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HISTORIAL DE REVISIONES Fecha

Versión

28/06/2011

2.3.1

Descripción Ingreso al educativas.

sistema:

Inicialización

Autor de

instituciones

LA

Procesamiento de notas: Encolamiento de proceso de boletas. Nómina de matrícula y sello de agua 14/07/2011

2.3.4

Control de Ejecución del procesamiento de notas. Se creó Estado En procesamiento.

LA

Mejoras en la impresión de boletas de notas. 18/08/2011

2.3.8

Opción de Rectificación de formatos oficiales

LA

Solicitud de creación de talleres 23/08/2011

2.3.8

Configuración y previsualización de boletas de notas desde el mantenimiento de los datos de la IE.

LA

26/08/2011

2.3.8

Inclusión de acceso al sistema mediante el portal.

LA

Indicación de la ayuda de soporte de usuario en el menú principal del sistema 01/09/2011

2.3.9

Solicitudes de traslado de matrícula

LA

23/09/2011

2.4.1

Registro de asistencia con la alternativa de uso de hoja de cálculo.

HZ

Registro de matrícula de estudiantes. Actualización de mecanismos de búsqueda. 26/09/2011

2.4.1

Actualización estudiantes por programa.

HZ

Registro de apreciaciones de docentes. Se incluye la carga de Excel de las apreciaciones Acta consolidada de evaluación. Se incluyen las actas de recuperación y subsanación. Asistencia mensual de estudiantes a la IE. 23/01/2012

2.5.9

Mantenimiento de secciones. Incluye conceptos de EBA. Matrícula de estudiantes. Registro de áreas a cargo. Registro de notas finales. Registro de asistencia. Emisión de Actas de Evaluación para EBA.

HZ


Autor(es): LA

: Liz Álvarez

HZ

: Hugo Zumaeta

Revisores: JG : Jacinto Gómez


Contenido 1.

Introducción ............................................................................................................................................. 6

2.

Ingreso al Sistema .................................................................................................................................. 9

3.

Datos de la Institución Educativa ....................................................................................................... 19

4.

Registro de Periféricos ......................................................................................................................... 33

5.

Año Escolar – periodo promocional ................................................................................................... 34

6.

Fases ...................................................................................................................................................... 38

7.

Períodos de Evaluación ....................................................................................................................... 40

8.

Registro de Ambientes ......................................................................................................................... 42

9.

Grados y Secciones.............................................................................................................................. 44

10.

Fechas Especiales IE....................................................................................................................... 57

11.

Padrón Nacional del Personal ............................................................................................................. 59

12.

Registro del Personal de la IE ........................................................................................................ 67

13.

Administrar Roles ............................................................................................................................. 77

14.

Mantenimiento de usuarios ................................................................................................................ 79

15.

Asignación Accesos a Familiar ............................................................................................................. 81

16.

Envío de mensajes ........................................................................................................................... 85

17.

Registro de Estudiantes................................................................................................................... 90

18.

Matrícula de Estudiantes ............................................................................................................... 109

19.

Nómina de Matrícula ...................................................................................................................... 129

20.

Registro de Nómina Básica........................................................................................................... 136

21.

Postergación de Evaluación ......................................................................................................... 148

22.

Carga de DNI desde Excel ............................................................................................................ 150

23.

Estudiantes por sección................................................................................................................. 153

24.

Padrón de Apoderados .................................................................................................................. 157

25.

Cambio de Sección del Estudiante .............................................................................................. 158

26.

Traslado de Estudiantes ................................................................................................................ 162

27.

Retiro de Estudiantes ..................................................................................................................... 164

28.

Solicitud de creación de talleres ................................................................................................... 166

29.

Registro de Notas Finales ............................................................................................................. 173

30.

Asistencia Mensual a la IE ............................................................................................................ 180

31.

Registro de Notas Genérico .......................................................................................................... 187

32.

Registro de Notas por Docente .................................................................................................... 194

4


33.

Subir Notas desde Excel ............................................................................................................... 201

34.

Subir Notas desde Excel por Docente ........................................................................................ 204

35.

Registro de Apreciaciones de Docentes ..................................................................................... 206

36.

Procesar Notas ............................................................................................................................... 212

37.

Proceso Disgregado de Notas ...................................................................................................... 221

38.

Impresión de Boletas de Información .......................................................................................... 225

39.

Acta consolidada de evaluación (r2.5.5) ..................................................................................... 229

40.

Recuperación Subsanación .......................................................................................................... 236

41.

Registro de Notas de recuperación y de áreas a Cargo y de recuperación .......................... 237

42.

Reporte Recuperación y Subsanación ........................................................................................ 243

43.

Emisión del ROD ............................................................................................................................ 244

44.

Evaluación Rendimiento Académico ........................................................................................... 246

45.

Actualización de estudiantes por programa ............................................................................... 247

46.

Justificación de Inasistencias y Tardanzas................................................................................. 251

47.

Resoluciones IE .............................................................................................................................. 253

48.

Rectificación de formatos oficiales ............................................................................................... 259

49.

Solicitud de traslado de estudiantes ............................................................................................ 264

GLOSARIO DE PREGUNTAS FRECUENTES ....................................................................................... 269 50. ¿Cómo hago para desactivar el bloqueo de ventanas emergentes en el navegador de internet? ........................................................................................................................................................ 269 51. ¿Cómo organizar las ventanas de mantenimiento que provee el menú principal utilizando el navegador de Internet? ............................................................................................................................... 272 52.

¿Qué hago si la ventana principal del sistema le aparece con opciones sobrepuestas? ... 273

5


1.

Introducción a)

OBJETIVO DEL SISTEMA El Sistema de Información de Apoyo a la Gestión de la Institución Educativa – SIAGIE versión 2.0 (Sistema Web), ha sido desarrollado por la Oficina de Informática del Ministerio de Educación para ser utilizado por las Instituciones Educativas del ámbito nacional y en las instancias de gestión educativa local a nivel nacional. El SIAGIE versión 2.0 es un software de apoyo para la gestión de la administración en las Instituciones Educativas. Es de fácil manejo y administración. El sistema apoya los procesos administrativos, generando información base de estudiantes a partir de los cuales se podrán generar Fichas Únicas de Matrícula, Listas de Estudiantes, Reportes de Inasistencias, Registros de Evaluación, Boletas de Notas y Actas de Evaluación. De similar manera, se podrá tener un registro del personal que labora en la Institución Educativa y que tendrá responsabilidad en el dictado de las asignaturas, el control de la infraestructura y los recursos con los que trabaja la Institución Educativa a través de la formación de Redes Educativas.

b)

ALCANCE DEL SISTEMA El sistema está diseñado para ser usado por el personal administrativo y docente de las instituciones educativas en tipos de funcionamiento básico y completo. También es usado en las instancias educativas regionales en modos de consulta y de gestión. El uso del sistema se extiende para los familiares de los estudiantes quienes podrán consultar el avance en la evaluación y la asistencia del estudiante y demás datos de importancia para el familiar. Las instancias de gestión educativa local podrán realizar funciones de consulta de la información contenida en las instituciones educativas así como también participar en procedimientos que requieran su aprobación o supervisión.

c)

DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA El sistema va a ir evolucionando incluyendo nuevas funcionalidades que van de la mano con la normatividad vigente. Actualmente, el sistema cuenta con los siguientes módulos: Administración del Sistema Módulo diseñado para permitir el acceso del usuario, basado en el rol y los permisos otorgados para su acceso al sistema. Este módulo en utilizado centralizadamente y a nivel de las instancias educativas locales. Configuración Módulo diseñado para configurar los diferentes parámetros y conceptos que se aplicarán a nivel de todas las instituciones educativas que usarán el sistema. Este módulo sólo es accesible por parte del equipo de administración central del MINEDU. Administrar Personal

6


Módulo diseñado para gestionar el registro de la información del personal que labora en la institución educativa. Permite la configuración de cada personal de la IE con el fin de poder asignarle sus responsabilidades en el módulo de evaluación. Administrar IE Módulo diseñado para registrar la información que se genera por cada estudiante, producto de su proceso de aprendizaje y en base al Diseño Curricular Nacional vigente o usado. Incluye el soporte a las funciones de Matrícula, Asistencia y Evaluación de estudiantes. Administrar Red Módulo diseñado para realizar la gestión de administración de las redes educativas, manteniendo el registro y control de los recursos necesarios para su infraestructura y soporte. Seguridad Módulo diseñado para realizar el mantenimiento y control de los usuarios que acceden al sistema, la asignación de roles y la administración de privilegios. El usuario no debe confundir los módulos con los roles. Un usuario del sistema puede tener un conjunto de opciones que le permiten desarrollar determinadas funciones en el sistema. Sin embargo el agrupamiento por módulos corresponde a un punto de vista más genérico. Por otro, desde el punto de vista de la institución educativa se tiene un agrupamiento en procesos de la siguiente manera:

Adicionalmente, el sistema cuenta con las siguientes características: Ayuda

7


Son ventanas diseñadas para que el usuario tenga un mayor alcance sobre las funcionalidades del sistema, la cual podrán identificar por el símbolo en estas ventanas también encontraran videos interactivos donde se les enseña paso a paso a realizar las operaciones del sistema. La ayuda se encuentra en la parte superior derecha de las ventanas y al entrar a esta opción abrirá la siguiente ventana.

Para ver el contenido pulse sobre la opción que quiere ver

8


2.

Ingreso al Sistema Se puede ingresar al sistema a través de la página web del Ministerio de Educación URL: http://www.minedu.gob.pe/, mostrará la ventana principal de la pagina del Ministerio de Educación, después ingresar a la opción de “Intranet”

Ingrese al link de Intranet

Después de ingresar a la opción Intranet mostrará la siguiente ventana donde muestra los aplicativos con los que cuenta el Ministerio de Educación entre ellos el SIAGIE 2.0.

Ingrese al SIAGIE 2.0

Después de pulsar la opción SIAGIE 2.0 mostrará la siguiente ventana:

9


Ingrese a este link. El usuario debe estar en permanente revisi贸n del presente contenido de este portal.

Despu茅s debe acceder al 谩rea de producci贸n:

En ocasiones, en el primer ingreso al sistema, se pide el correspondiente cambio de password por parte del usuario, mediante la siguiente ventana:

10


El asistente de configuración de Instituciones educativas.

Para facilitar la configuración de la I.E a los usuarios, la primera ventana que mostrará el Sistema será la el asistente de configuración inicial de instituciones educativas en donde se puede seleccionar los datos básicos de la I.E y de esta manera se podrá configurar rápidamente la Institución Educativa.

Si todas las instituciones educativas a las que el usuario está asociado ya han sido inicializada, entonces esta ventana no se visualizará y aparecerá una institución educativa por defecto.

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Por defecto aparecen las instituciones educativas a las que el usuario está asociado

Seleccione los turnos en el que funciona la IE.

Los datos ingresados en esta ventana son:

Institución educativa

Corresponde a una colección de las instituciones educativas asociadas al usuario que son susceptibles de ser inicializadas.

Turnos de la I.E

Turnos con los que cuenta la Institución Educativa. Al indicar un turno se solicita el ingreso del horario dentro del turno.

Nota: Use el turno Tarde cuando todo el turno se sitúa por la tarde. Use el turno vespertino cuando el turno inicia por la tarde y termina entrada la noche. Año Académico

El año Académico que se desea inicializar.

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Se trata de los años académicos vigentes para todas las instituciones educativas a nivel nacional. Número de ambientes

Seleccione el número de aulas con los que cuenta la Institución Educativa. El sistema creará las aulas 01, 02, 03, …., n, donde n es el número indicado en este campo. En esta pantalla, se tiene un máximo de veinte ambientes. Si posteriormente se desea agregar más ambientes, se podrá realizar a partir de la opción de Registro de ambientes.

Tipo de Periodo

Tipo de periodo de evaluación

Dependiendo de lo indicado en este campo, se creará: Anual: 01 periodo anual. Bimestral: 04 periodos bimestrales. Trimestral: 03 periodos trimestrales Tipo de manejo de Sistema

Tipo de manejo del sistema

Básico: El usuario tiene las opciones básicas Completo: El usuario tiene todas las opciones disponibles para la gestión de la IE. Al finalizar el presente capítulo puede ver un gráfico de la aplicación de estos dos roles de usuario. Grados y cantidades

Seleccione los grados que funcionarán en la IE y se debe indicar el número de secciones por grado en la IE. El sistema creará las secciones con código 01, 02, etc, para cada grado de la IE.

13


En esta pantalla, se tiene un máximo de veintiséis secciones por cada grado de la IE. Si posteriormente se desea agregar más secciones, se podrá realizar mediante de la opción de Grados y secciones.

NOTA: Cuando se trate de configurar a una institución educativa que pertenezca a la Educación Básica Alternativa, la ventana de configuración puede quedar con un aspecto similar a esta ventana:

Note que aparece el periodo promocional

Después de ingresar la información pulse el botón grabar, el estado estará en “Procesado”. Es optativo pulsar varias veces el botón Refrescar, con el fin de poder ver la culminación del proceso.

Después de pulsar el botón refrescar el botón abra cambiado a “Conforme”

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En este punto, el usuario ha cambiado su IE por defecto a la IE que ha inicializado.

Finalmente pulse el botón “Finalizar” para indicar que ya no se desea continuar con la inicialización de IIEE. Sin embargo, El usuario puede optar por inicializar las otras instituciones educativas asociadas.

La IE inicializada es tomada como la IE por defecto para el usuario, es decir las subsiguientes veces que ingrese el usuario, automáticamente ingresará a esta institución. La pantalla principal luce de la siguiente manera:

Responsable inmediato de soporte Datos de la institución educativa a la que está asociado el usuario. Menú principal del sistema. Este menú se configura de acuerdo a los roles de cada usuario. Sector donde se muestran los mensajes del usuario que ha ingresado al sistema.

Opción de Cambiar Institución:

Esta opción se usa cuando el que usuario tiene acceso a diferentes instituciones educativas desea moverse a usar el sistema en alguna de ellas. La ventana es similar a la siguiente:

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Mediante este campo es posible filtrar ya sea por nombre de sede o código modular a la institución educativa de nuestro interés.

Este check indica que se trata de la Institución educativa por defecto. Es decir la que se muestra siempre que se ingrese al sistema. El usuario puede determinar que una nueva institución educativa aparezca por defecto.

Consulta del responsable del soporte:

Posicionando el mouse sobre el ícono de libro va a aparecer el usuario de UGEL que puede brindar soporte directo sobre algún tema de la aplicación. Por ejemplo:

Navegación inicial en el sistema:

Una rápida navegación por las opciones del sistema muestra que el usuario ya puede trabajar en el registro de información en el sistema. Por ejemplo: la ventana de grados y secciones se vería de esta forma:

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En el gr谩fico siguiente puede ver el tipo de aplicaci贸n de los roles de usuario de acuerdo al tipo de usuario del sistema:

17


18


3.

Datos de la Institución Educativa Esta opción permite visualizar la información básica de la Institución Educativa, además permite complementar la información con los datos del director, teléfono, correo electrónico y dirección de página web, entre otros. También permite realizar la configuración del funcionamiento de la institución educativa

Datos de la IE extraídos del padrón de ESCALE.

Esta opción se constituye en la puerta de entrada para el uso del sistema. Esta opción no tiene un botón para Agregar, debido a que solo actualiza los datos de la institución educativa que está previamente registrada en la base de datos de ESCALE. Esto último brinda la seguridad de que solo las IE que están registradas allí tienen acceso al sistema.

La primera vez, como los datos son extraídos de la base de datos de ESCALE, lo primero que se tiene que hacer es pulsar el botón Modificar y seguidamente pulse guardar para que de esta manera la información se guarde en la base de datos de SIAGIE, le mostrará la siguiente ventana y pulse aceptar

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En la pantalla se usan tres pestañas: Datos de la IE, Parámetros y Configuración por Año.

A continuación se muestra el detalle de cada una de las opciones:

a)

MODIFICAR DATOS DE INSTITUCIÓN EDUCATIVA.Para modificar datos de la institución educativa se pulsa el botón Modificar, tras lo cual se habilitan los campos para el nombre del director, teléfono, email y dirección web de la IE, entre otros.

Para modificar los datos del director: Puede usar cualquiera de estas dos modalidades: “Buscar en el Sup” o “Buscar en el Personal”

Buscar personal en Sistema Único de Planillas

Búsqueda de personal en la base del sistema

Coloque acá la imagen representativa de la institución educativa.

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Los datos que se muestran y registran en este mantenimiento son:

Datos de consulta (se obtienen del registro del Sistema ESCALE) Código Modular

Identificador del personal

Anexo

Anexo

Nivel

Nivel Educativo

Nombre

Nombre de la institución educativa

Gestión

Encargado de la gestión

Departamento

Departamento de institución educativa

Provincia

Provincia de institución educative

Distrito

Distrito de institución educative

Dirección

Dirección de institución educative

Centro Poblado

Nombre del centro poblado

Tipo I.E.

Tipo de institución educative

Forma

Forma de enseñanza (escolarizado, no escolarizado, etc)

Cod. Local

Código numeral asignado al local

DRE

DRE a la cual pertenece la Institución Educativa

Ugel

Ugel a la cual pertenece la Institución Educativa

Resolución AUTORIZACION DE FUNCIONAMIENTO

Detalle de la resolución que autoriza el funcionamiento de la institución educativa

Fecha Res.

Fecha de la resolución de autorización

Turno

Turno de enseñanza

Días de la Semana Laborales

Seleccione los días laborables de la I.E

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Horas pedagógicas por día

Distribución de las horas pedagógicas por día

Genero

Genero de la I.E

Característica

Modo de enseñanza establecido

Datos de Registro

1.

Director

Nombre del director de la IE

Teléfono

Número telefónico de la IE

Email

Cuenta de correo electronic

Página Web

Dirección de página web

Buscar Personal en el SUP. Cuando se buscan la información en el SUP (Sistema Único de Planillas), se muestra una ventana que pide el ingreso del DNI y el sistema devuelve los datos personales que corresponden:

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2.

Buscar en el Personal. Cuando se buscan la información en el personal de la Institución Educativa, se muestra una ventana donde es posible buscar el personal que previamente se ha registrado en la opción Registro de Personal.

También es posible buscar directamente un código modular del personal de la Institución Educativa, por ejemplo:

3.

Para modificar los datos del turno. Cuando pulse el botón de Turno se mostrará la siguiente ventana en donde puede ingresar el horario del turnos y la duración de las horas académicas como la duración de la hora libre

23


Seleccione uno o más turnos. Una Institución Educativa puede organizar sus actividades en uno o más turnos.

Ingrese el horario del turno

Ingrese la duración de la hora académica y de la hora libre (recreo).

La hora académica será importante posteriormente para obtener la cantidad de horas laborables en los listados de carga horaria. Las instituciones educativas que no hayan definido la duración (en minutos) de las horas académicas y la hora libre no podrán obtener listados correctos de carga horaria.

4.

Para modificar las horas pedagógicas por día. En la opción de horas pedagógicas puede configurar las horas pedagógicas de funcionamiento de la institución educativa (por turno). Se realiza a través de una ventana similar a la siguiente:

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Después de pulsar el botón Agregar se mostrará una ventana donde se tiene que seleccionar el tipo de hora, el mismo que puede ser académica o libre. Después tiene que ingresar desde y hasta qué hora será la duración la correspondiente hora. Si el usuario ha definido las duraciones de ambos tipo de horas, entonces el sistema irá mostrando las mismas automáticamente sin la intervención del usuario.

Si el usuario ha establecido la duración de las horas, tanto académica como libre, entonces el sistema colocará la hora que corresponde. En caso contrario, el ingreso de las horas se hará libremente.

Finalmente después de agregar las horas académicas y la hora libre quedará como la siguiente ventana:

Si el usuario elimina un registro de orden intermedio, entonces borrará los registros de orden superior. De esta manera el sistema se asegura que no existan órdenes de horas vacías

5.

Días laborales por semana.- Permite indicar al sistema que la IE va a laborar ciertos días de la semana. Esta información condiciona el registro de asistencia entre otras funcionalidades.

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6.

Carga de la Imagen de la Institución Educativa.- Esta opción permite cargar la insignia, escudo o logotipo de la institución educativa al sistema. Se accede al pulsar el botón Cargar Foto, el logo debe tener un tamaño de 1.5 cm x 1.5 cm.

Ruta de la imagen Muestra la ventana de dialogo

Carga imagen al sistema, después de haber seleccionado el archivo correspondiente.

Elija una imagen del ordenador o PC

Pulse el botón Abrir para copiar la ruta de la imagen

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b)

MODIFICAR PARÁMETROS. Para modificar los parámetros de la institución educativa debe hacer clic en la pestaña Parámetros y luego pulse el botón Modificar, tras lo cual se habilitan los campos que permiten configurar un comportamiento especial del sistema en la IE.

Los valores de los parámetros son los siguientes:

Límite Criterio de Evaluación Boleta de información.

Indica el valor máximo de criterios de evaluación en las libretas de notas del estudiante a partir del cual el sistema empezará a reducir el tamaño de letra. Por defecto, el valor es 40. Si una IE emplea un total de criterios de evaluación mayor, se recomienda disminuir esta cifra para que el sistema empiece a reducir el tipo de letra en la libreta y de esta forma permitir que la libreta se emita en una cara de un papel tamaño A4. Por ejemplo: Así se visualiza con un valor de 40:

Y esta es la misma boleta impresa con un valor de 45 en

27


este parámetro:

NOTA: Ante un cambio en este parámetro, el usuario debe volver a generar las boletas de información para que se vean los resultados.

Registrar/Imprimir apreciaciones del tutor

Esta opción indica si las apreciaciones del tutor se imprimen o no en la libreta de notas. El check indica que si se va a imprimir las apreciaciones del tutor en la libreta de notas. Si es que el check anterior fue desmarcado, entonces mediante esta opción se indica cuántas líneas se reservará para las apreciaciones escritas del tutor.

Líneas en blanco para registro manual Permite indicarle al sistema si se va a imprimir o no el Orden de Mérito y el Promedio final en la libreta de notas (también llamada boleta de información).

Visualización de datos de libretas de notas

Fondo libreta

c)

Indica si en el formato impreso de la libreta se usa el tramado en escala de grises para los sectores correspondientes a los nombre de Áreas. Esto con el fin de dejar en libertad del usuario la apariencia de las libretas en lo referente al ahorro de tóner.

CONFIGURACIÓN POR AÑOS.

28


En esta estaña, es posible configurar tanto los programas en los que está comprometida la institución educativa en un año lectivo determinado, así como también una configuración de las boletas de información (o también conocida como libreta de notas).

Modificar Programas en la IE.- Para modificar los programas en la IE, clic en la pestaña correspondiente y luego pulse el botón Modificar, tras lo cual se habilitan los campos que permiten configurar los programas en la IE.

Nota: El prerrequisito para que se pueda utilizar esta opción es haber definido al menos un año académico en la IE.

Ya en la modificación, el usuario podrá seleccionar el año académico y uno o más programas en los que participa le IE en el año indicado. Haciendo clic en el botón de Seleccione programas, el usuario podrá seleccionar uno o varios programas.

29


Por defecto, aparecen marcados todos los programas. Al final, después de haber seleccionado el o los programas adecuados y pulsar el botón Grabar, se muestra una pantalla parecida a la siguiente:

El uso de esta información en el sistema tendrá lugar en la matrícula de estudiantes cuando a cada estudiante se le deba indicar si es que se ha asociado a un estudiante a un programa en particular.

Boleta.- El sistema permite modificar parámetros posicionales para la impresión de la libreta de notas. La información contenida en la boleta de información es estándar y tiene el mismo formato en todas las instituciones educativas, lo que cambia es la cantidad de periodos, áreas y criterios de evaluación, con lo que el formato una vez impreso será diferente.

Este botón permite generara una boleta de notas y luego de esperar aproximadamente 30 segundos, podrá ser visualizada.

Pulse este botón para visualizar la boleta generado con el botón anterior.

También es posible visualizar un modelo de cómo quedaría la boleta con los parámetros seleccionados.

30


Para una mejor explicaci贸n se muestra gr谩ficamente el modelo de boleta que se obtiene luego de generarla (bot贸n Generar) y pulsar el bot贸n Visualizar.

31


Margen superior

Separador 2

El Escudo Nacional puede cambiar de posici贸n. La insignia del colegio, tambi茅n puede cambiar de posici贸n. Separador 1

Margen izquierdo

Separador 3

Margen derecho

Margen inferior

32


4.

Registro de Periféricos Esta opción permite registrar los locales periféricos de una institución educativa con el fin de conocer posteriormente la ubicación exacta de las secciones.

Registro de Periféricos

a.

Agregar Periférico.- Para agregar un nuevo periférico debe pulsar el botón Agregar y luego ingrese los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Código Nombre Dirección Ubicación

Identificador del periférico en la Institución educativa Es el nombre del periférico. Es la dirección en la que se encuentra el periférico. Es el distrito al que pertenece el periférico.

Luego del registro de un ambiente se tiene la siguiente información.

Enlace Modifica Periférico

Eliminar el registro

b.

Modificar Periférico.- Para modificar un periférico ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna “Código” para realizar los cambios.

c.

Eliminar Periférico.- Para eliminar el ambiente ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo ).

d.

Reporte de Datos del Periférico.- Se obtiene al pulsar el botón Imprimir.

33


5.

Año Escolar – periodo promocional1 Esta opción permite dar apertura al Año Académico dentro del sistema, indicando su estado y el período de inicio y fin de vigencia.

Registrar Año Académico

Enlace modificar Año Académico

a.

Eliminar el registro

Agregar Año Académico.- Para agregar un año académico debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Año Fecha Inicio Fecha Fin Estado

Detalle descriptivo del año académico Calendario fecha de inicio de año académico Calendario fecha de fin de año académico Cuando se crea un Nuevo año académico en la IE, el estado que se le asigna es Inactivo. Vea en una sección posterior en esta opción cómo se activa un año académico.

Si se trata de un CEBA, la ventana se mostraría de la siguiente forma:

1

Para una institución educativa de Educación Básica Alternativa, se utilizará la etiqueta de Periodo Promocional. En un año de estudios un centro de educación básica alternativa (público o privado) puede tener más de un periodo promocional. Sin embargo, en lo que contenga el presente manual, se va a utilizar la etiqueta de Año Académico. 34


b.

Modificar Año Académico.- Para modificar el año académico ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna “Código” para realizar los cambios.

c.

Eliminar Año Académico.- Para eliminar el año académico ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa).

d.

Especialidades.- Este link permite asociar una o más módulos de especialidades para que sean ofrecidas como parte de las áreas que así lo permitan como por ejemplo Educación para el Trabajo. El procedimiento es el siguiente: Al hace clic sobre el link aparece una ventana similar a la que se muestra a continuación:

Al pulsar el botón Agregar se muestra una ventana con todas las opciones disponibles de combinación entre especialidades y módulos:

35


El usuario podrá seleccionar uno o varios módulos de especialidad y posteriormente presionar el botón Grabar. Posteriormente se deberá configurar el módulo de especialidad a nivel de grado académico dentro de la IE. e.

Cambio de estado del año académico.- El control del estado del año académico es de suma importancia dentro del proceso general de la IE debido a que condiciona toda la operación del mismo. Los estados posibles de un año académico son: Inactivo: Implica que el año académico ha sido creado recientemente y que en el proceso de activación se puede inicializar con los datos que son copiados de un año académico anterior. Activo: Significa que un año académico ya está en condiciones de poder aceptar información. El proceso de activación consiste en hacer clic en el ícono del estado inactivo, entonces se mostrará el siguiente mensaje:

Hacer clic en año inactivo

Al aceptar, se mostrará la siguiente ventana que pregunta al usuario por cómo desea activar el año académico:

Al pulsar el botón SI, el sistema hará la copia de la información contenida en el año académico indicado en la ventana. Entre la información que copia se encuentra: las secciones, las áreas por grado en la IE, los docentes, etc. El detalle de la información copiada se aprecia en el informe, al cual se accede haciendo clic en el ícono de la columna Informe. El resultado sería parecido al siguiente.

36


Nota: El proceso puede demorar algunos segundos, es posible que sea necesario refrescar la página desde el explorador presionando la tecla F5. Cerrado: Significa que no se podrá realizar ninguna operación del sistema que corresponda a un año académico con este estado. Para cerrar un año académico se debe hacer clic sobre el ícono de un año académico abierto, en seguida se advertirá al usuario que va a proceder a cerrar un año académico.

Hacer clic en año abierto

Nota: El cierre de un año académico es irreversible.

37


6.

Fases Permite establecer el período de inicio y fin en el cual se llevará a cabo la fase o etapa a desarrollarse dentro de un año académico (por ejemplo: período regular, período de recuperación). El siguiente gráfico muestra la forma como se componen las fases dentro de un año académico.

Al ingresar se muestra una pantalla tal como la siguiente: Registrar Fase

Enlace Modificar Fase

a.

Permite cambiar el estado de la fase.

Elimina el registro

Agregar Fases.- Para agregar fases debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

Listado de fases

ESTADO Activo Inactivo

Al marcar la casilla se establece la asistencia a la fase

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Fase Fecha Desde Fecha Hasta

Identificador y descripción de la fase. Calendario fecha de fase desde Calendario fecha de fase hasta. Ambas fechas deben estar dentro de las fechas de año académico.

38


Estado Permite Asistencia

Estado de registro Permite la asistencia en el rango de fecha indicado.

b.

Modificar Fases.- Para modificar fases ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna “ID” para realizar los cambios.

c.

Eliminar Fases.- Para eliminar fases ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa).

d.

Cambiar estado de Fases.- Esta opción permite cambiar el estado de una fase, desde Inactivo a Activo y de Activo a Cerrado. Esta función es de importancia para todos los procesos que se realizan mediante la opción “Procesar notas”. Mientras la fase se encuentre activa se podrá realizar procesamientos, una vez cerrada la fase no permitirá realizar procesos.

Una vez que la fase ha sido cerrada también se deshabilita el enlace de modificación Enlace de modificar deshabilitado.

39


7.

Períodos de Evaluación Esta opción permite registrar los períodos de evaluación (por ejemplo: Primer Bimestre) para el Período Educativo (por ejemplo: Bimestral) elegido y dentro de los cuales se desarrollará las actividades del Año Académico.

a.

Agregar Período por IE.- Para agregar el período por IE debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Tipo Período

Listado de tipo periodo. Puede ser:

Fecha Inicio Fecha Fin Estado

Calendario fecha inicio del período de evaluación Calendario fecha fin del período de evaluación Estado de la etapa de evaluación

Sin evaluar: Es el estado por defecto del período En evaluación: Implica que los usuarios del sistema pueden registrar las notas del periodo en cuestión. En procesamiento: Significa que ningún usuario puede registrar notas de evaluaciones. Evaluado: Significa que el procesamiento de notas del periodo ha concluido.

Finalmente, queda la siguiente ventana.

40


Enlace Modifica Período Evaluación

El sistema va a validar que las fechas de inicio y fin no se traslapen y evitar que se registre esa inconsistencia. Por ejemplo, en la siguiente ventana:

b.

Modificar Período por IE.- Para modificar el período por IE ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna “ID” para realizar los cambios.

c.

Eliminar Período por IE.- Para eliminar el período por IE ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa).

41


8.

Registro de Ambientes Esta opción permite registrar los datos del espacio físico utilizado como aula o salón de clases de la institución educativa. Registro de Ambiente

e.

Agregar Ambiente.- Para agregar un ambiente debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Código Tipo de Ambiente

Identificador del ambiente Tipo de área física

Descripción Ubicación Capacidad Estudiantes

Descripción del ambiente Descripción detallada de la local físico Capacidad de aforo de estudiantes o persona en el ambiente. Medida del local en metros cuadrados. Condición del local físico del ambiente

Área Estado

Estado de bienes: carpetas, sillas, mesas y armarios. Bueno Número de bienes en óptimo estado Regular Número de bienes en regular estado Malo Número de bienes en mal estado

Luego del registro de un ambiente se tiene la siguiente información.

42


Enlace Modifica Ambiente

Eliminar el registro

f.

Modificar Ambiente.- Para modificar un ambiente ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna “Código” para realizar los cambios.

g.

Eliminar Ambiente.- Para eliminar el ambiente ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa).

h.

Reporte de Datos de Ambiente.- Se obtiene al pulsar el botón Imprimir.

Descripción del Reporte: Aula Ubicación Estado Cap Estado de carpetas Estado de sillas Estado de mesas Estado de mesas

Es la descripción del aula. Ubicación física del aula. Estado del ambiente: Bueno, regular, malo. Capacidad de estudiantes Los estados pueden ser malo, regulares, buenos Los estados pueden ser malo, regulares, buenos Los estados pueden ser malo, regulares, buenos Los estados pueden ser malo, regulares, buenos

43


9.

Grados y Secciones Esta opción permite realizar el registro de los grados y las secciones correspondientes a la Institución Educativa para un año académico o periodo promocional en particular. Inicialmente se mostrará lo siguiente:

El dato de diseño curricular es muy importante porque tiene que ver con las áreas que un grado va a llevar en un año académico determinado. a.

A GREGAR G RADO POR A ÑO .- Para agregar un grado debe pulsar el botón Agregar y luego marcar las casillas de los grados. En el listado de grados aparecen los grados que están disponibles para agregar. Para guardar los datos pulse el botón Grabar.

Marcar la casilla de selección de registro.

Lista de Grados disponibles

Luego de grabar se tendría una ventana similar a la siguiente:

El sistema reconoce que para el nivel educativo al que pertenece la IE y según el diseño curricular se van a asociar estas áreas curriculares obligatorias a cada grado.

Elimina el registro

1. Agregar áreas por grado. Una institución educativa puede haber definido áreas de tipo taller que son consideradas como específicas para todos los estudiantes de un grado de la institución educativa. Para agregar un taller primero debe pulsar el enlace “Num Áreas”, entonces abrirá la siguiente ventana donde nos muestra la lista de las áreas potenciales de un determinado grado.

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Configuración de Especialidad a un área de grado de la IE.

Para poder agregar el taller a un grado determinado primero pulse el botón Agregar y luego de seleccionar uno o mas talleres para el grado pulse el botón Agregar de la última ventana.

Finalmente pulse Agregar

Seleccione los talleres que va agregar

Dado que los talleres que aparecen son áreas, debe haber un catálogo único de áreas que pueden ser talleres.

En caso que se requiera eliminar taller por grado pulse sobre la “X” y abrirá una ventana en donde sale el mensaje de que si está seguro eliminar el registro y pulse aceptar.

Finalmente pulse aceptar

Pulse sobre el aspa para eliminar el taller. Tener en cuenta que solo es posible eliminar los talleres.

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Si el área o taller a ser eliminado tiene notas finales o parciales, serán eliminados. El sistema muestra el siguiente mensaje:

Para configurar las especialidades de un área dentro de un grado, si es que ello fuera necesario, se deberá hacer clic en el ícono , tras lo cual se presentará una ventana que solicita creación de una lista con los módulos de especialidad que tendrán lugar en el grado especificado.

Al presionar el botón Agregar, se muestra esta ventana.

Seleccione el módulo de especialidad y pulse el botón Grabar.

2. Eliminar Grado por Año.- Para eliminar el grado ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa). El sistema no eliminará si es que existe información de secciones asociadas a un grado de la IE.

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3. Número de Áreas por Grado.- Permite visualizar las áreas genéricas según el grado seleccionado. A su vez permite gestionar los criterios de evaluación y el contenido silábico del área genérica. Se accede al elegir el enlace “Número de Areas”.

Contenido Silábico

Números de criterios de evaluación

4. Criterios de Evaluación.- Permite agregar los criterios de evaluación al área genérica. Se accede al elegir el enlace “Número Criterios Evaluación” en el mantenimiento Número de Áreas por Año.

47


Agrega Criterio de Evaluación Elimina el registro

5. Agregar Criterios de Evaluación.- Para agregar un criterio de evaluación debe pulsar el botón Agregar y luego marcar las casillas de criterio. Para guardar los datos pulse el botón Grabar.

6. Contenido Silábico.- Permite registrar el contenido silábico del área genérica. Se accede al elegir el enlace “Número de Sílabo” en el mantenimiento Número de Áreas por Año.

7. Agregar Contenido Silábico.- Para agregar una contenido silábico debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

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Los datos que se registran en este mantenimiento son: Código Año Código Diseño Código Nivel Código Grado Código Área Código Descripción Fecha Programada

Identificador del año académico Identificador del diseño curricular Identificador del nivel educativo Identificador del grado Identificador de área generic Identificador del contenido silábico Descripción del contenido silábico Fecha de exposición programada.

8. Mostrar Lista de Secciones.- Al seleccionar el enlace “Número de Secciones” de un registro de grados, este se marcará en verde y mostrará en la parte inferior el listado de las secciones.

Horarios de Sección Link para modificar los datos de la sección

b.

Estudiantes de Sección

A GREGAR S ECCIONES . 1) Agregar Secciones en la fase regular.- Para agregar una sección en la fase regular debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar

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Listado de Personal

Listado de Aulas

Al elegir el tutor mostrará la siguiente ventana en donde está la lista de personal de la Institución Educativa, pulse doble clic en el registro del personal.

Al elegir la sección mostrara la siguiente ventana donde está la lista de aulas, pulse doble click en el registro del aula.

Los datos que se registran en esta ventana de mantenimiento son: Id Sección Descripción Tutor

Aula Num. Vacantes Fase

Identificador de sección Descripción de la sección Es el personal encargado o responsable de la sección. Previamente debe estar registrado como personal de la IE, pero si no se conoce el tutor al momento de crear la sección el registro puede continuar. Especifica el aula de uso más frecuente por la sección. Número de vacantes disponibles en la sección. Etapa en la cual se dispone el uso de la sección. En una fase de recuperación es posible crear secciones que agrupen a los estudiantes de diferentes secciones para que se recuperen en un área determinada. Cuando una sección ya cuenta con estudiantes

50


matriculados no es posible modificar este dato. Área Recuperación Área relacionada a la fase de recuperación. En la fase de recuperación de la IE, se forman secciones que van a agrupar a los diferentes estudiantes que están recuperándose en un área en particular. Turno Es el turno en el que funcionará la sección. Sección posterior Cuando los estudiantes de una sección son promovidos al siguiente grado, este dato permite conocer a cuál área serán asignados por defecto. Por ejemplo: Los estudiantes del 4to G una vez promovidos estarán en 5to F. Esta última viene a ser la sección posterior. Cuando se trata de una institución educativa perteneciente a la modalidad de EBA: Periférico Es el local periférico asociado a una sección.

2)

Agregar Secciones en la fase recuperación.- Para agregar una sección en la fase recuperación debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar

Al elegir el tutor mostrara la siguiente ventana donde está la lista del personal de la Institución Educativa, pulse doble click en el registro del personal.

Después elija la sección, mostrara la siguiente ventana donde está la lista de aulas, pulse doble clic en el registro del aula.

51


Al elegir el área de recuperación mostrara la siguiente ventana donde está la lista de áreas, seleccione el área que se dará la recuperación pulse pulsando doble clic en el registro del aula.

Después de ingresar los datos solicitados por el Sistema mostrara la siguiente ventana

Después de verificar la información pulse grabar, mostrara la siguiente ventana en donde muestra la sección de recuperación, en esta sección estarán todos los estudiantes que recuperaran una determinada área

3)

Mostrar Horarios asignados a la Sección.- Al seleccionar el enlace “Num. Horas” de un registro, se muestra la Ventana de Horarios Asignados a la Sección.

52


Opción para modificar los horarios

4)

Elimina el registro

Asignar Horarios a la Sección.- Para agregar un horario a una sección debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

Listado de Áreas Genéricas Listado de Docentes

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Áreas Docentes Día Desde Hasta

Área genérica impartida Docente responsable del dictado Día de la semana en que se dicta el área en la sección. Hora de inicio del dictado Hora de fín del dictado

Esta asignación del docente (que viene a se un personal de la IE) va a ser utilizada posteriormente en el registro de notas por docente: el docente, cuando sea usuario del sistema, solo podrá registrar notas que correspondan al área y las secciones que tienen una asignación de este tipo. Listado por Estudiantes por Sección.- Al seleccionar el enlace “estudiantes” de un registro de sección, se muestra el listado de estudiantes de la misma. Para una sección regular: Se mostrará el listado de los estudiantes matriculados en la sección, de la siguiente manera:

53


Pulse aquí para ver la última boleta de notas como muestra la siguiente ventana

Después de pulsar la opción de boleta nos va mostrar el reporte de la misma como nos muestra la siguiente ventana

Para una sección de recuperación: Si la sección en cuestión pertenece a una sección de recuperación entonces el sistema mostrará una ventana similar a la siguiente:

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Inicialmente no se mostrarán estudiantes en recuperación, sin embargo es posible ir agregando estudiantes mediante el botón Agregar. Al presionar este botón se muestra la siguiente ventana:

Por defecto se muestran todos los registros marcados para ser agregados.

Esta ventana muestra los estudiantes que el proceso de Promoción y Repitencia del año académico de la IE ha identificado como los que pasan a la fase de recuperación. Al presionar el botón Grabar, los registros seleccionados son incorporados a la sección. 5)

Registro de Notas El control de estado de notas consiste en que el docente una vez haya terminado de registrar las notas de una determinada área en una sección, el ícono del candado sirve para bloquear o desbloquear el registro de notas.

Pulse la opción y le mostrara la siguiente ventana

En seguida se muestra al usuario una ventana que solicita el ingreso del periodo que se desea controlar.

55


Elige el periodo de evaluaciรณn

Para que pueda pasar del estado cerrado a abierto pulse un clic sobre el icono del candado y viceversa.

Si el candado se encuentra cerrado no podrรก realizar modificaciones de notas en el รกrea

Si el candado se encuentra abierto podrรก realizar modificaciones de notas en el รกrea

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10. Fechas Especiales IE Esta opción permite registrar en el sistema aquellas fechas consideradas como festivas ó no laborables dentro del presente Año Académico para una IE. Aquí mismo se pueden identificar a las fechas de recuperación. Una fecha de recuperación permitirá registrar asistencia y programar evaluaciones en fechas que la IE tiene planificado no laborar, como puede ser un sábado o un domingo. Agregar fecha especial

a.

Agregar Fecha Especial.- Para agregar una fecha especial debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para guardar los datos pulse el botón Grabar.

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Código Descripción Tipo fecha Especial

Identificador de la fecha especial, este número es autogenerado por el sistema. Descripción de la fecha especial Tipo de fecha especial

Fecha Desde Fecha Hasta

Facha no laborable significa que ni los estdiantes ni el personal docente se les registrará la asistencia. Es la fecha que marca el inicio de las fechas especiales. Es la fecha que marca el final de las fechas especiales.

El registro de las fechas especiales tiene relevancia en la programación de la asistencia a la Institución Educativa. Al grabar la ventana queda de esta manera:

Enlace Modificar fecha especial

b.

Eliminar el registro

Modificar Fecha Especial.- Para modificar una fecha especial ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna “Código” para realizar los cambios.

57


c.

Eliminar Fecha Especial.- Para eliminar la fecha especial ubique el registro y luego pulse el bot贸n Eliminar (s铆mbolo del aspa).

d.

Agregar Fecha Especiales Generales.- El sistema tiene registrado un conjunto de fechas especiales nacionales que permiten facilitar el registro de fechas especiales.

Por defecto aparecen marcadas todas las fechas especiales generales.

Al poner el bot贸n Grabar, queda as铆 el registro.

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11. Padrón Nacional del Personal Esta opción permite registrar los datos de un personal para la institución educativa (docentes, administrativos, auxiliares, etc.), recopilando toda su información disponible en el sistema.

Eliminar registro Búsqueda por filtros

Modificar datos del personal Registrar nuevo personal

Al pulsar Buscar abrirá la siguiente ventana donde nos muestra la opción de búsqueda por apellidos, nombre y código modular.

Seleccione el criterio de búsqueda

1. - Nuevo Personal.- Para agregar un personal debe pulsar el botón Nuevo, tras lo cual se habilita el formulario con los campos para registro del personal de la IE y luego ingrese los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

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Calendario para elegir la fecha Listado de Ubigeo

Seleccione el año escolar en curso

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Número Personal Tipo documento

Es personal SUP

Sexo Apellido Paterno Apellido Materno Nombres País Nacimiento Fecha Nacimiento Número Colegiatura Lugar Nacimiento Nivel Instrucción Asociar año académico

Identificador asignado por el sistema. Tipo y número de documento de identidad. Si después de haber registrado el tipo y número de documento, el sistema reconoce que ya existen alguna persona (estudiante, personal o familiar) con el mismo documento, entonces se mostrará un mensaje similar al siguiente:

Si se trata de la misma persona y si es confirmado, entonces los datos son precargados. Indica que si el personal siendo registrado está incluido en el SUP (Sistema Único de Planillas), entonces los datos son extraídos y no pueden ser modificados. Género masculino o femenino Apellido paterno del personal Apellido Materno del personal Nombre completo del personal País de origen de la persona Fecha de nacimiento (se incluye un calendario) Número de la colegiatura profesional del personal (es un dato opcional) Ubicación geográfica (Departamento, provincia, distrito) Nivel de instrucción de la persona Corresponde al año académico que el personal labora en la Institución Educativa que realiza el registro.

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El registro del lugar de nacimiento El registro del lugar de nacimiento requiere una explicación particular, la misma que se extiende para cualquier punto en el manual que se refiera al registro de Departamento, provincia y distrito. Si el usuario conoce el código de ubigeo, lo podrá ingresar directamente, en caso contrario, recurrirá a la ayuda en donde se muestra una ventana similar a la siguiente:

Buscar texto ingresado

Permite hacer búsquedas exactas al texto de detalle ingresado.

Selección el registro

Listado Ubicación Geográfica ¿Qué pasaría si el usuario desea ubicar algún distrito en el departamento de Ica? Si el usuario no indica que desea realizar una búsqueda específica, entonces el sistema le mostrará Huancavelica e Ica, entre otros más. Sin embargo, el usuario puede pedir una búsqueda específica con lo que se tiene el siguiente resultado:

Como puede observar sólo se muestran cinco páginas para que el usuario pueda ubicar el distrito con mayor rapidez.

Asociar año académico. Esta asociación permite indicar que el personal que viene siendo registrado labora en un año académico determinado en la IE del usuario. Para realizar ello se seleccionará el (los) año(s) académico(s) que corresponda(n):

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Seleccione los años académicos y luego pulse el botón agregar

Finalmente, después de registrar todos los datos, el usuario debe pulsar el botón Grabar y se mostrará la siguiente ventana de confirmación.

2.- Buscar Personal.- Para buscar un personal de la IE, se tiene do modalidades de búsqueda: búsqueda específica y búsqueda por filtros. a. Búsqueda Específica.- Permite ubicar un personal en el sistema al suministrarle algún dato específico como el código de personal, código modular ó tipo y número de documento. Luego de pulsar el botón Buscar, muestra los datos del personal consultado en la ficha de registro de personal para su mantenimiento.

Pulse busca personal

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Código Personal Código Modular Tipo de Documento Número de Documento

b.

Identificador asignado por el sistema Identificador de personal Documento de identidad Número de documento de identidad

Búsqueda por Filtros.- Se accede al pulsar el botón Buscar. Permite ubicar un personal en el sistema al acotar los datos conocidos del mismo. Luego de ubicar al personal se elige el enlace ubicado bajo la columna “código”, tras lo cual se muestran los datos del personal encontrado en la ficha de registro de personal para su mantenimiento.

62


Pulsar el botón Buscar el cual nos mostrara la siguiente pantalla Al presionar este botón se muestran la ventana siguiente:

2. El botón Buscar nos mostrara todos los registros que coinciden con la palabra que ha ingresado

1. Ingrese todo el apellido o nombre (parte de cualquiera de ellos) que el usuario requiere ubicar. Por ejemplo, el sistema mostrará, todos los registros que contengan la palabra rojas como parte del nombre, apellido patero o materno.

3. Pulse sobre el registro el cual abrirá la siguiente imagen

Después de pulsar sobre el registro abrirá la siguiente ventana donde muestra los datos del personal que hemos estado buscando

Muestra todos los datos de la persona que estaba buscando

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3.- Modificar Personal.- Para modificar los datos de un personal, utilice la Búsqueda Específica o por Filtros para ubicar el registro, seleccione el registro cuyos datos desea cambiar y luego pulse el botón Modificar para realizar los cambios. Es posible que el sistema emita un mensaje similar al que se muestra a continuación (impidiendo la modificación). Ello significa que el registro del personal solo puede ser modificado por un usuario que pertenezca a la IE que creó el personal.

Los datos que se pueden modificar son casi los mismos que se han detallado en el registro de nuevo personal Sin embargo, se puede ingresar también los datos de los documentos de identidad que puede tener el personal de la IE.

Registro de documentos de identidad. El registro de personal se puede complementar los datos del documento de identidad al modificar el registro.

Agrega un nuevo documento

Editar Eliminar Agrega documento

Las opciones alternativas de editar, eliminar, actualizar y cancelar de un registro de documento, se muestran al posicionarse sobre el registro.

Ficha Domicilio dentro de la ficha Registrar Estudios. También es posible, una vez grabado el registro del personal, modificar los datos de su domicilio.

64


Listado de Ubigeo

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Lugar Nacimiento Dirección Teléfono Tipo de servidor Condición

Ubicación geográfica Dirección de la persona Número telefónico de la persona Tipo de servidor público Condición laboral

Cargo

Cargo del personal dentro de la institución educativa:

Nivel Magisterial

Nivel en el magisterio.

Tipo de Personal

Tipo de contrato del personal.

4.- Eliminar Personal.- Para eliminar un personal, utilice la Búsqueda Específica o por Filtros para ubicar el registro y luego pulse el botón Eliminar, tras lo cual se mostrará un mensaje de confirmación de la acción.

65


Es posible que el sistema no permita la eliminaciĂłn fĂ­sica del registro debido a que pueden existir registros relacionados (ĂĄreas asociadas, asistencia de personal, etc.). El mensaje es similar al siguiente:

66


12. Registro del Personal de la IE En esta ventana nos muestra de forma paginada la relación del personal de la Institución Educativa (docentes, personal administrativo, etc.), así como también nos permite realizar búsquedas por filtros al personal existente y permite realizar el registro del personal que labora en la Institución Educativa en un año académico determinado. Note que es importante el año académico porque el personal que labora en un año académico suele ser diferente de un año para otro.

Estado Activo o No Activo Código modular del personal de la IE Indica si el personal registrado tiene una cuenta de usuario.

Esta opción también permite la asignación de áreas curriculares que están bajo la responsabiliad de un personal de la IE. a)

Búsqueda de personal IE por filtros: Los filtros de búsqueda nos permiten ubicar fácilmente a un personal de IE y poder realizar alguna asignación o edición. Puede hacerse por apellidos y nombres así como por código modular.

Seleccionamos un filtro para buscar y digitamos la(s) palabra(s) a buscar. 67


b)

Agregar Personal por IE.- Para agregar personal dentro de la IE se debe pulsar el botón Agregar, ubicar al personal con los filtros y luego marcar la casilla de selección de personal. Para guardar los datos pulse el botón Grabar. Inicialmente se muestra la siguiente ventana: Filtros y criterios de Búsqueda:

Existen diferentes filtros por los cuales es posible obtener los datos del personal de la IE

Es posible elegir algún criterio de filtro, como por ejemplo:

Cada uno de estos criterios de filtro activa diferentes campos de búsqueda: Apellidos y nombres

Código modular

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Tipo y número de documento

Ámbito de Búsqueda:

El usuario puede intentar registrar en este punto a personal que pertenece a la IE o a personal externo a la IE, para ello se puede elegir el ámbito de búsqueda correspondiente: seleccionar “En esta IE” o la opción “En general”, respectivamente.

Esta opción muestra solo el personal que labora en la I.E.

Esta opción muestra todo el personal en general.

Marcar la casilla para agregar a la IE. y luego pulse grabar

Después de seleccionar el personal de la institución educativa y pulsar el botón grabar nos mostrara la siguiente ventana.

El estado del personal en el año es Inactivo por defecto. Para que el docente pueda ser un personal activo de la I.E se tiene que cambiar el estado pulsado el ícono y mostrara la siguiente ventana de confirmación a lo cual tiene que pulsar Aceptar.

69


Después de pulsa Aceptar el estado cambiara a Activo como se muestra en la siguiente ventana:

Cambio a estado Activo

c)

Identificar a personal como responsable de matrícula.- Un personal de IE en un año determinado puede conformar el grupo de los responsables de matrícula de la institución educativa. Existe una columna con la etiqueta de Responsable matrícula. Al hacer clic con el mouse en cualquiera de los íconos de esta columna es posible cambiar el estado. Los estados son: Es responsable de matrícula No es responsable de matrícula Este campo es utilizado en el registro de las secciones de la institución educativa y permite que sólo visualice los responsables de matrícula.

En este punto se indica quién es el responsable de matrícula de la sección.

NOTA: Al hacer un cambio de responsable de matrícula no se afectan los registros de responsables de matrículas de la sección anteriormente atribuidos en el sistema.

70


d)

Modificar los datos del Personal por IE.- es posible modificar más datos asociados directamente con el personal de la IE. Para ello, es posible hacer clic sobre el código modular del personal, tras lo cual se muestra una ventana similar a la siguiente:

Hacer clic en este link y se podrá modificar los datos del personal de la IE.

Los datos que se pueden modificar son los siguientes:

Cargo:

El cargo de un personal de la institución educativa puede variar año a año. El sistema considera únicamente un solo cargo para el año. El cargo del personal de la institución educativa se visualiza en el formato impreso de la ficha de matrícula. Por ejemplo:

Responsable Identifica si el personal se asocia al grupo de de matrícula responsables de matrícula. Es lo mismo que la identificación del personal como responsable de matrícula Estado Corresponde al estado del personal de la IE en el año en curso. e)

Eliminar Personal por IE.- Para eliminar un personal de la IE en el año ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa). NOTA: Esta eliminación no borra el personal de la IE, únicamente hace constar que en el referido año académico el personal seleccionado no estará participando. 71


Botón para eliminar la asociación del docente a la IE en el año académico en curso.

En el caso que el registro que va eliminar este relacionado con algún dato, el sistema mostrará la siguiente ventana de advertencia la cual no permitirá que se elimine el registro.

Estas relaciones o dependencias pueden ser las que se crean al asignar a una persona (docente, generalmente) a un área determinada para una sección. f)

Asignar Personal de la IE por áreas.- Mediante esta opción es posible asociar un personal de la IE a un grupo de áreas con el objetivo que sea este personal quien posteriormente pueda registrar notas de evaluaciones.

Para iniciar el registro deberá hacer clic en el número que indica la cantidad de áreas asociadas al personal. Para asignar áreas al personal se ingresa a este enlace. El cero indica que no tiene áreas asignadas.

Entonces, aparecerá la siguiente ventana, que muestra las áreas que el un personal de la IE tiene asignado (inicialmente no tiene ningún área)

Al agregar áreas se muestra la siguiente ventana.

72


El sistema solicita los siguientes datos: Diseño Grado Area Estado

Es el diseño curricular que agrupa el o las áreas que el personal va a asociarse. Es el grado de la IE asociado al personal de la IE. Es el área que será asociada al personal Es el estado de la asociación

El registro puede quedar de la siguiente manera:

Cuando se graba el registro, se puede observar la asignación que el personal tiene para un área en un grado y se pueden ir agregan nuevas asociaciones. Finalmente se deberá indicar cuáles son las secciones que estarán a cargo por el docente.

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Para asignar secciones al personal se ingresa a este enlace. El cero indica que no tiene secciones asignadas para el grado y área.

g)

Asignar Secciones al personal por áreas.- Una vez realizado el paso anterior, se podrá asociar un conjunto de secciones al docente en un área determinada. Este registro tiene el mismo resultado que la opción de Registro de Secciones en la opción de Grados y Secciones.

Esta asignación permite indicar al sistema a cuáles secciones tiene acceso un docente en particular, de tal manera que cuando el docente sea un usuario del sistema, pueda solo acceder y actualizar a la información que le corresponda, principalmente con respecto al proceso de evaluación. Al pulsar el botón Agregar, se muestra la siguiente ventana:

En esta ventana se registran los siguientes datos: Sección Día

Es la sección donde el personal (docente) va a ser responsable del área. Viene a ser el día de la semana que serán las sesiones de clase.

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Hora

Desde

Hasta

h)

El botón permite obtener el listado de las horas pedagógicas definidas a nivel de toda la institución educativa Viene a ser la hora inicial en la que inicia la sesión de clases, en el formato hh:mm de 24 horas (por ejemplo 08:45, 20:30) Viene a ser la hora final en la que finaliza la sesión de clases.

Imprimir el personal de la Institución Educativa.- Mediante el botón Imprimir, es posible obtener los siguientes listados del personal:

Ejemplos de estos listados se muestran a continuación: Listado de personal de la institución educativa:

Listado de cumpleaños del personal de la institución educativa: 75


76


13. Administrar Roles Este mantenimiento sirve para administrar los roles de los usuarios de una determinada Institución Educativa, podrá darle privilegios al usuario de acuerdo a su rol.

Al pulsar la opción de usuarios abrirá la ventana donde se encuentra la lista de usuarios de un determinado Rol

Al hacer click en el enlace de actualizar Privilegios abrirá la ventana donde mostrara la lista de privilegios las cuales se podrá modificar de cuerdo al requerimiento

Al pulsar agregar se abrirá la siguiente ventana ingrese la información solicitada y pulse el botón grabar.

Los datos que se ingresan en este mantenimiento son: Id Rol Descripción

El código el cual va identificar al Rol La descripción del Rol

Al pulsar en la opción de usuarios abre la siguiente ventana donde aparecen la relación de usuarios de un determinado rol

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Al pulsar la opción de privilegio abrirá la siguiente ventana en donde puede escoger los privilegios del usuario con respecto al rol que tenga después de seleccionar los privilegios pulse guardar. El icono de la lupa tiene el privilegio solo de ver no se puede realizar ningún tipo de mantenimiento. El icono de lápiz tiene el privilegio de realizar mantenimiento

Seleccione el privilegio que tendrá el usuario de la I.E

Leyend a

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14. Mantenimiento de usuarios Esta opción permite administrar a los usuarios de la I.E en donde se le asigna a un personal de la I.E un usuario y una clave para que pueda ingresar al sistema, así mismo se le asigna un rol determinado el cual tendrá privilegios

En el caso que quiera realizar alguna modificación pulse sobre el usuario.

Al pulsar la opción de agregar abre la siguiente ventana

Los datos que se ingresan en este mantenimiento son: Personal I.E asociado

Seleccione el personal que está asociado a la I.E. El sistema mostrará únicamente los usuarios que se encuentren activos en el año académico en curso. La siguiente pantalla muestra en un recuadro los usuarios que serían incluidos.

Login Usuario

Ingrese el login del usuario con el cual tendrá acceso al sistema. El sistema sugiere que el login sea el DNI del personal de la IE, si es que existiera. Ingrese la contraseña para que ingrese al sistema. Ingrese nuevamente la contraseña, debe coincidir a la contraseña

Contraseña Confirmar contraseña

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Correo Electrónico Cambiar password 1era vez

Rol

ingresada en el campo anterior. Ingrese el correo electrónico del usuario. El sistema va a validar que el formato del correo sea válido. SI: En el momento que ingrese el usuario se le presentará una ventana que solicite el cambio de password. NO: El usuario podrá entrar al sistema directamente Escoja el rol dentro de la IE que le corresponde al usuario. El sistema va a validar que un personal de institución educativa tenga solo un usuario (login) en la institución educativa.

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15. Asignación Accesos a Familiar Esta opción permite asignar un usuario y una clave del sistema al familiar de un estudiante para que este pueda ingresar y de esta forma pueda ver información de notas y asistencia del estudiante a su cargo. Inicialmente, el usuario ingresa a la opción y se muestra una ventana similar a la siguiente:

Al agregar un nuevo usuario se muestra la siguiente ventana:

Los datos que se ingresan en este mantenimiento son Código de familiar

El código que identifica al familiar

Luego de la búsqueda se muestra la información actual del familiar. Apellidos y nombres Domicilio Centro de trabajo Teléfono Email Cuenta Usuario Usuario login

Se muestran los apellidos y nombres del familiar Se muestran el domicilio Se muestra el centro de trabajo del familiar. Se muestra el teléfono del familiar Se muestra la cuenta de correo electrónico del familiar, Va indicar que está habilitado para ingresar al sistema Usuario con el cual va ingresar al sistema

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Para la búsqueda de un familiar puede ingresar los apellidos y nombres o el DNI del familiar y después pulse el botón “Buscar”

Ingrese la información requerida y pulse buscar

Doble clic para seleccionar al familiar

Después de pulsar sobre el registro regresará a la ventana anterior donde se puede observar los datos del familiar, pulse el botón modificar para seleccionar los estudiantes asociados al familiar en la IE correspondiente.

Pulse el botón modificar para que pueda realizar las modificaciones correspondientes

Luego, se podrá marcar a los estudiantes que el familiar desea obtener información:

82


Después de pulsar modificar se va habilitar para que pueda seleccionar

Después de darle grabar abrirá la siguiente ventana donde indica que la información se grabó correctamente. También muestra el usuario y la clave del familiar (usuario y clave serán el DNI del familiar) con los cuales podrá ingresar al sistema.

Después pulse aceptar y mostrará la siguiente ventana.

Para consultar (o modificar) el usuario y sus asignaciones, se podrá acceder mediante el enlace correspondiente.

En el caso que el usuario sea familiar de otro estudiante en otra I.E el sistema asociara directamente al estudiante sin la necesidad de asignarle usuario, clave como se muestra en la siguiente ventana.

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Seleccionar al estudiante y pulse grabar

Cuando el usuario ingrese al sistema con su usuario y clave observara una ventana en la cual muestra la informaci贸n correspondiente de los estudiantes a los cuales est谩 asociado.

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16. Envío de mensajes Es posible intercambiar mensajes con otros usuarios, Instituciones Educativas, Instancias de Gestión educativa local, etc. desde el SIAGIE. Para ello puede ingresar a la opción de Envío de Mensajes tras lo cual se mostrará una pantalla similar a la siguiente:

e.

Agregar mensaje.- Para crear un nuevo mensaje, hacer clic al botón Agregar y se le muestra al usuario luna ventana similar a la siguiente:

Los datos que se registran en los mensajes creados son: ID Mensaje Asunto Mensaje Adjunto Ubicación

Identificador del mensaje. Es un breve resumen del contenido del mensaje. Es el cuerpo del mensaje. Es posible incluir texto formateado Es posible agregar al mensaje un archivo adjunto que previamente existe almacenado. Permite al usuario configurar la ubicación del mensaje en la ventana del destinatario. Las opciones disponibles son: Área de trabajo: El mensaje será visualizado en el área

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de trabajo del destinatario.

Aquí se muestra el aviso de la presencia del mensaje.

Persistencia

Destinatarios

Splash: El mensaje será visualizado cada vez que el usuario destinatario ingrese al sistema. Es posible configurar también el tiempo que el usuario desea que el mensaje sea visto por los usuarios destinatarios. Este valor depende del contenido y de la importancia del mensaje. Los valores posibles son: Una sola vez: El mensaje se mostrará una sola vez. Hasta desactivar: El mensaje se mostrará hasta que el destinatario indique la desactivación. Es la lista de los destinatarios a quienes deseamos que se remita el mensaje que estamos creando. Para ello es posible seleccionar a un conjunto de contactos dentro del sistema. Para incluir a los destinatarios se debe pulsar el botón Buscar Destinatarios

Búsqueda de destinatarios. Al pulsar el botón de búsqueda de destinatarios, el SIAGIE mostrará la ventana que permite la inclusión de los usuarios del sistema a quienes se desea remitir el mensaje que viene siendo creado. En este momento se mostrará una ventana similar a la siguiente:

Note que es posible definir un alcance diferente para cada mensaje.

Los campos de esta ventana son los siguientes:

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Alcance

Criterio Dato

Identifica el grupo de usuarios a quienes se le va a enviar el mensaje. Puede ser: Individual: Significa que el mensaje será enviado a un destinatario (usuario del sistema específico). Los otros: (IE, UGEL, DRE, OFICINA, CEM, OFICINA INSTITUCIONAL): Significa que el mensaje será enviado a todos los usuarios de una de estas dependencias. Es un criterio de búsqueda que permite filtrar ya sea por código o nombre. Es una cadena de caracteres que permite filtrar

Por ejemplo, un nuevo mensaje puede tener la siguiente forma: Note que es posible modificar el formato del mensaje a través de este grupo de herramientas.

Cuando la elaboración de un mensaje ha culminado, entonces el usuario procede a grabarlo y posteriormente a enviarlo. Cuando se pulsa el botón de Sólo grabar es posible modificar el mensaje posteriormente. En cambio, si se pulsa el botón de Grabar y enviar, entonces el mensaje es enviado inmediatamente. Luego de pulsar alguno de estos dos botones, se muestra el mensaje en la lista inicial de mensajes emitidos. Use este ícono para enviar el mensaje

Mientras el mensaje no sea enviado puede ser eliminado. Pulsando el ícono del mensaje luego de confirmar la siguiente ventana:

se realiza el envío

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Una vez enviado el mensaje, el sistema muestra una ventana similar a la siguiente:

f.

Visualizar mensajes: Cuando un usuario ingresa al sistema, en la parte superior derecha del área de trabajo se le muestra un aviso de la presencia de mensaje, siempre y cuando el mensaje se haya configurado con la Ubicación para áreas de trabajo. Al hacer clic sobre este texto (de mensajes pendientes) se puede visualizar la lista de mensajes.

Un mensaje pendiente significa que no ha sido leído. El mensaje completo es similar al siguiente:

Haga clic acá para visualizar la lista de todos los mensajes recibidos.

Esta es la lista de mensajes pendientes de lectura.

Para visualizar el contenido del mensaje, es necesario dar clic sobre el mismo. Entonces, la ventana se mostrará de la siguiente manera:

Haciendo clic acá se va a poder descargar el archivo adjunto.

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89


17. Registro de Estudiantes Esta opción permite realizar el registro de los datos de un estudiante en el sistema, recopilando toda la información necesaria para llevar un control de su progreso durante su estancia en el sistema educativo. A continuación se muestran algunos detalles de la pantalla que visualiza el usuario: Búsqueda por filtros

Búsqueda específica Impresión de la Ficha de Matricula.

Las operaciones que puede realizar un usuario son las siguientes: a.

Nuevo Estudiante.- Para agregar un estudiante debe pulsar el botón Nuevo, tras lo cual se habilita la siguiente ventana y los campos para registro. Ingrese los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

Calendario para selección de fecha

Listado de Ubigeo:

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Nota: En la opción “Posee Apellidos”, si escoge la opción Ambos podrá ingresar los apellidos y nombre de estudiante. Si escoge la opción Solo Paterno, el campo del Apellido Materno se bloqueara y si elige Solo Materno el campo del Apellido Paterno se bloqueará. Los datos que se registran en esta ventana son: Nro. Estudiante Código Estudiante

País Nacimiento Fecha Nacimiento Estado Civil

Identificador asignado por el sistema Identificador único del estudiante dentro del sistema educativo nacional. Género masculino (Hombre) o femenino (Mujer) Se refiere a si el estudiante no tiene los apellidos paterno y/o materno. Apellido paterno del estudiante. Tenga en cuenta que para efecto de los formatos oficiales lo que se ingrese en este campo será presentado en letras mayúsculas. Esto aplica también para el apellido materno. Apellido materno del estudiante Nombre completo del estudiante. Tenga en cuenta que para efectos de la presentación de los formatos oficiales (por ejemplo nómina de matrícula) la presentación de este campo es siempre: La primera con mayúscula y las siguientes con minúsculas. Sin embargo como excepción a esta regla y solo en la presentación de los formatos oficiales se considera que los nombres que lleven las palabra compuestas “del” y “de los” serán presentados tal como se ingresa. Por ejemplo: María Del Carmen, María del Carmen, Flor De Los Angeles, Flor de los Angeles, etc. Imagen del estudiante. Debe pesar menos de 500 Kb. y ser de los formatos .jpg, .bmp. País de origen del estudiante Fecha de nacimiento Condición del estudiante:

Lugar Nacimiento

Ubicación geográfica (Departamento, provincia, distrito)

Sexo Posee apellidos Apellido Paterno

Apellido Materno Nombres

Cargar foto

Usted podrá notar que al intentar registrar un código en este campo, aparece flotando dos opciones en la parte izquierda del campo:

Mediante estas opciones, el usuario le indica al sistema que el código que va a digitar en el campo corresponde ya

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sea al INEI o a la RENIEC. El sistema únicamente trabaja con el código de INEI, por eso cuando un usuario registra un código de Ubigeo RENIEC que viene en el DNI de las personas, el sistema muestra el código INEI correspondiente.

Inmediatamente se muestra el mensaje siguiente, que indica la correspondencia de códigos.

Finalmente, el campo queda siempre con el código del INEI.

Existen algunas consideraciones con el registro de estudiantes, como por ejemplo:

Si ingresa el nombre con doble espacio el sistema le mostrara este mensaje

El control de la homonimia en el sistema. En el momento que está ingresado los datos Apellido Paterno, Apellido Materno y Nombre de un estudiante y si éste ya existe en la base de datos, se mostrará la siguiente ventana que sugiere la existencia de homonimia con otra persona registrada previamente. De inmediato el sistema muestra una ventana donde se muestran los datos personales más importantes.

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Para acceder a la información pulse doble clik en el registro

El registro mostrado podría tratarse de un estudiante, un familiar o un personal de una institución educativa. Para que el usuario pueda verificar información adicional que le permita determinar si se trata de un caso de homonimia, entonces podrá solicitar al sistema información adicional desde la columna “Registrado como”. Si el usuario determina que se trata de un caso de homonimia, entonces la ventana se carga con los datos del estudiante, en caso contrario, el usuario sale de la ventana y registra toda la información como nueva. Finalmente y regresando al registro de los datos principales del estudiante, después de ingresar la información requerida del estudiante pulse grabar para que guarde la información ingresada y le saldrá la siguiente ventana.

En seguida el sistema en esta parte considera como estudiante registrado y los demás datos se pueden ir registrando como si se estuviera modificando el registro. b.

Modificar Estudiante.- Para modificar un estudiante, utilice la búsqueda específica o por filtros para ubicar el registro, seleccione la ficha cuyos datos desea cambiar y luego pulse el botón Modificar para realizar los cambios.

Nuevas pestañas

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Cargar foto del estudiante: Para cargar la imagen del estudiante, se hace clic en el botón correspondiente y aparece la siguiente ventana.

Ingresando al botón Examinar, se podrá buscar el archivo que contiene la imagen del estudiante. Enseguida pulse Abrir.

Enseguida tendrá que presionar el botón Cargar foto con lo que el sistema muestra una barra de progreso:

Finalmente, la imagen queda asociada al registro del estudiante. Así:

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GRUPO DE FICHAS REGISTRAR ESTUDIOS FICHA PRINCIPAL: Contiene la información principal del estudiante tales como: Código de Estudiantes, Sexo, Apellidos y Nombres, país de nacimiento, fecha de nacimiento, estado civil, lugar de nacimiento y foto del estudiante. A continuación se va a detallar las demás fichas: FICHA DOMICILIO: Elegimos la ficha “Domicilio” y luego pulsamos modificar el cual nos va habilitar los campos para que podamos ingresar la información correspondiente

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Año Lugar Residencia Dirección Lugar Teléfono

Año de nacimiento Ubicación geográfica del domicilio del estudiante Detalle de la dirección del domicilio del estudiante Lugar de domicilio Teléfono de domicilio

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Después de ingresar la información requerida pulse el botón grabar para que guarde la información solicitada y nos mostrara la siguiente ventana.

FICHA SITUACION LABORAL: Elegimos la ficha “Situación Laboral” y luego pulsamos modificar el cual nos va habilitar los campos para que podamos ingresar la información correspondiente

Ficha Registrar Estudios/ Situación Laboral

Registro de Situación Laboral

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Año Edad Descripción Horas Sem.

Año de labores Edad correspondiente al año de labores Detalle del trabajo o las labores realizadas Número de horas semanales que laboró

Después de ingresar la información requerida pulse el botón grabar para que guarde la información solicitada y nos mostrara la siguiente ventana.

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FICHA DATOS SECUNDARIOS: Elegimos la ficha “Datos Secundario” y luego pulsamos modificar el cual nos va habilitar los campos para que podamos ingresar la información correspondiente Ficha Datos Secundario, se ubica dentro de la ficha Registrar Estudios

Ficha Registrar Estudios/ Datos Secundarios

En esta pestaña se pueden complementar los datos del documento de identidad al modificar el registro. Una explicación especial se debe hacer en el registro de documentos asociados al estudiante, lo cual se realiza en la parte inferior derecha de la derecha:

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Ingrese el número de documento

Seleccione el tipo de documento

Finalmente le da grabar para que guarde la informacion solicitada Los otros datos que se registran en este mantenimiento son: Lengua Materna

Lengua por parte de madre

Segunda Lengua

Segunda lengua que domina

Religión

Religión que profesa.

Tipo de Discapacidad

Tipo de discapacidad que tiene el estudiante

Parto

Modo de nacimiento del estudiante

Obs. del Parto Número Hermanos Lugar que ocupa

Detalles del modo de nacimiento Número de hermanos del estudiante Orden que ocupa entre los hermanos

GRUPO DE FICHAS CONTROLES DE SALUD FICHA CONTROLES DE SALUD: Se refiere a la ficha que mantiene actualizada la información del peso y talla del estudiante.

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Calendario

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Fecha Control

Fecha del chequeo mĂŠdico realizado Tipo de control realizado.

Resultado Observaciones

Resultado de la consulta realizada Detalle u observaciones adicionales

FICHA ESTADO DE SALUD:

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Edad aprox. Tipo

Edad aproximada del estudiante Tipo de estado de salud.

Enfermedad/ Vacuna

Tipo enfermedad / vacuna Si se trata de una enfermedad:

Si se trata de una vacuna:

Observaciones

Observaciones de la enfermedad o vacuna.

FICHA ACTIVIDADES (PSICOMOTRIZ/LENGUAJE):

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FICHA OTROS (Controles de salud):

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Alergias Experiencia Traumรกtica Tipo de Sangre

Detalle de las alergias que puede sufrir Accidente o caso acontecido Tipo de sangre del estudiante

GRUPO DE FICHAS DE FAMILIARES

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Apellido Paterno Apellido Materno

Apellido paterno del familiar Apellido materno del familiar

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c.

Nombres País Nacimiento Fecha Nacimiento Estado Civil

Nombres del familiar País de nacimiento del familiar Fecha de nacimiento Estado civil del familiar

Lugar Nacimiento Parentesco

Lugar de nacimiento del familiar Relación del familiar con el estudiante

Sexo Grado Instrucción

Género masculino o femenino Grado alcanzado.

Domicilio Centro de Trabajo Teléfono Celular Email Ocupación Vive

Dirección de vivienda del familiar Centro de labores del familiar Número telefónico del familiar Número de teléfono móvil del familiar Correo electrónico del familiar. Cargo o tarea que realiza el familiar Estado de existencia del familiar

Generar Ficha de Matrícula.- Se pulsa el botón Imprimir Ficha de Matrícula, ubicado en la parte superior derecha del formulario Principal. Esta opción permite realizar la impresión física de la Ficha Única de Matrícula.

Generación de la ficha única de matrícula

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Ficha Única de Matrícula en formato de archivo PDF.

d.

Eliminar Estudiante.- Para eliminar un estudiante, utilice la Búsqueda Específica o por Filtros para ubicar el registro y luego pulse el botón Eliminar, tras lo cual se mostrará un mensaje de confirmación de la acción.

e.

Búsqueda Específica.- Permite ubicar un estudiante en el sistema al suministrarle algún dato específico como el código de estudiante, código del educando ó tipo y número de documento. Luego de pulsar el botón Buscar, muestra los datos del estudiante consultado en la ficha de registro de estudiante para su mantenimiento.

Los datos a partir de los cuales se puede buscar son: Código Estudiante Código del Educando Tipo de Documento Número de Documento

f.

Identificador asignado por el sistema Identificador de único de estudiante Documento de identidad Número de documento de identidad

Búsqueda por Filtros.- Se accede al pulsar el botón Buscar. Permite ubicar un estudiante en el sistema a través de uno de los filtros disponibles: Nombres y apellidos y código de estudiante

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La búsqueda por Apellidos (que es el filtro por defecto) y nombres el estudiante de manera disyuntiva (operador O) por cualquiera de los criterios. Por ejemplo:

Una búsqueda más fina se muestra a continuación:

Note que es posible buscar por aproximación por la derecha en cualquiera de los campos de esta modalidad.

También es posible buscar por código del estudiante, tal como se muestra a continuación

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Esta búsqueda también es por aproximación a la derecha:

Finalmente, también es posible hacer una búsqueda especial que es recomendable en situaciones en la que no se tiene una información precisa del estudiante y se desea buscar en paralelo en los apellidos a nombres sin importar si se trata del nombre o cualquiera de los apellidos. Para activar esta búsqueda es necesario pulsar el botón de la parte superior izquierda.

Al pulsar este botón se muestra la siguiente ventana modal:

104


El resultado de esta b煤squeda se muestra a continuaci贸n

g.

Matricula de estudiantes.- Se accede al pulsar el bot贸n Matricular. Permite registrar una nueva matricula o ratificar una matr铆cula del estudiante consultado.

105


BotĂłn para matricular al estudiante.

En caso el estudiante no tenga algĂşn familiar registrado, el sistema le mostrarĂĄ este mensaje.

Si el estudiante tiene al menos un familiar registrado, el sistema mostrarĂĄ el siguiente formulario:

106


Si un estudiante es matriculado con ĂŠxito, se muestra el siguiente mensaje:

Si por el contrario, el estudiante ya ha sido matriculado en el aĂąo indicado, se emite un mensaje de validaciĂłn similar a este:

107


108


18. Matrícula de Estudiantes Esta opción permite realizar el registro o ratificación de la matrícula de un estudiante para el presente año de estudios. Después de elegir la opción de “Matrícula de Estudiante” se mostrará la siguiente ventana principal:

Búsqueda por datos específicos

a.

Nueva Matrícula.- Para agregar una matrícula debe pulsar el botón Nuevo, tras lo cual se habilitan los campos para registro y luego ingrese los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

Enlace Registrar el apoderado

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Los datos que se ingresan en esta ventana son las siguientes: Código de matrícula

Foto estudiante

Identifica a la matrícula. Es un número que es asignado por el sistema para cada año académico en cada IE. El código que identifica al estudiante. Vea posteriormente en este acápite la búsqueda y creación de estudiantes para ser matriculados. Es la fecha que el estudiante se ha matriculado. Esta fecha se usa también al momento de asociar resoluciones a las matrículas. Esta fecha puede ser diferente a la del sistema. El sistema internamente guarda la fecha en la que se crea un registro de matrícula. Muestra la imagen asociada al estudiante.

Apellidos y nombres:

Corresponde al estudiante que ha sido matriculado.

Código de Estudiante/DNI

Fecha de matrícula:

Condición de Matricula

Situación matrícula

Grado

Sección

Ingresante

El estudiante ingresa a estudiar en la IE al primer grado del nivel.

Promovido

El estudiante ha sido promovido desde el grado anterior.

Repite

El estudiante no ha sido promovido, es decir ha repetido el grado.

Reentrante

El estudiante ha regresado a estudiar el mismo grado

Reingresante

El estudiante ha reingresado a estudiar

Es el grado al que se ha matriculado un estudiante. Si la matrícula es Ingresante, entonces solo se permitirá el registro del primer grado. Si es promovido, entonces no se permitirá el primer grado del nivel. Es cualquiera de las secciones que se han registrado en el sistema.

Trabaja Si el estudiante trabaja se habilitará la opción horas semanales en la cual se tiene que poner las horas correspondientes al trabajo y la condición de trabajo

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en la cual se tiene que elegir una de las dos opciones I.E Procedencia

Nombre I.E

Misma IE

El estudiante procede de la misma IE para esta matrícula.

Otra IE

El estudiante procede de una IE diferente a la de la matrícula.

Su casa

El estudiante no proviene de ninguna IE.

Nombre de la Institución Educativa. Se activa siempre que la IE de procedencia del estudiante matriculado sea “Otra IE”.

Condición Laboral

En el caso que el estudiante ya se encuentre matriculado en la Institución Educativa en el mismo año académico (aunque puede ser en otra IE), se mostrará la siguiente ventana indicando la I.E, el código de matrícula, año, grado y sección como se muestra en la siguiente ventana.

Búsqueda de estudiantes y creación de nuevos estudiantes Se debe destacar que este registro de matrícula, requiere que se haya previamente registrado el estudiante en el sistema. Sin embargo es posible registra un nuevo estudiante y luego proceder a matricularlo. Para buscar un estudiante dentro de la misma IE o en el archivo general de estudiantes pulse clic en el botón de ayuda.

Pulse este botón para buscar un estudiante

Puede ingresar el apellido y nombre del estudiante o puede ingresar parte de ellos y seleccionar una de las dos opciones 

“En la I.E” Solo buscará los estudiantes que se encuentran registrados en la I.E. Se asume que el usuario sabe que el estudiante está asociado a su IE.

“Búsqueda General” Realizara una búsqueda general en toda la base de datos. Esta será más costosa en recursos y retornará la información en un periodo más largo de tiempo.

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Registrar Estudiante

Búsqueda de estudiantes dentro de la IE.

Búsqueda en el archivo general de estudiantes

En caso que el estudiante se encuentre registrado y fue encontrado por el sistema pulse sobre el registro el cual volverá a la ventana de “Registro de Matricula” como se muestra en la siguiente ventana

Pulse sobre el registro

En caso que el estudiante se encuentre registrado y ya tenga matrícula en el año de estudios seleccionado, pulse sobre el registro el cual volverá a la ventana principal mostrando un mensaje, tal como se muestra en la siguiente imagen:

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Con este mensaje se evita duplicar la matrícula en el mismo estudiante.

En caso que el estudiante no exista (usted puede haber determinado que el estudiante no existe si es que realizó una búsqueda general previamente) y desea ingresarlo desde esta misma opción, puede pulsar la opción “Nuevo Estudiante” y les mostrara la siguiente ventana:

Esta ventana permite registrar un estudiante de manera más directa que la opción de Registrar Estudiantes. Una vez ingresado los apellidos y nombres y los demás datos, la ventana que queda se parece a la siguiente:

Los datos que se ingresan en esta ventana son las siguientes: Nro. Estudiante

Identificador asignado por el sistema.

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Código Estudiante Sexo Apellido Paterno Apellido Materno Nombres País Nacimiento Fecha Nacimiento Estado Civil Lugar Nacimiento

Identificador único del estudiante dentro del Sistema Educativo Nacional. Género masculino o femenino Apellido paterno del estudiante Apellido Materno del estudiante Nombre completo del estudiante País de origen del estudiante Fecha de nacimiento Condición del estudiante Ubicación geográfica (Departamento, provincia, distrito). En el botón de búsquedas se muestra:

En este punto puede ingresar ya sea el código de INEI (por defecto) o RENIEC.

Una vez registrados los datos del estudiante, se requiere registrar la información del apoderado que está matriculando al estudiante en el año de estudios en curso. Por lo tanto, se emite el siguiente mensaje:

Luego de presionar Aceptar, se muestra el siguiente formulario que solicita la información del apoderado:

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Este formulario solicita los siguientes datos: Vive con el estudiante Vive? Es apoderado Datos personales Tipo y número de documento Apellido Paterno Apellido Materno Nombres País Nacimiento Fecha Nacimiento Estado Civil

Lugar Nacimiento

Parentesco Sexo

Indica si el familiar vive con el estudiante. Estado de existencia del familiar Indicador si el familiar que se va a registrar es el apoderado. Es el tipo y número de documento de identidad del familiar. Apellido paterno del familiar Apellido materno del familiar Nombres del familiar País de nacimiento del familiar Fecha de nacimiento. Estado civil del familiar.

Lugar de nacimiento del familiar. Se activa siempre y cuando el país de nacimiento sea Perú. Relación del familiar con el estudiante Género masculino o femenino. Si se eligió el parentesco Madre, entonces se marcará Mujer.

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Grado Instrucción

De igual manera, con el parentesco Padre, se marcará Hombre en sexo. Ultimo grado alcanzado.

Domicilio Centro de Trabajo Teléfono Celular Email Ocupación

Dirección de vivienda del familiar Centro de labores del familiar Número telefónico del familiar Número de teléfono móvil del familiar Correo electrónico del familiar. Cargo o tarea que realiza el familiar

Pulse la opción “Nuevo” para que se habilite los campos del apoderado para que pueda ingresar la información.

Seleccione la opción de apoderado

Finalmente pulse el botón grabar para que guarde la información ingresada del apoderado. Con ello la ventana de Matrícula del estudiante vuelve a tomar el control y se debe continuar con el registro de la matrícula. Note que el número de estudiante que se ha creado. b.

Modificar Matrícula.- Para modificar una matrícula primero busque el registro que desee modificar, ingrese los datos del estudiantes del cual va realizar la modificación y pulse la opción “Buscar”

Búsquedas específicas

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Las búsquedas específicas permiten ubicar la matrícula de un estudiante en el sistema al suministrarle algún dato específico como el código matrícula, código de estudiante ó tipo y número de documento luego debe de pulsar el botón Buscar y mostrara los datos de la matrícula de estudiante. Después de encontrar el registro del estudiante pulse el botón Modificar para realizar los cambios necesarios y abrirá la siguiente ventana.

Permite ver la fotografía del estudiante.

En la ventana encontrará los siguientes complementos: 

Requisitos de Matricula

Registrar Apoderado

Las cuales pasamos a describir a continuación: REQUISITOS DE MATRICULA.- Esta funcionalidad permite asociar requisitos de matrícula y realizar un mejor control a la IE de la documentación que se necesita para este proceso.

REGISTRAR APODERADO.- Permite realizar el registro (para agregar o modificar) de los datos del apoderado del estudiante. Se accede al elegir el enlace “Registrar el Apoderado”, luego pulse el botón Grabar para guardar los cambios. Asimismo, permite realizar la actualización de los datos del estudiante. Los datos que se ingresan en este mantenimiento son: Es apoderado

Indicador si el familiar que se va a registrar es el apoderado.

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Tipo y número de documento Apellido Paterno Apellido Materno Nombres País Nacimiento Fecha Nacimiento Estado Civil

Es el tipo y número de documento de identidad del familiar.

Lugar Nacimiento

Grado Instrucción

Lugar de nacimiento del familiar. Se activa siempre y cuando el país de nacimiento sea Perú. Relación del familiar con el estudiante Género masculino o femenino. Si se eligió el parentesco Madre, entonces se marcará Mujer. De igual manera, con el parentesco Padre, se marcará Hombre en sexo. Ultimo grado alcanzado.

Domicilio Centro de Trabajo Teléfono Celular Email Ocupación Vive

Dirección de vivienda del familiar Centro de labores del familiar Número telefónico del familiar Número de teléfono móvil del familiar Correo electrónico del familiar. Cargo o tarea que realiza el familiar Estado de existencia del familiar

Parentesco Sexo

Apellido paterno del familiar Apellido materno del familiar Nombres del familiar País de nacimiento del familiar Fecha de nacimiento. Estado civil del familiar.

Si lo que se desea es modificar un familiar ya registrado se deberá acceder desde el listado que aparece en la parte inferior de la ventana.

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Pulse el enlace para modificar el familiar En la ventana también esta la opción de “Otros Datos”

Ingrese a la opción de “Otros Datos”

En dicha opción encontrara 

Áreas exoneraradas

Áreas a Cargo

Como se muestra en la siguiente ventana, pulse el botón modificar para que pueda ingresar la información

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Pulse Modificar

AGREGAR AREA EXONERADA.- Para indicar que un estudiante se va a exonerar en algunas áreas pulse el botón “Agregar”, tras lo cual se muestra la ventana para el registro de las áreas. Abrira la siguiente venta en la cual solo aparece el area de religion es decir en la unica area que se puede exonerar. Pulse grabar para guardar la información ingresada, caso contrario pulse salir

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Diseño Curricular Areas

Resolución Fecha Observaciones

Diseño curricular nacional o plan de estudios Área genérica. No todas las áreas pueden ser exonerables. Solo se despliegan las áreas que pueden ser exonerables, como por ejemplo Religión. Documento que autoriza la exoneración del estudiante. Calendario de fecha de exoneración Comentario u observación referidas a la exoneración.

Después de pulsar grabar mostrara la siguiente ventana de confirmación

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Se quedara registrada el área exonerada; en el caso que desee modificar pulse el enlace debajo de “ID”

Pulse el enlace para modificar

REGISTRAR AREA A CARGO.- Esta funcionalidad solo se activa siempre que se trate de una matrícula que no tiene situación de Ingresante (dado que se trata de un grado que recién inicia dentro del nivel académico, no existe un grado previo). También es posible que según corresponda puede haber más de un área a cargo apara un estudiante en un año académico o periodo promocional (por ejemplo si la IE pertenece a EBA, que tiene dos).

Dado que la situación de esta matrícula es Promovido, se tiene la posibilidad de Registrar áreas a cargo.

En la siguiente ventana se podrá ingresar la información correspondiente a las áreas a cargo que el estudiante tiene de matrículas anteriores.

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Los datos que se ingresan en esta ventana son: Año Institución Educativa Diseño curricular Grado

Área

Año al que corresponde al área a cargo. Es la IE de procedencia en donde el estudiante ha cursado el área que lleva como cargo. Es la estructura curricular Es el grado al que corresponde el área a cargo. Debe ingresarse un área precedente del grado de matrícula. Es el área del diseño curricular que el estudiante lleva como cargo.

Después de pulsar el botón grabar mostrara la siguiente ventana de confirmación

El registro quedara grabado como se muestra en la siguiente ventana

c.

Eliminar Matrícula.- Utilice la búsqueda específica para ubicar el registro que desea eliminar. La eliminación solo será posible si es que el registro de matrícula está en el estado de “En proceso” y no existen ninguna información relacionada al registro. Una vez ubicado el registro pulse el botón Eliminar, tras lo cual se mostrará un mensaje de confirmación de la acción.

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Después de pulsar aceptar nos mostrará la siguiente ventana donde nos confirma que la matricula ha sido eliminada:

d.

Confirma matrícula. Cuando esté seguro que los datos ingresados en la matrícula del estudiante son los correctos pulse el botón “Confirmar Matricula”; el estado de matricula que se encontraba “En proceso” pasara al estado “Definitiva” por lo tanto ya no podrá realizar ningún tipo de modificación como se muestra en la siguientes ventanas.

Pulse la opción cuando este seguro que todos los datos están correctos

Estado

Cuando el estado de matricula sea “Definitiva” no se podrá realizar ninguna modificación a los datos.

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Estado paso a definitiva

Para lo cual saldrá la siguiente ventana:

Nota: En la Nomina de Matricula solo aparecerá los estudiantes que tienen su matrícula en estado “DEFINITIVA”.

Finalmente la venta queda como se muestra en la siguiente ventana

Si quiere ver el reverso de la ficha de matricula seleccione esta opción

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Puede visualizar la ficha de la matricula pulsando en el icono

Después de pulsar el “Ficha de matricula” le mostrara el siguiente reporte

En el caso que selecciono la opción de reverso y pulsar “Ficha de Matricula” mostrara la siguiente ventana.

125


e.

Imprimir.- Es la opción que permite imprimir la información relacionada a la matrícula, si pulsa esta opción le abrirá la siguiente ventana la cual tiene dos opciones

Si escoge la primera opción “Constancia de Matricula Estudiante” le mostrara la siguiente ventana en la cual muestra una imagen en PDF de la constancia de matricula

126


Al escoger la segunda opción “Relación de estudiantes por fecha matricula” mostrara la siguiente imagen en PDF donde muestra la relación de estudiantes correspondiente al año en curso.

f.

Buscar matrículas.- Es la opción que permite buscar un estudiante matriculado. Se activa con el botón Buscar, tras lo cual se muestra la siguiente ventana:

Al seleccionar el estudiante de nuestro interés se muestran los datos completos del estudiante matriculado.

127


128


19. Nómina de Matrícula Esta opción permite emitir los formatos oficiales de Nómina de Matrícula y/o Nominas Adicionales de las secciones de la institución educativa. También permite remitir los formatos oficiales para su correspondiente aprobación en la UGEL/DRE o municipalidad a la que está adscrita la IE. Emisión del formato impreso de la nómina de matrícula. Al ingresar a esta opción se muestra la siguiente ventana: Primero tiene que seleccionar el grado.

Seleccione la sección

Elección del formato: Nomina de Matricula Nomina Adicional

Debe seleccionar el grado, sección y el formato a generar. Automáticamente, en la parte derecha de la ventana, se mostrarán los datos de Responsable de la matrícula, R.D institucional, Fecha de aprobación, según sea el caso. Tal como se muestra en la siguiente pantalla Estos datos se pueden actualizar en el registro de la sección, para el caso de nominas de matricula o en el registro de la resolución IE, para caso de Nominas Adicionales.

Pulse el botón Generar Nómina

129


Para el caso de Nominas de matrícula, pulse el botón “Generar Nómina” para que muestre la imagen en PDF de la Nómina de Matricula. En el caso de Nominas de matricula adicionales, antes de generar la nomina debe elegir la resolución asociada al grado y sección.

Debe indicar la resolución asociada al grado y sección

Luego de pulsar el botón de “Generar Nomina”, la imagen de la cara anterior es como sigue:

Sello de agua que indica que la nómina no es aún definitiva.

La imagen de la cara posterior, es similar a la siguiente:

130


Se puede notar que se muestra un sello de agua que dice Borrador en una posición diagonal que indica que el formato no es definitivo. NOTA: En caso que la sección no contenga estudiantes matriculados, se mostrará un mensaje similar al siguiente:

Remisión del formato de la nómina de matrícula. Dentro del proceso de Tratamiento de Formatos Oficiales del sistema nos encontramos en el paso n° 02, tal como lo muestra este diagrama:

131


Una vez que se ha culminado exitosamente con la nómina de matrícula con la información registrada en el sistema, para remitir el usuario deberá marcar el check de Generar nómina oficial final.

Luego de pulsar el botón de Generar Nómina aparecerá una ventana de advertencia y confirmación similar a la siguiente:

132


Tal como lo advierte en esta ventana, tras la aceptación se genera un formato PDF de la nómina de matrícula y se muestra la nómina en pantalla sin el sello de agua.

Note que cuando la nómina de matrícula es la oficial final , ya no se muestra el sello de agua.

Esta imagen de la nómina es capturada y almacenada en la base de datos del sistema. Note también que no es posible volver a generar el formato de nómina de la sección en curso ya que la caja de check Generar nómina oficial final queda bloqueada. Al seleccionar una sección, es posible saber si es que se ha generado el PDF correspondiente, Por ejemplo:

Es posible eliminar el registro siempre y cuando no se haya enviado. En este sector aparecen los formatos oficiales correspondientes a la sección.

Todos los formatos generados pueden ser agrupados en una colección de envío para remitirlos a la UGEL u otro órgano de gestión que corresponda. Para agrupar formatos se debe pulsar el botón Envío de nóminas a IGEL, con lo que aparece una ventana como la siguiente:

133


Es posible también ingresar un documento de referencia que puede ser el número de oficio de la IE con la que se envían los formatos.

Note que es posible armar un envío con formatos de nóminas de secciones de diferentes grados.

Al presionar el botón Confirmar se indica al sistema que las nóminas de las secciones seleccionadas serán incluidas en el envío que se está preparando. Note que si requiere incluir nuevas nóminas es necesario volver a generar un nuevo envío. Es en este punto en donde se genera la información de resumen que será utilizada en el Censo Escolar del año correspondiente. Aunque no es recomendable, es posible remitir en varios paquetes todos los formatos oficiales de la IE. Luego de confirmar esta ventana, los formatos han sido remitidos a la UGEL y se ha generado un paquete de envío. Este es el número de envío

Impresión del formato de envío. Finalmente, es posible también imprimir el formato de envío, con el fin de obtener un listado rápido de las nóminas que se vienen generando. Este formato puede ser usado como cargo en la entrega de los formatos oficiales a la IGEL. Para proceder a la impresión se debe pulsar el botón Listar paquetes, de esta manera:

Luego de seleccionar el envío y pulsar el ícono, es posible obtener el listado mencionado:

134


135


20. Registro de Nómina Básica En algunos casos, se va a requerir solo emitir la nómina de matrícula básica a través del sistema, para ello se ha creado esta opción que permite realizar rápidamente la matrícula de estudiantes de una institución educativa. Los procesos que se llevan a cabo para completar satisfactoriamente esta opción están diagramados en el siguiente esquema:

El proceso completo para la emisión rápida de la nómina de matrícula es el siguiente: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

8. 9.

El usuario, al ingresar a la opción puede descargar el archivo de plantilla en Excel con el fin de realizar allí el registro de los estudiantes: Es una sección por cada archivo. Se realiza el registro de los estudiantes. Se sube (upload) el archivo. Subir el archivo no significa que se haya registrado los estudiantes. Posiblemente el usuario desee modificar la información de los estudiantes directamente sobre la aplicación, ya no sobre el archivo Excel. En ambos casos, el sistema debe validar la información ingresada. Si hay inconsistencias, el usuario puede consultar las inconsistencias encontradas. La información de los estudiantes de cada una de las secciones permanece grabada, si el usuario desea realizar una nueva carga completa, deberá borrar los datos cargados y volver a ingresar los datos por Excel (o directamente, ver actividad 4) Si no existen inconsistencias, se transfiere la información y se elimina automáticamente los datos cargados. Finalmente se puede imprimir la nómina de la sección.

136


Como prerrequisito para usar esta opción se requiere haber creado las secciones de la IE para el año académico en curso y posteriormente ingresar a esta opción, tras lo cual se muestra la siguiente pantalla:

a)

Se selecciona el grado y la sección

En este sector puede consultar los estudiantes siendo matriculados en la sección.

Se activan los botones de la página y se muestra el panel que permite visualizar y registrar los estudiantes de la sección. b)

Se descarga la plantilla con la opción Generar plantilla Excel. Entonces se va a descargar un archivo Excel.

137


El usuario puede abrir o guardar el archivo que se descarga, solo tenga en cuenta únicamente que no debe cambiar el nombre del archivo debido a que es mediante el nombre del mismo que la información allí contenida actualizará los datos correctamente. El nombre del archivo tiene esta estructura: Posiciones Del 1 al 7

Del 17 al 18 Del 19 al 22 Del 23 al 24

Descripción Identifica que se trata de un archivo de nómina Es el código modular, el anexo de la institución educativa y un separador Es el nivel educativo de la IE Es el año académico Es el código de grado

Del 25 al 26

Es el código de la sección

Del 27 al 35

Es un separador y un número de control Es la extensión del archivo

Del 8 al 16

Del 36 al 39

Ejemplo Nomina_ 06352840_

B0 2011 10 (es primer grado de secundaria) 04 (que le corresponde a la sección 4° D de esta IE) _84327 .xls

Por ejemplo, al pulsar el botón Guardar, se muestra la siguiente ventana que solicita el registro de la ruta

Se puede indicar cualquier otra ruta y el usuario puede optar por crear subdirectorios por grados, por ejemplo. c)

Al abrir el archivo, se muestra lo siguiente: La hoja inicial denominada Generalidades, muestra información general de la sección así como también las listas correspondientes que controlarán el registro de los estudiantes.

138


Esta primera hoja no puede ni debe ser modificada. Si el usuario intenta hacerlo, le mostrar谩 un mensaje similar al siguiente:

La segunda hoja denominada EstudiantesMatriculados, es donde se deben ingresar los datos de los estudiantes que pertenecen a la secci贸n

139


Aquí, algunos alcances sobre esta hoja de cálculo: La columna Sexo estará precargada con el sexo asociado a la institución educativo, de tal manera que , por ejemplo, si la IE es de solo mujeres, esta columna contendrá la letra M (Mujeres). Si la IE es mixta, se mostrará por defecto H (hombres) Se cuenta con validaciones que guían al usuario en el registro, por ejemplo, en el caso de la segunda lengua: Estos valores se corresponden con los valores encontrados en la primera página:

d)

Proceda a cargar los datos de los estudiantes en las celdas que correspondan manualmente. Si la IE cuenta con un sistema de información podrá rellenar estos campos a través de una interfase, solo deberá respetar la codificación que aparece en las listas de la primera página..

Nota: En esta pantalla el código de estudiante es un número intencional y aleatoriamente generado. Si el estudiante cuenta con DNI, se deberá anotar en la columna correspondiente. Si el estudiante tiene DNI, en las nóminas de matrícula imprimirá el DNI con el prefijo de DNI. La hoja de cálculo que se ha descargado tiene 50 líneas. Si el usuario de la IE desea incluir más estudiantes en la hoja, deberá copiar líneas y colocar los números que correspondan a las mismas: 51, 52, 53, etc. e)

Una vez guardado el registro, usted debe cerrar el archivo Excel. Luego podrá cargar la información al sistema mediante el botón de Carga Nómina de Excel.

140


f)

Presione el botón Examinar y ubique el archivo que desea cargar.

g)

Presione el botó Cargar registros para que el sistema capture los datos contenidos en el archivo Excel. Es importante saber que a este punto no se ha realizado la carga de datos, solamente se ha leído la hoja de cálculo y la información es presentada al usuario

h)

Al presionar Aceptar, el sistema muestra los datos contenidos en el archivo en Excel para que el usuario pueda observar los datos que serán actualizados.

141


Para eliminar registros

Para modificar registros

Para agregar registros

i)

El usuario puede eliminar, agregar o modificar los registros contenidos en esta relaci贸n. Para modificar un registro, haciendo clic sobre el 铆cono se apertura el formulario correspondiente para modificar los datos que se requiere para la n贸mina.

142


Para grabar los datos registrados.

NOTA: Si el estudiante tiene solamente DNI, entonces como código de estudiante debe quedar en blanco ya que el sistema considerará como código de estudiante el DNI. Si el estudiante tiene código de estudiante de 14 dígitos y DNI ambos deben ir. j)

Sin embargo, posiblemente el usuario desea modificar la hoja de cálculo y volver a realizar la carga nuevamente, repitiendo los pasos anteriormente descritos. Antes de realizar una carga nueva es necesario que se eliminen la relación haciendo clic en el botón Borrar Carga de Datos, tras lo cual se muestra el mensaje siguiente: Luego de aceptar se muestra lo siguiente:

k)

Al presionar el botón Validar datos, el sistema realiza una serie de validaciones sobre la información registrada por el usuario. Las validaciones del sistema son: Caso 1: Tratamiento de estudiantes homónimos: En algunos casos, es posible que se esté cargando un estudiante con los mismos nombres, apellidos y fecha de nacimiento de otro que ya previamente está registrado en el sistema. Si todo hace indicar que se trata del mismo estudiante, el sistema solicita la confirmación por parte del

143


usuario que viene realizando la carga. Esto se hace mediante una pantalla similar a la que se muestra a continuación:

En este punto, el usuario debe indicar si es que se trata de un homónimo o no. Para indicar que es un homónimo, es decir es OTRA persona con los mismos datos, se debe hacer doble clic sobre el registro. Si el usuario pulsa el botó Salir, estará indicando que se trata de la misma persona. El sistema no creará otro estudiante, pero asumirá que el código de estudiante que se consigna en la hoja de cálculo es el válido. Caso 2: Tratamiento del código de estudiante: En algunos casos, es posible que se esté cargando un estudiante con un código de estudiante que ya pertenece a un estudiante previamente registrado en el sistema.

Posteriormente al activar la opción de Transferir Información se vuelve a realizar la misma validación e impide la transmisión, por lo tanto, el usuario está obligado a corregir la información antes de transmitir.

144


Se puede optar por eliminar el registro que están siendo indicados en el Informe de validación. Para ello se puede

Caso 3: Tratamiento del DNI del estudiante: En algunos casos, los estudiantes ya tienen un DNI, el mismo que ya viene consignado en una columna correspondiente en la hoja de cálculo.

El archivo Excel de carga contenía DNI para estos estudiantes

Luego de transferir la información, el sistema lo que ha hecho es considerar cada DNI como el nuevo código de estudiante y el anterior código de estudiante no se ha perdido sino que se ha convertido en uno de los documentos adicionales, tal como lo muestra la ventana de siguiente:

El nuevo código del estudiante es el DNI

El antiguo código del estudiante se queda registrado como un l) nuevo documento.

m)

Si no hay problemas, el sistema emite el siguiente mensaje:

145


n)

Finalmente, el usuario realizara la actualización definitiva con el botón de Transferir Información, tras lo cual se muestra la siguiente ventana de advertencia:

o)

Luego de transferir, el sistema muestra el mensaje siguiente:

Al presionar el botón Aceptar, se inicializa la lista de estudiantes facultando al usuario a realizar otra transferencia. p)

El usuario puede comprobar la carga realizada imprimiendo la nómina de matrícula mediante la opción de Nómina de matrícula.

146


147


21.

Postergaciรณn de Evaluaciรณn Esta opciรณn permite registrar la informaciรณn de los estudiantes que no podrรกn rendir sus evaluaciones en las fechas y horas programadas. Los estudiantes podrรกn rendir posteriormente los exรกmenes

Despuรฉs de pulsar la opciรณn de Agregar abrirรก la siguiente ventana donde podrรก ingresar li informaciรณn solicitada por el sistema.

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Cรณdigo de Postergaciรณn

Cรณdigo generado por el sistema

Grado

Grado que cursa el Estudiante

Secciรณn

Secciรณn que cursa el Estudiante

Nombre de Estudiante

Apellidos y Nombres del Estudiante

Motivo

Motivo por el cual el Estudiante no podrรก dar el examen

Observaciones

Observaciones

Resoluciรณn Postergaciรณn

Resoluciรณn de la Postergaciรณn

Fecha de Postergaciรณn

Fecha que se realiza la postergaciรณn

Pulse el siguiente icono ventana:

para que pueda realizar la bรบsqueda del estudiante, abrirรก la siguiente

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Ingrese informaci贸n del estudiante y pulse buscar

Despu茅s de encontrar el estudiante, pulse doble clik

Despu茅s de ingresar toda la informaci贸n solicitada por el sistema pulse grabar y le mostrara la siguiente ventana donde se encuentra los datos del estudiante

149


22. Carga de DNI desde Excel Esta opción permite realizar el registro DNI de los estudiantes matriculados en un año académico en particular de forma masiva. Inicialmente se mostrará lo siguiente:

q)

Se descarga la plantilla con la opción Generar plantilla Excel. Entonces se va a descargar un archivo Excel.

El usuario puede abrir o guardar el archivo que se descarga, solo tenga en cuenta únicamente que no debe cambiar el nombre del archivo debido a que es mediante el nombre del mismo que la información allí contenida actualizará los datos correctamente. El nombre del archivo tiene esta estructura: Posiciones Del 1 al 9 Del 10 al 18

Del 19 al 24 Del 25 al 28

Descripción Identifica que se trata de un archivo de carga de DNI Es el código modular, el anexo de la institución educativa y un separador Es un separador y un número de control Es la extensión del archivo

Ejemplo CargaDNI_ 03254640_

_34378 .xls

Por ejemplo, al pulsar el botón Guardar, se muestra la siguiente ventana que solicita el registro de la ruta

Se puede indicar cualquier otra ruta y el usuario puede optar por crear subdirectorios por grados, por ejemplo.

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r)

Al abrir el archivo, se muestra lo siguiente: La hoja inicial denominada Generalidades, muestra información general de la sección así como también las listas correspondientes que controlarán el registro de los estudiantes. Esta primera hoja no puede ni debe ser modificada.

La segunda hoja denominada EstudiantesDNI, se muestra el listado de todos los estudiantes de la Institución Educativa.

Columna donde se deben registrar los DNI actualizados de los estudiantes.

Columna donde se muestra los DNI actuales de los estudiantes.

s)

Una vez guardado el registro, usted debe cerrar el archivo Excel. Luego podrá cargar la información al sistema mediante el botón de Carga Nómina de Excel.

151


t)

Concluida la operaciĂłn el sistema mostrarĂĄ una lista de las operaciones de carga de DNIs previamente realizadas. La ventana es similar a la siguiente:

Si existieran problemas, el sistema muestra el mensaje de error

u)

TambiĂŠn es posible ver el informe de lo acontecido en el proceso de carga.

152


23. Estudiantes por sección Esta opción permite ver el listado de los estudiantes matriculados por sección, también permite ordenar la lista de estudiantes de forma automática o manual.

Enlace que permite modificar los datos del estudiante matriculado

Secciones del grado

Diseño Curricular Nacional vigente

La lista de estudiantes se puede ordenar de dos maneras a. Orden Automático Al presionar el botón “Orden Automático” la lista de estudiantes se ordenara automáticamente por orden alfabético” como se muestra en la siguiente ventana.

Pulse Orden Automático

b. Orden Manual Esta opción permite ordenar la lista de estudiantes de acuerdo a criterios que vea por conveniente el docente.

153


Se podrá cambiar el orden de la lista, cambiando el orden de los números

En la siguiente ventana se puede observar que los números de orden ya están cambiados

El usuario puede cambiar la numeración

Después de cambiar manualmente la numeración se procede a pulsar el botón “Grabar” para que se pueda grabar en el ordenar como se ha modificado, como se muestra en la siguiente ventana.

En la opción “Orden Manual” si usted repite el mismo número en el momento de grabar le saldrá la siguiente ventana de advertencia.

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En la opción “Orden Manual” usted ingresa un número que excede al total de estudiantes existentes en el momento de de pulsar grabar le saldrá la siguiente ventana de advertencia.

c. Modificación de una matrícula de estudiante En el caso que desee realizar alguna modificación de los datos del estudiante presione el enlace “Código Educando” que permite modificar los datos del estudiante matriculado

Pulse este enlace para modificar los datos del estudiante matriculado

Después de pulsar el enlace, mostrara la siguiente ventana en la cual tiene que pulsar el botón “Modificar” y se habilitara los campos para que pueda realizar las modificaciones.

155


Después de Grabar las modificaciones nos muestra la siguiente pantalla, en la cual al pulsar “Nuevo” podemos matricular a un nuevo estudiante ingresando los datos requeridos d. Cambio de estado de la matrícula de estudiantes. Los estados de la matrícula de estudiantes se realizan mediante esta pantalla. Los estados posibles son: Pre matrícula

La matrícula del estudiante procede del proceso de promoción del año académico anterior.

En proceso

La matrícula es libre y no proviene del proceso de promoción del año académico anterior.

Definitiva

La matricula no puede ser modificada

Anulada

La matrícula fue anulada y no tiene validez. El usuario podrá eliminar toda la información del estudiante, pues se activa el botón de eliminación

Los cambios de estado posibles son los siguientes:

Pre matrícula En proceso Definitiva Anulada

Pre matrícula No

En proceso

Definitiva

Anulada

No

Si

Si

No No Si

No Si Si

Si No Si

Si Si No

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24. Padrón de Apoderados Esta opción permite ver la relación de los apoderados por sección en la siguiente ventana podemos ver la lista de los apoderados filtrándolos por grado, diseño curricular, sección, grupo.

Los datos que se seleccionan en esta ventana son: Grado Diseño Curricular Grupo Sección

El grado del cual quiere saber la lista de apoderados Escoger el diseño curricular El grupo del cual quiere saber la lista de apoderados La sección del cual quiere saber la lista de apoderados

Después de seleccionar todos los campos abrirá la siguiente ventana en la cual muestra la relación de todos los apoderados correspondientes a un mismo grado, grupo y sección

157


25.

Cambio de Sección del Estudiante Esta opción permite cambiar de sección a un estudiante dentro de un mismo grado en el transcurso del año académico o periodo promocional y dentro de una misma institución educativa.. Este traslado realiza el movimiento de toda la información asociada del estudiante desde su sección origen al destino, tales como: asistencia, notas, libretas, principalmente. Pulse agregar para que pueda ingresar la información correspondiente del estudiante del cual se va realizar el cambio de sección.

e.

Agregar.- Para agregar una nuevo cambio de sección pulse el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

Al pulsar abrirá la ventana de búsqueda por el estudiante.

Los datos que se muestran / registran son: Codigo de matricula Grado Sección Nombre de estudiante Fecha de cambio Nueva sección Observaciones

Identificador único de matrícula del educando Grado del estudiante. Sección del estudiante Muestra el apellido paterno, apellido materno y nombre del estudiante Fecha que va ser realizado el traslado. Esta fecha debe estar dentro del año académico en curso. Es la sección de destino a donde será trasladado el estudiante. Observaciones que crea pertinente referidas al cambio de sección del estudiante.

El registro, puede quedar de esta forma:

158


Luego debe presionar el botón Grabar y se agregará a la lista de la pantalla principal de la opción.

Al pulsar este ícono se podrá proceder al cambio de sección.

Hasta este momento, el cambio de sección del estudiante no se ha efectuado aun. Para lograrlo se debe pulsar el ícono del disco, tras lo cual se muestra el siguiente mensaje:

Puede refrescar la pagina para poder ver el estado del proceso.

Al presionar refrescar se puede apreciar el estado del proceso.

159


Al ser confirmado, se realiza el cambio y se impide la modificación y eliminación del registro.

f.

Reporte de cambios de sección.- Se obtiene al pulsar el botón Imprimir.

Descripción del Reporte: Código de estudiante Estudiante Estado Fecha Observación Resolución Sección Destino Sección Origen

Código de identificación del estudiante. Apellidos y nombres del estudiante Procesado, Registrado. Fecha de registro del cambio de sección Motivo del cambio de sección. Numero de resolución del cambio de sección. Sección Destino del cambio. Sección Origen

160


161


26. Traslado de Estudiantes Esta opción permite registrar los datos del estudiante que se va trasladar a otra institución educativa. Inicialmente muestra el listado de todos los estudiantes trasladados de la institución educativa:

Al presionar el botón Agregar, aparece la siguiente ventana:

Los datos que se solicitan son: Código traslado Código matrícula Grado Sección Observaciones: Resolución traslado Fecha traslado IE a trasladar

Es un número autogenerado por el sistema. Es correlativo a la IE durante un año académico. Es el tipo y número de documento de identidad del familiar. Muestra el grado del estudiante que va a ser trasladado Muestra la sección del estudiante que va a ser trasladado El usuario registra alguna observación Es la resolución que se ha emitido por el traslado Es la fecha que se ha realizado el traslado Es la IE hacia donde se va a trasladar el estudiante. El sistema considera que solo se pueda trasladar a una IE del mismo nivel educativo.

El registro quedaría de esta manera:

Al pulsar abrirá la ventana de búsqueda de la I.E a la cual se le va trasladar al estudiante

162


El usuario puede buscar la IE a donde el estudiante será trasladado en la ventana de ayuda siguiente:

En este campo se ingresa el nombre de la IE.

Las IIEE posibles de traslado deben ser del mismo nivel al que pertenece la IE de origen.

Se puede filtrar para que se muestren las IIEE que pertenecen a un departamento en especial.

Finalmente el registro del traslado se visualiza en la ventana principal de esta opción:

Note que luego del registro de Traslado de Estudiantes, el sistema en la opción de Registro de la Asistencia impide el registro de información de asistencia y muestra de color naranja los días que le corresponden, tal como se muestra a continuación:

Note que el sistema reconoce al estudiante como trasladado (ver el color naranja de la leyenda).

163


27. Retiro de Estudiantes Esta opción permite el registro de los estudiantes retirados de la Institución Educativa durante un año académido. Para agregar a los estudiantes que serán retirados de la Institución Educativa pulse el botón “Agregar”

Pulse Agregar para insertar un nuevo retiro en la IE.

Después de pulsar la opción agregar abrirá la siguiente ventana

Al pulsar abrirá la ventana de búsqueda por el estudiante.

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Código de retiro Código de matrícula Nombre de estudiante Resolución de retiro Fecha retiro Motivo retiro

Identificador asignado por el sistema Identificador único de matrícula del educando Apellido paterno, Apellido materno, nombre del estudiante Número de la resolución de traslado. Fecha que va ser realizado el traslado. Motivo por el cual se está retirando el estudiante.

Observaciones

Observaciones que crea pertinente referidas al retiro del estudiante.

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Después de agregar a los estudiantes que son retirados la ventana queda como sigue, en el caso que desee modificar algún dato pulse sobre el código de cada registro

Pulse el enlace para modificar la información Note que luego del registro de Retiro Estudiante, el sistema en la opción de Registro de la Asistencia impide el registro de información de asistencia y muestra de color rojo los días que le corresponden, tal como se muestra a continuación:

Note que el sistema reconoce al estudiante como retirado (ver el color rojo de la leyenda).

165


28. Solicitud de creación de talleres Los talleres son cursos impartidos en las instituciones educativas durante un año académico a todas las secciones de un grado como un complemento muy importante en el proceso de enseñanza impartido. Cada institución educativa puede solicitar la creación de talleres a través del sistema SIAGIE los talleres que considere necesarios. Con la intención de uniformizar los nombres y criterios se necesita una aprobación de la solicitud del taller por parte de la instancia educativa correspondiente a la IE. Para definir un taller se requiere la siguiente información: -

El nombre del taller. Los criterios de evaluación del taller. Los grados a los que está dirigido el taller.

Ante la creación de un taller, la institución educativa debe saber que el taller solicitado, una vez aprobado, será puesto a disposición de todas las instituciones educativas a nivel nacional para que pueda ser utilizado en estas últimas o lo tomen como base para creación de nuevos talleres. Esta opción permite gestionar las solicitudes de creación de taller, llevando un control de las solicitudes realizadas y haciendo participar en el procedimiento a la instancia de gestión educativa local, quien visa y aprueba la creación del taller. Solicitar la creación de taller Al ingresar a esta opción, inicialmente no se muestra información alguna. Si ya existieran datos, el usuario procederá a buscar las solicitudes de creación de talleres generados por la institución educativa en el año académico en curso. Inicialmente no se visualizan solicitudes registradas.

Registrar la solicitud de creación de talleres. Al presionar el botón Agregar, aparece una ventana que permite registrar una nueva solicitud de creación de taller, similar a la siguiente ventana:

Los datos que se solicitan son:

166


N° de Solicitud de Rectificación Fecha de solicitud Doc. referencia

Diseño curricular Detalle Taller base

Nuevo taller Grados

Es un número autogenerado por el sistema. Es correlativo a la IE durante un año académico. Es la fecha que se ha generado la solicitud oficialmente. Es un breve descriptivo o documento de referencia que justifica la creación del taller en la institución educativa. Es recomendable que ente los documentos que se hacen referencia deba existir alguno que mencione que no existen talleres registrados en el sistema similares al que se desea incorporar. Es el diseño curricular vigente en el año académico en curso. Es un sustento para la creación del taller. Si no se indica (es decir, el valor es Ninguno) entonces se está manifestando que el taller que se está solicitando no tiene ninguno similar previamente registrado en el sistema. Si el usuario indica algún taller, significa que el taller siendo solicitado difiere solo en los criterios de evaluación. Esto se hace con el fin de mantener la uniformidad del nombre. Solo es posible ingresar el nombre del taller cuando no se ha indicado un taller base. Son los grados del nivel académico a los que se ofrecerá el taller. Se recomienda que se activen todos los grados, de esta manera, las instituciones educativas que deseen aplicar este taller podrán determinar los grados que corresponda.

Al pulsar el botón Grabar se tiene que se ha almacenado una nueva solicitud y el estado inicial de la misma es Generada. En los siguientes pasos se indicará el proceso de gestión de esta solicitud. El resultado puede ser similar al siguiente: Es posible eliminar una solicitud generada antes de ser remitida. Use este botón para mostrar (+) u ocultar (-) el detalle de la solicitud.

Note que cuando una solicitud se encuentra en el estado Generada, entonces puede eliminarse en cualquier momento, por lo que el ícono de eliminación está activo: Para seguir modificando los datos de la solicitud debe presionarse el botón Modificar. Registro de criterios de evaluación El siguiente paso es ir registrando los criterios de evaluación que serán agregados desde la parte inferior del formulario, para ello debe habilitarse el botón . Es importante indicar que los criterios de evaluación que se determinen en una solicitud aplicarán para todos los grados previamente seleccionados.

167


Entonces, la ventana queda de la siguiente manera:

Este sector de la ventana queda como desactivada.

Este sector de la ventana queda como activada.

Para agregar un nuevo criterio de evaluación se debe pulsar el botón Crear criterio, con lo que se muestra la ventana siguiente:

Luego de presionar el botón Confirmar, los valores que se van ingresando aparecerán en la lista del formulario de la solicitud.

Cuando el registro de los criterios haya culminado deberá presionar el botón Grabar, tras lo cual se ha obtenido una solicitud similar a la siguiente:

168


Registro de solicitud de creación de talleres con taller base. Para el caso en que se tome un taller base, entonces ello significa que los criterios que se registren para este nuevo taller pueden ser obtenidos del primero. Por ejemplo, el siguiente formulario tiene un taller base.

Cuando se ha seleccionado un taller base, entonces es posible seleccionar alguno de sus criterios de evaluación (de acuerdo al grado).

Para agregar criterios de evaluación a la solicitud con taller base asociado, se puede realizar de las siguientes maneras o en una combinación de ellas: a)

Asociando uno o más criterios de evaluación del taller base: Para ello es necesario elegir el grado y luego presionar el botón Agregar existente. Aparecerá entonces la siguiente ventana:

Cuando se hayan seleccionado los criterios de evaluación requeridos, entonces se mostrará la ventana principal de esta forma:

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El dato de la procedencia se refiere al código de criterio de evaluación original en el taller base.

b)

Ingresando uno a uno los criterios de evaluación, como si se tratara de una solicitud sin taller base, lo cual ya fue descrito en este mismo acápite algunas líneas arriba.

Remitir solicitud de creación de talleres. Para remitir una solicitud, debe pulsarse el botón Remitir, tras lo cual aparece la siguiente ventana:

Una vez que se confirma la remisión, la solicitud no puede ser modificada por el usuario y el control de la misma pasa a manos del responsable de la instancia de gestión educativa local, para su revisión y correspondiente aprobación. Tratamiento de las solicitudes de creación de talleres aprobadas. Una vez aprobada la solicitud, recién es posible manejar el registro de notas en el taller aprobado en la institución educativa y es posible ingresar notas, procesarlas, emitir las boletas, etc. Cuando una solicitud es aprobada entonces no puede ser modificada y ya es posible utilizar el taller como parte de las áreas impartidas:

Si se consulta las áreas asociados a grados y secciones se tiene que ya aparece el taller solicitado

170


Note que ya aparece el taller solicitado. Puede ser eliminado

171


172


29. Registro de Notas Finales En algunos casos, se va a requerir que la institución educativa ingrese las notas finales por área de los estudiantes debido a que no ha sido posible el registro de dichas calificaciones de manera continua para cada periodo, ya sea por inicio tardío en el uso del sistema, o probablemente cuenta con un software propio o simplemente no cuenta con internet en la zona donde viene funcionando la institución educativa, entre otras razones. Los pasos para completar este procedimiento son: a. b. c. d.

Descargar el archivo Excel con el listado de los estudiantes. Registrar las notas finales de los estudiantes en el archivo Excel descargado. Subir o cargar el archivo Excel conteniendo las notas. Con ello ya será posible emitir las actas finales de notas. Para los casos en que se requiera reprocesar la situación final de los estudiantes de la sección, es posible reprocesar las notas finales.

Como prerrequisito para usar esta opción se requiere: a. b.

Haber creado las secciones de la institución educativa para el año académico o periodo promocional en curso. Que la institución educativa esté configurada para trabajar únicamente con notas finales. Esto se verifica en la opción de Datos de la Institución Educativa. Ver la imagen.

Pulse el botón Modificar y luego marcar la opción de Registro de Notas Finales. Finalmente presione el botón Grabar.

Si la institución educativa no está configurada para trabajar con notas finales, entonces se mostrará un mensaje similar al siguiente:

Si los requisitos son cumplidos, al ingresar a esta opción se muestra una ventana que está dividida en tres áreas de trabajo o paneles:

173


Este es el sector para la descarga de los archivos Excel con la información de los estudiantes para que el docente ingrese las notas finales. Este es el sector para la carga de los archivos Excel con la información de los las notas finales.

Este es el sector donde se muestra la información que va a ser actualizada, previa verificación del usuario. Note que también se muestran las inconsistencias en la información que será procesada. Como se puede apreciar, en cada uno de los paneles se ejecuta una acción específica. A continuación se detallan paso a paso las acciones del usuario: A.

Descargar el archivo Excel con el listado de los estudiantes.

El usuario debe seleccionar el diseño curricular, el grado y la sección y presionar el botón Generar archivo Excel.

Pulse este botón para generar el archivo en Excel.

Va a aparecer la siguiente ventana: (NOTA: Dependiendo del navegador, esta ventana puede tener diversas formas).

174


El usuario puede abrir o guardar el archivo que se descarga, solo tenga en cuenta únicamente que no debe cambiar el nombre del archivo porque es mediante el nombre del mismo que la información allí contenida actualizará los datos correctamente. El nombre del archivo tiene esta estructura: Posiciones Del 1 al 16 Del 17 al 25 Del 26 al 28 Del 29 al 30 Del 31 al 34 Del 35 al 36 Del 37 al 38 Del 39 al 43 Del 44 al 47

Descripción Identifica que se trata de un archivo de notas finales, incluye el separador. Es el código modular, el anexo de la institución educativa y un separador El código del diseño curricular Es el nivel académico Es el año académico Es el código de grado Es el código de la sección Es un separador y un número de control Es la extensión del archivo precedido por un punto.

Ejemplo RegNotasFinales_ 12584820_ 15_ A2 (códigos del Escale) 2011 02 01 _84327 2 .xls

Por ejemplo, al pulsar el botón Guardar, se muestra la siguiente ventana que solicita el registro de la ruta

Se puede indicar cualquier otra ruta y el usuario puede optar por crear subdirectorios por grados, por ejemplo. B.

Registrar las notas finales de los estudiantes en el archivo Excel descargado.

Al abrir el archivo, se muestra lo siguiente: La hoja inicial denominada Generalidades, muestra información general de la sección así como también las listas correspondientes que controlarán el registro de las notas de los estudiantes.

2

Se utiliza este formato (Excel 97-2003) porque de esta manera se hace extensivo el uso de esta opción a una mayor cantidad de usuarios. 175


Si desea, puede pulsar este botón, que le permitirá formatear la hoja de cálculo (NF) en un formato más amigable.

Estas son las abreviaturas de las áreas o talleres que lleva la sección. En la hoja NF (Notas finales), se van a ingresar las notas finales del estudiante.

Esta primera hoja no debe ser modificada. Si el usuario intenta hacerlo, le mostrará un mensaje similar al siguiente:

La segunda hoja denominada NF (de notas finales), es donde se deben ingresar las notas de los estudiantes.

No modifique estos datos de los estudiantes, de lo contrario sus notas no serán consideradas.

C.

El usuario solo debe ingresar la información de las notas. Tenga en cuenta que las notas cambian del formato vigesimal o literal según sea el caso. Si el usuario aplica un mal registro, el sistema tomará ello como una inconsistencia.

Subir o cargar el archivo Excel conteniendo las notas.

Una vez guardado el registro de notas, usted debe cerrar el archivo Excel. Luego podrá cargar la información al sistema mediante el botón de Carga Notas, no sin antes ubicar el archivo que se desea subir mediante el botón Examinar.

176


Este panel es independiente del panel de descarga de Excel. Esto quiere decir que no interesa qué sección está indicándose en dicho panel. Presione el botón Examinar y ubique el archivo que desea cargar.

Luego de seleccionar el archivo en la ventana de carga de archivos pulse el botón Cargar Notas. Note que el panel muestra la información contenida en el nombre archivo Excel, de esta manera:

Más abajo se muestra la información las hojas del libro Excel.

Si un estudiante aparece como bloqueado, es posible que se trate de un traslado, retiro o postergación. Es importante saber que a este punto no se ha realizado la actualización de la base de datos de manera definitiva, solamente se ha leído la hoja de cálculo y la información es presentada al usuario. Es posible que se encuentren inconsistencias al momento de cargar las notas finales. Entre ellas destacan: -

Si existe algún estudiante retirado, trasladado o con evaluación postergada, sus notas finales no son cargadas.

177


En este caso se informa que existen inconsistencias.

-

Si el nombre del archivo de carga no corresponde a la institución educativa. El reporte de las inconsistencias encontradas aparece en el Informe de Inconsistencias. Se mostrará una ventana similar a la siguiente:

El usuario no puede eliminar, agregar o modificar los registros contenidos en esta relación de estudiantes y sus notas. Si el usuario, en este momento, considera que los datos por ingresar contienen algún error, entonces debe hacer la modificación en el archivo Excel que fue descargado (paso A) y repetir nuevamente el paso B. Por el contrario, si el usuario está conforme con la información mostrada, entonces debe presionar el botón Grabar, con lo que el sistema realiza la actualización definitiva en la base de datos y el sistema mostrará la siguiente ventana:

El usuario puede repetir la operación tantas veces desee con diferentes secciones dentro de su institución educativa, para ello debe presionar el botón Nueva Carga. El usuario puede comprobar la carga realizada imprimiendo un borrador del acta consolidada de evaluación mediante la opción correspondiente. Por ejemplo: D.

Sobre la situación final del estudiante.

Cuando se realiza el registro de notas finales, el sistema establece la situación final de cada estudiante justo al momento de finalizar la carga del archivo Excel y luego de aplicar las reglas de promoción y repitencia correspondientes al nivel y grado de la sección que viene siendo procesada. El usuario no podrá modificar la situación de un estudiante directamente en el sistema, porque las referidas reglas se aplican de manera uniforme y global a todos los grados. E.

Sobre el reproceso de notas finales

Se debe usar el botón de reproceso de notas finales si el usuario desea generar nuevamente la situación final del estudiante de la sección seleccionada. El usuario deberá pulsar el botón luego de haber seleccionado la sección que desea reprocesar se emitirá un mensaje de confirmación.

178


Luego de pulsar Aceptar, se ejecutarรก el reproceso de notas finales actualizรกndose la situaciรณn final de los estudiantes.

179


30. Asistencia Mensual a la IE Esta opción permite realizar el registro de la asistencia, inasistencia y tardanzas de los estudiantes a la institución educativa: este registro es mensual y corresponde a alguna de las fases del año de estudios (o periodo promocional, para el caso de EBA). Al ingresar a esta opción aparece una ventana similar a la siguiente: Enlace Registro directo de Asistencia Seleccione alguna sección del grado

Botón de registro de asistencia por intermedio de plantilla Excel

Este es un año cronológico. Note que a un año académico (o año de estudios o periodo promocional) puede sobrepasar un año cronológico.

Permite consolidar o resumir el total de asistencias por mes, para su posterior consulta.

Mediante esta opción es posible registrar la asistencia de los estudiantes de dos formas: -

Registro directo de la asistencia. Se usará la opción de Registrar asistencia directamente en el sistema.

-

Registro por intermedio de una plantilla Excel. Se va a realizar la carga de la asistencia a través de una hoja de cálculo.

Registro directo de asistencia. El usuario debe seleccionar la sección en la parte superior de la columna que corresponde a los enlaces de Registrar Asistencia.

Luego, se procede al registro de la asistencia de estudiantes teniendo en cuenta las consideraciones indicadas a continuación: a.

Sólo se pueden registrar fechas que se encuentran dentro del año académico (en el caso de EBA, periodos promocionales), y como límite hasta la fecha actual. Esto quiere decir que si, por ejemplo, hoy es 25 de Agosto de 2011, no podrá ingresarse la asistencia del 26 de Agosto o alguna fecha posterior.

180


b.

Por defecto todos aquellos días laborables y marcados como de recuperación aparecen como Asistió (símbolo de punto), con la finalidad que el usuario marque, solo aquellos estudiantes que no asistieron a la institución.

c.

El Registro Directo de Asistencia posee mensajes informativos a modo de leyenda, que se obtienen al posicionar el puntero del mouse sobre cualquier ubicación del registro.

La ventana que aparecerá es similar a la siguiente:

Pulsar con el mouse en la casilla para cambiar el estado

Con este botón se realiza la carga de la asistencia desde una plantilla Excel previamente descargada.

Si coloca el cursor en un evento, aparecerá el significado de cada letra.

Fechas especiales marcadas.

Las modificaciones que se realizan sobre la asistencia de los estudiantes de una sección modifican directamente la información en la base de datos del sistema (note que no existe el botón Grabar en esta pantalla). Para marcar la asistencia, se debe pulsar repetidas veces con el mouse sobre cada casilla asociada al estudiante según el día de toma de asistencia. Los valores son detallados a continuación. Descripción

Símbolo

Falta

F

Tardanza

T

Falta Justificada

J

Tardanza Justificada

U

Asistió No se registró

. Espacio en blanco

Adicionalmente, se pueden realizar las siguientes operaciones: a.

Imprimir asistencia

181


Para imprimir el reporte de asistencia, pulse el ícono de la impresora, luego el sistema mostrará una ventana similar a la siguiente:

b.

Eliminar asistencia En ocasiones deseará realizar la “limpieza” total del registro realizado. La manera de hacerlo es a través del botón Limpiar Asistencia.

Pulse “Limpiar asistencia” para borrar la asistencia de todos los estudiantes

Esta acción debe efectuarse siempre y cuando se esté seguro de borrar la asistencia de todos los estudiantes. Para confirmar, se le mostrará la siguiente ventana y pulse Aceptar.

182


En el caso que se desee borrar la asistencia de un solo estudiante pulse el icono

Pulse el icono para borrar la asistencia del estudiante

En el caso que este seguro de borrar la asistencia del estudiante, el sistema le mostrará la siguiente ventana de confirmación y pulse Aceptar.

Registro por intermedio de una plantilla Excel. Se recomienda el uso de esta opción cuando se desee realizar un registro rápido de la asistencia de estudiantes y no se dispone de una conexión permanente de internet. Consiste en descargar una plantilla en Excel con la información de los estudiantes de las secciones y luego de registrar las asistencias (o inasistencias o tardanzas). Finalmente, se realiza la carga de la información a través de un upload del archivo Excel. Este registro es muy sencillo y tiene lugar al pulsar el botón muestra una ventana similar a la siguiente:

, tras lo cual se

Para marcar la asistencia, se debe pulsar repetidas veces con el mouse sobre cada casilla asociada al estudiante según el día de toma de asistencia. Los valores son detallados a continuación.

Seleccione las secciones que requiera incluir en la hoja de cálculo.

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Como puede apreciarse, se solicita al usuario que seleccione las secciones va a considerar en la plantilla. Por defecto, el sistema muestra todas las secciones seleccionadas. Pulse luego el botón Confirmar. En unos segundos se mostrará la información de que se está generando un archivo Excel. Dependiendo del tipo de navegador, la forma de esta ventana de aviso puede ser diferente, sin embargo siempre va a mostrarse el nombre del archivo: El nombre del archivo no debe variarse.

Este archivo debe ser guardado en una carpeta de fácil acceso por el usuario (puede ser en su pc o algún dispositivo de memoria externo, por ejemplo) debido a que el usuario debe actualizar la asistencia 3 aquí mismo. El nombre del archivo tampoco debe ser modificado. Al abrir el archivo se muestra la siguiente información: La primera hoja es de Generalidades y muestra información de la institución educativa y las secciones seleccionadas. No debe modificar nada en esta hoja.

Note que la plantilla descargada contiene una hoja del libro para cada sección del grado seleccionado.

Ahora, podemos pasar a registrar la asistencia a la institución educativa de alguna de las secciones:

Importante: Si se muestra este mensaje que sugiere que el usuario debe habilitar el contenido de macros, deberá pulsar el botón.

Note que la hoja de cálculo descargada contiene el registro de asistencia realizado hasta ese momento.

3

Para el nombre de archivo AsistenciaIE_06311190_20110304_94845.xls se tiene que 06311190 es el código modular y anexo de la institución educativa. 20110304 corresponde al año, mes y sección y los últimos dígitos son aleatorios.

184


Note que la hoja de cálculo va a validar que los únicos valores posibles que se ingresen sean los que se muestran a continuación:

Solo se permite el ingreso de estos valores.

Como se vio en el apartado anterior, para cargar la asistencia desde una plantilla Excel, se debe ingresar como si se tratase de un registro directo de asistencia. Y hacer clic en el botón de Cargar Excel.

Con este botón se activa la carga de archivos Excel.

En seguida se solicita el ingreso de la ruta y el archivo donde se encuentra la información de la asistencia de estudiantes previamente registrada. Así:

Al ingresar la ruta y luego presionar el botón cargar registros, el sistema va a actualizar la información de la sección que corresponda. Si por alguna razón el usuario ha modificado alguna información de la hoja de cálculo que no debería, como por ejemplo el nombre de la hoja, se mostrará un mensaje similar al siguiente:

Consolidar asistencia. Use este procedimiento para generar información resumida para los diferentes formatos emitidos por el sistema, como por ejemplo el ROD. Use este botón para consolidar la información.

185


186


31. Registro de Notas Genérico Esta opción permite a un solo usuario registrar las notas de los estudiantes por cada periodo, grado, sección y área. Mediante esta opción también es posible generar el archivo Excel que contiene las hojas para el llenado de las notas de los estudiantes de una sección para que posteriormente se carguen al sistema. Al ingresar a esta opción se muestra la siguiente ventana:

Allí se pide ubicar la siguiente información: Diseño Curricular Periodo

Diseño curricular correspondiente al año académico y al nivel al que pertenece la institución educativa. El es periodo académico al que pertenecen las notas que van a ser registradas y responden a la configuración realiza por la institución educativa para el año académico.

El usuario debe asegurarse que los periodos que va a utilizar se encuentren en el estado En evaluación, de lo contrario se mostrarán los periodos en cursiva y no podrán ser seleccionados, como por ejemplo:

Grado

Sección

Viene a ser el grado al que pertenece la sección que se va a ingresar notas. Es la sección de los alumnos cuyas notas serán ingresadas:

Note que cuando se ha seleccionado una sección se activa el

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botón de generar archivo Excel. Esto significa que este archivo se va a generar para la sección que se ha elegido hasta este momento. Más adelante en este acápite abordaremos la generación de este archivo:

Área

El usuario seleccionará el área que va a ingresar las notas existentes.

Luego de seleccionar se activa el botón de registro resúmen:

Después de seleccionar los datos pulsar la opción “Registro Resumen”, mostrara la siguiente ventana.

Datos generales

Esta leyenda corresponde a los criterios de calificación

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En el caso que algún estudiante fue trasladado el registro de dicho estudiante estará de color amarillo y en el caso que es el estudiante fue retirado, la línea correspondiente a dicho estudiante estará de color anaranjado, tal como se muestra en la siguiente ventana. En ambos caso no se podrá realizar el registro de las notas.

Naranja: Retirado

Amarillo: Trasladado

Para registrar notas se procede de la siguiente manera: Al presionar el botón Modificar, se activan los campos de las notas y se muestran el botones Guardar y Cancelar. El usuario ya puede ir ingresando las notas:

Cualquier ingreso incongruente, se marca inmediatamente con un asterisco. En este caso, se ha definido que para tipos de notas vigesimales, esta nota no esta permitida.

Note que la nota final por área no es editable. Esta nota se calcula al final, cuando se guarda el ingreso para esta sección.

Algunas consideraciones para el ingreso de notas: -

En el momento que se está ingresando las notas si usted por ejemplo ingreso “9” y no “09”; es decir que falto poner el “0” en el momento de guardar la notas automáticamente se guardara como “09”.

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-

En el caso que al ingresar las notas sean los literales A, AD serán de color azul y B, C serán de color rojo.

-

El ícono

permite borrar lo registrado para un criterio de evaluación determinado.

Si se presionar el botón Grabar y no se han corregido las inconsistencias, la aplicación vuelve a validar antes de grabar y muestra el mensaje correspondiente, por ejemplo:

Finalmente, se realiza la grabación:

Note que al grabar, se calculan las notas finales. Cuando se tratan de notas literales, la nota final se corresponde con la nota del último criterio de evaluación.

a.

Cierre del registro de notas Como mecanismo de seguridad, el usuario puede dar por finalizado el registro de los mismos e indicar que no se permita modificar las notas ingresadas. Esto se hace con el botón de Cerrar registro. Cuando el usuario presiona este botón recibe la siguiente advertencia:

190


Si el usuario confirma, entonces se desactivan los botones de modificación.

Note que ambos botones se bloquean. El usuario no podrá modificar las notas a menos que sea liberado por un usuario de tipo administrador que tenga los suficientes privilegios.

b.

Generación de archivo Excel para carga de notas Como se mencionó anteriormente, el sistema puede generar un Archivo en formato Excel donde se generará un archivo que permita hacer la carga de notas.

Pulse la opción “Generar Archivo Excel”

Después de pulsa la opción “Generar archivo Excel” mostrara la siguiente ventana, donde primero tendrá que pulsar el botón guardar para que después pueda abrir el archivo donde podrá ingresar las notas en el archivo de Excel, este ingreso se realiza de la misma forma como vimos en el “5.16 Registro de Notas por Docente”

191


Un ejemplo de la hoja de cรกlculo que es descargada se muestra a continuaciรณn:

En cada hoja del libro (archivo Excel) se encuentra cada รกrea.

Este es un ejemplo de una hoja correspondiente a un รกrea determinada.

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En este sector el usuario debe ingresar las calificaciones de los estudiantes al finalizar el periodo.

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32. Registro de Notas por Docente Esta opción permite al docente ingresar las notas solo de las áreas que le fueron asignadas. Para acceder al Sistema de Información de Apoyo a la Gestión de la Institución Educativa – SIAGIE versión 2.0, debe escribir la siguiente URL (dirección web) en su navegador o browser de Internet: http://sistemas06.minedu.gob.pe/siagie2/ Dirección Web

Para acceder al sistema se requiere tener un usuario y clave.

La siguiente ventana muestra dos opciones donde el docente podrá ingresar las notas de las áreas que le fueron asignadas.

Datos del docente

Elegir una de las opciones

REGISTRO DE NOTAS POR DOCENTE

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El docente podrá registra las notas solo de las áreas que le fueron asignadas, podrá realizar el registro de forma directa al sistema o generar un archivo Excel.

Elegir el grado Elegir el diseño curricular

Numero de áreas asignadas al docente

Generar archivos Excel para el registro de notas

Para realizar el registro de notas en forma directa al sistema primero pulse la opción de “Num Areas Asignadas”, abrirá la siguiente ventana donde muestra todas las áreas correspondientes a un determinado grado.

Lista de secciones que el personal tiene a cargo en el grado seleccionado. Lista de áreas que el docente tiene a su cargo en la sección seleccionada

Note que cuando aparece la etiqueta de Evaluado no podrá tenerse acceso al registro de las notas. Las notas sólo son posibles de actualizar siempre y cuando el periodo dentro de la IE se encuentre En evaluación. Recuerde que los otros dos periodos son: Sin evaluar: Es el estado por defecto del período En procesamiento: Significa que ningún usuario puede registrar notas de evaluaciones.

Al ingresar al link EN EVALUACION se le mostrará la siguiente ventana donde se podrá registrar las notas de una determinada área por periodo.

195


Datos generales

Opci贸n para que no se pueda realizar modificaciones

Descripci贸n de los criterios Opci贸n para eliminar las notas

Pulse modificar para que pueda realizar el registro de las notas como se muestra en la siguiente ventana.

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Pulse grabar para que guarde las notas ingresadas

Al ingresar las notas que son menores a 10 serán en color rojo

Al ingresar las notas que son mayores a 10 serán en azul

Después de pulsar “Grabar” automáticamente generar la nota final para cada registro como se muestra en la siguiente ventana.

Notas Finales

Elimina todas las notas por asignatura

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En el caso que vaya realizar alguna modificación pulse la opción “Modificar”. Cuando el usuario este seguro que ha ingresado las notas correctamente debe pulsar la opción “Cerrar Registro”, esta opción bloquea las notas para que no puedan ser modificadas. Al final del listado en la columna correspondiente de cada criterio de evaluación podrá apreciar el ícono con el que se podrá eliminar todas las calificaciones de la columna. GENERAR ARCHIVO EXCEL Para generar el archivo Excel para el registro de notas pulse el icono

Generar archivo Excel

Cuando pulse la opción “Generar archivo de Excel” mostrara la siguiente ventana en la cual se tiene que elegir el periodo

Después de elegir el periodo pulse “Generar”

Después de pulsar “Generar” abrirá la siguiente ventana donde se generara el archivo Excel como se muestra en la siguiente ventana y luego pulse abrir.

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Después de pulsar “Abrir” mostrara la siguiente ventana en Excel donde el docente podrá ingresar las notas por asignatura.

Recomendaciones para el correcto registro de notas

Cada pestaña es un área

Cada pestaña tiene el identificador del Estudiante, el código del estudiante, nombre del estudiante así como los criterios de evaluación.

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Criterios de evaluaci贸n

Despu茅s de realizar el registro de notas debe guardar el archivo.

200


33.

Subir Notas desde Excel Esta opción permite importar la información de las notas de cada estudiante desde una hoja de cálculo previamente descargada desde el sistema. En la siguiente ventana se busca el archivo que se va importar, pulsando la opción de examinar abrirá la ventana en donde podemos buscar el archivo de Excel, al encontrarlo pulsamos el botón abrir.

Busque el archivo de excel

Pulse “Abrir”

Después de pulsar “abrir” se mostrara la siguiente ventana donde muestra el informe de carga

Informe de Carga Pulse “Cargar Notas” Pi Después de pulsar “cargar notas” le mostrara la siguiente ventana donde se encuentra la información de las notas que se han registrado.

201


Mostrara este mensaje si hay inconsistencias en el ingreso de notas

Informe de Inconsistencias

Ingrese las notas directamente

En el caso que ingresaron las notas erróneamente como por ejemplo el área de comportamiento solo acepta notas literales e ingreso numerales, pulse la pestaña “Informe de Inconsistencia” donde le mostrara la siguiente ventana donde se encuentra el detalle de todas las inconsistencias.

Relación de inconsistencias

Entre las inconsistencias más frecuentes que el sistema va a avisar se encuentran: 

Cuando la nota se encuentra en el formato incorrecto.

Cuando el código modular del estudiante pertenezca a otro estudiante.

Que el criterio de evaluación haya sido modificado

Usted puede corregir directamente las notas una vez cargadas y posteriormente pulsar el botón grabar o puede pulsar primero el botón grabar y después corregir las notas desde el sistema en ambos caso mostrara la siguiente ventana

En el caso que quiera realizar una nueva carga de un archivo Excel pulse la opción de “Nueva Carga”.

202


Opci贸n para realizar nueva carga

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34. Subir Notas desde Excel por Docente Esta opciรณn permite importar las notas de las รกreas que le fueron asignadas al docente desde una hoja de cรกlculo previamente descargada desde el sistema. Para acceder al Sistema de Informaciรณn de Apoyo a la Gestiรณn de la Instituciรณn Educativa โ€“ SIAGIE versiรณn 2.0, debe escribir la siguiente URL (direcciรณn web) en su navegador o browser de Internet: http://sistemas06.minedu.gob.pe/siagie2/ Direcciรณn Web

Para acceder al sistema se requiere tener un usuario y clave.

La siguiente ventana muestra la opciรณn para subir las notas des de un archivo excel.

Datos del docente

Opciรณn subir notas desde excel

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Después de pulsar la opción “subir notas desde Excel por docente” mostrara la siguiente ventana donde podrá buscar el archivo Excel para que lo pueda subir al sistema. El procedimiento es el mismo que vimos en el punto denominado Subir notas desde Excel, con la diferencia que se trata de únicamente las evaluaciones correspondientes a las secciones del personal de la IE.

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35. Registro de Apreciaciones de Docentes Esta opción permite actualizar las apreciaciones de los docentes que aparecen en la boleta de información (o libreta de notas), para lo cual se tiene que elegir el grado, sección y periodo.

Éste es el ícono que permite la descarga de archivo Excel para poder realizar un registro rápido de las apreciaciones del tutor.

Éste es el ícono que permite el registro directo de las apreciaciones

Existen dos modalidades de registro de las apreciaciones: a. Registro directo de apreciaciones desde el sistema. b. Registro de apreciaciones desde una hoja de cálculo.

Enseguida vamos a detallar el registro de cada una de estas modalidades Registro directo de apreciaciones desde el sistema Consiste en el registro de las apreciaciones a través del ícono que aparece a la izquierda de la lista de estudiantes: Después de pulsar en este ícono de “Registrar apreciaciones” nos mostrará la siguiente ventana donde se podrá registrar las apreciaciones por cada periodo.

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Pulse modificar para que pueda ingresar la información como se muestra en la siguiente ventana

Ingrese las apreciaciones del estudiante

Después de ingresar la información pulse el botón grabar, en el caso que quiera seguir ingresando información en los siguientes periodos pulse sobre cada uno de ellos y se habilitará el campo para que pueda ingresar la información.

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Las apreciaciones del docente se reflejan en la libreta de cada Estudiante como se muestran en la siguiente ventana.

Apreciaciones del Docente

Registro de apreciaciones desde una hoja de cálculo. En la parte superior encontrará un botón “Generar plantilla Excel”, el cual le permitirá descargar un archivo Excel conteniendo el listado de estudiantes.

208


Aparecerá una ventana emergente como la siguiente:

Dependiendo del tipo de explorador que esté usando, la forma de esta ventana puede variar. Usted debe pulsar Guardar. No debe cambiar el nombre del archivo.

El nombre del archivo que se indica tiene esta estructura: RegApreciaciones_14236150_F02011T1123A_57520 Posiciones Del 1 al 17

Del 18 al 27

Del 28 al 39

Del 40 al 44 Del 45 al 48

Descripción Identifica que se trata de un archivo de carga de apreciaciones Es el código modular, el anexo de la institución educativa y un separador.

Ejemplo RegApreciaciones_

Nivel educativo, año académico, periodo de evaluación, código de grado y código de sección. Numero aleatorio generado Es la extensión del archivo

F02011T1123A

03254640_

57520 .xls

Al abrir el archivo Excel se mostrará como sigue:

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La hoja inicial denominada Generalidades, muestra información general de la sección. Esta primera hoja no puede ni debe ser modificada. La segunda hoja denominada Estudiantes, se muestra el listado de todos los estudiantes de la Institución Educativa. Por ejemplo:

Columna donde se deben registrar las apreciaciones del tutor.

En estas columnas se muestran los apellidos y nombres, código de estudiante. Una vez guardado el registro, con las apreciaciones ingresadas, usted debe cerrar el archivo Excel. Luego podrá cargar la información al sistema mediante el botón de se va a mostrar la siguiente ventana:

. Al pulsar este botón

210


Ingrese el nombre del archivo Excel donde realiz贸 la actualizaci贸n.

Concluida la operaci贸n el sistema mostrar谩 una lista de las apreciaciones previamente realizadas. La ventana es similar a la siguiente:

211


36.

Procesar Notas Esta opción permite realizar el cálculo de las notas de los estudiantes durante el año académico en curso, tanto para las fases regulares y de recuperación. Este proceso tiene las siguientes características:  Se ejecuta centralizadamente. Es decir desde la estación del usuario, se emite la orden de ejecución del proceso y un servidor central realiza el cálculo y la actualización de los datos.  Es asíncrono. Significa que el usuario puede seguir ejecutando otras operaciones mientras que el servidor va realizando el cálculo correspondiente. Por estas dos razones existe el botón de “refrescar tablero” mediante el cual el usuario puede actualizar la información que se muestra en la pagina una vez que sea emitido una orden de procesamiento de notas. El usuario debe indicar el año académico, diseño curricular y la fase que desea realizar el cálculo de notas. FASE REGULAR Al ingresar a esta opción se muestra por defecto seleccionada la fase regular, tal como lo muestra la siguiente pantalla:

Porcentaje de avance

Esta ventana se divide en siete columnas para cada uno de los periodos del año académico a)

La primera y segunda columna se refiere al identificador (ID) y nombre del periodo del año académico.

b)

La tercera columna se refiere al “estado del periodo”. En esta columna los estados posibles son: 

Sin evaluar: Cuando no se ha evaluado el periodo.

En evaluación: Cuando se está evaluando a los estudiantes durante el periodo. Solo se pueden procesar notas finales y generar libretas si el estado del periodo está En evaluación.

Evaluado: Cuando el periodo ya se encuentra evaluado.

212


La cuarta columna se refiere al “proceso notas finales” que consiste en obtener la nota final por área de cada estudiante en el periodo seleccionado. También este proceso calcula estadísticas de la sesión que posteriormente se reflejará en la boleta de notas.

c)

Al culminar un proceso el cálculo de notas el sistema emite un informe que es similar que se muestra en la ventana siguiente

Informe de Proceso de Cálculo de Notas

Datos de la fecha, hora y usuario que ejecuto el proceso

Enlace Informe de Proceso Cálculo de Notas. Datos de la secuencia de proceso seguida (grados, secciones, número de estudiantes)

d)

La quinta columna es “Procesos previos” se refiere a los procesos que se deben realizar antes de generar la libreta de calificaciones correspondiente al último periodo y solo se activa para el último periodo del año académico en curso. Este proceso consiste en actualizar la situación del estudiante una vez terminada la fase correspondiente aplicando las reglas de promoción y repitencia que han sido definidas previamente. El sistema aplica las reglas de promoción de repitencia estudiante por estudiante. Las reglas de promoción y repitencia se definen centralizadamente.

Procesos previos. Aplica las reglas de promoción y repitencia

Al pulsar el botón de Procesos Previos se muestra la siguiente pantalla:

213


Con este botón es posible consultar el estado de cada proceso.

Después de pulsar Procesar se realizará el proceso en la secuencia indicada como se muestra en la siguiente ventana, el proceso habrá terminado cuando todos los procesos estén en el estado de Conforme.

Así mismo se puede consultar el informe del proceso:

e)

La sexta columna se refiere a la generación de libretas de los estudiantes. Este proceso consiste en la generación interna de un archivo PDF conteniendo la información impresa en la libreta correspondiente al periodo en curso. Este archivo PDF, una vez generado, puede ser consultado en cualquier momento por el familiar del estudiante o el docente. Para manejar la concurrencia, se usa un mecanismo de encolamiento del proceso de generación de boletas. Este mecanismo consiste en que una vez que el usuario confirma el proceso, éste debe entrar a una cola que va manejando el inicio del procesamiento. Por ejemplo, este aviso se muestra cuando el usuario pulsa el botón de Generar boletas.

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Si el usuario refresca el tablero podrá notar que se muestra una esfera verde o amarilla según sea el caso:

Verde: Indica que el proceso de generación de boletas ya se viene ejecutando Amarillo: Indica que el proceso de generación de boletas está esperando que culminen otros que ya están siendo procesados. Note que en la parte inferior aparece una leyenda También aparece una etiqueta que indica el Orden en cola. Este orden indica la posición en la que se encuentra el proceso. Un valor elevado indica que el proceso va a demorar en iniciar. Cuando ya un proceso es iniciado, entonces es posible ver el porcentaje de avance. Al finalizar este proceso el sistema también muestra un informe similar al siguiente:

215


Pulse el icono de impresora y abrirá la siguiente ventana f)

La séptima columna se refiere a la impresión del reporte consolidado de notas correspondiente a un periodo determinado. Cuando se pulsa el ícono de la impresora aparece la siguiente ventana en donde puedes seleccionar el grado y sección para que genere el reporte del consolidado de evaluaciones, seleccione el orden de la lista de estudiantes que puede ser por Numero de Orden o por mérito.

Seleccione el grado

Seleccione la sección

Pulse mostrar reporte y le mostrara la siguiente ventana

Después de pulsar la opción “Mostrar Reporte” mostrara la siguiente ventana en donde muestra el consolidado de evaluaciones.

216


Áreas y criterios de evaluación.

Nota: El control a nivel de Fases está determinado por su estado.

Por ejemplo vemos en la figura arriba que el estado de la Fase Regular está CERRADO, de esta forma no se podrá realizar acción alguna sobre el Procesamiento de notas en esta fase.

217


Proceso de generación de pre-matrícula. Este proceso consiste en la preparar la información de los estudiantes que han salido como aprobados y desaprobados en el año académico en curso, para que puedan ser matriculados en el siguiente año académico. Como requisitos básicos para que se pueda ejecutar este proceso se tiene: Requisito 01: Todos los periodos deben estar en el estado de Evaluado.

Los estados se encuentran como Evaluados.

Cuando el estado se encuentra en evaluado Recién se activan el botón Requisito 02: El año académico siguiente al año en curso en la IE debe existir. Asegúrese de ello, de lo contrario, el sistema le mostrará un mensaje similar al siguiente y no podrá realizar este proceso:

218


Requisito 03: Al menos debe existir una sección para cada grado a donde serán promovidos los estudiantes. Requisito 04: El año académico subsiguiente debe estar creado y activo, de lo contrario el proceso no será completado y se mostrará el siguiente mensaje:

Ya en la ejecución misma del proceso, al presionar el botón, se muestra el siguiente mensaje:

FASE DE RECUPERACION Este proceso permitirá obtener el resultado final de los estudiantes que han llevado el PRA (Proceso de Recuperación Académica) y de los cuales se haya registrado sus notas de áreas a cargo.

Al presionar el botón nos muestra una ventana de confirmación de la ejecución del proceso.

219


220


37. Proceso Disgregado de Notas En opción permite procesar las notas de forma específica a un grado, una sección, o hasta a un estudiante en particular. Se debe tener presente que el sistema en esta opción estará validando que solo un proceso por IE se esté ejecutando. En caso que diferentes usuarios procesen información el sistema va a emitir el mensaje correspondiente, permitiendo solo un procesamiento. Este proceso se encarga secuencialmente de obtener las notas finales, generar las estadísticas de la sección y generar las libretas de calificaciones. La pantalla de registro es como sigue:

Sector de selección de estudiantes para procesar

Sector de selección.

Sector de procesamiento Lista de los procesos que fueron ejecutados anteriormente Muestra el estado Los datos que se seleccionan en esta ventana son: Diseño Curricular Fase

Escoger el diseño curricular

Período

Escoger un periodo

Criterio de Selección

Escoger una opción para procesar las notas

en que se encuentra el registro

Primer Criterio de Selección: Grados

221


El primer criterio es por Grados, para lo cual se tiene que seleccionar la opción “Por grados”, este criterio solo va procesar las notas de los grados q vayamos a seleccionar Después de seleccionar la opción “Por grados” podemos observar todos los grados del año académico en el sector de selección. Posteriormente seleccione los grados de los cuales va generar las notas como se muestra en la siguiente ventana.

Después de seleccionar los grados pulse la opción “Procesar Notas”, esta opción se va encargar de procesar las notas solo de los grados que hemos seleccionado, se debe pulsar la opción de “Refrescar tablero” para que actualice estado del proceso de las notas como se muestra en la siguiente ventana.

Pulse esta opción para actualizar el % de avance

% de Avance

Selección los grados Cuando el Estado llegue a %100 se habrá completado el proceso de las notas

Segundo Criterio de Selección: Secciones.

222


Selección la opción “Por secciones” y mostrará la lista de secciones como se puede observar en la siguiente ventana, seleccione las secciones de las cuales se quiere generar las notas.

Seleccione las secciones

Después de seleccionar las secciones pulse la opción “Procesar notas” esta opción se encargara de realizar el proceso de las notas solo de las secciones que fueron seleccionadas. Tercer Criterio de Selección: Estudiantes. Permite el proceso de notas y generación de libretas por un grupo de estudiantes determinado.

Sector de búsqueda de estudiantes

Usted puede ubicar los estudiantes que desea procesar, por ejemplo:

Presione la tecla DEL para eliminar el estudiante de la lista.

223


Si el usuario debe ingresar más de tres caracteres para buscar, sino se emitirá este mensaje

Finalmente, es posible consultar el historial de los procesos disgregado que se hayan ejecutado.

Para ver un informe detallado del procesamiento, se puede acceder al link “Ver Informe”.

224


38. Impresión de Boletas de Información Esta opción permite imprimir las boletas de información de calificación de los estudiantes para lo cual tiene 3 opciones de búsqueda: por grados, por secciones, por estudiante. Inicialmente, se solicita determinar el periodo que corresponden las boletas:

Cuando el periodo se muestra en letra cursiva, no se puede tener accesos. Consulte con el administrador del sistema en la IE. Es probable que no se haya realizado el proceso de generación de boletas de información o que el período se encuentre EVALUADO.

En el proceso de cálculo de notas se deberá llegar hasta la Generación de boletas

Este proceso debe ser completado para que se pueda tener acceso a seleccionar el periodo.

Regresando a la impresión de boletas, se indica el criterio de selección.

Seleccione uno de los 3 criterios y pulse “Generar archivo de impresión”

En el caso que haya elegido el criterio de selección la opción “Por Grados” le mostrara la siguiente ventana:

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Puede seleccionar un grado o varios y luego pulse la opción “Generar archivo de impresión”

También existe la opción de selección “Por secciones”

Puede seleccionar la sección de un grado o varias secciones de diferentes grados y luego pulse “Generar archivo de impresión”

La última opción de selección es “Por estudiante”

Ingresar los datos del estudiante y pulse buscar

Después de Ingresar los datos del estudiante y pulsar buscar abrirá la siguiente ventana en la cual aparece el registro del estudiante que estamos buscando

226


Pulse sobre el registro y este se pasara a la parte izquierda como se muestra en la siguiente ventana Para elegir alguno de los estudiantes basta con hacer clic, sobre alguno de ellos.

Puede pasar uno o varios registros y finalmente pulse “Generar archivo de impresión” Finalmente es posible visualizar y posteriormente imprimir las boletas de calificaciones, presionando el botón de Generar archivo de impresión.

227


228


39. Acta consolidada de evaluación (r2.5.5) Esta opción permite emitir las actas consolidadas de evaluación de las secciones pertenecientes a una institución educativa. También permite remitir estos formatos oficiales para su correspondiente aprobación en la UGEL/DRE o municipalidad a la que está adscrita la IE. Emisión del formato impreso del acta consolidada de evaluación. Al ingresar a esta opción se muestra la siguiente ventana:

Primero tiene que seleccionar el grado y la sección cuyas actas desee generar.

Se debe marcar este check siempre que se esté seguro que el acta está bien hecha.

Selecciona el formato: Acta Final, Subsanación, Recuperación o Postergación.

Debe seleccionar el diseño curricular, la fase, el grado, la sección y la fecha de emisión del formato a generar y luego de presionar el botón Generar Acta, se muestra un acta que tiene un sello de agua, tal como se muestra a continuación.

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El formato de actas varĂ­a de un aĂąo a otro. Por favor, verificar.

Note que existe un sello de agua que indica que el acta es un Borrador, por lo tanto no sirve para ser gestionado.

230


4

La imagen de la cara posterior del acta consolidada de evaluación es similar a la siguiente :

Se puede notar que se muestra un sello de agua que dice Borrador en una posición diagonal que indica que el formato no es definitivo. Para que sea definitivo, el usuario de la institución educativa debe remitirlo. NOTA: En caso exista alguna inconsistencia, en la información de las notas de los estudiantes, se le mostrará una ventana con el listado de inconsistencias, las cuales deberá resolver antes de generar el acta de evaluación.

4

El modelo de actas es diferente para los diferentes niveles educativos. 231


Remisión del formato de la acta de evaluación. Luego de pulsar el botón de Generar Nómina y de haber marcado el check de Generar Acta Oficial Final (lo cual significa que el usuario de la IE considera que está completa), el sistema mostrará el formato de acta en PDF pero esta vez sin el sello de agua.

Note que cuando el acta consolidada de evaluación es la oficial final , ya no se muestra el sello de agua.

Esta imagen del acta consolidada de evaluación es capturada y almacenada en la base de datos del sistema y también se impide posteriores remisiones del acta con la desactivación inmediata del botón

232


Generar Acta. Note también que no es posible volver a generar el formato de acta consolidada de evaluación de la sección en curso ya que la caja de check Generar acta oficial final queda bloqueada. Al seleccionar una sección, es posible saber si es que se ha generado el PDF correspondiente, Por ejemplo:

En este sector aparecen los formatos oficiales correspondientes a la sección.

Es posible eliminar el registro siempre y cuando no se haya enviado a la DRE/UGEL

Todos los formatos de actas consolidadas de evaluación generados pueden ser agrupados en una colección de envío para remitirlos a la UGEL u otro órgano de gestión que corresponda. Para agrupar formatos se debe pulsar el botón Envío de Actas a DRE/UGEL, con lo que aparece una ventana como la siguiente:

Es posible también ingresar un documento de referencia que puede ser el número de oficio de la IE con la que se envían los formatos.

Note que es posible armar un envío con formatos de actas de secciones de diferentes grados.

Al presionar el botón Confirmar se indica al sistema que las actas consolidadas de evaluación de las secciones seleccionadas serán incluidas en el envío que se está preparando. Note que si requiere incluir nuevas actas, es necesario volver a generar un nuevo envío. Aunque no es recomendable, es posible remitir en varios envíos todos los formatos oficiales de la IE. Luego de confirmar esta ventana, los formatos han sido remitidos a la UGEL y se ha generado un paquete de envío. Este es el número de envío.

Impresión del formato de envío. Finalmente, es posible también imprimir el formato de envío, con el fin de obtener un listado rápido de las actas que se vienen generando. Este formato puede ser usado como cargo en la entrega de los formatos

233


oficiales a la DRE/UGEL. Para proceder a la impresión se debe pulsar el botón Listar paquetes, de esta manera:

Luego de seleccionar el envío y pulsar el ícono de la impresión, es posible obtener el listado mencionado:

En este momento, en la DRE/UGEL, se procederá a la aprobación (o rechazo) del acta consolidada de evaluación, luego de ello se podrá visualizar la situación en la que se encuentra dicho documento. Por ejemplo:

Esta es la situación del acta luego de la revisión

Al hacer clic en el botón de observaciones, se muestra la siguiente ventana.

234


235


40. Recuperación Subsanación Esta opción nuestra muestra la lista de estudiantes que requieren recuperación, examen y subsanación para lo cual primero tiene que seleccionar el grado y la sección

Después de seleccionar le mostrara el siguiente reporte, en este ejemplo lo estudiantes ya tienen su nota de subsanación

236


41.

Registro de Notas de recuperación y de áreas a Cargo y de recuperación Esta opción permite el registro de notas de los estudiantes que han pasado a la fase de recuperación de un año académico así como también las notas de las áreas a cargo (subsanaciones). Recuerde que las notas de subsanación de los estudiantes fueron registradas en la matrícula (o posiblemente fueron generados a través del proceso de Promoción y Repitencia) y corresponden a aquellas áreas que no fueron aprobadas por algún estudiante durante un año académico anterior. En la siguiente ventana se muestra el registro del área a cargo en la matrícula del estudiante:

Note que la matrícula el registro de las áreas a cargo corresponde a un año académico previo.

Es necesario tener en cuenta los siguientes conceptos asociados al tipo de notas que se registran en esta sección: Recuperación: Las notas de recuperación se dan en la fase del mismo nombre y corresponden a los estudiantes que están incluidos en una sección de recuperación. Es por esta razón que solo se activa este valor cuando la sección seleccionada es de recuperación. Examen de recuperación: El examen de recuperación se refiere a la nota final de la fase de recuperación. Es posible que algunos estudiantes no asistan a la IE durante la fase continua de recuperación, solo se presentan al final para dar este examen. Subsanación: Las notas de subsanación corresponden a áreas que el estudiante no ha podido aprobar en años anteriores tanto en la fase regular como en la de recuperación. Un estudiante puede arrastrar solamente un área para recuperación. Regresando a esta opción, en primera instancia se muestra la siguiente ventana:

237


Se debe elegir la sección que se desea ingresar las notas de áreas a cargo así como también elegir también el tipo de nota que se va a registrar.

a.

Procedimiento de registro de notas de recuperación. La fase de recuperación tiene lugar después de la fase regular dentro del mismo año académico y generalmente se extiende a los primeros meses del año cronológico siguiente al año académico en curso.

Para el registro de las notas de recuperación se debe seleccionar un grado y sección de recuperación. Para ver cómo se crean las secciones de recuperación, puede revisar el instructivo de la opción Grados y Secciones. En la siguiente figura se presenta un ejemplo de una IE que ya ha configurado sus secciones de recuperación:

238


Secciones de recuperación

Por lo tanto en la sesión se puede notar la presencia de estas secciones:

Secciones de recuperación

Note que al seleccionar una sección de recuperación el sistema solamente va a permitir que se registre solo notas de recuperación y de examen de recuperación.

Este es el periodo de tiempo que corresponde a la fase de recuperación. El registro de notas de recuperación y de examen de recuperación debe hacerse dentro de este plazo.

239


Para actualizar las notas de recuperación pulse el botón Modificar, con lo que se va a activar la lista de la siguiente manera:

Registre acá la fecha en la que el estudiante rindió el examen de recuperación. Registre acá la nota obtenida por el estudiante. Una vez actualizadas las notas de recuperación se debe pulsar el botón Grabar. Con lo que la pantalla vuelve a un estado de deshabilitado y los datos son preservados. b.

Procedimiento de registro de notas examen de recuperación. Este procedimiento es similar al precedente con la diferencia que solo son incluidos aquellos estudiantes que se han asociado al examen de recuperación, mediante la opción Grados y Secciones:

El registro de notas se realiza de forma similar.

240


c.

Procedimiento de registro de notas de subsanación Este registro de notas tiene lugar durante la fase regular del año académico y aplica para aquellos estudiantes que obtuvieron áreas de subsanación ya sea por el proceso de notas de la fase regular o recuperación en algún año precedente, en el mismo nivel educativo. También aplica para aquellos registros de áreas a cargo en la opción de matrícula de estudiantes. El registro de notas se realiza de forma similar a los anteriores procesos mencionados.

d.

Listado de registro de notas de recuperación y subsanación. Mediante el botón Imprimir es posible obtener el reporte de las situación de los estudiantes de una IE con respecto a los diferentes tipos de nota abordados en este capítulo. Al pulsar este botón se muestra una ventana similar a la siguiente:

El usuario puede optar por imprimir la información de toda la IE o lo correspondiente a un grado y una sección.

El reporte es similar al siguiente:

241


242


42. Reporte Recuperación y Subsanación Este reporte nos muestra la lista de estudiantes que tienen recuperación/subsanación. Seleccione el año académico como se muestra en la siguiente ventana:

Seleccione año académico y haga click en Mostrar reporte

Después de seleccionar el año académico y hacer click en el botón “Mostrar Reporte” le mostrara la siguiente ventana:

En este ejemplo hay un estudiante que tiene nota de recuperación

Nota y fecha de recuperación

243


43. Emisión del ROD Esta opción permite emitir el registro Oficial Docente el mismo que contiene las calificaciones de los estudiantes de cada sección de la institución educativa

d.

Agregar Período por IE.- Para agregar el período por IE debe pulsar el botón Agregar y luego ingresar los datos a continuación descritos. Para grabar los datos pulse el botón Grabar.

Los datos que se registran en este mantenimiento son: Tipo Período

Listado de tipo periodo. Puede ser:

Fecha Inicio Fecha Fin Estado

Calendario fecha inicio del período de evaluación Calendario fecha fin del período de evaluación Estado de la etapa de evaluación

En el inicio del año académico, se recomienda mantener el periodo como Sin Evaluar. Posteriormente, al iniciarse el proceso de evaluación y la posterior culminación se deberá cambiar este estado, respectivamente a En evaluación y Evaluado.

Finalmente, queda la siguiente ventana.

Enlace Modifica Período Evaluación

244


El sistema va a validar que las fechas de inicio y fin no se traslapen y evitar que se registre esa inconsistencia. Por ejemplo, en la siguiente ventana:

e.

Modificar Período por IE.- Para modificar el período por IE ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna “ID” para realizar los cambios.

f.

Eliminar Período por IE.- Para eliminar el período por IE ubique el registro y luego pulse el botón Eliminar (símbolo del aspa).

245


44. Evaluación Rendimiento Académico Esta opción permite registrar los períodos de evaluación (por ejemplo: Primer Bimestre) para el Período Educativo (por ejemplo: Bimestral) elegido y dentro de los cuales se desarrollará las actividades del Año Académico.

246


45. Actualización de estudiantes por programa Esta opción permite realizar la actualización de estudiantes por programa que la Institución Educativa tenga asociada. Esta opción es útil cuando si se desea realizar una rápida identificación en el sistema de los estudiantes asociados

La actualización de los estudiantes matriculados en un año académico en particular es de forma masiva. Inicialmente se mostrará lo siguiente:

v)

Se descarga la plantilla con la opción Generar plantilla Excel. Entonces se va a descargar un archivo Excel.

El usuario puede abrir o guardar el archivo que se descarga, solo tenga en cuenta únicamente que no debe cambiar el nombre del archivo debido a que es mediante el nombre del mismo que la información allí contenida actualizará los datos correctamente. El nombre del archivo tiene esta estructura: Posiciones Del 1 al 22 Del 23 al 31

Del 32 al 35

Descripción Identifica que se trata de un archivo de carga de DNI Es el código modular, el anexo de la institución educativa. Es el código del programa social y un separador

Ejemplo EstudiantesPorPrograma_ 03254640

001_

247


Del 36 al 40 Del 41 al 45

Es un numero aleatorio Es la extensión del archivo

16091 .xls

Por ejemplo, al pulsar el botón Guardar, se muestra la siguiente ventana que solicita el registro de la ruta

Se puede indicar cualquier otra ruta y el usuario puede optar por crear subdirectorios por grados, por ejemplo.

w)

Al abrir el archivo, se muestra lo siguiente: La hoja inicial denominada Generalidades, muestra información general así como también las listas correspondientes que controlarán el registro de los estudiantes. Esta primera hoja no puede ni debe ser modificada.

La segunda hoja denominada EstudiantesPorPrograma, se muestra el listado de todos los estudiantes de la Institución Educativa.

248


Columna donde se debe indicar si el estudiante pertenece al programa.

x)

Una vez guardado el registro, usted debe cerrar el archivo Excel. Luego podrá cargar la información al sistema mediante el botón de Carga Nómina de Excel.

y)

Concluida la operación el sistema mostrará una ventana de confirmación:

Para comprobar la actualización puede revisarse desde la ventana de Matricula de estudiantes, pestaña de “Otros datos”.

249


250


46. Justificación de Inasistencias y Tardanzas Mediante esta opción el usuario de la IE podrá aprobar (o denegar) una justificación realizada por un familiar que es usuario del sistema. El sistema mostrará en pantalla todas las solitudes ingresadas en el sistema. Por ejemplo:

Esta justificación corresponde a las siguientes inasistencias:

Estas son las inasistencias que serán justificadas.

Para proceder se deberá hacer clic en el Id que corresponda y saldrá una ventana como la siguiente:

251


En esta ventana se ven los datos de la justificaciĂłn realizada por el familiar del estudiante y se permite al usuario de determinar el estado de la solicitud (aprobado o denegado) asĂ­ como tambiĂŠn la respuesta del usuario.

Se debe colocar una respuesta tras el registro.

Finalmente al grabar el registro, las inasistencias se marcan como inasistencias justificadas automĂĄticamente. De esta manera:

Estas son las inasistencias justificadas.

252


47. Resoluciones IE Esta opción permite registrar las resoluciones que la institución educativa va generando y que sirven en proceso administrativo de matrícula y demás funcionalidades que progresivamente se vayan incluyendo en el sistema. Al ingresar a esta opción el sistema muestra una página con el listado de las resoluciones registradas. Inicialmente la lista está vacía.

Al agregar una nueva resolución aparece la siguiente ventana para registrar los datos de una resolución.

Los datos que se registran en esta ventana son: Id resolución Tipo resolución

No está disponible para ingreso por el usuario. Dependiendo del tipo de resolución se activará la finalidad. El tipo de resolución identifica el alcance que tiene las resoluciones siendo registradas.

Finalidad

Por ejemplo para una resolución jefatural se activan estas finalidades.

253


N° resolución Fecha de aprobación Responsable Fecha de inicio

Fecha de fin Descripción Texto resolución

Indique el número de resolución Es la fecha en la que se aprobó la resolución Es el personal de la IE que se hace responsable de la resolución. Es una fecha de control que permite agrupar los registros de interés de la resolución, según la finalidad de la resolución. Por ejemplo, si se trata de una resolución con la finalidad de matrícula adicional, entonces esta fecha corresponderá al inicio del rango para agrupar las matrículas. Al igual que el campo anterior, corresponde al rango final de agrupación. Es una descripción breve o resumida de la resolución. Es el texto de la resolución

Al grabar la resolución, automáticamente se actualiza la lista de resoluciones.

Mientras la resolución esté como registrada, podrá ser eliminada.

Note el ícono siguiente . Indica que la resolución tiene una finalidad que obliga al usuario a trabajar con la información contenida en el sistema. En este caso se trata de una resolución de matrícula, por lo tanto se solicita el registro de las matrículas asociadas. Al pulsar en este ícono se muestra la siguiente ventana:

254


Al presionar el botón Agregar, se muestran las matrículas nuevas que se encuentren en el rango de fechas de control y por defecto aparece marcado el check para ser agregadas.

En el caso que se desee ir agregando matrículas de acuerdo a un criterio de agrupación en especial, podrá ir filtrando seleccionando la opción Filtrar, lo cual permitirá seleccionar ya sea, grados secciones o estudiantes.

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Si selecciona el filtro por grados

Si selecciona el filtro por secciones

Si selecciona el filtro por estudiantes. Se puede buscar por apellidos y nombres o por c贸digo de estudiante:

Al presionar el bot贸n Grabar, se confirma a las matr铆culas de estudiantes y son cargados a la resoluci贸n, apareciendo de la siguiente manera:

256


Fíjese en la leyenda, el engranaje más oscuro significa que la resolución se encuentra en el estado de registrado.

Procesar una resolución cuya finalidad es de matrícula implica que todas las matrículas asociadas son confirmadas y la resolución no podrá ser modificada. Para procesar una resolución usted debe hacer clic sobre el ícono del engranaje, el sistema le pedirá confirmar la acción.

Luego de esperar unos segundos, se emite un mensaje de culminación del proceso

La resolución pasa al estado de procesado y ya no podrá ser eliminada ya que desaparece el ícono de eliminación.

257


258


48. Rectificación de formatos oficiales Esta opción permite gestionar las solicitudes de rectificación de formatos oficiales, es decir nóminas de matrícula y acta de notas, llevando un control de los cambios realizados y haciendo participar en el procedimiento a la Instancia de Gestión Educativa Local, quien visa y aprueba la rectificación. Este procedimiento se lleva en dos etapas: La primera etapa consiste en que la Institución Educativa declara (o avisa) que va a corregir uno o más formatos ya aprobados con la consiguiente aprobación de la Instancia de Gestión Educativa Local correspondiente, quien “libera” los formatos para que puedan ser modificados. La segunda etapa consiste en que la Institución Educativa realiza la corrección sobre la información contenida en el formato, con lo que hace el envío del cambio realizado a la IGEL. Este procedimiento tiene lugar únicamente sobre formatos oficiales ya APROBADOS por la Instancia de Gestión Educativa local correspondiente. Primera Etapa: Solicitar la rectificación. Inicialmente muestra el listado de todas las solicitudes de rectificación de formatos oficiales generados por la institución educativa en el año académico en curso.

Registrar la solicitud de rectificación de formato oficial Al presionar el botón Agregar, aparece una ventana que permite registrar una nueva solicitud de rectificación de formato oficial, similar a la siguiente ventana:

Los datos que se solicitan son:

259


N° de Solicitud de Rectificación Tipo de formato Asunto referencia Fecha aprobación Motivo

Es un número autogenerado por el sistema. Es correlativo a la IE durante un año académico. Es el tipo de formato que se desea rectificar. Puede ser Nómina de matrícula o Acta de Notas Es un breve descriptivo o documento de referencia. Mediante este datos se ubicará fácilmente la solicitud. Es la fecha interna del sistema. Es un sustento a la rectificación.

Al pulsar el botón Grabar se tiene que se ha almacenado una nueva solicitud y el estado inicial de la misma es Registrada. En los siguientes pasos se indicará el proceso de gestión de esta solicitud. Note que cuando una solicitud se encuentra en el estado Registrada, entonces puede eliminarse en cualquier momento, por lo que el ícono de eliminación está activo: Remitir la solicitud de rectificación de formato oficial El siguiente paso consiste en remitir la información de los formatos que se pretende corregir (y que previamente ya han sido aprobados) hacia la Instancia de Gestión Educativa Local a la que pertenece jurisdiccionalmente la institución educativa. Para hacer ello, se debe hacer clic sobre el ícono tras lo cual aparece la venta que permite seleccionar el conjunto de los formatos oficiales (nóminas o actas) emitidos por la Institución Educativa que se desean declarar para modificación.

Al pulsar el botón Enviar, se deja notar el mensaje de confirmación, similar al siguiente:

Al pulsar el botón Aceptar se muestra el aviso que indica si la solicitud ha sido remitida.

260


Note que en este punto el estado de la solicitud está como Remitida y ya no es posible eliminar la solicitud (note también que ya no se muestra el ícono que permite la eliminación). Una solicitud de rectificación remitida debe procesarse a nivel de la IGEL (Instancia de Gestión educativa Local) hasta 5 que se sea aceptada por esta instancia . Segunda Etapa: Rectificar los formatos y enviar los cambios Una vez con la solicitud de rectificación aceptada es posible hacer el cambio de la información contenida en el formato. Si usted consulta cuál es la situación de un formato que se solicitó corregir aparecerá con el estado de Rectificado. Por ejemplo:

Note que el estado del formato tiene el valor de rectificado.

Regresando a la opción de Rectificación se puede notar que la solicitud ha sido aceptada por la IGEL correspondiente. Se nota que el ícono esta vez es , lo que indica que el usuario de la Institución Educativa puede realizar el cambio en la información contenida en el formato. La ventana se vería tal como sigue:

En este punto la solicitud ha sido aceptada y el usuario puede realizar las correcciones

Una vez modificada la información correspondiente (puede ser datos del estudiante, de la sección, delos familiares, etc.) el usuario debe ingresar a la opción y ubicar la solicitud de rectificación original. Al hacer

5

La IGEL va a recibir esta solicitud y con la información proporcionada va a aprobar (o rechazar) la solicitud. Si la solicitud es aprobada, entonces se el formato (nómina o acta) será liberado.

261


6

clic sobre el ícono del estado se muestra un mensaje que indica que se van a generar los formatos ya corregidos. El mensaje es similar al siguiente:

Si el usuario pulsa el botón Aceptar, entonces los formatos involucrados en la solicitud se van a generar (es decir, se van a imprimir y la imagen quedará registrada en el sistema). El usuario deberá refrescar la pantalla del Explorador para poder visualizar el cambio de estado (ícono correspondiente al estado Generado).

Si se consulta la situación del formato en la sección correspondiente ser verá de la siguiente manera:

Note que el sistema no sobrescribe el formato original.

Enviar la solicitud de rectificación de formato oficial El siguiente paso es enviar los formatos rectificados a la IGEL para que sean aprobados. El usuario debe hacer clic en el ícono correspondiente al estado Generado tras lo cual se muestra una ventana modal que incluye la lista de las secciones involucradas. De esta manera:

6

Generar puede ser tomado como sinónimo de “obtener la imagen del formato”.

262


Use la opci贸n de Generar si se desea volver a generar el formato seleccionado.

En esta ventana aparecen dos opciones Generar y Enviar. Por defecto, la ventana se muestra en la modalidad de env铆o. Se debe usar la opci贸n Generar si desea volver a generar el formato. Finalmente al enviar la solicitud, aparecer谩 el mensaje siguiente:

Note que el nuevo estado de la solicitud es Enviado: En este punto, la solicitud regresa a la IGEL con la finalidad de aprobar los formatos oficiales modificados.

263


49. Solicitud de traslado de estudiantes El traslado de estudiantes de una institución educativa (IE de origen) a otra (IE de destino), en condiciones normales, es un procedimiento que se resuelve a través de los siguientes pasos: a. b. c.

La IE de destino expide una constancia de vacante (con lo que se acredita que el estudiante sí puede ser aceptado en la IE de destino). La IE de origen registra un traslado externo de la matrícula del estudiante en SIAGIE. La IE de destino registra la matricula del estudiante en SIAGIE, obteniendo los datos desde el registro del paso b.

Sin embargo, en ocasiones el paso b no puede ser llevado a cabo en la IE origen, por varias razones, siendo la más frecuente el modo de funcionamiento de la IE: si tiene un funcionamiento básico, entonces el uso del sistema se limita a solo emitir las nóminas de matrícula y actas de evaluación, con lo que el usuario usa el sistema únicamente para estas opciones. Por lo tanto se hace necesario activar otro procedimiento que es el que se aborda mediante esta opción, en el que se prescinde de la actuación de la IE de origen y entra a tallar la Instancia de Gestión educativa Local. El procedimiento es el siguiente: a. b. c. d.

La IE de destino expide una constancia de vacante. La IE de destino registra y remite una solicitud de traslado de matrícula a la Instancia de Gestión Educativa Local de la IE origen. La Instancia de Gestión Educativa Local de la IE origen aprueba la solicitud, generando un traslado externo de matrícula en la IE origen. La IE de destino matricula al estudiante, obteniendo los datos desde el registro del paso c.

A continuación se va a detallar cómo se aplica el paso b de este procedimiento. El paso c va a ser abordado en el correspondiente manual de usuario de la instancia de gestión educativa local. Solicitar el traslado de matrícula desde la institución educativa de destino. El interesado por la matrícula del estudiante viene a ser la IE de destino. Al ingresar a esta opción, inicialmente no se muestra información alguna, lo que significa que durante el año en curso no se ha registrado ninguna solicitud de traslado en la IE.

Inicialmente no se visualizan solicitudes registradas.

Registrar la solicitud de traslado de matrícula. Al presionar el botón Agregar, aparece una ventana que permite registrar una nueva solicitud de traslado de matrícula de estudiantes, similar a la que aparece a continuación:

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Los datos que se solicitan son: N° de Solicitud Doc. referencia Código de matrícula

Detalle

Es un número autogenerado por el sistema. Es correlativo a la IE durante un año académico. Es un breve descriptivo o documento de referencia que puede ser por ejemplo, el número de la constancia de matrícula. El usuario debe buscar el estudiante que está siendo recibido en la institución educativa. Para ello debe activar el botón de ayuda, tras lo cual aparece una ventana que se asemeja a la siguiente ventana:

El sistema validará que no se pueda ingresar un estudiante matriculado en la misma IE. También se validará que la IE de origen (que aparece en la columna de “matriculado en” pertenezca al mismo nivel educativo de la IE de destino. Es un sustento para el traslado de la matrícula del estudiante.

Una vez finalizado el registro, la ventana de la solicitud puede quedar de manera similar a la siguiente:

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Al pulsar el botón Grabar se ha almacenado una nueva solicitud de traslado de matrícula y el estado inicial de la misma es Generada. Note que cuando una solicitud se encuentra en el estado Generada, entonces puede eliminarse en cualquier momento, por lo que el ícono de eliminación está activo: .

Haciendo clic en el link de número de solicitud, es posible modificar algún dato.

Si aparece el ícono, es posible la eliminación del registro.

Remitir solicitud de traslado de matrícula. Para remitir una solicitud, debe pulsarse el botón ícono de Estado, tras lo cual aparece la siguiente mensaje de confirmación:

Al presionar el botón Aceptar, se muestra el mensaje similar al siguiente (que indica que la solicitud ha sido remitida a la instancia de gestión educativa local correspondiente a la institución educativa de origen):

Una vez que se confirma la remisión, la solicitud no puede ser modificada por el usuario y el control de la misma pasa a manos del responsable de la instancia de gestión educativa local de la institución educativa de origen, para su revisión y correspondiente aprobación.

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Note que ya no puede modificar (ni eliminar) la solicitud de traslado.

Note que el ícono ha cambiado a Remitida (según la leyenda)

Tratamiento de las solicitudes de traslado de matrículas aceptadas. Una vez aceptada la solicitud en la instancia educativa local correspondiente a la IE de origen, el registro de la solicitud se mostrará con el ícono Aceptada:

Note que el ícono ha cambiado a Aceptada (según la leyenda)

En ese momento la IE destino puede proceder a realizar la matrícula del estudiante desde la opción correspondiente.

Al indicar el estudiante en la IE destino, se carga el grado y la ie de procedencia

Si la IE de origen ingresa a la opción de Traslado de estudiantes entonces podrá notar que existe un registro del estudiante que ha sido trasladado.

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Este es el estudiante que ha sido trasladado desde la instituci贸n educativa de origen.

De esta manera es posible realizar la matr铆cula mediante SIAGIE de un estudiante que se traslada, sin la intervenci贸n de la instituci贸n educativa de origen.

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GLOSARIO DE PREGUNTAS FRECUENTES 50. ¿Cómo hago para desactivar el bloqueo de ventanas emergentes en el navegador de internet?

Al hacer uso del SIAGIE versión 2.0 a través de un navegador de internet (por ejemplo Internet Explorer), en algunos casos el navegador no nos permite visualizar las ventanas emergentes que el sistema utiliza de manera concurrente para gestionar las opciones del sistema.

Mensaje de Bloqueo

En estos casos es necesario desactivar este bloqueo para lo cual seguimos la secuencia que se muestra a continuación pulsando el botón derecho de su mouse sobre el Mensaje de Bloqueo, lo cual muestra las opciones de configuración, debiendo desactivar el bloqueo existente tal como se muestra en la imagen.

Mensaje de Bloqueo

Pulsar con el botón derecho del mouse sobre el mensaje y desactive la opción de bloqueo.

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En caso usted utilice el navegador Mozilla Firefox, la secuencia para desbloquear ventanas emergentes es similar a las de Internet Explorer.

Mensaje de Bloqueo

En este caso es necesario desactivar este bloqueo para lo cual pulsamos el botón Opciones, lo que desplegará un menú y en el elegiremos “Permitir ventana emergente para….”, lo cual dejará sin efecto el bloqueo tal como se muestra en la imagen.

Mensaje de Bloqueo

Pulsar el botón Opciones y seleccionamos el mensaje Permitir ventana emergente.

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51. ¿Cómo organizar las ventanas de mantenimiento que provee el menú principal utilizando el navegador de Internet?

Cuando accedemos a las opciones del Menú Principal, por lo general el sistema nos apertura una nueva ventana de internet por cada opción de menú elegida, ello con la intención de independizar y hacer más flexible el ingreso de datos y la configuración de cada opción de mantenimiento del sistema.

Ventanas de internet por cada opción del menú

Para aquellos usuarios que trabajen con el navegador de páginas web: Internet Explorer 7 (versión 7 ó superior) o aquellos usuarios que utilicen Mozilla Firefox, tienen la posibilidad de organizar las ventanas de trabajo del sistema por medio de solapas integradas en el mismo navegador de páginas web, de modo que la gestión del sistema se realice utilizando una sola ventana de internet.

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(1) Pulse el botón derecho del mouse sobre la opción del menú.

(2) Del menú contextual seleccione la opción Abrir en una nueva pestaña

Al organizar las ventanas de esta manera, la gestión de las mismas se realiza en una sola ventana y por medio de solapas o pestañas que proporcioan el navegador de internet.

Opciones del Menú Principal

Ventanas de internet organizadas en solapas ó pestañas.

52. ¿Qué hago si la ventana principal del sistema le aparece con opciones sobrepuestas? Si las opciones estan sobre puestas como se muestra en la siguiente ventana, esto se debe a la incopatibilidad del explorador

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Opciones sobre puestas

Para solucionar la incompatibilidad lo único que tiene que hacer en lo siguiente:

Pulse la opción de “Vista de compatibilidad”

Después de pulsar la opción de “Vista de compatibilidad” mostrara la ventana arreglada donde ya no están sobre puestas las opciones

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Manual se siagie 2.5.9