Каждый понедельник я просматриваю еженедельный список и заполняю календарь на неделю. Первого числа каждого месяца я просматриваю ежемесячный список и заполняю календарь на месяц. В первый день нового года я заполняю календарь на наступивший год. Не слишком вдаваясь в подробности, вот что конкретно я делаю: В качестве закладки в органайзере я использую прозрачный пластиковый конвертик с листком бумаги внутри. На листке у меня записаны все еженедельные встречи. В понедельник я заношу их в графы расписания на каждый день недели. Если неделя у меня не слишком загружена, я просто просматриваю эту закладку каждый день. Ежемесячные события я отслеживаю, когда вставляю в органайзер странички на следующий месяц. Это может произойти в любой день месяца. Впрочем, ежемесячные совещания лучше сразу отметить на год вперед. Одна общественная организация, с которой я сотрудничаю, каждый декабрь публикует расписание собраний на год вперед. Получив это расписание, я тут же отмечаю все собрания в календаре. Ежегодные события - это, как правило, дни рождения. Их список я храню в компьютере. (Раньше я врал. Для простоты изложения.) Купив блок страничек для органайзера на следующий год, с помощью этого списка я размечаю ежегодные события в календаре. У меня традиция: в первый день наступившего года заносить в календарь все ежегодные события. Портативный компьютер тоже годится для хранения дат отдаленных событий, таких как конференции. Блок страничек, который я покупаю для органайзера, включает листок для записи событий на несколько лет вперед. Ежегодно, меняя страницы, я просматриваю эти листочки и переписываю их содержимое в календарь на этот год. Я предвижу совпадающие даты свадеб и выпускных вечеров на два-три года вперед.
Узнайте свой личный ритм Все в природе подчиняется определенным ритмам. Соглашаясь прийти на встречу или собрание, хорошо бы учитывать свой личный ритм. В течение дня я могу работать с очень высокой производительностью два часа. Один час - это первый час до того, как все сотрудники собрались в офисе. Я не "жаворонок", но я заметил, что если заставлю себя притащиться в офис за час до начала рабочего дня, то сделаю за первый час больше, чем за все оставшееся рабочее время, потому что никто не будет меня отвлекать. Очень важно не растратить этот час на занятия вроде разбора электронной почты. Используйте его для работы над проектом, требующим полной сосредоточенности. (Примеры приведены в главе 2.) Второй час - это час вашего пика активности. В это время вы можете сконцентрироваться на работе лучше, чем в остальную часть дня. Я на-