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MANUAL DE CORRESPONDENCIA


LUISA FERNANDAOSORIO NORMA GIRLESA URIBE PAULAANDREA GARCÍA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE ARMENIA-QUINDIO 2013 INTRODUCCION El objetivo de esta manual es tener una buena elaboración y tramite de la correspondencia. Pretendiendo definir pautas para la elaboración presentación y tramitación a los documentos que se generan en el batallón #8 francisco Javier Cisneros. Convirtiéndose en una buena herramienta que facilite la comunicación y cumpla las normatividades para un mejor funcionamiento.


Este Permite el transporte y almacenamiento de las comunicaciones escritas, las cuales facilitarán, en el futuro, recuperar la información necesaria para el cumplimiento de sus obligaciones alcanzando los objetivos. Además, integra el trabajo del personal de diferentes dependencias que elaboran y conservan, de acuerdo con lo establecido en la comunicación ya se sea interna o externa. Es de nuestra responsabilidad confidencializacion de

u obligación

velar por la integridad, autenticidad, y

la información de los documentos de su archivo y la de su

organización con este manual se pretende brindar una herramienta de gestión a los responsables del manejo del archivo y de las comunicaciones oficiales escritas, en toda las dependencias y facilitar la aplicación de la tabla de retención documental para cumplir así con el programa de gestión documental.

JUSTIFICACIÓN El manual de correspondencia se implementa para una mayor facilidad y beneficios hacia las dependencias del batallón #8 francisco Javier Cisneros. Ya que se deben aplicar para lograr la agilidad y eficiencia en la toma de decisiones de la entidad. Es una guía que recoge en forma clara y sencilla los pasos a seguir en el desarrollo de las funciones.


La no aplicación de este manual hace que la comunicación con otras personas y con las demás dependencias no sea adecuada

OBJETIVO GENERAL: Administrar el Sistema de control de correspondencia a través de la Unidad de Correspondencia, Grupo que establece las normas y procedimientos para el recibo, elaboración, distribución, despacho y conservación de la correspondencia tanto interna como externa.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Diseñar e implantar los medios y mecanismos apropiados (sistematizados o manuales) que permitan un acertado control sobre la recepción, distribución, elaboración y despacho de correspondencia. - Brindar información oportuna a los directivos y dependencias en general sobre documentos tramitados. - Asesorar al personal encargado de la tramitación y manejo de documentos en cada una de las dependencias o archivos de la Corporación. MISIÓN Desarrollar misiones tácticas contra las organizaciones al margen de la ley en la jurisdicción asignada y ejecuta tareas propias del arma, garantizando la gobernabilidad de las instituciones legítimamente constituidas. VISIÓN


Un batallón victorioso, disciplinado, entrenado y listo para combatir, comprometido con la patria y el pueblo quindiano, garantizando el progreso y desarrollo socio económico de la región GLOSARIO GESTIÓN DOCUMENTAL. Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objetivo de facilitar su consulta, conservación y utilización.

COMUNICACIONES INSTITUCIONALES. Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA. Son las comunicaciones de carácter institucional, recibidas por medio del servicio de mensajería o entrega personal, con destino a los funcionarios o dependencias.

CORRESPONDENCIA EXTERNA DESPACHADA. Es la que se produce en la entidad de manera oficial, dirigida a otras entidades, particulares o a funcionarios de la misma localizados en otras ciudades.


DIGITALIZACIÓN. Información que se encuentra almacenada de manera análoga o real y que es transformada en una imagen digital, y solo puede ser interpretada por un computador REGISTRO DE COMUNICACIONES INSTITUCIONALES. Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos. DOCUMENTO ELECTRÓNICO. Es un conjunto de datos producidos por una persona o entidad, que mediante herramientas computacionales pueden ser almacenados, recuperados, presentados, modificados, y que facilitan el manejo de información de una entidad u organización.

DOCUMENTO ORIGINAL. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

DOCUMENTO PÚBLICO. Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

CONCLUSIONES: del anterior trabajo se puede resaltar la importancia que tiene la adecuada comunicación en las diferentes dependencias. Esto lograra concientizar al batallón #8 de ingenieros francisco Javier Cisneros de la importancia sobre el manual de correspondencia así mismo aplicarla para mejores resultados

BIBLIOGRAFIA:


http://www.ejercito.mil.co/?idcategoria=334534 http://www.ejercito.mil.co/?idcategoria=283445 http://www.gerencie.com/derecho-de-peticion.html

TERMINO DE QUÉ DISPONEN LAS AUTORIDADES PARA DAR RESPUESTA A LOS DERECHOS DE PETICIÓN Textualmente el artículo 23 de la constitución nacional contempla: “Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales”

Como máximo, las autoridades a quienes se les presente un derecho de petición, deben responder dentro de los siguientes plazos: Quince

(15)

Diez

(10)

días

para

días

contestar

para

quejas,

contestar

reclamos peticiones

y de

manifestaciones. información.

Treinta (30) días para contestar consultas.

En el caso que las autoridades no den respuesta a las peticiones solicitadas, los funcionarios responsables de dar respuesta, pueden ser objeto de sanciones disciplinarias, pues se incurre en causal de mala conducta


En este caso los documentos se deben presentar bajo la norma GTC 185 que declara: Las cartas se deben presentar en estilo bloque extremo y bloque, todas las documentaciones debe presentarse de una forma clara, agradable a la vista debe ser de fuente Arial entre 10 y 12 y se surgiere no utilizar negrilla.

Las zonas son las diferentes partes del documento estas partes est谩n destinadas para el membrete, el nombre de la empresa, asunto destinatario, cuerpo de la carta la medidas son 14 Cm horizontales desde el borde izquierdo de la hoja entre 3Cm y 4 Cm verticales desde el borde superior; para los datos del destinatario que son el correo electr贸nico, fax entre otros se recomienda unas medidas de 1.5 Cm y 2Cm desde el borde inferior de la hoja y centrado.

MARGENES Para las m谩rgenes se recomiendan las siguientes medidas: Superior. 3Cm a 4Cm Inferior: 2 Cm a 3 Cm Borde izquierdo: 3 CM a 4 Cm Borde derecho: 2 Cm a 3 Cm Ya que en el batall贸n se utilizan muchas clases de documentos como son: el memorando, el informe, la circular y acta para estos documentos se utilizan las normas antes mencionadas.

PASOS PARA EL RECIBO DE LOS DOCUMENTOS


-RECEPCION: consiste en recibir los documentos provenientes de distintas fuentes y diversos conductos estos conductos pueden ser directos o indirectos

*COMUNICACIONES DIRECTAS:

-si la comunicación está dirigida a la empresa o a un funcionario de ella -si se trata a una comunicación oficial -si el sobre o empaque viene en buen estado

*COMUNICACIONES INDIRECTAS: -si el asunto del que trata le compete a la dependencia a la que va dirigida -si están firmadas -Si la fecha es actual -si en la comunicación se cita el domicilio del remitente -si se menciona la remisión de anexos, que estén completos

-CLASIFICACION: consiste en separar los documentos recibidos como: -COMUNICACIONES OFICIALES -COMUNICACIONES PERSONALES -DOCUMENTOS CONTABLES -FOLLETOS, REVISTAS PUBLICACIONES -PROPAGANDA


-APERTURA: se trata de la apertura del sobre o empaque de las comunicaciones oficiales, para la extracción de documentos y sus anexos

-REVISION: las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que los remites, dirección donde se debe enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo.

-RADICACION: radicar un documento es situarlo en una empresa. La radicación se efectúa mediante la impresión de un sello que, al imprimírselo al documento, indica que es la propiedad de la empresa -REGISTRO: consiste en la anotación de los datos más significativos de la comunicación en un formato de registro para su control de trámite dentro de la entidad. -REPARTO: es ella misma quien hace las entregas personalmente ya que por lo regular el persona está ubicado en oficinas contiguas o despachos colectivos

DISTRIBUCION: en el batallón de ingenieros #8 francisco Javier Cisneros se asignara un soldado para que entregue los sobres a cada dependencia. Estos sobres tendrán colores diferentes para diferenciar cada una de las dependencias este hará entregas de 8 a 12 y de 2 a 5 y así tener una mejor comunicación dentro de esta organización


Estos sobres serian un color por cada dependencia serian grandes para cada una de las comunicaciones que vamos a ingresar en el serian plĂĄsticos para evitar daĂąos o serian resellables


FORMATOS

FORMATO DE REGISTRO DE CORRESPONDENCIA DESPACHADA DESTINO FECHA

NUMERO DE GUIA

ENTIDAD O PERSONA

DETALLE LUGAR

PROOVEDORES

REMITENTE

VALOR

FORMATO DE REGISTRO Y RADICACION DE CORRESPONDANCIA RECIBIDA

NUMERO DE RADICACION

FECHA

NOMBRE DE LA PERSONA O ENTIDAD

NOMBRE O CODIGO DE LA DEPENDENCIA COMPETENTE

NOMBRE DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE DEL TRAMITE

ASUNTO

ANEXOS

TIEMPO DE RESPUESTA


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