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C贸digo de Buen Gobierno

GALAXIA SEGURIDAD LTDA


Código de Buen Gobierno Corporativo

PRESENTACIÓN El tema del buen gobierno corporativo es de especial importancia para los accionistas, es así como GALAXIA SEGURIDAD LTDA., ha adoptado el presente Código, que compila los distintos mecanismos e instrumentos mediante los cuales la Organización garantiza una gestión transparente de todas las actividades relacionadas con el desarrollo de su objeto social y asegura el respeto por los Socios, proveedores y empleados. El texto del Código de Buen Gobierno Corporativo se encuentra disponible para consulta de los socios, clientes y empleados en la sede de la Organización en el área de Gestión Documental, ubicada en la Transversal 39B N° 72-85, en la Ciudad de Medellín.


DISPOSICIONES GENERALES Objetivo del Código El objetivo del presente Código es compilar las políticas, normas, sistemas y principios éticos que orientan las actuaciones de GALAXIA SEGURIDAD LTDA. y de todas las personas vinculadas con ella, con el fin de preservar la integridad ética institucional, asegurar la adecuada administración de sus asuntos, el respeto por los clientes, por los trabajadores y por la comunidad. Ámbito de Aplicación Este Código aplica a todas las actuaciones de los Accionistas, Junta Directiva, el Gerente General, los Directores, Jefes de Área, los Empleados, Contratistas y Proveedores, con el fin de que la actuación de la organización se ajuste a los principios éticos y prácticas de buen manejo corporativo. TÍTULO I: IDENTIFICACIÓN DE LA CORPORACIÓN Naturaleza GALAXIA SEGURIDAD LTDA.es una persona jurídica de derecho privado, organizada, del tipo de las Sociedades Limitadas. Constituida mediante escritura pública No. 391, del 12 de Abril de 1999, Notaria Doce (12) de Medellín, inscrita en la Cámara de Comercio de Medellín y distinguida con la matricula mercantil No 21-253294-03, con domicilio principal en el Municipio de Medellín – Antioquia, con NIT 811.017.575-1. Objeto Social La sociedad tendrá como objeto social las siguientes actividades: a) Prestar el servicio de vigilancia y seguridad privada, en las modalidades de vigilancia fija, vigilancia móvil y escolta a personas vehículos y mercancías, con la utilización de armas y sin armas de fuego. b) Provisión de redes y/o servicios de telecomunicaciones; prestar servicios de vigilancia por medio de equipos tecnológicos a través de circuito cerrado de televisión, monitoreo de alarmas, radios de comunicación, detectores de metales manuales y en arco, esclusas, espejos cóncavos, detectores de explosivos, sistemas de acceso por computador y escáner y bastones de mando en madera.


c) Prestar servicios conexos como asesoría, consultoría e investigación de seguridad. d) Prestar los servicios de poligrafía, detección de sustancias explosivas y narcóticas con medios animales, (Con previa autorización de la superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada). e) Abrir agencias y sucursales a nivel nacional para operar en la prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada ( Con previa autorización de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada).

TÍTULO II: MARCO DE ACTUACIÓN CAPÍTULO I: MARCO DE REFERENCIA CORPORATIVO Misión Prestar en forma adecuada y eficaz el servicio de vigilancia y seguridad privada en las modalidades, fija, móvil y escolta conforme a lo dispuesto por los organismos de control del estado con miras a prevenir o detener los riesgos que puedan afectar la integridad de nuestros usuarios, a través de un equipo humano capacitado, competente, y con los medios necesarios, que garantice los más altos índices de desempeño y satisfacción en el servicio. Visión Galaxia Seguridad Ltda. tiene como visión establecer para el año 2010 un sistema de gestión sólido y reconocido por sus clientes a nivel nacional y por los organismos que así lo certifiquen, incrementando permanentemente el nivel de participación en el mercado y el desempeño de sus procesos internos. Valores Considerados como aquellas Características propias de la empresa que hacen parte de cada uno de los colaboradores:  Respeto: Aceptación de todos los colaboradores tal como son  Honestidad: Virtud de la verdad en la organización  Responsabilidad: Cumplimiento de lo pactado  Compromiso: Pertenencia por cada una de las tareas y por la empresa como tal  Tolerancia: Convivencia de todos y para todos.


Principios Corporativos Considerados como aquellos enfoques propios de la empresa desde y para todos sus niveles:     

Enfoque al cliente Liderazgo Participación del personal y trabajo en equipo Cooperación con las autoridades competentes para la prevención de prácticas desleales e ilegales. Mejoramiento continuo

Política de Gestión Nos comprometemos a mejorar continuamente la calidad, la seguridad y salud ocupacional en nuestra empresa para satisfacer las necesidades de los clientes, mediante un excelente servicio de vigilancia y seguridad privada, con personal idóneo, y asegurando el cumplimiento de todos los requisitos legales y reglamentarios Cultura De Calidad En GALAXIA SEGURIDAD LTDA. estamos comprometidos permanentemente con la satisfacción de las necesidades de nuestros clientes mediante el diseño y suministro de productos y servicios de calidad y el cumplimiento de nuestra oferta de servicio. Esto lo logramos a través de un excelente trabajo en equipo, que se refleja en la efectividad, mejoramiento e innovación de los procesos, contribuyendo así a mantener una organización de alto desempeño. CAPÍTULO II: PORTAFOLIO DE PRODUCTOS, SERVICIOS E INGRESOS Portafolio de Productos y servicios • • • • • •

Vigilancia Fija. – Vigilancia Móvil. – Escolta a personas, Vehículos y mercancías. – Asesoría en Seguridad Física. – Análisis de Riesgos. – Apoyo logístico en Eventos Especiales. –


Medios y Equipos de Dotación –

Canales de prestación de Servicios Los canales de prestación de los servicios que ofrece GALAXIA SEGURIDAD LTDA, son: – – –

Canal Institucional (Empresas Estatales o de derecho Público). Canal Hogares (Unifamiliares, Multifamiliares, Urbanizaciones). Canal Empresarial (Pequeñas, Medianas y Grandes Empresas de Derecho Privado).

Ingresos GALAXIA SEGURIDAD LTDA.., obtiene ingresos en virtud del que hacer comercial que desarrolla. CAPÍTULO III: DE LOS RIESGOS Áreas y órganos Involucrados en la Gestión Integral De Riesgos. La Gerencia de GALAXIA SEGURIDAD LTDA., es el responsable de adoptar los mecanismos que permitan identificar, medir, monitorear y divulgar los riesgos a los que se enfrenta la Organización en relación con el desarrollo de su actividad. En virtud de dicha responsabilidad, la Gerencia podrá designar un Comité Externo de Riesgo, el cual tendrá como funciones, analizar, evaluar y decidir sobre la gestión y administración de riesgos, y presentar ante la Gerencia los informes y las recomendaciones para estudio de este. TÍTULO III: DE LA ORGANIZACION Y SU GOBIERNO CAPÍTULO I: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL La siguiente es la estructura organizacional al interior de la Organización. CAPÍTULO II: ÓRGANOS DE DIRECCIÓN Asamblea General de Accionistas. GALAXIA SEGURIDAD LTDA., será administrada y dirigida por la Asamblea General, por la Junta Directiva y por el Gerente General, así como por todo


otro órgano o cargo especializado creado por la Asamblea General o por la Junta Directiva, de acuerdo con las conveniencias de la Organización. La Asamblea General estará integrada por todos los Socios miembros o sus delegados que se hallen en pleno goce de los derechos que su calidad les otorga. Reuniones Las reuniones ordinarias de la Asamblea General, tendrán lugar en el primer semestre de cada año, en fecha, hora y lugar fijados por la Junta Directiva y en su defecto por el Gerente General. La convocatoria para las reuniones de la Asamblea General, ordinarias o extraordinarias, se hará por lo menos con diez (10) días hábiles de anticipación, por medio de notificación escrita, a todos los socios, remitida a la dirección que tengan registrada en la Organización. La convocatoria debe indicar el proyecto del Orden del Día, el sitio, la fecha y la hora de la reunión, la forma y términos para presentación de poderes, inscripción de candidatos e inspección de libros y documentos. Las reuniones extraordinarias se realizarán por convocatoria que haga la Junta Directiva, el Gerente General, el Revisor Fiscal o por solicitud escrita de un número plural de socios que represente por lo menos una cuarta parte del total de los miembros hábiles de la Organización. Quórum La asamblea deliberará con un número plural de socios que represente, por lo menos, la mitad más una de las acciones suscritas, salvo que en los estatutos se pacte un quórum inferior. Con excepción de las mayorías decisorias señaladas en los artículos 155, 420 numeral 5 y 455 del Código de Comercio, las decisiones se tomarán por mayoría de los votos presentes. Transcurridos sesenta (60) minutos, contados a partir de la hora exacta fijada para la reunión, si no se logra formar quórum para deliberar la asamblea sesionará válidamente y podrá adoptar decisiones con cualquier número plural de afiliados hábiles presentes. Funciones y atribuciones Son funciones de la Asamblea General de Accionistas elegir los tres representantes principales y los tres suplentes que integran la Junta Directiva como representantes de los accionistas; nombrar para períodos de dos años y remover con justa causa, al Revisor Fiscal y a su suplente y señalarles su


asignación; crear los organismos técnicos o asesores que se requieran para la buena marcha de la Organización; examinar, aprobar u objetar las cuentas, balances y estados financieros que la Junta Directiva presente después de cada ejercicio presupuestal; considerar los informes generales y especiales que presente el Gerente General; decretar la liquidación y disolución de la Organización con sujeción a las normas estatutarias legales y reglamentarias que rijan sobre el particular; velar como máximo órgano de la Organización por el cumplimiento de los principios, así como del cumplimiento de la ley y los estatutos. Actas Todas las reuniones, resoluciones, deliberaciones, decisiones, elecciones y demás trabajos de la Asamblea General, se harán constar en un libro de Actas que firmarán el Presidente de la Asamblea y el Secretario. Cada Acta deberá ser aprobada bien sea por la misma Asamblea o por comisión especialmente designada, para tal efecto, por la Presidencia de la Asamblea, designación que tendrá que recaer en personas que hayan asistido a la reunión y que deberá ser ratificada por la mayoría absoluta de los socios allí representados. La Comisión deberá aprobar el Acta dentro de los diez (10) días siguientes a la Asamblea. Cada Acta se encabezará con el número de orden correspondiente y deberá indicar el lugar, la fecha y la hora de la reunión; la forma de convocatoria; el número de miembros o afiliados hábiles presentes, con indicaciones de los casos de representación; los asuntos tratados; las decisiones adoptadas; las proposiciones aprobadas, negadas o aplazadas, con indicación del número de votos emitidos a favor, en contra, en blanco o nulos; las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión; las designaciones efectuadas; la fecha y hora de terminación, y en general, todas las circunstancias que suministren una información clara y completa sobre el desarrollo de la Asamblea. CAPITULO III: ORGANOS DE ADMINISTRACIÓN. La Junta Directiva La Junta Directiva es la máxima autoridad ejecutiva y estará integrada por Tres (3) miembros principales, con sus respectivos suplentes, en representación de los Accionistas. Todos los miembros tendrán iguales derechos y obligaciones, pero los Consejeros Suplentes solo actuarán en las reuniones de la Junta Directiva, en ausencia del respectivo principal.


Elección Los miembros principales y suplentes de la Junta Directiva, representantes de los socios, serán escogidos por una comisión de los socios. Reuniones La Junta Directiva se reunirá por lo menos una vez cada mes (1) mes y cuando sea convocado por su presidente o por tres de sus miembros, o por el Revisor fiscal o por el Gerente General. Además cada vez que sean convocadas las reuniones, se efectuarán en el domicilio social o en el lugar que, para casos especiales acuerde la misma Junta. La Junta designará a uno de sus miembros como Presidente y a otro como Secretario para periodos de un año. Al iniciar cada semestre se entregará a los miembros de la Junta el calendario de reuniones para el respectivo semestre. La agenda de la reunión se informará conforme lo establecido en los Estatutos. El Gerente General tendrá voz, pero no voto en todas las sesiones de la Junta Directiva y podrá ejercer las funciones de Secretario de la misma, salvo que la Junta designe otra persona, cuando lo estime necesario. Quórum Constituirá quórum en las sesiones de la Junta Directiva la presencia de la mitad más uno del total de sus miembros principales o de los suplentes que hagan sus veces. Funciones y atribuciones La Junta Directiva tendrá, de manera especial, las siguientes funciones: Ejercer la suprema dirección administrativa de la Organización, respetando las funciones que se hayan asignado a la Asamblea General o a otro organismo o funcionario; adoptar la política administrativa y financiera de la Corporación,; aprobar, en consonancia con las normas legales y estatutarias, los planes y programas de las inversiones y servicios de la Organización; aprobar el presupuesto anual de ingresos y egresos; determinar el uso que se dará a los rendimientos líquidos o remanentes que arrojen, en el respectivo ejercicio, las operaciones de la Organización, de acuerdo con las normas legales que rijan la materia; vigilar y controlar la ejecución de los programas, la prestación de los servicios y el manejo administrativo y financiero de la Organización; evaluar los informes de gestión y de resultados que le presente el Gerente General; aprobar los contratos que suscriba el Gerente General cuando la cuantía fuere superior a la suma que anualmente determine la Asamblea General; crear los organismos o cargos que juzgue necesarios o convenientes para la buena marcha de la Organización y señalarles sus funciones y asignaciones; nombrar


y remover libremente al Gerente General, señalándoles su asignación; nombrar los demás funcionarios que por estatutos, norma legal o reglamentaria sean de su libre nombramiento; decidir sobre las cuestiones que someta a su consideración el Gerente General y presentar a la Asamblea General, en asocio de dicho Gerente, las cuentas y balances de la Organización; constituir dentro de las normas legales, las reservas y apropiaciones que garanticen la estabilidad y buen funcionamiento de la Corporación y de los servicios y obligaciones a su cargo; decidir sobre las renuncias, excusas y licencias del personal nombrado por la Asamblea General; decidir sobre la afiliación o vinculación de la Organización a Instituciones Nacionales o Internacionales, cuyas actividades y propósitos sean afines a las suyas; aprobar los contratos que sobre prestación de servicios suscriba la Organización con otras Instituciones Nacionales o Internacionales, públicas, privadas o mixtas, crear premios, estímulos o condecoraciones para exaltar las labores que se realicen en beneficio de la paz y la justicia sociales en general. Considerar y aprobar las propuestas relativas a la creación de cualquier sociedad en que pueda tener interés GALAXIA SEGURIDAD LTDA..; disponer el establecimiento, o la clausura, previos los requisitos legales, de puntos de servicio o dependencias; autorizar liberalidades o beneficios de carácter extralegal a favor del personal de la Organización; servir de cuerpo consultivo del Gerente General; ejecutar las decisiones y recomendaciones de la Asamblea General en cuanto corresponde a la Junta Directiva; adoptar el Código de Conducta que debe guiar las actuaciones de los administradores y empleados de la Organización y regular lo relativo a la prevención, manejo y divulgación de los conflictos de interés y el uso de información privilegiada; adoptar el Código de Buen Gobierno, en el cual se definan y reglamenten las políticas y principios que promuevan el respeto y trato equitativo de todos los afiliados y que garantice la protección de sus derechos; adoptar los mecanismos que permitan identificar, medir, monitorear y divulgar los riesgos a los que se enfrenta la Organización en relación con el desarrollo de su objeto social, previendo que se cuente con el recurso humano y tecnológico para el cabal cumplimiento de esta labor; y las demás que se estipulen en los estatutos o en las leyes o que no estén asignados a otro órgano administrativo de la Organización. Remuneración La Asamblea General de Accionistas define anualmente la remuneración de la Junta Directiva, fijando los honorarios por asistencia a cada una de las reuniones.


Actas Las Actas de las sesiones de la Junta Directiva se llevarán en un libro debidamente registrado y rubricado y serán firmadas por quien presida las sesiones y por el Secretario. Gerente General. La Gerencias Administrativa y Comercial, estarán a cargo de un Gerente General quien será de libre nombramiento y remoción de la Junta Directiva. Su vinculación es a término indefinido y en lo laboral se rige por las normas del Código Sustantivo del Trabajo, salvo expresa disposición de ley en contrario. Como representante legal tiene facultades para celebrar o ejecutar, sin otras limitaciones que las establecidas en la ley y los estatutos, todos los actos comprendidos en el objeto social o que se relacionen directamente con la existencia y el funcionamiento de la Organización. Elección El Gerente General es elegido por la Junta Directiva, quien será de libre nombramiento y remoción. Remuneración Su remuneración es la señalada por la Junta Directiva, atendiendo a la complejidad de la Corporación, la responsabilidad del cargo, la complejidad de los diferentes mercados en los que se desenvuelven los servicios de GALAXIA SEGURIDAD LTDA.., así como los resultados obtenidos. Funciones El Gerente General es el representante Legal de la Organización tanto en juicio como fuera de juicio. Son funciones suyas las siguientes: Cumplir y hacer cumplir los estatutos, reglamentos internos, órdenes y resoluciones de los diversos órganos de la Organización, así como los ordenamientos y directrices del Gobierno Nacional; asumir la representación legal de la Organización, con facultades para transigir, desistir y sustituir parcialmente sus facultades, recibir, adquirir bienes, constituir prendas, enajenar toda clase de bienes, celebrar el contrato comercial de cambio en todas sus manifestaciones y demás actos de disposición y administración; en todos los casos anteriores con la limitación de que todo acto o contrato cuya cuantía exceda de la suma que anualmente fije la Asamblea deberá ser aprobado por la Junta Directiva; cuidar de los recaudos e inversiones de la Organización, de acuerdo con lo dispuesto por la Ley, por la Asamblea General y por la Junta Directiva; nombrar y


remover libremente al personal de la Organización a excepción de aquellos Funcionarios cuyo nombramiento corresponde a la Asamblea General o a la Junta Directiva; cumplir las demás funciones que le asignen las normas legales, la Asamblea General y la Junta Directiva y las que por la naturaleza de su cargo le correspondan; ejecutar la política administrativa y financiera de la Organización y las determinaciones de la Junta Directiva; dirigir, coordinar y orientar la acción Administrativa de la Organización y asumir, en todo caso, la defensa de sus intereses; presentar a consideración de la Junta Directiva las obras y programas de inversión y organización de los distintos servicios de la Organización y el presupuesto de ingresos y egresos; presentar a la Asamblea General Ordinaria el informe anual de labores, acompañado de los balances y estados financieros del correspondiente ejercicio; rendir ante la Junta Directiva los informes trimestrales de gestión y resultados; presentar ante la autoridad oficial legalmente encargada de la vigilancia de la Organización, los informes generales o periódicos que se le soliciten sobre las actividades desarrolladas, el estado de ejecución de los planes y programas, la situación general de la Empresa y los tópicos que se relacionen con la política de seguridad social y de protección social del Estado; presentar a la consideración de la Junta Directiva los proyectos de planta del personal, manual de funciones y reglamento de trabajo; suscribir los contratos, acuerdos, convenios, pactos o adhesiones que requiera el normal funcionamiento de la Organización, con sujeción a las normas legales y estatutarias; ordenar los gastos de la Entidad; asistir con voz, pero sin voto, a las reuniones de la Junta Directiva, y asistir con voz y con voto a las reuniones ordinarias y extraordinarias de la Asamblea General, salvo cuando se traten los temas que se indican a continuación, respecto de los cuales el Gerente General se abstendrá de votar: a) Fijación del monto hasta el cual puede contratar el Gerente General sin autorización de la Junta Directiva. b) Estudio y aprobación de Balances y Estados Financieros. c) Elección del Revisor Fiscal y fijación de su remuneración. d) Fijación de la asignación de los Miembros del Consejo Directivo; Además, convocar a la Asamblea General y el Consejo Directivo a sesiones ordinarias y extraordinarias, conforme a las disposiciones vigentes; delegar en otros funcionarios de la Corporación o en apoderados especiales, cuando fuere el caso, determinadas funciones suyas; ordenar las compras y gastos relacionados con los servicios sociales de la Organización, sin más límites que los que específicamente establezca la Junta Directiva para cada programa; adoptar las medidas necesarias para la debida conservación de los bienes de la empresa; vigilar y dirigir las actividades de los empleados de la Organización e impartir las órdenes e instrucciones que exija la buena marcha de la empresa;


citar a la Junta Directiva cuando lo considere necesario o conveniente y mantenerlo adecuada y oportunamente informado sobre la marcha de los negocios; cumplir, hacer cumplir y difundir adecuadamente el Código de Buen Gobierno Corporativo; y las demás que les corresponden de acuerdo con la ley. Divisiones y departamentos La estructura organizacional de la Organización está integrada por Divisiones y por Departamentos responsables de las unidades estratégicas de negocio y de los procesos de apoyo de GALAXIA SEGURIDAD LTDA. De las divisiones. GALAXIA SEGURIDAD LTDA. cuenta con 8 Divisiones de área, una Revisoría Fiscal que depende de la Junta Directiva y un Asesor Jurídico Externo y otra de Seguros que dependen funcionalmente de la Gerencia General y son las que apoyan la gestión de la Organización en todos los ámbitos. Estas son: · · · · · · · ·

División División División División División División División División

de Gestion del Talento Humano. de Gestion de Calidad de Operaciones Comercial. de Gestión en Tecnología Informática. de Contabilidad y Tesorería. de Finanzas Corporativas. de Mantenimiento

De los departamentos Las Divisiones están integradas por Departamentos, los cuales atienden específicamente los asuntos operativos y administrativos de cada una de ellas. Desarrollo de las actividades por procesos Sin perjuicio de la estructura jerárquica de la organización, el cumplimiento de las actividades ejecutadas en relación con el desarrollo de su objeto social se realiza a través de la filosofía de trabajo por procesos. De este modo, todas las personas al interior de la organización tienen responsabilidades bien definidas y procesos efectivos y eficientes que permiten satisfacer las expectativas de los clientes, tanto internos como externos.


CAPÍTULO IV: PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN Y GESTIÓN DEL DESEMPEÑO DEL PERSONAL DE GALAXIA SEGURIDAD LTDA. Selección Como visión corporativa en la selección de personal GALAXIA SEGURIDAD LTDA. procura lograr el desarrollo continuo de personas competentes, productivas y felices, que trasciendan individual, organizacional y socialmente, a través del diseño e implementación de procesos de gestión humana para hacer del trabajador de GALAXIA SEGURIDAD LTDA. una persona íntegra y con la más alta vocación de servicio. A partir de esta visión emprendemos todas nuestras acciones relacionadas con nuestro equipo humano, buscando con ello, mejorar la calidad de vida de los empleados y sus familias, contribuir con el bienestar de la comunidad y por supuesto de todos nuestros afiliados, clientes y proveedores. Para llevar a cabo el proceso de selección, se tienen en cuenta las siguientes etapas: Reclutamiento Para el desarrollo de ésta actividad, se tiene en cuenta los requerimientos propios del cargo, el cumplimiento de las competencias organizacionales y de las competencias funcionales y específicas. Para GALAXIA SEGURIDAD LTDA. es muy importante reconocer en sus candidatos, además de las características propias del cargo en función de su responsabilidad y formación profesional, personas íntegras y capaces de generar su propio desarrollo y el de las personas y equipos de trabajo con los que interactúe. Entrevistas De Selección En GALAXIA SEGURIDAD LTDA. las entrevistas de selección buscan determinar con mayor certeza si la persona cumple o no con el perfil definido por la Organización para el cargo al cual está aspirando. De ésta manera, las entrevistas, se convierten en la clave para centrarse en la motivación de los aspirantes frente al trabajo y en la calificación técnica del mismo frente a él, no sólo frente al requerimiento actual, sino con miras a lo que exigirá el medio y la Organización a futuro. Vinculación Del Candidato Una vez cumplidos los requisitos de valoración, se procede a efectuar los trámites de vinculación, en el caso en que el candidato sea una persona de fuera de la Organización; o a elaborar los trámites de ascensos o traslados, en el caso que el candidato sea un postulante interno de la Organización.


Inducción La inducción es un requisito indispensable para todas las personas que ingresan a GALAXIA SEGURIDAD LTDA. y se realiza antes de que el nuevo integrante asuma sus funciones dentro del cargo para el cual fue seleccionado. En la sesión de inducción se presenta a todos los empleados el código de buen gobierno corporativo. Gestión Del Desempeño Dentro de la Gestión Humana, el Sistema del Direccionamiento Estratégico y el desempeño del empleado pretende potencializar, a partir de la definición clara de metas, las habilidades, competencias y aptitudes de los empleados de la compañía para el cumplimiento de todos los objetivos organizacionales. Para la definición, asignación y desarrollo de cada uno de las metas del Sistema de Desempeño, se requiere de la participación activa del Comité de Dirección, quien define el direccionamiento y la Planeación estratégica; de los jefes de División, quienes tienen a cargo la responsabilidad en cada área y la de cada uno de los colaboradores, como ejecutores de las diferentes metas. Concertación de metas El direccionamiento estratégico y su planeación serán concertadas en el Comité de Dirección el cual se convierte en el medio oficial de la organización para la Asignación de las metas específicas a cada uno de los colaboradores, las cuales, a través de las Jefaturas de División y con la participación de todos los integrantes de la Organización, se deben convertir en asignaciones especificas de planes de trabajo concertados. Seguimiento Toda meta estratégica se convierte en una actividad permanente, responsabilidad de quien se defina como líder y de sus inmediatos colaboradores. El seguimiento se realiza a través de la concertación de las metas, la valoración de las mismas, su asignación y el seguimiento a la actividad de su gestión. Evaluación Para GALAXIA SEGURIDAD LTDA., la valoración de los resultados obtenidos al final de cada período, se convierte en materia prima e insumo para varias actividades, a saber:


· ·

·

Planeación estratégica: a través de los resultados, alimenta el alcance de la gestión de la organización para el año siguiente; Planes de desarrollo individual: genera, a través del seguimiento y la retroalimentación jefe-colaborador, la posibilidad de realizar acciones de mejoramiento en aquellos casos en donde los resultados de las metas no estén acordes con los objetivos trazados; Gestión del conocimiento organizacional: el sistema, en función de las metas, su responsable y ejecución de las mismas, alimenta el diagnóstico de necesidades de formación como insumo con el que cuentan los colaboradores para la realización eficiente de sus planes de trabajo.

CAPÍTULO V: CRITERIOS DE REMUNERACIÓN Salarios GALAXIA SEGURIDAD LTDA., retribuye a sus empleados por la prestación personal de sus servicios, con un sueldo básico mensual. La organización, para efectos de determinar los salarios de los diferentes funcionarios, utiliza la metodología de valoración de cargos, la cual consiste en asignar puntos a cada cargo de acuerdo con unos criterios previamente definidos. Adicionalmente se tienen en cuenta los estudios salariales del mercado, de la industria y aquellos que regule la Súper Intendencia de Vigilancia y Seguridad Privadas. Beneficios Todos los beneficios consagrados a favor de los empleados están establecidos en el plan de beneficios para cada año presentado por el área de talento Humano y en sus respectivos contratos de trabajo. TÍTULO IV: DE LA CONDUCTA DE LA ADMINISTRACIÓN CAPÍTULO I: MECANISMOS PARA FIJAR, EVALUAR Y VERIFICAR LOS RESULTADOS DE LAS ACTIVIDADES DE LOS ADMINISTRADORES La Asamblea General de Socios es la facultada para evaluar y verificar los resultados de la actividad de la Junta Directiva de la Organización. El Gerente General de la Organización informará del desempeño de sus miembros teniendo en cuenta su asistencia a las reuniones, su participación, el seguimiento de la evolución de la Compañía, de su planeación estratégica y de los eventos de impacto e importancia para la Organización. CAPÍTULO II: DEL CONTROL Controles Externos


Son los ejercidos por la Revisoría Fiscal, por entidades Gubernamentales y por otras entidades oficiales que de una o de otra forma tengan injerencia en el desarrollo del objeto social de la empresa. Revisoría Fiscal La Organización tiene un Revisor Fiscal con su respectivo Suplente, elegidos por la Asamblea General, para un período de dos años. Podrán ser elegidos como Revisor Fiscal Principal y Suplente, personas naturales, y personas jurídicas constituidas como sociedades de contadores. El Revisor Fiscal puede ser reelegido. Nombramiento La inscripción de candidatos a Revisor Fiscal Principal y Suplente se hará por escrito, ante el área Jurídica de la Organización, por cualquier socio con derecho a intervenir en la Asamblea General y podrá efectuarse desde el momento de convocatoria de la respectiva reunión hasta la última hora hábil del tercer día hábil anterior al previsto para la realización de dicha Asamblea. Quienes se hayan inscrito oportuna y legalmente, serán presentados por la Administración a consideración de la Asamblea General de Socios, con los siguientes datos de cada uno de los aspirantes: a. Información Personal; b. Información Académica; c. Experiencia Laboral. Desde el momento de la elección la revisoría fiscal dependerá directamente de la Asamblea de Socios y deberá obrar conforme a sus órdenes e instrucciones. Requisitos Para ser elegido Revisor Fiscal se requiere ser Contador Público; acreditar una Experiencia como Auditor o Revisor Fiscal mínima de cinco años, en entidades privadas o públicas, no encontrarse en alguna de las inhabilidades e incompatibilidades establecidas en los estatutos o en la ley. Remuneración El Revisor Fiscal devengará los honorarios autorizados y aprobados por la Asamblea General de Socios. Dicha remuneración es parte de la propuesta y evaluación definida en el numeral correspondiente a nombramiento, y estará


acorde con el alcance del servicio de revisoría fiscal, y con el valor agregado que ofrecen sus servicios. Funciones El Revisor Fiscal presentará a la Asamblea General un informe que deberá expresar: · · ·

Si los actos de los órganos de GALAXIA SEGURIDAD LTDA., se ajustan a la Ley, los estatutos y a las órdenes o instrucciones de la Asamblea. Si la correspondencia, los comprobantes de las cuentas y los libros de Actas en su caso, se llevan y se conservan debidamente, y Si hay y son adecuadas las medidas de control interno y de conservación y custodia de los bienes de GALAXIA SEGURIDAD LTDA. o de terceros, recibidos a título no traslaticio de dominio.

El dictamen o informe del Revisor Fiscal sobre los Estados Financieros deberá expresar, por lo menos: 1.

Si ha obtenido las informaciones necesarias para cumplir sus funciones.

2.

Si en el curso de la revisión se han seguido los procedimientos aconsejables por la técnica de la interventoría de cuentas.

3.

Si, en su concepto, la contabilidad se lleva conforme a las normas legales y a la técnica contable y si las operaciones registradas se ajustan a los estatutos, a las decisiones de la Asamblea o Junta Directiva y a las directrices impartidas por el Gobierno Nacional.

4.

Si el Balance y el Estado de Ganancias y Pérdidas han sido tomados fielmente de los libros y si, en su opinión el primero presenta en forma fidedigna, de acuerdo con las normas de contabilidad generalmente aceptadas, la respectiva situación financiera al terminar el período revisado y el segundo refleja el resultado de las operaciones en dicho período.

5.

La razonabilidad o no de los Estados Financieros y las reservas o salvedades que tenga sobre la fidelidad de los mismos.

6.

Las recomendaciones que deban implementarse para la adecuada gestión de la entidad.

Responsabilidades


El Revisor Fiscal responderá por los perjuicios que ocasione a la Organización, a los Socios o a terceros, por negligencia o dolo en el cumplimiento de sus funciones. De acuerdo a la naturaleza de la falta, estarán sujetos a las responsabilidades de tipo civil, penal, administrativo o disciplinario a que haya lugar. Inhabilidades e Incompatibilidades El candidato a ser elegido como Revisor Fiscal, debe además, no encontrarse en incurso en alguna de las siguientes situaciones: ·

En interdicción judicial o inhabilidad para ejercer el comercio.

·

Haber sido condenado a pena privativa de la libertad por cualquier delito, excepto los culposos.

·

Haber sido sancionado por faltas graves en el ejercicio de su profesión.

·

Tener carácter o ejercer la representación legal de un Socio de GALAXIA SEGURIDAD LTDA.

·

Ser consocio, cónyuge o pariente de los grados 4° de consaguinidad, 2° de afinidad o primero civil, de cualquier funcionario de la Organización.

·

Haber desempeñado cualquier cargo, contratado o gestionado negocio, por si o por interpuesta persona, dentro del año inmediatamente anterior, en o ante la Organización.

·

Llevar la representación de un Socio en la Asamblea General, en la cual se está eligiendo al Revisor Fiscal.

Controles Internos Se entiende por control interno el proceso realizado por la Junta Directiva, los administradores y demás personal de la Organización, diseñado para proporcionar seguridad razonable en la búsqueda del cumplimiento de los objetivos en la efectividad y eficiencia de las operaciones, en la suficiencia y confiabilidad de la información financiera, contable y social, cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables y procedimientos operativos diseñados. Junta Directiva.


Corresponde a la Junta Directiva en su calidad de Asesor, definir las políticas y diseñar los procedimientos de control interno que deban implementarse, así como ordenar y vigilar para que los mismos se ajusten a las necesidades de la empresa, permitiéndole realizar adecuadamente su objeto social y alcanzar sus objetivos. Auditoría Interna Como parte del sistema de control interno, asesora y apoya a la Organización promoviendo la cultura del autocontrol, evaluando el cumplimiento de políticas, normas y procedimientos para proteger los recursos, alcanzar mayor eficacia, eficiencia y efectividad en los procesos y contribuir al logro de las metas de la Organización. Comité de direccionamiento estratégico Es el organismo encargado de establecer la postura estratégica de la Organización, verificar el cumplimiento del plan y tomar las decisiones necesarias para ajustar los resultados generales de las estrategias. Está integrado por el Gerente General y los jefes de División que participan e integran el Comité de Dirección. TÍTULO V. DE LAS RELACIONES ENTRE GALAXIA SEGURIDAD LTDA. Y SUS VINCULADAS. CAPÍTULO I: DE LAS RELACIONES ECONÓMICAS ENTRE GALAXIA SEGURIDAD LTDA. Y SUS VINCULADAS. Es la Junta Directiva quien delibera y decide sobre la celebración de operaciones, convenios o contratos presentados por la administración con otras sociedades vinculadas, o casa Matriz para la adquisición de bienes y servicios, en el entendido de que cualquiera de dichas adquisiciones u operaciones se realizarán de conformidad con lo establecido en los procesos de evaluación de proveedores de compras y contratación. Ningún empleado participará en contratos o negociaciones, cuando se encuentre incurso en conflicto de interés sus parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil. El empleado tan pronto tenga conocimiento del conflicto de interés, lo comunicará inmediatamente a su superior jerárquico para que este designe al empleado que continuará con el proceso.


TÍTULO VI: DE LOS SOCIOS CAPÍTULO I: DERECHOS Y OBLIGACIONES Trato Equitativo GALAXIA SEGURIDAD LTDA. otorgará un trato equitativo a todos los socios, y por ende, serán atendidas sus solicitudes, peticiones o reclamaciones en igualdad de condiciones. Tienen derecho a participar en las Asambleas Generales de Socios, ya sean ordinarias o extraordinarias y podrán votar los temas tratados en ellas. Así mismo tendrán la facultad de hacer recomendaciones sobre Gobierno Corporativo, de tener acceso a la nominación y designación de los miembros de la Junta Directiva, de contar con información sobre las condiciones personales y profesionales de los miembros de la Junta y representantes legales de la Organización. Tendrán derecho también a recibir anualmente en el informe de la Dirección a la Asamblea, los objetivos del servicio, informes de gestión de las áreas financiera y de control, las oportunidades y problemas de la Organización y su entorno competitivo. La Organización no realizará transacciones con información privilegiada y negociaciones abusivas, entendiendo como tales aquellas donde una de las partes impone condiciones basadas en su posición. Convocatoria de Asamblea Un número plural de Socios que represente por lo menos una cuarta parte del total de los miembros hábiles de la Organización puede solicitar a la Junta Directiva, Gerente General o al Revisor Fiscal la convocatoria a sesiones extraordinarias de la Asamblea General de Socios. Identificación de los Socios. GALAXIA SEGURIDAD LTDA. posee un libro de registro de socios en el cual se registran los datos que permiten la identificación de ellos, tales como nombre, dirección, así como cualquier otro dato que a juicio de la Organización se deba registrar. Oficina de atención a los Socios. Los Socios de GALAXIA SEGURIDAD LTDA.., serán atendidos personalmente por eL Gerente General de la Organización, en sus oficinas de Medellín , Transversal 39B N° 72-85, teléfono 4124962


Cumplimiento del Código La Junta Directiva de GALAXIA SEGURIDAD LTDA. y su Gerente, son los encargados de velar por el cumplimiento de las medidas de Gobierno Corporativo compiladas en el Código de Buen Gobierno de la Organización. Los Socios podrán reclamar ante la Junta Directiva el cumplimiento efectivo del Código de Buen Gobierno Corporativo, mediante la presentación de una petición sustentada por escrito. Así mismo, la Revisoría Fiscal de la Organización podrá conocer las quejas que se presenten por violación de los derechos de los Socios. Los resultados positivos de dichas investigaciones serán presentados ante la Junta Directiva y si es del caso, se pondrán en conocimiento de la Asamblea General. TÍTULO VII: DE LOS PROVEEDORES CAPÍTULO I: EVALUACIÓN, SELECCIÓN Y REEVALUACIÓN DE LOS PROVEEDORES GALAXIA SEGURIDAD LTDA. ha diseñado e implementado una herramienta de evaluación y reevaluación de proveedores, garantizando a la Organización calidad y eficiencia en los productos y servicios que adquiere, manteniendo una relación a largo plazo y en los mejores términos con sus proveedores. Toda empresa que desee ser proveedora de GALAXIA SEGURIDAD LTDA., debe cumplir con el procedimiento de evaluación de proveedores en los términos que se especifican en el procedimiento de clasificación y calificación. El Jefe de Departamento responsable de la compra o contratación es el encargado de identificar los nuevos productos y servicios, e informarlos al área de Servicios Administrativos responsable de la calificación y clasificación de los mismos. Así mismo debe conseguir como mínimo a tres empresas candidatas para proveer el producto o servicio, aplicar el procedimiento, realizar la evaluación, escoger al proveedor según los parámetros definidos y realizar posteriormente los planes de mejoramiento conjuntamente con el proveedor haciendo un seguimiento de los mismos. Los planes de mejoramiento se realizan entre el proveedor y GALAXIA SEGURIDAD LTDA. y en él se plasman aquellos puntos a mejorar identificados dentro del procedimiento de evaluación y de reevaluación de proveedores. Los planes de mejoramiento deben ser medibles y alcanzables en el corto plazo. La información que se reciba por parte de las empresas evaluadas, debe ser manejada con la mayor responsabilidad. El jefe de departamento encargado de Solicitar la compra o contratación debe recopilar la información completa y archivarla en un lugar adecuado.


CAPÍTULO II: VÍNCULOS JURÍDICOS COMPRADORES, AFILIADOS, ÓRGANOS ADMINISTRACIÓN

ENTRE PROVEEDORES, DIRECTIVOS Y DE

Las relaciones jurídicas entre Socios, administradores y proveedores de la Organización se sujetarán a lo previsto en la ley, los estatutos y en los procesos de compra de bienes, suministros y contratación de servicios, procurando evitar la generación de conflictos de interés, los cuales se manejarán tal y como se describe a continuación: TÍTULO VIII: CONFLICTOS DE INTERÉS CAPÍTULO I: DEFINICIÓN Existe conflicto de interés, cuando no es posible la satisfacción simultánea de los intereses de los directivos, administradores y empleados y el de GALAXIA SEGURIDAD LTDA., bien porque el interés sea de aquellos o de un tercero, cónyuge o pariente. Dichos funcionarios se encuentran en esta situación cuando deban tomar una decisión, o realizar u omitir una acción, en razón de sus funciones y se encuentren ante la posibilidad de escoger entre el interés de la Organización, el cliente, usuario o proveedor de la situación presentada, y su interés propio o el de un tercero, de manera que de optar por cualquiera de estos dos últimos, obtendría un beneficio pecuniario y/o extra-económico indebido que de otra forma no recibiría, desconociendo así un deber legal, contractual, estatutario o ético, conforme a los principios de actuación señalados en este Código de Buen Gobierno. CAPÍTULO II: MANEJO DE LOS CONFLICTOS DE INTERÉS En La contratación de Personal Para conveniencia de GALAXIA SEGURIDAD LTDA. y de sus empleados, no se permite el ingreso de personal que sea pariente de alguna persona vinculada a la Organización hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo grado de afinidad y primero civil. Tampoco son admitidos los cónyuges o los compañeros permanentes de los empleados.


En la actuación de los Funcionarios. Los funcionarios se abstendrán de realizar cualquier operación que pueda dar lugar a conflictos de interés entre ellos, GALAXIA SEGURIDAD LTDA., los Socios, o cualquier proveedor. En este sentido, se deberá anteponer la observancia de las normas legales y de los principios éticos que orientan la actividad de la Organización. En las relaciones con los Proveedores. Todas las personas jurídicas y naturales que pretendan ser proveedores de GALAXIA SEGURIDAD LTDA., sin distinción alguna, deben someterse al procedimiento de selección objetiva establecido en el proceso de evaluación y reevaluación de proveedores y a la posterior formalización de la relación comercial de conformidad con lo previsto en los procesos de compras de bienes y suministros y de contratación de servicios. CAPÍTULO III: RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS Los Directivos, Administradores y Empleados de GALAXIA SEGURIDAD LTDA. deberán actuar con la lealtad y diligencia debidas, comunicando las situaciones donde existan conflictos de interés, observando siempre el deber de confidencialidad. Cuando cualquiera de las personas mencionadas anteriormente se enfrente a un conflicto de interés, o se tenga duda sobre la existencia del mismo, debe atender el siguiente procedimiento: a. Informar por escrito del conflicto a su superior jerárquico, describiendo detalladamente la situación. El superior designará al empleado que continuará con el respectivo proceso. b. Abstenerse de actuar cuando tenga conocimiento de la situación de conflicto de interés y de intervenir, directa o indirectamente, en las actividades y decisiones que tengan relación con las determinaciones sociales referentes al conflicto. c.

El Gerente General de la Organización dará a conocer a la Junta Directiva en pleno la situación de conflicto de interés. La duda de los Directivos, Administradores y Empleados de la Organización respecto de la configuración de actos que impliquen conflicto de interés, no exime a estas personas de la obligación de abstenerse de participar en las actividades respectivas.


TÍTULO IX: DE LA INFORMACIÓN CAPÍTULO I: ESTÁNDARES DE INFORMACIÓN GALAXIA SEGURIDAD LTDA., publica anualmente un balance financiero, contable y social, el cual es entregado en la Asamblea General de Socios. GALAXIA SEGURIDAD LTDA. Siempre ha sido fiel a su compromiso de suministrar información oportuna y veraz a todos aquellos interesados en conocerla. Sin embargo tiene por política, mantener la más estricta observación de la confidencialidad. CAPÍTULO II: MEDIOS DE INFORMACIÓN GALAXIA SEGURIDAD LTDA. cuenta con un sitio en Internet, en donde se suministra al público la información general de la Corporación, sus productos y servicios. Además se suministra a los afiliados información relativa al acceso a los servicios. TÍTULO X: DIVULGACIÓN Y CONSULTA El presente Código y cualquier modificación al mismo, serán informados y publicados oportunamente en la página Web de la Organización. www.galaxiaseguridad.net Todos los aspectos no regulados en el presente Código, se regirán por lo contenido en los Estatutos de la Organización y por las normas legales vigentes sobre la materia.


Codigo de Buen Gobierno