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Subdirección Red Nacional de Información Tomo Nº 1

E D S O T N IE LINEAM

D A D I L I B A R INTEROPE

Mesa de Estandarización Subcomité de Sistemas de Información Nacional


Lineamientos de Interoperabilidad Tomo Nº 1 Subdirección Red Nacional de Información Dirección de Registro y Gestión de la Información Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas Carrera 10 No. 19 - 65 Piso 7 Teléfonos. (57 1) 7965150 Extensión 3445 Línea de atención gratuita 018000 911 119 Página Web. http://rni.unidadvictimas.gov.co/


Páginas

Marco normativo del intercambio de Información al interior de la Red Nacional de Información para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas Política de interoperabilidad Dominios de interoperabilidad Dominio político – legal Dominio organizacional Dominio semántico

CONTENIDO

Introducción


Es así, que el artículo 159 de la Ley 1448 de 2011, ha establecido la creación del Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral a las Víctimas, conformado por las entidades públicas del orden nacional y territorial y cuya máxima instancia es el comité ejecutivo - presidido por el Presidente de la República-, que tiene como objetivo primordial la materialización de los derechos a le verdad, la justicia y la reparación integral en el marco del diseño y puesta en marcha del Plan Nacional de Atención y Reparación Integral a las Víctimas. En ese sentido, la Red Nacional de Información fue creada como el instrumento que establece mecanismos, lineamientos, políticas, procesos y procedimientos que permitan la interoperabilidad, trazabilidad y el flujo eficiente de la información entre las entidades conformantes del Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral a las Víctimas (SNARIV) en el orden nacional y territorial, los organismos de cooperación internacional, la sociedad civil, las organizaciones de víctimas, y otras entidades estatales a fin de proveer los insumos necesarios para la correcta planeación y puesta en marcha de la acción pública de cara a las víctimas. En busca de la armonización conceptual y la definición de un espectro para el intercambio de la información, dentro del Plan operativo anual del subcomité de sistemas de información nacional para el año 2013, se estableció la creación de los lineamientos de interoperabilidad a partir de la adopción de cuatro de los cinco dominios de interoperabilidad definidos por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en el marco de interoperabilidad.

El presente documento presenta el marco normativo, las particularidades de la política de interoperabilidad y las directrices para la adopción de los dominios de interoperabilidad adaptados al intercambio de información al interior de la Red Nacional de Información

INTRODUCCIÓN

Sobre la base del principio de colaboración armónica definido en el artículo 113 de la Carta Política y retomado en el artículo 26 de la Ley 1448 de 2011, Ley de Víctimas y Restitución de Tierras, se tiene que para atender de manera adecuada las necesidades de la población víctima del país se debe propender por garantizar la disponibilidad de información confiable y actualizada, de y para todas las entidades responsables de la ejecución de la política pública de víctimas, que permita la articulación de acciones y procesos en el marco de los derechos a la verdad, la justicia, la reparación y las garantías de no repetición a los ciudadanos que han sido víctimas en los términos del artículo 3 de la mencionada ley.


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Marco normativo del intercambio de información al interior de la Red Nacional de Información para la atención y reparación integral a las víctimas.

Dentro de la administración pública las distintas entidades del Estado requieren información de otras entidades a fin de dar cumplimiento a sus responsabilidades en el marco de la Ley, por lo que en algunas ocasiones la información que precisa una entidad es gestionada por otra entidad, lo que en la práctica representa un desgaste institucional y el uso poco eficiente de los recursos disponibles a fin de dar respuestas efectivas a las problemáticas de la ciudadanía. De acuerdo a lo establecido en la Ley 962 de 2005 y en el Decreto 235 de 2010, en un escenario funcional de interoperabilidad, cuando una entidad necesite comprobar la existencia de alguna circunstancia necesaria para la prestación de un servicio que obre en otra entidad, no debe solicitarle dicha información al usuario. Deberá obtenerla de la entidad respectiva, a través de un medio de transmisión electrónica, un mecanismo magnético, electrónico o telemático para el intercambio de información.

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En ese sentido, la Ley 1448 de 2011, en el Artículo 53 establece a la Red Nacional de Información para la Atención y Reparación a las Víctimas como el instrumento encargado de garantizar al Sistema Nacional de Atención y Reparación a las Víctimas, de manera rápida y eficaz, la información nacional y regional de las violaciones que trata su artículo 3º y la identificación y diagnóstico de las circunstancias que ocasionaron daño a las víctimas inscritas en el Registro Único de Víctimas, permitiendo así que el Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral a las Víctimas adopte las medidas para la atención inmediata, la elaboración de planes de atención y la reparación integral. Por lo tanto, la Red Nacional de Información será coordinada por la Unidad Administrativa Especial para la Atención y Reparación Integral a las víctimas responsable del funcionamiento del Registro Único de Victimas- para garantizar la interoperabilidad de los sistemas de información de registro, atención y reparación a víctimas.


Aunado a lo anterior, el Decreto 4800 de 2011, en el Título III, define a la Red Nacional de Información para la Atención y Reparación a las Víctimas – RNI- como el instrumento encargado de establecer los mecanismos, lineamientos, políticas, procesos y procedimientos que permitan la interoperabilidad, trazabilidad y el flujo eficiente de la información- cuya seguridad y confidencialidad es su responsabilidad-, entre las entidades que conforman el Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral a las Víctimas en el orden nacional y territorial, los organismos de cooperación internacional, la sociedad civil, las organizaciones de víctimas y otras entidades estatales. Se establece entonces, que para el adecuado funcionamiento de la RNI se definirán las políticas, lineamientos, mecanismos, procesos y procedimientos mediante el Plan Operativo de Sistemas Información, cuyo responsable del diseño, monitoreo y evaluación será la Unidad Administrativa Especial para la Atención y Reparación Integral a las víctimas. En este sentido, las entidades que conforman al Sistema Nacional de Atención y Reparación a las Víctimas deben garantizar el intercambio de la información como partes activas de la Red Nacional de Información. Empero, es deber de cada una de las entidades que intervienen en este esquema de interoperabilidad, velar por la veracidad de la información y porque en el intercambio de la misma se respeten los derechos de hábeas data, intimidad y demás garantías constitucionales y legales que prevén tanto la Ley 1448 de 2011 como la Ley 1581 de 2012.

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Política de interoperabilidad

En las realidades de intercambio efectivo de información actuales, la interoperabilidad no debe asumirse como algo meramente técnico ya que implica retos de diversos tipos dentro de un enfoque sistémico que permita la prestación de mejores servicios. Es así, que el proceso requiere no sólo del concurso de voluntades políticas, sino de la apropiación al interior de las entidades, la integración de procesos interinstitucionales y la asunción de la normatividad que otorga a las entidades las facultades para intercambiar su información. Tenemos entonces, que el Marco para la Interoperabilidad propuesto por el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, comprende un conjunto de principios y políticas que orientan los esfuerzos políticos, legales y organizacionales de las entidades, con el fin de facilitar el intercambio seguro y eficiente de información. Además de un modelo de gestión (compuesto por un modelo de madurez, un modelo de administración y un modelo de medición) y un conjunto de recomendaciones, protocolos, estándares y guías metodológicas, necesarias para que las entidades compartan información a través de servicios de intercambio de información, con el propósito de facilitar la prestación de sus servicios a ciudadanos, empresas y otras entidades públicas en Colombia. 1

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Marco de Interoperabilidad

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Políticos Legales Organizacionales

Adicional

Modelo de gestión Madurez Administración Medición

Esfuerzos

Intercambio de información

Recomendaciones Protocolos Estándares Guías

1 Marco de Interoperabilidad del Gobierno en Línea. Versión 2013.

Seguro Eficiente

Entidades


La política de interoperabilidad de MinTIC está orientada a: q  Entidades públicas responsables de planear servicios que requieran colaboración interinstitucional. q  Organizaciones privadas involucradas en la ejecución y/o evolución de la estrategia Gobierno en línea. q  Miembros de gobiernos extranjeros interesados en la interoperabilidad del Gobierno electrónico. q  Miembros de la comunidad académica interesados en la interoperabilidad del Gobierno electrónico.

Para el desarrollo de las presentes recomendaciones, la interoperabilidad será entendida como:

El ejercicio de colaboración entre organizaciones para intercambiar información y conocimiento en el marco de sus procesos de negocio, con el propósito de facilitar la entrega de servicios en línea a ciudadanos, empresas y a otras entidades”.

En el caso particular, se tendrá como base lo descrito anteriormente, adaptando los postulados a los requerimientos concretos de intercambio al interior de la Red Nacional de Información. 2

2 Marco de Interoperabilidad del Gobierno en Línea. Versión 2013.

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Dominios de interoperabilidad

Los dominios de interoperabilidad se entienden como las múltiples interacciones desde las que se aborda el marco de interoperabilidad a fin de cumplir con lo que este plantea. A pesar de que el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones propone cinco dominios de interoperabilidad, el Plan Operativo Anual –POA- del Subcomité de sistemas de información nacional del año 2013 sólo tuvo en cuenta cuatro, por considerarlos ajustados a las particularidades del intercambio al interior de la RNI, a saber:

Político-legal Corresponde a la disposición de un conjunto de políticas y normas que permiten el intercambio de información.

Organizacional Modo en que las misiones, políticas, procesos de negocio y mecanismos de prestación de estos procesos de una entidad interactúan con aquellos de otras entidades, a través del intercambio de información.

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Semántico Permite garantizar que, en el momento de intercambiar datos, el significado de la información es el mismo para todos los actores involucrados

Técnico Hace referencia a los aspectos, a nivel técnico, que se requieren para conectar los sistemas de información para intercambiar información.


3.1 DOMINIO POLÍTICO-LEGAL De acuerdo al Marco de Interoperabilidad de Gobierno en línea, este dominio tiene las siguientes políticas asociadas: q  Las entidades deberán establecer los instrumentos legales que faciliten el uso o prestación de los servicios de intercambio de información. q  Las entidades deben establecer la responsabilidad legal para la provisión de servicios de intercambio de información. q  Las entidades deben garantizar el manejo adecuado de información confidencial y personal. Para el cumplimiento de lo anterior, este dominio contempla que el intercambio efectivo de información sea el resultado de la coordinación de las acciones de las entidades a partir de un marco normativo general, con el fin de garantizar que el flujo de información entre ellas se realice de forma legal, correcta y eficiente. Se da sobre la base de un acuerdo entre las entidades para cumplir con sus responsabilidades frente a la ley en concordancia con su función misional. En efecto, un flujo de información ajustado a la normativa en materia de protección de datos personales, será aquel que se efectúa dentro de los parámetros fijados por la ley para la RNI y con la debida observancia de los derechos fundamentales de las personas cuyos datos son objeto de intercambio, acorde al marco determinado por las disposiciones vigentes sobre la materia. Un factor relevante para asegurar dicha protección, es que se ofrezcan las condiciones de seguridad de la información, de acceso y de confidencialidad que resulten proporcionales a la naturaleza de los datos que son objeto de intercambio, pues si bien el sistema de protección de datos colombiano prevé la posibilidad de que existan flujos bidireccionales de información entre las diversas entidades que conforman el sector público, exige para ello que los mismos se hagan en el marco de las funciones legales y administrativas establecidas por la ley para dichas entidades, y con arreglo a las finalidades previstas por la Ley de víctimas y restitución de tierras para el tratamiento de esa información.

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Una vez definida la competencia de cada entidad frente al intercambio de información de acuerdo a sus responsabilidades en el marco de las reglamentaciones vigentes, se definirá el instrumento legal a través del cual se dará formalidad al intercambio.

Anexos

Es así, que para adoptar este lineamiento en el ejercicio de intercambio y flujo efectivo de la información al interior de la RNI, la entidad deberá intercambiar información a través de la suscripción bien sea de un acuerdo de intercambio de información, de un convenio interadministrativo de cooperación o de la adopción del protocolo de intercambio de información. Por lo anterior, el Subcomité Nacional de Sistemas de Información ha establecido los modelos de Acuerdo, Convenio y Protocolo de Intercambio de Información.

De acuerdo al lineamiento descrito, la Secretaría Técnica del Subcomité de Sistemas de Información solicita a las entidades que conforman la Red Nacional de Información el envío de un oficio en el cual se explique el proceso de adopción e implementación de las herramientas proyectadas desde el Subcomité, a más tardar el día 31 de marzo de 2014.

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3.2 DOMINIO ORGANIZACIONAL Es la forma en la que los procesos de negocio de las entidades interactúan a través del intercambio de información. En ese sentido, este dominio tiene la siguiente política asociada: q  Las entidades deberán adecuar sus procesos de negocio para incorporar los servicios de intercambio de información. Respecto a lo anterior, este dominio implica la determinación de los objetivos, metas, procesos y servicios que cada entidad tiene a fin de responder a su misionalidad a través del intercambio de información. Involucra la definición de los servicios de intercambio de información de cada entidad en el marco de sus procesos de negocio. Para este dominio se estable el Formato de Relación de Procesos de Negocio y Gestión de la Información como herramienta que integra el Lineamiento Organizacional proyectado desde el Subcomité de Sistemas de Información Nacional, como parte de los esfuerzos por articular a las entidades del orden nacional, territorial, los organismos de cooperación internacional y las organizaciones de la sociedad civil para facilitar un flujo eficiente de información, que permita el diseño, implementación y evaluación de la política pública de asistencia, atención y reparación integral a las víctimas siguiendo la normatividad legal vigente establecida por el Gobierno Nacional. El Formato está construido en Excel 3 y compuesto por cuatro hojas de cálculo que buscan recopilar la información más relevante respecto de los procesos de negocio y los productos de información que posee cada entidad.. Para su diligenciamiento se cuenta con el Manual A través del diligenciamiento del Formato de Relación de Procesos de Negocio y Gestión de la Información, la entidad identificará los procesos de negocio involucrados en el intercambio de información a fin de definir la3 pertinencia o no, de realizar ajustes organizacionales y de los procesos involucrados. Igualmente, y a partir de la identificación de los procesos de negocio implicados en el intercambio, las entidades definirán los funcionarios que tendrán acceso a la información provista desde la RNI, teniendo en cuenta que se debe garantizar su manejo adecuado en concordancia con l o establecido en la ley respecto de 3 Este instrumento se encuentra en el Portal de la Red Nacional de información en la categoría de Formatos

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la confidencialidad y seguridad de la información, por lo que después de designar a la persona responsable de la gestión de los procesos de intercambio de información, la entidad deberá suscribir un acuerdo de confidencialidad de la información con cada funcionario para el que se solicite un acceso a la información a través de un usuario y clave de las herramientas de consulta disponibles. Asimismo, una vez las entidades implementen los servicios de intercambio de información, dejarán claras las consideraciones necesarias para su acceso/ uso por parte de las demás entidades de la RNI: aspectos político-legales, técnicos, semánticos, soporte al servicio, acuerdos de nivel de servicio, entre otros. Lo anterior, a través del instrumento establecido para ello, con el fin de publicar los servicios en el Catálogo de servicios de intercambio de información que se encuentra publicado en el Portal del Estado Colombiano. Finalmente, como soporte del avance y mejoramiento continuo de este proceso, las entidades de la RNI diligenciarán periódicamente el informe de evaluación de prestación de servicios, en donde se evidencien los resultados, dificultades y casos de éxito que obtengan las entidades en la oferta y el consumo de los servicios de intercambio de información. En función de lo anterior descrito, la Secretaría Técnica del Subcomité Técnico Nacional solicita a las entidades que conforman la Red Nacional de Información el diligenciamiento y envió del Formato de Relación de Procesos de Negocio y Gestión de la Información a más tardar el día 31 de marzo de 2014.

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3.2 DOMINIO SEMÁNTICO Este dominio permite garantizar que en el momento de intercambiar datos el significado de la información sea el mismo para todos los actores involucrados. De acuerdo al marco de interoperabilidad de Gobierno en línea, este dominio tiene la siguiente política asociada: q  Las entidades adoptarán un lenguaje común para el intercambio de información. A fin de lograr dicha adopción, es importante que las entidades una vez que identifiquen los procesos de negocio asociados a la prestación de servicios, definan la información a intercambiar desde el punto de vista semántico y sintáctico, es decir, desde el conjunto de elementos de datos particulares a los procesos de negocio que hacen parte de los servicios de intercambio de información que prestarán y consumirán, a fin de definir de forma clara y legal (con soporte normativo si es el caso) los conceptos que serán aplicados al intercambio de información y las características propias de dichos conceptos. Lo anterior se traduce en el significado que se le da a una palabra en el diccionario junto con la ficha bibliográfica y con las características propias de dicho concepto (metadato). Las entidades revisarán la existencia de los conceptos (elementos de dato) necesarios en sus procesos de negocio dentro del lenguaje común para el intercambio de información. En caso de no existir, deben iniciar el proceso de conceptualización necesario para que dichos elementos se incluyan en el lenguaje común, a través de una solicitud de servicio que se gestionará a través del Ministerio TIC (soporteccc@gobiernoenlinea.gov.co).

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http://rni.unidadvictimas.gov.co/


Cartilla 1 1