Issuu on Google+

Guió Pla de comunicació Document elaborat per l’Escola del Territori Resum de la 2a sessió Fet a mida / 5 d’abril de 2008 1. Objectius (del Pla de Comunicació) Hem de definir molt clarament quins objectius volem acomplir amb el Pla. Hi ha tres objectius principals: Donar-nos a conèixer? Canviar la percepció de la nostra organització? Provocar un canvi de comportament? Quin d’aquests és el nostre? El millor és triar-ne només un, hem de ser realistes i llavors enfocar tot el Pla cap a acomplir aquest objectiu. Per tal de concretar-lo, definim els microobjectius (ex. Donar-nos a conèixer pot ser el general i que ens coneguin els veïns del poble el concret). Microobjectius: • • •

2. Termini Període que comprèn el pla: ___________________________________ En funció dels objectius que ens hem proposat serà un o altre (el normal és anual, però se’n pot elaborar un per accions concretes, com per exemple una campanya per Nadal; llavors aquest seria el termini, mesos de Nadal).

3. Públics objectius A qui ens dirigim? A continuació s’ofereixen algunes propostes, però els públics objectius s’han d’adequar a la realitat de la nostra entitat; podem treballar només amb un de cada o més d’un, sempre en funicó de l’objectiu que ens hem marcat i, com no, del pressupost que tenim. Públic extern • “població general”: caldria acotar-ho (població local; escolars; joves; gent gran; ... • població “sensibilitzada”: associacions amb una filosofia semblant; persones particulars • institucions: ajuntaments; consells comarcals; diputacions;.. • empreses

Públic intern • socis: que paguen quota i participen en accions puntuals • voluntaris: qui treballa el dia a dia • col·laboradors; adherits: qui col·labora en els actes o hi dóna suport


4. Accions de comunicació (objectius, accions i indicadors) Tipus d’accions: • comunicació interna Té la funció de comunicar-nos amb els membres del nostre equip; socis; voluntaris; col·laboradors... Es podrien utilitzar les eines següents: - Butlletí intern: hauria de contemplar material informatiu, d’opinió i de reconeixement (fer saber a tothom qui participa activament => augment implicació i motivació dels participants. Si es genera prou informació pot ser mensual o trimestral. És important que tothom hi pugui participar escrivint-hi. - Tauler d’anuncis: espai on es penja la informació important. S’hauria de pensar en signar qui redacta cada “anunci” per si algú necessita més informació sàpiga on acudir i que tingui un disseny atractiu. - Bústia suggeriments: la típica urna on es poden fer recomanacions, proposar idees. És important però que no s’hi recullin queixes (per a això ja hi ha altres eines més adients). És molt important fer un seguiment de tot allò que recollim (cal procurar que la persona que escrigui vegi que la seva acció ha tingut algun efecte). - Línia oberta: ja sigui una adreça de correu electrònic, correu postal o telèfon. S’ha de tenir alguna manera de poder contactar amb l’entitat. I també, com ja s’ha comentat, és molt important fer-ne un seguiment. - Reunions, seminaris trobades: a part de ser útils per a actes purament informatius, té un afegit de ser un punt de contacte i afavorir la cohesió de grup. - Memòria anual: eina polivalent, que també es pot utilitzar com a comunicació externa; però també necessària per a donar a conèixer tot allò que fa la entitat.

• imatge corporativa És la imatge que donem externament i es regeix de la premissa “Tot comunica”. Hem de definir eines tant importants com el logotip, el paper de carta, els mailings electrònics, etc. i dotar-los d’una imatge comuna. Hauríem d’aconseguir que, al obrir un mail nostre, el soci de seguida reconegui que li estem enviant nosaltres. Podem fer un esforç inicial de definició i comptar amb serveis professionals d’imatge i tenir una guia d’aplicació. Això ens ajudarà a tenir la imatge corporativa pròpia i saber com aplicar-la. Un bon exemple és Salvem l’Empordà i el color taronja. O la Plataforma de Defensa de l’Ebre i el nus. Busquem el nostre símbol!

gabinet de premsa

Aquest apartat fa referència a la relació amb els mitjans de comunicació. Des dels “tradicionals” com premsa, ràdio i televisió, així com també nous formats com portals d’internet. Cal que els valorem tots per igual, el conjunt de tots ells ens faran arribar al nostre públic objectiu. Hem d’evitar de fer favoritismes, sinó donar la informació a tots per igual i atendre aquells que ens demanen d’aprofundir. Però aquesta relació és de doble carril. És a dir, nosaltres demanem als mitjans que difonguin les nostres notícies però també hem d’estar receptius a les seves peticions. Hem de procurar, en la mesura del possible, d’atendre i resoldre les seves peticions. Les eines més bàsiques del gabinet són: - convocatòria de premsa. Serveix per a convocar als mitjans a una roda de premsa. Ha de contenir les dades bàsiques de l’acte (dia, hora, lloc, persones assistents), el nom del responsable de la difusió, el seu telèfon i el seu correu-e de contacte. - Roda de premsa. Acte on es convida als mitjans per explicar-los un fet novedós i d’interès. Cal que valorem la importància del que expliquem i vigilar de no abusar d’aquesta eina. Haurien de parlar d’una a tres persones, no més. Hem de tenir en compte si hem de fer un dossier per a donar als periodistes i tenir materials de l’entitat (fulletons, butlletins, etc.) per a entregar-los. - Nota de premsa. Eina més emprada. Expliquem un fet novedós però no prou per a ferne una roda de premsa. Hem d’escriure-la en format periodístic (piràmide invertida: al principi la informació més interessant). És interessant d’incloure un paràgraf explicatiu


de l’entitat, que pot ser el mateix per a totes les notes de premsa i així divulguem la missió de l’entitat. Sempre que puguem afegim-hi imatges. Imprescindible posar un telèfon i un correu-e de contacte i que la persona encarregada estigui disponible per atendre les peticions. La millor hora per a enviar la nota de premsa és al matí (ex. de 10 a 11), així els periodistes del diari ja poden començar a redactar, els de la ràdio ens poden entrevistar al llarg del dia, i la televisió pot agafar imatges. Pels portals d’Internet també és una bona hora però no es regeixen tant per la rutina convencional dels mitjans.

comunicació on-line

Aquest és un capítol molt interessant (i extens) de la comunicació. Internet ha obert noves maneres de comunicar-nos i les entitats també en podem fer ús, en la mesura de les nostres capacitats. Una eina que ja és molt comuna són els mailings als socis, uns correus amb informació de l’entitat que enviem de tant en tant. O les newsletters, és a dir, els butlletins electrònics que sovint arriben a substituir el butlletí en paper. Però hem de ser realistes i analitzar el públic a qui ens dirigim. No podrem basar la nostra comunicació amb Internet si volem arribar a la gent gran, per exemple; però pot ser una molt bona eina per a engrescar gent jove o tenir un contacte més fluid amb els socis en general. Avui en dia també hi ha eines molt fàcils de fer servir que donaran “vidilla” a la nostra difusió. L’exemple més clar és el blog, el diari electrònic. Google ofereix el blogger, una eina que permet crear un blog en cinc minuts i s’utilitza de manera intuïtiva. Perquè no fer un blog i penjar-hi les fotos de les activitats que anem fent? A la gent li agradarà veure-ho i segur que comentaran! Una altra eina molt comuna són els àlbums de fotografies online (ex. Flirck) on podrem penjar imatges d’una jornada. Perquè no pengem aquella imatge divertida també? Els fotologs també són d’aquesta branca i ens permeten de penjar una imatge al dia. I què dir del YouTube? La revolució del periodisme digital? Perquè no penjar els vídeos de la manifestació o de l’excursió? Atrevim-nos a entrar-hi! D’altra banda, també trobem aplicacions per a usuaris avançats. Internet ens pot ajudar a configurar una oficina virtual per a comunicar-nos entre els membres de la junta, amb fòrums de discussió, calendari i arxiu on penjar documents. Algunes aplicacions són el Wiserearth o el Netvibes.

eines de comunicació

Són els materials editats de l’entitat: fulletons, memòries, butlletí o lones enrotllables amb el nostre logo. Recordem que tots tinguin la mateixa imatge corporativa, no oblidem el seu objectiu i utilitzem-los com a presentació de l’entitat.

• accions de Relacions Públiques Bàsicament consisteix en la organització d’esdeveniments. A l’hora de planificar un acte, cal tenir en compte diferents aspectes, com per exemple: buscar una data en què no se celebri cap altre acte important, enviament d’invitacions amb prou antelació però tampoc molt aviat (si és una acte molt important, una setmana abans, si la invitació és més de tipus recordatori, al llarg de la mateixa setmana); tria d’un lloc adequat (segons l’objectiu de la trobada); senyalització que faciliti l’arribada al lloc escollit; existència de material imprès o audiovisual per a donar als assistents; hospitalitat vers els participants... També és important oferir quelcom com a recordatori (ja sigui un punt de llibre, un pin...); per tant se’ns farà indispensable elaborar un pressupost realista i també fer una avaluació de com ha anat l’acte en si. -

Jornada de portes obertes: està dirigida al públic intern. No cal fer cap activitat organitzada, l’objectiu és que la gent conegui les instal·lacions i pugui trobar informació.


-

-

Assistència a fires: cal tenir en compte que tant hi assisteixen professionals com “turistes”. S’ha de tenir doncs informació adequada als dos nivells. També és important la imatge de l’estant (a poder ser lligada amb la imatge corporativa de tota l’entitat) i que el personal que l’atengui estigui al corrent de les accions que desenvolupa l’entitat. Mecenatge: quan una empresa, entitat o organització dóna diners o material a canvi d’augmentar la seva reputació. Patrocini: quan una empresa, entitat o organització dóna diners o material a canvi de publicitat.

• publicitat Si bé és una eina útil, és evident que és una de les més costoses. D’aquí la importància de les notes de premsa, que si bé són informatives, és una manera “econòmica” que la població pugui conèixer les accions que fem. De totes maneres, citarem alguns dels mitjans més habituals: - Mitjans convencionals: els més coneguts, són: televisió, ràdio, diari, revista, cinema, publicitat exterior (lones, cabines, cartelleres...), internet (enllaços)... - Mitjans no convencionals: els més originals: mailing personalitzat, enviament a la bústia, màrqueting telefònic, publicitat al lloc de venta, regals, promocions, targetes de fidelització.

altres: merxandatge, comunicació amb finançadors, etc.

5. Pressupost Tenir en compte totes les despeses de personal, material, impressions, disseny, informàtica, etc.

6. Calendari Situar totes les accions en un calendari i distribuir-les al llarg del temps. Acció

Maig

Juny

Juliol

Agost

Set

Oct

Nov

Des

Document elaborat per Ester Morchón i Anna Grabalosa, responsables de difusió de l’Escola del TerritoriCST. Per a dubtes, ampliacions o suggeriments, podeu adreçar-vos a: comunicacio@centresostenibilitat.cat


pla