Issuu on Google+

Subdirección Red Nacional de Información Anexo Tomo Nº 1

ANEXO

ACUERDO DE INTERCAMBIO Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN.


Lineamientos de Interoperabilidad Anexo:: Acuerdo Tomo Nº 1 Subdirección Red Nacional de Información Dirección de Registro y Gestión de la Información Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas Carrera 10 No. 19 - 65 Piso 7 Teléfonos. (57 1) 7965150 Extensión 3445 Línea de atención gratuita 018000 911 119 Página Web. http://rni.unidadvictimas.gov.co/


ACUERDO DE INTERCAMBIO Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN ENTRE (Entidad A) Y (Entidad B) La (Entidad A), y la (Entidad B), con a buscando oficializar la confidencialidad y eficiencia del proceso de intercambio de información, y considerando:

CONSIDERACIONES EL Artículo 2 de la Constitución Política establece que entre los fines esenciales del Estado está el de servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución

4

El artículo 113 de la Constitución Política establece el principio de colaboración armónica entre los diferentes órganos del Estado. El Artículo 209 de la Constitución Política dispone que La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, Adicionalmente El Artículo 209 de la Constitución Política dispone que las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. El Artículo 16 del decreto 2150 de 1995 Modificado por el Art. 14 de la Ley 962 de 2005 ordenó que toda información requerida por parte de la Administración Pública deberá solicitarse oficialmente a la entidad dueña de la información La Ley 962 de 2005 establece que será permitido el intercambio de información entre distintas entidades oficiales, en aplicación del principio de colaboración. El Decreto 235 de 2010 Modificado por el Decreto 2280 de 2010 establece que para efectos de formalizar el intercambio de información, de manera ágil, oportuna y confiable, las entidades públicas o los particulares encargados de una función administrativa podrán emplear el mecanismo que consideren idóneo para el efecto, tales como cronograma de entrega, plan de trabajo, protocolo o convenio, entre otros. La Ley 387 de 1997 adoptó medidas para la prevención del desplazamiento forzado; la atención, protección, consolidación y esta estabilización socioeconómica de los desplazados internos por la violencia en la República de Colombia.


La Ley 1341 de 2009 determinó que se todos los sectores y niveles de la administración pública y de la sociedad deben contribuir a la investigación, el fomento, la promoción y el desarrollo de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. El Artículo 230 de la Ley 1450 de 2011 dispuso que Todas las entidades de la administración pública deberán adelantar las acciones señaladas por el Gobierno Nacional a través del Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones para la estrategia de Gobierno en Línea. De igual manera, el Artículo 323 de la Ley 1450 de 2011 estableció que los organismos y entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional y Territorial, procederán a identificar, racionalizar y simplificar los procesos, procedimientos, trámites y servicios internos, con el propósito de eliminar duplicidad de funciones y barreras que impidan la oportuna, eficiente y eficaz prestación del servicio en la gestión de las organizaciones. El Artículo 15 de la Constitución Política dispone que todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. La Ley 1581 de 2012 estableció las disposiciones generales para la protección de datos personales de todas las personas que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos. El artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 dispuso que no se requiere autorización por parte del titular de la información cuando la información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. La Corte Constitucional, en la Sentencia T-025 de 2004 y en especial en el Auto No. 011 de 2009 señaló que uno de los problemas detectados en materia de “Registro y Caracterización” de la población en situación de desplazamiento es el concerniente a que “Las autoridades han de asegurar que exista un libre y oportuno flujo de información entre las bases de datos manejadas por Acción Social y las administradas por otras entidades del Estado, cuando éstas sean relevantes para la población desplazada. (…) Para la Corte no es clara la manera como la simultaneidad de los registros aporta valor a la política de atención a la población desplazada y permite un mayor nivel de protección de los derechos de estas víctimas. Nótese que el problema acá descrito está íntimamente relacionado con el señalado en el apartado II.3 acerca de las barreras al intercambio de información entre distintas bases de datos relevantes para la población desplazada. (…)”;

5


A su vez, la Corte Constitucional en sentencia T-705 de 20071 estableció que sobre el Registro Único de Población Desplazada existe una reserva constitucional, se suscribe el presente acuerdo con el fin de identificar y acreditar a la población objeto garantizando los derechos fundamentales de la población víctima de la violencia, en especial, el derecho al Habeas Data. En esa medida las entidades interesadas proporcionarán las condiciones necesarias para realizar el intercambio, acorde con las directrices internas que emanen del desarrollo del presente acuerdo, y utilizarán la Red Nacional de Información, herramienta inherente al Sistema de Información de Atención a Víctimas, como fuente de verificación.

6

En consecuencia de lo anterior, los abajo firmantes, suscriben las siguientes: Sentencia T – 705 de 2007: “La corte encuentra que la información consignada en el Registro Único de Población Desplazada guarda una estrecha relación con los derechos fundamentales de sus titulares, tales como la vida, la intimidad y la seguridad personal. Dado lo anterior y con el fin de proteger estos bienes constitucionales, la Corte constata que sobre este registro existe una reserva constitucional oponible frente a terceras personas que pretendan acceder a esta información, exceptuando de esta regla a: i) los titulares de la información, que tienen acceso en virtud del derecho fundamental del habeas data y ii) las autoridades que en ejercicio de sus funciones requieran dicha información, como son las entidades que componen el SNAIPD (…) Por lo tanto la Corte constató que sobre el RUPD pesa una reserva constitucional y en esa medida se limita el acceso a terceros a la información allí consignada.

1 Sentencia T – 705 de 2007: “La corte encuentra que la información consignada en el Registro Único de Población Desplazada guarda una estrecha relación con los derechos fundamentales de sus titulares, tales como la vida, la intimidad y la seguridad personal. Dado lo anterior y con el fin de proteger estos bienes constitucionales, la Corte constata que sobre este registro existe una reserva constitucional oponible frente a terceras personas que pretendan acceder a esta información, exceptuando de esta regla a: i) los titulares de la información, que tienen acceso en virtud del derecho fundamental del habeas data y ii) las autoridades que en ejercicio de sus funciones requieran dicha información, como son las entidades que componen el SNAIPD (…) Por lo tanto la Corte constató que sobre el RUPD pesa una reserva constitucional y en esa medida se limita el acceso a terceros a la información allí consignada.


CLÁUSULAS ①  Apoyar la divulgación y aplicación de los principios de confidencialidad, reserva y salvaguarda de la información que se están disponiendo a través del Intercambio de Información en la Red Nacional de Información, herramienta inherente al Sistema de Información de Población Victima de la violencia, al interior de las entidades en cuanto a limitarla exclusivamente al uso de acuerdo con su función, atendiendo al principio de finalidad y a lo señalado en el Artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 2569 del 2000, , la Ley 1273 de 2009, la Ley 1448 de 2011 y demás lineamientos jurisprudenciales y normatividad vigente en esta materia. ②  La persona al interior de la Entidad A, que gestionará y administrará la asignación de usuarios finales, se denomina en el presente acuerdo -COLABORADOR ENTIDAD A y es a quien el Representante Legal otorga potestad para interlocutar con la Red Nacional de Información. El COLABORADOR ENTIDAD A, tendrá dentro de sus obligaciones, (i) brindar el apoyo y gestión para la suscripción de los acuerdos de confidencialidad, seguridad y manejo de la información individual con las personas naturales o jurídicas o demás colaboradores de su entidad a quienes se les permita el acceso a la información suministrada en el presente acuerdo, velando por su adecuado uso y por el cumplimiento de las normas antes citadas. (ii) Facilitar a la Entidad B en cabeza de las personas delegadas para tal fin, el acceso al Sistema de Información o a la Información de la Entidad A (iii) Apoyar la divulgación y aplicación de los principios de veracidad, finalidad, confidencialidad, reserva, circulación restringida y salvaguarda de la información que se están disponiendo a través del Intercambio de Información con el sistema de la Entidad A, en cuanto a limitarla exclusivamente al uso de acuerdo con su función y demás lineamientos jurisprudenciales y normativa vigente en esta materia. (iv) Apoyar y disponer los medios técnicos y tecnológicos para la implementación de las estrategias de interoperabilidad de los sistemas de información en el marco de las acciones concertadas. ③  La persona al interior de la Entidad B, que gestionará y administrará la asignación de usuarios finales, se denomina en el presente acuerdo -COLABORADOR ENTIDAD B y es a quien el Representante Legal otorga potestad para interlocutar con la Red Nacional de Información. El COLABORADOR ENTIDAD B, tendrá dentro de sus obligaciones, (i) brindar el apoyo y gestión para la suscripción de los acuerdos de confidencialidad, seguridad y manejo de la información individual con las personas naturales o jurídicas o demás colaboradores de su entidad a quienes se les permita el acceso a la información suministrada en el presente acuerdo, velando por su adecuado uso y por el cumplimiento de las normas antes

7


citadas. (ii) Facilitar a la Entidad B en cabeza de las personas delegadas para tal fin, el acceso al Sistema de Información o a la Información de la Entidad B (iii) Apoyar la divulgación y aplicación de los principios de veracidad, finalidad, confidencialidad, reserva, circulación restringida y salvaguarda de la información que se están disponiendo a través del Intercambio de Información con el sistema de la Entidad B, en cuanto a limitarla exclusivamente al uso de acuerdo con su función y demás lineamientos jurisprudenciales y normativa vigente en esta materia. (iv) Apoyar y disponer los medios técnicos y tecnológicos para la implementación de las estrategias de interoperabilidad de los sistemas de información en el marco de las acciones concertadas.

8

//Los numerales 2 y 3 , del presente acuerdo tienen como finalidad identificar el canal interno de comunicación dentro de las entidades suscribientes, los cuales serán las cabezas visibles en el proceso del intercambio, se propone la figura de Colaborador, sin embargo el nombre puede ser modificado de acuerdo a consideraciones particulares. En esta misma línea esta a potestad de las entidades suscribientes la introducción de obligaciones adicionales al Colaborador o su figura homologa// ④  Las entidades serán responsables civil y penalmente ante las autoridades de los actos u omisiones en ejercicio de las actividades que desarrolle en virtud del presente acuerdo, cuando con ellos se cause perjuicio a la otra parte o a terceros. ⑤  Las entidades deberán anexar al presente acuerdo, el documento técnico donde se indique el mecanismo por el cual se realizara el intercambio de información y los términos del mismo. ⑥  En el caso que el mecanismo sea por lotes de información (Batch) el documento técnico deberá contener como mínimo: periodicidades, canal de comunicación, descripción de la información entregada y responsable. ⑦  En el caso que el mecanismo sea Servicio Web debe anexarse el documento técnico con la descripción de los servicios creados por las entidades. ⑧  En cada uno de los casos se debe informar en los documentos técnicos, la información que podrá ser publicada en los instrumentos definidos para tal fin y la información que únicamente será utilizada por las partes para usos internos.


⑨  Las entidades se comprometen a hacer uso del Lenguaje Común de Intercambio de Información,2 definido dentro del Marco de Interoperabilidad de la estrategia Gobierna en Línea, como el lenguaje estándar para ser utilizado en los procesos de intercambio de información, por parte de los diferentes actores que prestan y/o demandan trámites y/o servicios. ⑩  Terminación: el presente acuerdo podrá darse por terminado en cualquiera de los siguientes eventos: (i) por mutuo acuerdo entre las partes. (ii) Por el vencimiento de su Vigencia. (iii) Por el incumplimiento de alguna de las obligaciones. (iv) Por las demás señaladas en la ley. 11  Terminado el presente acuerdo, no se dará por terminada la obligación de dar aplicación de los principios de confidencialidad, reserva, circulación restringida y salvaguarda de la información, por lo cual se deberá garantizar la protección de la misma de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás decretos reglamentarios. 12  El presente ACUERDO tendrá duración de un año a partir de la suscripción del mismo y será prorrogable anualmente, salvo que una de las partes dé aviso por escrito a la otra de darlo por terminado, con una anticipación de por lo menos treinta (30) días calendario anterior a la fecha de terminación El presente acuerdo se firma a los _____________ (__) días del mes de ________ de 2014. DATOS DEL REPRESENTANTE LEGAL Ó JEFE DEL ÁREA DEL USUARIO DE LA ENTIDAD A

Firma Nombre Número de Documento de Identidad Cargo que desempeña Entidad y/o Empresa NIT

. . .

2 http://lenguaje.intranet.gov.co/web/gelxml/inicio

9


DATOS DEL REPRESENTANTE LEGAL Ó JEFE DEL ÁREA DEL USUARIO DE LA ENTIDAD B

Firma Nombre Número de Documento de Identidad Cargo que desempeña Entidad y/o Empresa NIT DATOS DEL COLABORADOR ENTIDAD A

10

Firma Nombre Número de Documento de Identidad Cargo que desempeña Entidad y/o Empresa NIT

DATOS DEL COLABORADOR ENTIDAD B

Firma Nombre Número de Documento de Identidad Cargo que desempeña Entidad y/o Empresa NIT


Anexo


Acuerdo