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Subdirección Red Nacional de Información Tomo Nº 2

GUÍA TÉCNICA PARA EL ANÁLISIS Y VALORACIÓN DE NECESIDADES EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN Subdirección Red Nacional de Información Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas Bogotá D.C. 2013


SISTEMA NACIONAL DE ATENCIÓN Y REPARACIÓN INTEGRAL A LAS VÍCTIMAS GUÍA TÉCNICA PARA EL ANÁLISIS Y VALORACIÓN DE NECESIDADES EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN Tomo Nº 2 Subdirección Red Nacional de Información Dirección de Registro y Gestión de la Información Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas Carrera 10 No. 19 - 65 Piso 7 Teléfonos. (57 1) 7965150 Extensión 3449 Línea de atención gratuita 018000 911 119 Página Web. www.unidadvictimas.gov.co Correo Electrónico. rni@unidadvictimas.gov.co


Contenido Páginas

Introducción Objetivo 1.  Definiciones y terminología usada en esta guía

2. 

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1.1 Definición de un Sistema de Información (SI) 1.2 Terminología 1.3 Clasificación del software (programas y aplicaciones)

7 8, 9 10

Metodología a aplicar para la interoperabilidad con la RNI

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2.1 Fase de Diagnóstico

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3.  Variables de diagnóstico 3.1 Información – Entidades 3.2 Infraestructura Tecnológica - Aplicaciones existentes 3.3 Infraestructura Tecnológica – Servidores 3.4 Infraestructura Tecnológica – Estaciones de Trabajo 3.5 Infraestructura Tecnológica – Otros Equipos 3.6 Infraestructura Tecnológica – Centro de Datos 3.7 Infraestructura Tecnológica – Seguridad Informática 3.8 Infraestructura Tecnológica – Infraestructura Tecnológica – Canales de comunicación 3.9 Infraestructura Tecnológica – Pagina Web 3.10 Infraestructura Física – Centro de Cómputo 3.11 Infraestructura Física – Cableado Estructurado 3.12 Infraestructura Física – Seguridad Física 3.13 Condiciones del Territorio – Institucionalidad 3.14 Condiciones del Territorio – Información Georreferencial 3.15 Recurso Humano 3.16 Planeación y Presupuesto

4.  Matriz DOFA 5.  Perfil recomendado de consultor 6.  Productos

13 13, 16, 17, 18, 20 21 21 22

14, 15 17 18 19

22,23 23, 24 24, 25 25 25, 23 26 26, 27 27

28 28 28 - 29


Con la promulgación de la Ley 1448 de 2011 y sus decretos reglamentarios, se impusieron nuevos retos a la institucionalidad del país para garantizar la atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno. La política pública de atención tiene cinco componentes, y cuatro ejes transversales.1

A.  B.  C.  D. 

Asistencia y Atención. Reparación Integral Prevención y Protección Verdad y Justicia.

Los ejes transversales son: A.  B.  C.  D. 

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Registro Único de Víctimas y Red Nacional de Información, Retornos y Reubicaciones, Articulación Nación-territorio y en el interior del Gobierno Nacional Lineamientos de participación.

Bajo esta óptica, el desarrollo de sistemas de información que faciliten la operación interinstitucional le permitirá a la Unidad Administrativa Especial para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas a través de la Red Nacional de Información garantizar a todas las entidades que conforman el Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral a las Víctimas “(…) una rápida y eficaz información nacional y regional sobre las violaciones de que trata el artículo 3 (…)” 2 de la Ley 1448. Así mismo, es importante destacar que para lograr la interoperabilidad de los sistemas de información se requiere una capacidad institucional desde los aspectos técnicos, de infraestructura tecnológica y de competencias laborales que garanticen un adecuado funcionamiento del sistema. Por lo anterior, la Subdirección Red Nacional de Información se permite presentarles la Guía Técnica para la realización del diagnóstico de necesidades en sistemas de información, con el ánimo de optimizar la administración y uso de los recursos, disminuyendo el riesgo de inversión.

1 Ver Ley 1448 de 2011, el Decreto 4800 de 2011, documentos CONPES 3712 de 2011 y 3726 de 2012. 2 Artículo 153, Ley 1448 de 2011

INTRODUCCIÒN

Los componentes son:


OBJETIVO

La presente Guía Técnica busca ofrecer una propuesta lógica, sistémica y concreta que permita identificar las necesidades que presentan las entidades nacionales y territoriales en los diferentes componentes asociados a un sistema de información. Esta primera fase de diagnóstico corresponde al primer paso en el marco del Proyecto Integral para la interoperabilidad de los sistemas con la Red Nacional de Información y que se compone además de las fases de Formulación, Implementación y Seguimiento, Control y Mejora Continua.

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1 Definiciones y  terminología  usada  en  esta  guía   Alcanzar la interoperabilidad de los sistemas de información entre entidades del orden nacional y territorial es una tarea que demanda el establecimiento de parámetros mínimos que propendan por el entendimiento de las partes. En este sentido, las definiciones conceptuales son un elemento clave para la definición de metas, de indicadores y la evaluación de las acciones.

1.1 Definición de un Sistema de Información (SI) Para la Red Nacional de Información un SI es un conjunto de elementos tangibles e intangibles que se articulan entre sí de forma armónica, para el tratamiento y administración de datos e información que servirá de insumo a los diferentes usuarios directos e indirectos del sistema.

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Al respecto, es importante citar la definición de María Francisca Abad que respalda el criterio con el que opera la RNI “Es un conjunto de elementos articulados con un objetivo: Proporcionar información relevante a un conjunto de usuarios. Los elementos que lo integran pueden ser personas, objetos materiales (documentos, instrumentos, etc.) y el conjunto de métodos, técnicas, procedimientos y decisiones que cohesiona y posibilita su funcionamiento. El sistema de información puede estar o no estar informatizado y disponer de su correspondiente aplicación informática3.” En el “Primer Informe de Seguimiento a la Ley 1448 de 2011 de Víctimas y Restitución de Tierras 2012” que rindió el Ministerio Público el 21 de agosto de 2012 aborda el tema de los sistemas de información y plantea dos precisiones que son pertinentes para la elaboración de los proyectos de sistemas de información. Un SI no debe ser siempre vinculado con aplicaciones informáticas (software) o con equipos tecnológicos (hardware). Sostiene el Ministerio Público que “(…) un sistema de información puede funcionar con documentos, carpetas o libros de papel que una persona identifica y almacena utilizando algún método que permite su rápida recuperación”; obviamente, las modernas tecnologías de información y telecomunicaciones facilitan sustancialmente estas labores.4 En consonancia con la segunda precisión se reafirma la idea de la RNI acerca de la composición de elementos intangibles en los SI que son “(…) cruciales para su normal funcionamiento: políticas, criterios y decisiones adoptadas por los individuos y organizaciones que administran el sistema.” 5

3 Abad García, María Francisca. “Evaluación de la Calidad de los Sistemas de Información”, Editorial Síntesis, Madrid, 2005. 4 Primer Informe de Seguimiento a la Ley 1448 de 2011 de Víctimas y Restitución de Tierras 2012, página 174. 5 Ibíd.


Con las definiciones anteriores, la RNI establece que para garantizar la interoperabilidad de los diferentes sistemas de información de atención y reparación a las víctimas 6, del orden nacional y de las entidades territoriales, la presente Guía Técnica pretende brindar asesoría para alcanzar el desarrollo de plataformas informáticas (hardware y software) que permitan el manejo de datos y la información de acuerdo a los parámetros de seguridad y confidencialidad que se estipulan en la legislación colombiana, integrando elementos tangibles e intangibles que intervienen en la funcionalidad del sistema.

1.2 Terminología Aplicaciones: Son programas informáticos diseñados para permitir al usuario realizar en el computador, uno o varios tipos de trabajos que apoyan la gestión de la empresa. Estos pueden ser diseñados específicamente para una compañía o ser adquiridos directamente en el mercado con características propias. Suite Ofimática:

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Grupos de programas o aplicaciones, dirigidas a solucionar problemas puntuales dentro de las organizaciones o empresas. Servidor: Son aquellos equipos de cómputo que proveen o entregan servicios a otros computadores que se denominan clientes. Igualmente es considerado como Servidor un proceso que entrega información o sirve a otro proceso. Existen diferentes tipos de servidores a saber: Servidor de Impresiones Servidor de Correo Servidor de Fax Servidor de la Telefonía Servidor Proxy Servidor de Acceso Remoto (RAS) Servidor WEB Servidor de Base de Datos Servidores de Reserva (BackUp) Servidor dedicado: Están específicamente destinados a administrar los recursos de la red, es decir, a atender únicamente los requerimientos de los equipos clientes. Servidor no dedicado: Además de atender las solicitudes de los equipos clientes también hacen funciones de estaciones de trabajo.

6 Numeral 2, Artículo 168, Ley 1448 de 2011.


Sistema de Almacenamiento Masivo: Son máquinas o conjuntos de máquinas, dedicadas exclusivamente a almacenar grandes volúmenes de información. Estas máquinas cuentan con software específico para manejo de la información en forma segura, íntegra y ágil. Estaciones de trabajo: Es una computadora que brinda la posibilidad a los usuarios el acceso a los servidores y a los recursos de la red como programas y periféricos. Periféricos: Dispositivos auxiliares independientes conectados a una red de computadoras o a una computadora particular que normalmente ejecutan operaciones de entrada, como un teclado, u operaciones de salida como una impresora o un monitor de video/audio.

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Cableado:   Es   un   tendido   de   alambre   que   Benen   como   finalidad   interconectar   una   red   de   computadores.   Actualmente   se   usa   fibra   ópBca   para   este   Bpo   de   conexión   con   alto   rendimiento,   velocidad   y   seguridad.     Centro  de  procesamiento  de  datos:     Edificio,  o  lugar  Jsico,  donde  se  ubican  y  concentran  los  recursos  de  procesamiento  de  información   en   la   empresa   u   organización.   Es   decir,   la   parte   central   de   la   infraestructura   informáBca.   Actualmente   hay   compañías   dedicadas   a   prestar   el   servicio   como   centro   de   procesamiento   de   datos  a  otras  compañías  agregando  seguridad  y  disponibilidad  permanente  de  la  información.     Canales  de  Comunicación:     Es   el   medio   a   través   del   cual   viajan   las   señales   que   transportan   datos,   que   también   recibe   el   nombre  de  canal  de  datos,  y  que  permiten  que  las  computadoras  se  comuniquen  entre  sí.     Seguridad  Informá9ca:     Significa   proteger   los   sistemas   de   información   contra   los   accesos,   uso,   modificación,   divulgación,   alteración,  lectura,  inspección,  registro  destrucción  no  autorizados;  con  el  objeBvo  de  proteger  la   confiabilidad,  integridad  y  disponibilidad  de  la  información.     Red  Telefónica:     Es   una   red   de   telecomunicaciones   uBlizada   para   llamadas   telefónicas   entre   dos   o   más   parBcipantes.


1.3 Clasificación del software (programas y aplicaciones) Lo que es software: Es una colección de programas, y datos relacionados, que tienen instrucciones que le indican al computador qué hacer y cómo hacerlo. Se componen de programas, procedimientos y algoritmos y su respectiva documentación. Lo que es hardware: Se refiere a todas las partes tangibles de un sistema informático; sus componentes son: eléctricos, electrónicos, electromecánicos y mecánicos. Son cables, gabinetes o cajas, periféricos de todo tipo y cualquier otro elemento físico involucrado. Clasificación del Software: El software se puede agrupar en las siguientes categorías: Sistema Operacional. Es una colección de programas de software que manejan los recursos de hardware y proveen de servicios comunes a los programas tales como funciones de entrada, salida y manejo de memoria, sirviendo como un intermediario entre la máquina y el programa. Antivirus. Es un programa usado para prevenir, detectar y remover otros programas potencialmente, o realmente, peligrosos o riesgosos para la supervivencia del hardware, los programas y los datos. Correo Electrónico. Comúnmente conocido como email o e-mail es un método para intercambiar mensajes digitales desde un autor a uno o más recipientes utilizando la internet o las redes de computadores como su medio de transporte. Utilidades. Conjunto de herramientas de software diseñadas para analizar, configurar, optimizar y mantener un sistema de información. Normalmente están dirigidas a la parte técnica del proceso y se requiere un alto nivel de conocimiento para utilizarlas. Sistema de Información Geográfica (SIG): Es un sistema diseñado para capturar, almacenar, analizar, manejar y presentar todos los tipos de datos geográficos y comprende cartografía, análisis estadístico, y tecnología de bases de datos. Bases de Datos: Es una colección estructurada de datos que están, normalmente, organizados como un modelo relevante de la realidad. Comprende los datos, en sí mismo, y la estructura o forma como ellos están almacenados.

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2 Metodología a  aplicar  para  la  interoperabilidad  con  la  RNI   Con el ánimo de alcanzar los objetivos propuesto en materia de sistemas de información y lo relacionado con ellos en el marco de la Ley 1448 de 2011 y sus decretos reglamentarios, la Unidad Administrativa de Atención y Reparación Integral a las Víctimas, plantea el desarrollo de una metodología que se ajuste a las condiciones de las diferentes entidades del orden nacional o territorial. De esta forma, se ha definido que para contar con insumos técnicos que permitan una adecuada definición de acciones relacionadas que conduzcan a la interoperabilidad de los sistemas y por ende a la Red Nacional de Información es necesario realizar las siguientes fases:

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Análisis y valoración de necesidades

Formulación del Plan de Fortalecimiento

Implementación

Seguimiento, Calidad y Mejora Continua Planear un sistema de información exige un trabajo metódico, de análisis y de discusión que vincule a la totalidad de los actores que intervienen en el desarrollo y los procesos funcionales del mismo. El objetivo de la presente guía está encaminado a apoyar y desarrollar la Fase de Análisis y Valoración de Necesidades en Sistemas de Información, siendo este su fin último y, por lo tanto, sólo se explica cómo llevar a cabo esta primera Fase (el desarrollo de las Fases dos, tres y cuatro será objeto de otro documento similar). El documento que resulte de la aplicación de esta Guía será la base para iniciar las tres siguientes fases.

Nota: El acompañamiento y participación de la Red Nacional de Información en la implementación de cualquier proyecto se realizará en el marco de las fases mencionadas, cuyo resultado será revisado para viabilizar la solicitud.


2.1 Fase de Diagnóstico Para determinar una acción, lo primero que se requiere es ser conscientes de la necesidad que se debe cubrir. Para formular el proyecto de sistemas de información es fundamental elaborar un diagnóstico de necesidades que de forma objetiva y luego de una cuidadosa revisión, permita la formulación de acciones estratégicas y oportunas. El diagnóstico debe girar en torno a los siguientes ejes:

Eje Información

Descripción Es la revisión de las entidades territoriales que producen información relacionada con las víctimas del conflicto. En este eje, se busca identificar la respuesta a los siguientes interrogantes: - ¿Quiénes son los actores (entidades) que producen información? - ¿Qué tipo de información producen? - ¿Cómo producen información? - ¿Con qué periodicidad producen información? - ¿En qué estado se encuentra la información histórica? - ¿Cuáles son las actividades necesarias para poner a punto la información histórica y que pueda subirse al sistema de información?

Infraestructura tecnológica

Es la revisión de los equipos de cómputo, software desarrollados, así como las redes de datos con las que cuenta la entidad y que posteriormente servirán para la implementación del sistema de información.

Infraestructura física

Consiste en la descripción de los espacios físicos con los que cuenta la entidad para la implementación del sistema de información. Es importante que se tengan en cuenta para la información en físico, así como para los servidores y demás equipos de cómputo.

Condiciones del territorio

Hace referencia a las características del entorno en el que se desarrollará el proyecto, tales como vías de comunicación y tiempos de desplazamiento.

Capacidad financiera

Consiste en la revisión de los recursos económicos con los que cuenta la entidad para la ejecución, monitoreo y seguimiento del Plan Operativo de Sistemas de Información que se elabore luego del diagnóstico.

Marco de gobernanza

Para adelantar el proyecto resulta útil realizar la revisión de los documentos que definen la política al interior de una jurisdicción asociada a la atención a víctimas y sistemas de información.

Capacidad de Recurso Humano

Se refiere a la cualificación y cuantificación del recurso humano asociado a la operación, soporte y administración del sistema de información.

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3 Variables de diagnóstico

3.1 Información – Entidades Es la revisión de las entidades territoriales que producen información relacionada con las víctimas del conflicto y la entregan al territorio, haciendo especial énfasis con las que conforman el Comité de Justicia Transicional. Completar esta tabla por cada entidad.

Entidad

Explicación

Datos de la entidad Clasificación de la Información que Produce

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Responsable (instancia no persona)

Entidad Interna/Externa

Método

Vía de Transmisión

Flujo de Información

Nombre, dirección, Teléfono, persona de contacto Describir detalladamente el tipo de información que se obtiene de la entidad. Ejemplo: - Atención - Orientación de Programas - Recopilación de Información - Tabulación de datos - Planillas de Control - Permuta de predios Ejemplo: - Oficina de Atención al Usuario - Unidad de Víctimas - Secretaría Administrativa Forma parte de la entidad territorial (secretarias, institutos descentralizados, etc.) o son operadores Cómo se produce la información: -  Medio (Físico, Digital, Verbal, Escrito) -  Formato Vía por la cual se transmite la información: - Correo electrónico - Entrega personal - Intranet - Telefónico Identifique los procesos internos que se dan en su entidad en materia de Atención Integral a Víctimas


Levantamiento

De dónde proviene la información. Ejemplos: - De monitores - Directamente de las familias - De los entes gubernamentales

Periodicidad/Frecuencia

Cada cuánto produce información la entidad: - Diaria - Semanal - Quincenal - Esporádica

Integración

Métodos y procesos para integrar la información a los sistemas del territorio - Archivo Manual - Sistematizado - Otro (explicar)

Acceso

Cómo se accede a la información que produce la entidad - Web - Sistema - Manualmente

Histórico

Estado y cantidad de la información histórica: - Tipo de información - Período comprendido - Cómo está almacenada

Almacenamiento

¿Dónde se almacena? (archivo, libreta de registros, etc., PC de contabilidad, PC de secretaria, libro de incidencias)

Seguimiento al flujo de la información

¿Qué es lo próximo que sucede? ¿Qué se hace con la información?, ¿Cuáles son los mecanismos y procesos de enrutamiento/destino?, ¿Se dan las garantías para que la información llegue a su destino? ¿Cómo?

Información generada

Consulta en Sistemas Externos

Qué información se genera: - Reportes - Estadísticas - Registros administrativos ¿Dentro de los procesos ya identificados requiere la consulta de información externos para cumplir las tareas y actividades propuestas? Si es así, debe enumerar y describir brevemente los sistemas de información que consulta y la información que obtiene.

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¿La entidad externa cuenta con un sistema de información soportado en una herramienta tecnológica? Cuál? Dentro de los sistemas de información mencionados alguno registra o almacena información de población Víctima (se incluye Población Desplazada o Vulnerable así no se evidencie que es población afectada por otros hechos)

Integración

¿Él o los sistemas de información de la entidad se integran o interoperan con otros sistemas de información externos?

Sistemas de información en la Política Local

¿Existe en la entidad algún proyecto para diseñar sistemas de información para la prevención, atención y reparación integral a las Víctimas? ¿Está incluido en el Plan de Desarrollo Local o Regional? ¿En el Plan de Acción Territorial? ¿En qué estado se encuentra el desarrollo del proyecto? - Análisis - Diseño - Implementación - Pruebas - Producción

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¿Qué Dependencia lidera el Proyecto? Qué recursos fueron asignados y están aprobados para la ejecución del proyecto? ¿Cuenta con apoyo externo (ejemplo Cooperación Internacional) para el desarrollo del proyecto, en materia de Recurso Humano, Financiero, técnico, infraestructura (software, hardware) etc.

Información adicional

Incluir otros datos de interés para el diagnóstico


3.2 Infraestructura Tecnológica - Aplicaciones existentes La siguiente tabla debe ser completada por cada una de las aplicaciones informáticas disponibles actualmente en el territorio

Software/ aplicación Tipo de software asociado a la atención y reparación integral a las víctimas Nombre

Versión/Tipo

Empresa fabricante

Número de Licencias

Propietario de la Licencia

Explicación Se debe definir qué tipo de aplicación está disponible para los procesos que adelanta la entidad a la que se le aplica el formulario

Nombre del aplicativo o software. Incluir el nombre común (coloquial) si es diferente al nombre del dado por el fabricante Especificar la Versión actual y las actualizaciones que se hayan aplicado. Precisar si es software libre o pago Quién, o quiénes, son los creadores del software o de la aplicación Número total de licencias Cuántas de ellas están instaladas Describir si la licencia es: - Propia - Arrendada/Contrato Temporal - Otro (explicar)

Fecha de Vencimiento

Fecha en que las licencias se vencen y si existe plan de renovación

Tipo de Instalación

Detallar si el software está instalado en una de las siguientes máquinas: - Servidor - Estación de Trabajo - Computador de Escritorio - Computador Portátil - Otro

Modelo de Instalación

Detallar si la instalación es: - Cliente/Servidor - Mono usuario - Otro (Explicar)

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Número de Usuarios Soporte

Uso Responsable

Información adicional

Total de usuarios que acceden a la aplicación Detallar quien le presta soporte a la aplicación: - Tercero - Soporte Local - Sin soporte Describir para que se usa el software o aplicación Institucional (No personalizado) Ejemplo: Oficina de Sistemas, Oficina de Planeación. Incluir otros datos de interés para el diagnóstico

3.3 Infraestructura Tecnológica – Servidores 17

La siguiente tabla debe ser completada por cada una de los equipos servidores disponibles actualmente en el territorio

Servidor

Explicación Tipo

Configuración Física

Procesadores (Tipo y velocidad) Capacidad de Memoria

Categorizar el servidor en uno de los siguientes tipos: - Servidor de Aplicaciones - Servidor de Archivos - Servidor de Base de Datos - Servidor de Comunicaciones - Servidor de Correo - Servidor Espejo - Servidor de Impresión - Servidor de Respaldo - Servidor de Web - Servidor Proxy - Otro (explicar) - Torre - Estante (Rack) - Sobremesa - Mainframe - Otro (explicar) Precisar la Cantidad, Tipo y Velocidad de los procesadores que usa el servidor Capacidad total de memoria de procesamiento


Capacidad de almacenamiento

Capacidad total en GB del servidor

Tipo de Conexión

- Independiente (stand alone) - Cluster (Si el servidor está conectado con otros servidores que pueden ser vistos como un sistema único.)

Sistema Operativo/Versión

Especificar el sistema operacional instalado en el servidor: - Unix - Linux - Windows - Otro (explicar)

Uso

Estado del Uso

Propiedad

Mantenimiento

Precisar si el servidor es usado para: - Producción (día a día) - Desarrollo y Prueba - Otro (explicar) - Instalado y en producción - Inactivo - Almacenado - Estropeado Describir si el servidor es: - Propio - Arrendado/Contrato Temporal - Otro (explicar) Mantenimiento Preventivo (quien lo hace, frecuencia, vigencia del contrato) Mantenimiento Predictivo (quien lo hace, frecuencia, vigencia del contrato) Mantenimiento Correctivo (quien lo hace, frecuencia, vigencia del contrato)

Información adicional

Incluir otros datos de interés para el diagnóstico

3.4 Infraestructura Tecnológica – Estaciones de Trabajo La siguiente tabla debe ser completada por cada uno de los diferentes tipos de las estaciones de trabajo disponibles actualmente en el territorio.

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Estaciones de trabajo Modelo Tipo

Procesador Memoria

Capacidad de almacenamiento

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Sistema Operativo/ Versión Propiedad

Cantidad Mantenimiento

Explicación Precisar el modelo de la estación de trabajo - Terminal - Computador de escritorio - Computador Portátil - Otro (explicar) Tipo y Velocidad del procesador de la estación Capacidad de memoria - RAM - Caché - Otra (explicar) Tamaño del disco en GB

Describir el Sistema Operativo (si lo hay) y la versión que corre en la Estación de Trabajo Describir si la estación de trabajo es: - Propia - Arrendada/Contrato Temporal - Otro (explicar) Número total de estaciones del mismo tipo Mantenimiento Preventivo (quien lo hace, frecuencia, vigencia del contrato) Mantenimiento Predictivo (quien lo hace, frecuencia, vigencia del contrato) Mantenimiento Correctivo (quien lo hace, frecuencia, vigencia del contrato)

Información adicional

Incluir otros datos de interés para el diagnóstico


3.5 Infraestructura Tecnológica – Otros Equipos La siguiente tabla debe ser completada por cada uno de los equipos que no se hayan descrito en las tablas anteriores. Por ejemplo: equipos de telecomunicaciones, Internet, Módems, equipos para video conferencias, enrutadores, monitoreo de seguridad en la Red, disponibles actualmente en el territorio.

Otros equipos

Explicación

Modelo

Tipo

Cantidad

Propiedad

Cantidad Uso Mantenimiento

Precisar el modelo del equipo

Características del equipo

Número total de equipos del mismo tipo

Describir si el equipo es: - Propio - Arrendado/Contrato Temporal - Otro (explicar) Número total de equipos del mismo tipo Precisar para que se usa Mantenimiento Preventivo (quien lo hace, frecuencia, vigencia del contrato) Mantenimiento Predictivo (quien lo hace, frecuencia, vigencia del contrato) Mantenimiento Correctivo (quien lo hace, frecuencia, vigencia del contrato)

Información adicional

Incluir otros datos de interés para el diagnóstico

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3.6 Infraestructura Tecnológica – Centro de Datos Completar la siguiente tabla si el territorio cuenta con un centro de datos de apoyo a la gestión informática.

Centro de datos Proveedor Fechas

Servicios que proveen

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Explicación Empresa que presta el servicio de Centro de Datos Desde cuándo y Hasta cuando se tiene contratado este servicio

Manejo de la red de telecomunicaciones - Almacenamiento de Datos/Capacidad - Aplicaciones propias - Aplicaciones de terceros - Otro (explicar)

Localización

En donde está localizado el Centro de Datos Ciudad/Teléfono/Sitio web/Persona responsable

Información adicional

Incluir otros datos de interés para el diagnóstico

3.7 Infraestructura Tecnológica – Seguridad Informática La siguiente tabla se debe completar con la información de los procesos de seguridad informática actualmente implementados en el territorio.

Seguridad Informá9ca Tipo

Explicación Especificar si  la  seguridad  se  hace  a  través  de  soUware,  hardware  o  una   combinación  de  ambos

Elementos

-­‐ Tipo  Firewall/Versión   -­‐  Encriptadores

Proveedor

Especificar si  el  sistema  de  seguridad  informáBco  es  propio  o   Contratado.  Quién  presta  el  servicio  y  por  cuánto  Bempo

Información adicional

Incluir otros  datos  de  interés  para  el  diagnósBco


3.8 Infraestructura Tecnológica – Canales de comunicación La siguiente tabla debe ser completada con la información referente a los Canales de Comunicación actualmente disponibles en el territorio.

Canales de Comunicación

Explicación

Tipo/Clase

- Digital - Análogo - Banda base - Virtual - Multiplex

Capacidad

Ancho de Banda

Medio de Conexión

Fibra óptica

Valor del servicio

Soporte Información adicional

-

Modem Satélite Microondas Otro (explicar)

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Se cuenta con conexión de fibra óptica. En caso de no, cual conexión está disponible? Especificar el valor que se paga por este servicio y la periodicidad del pago. Especificar servicios adicionales Quién soporta/actualiza este servicio Incluir otros datos de interés para el diagnóstico

3.9 Infraestructura Tecnológica – Pagina Web Completar la siguiente información si el territorio tiene pagina web.

Página Web  

Explicación

Dirección Nombre del Dominio (DNS) Hosting/Capacidad

Nombre/Empresa donde reside, o se aloja, la página Tamaño


Tráfico/Periodicidad Correo electrónico asociado

Tráfico mensual permitido en GB Cuentas de correo electrónico asociadas a la página

Lenguaje de Desarrollo

- HTML - XHTML - Java - ASP.net - PHP

Base de datos asociada

- MySQL - Otra (explicar)

Sistema Operativo de nube

- Cloud OS - cPanel - Otro (explicar)

Soporte Información adicional

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Quién desarrollo la pagina web Quién la soporta/actualiza Incluir otros datos de interés para el diagnóstico Joomla Seguridades Posicionamiento

3.10 Infraestructura Física – Centro de Cómputo Esta tabla debe contener la estructura física del centro de cómputo del territorio.

Centro de computo Nombre/Ubicación

Explicación Nombre y/o ubicación del centro de computo Ciudad Teléfono Persona responsable (carg9

Clase

- Centralizado - Distribuido

Área

Área total en metros cuadrados

Facilidades

Control/Seguridad

Describir si posee - Aire Acondicionado - Piso Falso - Cableado Estructurado Describir si el centro de computo tiene - Acceso controlado - Muros de seguridad


Prevención

Describir los sistemas de prevención contra: - Terremoto - Inundación - Incendio - Otro (explicar

Sistema Eléctrico Independiente

Describir el sistema eléctrico independiente - Acumuladores -  UPS -  Subcentral -  Planta Eléctrica

Número de computadores

Información adicional

Número de computadores instalados en el centro de computo: - Servidores - Estaciones de Trabajo - Impresoras - Periférico - Otros (explicar) Incluir otros datos de interés para el diagnóstico

3.11 Infraestructura Física – Cableado Estructurado Esta tabla especifica si el territorio cuenta con cableado estructurado en sus dependencias. Completar la información para cada uno de los diferentes tipos existentes.

Cableado Estructurado

Explicación Tipo

Norma Certificaciones Número de Puntos Punto usados

Especificar: - Cableado de Voz - Cableado de Datos - Wireless - Corriente regulada - Otro (explicar) Número de la norma técnica usada en el cableado Especificar si el cableado está certificado, que entidad lo certificó y la fecha Número total de puntos que atiende el cableado Número de punto en uso actualmente

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Puntos disponibles Información adicional

Número de puntos disponibles Incluir otros datos de interés para el diagnóstico

3.12 Infraestructura Física – Seguridad Física Especificar si el territorio tiene planes de seguridad y contingencia.

Seguridad física Plan Fecha Revisión/Actualización

Explicación Nombre del plan de contingencia Fecha del plan de contingencia Fecha de la última revisión y actualización del plan

25 Simulacros Información adicional

Fecha del último simulacro Incluir otros datos de interés para el diagnóstico

3.13 Condiciones del Territorio – Institucionalidad Especificar de manera general cuál es la percepción en cuanto a las instituciones y servicios con que cuentan.

Institucionalidad Servicios Públicos

Explicación Percepción de la cobertura de servicios públicos en el territorio: - Energía - Salud - Educación - Presencia de Instituciones de programas sociales gubernamentales - Presencia de Ejercito y Policía


Accesibilidad Percepción de Seguridad Plan acción atención a victimas

Vías de acceso: carreteras, ríos, aéreo Percepción de la dinámica del conflicto Percepción general de la seguridad ¿Posee el territorio un plan de atención a víctimas? ¿Posee el territorio un plan de contingencia de referente a las víctimas?

Otros aspectos que consideren necesarios para el diagnóstico

3.14 Condiciones del Territorio – Información Georreferencial Describir la información que posee el territorio en materia de información geográfica y referencial.

Sistema de Información Georreferencial

Explicación 26

Ordenamiento Territorial

Posee el municipio un plan de ordenamiento territorial? Explicar

Análisis

Describir los documentos de análisis geográfico que se tienen

Acuerdo Municipal Cartografía

Describir el acuerdo municipal cartográfico Describir los medios cartográficos con los que cuenta: - Papel - Digital (Formato de imágenes, CAD, SIG)

Otros aspectos que consideren necesarios para el diagnóstico

3.15 Recurso Humano Identificar la información asociada a cada una de las siguientes variables:

Recurso humano Cantidad

Explicación Número de personas que trabajan en la entidad Número de personas que realizan alguna actividad exclusiva con víctimas


Capacitación

RRHH asociado al soporte Técnico

Existe un plan de capacitación ¿Han sido capacitados en Ley 1448 de 2011, en sus decretos reglamentarios, temas asociados a las víctimas? Cantidad de personas que prestan soporte técnico Perfil de las personas que brindan el soporte Calificación del servicio de soporte técnico

Otros aspectos que consideren necesarios para el diagnóstico

3.16 Planeación y Presupuesto Identificar la siguiente información por entidad.

Planeación y Presupuesto 27

Explicación

Rubros

POSI

Qué rubros asociados a sistemas de información están presentes en su Plan de Acción para 2013 • Compra o actualización de equipos • Capacitaciones • Software • Otros Se incluyó el POSI en su Plan de Acción Territorial Qué rubro se destino para la implementación del POSI

Otros aspectos que consideren necesarios para el diagnóstico


4 Matriz DOFA   Al finalizar el Diagnóstico construir la matriz de Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas referentes a la información encontrada en el territorio estudiado.

DEBILIDADES

OPORTUNIDADES

FORTALEZAS

AMENAZAS

5 Perfil recomendado  de  consultor   A continuación se detalla el perfil recomendado para el consultor que adelante la Fase de Diagnóstico: Empresa o Profesional con amplia experiencia en temas relacionados con la atención a víctimas. Experiencia y conocimiento en implementación de proyectos con énfasis en sistemas de Información para población víctima. Habilidades y experiencia en investigación, así como destrezas de comunicación oral, redacción y sistematización de procesos e informes técnicos. Conocimientos actualizados en tecnologías de la información. Infraestructura necesaria para realizar trabajos de Campo en levantamiento de diagnósticos para sistemas de información.

6 Productos El consultor deberá entregar los siguientes productos de acuerdo a los parámetros establecidos para el desarrollo de la primera fase del proyecto en la Guía Técnica previamente suministrada por la Subdirección Red Nacional de Información de la Unidad para Atención y Reparación Integral a las Victimas a la Alcaldía Municipal:

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①  Plan de Trabajo de la consultoría (actividades, productos, cronograma). ②  Presupuesto discriminado y debidamente soportado que incluya los siguientes conceptos: Talento Humano (Encargado del Diagnóstico) Transporte Viáticos Hospedaje Alimentación Papelería, CD, otros Infraestructura requerida (computador) ③  Presentación de los documentos técnicos para el desarrollo del diagnóstico. ④  Borrador del Diagnóstico y cuadro general que incluya información sobre la herramienta tecnológica que utilizará para la sistematización de la información.

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⑤  Diagnóstico final para revisión y aprobación por parte de la entidad y la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las víctimas según los lineamientos presentados en esta guía.


Subdirección Red Nacional de Información. GUÍA TÉCNICA PARA EL ANÁLISIS Y VALORACIÓN DE NECESIDADES EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Guía técnica para el análisis y valoración de necesidades en sistemas de informacion  

SRNI

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