Issuu on Google+

Bedriftsledelse Modul 1: Organisasjon og personalledelse

Tema 1.2: Internkontroll og HMS

Š 2013 – Norges Eiendomsakademi AS


INTERNKONTROLL OG HMS I det foregående temaet har du skaffet deg en oversikt over tilnærming til organisering og forhåpentligvis fått noen ideer til hvordan du kan få denne organisasjonen til å fungere effektivt. Som leder må du også forholde deg til en rekke myndighetskrav. Vi skal i dette kapittelet se nærmere på et av de viktigste områdene du må forholde deg til. I tema1.4 skal vi gå inn på andre lover og regler du må ha oversikt over. Vi begynner med Internkontroll – HMS. Dette kan ved første blikk fremstå som et svært omfattende arbeidsområde. Bedriften er pålagt å forholde seg til en rekke ulike lover, regler og forskrifter. De er utformet for ivareta arbeidstakere, arbeidsgivere, kunder og samfunnet som helhet. HMS omhandler både Indre miljø – ivaretakelse av miljøfaktorer innad i bedriften og hvordan vi sikrer ivaretakelse av det Ytre miljø - omgivelsene. De ulike bransjer har naturligvis ulike utfordringer på dette området. Jobber du mot oljebransjen er prikkfrie HMS planer og HMS statistikk en forutsetning for å få oppdrag. I andre bransjer blir det mer viktig som verktøy for å drive virksomheten smartere. Du må derfor bli kjent med disse utfordringene og sette deg inn i reglene, forstå hvorfor de er der, hvor du kan finne dem og hvordan du skal bruke dem. Nedenfor vil du finne henvisning til kildene med generell informasjon om emnet. Alt er tilgjengelig med et tastetrykk på internett – det er således ingen unnskyldning for ikke å kjenne til bestemmelsene. Deretter bør du sette deg inn hva bedriften du jobber i eller kanskje leder har etablert av rutiner og prosesser. Det finnes ingen fasitsvar for hvordan arbeidet skal gjøres. Internkontrollforskriften er et naturlig sted å begynne. Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid(Internkontrollforskriften) ble fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996, med ikrafttredelse 1. januar 1997. Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) gir bestemmelser om at den som er ansvarlig for virksomheten, plikter å sørge for systematisk oppfølging av

1


gjeldende krav fastsatt i arbeidsmiljøloven, forurensningsloven, brann- og eksplosjonsvernloven, produktkontrolloven, sivilforsvarsloven, lov om elektriske anlegg og elektriskutstyr, genteknologiloven og strålevernloven. Gode og sikre arbeidsvaner, klare ansvarsforhold, godt samarbeid, ryddige lokaler, sikre produkter og forbrukertjenester gir kvalitet i arbeidet og bedre resultater. Det er dette systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (internkontroll) egentlig dreier seg om. Noen som følger opp, også hvis noe går galt, er kvalitetsarbeid i praksis. De beste resultater kommer med systematiske forbedringer, ikke ved skippertak. Riktig gjort første gang lønner seg. Det er dårlig butikk å ta sjanser. Det er bedre og billigere å forebygge enn å reparere. Det er viktig at alle deltar aktivt i arbeidet samtidig som ledelsen må ta sitt ansvar. Kunnskap og kompetanse må vedlikeholdes – det er en forutsetning for å få et systematisk arbeid med helse, miljø og sikkerhet til å fungere. Sett av tid nå til å gå inn på Arbeidstilsynets nettsider (www.arbeidstilsynet.no). Her finner du for øvrig svært mye annet som er en forutsetning for å ha orden i egne rekker. Å kjenne nettstedet og de muligheter du har for å finne svar på ulike spørsmål er viktig.

Ledelsen har ansvaret. Daglig leder er pålagt å gjennomføre HMS kurs for ledere. Ledelsen skal ta initiativ og være pådriver i HMS-arbeidet. De må også sørge for å få med seg noen. Hvem og hvor mange dette skal være, avhenger av størrelsen på virksomheten og organisering. Både Arbeidsmiljøutvalg og verneleder skal ifølge forskriften være med i arbeidet. Bruk ellers tilgjengelig kompetanse, for eksempel bedriftshelsetjenesten, brannleder eller andre fagfolk i virksomheten. Ta initiativ til arbeidet: o

Informasjon og motivasjon er viktig

o

God informasjon tidlig i prosessen gjør det enklere å få til et godt samarbeid og et godt resultat.

2


Lag en plan for internkontrollen: o

Hvordan skal arbeidet utføres,

o

hvem skal gjøre det og

o

når skal det være ferdig?

Lag en mer omfattende plan: o

Hva skal gjøres for å få et systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid?

Lag en oversikt over nåværende situasjon og ønsket situasjon. o

Dette bør gjøres gjennom systematisk kartlegging. (HMS - runder)

Kartlegging er nødvendig.

Skaff deg først oversikt over hvilke lover og forskrifter som gjelder for din bransje og type virksomhet. Hvilke krav stiller disse? Du finner en bransjeoversikt på regelhjelp.no 

Kartlegg eventuelle eksisterende rutiner for helse, miljø og sikkerhet. Det kan for eksempel være rutiner for opplæring, bruk av maskiner, renhold og brannøvelser.

Skaff oversikt over områder innen HMS som bør følges opp.

Sett mål og lag tiltaksplan. Hensikten med å skrive ned mål er å vise i hvilken retning arbeidet skal styres. Med et mål er det enklere å se formålet med HMSarbeidet og om det gir resultater.

Vurder hvordan målene kan nås. Oppgaver, ansvar og myndighet må avklares.

Husk å planlegge hvordan arbeidet skal følges opp. Dette er ledelsens ansvar. Nedsett gjerne en bredt sammensatt gruppe og sørg for at én får ansvar og myndighet til å drive arbeidet fremover.

3


Planlegg og prioriter tiltak. Kartleggingen gir oversikt over hva som må forbedres. Nå er det nødvendig å planlegge og prioritere tiltak. Verneombud og arbeidsmiljøutvalg skal benyttes hvis bedriften har det. Lag en handlingsplan for gjennomføringen. Den skal være skriftlig og alle som blir berørt må få kjennskap til den. Gi noen ansvar for at planen følges opp og at tidsfristene overholdes.

Følg opp planene. 

De prioriterte tiltakene må gjennomføres.

Feil og mangler må rettes opp. Lag skriftlige rutiner for hvordan dette skal gjøres.

Gjør forbedringsarbeidet til en naturlig del av den daglige driften.

Foreta jevnlig gjennomgang av arbeidet. Det betyr minst en gang i året. Rutiner for gjennomgangen skal være skriftlige.

Dokumentasjonen skal systematiseres og oppbevares tilgjengelig. Alt dette kan høres svært omfattende ut. Det behøver ikke være fullt så omfattende. Som du sikkert fant hos Arbeidstilsynet er det utarbeidet enkle og ryddige prosessbeskrivelser som kan tilpasses omfanget og risikoprofilen til den virksomhet du leder.

4


Tema 1.2: Internkontroll og HMS