Page 1

GESTIÓN DOCUMENTAL I

ANÍBAL ANTONIO FULLEDA OLMOS C160305_1 - III Semestre

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS y BELLAS ARTES Programa CIENCIA de la INFORMACIÓN y la DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA y ARCHIVISTÍCA

ARMENIA 2012 CONCEPTOS SIMPLES Y COMPUESTOS


GESTIÓN DOCUMENTAL I

ANÍBAL ANTONIO FULLEDA OLMOS C160305_1 - III Semestre

Catedrática LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS y BELLAS ARTES Programa CIENCIA de la INFORMACIÓN y la DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA y ARCHIVÍSTICA

ARMENIA 2012


INTRODUCCIÓN

En el proceso de aprendizaje que tenemos en CIDBA, el tema de los archivos es fundamental en nuestra preparación y puesta en práctica para quienes nos desempeñamos y laboramos en esta área. Conocer y comprender la Gestión Documental, como un conjunto de normas y actividades que buscan mejorar el tratamiento archivístico en una institución, desde el momento en que se produce y recibe un documento por parte de una entidad, hasta su organización, clasificación, preservación, conservación y disposición final dentro de un archivo, se hace de vital importancia en esta carrera, ya que el documento es parte fundamental en la optimización de los procesos técnicos de una institución, y se convierte en herramienta esencial y primordial en la formación académica de cada estudiante.


DESARROLLO

1. ¿Cómo se originó la Gestión Documental? El origen de la Gestión Documental se remonta hacia 1930 cuando los Estados Unidos se ve en la necesidad de crear el Sistema Archivístico Nacional como consecuencia de los efectos causados por la industrialización, con el crecimiento apresurado de sus empresas, medios de producción y de la sociedad en general, los que a raíz de la gran demanda de labores y como una necesidad creada por la industrialización, las personas se ven en la necesidad de dejar evidencias documentales de sus labores y actuaciones. En Europa, antes de la Revolución Francesa, los documentos de la administración eran de acceso restringido y todos considerados válidos para la gestión en términos de valor probatorio y jurídico. Posterior a la Revolución Industrial, surgen movimientos liberales que llevan a las entidades que funcionaban antes de la revolución, a ser modificados y por ende considerados soportes documentales de carácter históricos. Se dan dos tipos de archivos: Archivos Administrativos o legales y Archivos Históricos, pertenecientes a los organismos que funcionaban antes de la Revolución Francesa. En Colombia el Archivo General de la Nación mediante el Acuerdo 07 de 1994, contempló el término Gestión de Documentos y desarrolló el tema en aspectos como la responsabilidad

frente

a

la

gestión

documental,

organización

de

archivos

administrativos, valoración de documentos, transferencias de documentos con valor permanente y eliminación de documentos, consolidando con la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, el tema de la gestión documental en el Título V, Artículos 21 al 26.

2. Defina con sus propias palabras Gestión Documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas que se ocupan de todo lo que le sucede al documento a través de su “Ciclo Vital”, o sea desde su “nacimiento”, pasando por una vida activa o productiva, hasta su “muerte” o destrucción, una vez hayan cumplido con todas las finalidades de una entidad, enmarcada dentro del concepto de


Archivo Total en la cual comprende procesos de producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos.

3. Construya su propio concepto de Documento y Documento de Archivo a partir de la definición que da el AGN. DOCUMENTO: Es toda información contenida y registrada en cualquier tipo de soporte material que constituye testimonio, capaz de utilizarse para estudio, análisis y comprobaciones, realizada en el ejercicio de sus funciones por personas o instituciones públicas o privadas. DOCUMENTO DE ARCHIVO: Es el registro información producida o recibida por una persona o entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, jurídico, científico, económico y cultural.

4. ¿Qué es el Archivo General de la Nación y mediante que Ley fue creado? El Archivo General de la Nación – AGN-, es una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos – SNA-, de regir las políticas archivísticas en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio documental de la nación y de ponerlo al servicio de la comunidad. El Archivo General de la Nación – AGN-, fue creado mediante la Ley N° 80 de 1989. “Créase el Archivo General de la Nación, como un establecimiento público, del orden nacional, adscrito al Ministerio de Gobierno, con personería jurídica, patrimonio propio, autonomía administrativa y con domicilio en Bogotá, D.E.”

5. ¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos? Con la creación del Archivo General de la Nación, se le asigna la función de establecer, organizar, y dirigir el Sistema Nacional de Archivos con el fin de planear y coordinar la


función archivística

del país, salvaguardar el patrimonio documental y ponerlo al

servicio de la comunidad. Posteriormente la Ley 594 de 2000, define los órganos asesores, coordinadores y ejecutores del Sistema Nacional de Archivos, reglamentada por el Decreto 4124 de 2004, que establece las instancias del Sistema Nacional de Archivos, asignándoles las funciones que debe cumplir para su desarrollo. El Sistema Nacional de Archivos se define como el conjunto de instituciones archivísticas públicas o privadas con funciones públicas y aquellas privadas que manifiesten el interés de pertenecer al sistema, sean éstas del orden nacional, departamental, distrital o municipal y de las comunidades indígenas creadas por la ley, que articuladas entre sí posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso a los ciudadanos a la información y a los documentos, en todo el territorio nacional.

6. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos? Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos. Sancionada por el Presidente de la República el 14 de julio del 2000, coincidiendo con la conmemoración de la Revolución Francesa que ratificó para los ciudadanos el derecho a la información.

7. ¿Qué dice la Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21? TÍTULO V – GESTIÓN DE DOCUMENTOS. Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.


8. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental. Evitar la producción de documentos no esenciales. Normalizar el uso de materiales, soportes y equipos de calidad, que a su vez preserven el cuidado del medio ambiente. Disminuir el volumen de los documentos. Lograr una acertada normalización en los procedimientos de recepción, radicación y distribución de la correspondencia mediante el uso de sistemas eficientes de correo y mensajería. Ampliar el uso y la utilidad de los documentos que son necesarios. Asegurar

el

empleo

adecuado

de

las

técnicas

de

Reprografía

y

Automatización. Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural dentro de la administración pública o privada. Facilitar la recuperación y búsqueda de la información de forma rápida y oportuna. Lograr que los archivos sean visto en nuestra sociedad como instituciones útiles no solo para la administración sino también para la cultura. Implementar y ejecutar los procesos básicos de la Tabla de Retención Documental TRD, organización, transferencias primarias, recuperación, conservación de la información y disposición final de los documentos.

9. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental? Optimizar mediante el uso de medios tecnológicos, la calidad, la eficiencia y agilidad en las relaciones de la administración pública entre sí. Establecer mecanismos tendientes a eliminar la duplicidad de la información


Asegurar la coherencia, la coordinación y la ejecución de las políticas definidas para la estrategia Gobierno en línea a través del Programa Agenda de Conectividad. Optimizar la inversión en tecnologías de información y de comunicación en la administración pública.

10. ¿Cuántos y cuáles son los pasos de un Programa de Gestión Documental? Son ocho los pasos de un Programa de Gestión Documental a saber: 1. Producción Documental 2. Recepción del Documento 3. Distribución del Documento 4. Trámite de Documentos 5. Organización de Documentos 6. Consulta de Documentos 7. Conservación de Documentos 8. Disposición Final

11. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documental (TRD) y cuáles etapas comprenden. La Tabla de Retención Documental como un elemento indispensable en la gestión documental y un instrumento archivístico esencial que permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades, éstas, deberán elaborarlas y adoptarlas para la implementación del Programa de Gestión Documental, siguiendo las etapas y demás aspectos contemplados en el Acuerdo AGN 039 de 2002. ETAPAS: PRIMERA ETAPA: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales. SEGUNDA ETAPA: Análisis e interpretación de la información recolectada.


TERCERA ETAPA: Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación. CUARTA ETAPA: Aplicación 12. Mencione porque es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas. La importancia de implementar un Programa de Gestión Documental en las empresas ayuda a establecer los objetivos para la buena marcha de la gestión administrativa, facilitando la comprensión y análisis de los sistemas organizativos y tecnológicos con que cuenta la empresa, convirtiéndose en un factor de detección de necesidades y solución a los problemas de organización y búsqueda de información. Permite conocer la gestión de la información y los pasos que da el documento desde que se produce o ingresa, hasta su disposición final. Faculta a las empresas a estar a la par de los avances tecnológicos, consiguiendo el uso y manejo de herramientas que permitan la organización, clasificación, recuperación y búsqueda de la información de una forma rápida y sencilla. VENTAJAS: Facilidad a las personas trabajar con documentos Que la información se comparta y se aproveche como recurso colectivo Conservar la memoria documental de la empresa Ahorro de espacio y tiempo en la localización de la información 13. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estar normas con su enunciado y haga a cada una su explicación. CONSTITUCIÓN POLÍTICA COLOMBIANA 1. Artículo 15. “Todas las personas Con esto el Estado nos garantiza que tienen derecho a su intimidad todos los Colombianos desde el momento personal y familiar y a su buen


nombre, y el Estado debe en que nacimos y somos registrados, respetarlo y hacerlo respetar” poseemos los mismos derechos, derecho a la Libertad y Privacidad, que con el auge y proliferación de las tecnologías son muy vulnerados 2. Artículo 27. “El Estado garantiza Con este artículo el Estado Colombiano las libertades de enseñanzas, garantizará a todos el compromiso por aprendizaje, investigación y cátedra” una buena educación sin distingo de clases sociales. Esto en nuestro país no se da. 3. Artículo 74. “Todas las personas Los documentos públicos son de todos los tienen derecho a acceder a los colombianos y tenemos derecho a su documentos públicos salvo los caos que establezca la ley” acceso y consulta. Salvo casos que la misma ley lo impida, por ejemplo en caso de deterioro. 4. Artículo 2. “sobre derechos de Toda persona tiene derecho a que se autor” respeten la creación de su obra, llamase obra literaria, artística, musical y a recibir un patrimonio producto de este trabajo. 5. Ley 594 de 2000. “Por la medio Con esta Ley se dio un vuelco total en de la cual se dicta la Ley General Colombia sobre la importancia que deben de Archivos y se dictan otras disposiciones.” dar los mandatarios de turno al cuidado y conservación de los archivos. Esperamos nosotros

los

archiveros

que

siga

fortaleciendo para bien del patrimonio documental colombiano

14. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos.


Son muchas las Leyes que se han dictado con respecto a este tema, con innumerables artículos entre los cuales destacamos: “El Artículo 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en los bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptados o registrados mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Con el fin de prevenir la comisión de actos terroristas, una ley estatutaria reglamentará la forma y condiciones en que las autoridades que ella señale, con fundamento en serios motivos, puedan interceptar o registrar la correspondencia y demás formas de comunicación privada, sin previa orden judicial, con aviso inmediato a la Procuraduría General de la Nación y control judicial posterior dentro de las treinta y seis (36) horas siguientes. Al iniciar cada período de sesiones el Gobierno rendirá informe al Congreso sobre el uso que se haya hecho de esta facultad. Los funcionarios que abusen de las medidas a que se refiere este Artículo incurrirán en falta gravísima, sin perjuicio de las demás responsabilidades a que hubiere lugar.” El derecho de acceso a la información está consagrado en el artículo 74 de la Constitución Política en los siguientes términos: “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la Ley.” La Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos. Nos dice en el Título VI – ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS. “Artículo 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o la Ley.


Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizan el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre delas personas y demás derechos consagrados en la Constitución y las leyes” Artículo 28. Modificación de la Ley 57 de 1985. Modificase el inciso segundo del artículo “13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedará así: "La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta años de su expedición. Cumplidos éstos, el documento por este sólo hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que esté en su posesión adquiere la obligación de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo". “Artículo 29. Restricciones por razones de conservación. Cuando los documentos históricos presenten deterioro físico manifiesto tal que su estado de conservación impida su acceso directo, las instituciones suministrarán la información contenida en estos mediante un sistema de reproducción que no afecte la conservación del documento, certificando su autenticidad cuando fuere del caso.”

.


BIBLIOGRAFIA

1. http://importanciadelpdg.blogspot.com/ 2. http://cmsi.colnodo.apc.org/documentos.shtml?x=3719 3. http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1232

Gestión Documental  

Tarea de Programa de Gestión Documental

Advertisement