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ACTIVIDAD 1 ARCHIVOS DIGITALES

ANA PATRICIA CASTAÑEDA

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVÍSTICA BOGOTÁ, Febrero 19 de 2014


ACTIVIDAD 1 ARCHIVOS DIGITALES

ANA PATRICIA CASTAÑEDA

Tutor YILBERT ANDRES MARTINEZ CASTILLO Catedrático – Universidad del Quindío

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BOGOTÁ, Febrero 16 DE 2014


INTRODUCCIÓN

Revisando el material sugerido podemos darnos cuenta de que aunque muy relacionados cada campo tiene su especialidad, así pues la bibliotecología, la archivística

y

la

documentación

cumplen

diferentes

funciones,

poseen

características diferentes y atienden a diferentes tipos de usuarios. Cada vez más nos hacemos conscientes de que nuestra carrera abarca bastantes aspectos y nos podemos mover en diferentes escenarios, simplemente convendría elegir uno de ellos y especializarnos encaminándonos hacia lo que más nos gusta, aunque en realidad, personalmente he trabajado en todos y no puedo decir que haya alguno que me guste menos que otro, todos tienen su parte singular y apasionante. En cuanto a nuestra asignatura de documentos digitales, en estos tiempos vemos mucho el concepto de biblioteca hibrida dando cada vez más cabida hacia lo virtual, electrónico o digital, esto porque da un poco más de inmediatez en cuanto a la consulta de información así como su fácil accesibilidad. Sin dejar de dar importancia a la parte material y tangible de los documentos hemos tenido que ir al ritmo de los avances tecnológicos y poner a disposición la información para ser consultada en los diferentes formatos que ofrece la tecnología que está cada vez más al alcance de todos los usuarios.


OBJETIVO GENERAL

Permitir la conciencia de uso de los medios digitales como principales recursos de acceso a la información. Comprender los aspectos relacionados con los Archivos digitales que permitan generar procesos de eficacia y eficiencia su desempeño laboral y personal.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

1. Identificar los conceptos básicos de un archivo digital, como medio de conservación, consulta y disponibilidad de los documentos.

2. Identificar las diferencias entre un archivo y una biblioteca, teniendo en cuenta que los dos tienen tanto igualdades como diferencias en cuanto al manejo del documento.

3. Identificar las ventajas de conservar la información digital, en cuanto a su accesibilidad e inmediatez a la hora de realizar su consulta.


1. DEFINICIÓN DE ARCHIVOS

En el ámbito de la informática, un archivo es un conjunto de información digital que puede almacenarse en una computadora o en otro tipo de dispositivo.

En lo que concierne al sistema operativo, un archivo es, en la mayoría de los casos, simplemente un flujo unidimensional de bits, que es tratado por el sistema operativo como una única unidad lógica. Un archivo de datos informático normalmente tiene un tamaño, que generalmente se expresa en bytes; en todos los sistemas operativos modernos, el tamaño puede ser cualquier número entero no negativo de bytes hasta un máximo dependiente del sistema. Depende del software que se ejecuta en la computadora el interpretar esta estructura básica como por ejemplo un programa, un texto o una imagen, basándose en su nombre y contenido De acuerdo al archivo General de la nación, algunas definiciones de archivo son:

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. ARCHIVO PUBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.


ARCHIVO PRIVADO DE INTERÉS PUBLICO: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador. ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. Otros tipos de Archivos ARCHIVOS PERSONALES Los archivos personales son el reflejo documental de las funciones, actividades e intereses de sus productores en tanto sujetos con características personales y psicológicas específicas. Ellos refutan e infringen preceptos establecidos para la creación de documentos archivísticos, convirtiéndose en contradictorios y transgresores. Tienen naturaleza privada desde su nacimiento, aplicándose para ellos las disposiciones instauradas sobre derecho de autor.

La documentación generada por un individuo a lo largo de su vida y de acuerdo con sus necesidades e intereses vitales y profesionales corresponde a un archivo personal que nace con particularidades propias.

Quienes se enfrentan con un archivo personal tienen la oportunidad de realizar una especie de viaje al interior del pensamiento de una persona y a la razón de ser de sus acciones y actitudes que pertenecen por lo general a la esfera privada y revelación de intimidades, sobre todo cuando no se tiene con esa persona relaciones familiares, de amistad o amorosas.


2. DEFINICION DE BIBLIOTECAS

Una biblioteca puede

definirse,

desde

un

punto

de

vista

estrictamente

etimológico, como el lugar donde se guardan libros, sin embargo en la actualidad esta concepción se ha visto hace tiempo superada para pasar a referirse tanto a las colecciones bibliográficas y audiovisuales como a las instituciones que las crean y las ponen en servicio para satisfacer las necesidades de los usuarios. Biblioteca Pública Según el referido Manifiesto de la UNESCO a de 1994, ésta se concibe como «un centro local de información que facilita a sus usuarios todas las clases de conocimiento e información» Sus servicios han de prestarse sobre la base de la igualdad de acceso para todas las personas;

Características :

- Deben saber atender las necesidades de cualquier tipo de usuario y recoger fondos adecuados para todos los grupos de edad;

- Sus materiales deben reflejar la evolución de la sociedad y de la humanidad;

- Ni sus fondos ni sus servicios han de estar sujetos a censura ideológica, política o religiosa, ni a pretensiones comerciales;

- La biblioteca pública ha de ser, por principio, gratuita y regirse por una legislación específica.


Funciones : • Crear y consolidar hábitos de lectura en niños y jóvenes así como estimular la creatividad e imaginación; • Apoyar la educación en todos sus niveles; • Contribuir al conocimiento del patrimonio cultural y de todas las manifestaciones artísticas; • Salvaguardar la tradición oral; • Garantizar a todos los usuarios el acceso a la información en general; • Ofrecer información a empresas o asociaciones de ámbito local; • Participar en actividades de alfabetización y de formación en el manejo informático.

BIBILIOTECAS UNIVERSITARIAS

Son aquellas creadas para satisfacer las necesidades académicas y de investigación de los miembros que integran la institución universitaria. Sus fondos son de carácter general, pero sus usuarios son concretos y

especializados

(alumnos, profesores, personal e investigadores).

La biblioteca Universitaria ha de reunir, organizar y difundir la documentación precisa para las tareas docentes e investigadoras de la comunidad universitaria, ofreciendo unos servicios que proporcionen la cobertura documental indispensable a todo trabajo de investigación, además de prolongar y completar las enseñanzas


en las aulas. Debe proporcionar una colección accesible, actualizada y básica de introducción al conocimiento científico; fuentes referencia en todo tipo de soportes, que sirva tanto de base informativa como de medio didáctico; una colección documental especializada.

LAS BIBLIOTECAS ESPECIALIZADAS

Son aquellas que recogen, tratan y difunden información relativa a un tema o grupo de temas afines, es decir, aquellas cuya colección se centra en una materia o área concreta del conocimiento, la ciencia o la técnica. Se concentran en una disciplina o grupo de disciplinas particulares o que ofrecen servicios a usuarios interesados en una determinada profesión, actividad o proyecto. En consecuencia, proporcionan información especializada a usuarios especializados.

3. DIFERENCIAS ENTRE ARCHIVO Y BIBLIOTECAS Estos tipos de instituciones atesoran documentos de diversa índole con formas de adquisición y procesamientos diferentes. Las bibliotecas generalmente guardan documentos individualizados con ejemplares múltiples (libros, publicaciones seriadas, etc. fundamentalmente impresos) adquiridos por compra, canje o donación y procesados mediante la catalogación, la clasificación y la indización mientras que los archivos como instituciones custodian conjuntos orgánicos e interrelacionados de documentos acumulados de manera natural que constituyen ejemplares únicos y originales, cuya función consiste en servir de testimonio y prueba para los organismos o personas que los generaron y para propósitos investigativos.

La Archivística y su institución ha debido recorrer un largo camino que aún no concluye, para ir encontrando su propio espacio y despojarse de tendencias y procederes bibliotecológicos específicos. Aunque los primeros documentos


escritos fueron documentos de archivo referidos a transacciones comerciales, dando fe de ellas o de otras acciones de los grupos humanos en el 2000 -3000 a. n .e. 7, los archivos y las bibliotecas fueron creados en la Antigüedad de acuerdo con necesidades bien determinadas y con documentos muy específicos. Las particularidades socio-culturales de la Edad Media propiciaron, si no el nacimiento, sí la consolidación de una manifiesta indeterminación entre el mundo bibliotecario y el archivístico, ya que a comienzos del siglo VI se incluían las labores archivísticas y bibliotecarias entre las actividades propias del monacato.

Con la consolidación en el siglo XX de la Archivística como ciencia, se produjo la definitiva separación de métodos de trabajo bibliotecológicos de los puramente archivísticos. Según Fraiz (1998) sólo a partir de la segunda mitad de siglo fue que el ordenamiento de los documentos de archivo -y de ellos los pertenecientes a personas

físicas,

considerados

en

su

mayoría

como

documentos

“antiarchivísticos”- dejó de basarse en prácticas y métodos esencialmente bibliotecológicos.


PARTICULARIDADES


4. LOS DOCUMENTOS DIGITALES

Cuando nos referimos a un documento físico, un documento de papiro o un documento microfilmado, el significado es claro. Sin embargo, la idea de un documento digital es más difícil de conceptualizar, un correo electrónico, un pdf, entre otros. Pero más allá de estos ejemplos se vuelve menos claro el concepto de un documento, uno puede enumerar los diferentes tipos de documentos digitales, y esto es necesario debido a la necesidad de especificar las normas a fin de lograr la eficiencia y la interoperabilidad. Pero si uno trata de integridad, el proceso se vuelve arbitrario e intelectualmente poco satisfactorio porque no está claro donde debería ser la frontera entre documentos y no documentos.

En términos generales, en el ámbito de la Bibliotecología tradicional, se habla de documento para referirse a cualquier unidad significativa de información que haya sido registrada en un soporte que permita su almacenamiento y su posterior recuperación.

Cualquier

soporte

que

permita,

simultáneamente,

multiplicar ilimitadamente la consulta de la información en él registrada y postergarla indefinidamente en el tiempo. De acuerdo a la definición anterior, son documentos, por ejemplo, los libros, las revistas y los artículos que en ellas se publican; las cartas, las facturas, y los informes escritos de diverso tipo. Pero son documentos también los dibujos, los gráficos, las fotografías, las películas, los videos y las distintas formas de sonido


grabado como discos, cintas, cartuchos o “cassetes”. Son documentos -unidades significativas de información registrada- sin importar su forma mediática: texto, imagen fija, imagen en movimiento o sonido; sin importar el soporte en que se registra la información: papel, cuero, cortezas, celulosa, acetato o cinta magnética. Son documentos impresos unos y audiovisuales, los otros.

Pues bien, de acuerdo a lo anterior, cualquier conjunto de información que conforme una unidad significativa independiente, registrada en un soporte electrónico, constituye también un documento. Cualquier unidad significativa independiente de información registrada en un diskette, en un CD Rom o en un disco duro, es un documento. Sólo que en este caso no es ya un documento impreso o un documento audiovisual sino un “Documento Digital”; un documento que no recibe su nombre de la forma mediática en que se presenta la información, sino directamente de la manera particular como que se registra.

En definitiva, las señales que codifican los textos, sonidos o imágenes son reducidas a combinaciones de ceros y unos; a combinaciones de dígitos, la información así registrada se denomina “información digital”. Y los conjuntos independientemente significativos de la misma, “documentos digitales o electrónicos”.

Son,

entonces,

documentos

electrónicos,

los

archivos

producidos

con “procesadores de palabras”, “hojas de cálculo”, “administradores de bases de datos”, o programas para elaborar gráficos. Son documentos digitales, los conjuntos sistemáticamente integrados de texto, gráficos e imágenes con los que se

construyen “presentaciones” en

las

computadoras.

Son

documentos

electrónicos las llamadas “Páginas Web” y los mensajes que se transmiten por “email”... Y lo son también las fotografías, el sonido y los videos producidos con instrumentos –cámaras y grabadoras- llamados digitales; instrumentos que registran directamente la información audiovisual, en forma de señales eléctricas positivas y negativas en un medio electrónico.


5. POR QUÉ CONSERVAR LA INFORMACIÓN DIGITAL

El almacenamiento digital facilita el acceso a los datos que maneja una organización y minimiza el riesgo de pérdida de éstos. Un sistema de almacenamiento de archivos digitales supone un ahorro de espacio físico.

Las tecnologías digitales son utilizadas en los procesos de almacenamiento, ordenación, descripción y clasificación de la información documental y datos en archivos digitales, de igual manera destacamos las ventajas del uso de estas tecnologías para el almacenamiento digital, recuperación y difusión de la información documental en forma de archivos digitales.

Las principales ventajas del almacenamiento digital son su capacidad de almacenar datos, gestionar y distribuir gran cantidad de información de distinta naturaleza en archivos digitales.

Ventajas del almacenamiento digital: - Disminuye el riesgo de la pérdida de información y datos ocasionada por incendios, robos, inundaciones. - Conserva los documentos intactos a lo largo del transcurso del tiempo. Los documentos no se deterioran ya que se encuentran como archivos digitales


- Permite un acceso inmediato a los documentos según distintos criterios de búsqueda. Por ejemplo, por año, por tipo de documento, por cliente, etc. - Permite el acceso desde cualquier lugar a través de Internet - Permite establecer criterios de acceso de forma flexible y fácil - Permite el acceso simultáneo de varios usuarios al mismo archivo digital - Permite duplicar y enviar los documentos a través de medios digitales (sin sacarlo de su ubicación).


CONCLUSIONES

-

El fin último de la biblioteca universitaria es el mismo que el de la universidad como tal: ayudar al desarrollo de la enseñanza e investigación y a la transmisión de la cultura. Y Las bibliotecas especializadas, que, con frecuencia, forman parte de organismos de investigación, han sido diseñadas para suministrar información concreta, rápida, actual y rigurosa, sobre todo a personas vinculadas con tales instituciones

-

Ante la enorme cantidad de información generada y demandada a diario en la Sociedad del Conocimiento, es imprescindible emprender acciones de cooperación interbibliotecaria, altamente favorecidas por la automatización y por los progresos normalizadores en el ámbito bibliográfico.

-

A lo largo del tiempo los archivos y las bibliotecas han tenido puntos de contacto a pesar de sus diferentes objetos, métodos y enfoques teóricoprácticos.

-

El desarrollo más estable de la institución bibliotecaria y de la Bibliotecología en realidad retrasó la evolución de la Archivística y su conversión

en

ciencia,

bibliotecológicos en su praxis

entronizándose

métodos

y

enfoques


CIBERGRAFIA

-

La suministrada por el profesor en la gu铆a de la Unidad

-

Definici贸n de Archivo http://es.wikipedia.org/wiki/Archivo_(computaci%C3%B3n)

-

Definici贸n de Biblioteca http://es.wikipedia.org/wiki/Biblioteca

-

Documenos Digitales http://www.slideshare.net/aimerodriguezrodriguez/documentos-digitales

-

Gr谩ficas https://www.google.com.co/search?q=documentos+digitales&safe=active&s ource=lnms&tbm=isch&sa=X&ei=qEABU_HkG8TrkQfJiIHYBQ&ved=0CAcQ _AUoAQ&biw=1366&bih=643

http://issuu.com/anapatriciacastaneda/docs/trabajo_1.docx


ACTIVIDAD UNIDAD 1