Issuu on Google+

Andrea Reid  ReiDesigns  Mobile: 021 208 3571  Email: 0800andrea.reid@gmail.com  Website: www.reidesigns.co.nz  Office: (09) 818 7332  Address: 7a Picton Street   Freemans Bay  Auckland  1011              To: 

Renee Davies  Whitford Holdings Limited  20 and 50 Okaroro Drive   Beachlands   Auckland  2571 

  Date: 22 October 2012    Job number: UR037‐2012  GST Registered No: 10‐3180‐379    Dear Renee,    Thank you for giving ReiDesigns the opportunity to work with you on this exciting project.   ReiDesigns create solutions that suit the client’s personal requirements and tastes while responding  to and enhancing the existing environment with sustainable, cultural and ecological elements in  mind.  Our office has recently completed 2 new subdivisions in the Whitford area approved under  Proposed Plan Change 8.  Seven new residential lots have been approved for the Whitford Estate  Vineyard on Trig Road and ReiDesigns will be assisting in a Council run initiative to restore the  native streams in the Whitford area.  Our ten years experience and knowledge ensures that your  property design project is in the best hands.    For the site 20 and 50 Okaroro Drive, Beachlands, Auckland, 2571, ReiDesigns have prepared and  provided a fee proposal and extra documentation with recommendations, information and suggested  enhancements with regard to your property development objectives.    The following documents will provide you with information entailing the details of the services we  will provide, our project brief, the constraints investigated by the consultant Planner and our fee  proposal.    We do ask that you please provide us with your formal approval to access Land Information  Memorandum (LIM) reports and any other disclosure(s) as we understand that there may be legal  encumbrances from Auckland Council.    If you have any queries, please do not hesitate to contact me.      Kind Regards,          Andrea Reid  Director of ReiDesigns 


Project Brief    The following outlines ReiDesign’s scope of work for the combined sites 20 and 50 Okaroro Drive,  Beachlands, Auckland, 2571.    • Complete a visual assment, land assessment and geotechnical analysis of the property.  • Research the Planning and Development Controls in the District Plan (specifically Plan Change 8)  that effect this site.  • Prepare an Assessment of Environmental Effects (AEE) document that focuses on the landscape  implications of the site.  • Prepare and submit relivent information and apply for resource consent to Auckland Council.  • Provide a statement on the development constraints and possibilities for the site.  • Implement a complete design process that produces a fully rendered final design solution  that  makes the most efficient use of the land for housing development.   • Investigate and incorporate mitigation techniques into the landscape design.  • Liase with client, planner and any sub consultants regularly throughout the design process to  ensure collaboration results in a thorough design that is understood and affirmed by all.      Professional Recommendation      The following recommendations are provided by ReiDesigns and take into account the information and  advice provided by the consultant planner.    For the properties:  Pt Lot 2 DP 161649, being 27.1052 Ha        Pt Lot 3 DP 153965, being 19.1700 Ha    The two above allotments will be treated as a single property holding with a total allotment area of  46.2752 Ha.    The property is situated in the Whitford Rural B Zone (Refer to Manukau District Plan, Section  12A.9.2).  This allows for an average building density of 1 household unit per 5 hectares of land.  Therefore maximum lot allowance for this property would be 8.    However, a further incentive is given to encourage improvements to the natural and physical  environment through "bonus lot" provisions.  This means that by planting additional native  vegetation in the Whitford area one can increase the property’s lot numbers.    The amalgamated lots fall into the 33­55 Ha category (Refer to Manukau District Plan, Rule  12A.14.3.1), which means the maximum number of additional sites that can be created under this  rule is 5, provided that 4 Ha of native vegetation is planted for each additional lot.     The number of potential lots for this site is between 8 and 15 lots.    To provide the maximum lot number of 15 lots, 32ha of your combined 46ha would be required to be  planted out. As this would leave insufficient space for development, we have calculated that 12 ha of  planting would need to be off site, which would require the additional cost of consent from  neighbouring properties.    Therefore our consultant planner suggests subdividing the property into 12 lots, which would only  require 20ha of planting which is achievable on site.  The different options regarding subdivision lot  numbers will be discussed with you in more detail at the next client meeting.     In a brief site analysis we have discovered that the proposed site has a small number of indicative  constraint areas. These include several perennial streams (refer to diagram 1 image A), a road  corridor (refer to diagram 1 image B) and native vegetation (refer to diagram 1 image C), These  policy overlays are designed to protect Whitford’s rural character and identify the areas in the  landscape that are more sensitive to a change in character or amenity as a result of development.  Many building constraints are placed in these areas so the required planting needed on site will be  mainly located in these areas.  

2
 



Diagram 1 Policy Overlays (Full document images can be found in appendix 1).   

 A   

  A. B. C.

                             B  

                                       C 

 

Slope Greater or equal to 15 degrees and perennial streams.  Road corridor  Native vegetation 

  N.B. Red line indicates the Whitford rural boundary. Pink is property 20 Okaroro Drive and purple is  property 50 Okaroro drive.      As there is currently no reticulated wastewater or effluent treatment plant servicing in the Whitford  Rural Area, treatment will need to occur on site. The minimum size that a lot can be is 2500m2 when  each lot has its own wastewater disposal system, but if a shared package treatment plant system is  put in place the minimum lot size can be reduced to 1,000m2 (Refer to Manukau District Plan Rule  12A.14.2.5).    It must be noted that a recreational trail follows the southern boundary road line and another that  crosses the northeast corner of the property (Refer to Diagram 2). Where practicable, the trail shall  provide access to features of scenic, historic and ecological interest in the locality and the width of  the access way at any point shall not be less than 6 metres unless in the opinion of the Council a  reduced width provides the required level of access (Refer to Plan Change 8 Rule 12A.11.5).    Other property constraints include house positioning, height, size, style, fencing, access, entrance and  lighting.   A practicable Building Platform (PBP) will be identified for each proposed household unit.  Each PBP  will be located at least 10m from the road, away from any archaeological sites, outside of the 10m  corridor extending either side of a perennial stream or overflow path and will not require the  clearance of any native vegetation.  Each house must not exceed 9m in height and not be any larger than 10% of the new property lot  size. The house must be of a style that is sensitive to and reflects the rural character of the landscape  with traditional fencing that ensures views of the rural landscape are maintained. Where possible the  new access ways will follow the lie of the land and entrance ways will integrate with the visibly  permeable fence lines. The property development will have low ambient lighting levels that are  consistent with the rural amenity values.    The subdivision resource consent application will need to be processed as a Restricted Discretionary  Activity and Plan Change 8 provisions associated with the policy overlays will need to be addressed.  An AEE will be produced to accompany the subdivision and land use consent applications.    Several specialist consultancy services are required to assist us in performing this work as required  in Plan Change 8. These will include, but are not limited to, a planner, ecologist, geotechnical  engineer, hydrological engineer, civil engineer, surveyor and archaeologist. These sub consultants are  not included in the fee proposal attached and will provide a separate timesheet at time of  employment.   

3
 



Diagram 2 ­ Proposed Recreational Trails (Full document image can be found in appendix 1).                              N.B. Proposed Recreational Trails are marked in blue.  Pink is property 20 Okaroro Drive and purple is  property 50 Okaroro drive.    N.B.  Rules referred to in the Auckland Council District Plan Operative Manukau Section 2002 – Chapter  12A Whitford Rural Area document in the above constraints can be found at:  http://www.aucklandcity.govt.nz/council/documents/districtplanmanukau/text/chap12awhitford.pdf  Rules referred to in the Plan Change 8 – Rural Whitford document in the above constraints can be  found at:  http://www.aucklandcity.govt.nz/council/documents/districtplanmanukau/changes/pc8proposed_pla nchange.pdf                                    Diagram 3­ View of property from Okaroro Drive.   

 

4
 


 


Fee Proposal      Outlines the anticipated tasks, outputs and price estimated for the identified role.           Task  Description  Outputs  Unit  Hours  1 

1.1 

1.2 

Pre­design      Appraisal and  definition of the  project  Landscape  Assessment 

1.3 

Visual  Assessment 

1.4 

Site Analysis 

1.5 

Client and sub‐ consultant  Liaison       

   

 

 

 

Price  $80 p/hr     

Current document 

1 bound A4  document 

320 

Site visit assessing current  landscape conditions such as  the character and quality of the  landscape.  Site visit assessing possible  effects on people of the changes  in available views through  intrusion or obstruction and  whether important  opportunities to enjoy views  may be improved or reduced.  A record of the site. This will  include lists, descriptions,  drawings photos and maps.  Meetings with Client, Planner,  Surveyor, Ecologist 

1 bound A4  document 

400 

1 bound A4  document 

320 

1 bound A4  document 

400 

4 meetings 

320 

   

      22hrs   

      $1,760   

 

 

    Pre­design  Sub Total   

2


 

 

 

 

2.1


Conceptual  Design    Design Concept 

2 x A1 pages  

30 

2400 

2.2


Cost Estimate 

Included in  concept design 

400 

2.3 

Assessment of  Environmental  Effects 

1 x A4 bound  document 

15 

1200 

2.4 

Land Use  Capability  Analysis 

The creation of a conceptual  design that draws conclusions  from the pre‐design analysis,  meetings and assessments, and  will become the basis for the  developed design.     Preparation of construction cost  estimate based on preliminary  concept.  An assessment of the possible  positive and negative effects  this subdivision project may  have on the environment.   Geographic information system  (GIS) Property analysis. 

1 x A3 bound  document.  

15 

1200 

5
 



2.5


Client and sub‐ consultant  Liaison 

320 

480 

 

Meeting with Client and  2 meetings  relevant personnel to discuss  the conceptual design and any  amendments or additional ideas  to help the project progress.  Following meeting,    amendments will be made to  the concept plan.     

2.6


Amendments 

 

 

 

 

 

 

  Conceptual  Design  Sub Total   

      75 hrs   

      $6000   

3


Developed  Design    Design  Development 

 

 

 

 

2 x A1 pages  

30 

2400 

1 x A4 bound  document 

30 

2400 

2 meetings 

320 

1 x A1 page 

12 

960 

1 x A4 bound  document 

10 

800 

2 meetings 

320 

 

 

 

      100   

      $8000   

3.2


Preparation of  Resource  Consent  applications. 

3.3


Client and sub‐ consultant  Liaison 

3.4


Amendments 

3.5


Cost Estimate  Review 

3.6
 


Client and sub‐ consultant  Liaison   

The creation of a developed  design that follows on from the  conceptual design and will  become the basis for the final  design.     Resource Consent Applications  will be prepared. This includes  a review of the AEE and other  necessary accompanying  information.  Meeting with Client and  relevant personnel to discuss  the developed design and any  amendments or additional ideas  to help the project progress.  Following meeting,  amendments will be made to  the developed plan.  Review of construction cost  estimate based on developed  design.  Final development meeting  confirming any final changes  before final design is rendered.   

 

 

 

 

  Developed  Design  Sub Total   

4


Final Design        Final Design  Solution 

 

 

 

 

The creation of a final design  that follows on from the  developed design and will  become the basis for the final  design 

2 x A1 pages 

30 

2400 

3.1


4.1


6
 



4.2


Computer  Generated 3D  Model 

4.3


Planting Plan 

4.4


Schedule of  Quantities and  Construction  Drawings  Final Renders 

4.5


Using Computer Aided Design  (CAD) and Building Information  Modeling (BIM) software, a  Computer Generated 3D Model  Site plan detailing the planting  specifications.  Schedule of Quantities and  Relevant Construction Details  

1 Computer  generated  model 

30 

2400 

1 x A1 page 

20 

1600 

1 x A3 bound  document 

30 

2400 

 

2 x A1 page 

20 

1600 

Client is presented with all the  final documentation in this final  Design stage meeting;  Amendments will only be made  at this stage if absolutely  necessary. Arrangement is  made for Resource Consent to  be sent to Auckland Council  Resource Consent Application  sent to Auckland City Council 

 

320 

 

10 

800 

1 x��A4 bound  document   

10 

800 

 

 

  Developed  Design  Sub Total  TOTAL 

      154  351 

      $12,320  $28,080 

4.6


Client and sub‐ consultant  Liaison 

4.7
 4.8


Resource  Consent  Application  Offer of Tender  

 

Invitation to tender and  evaluation of tenders   

 

 

 

 

    Fee Information and Disbursements      Total fee comes to $28,080 exc. GST    Invoices will be issued monthly based on hours of work completed and percentage of work done.  All fees are exclusive of GST.    Disbursements    Mileage rates 77c/per km  Any additional work required and agreed upon with the client will be charged at $80p/hr.    Paper and Printing will be charged at:    A1 color print $35 per sheet  A1 black and white print: $12 per sheet  A2 color print $25 per sheet  A2 black and white print: $8 per sheet  A3 color print $7 per sheet  A3 black and white print:  $2 per sheet  A4 color print $3 per sheet  A4 black and white print: $.50c per sheet    This fee proposal does not include fees for any consultants or specialists.   They will provide their own timesheets to the client. 

7
 



Authority      Your agreement to the terms in this document gives us authority to act on your behalf in any  necessary planning matters (Resource consents, ARC consents, Building consents or Tree consents  etc)  We trust this will meet with your approval and if there is anything you wish to discuss, please do not  hesitate to contact us.  Please sign and return this page to us as confirmation that you wish us to proceed, so that we can get  matters underway for you.    Thanks again for your interest in ReiDesigns, We look forward to working with you.      Yours sincerely,            Andrea Reid  Landscape Architect and Director of ReiDesigns                                              Fee Proposal Acceptance Form      Please indicate your agreement to the terms outlined in this fee estimate by signing, dating and  returning a copy of this document to our office via post, fax or email.  This needs to be received prior to  work commencing on your job.     Job No: UR037‐2012     Client Name: Whitford Holdings Limited     Total estimated fees: $28,080 (Excluding GST & disbursements)         Client (or Client Representative) signature: ………………………………………….. Date:….………………….

8
 



Appendix 1    Indicitive Constraint Areas, pages 71­73 0f the Manukau District Plan.          Chapter 12A — Whitford Rural Area Page 73               Beachlands                                 Wade Island                 Whitford                             Legend   Location of High Voltage Transmission Lines Brookby   Perennial Streams   Slope Greater or equal to 15 Degrees   Whitford Rural Area Boundary Clevedon Scale 1:50000 @ A4     Figure 12A.1 - Location of Perennial Streams and Slope   Indicative Constraints Areas     ||| ||| | || ||| || | | ||

| || |||

||||||

||||||

| || ||| | || |||

||||||

| || |||

||||||

||||||

||||||

||||||

||||||

||||||

||||||

||||||

| |||| |

| |||| |

||||||

||||||

||||||

||||||

||

||||||

||||||

||||||

| | || || || ||| | | || |||

|| ||| ||| || || | || ||

| || || ||| ||||

| I:\MCC_Project\Whitford_Study\Nov08_Calculations\Feb09_Recalculations\ByOverlay

9
 


| || |||

||||||

Manukau Operative District Plan 2002


Chapter 12A — Whitford Rural Area Page 74       Whitford           Beachlands                                     Wade Island                 Whitford                                 Legend   Location of High Voltage Transmission Lines   Brookby Perennial Streams   Native Vegetation   Whitford Rural Area Boundary   Clevedon Scale 1:50000 @ A4     Figure 12A.2 - Location of Perennial Stream and   Native Vegetation Indicative Constraints Areas   I:\MCC_Project\PlanChanges\WhitfordRural_PC8

10
 


Manukau Operative District Plan 2002


||||||

    Page 76   Chapter 12A — Whitford Rural Area           Beachlands                                     Wade Island                   Whitford     ||| ||| | || ||| || | | ||   | || |||   |||||| ||||||   | || ||| | || |||   |||||| | || |||   ||||||   |||||| ||||||   ||||||   ||||||   |||||| ||||||   |||||| | |||| |   | |||| |   ||||||   |||||| ||||||   ||||||   Legend Brookby   || Location of High Voltage Transmission Lines   Road Corridor   ||||||||||||||| || | Whitford Rural Area Boundary || || | | || | | Clevedon Scale 1:50000 @ A4 |   | |||||||||||| |||||||||||| | || |||     FIG 12A.4 - Location of Road Corridor Indicative Constraints Areas       ||||||

||||||

I:\MCC_Project\Whitford_Study\Nov08_Calculations\Feb09_Recalculations

11
 


Manukau Operative District Plan 2002


Appendix 2    Recreational Trails, page 67 of Proposed Plan Change 8 Document.                                                                                                             

  12
 



Fee proposal