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PROCEDIMENTO DE PERMUTA PROCEDIMENTO 04

Área

COMERCIAL Elaboração

Data

Francielly, Ney, Lena, Marcelo, Elaine

30/08/10

Assinatura

Controle de Emissões Análise Critica Data Assinatura Cleia

27/09/10

Controle das revisões Revisão Conteúdo 0 Emissão inicial do procedimento 1 Revisão (Flávia, Paola, Cristiano, Cleia, Ney e Marcos)

Aprovação

Data

Dra. Roberta, Acácio, Marcos, Ney, Lot

05/10/10

Revisão 0

Assinatura

Data 30/08/10 23/04/13

1. OBJETIVO ...................................................................................................................................................................2 2. APLICAÇÃO ...............................................................................................................................................................2 3. DEFINIÇÕES E SIGLAS .............................................................................................................................................2 3.1. PERMUTA ......................................................................................................................................................2 4.CONTRATAÇÃO DA PERMUTA ................................................................................................................................2 4.1. SOLICITAÇÃO DE NEGOCIAÇÃO DE PERMUTA ........................................................................................2 4.2. CONTATO PARA NEGOCIAÇÃO................................................................................................................. 2 4.3. PREENCHIMENTO E APROVAÇÃO DA SOLICITAÇÃO DE PERMUTA..................................................... 3 4.4. ELABORAÇÃO E ASSINATURAS DO CONTRATO DE PERMUTA............................................................. 3 4.5. FORMALIZAÇÃO DA PERMUTA................................................................................................................... 4 5. UTILIZAÇÃO DA PERMUTA ......................................................................................................................................4 5.1. UTILIZAÇÕES DA PERMUTA PELO CLIENTE ......................................................................................... ....4 5.2. UTILIZAÇÕES DA PERMUTA POR EMPRESA DO GRUPO MASSA ............................................................5 5.3. CONTROLE FINANCEIRO DAS PERMUTAS.................................................................................................5 5.3.1. CONTROLADORIA..................................................................................................................................... 5 5.3.2. RESPONSÁVEIS PELAS PERMUTAS ........................................................................................................6 5.3.3. APURAÇÃO DE SALDOS .............................................................................................................................6 5.4. CONSOLIDAÇÃO DOS DADOS ......................................................................................................................6 5.4.1. CONTROLE DE UTILIZAÇÃO .......................................................................................................................6 5.4.2. AUDITORIA ...................................................................................................................................................7 5.4.3. MANUTENÇÃO .............................................................................................................................................7

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COMERCIAL

PROCEDIMENTO 04

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1. OBJETIVO Descrever as diretrizes gerenciais e operacionais para a realização de permutas, incluindo a negociação, uso, controle financeiro, e veiculações nas emissoras de Rádio e TV do Grupo Massa. 2. APLICAÇÃO Todas as áreas do Grupo Massa. 3. DEFINIÇÕES E SIGLAS 3.1.

Permuta - em publicidade, permuta designa negociação de espaço ou de tempo de um veículo, em troca de produtos ou serviços do anunciante, mediante acordo prévio entre as duas partes, sendo seu valor calculado com base no preço líquido da mídia e nos preços do produto ou serviço, sem as margens de lucro do comércio.

4 CONTRATAÇÃO DA PERMUTA 4.1.

Solicitação de negociação de permuta

A demanda de realização de uma permuta surge da necessidade do Grupo Massa ou do interesse de um cliente. Antes da realização de uma permuta deverá ser analisada sua real necessidade; se já há permutas para a mesma finalidade e o valor dos créditos remanescentes de outras permutas com o mesmo proposito, para utilização por empresas do Grupo Massa. No caso de exceção a essa regra, este deve ser analisado e aprovado, excepcionalmente, junto à presidência. A Diretoria Executiva da Rede Massa, Controller do Grupo Massa e/ou Presidência devem ser informados sobre a proposição da permuta a ser realizada, através de autorização prévia que poderá ser feita por e mail ou pela Solicitação de Permuta – Anexo I, ambas devem ser enviadas para o analista financeiro da TV Iguaçu (observar quadro de alçadas, item 4.3). O departamento financeiro deverá informar a Diretora Executiva/Controller/ Presidente sobre as permutas realizadas. OBS.: As negociações denominadas como: Carta Acordo, Acordo de Reciprocidade, Encontro de Contas ou Conta Corrente, devem seguir este procedimento. 4.2 . Contato para negociação O Diretor Comercial ou Diretor Regional designa qual profissional do departamento realizará a negociação. 2


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O profissional designado faz o contato estabelecendo as possibilidades de negociação e as questões relativas à comissão da agência. O valor mínimo para negociação de permuta deverá ser de R$ 1.500,00. 4.3.

Preenchimento e aprovação da Solicitação de Permuta

Fechada a negociação, o responsável nas Emissoras ou nas Rádios preencherá a Solicitação de Permuta – ANEXO I. Esta solicitação deverá vir acompanhada do maior número de informações para entendimento da forma de uso da permuta como: valor total, valor por produto ou serviço, cálculos de utilização, contatos etc., informações, estas, deverão ser preenchidas no campo “Observação”. Também deverá ser acompanhada da tabela vigente no período do contrato e no campo “Negociação”, constar que a tabela usada será a vigente quando feita a veiculação pelo cliente. A permuta antes de ser usada deverá passar pela aprovação e assinatura do contrato, não sendo possível fazer uso dos produtos ou serviços do anunciante e /ou veiculação, antes da aprovação e assinatura do contrato de permuta. O Diretor Comercial ou Diretor Regional analisa os parâmetros da permuta, que devem estar em condições aceitáveis de negociação para sua formalização e encaminhamento para a assinatura de autorização da Presidência e ou Diretorias, conforme abaixo:  Permuta de item patrimonial – Autorização da Presidência;  Permuta de item incluso em um projeto – Projeto até R$ 5.000,00 autorização da Diretoria Executiva e Controller do Grupo Massa, projetos acima de R$ 5.000,00 autorização da Presidência;  Permuta acima de R$ 50.000,00 – Autorização da Presidência;  Permuta entre R$ 15.001,00 a R$ 50.000,00 – Diretoria Executiva e Controller do Grupo Massa;  Permuta até R$ 15.000,00 – Diretoria Comercial ou Diretoria Regional, nos casos da Massa FM deverá haver uma pré-aprovação do Controller do Grupo Massa. Em caso de urgência na aprovação da “Solicitação de Permuta”, esta poderá ser enviada por e mail para o Analista Financeiro/ TV Iguaçu, que encaminhará para aprovação.

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4.4 . Elaboração e assinaturas do Contrato de Permuta Uma vez autorizada e assinada a Solicitação de Permuta, é preenchido o Contrato de Permuta – ANEXO II, conforme responsabilidades abaixo: 

TV Iguaçu – Assistente Comercial ou Analista Financeiro / TV Iguaçu

TV Tibagi, TV Naipi, TV Cidade, TV Guará – Analista Financeiro/TV Iguaçu.

Rádios - Assistente Comercial Rádio.

Uma vez preenchido o contrato, a Solicitação de Permuta – ANEXO I e o Contrato de Permuta - ANEXO II, são encaminhados para o Departamento Jurídico.

Os documentos acima citados devem ser elaborados para qualquer negociação de permuta, lembrando-se que o valor da negociação não deve ser inferior a R$ 1.500,00. 4.5.

Formalização da Permuta

Finalizadas as autorizações, submete-se a Solicitação de Permuta e o Contrato de Permuta ao Departamento Jurídico, através da Assistente do Departamento Jurídico, para assinatura do procurador da empresa contratada para veicular a mídia objeto da permuta. A Assistente do Departamento Jurídico entrega as 02 vias do contrato para o Analista Financeiro, que será responsável por encaminhar o contrato para assinatura do cliente. Após o retorno do contrato assinado pelo cliente o Analista Financeiro fica com o original e encaminha uma cópia da Solicitação de Permuta e do Contrato para a Controladoria da emissora que veiculará a mídia. O Analista Financeiro entrega uma cópia da Solicitação de Permuta para o responsável pela utilização do crédito nas empresas do Grupo Massa, tanto para os casos de permuta de uso continuo como para os casos de permutas eventuais. 5. UTILIZAÇÃO DA PERMUTA 5.1. Utilizações da Permuta pelo Cliente Na Solicitação de Permuta está definido o valor da veiculação que pode ser utilizado pelo cliente, de acordo com a distribuição estabelecida na Solicitação de Permuta – ANEXO I. Cada contrato tem sua vigência estabelecida (média de 01 ano).

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O Analista Financeiro deverá manter arquivo físico das Solicitações e Contratos de Permutas, disponibilizados em um único arquivo com os documentos de veiculação, a fim de facilitar a conferência nas solicitações de auditoria. Todas as autorizações de veiculações (PI`s) devem estar de acordo com o conteúdo da Solicitação e Contrato de Permuta. As veiculações devem ser feitas para a empresa e CNPJ constantes no contrato de permuta. O processo de entrega do crédito em mídia ocorre conforme o descrito no processo do Departamento Comercial - “Ação Efetiva de Vendas no Mercado Regional”. 5.2. Utilizações da Permuta por empresa do Grupo Massa Os valores para utilização pelas empresas do Grupo Massa devem ser utilizados dentro do prazo pactuado. Em caso de impossibilidade, por algum motivo, o aditivo de prorrogação deve ser proposto pelo Diretor local com as devidas justificativas. Na Solicitação de Permuta está definido o valor do crédito, a descrição do bem e demais características da permuta a ser utilizado por uma ou mais empresas do Grupo Massa. O uso do crédito da permuta deve ser controlado por um único responsável dentro de cada empresa do Grupo Massa. Este ficará incumbido pela recepção do bem ou uso dos serviços, assim como dos vouchers e no caso de permutas de uso contínuo, deverá registrar as utilizações ocorridas e os respectivos saldos remanescentes a utilizar, através do Controle de Utilização de Permuta - ANEXO III, mantendo junto a este controle as cópias das autorizações/comprovantes de utilização da permuta. Nos casos de serviços, tais como: restaurantes, serviços de salão para uso do elenco, vestuário de elenco, estadias em hotel, serviços de mecânica, bolsas de estudos e outros serviços que venham a ser negociados, o responsável deve comunicar ao Departamento Comercial quando o saldo remanescente chegar em 30% do crédito aprovado, a fim de que possa ser negociada sua renovação, se for de interesse da Empresa.

5.3. Controle Financeiro das Permutas 5.3.1 Controladoria - A Planilha de Controle Geral de Permutas será enviada pelo Analista Financeiro/ TV Iguaçu aos responsáveis pelas permutas para complementação de dados, no último dia útil de cada mês e conterá as seguintes informações:  Emissora que veicula a mídia;  Empresa beneficiária da permuta;  Data do contrato e vencimento; 5


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 Valor do contrato;  Objeto do contrato, descrevendo o que a emissora ou empresa do Grupo Massa recebe como produto ou serviço, em troca de mídia;  Saldos remanescentes por período para a empresa e para o cliente.  Total dos contratos por período  Total de veiculações por período 5.3.2. Responsáveis pelas permutas As informações deverão retornar ao Analista Financeiro até o 5º dia útil do mês, para verificação e ciente da utilização das permutas, sendo os responsáveis pelas informações os abaixo relacionados:  Assistente Comercial – atualiza os dados de veiculação.  Analista Financeiro pela utilização da permuta de uso contínuo – (restaurantes, serviços de salão para uso do elenco, vestuários para elenco, estadias em hotel, serviços de mecânica, bolsas de estudo, etc.) - envia a planilha de Controle de Utilização de Permuta - ANEXO III  Analista Financeiro utilização da permuta eventual (equipamentos, veículos, mobiliário, cursos ou palestras, itens de cestas de Natal, etc.) – informa valor utilizado.

5.3.3. Apuração de Saldos Com os dados acima, o Analista Financeiro atualiza a planilha de controle geral de permutas e encaminha para Coordenador Administrativo Financeiro de cada regional, para que este confira a utilização das permutas. Após esta conferência o Coordenador envia a cada Diretor responsável para ciência da utilização e dos saldos remanescentes, garantindo que não haja perda de prazo de utilização de permuta por parte do Grupo Massa, conforme o contrato.

5.4. Consolidação dos dados 5.4.1. Controle de utilização O Analista Financeiro/ TV Iguaçu fará a análise mensal dos dados e reportará à Gerência Administrativa Financeira e à Diretoria Comercial ou Diretoria Regional os casos de inconsistências, tais como:  Saldos de veiculação excedidos - o Diretor Comercial ou Diretor Regional será envolvido para providências; 6


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 Falta de utilização da permuta que já está sendo veiculada – o solicitante e o responsável pelo controle serão envolvidos para providências.  Permutas ainda sem utilização e que estejam com risco de expirar - o solicitante e o responsável pelo controle serão envolvidos para providências. 5.4.2. Auditoria Mensalmente, o Coordenador Administrativo/Financeiro de cada regional, deverá auditar possíveis divergências entre os controles do Grupo Massa e do Cliente, através de contato telefônico ou via email. Constatada divergência, o responsável da Controladoria visitará o cliente para conferência/conciliação dos dados e saldos. Assim como, deverá ser feita a conferencia da tabela acordada em contrato com as autorizações de veiculações (PI´s). 5.4.3. Manutenção Bimestralmente, o responsável pelo fechamento da permuta, visitará o cliente para dirimir dúvidas e fortalecer vínculo da parceria.

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Procedimento de permuta novo