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Colegio Jorge Isaacs

Proyecto gesti贸n documental como herramienta empresarial Armenia- Quind铆o Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800 Www. Jorgeisaacs.edu.co


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ORGANIGRAMA CODIFICADO

101

TESORERIA

100 RECTORIA

102

SECRETARIA

COORDINACION 103

CAPELLANÍA 104

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ORIENTACIÓN 105


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MANUAL DE FUNCIONES FUNCIONES DEL RECTOR: 1. Orientar la ejecución del proyecto educativo y aplicar las decisiones del gobierno escolar. 2. Concretar la integración de la comunidad, de tal forma que todos aquellos que la conforman se sientan corresponsables, en la misión educativa.

3. Velar por el cumplimiento de las funciones docentes y el oportuno aprovisionamiento de los recursos necesarios para el efecto. 4. Promover el proceso continuo de mejoramiento de la calidad de la educación en el establecimiento. 5. Mantener activas las relaciones con las autoridades educativas, con los patrocinadores o auspiciadores de la institución y con la comunidad local, para el continuo progreso académico de la institución y el mejoramiento de la vida comunitaria. 6. Promover y proponer proyectos de desarrollo educativo, pedagógico y evaluativo, que contribuyan decisivamente en el desarrollo y consolidación del centro educativo. 7. Orientar el proceso educativo con la asistencia del Consejo Académico. 8. Ejercer las funciones disciplinarias que le atribuyan la ley, los reglamentos y el Manual de Convivencia. 9. Identificar las nuevas tendencias, aspiraciones e influencias para canalizar las en favor del mejoramiento del proyecto educativo institucional. 10. Promover actividades de beneficio social que vinculen al establecimiento con la comunidad local.

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FUNCIONES DEL COORDINADORES                           

Elabora normas y procedimientos académicos. Supervisa el cumplimiento de los reglamentos internos en materia educativa. Estudia y aprueba la programación del año escolar presentada por los coordinadores a su cargo. Supervisa la ejecución de programas complementarios para la educación de los alumnos. Vela por el cumplimiento de la programación para el área de preescolar y básica. Elabora el plan académico anual de evaluación. Supervisa la correcta aplicación de criterios de evaluación acorde con el proceso educativo de los alumnos. Detecta y analiza las necesidades que se derivan de las actividades académicas y canaliza su solución. Convoca a los Coordinadores de áreas a su cargo a reuniones periódicas y constantes. Realiza conjuntamente con los Coordinadores a su cargo la evaluación del personal Docente. Aprueba las actividades complementarias y especiales (extra-aula) organizadas por los Coordinadores de aula. Entrevista a los Docentes aspirantes a cargos de preescolar y básica. Controla la asignación de cupos conjuntamente con la Dirección. Organiza talleres de actualización académica para los Docentes. Asiste a reuniones, talleres, conferencias relacionadas con el área de su competencia. Vela por el buen funcionamiento de la biblioteca. Tramita requisiciones de personal y materiales ante la coordinación administrativa. Organiza y dirige mensualmente el Consejo de Profesores de la Escuela Básica. Lleva el control de las estadísticas de la escuela básica (asistencia, notas, ingresos, egresos). Controla la distribución de alumnos por aula, de acuerdo a la edad, sexo, etc. Supervisa y controla las actividades de Control de Estudios y Evaluación. Envía a las autoridades competentes de Apoyo Docente del Ministerio de Educación, recaudos que permiten la prosecución de estudios. Revisa las planillas de registro, certificados, materias pendientes y otros. Controla y supervisa la elaboración de las actas de consejo de Sección. Opera un microcomputador para acceder información. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800 Www. Jorgeisaacs.edu.co


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FUNCIONES DEL ORIENTADOR * Participar en la formulación y desarrollo del proyecto escolar e impulsar las propuesta de integración colectiva de los profesores para el trabajo de la escuela * Elaborar la planeación correspondiente a las actividades de la orientación educativa en el marco de la organización escolar.

* Planear la acciones y aplicar estrategias sistemáticas de orientación a los alumnos, en el marco de la organización escolar y la planeación de los docentes, coadyuvando en la retroalimentación del proceso formativo que plantea el plan y programas de estudio de educación secundaria * Planear y/o desarrollar los proyectos culturales y recreativos del ámbito de la orientación educativa que fortalezcan las habilidades del pensamiento, hábitos y destrezas y valores en los espacios de horas clase, de tiempo libre o de otra índole, que no sea atendida por los docentes o directivos * Colaborar con reuniones y eventos que les convoquen las autoridades educativas con relación al desarrollo de las acciones escolares * Estimular la participación de los alumnos en la organización de las actividades escolares, cívicas, culturales y sociales como una forma de desarrollo de la personalidad autónoma * Ofrecer orientación y apoyo permanente a los estudiantes en sus necesidades específicas de desarrollo, de problemas propios de la etapa del docente y de su formación educativa. * Establecer permanentemente comunicación con los alumnos y directivos y padres de familia para proponer adecuaciones así como los acuerdos de trabajo grupal requerido en beneficio de la edición integral grupal del estudiante * Coadyuvar en el diseño y desarrollo e de propuestas académicas en consenso con profesores y directivos de las escuelas que fortalecen el intercambio educativo estudiantil a nivel escuela, zona y región. * Establecer la vinculación con instituciones de educación media superior para realzar las actividades.

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EL EQUIPO DIRECTIVO ESTA COMFORMADO POR:

     

Rector Coordinador de Bachillerato Coordinador de Primaria Orientadora Escolar Orientador Espiritual o Capellán Psicóloga

Y SUS FUNCIONES:  Tomar las decisiones que afecten el funcionamiento de la institución, excepto las que sean competencia de otra autoridad.  Servir de instancia para resolver los conflictos que se representen entre docentes y administrativos con los estudiantes del establecimiento educativo y después de haber agotado los procedimientos previstos en el Manual de Convivencia a cerca del conducto regular.  Adoptar el Manual de Convivencia y el reglamento de la institución.  Fijar los criterios para la asignación de cupos disponibles para la admisión de nuevos estudiantes.  Asumir la defensa y garantía de los derechos de toda la comunidad educativa, cuando algunos de los miembros se sientan lesionados.  Participar en la planeación y evaluación del proyecto educativo institucional, del currículo y del plan de estudios y someterlos a la consideración de la Secretaria de Educación respectiva o del organismo que haga sus veces, para que verifiquen el cumplimiento de los requisitos establecidos en la ley y los reglamentos.  Estimular y controlar el buen funcionamiento de la institución educativa.  Promover las relaciones de tipo académico, deportivo y cultural con otras instituciones educativas y la conformación de organizaciones juveniles.  Aprobar el plan anual de actualización académica del personal docente presentado por el Rector;  Establecer estímulos y sanciones para el buen desempeño académico y social del estudiante que han de incorporarse al reglamento o Manual de Convivencia. En ningún caso pueden ser contrarios a la dignidad del estudiante.

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CONSEJO ACADEMICO  Rector, quien lo preside y convoca.  Directivos.  Docentes

Y SUS FUNCIONES:  Tomar las decisiones que afecten el funcionamiento académico de la institución, resolver los conflictos académicos que presenten entre docentes y de estos como los estudiantes, de acuerdo con sus competencias y el conducto regular establecido.  Fijar los criterios y diseñar los instrumentos necesarios para la evaluación académica del (P.E.I.), hacerlo cumplir y revisar su eficacia periódicamente.  Servir de órgano consultor del Consejo Directivo en la propuesta del proyecto educativo institucional (P.E.I.) y sugerir los ajustes académicos necesarios.  Estudiar el currículo y propiciar su continuo mejoramiento. Introduciendo las modificaciones y ajustes que sean del caso.  Participar en la evaluación institucional anual;  Organizar el plan de estudios y orientar su ejecución.  Integrar los comités de docentes que sean necesarios para la evaluación periódica de desempeño y la promoción de los educandos, asignarles sus funciones y supervisar el proceso general de evaluación.  Recibir y decidir los reclamos de los estudiantes sobre la evaluación educativa,  Establecer estímulos de carácter académico para docentes y estudiantes colaborar en la búsqueda de recursos económicos para su cubrimiento cuando ellos sea necesario.  Las demás funciones afines o complementarias que le sean atribuidas en el proyecto educativo institucional, o las que le sean delegadas por otras instancias competentes.

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PERSONERO DE LOS ESTUDIANTES

Y SUS FUNCIONES:

 Promover el cumplimiento de los derechos y deberes de los estudiantes.  Recibir evaluar las quejas y reclamos que presenten los educandos, sobre lesiones a sus derechos y las que formule cualquier persona de la comunidad sobre el incumplimiento de las obligaciones de los estudiantes.  Apoyarse para desarrollar su trabajo con el consejo de estudiantes.  Atento a promover acciones y actividades que favorezcan en los estudiantes el nivel académico, el espíritu cívico y democrático, cultural, espiritual y deportivo.  Presentar ante el Rector las solicitudes propias a petición de terceros que consideren necesario para proteger los derechos de los estudiantes y facilitar el cumplimiento de sus deberes.  Apelar ante el Consejo Directivo las decisiones del Rector sobre sus solicitudes.

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FUNCIONES DE LOS DOCENTES Y DIRECTIVOS 1. Conocer y cumplir los acuerdos consignados en el Manual de Convivencia. 2. Ser ejemplo para sus estudiantes en toda circunstancia y lugar. 3. Responsabilizarse de las horas de clase y demás actividades escolares a su cargo. 4. Fomentar instancias de dialogo y reflexión sobre el desarrollo de la asignatura a su cargo para identificar logros y dificultades y negociar alternativas de solución. 5. Dar a conocer a los estudiantes los resultados de sus evaluaciones en tiempo oportuno para que puedan ejercer su derecho al reclamo cuando sea del caso. 6. Promover relaciones cordiales y respetuosas con todos los miembros de la comunidad escolar. 7. Brindar información veraz y oportuna sobre desempeño escolar y disciplinario de un estudiante cuando así lo requieran sus acudientes de acuerdo con los horarios establecidos en el plantel para tal efecto. 8. En caso de ser designado Director de Grupo, hacer el seguimiento de los estudiantes a su cargo en relación con asistencia, comportamiento y desempeño académico. 9. Mantener y fomentar la comunicación entre todo el cuerpo docente con el fin de propiciar la unidad de criterios en la formación en valores, niveles de desempeño y desempeño escolar de los estudiantes a su cargo. 10. A través del ejercicio docente, inculcar en los estudiantes el amor por la vida, la libertad, la ciencia y la convivencia humana.

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Fecha de aplicación: Día: 14 Mes: 05 Año 2013 1. FUNCIONARIO Nombre: Luisa Fernanda. Cargo: Secretaria

2. DATOS DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA Nombre de la unidad administrativa: Secretaria general. Código: 102 Acto administrativo vigente que reglamenta y le fija funciones: Manual de convivencia. Documentos que se generan regularmente: Se Generan: Regularmente se están generando documentos como actas, circulares, constancias y certificados; estos son los documentos que más se producen en esta área.

3. ANÁLISIS UNIDADES DOCUMENTALES:

3.1 Nombre del Documento (Denominación):

Circulares: En este documento se dan a conocer actividades, normas, disposiciones y asuntos de interés común. Se dirigen a un grupo de funcionarios y estos no exigen una respuesta.

Actas: (Actas administrativas). En este documento se hace constar lo sucedido, tratado y acordado en una de las reuniones que se programan en la institución.

Constancias: Es de carácter ´probatorio y se describen hechos o circunstancias que no requieren ninguna solemnidad.

Certificados: Este documento es de carácter probatorio, que asegura con veracidad y legalidad un hecho o acto solemne.

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Colegio Jorge Isaacs 3.2 ¿En qué funciones de la unidad administrativa incide el Documento?

Circulares: Rectoría y coordinación.

Actas: Rectoría.

Constancias: Rectoría y coordinación.

Certificados: Rectoría.

3.3 ¿La información contenida en este documento se halla registrada en otros documentos?

SI X NO ___

Si la respuesta fue afirmativa relacione en cuál o cuáles?

En un libro, en este se escribe el tipo de documento.

3.4 En caso

de que el documento esté acompañado de anexos

3.5 Trámite del documento

relaciónelos:

(Ver normatividad para elaboración y trámite de documentos

institucionales) Utilizamos todas las normas para todos los documentos.

3.6 ¿Otras unidades administrativas tienen relación con la producción y/o trámite del documento? SI ___ NO __X En caso afirmativo diligencie los siguientes campos: Unidad administrativa (Oficina):

Actividad que cumple en relación con la producción o trámite del documento:

Unidad administrativa (Oficina):

Actividad

que

cumple

en

relación

con

la

producción

o

trámite

(de ser necesario utilice hojas anexas)

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del

documento:


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3.7 Señale las normas que inciden en la producción, trámite y conservación del documento:

Como tal las normas estipuladas.

3.8 Observaciones:

La disposición de la secretario que fue encuestada fue muy buena, nos atendió y respondió con amabilidad todas las preguntas e inquietudes que teníamos acerca de la documentación que se producía en esta dependencia, al parecer utilizaba las normas pero no las conocía muy bien, en el área de archivo nos dio a conocer que no sabía de la normatividad o de alguna ley

Relacionada con este tema, que en general todo el manejo y organización de los archivos de la institución lo hacían de manera empírica.

Por último se mostró agradecida y mostro su interés durante el tiempo de la encueta.

4. Funcionario que diligencia la encuesta

Nombre: Briyit Tatiana Rodríguez y Lucia Bonilla Bermúdez.

Firma:

5. Coordinador Área Gestión Documental o presidente del Comité de Archivo. Nombre:

Firma:

6. Ciudad y Fecha: Armenia Quindío 14 de mayo de 2013.

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Colegio Jorge Isaacs CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL:

CODIGO

100

100

DEPENDENCIA CODIGO

RECTORIA

RECTORIA

10

11

SERIE

ACTAS

CODIGO

SUBSERIE

TIPOS DOCUMENTAL

Cronograma actividades, DE compromisos, planeación estrategias, planes mejoramiento, plan actividades.

FUNCION actuar rápidamente, para resolver los problemas que de afecten a la de institución de de

10.1

ACTAS REUNION

10.2

coordinar, supervisar y Proceso administrativo, liderar las ACTAS DE memorandos, funciones del SEGUIMIENTO Y investigación personal CONTROL disciplinaria. administrativo, docente y de apoyo

INVENTARIO 11.1

INVENTARIO DE Facturas, INMUEBLES comerciales.

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gestionar los cartas medios humanos y materiales del centro


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100

RECTORIA

12

MATRICULAS 12.1

12.2

100

100

RECTORIA

RECTORIA

13

14

PLANES

PLANILLAS

Fotocopia de la tarjeta REGISTRO DE de identidad, registró civil, certificado de MATRICULAS notas, carta de PRIMARIA recomendación, fotos tamaño cedula. Cancelación de pensión, paz y salvo, fotocopia de la EPS, REGISTRO DE fotocopia del MATRICULAS documento de la SECUNDARIA cedula del acudiente.

liderar la capacitación y selección de los estudiantes

promover el proceso continuo metas de mejoramiento de la calidad de la educación en el establecimiento

13.1

PLANES DE Diagnóstico, MEJORAMIENTO compromiso.

14.1

ejercer las funciones PLANILLAS controles de asistencia, disciplinarias que CONTROL DE le atribuya la ley, formularios, registros ASISTENCIA los reglamentos y el manual de convivencia

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PLANILLAS CALIFICACION

ejercer las funciones controles de asistencia, disciplinarias que le atribuya la ley, formularios, registros los reglamentos y el manual de convivencia

15.1

PROYECTO P.E.I

orientar la Planes de área, plan de ejecución del asignaturas, proyecto calendarios, manual de educativo y aplicar convivencia. las decisiones del gobierno escolar

15.2

Proyecto PEGER, plan de ciencias naturales, PROYECTO PRAE cronograma de simulacros.

15.3

orientar la ejecución del PROYECTO DE proyecto SALUD manual de señalización educativo y aplicar OCUPACIONAL las decisiones del gobierno escolar

14.2

100

RECTORIA

15

PROYECTOS

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orientar la ejecución del proyecto educativo y aplicar las decisiones del gobierno escolar


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CODIGO

103

103

103

DEPENDENCIA

CODIGO

SERIE

CODIGO

SUBSERIE

TIPOS DOCUMENTAL

FUNCION

CAPACITACIONES 16.1

CAPACITACIONES DE ACTUALIZACION ACADEMICA

COORDINACION 17

INFORMES

17.1

Planilla INFORMES DE verificación, SUPERVISION cronograma actividades.

supervisa el de cumplimiento de los reglamentos de internos en materia educativa

COORDINACION 18

PLAN ACADEMICO

18.1

Certificados, PLAN ANUAL DE planillas, EVALUACION constancias.

Elabora el plan académico anual de evaluación.

COORDINACION 16

derecho petición, informe

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de actas, organiza talleres de actualización académica para los docentes


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103

103

COORDINACION 19

COORDINACION 20

PROGRAMACION

19.1

PROCEDIMIENTOS 20.1

PROGRAMACION ESCOLAR

cronograma, manual actividades

Estudia y aprueba la programación del año escolar de presentada por los coordinadores a su cargo.

Elaborar normas PROCEDIMIENTOS informes, acatas de y ACADEMICOS seguimiento procedimientos académicos.

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CODIGO

DEPENDENCIA CODIGO

SERIE

CODIGO

105

ORIENTACION 21

ACTIVIDADES

105

ORIENTACION 22

ACESORIA

22.1

SUBSERIE

TIPOS DOCUMENTAL

FUNCION

elaborar la planeación correspondiente a las circulares, de la cronograma de actividades orientación educativa actividades en el marco de la organización escolar ofrecer orientación y apoyo permanente a los estudiantes en sus necesidades ACESORIA A formularios, específicas de LOS registros, proceso desarrollo, de ESTUDIANTES de seguimientos problemas propios de la etapa del docente y de su formación educativa

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105

ORIENTACION 23

PROYECTOS

23.1

calendarios, PROYECTOS cronograma CULTURALES Y actividades, RECREATIVOS circulares

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participar en la formulaci贸n y desarrollo del proyecto de escolar e impulsar las propuestas de integraci贸n colectiva de los profesores para el trabajo de la escuela


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Colegio Jorge Isaacs Iglesia Alianza Cristiana y Misionera Colombiana

RESOLUCIÓN No

“Por el cual se conforma el Comité Interno de Archivo del Colegio Jorge Isaacs y se reglamenta su funcionamiento”.

EL RECTOR Y ADMINISTRADOR DEL COLEGIO JORGE ISAACS En ejercicio de sus facultades legales y en ejercicio de sus funciones administrativas CONSIDERANDO:

Que la ley 80 de diciembre 22 de 1989 creó el Archivo General de la Nación y mediante el decreto 2578 de diciembre 13 de 2012 el cual reglamenta el Sistema Nacional de Archivos.

Que el acuerdo 2578 que establece: “la creación del Comité de Archivo: Cada entidad establecerá un Comité de Archivo legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, con un grupo asesor de la alta dirección, que es responsable de definir políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos”.

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Que la ley 594 de julio 14 de 2000, ley General de Archivo; establece reglas y principios generales que regulan la función archivística del estado.

Que es conveniente los principios básicos para la eficiencia y eficacia expedir una nueva reglamentación en materia archivística, conformando un nuevo Comité, señalando sus funciones y demás aspectos pertinentes. En mérito de lo expuesto,

RESUELVE ARTÍCULO 1- Conformación del Comité Interno de Archivo: Confórmese al interior del Colegio Jorge Isaacs el Comité Interno de Archivo, como un grupo Asesor interno de alta dirección, responsable de definir políticas, los programas para el trabajo, la toma de decisiones en procesos administrativos y técnicos de los archivos, coordinar y controlar las actividades de la gestión de documentos y administración de los archivos de la Institución.

ARTÍCULO 2-Integración del comité de archivo: El Comité interno de archivo estará integrado por:

1. 2. 3. 4. 5.

El Rector y Administrador, o su delegado. El Secretario contable o su delegado. El coordinador académico. La orientadora académica. La secretaria General.

ARTÍCULO 3-Funciones del Comité Interno de Archivo: Son funciones del Comité Interno de Archivo: 1. Definir políticas de trabajo y los programas de trabajo sobre producción, trámite, ordenación, clasificación, retención, producción, sistematización de documentos y archivos.

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2. Aprobar los manuales y reglamentos internos, relacionados con la materia para su aplicación.

3. Establecer programas y procesos acordes con los avances tecnológicos y las necesidades de la Institución, que permitan agilizar la consulta de los diferentes soportes documentales, difundir la información y conservar el patrimonio documental.

4. Actualizar las normas, procedimientos, tablas de retención y demás herramientas, que faciliten la gestión documental y el control de material, siguiendo los procedimientos internos de la Institución.

5. Estudiar, aprobar y actualizar las tablas de retención documental realizando estudios selectivos de valor de documentos y su selección.

6. determinar con respecto a la tabla de retención documental la vida útil de los documentos.

7. Conceptuar cuando se solicite o estime pertinente sobre cualquier asunto concerniente al tema de gestión documental.

8. Proponer e implementar la organización y conservación del patrimonio documental histórico de la entidad.

9. Determinar la política y procedimientos de entereza y recibo de archivos a cargo de cada una de las áreas u oficinas de la Institución.

10. Hacer seguimiento a las actividades del grupo de archivo o quien haga sus veces.

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11. Recomendar los planes y programas de capacitación para los funcionarios encargados del manejo y conservación de las comunicaci0ones oficiales y documentos de la Institución.

12. Expedir su propia reglamentación.

13. impartir instrucciones que tenga que ver al cumplimiento de sus decisiones.

14. Solicitar informes a las personas encargadas del archivo.

15. Las demás funciones que le sean asignadas por la Institución y que correspondan a su naturaleza.

ARTÍCULO 4- Reuniones del Comité Interno de Archivo: El comité interno de archivo realizara reuniones ordinarias una vez cada dos meses, según calendario acordado con la asistencia obligatoria de todos sus miembros, quienes firmaran en formato de asistencia de reuniones elaborado por la secretaria. Podrá también celebrar reuniones extraordinarias cuantas veces sea necesario, si se presentan hechos o situaciones cuyo tratamiento o solución no puedan dar espera hasta la reunión siguiente.

ARTÍCULO 6-QUÓRUM: El quórum para seleccionar válidamente se conformará con la asistencia de la mayoría de sus miembros y para llegar a acuerdos o decisiones se contara con la mayoría de los votos presentes en la reunión.

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ARTÍCULO 7- Constancia de actuaciones: de las actualizaciones del Comité Interno de Archivo se dejara por escrito en el acta respectiva. La cual deberá ser aprobada por quienes participan en la reunión y firmada por el presidente y secretario del comité. el libro de actas del comité de Archivo deberá mantenerse dentro de las instalaciones de la entidad, bajo custodia y conservación de la secretaria con sus debida medidas de conservación, protección y seguridad.

ARTÍCULO 8- Funciones del presidente: ejercerá las siguientes funciones:

1. Realizar las convocatorias a reuniones ordinarias y extraordinarias. 2. Coordinar con los miembros del Comité la realización de labores. 3. Orientar el trabajo y las actividades de los miembros del comité y el grupo de archivo. 4. Suscribir con la secretaria las comunicaciones oficiales, es decir todo tipo de documento del comité interno de archivo. 5. Presentar informes anta los organismos principales de la entidad y ante otros a los cuales corresponda conocerlo. 6. velar por el cumplimiento de todas y cada una de las disposiciones de los archivos. 7. las demás que le asignen.

ARTICULO 10- funciones de la secretaria: la secretaria ejercerá las siguientes funciones:

1. Realizar según el mandato del presidente de Comité y enviar las citaciones de reuniones ordinarias y extraordinarias de Comité Interno de Archivo, en fecha y hora señalada. 2. Elaborar el registro de las actas en libro destinado para ello, en forma ordenada y al día.

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3. Recibir los documentos e información que lleguen con destino al Comité Interno de Archivo y hacerlos conocer a sus miembros. 4. Someter con la aprobación del Comité Interno de Archivo las actas de las reuniones anteriores y consignar las modificaciones que señalen a la misma. 5. Llevar el archivo de los documentos del Comité Interno de Archivo. 6. Realizar las comunicaciones, informes y otros documentos del Comité Interno de Archivo, vigilando que su envío sea oportuno para el destinatario. 7. Suscribir con el presidente, las actas, los documentos o informes que deban ser realizados por el Comité Interno de Archivo. 8. Colaborar con diligencia y oportunidad al presidente y a los demás miembros del Comité Interno de Archivo en la ejecución de las funciones o tareas que les corresponden. 9. las demás que se le asignen en respecto con el Comité Interno de Archivo.

ARTÍCULO 11- Plan de acción anual: El comité de Archivo realizara u n plan de acción anual aprobado por el mismo comité en la primera reunión y que será el documento soporte para las acciones, coordinación, seguimiento, control, evaluación y análisis de resultados de la gestión del Comité Interno de Archivo y de cada uno de sus miembros. En este Plan deberá contener por lo menos objetivos, metas, actividades, cronograma.

ARTICULO 12-Induccion, capacitación, actualización: Al menos una vez cada año, se realizara una actividad de capacitación para todos los integrantes del comité interno de archivo, sobre temas que se relacionen directa o indirectamente con las funciones del comité.

ARTÍCULO 13- Modificaciones del reglamento: el presente reglamento podrá ser modificado por el director Nacional, quien si lo estima pertinente solicitara previamente un concepto propuesta al Comité Interno de Archivo.

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ARTÍCULO 14- Obligatoriedad del reglamento: las disposiciones del presente reglamento son de obligatorio cumplimiento para los miembros del Comité Interno de Archivo, y los asuntos que no estén regulados por ella, podrán ser dispuestos en un reglamento interno que el comité cree y destine para tal fin.

ARTICULO 15- La presente resolución se rige a partir de al fecha de su publicación.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Armenia Quindío día mes y año.

Rector y Administrador.

GUILLERMO VERA FERNANDEZ

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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL:

CÓDIGO 10

10.1

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCIÓN

DISPOSICION FINAL

Archivo Gestión

CT

de Archivo Central

D

PROCEDIMIENTOS M

S

E

ACTAS

ACTAS DE REUNION

2

4

x

cronograma de actividades

compromisos planeación estratégica planes de mejoramiento plan de actividades

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x

Actas de reunión se conservaran dos años en el archivo de gestión, luego se pasaran al archivo central donde se conservaran cuatro años, se digitaliza y se eliminaran el material físico.


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10.2

ACTAS DE CONTROL

SEGUIMIENTO

Actas de seguimiento y control se conservaran dos años en el archivo de gestión, luego se pasaran al archivo central donde se conservaran cuatro años, se digitaliza y se eliminaran el material físico.

Y

proceso administrativo memorandos investigación disciplinaria 11

11.1

INVENTARIO

INVENTARIO DE INMUEBLES

1

2

x

facturas cartas comerciales 12

MATRICULAS

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x

Inventario de inmuebles se conservaran un año en el archivo de gestión, luego se pasaran al archivo central donde se conservaran dos años, luego se digitalizaran y se eliminara el material físico.


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12.1

3

REGISTRO DE MATRICULAS

5

x

x

x

Registro de matrículas se conservaran tres años en el archivo de gestión, se pasan al archivo central donde se conservaran cinco años, luego se le dará su conservación total se digitalizara y se eliminara el material físico.

x

Planes de mejoramiento se conservaran un año en el archivo de gestión, se pasaran al archivo central donde se conservaran dos años, luego se digitalizaran y se eliminara el material físico.

fotocopia de tarjeta de identidad o registro civil certificado de notas carta de recomendación foto tamaño cedula cancelación de pensión paz y salvo fotocopia de la EPS fotocopia de la cedula del acudiente 13

13.1

PLANES

PLANES DE MEJORAMIENTO

1

2

x

diagnostico

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Colegio Jorge Isaacs metas compromisos 14

14.1

PLANILLAS

PLANILLAS ASISTENCIA

CONTROL

DE

1

1

x

x

Planillas control de asistencia se conservaran un año en el archivo de gestión, se pasaran al archivo central donde se conservaran un año, luego se digitalizaran y se eliminara el material físico.

controles de asistencia formularios registros

14.2

15

Planillas de calificación se conservaran un año en el archivo de gestión, se pasaran al archivo central donde se conservaran un año, luego se digitalizaran y se eliminara el material físico.

PLANILLAS DE CALIFICACIONES controles de asistencia formularios registros PROYECTOS

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15.1

PROYECTO P.E.I

2

3

x

x

Proyecto P.E.I se conservaran dos años en el archivo de gestión, se pasaran al archivo central donde conservaran tres años, luego se digitalizaran y el material físico se eliminara.

planes de área plan de asignatura calendarios manual de convivencia

15.2

Proyecto PRAE se conservaran dos años en el archivo de gestión, se pasaran al archivo central donde conservaran tres años, luego se digitalizaran y el material físico se eliminara.

PROYECTO PRAE

proyecto PEGER plan de ciencias naturales cronograma de simulacros

15.3

Proyecto salud ocupacional se conservaran dos años en el archivo de gestión, se pasaran al archivo central donde conservaran tres años, luego se digitalizaran y el material físico se eliminara.

PROYECTO SALUD OCUPACIONAL

manual de señalización

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CÓDIGO 16

16.1

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCIÓN Archivo de Archivo Gestión Central

DISPOSICION FINAL CT

D

PROCEDIMIENTOS M

S

E

INFORMES

INFORMES DE SUPERVISION

1

1

x

planillas de verificación

organigrama de actividades

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x

Informes de supervisión se conservaran un año en el archivo de gestión, se pasaran al archivo central donde se conservaran un año, luego se digitalizaran y el material físico se eliminara.


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17

17.1

PLAN ACADEMICO

PLAN ANUAL DE EVALUACION

2

3

x

x

Plan anual de evaluación se conservaran dos años en el archivo de gestión, se pasaran al archivo central donde se conservaran tres años, luego se digitalizaran y el material físico se eliminara.

x

Programación escolar se conservaran un año en el archivo de gestión, se pasaran al archivo central donde se conservaran un año, luego se digitalizaran y el material físico se eliminara.

certificados planillas 18

18.1

constancias PROGRAMACION

PROGRAMACION ESCOLAR

1

1

x

manual de actividades cronograma de actividades 19

PROCEDIMIENTOS

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19.1

1

PROCEDIMIENTOS ACADEMICOS

2

x

x

Procedimientos escolares se conservaran un año en el archivo de gestión, se pasaran al archivo central donde se conservaran dos años, luego se digitalizaran y se eliminara el material físico.

x

Talleres de actualización académica se conservaran dos años en el archivo de gestión, se pasaran al archivo central donde se conservaran tres años, luego se digitalizaran y se eliminara el material físico.

informes actas 20

20.1

TALLERES

TALLERES ACADEMICA

DE

ACTUALIZACION

2

3

x

derechos de petición actas informes

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CÓDIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

21

RETENCIÓN

DISPOSICION FINAL

Archivo de Archivo Gestión Central

CT

1

2

D

M

x

PROCEDIMIENTOS S

E

x

Actividades se conservaran un año en el archivo de gestión, se pasaran al archivo central donde se conservaran dos años, luego se digitalizaran y se eliminara el material físico.

x

Asesoría a los estudiantes se conservaran dos años en el archivo de gestión, se pasaran al archivo central donde se conservaran tres años, luego se digitalizaran y se eliminara el material físico.

ACTIVIDADES circulares cronograma de actividades 22

22.1

ACESORIA

ASESORIA A LOS ESTUDIANTES

2

3

x

formularios registros 23

PROYECTOS

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23.1

PROYECTOS CULTURALES Y RECREATIVOS

1

1

x

calendarios cronograma de actividades circulares

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x

Proyectos culturales y recreativos se conservaran un año en el archivo de gestión, se pasaran al archivo central donde se conservaran un año, luego se digitalizaran y se eliminara el material físico.


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INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR EL INVENTARIO DOCUMENTAL

ENTIDAD REMITENTE: Nombre del fondo o entidad que envía el documento.

ENTIDAD PRODUCTORA: Nombre de la entidad encargada de la creación o producción del documento

ENTIDAD ADMINISTRATIVA: Nombre de la dependencia o área que produjo el documento.

OFICINA PRODUCTORA: Nombre de la unidad administrativa que produce o se encarga de la conservación documental.

OBJETO: Finalidad o contenido de la información del documento.

HOJA: Numeración de las hojas del inventario.

REGISTRO DE ENTRADA: En este registro se debe colocar el día, mes y año en que se recibe el documento.

NÚMERO DE ORDEN: Número correspondiente.

CÓDIGO: Código con el que se identifican las series y las subseries.

NOMBRE (SERIE Y SUBSERIE): Primero se diligencia el nombre de la Serie documental, segundo el nombre la Subseries.

FECHAS EXTREMAS (INICIAL Y FINAL): En la fecha inicial se coloca la fecha del primer documento del y en la fecha final el del último Documento. En caso de que alguno de estos no tenga el día se asigna el número 00, en caso de que no tenga el mes se asigna un 00 después del día, en el caso de que no tenga el año se asigna después del mes el 00.

UNIDAD DE CONSERVACIÓN: lugar en donde reposa los documentos en el archivo de gestión entre ellas carpetas, etc.

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NÚMERO DE FOLIOS: Número total de folios que contiene cada unidad documental.

SOPORTE: Se especifica en qué clase de soporte se encuentra la información, diferente al soporte de papel.

FRECUENCIA DE CONSULTA: Registros de los préstamos de la documentación.

NOTAS: Expedientes; datos que pueden ser relevantes a la hora del registro; como lo puede ser el daño, cambio, cuando hace falta o se modifica el contenido de los documentos.

ELABORADO POR: Información necesaria del encargado de la creación del inventario datos como el nombre, apellido, cargo, firma, lugar y fecha.

ENTREGADO POR: Información de la persona responsable de la entrega del inventario documental datos como el nombre, apellido, cargo, firma, lugar y fecha.

RECIBIDO POR: Información de la persona que recibe el inventario datos como el nombre, apellido, cargo, firma, lugar y fecha.

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COLEGIO JORGE ISAACS Iglesia Alianza Cristiana y Misionera Colombiana

RESOLUCIÓN No Por la cual se aprueba la Tabla de Retención Documental del Colegio Jorge Isaacs.

EL RECTOR Y ADMINISTRADOR En uso de sus facultades legales y considerando:

Que de conformidad con lo dispuesto por el artículo 12 de la ley 594 de 200, la administración pública será responsable de la gestión documental y de la administración de sus archivos. Que así mismo, los funcionarios en general, pertenecientes a la institución, y que cuyas funciones estén relacionadas de manera directa o indirecta con los archivos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos. Que los funcionarios encargados directamente de los archivos, son responsables de su organización y conservación, además de la prestación de los servicios archivísticos.

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Que el artículo 21 del acuerdo 07 de 1994, aprobado por el archivo general de la nación, indica que la organización de los archivos administrativos de las entidades, estarán fundamentada en las normas y reglamentaciones dadas por las unidad de coordinación del nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerárquico de quien dependa forma mediata el archivo de la institución. Que el acuerdo 004 de 2013 modificó los procedimientos para la elaboración, evaluación, aprobación e implementación de las tablas de retención documental. RESUELVE: ARTÍCULO 1- Aprobación: Se aprueban las tablas de retención documental del Colegio Jorge Isaacs, cuyo contenido se encuentra en 20 folios, se incorpora y hace parte integral de las presente resolución, teniendo en cuenta las razones expuestas en la parte motiva del presenta acto administrativo. ARTÍCULO 2- Responsabilidades: Son responsables de la aplicación de las tablas de retención documental del Colegio Jorge Isaacs, los integrantes del comité interno de archivo y todos los funcionarios pertenecientes a la entidad, de conformidad con la ley o reglamentos. ARTÍCULO 3- Se rige: La presenteresolucion se rige a partir de la fecha de su publicacion y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.

Dada en Armenia Quindio 10 jun 2013 PUBLIQUESE Y CUMPLASE

RECTOR Y ADMINISTRADOR COLEGIO JORGE ISAACS

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Colegio Jorge Isaacs Iglesia Alianza Cristiana y Misionera Colombiana

MANUAL DE RECIBO Y DESPACHO DE COMUNICACIONES OFICIALES

Armenia, Quindío. Mayo de 2013 ACUERDO No.

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INDICE

1. INTRODUCCIÓN. 2. OBJETIVOS. 2.1 OBJETIVOS GENERALES. 2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS. 3. POLITICAS. 4. PROCEDIMIENTOS. 4.1 PRODUCCION, RECEPCION, REVISION, CONTROL DE COMUNICACIONES OFICIALES. 4.2 TIEMPO DE RESPUESTA. 4.3 CLASIFICACION. 4.4 CONSULTA, ACCESO. 4.5 DEPURACION. 5. CONCLUSIONES. 6. GLOSARIO. 7. BIBLIOGRAFIA.

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1. INTRODUCCIÓN

En respuesta a las acciones emprendidas en el ámbito de la administración pública, en lo relativo a la modernización de los servicios de las comunicaciones oficiales se elaboro el presente manual, que presenta las bases para el desarrollo coherente de las actividades de recibo y despacho y resuelva efectivamente con lo dispuesto.

La modernización de los servicios de recibo y despacho de las comunicaciones oficiales, adquiere una gran importancia, de carácter estratégico de los servicios; para el eficaz desempeño de las actividades de gestión.

Es innegable su importancia como un factor institucionalizado, ya que la existencia y el adecuado funcionamiento del manejo de las comunicaciones, relacionan todos los aspectos en general del proceso, esto sirve como instrumento directo para el excelente manejo de la información.

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1. OBJETIVOS

1.1

OBJETIVOS GENERALES

Proporcionar a las áreas de correspondencia y archivo de las unidades responsables del Colegio Jorge Isaacs un instrumento técnico administrativo que contenga los principales procedimientos para la recepción, seguimiento, organización, conservación, transferencia, préstamo, selección y control de la documentación manejada por la unidad, así como de la generada por la misma.

1.2

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Mediante este instrumento se guiará de manera precisa a los funcionarios encargados del manejo en general, tendrán un apoyo paso a paso de cómo se debe implementar y el proceso que lleva la gestión de las comunicaciones oficiales.

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2. POLITICAS

La unidad de correspondencia será la encargada directa y responsable de la recepción oficial de la documentación dirigida a la entidad deben establecer y controlar los mecanismos que garanticen el buen manejo de las comunicaciones oficiales tanto internas como externas, siguiendo las disposiciones del acuerdo 594 del 2000. De acuerdo con el decreto 2609 de 2014 en el cual se dictan las disposiciones para la gestión documental, se debe promover constantemente una mejora en el sistema que se utiliza para la prestación de un servicio más ágil y eficaz. Todo documento que reciban las unidades de correspondencia se considerará oficial, de acuerdo con la legislación vigente, oficializado en el acuerdo 060 del 2001, se le dará el trámite interno y externo que le corresponda con la debida discreción y eficiencia. El servicio de despacho de los documentos generados por las unidades de correspondencia será recibido oportunamente por sus destinatarios reguardando y promoviendo los intereses de la empresa y de las unidades responsables de la gestión documental. El área de correspondencia tendrá la responsabilidad en el control, serán los únicos autorizados de vigilar la distribución de las comunicaciones oficiales, de igual manera deben llevar un registro de sus actividades y de los procesos en los cuales se ven involucrados los documentos. El control de las comunicaciones oficiales será responsabilidad de cada uno de los servidores públicos que laboren en la empresa, ya que la conservación de los documentos oficiales representa una eficacia en la administración.

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3. PROCEDIMIENTOS:

OBJETIVO: Los adecuados procedimientos contribuyen a las funciones de las unidades responsables de la institución en la revisión, seguimiento y control de las comunicaciones, con el fin de facilitar el acceso a los mismos.

FUNDAMENTOS LEGALES:  ley 80 de 1989 por la cual se crea el archivo general de la nación  ley 527 de 1999 que reglamenta el uso de los mensajes de datos  ley 594 de 2000 que regala las funciones generales  acuerdo 060 de 2001 las unidades de correspondencias  Acuerdo 2609 de 2012 implementación del PGD  Acuerdo 2482 de 2012.

3.1

PRODUCCION DE LOS DOCUMENTOS

Toda la información que se genera a partir de la planeación anticipada, y que sale de la dependencia se debe tener en cuenta el número de la serie para su ingreso a la tabla de retención documental; además deben ser producidas con sus respectivas normas Icontec NTC dependiendo el tipo de información: CIRCULARES NTC 3234 MEMORANDO NTC 3397 ACTAS ADMINISTRATIVAS NTC 3394 CONSTANCIAS NTC 4176 CERTIFICADOS NTC 4176 CARTAS COMERCIALES NTC 3393 INFORMES NTC 3588 Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800 Www. Jorgeisaacs.edu.co


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RECEPCION DOCUMENTAL En este aparecen los sistemas de correspondencias manuales y automatizadas en los cuales se ingresa el tipo de información con los datos correspondientes; nombre del destinatario o remitente, nombre o código de la dependencia correspondiente, fecha, hora, asunto.

RADICACIÓN En este proceso se le asigna a cada comunicación un numero consecutivo, se debe tener en cuenta que solo se debe radicar los documentos que cumplan con todos los requisitos mencionados en la recepción; existe una radicación para los documentos que entran y una radicación diferente para los que salen. Se utiliza los sistemas de correspondencia: MANUAL: este es una planilla en el cual se registran la fecha, hora, asunto, número de radicación, firma de la persona que recibe la comunicación.

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ELECTRONICO: mediante un programa específicamente planteado

REVISION:

Verificar que la información este completa, con sus respectivos datos y si lleva anexos verificar que estén completos; si se da el caso que una comunicación oficial no tenga los datos o la firma de la persona que se hace responsable de el contenido de este no se debe radicar lo que se hace es enviarla a la dependencia competente y allí se le dará la disposición adecuada a este asunto.

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CONTROL: Los responsables en su totalidad será la unidad de correspondencia y se encargaran de vigilar el manejo y la gestión de los documentos internos y externos haciéndole la vigilancias de estos en su ciclo vita; también se encargan de el seguimiento paso a paso de las comunicaciones, es decir, la vigilancia desde que se recibe hasta su disposición final. En cuanto a la producción de los documentos cuando sale un documento se debe verificar que tenga la firma del jefe responsable de la dependencia y el tiempo de respuesta.

3.2

TIEMPO DE RESPUESTA:

Las solicitudes en cuanto a las funciones de cada una de las dependencias se determinara el tiempo en su momento de acuerdo a lo estipulado en el artículo 14 de la ley 1437 de 2011 decreta los términos para la respuesta de las distintas modalidades de peticiones. Norma legal especial y de sanción disciplinaria toda petición deberá resolverse en los quince (15) días siguientes de la recepción. Estará sometida a término especial la resolución de las siguientes peticiones: 1. Las peticiones de documentos deberán resolverse dentro de los diez (10) días siguientes a su recepción. Si en ese lapso no se ha dado respuesta al peticionario, se entenderá, para todos los efectos legales, que la respectiva solicitud ha sido aceptada y, por consiguiente, la administración ya no podrá negar la entrega de dichos documentos al peticionario, y como consecuencia las copias se entregarán dentro de los tres (3) días siguientes.

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2. Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción. 4.3 CLASIFICACIÓN: Es la labor intelectual y física que consiste en separar la documentación de acuerdo con unos criterios predeterminados, ésta puede ser: • Clasificación de Fondos. • Clasificación de Secciones y Subsecciones. • Clasificación de Series y Subseries. • Se hace en grupos jerárquicos, llamados fondos, secciones y series documentales. Sigue el modelo orgánico de la Institución, ya que el archivo es la imagen de la misma, la estructura orgánica de esa queda cristalizada en dicha clasificación. Cabe anotar que todo ello se debe realizar bajo los principios de procedencia y de respeto de orden original. Según el Acuerdo No. 027-2006 4.4 CONSULTA Y ACCESO Para la consulta de las comunicaciones se asignara la responsabilidad a un funcionario, este se encargara de vigilar el proceso, los horarios para este proceso serán dispuestos entre el horario de trabajo.

4.5 DEPURACION Las comunicaciones cuya información o contenido no sean relevantes para las actividades de la institución serán eliminadas mediante un proceso antes seleccionado.

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5. CONCLUSIONES  El manual de Recibo y Despacho de comunicaciones oficiales son una herramienta que sirve para delegar las funciones de los empleados responsables del manejo de las comunicaciones.  Menciona todas y cada una de las disposiciones de los documentos tanto internos como externos de la entidad.

 Es un instrumento que se creó con el fin de emplear correctamente los sistemas de correspondencia tanto manuales como automatizados.  Se tiene a la mano las instrucciones para el manejo adecuado de las comunicaciones oficiales.  En cuanto a la creación o producción de los documentos, entrega todas las normas legales existentes para cada tipo documental.  Contiene el paso a paso para la aplicación de normas y procedimientos que se generan en el trámite de los documentos.

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6. GLOSARIO

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión. Archivo central: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. Archivo de gestión: Aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten. Archivo histórico: Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Archivista: Persona especializada en el manejo de los archivos. Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. Acervo: Conjunto de documentos conservados por su valor. Carpeta: Recipiente de diferentes materiales y colores que se utiliza para guardar la correspondencia y documentos en los archivadores. También se conoce como folder y file.

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Código: Sistema de signos y combinaciones de signos, cada uno de los cuales representa ciertos datos previamente convenidos. Copia: Reproducción exacta de un escrito (fotocopia). Correspondencia: Comunicación escrita (carta, oficio, memorándum, circular, telegrama, entre otros), que se envía o se recibe y que no ha sido diseñada para ser colocada en una tarjeta o en un formulario. Correspondencia de Salida: Es la que se origina como producto de un trámite y que se remite a un destinatario. Depuración: Acción de retirar los documentos que han perdido su valor administrativo, legal contable o fiscal, término del ciclo vital del documento. Documento: Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado. Folio: Número consecutivo que se asigna a cada documento que integra un expediente o registro.

Fechas extremas: Se refiere a la fecha más antigua y a la más reciente que pueden encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental. Manejo de Documento: Planeación, organización y control de la creación, protección, utilización, almacenamiento y eliminación de documentos. Normalización: Someter una actividad u objeto a norma, o sea a un modelo, tipo, patrón o criterio dado. Original: Documento producido directamente por su autor, sin ser copia. Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800 Www. Jorgeisaacs.edu.co


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Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural. Registro: Lista de corresponsales y de los números que se les han asignado en un archivo de correspondencia numérica. Seguimiento: Sistema de revisión de los documentos prestados para su devolución al archivo. Sección: Es una subdivisión del fondo, integrada por un conjunto de documentos generales, en razón de esa subdivisión orgánicofuncional. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.

Subseries: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas en formas separada de esta por su contenido y sus características.

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7. BIBLIOGRAFIA

Rendón Gutiérrez, Andrés Felipe. Briyit Tatiana Rodríguez. Yuri Tatiana Buenaventura. & Lucia Bonilla Bermúdez. (2013, 30 de mayo) Manual de recibo y despacho de comunicaciones oficiales. NTC pag. 4, Quindío Colombia

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TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

INDICE INTRODUCCIÓN

1. DEFINICIÓN Y OBJETIVO.

2. REQUISITOS. 3. PREPARACION FISICA. 3.1 Limpieza. 3.2 Eliminación del material metálico. 3.3 Identificación del material afectado. 4. PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA. 4.1 Organización de los documentos. 4.2 Identificación. 4.3 Inventario. 4.4 Conservación. 4.5 Revisión y foliación. 4.6 Amarre. 4.7 Encuadernación de los documentos. 4.8 Embalaje de los documentos. 4.9 El traslado de los documentos. 4.10 Recepción de los documentos.

5. BENEFICIOS DE LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

6. GLOSARIO 7. BIBLIOGRAFÍA

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INTRODUCCIÓN Transferencia de documentos

La gestión de archivos se considera como un elemento importante en la transparencia de todas las entidades públicas y privadas, permitiendo a los funcionarios y ciudadanos el acceso oportuno a la información contenida en los documentos de archivo.

Un eficiente y eficaz tratamiento archivístico permitirá avanzar en la creación de una cultura para el acceso a la información y uso de los archivos.

El objetivo con el que se creó la guía, es la de orientar funcionarios que de una u otra manera tienen un contacto con los archivos, y que no cuenten con formación en archivística y su finalidad es que les permita orientar el trabajo con los documentos de archivo al interior de la institución

1. Definición y objetivo

La transferencia documental es el procedimiento habitual mediante el cual los documentos pasan de un archivo a otro, a medida que disminuye la frecuencia de consulta por parte de las oficinas productoras, como consecuencia de la pérdida paulatina de sus valores administrativos.

Esta guía tiene como objetivo permitir a los funcionarios públicos conocer con precisión las actividades que deben realizarse y los aspectos técnicos y legales que deben conocer para transferir al Archivo Nacional los documentos que hayan cumplido con los plazos de permanencia ya definidos.

La transferencia de los documentos en la administración pública queda establecida por que crea y establece las facultades de la Dirección General de Bibliotecas, Archivos y Museos.

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El Archivo General de la Nación en cumplimiento de sus objetivos y de acuerdo con las políticas de recuperación, custodia, conservación y difusión del patrimonio documental de la Nación, lidera el Programa de Transferencias Documentales de los archivos pertenecientes a entidades públicas del nivel central del orden nacional.

Toda transferencia deberá ir acompañada de un inventario en el que se relacionarán las series, sub-series y unidades documentales, consignando las fechas extremas y el número de folios. Cuando se realiza por primera vez una transferencia de documentos hacia otro Archivo, las instituciones deberán solicitar una visita en terreno a la Oficina del Sistema Nacional de Archivos (unidad administrativa de apoyo de la Subdirección Nacional de Archivos Públicos).

La Institución deberá organizar los respectivos archivos internos. Además, deberán remitir en forma electrónica a la Oficina del Sistema Nacional de Archivos y de manera previa al traslado de los documentos, esto permitirá conocer el estado de organización y conservación de los documentos.

Sobre la base de la información obtenida en la visita, la Oficina del Sistema Nacional de Archivo emitirá, mediante informe por escrito, las condiciones de organización y conservación documental, recomendando los procesos técnicos exigidos para aceptar el fondo documental.

En los casos que no hubiera cuadro de clasificación o inventario documental se recomienda la elaboración de éstos, de forma que permita determinar las relaciones entre las funciones de las unidades que forman parte de la estructura orgánica del Servicio y sus productos documentales.

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2. REQUISITOS PARA EFECTUAR LAS TRANSFERENCIAS

Existencia del Comité de Archivo en la entidad, el cual debe conformarse según lo estipulado en el Artículo 4° del Acuerdo 12 de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación que modifica la parte I del Acuerdo 07 de 1994.

Tablas de Retención Documental debidamente avaladas por el Comité de Archivo de cada entidad y aprobadas por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, cuando sea del caso.

3. PREPARACION FISICA DE LA DOCUMENTACION Toda entidad, empresa u oficina transferente deberá arreglar la documentación siguiendo los pasos que se enuncian a continuación:

3.1 Limpieza de la documentación: Esta labor debe adelantarse en un espacio con buenas condiciones de ventilación, iluminación e higiene.

El personal dedicado a esta tarea deberá disponer de elementos de trabajo apropiados como: overol, gorra, mascarilla y guantes.

Para realizar esta labor se debe contar con un equipo mínimo que comprende: aspiradora, brochas, telas de algodón, bayetilla. La aspiradora debe estar dotada de una boquilla de succión protegida con tela suave, las brochas deben ser de cerda suave y las telas de algodón preferiblemente blancas. Emplear la aspiradora sólo para las partes externas de los libros, tomos y demás encuadernaciones. Para la parte interna y el interior del pliegue de los cuadernillos, utilizar la brocha de cerdas suaves.

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3.2 Eliminación de material metálico: Este proceso no debe realizarse independiente ni aisladamente. Debe efectuarse con extremo cuidado para evitar la mezcla indiscriminada de documentos que pueda afectar la foliación y descripción correspondiente.

3.3 Identificación del material afectado por biodeterioro: Si se detecta material afectado especialmente por agentes biológicos como hongos y/o insectos, debe separarse del no contaminado e identificar la unidad de conservación con una marquilla de color rojo en un lugar visible. Dicho material deberá mantenerse bajo condiciones de depósito con buena ventilación y aislado de fuentes de alta humedad y temperatura. Con la aspiradora debe eliminarse el polvo de la unidad de conservación -caja, carpeta, legajo- en su parte externa. Solicitar servicio de personal especializado para los procesos de desinfección del material afectado antes de incorporar dichos documentos a su sitio de depósito.

4. PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA-

ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO

Recibidos los documentos en el archivo central, el Jefe de este deberá constatar que las series y sub-series documentales transferidas concuerdan con el inventario que las relaciona, para proceder a incorporarlas en las agrupaciones documentales correspondientes de acuerdo con el cuadro de clasificación establecido para cada oficina.

ARCHIVO HISTORICO O PERMANENTE Esta documentación debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

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Al transferir la documentación al archivo histórico se debe cotejar con el inventario para incorporarla al fondo documental correspondiente, señalándole la signatura topográfica.

Deberán transferirse los expedientes con sus tipos documentales ordenados respetando la secuencia de su producción-, y previamente depurados extrayendo copias, tarjetas sociales, circulares, memorandos informativos, que no impliquen valores secundarios-. Para realizar una transferencia, el Archivo Nacional exige el cumplimiento de estándares mínimos a nivel de organización, identificación y conservación documental, la que se detalla a continuación:

4.1 organización de los documentos En general, los documentos deben clasificarse de acuerdo a las series documentales existentes y ordenarse cronológicamente por fecha, desde lo más antiguo hasta lo más reciente, y de acuerdo a su disposición numérica interna.       

Circulares. Memorandos. Actas. Constancias certificados Comunicaciones recibidas. Comunicaciones enviadas.

4.2 identificación Una vez realizados los procesos de organización se procederá a completar los Formularios de transferencia, en los que se resumirá la información por cada tipo documental que se transfiere.

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4.3 inventario Toda la documentación en proceso de transferencia será debidamente inventariada en una planilla electrónica o en el sistema proporcionado por el Archivo Nacional. 4.4 conservación Todos los documentos que ingresen al Archivo histórico deben encuadernarse. La encuadernación debe realizarse siguiendo las instrucciones indicadas en las Normas de encuadernación de documentos de archivo. Los documentos que se transfieren al Archivo histórico tienen importancia patrimonial, por lo que su conservación a largo plazo es fundamental, la encuadernación es una forma de proteger los documentos, y si ésta es adecuada será posible preservar tanto su estructura física como su contenido. Si los documentos que se transfieren ya están encuadernados y están en buenas condiciones, no será necesario reencuadernarlos, situación que deberá ser evaluada por la Unidad de Conservación. Por el contrario, en caso de documentación que no está encuadernada, o si es necesario cambiarla por encontrarse en mal estado. Deben ordenarse correlativamente por años, es decir, desde lo más antiguo hasta lo más reciente, y disponerlos en ese orden en las cajas o paquetes de embalaje, siguiendo a este efecto, las Normas de conservación para el traslado de documentos. Otros aspectos que se debe considerar en este punto, son los siguientes: · Limpieza documental: eliminación documentos duplicados, fotocopias, carpetas, clips, corchetes, papeles, autoadhesivos. · Registros de documentos faltantes. · Separación de copias y duplicados. · Eliminación de material metálico.

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4.5 REVISIÓN Y FOLIACIÓN La documentación deberá numerarse consecutiva y cronológicamente al interior de la misma, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones: -Utilizar un lápiz mina negra y blanda para numerar desde uno (1) en adelante en la esquina superior derecha de la hoja de manera legible y sin enmendaduras. -La numeración existente no debe corregirse y si se detecta algún error en ella debe numerarse nuevamente, tachando la anterior. -Los planos que por su formato y tamaño estén doblados, se numerarán como un solo folio. Los impresos, insertos en la unidad documental (folletos, boletines, estudios) deben numerarse en un solo folio y en orden consecutivo. -La documentación deberá numerarse consecutiva y cronológicamente al interior de la misma, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones: Los planos o cualquier documento que por su formato o tamaño estén doblados, se numerarán como un sólo folio. Los impresos, insertos en la unidad documental (folletos, estudios, boletines, plegables, etc.) deben numerarse en un solo folio y en orden consecutivo. En el campo de notas del inventario se registrará el número de folio del impreso, título, año y número total de páginas. Unidades de conservación y re-almacenamiento: Entre las unidades de conservación más comunes que pueden encontrarse en los diferentes archivos, están las siguientes: Paquetes, Legajos, Tomos, Cajas, Carpetas y A-Z. Cada una de estas unidades, dependiendo de su estado de conservación, deberá prepararse de la siguiente manera para la transferencia: -La documentación empastada o encuadernada cuyos lomos están desprendidos o deteriorados deberá someterse al proceso de empaste o refuerzo del lomo utilizando materiales y procedimientos adecuados. -La documentación que no está encuadernada ni empastada deberá almacenarse en cajas y carpetas. -Las unidades de conservación que el Archivo General de la Nación recomienda, no sólo para la transferencia sino también para almacenar la documentación en archivos centrales o históricos son las cajas y las carpetas, las cuales tendrán las siguientes especificaciones:

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Cajas: -Materiales. Elaboradas en cartón corrugado, recubierto en su cara interna por una película a base de parafina y ceras vegetales. Adicionalmente, cada caja tendrá dos fuelles elaborados en el mismo cartón. -Tamaño. Las dimensiones más generalizadas son: alto 27 cms, ancho 40 cms y profundidad 12.5 cms. Cada entidad podrá establecer los tamaños de acuerdo con su documentación. El diseño con pliegues y lengüetas que encajan por presión (a manera de caja y espigo), permiten el ensamblaje sin la utilización de materiales metálicos, cintas, y/o adhesivos, fuentes de deterioro para la documentación. -Capacidad. Se recomienda introducir el número de carpetas necesario de manera que no queden ni muy ajustadas ni muy sueltas. Para que conserven la verticalidad se recomienda el uso de fuelles de cartón.

Identificación. Las cajas deben ser rotuladas en sus tapas laterales, con los siguientes datos generales:

CODIGO (de la entidad)______________________ FONDO __________________________________ SECCION_________________________________ SUBSECCION_____________________________ NUMERO DE CARPETAS___________ CAJA N° __________ N° CONSECUTIVO _______________ N° CORRELATIVO _______________ FECHAS EXTREMAS DEL _________ AL ______

Carpetas: -Material. Cartulina libre de acidez (neutra), o en su defecto, cartulina bond (blanca). -Diseño. Debe adaptarse al volumen y tamaño de la documentación, garantizando la adecuada protección de los bordes. En lo posible debe mantenerse la unidad del expediente pero cuando este sobrepase los cien folios, la separación deberá hacerse respetando el contenido de los cuadernos o temas.

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Identificación: Se realizará sobre la solapa, en la esquina superior derecha, con los siguientes datos:

FONDO ___________________________ SECCION _______SUBSECCION______ SERIE __________SUBSERIE_________ N° DE FOLIOS ___________ N° DE CARPETA _________ N° DE CAJA _____________

4.6 AMARRE Este proceso es importante para reforzar estructuralmente las unidades de conservación a transferir y a la vez facilitar su traslado. El procedimiento se realiza mediante el empleo de una cinta de faya o hiladillo de 2,5 cm. de ancho que abrace la unidad en sentido vertical y horizontal, a modo de paquete, anudado hacia la parte superior.

4.7 ENCUADERNACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Los documentos que se transfieren al Archivo Histórico tienen importancia patrimonial por lo que su conservación a largo plazo es fundamental. La encuadernación es una forma de proteger los documentos y si ésta es adecuada, será posible preservar tanto su estructura física como su contenido.  

Los documentos que serán transferidos deben ser encuadernados siguiendo las instrucciones indicadas en las Normas de encuadernación de documentos de archivo. Elaboración de una ficha de encuadernación.

Ejecutar el proceso de encuadernación documental.

4.8 EMBALAJE DE LOS DOCUMENTOS Se clasifican y separan por tipos documentales, deben ordenarse correlativamente por años, es decir, desde lo más antiguo hasta lo más reciente, y disponerlos en ese orden en las cajas o paquetes de embalaje, formando paquetes de no más de 10 libros.

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Estos paquetes deben ser instalados en cajas o recubiertos con cartón corrugado y sellados con cinta de embalaje y/o cordeles. Cada paquete debe ser numerado siguiendo el orden cronológico de la documentación, es decir el paquete con la documentación más antigua debe señalarse con el N° 1 y así sucesivamente. Se recomienda no amarrar los libros en forma directa, las cintas o cordeles deben ir sobre la protección que se elija. Una vez se hayan cumplido los pasos de limpieza, revisión, foliación y amarre, se procederá al embalaje o empaque, así: -Utilizar cajas que cumplan las especificaciones mínimas sugeridas por el Archivo General de la Nación. -La cantidad de unidades de conservación a empacar en cada caja de transferencia deberá ser moderada para evitar el deterioro de la documentación. No olvidar que no sólo el volumen ha de tenerse en cuenta sino también su peso.

4.9 EL TRASLADO DE LOS DOCUMENTOS Una vez terminada la organización de los documentos, el encargado del proceso de transferencia deberá completar el formulario de transferencia en el que se debe resumir la información por cada tipo documental que se transfiere. Los tomos deben disponerse verticalmente con los lomos hacia arriba unos seguidos de otros. Los de gran formato deberán colocarse horizontalmente unos encima de otros y rellenar los espacios vacíos con bolas de papel sin impresión, preferiblemente papel periódico blanco. Al empacar se debe mantener el orden estricto del inventario. Las cajas de transferencia deberán numerarse consecutivamente, en lugar visible, con marcador sobre un rótulo. Para cargar las cajas en el vehículo, se debe proceder de la siguiente manera: La primera caja que ingrese corresponderá al último número de la remisión y así sucesivamente en orden descendente, de tal manera que la última caja que ingrese al vehículo sea la N° 1. En el caso de material cartográfico o de gran formato debe evaluarse su estado de conservación con miras a establecer el sistema de embalaje más adecuado

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Para su transporte; el traslado se hará en tubos, guacales o siguiendo las indicaciones dadas para las cajas. El funcionario responsable de la transferencia debe dirigir un oficio, indicando los años extremos y volumen de la documentación transferida, comunicación que acompaña como antecedentes los formularios de transferencia respectivos. El día de la transferencia, dichos documentos deben presentarse en original y una copia. Para acordar la definición del día y hora en que va a efectuarse el traslado de los documentos, la institución productora se contactará vía telefónica, o por correo electrónico, con la Oficina del Sistema Nacional de Archivos. El traslado y la descarga de los documentos en el área de depósito, serán de responsabilidad de la institución que entrega los documentos.

4.10 RECEPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS Al momento de recibirse la documentación en depósito, el funcionario encargado le entregará copia de los documentos de transferencia. Con posterioridad, le será remitido un oficio de recepción definitiva, con indicaciones del material faltante si es que fuera el caso. 5. BENEFICIOS DE LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 

Garantizar a los ciudadanos el derecho al acceso a la información.

Evitar la producción y acumulación irracional de los documentos.

Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.

Solucionar a nivel físico y funcional el problema de la acumulación de documentos en las dependencias e instituciones productoras.

Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.

Guardar y precaucionar la documentación, en las mejores condiciones de conservación.

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6. GLOSARIO

Conservación: Conjunto de medidas y procedimientos destinados a asegurar, por una parte, la preservación o prevención de posibles alteraciones físicas de los documentos, y por otra, la restauración de éstos cuando la alteración se ha producido.

Depósito: Conjunto de espacios destinados a la conservación de documentos en una institución archivística.

Fondo documental: Conjunto de documentos, de cualquier formato o soporte producidos orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una persona particular, familiar u organismo en el ejercicio de las actividades de ese productor.

Formulario de transferencia: Es el documento normalizado impreso que acompaña a cada transferencia y proporciona los siguientes datos: · Información general del servicio remitente · Información de los documentos · Información de conservación · Observaciones · Firmas y timbres de responsabilidad

Inventario: Instrumento que registra toda la documentación que en proceso de transferencia podrá ser a través de una planilla electrónica o en el sistema proporcionado por el Archivo Nacional.

Transferencia documental: Es el procedimiento habitual de ingreso a otros archivos. Mediante el traslado de series documentales, una vez que éstas hayan cumplido el plazo de permanencia estipulado en la tabla de retención documental o definido por el organismo productor cuando no exista disposición para dicho proceso.

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8. BIBLIOGRAFIA

Rendón Gutiérrez, Andrés Felipe. Briyit Tatiana Rodríguez. Yuri Tatiana Buenaventura. & Lucia Bonilla Bermúdez. (2013, 02 de Junio) Guia para las transferencias documentales. Requisitos pag 3, Quindío Colombia

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GUIA DE CONSERVACION DOCUMENTAL

INDICE

1. OBJETIVO. 2. ALCANCE. 3. GLOSARIO. 4. DESCRIPCIÓN. 5. BIBLIOGRAFIA.

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1. OBJETIVO Definir los lineamientos necesarios para la conservación de los documentos producidos y recibidos del colegio Jorge Isaacs. 2. ALCANCE Se aplica a todos los documentos que reciben y producen las diferentes Unidades Administrativas de la institución. 3. GLOSARIO: Archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad, en el transcurso de su gestión, conservados para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. Acervo Documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural. Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación. Código: Signo alfanumérico asignado a las series, subseries, formatos, guías y procedimientos para identificar y clasificar los documentos. Sistema de signos y combinaciones de signos, cada uno de los cuales representa ciertos datos previamente convenidos.

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Conservación documental: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo. Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad Depósito de Archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo. Embalaje: Empaque adecuado (caja y/o carpeta) para almacenar, conservar y transportar los documentos. Folio: Hoja. Humedad absoluta (densidad del vapor): Es el peso del vapor de agua por unidad de volumen de aire, expresada en gramos por metro cúbico de aire. Humedad Relativa: es la relación entre la cantidad de vapor de agua contenido realmente en el aire estudiado (humedad absoluta) y el que podría llegar a contener si estuviera saturado (humedad de saturación). Se mide en tantos por ciento y está normalizada de forma que la humedad relativa máxima posible es el 100%. Humedad de Saturación: es la máxima cantidad de vapor de agua que puede caber en una cierta cantidad de aire. La humedad de saturación depende de la presión y temperatura. Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación. Serie: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros. Subseries: Unidad documental específica que por sus características forma parte de la Serie.

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Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Unidad de Conservación: Es el medio físico que se utiliza para almacenar y conservar los documentos tales como cajas, carpetas, tomos entre otros. Unidad Documental: Unidad de análisis en el proceso de identificación documental. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un solo documento. 4. DESCRIPCION DE LA GUÍA RESPONSABLE Todos los funcionarios pertenecientes al Comité Interno de Archivo LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA PROTECCIÓN Y CONSERVACIÓN DEL ARCHIVO Tomando en cuenta las pautas dadas por el Archivo General de la Nación en el Acuerdo 48 del 2000, Acuerdo 49 del 2000, Acuerdo 50 del 2000 y la Ley 594 del 2000 (Ley General de Archivos para Colombia), se establecen las condiciones para los locales destinados como sedes de archivos, estantería, mobiliario, contenedores y para la conservación preventiva de documentos. Capacidad de almacenamiento Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta: La disposición de espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural incremento de acuerdo con los parámetros establecidos en las Tablas de Retención Documental y los documentos de apoyo necesarios. Condiciones ambientales generales Ventilación  

La ventilación interna debe permitir que las condiciones ambientales del depósito y espacio del mismo garanticen la conservación del documento. La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá permitir una adecuada ventilación a través de ellos.

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Iluminación 

 

Se debe evitar la incidencia de luz directa sobre documentación y contenedores, cuando no sea posible suprimir las fuentes naturales de luz se deben utilizar cortinas en las ventanas. Las instalaciones eléctricas deben estar por fuera del local de depósito en lo posible y deben estar en perfectas condiciones. Se debe mantener un control sobre la instalación eléctrica.

Soporte 

Se recomienda la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y exento de lignina cuyo valor de pH esté en rango de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 “Papel para documentos de archivo: Requisitos para la permanencia y durabilidad”. Se recomienda que las tintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser insoluble en contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez al soporte. Se recomienda que la tinta para escribir debe ser un líquido uniforme, libre de sedimento, materiales en suspensión o elementos extraños; no debe presentar separación de componentes o coagulación. No se recomienda utilizar micro puntas o lapiceros de tinta húmeda en los documentos de conservación total, pues la clase de colorantes y solventes que contienen son solubles en agua, tienden a expandirse, perder su coloración en corto tiempo y aún en condiciones estables de almacenamiento pueden presentar pérdida de legibilidad en la información.

Contenedores 

Para los documentos de conservación total no se recomienda la perforación de los documentos ni que estén en contacto con material metálico. Si se almacena en fólderes AZ se debe utilizar acetatos para evitar rasgaduras y deformaciones. El material y el diseño de la elaboración de las unidades de almacenamiento debe estar dimensionado de acuerdo con el peso y tamaño de la documentación a conservar. Para el ensamble no se utilizará adhesivo o materiales metálicos.

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Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar contenedores o sistemas de embalaje para albergar folios sueltos, legajos, libros o tomos encuadernados con el propósito de prolongar de una manera considerable la conservación de los mismos. Los contenedores deben ser elaborados en cartón neutro y si no se dispone de éstos, se aplicará al cartón un recubrimiento que impidas la acidificación por contacto. Se recomienda que las Carpetas deben ser de un material que tenga ph neutro, de color preferiblemente claro, los tintes y pigmentos deben ser resistentes a la abrasión y ser insolubles en agua. La cartulina debe tener un acabado liso, suave, libre de partículas abrasivas u otras imperfecciones.

. 

Para documentos de formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros y digitales como disquetes y CD., se tendrá cuenta lo siguiente: Los rollos de microfilm deberán mantenerse en su carrete y contenedor elaborados en material estable y químicamente inerte; cada rollo estará en una unidad independiente debidamente identificada y dispuesto en las respectivas estanterías diseñadas acordes con el formato y con las especificaciones requeridas para garantizar su preservación. Los diskettes y C.D. podrán contar con una unidad de conservación plástica en polipropileno u otro polímero químicamente estable y que no desprenda vapores ácidos o contener moléculas ácidos retenidas en su estructura. Cada unidad de conservación contendrá solo un diskete o C.D. Para documentos que sean de conservación permanente no se recomienda emplear los sistemas de impresión de matriz de punto (Concepto técnico Grupo Laboratorio de Restauración, Archivo General de la Nación, 2001).

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Mantenimiento de instalaciones  

Garantizar la limpieza de pisos y estantería con sustancias que no eleven el nivel de humedad en el ambiente. Se aconseja hacer recorridos periódicos de inspección para observar si los depósitos y la documentación se mantienen en excelentes condiciones de aseo y seguridad. La inspección debe confirmar entre otras que los extintores, si los hay, estén en condiciones de uso, que los sistemas de señalización correspondan a los inicialmente trazados y que los instrumentos de medición estén funcionando correctamente.

Condiciones funcionales Las condiciones funcionales para los depósitos de Archivo, propenden por el aprovechamiento de los espacios físicos basándose en la óptima distribución del mobiliario, su característica y disposición. Para cumplir las condiciones funcionales se debe tomar en cuenta: Estantería 

El diseño de los estantes debe ser acorde con la cantidad de unidades que contendrá, evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos.

Se recomienda que los estantes sean construidos en láminas metálicas sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado químicamente estable. Se recomienda que la estantería no esté recostada sobre los muros y se deje un espacio mínimo de 20 cm, entre éstos y la estantería.

Mobiliario 

Los archivistas utilizados como mobiliario de oficina deben elaborarse en materiales estables para la conservación de documentos y proyectarse de acuerdo con la producción documental.

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Condiciones ambientales especiales En Archivos considerados especiales se debe controlar las condiciones ambientales tales como humedad relativa y temperatura, para lo cual deben contar con instrumentos de medición como termo higrómetros y registrar las mediciones en el formato FGD.33 “Control de Temperatura y Humedad Relativa en los depósitos de Archivo”. Asimismo, se debe cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de ventilación, contaminantes atmosféricos e iluminación, así: HUMEDAD Y TEMPERATURA Material Documental: Soporte en papel  

En las áreas de depósito se recomienda mantener una temperatura de 15°C a 20°C con una fluctuación diaria de 4°C. Se recomienda que en los depósitos de Archivo mantengan una humedad relativa entre 45% y 60% con una fluctuación diaria del 5%.

Material Documental: Fotografía 

Para fotografía en color blanco y negro se recomienda mantener una temperatura de 15°C a 20°C. La humedad relativa debe mantenerse entre 40% y 50%. Para fotografía a color se debe mantener una temperatura menor a 10°C. La humedad relativa debe mantenerse entre 25% y 35%.

Material Documental: Grabaciones  

En las áreas donde se almacenan archivos de tipo grabación, se recomienda mantener una temperatura entre 10°C y 18°C. En las áreas donde se almacenan archivos de tipo grabación, la humedad relativa es recomendable mantenerla entre 40% y 50%.

Material Documental: Microfilm  

La Temperatura en los depósitos donde se almacenan archivos en soporte microfilm es recomendable entre 17°C y 20°C. La Humedad relativa en los depósitos donde se almacenan archivos en soporte microfilm es recomendable entre 30% y 40%.

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ILUMINACIÓN 

Los depósitos de archivo deben contar con iluminación adecuada para la conservación de los documentos, la radiación visible lumínica debe ser menor o igual a 100 lux. En los depósitos en los que se requiera iluminación artificial se podrá emplear luz fluorescente de baja intensidad.

Condiciones funcionales especiales Estantería  

      

Se recomienda que los estantes tengan capacidad de soportar un peso de 100kg/mt lineal. Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías, se deben utilizar los parales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se deberán anclar los estantes con sistemas de fijación a piso. La balda superior debe estar a un máximo de 180 cm, para facilitar la manipulación y el acceso del operario a la documentación. La balda inferior debe estar por los menos a 10 cm del piso. La distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja superior debe ser mínimo de 4 cm. El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de documentos ni de ningún otro material. El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un mínimo de 70 cm, y un corredor central mínimo de 120 cm. La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la documentación acorde con la signatura topográfica. Para unidades de conservación como libros, legajos o carpetas se recomienda el empleo de separadores metálicos con el fin de evitar el deslizamiento y la deformación de la documentación

Mobiliario 

Para la documentación de imagen análoga como microfilmación, cintas fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros y digital como disquetes, CD, principalmente, se deben contemplar sistemas de almacenamiento especiales como gabinetes, armarios o estantes con diseños desarrollados acordes con las dimensiones y tipo de soporte a almacenar y los recubrimientos antioxidantes y antiestáticos a que haya lugar.

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Mantenimiento de instalaciones 

Establecer planes de aseo que incluyan fumigación y permitan controlar la proliferación de roedores, insectos, cucarachas y demás en las áreas de depósito. Las unidades de conservación requieren de un programa de limpieza en seco y para el efecto se deben emplear brochas o aspiradoras.

Condiciones de seguridad La seguridad para los depósitos de Archivo comprende lo referente a su accesibilidad para evitar adulteraciones o robos y la seguridad física de la documentación. Para cumplir con esto se debe tener en cuenta: 

Disponer de equipos para atención de desastres como extintores de CO2, Solkaflan o Multipropósito y extractores de acuerdo con el tipo material a conservar.

Las especificaciones técnicas de los extintores, el número de unidades y su ubicación deberá estar acorde con las dimensiones del depósito de archivo, su capacidad de almacenamiento y ser de fácil visualización y manejo.

En caso de emergencia se debe evitar el empleo de polvo químico y de agua en el depósito.

Proveer la señalización necesaria que permita decidir en caso de riesgo; a prevenir conductas indebidas (fumar, desaseo, uso de agua en caso de desastre), y a fomentar conductas debidas (prioridades de evacuación, rutas, buen trato de las unidades documentales, etc.

Se recomienda que las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios estén fuera de las de almacenamiento, garantizando así tanto la seguridad como la regulación y mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de depósito.

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5. BIBLIOGRAFIA

Acuerdo 048 del 2000, Acuerdo 049 del 2000, Instructivo de limpieza y desinfección de áreas y de documentos de archivo, Instructivo de limpieza total de tomos.

Rendón Gutiérrez, Andrés Felipe. Briyit Tatiana Rodríguez. Yuri Tatiana Buenaventura. & Lucia Bonilla Bermúdez. (2013, 14 de Junio) Guía para la conservación documental.

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