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Sommaire Introduction I. les outils 1. Définition et mise en place (Alexandre) 2. Les différentes plates formes de partage du travail collaboratif (Alexandre)

3. Que peut-on partager ? Dans quel but ? (Anne)

II. le « côté humain » 1. Des avantages (Anne) 2. Mais avec certaines limites (Justin)

III. les stratégies 1. L’importance de suivre une formation (Justin) 2. Un outil qui nécessite une certaine réglementation (Mika) 3. Analyse des différents exemples de travail collaboratif (Mika)

Conclusion

Ce dossier est également visionnable depuis le site suivant : http://issuu.com/anneschnepp

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Alexandre Vincent, Justin Timmel, Mika Burnouf, Anne Schnepp 1DB


Introduction Après un 20ème siècle qui a posé les bases d'un 21ème siècle qui sera le pilier des évolutions technologiques ou qui ne sera pas, à une époque du toujours plus rapide et toujours plus avancé, et où les organisations sont mondialement interdépendantes, il apparaît évident pour celles-ci comme pour n'importe quel particulier désireux de rester dans cette course effrénée, de développer et de profiter des derniers moyens de communication afin d'être le plus performant possible. Les plateformes collaboratives en ligne semblent être une alternative inévitable de ces dernières années. En effet, de nombreuses sociétés développent des logiciels ou plateformes autour de l'idée d'une communication groupée et facilitée, et la démocratisation de certaines, comme c'est le cas de l'incontournable Facebook, aussi bien auprès des plus jeunes que des adultes, notamment grâce à ses multiples fonctionnalités et son ergonomie simplifiée pour les non-initiés, montre bien une volonté et une nécessité du partage de l'information. Le travail collaboratif apparaît donc comme un atout sans précédent. En effet les entreprises d’aujourd’hui peuvent mettre à profit ce nouvel outil pour améliorer le partage d’informations au sein de leur structure. Cependant, les plates-formes collaboratives présentent de nombreux autres atouts mais également des défauts. Ce dossier nous permet d’étudier les différentes facettes de ce nouvel outil. Ainsi nous allons développer ses différentes caractéristiques ainsi qu’étudier les avantages et les limites de celui-ci. Ce dossier traite également différents autres aspects tels que les formations et la règlementation. Nous allons par ailleurs étudier les différentes facettes de deux plates-formes collaboratives.

I. les outils 1. Définition et mise en place Définition Aussi trouvé sous le nom de groupware (en tant que logiciel permettant à un groupe de personnes de partager des documents à distance), c’est un travail réalisé en commun par plusieurs personnes aboutissant à une oeuvre commune (travail en groupe ou en équipe). Il suppose que les personnes interagissent pour accomplir l’objectif fixé, chacun selon ses compétences et le rôle qu’il joue dans la dynamique de groupe. Dans le cas où le but à atteindre est l’acquisition de compétences, on parlera plutôt de travail coopératif ou apprentissage coopératif. Collaboratif "Se dit de ce qui, dans un environnement informatisé ou en ligne, vise à favoriser la collaboration entre pairs, en permettant d'échanger et de partager des compétences pour mieux réussir un projet commun. »

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Le travail coopératif en réseau. Voilà une promesse que l’Internet n’a pas encore tenue et qui pourtant semblait la plus naturelle. Le réseau des réseaux allait nous permettre de travailler mieux ensemble. Une promesse qui a connu son lot de technologies : groupware, knowledge management, peer to peer aujourd’hui. Et c’est, selon Frédéric Soussin, cofondateur de Kanari, l’erreur qui a freiné le travail coopératif en réseau : il ne s’agit pas d’une affaire de technologie mais d’organisation humaine. Pour lui la définition du groupware est d’ailleurs tout sauf technique : ” Le groupware c’est ni plus ni moins que l’apprentissage de la vie en réseau et des pratiques qui y sont associées. C’est comment vivre ensemble sur le réseau grâce à son ordinateur ? Comment utiliser les capacités de communication et de collaboration de son ordinateur ? Comment transformer l’ordinateur – qui a été vu comme un outil de productivité – en un vrai outil de coopération ? Ca paraît simple à dire mais ce n’est pas évident dans les faits.” Car le travail coopératif ne se met pas en place d’un coup de baguette technique. Selon ce qui précède, les outils de travail collaboratif sont des outils qui doivent permettre le fonctionnement d’un groupe de travail. Ils supposent des éléments techniques (matériels, réseaux et logiciels de gestions de ces réseaux), des éléments d’organisation (services de communication et d’information) et des compétences de la part des acteurs humains. Souvent présentés comme des plates-formes, ils offrent ce qu’on appelle des services qui peuvent comprendre:          

un calendrier un carnet d’adresse des documents (ressources organisées) une messagerie un forum un gestionnaire de tâches un bloc note un gestionnaire de favoris un gestionnaire de SMS un système de publication

Ces outils peuvent se classer en quatre types: • • • •

les outils de communication (mail, chat, tableau blanc, visio), les outils de travail (partage d’application, de documents), les outils d’accès au savoir (bibliothèque, portails, annuaires, faq, wiki, moteurs de recherche), les outils de suivi (workflow) (synchronisation, gestions des tâches, agendas partagés)

Certaines plates-formes spécialisées comportent des outils spécifiques (répertoires de projets, visualiseurs de documents, applications de conception, outils de recherche, etc.) La pertinence de ces plates-formes sera plus ou moins grande selon les groupes d’utilisateurs, les types et situations de travail (travail en projets, bureaux virtuels, communautés).

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Enfin, comme tout type d'outil du web, on peut trouver des outils gratuits ou propriétaires.

2. Les différentes plates-formes de partage du travail collaboratif La mise en place d'un tel projet repose donc sur 3 dimensions : humaine, organisationnelle et technique. Les bénéfices sont donc qualitatifs : meilleure communication interne et externe, travail en groupe et valorisation des individus, optimisation de la relation client, homogénéisation de l'information; mais aussi quantitatifs : amélioration de la productivité, des temps de traitement, allègement des tâches, automatisation des processus internes, productivité, rapidité et qualité des travaux. Il existe actuellement bon nombre de sociétés qui proposent de s'occuper de la mise en place d'un groupware, proposant des devis gratuits avec différents éléments de comparaisons. C'est par exemple le cas de la société Boxnet consulting, qui développe, adapte et personnalise la solution PIKADELLI CRM en fonction du besoin d'une entreprise. Cette dernière est en fait un logiciel entièrement paramétrable qui permet de partager tout type de données pour un ensemble de collaborateurs donné. Avec l'aide d'un consultant, il suffit de choisir les différents modules nécessaires à sa propre organisation, utilisables dans un ou plusieurs de ses services. Cet outil permet ainsi de mieux partager les données et l'historique client et prospect entre les différents collaborateurs, et également de mieux communiquer en optimisant leurs actions commerciales et marketings. L'un des grands avantages de PIKADELLI CRM est de s'intégrer parfaitement avec son propre système de téléphonie. Le concept BOXNET phone qui peut être fourni avec offre un gain de temps considérable avec la composition automatique du numéro et la montée instantanée du dossier de l'interlocuteur avec tout son historique lors d'un appel entrant. La société BOXNET consulting peut également développer sur demande des modules spécifiques aux besoins ou présentations désirés, et dispose de prestations personnalisées permettant d'accompagner les utilisateurs dans la mise en place et dans l'utilisation au quotidien de PIKADELLI CRM (formation sur site, prise en main et formation à distance, contrat d'assistance ...) Un autre outil d'avenir dans le travail collaboratif en ligne est certainement le futur couteau suisse de la communication de Google : Google Wave. Entre webmail, messagerie instantanée et outil collaboratif, cet outil open source est un outil communicant à tout faire. Premier argument de poids : toute personne rajoutée à un fil de conversation a accès à une touche replay qui permet en un clic de faire apparaître l'ensemble des messages échangés avant qu'elle ne soit invitée. Ajoutés à cela un traducteur instantané ainsi qu'un correcteur orthographique qui corrige les erreurs des échangeurs tout en laissant apparaître en direct,

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lettre par lettre, la conversation ainsi corrigée de façon invisible pour les internautes, et on obtient un outil de communication à la base solide. Mais Google, qui ne fait jamais les choses à moitié, ne s'arrête pas là, et permet avec Wave de partager tout type de document ou application stockés sur le disque dur par un simple glisser-lâcher. Oui, il s'occupe de tout le reste. Magique. Tous les outils classiques de Google (Google Map, Google Earth, ...) sont bien entendu accessibles et visibles en temps réel chez les interlocuteurs. Cet outil a été présenté en Mai 2009 et les premiers comptes des versions beta ont été distribués en Septembre, aux particuliers comme aux entreprises, Google ne visant pas que l'internaute lambda, mais espérant bien faire de sa nouvelle vague un outil de poids dans les entreprises désireuses d'acquérir un outil de travail collaboratif simple et ergonomique.

3. Que peut-on partager ? Dans quel but ? Il faut avant tout garder à l’esprit que le travail collaboratif vise à atteindre un but commun sans division des tâches. Il vise à partager tout type d’informations de façon complémentaire. Que peut-on partager ? On pense notamment à partager différents documents (asynchrones) stockés sur des postes de travail, sous format Open Office et Microsoft Word par exemple. Le travail collaboratif en ligne permet également de partager des emplois du temps de façon à ce les différents agendas des salariés soient synchronisés en permanence grâce aux outils mis à dispositions tel que des Smartphones, des pc, des Mac etc.. Les différents calendriers et carnets d’adresse peuvent également être partagés grâce au travail collaboratif. On peut également échanger ou consulter des informations financières tels que des factures, des bons de commandes ou des documents comptables. On à ici simplement exploités les supports qui peuvent être partagés mais il existe également des réunions Visio ou audio à distances ou encore des web conférences. On parle alors simplement d’échange d’informations. Dans quel but ? "Les gagnants seront ceux qui restructurent la manière dont l'information circule dans leur entreprise" (Bill Gates) Cette citation nous montre en effet qu’il faut constamment faire évoluer la manière dont circule l’information dans l’entreprise. En effet grâce à la nouvelle technologie l’un des principaux buts du travail collaboratif est de fournir à chaque acteur des informations en temps réel sur les tâches parallèlement effectuées au sein du groupe de travail.

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Les différents partages de documents permettent de mener à bien des projets dans les temps grâce à une bonne harmonie au sein d’un groupe composé de personnes ayant toutes des compétences spécifiques dans un domaine différent. Pour cela le travail collaboratif leur permet de planifier, de collaborer, d'élaborer des stratégies et de prendre des décisions, au fur et à mesure de l’avancée du projet. Les outils collaboratifs permettent d’atteindre plus facilement les objectifs fixés par l’entreprise grâce à une interconnexion quasi permanente. Cependant il faut veiller aux limites de cette pratique (c.f II. 2.). Le travail collaboratif simplifie également les échanges avec des partenaires extérieurs à l’entreprise on pense notamment à des clients, des banques, des experts-comptables par exemple.

II. Le « côté humain » 1. Des avantages Le travail collaboratif permet :

D'effacer les contraintes de temps et d'espace

un suivi régulier de l'évolution du projet en temps réel

d'optimiser l'organisation du travail en équipe

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le développement d'un esprit d'entreprise un accès immédiat aux informations de tous types

de faciliter le processus de diffusion et de partage

un accès simplifié même pour les débutants

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2. Mais avec certaines limites Nous pouvons définir plusieurs types de limites applicables au travail collaboratif en ligne:

Les limites matérielles: •

Pour s'équiper d'une plateforme de travail collaboratif l'entreprise ou la structure doit avant tout fournir à ses usagers les moyens techniques d'utiliser de façon optimale cette plateforme. C'est à dire non seulement un environnement de travail adéquat dans l'entreprise avec l'architecture réseau nécessaire mais aussi en fournissant les outils de travail aux employés pour qu'ils puissent travailler en dehors de leur bureau tels que ordinateurs portables, netbooks ou encore smart-phones.

Ensuite il faut sensibiliser les usagers aux limites de cette plateforme. Si le serveur de l'entreprise ne fonctionne plus on risque de perdre des documents importants, il faut donc toujours avoir des sauvegardes sur supports physiques.

La sécurité des documents importants ou confidentiels est nécessaire. On ne peut pas partager n'importe quel document en ligne sans risques.

Les limites humaines et morales: •

La plateforme mise en place elle est accessible par les employés depuis n'importe où et à n'importe quelle heure. Dans cette situation les abus de la part des supérieurs hiérarchiques peuvent apparaître surtout dans des entreprises soumises à des objectifs difficiles. A ce moment il faut instaurer une réglementation imposant que l'utilisation du travail collaboratif en ligne ne dépasse pas le nombre d'heures de travail que doit fournir l'employé.

Par ailleurs cette façon de travailler implique une capacité des employés à travailler en groupe. Il faut donc veiller à créer des groupes de travail complémentaires dans les compétences de chacun mais homogènes dans la façon de travailler pour ne pas créer de conflit entre collaborateurs.

III. Les stratégies 1. L’importance de suivre une formation Aujourd'hui avec la numérisation de l'environnement de travail, certains considèrent comme acquis l'utilisation des TIC. Hors pour beaucoup d'employés ou d'usagers c'est un domaine qui nécessite une formation afin d'exploiter ces outils de façon optimale. Parmi ces outils on trouve les plateformes de travail collaboratif en ligne. Nous verrons dans cette partie pourquoi une formation à l'utilisation d'une plateforme de travail collaboratif est nécessaire. Tout d'abord, une plateforme de travail collaboratif en ligne est un outils aux fonctions multiples et il est important pour l'employé ou l'usager de savoir utiliser toutes ces

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fonctions. En effet les collaborateurs qui œuvrent sur un même projet à travers ce types de plateformes ont besoins d'avoir le même niveau de connaissances concernant leurs outils de travail. Si le cas contraire devait se présenter cela poserait des problèmes de communication interne au groupe de travail et par conséquents ralentirait l'avancement du projet. Par exemple si un collaborateur n'a pas pour habitude d'utiliser la plateforme collaborative pour mettre à jour son agenda il se peut qu'il manque une réunion de travail en visioconférence. De même il faut savoir utiliser cet outil visio-conférence si l'espace collaboratif en possède un. Pour cette raison il est important d'offrir aux employés et aux usagers d'une plateforme de travail collaboratif une formation efficace. Cette formation permettra trois choses; la rentabilité de la plateforme puisqu'elle sera mieux utilisée, la maîtrise de l'outil de travail et par conséquent l'optimisation du rendement en terme de projets collaboratifs. Ensuite la formation à l'utilisation d'une telle plateforme est importante pour les employés du domaine de l'information et de la documentation comme les documentalistes, les chargés de veille, les knowledge-manager et les records manager. Pouvoir utiliser ces plateformes comme des ressources documentaires profitables à l'entreprise. Si l'ensemble des employés est formé à l'utilisation de cet outil ils pourront également mieux gérer leurs documents de façon numérique et grâce au professionnel de l'information-documentation constituer une bibliothèque numérique contenant les divers documents utiles à l'entreprise ainsi qu'un système d'archives numériques. Dans ce sens ces plateformes pourraient être, grâce aux documentalistes, non seulement des plateformes d'échanges mais également des plateformes de stockages en plus du fond physique de documents. Pour finir la formation est d'utilité non négligeable pour la structure à tel point que la plupart des créateurs de ces espaces de travail collaboratif en ligne proposent comme accompagnement dans leur offre une formation incluse, c'est le cas de netwiewer par exemple. Cette formation du type e-learning en autonomie peut être accompagnée de séminaires payants concernant l'utilisation de ces outils. Les concepteurs ont bien compris la nécessité d'une formation. Maintenant organisations d'en faire profiter leurs usagers.

http://www.youtube.com/watch?v=hczP30M0FzI Vous pouvez ici visionner la vidéo d’un professeur qui introduit le travail collaboratif et énonce à ces élèves le but de leur formation.

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2. Un outil qui nécessite une certaine règlementation Dans la partie II.2. nous avons abordé les différentes limites morales et humaines que peut rencontrer le travail collaboratif en ligne. Dans notre société d’aujourd’hui le « travail au noir » ou les heures supplémentaires non payées sont punies par la loi. Ici, dans ce cas de figure nous rencontrons un problème d’éthique puisque le travail collaboratif en ligne suppose que l’employé puisse travailler en dehors de son lieu de travail et de ce fait la limite entre heures comptabilisées comme heures de travail et heures supplémentaire est floue. Cependant certains cas montrent très clairement qu’il y’a un abus. Dans ce cas les salariés peuvent utiliser différents champs d’action afin de dénoncer leur employeur, (ils doivent tout de même être munis de preuves). Ils peuvent :  Contacter le tribunal des PRUD’HOMMES du lieu de travail afin de déposer plainte.  Contacter la direction générale des impôts du département concerné et s’adresser aux Inspecteurs de la Direction des Services Fiscaux du département de l'employeur.  Contacter l’URSSAF de la ville de l’employeur.  Contacter l’inspection du travail de la ville de l’employeur.  S’adresser directement au préfet du département en question  S’adresser au chef de cabinet du ministère du travail.  S’adresser à la DILTI ("Délégation interministérielle à la lutte contre le travail illégal") Du point de vue juridique aucune loi connue à ce jour ne réglemente le travail collaboratif en ligne. Une loi mathématique qui pourrait faire l’objet d’une loi juridique. .

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D’autre part on se heurte au problème de la passivité de certains membres de groupes de travail collaboratif en ligne. En effet, la loi du « 90-9-1 » résume la situation constatée sur la majorité des sites intranet, extranet ou internet. 90% des membres sont des observateurs muets qui n'apportent (jamais) aucune contribution.  9% des membres sont des contributeurs (très) épisodiques  1% des membres sont les auteurs de 90% des contributions 

On pourrait croire que cette réalité ne s’applique uniquement qu’aux groupes de discutions dans le domaine du web public (internet) mais en réalité cette loi est également applicable au discutions électroniques dans les grandes entreprises par exemple.

3. Analyse des différents types de travail collaboratif Prenons quelques exemples de plates formes travail collaboratif en ligne et analysons les.

Le logiciel Info At hand :

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Cette interface permet de gérer l’historique des documents, contacts, rapports et tâches. Le temps passé par le personnel assigné au projet en question est automatiquement mis à jour grâce à des fiches de temps. Les coûts prévus et réels pour le projet ainsi que le chiffre d’affaire sont également affichés sur un tableau de bord. Un forum est intégré au logiciel afin d’échanger des informations entre les différents salariés de l’entreprise. Une page de synthèse permet à chaque utilisateur de tenir au courant des sujets traités (en fonction des droits d’accès.) Le logiciel intègre un gestionnaire de documents, de plaquettes, de plan techniques et supporte tout format de fichier. Naturellement les fichiers peuvent être joints aux documents, aux rapports, ou aux contacts par exemple. Analyse : L’interface est simple d’accès, complète. L’utilisateur à sous les yeux tous les outils nécessaires à une bonne gestion de projet. La vision en direct de l’évolution des coûts ainsi que la fiche technique du projet donne une dimension agréable à l’interface. Cependant on pourrait penser à ajouter un outil de synchronisation avec d’autres ordinateurs, Smartphones etc.. notamment pour les contacts et les documents.

Le logiciel Netviewer Meet : Ce logiciel se présente sous la forme d’une petite interface avec différents onglets. Il comporte de nombreuses fonctionnalités :  Gestion des participants  Utilisation d’un pointeur pour guider directement les participants de la conversation pour faire en sorte d’aller plus vite à l’essentiel  Sélection des différentes applications que l’on souhaite voir apparaitre a l’écran ou non.  Un tableau blanc est mis à disposition pour dessiner les ébauches comme pendant une vraie réunion.  Transmission vidéo, utilisable instantanément sans installation  Dialogue en direct  Une fonction sondage permet de diffuser des sondages à l’ensemble des participants  Un gestionnaire de profil  La fonction enregistrement permet d’archiver les discutions afin de les rediffuser ultérieurement.  Echange de documents Prix : 29,90 € + Frais uniques de mise en place : 290 € Analyse : Le travail collaboratif est ici vu sous un autre angle puisque cette interface est intéressante de point de vue des réunions. Cependant le gestionnaire de document et de carnet d’adresse semble trop maigre. La taille de l’interface peut-être pratique puisqu’elle peut se glisser dans le coin de l’écran cependant une plus grande interface pourrait tout de même être plus intéressante car la gestion des différentes fonctionnalités avec les onglets peut devenir difficile. Le mélange vidéo, sondage, texte, échange de document au même

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moment peut s’avérer compliquer à gérer. L’utilisateur doit déjà avoir une certaine maitrise de l’outil pour pouvoir gérer correctement une réunion.

Conclusion Ce dossier nous a permis de découvrir les différents aspects d’un nouvel outil de travail. Avec l’intégration des TIC dans les entreprises, l’outil de travail collaboratif en ligne devient un atout incontournable. Cependant nous avons pu relever différents obstacles à la bonne utilisation de ces plates-formes. Ce nouvel outil modifie la vie des salariés dans leur manière de travailler, leur lieu de travail, le temps de travail ainsi que dans leur formation. Par ailleurs, l’évolution de la manière de travail des salariés n’est pas finie, il reste des progrès à faire dans la qualité des plates formes, la formation des salariés et la règlementation vis-à-vis de ce nouvel outil. Le travail collaboratif en ligne est donc un outil d’avenir avec de nombreuses facettes qui restent à explorer.

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Sitographie

Voici les liens vers les différentes sources que nous avons utilisés pour élaborer ce dossier :

http://www.fredzone.org/le-web-collaboratif-et-ses-limites http://www.cegos.fr/formation-outils-collaboratifs/p-20097135-2009.htm?Act=Dates http://www.comundi.fr/formation/119981/le-travail-collaboratif.html http://www.boxnet.fr/index.html http://dictionnaire.sensagent.com/travail+collaboratif/fr-fr/ http://polenumerique.ac-creteil.fr/spip.php?article62 http://www.rad.fr/travcola.htm http://have-it.com/denonciation/pages/travail/travail_abus_heures_supplementaires.html http://travailcollaboratif.typepad.com/ http://netviewer.fr

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Le travail collaboratif en ligne