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Contenido - Mejorando la gestión de nuestros equipos. - Reflexiones para comunicar mejor en los proyectos. - Sistematización de la innovación. - Gastamos más tiempo en hablar de los problemas que en afrontarlos.

Newsle&er  Especializada  en   Dirección  de  Proyectos.

- Un Director de Proyectos profesional en las organizaciones que trabajan por proyectos

Dirección de proyectos al alcance de todos. No importa el tamaño de la empresa para aplicar metodologías y buenas prácticas que nos hagan eficientes.

1 Septiembre 2.012. Volumen 1.

info@beinn.es | http://anabeldominguez.com | Twitter: @anabeldo


Newsle&er  Especializada  en  Dirección  de  Proyectos. Dirección de proyectos al alcance de todos.

PROJECT MANAGER.

BeiNN es una empresa especializada en cada una

INTERIM IT MANAGER.

de las siguientes áreas. - DIRECCIÓN DE PROYECTOS.

PMP (PMI) License: 1525337 Anabel Domínguez, es Ingeniera Informática e

- ESTRATEGIA Y MODELOS DE NEGOCIO.

Ingeniera Técnica de Informática de Sistemas

- INNOVACIÓN.

PMP (Project Manager Professional) por el

Contamos en BeiNN con Directores de Proyectos

organismo internacional PMI, que le certifica como Directora de Proyectos Profesional con

Profesionales (PMP) certificados por el PMI (Project

más de 4.500 horas de experiencia en el

Management Institute) que acreditan una sobrada

ámbito de la Dirección de Proyectos.

experiencia y mayores garantía de éxito en los proyectos que gestionan.

Trabaja como directora a tiempo parcial o

Estamos especializados en la dirección de

dirigiendo proyectos, poniendo mi

proyectos tecnológicos y de I+D e Innovación

experiencia, visión de conjunto en aquellas

Te enseñamos a ser más eficiente a través de la

empresas que necesitan a un profesional a

gestión de proyectos.

tiempo parcial o durante un tiempo determinado con una misión muy concreta.

Lo que importa hoy en el mercado es la rapidez y la

Outsourcing de la dirección del departamento

eficiencia, no el tamaño de la organización ni su

de sistemas, de desarrollo software, web, infraestructuras TIC o proyectos.

localización. El concepto de eficiencia se utiliza para relacionar los resultados obtenidos con los recursos utilizados para lograrlos. Se habla así de eficiencia con que se utiliza el dinero, el tiempo de trabajo o los recursos naturales.

http://anabeldominguez.com dominguezp.anabel@gmail.com Twitter: @anabeldo LinkedIn: es.linkedin.com/in/anaisabeldominguez

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Presentación y Bienvenida Es en el momento actual en el que nos encontramos, en que tanto empresas como profesionales debemos ser conscientes de que lo que importa hoy en el mercado es la rapidez y la eficiencia, no el tamaño de la organización debemos tener a nuestro alcance las herramientas y metodologías que se han estado utilizando durante años y que nos van a permitir conseguir esa eficiencia y trabajar de una forma muy inteligente en nuestras organizaciones. Una de las herramientas al alcance de cualquier organización que demuestra de forma clara los beneficios de utilizarla, es la Dirección de Proyectos. La Dirección de proyectos se ha convertido a lo largo de los años en una poderosa herramienta competitiva para empresas de cualquier tamaño, no obstante ha sido algo “exclusivo” para organizaciones de tamaño medio o grande, bien por desconocimiento en muchos casos, o por considerarse muchas organizaciones que era un recurso fuera de su alcance. Llevo años trabajando en diferentes sectores, principalmente IT y estrategia en organizaciones pequeñas y medianas (pymes), y algo que he sacado en conclusión y que tienen en común todas las organizaciones en las que he trabajado es que de una forma u otra todas gestionan proyectos y que aplicando unas buenas prácticas en la dirección y gestión de proyectos, los resultados son muchos mejores y los riesgos se minimizan. El informe CHAOS, que realiza el Standish Group, es el informe más famoso sobre el fracaso de los proyectos. Este informe estima que el 20% del dinero gastado en proyectos se desperdicia porque las empresas no tienen un enfoque coherente para la gestión de proyectos. Las investigaciones realizadas por el BCP muestran que las iniciativas de mejora de la dirección de proyectos mejoran el desempeño del proyecto en un 50% para el primer proyecto y que puede seguir en aumento para cada nuevo proyecto si la empresa ofrece apoyo con herramientas de dirección de proyectos. Espero que esta newsletter que comienza con tanta ilusión, consiga que la herramienta, Dirección de Proyectos, esté realmente al alcance de todos. Un abrazo. Anabel Domínguez. Project Manager. Interim IT Manager. Directora de Proyectos por vocación. CEO de BeiNN.

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Mejorando la gestión de nuestros equipos ¿Qué podemos hacer para crear un equipo de alto rendimiento en nuestros proyectos? Todos conocemos que una parte del éxito de los proyectos son las personas que lo forman. Cuando equipo logra funcionar bien, el valor del individuo se potencia y como resultado también el del proyecto. Estas son nueve características típicas de un equipo de alto rendimiento: 1.-Objetivos claros Es importante que todos los miembros del equipo tengan los objetivos que tienen que alcanzar claros. Así podrán focalizar sus esfuerzos y establecer sus prioridades. 2.- Buena comunicación. Una buena comunicación tiene que existir tanto dentro como fuera del equipo. Un intercambio ágil y fiable de la información va a permitir que se tomen las decisiones adecuadas. El equipo deberá elegir las herramientas de comunicación más adecuadas de acuerdo al proyecto. 3.- Equipos multidisciplinares. Los equipos multidisciplinares aportan soluciones y diferentes puntos de vistas dentro de un proyecto. Hay proyectos en los que es muy adecuado contar con este tipo de equipos, tal es el caso de proyectos de innovación, donde se intentan buscar soluciones o nuevas formas de hacer las cosas. 4.- Respeto, participación y escucha activa. Algo tan básico como el respeto entre los miembros del equipo, tanto hacia las personas como a su trabajo, permite el desarrollo efectivo de un equipo de alto rendimiento. Puede ser útil desarrollar un documento con las reglas de conducta dentro del equipo, donde se incluya, desde el compartimiento con los compañeros, la participación en las reuniones, en el puesto de trabajo…. La participación y la escucha activa incrementan los resultados del proyecto.

6.- Búsqueda de la excelencia. Buscar la excelencia, no solamente en los aspectos técnicos del proyecto, sino también en lo que se refiere a las relaciones entre los miembros del equipo, con otros stakeholders, y el asumir la responsabilidad por su propio trabajo y por el resultado. 7.- Celebración de los logros. Lo mismo que esperamos y debemos fomentar el compromiso del equipo, la celebración de los éxitos es un factor clave de reconocimiento y motivación. Cuando se alcanzan hitos y productos intermedios, en plazo y con la calidad deseada, la celebración de estos logros facilita la cohesión de todos los integrantes del equipo y cada individuo reconoce sus aportaciones a ese buen resultado. 8.- Búsqueda de la innovación. Un equipo eficiente, no solamente se queda en alcanzar los objetivos del proyecto, si no en plantear nuevas formas de hacer las cosas, y mejorar los procesos de la organización. 9.- Compromiso. En equipos de alto rendimiento los miembros del equipo adoptan compromiso tanto con los resultados del proyecto como con los otros componentes del equipo.

5.- Orientación a la solución de problemas. Aunque previamente hayamos identificado posibles conflictos, acciones correctivas y preventivas, surgirán en el equipo situaciones que deberán solucionarse. Si el equipo está orientado a la solución de problemas minimizaremos la repercusión que estas situaciones pueden provocar.

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Reflexiones para comunicar mejor en los proyectos adominguez@beinn.es | http://anabeldominguez.com | Twitter: @anabeldo

Todos somos conscientes de que una de las claves del éxito de la Dirección de Proyectos en la comunicación. Comunicación interna con el equipo, externa con los clientes, proveedores, coalaboradores...

Falta de lenguaje afirmativo Cuando comunicamos algo, normalmente en ese mismo mensaje trasladamos diversa información relacionada, sin incidir en lo que realmente se debe prestar atención y centrándonos además en los puntos o comportamientos que no aprobamos.

¿Cuántas veces a lo largo del día decimos? •  Deja de hacer eso •  No lo hagas así •  No puedes hacerlo ahora …

Una buena comunicación nos permitirá gozar de la confianza y el reconocimiento que se debe tener. Tenemos tan asimilados algunos de los errores que cometemos al comunicar, que ni si quiera nos hemos detenido a reflexionar sobre ellos. Os adjuntamos cuatro claves para realizar esta reflexión

Falta de especificidad ¿Cuántas veces damos la información de forma confusa o incluso contradictoria? ¿Cuántas veces damos instrucciones poco claras? Debemos hacer todo lo posible porque la información que traslademos en una comunicación, sea de calidad, concreta y precisa. Esto nos evitará malosentendidos y posibles conflictos que tendremos que gestionar tarde o temprano. Algunos detalles que conviene especificar: -  -  -  -  -  - 

Fechas de interés para el proyecto Localización Objetivos Prioridades Responsables …

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Lenguaje centrado en el “NO”

Falta de atención en la comunicación. ¿Cuántas veces estamos hablando por teléfono y escribiendo en el ordenador al mismo tiempo? ¿Cuántas veces estamos diciendo algo que consideramos de menos importancia y estamos pensando en lo siguiente que tenemos que hacer? !"#$%&"'(&$#)&$'&*#+&$%&*#&#"&#)%(#,&-%#./%#0')'0&12*#%"#32-2#0%#&+%4-'546#72$#"2# ./%#+20&*#"&*#&-8)'0&0%*#*%#)%4#'17&-+&0&*#4%9&8)&1%4+%:#

Falta de inmediatez Debemos proporcionar la información en el momento adecuado y comunicarnos cuando sabemos que lo que vamos a decir es necesario. La procrastinación, consiste en dejar para después las tareas importantes y realizar las actividades agradables. Esto afecta a la comunicación, sobretodo si no estamos cómodos con lo que tenemos que comunicar, bien por la situación o por las personas a las que tenemos que dirigirnos. Esta actitud puede afectar al resultado del proyecto.

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¿Gastamos más tiempo en hablar de los problemas que en afrontarlos?

“La  mayoría  de  las  personas  gastan  más   tiempo  y  energías  en  hablar  de  los   problemas  que  en  afrontarlos.”  Henry  Ford. Si nos encontramos ejecutando el proyecto, es frecuente estar inmersos en los conocidos “apagafuegos”, quitando la atención a lo realmente importante y centrándonos en lo urgente. Deberíamos tener en mente constantemente la matriz que refleja como atender lo Importante vs Urgente para que nos ayudase en la gestión operativa, en la gestión de nuestro tiempo y no nos desviase de los objetivos del proyecto.

Me voy a centrar en las tres primeras que son las más frecuentes, para ver como podemos evitarlas o minimizarlas: - Cronogramas: Ya conocemos la importancia de realizar una buena estimación y planificación de las actividades a realizar. Para evitar problemas derivados del cronograma es importante contar con el equipo y personas que puedan aportarnos ayuda a la hora de realizar una estimación realista. - Prioridades del proyecto: Si todos los implicados en el proyecto, tenemos claras las prioridades que lo guían y estas están documentadas, evitaríamos cuantiosas pérdidas de tiempo y toma de decisiones a diferentes niveles.

Pero…. ¿podemos hacer algo para evitar los problemas o conflictos dentro del proyecto? Las siete fuentes principales del conflicto PMBook ®, por orden de frecuencia son las siguientes: Cronogramas, Prioridades del proyecto, Recursos, Opiniones Técnicas, Procedimientos administrativos, Costo y Personalidad, que si las analizamos detenidamente vemos que engloban a todos los problemas que nos encontramos.

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- Recursos: No hay nada peor, que el que tener que “luchar” con la Oficina Técnica para que te asignen un recurso clave para tu proyecto o para recuperar a otro que ha salido. En este sentido, es conveniente realizar el correspondiente Plan de RRHH del proyecto, en el cual establezcamos las necesidades, los perfiles y las personas idóneas para realizar el proyecto con éxito y cuando van a intervenir. Esto nos servirá además de argumentario. Debemos también paralelamente a lo anterior, prestar más atención a la identificación de acciones preventivas, que a pesar de no ser tan claro como las correctivas ya que requiere de más experiencia que cálculos, nos permitirán tratar anticipadamente posibles problemas, conflictos o desviaciones que podamos encontrarnos.

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Un director de proyectos profesional en las organizaciones que trabajan por proyectos

Situaciones habituales de las empresas orientadas a proyectos. 1.- Directores de proyectos dentro de la organización gestionando varios proyectos a la vez, con muchos documentos, entregables a recepcionar, gestión de proveedores, control de calidad, presupuestos… a los que deben realizar un seguimiento y control adecuado y que en muchos casos no pueden prestar la dedicación necesaria. 2.- Coste salarial de los Directores de Proyectos, que en muchos casos dificulta la contratación de profesionales de la Dirección de Proyectos en plantilla para proyectos concretos. 3.- Falta de documentación y plantillas estandarizadas que les permita gestionar mejor los proyectos y obtener una base de datos de lecciones aprendidas que aumenten el conocimiento de la organización. 4.- No existe una oficina técnica que coordine todos los proyectos que están en marcha, por lo que los técnicas y directores de proyectos, gestionan los proyectos asignados de forma independiente.

Opciones y recursos para disponer de un director de proyectos. - Director de Proyectos de Apoyo, a los directores de proyectos o técnicos de la organización. - Directora de proyectos en la organización. - Directora de proyectos para proyectos y objetivos concretos. - Coordinación externa de la Oficina de Proyectos. Intermediación con proveedores y participantes en el proyecto. - Desarrollo y creación de la Oficina de Proyectos. - Formación al equipo en buenas prácticas en Dirección de Proyectos. - Desarrollo de planes, documentación y plantillas estandarizadas para su uso por la organización en todos los proyectos.

Si necesitas a un profesional en Dirección de Proyectos, speaker o formadora sobre el tema no dudes en contactar conmigo en dominguezp.anabel@gmail.com

y encantada te atenderé para estudiar juntos la mejor forma de ayudarte.

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