kjernestyret, representanter til Styret ved NHH eller nestleder i Representantskapet oppnår absolutt flertall av de avgitte godkjente stemmene, skal det avholdes omvalg. Omvalget avholdes mellom de to kandidatene som fikk flest stemmer i hovedvalget, og skal finne sted senest en uke etter dette. Omvalget avgjøres med flertall og for øvrig etter de samme regler som hovedvalget. (2) h) Medlemmer av NHHS som er utestengt på grunn av brudd på utkommanderingsinstruksen, kan ikke velges til verv i NHHS som skal påbegynnes før utestengningsperioden er avsluttet (jfr. instruks for Klubb- og Kulturutvalget). (1) Endret 15.02.07 (2) Endret 20.09.12

§15 I perioden fra valgåpning til offentliggjøring av resultat kan ingen underutvalg eller interessegruppe være involvert i en rekrutterings- eller ansettelsesprosess overfor medlemmer av NHHS. Ved særskilte tilfeller kan Kjernestyret gi dispensasjon fra denne paragrafen. §16 a) Eksternansvarlig i Kjernestyret vil gjennom sitt verv være én av to representanter fra NHHS til Velferdstinget. På vårens første FM velges den andre representanten samt vararepresentanter til Velferdstinget for ett år. b) Representantene valgt inn i Velferdstinget og Velferdsstyret holder Kjernestyret og studentforeningen orientert om organisasjonens arbeid. §17 Alle valg foregår skriftlig og/eller elektronisk. (1) Det er dog ikke nødvendig med skriftlig votering ved suppleringsvalg, med mindre det er stillingene til Kjernestyret, Representantskapet og Styret ved NHH som skal fylles. (1) Endret 20.09.12

§18 Kjernestyret godkjenner nye tillitsvalgte i stillinger som ikke ble besatt ved valget eller der tillitsvalgt har måttet fratre i løpet av sin periode. Der det finnes en vararepresentant, vil vedkommende overta. Medlemmer i Styret ved NHH, Representantskapets nestleder og Kjernestyret må velges ved urneavstemming. Nærmere regler for suppleringsvalg finnes i valginstruksen. §19 a) Medlemmer av NHHS kan fremme mistillitsforslag mot tillitsvalgte i NHHS. Mistillitsforslag fremmes for Foreningsmøtet og vedtas med 2/3 flertall.

54


b) Ved godkjent mistillitsforslag skal den tillitsvalgte vedtaket er rettet mot fratre vervet umiddelbart. Vedtaket kan gjelde for dette tillitsvervet, alle nåværende tillitsverv eller all fremtid. c) Nyvalg skal foregå tidligst en uke og senest to uker etter endelig Foreningsmøtevedtak. d) Medlemmer av NHHS kan fremme forslag om utestengelse fra fremtidige tillitsverv mot tidligere tillitsvalgte i NHHS. Forslag om utestengelse fremmes for Foreningsmøtet og vedtas med 2/3 flertall. Vedtaket kan gjelde for ett år eller all fremtid. e) Forslag om mistillit eller utestengelse kan ankes inn for Representantskapet senest to virkedager etter Foreningsmøtet. Representantskapet vurderer hvorvidt det bør innkalles til ekstraordinært Foreningsmøte. f) Forslag om mistillit eller utestengelse må fremmes som egen sak senest 8 dager før Foreningsmøtet. IV Økonomi §20 Ansvar Foreningens formue og gods forvaltes og disponeres av Kjernestyret. §21 (1) (2) (3) a) Kjernestyret og Representantskapet skal til enhver tid drive en forsvarlig investeringspolitikk, der den eksisterende økonomiske situasjonen i studentforeningen skal legges til grunn. b) Alle investeringssøknader i NHHS leveres til kontaktperson i Kjernestyret. Investeringer og leieavtaler med totalbeløp under kr 30 000 inkl. mva. behandles av Kjernestyret. Avgjørelsen kan ankes til Representantskapet. Investeringer og leieavtaler med totalbeløp mellom kr 30 000 inkl. mva. og kr 100 000 inkl. mva. behandles av Kjernestyret og Representantskapet. Investeringen må være godkjent i begge organene for å tre i kraft. c) Ved uenighet mellom Kjernestyret og Representantskapet skal saken tas til Foreningsmøtet av berørte underutvalg. d) Ved hvert Foreningsmøte skal det legges frem en redegjørelse over Studentforeningens økonomiske situasjon av økonomiansvarlig i Kjernestyret (1) Endret FM 26.04.07 (2) Endret FM 23.09.10 (3) Endret FM 20.09.12

§22 Regnskap 55


Alle som mottar midler fra Norges Handelshøyskoles Studentforening har regnskapsplikt. (jfr. Regnskapsinstruks). Økonomiansvarlig i Kjernestyret er ansvarlig for at regnskapsinstruksen overholdes. §23 Revisjon Til tallmessig og teknisk gjennomgåelse av Norges Handelshøyskoles Studentforenings regnskaper oppnevnes en internrevisor. Denne plikter også å sette seg grundig inn i alle lover og instrukser som berører regnskapsførselen i Norges Handelshøyskoles Studentforening, og påse at disse blir fulgt. Ved brudd på lover eller instrukser skal revisorene gi innberetning til Representantskapet, som legger saken frem på førstkommende Foreningsmøte. (1) (1) Endret 01.11.07

§24 Obligatoriske fond a) Norges Handelshøyskoles Studentforening skal ha et sikkerhetsfond som beskrevet i egen instruks. b) Disponering av Sikkerhetsfondet kan kun foretas etter vedtak på Foreningsmøtet, og i henhold til de retningslinjer som er gitt i egen instruks. V Drift/Virksomhet §25 Instrukser a) Det skal foreligge instrukser for hvert enkelt underutvalg, studentforeningens styringsorganer og studentforeningens representanter i øvrige organer samt en generell instruks for interessegrupper. b) Det skal foreligge instrukser for andre forhold av sentral betydning i studentforeningen. c) Det skal foreligge egen valginstruks som omhandler retningslinjer og regler for gjennomføring av valg til tillitsverv i studentforeningen. d) Dato for oppdatering skal påføres som fotnote i instruksen. §26 Tilgjengelighet Ett eksemplar av denne loven og alle gjeldende instrukser skal til enhver tid være tilgjengelige for studentforeningens medlemmer. Det påligger Kjernestyret å påse at disse eksemplarene til enhver tid er ajourført. Videre skal alle underutvalgene ha et oppdatert eksemplar av loven, sin egen instruks og den generelle instruks for underutvalg. Kjernestyret er ansvarlig for at det til enhver tid finnes en oppdatert liste over samtlige tillitsvalgte. VI Regler for Foreningsmøtet §27 Kunngjøring a) Tid og sted for Foreningsmøtet kunngjøres for alle NHHS medlemmer på dertil egnet måte minst 14 dager før møtet. Det skal imidlertid tilstrebes at dette skjer innen utgangen av semesteret før møtene skal avholdes.

56


b) Det skal ikke gjennomføres andre arrangementer i NHHS-regi som kan være til hinder for medlemmenes deltakelse på Foreningsmøtet. Denne bestemmelsen gjelder så fremt dato for Foreningsmøtet kunngjøres innen utgangen av semesteret før. Dispensasjon fra denne bestemmelse kan gis av Kjernestyret. §28 Møteledelse a) Møtet ledes av en ordstyrer og en bisitter. Begge er medlemmer av Profileringsutvalget. b) Ordstyrer foreslår debattregler ved møtets begynnelse, disse vedtas med simpelt flertall og kan endres underveis. §29 Dagsorden a) Lovendringsforslag, instruksendringsforslag og investeringssøknader må overleveres Kjernestyret i skriftlig form, senest tre uker før det skal behandles på Foreningsmøtet. (1)

b) Orienteringssaker som skal med på foreløpig dagsorden må være Kjernestyret i hende senest åtte døgn før Foreningsmøtet. Hovedpunktene i saksinformasjonen må da legges frem. c) Saker som meldes etter fristen i punkt a), skal voteres over under behandling av dagsorden og krever 2/3 flertall. d) Saker til "Eventuelt" meldes under behandling av dagsorden. Under punktet "Eventuelt" kan det ikke fattes vedtak av viktighet for driften av Norges Handelshøyskoles Studentforening. Ved tvil om viktighet avgjøres dette av Foreningsmøtet ved flertallsvotering. e) Endelig dagsorden vedtas med simpelt flertall. f) Strykninger og tillegg til endelig dagsorden krever 4/5 flertall. Punkter på endelig dagsorden kan utsettes til neste Foreningsmøte med simpelt flertall. g) Kjernestyret og Representantskapet er saksbehandlende organer, og skal for alle lovendringsforslag, instruksendringsforslag og investeringssøknader fremme en innstilling for FM. All relevant saksinformasjon skal ligge til grunn for denne innstillingen til FM. I motsatt tilfelle skal saken underkjennes av Foreningsmøtet. Saker kan underkjennes med simpelt flertall. (1) Endret 20.09.12

§30 Meldinger og spørsmål a) Når den endelige dagsorden er satt åpnes det for meldinger og spørsmål.

57


b) Meldinger og spørsmål er ikke gjenstand for debatt eller vedtak. §31 Beslutningsdyktighet a) Foreningsmøtet er beslutningsdyktig så sant minst 75 stemmeberettigede er til stede når endelig dagsorden settes. b) Voteringer over lovendringer krever minst 75 stemmeberettigede i salen. Det skal benyttes tellekorps, og i protokollen skal det anføres antall for, mot og avholdende. c) I de tilfeller Foreningsmøtet ikke er beslutningsdyktig anser man likevel saken som vedtatt dersom referatet blir godkjent på neste Foreningsmøte. Før godkjennelse av referat plikter ordstyrer å opplyse at Foreningsmøtet ikke var beslutningsdyktig. d) Blir behandlingen av en sak underkjent, skal den tas opp på nytt på neste Foreningsmøte. I de tilfeller der sakens natur krever en rask avgjørelse, kan saken tas opp på samme Foreningsmøte hvis ingen har innvendinger mot dette. §32 Forslag a) Forslag kan kun i skriftlig form forlanges satt under votering. b) Tillegg til et forslag krever forslagsstillerens samtykke. c) Et forslag kan ikke trekkes tilbake så lenge minst ett av medlemmene forlanger det opprettholdt. d) Forslag om utsettelse av en sak eller avvisning av en sak tas opp til votering umiddelbart. Foreligger forslag om begge deler, voteres det over strykning først. e) Foreningsmøtet kan fremme endringsforslag til investeringssøknader, lovendrings- og instruksendringsforslag, såfremt endringsforslaget er basert på hovedforslaget. Et endringsforslag settes under votering før hovedforslaget.(1) f) Er det fremsatt et primærforslag og et sekundærforslag, voteres det over primærforslaget først. (1) (1) Endret 20.09.12

§33 Votering (1) a) Til gyldig vedtak kreves simpelt flertall dersom ikke noe annet er bestemt. b) Voteringsorden foreslås av ordstyrer etter at alle forslag er lest opp. Ved uenighet voteres det over voteringsorden. c) Votering foregår ved stemmetegn, med mindre skriftlig votering forlanges. 58


d) Prøvevotering kan benyttes hvis Foreningsmøtet finner det ønskelig. e) Ved votering oppnevner Profileringsutvalget et tellekorps av hensiktsmessig størrelse.(1) f) Ved skriftlige voteringer oppnevnes alltid tellekorps. g) Når det stemmes over mer enn to alternativer, settes de to mest ekstreme utfallene opp mot hverandre. Deretter settes det vinnende alternativet opp mot det neste. h) Lovendringer og investeringsforslag krever 2/3 flertall.(1) (2) i) Vedtak om æresmedlemskap og "De niidkiære Kremmere" krever 4/5 flertall. j) Vedtak fattet på et Foreningsmøte kan kreves tatt opp til uravstemning ved innsamling av minst 150 underskrifter fra medlemmer av Norges Handelshøyskoles Studentforening. Underskriftene skal være Kjernestyret i hende innen kl.1200 to virkedager etter Foreningsmøtet. (1) Endret 20.09.12 (2) Endret 18.09.03

§34 Protokolltilførsel Ethvert medlem av Norges Handelshøyskoles Studentforening kan kreve protokolltilførsel, denne skal fremsettes skriftlig innen møtet heves.

VEDLEGG 18: Regnskapsinstruks Oppdatert på FM 20.09.12 I Generelle regler §1 NHHS’ §2 Leder og økonomiansvarlig i hvert underutvalg er ansvarlig for underutvalgenes økonomiske virksomhet. §3 Ø

” b NHHS” Ø C å påse at underutvalgenes regnskap blir ført i overenstemmelse med god regnskapsskikk i de ” b NHHS” §4 NHHS regnskap følger kalenderåret. Halvårlige rapporter skal utarbeides og offentliggjøres. §5 59


NHH-Symposiet, Bergen Challenge og UKEN omfattes ikke av § 4, men avslutter regnskap etter endt prosjekt. Disse utvalgene skal likevel utarbeide og offentliggjøre rapporter for hvert halvår. II Budsjetter §6 I uken etter høstvalget skal avtroppende og påtroppende økonomiansvarlig i hvert underutvalg utarbeide budsjetter og investeringsforslag for kommende kalenderår. Budsjettene revideres etter valget i april. Spesifikasjon for UKEN, Bergen Challenge og NHH-Symposiet er gitt i §8. §7 Innleveringsfrist for budsjetter er to uker etter valget. Budsjettene gjennomgås og godkjennes av Representantskapet i samråd med leder og økonomiansvarlig i de enkelte underutvalg. Budsjettene kan revideres ultimo januar/eller medio september etter ønske fra underutvalgene. §8 UKEN, Bergen Challenge og NHH-Symposiet: a) UKEN, Bergen Challenge og NHH-Symposiet skal budsjettere på prosjektbasis for arrangementet. b) I tillegg forelegger UKEN et budsjett før MUF senest en måned før arrangementet. c) Representantskapet holdes løpende orientert om budsjetteringsprosessen i semestrene frem mot arrangementene. Budsjettet for hele arrangementet leveres medio november høsten før gjennomføringen. d) Hovedbudsjettet revideres innen midten av februar. e) Leder for UKEN, Bergen Challenge og NHH-Symposiet plikter å levere nevnte budsjetter til Representantskapet til angitte tidsfrister. f) Budsjettene gjennomgås og godkjennes av Representantskapet i samråd med leder og økonomiansvarlig i de enkelte underutvalg. §9 Samtlige budsjetter skal være godkjent innen utgangen av det semesteret de leveres, dette gjelder ikke reviderte budsjetter. III Investeringer §10 Investeringer skal vedtas i forbindelse med budsjettbehandlingen. §11 Investeringsforslag utenom de vedtatte investeringer i forbindelse med budsjetter må meldes til Økonomiansvarlig NHHS. UKEstyret og NHH-Symposiet kan selv vedta investeringer inntil kr. 5 000 inkl. mva. Investeringsforslag inntil kr 30 000 inkl. mva. fra andre underutvalg vedtas av Kjernestyret. 60


§12 Investeringsforslag mellom kr 30 000 inkl. mva. og kr 100 000 inkl. mva. skal leveres til kontaktperson i Kjernestyret for behandling av Kjernestyret og godkjennes av Representantskapet i samråd med det/de forslagsstillende underutvalg. §13 Investeringsforslag på over kr. 100 000 inkl. mva. skal leveres til kontaktperson i Kjernestyret. Det behandles av Kjernestyret og Representantskapet, men må godkjennes på Foreningsmøtet. §14 Representantskapet er siste ankeinstans for investeringsforlag inntil kr 30 000 inkl. mva. I investeringsforslag mellom kr 30 000 inkl. mva. og kr 100 000 inkl. mva. er Foreningsmøtet siste ankeinstans. I slike tilfeller må det vedtas med 2/3 flertall. IV Regnskap §15 Økonomiansvarlig i de enkelte underutvalgene plikter å ha ferdigført bilagene fra forrige semester i løpet av første uke etter semesterstart. For UKEN, Bergen Challenge og NHHSymposiet gjelder kun § 16. §16 Regnskap med utfyllende noter skal leveres i henhold til den frist Representantskapet setter. Regnskapene gjennomgås og godkjennes av Representantskapet i samråd med leder og økonomiansvarlig i de enkelte underutvalg. §17 I forbindelse med regnskapsfremleggelsen plikter økonomiansvarlig å redegjøre Representantskapet for eventuelle inventarendringer.

VEDLEGG 19: Instruks Teknisk Gruppe Oppdatert 31.5.2011 - Representantskapet I Formål §1 Teknisk Gruppe (TG) er NHHS` kompetansesenter for drift av lyd-, AV- og lysutstyr. TG er ansvarlig for rigging og styring av lyd og lys ved konserter, og ved en begrenset mengde andre arrangementer i regi av underutvalg i NHHS. II Organisasjon §2 Styret i TG består av: 1. Leder 2. Økonomiansvarlig 3. Materialforvalter lyd 4. Materialforvalter lys 5. Sceneansvarlig §3 Leders ansvarsoppgaver: Leders oppgave er å koordinere aktivitetene innen Teknisk Gruppe. Han/hun skal være bindeleddet mellom TG og andre underutvalg og Interessegrupper i NHHS.

61


Det skal i tillegg foreligge en treårsplan som skal revideres ved starten av hvert høstsemester. Treårsplanen skal inneholde følgende elementer:  Statusrapport  Reinvesterings oversikt  Forslag / prioritering av hva som bør anskaffes / investeres i kommende år og fremover Planen skal ikke være forpliktende, men skal være rettledende og informasjonsgivende for Representantskapet. §4 Materialforvalter lyd: Materialforvalter lyd har ansvaret for alt lydutstyret. Han / hun skal ha kontroll på utstyrets tekniske standard, sørge for vedlikehold og reparasjoner samt ha kontroll på alt utleie. Vedkommende skal føre protokoll over all bruk av utstyret slik at økonomiansvarlig kan fakturere brukerne. Protokollen skal inneholde hva som er lånt / leid og hvor lenge. §5 Materialforvalter lys: Materialforvalter lys har ansvaret for alt lysutstyret. Han / hun skal ha kontroll på utstyrets tekniske standard, sørge for vedlikehold og reparasjoner samt ha kontroll på alt utleie. Vedkommende skal føre protokoll over all bruk av utstyret slik at økonomiansvarlig kan fakturere brukerne. Protokollen skal inneholde hva som er lånt / leid og hvor lenge. §6 Sceneansvarlig: Sceneansvarlig har ansvaret for Aulaen og Campus. Han / hun skal passe på at lokalene er ryddet og sørge for generelt vedlikehold. Han / hun kan pålegge brukerne av de respektive lokalene rydding, hvis dette ikke er utført på en tilfredsstillende måte. Han / hun har også ansvar for verktøylageret til NHHS og utrekvirering til TG-baren. III Valg §7 TG’ TG A TG V slutten av vårsemesteret. Valget må godkjennes av Kjernestyret. IV Økonomi §8 Leieinntekter tilfaller TG som driftsinntekter. Leievilkårene skal i størst mulig grad følge de betingelser som gjelder i bransjen forøvrig. Styret i TG reviderer hvert høstsemester en veiledende prisliste for leie av utstyret, og kopi av denne leveres økonomiansvarlig NHHS og godkjennes av Representantskapet. V Virksomhet §9 Funksjoner: TG har ansvaret for:  vedlikehold og forsvarlig oppbevaring av utstyr og verktøy  utlån, leie og forsvarlig drift / bruk av NHHS sitt tekniske utstyr  føre protokoll over utstyr og hvem som låner / leier det §10 Rutiner for rekvirering og lån av utstyr informeres om ved semesterstart, samt ved oppslag på døren til TG rommet. §11 Teknisk utstyr kan lånes ut til alle underutvalg i NHHS. Utstyr kan også lånes til andre som er medlemmer av NHHS, dersom vedkommende arrangement foregår i tilknytning til NHH. 62


Dersom arrangementet generer betydelige inntekter og overskudd, skal det beregnes leie på utstyret. §12 For arrangement uten tilknytning til NHH kan utstyr leies ut. §13 Når teknisk utstyr leies eller lånes ut, er TGs materiellforvalter lyd eller lys ansvarlig for at frakt, tilb TG’ teknikere som trengs til et hvert arrangement. §14 Rekvisisjon av teknisk utstyr skjer skriftlig pr brev eller mail senest onsdagen en uke før det aktuelle arrangement. Kjernestyret NHHS kan rekvirere utstyr på kortere varsel enn en uke. Den som rekvirerer utstyret har ansvaret for det, den tiden den lånes / leies og at det behandles med forsiktighet og oppbevares forsvarlig. Hvis ikke rekvisisjonen har kommet TG i hende i rett tid kan TG nekte å levere ut utstyr og / eller stille med tekniker. §15 TG har følgende prioriteringsliste for utlån / leie: 1. Kjernestyret NHHS, KKU, Backline 2. Øvrige underutvalg av NHHS 3. Interessegrupper tilknyttet NHHS 4. Øvrige medlemmer av NHHS 5. Øvrige Denne prioriteringsrekkefølgen gjelder frem til rekvisisjonen behandles onsdagen en uke før utleie / lån. Etter dette gjelder ikke prioriteringen. §16 Denne paragrafen trer i kraft hvert semester det arrangeres UKEN. UKEN har 1. prioritet på det tekniske utstyret i UKE-semesteret, men utstyret skal være tilgjengelig også for andre frem til UKEN starter. I forbindelse med UKEN får alle i TG fUKENsjonær status mot at man jobber gratis. §17 Denne paragrafen trer i kraft hvert semester det arrangeres NHH-Symposiet. NHH-Symposiet har 1. Prioritet på det tekniske utstyret i forbindelse med konferansen. §18 Hvert medlem av TG disponerer nøkler til TG-rommet og teknisk lager. §19 På arrangement der det er utkommanderte i Klubben skal tekniker etter henvendelse til vaktsjef i KKU få nødvendig hjelp til å bære utstyr. §20 I TGs virksomhet med innleide band og andre aktører, kreves det konfidensialitet i forhold til aktørenes raidere. TGs medlemmer er derfor underlagt taushetsplikt i disse sakene, og for å være TG medlem kreves det signert taushetserklæring. VI Kjernearrangementer §21 Alle arrangementer i regi av kjernestyret NHHS:  FM  Valgutspørring  Internaften  U-fagsaften  1. Kullsuken 63


Andre arrangementer:     

Valgshow Et antall arrangementer i regi av KKU. Arrangementer i lokalene til NHH i regi av IU. Konserter i regi av Backline. Bergensbaneløpet til Stafett komiteen.

§22 Teknisk Gruppe skal bidra med følgende i semestre hvor Bergen Challenge arrangeres: 1. Teknisk bistand med å arrangere ett mindre arrangement på NHH for funksjonærer i Bergen Challenge. 2. Teknisk bistand ved en konsert enten i Aulaen eller i Campus forutsatt at Backline ikke arrangerer andre konserter samme semester, med unntak av i Førstekullsuken. 3. Å gi skriftlige tilbakemeldinger på raidere og utstyrsforespørsler som blir sendt til Teknisk Gruppe innen Teknisk Gruppes frister som nevnt i §14 i Teknisk Gruppes instruks. Bergen Challenge har prioritet på utlån av utstyr under Bergen Challenge men fastmontert utstyr i Aulaen eller Campus lånes ikke ut. Utstyrsbehov skal sendes Teknisk Gruppe etter fristene nevnt i §14 i Teknisk Gruppes instruks.

VEDLEGG 20:Økonomiinstruks Oppdatert 08.05.12 - Representantskapet I Generelle regler §1 T ”Ø NHHS” Representantskapet innen utgangen av hvert semester, i forbindelse med budsjettbehandling. II Velferdsinstruks §2 Underutvalg i NHHS kan hvert semester budsjettere med velferd i henhold til gjeldende ”Ø NHHS” Styrene i NHH-Symposiet, Bergen Challenge og UKEN har anledning til å budsjettere med velferd til to av de fire semestrene de sitter som tillitsvalgt, men står fritt til å utligne budsjettert velferd over tre semestre dersom de finner det ønskelig. §3 Velferdsbudsjettet er tenkt brukt på felleskaps- og motivasjonsfremmende tiltak. Velferdsbudsjettet kan disponeres etter eget ønske, under forutsetning av at det ikke utbetales i kontanter. §4 Hvert underutvalg kan budsjettere med gruppevelferd i henhold til inndeling i justeringsgrupper 1), 2), 3) og 4). Justeringsgruppenes formål er å tilpasse velferd til arbeidsmengde og arbeidsmønster for tillitsvalgte og medlemmer. Gruppe 1) Backline, GEP, Hytteutvalget, NHHI, International Committee, Markedsgruppen, SPU NHHS Gruppe 2) MEBA Council, NHH Aid, Stafettkomiteen, Økonomiformidlingen Gruppe 3) Representantskapet, Profileringsutvalget, Fagutvalget Gruppe 4) K7 Bulletin, Foto, Grafisk, K7 Minutter, Regnskapsgruppen Gruppe 5) Klubb- og kulturutvalget, Kjernestyret, it.gruppen Gruppe 6) Teknisk Gruppe 64


S ” NHHS” §5 Kjernestyret, UKEN, Bergen Challenge, GEP og NHH-Symposiet har anledning til å budsjettere særskilt for prosjektmedarbeidere. Beløpet skal forklares i egen note til budsjett. §6 Næringslivsutvalget, Backline og K7 Minutter har anledning til å budsjettere velferd hvert semester i henhold til velferdssatsen for akti S ” NHHS” §7 Hvert underutvalg kan budsjettere med forbrødring for sittende tillitsvalgte. Satser jfr. ”Ø NHHS” III Instruks for dekning av utgifter til NHHS' representasjon utad §8 Formålet med representasjon er ikke å gi den enkelte utbytte, men å gi studentforeningen et konkret positivt utbytte. §9 Kjernestyret kan gi støtte til dekning av reise og deltakelse ved alle typer arrangementer med inntil 100 % av kostnadene forbundet med dette. Støtte kan innvilges under forutsetning av at: a) Avtaler og tema for oppholdet skal utarbeides og forelegges for Kjernestyret senest 14 dager før reisen. b) Kjernestyret kan pålegge vedkommende å skrive rapport fra reisen, eventuelt innlegg i Bulle. Støtte tildeles etter de målsetninger det til en hver tid sittende Kjernestyret og Representantskap har med ekstern profilering og innhenting av impulser. IV Instruks for diettgodtgjørelse i NHHS §10 Ved godkjent representasjon for NHHS vil det der bespisning ikke allerede er inkludert i seminar-/arrangementskostnadene kunne bli utbetalt diettgodtgjørelse. En døgnsats er lik summen av frokostsats, lunsjsats og middagssats. S ”Ø NHHS” Dersom det finnes spesielle grunner for at middag eller lunsj blir dyr, kan det gis refusjon utover grunnsatsene. Dette bestemmes av Kjernestyret. V Instruks for kjøregodtgjørelse i NHHS §11 Bil skal kun benyttes når det er umulig eller uhensiktsmessig å benytte annet transportmiddel. Satser ” NHHS” Bilgodtgjørelse beregnes etter gjeldende kilometersats. §12 Biler som benyttes for NHHS skal ha kasko dersom bilens verdi overstiger kr.10.000. Dersom det oppstår skade ved trafikkuhell, dekker NHHS skaden eller kaskoens egenandel. §13 Refusjon i bilskadesaker avgjøres av Kjernestyret, og kan ankes inn for Representantskapet. VI Instruks for internprising §14

65


Grafisk NHHS, K7 Bulletin, K7 Minutter, IT-gruppen, Fotogruppen og TG kan i særskilte tilfeller internprise sine tjenester i samråd med controller. §15 Bulle kan internprise det som påfører Bulle ekstrakostnader, f.eks. ved utvidet sideantall eller fargetrykk. Dette skal også inkludere settearbeidet på Grafisk NHHS. VII Instruks for lønning av ansatte i NHHS' REGI §16 NHHS’ standardsatser. §17 Standardsatsene inkluderer i feriepenger. S ” NHHS” §18 M ” NHHS” §19 Alle kostnader forbundet med et arrangement skal belastes arrangør dersom arrangementet er et overskuddsarrangement eller arrangement internt for en gruppe. Dersom arrangementet er åpent og et underskuddsarrangement kan det søkes om kostnadsfrie stabstjenester fra NHHS. VIII Garantisøknader §20 Garantisøknader leveres Kjernestyret. Garantisøknader inntil kr. 5.000 innvilges av Kjernestyret. Søknader utover kr. 5.000 vedtas av Representantskapet. IX Søknader FfNHHiB (Foreningen for NHH i Bergen) §21 Søknader om støtte fra Foreningen for Norges Handelshøyskole i Bergen (FfNHHiB) leveres økonomiansvarlig i Kjernestyret NHHS innen fastsatt frist. §22 F NHH B’ NHHS investeringsplan samt øvrige søknader som kommer Kjernestyret NHHS i hende innen de fastsatte frister. X Instruks for kreditt §23 Representantskapet kan innvilge likviditetslån inntil kr. 50.000 per interessegruppe per semester. Varigheten på lånet bestemmes også av Representantskapet. §24 Økonomiansvarlig i hvert underutvalg er ansvarlig for at den totale kreditten til medlemmene ikke overstiger et samlet beløp på mer enn kr. 10 000. Denne grensen gjelder ikke for UKEN, Bergen Challenge og NHH-Symposiet, men de økonomiansvarlige skal ha kontrollen og sørge for at kreditten er på et akseptabelt nivå. §25 Medlemmer av NHHS og interessegrupper som ikke betaler sine regninger til NHHS ved b NHHS’ §26 Utestengningen bortfaller når regningen er betalt. §27

66


Interessegrupper og medlemmer av NHHS som ikke betaler sine regninger til NHHS ved b ”Ø NHHS” §28 Regnskapsgruppen har anledning til å sende utbetalte regninger til inkasso. §29 Kredittiden i NHHS er 20 dager.

VEDLEGG 21: Ansettelsesrunder og konsertvirksomhet, bestemmelser tatt mellom styrene i Bergen Challenge, NHH-Symposiet og UKEN1.juni v/leder og prosjekt i Kjernestyret Finnes på nhhs.no, og i tillegg må innholdet videreformidles gjennom vitebøker/overlapping med de påfølgende styrer. Avtalen forutsetter at Bergen Challenge blir tatt opp som et underutvalg ved FM4, 1.november 2012. Ansettelsesrunder  Gruppen som har førsterett har rett til å ansette først, ikke bare velge uke først  Promotering fra gruppen som ansetter som nr. 2 skal ikke påbegynnes før den første gruppen har avsluttet sin ansettelsesrunde  Gruppene må ha en god dialog når det gjelder selve ansettelsestidspunktene, og bør tilstrebe å sette disse tidspunktene så tidlig som mulig  Gruppene skal jobbe for å legge sin ansettelsesuke på et tidspunkt som gjør at neste gruppe også får en god ansettelsesuke. Det vises forståelse for at det visse uker ikke er mulig å gjennomføre ansettelser, et eksempel på dette er uken rett etter påske  Gruppene bør ikke ansette flere enn avtalt i en tidligere runde  KS plikter å sette datoene for vårvalget på et så tidlig tidspunkt som mulig Konkret ansettelsesrekkefølge for perioden 2013-2017 finnes på neste side. Denne rekkefølgen ble godkjent av UKE-styret, BC-styret og styret i NHH-Symposiet pr. juni 2012. Konsertvirksomhet  Gratisarrangement av type åpningsseremoni eller arrangement på Festivalcamp kan være åpent for alle  Dersom BC arrangerer selv/ønsker å holde av billetter til sine deltakere må det være en lukket konsert. En lukket konsert er en konsert for deltagere, funksjonærer og de med supporter-billetter.  Viktig å unngå kollisjon med UKENs kjernevirksomhet  En konsert åpen for allmennheten med billettsalg må arrangeres av Backline, og det er da viktig å få frem at det er de som arrangerer konserten  Konserten skal ikke være en del av selve BC-programmet, men kan promoteres gjennom en annonse i det aktuelle programheftet for å opplyse deltakerne om tilbudet. Her skal det komme tydelig frem at konserten er arrangert av Backline

67


Ansettelsesrunder og tidspunkt Måned 2013 Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember 2014 Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember 2015 Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember 2016 Januar Februar Mars April Mai

Arrangement

Ans. Symp

Ans. UKEN 4

NHH-Symposiet Nytt BC-styre velges

Ans. BC Rekkefølge 1 S-U

2

U

SOMMERFERIE 3

1U - B

Nytt Symp-styre velges 2B 1

4

U-S

UKEN 2

3S - B

SOMMERFERIE 3

4B - S

Bergen Challenge Nytt US velges

4 NHH-Symposiet Nytt BC-styre velges

1

S-U

2

U

SOMMERFERIE 3

1U - B

Nytt Symp-styre velges 2B 1

4

U-S

UKEN 2

3S - B 68


Juni Juli August September

SOMMERFERIE 3

4B - S

Bergen Challenge Nytt US velges

Oktober November Desember 2017 Januar 4 Februar Mars NHH-Symposiet April Nytt BC-styre velges Mai Juni Juli SOMMERFERIE August September Oktober Nytt Symp-styre velges November Desember

1

S-U

2

U

3

1 U-B 2B

Begrunnelse for ansettelsesrekkefølge - Presedens og praksis fra tidligere UKEN og NHH-Symposiers ansettelsesrekkefølge: Siste ansettelsesrunde før arrangement prioriteres ved sammenfallende ansettelsesrunder. Praksis har vært at i partallsår ansetter UKEN sin 4. runde før NHH-Symposiet ansetter sin 1. runde, og motsatt i oddetallsår. Dette er fornuftig, da stillingene som lyses ut i 4. runde nødvendigvis ikke er i konkurranse med stillinger som assisterende seksjonssjef eller gruppeleder i motsatt organisasjon. I tillegg vil arrangementet de i 4. runde ansettes til være så nært forestående at det er mest hensiktsmessig å få ansette disse tidligst mulig etter nyttår. 1. runde-ansatte skal jobbe mot et arrangement neste kalenderår, og kan dermed ansettes noe senere uten særlig tap av effektivitet. - I tilfellet (april, partallsår) der det er tvil om det er BC eller NHH-Symposiet som skal få ansette først, ble BC sin uttalelse om at de ønsket å tilpasse seg allerede eksisterende prosjektorganisasjoner vektlagt. VEDLEGG 22: Avtale mellom Bergen Challenge og UKEN vedrørende kjernevirksomhet Avtalen er gjeldende dersom Bergen Challenge blir vedtatt som underutvalg i NHHS og avtalen blir godkjent, på Foreningsmøte 4, 1.november 2012. I følge reglene for Underutvalg kan ikke Underutvalgenes virksomhet kollidere med hverandre, noe som man skal etterstrebe at ikke forekommer i henhold til § 11 i ”Generell instruks for underutvalg”. ”Underutvalget skal søke å unngå at aktiviteter kommer i konflikt med andre Underutvalgs/Interessegruppers arrangementer/prosjekter.” Kulturarrangementer

69


1. Bergen Challenge skal ikke arrangere kulturarrangement på skolen med billettsalg åpent for alle. 2. Lukkede arrangement eller arrangement tilgjengelig for alle uten billettsalg (gratis), som for eksempel åpningsseremonien og opplegg på Festivalcampen, faller ikke inn under disse bestemmelsene. Det betyr at Bergen Challenge kan arrangere en lukket aulakonsert under Bergen Challenge, men disse billettene er kun ment for deltagere, supportere og funksjonærer. 3. Supporterbilletter skal ligge innen rimelig prisnivå under deltakerbilletter, slik at prisen på disse billettene ikke kan dumpes til lavere enn variable bankettkostnader. 4. Dersom Backline arrangerer sin høstkonsert på fredagen under Bergen Challenge, kan Bergen Challenge ikke ha konserten med i sitt program. Bergen Challenge kan reklamere for konserten i annonse-format, men ikke være involvert i konserten på noen annen måte. Idrettsturneringer 1. UKEN skal ikke arrangere Studentmesterskap eller Studentcuper tildelt av Norges Studentidrettsforbund. 2. UKEN kan arrangere mindre idrettsturneringer i regi av UKEsport, men ikke rekruttere deltagere utenfor Bergensområdet, eller ha flere idrettsturneringer samtidig.

For Bergen Challenge Christian Magnus Knap

For UKEN Matz Christian Ruud

70

Vedlegg til FM-magasinet 4  

Vedlegg til FM-magasinet