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SISTEMAS DE INFORMACIÓN Administración de Tecnologías de la Información Prof. M. en C. Guillermo Pérez V. Alumna: Navani A.Ordaz Glez. 8-marzo-2010


CONTENIDO • • • •

¿Qué es un sistema? Concepto de información Diferencia entre datos e información Sistemas de información – Definición – Componentes – Tipos

• Balanced Scorecard


¿Qué es un sistema?


¿Qué es un sistema?

Un sistema es un conjunto de componentes que interaccionan entre sí para lograr un objetivo común. • Sistema Nervioso • Sistema económico • Una Organización


Enfoque de sistemas

El tratar de aislar fen贸menos que interesaba estudiar, con la finalidad de indagar sus caracter铆sticas esenciales y sus relaciones causa-efecto, llev贸 a Ludwing von Bertalanffy a proponer la Teor铆a General de Sistemas (TGS).


Teoría General de Sistemas

Se basa en tres puntos:

• Los sistemas existen dentro de sistemas • Los sistemas son abiertos • Las funciones de un sistema dependen de su estructura


Clasificaci贸n de los sistemas


La Organizaci贸n como Sistema Abierto Se considera a las organizaciones como sistemas abiertos, ya que est谩n es constante interacci贸n con el medio ambiente.


La Organización como Sistema Características: • • • • • • •

Sistemas abiertos Sus partes son interdependientes Buscan mantener un estado de equilibrio Tienen fronteras o límites Buscan una entropía negativa Utilizan diferentes caminos o medios para lograr sus objetivos Utilizan el modelo de los sistemas: Entrada Proceso Salida Retroalimentación • Cumplen con sus funciones de manera cíclica • Están compuestas por varios subsistemas


Los Subsistemas Organizacionales Subsistemas de objetivos y valores:

• La organización. Como subsistema de la sociedad, debe lograr objetivos.

Subsistema técnico

• Se refiere a los conocimientos, habilidades, tipos de maquinaria, equipos e instalaciones.

Subsistema psicosocial

• Está integrado por los recursos humanos y se refiere a su comportamiento, motivación, percepciones y relaciones.

Subsistema estructural:

• Se refiere a la forma en que se dividen, se diferencian y se coordinan las actividades o tareas de la organización.

Subsistema administrativo:

• Abarca a toda la organización y su relación con el medio ambiente, fija los objetivos, desarrolla planes estratégicos y operativos, diseña la estructura y establece mecanismos de control.


Concepto de informaci贸n


La informaci贸n Es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje sobre un determinado ente o fen贸meno.

Los datos se perciben, se integran y generan la informaci贸n necesaria para producir el conocimiento que es el que finalmente permite tomar decisiones para realizar las acciones cotidianas que aseguran la existencia.

Es un recurso tan importante para la organizaci贸n como su personal, capital e instalaciones.


La información: Características 1. Exactitud

2. Oportunidad

• La cantidad debe ser la necesaria para poder tomar la decisión más adecuada, deberá ser verdadera. Cuanto más exacta sea, mayor será su calidad y mayor la confianza que se tenga en ella para tomar decisiones.

• Debe estar disponible en el momento oportuno para resolver los problemas.


La información: Características 3. Información completa

4. Claridad

• Se debe contar con información que represente o nos proporcione todo lo que se necesite para saber de una situación en particular.

• Debe ser entendible para todas aquellas personas que la van a utilizar.


La información: Características 5. Confiabilidad • Debe ayudar a solucionar una situación específica, no a generar problemas.

6. Pertinente

7. Relevante

• Debe ser útil para tomar una decisión.

• Debe ser importante para el desarrollo de las funciones de una persona.


La Información en la Organización Cuanto más alto sea el nivel dentro de la organización, se requerirá de información menos detallada y en el nivel más bajo, la información que se necesita debe ser más detallada.


La Información en la Organización Fuente

La información puede provenir del medio ambiente o se puede generar dentro de la organización.

Alcance

Define el campo de acción que tendrá la información, dependiendo del uso que se le de.

Nivel

Se refiere al grado de detalle de la información.

Horizonte

La información puede estar orientada hacia el pasado, hacia sucesos actuales, o hacia actividades y eventos futuros.

Elementos que debe tener la información


Los niveles de Informaci贸n en la empresa


CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Sistema para el soporte de Decisiones GERENCIA GENERAL Sistemas de Inf. Administrativa de alto nivel. GERENCIA Sistemas de Inf. de Control operacional. MANDOS INTERMEDIOS Sistemas para el procesamiento de transacciones. NIVEL OPERATIVO

BALANCE SCORE CARDS

Inteligencia de negocios SISTEMAS INTEGRALES Control Administrativo (Conocimiento) Control Operacional (Información)

Operaciones de la Empresa (Datos)

-SISTEMAS EXPERTOS -SISTEMA DE APOYO A DECISIONES -SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA -SISTEMA DE INFORMACIÓN EJECUTIVA -SISTEMA DE INF. GERENCIAL -SISTEMA DE INF. CONTABLE -SISTEMA DE AUTOM. DE OFICINAS

SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES


Diferencia entre datos e informaci贸n


Diferencia entre datos e información • Los datos son un conjunto de cifras y hechos no estructurados y forman parte de los elementos de entrada de un sistema. • Los datos por sí solos no tienen ningún significado.


Diferencia entre datos e informaci贸n Datos

Seleccionar Analizar

Organizar

Informaci贸n


Diferencia entre datos e informaciรณn Conocimientos Significado

Ideas

Informaciรณn

La diferencia mรกs importante entre datos e informaciรณn, es que la informaciรณn tiene un valor agrado: el conocimiento.


Sistemas de informaci贸n


Sistemas de información (SI) La información es el elemento fundamental para la toma de decisiones dentro de la empresa. Se necesita tener un control de las actividades, verificar los resultados y conocer el avance hacia las metas de la empresa. A través de los SI podemos llevar el control de las actividades de la empresa. Los SI se han automatizado volviéndose más rápidos y eficientes.


Definici贸n de SI Se define t茅cnicamente como un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen informaci贸n para apoyar la toma de decisiones y el control de la organizaci贸n.[Kenneth C. Laudon; Jane P. Laudon, 2004. ]


Componentes de los Sistemas de Informaci贸n (SI)


Componentes de los SI La

informaci贸n debe contar componentes o recursos:

con

ciertos

a) Recursos humanos: Est谩 integrado por los usurarios finales y especialistas. a) Recursos de Hardware: Incluyen los dispositivos f铆sicos y materiales utilizados en el procesamiento de la informaci贸n.


Componentes de los SI c) Recursos de Software: Estรก compuesto por programas de sistemas operativos, de hojas de cรกlculo, de procesadores de palabras, etc. d) Recursos de datos: Bases de datos y de conocimiento. e) Recurso de redes: Son los medios de comunicaciรณn y redes.


Componentes de los SI En el libro System Analysis and Design Methods, Jeffrey L. Whitten, et al. Explican a los sistemas de informaci贸n como la integraci贸n de 5 bloques:

Personas

Datos

Actividades

Redes

Tecnolog铆a


Componentes de los SI: Personas El bloque más importante en los SI son las personas.

Todas las personas involucradas en el SI comparten una cosa en común, son llamados: “trabajadores de la información (information worker)” El termino trabajador de la información, se refiere a las personas que su trabajo se involucra con la creación, colección, procesamiento, distribución y uso de la información.


Componentes de los SI: Personas • Los roles de las personas desde el punto de vista de un analista de sistemas son:


Componentes de los SI: Personas Propietarios del sistema Son las personas que patrocinan el sistema de información y abogan por el jefe. Son las responsables del presupuesto, desarrollo y el soporte del sistema de información y de la aceptación final de éste. Son los usuarios que están más lejos de la base tecnológica. Son los menos interesados en el tipo de solución tecnológica, si el sistema funciona correctamente no les interesa mucho que tecnología se uso. Les interesa el costo de la tecnología, y esperan que éste compense, de igual o mayor manera, los beneficios para la empresa.


Componentes de los SI: Personas Usuarios del sistema Son las personas que usan los sistemas de informaci贸n (capturando, validando, introduciendo, respondiendo y almacenando datos e informaci贸n).

Est谩n menos interesados en el costo beneficio que los propietarios del sistema. Usualmente son quienes se ocupan de los requerimientos del negocio para los SI. Raramente se ven en su rol dentro de los SI, generalmente se ubican m谩s en las estructuras tradicionales (organigramas). Pueden ser clasificados de acuerdo a su nivel de responsabilidad


Componentes de los SI: Personas Diferentes tipos de usuarios del sistema desde el punto de vista de Sistemas de informaci贸n.


Componentes de los SI: Personas Empleados de oficina Equipo de profesionales y tĂŠcnicos Tipos de usuarios de sistemas

Supervisores Administradores medios Administradores ejecutivos


Componentes de los SI: Personas Empleados de oficina • Realizan el día a día de las actividades de información. • Ejemplo: secretaria, vendedor, oficinista, etc. • Los datos son capturados o creados por ellos, muchos realizan labores manuales extras a su rol de información. • Por lo regular tienen una visión limitada de todo lo que es la empresa.


Componentes de los SI: Personas Equipo de profesionales y técnicos • Son especialistas en los negocios y la industria, realizan trabajos altamente calificados y especializados. • Son llamados trabajadores del conocimiento, subconjunto de trabajadores de la información cuya responsabilidades se basan en un cuerpo de conocimientos altamente especializados. • Ejemplos: ingenieros, contadores, analistas financieros, Abogados, especialistas en recursos humanos, Científicos, etc. • Tienen su propio punto de vista de la empresa.


Componentes de los SI: Personas Supervisores • Lleva el control de la operación diaria en la empresa. • Ejemplos: lideres de proyecto, administradores de proyecto, delegado sindical, etc. • Supervisan el trabajo de los empleados de oficina y de los especialistas y técnicos. • No están familiarizados al detalle con las actividades que ellos supervisan. • Son llamados también lideres de proyecto o lideres de equipos.


Componentes de los SI: Personas Administradores medios • Se encargan de planear , organizar, controlar y tomar decisiones en corto plazo (llamado también táctico). • Están poco interesados en la operación diaria , pero les interesan plazos más largos como un mes o un trimestre. • Algunas de sus funciones son reunir información de la operación para niveles administrativos más altos y desarrollar estrategias tácticas y planes que desea aplicar la gestión ejecutiva. • Tienen una visión general de la empresa. • Frecuentemente compiten con otros administradores por recursos (escasos) como el dinero, espacio , personas, etc.


Componentes de los SI: Personas Administradores ejecutivos • Son los responsables de planear y controlar la organización en el largo plazo (llamado estratégico). • Examinan tendencias, establecen planes con diversas opciones y políticas para la organización, y entonces evaluar que tan bien se pueden llevar a cabo en la organización. • Asignan recursos de la organizaciones como: terrenos, materiales, maquinaria, mano de obra y capital. • Determina o influye en la dirección estratégica de varios o todos los sistemas de información. • Usualmente quieren la información resumida para apoyar la planeación, análisis y decisiones estratégicas.


Componentes de los SI: Personas Diseñadores del sistema Traducen los requerimientos de los usuarios y los delimitan dentro una solución técnica. Diseñan los archivos, las bases de datos, entradas, salidas, pantallas, redes y programas, que reunirán los requerimientos de los usuarios del sistema. El analista de sistemas es el principal diseñador de sistemas, también se considera al usuario final como un diseñador . Especialistas en hardware, software, redes, bases de datos, etc., también se consideran diseñadores.


Componentes de los SI: Personas Constructores del sistema Construyen el sistema de información multiusuario basándose en las especificaciones hechas por el diseñador del sistema. El programador de aplicaciones es el ejemplo más clásico de un constructor del sistema, también entran los programadores de bases de datos, administradores de redes, etc. Dentro de la pirámide, se encuentran encima de la base tecnológica. El analista de sistemas debe asegurase d que el diseño sea claro , consistente y lo suficientemente detallado para que el constructor del sistema pueda implementar el diseño.


Tipos de SI


Los Sistemas de Informaci贸n (SI) Basados en Computadora Sirven para obtener informaci贸n exacta, actualizada y de calidad. Los SI se utilizan, para controlar las actividades de las organizaciones. La primera aplicaci贸n: PROCESAMIENTO DE DATOS CONTABLES


SI Basado en Computadoras SISTEMA DE INFORMACIÓN BASADO EN COMPUTADORA

Problema

Sistema de Información Contable

Decisiones Sistema de Información Administrativa INFORMACIÓN

Solución del problema

Sistema de Apoyo a Decisiones

Sistema de Procesamiento de Transacciones

Sistema de Información Gerencial

Sistemas de Información Ejecutiva

Sistema de Automatización de Oficinas

Sistema Experto

Sistema de Planificación de Recursos


SI Contable - Lleva a cabo las aplicaciones de contabilidad de una empresa, consiste en: recolección de datos, manipulación y almacenamiento, así como la preparación de documentos. - Los SIC registran e informan del flujo de fondos de una organización sobre una base histórica, y generan estados financieros. Maneja datos más detallados, utiliza datos históricos; los informes son sumamente valiosos para el área de finanzas y para los niveles gerenciales más altos.


Modelo del SI Contable DATOS

INFORMACIÓN

ENTORNO

GERENCIA

SOFTWARE DE PROCESAMIENTO DE DATOS

Sistema de Información contable

RECURSOS DE ENTRADA

BASE DE DATOS

TRANSFORMACIÓN

RECURSOS DE SALIDA


Los Sistemas de Información Administrativa (SIA) Acceden a la información, la organizan, la resumen y presentan para la toma de decisiones en las áreas funcionales. Se utilizan para asegurar que las estrategias se cumplan de una manera eficiente al brindar la información necesaria, en forma periódica, para la toma de decisiones. Además de planear, vigilar y controlar las funciones o actividades de una organización.


Entonces un SIA es un sistema basado en computadora que proporciona informaci贸n pasada y presente acerca de las actividades internas y externas que se han realizado o que se est谩n realizando en la organizaci贸n.


Sistemas de Informaciรณn Administrativa (SIA) Objetivos: Facilita a cada uno de los niveles la informaciรณn requerida para tomar decisiones Filtrar o refinar la informaciรณn Formato fรกcil de entender Informaciรณn actualizada


Los Sistemas de Apoyo a Decisiones (SAD) Tiene como objetivos ayudar a los gerentes a tomar decisiones para resolver problemas semiestructurados, apoyar al juicio del gerente y mejorar la eficacia del gerente en la toma de decisiones. Los modelos del SAD y SIA son muy similares. A diferencia de que el SAD incluye otra categor铆a de Software denominado groupware, el cual establece una comunicaci贸n entre los encargados de resolver problemas y las bases de datos


Modelo de un SAD DATOS

COMUNICACIÓN

INFORMACIÓN

ENTORNO Encargados de resolver problemas individuales

Software para redactar informes

Otros miembros de Grupos

Modelos Matemáticos

Base de Datos

SISTEMA DE APOYO A LAS DECISIONES

Groupware


Los Sistemas de Apoyo a Decisiones (SAD) Un SAD puede ayudar a superar las barreras informativas y permitir que los gerentes mejoren la calidad de sus decisiones. Características: - Ayuda en el proceso de la toma de decisiones - Está diseñado para manejar problemas semiestructuradas y no estructurados - Ayuda a la toma de decisiones en los niveles táctico y estratégico


Los Sistemas de Apoyo a Decisiones (SAD) Características (Cont.): - Es un sistema interactivo amigable - Ofrece modelos de uso común, capacidades de simulación y otros instrumentos analíticos - Ofrece mecanismos que permiten una respuesta rápida - Tiene la capacidad de interactuar con la base de datos corporativa


Los Sistemas de Apoyo a Decisiones (SAD) Caracter铆sticas (Cont.): - Facilita la comunicaci贸n entre los niveles de la toma de decisiones - Permite que los gerentes compartan informaci贸n con su personal.


Sistema de Procesamiento de Transacciones Recolecta, almacena, modifica y recupera toda la informaci贸n generada por las transacciones producidas en una organizaci贸n. Una transacci贸n es un evento que genera o modifica los datos que se encuentran eventualmente almacenados en un sistema de informaci贸n.


Sistema de Procesamiento de Transacciones Tales como realizar pagos a los empleados, de ventas a los clientes o pagos a los proveedores. Las transacciones de negocios ejecutadas por medios electrónicos entre compañías son: -

Empresa-empresa b2b, business to business Compañías y consumidores Empresa-cliente b2p business to person Compañías y sector público Consumidores y sector público.


Sistema de Procesamiento de Transacciones CaracterĂ­sticas:

Respuesta rĂĄpida Fiabilidad Inflexibilidad Procesamiento controlado


Sistema de Información Gerencial Es una estructura integrada de bases de datos y flujo de información que optimizan la recopilación, la transferencia y la presentación de información a través de una organización con niveles múltiples.


Sistema de Información Gerencial Características: - Apoya las funciones de procesamiento de datos de manejo de transacciones - Utiliza una base de datos integrada - Proporciona a los gerentes de los niveles operativos táctico y estratégico un acceso sencillo a información oportuna - Es flexible


Sistemas de Información Ejecutiva (SIE) Es un subconjunto de los sistemas de apoyo para la toma de decisiones, diseñado específicamente para los niveles ejecutivos de la administración, sobre todo en los niveles táctico y estratégico.


Sistema de Automatización de la Oficina (AO). El avance tecnológico ha permitido automatizar desde el área productiva hasta las oficinas. La Automatización de la Oficina (AO) facilitó la comunicación formal e informal con personas dentro y fuera de la organización, con lo cual se tuvo una mayor productividad de la empresa. Cuando el trabajo se realiza en un sitio diferente a la oficina, utilizando las tecnologías de la información y comunicación, el lugar de trabajo recibe el nombre de Oficina Virtual.


Sistemas Basados en el Conocimiento (SBC). Los SBC utilizan los conocimientos humanos en la resoluciĂłn de problemas. La Inteligencia Artificial (IA) provee a las mĂĄquinas la capacidad para exhibir conductas que se consideran inteligentes, buscando duplicar algunos tipos de razonamiento que se observan en seres humanos.

La IA se aplica en las empresas a travĂŠs de los SBC. Un ejemplo de este tipo de sistemas es el sistema experto, el cual se define como un programa de computadora que intenta representar los conocimientos de expertos humanos.


Sistemas Información de Recursos Humanos (HRIS) El área de RH cuenta con actividades como: reclutamiento, contratación evaluación, remuneración y desarrollo de los empleados.

Los HRIS permiten recabar y mantener los datos que describen al personal, para transformarlos en información que sea útil para la toma de decisiones. Involucra todas y cada una de las actividades, desde el reclutamiento y selección del personal hasta su despido o liquidación, con el fin de hacer uso eficiente de los recursos humanos de la organización.


Balanced Scorecard


Balanced Scorecard (BSC) Es una herramienta excelente para comunicar a toda la organización la visión de la compañía. Fue presentado en el número de Enero/febrero de 1992 de la revista Harvard Business Review. Sus autores son: Robert Kaplan y David Norton. También se conoce como Cuadro de Mando Integral (CMI)


BSC: Definición Según el libro "The Balanced ScoreCard: Translating Strategy into Action", Harvard Business School Press, Boston, 1996: "el BSC es una herramienta revolucionaria para movilizar a la gente hacia el pleno cumplimiento de la misión, a través de canalizar las energías, habilidades y conocimientos específicos de la gente en la organización hacia el logro de metas estratégicas de largo plazo. Permite tanto guiar el desempeño actual como apuntar el desempeño futuro. Usa medidas en cuatro categorías -desempeño financiero, conocimiento del cliente, procesos internos de negocios y aprendizaje y crecimiento- para alinear iniciativas individuales, organizacionales y transdepartamentales e identifica procesos enteramente nuevos para cumplir con objetivos del cliente y accionistas. El BSC es un robusto sistema de aprendizaje para probar, obtener realimentación y actualizar la estrategia de la organización. Provee el sistema gerencial para que las compañías inviertan en el largo plazo -en clientes, empleados, desarrollo de nuevos productos y sistemas más bien que en gerenciar la última línea para bombear utilidades de corto plazo. Cambia la manera en que se mide y gerencia un negocio".


BSC: Perspectivas Desarrollo y aprendizaje

¿Podemos continuar mejorando y creando valor?

Interna del Negocio

¿En qué debemos sobresalir?

Del cliente

¿Cómo nos ven los clientes?

Financiera

¿Cómo nos vemos a los ojos de los accionistas?

BSC


BSC: Como Sistema de Gestión Estratégica • Formular una estrategia consistente y transparente. • Comunicar la estrategia a través de la organización. • Comunicar la estrategia a través de la El BSC es un sistema de organización. gestión estratégica de la • Conectar los objetivos con la planificación empresa, que consiste financiera y presupuestaria. en: • Identificar y coordinar las iniciativas estratégicas. • Medir de un modo sistemático la realización, proponiendo acciones correctivas oportunas.


BSC: Contenido Deben presentar sólo aquella información que resulte ser imprescindible, de una forma sencilla y por supuesto, sinóptica y resumida.

El carácter de estructura piramidal entre los Cuadros de Mando, ha de tenerse presente en todo momento, ya que esto permite la conciliación de dos puntos básicos: uno, que cada vez más se vayan agregando los indicadores hasta llegar a los más resumidos y dos, que a cada responsable se le asignen sólo aquellos indicadores relativos a su gestión y a sus objetivos.

Tienen que destacar lo verdaderamente relevante, ofreciendo un mayor énfasis en cuanto a las informaciones más significativas.


BSC: Contenido No se puede olvidar la importancia que tienen tanto los gráficos, tablas y/o cuadros de datos, etc., ya que son verdaderos nexos de apoyo de toda la información que se resume en los Cuadros de Mando. La uniformidad en cuanto a la forma de elaborar estas herramientas es importante, ya que esto permitirá una verdadera normalización de los informes con los que la empresa trabaja, así como facilitar las tareas de contrastación de resultados entre los distintos departamentos o áreas.


BSC: Ejemplos


Bibiografía •

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Laudon , Kenneth C.; Laudon, Jane P.Sistemas de información gerencial. 8 edición. Pearson educación. México 2004. p: 8. Disponible en: http://books.google.com.mx/books?id=KD8ZZ66PFgC&printsec=frontcover&dq=sistemas+de+informaci%C3%B3n&cd=8#v=onepag e&q=&f=false. Consultado el día: 3 de marzo de 2010. Wikipedia. Cuadro de mando integral. Disponible en: http://es.wikipedia.org/wiki/Cuadro_de_mando_integral. López Mendoza, Claudia Belen. Tesis: El control de gestión en la pequeña empresa mexicana, a través de los sistemas de información administrativos. 2003. Torres Durán, Miguel Angel. Tesis: Sistemas de información integrales, concepto informático-administrativo. 2000. Galicia Beristain, Víctor Manuel. Tesis: Los sistemas de información como ventajas competitivas . 2000. Senn, James A. Análisis y diseño de sistemas de información. 2ª. Ed. McGraw-Hill. México. 1992.


Sistemas de información