Page 1

MANUAL FUNCIONAMENT OFICINA XEP


TASQUES HABITUALS OFICINA XEP


ACTIVITATS RUTINÀRIES Tasques d’administració 1. Mirar a diari els correus: xarxa@palestina.cat educacio@palestina.cat mobilitat@palestina.cat 2. Contestar els correus de contingut tècnic i reenviar els específics als responsables 3. Escoltar els missatges del contestador 4. Mirar els moviments del número de compte de la XEP i actualitzar el llibre de banc (AQUÍ) 5. Repassar els pagaments pendents i els deutes pendents, si hi ha pagaments per fer comunicar-ho a la responsable d’economia, aquesta informació es troba al document ‘Tresoreria i Pagaments per fer XEP’ (AQUÍ) 6. Si hi ha novetats econòmiques dels projectes actualitzar-ho al full de relació de projectes (AQUÍ) 7. Convocar assemblees quinzenals, recollir els punts de l’ordre del dia i redactar les actes 8. Imputar factures als projectes juntament amb els rebuts bancaris i les comissions per transferència 9. Vetllar perquè sempre hi hagi el material d’oficina necessari 10. Filtrar els correus i subscripcions de la llista de correu externa

MOBILITAT INTERNACIONAL 1. Recopilar les dades de les persones interessades en viatjar a Palestina al document ‘Interessats en viatjar’ (AQUÍ) i demanar-los que omplin el formulari 2. Reenviar els formularis dels voluntaris als responsables de mobilitat per concertar entrevista 3. Recollir i enviar als responsables de mobilitat la informació que arribi de camps de treball 4. Enviar les dades dels voluntaris al consolat abans del viatge 5. Convocar jornades de formació i d’avaluació

SENSIBILITZACIÓ 1. Recollir les demandes d’activitats, informar sobre els recursos disponibles i els preus i buscar voluntaris per a les activitats 2. Anotar les activitats demanades al quadre d’activitats per tenir-les enregistrades a l’hora de fer la memòria (AQUÍ) 3. Preparar el material per la paradeta

DOCUMENTACIÓ 1. Gestionar el préstec de material 2. Classificar els documents que vagin arribant de Palestina en les diferents carpetes temàtiques que hi ha a l’oficina

ECONOMIA 1. Reunions setmanals d’execució i planificació 2. Gestió d’altes i baixes dels socis de l’entitat 3. Gestió del llibre de caixa i del llibre de banc 4. Arxivar documents a les carpetes corresponents 5. Guardar còpia de totes les nòmines i factures a l'oficina de la XEP


ACTIVITATS PERIÒDIQUES UN COP AL MES:

GESTORIA

Assegurar-se que tots els materials de la gestoria estan en ordre (còpies de factures, quadre de comptabilitat i llistat de factures)

Portar les còpies de les factures a la gestoria i els moviments del compte impresos Respondre els possibles dubtes de la gestoria

SOCIS

A principis de mes preparar el cobrament dels socis per al dia 15 Redactar l’informe (MODEL) amb els següents epígrafs: 1. Tasques desenvolupades els darrers quinze dies

INFORME DE GESTIÓ

2. Moviments llibre de banc i de caixa 3. Incidències laborals i oficina 4. Qüestions relacionades amb el treball dels voluntaris a la XEP

EVENTUALMENT: TRIMESTRALMENT: - Arqueig de la caixeta - Cercar subvencions per projectes - Revisar membres llista de correu Barcelona SEMESTRALMENT: Fer inventari del material de la parada i actualitzar els estocs al document ‘Inventaris i dipòsits’

UN COP L’ANY: - Reunir-se amb els responsables dels grups de treball per redactar el pla de treball anual (entre novembre i gener) - Redactar la memòria d’activitats i econòmica anual (desembre-gener) - Enviar el catàleg de recursos pedagògics als diferents centres educatius (setembre) - Enviar rebuts als socis per la quota (gener)

ALTRES: REUNIONS DE TREBALL Un cop al mes, un representant de cada grup de treball es reunirà amb el treballador per avaluar i planificar la feina que es desenvolupa i resoldre els problemes que hagin pogut sorgir.

TREBALLADOR I TASCA DE DINAMITZACIÓ Seria bo que el treballador de la XEP s’impliqués en la tasca de dinamitzar l’activitat de l’entitat amb l’objectiu, per exemple, d’evitar que els problemes que puguin sorgir es petrifiquin. És a dir, el treballador no hauria de tenir una actitud passiva i esperar que des de l’entitat se li digui quines tasques ha de desenvolupar, sinó que hauria, per exemple, de fer propostes i dinamitzar l’execució dels projectes


PAUTES GESTIÓ ECONÒMICA XEP


FITXA 1 QUÈ ES CONSIDERA UNA FACTURA Per tal que una factura tingui aquesta consideració ha de contenir les següents dades. En cas contrari, no es considerarà una factura. -

-

MODEL DE FACTURA

Proveïdor FACTURA

Nom

Adreça

NIF/CIF/DEI

Xarxa d’Enlllaç amb Palestina C.Leopoldo Alas, 12 08012 Barcelona G64075971

MIR Gestió laboral Fiscal i comptable

Receptor FACTURA NÚMERO: 20090390

Nom

Adreça

NIF/CIF/DEI

DATA: 31/03/09 UNITATS

-

Dia d’emissió de la factura

-

Número de factura

-

Que aparegui la paraula factura

-

IVA desglossat. Aquesta és la forma de fer-ho:

3

BASE IMPONIBLE

% IVA

QUOTA IVA

TOTAL

110

16

17,6

127,6

CONCEPTE

PREU

IMPORT

Quota empresa

29,10 €

Quota comptable

145,00 €

Quotes per treballador

TOTAL

6,56€

19,68 € 193,78 €

BASE IMPONIBLE

IVA

QUOTA IVA

TOTAL FACTURA

193,78 €

16%

31,00 €

224,78 €

Ronda Universita 31, 5è 2ª - 08007 – Barcelona – B63301923 T. 93 412 06 21 – F. 93 412 05 96


FITXA 2 GESTIÓ DE LES FACTURES REBUDES QUÈ CAL FER QUAN ARRIBA UNA FACTURA A L’OFICINA? 1. Introduir la factura. A la carpeta d’Economia hi ha la carpeta factures. Dins hi ha l’arxiu FACTURES (AQUÍ). Cal omplir els següents camps: a. Número b. Concepte c. Proveïdor d. Data e. Import f. Possible imputació. Si no se sap a quin projecte imputar la factura es deixa en blanc g. Codi per la MIR

INTRODUIR LA FACTURA FULL DE CONTROL

IDENTIFICAR FACTURA: NÚMERO I MES

FOTOCOPIAR FACTURA

2. Un cop entrada al registre, al peu de pàgina de la factura s’ha d’escriure el número i el mes corresponent 3. Fer dues fotocòpies de l’original 4. La factura original s’arxiva a la carpeta factures per imputar amb el rebut bancari i/o el full de la transferència que justifiqui el pagament i la comissió grapats, una còpia a la carpeta MIR i l'altra a la carpeta Fotocòpies factures XEP 5. Identificar les factures segons amb quins diners es paguen: Factures pagades a través del compte corrent es deixen en blanc. Factures pagades amb diners de la caixa de la XEP. S’identifiquen amb un fons gris

Fotocopia carpeta MIR

Original carpeta imputació projectes amb rebut bancari

IDENTIFICAR FACTURA PAGADA PER CAIXA

Original carpeta projecte en concret


FITXA 3 FACTURES – IRPF - IVA

L’IRPF I LES FACTURES L’IRPF s’imputa a aquelles factures s’expedeixen a professionals autònoms

FACTURA NOMÉS AMB IRPF

que

Per exemple, una persona que dissenya un material de propaganda de la XEP o fa una traducció per l’entitat.

BASE IMPONIBLE

IRPF

QUOTA IRPF

TOTAL FACTURA

100

15%

-15€

85€

Cal tenir en compte que s’apliquen dos tipus d’IRPF: - IRPF DEL 7 % si el professional fa menys de tres anys que s’ha donat d’alta a la seguretat social - IRPF DEL15 % si el professional fa més de tres anys que s’ha donat d’alta a la seguretat social

IMPORTANT EN UNA FACTURA

FACTURA AMB IVA I IRPF BASE IMPONIBLE

100 €

QUOTA IVA 18%

+18 €

TOTAL FACTURA

118 €

QUOTA IRPF 15%

-15 €

TOTAL A PAGAR

103 €

IMPUTACIÓ DE L’IRPF I L’IVA A UN PROJECTE

- L’IRPF es calcula sobre la base imposable, però es resta del total de la factura perquè el paga l’entitat

S’ha d’imputar el total de la factura. Existeixen dues possibilitats per calcular-ho:

- L’IVA es suma a la base imposable perquè el paga el proveïdor

4. BASE IMPONIBLE + QUOTA IVA=100+18

3. TOTAL A PAGAR + QUOTA IRPF= 103+15

A LA MAJORIA DE FACTURES S’HA D’APLICAR L’IVA DEL 18% EXCEPTE QUE EL PROVEÏDOR O L’ACTIVITAT ESTIGUIN EXEMPTS


FITXA 4 PAGAMENT DE FACTURES CRITERIS PER FER UN PAGAMENT - Com a criteri general, i pel que fa a la contractació de professionals: 1. Es pagarà per avançat el 30% del cost total de la feina 2. El 70% restant s’abonarà quan la feina s’hagi acabat - No es paguen despeses sense factura o tiquet - Les que no superin els 200€ es pagaran des de l’oficina i les superiors a través de transferència bancària

MOLT IMPORTANT Sempre que es fa una despesa a nom de la XEP s’ha de demanar factura. Les dades necessàries perquè ens facin la factura són: ADREÇA Xarxa d’Enllaç amb Palestina C.Leopoldo Alas, 12 08012 Barcelona NIF G64.....

- L’únic interlocutor amb la responsable d’ordenar els pagaments al banc és l’oficina tècnica

- L’oficina tècnica definirà el concepte per la transferència de la manera menys detallada possible, és recomanable que sigui el número de factura

DIETES

PAGAMENT PER EFECTUAR

RESPONSABLE CONCEPTE GRUP DE TREBALL IMPUTAR A PROJECTE

PAGAMENT DE DIETES Quan una persona rep diners de la XEP en concepte de dietes, hi ha dues maneres per justificar la despesa: 1. Que signi un rebut conforme ha rebut una quantitat ics de diners en concepte de despesa 2. Que porti els rebuts que justifiquin la despesa. En tots els casos es signarà un rebut de caixa per certificar que s'han donat els diners, encara que hi hagi tiquets o factura.

TIQUET

DATA

CONCEPTE

IMPORT

1 2 3 TOTAL

PAGAR A Per transferència bancària Número de compte Per caixa XEP

Observacions


FITXA 5 GESTIÓ DE FACTURES EMESES

Quan es fa una factura?  Sempre que hi hagi un intercanvi econòmic i l'altra part la demani (parada material, activitats de sensibilització, quotes de soci...) Com ha de ser la factura?  L'activitat de la XEP està exempta d'IVA, això ha de constar a la factura  Veure model de factura (AQUÍ)

Els diners que es cobren amb el concepte de tallerista per les activitats es divideixen en: o 70% pel tallerista o 30% per la XEP Cal recordar que moltes administracions paguen a quatre mesos vista, però el tallerista cobrarà un cop feta l'activitat. Sempre s'ha de fer un rebut de dietes per demostrar la despesa.

ELS PREUS DE LES ACTIVITATS DE SENSIBILITZACIÓ SÓN ELS SEGÜENTS: a) Entitats amb capacitat financera: institucions i partits polítics - Exposicions i plafons: Entre 150 i 300 euros en funció de la qualitat - Xerrades: Entre 60€ i 100€ (segons ponent) + dietes i transport b) Entitats sense capacitat financera - Exposicions i plafons: Transport si no la vénen a buscar - Xerrades: Dietes + transport - Formació: 15€ per persona + Dietes + transport (sempre que només sigui formació sense estades a través de la XEP) - Lloguer de documentals: ¿? (bo d’ajut per finançar el manteniment del centre de documentació?) c) Instituts: sempre que no hi hagi subvenció - Xerrada introductòria: 30€ + Dietes + transport - Exposició de fotografies “Amb els nostres ulls”: 60€ - Tast de menjar palestí: 40€ + menjar + transport i dietes - Exposició “Una terra sense poble per a un poble sense terra”: 30€ (sense voluntari), 50€+ transport i dietes (amb voluntari)


FITXA 6 SEGUIMENT ECONÒMIC DE LES DESPESES I DELS INGRESSOS Les despeses que realitza la XEP es comptabilitzen en dos fulls excel, que es troben a la carpeta comptabilitat de l’arxiu documents compartits de l’escriptori. Consultar AQUÍ

DOS FULLS

LLIBRE DE BANC Al llibre de banc s’afegeixen tots els moviments econòmics del compte corrent. Per omplir el llibre de banc cal anar a la pàgina web de la Caixa Penedès i seguir els passos següents: 1. introduir les claus 2. Anar a comptes

ESPECIFICITAT MOLT IMPORTANT Al llibre de banc i al de caixa CAL ESPECIFICAR AMB EL MÀXIM DETALL POSSIBLE EL CONCEPTE A QUÈ CORRESPON CADA DESPESA I INGRÈS

3. Anar a consulta de moviments 4. Seleccionar consultar 5. Exportar a excel, això permet transposar aquestes dades a la fulla d’excel del llibre de banc

LLIBRE DE CAIXA EXEMPLE: mirar entrada llibre de banc del 01/04/2009. No s’ha d’assenyalar només despesa de targeta de crèdit: 168,5 €, sinó que s’ha de detallar en què s’han gastat els diners: 139,8 € ................... Ikea moble 28,7 € .................... Gandi França

Al llibre de caixa s’introdueixen totes les despeses que es paguen amb diners de la caixa de la XEP i tots els ingressos a la mateixa caixa. Trimestralment s’ha de fer un arqueig de caixa seguint el model establert, s’ha de mirar l’equilibri entre el capital que indica el llibre de caixa i el capital real.


FITXA 7 GESTIÓ DE LA PARADA DE LA XEP

Venda directa de material (a l’oficina) SISTEMA DE PREUS  Bo d’ajut: és el preu de venda al públic, aquest és el preu a què s’ha de vendre el material a les parades i a l’oficina tècnica  Venda Entitats: als col·lectius que no formen part de la XEP se’ls vendrà el material amb un 20% de descompte sobre el preu de venda al públic.  Venda a comerços (Ciutat Invisible, Olokuti...): 25% de descompte sobre el preu de venda al públic. Cada una de les pestanyes inferiors de l’albarà (AQUÍ) de la parada es correspon amb un dels models de preu establerts.

Omplir un albarà amb el material venut

Actualitzar el llibre de caixa amb l’import cobrat

Desar l’albarà a la carpeta de pagat

Guardar el full imprès al carpesano de la parada a la funda de pagat

Material que surt de l’oficina per fer parada:

Omplir l’albarà corresponent en funció de la taula de preus de l’esquerra. Anotar-hi el material que s’agafa i deixar un nom i un telèfon de contacte.

Fer una còpia de l’albarà, deixar-ne un a l’oficina (al carpesano de la parada, a l’apartat de no pagat) i l’altre se’n va amb la parada

L’oficina entrarà l’albarà al PC a la carpeta de ‘No pagat’ i actualitzarà el full d’entrades i sortides

En acabar la parada es retorna el material amb els diners

L’oficina actualitzarà el full d’entrades i sortides i desarà l’albarà a la carpeta de ‘Pagat’ (en paper i a l’ordinador)

Introduir el que s’ha venut a la pestanya d’entrades i sortides de l’arxiu 'Inventaris i dipòsits'

Actualitzar el llibre de caixa amb l’import cobrat


FITXA 8 ALBARANS DE LA PARADA DE LA XEP Albarà de venda directa

Albarà per entitats

ALBARÀ DE PRODUCTES DE LA XEP ALBARÀ DE PRODUCTES DE LA XEP

Full de venda del dia: 15/01/09

Nom i tfn: Pilar Albarà núm: PX0026 Ref I II III XXIV IV V VI VII VIII IX XI X XII XIII XIV XV XVI XVII XVIII XXXV XXVIII XXIX XXX XXXI XXXII XXXIII XXXIV XXVII XIX XX XXI XXII XXIII

Ud. Dipòsit

Material solidari en diposit Llibres en diposit Total dipòsit: Bo d’ajut MATERIAL SOLIDARI Mocadors palestins Samarreta L/M Samarreta XL Samarreta alambrada Dessuadora Gaza Dessuadora Banderes palestines CDs per Palestina Clauer plata Pins Pulseres Penjolls fusta Clauers fusta Handales de plata gran Handales de plata petit Sabons DVD Palestina la veritat LLIBRES Palestina als nostres ulls Catalunya per Palestina ¿Por qué ha fracasado la paz? Poder y felicidad Israel-Palestina, como acaba Los niños de la Intifada La guerra de los 33 dias España y la cuestión palestin Tres semanas en el sitio de Homes i dones per la pau Israel i Palestina: un segle de Palestina paisatges quotidians ARTESANIES PALESTINES Posavasos rodons Guardasomnis Alfilers Moneders

Ud. Venudes

Full de venda del dia: 15/02/09 Material solidari en diposit Llibres en diposit Total dipòsit:

Nom i tfn: Albarà núm: PX0035 Total

Ref

10 10 12 10 10 20 8 8 5 1,5 2,5 3 3 8 5 3 8

I II III XXIV IV V VI VII VIII IX XI X XII XIII XIV XV XVI

9 5 18 14 17 11 8 16 6 10 10 15

XVII XVIII XIX XX XXI XXII XXIII

Ud. Diposit

Cost grups

MATERIAL SOLIDARI Mocadors palestins Samarreta L/M Samarreta XL Samarreta alambrada Dessuadora Gaza Dessuadora Banderes palestines CDs per Palestina Clauer plata Pins Pulseres Penjolls fusta Clauers fusta Handales de plata gran Handales de plata petit Sabons DVD Palestina la veritat LLIBRES Palestina als nostres ulls Catalunya per Palestina Palestina paisatges quotidians ARTESANIES PALESTINES Posavasos rodons Guardasomnis Alfilers Moneders

Bo d’ajut

Ud. Venud

8 8 9,6 8 8 16 6,4 6,4 4 1,2 2 2,4 2,4 6,4 4 2,4 4

10 10 12 10 10 20 8 8 5 1,5 2,5 3 3 8 5 3 8

3,6 4 12

9 5 15

4 4 4 4

5 5 5 5 TOTAL

5 5 5 5 TOTAL

Total


FITXA 9 CONTROL D’ESTOC

Inventaris: s’enregistren els inventaris que es fan dos cops l’any. Per actualitzar-lo cal sumar o restar la diferència entre el que indica la columna 'estoc real' del document i l’estoc que s’ha comptat; la suma o resta es fa a la columna 'inventaris'.

Control d’estoc: Un parell de cops l’any es fa un inventari del material per tal de portar-ne el control. El que s’explica en aquesta fitxa és el mecanisme per tal que el control d’estoc sigui el més rigorós possible. Quan es vegi que s’està acabant algun dels materials es demanarà: - artesanies palestines: al proper voluntari que viatgi a Palestina - llibres: als autors o editorials - mocadors: es poden comprar a Palestina o a través al-quds màlaga wassimzabad@hotmail.com

- sabons: es poden comprar a Palestina o a través dels Amis de Darna

Inventaris i dipòsits(AQUÍ), aquest document és el que enregistra totes les entrades i sortides de material. Cada vegada que hi ha algun moviment s’ha d’actualitzar aquest full. El full disposa de les pestanyes següents:

Entrades-sortides: s’introdueixen TOTS els albarans de la parada seguint els codis de cada producte, la ‘D’ vol dir dipòsit i la ‘R’ retornat.

Autogestió XEP: cada grup local té dret a un cert número de materials produïts per la XEP per la seva autogestió. Les quantitats estan anotades aquí i en aquesta pestanya s’enregistra què es dóna a cada grup.

Donació: Totes les donacions que es facin de material s’enregistren en aquest full. Quan es fa una donació de material, sigui a grups locals o altres, s’ha de fer signar el full de donació (AQUÍ)


FITXA 10

INTRUCCIONS DE FUNCIONAMENT DE LA XARXA TELEMÀTICA DE LA CAIXA D'ENGINYERS - Programa Gestor de Cobros

1

4 Afegir nous registres a l'apartat "Grabación de documentos". Si no hi ha dades per afegir, seleccionar cobraments des d'"edició de documents"

5 Nom: Nif XEP Clau: xep (+4 penedès)

dígits

caixa

6 Apareix la finetra de "Transmisionies SFINGE", prémer transmitir

3 Accions: -Preparar fitxer per entitat bancària (data d'emissió i data de càrrec) - Executar (anomenar arxiu)

Anar a web de Caixa d'Enginyers -Operacions abonament remesa rebuts alta d'abonament remesa: - Introduir el nif de la XEP a CIF Resident - data d'abonament - Import - Núm. rebuts - Sufix 000 Acceptar

Quan surt finestra "el procés d'emissió ha finalitzat" transmetre fitxer i prémer executar.

2 A la part inferior de la pantalla s'indiquen el nombre de rebuts i l'import que sumen. Comprovar que és correcte.

8

7 Prémer a l'enllaç on posa "aquí" per adjuntar-hi arxiu remesa

9 Omplir les coordenades de la targeta que es demanen


FITXA 11 INTRUCCIONS DE FUNCIONAMENT DE LA XARXA TELEMÀTICA DE LA CAIXA PENEDÈS- Programa CepNet

1 Introduir dades a l’apartat clients proveïdors

2 Anar a rebuts, després cartera i introduir les dades de les persones a les quals es vol executar el cobrament. A la vista significa que el cobrament es farà el mateix dia que es fa l’operació. Si es vol fixar una altra data d’execució del cobrament, s’ha d’introduir a D. Venciment. Si el quadre d’import està inactiu introduir el concepte a la segona columna de Retencions i l’import a la tercera

3

7

De totes les dades introduïdes es pot seleccionar les persones a les quals se’ls vol cobrar els diners. Anar al final de la llista i pitjar amb el botó dret del ratolí i seleccionar excloure del suport a generar per seleccionar les persones a les quals no volem cobrar la quota

Anar a eines i pitjar enviar i rebre arxius i s’obre el diàleg on s’ha d’introduir el nom d’usuari i la clau d’entrada de la XEP a la Caixa Penedès.

8 4 Quan tinguem la llista de persones seleccionades a les quals se’ls vol fer el cobrament, anar a eines i seleccionar generar suport

5 Anar a enviar i rebre arxius i pitjar el ninot arxius per enviar

Prémer l’enllaç a la pàgina web de Caixa Penedès, gestió de fitxers enviats i signar el rebut. Això vol dir introduir la clau de sortida, que és diferent de la d’entrada.


FITXA 12 QUOTES DELS SOCIS MODEL DE REBUT (aquí) MENSUALMENT ES COBRA LA QUOTA ALS SOCIS DE LA XEP XARXA D’ENLLAÇ AMB PALESTINA C. Leopoldo Alas, 12 08012 Barcelona 93 237 84 61 info@xarxapalestina.org

REBUT

FACTURA Rebut en concepte de pagament de la quota de soci de la XEP

OBLIGATORI

NOMÉS SI ES DEMANA

L’obligació que té la XEP vers els socis és fer-los un rebut quan paguin la quota. Generalment els rebuts s’envien un cop l’any

Pel que fa a les quotes, la XEP només farà factura si ho demana expressament el soci

La Xarxa d’Enllaç amb Palestina (XEP), amb número de NIF G64075971, ha rebut de ____________ amb DNI ________ l’import de ___ € en quotes mensuals de __€, en concepte de quota de soci de l’entitat que anirà destinada a finançar les activitats de sensibilització de la XEP.

Signatura

Data

Totes les dades dels socis es poden trobar a l’arxiu ‘Socis definitiu’ (AQUÍ). Aquest registre s’ha de mantenir actualitzat, si un soci es dóna de baixa no s’esborra de l’arxiu, es passen les seves dades a la pestanya ‘Baixes’. Al document ‘Calendari pagament quotes’ (AQUÍ) es fa el seguiment dels ingressos mensuals, dels rebuts retornats i de les quotes per les Estades Solidàries. En cas que es retorni un rebut l'oficina tècnica trucarà la persona per acordar amb ella el pagament el mes següent de les quotes endarrerides.


PAUTES PER A LA GESTIÓ DELS PROJECTES XEP


FITXA 13

La XEP demana subvencions a les administracions públiques amb l’objectiu de poder finançar els projectes que du a terme

o o o

Formulari de sol·licitud amb els criteris que marca l'administració Pressupost Possibles adjuncions al projecte (si és la segona part d'un projecte es pot entregar tot allò que justifiqui la correcta execució de la primera part, factures proforma que demostrin que el pressupost és real, etc)

o o

Quadre de seguiment financer dels projectes Algunes administracions demanen presentar un informe de seguiment durant l'execució del projecte, cal seguir els criteris que marca cada una Imputació de sous i factures als projectes

SOL·LICITUD

FASES DELS PROJECTES

SEGUIMENT o

JUSTIFICACIÓ

o o o o o

Memòria final del projecte Justificació econòmica Factures originals i comprovants de pagament Material editat en el projecte amb logotips del finançador Materials i documents que es vulguin adjuntar al projecte com a demostració de la correcta execució


FITXA 14 CALENDARI DE SUBVENCIONS, PROJECTES SUBVENCIONATS I ADMINISTRACIONS

PRINCIPALS ADMINISTRACIONS AMB LES QUE TREBALLA LA XEP  Agència Catalana de Cooperació al Desenvolupament c/Veneçuela, 105, 1r pis T. 93 554 54 00 http://www.gencat.cat/cooperacioexterior/coo peracio/  Secretaria General de Joventut Calàbria, 147 T. 93 483 83 83 secretariajoventut.dasc@gencat.cat http://www20.gencat.cat/portal/site/Joventut  Oficina per la Pau i promoció dels Drets Humans Avinguda Diagonal, 409, 2n pis T. 93 552 60 00 oficinapauddhh@gencat.cat http://www10.gencat.net/drep/AppJava/cat/a mbits/Pau/index.jsp  Barcelona Solidària Ciutat, 14 T.93 402 75 03 cooperaciointernacional@bcn.cat http://www.bcn.cat/cooperacio/cat/bcn_solidar ia/  Ajuntament de Barcelona Passeig de Sant Joan, 75, 6è pis T.93 402 31 77 http://w3.bcn.es/V61/Home/V61HomeLinkPl/0, 2687,200713899_200726313_1,00.html

CALENDARI DE SUBVENCIONS Tot i que no hi ha un calendari fix pel que es regeixen les diferents administracions, sí que hi ha unes èpoques orientatives en les que van sortint les convocatòries i en què s'han d'entregar les justificacions. Entre els mesos de febrer i juliol surten les convocatòries i les justificacions s'han d'entregar sobre la tardor. Com s'ha assenyalat no totes les administracions es regeixen per les mateixes normes, però cal tenir en compte que aquestes són les èpoques en què s'ha d'estar més alerta.

IMPORTANT

Cal no oblidar que periòdicament s’ha d’actualitzar l’arxiu relació de projectes, que es troba a la carpeta economia de l’arxiu XEP. Consultar AQUÍ. En aquest quadre hi trobem: o Els imports atorgats a cada projecte o El calendari de seguiment i justificació o L'estat de pagament dels projectes


FITXA 15 PROJECTES SUBVENCIONATS PER L’ADMINISTRACIÓ PÚBLICA - SOL·LICITUD

Formulari de Sol·licitud  Al web de cada administració surten els formularis necessaris per demanar les subvencions.  Cal llegir detingudament les bases de la convocatòria per tenir clars els criteris principals i la documentació que cal adjuntar a la sol·licitud.  A l'hora d'omplir els formularis cal tenir molt en compte que el projecte sigui coherent.  El contingut del projecte el dicta la persona responsable (voluntari) del mateix.  Si es disposen de materials prèvis a l'execució del projecte (memòries de projectes anteriors que hi estiguin relacionats, bases de dades, materials elaborats amb anterioritat...) és convenient adjuntar-los.

Pressupost Per fer el pressupost cal tenir en compte:  Incloure partides d'estructura  No detallar extremadament el pressupost  Incloure el màxim de partides a despeses directes (seguiment econòmic dels projectes, comissions del banc, etc) [veure exemple AQUÍ]  Incloure partida d'imprevistos per problemes de liquides Sempre dóna més credibilitat presentar pressupostos

Abans de redactar un projecte és important informar-se a l’administració que concedeix la subvenció sobre els possibles dubtes i sobre quins són els percentatges màxims que es poden atribuir a cada partida SECRETARIA DE JOVENTUT I AGÈNCIA CATALANA DE COOPERACIÓ AL DESENVOLUPAMENT  Personal ................... màxim 20% .......... costos directes  Viatges estades ........... màxim 15% .......... costos directes  Imprevistos ................ màxim 5% ........... costos directes  Costos indirectes ......... màxim 10% .......... costos directes OFICINA PER LA PAU  Costos indirectes ......... màxim 10% ..... total subvencionat BARCELONA SOLIDÀRIA  Costos indirectes ......... màxim 8% ...... total subvencionat IMPORTANT Cal tenir en compte que el 10% de percentatge màxim de costos indirectes algunes administracions l’apliquen sobre el total de costos directes i altres sobre el total subvencionat


FITXA 16 MODEL DE PRESSUPOST

QUAN ES FA EL PRESSUPOST D’UN PROJECTE NO S’HAN DE DETALLAR MOLT LES PARTIDES, PERQUÈ LLAVORS ÉS MÉS DIFÍCIL DE JUSTIFICAR

GENÈRIC

DETALLAT PARTIDES

SUBVENCIÓ PER EXECUTAR

PARTIDES

SUBVENCIÓ PER EXECUTAR

MATERIAL FUNGIBLE

50,00

MATERIAL FUNGIBLE

50,00

Papereria

50,00

DVD CDC

50,00

Fotocòpies

4.000,00

Material informàtic

4.000,00

Dietes

3.000,00

3.000,00

Dissenyador tríptic, cartell

1.000,00

Fotocòpies de la documentació pels Centres Educatius, 1r any

Responsable de premsa

1.000,00

Impressió Fullet 2n enviament

1.000,00

Fotocòpies carta presentació 2n enviament

1.000,00

Intèrprets

400,00

Sobres 2n enviament Fotocòpies fitxes per Xerrades 2n any

IMPORTANT Abans de determinar quines despeses administratives es volen cobrir cal consultar el document imputació de sous i altres despeses estructura (carpeta ECONOMIA AQUÍ), perquè permet saber quines partides de sous i d’estructura s’han de cobrir amb major urgència

Transport per Xerrades 2n any

400,00 400,00 1.900,00

Dietes pels voluntaris de les Xerrades 2n any

169,00

Fotocòpies fitxes per Teatre-Fòrum 2n any

900,00

Transport per voluntaris XEP Teatre-Fòrum 2n any

800,00

Dietes per voluntaris XEP Teatre-Fòrum 2n any

400,00

Confecció de la nova Exposició

4.000,00

Fotocòpies fitxes per Exposició 2n any

3.000,00

Transport per Exposició 2n any

1.250,00

Dietes pels voluntaris de l'Exposició 2n any

400,00

Compra de menjar per Tast 2n any

460,00

Fotocòpies fitxes Tast 2n any

1.620,00

Transport per Tast 2n any

500,00

Dietes per Tast 2n any

200,00


FITXA 17 SEGUIMENT DELS PROJECTES ACCEPTACIÓ SUBVENCIÓ- Algunes administracions demanen que s'entregui un document d'acceptació de la subvenció en un termini de temps concret

PER L'ADMINISTRACIÓ

APROVACIÓ DEL PROJECTE PER L'ADMINISTRACIÓ

REFORMULACIÓ ECONÒMICA I DEL CALENDARIAlgunes administracions demanen una reformulació econòmica i un nou cronograma que s'adapti als recursos atorgats. INFORME DE SEGUIMENT- Algunes administracions demanen que s'entregui un informe de seguiment per avançar-los com s'està executant el projecte

QUÈ FER?

QUADRE DE SEGUIMENT FINANCERAquest quadre permet anar-hi imputant factures a mida que es van fent les despeses. Veure model AQUÍ IMPORTANT: - Recordar posar els logotips dels finançadors als materials que es generin -Intentar portar un registre dels impactes en premsa (tasca conjunta voluntaris-tècnics) - Intentar que es facin fotografies dels actes per posar a la justificació i a la memòria anual

PER LA XEP

REFORMULACIÓ ECONÒMICA INTERNA DEL PROJECTE- S'haurà de fer una reformulació a nivell intern per veure quin pressupost hi ha per les diferents partides i quin pressupost hi ha per estructura. IMPUTACIÓ DE FACTURES I DE SOUS


FITXA 18 IMPUTACIÓ DE LES FACTURES ALS PROJECTES - SEGUIMENT ECONÒMIC PARTIDES

TOTES les factures s’han d’imputar a un projecte

La imputació significa que la quantitat de la factura s’imputa a la partida que correspongui de la fulla de seguiment pressupostari de cada projecte

MOLT IMPORTANT IMPUTACIÓ DE L’IRPF I L’IVA A UN PROJECTE Existeixen dues possibilitats: 1. TOTAL A PAGAR + QUOTA IRPF 2. BASE IMPONIBLE + QUOTA IVA

MATERIAL FUNGIBLE

50,00

Papereria

50,00

PERSONAL

9.400,00

Tècnica del Centre de Documentació

4.000,00

Director del Centre de Documentació

3.000,00

Dissenyador tríptic, cartell

1.000,00

Responsable de premsa

1.000,00

Intèrprets

400,00

VIATGES, ESTADES I DIETES

4.669,00

Viatge cineastes palestins

1.900,00

Viatge Madrid-BCN-Madrid

169,00

Allotjament cineastes palestins

900,00

Dietes cineastes palestins

800,00

CONTRATACIÓNS I SERVEIS

8.250,00

Introducció subtítols obres seleccionades

4.000,00

Traducció obres seleccionades

3.000,00

Mòduls de publicitats en mitjans de comunicació

1.250,00

FUNCIONAMENT

3.020,00

Correu i paqueteria

No oblidar que cal imputar als projectes les comissions del banc (veure model) per cada transferència, sempre que l'administració en concret ho permeti

SUBVENCIÓ PER EXECUTAR

Adquisició 18 còpies màster

460,00 1.620,00

Impressió tríptic, cartell

500,00

Remuneració ponents presentació publica

200,00

Transport per a les reunions

240,00

IMPREVISTOS

1.100,00

Imprevistos

1.100,00

COSTOS INDIRECTES

2.511,00

Despeses administratives

2.511,00

TOTAL

29.000,00


FITXA 19

IMPUTACIÓ DELS SOUS DELS TÈCNICS DE LA XEP ALS PROJECTES - SEGUIMENT ECONÒMIC Cal obrir el full excel imputació de sous de la carpeta economia (AQUÍ) per tal de fixar la despesa de sous durant l’any i així no superar el màxim imputable a cada treballador ni tampoc assignar un mateix sou a diferents projectes.

A l’hora de presentar la justificació del projecte, s’ha de presentar la nòmina original i el resum de nòmina entitat

La quantitat a imputar al projecte és el cost total per a l’entitat; cost empresa. Aquesta quantitat apareix al document resum de nòmina entitat, que es troba a la carpeta física laboral

RESUM DE NÒMINA ENTITAT Aquest document es troba a la carpeta LABORAL TREBALLADOR

TOTAL BRUT

IRPF

S.S. EMPRESA

S.S. TREBALLADOR

TC1

NET

COST EMPRESA

Josep Mir Pau

1.359,93 €

-116,68 €

450,13 €

-87,04 €

537,17 €

1.156,21 €

1.810,06 €


FITXA 20 JUSTIFICACIÓ DE PROJECTES

JUSTIFICACIÓ DE PROJECTES Els projectes subvencionats s’han de justificar davant de l’administració pública. Com amb la sol·licitud, és molt important la coherència. La justificació té dues parts:

A cadascuna de les partides pressupostàries abans assenyalades no se’ls pot atribuir una quantitat de diners indeterminada, sinó que s’ha d’ajustar a uns percentatges màxims fixats per cadascuna de les administracions Mirar fitxa 14

Narrativa Explicar, segons un model estandarditzat, si s’han assolit els objectius que es van fixar i com s’ha desenvolupat en global el projecte Econòmica Justificar totes les despeses que s’han fet per dur a terme el projecte.

PERÒ

Les partides pressupostàries del projectes es divideixen en dos grans blocs: Despeses directes Equips i subministraments Personal Viatges i estades Funcionament Imprevistos Despeses indirectes Despeses administratives

La partida despeses administratives permet sufragar despeses de funcionament de la XEP: lloguer, telèfon, neteja, sous, etc. Per tant, a l’hora de redactar projectes, és molt important tenir en compte aquesta partida.

RECORDAR A l’hora de comptabilitzar despeses administratives en un projecte cal pensar en les despeses d’altres activitats, especialment dietes, viatges a reunions i impressions


NORMATIVA LABORAL XEP


FITXA 21

NORMATIVA RELATIVA ALS TREBALLADORS DE L’OFICINA

HORARI DE TREBALL L’horari de treball de la XEP es decideix mútuament entre les necessitats de l’entitat i les de la treballadora/or

DIES DE FESTA GENERALS

ABSÈNCIA PER MALALTIA

- 1 de gener

- El treballador té dret a gaudir d'un servei de vigilància de la salut extern i confidencial.

- 6 de gener - Divendres de pasqua

- En cas de malaltia, el treballador ha d’avisar.

- Dilluns de pasqua VACANCES

- 1 de maig

- El treballador disposa de 29 dies de vacances per any a més dels dies oficials de festa, aquests 29 dies inclouen els ponts i dies per assumptes personals

- 24 de juny

- Les vacances s’han de realitzar durant l’any en curs i, per tant, no són acumulables a d’altres anys

- 1 de novembre

- Les vacances s’han de sol·licitar a l’assemblea de la XEP omplint el formulari que s’adjunta

- 25 de desembre

- La sol·licitud s’ha de fer amb un mes d’antelació sempre i quan el treballador demani més de 7 dies de vacances. Si és per un període inferior cal avisar una setmana abans

- El treballador haurà de portar un justificant de baixa si l’absència és superior a 3 dies.

- 15 d'agost - 11 de setembre

COMPENSACIONS PER DIES DE MÉS TREBALLATS

- 12 d'octubre - 6 de desembre - 8 de desembre - 26 de desembre DIES DE FESTA BARCELONA - 1 de juny - 24 de setembre Podeu consultar l’actualització de les festes aquí

Els dies que es treballin de més es parlarà amb l’entitat la manera de recuperar-los.

PERÒ Els dies de festa no són inamovibles, sinó que l’entitat accepta que es canviïn per un altre dia.


FITXA 22

FORMULARI PER SOL·LICITAR VACANCES El treballador disposa de 29 dies de vacances per any (incloent-hi els ponts i dies per assumptes personals) a més dels dies oficials de festa. Per tal de planificar el treball de la XEP, el treballador ha d’omplir aquest formulari de sol·licitud de vacances:

FORMULARI PER SOL·LICITAR VACANCES NOM

COGNOM

TREBALLADOR SOL·LICITA FER VANCANCES DE

FINS

NÚMERO DE DIES

RESTA

FIRMA

APROVAT


FITXA 23 NORMATIVA GENERAL PER PERMISOS I ABSÈNCIES MATERNITAT

PERMISOS

Tindrà una durada de 16 setmanes ininterrompudes, ampliables en el cas de part múltiple en 2 setmanes per cada fill a partir del segon. El període de suspensió es distribuirà a opció de la interessada, sempre que 6 setmanes siguin immediatament posteriors al part. 2. Part prematur i aquells en què, per qualsevol altra causa, el nounat hagi de romandre hospitalitzat a continuació del part, el període de suspensió podrà computar-se, a instància e la mare, o en el seu defecte de l'altre progenitor, a partir de la data d'alta hospitalària. S'exclouen d'aquest còmput les 6 setmanes posteriors al part, de suspensió obligatòria del contracte de la mare. 3. Hospitalització de més de 7 dies del nounat- el període de suspensió s'ampliarà en tants dies com el nascut es trobi hospitalitzat amb un màxim de 13 setmanes addicionals. 4. Adopció i acolliment- la suspensió tindrà una durada de 16 setmanes ininterrompudes, ampliable en el cas d'adopció o acolliment múltiples en dues setmanes per cada menor a partir del segon. Aquesta suspensió serà efectiva, a elecció del treballador, bé a partir de la resolució judicial per la qual es constitueix l'adopció, bé a partir de la decisió administrativa o judicial d'acolliment, provisional o definitiu, sense que en cap cas el mateix menor pugui donar dret a diversos períodes de suspensió.

1. Matrimoni: 15 dies naturals 2. Naixement d'un fill, defunció, accident o malaltia greu, hospitalització o intervenció quirúrgica sense hospitalització que requereixi repòs domiciliari, de parents fins a segon grau de consanguinitat o afinitat: 2 dies. Quan el treballador hagi de fer un desplaçament per aquest efecte, el plaç serà de 4 dies 3. Trasllat del domicili habitual: 1 dia 4. Compliment d'un deure inexcusable de caràcter públic i personal, comprès l'exercici del sufragi actiu: temps indispensable 5. Realització de funcions sindicals o de representació personal en els termes establerts legal o convencionalment 6. Realització d'exàmens prenatals i les tècniques de preparació al part que s'hagin de realitzar dins la jornada laboral: temps indispensable 7. Assistència a visites mèdiques, o per acompanyar a ascendents o descendents de primer grau a les seves respectives visites mèdiques: temps indispensable, un màxim de 12 hores anuals. Per gaudir d'aquest permís s'haurà de preavisar amb la màxima antelació possible i serà necessària una justificació posterior. 8. Hi ha llicència per a exàmens, però les hores són recuperables. No és un permís retribuït

PATERNITAT En els casos de naixement d'un fill, adopció o acolliment, el treballador tindrà dret 2 dies pagats per l'empresa + 13 dies= 15 dies. En cas de part, adopció o acolliment múltiple s'ampliarà en 2 dies més per cada fill a partir del segon.

LACTANCIA Fill menor de 9 mesos- 1h d'absència de la feina, es pot dividir en dues fraccions. La dona, per la seva voluntat, pot substituir aquest dret per una reducció de la jornada normal en mitja hora amb la mateixa finalitat. Aquesta possible mitja hora de reducció de jornada és retribuïble i només perdurarà fins que el fill tingui 9 mesos. Per altra banda, la reducció de jornada pot ser gaudida indiferentment per la mare o el pare, en cas que ambdós treballin. La concreció horària i la determinació del període de gaudi dins la jornada ordinària li correspon al treballador, qui ha d'avisar amb 15 dies d'antelació la data de reincorporació a la jornada ordinària.


FITXA 24 ALTRES INFORMACIONS LABORALS Graus de consanguinitat i afinitat

Perfil Tècnic XEP per 2008

TITULAR/CÒNJUGUE 1r Grau

Pares

2n Grau

Avis

3r Grau

Besavis

4t Grau

Sogres Germans Oncles

Fills

Gendre/Jove

Cunyats Nebots

Trajectòria professional: - Es valorarà experiència laboral o professional en gestió de projectes, en gestió econòmica, o en gestió administrativa d’organitzacions. - Es valorarà que la formació del candidat i el seu projecte de vida professional es situï en els camps de la cooperació, la gestió econòmica o l’administració d’organitzacions.

Néts Besnéts

Cosins

Funcionament de les baixes Normativa General Per malaltia comuna sense hospitalització, el pagament de salari és: - 3 primers dies no es paga res - Del 4t a 20è dia es paga el 60% - El 21è dia es paga el 75% - A partir de dia 22 es complementa i es paga el 100% Per malaltia comuna amb hospitalització es paga el 100% des del primer dia. Normativa XEP En cas de baixa per malaltia es complementa el 100% del sou des del primer dia.

Aptituds - Es valorarà - Es valorarà - Es valorarà - Es valorarà - Es valorarà

escriure perfectament en llengua catalana (nivell C). el coneixement de l’anglès, l’àrab, el francès i l’hebreu. el domini del llenguatge administratiu. dominar les eines d’ofimàtica (Word, Access i Excel) coneixements d’informàtica i tecnologies TIC.

Trajectòria associativa: - Es valorarà una persona que hagi treballat de forma voluntària per la causa palestina o que pugui demostrar un interès especial per Palestina. - Es valorarà una persona amb experiència prèvia com a voluntària en alguna entitat. Actituds - Capacitats de socialització i treball en equip: capacitat per tractar amb gent nova, de diferent origen i condició, ja siguin catalans o palestins, d’acollir-los i d’implicar-los a l’organització i de saber treballar en equip. - Capacitat per situar-se orgànicament en un entorn associatiu: saber diferenciar les qüestions i decisions polítiques de les tècniques, entendre les funcions i competències dels diferents òrgans i càrrecs de les associacions, conèixer les eines i funcions dels diferents espais i instruments de comunicació de les organitzacions. - Capacitat organitzativa: Saber gestionar i planificar el treball en el temps, saber delegar i derivar tasques, saber dosificar esforços i prioritzar les tasques que fixi l’entitat, saber contribuir a la coordinació del treball voluntari de l’organització. - Flexibilitat ideològica: Entendre, respectar i potenciar la condició ideològicament plural que caracteritza l’entitat, i en general, els moviments socials.

Manual de funcionament oficina  

Descripció del protocol de funcionament de l'oficina i de les tasques a realitzar pels tècnics de la XEP