Page 1

Adviesrapport Sustainable Swets “Duurzaamheid onder de aandacht brengen bij alle interne medewerkers van Swets”

Datum 31-03-2014 Opdrachtgever Swets Opdrachtnemer Remerkable Docent Sietske Wever Vakcode CO27PC-12 Klas COM2B Projectgroep 6 Projectleden Joy Siemer Rogier Meel Raymond Malkoc Stan van Meurs Annelotte Hofland

Studentnummers 1076060 1078257 1078488 1078028 1076059 © Remerkable


Inhoudsopgave 1. Inleiding blz 3 2. Communicatie-audit blz 4 2.1 Interne analyse blz 4 2.2 Externe analyse blz 6 2.2.1 Bedrijfstak blz 6 2.2.2 Communicatiedoelgroep blz 8 2.2.3 Concurrentieanalyse blz 8 2.2.4 Overige stakeholders blz 9 2.3 Samenvatting blz 9 3. Advies blz 10 3.1 Sustainable Swets blz 10 3.2 Strategie blz 10 3.3 Tactiek blz 11 3.4 Samenvatting blz 13 Literatuurlijst blz 14 Bijlagen blz 15 Bijlage 1 Onderzoeksopzet blz 15 Bijlage 2 Resultaten blz 16 Bijlage 3 Infographic blz 18 Bijlage 4 Offerte blz 19 Bijlage 5 Debriefingsverslag blz 20

Š Remerkable


1.

Inleiding

Tegenwoordig is het voor bedrijven belangrijk om maatschappelijk verantwoord te ondernemen. Dit zorgt ervoor dat het imago van de organisatie wordt versterkt en er goedkoper kan worden geproduceerd en gewerkt. Maar de belangrijkste reden voor MVO is dat de organisatie haar steentje bijdraagt aan de duurzaamheid in de wereld. Swets is een bedrijf dat zich uiteraard ook bezighoudt met duurzaam ondernemen. Zij leveren content management voor bibliotheken en uitgeverijen, en het is voor hun ontzettend belangrijk om in te spelen op de veranderingen binnen het bedrijfsleven. Zo zijn zij al begonnen met het digitaliseren van hun documenten, maar er is nog veel meer mogelijk op het gebied van duurzaamheid. Daarom willen zij een campagne starten waarmee zij de interne medewerkers bewust maken en aansporen om meer duurzaam te gaan ondernemen. Zowel op de afdeling, als binnen het gehele bedrijf. Deze opdracht wordt uitgevoerd door marketing- en reclamebureau Remerkable. Dit bureau bestaat uit vijf studenten die met een creatieve mindset de marketing en reclame voor bedrijven bedenken, positioneren en uitvoeren, zowel intern als extern. Het doel van de opdracht is om eerst de kennis te vergroten op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen bij de werknemers en om ervoor te zorgen dat zij een positieve houding krijgen tegenover het onderwerp. Hierna is het belangrijk dat de werknemers uit zichzelf actie ondernemen, en met nieuwe initiatieven komen als het gaat om “groen�. De centrale vraag tijdens de opdracht luidt:

Hoe kan Swets ervoor zorgen dat al haar interne medewerkers zich meer bewust worden van duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen binnen het bedrijf? Het is aan Remerkable om een originele, opvallende campagne te bedenken om MVO op een amuserende, maar tegelijkertijd informatieve manier meer onder de aandacht te brengen bij alle werknemers. Swets heeft internationaal verspreid 600 medewerkers in dienst. Het is belangrijk dat de actie voor elke werknemer op een bepaalde manier toegankelijk is. In dit rapport staat precies beschreven hoe Remerkable tot zijn advies kan komen. Allereerst staat in hoofdstuk 2, de communicatie-audit, zowel een uitgebreide interne analyse, als een externe analyse. Door middel van deze analyses en de resultaten van het onderzoek onder de werknemers van Swets is er een advies uitgeschreven voor een campagne die Swets kan uitvoeren. Deze staat beschreven in hoofdstuk 3.

3

Š Remerkable


Communicatie-audit

2.

In de communicatie-audit komen de interne en externe analyses aan bod. In de interne analyse zal de organisatie-identiteit en de huidige communicatie worden besproken. In de externe communicatie hebben we het over de communicatiedoelgroep, de concurrentie en de overige factoren die van invloed zouden kunnen zijn op de organisatie Swets.

2.1 Interne analyse Geschiedenis Swets is een familiebedrijf dat opgericht is door Adriaan Swets en zijn compagnon Heinrich Zeitlinger in het jaar 1901. Het bedrijf begon in Amsterdam als een boekenwinkel. Inmiddels is Swets uitgegroeid tot een internationaal bedrijf dat werkzaam is in 26 landen. Bij Swets zijn er wereldwijd 600 werknemers actief. Visie Door de combinatie van een unieke mix van kennis, tools en data, hebben we een uitgebreide portfolio van innovatieve en complete oplossingen direct afgestemd op de individuele behoeften van de verschillende klantensegmenten gemaakt. Missie Het verbeteren van het bezorgen en het gebruik van kennis. Positionering Swets concurreert over de hele wereld op een eerlijke en open wijze en behoudt de kwalitatieve en professionele werkrelaties met klanten en bedrijfspartners. Belangrijke waarden Swets staat voor kwaliteit, professionaliteit, respect en harmonie. Dit zijn de belangrijkste waarden van het bemiddelingsbedrijf. Diensten Swets is een bemiddelingsbedrijf tussen uitgeverijen en bibliotheken. Ze bieden een uitgebreid dienstpakket aan in de vorm van werkprocedures, collectieontwikkeling, onderzoekservices voor bibliotheken. Voor de uitgeverijen bieden zij een dienstenpakket aan in de vorm van verkoopondersteuning1. 1 Swets (2014)

4

Š Remerkable


Doelgroepen Bibliotheken en uitgevers in het zakelijke en internationale segment. Huidige communicatieactiviteiten en -middelen Op dit moment worden er een aantal interne communicatiemiddelen gebruikt bij Swets. Het intranet is het belangrijkste interne communicatiemiddel. Ook is er een maandelijkse nieuwsbrief, een maandelijkse video van de directeur of andere belangrijke specialist en chatter (een vorm van interne social media). Huidige communicatie-uitingen m.b.t. grafische vormgeving Er is een duidelijke huisstijl bij Swets aanwezig. De kleuren wit en rood komen in elke communicatie-uiting terug in zowel interne als externe communicatie. De vormgeving is zakelijk en herkenbaar door de hoge kwaliteit van de communicatiemiddelen en de terugkerende bedrijfskleuren. Swets over advies/eindproduct Binnen Swets leeft het idee om een 80 days around the world bicycle event te organiseren. Dit is echter niet realiseerbaar, omdat het veel tijd en geld kost. Mede door de reorganisatie (zie kopje ‘Reorganisatie’) is het een slechte timing om dit nu te organiseren. Communicatiebureau over advies/eindproduct Remerkable verzamelt ideeën en onderzoekt daarna de haalbaarheid hiervan. Er is een intern onderzoek gestart naar de kennis en houding van de medewerkers over duurzaamheid en MVO. Met deze informatie kan het communicatiebureau een gericht advies geven aan de opdrachtgever. Maatschappelijk verantwoord ondernemen Op dit moment speelt MVO al een rol binnen het bedrijf. Swets probeert zich te onderscheiden door echt aan duurzaamheid te doen, in plaats van het alleen te roepen. De hoofddoelen zijn ‘waste reduction’, ‘paper consumption reduction’ en ‘energy consumption reduction’. Deze drie doelen komen terug in alle aspecten van het bedrijf, waaronder: resource management, community involvement, customer solutions, quality & business ethics en employee engagement. Elk onderdeel heeft eigen, specifieke doelen die moeten worden nagestreefd. Er is alleen nog een campagne nodig die de ogen van de werknemers zal openen en de werknemers daadwerkelijk zullen activeren. Reorganisatie Momenteel vindt er een grote reorganisatie plaats in het bedrijf. Ook Swets is geraakt door de crisis en hierdoor zijn zij genoodzaakt 10% van de werknemers te ontslaan. Dit onderwerp ligt uiteraard erg gevoelig, veel mensen zijn erg onzeker over hun baan. 5

© Remerkable


2.2 Externe analyse Om in kaart te brengen welke factoren positief dan wel negatief van invloed kunnen zijn op de organisatie Swets wordt er een externe analyse gemaakt. Hierin worden niet alleen de kansen en bedreigingen van buitenaf toegelicht, maar ook de overige stakeholders, concurrenten en de communicatiedoelgroep van de opdracht. 2.2.1 Bedrijfstak Relevante maatschappelijke ontwikkelingen • Macht van de consument: er is tegenwoordig een overvloed aan producten en diensten, een onbeperkte keuze beschikbaar en men kent een royale koopkracht. • Mobiele diensten: Deze wordt niet alleen meer gebruikt om te bellen, maar wordt ook gebruikt als camera en webbrowser. • Afname van het lezen van boeken ten gunste van de beeldcultuur. • Toenemende digitalisering van het informatieaanbod. Daarbij is de digitalisering van het lezen van boeken (e-reader, iPad) een aanvullende ontwikkeling. • Toenemende omvang van de informatiestroom, uitgebreid met de nieuwe ontwikkeling van de via de sociale netwerken (twitter, facebook en dergelijke.) verspreide informatie. • Informatieconsument wordt ook informatieproducent. • Individualisering van de samenleving. • Zapgedrag en beeldcultuur: onder invloed van de televisie en het internet is de aandacht meer gericht op beelding. Men is niet meer gewend aan het lezen van lange teksten. Er is veel behoefte aan beknopte, snelle informatie. • Kritisch consumentengedrag: kwaliteit van de dienstverlening wordt voor een belangrijk deel afgemeten aan de aandacht voor de individuele klant. • Economische crisis • Data-publishing: publiceren vanuit een database. Bij datapublishing maakt de uitgever selecties uit een database met een groot informatieaanbod. Deze geselecteerde informatie wordt dan automatisch voor één of meerdere publicatietypes geschikt gemaakt (gedrukt, internet, mobiel of cd/dvd).2

2 De Bilbliotheek

6

© Remerkable


De bibliotheeksector

De uitgeverijensector

Om een beeld te schetsen van de sectoren die klant zijn van Swets zijn deze kort beschreven.

In het vierde kwartaal van 2013 hebben uitgeverijen fors minder omgezet dan een jaar eerder. Ook over heel 2013 was de omzet aanzienlijk lager dan een jaar eerder. Dit vertaalt zich ook in het aantal faillissementen. Dat was in 2013 bijna twee keer zo hoog als in 2012.

De bibliotheek is een maatschappelijke (gesubsidieerde) instelling. Zij hebben daardoor te maken met veel maatschappelijke veranderingen. Dat geldt voor technische ontwikkelingen op het gebied van informatie en communicatie, maar ook de ontwikkelingen in de politiek en economie zijn medebepalend voor het bibliotheekbeleid. Voor een lokale instelling als de bibliotheek is de lokale context van groot belang voor de prioriteiten die worden gesteld. Zowel de hardware en software (smartphones), als de diensten die daarmee worden aangeboden (online retail, 24/7 services, personalisatie, social media) versterken de trends en spelen in op de behoefte om digitale informatie op maat altijd en overal beschikbaar te hebben. Het economisch klimaat speelt hierin een rol, dit komt door dalende geldbestedingen van zowel ondernemingen als particulieren en door bezuinigingen door de overheid. Alhoewel in het regeerakkoord expliciet wordt gesteld dat op bibliotheken niet wordt bezuinigd, vertalen de gemeentelijke overheden financiële taakstellingen door in forse bezuinigingsmaatregelen op openbare bibliotheken. Ook wetenschappelijke bibliotheken hebben in toenemende mate te maken met krimpende budgetten. Bibliotheken merken de effecten van trends door een afname in het bibliotheekbezoek. Weliswaar is het aantal (openbare) bibliotheekleden al jaren hoog en constant – het daadwerkelijke gebruik van bibliotheekmateriaal neemt sterk af. De diversiteit en complexiteit van media-activiteiten van burgers nemen toe en de financiële mogelijkheden van bibliotheken om daarop in te spelen, nemen af.

De omzet van uitgeverijen van onder andere boeken, kranten en tijdschriften daalde in het vierde kwartaal van 2013 met negen procent ten opzichte van een jaar eerder, meldt het CBS. Over heel 2013 was de omzetdaling ruim zes procent. Sinds de start van de economische crisis eind 2008 hebben uitgeverijen ongeveer twintig procent omzet verloren zien gaan. Uitgeverijen hebben niet alleen last van de laagconjunctuur, maar ook van afnemende omzet als gevolg van de opkomst van e-books. Daarnaast kampen tijdschriften- en krantenuitgeverijen al jaren met teruglopende advertentie-inkomsten en aantallen abonnees. In heel 2013 gingen er 71 uitgeverijen failliet; fors meer dan in de voorgaande jaren, toen het aantal bedrijven dat over de kop ging enkele tientallen lager lag. Ondanks de bedrijfsbeëindigingen als gevolg van faillissementen nam het aantal uitgeverijen in de afgelopen vijf jaar toe met zes procent. Naast enkele grote uitgevers kent de branche veel kleinschalige bedrijven die onder andere actief zijn met e-publishing.4

Er is voor de bibliotheeksector een grote kans om zich op basis van een heldere doelgroepfocus te transformeren, nieuwe inkomstenbronnen te ontwikkelen en schaalvoordelen te realiseren.3

3 Theasis (2013) 4 Emerce (2014)

7

© Remerkable


2.2.2 Communicatiedoelgroep De communicatiedoelgroep die wordt benaderd zijn alle werknemers van Swets. Deze werknemers werken op 27 verschillende kantoren in verschillende landen: Australië, België, Canada, China, Denemarken, Duitsland, Frankrijk, Italië, Japan, Zuid-Korea, Mexico, Noorwegen, Rusland, Singapore, Spanje, Zuid-Afrika, Zweden, Zwitserland, Taiwan, Turkije, Engeland, de Verenigde Staten, Oostenrijk, Panama, Portugal, Chili en Nederland, waar tevens het hoofdkantoor gevestigd is. De communicatie tussen deze verschillende landen wordt vrijwel altijd gedaan in het Engels. Daarnaast werken ze nauw samen met organisaties in andere landen zoals Griekenland. Eind 2012 ging het om 564 werknemers totaal. In 2012 was 65% van de werknemers vrouw en 35% man. Op dit moment (maart, 2014) voert Swets een reorganisatie uit is Swets helaas genoodzaakt 10% van werknemers te ontslaan.

Swets is een groot internationaal bedrijf dat veel verschillende talen en culturen kent De organisatiecultuur is duidelijk aan het veranderen en past zich aan aan Swets’ digitale transformatie. Het vertrouwen en geloof van de werknemers in het bedrijf neemt toe. Door een sterk intern communicatieprogramma worden werknemers gestimuleerd om de strategie en ambitie van Swets te begrijpen en er een eigen bijdrage aan te leveren. In 2012 is er een intern sociaal media platform gelanceerd: ‘Chatter’. Dit werd zeer positief ontvangen. Met dit platform staanwerknemers wereldwijd met elkaar in contact op een relatief informele manier. Daarnaast bestaat er binnen Swets een ander platform: intranet. Daarop worden verschillende mededelingen gedaan. 5 5 Swets Annual Report 6 Swets(2014) 7 EBSCO (2014)

8

2.2.3 Concurrentieanalyse

De grootste concurrenten van Swets zijn de uitgeverijen zelf en EBSCO Uitgeverijen Swets is het meest afhankelijk van de uitgevers, want zolang zij niet een samenwerking willen aangaan met Swets raakt Swets haar eigen klanten kwijt. Wanneer de uitgeverijen zelf beslissen om haar diensten voor contentbeheer te regelen met de bibliotheken heeft Swets daar geen inspraak meer in. Swets is namelijk de tussenpersoon in dit proces, maar dat kan dus ook de concurrent zijn. Omdat er veel verschillende uitgevers zijn, kan er niet één specifieke naam genoemd worden die als grootste concurrent gezien wordt binnen de uitgeversbranche van Swets.6 EBSCO Een ander groot bedrijf dat als concurrent gezien kan worden is EBSCO. EBSCO is een information service die ‘s werelds toonaangevende dienstverlener is op het gebied van elektronische tijdschriften en pakketten, elektronische boeken, printabonnementen, e-resource management (ERM), full-text en bibliografische databanken en alle daaraan gerelateerde diensten. Dit doen zij voor alle soorten bibliotheken en onderzoeksinstellingen. De slogan van EBSCO is “informatie wordt “inspiratie”. Ze houden zich dus bezig met de uitdagingen die het beheren van een grote hoeveelheid informatie met zich meebrengt, en realiseren tegelijkertijd kostenbesparing. EBSCO heeft 31 kantoren die verspreid zitten over 23 verschillende landen. EBSCO onderhoudt relaties met meer dan 81.000 uitgevers wereldwijd. EBSCO richt zich op dezelfde doelgroep als Swets. Beide moeten het hebben van hun informatiepakketen en hun diensten die gericht zijn op uitgevers. Omdat zij allebei dezelfde doelgroep hebben zijn het grote concurrenten van elkaar.7

© Remerkable


Best pratices De eerste indruk is van groot belang voor klanten die zaken willen doen. Als de websites van Swets en EBSCO met elkaar vergeleken worden, springt de website van Swets er positief bovenuit. Zo is de website van Swets veel aangenamer om naar te kijken en is de informatie duidelijker beschreven. Ook de hoofdstukindeling spreekt voor zich. De website van EBSCO is grauw, en doordat er weinig tot geen visuals te zien zijn, erg saai. Een ander vlak waarop Swets en EBSCO zich van elkaar onderscheiden is het duurzaamheidsaspect waar Swets zich mee bezighoudt en zich nog verder in wil ontwikkelen. Die valt niet terug te vinden op de website van EBSCO, en staat ook niet beschreven in hun positionering. Reclame-uitingen Swets en EBSCO maken beiden geen gebruik van reclame-uitingen op media zoals bijvoorbeeld televisie. Verschillen in producten en diensten Er zijn geen grote toonaangevende verschillen tussen de producten en al helemaal niet tussen de diensten. Swets en EBSCO leveren allebei content management aan uitgeverijen en bibliotheken, en zij hebben daar verschillende abonnementen en pakketten voor. Deze verschillen qua naam en inhoud enigzins van elkaar, maar zijn over het algemeen te vergelijken.

2.2.4 Overige stakeholders De overige stakeholders van Swets zijn: • Uitgevers • Bibliotheken • De overheid • Onderzoekslaboratoria • Onderwijsinstellingen

9

© Remerkable


Advies

3. Naar aanleiding van het desk- en fieldonderzoek kan er een weloverwogen advies worden gegeven aan Swets. Voor deze opdracht moet er rekening worden gehouden met verschillende punten. Allereerst is Swets op dit moment aan het reorganiseren, waardoor 10 procent van de werknemers hun baan zal verliezen. Hierdoor kan er geen duur project plaatsvinden, omdat de werknemers dat niet zullen waarderen en er al helemaal niet aan willen meewerken. Zij zullen het gevoel krijgen dat de reorganisatie bij het bedrijf niet eerlijk was, omdat er wel mensen ontslagen worden en er tegelijkertijd een grote en dure campagne wordt gehouden. Ten tweede is Swets een internationaal bedrijf, met vestigingen in verschillende landen over de hele wereld. Er moet dus opgelet worden dat alle landen voldoende worden betrokken bij de campagne. Daarnaast moeten alle uitingen in het Engels worden gecommuniceerd. Ook alle informatie moet digitaal worden gepresenteerd. Het is namelijk niet mogelijk om alle werknemers bij elkaar te brengen. Tijdens het creëren van het concept is er goed nagedacht over deze aspecten.

3.1 Sustainable Swets Het concept dat bedacht is heeft de merknaam ‘Sustainable Swets’. Het concept kent verschillende onderdelen, die tegelijkertijd, maar ook met een langere tussenperiode kunnen worden uitgevoerd. Het idee is om alle werknemers te activeren om een foto van zichzelf te maken van tijdens het uitvoeren van een duurzame activiteit. Deze activiteit mag alles zijn, zolang het maar met duurzaamheid te maken heeft. Een aantal voorbeelden zijn: een biologische maaltijd nuttigen, spaarlampen gebruiken, afval scheiden, fietsen of gebruikmaken van het OV, niet printen maar van het scherm aflezen, licht(en) uit laten, een moestuin onderhouden, vrijwilligerswerk doen en nog veel meer. De werknemers mogen en kunnen hier zelf invulling aan geven. Een dergelijke foto zal een

‘swetsie’ worden genoemd. Dit begrip stamt af

Daarnaast is ‘The green week’ bedacht. Dit is een week waarbij er allerlei duurzame activiteiten worden uitgevoerd binnen een kantoor. Deze week kan later worden ingezet, bijvoorbeeld door alle foto’s te hergebruiken en de actie opnieuw uit te voeren. Ook kan dit een standaard week worden in het jaar of zelfs in de maand. De fotowedstrijd dient dus als start van een houdbaar product.

3.2 Strategie Maatschappelijk verantwoord ondernemen staat centraal in dit project. Door deze campagne zullen de medewerkers zich meer bewust worden van duurzaamheid, en wat zij hieraan kunnen bijdragen. Door middel van een promotiefilmpje en een brochure met tips en uitleg zullen zij precies weten wat duurzaamheid binnen Swets in kan houden en wat zij er zelf aan kunnen bijdragen. Het promotiefilmpje en de brochure zullen op een informatieve maar tevens ook amuserende manier worden gepresenteerd zodat de medewerkers het onderwerp niet snel zullen vergeten. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de medewerkers de campagne onthouden en er daadwerkelijk ook iets mee gaan doen, dat is immers het doel van Swets. Ook daarom is The green week een handig middel om in te zetten, om de geheugens en belevingen over duurzaamheid weer op te frissen bij de werknemers.

van het woord ‘selfie’, wat een foto van jezelf betekent. De swetsies kan men uploaden op een aparte groep op Chatter, waar de interne medewerkers zich op kunnen abonneren. Deze swetsies worden uiteindelijk allemaal ‘beoordeeld’; de swetsie met de meeste likes, de origineelste swetsie en/of de meeste swetsies per afdeling maken kans op een prijs. 10

© Remerkable


Daarnaast kunnen met deze campagne de interne medewerkers worden geactiveerd om zelf duurzame activiteiten te ondernemen, zowel thuis als op het werk. Door deze campagne kunnen zij zelf ontdekken hoe je op een leuke manier bij kunt dragen aan maatschappelijk verantwoord ondernemen, zonder veel moeite te moeten doen. Door het wedstrijdelement zijn mensen meer geneigd mee te doen, omdat ze graag willen winnen van hun collega’s.

3.3 Tactiek De werknemers zullen eerst moeten worden gemotiveerd om mee te doen aan dit project. Dit wordt gerealiseerd door verschillende producten:

Het concept bevat een wedstrijdelement. Er zullen prijzen zijn voor de origineelste duurzame activiteit, maar ook een prijs voor het kantoor met de meeste foto’s. De prijzen moeten uitgereikt kunnen worden in alle landen, dus het kan geen groot product zijn. Pakketjes verzenden is uiteraard niet duurzaam, dus daar moet ook rekening mee gehouden worden. De prijs zal dus een waardecheque worden voor een nog te bepalen cadeau. Er is mogelijkheid tot een voorwerp dat door de werknemers op het bureau geplaatst kan worden, zoals een beweegbaar plantje die draait op zonne-energie, of bijvoorbeeld het uitzoeken van een ‘groene taart’ door de hele afdeling bij een plaatselijke bakkerij.

3.

Om de campagne herkenbaar te maken wordt er een logo ontworpen. Dit logo Het promofilmpje wordt dé reden voor zal zo veel mogelijk laten zien worden op werknemers om mee te doen. Om ze alvast alle communicatie-uitingen. Het logo zal een idee te geven van wat een swetsie prezorgen voor herkenbaarheid, wat bij de cies inhoudt zullen er een aantal voorbeelden werknemers een punt zal zijn waardoor zij precies worden gegeven. Er zijn een aantal werkweten dat het over de Sustainable Swets campagne nemers gevraagd om als voorbeeldfunctie te fungeren. gaat. Het logo staat op de vorige pagina. Zij maken een swetsie van hun eigen duurzame activiteit en sturen deze alleen naar de projectgroep op. Van deze foto’s wordt het promotiefilmpje gemaakt en deze wordt verspreid op alle mogelijke kanalen: het intranet, de e-mail en via Chatter. Op basis van deze voorbeelden van collega’s zijn de rest van de medewerkers alvast geïnspireerd en raken zij gemotiveerd om óók een foto te maken. Hiermee wordt het sneeuwbaleffect gecreëerd. Werknemers kunnen hun swetsie uploaden via Chatter. Ook kan er een tekst bij worden geplaatst. De foto kan worden geliket en men kan er op reageren. Als begeleiding van het filmpje wordt er een brochure uitgegeven met tips en informatie over duurzaamheid. Deze brochure heeft een informatief en tegelijkertijd speels karakter. Dit houdt in dat het geen lap tekst is die de werknemers binnen twee uur weer zijn vergeten, maar een amuserende tekst met veel gebruik van beeldmateriaal en andere graphics.

1.

4.

Naast het promofilmpje worden alle werknemers persoonlijk uitgenodigd via de mail om deel te nemen aan dit project. Deze e-mail bevat een wervende tekst waardoor de werknemers niet achter kunnen blijven met het uploaden van hun eigen swetsie.

2.

11

© Remerkable


Wanneer Swets al deze punten uitvoert, zullen zij tot een campagne komen die alle doelen zal behalen. Allereerst zal ervoor gezorgd worden dat de campagne herkenbaar wordt voor de werknemers door middel van een huisstijl, een logo en een naam (Sustainable Swets). Daarna zullen de medewerkers overgaan tot actie doordat het promotiefilmpje hen aanspoort om ook een swetsie te maken. De medewerkers zijn op deze manier interactief bezig en dit zorgt voor een informele sfeer waardoor er meer samenwerking wordt gegenereerd. De campagne is dus tevens goed voor de relaties en connecties binnen het bedrijf. Doordat er een wedstrijdelement wordt toegevoegd aan het maken van de swetsies, zijn de medewerkers sneller geneigd om mee te doen met de campagne, omdat er leuke prijzen te winnen zijn. Dit zorgt dan weer voor de bekendheid van de campagne, want hoe meer mensen meedoen, hoe bekender het onderwerp dus ook wordt. Uiteindelijk zullen de medewerkers zich bewuster zijn van duurzaamheid binnen hun bedrijf of afdeling, ze zullen hier op een amuserende en tegelijkertijd informatieve manier mee aan de slag zijn gegaan, en daardoor zullen voortaan veel meer medewerkers meedenken over de duurzaamheid binnen de organisatie Swets.

n e e Gr

d n e r t is a

n i a t Sus

s i y t i l i b a

12

t e s d a min

Š Remerkable


2.3 Samenvatting Om de interne en externe analyse overzichtelijk weer te geven is er een SWOT (sterktes en zwaktes/kansen en bedreigingen) gemaakt. Deze SWOT analyse is van toepassing op de opdracht die de projectgroep uitvoert voor Swets. De analyse is dus gemaakt met betrekking op de doelgroep van de opdracht: de interne medewerkers van het bedrijf.

Uit deze analyse blijkt dus dat Swets een sterk bedrijf is met veel aspecten die goed zijn voor hun imago en identiteit. Natuurlijk zijn er ook een aantal zwaktes binnen het bedrijf, maar daar liggen dan ook weer de kansen voor Swets. Het is namelijk zo dat de opdracht ervoor kan gaan zorgen dat een aantal van deze punten, zoals de activiteit op het intranet en de bekendheid van MVO bij de medewerkers, verbeterd gaan worden en misschien zelfs kunnen worden veranderd in sterktes. Bij de bedreigingen voor Swets liggen tegelijkertijd ook weer kansen, zoals bijvoorbeeld bij de digitalisering. Als Swets hier voortijdig en op een slimme manier op inspeelt, kan zij niet alleen daarmee een onderscheidende positie innemen, maar tegelijkertijd ook een duurzame manier van ondernemen, omdat zij papierverbruik zo verminderen.

13

Š Remerkable


Literatuurlijst Swets Annual Report. 3.6 Organization en Employees. http://www.swetsinformationservices.com/sites/default/files/reports/en/31066-RSZ-AR12-electronic-AW-mid.pdf. Geraadpleegd op 11-03-2014. De Bibliotheek. Beleidsplan 100 jaar. http://beleidsplan.bibliotheeknaardenbussum.nl/index.php/inleiding/ externe-ontwikkelingen?showall&start=2. Geraadpleegd op 11-03-2014. Theasis. Bibliotheken. http://www.thaesis.nl/nl/markten/bibliotheken.html. Geraadpleegd op 11-03-2014. EBSCO. EBSCO INFORMATION SERVICES. http://www2.ebsco.com/nl-nl/app/AboutUs/Pages/abouteis.aspx. Geraadpleegd op 11-03-2014. Swets. Over ons. http://www.swets.nl/about-swets . Geraadpleegd op 11-03-2014.

14

Š Remerkable


Bijlagen Bijlage 1 Onderzoeksopzet Het fieldonderzoek betreft een kwantitatieve onderzoeksmethode. Remerkable heeft een online enquête opgesteld voor de interne medewerkers van de organisatie Swets. De campagne is gericht op deze interne medewerkers en dus is het alleen relevant om bij deze doelgroep een enquête te houden. De opdrachtgever heeft een selectie gemaakt uit alle interne medewerkers. Deze selectie betreft 15 werknemers met een leidinggevende functie. Deze werknemers zijn representatief voor de rest van hun afdeling. Ze zijn willekeurig geselecteerd uit alle kantoren over de wereld. De uitgekozen medewerkers krijgen de link naar de enquête per e-mail toegestuurd. De enquête bestaat uit 15 vragen. Het onderzoek duurt circa vijf minuten. De vragen hebben betrekking op de huidige kennis van het onderwerp duurzaamheid. Ook betreft het de houding tegenover maatschappelijk verantwoord ondernemen en welke acties de medewerkers ondernemen op het gebied van duurzaamheid. De enquête is opgedeeld in 3 pagina’s. De eerste pagina betreft de kennis en beleving over duurzaamheid in de thuisomgeving. Pagina twee heeft betrekking op de duurzaamheid binnen het bedrijf en op de specifieke afdeling. De laatste pagina gaat in het kort over de campagne die Remerkable gaat opzetten. Het is belangrijk om te onderzoeken wat de kennis, houding en het gedrag is van de interne medewerkers over het begrip duurzaamheid. Met deze informatie kan Remerkable de campagne beter afstemmen op de doelgroep.

15

© Remerkable


Bijlage 2 Resultaten Bij het afnemen van de enquête hebben verschillende mensen binnen Swets antwoord gegeven. Zo heeft een Quilty Manager de enquete ingevuld, maar ook een aanbestedingscoördinator. Doordat verschillende mensen met verschillende functies de enquête hebben ingevuld is er een duidelijk beeld van de “duurzaamheidsituatie” binnen Swets. Uiteindelijk hebben 6 van de 15 respondenten de enquête ingevuld. Op de vraag hoe mensen duurzaamheid zien, beschrijven de respondenten dit allemaal met een ander beeld. Zo zegt een respondent: ‘groen, sociaal en economisch verantwoord’, terwijl een andere respondent denkt aan de gelijkenissen met corporate social responsibility. Een andere respondent zegt dat het gaat om het toekomstbeeld van een bedrijf dat tegelijkertijd betrekking heeft milieu en maatschappij. Bij deze vraag is er ook geen goed of slecht antwoord. Iedereen heeft een andere visie op duurzaamheid. Wel is het goed om te weten wat de beleving over duurzaamheid is bij de werknemers, omdat er zo beter ingespeeld kan worden op belangen en verwachtingen. Het merendeel van de respondenten binnen Swets wil bijdragen aan duurzaamheid. Uit de enquête blijkt dat 66,67% van de ondervraagden mee zou willen werken aan duurzame acties voor Swets. 16,67% weet het niet en de rest van de ondervraagden is niet geïnteresseerd. Bij de vraag of de respondent zich bewust is van de huidige situatie als het gaat om het milieu en de manier waarop mensen gebruik maken van de aarde, is iedereen zich daar bewust van. Alle ondervraagden hebben hier ‘ja’ op geantwoord. De meningen lopen erg uiteen als er dan naar hun mening wordt gevraagd over het desbetreffende onderwerp. ‘we need to take more care’, zegt een respondent. Andere reacties zijn:

• ‘I try to limit the use of water and electricity. I also recycle as many debris as possible (paint, batteries, toners, paper, kringloop etc). I try to buy as much ‘green’ products in the supermarket, to ensure animals have a good quality of live.’ Het grootste deel van de respondenten is thuis ook bewust bezig met duurzaamheid. Zo is 83.33% bewust bezig met het milieu in de omgeving van zijn of haar huis. Het overige percentage is dat niet. Voorbeelden uit de antwoorden zijn: recycling, afval scheiden, letten op waterverbruik en dubbele beglazing om energiekosten tegen te gaan. Om een extra steentje bij te dragen aan het milieu en duurzaamheid hebben de respondenten zo daar zijn eigen ideeën bij. Dit gaat van vrijwilligerswerk tot en met groen autorijden. Eén respondent is niet bekend met het begrip Corporate Social Responsibility (CSR). De rest wel. Of de respondenten ook daadwerkelijk meer betrokken willen zijn bij CSR is niet het punt. Alle ondervraagden zouden dat prima vinden, maar slechts een persoon weet het niet. Als er gevraagd wordt: Op welke manier wil je en kun je bijdragen met betrekking op duurzaamheid op uw bedrijf of kantoor? Komen er de volgende antwoorden uit. • ‘I work in the Dutch office and as far as environment matters are concerned we do already quite a lot compared to other offices. I also think it is a good initiative to support the global charity we introduced(Room to Read)and carry out some special actions for them. I am willing to contribute to sustainability in our office but I am not sure yet what I could do...maybe some volunteer work?’ • ‘In mijn werk is het belangrijk om een goed beleid op het gebied van CSR te hebben. bij aanbestedingen wordt er gevraagd hoe wij naar dit soort dingen kijken en wat we er aan doen, dus een goed verhaal zou mij erg helpen in die aanbestedingen.’

• ‘We all have to contribute.’

• ‘Iedereen vindt het zogenaamd belangrijk, maar niemand doet er echt wat aan. Ik vind het een wassen neus.’

16

© Remerkable


• ‘Like I said, in logistics we have already picked it up, but now we also want to look at company travel (flying between offices) if we can replace some of it with co2 neutral solutions like skype or gotomeeting.’ • ‘I am in the project with Laura and we aim to make the topic part of everyone’s daily business.’ Hieruit valt duidelijk te concluderen dat Swets al goed op weg is met betrekking tot het onder werp ‘interne duurzaamheid’. Maar een groot deel van de respondenten twijfelt of ze wel bereid genoeg zijn om samen met andere collega’s iets te ondernemen wat duurzaam is. 33.33% weet het namelijk niet zeker. Of een campagne hierbij zou helpen is ook maar de vraag. Zo denkt een derde (33.33%) van de respondenten van wel, maar een ander derde (33.33%) denkt dat het op een andere manier moet. Zij denken dat het vooral ligt aan waar het van af hangt. De rest van de respondenten weet het niet. Er valt dus te concluderen dat Swets het advies kan opvolgen. Er wordt namelijk genoemd dat de respondenten niet weten of zij zin en tijd hebben om mee te doen aan een campagne, en daarom is het advies passend; de swetsies kunnen gemaakt worden in eigen vrije tijd en hebben ook nog een ‘fun-factor’. Ook is het een project dat weinig tijd kost voor de persoon zelf, en ook weinig geld. Dit is met de reorganisatie in het achterhoofd fijn, omdat mensen anders ook niet bereid zijn. Kortom, mensen zijn geinteresseerd in duurzaamheid, ze weten wat het is en willen er op hun werk ook best wat meer tijd en moeite in steken. De campagne is dus een interessante test om te zien of duurzaamheid een plekje in het brein van de interne medewerkers kan veroveren. Wanneer de voorbeeldpersonen de campagne starten, zullen de interne medewerkers niet anders kunnen dan meedoen en zich ermee amuseren en ervan leren.

17

© Remerkable


d

18

Š Remerkable

Bijlage 3 infographic


Bijlage 3 Debriefingsverslag Datum: 7-3-2014

Opdrachtnemer Remerkable Opdrachtgever Swets Marketing- & reclamebureau Laura in ’t Veld T: 06-10484651 Internal Communication Executive E: Remerkable@hotmail.com T: 06-53476264 E: lintveld@nl.swets.com De opdracht De opdracht luidt als volgt: ‘Maatschappelijk verantwoord ondernemen meer laten leven bij de wereldwijd verspreide werknemers van Swets.’ Belangrijke punten - Het uitwerken van een communicatieplan - Gebruik maken van huidige en mogelijke nieuwe kanalen - Een lijst maken met MVO onderwerpen die Swets onder de aandacht kan/wil brengen - MVO branding ontwikkelen Interpretatie van de opdracht Een creatief communicatieplan ontwikkelen en uitwerken over maatschappelijk verantwoord ondernemen binnen de organisatie Swets, waarbij er gebruik wordt gemaakt van huidige of nieuwe interne kanalen om de medewerker te bereiken. Verder wordt de MVO branding verder ontwikkeld, waarbij er een lijst wordt gemaakt met MVO onderwerpen die Swets onder de aandacht kan/wil brengen. Tussentijds geeft Remerkable een advies in de vorm van een adviesrapport en een presentatie. Uiteindelijk wordt er een eindproduct geleverd over de wijze waarop Swets het MVO meer kan laten leven bij de wereldwijde collega’s. Voorstel van Remerkable Het voorstel van Remerkable is om een goedkope en realiseerbare campagne te starten. Deze campagne wordt waarschijnlijk digitaal gepresenteerd, zodat alle werknemers erbij kunnen worden betrokken. De actie moet ook een interactief element meedragen. Dit zorgt voor samenwerking binnen de afdelingen en misschien zelfs kantoren, en het zorgt voor meer interesse in de campagne waardoor deze uiteindelijk beter zal worden onthouden. De precieze uitwerking van de campagne volgt na het onderzoek. Tijdspad en producten Week 4 (10/3): Interne en externe analyse van Swets en daaruit volgende SWOT Week 6 (31/3): Adviesrapport en presentatie van advies Week 7 (07/4): Conceptueel ontwerp Week 8 (14/4): Content en grafisch ontwerp voor het eindproduct Week 9 (21/4): Oplevering en presentatie van eindproduct

19

© Remerkable


Bijlage 4 Offerte

REMERKABLE

Factuur Datum 26 maart 2014

Offertenaam Opdracht duurzaamheid binnen SWETS

Contactgegevens Communicatiebureau Remerkable Zernikedreef 11 2333 CK Leiden remerkable@hotmail.com 06-10484651 remerkable.weebly.com

Contactgegevens opdrachtgever Dellaertweg 9b 2316 WZ Leiden P.O. Box 26 2300 AA Leiden The Netherlands www.swets.com

De opdracht Maatschappelijk verantwoord ondernemen wereldwijd meer laten leven bij de werknemers van SWETS. Factuurnummer 200184742 # 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Factuurdatum 26-03-2014

Omschrijving Vooronderzoek Voorbereiding concept Voorbereiding introductievideo Voorbereiding Greenweek Enquête Infographic Uitwerking video Presentatie concept Adviesrapport

Vervaldatum 30-04-2014 Uren

Bedrag

BTW

20 15 5 7 2 3 4 1 6

€1000,€800,€250,€350,€100,€150,€200,€50,€300, -

21% 21% 21% 21% 21% 21% 21% 21% 21%

€124,€140,-

21% 21%

Overige kosten 10. Papierkosten 11. Overige kosten

Totaal Exclusief BTW BTW (21%)

€3.464 €727,44

Totaal inclusief BTW €4.191,44

20

© Remerkable

Adviesrapport sustainable Swets  
Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you