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Ana Luiza Chaves

Leitura e contexto em arquivos Seleção de textos do Blog Leitura e contexto

Fortaleza Julho/2013


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Dia Internacional dos Arquivos domingo, 9 de junho de 2013

Neste Dia Internacional dos Arquivos 2013, proponho, por intermédio de um acróstico(1), a leitura de algumas ações inerentes à atividade de arquivo, as quais, considero fundamentais para o seu desempenho e entendimento do contexto.

Avaliar o ambiente, os processos e a documentação. Reconstruir a estrutura e os conjuntos documentais, que por vezes estão desfeitos. Qualificar o arquivo e seus conjuntos documentais. Unificar os fundos arquivísticos. Institucionalizar os instrumentos, procedimentos e rotinas. Validar os instrumentos, procedimentos e rotinas. Operacionalizar e fazer funcionar o arquivo.

Outras ações são importantes e inerentes aos arquivos. Você que trabalha com arquivo, pense e desenvolva seu acróstico.

(1) Gênero de composição, em geral poética, que consiste em formar uma palavra vertical com as letras iniciais ou finais de c ada verso. Muito usado no barroco. É um exercício lúdico, como um passatempo ou uma curiosidade verbal, em que se coloca uma palavra na vertical e a partir das letras dessa criam-se outras palavras ou pequenas frases. Já era praticado na Antiguidade pelos escritores Gregos e Latinos e na Idade Média pelos monges. Hoje em dia é fácil encontrar também o acróstico em jornais, revistas e puzzles. Parte integrante da monografia de autoria coletiva, apresentada por ocasião do Curso de Gestão de Arquivos Empresarias, pela FESPSP.


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A Alma do arquivo sábado, 12 de janeiro de 2013

Já parou para pensar como é a alma do arquivo? A primeira impressão é a que fica, mas, agora pode ser a hora de rever conceitos e quebrar paradigmas.

Definida? Socialmente

sim,

mas

assume

outros

valores,

administrativo,

fiscal,

legal

e

histórico, conforme a leitura e o contexto.

Empoeirada? Nem tanto, apenas superficialmente, pois, na sua essência há limpeza a cada leitura.

Adormecida? Eu diria, em espreita, em stand by, pronta para acordar com o mínimo de quebra de silêncio.

Cinzenta? Melhor seria preto e branco, elucidando mistérios e segredos, o que é e o que não é.

Desumana? De forma alguma, haja humanidade nela! É um baú de pessoas e de ações por elas vivenciadas e que estão sempre disponíveis.


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Inflexível? Põe flexibilidade nisso! Tem muito bom senso e vive o contexto.

Esquecida? Jamais, é um poço de memórias e ajude a lembrar o que está esquecido.

Envelhecida? Melhor qualificá-la como madura, experiente.

Desorientada? Apenas para os leigos, para quem conhece o mister da questão, a alma do arquivo jamais levará esse predicativo, existe orientação para tudo.

Independente? Não tem como sê-la, há cumplicidade em tudo, inter-relacionamento e interdependência. Sempre estará vinculada a alguma coisa, questões de princípios.

Perdida? Não é bem assim, dá alguns passeios, mas, volta às origens sempre.

Exigente? Um pouco, gosta de manter a ordem original e não insiste em dividir o indivisível, também por questões de princípios.

Morta? Ao contrário, sempre viva, paradoxal? Não, fenomenal!

Indecifrável? Não, é só fazer a leitura, conforme o contexto.


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Saboreando "O Sabor do arquivo" domingo, 2 de dezembro de 2012

Estou agora a saborear "O Sabor do arquivo", autoria de Arlette Farge, editado pela Edusp. E que sabor! Um primor de obra, que usa sem querer, facetas da Arquivística, para fazer ponte entre o Direito e a História, já comentada aqui neste espaço de leitura e contexto e agora, também, junto à Sociologia.

A autora utiliza os registros dos arquivos policiais da França no século XVIII, para revelar situações do contexto desse cotidiano social e, por intermédio deles, levar o leitor a perceber que não se tratam de simples páginas escritas e adormecidas, mas, um complexo de informações, que, a qualquer tempo, no dedilhar e olhar do pesquisador ou curioso, chegam à tona, desvendando mistérios, contando histórias e elucidando fatos, denunciando os crimes, os costumes, os segredos da sociedade da época, em um verdadeiro "debate social".

Pelos depoimentos policiais é possível conhecer o comportamento da mulher daquele século, o quão era atuante, mesmo na sua condição de subjugo, também os pequemos delitos de delinquentes, a perseguição ao chambrelan, os acontecimentos de Paris...

A autora faz a leitura do aquivo utilizando-se de um jogo de paradoxos, ao tempo em que fala da monotonia, ressalta a sua dinâmica, do silêncio que impera, enfatiza o soar das palavras dos manuscritos, quando consultados e lidos seus registros.

Fala da fragmentação dos acontecimentos, da desordem, do tamanho do arquivo, da impossibilidade de consumi-lo em leitura durante toda uma vida.


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Premia o leitor, principalmente aquele da área, com a sequência de uma pesquisa e com citações de Foucault. Premia também esse espaço de leitura e contexto, quando dá ênfase à subjetividade.

Eu que venho há mais de 15 anos "saboreando arquivos", me deparo agora com este sabor à parte.

Recomendo a leitura.


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Seu arquivo funciona? quinta-feira, 19 de julho de 2012

Seu arquivo funciona? Em qualquer contexto faz-se necessário manter os quatro pilares do arquivo: 

Acessibilidade = ter acesso fácil e sistematizado à informação.

Agilidade = conseguir de forma ágil a informação solicitada.

Confiabilidade = oferecer resultados de informação confiáveis.

Flexibilidade = estar propenso às mudanças necessárias, sejam elas em quaisquer esferas (tecnológicas, estruturais, organizacionais, etc.), trabalhando o passado, presente e futuro.

A figura é construção da autora deste Blog.

O desafio no cenário da gestão arquivística é ter o domínio e o acompanhamento da evolução das tecnologias da informação e comunicação, com vistas à implementação de sistemas e serviço de informação capazes de fomentar as atividades das empresas (planejamento, direção, organização e controle), quando se trata de informação de valor primário e, as demandas da sociedade, quando se refere aos arquivos históricos e permanentes, num diálogo constante entre arquivistas e usuários, sem perder de vista o aspecto humanístico e ético. Fazer a leitura constante do arquivo e verificar se esses pilares estão sustentando o seu arquivo é fundamental para manter o sistema funcionando com eficácia.


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Evolução dos arquivos: questão de contexto sábado, 14 de julho de 2012

Segundo Bautier, citado por Cruz Mundet (1994), a história da evolução dos arquivos é dividida em quatro períodos: a época dos arquivos de palácio, que corresponde em termos gerais à Antigüidade; a época dos cartórios, abarcando os séculos XII a XVI; a época dos arquivos como arsenal de autoridade, que se estende por todo o Antigo Regime, desde o século XVI ao século XIX; e a época dos arquivos como laboratório da história, desde o início do século XIX até meados do século XX. Fazendo diversas leituras e desenvolvendo cada período, conforme o contexto, têm-se os trechos abaixo.

Na Antiguidade (Suméria, Grécia e Roma), os arquivos tinham a função de representar a gestão do poder e eram tidos como lugar de conservação de documentos autênticos. A necessidade de guardar os registros referentes a cobrança de impostos, empréstimos e inventários, ordens administrativas, tratados comerciais e políticos, decretos, plebiscitos, atas, contas públicas, leis, documentos judiciais e testamentos, era puramente prática e administrativa, fazendo com que existissem grandes depósitos, ora os próprios templos, ora construções denominadas especificamente como archeion, na Grécia e Tabularium, em Roma.

Tabularium de Roma

A razão da grande dimensão dessas construções, além do próprio caráter imponente e monumental que se revestia a arquitetura da época, dava-se pelo suporte do documento, tabuletas de argila ou papiro embutido em grandes frascos cerâmicos e cestos, para conservação do documento. Essas construções garantiam a segurança do documento ali depositado, para servir de testemunho, outra função dos arquivos da época, caracterizados como públicos: do governo e para o governo.


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Há uma mudança na conotação dos arquivos públicos, após o período clássico, quando passam a servir para responder aos direitos e obrigações dos cidadãos comuns, garantindo os direitos patrimoniais privados, por intermédio do Direito Romano, que institui o documento de arquivo com o valor de fé pública, assegurando-lhe a autenticidade por meio de empregados especiais.

A queda do Império Romano provoca a decadência da cultura e, conseqüentemente, do documento escrito e os arquivos públicos deixam de existir, passando o controle da documentação para a monarquia, nobreza e Igreja, são os arquivos monásticos, senhoriais e eclesiásticos, que fixam a sede dos governos. Os documentos, tratados isoladamente, são verdadeiros tesouros, que garantem o titulo de propriedades durante a Idade Média.

Somente após a retomada do Direito Romano, o documento volta a ter o valor jurídico e o sentido de conjunto (orgânico e indivisível) e junto aos documentos públicos se constituem os documentos privados, que adquirem valor legal, quando validados por um tabelião.

Do século XVI ao século XIX, na Europa, os arquivos eram considerados um conjunto de armas políticas e jurídicas, um arsenal de autoridade, a serviço dos monarcas. Foi a época da constituição dos arquivos centrais de estado, considerados secretos e misteriosos para o povo.

Com o Renascimento, o aumento do comércio, a difusão das línguas vernáculas e o uso do papel, surgem os intelectuais e a administração central cria a rede de arquivos, surgindo a necessidade de “informar-se”. Com esse crescimento também surgem a necessidade da descrição documental, para possibilitar a intermediação entre o arquivo e o usuário em nível acadêmico, nascem, então, os primeiros expedientes numerados e um quadro de classificação rudimentar.

Mas, os arquivos do início da Idade Moderna serviam exclusivamente para guardar os documentos, como instrumentos da administração, os quais eram utilizados somente para interesse do governo (arquivos reais). Os arquivos, portanto, são nacionais e públicos, com historiadores e construtores da identidade do Estado-nação. Essa ideia de arquivo prevaleceu até o final do século XVIII.

Ao final, vem a preocupação de se estudar os princípios teóricos fundamentais nas escolas especializadas de formação, pois devido à centralização, foram necessários ajustes metodológicos, culminando no estudo e definição da rotina arquivística.


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Na Idade Contemporânea, com a ampliação do domínio dos arquivos, já se evidenciam duas funções distintas: a gestão de documentos administrativos e a administração de documentos históricos permanentes, que, mais tarde culminaria no conceito de arquivística integrada.

Hoje os arquivos têm o objetivo de tratar os documentos desde a sua gênese, acompanhando todo o seu desenvolvimento na organização, para cumprir a função de produzir a informação, totalmente direcionada aos usuários e servindo à sociedade.

A Arquivística como ciência remonta do século XIX, como ciência auxiliar da história, paralela ao desenvolvimento das ciências históricas e com a criação das primeiras escolas de arquivistas, utilizando ciência e técnica para se desenvolver, apoiando-se em suportes científicos e de outras ciências, para construção paulatina de uma ciência própria.

A partir do século XX, há uma abertura em relação à atuação dos arquivos, que servem tanto à administração, como aos cidadãos e pesquisadores, consolidando o conceito de arquivística integrada.

Foto de Filipe Araújo/AE Interior do Arquivo Público de São Paulo Prédio é revestido para proteger material dos raios solares e do calor

Conforme o contexto em que eram inseridos, os arquivos foram evoluindo e se transformando, sempre contribuído para o entendimento da história e da sociedade.

CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de archivística. 3. ed. Madrid : Fundación Germán Sánches Ruipérez, 1994.


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Dia Internacional dos Arquivos sábado, 9 de junho de 2012

Comemora-se hoje, 09 de junho, o Dia Internacional dos Arquivos (International Archives Day), em homenagem a fundação do Conselho Internacional de Arquivos, pela UNESCO, em 1948. A data foi instituída em Novembro de 2007, por ocasião da Assembleia Geral do CIA, em Quèbec, com o objetivo de chamar a atenção para o desenvolvimento de ações de promoção e divulgação da causa dos arquivos, inclusive da profissão.

É um dia para ensejar a reflexão pelas autoridades, quanto às ações necessárias para modernização, para soluções de preservação e de transcodificação, para análise da forma de acesso e da preservação e assinatura digital... São tantas as questões, que carecem ainda de muito debate e consenso.

Fazemos arquivo todo dia, tanto as pessoas naturais como as jurídicas emanam documentos, o crescimento é gradual, é cumulativo, não intencional, é próprio da atividade de quem os criou.

A massa documental é fundamental para servir à administração, às necessidades de informação e pesquisa do cidadão, de prova em juízo e, a longo prazo, para contar a história. Portanto, tanto como caráter informativo, probatório ou histórico, percebemos a necessidade de manter o que é necessário para atender a essas finalidades e, de descartar, de forma consciente e apropriada, o que é passível de eliminação, sem prejuízo às demandas já mencionadas, pois, do contrário, a massa de documentos assume condição não controlável, confundindo e colocando em risco os interesses.

A análise do que deve ser preservado e daquilo que pode ser eliminado é efetuada mediante a leitura e interpretação do documento junto ao contexto de sua criação. Entra em cena a Tabela de Temporalidade Documental (TTD) que, segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística, é o "Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos".


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Mas, voltando à comemoração, destaco abaixo duas instituições arquivísticas públicas.

O Arquivo Nacional, criado em 1838, que centraliza o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos-SIGA, da administração pública federal e é parte integrante da estrutura do Ministério da Justiça, que: "Tem por finalidade implementar e acompanhar a política nacional de arquivos, definida pelo Conselho Nacional de Arquivos - Conarq, por meio da gestão, do recolhimento, do tratamento técnico, da preservação e da divulgação do patrimônio documental do País, garantindo pleno acesso à informação, visando apoiar as decisões governamentais de caráter político-administrativo, o cidadão na defesa de seus direitos e de incentivar a produção de conhecimento científico e cultural."

Foto 1 - Arquivo Nacional (RJ)

Fonte: Divulgação/Arquivo Nacional

Destaco, em nível Estadual, o Arquivo Público do Estado do Ceará, já cadastrado junto ao CONARQ como BR CEAPEC (Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos), que tem como missão "Recolher e conservar todos os documentos manuscritos e papéis concernentes à administração pública estadual, com o objetivo de garantir o acesso ao público".

O Arquivo mantém acervo composto basicamente por documentos textuais e cartográficos, a partir do século XVI aos dias atuais do setor público e privado. Foto 2 - Arquivo Público do Estado do Ceará

Fonte: http://www.secult.ce.gov.br/galeria-de-imagens/galeria-2011/equipamentos-culturais/arquivopublico/arquivo-publico


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Um (dois) retrato(s) e dois contextos arquivísticos terça-feira, 21 de fevereiro de 2012 "Após séculos, farsa sobre retrato de mulher de Lincoln é revelada. Segundo especialistas e restauradores, retrato de Mary Todd Lincoln e a comovente história por trás da pintura são falsos. The New York Times | 20/02/2012 07:01

Durante 32 anos, um retrato de Mary Todd Lincoln, ex-primeira-dama dos EUA de 1861 a 1865, esteve pendurado na mansão do governador em Springfield, Illinois, assinada por Francis Bicknell Carpenter, um pintor famoso que viveu na Casa Branca durante seis meses em 1864.

A história por trás da imagem era intrigante: Mary Todd Lincoln pediu que Carpenter secretamente pintasse o seu retrato para que ela pudesse fazer uma surpresa para o presidente, Abraham Lincoln(1861-1865), mas ele foi assassinado antes que ela tivesse uma oportunidade de dar seu presente.

Agora, segundo especialistas, aparentemente tanto o retrato quanto a história que está por trás dele são falsos.

A tela, que foi comprada pelos descendentes de Abraham Lincoln antes de ser doada à biblioteca histórica do Estado na década de 1970, foi revelada como uma farsa quando foi enviada para um restaurador para que fosse limpa, disse James M. Cornelius, curador da Biblioteca e do Museu Lincoln em Springfield. O museu pretende apresentar as suas conclusões em uma conferência no dia 26 de abril.


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[...]

O retrato restaurado não será devolvido para a mansão do governador, disse Cornelius. A pintura original da mulher desconhecida deve ser pendurada na biblioteca de Lincoln. Ela perdeu a maior parte de seu valor (que estava assegurado valendo US$ 400 mil), disse, mas ainda vem com uma história intrigante. E essa história tem a vantagem de ser verdadeira." Por Patricia Cohen Leia a matéria completa

Depois de ler a matéria completa é possível tecer alguns comentários acerca dos eventos arquivísticos que permeiam nas entrelinhas. A matéria e todo o seu contexto se revestem de um arsenal de informações e estão carregados de conceitos da Arquivista, do que seria, do que não foi e do que é, e assim constroem e reconstroem o contexto arquivístico dessa obra. De verdadeira, quando habitou por 32 anos a mansão do governador em Springfield, a falsa, quando descoberta pelo conservador independente, especialista em obras de arte.

O período em que arrastou com ela uma história acerca de sua concepção é tempo por demais para ser desprezado e não considerados os olhares, as atenções, a notoriedade, os cuidados e tudo mais que girou e se debruçou diante dessa suposta primeira dama.

Até então, considerado como verdadeiro, segundo a Arquivística, o quadro durante esse período manteve sua organicidade, respeitando o princípio da proveniência, ou seja suas ligações, relações e hierarquia com o agente produtor, a primeira Dama Mary Lincoln e, indiretamente, o Presidente Lincoln.

Com o advento da descoberta da fraude e redescoberta da imagem verdadeira, feriu-se o princípio da integridade, pois a obra foi "adulterada", isso se fizermos a leitura da imagem anterior que era pública. Ao mesmo tempo renasce um novo contexto arquivístico, uma nova história, agora, não mais de uma mulher importante, mas, de uma desconhecida. Portanto, neste caso, é retomada a ordem original da peça com suas características.

O quadro perdeu seu valor de mercado, no entanto, continua com uma história intrigante, que ganhará novos fatos, será objeto de novas especulações e terá uma nova leitura, dando novo rumo ao contexto arquivístico.


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A Figura de um arquivista em "1808" sábado, 24 de dezembro de 2011 O livro 1808, de Laurentino Gomes, dá ênfase à figura de um arquivista, Luiz Joaquim dos Santos Marrocos, em vários trechos da obra. O personagem era funcionário da Real Biblioteca Portuguesa,que ficava no Palácio da Ajuda, em Lisboa, Portugal.

Segundo o autor, em 1807, por ordem de D. João VI, foi incumbido de encaixotar os 600.000 volumes da referida Biblioteca, para embarcar junto com a Corte Portuguesa na frota que fugia do imperador francês Napoleão Bonaparte e atravessar o Atlântico, com destino ao Brasil.

Referido acervo somente foi despachado em 1811 em companhia do próprio Luiz Joaquim e foi a base para formar a atual Biblioteca Nacional.

A importância que é dada pelo autor a esse personagem é tanto pela sua participação e contribuição na construção do Brasil como país, como pelo fundo arquivístico que deixou como legado para a posteridade, rico em detalhes, permitindo que se conhecesse melhor a história dos dois países, Portugal e Brasil.

No primeiro caso, O Arquivista Real, como foi chamado pelo autor no Capítulo 6 de sua obra, era responsável pelos manuscritos da Coroa Portuguesa, trabalhou como oficial da Secretaria de Estado dos negócios do Reino e como Encarregado da 'direção e arranjamento' das reais bibliotecas e, logo após a independência, tornou-se alto funcionário do governo do imperador Pedro I. Nesta função teve a oportunidade de registrar seu nome, como escriba, em vários textos burocráticos, inclusive na primeira Constituição do Império (1824) e na primeira lei de patentes (1830). Além desse aspecto político-social, fazendo a leitura e considerando o contexto afetivo, creio que a maior contribuição se deu pelo fato de se converter ao Brasil, conforme capítulo 28, intitulado "A Conversão de Marrocos", quando muda sua opinião de repugnância ("...o pior lugar do mundo, repleto de doença, sujeira, pessoas vagabundas, ignorantes e sem pudor.") e resolve ficar de bem, permanecendo no Brasil e divulgando suas maravilhas ("... um lugar bonito, acolhedor, de gente simpática e trabalhadora.").

No segundo caso, o autor ressalta as 186 cartas escritas por Marrocos ao seu pai e irmã, que permaneceram em Portugal, descrevendo as particularidades do Brasil, seu povo, seus


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costumes, a questão dos escravos, etc. Referido acervo foi preservado pelo pai na Biblioteca Real da Ajuda.

Além do Brasil em si, tamanha é a importância desses registros documentais, que o autor abre um novo capítulo, intitulado "O Segredo", para revelar um segredo, guardado por 200 anos, resgatado graças ao princípio da Arquivística de respeito aos fundos, mudando os rumos da história. Para conhecê-lo, só lendo o livro, excelente!


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Arquivos e Bibliotecas sábado, 25 de junho de 2011

As bibliotecas e os arquivos são organismos de informação e documentação que remontam à Antiguidade, quando ainda havia uma indefinição entre ambos. Nesse período histórico têm-se notícias da Biblioteca de Alexandria e da Biblioteca de Pérgamo, do Archeion, local onde se guardavam os papéis do governo (Roma e Grécia) e do Tabularium, situado no Capitólio, onde guardavam leis e documentos judiciais.

Os dois organismos sofreram mudanças de acordo com o período histórico. Na Idade Média as

Bibliotecas

eram

situadas

nos

mosteiros

e

os

Arquivos eram

monásticos.

No Renascimento, com a eclosão da classe dos enciclopedistas e da classe erudita em geral, tantos as Bibliotecas como os arquivos ganharam riqueza e organização. Na Idade Moderna surgiram as bibliotecas e os arquivos nacionais e na atualidade a informatização de ambos, disseminando a informação e facilitando a vida dos usuários.

Para Luciana Duranti e Cruz Mundet a gestão e o tratamento dos documentos podem remontar à constituição dos primeiros grupos sociais. Outros como Leopoldo Sandri, dão como origem o início da escrita, mais precisamente a sua difusão e o uso de material de escrita.

Para Pierre Levy a história tem 3 tempos: o tempo em que as pessoas só conversavam, com uma necessidade de contar histórias para que elas se perpetuassem nas gerações vindouras. O tempo da escrita, que mudou consideravelmente a cultura em razão dos processos de emissão e recepção, dando margem à interpretação e crítica textual. A oralidade ainda se prolongou, mesmo depois da escrita, até pouco antes da Renascença em função da necessidade de esclarecer os textos filosóficos, jurídicos e religiosos de difícil compreensão, funcionando como uma espécie de “mídia”. A informática que chega como o terceiro tempo uma tecnologia da inteligência que intensifica a escrita ao tempo em que a torna tão dinâmica e interativa, transformando-a quase num falar, como o que acontece nos chats, groupwares e listas de discussão e redes sociais do ciberespaço.

O fato é que a escrita revolucionou a Humanidade e as bibliotecas e os arquivos são frutos dessa evolução.

Hoje,

com as duas ciências bem definidas Arquivologia e Biblioteconomia e

suas

respectivas profissões, o posicionamento de cada uma é claro, sendo a principal diferença a


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forma pela qual as unidades de seu acervo são reunidas. Na Biblioteca essa forma caracteriza-se pela coleção intencional, ou seja, opta-se por obras de acordo com os usuários e finalidade de atendimento. Já nos arquivos existe um acúmulo natural, não intencional, dos documentos gerados pela pessoa (física ou jurídica), no desenvolver de suas atividades, cuja guarda é obrigatória para efeito probatório.

Esses organismos, promotores do conhecimento humano, através das informações neles reunidas e organizadas, sejam publicações em geral ou documentos primários são ambientes que propiciam o desenvolvimento cultural e científico para a sociedade.

E no meio disso tudo estou eu a atuar em ambos. Um lado meu é Arquivo, o outro é Biblioteca, um expediente é Arquivo, o outro é Biblioteca.


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No limite dos dois extremos: "arquivar no lixo" ou "guardar para sempre" segunda-feira, 21 de fevereiro de 2011

Deparamo-nos ainda com essa realidade nas empresas, se de um lado há os extremistas com ojeriza a documentos, que tendem a eliminar tudo, indiscriminadamente, temos do lado oposto os que são por demais precavidos e receosos, que tudo guardam, gerando uma massa documental infindável.

Para aqueles o fim do ano é justificativa suficiente para eliminar o arquivo do ano que passou e iniciar o ano com os armários vazios, prontos para acolher a nova documentação orgânica a ser gerada/recebida. Não se atentam que a documentação de dezembro do ano que findou ainda não fez um mês.

Para os exagerados por segurança, conclui-se que o são para provar o que fizeram na administração, mesmo que o fato já seja desprovido de valor fiscal/legal. Nada como a aplicação do bom senso, a leitura correta dos documentos para concepção de uma boa tabela de temporalidade para conduzir a destinação desses documentos, a maioria deles não legisláveis, ou seja, não possuem legislação específica nem correlata para indicar objetivamente o tempo de guarda.

Nem "arquivar no lixo" nem "guardar para sempre", obrigatoriamente. Há um meio termo, há o equilíbrio, há a construção da Tabela de Temporalidade, que se bem elaborada, validada, aplicada e sempre revisada, respeitando o contexto orgânico, resulta no controle da massa documental, com o descarte consciente e formal e com a guarda do que tem que ser preservado pelo tempo necessário.

Na sua empresa já foi elaborada a Tabela de Temporalidade? Contrate o profissional da área que ele tem competência para fazê-lo e a empresa só tem a ganhar.


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Dentro da (des)ordem, a ordem! domingo, 15 de agosto de 2010

Paradoxal? Não, real. Parece existir, à primeira vista, uma aparente oposição entre ordem e desordem, no entanto, fazendo a leitura, tentando compreender a dita desordem, é que se percebe que nada está ali por acaso, pois, por trás da aparente desordem, existe uma ordem, uma justificativa para tal coisa, talvez uma lógica, não havendo, portanto, a desordem absoluta. Quando então empreendemos uma certa ordem a algum contexto, estamos, na verdade desfazendo a outra ordem pré-existente, a que chamamos de desordem, em outras palavras, quando não se enxerga ordem é porque a ordem que se pretende ver não é a ordem existente, mas outra ordem.

A ordem de um ambiente pode ser conquistada em contrapartida à desordem de outro. Portanto é questão de leitura e de contexto. Em outro caso a ordem pode ser aleatória para uns, mas significativa para outros. Alguém já lhe disse: "não mexe não, que eu sei onde está cada coisa!". E é isso mesmo que acontece. E há ainda aquela situação em que a ordem da desordem já não mais atende, ou porque de tanto usar e não manter essa dita ordem, acabou-se por criar-se uma nova (des)ordem ou porque mudou o contexto de interesse. Nesse caso transformar essa (des)ordem em ordem é tornar a coisa acessível.

Ordem e desordem são tratadas na biologia molecular, entropia dos sistemas termodinâmicos, sistemas probabilísticos, teoria do caos e em outros estudos bem complexos, na esfera das teorias científicas. Nesse espaço pretendo apenas expor o que ocorre no meu contexto de trabalho, que lida com esses contrapontos.

Trabalho diariamente com a ordem e a ordem do dia é sempre essa: dentro da desorganização, há uma organização, procurem entender primeiro para só então manipular os documentos. Na Arquivística deve-se preservar a ordem original dos documentos no contexto do seu produtor, ou seja, a ordem em que o arquivo foi se compondo a partir dos procedimentos e dos fatos que foram ocorrendo, é o princípio de respeito aos fundos, em que é aplicada a manutenção da sua ordem original, estabelecida por quem os criou. Ocorre que às vezes essa ordem original encontrada não é a ordem original, pois alguém já veio antes e fez alguma intervenção. E há casos também que a ordem original não é a ideal para se manter alguns arquivos, cabendo aqui a intervenção consciente aliada sempre ao contexto do produtor.


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Algumas frases da web selecionadas sobre ordem/desordem:

"Para o sábio tudo é ordem, o néscio acha desordem em tudo." (Marquês de Maricá)

"A hora de estabelecer ordem é antes de entrar a desordem." (Textos Taoístas)

"A ordem é o prazer da razão: mas a desordem é a delícia da imaginação." (Paul Claudel)

"A ordem traz luz à memória." (Cícero )

"Não devemos deixar entrar a desordem onde há ordem." (António de Oliveira Salazar)

"Ordem, contra-ordem, desordem." (Napoleão Bonaparte)

"Ordem é a disposição que atribui a cada uma das coisas iguais ou díspares o seu lugar." (Santo Agostinho)

"A desordem é o melhor servidor da ordem estabelecida." (Jean-Paul Sartre)

"A ordem dos elos mudou, mas a corrente continuou a ser uma corrente." (Gianni Rodari)

"Não há nada mais difícil de realizar nem mais perigoso de controlar do que o início de uma nova ordem de coisas." (Nicolau Maquiavel)

"Debaixo de uma aparente desordem e confusão, tudo é ordem e harmonia, na terra entre os viventes, como nos céus entre as estrelas." ( Marquês de Maricá )


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Insisto na valorização dos arquivos! domingo, 27 de junho de 2010

A gestão documental promove a organização na documentação com a garantia de um gerenciamento contínuo desde a gênese do documento até a sua destinação final. Muitas empresas ainda a desconhecem e não a praticam, em função disso, acumulam de forma desorganizada grande massa documental, comprometendo o acesso às informações, assim como o espaço físico da empresa. Espaço este muito caro, pois a documentação dispersa e desorganizada dentro da empresa compromete aquele que poderia ser utilizado para o conforto dos próprios empregados ou mesmo para a instalação de uma nova unidade de negócio.

Esse contexto de desorganização pode acarretar na leitura incorreta ou incompleta de muitos fatos e situações, como por exemplo, a cobrança indevida de multas por parte dos órgãos fiscalizadores oficiais competentes, no não fechamento de um negócio ou na simples falta de subsídios para o desenvolvimento de uma atividade de rotina da empresa, pelo simples fato de não se localizar o documento necessário em tempo hábil, ou melhor, “a informação certa na hora certa”.

Arquivo não dá lucro, mas pode causar prejuízo se não bem gerenciado.


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ARQUIVÍSTICA: a serviço do Direito e da História domingo, 21 de março de 2010

Verba volant, scripta manent (As palavras voam; os escritos ficam). O provérbio latino ressalta a importância dos registros documentais para a posteridade, fazendo contraponto às palavras que se perdem com o tempo. Com o documento têm-se o autor, a maneira ou o meio de exteriorização e o conteúdo, os quais devem se manter autênticos e íntegros, para que sejam fidedignos e cumpram o seu fim.

Não se pretende aqui tirar o valor da palavra, de importância inconteste, principalmente na época em que a sociedade era baseada na história oral, mas, enfocar a necessidade do documento, presente desde os primórdios, mesmo antes da escrita, quando o homem registrava seu cotidiano nas paredes da caverna, para de alguma forma e por algum motivo não deixar esquecer e passar para os seus descendentes. Ali ele ia registrando a caça, as festas, as guerras, a colheita, o seu patrimônio, conforme fosse acontecendo e evoluindo.

Assim como as pinturas rupestres que resistem até hoje nos sítios arqueológicos espalhados pelo mundo, têm-se conhecimento de tantos outros registros documentais que fizeram parte da história mundial como o Código de Hamurabi, o Livro dos Mortos, os escritos das urbes... Todos servindo para estudo da evolução do comportamento sócio, cultural, político e econômico do homem.

Essa viagem ao tempo é oportuna para se verificar como o homem sentia a necessidade de registrar os fatos, utilizando-se de diversos suportes para o registro dos símbolos, da escrita cuneiforme e depois da escrita com alfabeto, os quais foram evoluindo até os dias de hoje,


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conforme o contexto da época. Têm-se, então, a pedra, as tabuletas, a madeira, os óstracos, o metal, os papiros, os pergaminhos, os palimpsestos, o papel e hoje, o documento eletrônico.

Mas, voltando ao documento, a intenção na esfera arquivística não é a priori a guarda para a posteridade, mas sim a de registrar os fatos sucedidos num determinado contexto causal espaço temporal. O documento nasce para um determinado fim, registrando um fato, uma ação, uma atividade, uma transação, etc., para que depois se faça a leitura e se obtenha a interpretação, conforme sua espécie. Uma declaração, declara algo, um certificado, certifica alguma coisa, um relatório, relata fatos que se sucederam e assim por diante. Recorre-se então, aos arquivos quando se precisa da prova documental, para uso em juízo ou do registro histórico, para estudo da sociedade e, uma vez consolidada a pesquisa, chegasse à pretensão dessa postagem, de mostrar à Arquivística a serviço do Direito e da História.

A prova documental, é aquela que se fundamenta em um documento, seja ele público ou particular. É um dos cinco meios de se provar algo em juízo, conforme o Código de Processo Civil, seja pelo autor ou pelo réu da ação. A prova documental diz respeito tanto ao Direito, que trata de regular a conduta de nossa sociedade através das leis, como à História, que a explica, através dos fatos corridos. Portanto, ambas contam com a reconstrução do passado, para servir de prova junto aos seus julgamentos e interpretações.

A sociedade brasileira assistirá em breve a um grande julgamento e, com certeza, muitos documentos estarão arrolados ao processo e, posteriormente, as falas de testemunhas comporão novos documentos, todos advindos do desenrolar das sessões, os quais, com certeza serão arquivados e ficarão também a serviço da História. E a Arquivística estará no meio disso tudo, viabilizando o resgate e o acesso ao documento!


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Archives and Libraries terça-feira, 12 de janeiro de 2010

Quais espaços mais envolventes, curiosos e cativantes do que os arquivos e as bibliotecas? Dentro da complexidade, a capacidade de se ter tudo com simplicidade, facilitando a busca do que se procura. Dentro de tantos metros lineares de variedades de documentos e livros, informações tão preciosas que atendem às peculiaridades dos consulentes. Dentro do processo paulatino de classificar e indexar cada documento e livro, a chance de tê-los às vistas de um jeito rápido e eficiente. Dentro da seriedade que requer os respectivos ambientes, a amistosidade dos atendentes. Dentro do acervo antigo, o conhecimento novo que adquirimos para o nosso dia-a-dia. Dentro de estruturas tão seculares, a renovação de interesses diários para curiosos, alunos, professores e pesquisadores.

Paradoxal?

Mais do que isso, espetacular, sensacional, incrível. Instituições que devem ser respeitadas na sua natureza e essência. Claro que ambas passaram por mudança de contexto, mas mesmo depois de séculos de existência permanecem úteis e imprescindíveis à Humanidade.

Você já precisou dos serviços de biblioteca e arquivo?

Eu faço parte desse universo.


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Compreensível contextualmente terça-feira, 5 de janeiro de 2010

Em Arquivologia,

o contexto de formação

dos arquivos é fundamental para

sua

compreensão e está intrinsicamente ligado à importância de respeito aos fundos que Michel Duchein ressalta em "O Respeito aos Fundos em Arquivística: princípios teóricos e problemas práticos", da revista Arquivo & Administração,1982, fazendo uma analogia ao sítio arqueológico, quando as peças resgatadas nas escavações eram extraídas de seu contexto e encaminhadas isoladamente para museus, desfazendo dessa forma toda a relação

que

existia

entre

elas.

Da

mesma

forma

o

documento

retirado

do

seu contexto original (fundo) perde a efervescência de significados e de leituras, induzindo a compreensões vagas e/ou distorcidas.

Como se vê o trabalho do arquivista é subjetivo, é contextual, é circunstancial, é memorial, é arqueologizável. Um arquivo é um mundo que se constitui de forma cumulativa e não intencional, ou seja, ele vem se compondo a partir da geração e recebimento de documentos que registram os fatos administrativos e afetam a vida da organização. Portanto, não há uma pré-concepção e por isso a ordem que dá sentido a ele não está préestabelecida. Não há rigidez, há sim um entendimento para uma melhor classificação, implicando num trabalho reflexivo, onde a investigação é constante em torno do que está escrito e também do que não está. É um trabalho arqueológico, conforme Michel Foucault também ressalta em "A Arqueologia do saber", 2007, p. 147, que transcrevo a seguir: O arquivo é, de início, a lei do que pode ser dito, o sistema que rege o aparecimento dos enunciados como acontecimentos singulares. Mas o arquivo é, também, o que faz com que todas as coisas ditas não se acumulem indefinidamente em uma massa amorfa, não se inscrevam tampouco, em uma linearidade sem ruptura e não desapareçam ao simples acaso de acidentes externos, mas que se agrupem em figuras distintas, se componham umas com as outras segundo relações múltiplas, se mantenham ou se esfumem segundo regularidades específicas.

O conceito de arquivo de Foucault revolucionou o entendimento para o formato de organização dos corpus a serem analisados, agora não mais vistos de forma linear e cronológica, mas sim a partir da diversidade, da temática e do discurso, tornando o arquivista um agente de formação da memória. Portanto, mais leitura e contexto!


Leitura e contexto em arquivos