Issuu on Google+

Monogr谩fico: Integraci贸n de Office 2010


Integración de Office

AURKIBIDEA / INDICE

1

INCRUSTAR Y VINCULAR ELEMENTOS ........................................................................... 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6

2

WORD - COMBINAR CORRESPONDENCIA ...................................................................... 3 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11

3

Introducción ............................................................................................................... 1 Incrustar un objeto visualizando el contenido ............................................................ 1 Crear un vínculo a un objeto visualizando su contenido .......................................... 2 Incrustar un objeto visualizando como icono ............................................................. 2 Editar un objeto incrustado ........................................................................................ 2 Editar un objeto vinculado ......................................................................................... 2

Creación del documento principal ............................................................................. 3 Elegir origen de datos ................................................................................................ 5 Introducción de los registros de datos ....................................................................... 6 Trabajo con documentos principales ......................................................................... 7 Vista previa de la carta con los campos combinados .............................................. 12 Combinación de documentos .................................................................................. 12 Selección de registros para combinar correspondencia.......................................... 14 Asociación de una fuente de datos existente .......................................................... 16 Personalización de documentos mediante campos ................................................ 17 Creación de etiquetas .............................................................................................. 20 Creación de Sobres ................................................................................................. 21

ACCESS .............................................................................................................................. 23 3.1 3.2 3.3 3.4

Lantik

Tablas ...................................................................................................................... 23 Importar datos .......................................................................................................... 23 Exportar datos .......................................................................................................... 29 Vincular tablas ......................................................................................................... 30


Integración de Office

1

INCRUSTAR Y VINCULAR ELEMENTOS

1.1

Introducción

Si se utilizan las funciones de incrustación y vinculación de objetos disponibles en cualquier aplicación de Microsoft Office, se puede incluir información de un documento creado con otra aplicación, por ejemplo se podrá incluir una hoja de cálculo de Microsoft Excel y un gráfico de PowerPoint en un documento de Word. Vincular e incrustar son dos formas de intercambiar información entre documentos realizados con diferentes aplicaciones. Se utilizará la vinculación cuando se desee que la información se actualice siempre que varíen los datos del documento origen. Utilizar la incrustación cuando se desee modificar la información sin modificar el fichero origen o si cree que este no estará disponible

1.2

Incrustar un objeto visualizando el contenido

Incrustar significa insertar información, por ejemplo un gráfico de Microsoft PowerPoint en otro documento de otra aplicación por ejemplo en Microsoft Word. La información incrustada se vuelve parte del nuevo documento. Para modificar el objeto incrustado únicamente hay que hacer doble clic encima de el y a continuación se abrirá la aplicación con la que fue creado o un visor de dicha aplicación. Cuando se termine de modificarlo y se vuelva al documento el objeto contendrá todos los cambios que se hayan hecho. Una de las formas de incrustar un objeto es la siguiente: 1. Colocar el punto de inserción donde se desea incrustar el objeto. 2. Seleccionar la ficha Insertar en la cinta de opciones, botón Objeto: 3. Para crear un nuevo objeto seleccionar la ficha Crear Nuevo, o para insertar un archivo ya creado, ir a la ficha Crear desde un archivo.

4. Seleccionar el nombre de archivo y Aceptar.

La otra forma sería: 1. Copiar el archivo desde el explorador de Windows 2. Pegar en el documento de Word

Lantik

1/30/


Integración de Office

1.3

Crear un vínculo a un objeto visualizando su contenido

Si se ha elegido la pestaña Crear desde archivo, para que se convierta en un vínculo, sólo habrá que marcar: “Vincular al archivo”

1.4

Incrustar un objeto visualizando como icono

En cualquiera de las dos ventanas que se abren al insertar el objeto, marcar la opción “Mostrar como icono”. Si se ha escogido la opción de copiar y pegar el archivo, en vez de utilizar la opción de Pegar, elegir Pegado especial.

Al igual que en los casos anteriores, en esta ventana aparecen también las opciones “Pegar vínculo” y “Mostrar como icono”.

1.5

Editar un objeto incrustado

Para poder editar un objeto incrustado hay que hacer doble clic encima del objeto. Algunas aplicaciones abren una ventana separada para la edición, otras en cambio, sustituyen temporalmente algunos de los menús y barras de herramientas de Word por los de la aplicación fuente. Si la aplicación abre una ventana, se puede volver a Word seleccionando la opción de menú Archivo-Salir. Si la aplicación sustituye los menús y barras de herramientas de Word, puede volver a Word haciendo doble clic fuera del objeto incrustado.

1.6

Editar un objeto vinculado

Para modificar el objeto vinculado propiamente dicho, seleccionarlo y elegir el nombre del objeto en el menú Edición. Por ejemplo si se selecciona un vínculo con una hoja de Microsoft Excel. Si se selecciona este comando y se elige después Editar del submenú que aparece junto a él, se abrirá la aplicación fuente para el proceso de modificación. Para actualizar un vínculo, volver a conectarlo o romperlo, elegir la opción de menú Edición-Vínculos, efectuar los cambios pertinentes y seleccionar Aceptar.

Lantik

2/30/


Integración de Office

2

WORD - COMBINAR CORRESPONDENCIA

La combinación de correspondencia permite enviar cartas que son prácticamente idénticas en su contenido. Con Word se puede crear un documento combinado, en el cual se combina la información personalizada con el texto estándar o repetitivo. De esta forma, se puede atender a una correspondencia abundante sin olvidar el toque personal de cada carta. El procedimiento de combinar correspondencia implica combinar un documento principal con una fuente de datos. El Documento Principal contiene el texto y otros elementos fijos (marcos, imágenes, etc…), así como los campos de combinación. La Fuente de Datos contiene una lista de datos, por ejemplo los nombres y direcciones de un grupo de clientes. Cuando se combina correspondencia Word genera un documento con cada elemento de la fuente de datos (por ejemplo una carta para cada cliente). Cada documento contiene texto y elementos fijos que toma del documento principal, y texto variable que toma de la fuente de datos. Las opciones de combinación de correspondencia son muy amplias.

2.1

Creación del documento principal

Crear un documento principal es tan sencillo como escribir una carta. Escribir el texto y otros elementos fijos. Los campos de combinación se incluirán más adelante. El procedimiento para la creación del documento principal es el siguiente: En la pestaña Correspondencia de la cinta de opciones, pulsar sobre Iniciar combinación de correspondencia.

En este caso hay 2 posibilidades: Realizar la combinación utilizando los botones de la ficha Correspondencia, eligiendo en este desplegable el tipo de archivo (Carta, Mensajes, Sobres, etc…) y continuando con el proceso. Realizar la combinación utilizando el asistente, seleccionando en este desplegable, “Paso a paso por el asistente para combinar correspondencia”.

Lantik

3/30/


Integraci贸n de Office

Paso 1 de 6

Paso 2 de 6

A continuaci贸n se selecciona el Documento Inicial. Se puede utilizar el documento que se tiene abierto o bien comenzar a trabajar desde otro tipo de documento o plantilla.

Lantik

4/30/


Integración de Office

2.2

Elegir origen de datos Paso 3 de 6 Se pueden utilizar los datos de una tabla que haya en un documento de Word, en un documento de Excel, en una base de datos de Access, o de la lista de contactos donde se tenga almacenadas las direcciones. También se puede crear una nueva lista de datos si no se tienen los datos en un archivo. Un archivo de datos contiene todo el texto que varían con cada versión del documento combinado. Cada conjunto de información relacionada (por ejemplo con un determinado cliente), constituye un registro en el archivo de datos. Las distintas categorías de información que existen en cada registro (nombre, apellidos, empresa, calle, ciudad, código postal) se denominan campos. Los nombres de campo en el archivo de datos han de ser únicos.

En las líneas siguientes se podrá ver cómo se crea un nuevo archivo de datos y se seleccionan los nombres de campo para el mismo. 1. Pulsar el botón Crear. 2. A través del botón Personalizar se abre la ventana a través de la cual se pueden realizar cambios en el diseño del formulario.

Lantik

5/30/


Integración de Office

3. Para agregar un nuevo campo, pulsar el botón Agregar y escribir el nombre del nuevo campo. 4. Para eliminar un determinado campo, seleccionarlo y pulsar el botón Eliminar. 5. En caso de querer cambiar el nombre de un campo, elegir Cambiar Nombre. 6. Para modificar la posición de los campos manejar las opciones de Subir y Bajar.

2.3

Introducción de los registros de datos

El cuadro de diálogo fichas de datos contiene los campos especificados en la fuente de datos. Hay que introducir un conjunto de campos (es decir, un registro de datos completo) para cada persona que deba recibir la carta. Se pueden introducir tantos registros como sea necesario. 1. Introducir los datos en cada uno de los campos, al finalizar cada campo pulsar Intro o Tab para pasar al campo siguiente. Pulsar Shift+Tab para pasar de un campo al anterior. 2. Pulsara el botón Nueva Entrada, para introducir otro registro de datos. También se puede pulsar Intro en el último campo para introducir un nuevo registro. 3. Cuando se termine de introducir los registros pulsar Cerrar. 4. Se abrirá la ventana .de Guardar como, para guardar con un nombre la base de datos que se acaba de crear. 5. Tras guardar la base de datos, aparece la ventana de Editar lista de destinatarios, en la que se podrá ordenar los registros, realizar modificaciones e incluso poner filtros.

Lantik

6/30/


Integración de Office

2.4

Trabajo con documentos principales

Una vez completado el archivo de datos, todo está dispuesto para comenzar la creación del documento principal con el texto estándar, espacios y signos de puntuación que han de aparecer en todas las versiones del documento combinado. Por lo tanto se realizarán los siguientes pasos:

Lantik

7/30/


Integración de Office

Paso 4 de 6 1. Redactar la carta. 2. Introducir los Campos de Combinación. Estos campos han de corresponderse con los que existen en el archivo de datos. Al combinar el documento principal con el archivo de datos, Word sustituye los nombres de los campos de combinación por el contenido de estos mismos campos en cada uno de los registros del archivo de datos. 3. También se pueden introducir tanto Bloques de direcciones como Líneas de saludo mediante el hipervínculo del panel de tareas o con los botones correspondientes de la cinta de opciones. Ambos elementos abren diferentes cuadros de diálogo que facilitarán el diseño de la carta. 4. Pinchar en el hipervínculo Siguiente del panel de tareas para pasar al siguiente paso del asistente.

2.4.1

Inserción de campos de combinación en el documento principal

Al insertar los nombres de los campos de combinación en el documento principal se informa a Word de las posiciones donde ha de incluirse la información variable procedente del archivo de datos. Word encierra los nombres de campo entre dobles paréntesis angulares (<< >>). En el asistente, seleccionar “Más elementos”. Aparecerá la ventana con el nombre de los campos para seleccionar el que interesa.

Lantik

8/30/


Integración de Office

Se selecciona el campo y se pulsa Insertar. Así para cada campo elegido. Se seguirán insertando los campos tal y como se muestra en la siguiente figura.

Los nombres de campo actúan en el documento principal como indicadores de posición que reservan espacio para los datos del archivo de datos. Es preciso insertar el mismo espaciado y signos de puntuación entre los nombres de campo y el texto ordinario que entre palabras normales del documento. La visualización de las marcas de párrafo puede facilitar la visión de los espacios de separación entre las palabras y los “párrafos vacíos” o líneas en blanco que se encuentran insertados en el documento. Una vez realizada la carta e insertados los campos de combinación en los lugares deseados, el siguiente paso sería dar formato a la carta de la misma forma que se da formato a un documento normal. 2.4.2

Inserción de bloques de direcciones

Para ayudarle a introducir los campos de combinación, Word proporciona el bloque de direcciones y la línea de saludo. Un bloque de direcciones son varios campos de direcciones que se han reunido en un solo campo. Los bloques de direcciones le ahorran el problema de introducir muchos campos cuando introduce direcciones en cartas, sobres, y etiquetas de correo. Cuando necesite insertar la dirección del destinatario, inserte un bloque de direcciones, no los cinco ó más campos que normalmente componen una dirección (Nombre, Apellidos, Calle, Ciudad, Provincia, C.P.). Para introducir un bloque de direcciones hay que realizar un pequeño trabajo previo de configuración. Indicarle a Word qué poner en el bloque de direcciones 1. Se pulsa el botón Asignar campos para indicarle a Word como hacer coincidir los campos que está usando en el origen de datos con los nombres de los campos que utiliza Word para construir bloques de direcciones.

Lantik

9/30/


Integración de Office

2. Para asignar un nombre del origen de datos con un campo de Word, abra el menú desplegable a la derecha del cuadro de diálogo. Aparecen los nombres de los campos del origen de datos. Seleccionar un nombre de campo. 3. Para evitar que un campo del origen de datos aparezca en el bloque de direcciones, abra un menú desplegable a la derecha del cuadro de diálogo y seleccione No disponible. El campo seleccionado no aparecerá en el bloque de direcciones. Insertar el bloque de direcciones Después de haber hecho el trabajo preliminar se inserta el bloque de direcciones. 1. Se coloca el cursor donde quiera colocar el bloque y se pulsa el botón Insertar bloque o bien, en el hipervínculo Bloque de direcciones del panel de tareas Combinar correspondencia. Aparece el siguiente cuadro de diálogo.

Lantik

10/30/


Integración de Office

Insertar el nombre del destinatario en este formato

Seleccionar como se quiere que aparezca el nombre en la parte superior de la dirección

Insertar el nombre de la organización

Marcar o desmarcar esta casilla para incluir o excluir el nombre de la compañía en la dirección

Insertar la dirección postal

Si el origen de datos incluye las direcciones de más de un país, seleccionar la segunda o la tercera opción. La segunda opción introduce el nombre de los países en todas las direcciones. La tercera opción los introduce sólo si son diferentes del nombre del país que se introduce en el cuadro de texto.

2.4.3

Introducir líneas de saludo

Toda carta incluye una línea de saludo, un comentario inicial en el que se saluda a los destinatarios. Para introducir un campo de línea de saludo, situar el cursor en la carta donde se quiera colocar y pulsar el botón Insertar línea de saludo.

Formato de la línea de saludo

Seleccionar un saludo, un formato para los nombres, y el signo de puntuación que sigue. Se puede introducir un saludo personalizado en el primer cuadro de texto y un signo de puntuación sin añadir nada en el tercer cuadro.

Línea de saludo para nombres

Seleccionar o introducir un saludo para las entradas del origen de datos que no incluyan nombres válidos. Si algunas entradas en el origen de datos no tienen los apellidos, la selección que realice o que introduzca aquí será lo que aparecerá en la línea de saludo para los que no se tengan los apellidos.

Lantik

11/30/


Integración de Office

2.5

Vista previa de la carta con los campos combinados

El siguiente paso permite trasladar el documento a una vista previa con los campos ya combinados.

Paso 5 de 6

2.6

1.

Este paso nos permite echar un vistazo a las cartas antes de imprimirlas o crear un archivo para ellas.

2.

Para visualizar los diferentes registros en el documento, utilizar los botones

3.

Se pueden realizar búsquedas de destinatarios mediante la opción Buscar un destinatario.

4.

Por ultimo , también se puede desde la vista preliminar cambiar la lista de destinatarios o excluir a alguno en concreto

Combinación de documentos

Una vez asociada la fuente de datos al documento principal e insertados los campos de combinación en este último, todo está dispuesto para comenzar la combinación. El Panel de tareas se presentan varias posibilidades, dependiendo de la opción elegida: 

Utilizar el botón Revisar errores para hacer que Word compruebe si existe algún tipo de error comparando la información del documento principal y del archivo de datos y advierta de las discordancias encontradas.

Utilizar el botón de Combinar en impresora para efectuar la combinación e imprimir de inmediato cada uno de los documentos resultantes.

Utilizar el botón Combinar en nuevo documento para hacer que se lleve a cabo la combinación del documento principal y el archivo de datos y almacenar los documentos resultantes en una nueva ventana de documento llamada Cartas modelo1. Una vez hecho esto, se puede revisar cada una de las versiones del documento combinado en la pantalla y comprobar el formato, espaciado o cualquier otro detalle del mismo. Este documento se puede guardar e imprimirlo más tarde.

Utilizar el botón Combinar en Correo electrónico si desea combinar directamente en el programa de correo con el que trabaja.

Lantik

12/30/


Integración de Office

Paso 6 de 6

2.6.1

Combinación de la información en un archivo

1. Para llevar a cabo la combinación y guardar los resultados en un nuevo archivo, pulsar el botón Combinar en nuevo documento.

2. Cada uno de los registros genera una página diferente del documento combinado.

2.6.2

Combinación de la información directamente en la impresora

Si se tiene una impresora conectada al ordenador, se puede mandar directamente a imprimir el documento combinado sin necesidad de visualizarlo en la pantalla previamente para ello pulsar sobre el botón Combinar en impresora No se recomienda esta opción.

2.6.3

Combinación de la información directamente en el Correo Electrónico

Al pulsar el botón de combinar a correo electrónico se verá el siguiente cuadro de diálogo:

Lantik

13/30/


Integración de Office

Para. En el menú desplegable, seleccione el campo del origen de datos donde se almacenan las direcciones de correo electrónico.

Asunto. Introduzca el asunto del mensaje. Lo que introduzca aquí, será lo primero que vean los destinatarios cuando les llegue el mensaje.

Formato de correo. Seleccione texto sin formato si cree que los navegadores de los destinatarios son antiguos y no pueden visualizar HTML; en otro caso, seleccione HTML. Seleccione datos adjuntos para enviar el documento de Word que está en pantalla como un archivo adjunto del mensaje de correo electrónico.

Enviar registros. Seleccione todos para enviar el mensaje a todos los destinatarios que seleccionó en el paso 3; registro actual envía el mensaje al destinatario cuyo nombre aparece en la pantalla.

Los mensajes generados no se pueden previsualizar, se envían directamente.

2.7

Selección de registros para combinar correspondencia

En el paso 3 del Asistente de combinación de correspondencia, después de elegir el origen de datos, el siguiente cuadro de diálogo es Destinatarios de combinar correspondencia. Para abrir el cuadro de diálogo en cualquier momento, pulsar el botón Destinatarios en la cinta de opciones.

Lantik

14/30/


Integración de Office

Este cuadro de diálogo tiene una lista con todas las entradas o registros del origen de datos. Para incluir a todas las personas del origen de datos en el envío se ha de pulsar el botón Seleccionar. Si en cambio sólo se quiere seleccionar algunos destinatarios, existen varias posibilidades. 

Seleccionar los destinatarios a mano. En la parte izquierda del cuadro de diálogo hay unas casillas. Para excluir a algún destinatario, desmarque la casilla que está junto a su nombre. También se puede hacer clic en Borrar todo para desmarcar todas las casillas y a continuación marcar las casillas de los nombres de los destinatarios que se quieren incluir.

Filtrar para marcar o desmarcar los destinatarios. En una lista con más de diez entradas se puede aislar el conjunto de entradas que quiera seleccionar o eliminar. Para ello, hay que pinchar junto a la flecha que está junto al nombre del campo, abrir el menú desplegable y seleccionar un valor para indicarle a Word que entradas quiere ver. Sólo aparecerán los registros que cumplan ese valor. Ahora ya se puede marcar o desmarcar los registros. Para visualizar todos de nuevo, abrir el menú desplegable anterior y seleccionar Todos.

Lantik

15/30/


Integración de Office

Consultar para seleccionar los destinatarios. Abrir el menú desplegable de cualquier campo y seleccionar la última opción, Avanzado. Verá el cuadro de diálogo Filtrar y ordenar

En la ficha Filtrar registros, seleccionar un campo, seleccionar un operador de comparación, e introducir un valor con el que compararlo para describir los registros de la tabla de Access que quiere poner en la tabla de Word. Pueden ponerse hasta seis reglas. Si se introduce más de una regla, seleccione Y u O en la lista desplegable para describir como modificará la siguiente regla o criterio. 

Ordenar la lista. Hacer clic en el título de la columna para ordenar la lista en orden ascendente. Hacer clic por segunda vez para ordenar la lista en orden descendente. Para ordenar por más de un campo, hay que seleccionar la opción Avanzado y activar la ficha Ordenar registros en el cuadro de diálogo Ordenar y filtrar. De esta manera podrá ordenar por varios campos.

2.8

Asociación de una fuente de datos existente

Es posible utilizar otras fuentes de datos existentes en combinación con el documento principal, principalmente cuando aquél contenga los mismos nombres de campo que aparecen en este último. Se puede asociar el documento principal a los datos del otro archivo de datos por medio del panel de tareas de combinar correspondencia. Para comenzar se accede al tercer paso del Asistente para combinar correspondencia. Una vez allí se realizan los siguientes pasos.

Lantik

16/30/


Integración de Office

1. Activar la opción “Utilizar una lista existente”. 2. Pinchar sobre Seleccionar una lista diferente. 3. A través de la ventana Seleccionar archivo de origen de datos buscar la fuente de datos.

2.9

Personalización de documentos mediante campos

Los campos de Word son instrucciones especiales que hacen que Word genere o inserte texto (como un índice, el nombre o plantilla del documento, o la fecha) en un documento. Seleccionando la opción de menú Insertar-Campo se puede visualizar una lista de los campos disponibles. Si inserta los campos siguientes en un documento principal, puede incluir información adicional en los documentos de combinación resultantes y controlar cómo se combinan los datos.

2.9.1

Insertar campo de Word

En la cinta de opciones, en la ficha Correspondencia aparecen otra serie de campos de Word. Estos campos se enumeran y explican a continuación.

Lantik

17/30/


Integración de Office

Campo Preguntar y Rellenar Los campos Preguntar y Rellenar presentan en mensaje cuando Word combina cada registro de datos con el documento principal. Las respuestas se introducen en la carta modelo, contrato u otro documento de combinación resultante. Los campos Preguntar y Rellenar muestran mensajes para que pueda agregar notas personales a los clientes u otra información que no sea adecuado guardar en una fuente u origen de datos. El mensaje puede mostrarse cada vez que se combina un nuevo registro de datos con el documento principal para que pueda introducir información exclusiva a cada carta u otro documento de combinación resultante. Insertar un campo Rellenar en el documento principal, en el lugar en que se desee imprimir la respuesta al mensaje. Un campo Preguntar utiliza un nombre de marcador para representar la respuesta. Para que Word imprima la respuesta a un mensaje de campo Preguntar, insertar un campo marcador en el documento principal. Puede insertar el marcador en varios lugares o utilizar otros campos, como campos SI o campos = (Fórmula). Insertar el marcador en cualquier lugar detrás del campo Preguntar. Campo Si...Entonces...Si no Los campos SI (Si...Entonces...Sino...) introducen información sólo si se cumple una condición que haya especificado. Por ejemplo, se puede utilizar un campo SI para informar a los clientes que vivan en un código postal determinado que va a abrir una nueva sucursal en esa zona. El siguiente campo SI es un tipo similar de instrucción. Si el registro de datos actual contiene "Buenos Aires" en el campo Ciudad, Word imprime el primer texto entre comillas en el documento de combinación resultante de ese registro de datos. De lo contrario, imprime el segundo texto. {SI Ciudad = "Buenos Aires" "Llame a nuestras oficinas locales." "Envíenos el formulario que se adjunta en el sobre”} Word inserta un campo SI en este formulario al hacer clic en el botón Insertar campo de Word y, a continuación, en Si...Entonces...Sino. Puede modificar los códigos de campo de SI para realizar las acciones siguientes. Combinar Registro nº Utilizar este campo en un documento principal de combinación de correspondencia para imprimir en cada documento combinado resultante el número del registro de datos combinado correspondiente. Combinar Secuencia nº Cuenta el número de registros de datos que se han combinado correctamente con el documento principal. Word empieza a numerar desde 1 los registros combinados cada vez que

Lantik

18/30/


Integración de Office

se combinan documentos. El número puede ser diferente del valor insertado por el campo REGCOMBINACIÓN. Por ejemplo, suponiendo que combina sólo los registros que van del 10 al 25. El número SECCOMBINACIÓN correspondiente al primer registro de datos combinado es 1, aunque el número REGCOMBINACIÓN para ese registro de datos es 10. Próximo Registro Indica a Word que combine el siguiente registro de datos en el documento combinado actual, en lugar de empezar un nuevo documento de combinación. El campo PRÓXIMO no produce ningún resultado impreso. Word utiliza este campo cuando se configuran documentos principales de etiquetas postales y sobres mediante el comando Combinar correspondencia del menú Herramientas. Para crear una lista con información procedente de varios registros de datos en el mismo documento, como un directorio de participantes o una lista de precios, seleccione el tipo de documento principal Catálogo en el cuadro de diálogo Combinar correspondencia, en el menú Herramientas. El campo PRÓXIMO resulta útil, sin embargo, para imprimir un número específico de registros de datos en un documento de combinación resultante. Inserte el campo PRÓXIMO después del primer conjunto de campos de combinación (CAMPOCOMBINACIÓN) del documento principal; de lo contrario, Word no combinará el primer registro de datos. Repita el conjunto de campos de combinación y el campo PRÓXIMO en el documento principal sólo el número de veces necesario para rellenar una página o para imprimir el número de registros de datos que se desee. Próximo Registro si Compara dos expresiones. Si la comparación es verdadera, Word combinará el siguiente registro de datos en el documento de combinación actual. Los campos de combinación que sigan al campo PRÓXIMOSI en el documento principal serán sustituidos por los valores del siguiente registro de datos, en lugar de utilizar los del registro de datos actual. Si la comparación es falsa, Word combinará el siguiente registro de datos en un documento de combinación nuevo. No utilizar el campo PRÓXIMOSI en la versión actual de Word. Puede seleccionar registros de datos más fácilmente haciendo clic en el botón "Consulta" del cuadro de diálogo Combinar correspondencia (menú Herramientas). Campo Asignar marcador Los campos ASIGNAR (Asignar marcador) permiten asignar texto, un número u otra información a un marcador. Puede utilizar la información muchas veces en los documentos de combinación resultantes. Si la información cambia, basta con modificar el campo ASIGNAR una vez en vez de buscarla en el documento principal y cambiarla cada vez que aparezca. El campo ASIGNAR asigna un valor, ya sea texto o números, a un marcador. Para imprimir este valor en los documentos de combinación resultantes, deberá insertar un campo de marcador en el documento principal. De esta forma, el mismo valor se repetirá en cada documento de combinación. El marcador representará a dicho valor hasta que le asigne otro distinto. Puede insertar el marcador en varias posiciones o utilizarlo en otros campos, como los campos SI o = (Fórmula). Inserte el marcador en cualquier posición a continuación del campo ASIGNAR. Campo Saltar registro si Compara dos expresiones. Si la comparación es verdadera, SALTARSI cancela el documento de combinación actual, pasa al siguiente registro de datos de la fuente de datos e inicia un nuevo documento de combinación. Si la comparación es falsa, Word continua con el documento de combinación actual.

Lantik

19/30/


Integración de Office

No utilizar el campo SALTARSI en la versión actual de Word. Podrá seleccionar más fácilmente registros de datos haciendo clic en el botón "Consulta" en el cuadro de diálogo Combinar correspondencia (menú Herramientas).

2.10 Creación de etiquetas Para la creación de etiquetas se utiliza el mismo procedimiento de combinar correspondencia con la salvedad de que se indica en el botón Crear del cuadro de diálogo Combinar correspondencia, la opción Etiquetas postales. El procedimiento es similar al de creación de una carta modelo. Creación de un documento principal para etiquetas: 1. Seleccionar la opción correspondiente en el Paso1

2. Recorrer la lista de etiquetas y seleccionar la deseada. Si la etiqueta necesaria no está en esta lista se puede entrar en los Detalles de la etiqueta y modificar los parámetros de la etiqueta.

9. Si la etiqueta necesaria no está en esta lista se puede entrar en los Detalles de la etiqueta y modificar los parámetros de la etiqueta.

Lantik

20/30/


Integración de Office

10. Seleccionado el tipo de etiqueta el siguiente paso es determinar quienes serán los destinatarios. 11. .A continuación se diseña la etiqueta, agregando los campos que sean necesarios. 12. Mediante la opción “Actualizar todas las etiquetas”, el diseño establecido en la primera etiqueta se copia al resto de las etiquetas. 10. Una vez actualizadas todas las etiquetas se visualiza una vista previa de las mismas con los campos combinados. 11. Por último se completa la combinación eligiendo un destino para el documento combinado: la impresora, un documento nuevo, el correo electrónico o el fax.

2.11 Creación de Sobres Crea un sobre o una única etiqueta postal, o bien inserta el mismo nombre y dirección en una hoja completa de etiquetas postales. Se selecciona en el Paso1, la opción de Sobres La preparación del Sobre es similar al de la etiqueta. En el Paso2 aparece “Opción de Sobre”. Pulsando en él se abre la ventana de selección del tipo de sobre y otras características.

Lantik

21/30/


Integraci贸n de Office

Lantik

22/30/


Integración de Office

3

ACCESS

3.1

Tablas

Microsoft Access permite manipular la información a través de una serie de módulos accesibles desde un menú, con las siguientes prestaciones: Aunque los datos se pueden usar como Formularios, Informes, Gráficos, etc. internamente Access almacena estos datos en Tablas. Las tablas son colecciones de datos sobre un tema en particular. Los datos se representan de forma tabular con columnas y filas. Es una tabla, las columnas o campos pueden ser precios de productos, nombres de clientes, fechas de contratación, etc. Los registros (filas) contienen una colección de información acerca de un cliente, evento, producto, etc. Para crear una tabla en la ventana de la Base de datos, ir a la ficha Crear de la cinta de opciones y seleccionar, del grupo Tabla, alguna de las siguientes opciones:

Tabla: en este caso aparece una tabla con un campo autonumérico ID ya creado, pendiente de introducir nuevos nombres de campo y valores. Diseño de tabla: abre la vista Diseño para definir los campos.

3.2

Importar datos

Importar datos significa crear una tabla Access o añadir datos a una tabla ya creada de Access, copiando los mismos campos y datos que la tabla origen perteneciente a otra aplicación. Al importar datos de HOJAS DE CÁLCULO se deberá indicar el rango de datos a importar ola hoja del libro Excel a importar, es decir, no se importa todo el fichero, sino la parte del fichero que contenga los datos deseados. Los delimitados de campos por defecto en un fichero de TEXTO son el punto y coma Así mismo, los campos de tipo fecha tienen el siguiente formato: DD/MM/AA. Todo esto quiere decir que, en el fichero de texto, los campos deben ir separados por “;” (puntos y comas) y las fechas deben venir en dicho formato para que Access 2003 pueda interpretar los datos. Para el resto de las aplicaciones no hay ningún problema, Access 2003 importa los datos automáticamente.

Lantik

23/30/


Integración de Office

Para realizar ir a la pestaña “Datos externos” de la cinta de opciones.

En el grupo Importar y vincular, seleccionar el origen de datos: Excel, Access, Archivo de texto… Independientemente de la opción que se elija, se abre la ventana para ir a buscar el origen de datos:

En esta ventana se busca el origen de datos y se indica si se quiere vincular o importar. Es a partir de este punto, cuando cambian los siguientes pasos dependiendo del tipo de fichero que se eligió importar. 3.2.1

Importación desde otra base de datos de Access

Se indica el archivo a importar y al pulsar Aceptar aparece la siguiente ventana con todos los elementos de la base de datos, para elegir qué importar.

Lantik

24/30/


Integración de Office

Se eligen dichos elementos y se pulsa Aceptar. Inmediatamente, dichos elementos se incorporan a la base de datos desde donde se realizó la importación.

3.2.2

Importar desde un archivo de Excel

Se selecciona el archivo de excel con los datos de origen y se pulsa Aceptar. Aparece una ventana donde se identifican las diferentes hojas del archivo Excel y los diferentes nombres de rango definidos en él. Es interesante definir nombres de rango si además de los datos a importar, en la misma hoja existieran otros datos.

Elegido lo que se quiere importar se pulsa Siguiente. En la siguiente ventana se pregunta si la primera fila son títulos o datos.

Se pulsa Siguiente. Pregunta dónde se realizará la importación:

Lantik

25/30/


Integración de Office

Se puede escoger importar los datos en una nueva tabla o en una tabla que ya exista. Se pulsa Siguiente. En las siguientes opciones pregunta por lo que serán cada uno de los campos de la tabla que se va a crear:

Este paso no es necesario realizarlo aquí. Se podrá realizar más fácilmente en la base de datos una vez importada la tabla. Se pulsa Siguiente y en el último paso pregunta por la clave principal de la nueva tabla, dando opciones de crearla de forma automática (autonumérico), de elegir uno de los campos como clave principal o de no insertar ninguna clave en este momento.

Lantik

26/30/


Integración de Office

Se pulsa Siguiente y en el último paso pregunta cómo se llamará la tabla que se va a crear.

Al finalizar la importación aparece mensaje de éxito de importación:

Lantik

27/30/


Integración de Office

3.2.3

Importar desde un archivo Excel con formato CSV, formato TXT (formatos de texto)

Elegido el archivo, se pregunta por la forma en la que se identificarán los posibles campos:

Pulsando Siguiente se accede a la ventana donde se define bien el símbolo que delimita los campos (porque se eligió Delimitado) o bien a la definición de cantidad de letras por columna (porque se eligió Ancho fijo):

Delimitado

Ancho fijo

La opción Delimitado también pregunta si la primera fila tiene datos o son Nombres de campo En ambas opciones aparece un botón Avanzado… que abre la siguiente ventana:

Lantik

28/30/


Integración de Office

Esta ventana permite definir todas las posibilidades de importación de cada uno de los campos y a ese conjunto de posibilidades darle un nombre (Especificaciones), de forma que la siguiente vez que se importe un archivo de texto de iguales características no se necesite volver a definir la importación, sino que simplemente se carguen dichas especificaciones.

A partir de aquí, pulsando Aceptar se entra en la ventana donde se pregunta si los datos se van a importar a una tabla nueva o a una ya existente:

Siendo los pasos a partir de aquí igual que los pasos finales de la importación de archivos Excel.

3.3

Exportar datos

Para exportar datos de una tabla de Access a un fichero de otra aplicación, basta con indicar la tabla de Access 2003 a exportar, la aplicación destino (Lotus 1-2-3, Excel, etc.) y el nombre del nuevo archivo de dicha aplicación.

Lantik

29/30/


Integración de Office

Para realizar la exportación, una vez seleccionada la tabla que se desea exportar, se deberá pinchar en el formato de exportación indicado en el grupo Exportar de la ficha Datos externos cinta de opciones.

Se podrán exportar tablas a otras bases de datos, a Excel o a archivos txt o csv. En el case de archivos de texto (txt o csv), las ventanas que aparecen son las mismas que para el caso de la importación.

3.4

Vincular tablas

Vincular es establecer una conexión con los datos indicados, de forma que cuando se modifican los datos en origen, dicha modificación se muestre automáticamente en la base de datos. La forma de vincular tablas es la misma que para importar, pero marcando dicha opción. El aspecto que tienen las tablas vinculadas será el siguiente:

Lantik

30/30/


RECOMENDACIONES Datos de red •

De los datos que se guardan en el disco duro de cada equipo no se hacen copias de seguridad. Estas copias del disco duro son responsabilidad del usuario.

Si se ha realizado una copia de seguridad de un fichero, aunque se borre de la red, el fichero seguirá ocupando espacio durante 300 días en las copias de seguridad.

Evitar guardar los mismos ficheros en distintas ubicaciones.

Hay alrededor de 3.000 usuarios/as en la BFA y los recursos de red son limitados. No sobrecargar la red con películas, fotos, música mp3, etc…

Correo electrónico

Datos

Unidades de Red

Proceso Backup diario 20:00 – 3:00

N:

Cintas 3590 - 3592

Librería de cintas IBM3494

Servidor TSM

CRITERIOS DE BACKUP DE DATOS DE UNIDADES DE RED •

Datos activos (ficheros que cambian a diario): hasta las últimas 15 versiones (original + 14 versiones).

Evitar enviar ficheros adjuntos. Es mejor indicar un enlace a los ficheros.

Datos inactivos (ficheros históricos): las 14 últimas versiones de un fichero se mantienen hasta 60 días.

Evitar enviar correos a múltiples destinatarios. Es mejor utilizar los buzones públicos.

Datos borrados: Se guardan hasta las 10 últimas versiones de un fichero borrado.

Enviar los adjuntos en formato comprimido (.zip, .rar…).

Última versión: la última versión de un fichero borrado se mantiene hasta 300 días.

Eliminar los correos innecesarios y vaciar la carpeta “Elementos eliminados”.

VENTAJAS DEL USO DE LA RED •

La información puede ser compartida con otros usuarios.

Acceso a la información desde cualquier PC conectado a la red. Realización diaria de copias de seguridad de los datos guardados en las unidades de red.

UNIDADES PARA GUARDAR LA INFORMACIÓN En la red corporativa de la BFA trabajan alrededor tres mil personas usuarias que comparten los mismos servicios informáticos (aplicaciones, correo electrónico, Internet) y recursos de almacenamiento. La persona usuaria dispone de los siguientes dispositivos para almacenar sus datos: Su propio equipo y Unidades de red que son las siguientes: G:

Se puede definir una por cada Dirección, Servicio y Sección. Todos las personas usuarias tienen permisos de lectura/escritura en la unidad a la que estén asociados en función de su orgánico. Actualmente no existe cuota definida.

H:

Se define una para cada Dpto. Foral y Empresas Forales. Todas las personas usuarias tienen permisos de lectura/escritura en la unidad H: a la que estén asociados en función de su orgánico. Actualmente no existe cuota definida.

COPIAS DE SEGURIDAD Se guarda la siguiente información: •

Archivos de los sistemas de tecnología de la información que dan servicio a la BFA.

Información ubicada en las unidades de red.

Buzones de correo.

Se define una por cada Dpto. Foral. En dicha unidad las aplicaciones del Dpto. están estructuradas por directorios. Sólo las personas autorizadas tienen permisos de lectura/escritura a los directorios de la unidad N: a la que está asociado en función de su orgánico. Actualmente no existe cuota definida. M: Solo hay definida una única para toda la BFA y empresas. Sólo las personas autorizadas tienen permisos de lectura/escritura. Actualmente no existe cuota definida. F:

Existe una carpeta personal por cada usuario/a donde se permite guardar información personal relacionada con las actividades laborales. Cada usuario/a tiene permisos de lectura y escritura sobre su carpeta personal definida en la unidad F: La cuota es de 500MB por usuario/a. Hay un preaviso al 75% de ocupación de cuota. W: Existe una única unidad donde se mantienen las aplicaciones y programas homologados en la BFA. Todos los usuarios/as tienen permisos de lectura restringida. Solo personal de soporte técnico tienen permisos de escritura. No se ha definido cuota. K: Existe una única unidad de red K, donde se mantienen datos relacionados con el Sistema de Información Geográfica. Sólo personas autorizadas tienen permisos de lectura/escritura. No se ha definido cuota. Notas La unidad M puede utilizarse para compartir información entre diversos Dptos. de la DFB. Habrá que solicitar los permisos correspondientes al Jefe, quien los remitirá al Técnico de Organización de Lantik y a su vez a Seguridad. Para distinguir las diferentes unidades de red de igual nombre, cada unidad tiene un identificativo de unidad de red (Se pueden ver desde el explorador de archivos). Por citar algunos ejemplos: • •

E010112 en "Datos_lantik"(G:) E01_comun en "Datos_lantik"(H:)

E01_d en "Datos_comunes"(N:).


VENTAJAS DEL USO RACIONAL DE LAS UNIDADES DE RED

EJEMPLO DE OCUPACIÓN DE ESPACIO Día

Aumento de la productividad, pues se mejora el nivel de servicios de los servidores de red y correo.

Gestión de la información más eficiente, pues se elimina información obsoleta o no útil.

Mejora del tiempo de recuperación de datos.

Reducción de costes: Coste de los dispositivos de almacenamiento.

Reducción del tiempo de ejecución de las copias de seguridad.

OCUPACIÓN DE ESPACIO •

De todos los ficheros que se guardan en una unidad de red, existe una copia de seguridad de su versión más reciente que se mantendrá por tiempo indefinido, hasta que se borre el fichero. En la siguiente tabla, vemos que los ficheros no sólo ocupan espacio en la red, sino también en las copias de seguridad y se mantienen hasta 300 días. Caso extremo, si cada uno de los 3.000 usuarios dejara en la red un CD de música o fotos, de 500 megas de volumen, se ocuparían: 3.000 usuarios x 500 MB = 1.500.000 Megas (1,5 Teras)

4º, 5º…

15º

16º

El tiempo de recuperación de esa información sería de dos días completos.

17º

Así pues, es necesario racionalizar el uso del almacenamiento en red para una gestión eficiente del mismo.

18º 19º…

Com parativa de espacio de alm acenam iento CD M úsica Disco Duro PC 3000 CD M usica 0

200

400

600

800

Esp aci o en G B

1000

1200

1400

Actividad

Espacio Red

Se guarda en la red un doc. Word de 1Mb llamado informe.doc (este tríptico ocupa 0,6 megas)

1 mega

Se realiza la 1ª copia de seguridad

1 mega

Se modifica el documento Word

1 mega

Se realiza la 2ª copia de seguridad

1 mega

Se modifica el documento Word

1 mega

Se realiza la 3ª copia de seguridad

1 mega

Espacio Backup

1 mega (informe.doc)

2 megas (informe.doc + 1ª ver.)

3 megas (informe.doc + 1ª y 2ª ver.)

Cada día se modifica el documento y se realiza su copia de seguridad Se modifica el documento Word

1 mega

Se realiza la 15ª copia de seguridad

1 mega

Se modifica el documento Word

1 mega

Se realiza la 16ª copia de seguridad

1 mega

15 megas (informe.doc + 14 últimas ver.)

Se borra el documento informe.doc de la red

0 megas

10 megas (las 10 últimas ver.)

No existe documento en la red

0 megas

10 megas (durante 300 días, se mantienen las 10 últimas ver.)

15 megas (informe.doc + 1ª, 2ª, 3ª… 14ª versión)


Buenas practicas para reducir el impacto medioambiental derivado de las actividades desarrolladas en oficinas

Papel reciclado: se consigue

Compras: Se aplicará criterio

Apagar las luces y otros equipamientos (ordenador,

utilizando desecho de papel como materia prima. No se debe confundir con el papel ecológico el cual se consigue a partir de madera desechable.

ecológico, a la hora adquirir nuevo equipamiento. Se deberá valorar si el material a comprar es respetuoso con el medio ambiente (durabilidad, consumo menor de energía y de recursos, ecoetiqueta, componentes a partir de materiales reciclados y sin sustancias toxicas,… ).

pantallas...) cuando no sean necesarias en las salas de reunión, despachos, servicios,…

Ecoetiqueta: Sistema europeo que fomenta la adopción de métodos por parte de las empresas que evitan vertidos y emisiones, minimizan residuos y facilitan el reciclaje, con lo que se ahorran costes de gestión en la producción.

Se acondicionaran contenedores repartidos por las instalaciones de la BFA para la separación de residuos (toners, cartuchos).

No malgastar el agua dejando el grifo abierto innecesariamente. Una gota por segundo se convierte en 30 litros/día desperdiciados.

Instalando atomizadores en los lavabos se logra que el consumo de agua sea menor. Se crea un buzón de sugerencias para recoger las sugerencias de la plantilla para contribuir a la mejora de la política medioambiental.

La formación de los empleados redunda en la calidad de los servicios y garantiza la aplicación de la política medioambiental.

Intentar reducir al utilización de productos de un solo uso (vasos y botellas de plástico,…), sustituyéndolos por vasos de vidrio o tazas.

Evitar utilizar el inodoro para residuos que se pueden dejar en los contenedores ubicados en los servicios.

Es preferible que el sistema de alumbrado sea a partir de tubos fluorescentes o lámparas de sodio , ya que aunque sean mas caros que las incandescentes, consumen cinco veces menos energía.

Aprovechar la luz solar para evitar encender el sistema eléctrico de alumbrado.

Evitar apagar un alumbrado basado en fluorescentes si se va a volver a encender en poco tiempo, ya que en el momento del encendido se consume mucha energía.

Evitar las corrientes de aire para reducir el consumo de energía en los sistemas de aire acondicionado y de calefacción.

Se debe hacer un uso racional del aire acondicionado intentando no abusar en la época veraniega.

El aislamiento térmico de los edificios, en particular las ventanas de oficinas, permite un ahorro de energía considerable al evitar pérdidas de calor y frío.


Buenas prácticas para reducir el impacto medioambiental derivado de las actividades desarrolladas en oficinas

En caso de que abandonemos el puesto de trabajo durante un largo periodo de tiempo (a la hora de comer, al final de la jornada, reuniones…), se debe

Los toner y cartuchos de las impresoras agotados se deberán depositar en los contenedores habilitados para dicho fin.

apagar el ordenador y el monitor. En caso de no poder apagar el ordenador apagar al menos la pantalla. Al finalizar la jornada, apagar también periféricos: impresoras, escáner, fotocopiadoras, etc...

Activar el modo de ahorro disponible en la fotocopiadora.

Utilizar para la

lectura de

de energía si esta

Los toner de fotocopiadoras agotados se deberán depositar en los contenedores habilitados para dicho fin.

Para las comunicaciones y envíos de documentos utilizar en la medida de lo posible el formato digital en vez del papel.

En la medida de lo posible utilizar el papel

por las dos caras.

Reutilizar los

Mediante la implantación de la política medioambiental se logran los siguientes resultados:

sobres para el correo interno.

documentos la pantalla del

Reducción en el consumo energético. Reducción en el consumo de agua. Reducción de la generación de residuos mediante el reciclado y la reutilización Reducción del impacto medioambiental de las emisiones atmosféricas, de los ruidos y vertidos de agua.

ordenador.

En la medida de lo posible se deberá imprimir por doble cara o a doble pagina por cara para reducir el consumo de papel.

Cuando la impresora avise de que el toner esta agotado, agitando el toner conseguiremos que nos dure un poco más con una calidad de impresión aceptable.

Activar la opción de “ahorro de toner” si la impresora dispone de ella.

Reutilizar el papel ya impreso por una cara para borrador o para la impresión por impresoras o fotocopiadoras.

Reutilizar las carpetas, escribir con lápiz para poder reutilizarlas.

Siempre que sea posible utilizar papel reciclado, así se contribuye a la disminución del consumo de energía y de la contaminación ambiental.

sistemas eléctricos para el secado de manos en los En la medida de lo posible utilizar los

servicios, en vez del empleo de toallas de papel.

Una gestión óptima del consumo recursos que se traduce en la reducción de costes. Mejora de la imagen de la empresa ante los clientes y los trabajadores.


Sabino Arana, 44 48013 BILBAO (Spain) Tel: (+34) 944 068 900 Fax: (+34) 944 068 800 e-mail: lantik@bizkaia.net http://lantik.bizkaia.net


Monografico integracion office2010