Page 1

Victoria West Elementary School Parent Advisory Committee March 5, 2014 6:00-8:00 pm General Meeting   1. 2. 3. 4.



Introductions (if new members) (4 min) Acceptance of the agenda (1 min) Principal’s Report (10 min) Executive Reports a. President’s Report (5 min) b. Treasurer’s Report (5 min) c. VCPAC Report (5 min) Business/Action items arising from previous minutes: a. Wifi Survey (Amy) b. Quilt Raffle (Mercedes) c. Movie Night review (Mercedes) d. Breakfast Program (Mercedes) e. Playground (Mercedes) f. Mural Update (Mercedes) g. Communication Board (Carolyn/Mercedes) h. Earthquake Supplies (Coral) New business a. Vic West Resilience Resource Table (Mercedes and Aaren) b. Growing Chefs Program (Carolyn) c. Wild’n’Wacky Walkathon (Carolyn) d. Parent Education (Mercedes and Aaren) e. Author visits (Mercedes) f. Chess Club (Carolyn)

** Please note, the Parent Education originally scheduled for this meeting has been rescheduled, as the presenter  was unexpectedly called out of town.   

Attendance: Mrs. D, MC, AH, MM, CF, HD (5 PAC members, 1 Administrator)    1. Introductions (if new members)  (4 min)   None needed    2. Acceptance of the agenda (1 min)   Yes    3. Principal’s Report (10 min)  ‐ Indoor recesses on rainy days were discussed at the Staff Meeting. One issue is that  students are not dressed for the weather. The PAC offered to put out a call for rain  boots and coats which teachers can store in their classrooms for their students.   Action item: Both PAC and the Administrators will remind parents of the importance of  dressing the students for the weather.      ‐ The ‘no line ups” policy will come into effect after Spring Break (see last month’s  minutes for the reason behind it)     ‐ Have new tether balls and Chinese skipping ropes for students    ‐ Rest and Relaxation is the theme for March (next will be Earth Day in April)    FB:  Vic West Elementary PAC   

Victoria West Elementary School Parent Advisory Committee March 5, 2014 6:00-8:00 pm General Meeting  

In regards to the PAC proposal for a sustainable and more nutritious breakfast  program (see the end of these minutes), the Teachers are concerned about  disruption to class time and would prefer the current method of students receiving  their breakfast before the morning bell. It was proposed that students that  consistently arrive early can be trained to be the “Breakfast Managers” and help  with the organizing of the food in the Planning Room or wherever the breakfast will  be served.  Next year, an Educational Assistant can be in charge, but for the  remainder of this school year, help from parents and students will be appreciated. It  was also noted that it is much less expensive if all of the food items are purchased n  bulk at somewhere like the Wholesale Club rather than on an as needed basis. The  PAC pointed out that because school funds will be used, a Teacher or Administrator  will need to do the purchasing.  Action item: The Staff and Administrators need to sort out the details and then let the PAC  know how we can help.    ‐ David Shortreed presented “Technology in the Classroom” at the staff meeting to  demonstrate to teachers the perks of having wifi and how it will affect their teaching  methods, especially through the use of IPads. There is a possibility that he can also  do a present to parents if they have questions before deciding whether or not to  “flip the switch” in regards to wifi in the school.  Action item:  Mrs. D will ensure a link to David Shortreed’s presentation will be in the April  newsletter for parents. AH will remind her.    ‐ Mrs. D has completed level two of the ERASE Bullying program including techniques  for dealing with violent threats and risk assessments.    ‐ The Librarian, Rachel Speller, is in support of the PAC funding an author’s visit this  year with the remaining gaming funds. She has created a list and will work with the  PAC to make it happen.  Action item:  PAC exec will vote before next meeting re: author visit. If author visit approved,  MC will speak to Rachel    ‐ The seismic upgrades inside the school are complete (only painting left to be done).  A few things need to be done outside. It has been very nice to have the facilities staff  around to help with small tasks.    4. Executive Reports  a. President’s Report  (5 min)  None    FB:  Vic West Elementary PAC   

Victoria West Elementary School Parent Advisory Committee March 5, 2014 6:00-8:00 pm General Meeting  

b. Treasurer’s Report  (5 min) – adapted from an email from Carolyn  General account: $3253.83, Earthquake account: $252.49, Gaming account:  $2835.23 – out of this we have allotted $200 to Pat Carrico’s Seaquaria project for  the school. THIS LEAVES approximately 2600.00. In addition to the possibility of the  mural (see 5f below), Rocks and Rings can come into our school for $200/day and  take all classes through a 40 minute demo of curling (  They might need two days for our school. It would be great exposure for our  students, especially since Archie Browning is so close.     The PAC Executive is very concerned by the lack of teachers who have responded to  say that they will be using their fieldtrip money by the end of the school year. As  parents, that lack of urgency to spend this money in the year it is received is  concerning. It is unfair to our current students for which we have received the  money if we haven’t spent it. 

Action item:  Mrs. D to send out a FINAL request that the Teachers let the PAC know if they will  be utilizing the field trip funds. This will be their LAST chance. After Friday, the gaming money  (for fieldtrips) will no longer be available to Teachers and the PAC will plan ways to use it to the  benefit all of the students during this school year.   Mrs. D will also ask Shelley to provide the PAC with a final list of all remaining financial  commitments for this school year.  c. VCPAC Report (5 min)  ‐ PAC representative absent    5. Business/Action items arising from previous minutes:  a. Wifi Survey (Amy)  ‐ Will happen in April. Ahna and Amy are preparing the wording and will ask Shelley to  send the survey to parents via email. To try to be as inclusive as possible.    b. Quilt Raffle (Mercedes)  ‐ Kate Musgrave has donated a handmade, king‐sized quilt worth approximately  $900‐$1200 to the PAC for fundraising. Tickets will be sold and the draw will take  place at the June Fun Fair.  Action item: MC to talk to Kate Longpre at the community center about hanging the quilt for  display.    c. Movie Night review (Mercedes)  ‐ Approximately 100 participants brought in ~120 in profit    FB:  Vic West Elementary PAC   

Victoria West Elementary School Parent Advisory Committee March 5, 2014 6:00-8:00 pm General Meeting  

‐ ‐ ‐

Too many children were running around and ruining the movie for those who were  there to watch it. Next time, the movie will be stopped until children settle down  again.  It was helpful to have benches around the projector to prevent tripping.    d. Breakfast Program (Mercedes)  MC and Mrs D is meeting with Dave Pitre regarding ideas for financing the breakfast  program.     e. Playground (Mercedes)  MC emailed Lisa Helps to ask for assistance (will try again on fb this time)  Ross Walker with Facilities will get back to Mrs. D re: the City’s role in the  replacement  Important to point out that the PAC has already replaced the playground in the front  and the back playground is used by the entire community as it is the only public  playground nearby. 

Action item: MC to speak with Mr. DiCicco regarding help from the City of Victoria. MM to look  into grants for the playground, starting with the VWCA newsletter that was sent out a few  weeks back.  f. Mural Update (Mercedes)   ‐ One of the ideas the PAC is working on to use the remainder of this year’s Gaming  funds  ‐ The printing shop that was originally used to print the current murals at the front of  the school is closed, therefore, we would have to start all over to have the small  artwork scanned and printed.   ‐ Considering fresh art from artist Misha Smart who is a certified teacher that would  work with the students and teachers to during design and creation.  ‐ Showed Misha Smart’s proposal and the PAC members were impressed with the  murals Misha has completed at other schools.  ‐ Misha would prefer the panels be removed from the wall and worked on  horizontally, but there may be a cost associated with the Distract needing to take  down the panels and put them back up.  Action item: A vote will happen in April when more of the Executive Committee is present and  a clear picture of the PAC’s gaming account is available.    g. Communication Board (Carolyn/Mercedes)  ‐ Finally happening!!! Will have a blue border consistent with the PAC website.  ‐ We are hopeful that the board will be installed shortly. Keep an eye out for it on the  wall near the breakfast table.    FB:  Vic West Elementary PAC   

Victoria West Elementary School Parent Advisory Committee March 5, 2014 6:00-8:00 pm General Meeting  

h. Earthquake Supplies (Coral)  ‐ The Staff would like clear, pliable, labelled bins in the earthquake kiosk to help with  organizing items and keeping everything waterproof  ‐ As for shelter, 5 large tarps capable of housing 40 students each would be useful as  well as ropes and bungee cords for fastening the tarps to the basketball hoops.  Action item: Mrs. D and CF to open kiosk once the weather is drier and decide on the size of the  bins to be purchased. In the meantime, CF will pick up the remainder of the items ordered from  Columbia Safety and research somewhat affordable tarps. CF has receipts for the Treasurer.    6. New business  a. Vic West Resilience Resource Table (Mercedes and Aaren)  ‐ AM and MC are attending on behalf of the PAC and will look into the resources  available in our community and possible partnerships    b. Growing Chefs Program (Carolyn absent, so MC summarized)  ‐  ‐ Pat Carrico’s Grade 3 class was chosen to participate and will be growing their own  vegetables and herbs and then will be taught by a Chef to prepare healthy meals.    c. Wild’n’Wacky Walkathon (Carolyn)  ‐ Carolyn absent    d. Parent Education (Mercedes and Aaren)  ‐ Self regulation presenter was able to attend tonight but has been postponed to  April’s meeting  ‐ In May the Island Sexual Health center will be presenting on speaking to your  children about sex    e. Author visits (Mercedes)  ‐ Received Mrs. Speller’s list and will talk to her    f. Chess Club (Carolyn)‐via email  ‐ Will continue after the spring break. Nicole Stead, Sue Brown, Ron Davis Sr., Hazel  and Carolyn have not determined when it will end. Given we have a strong core  group of students; the general consensus is it is pretty much running itself, so why  stop.     **Next PAC Meeting is in the school Library from 6 – 7 pm on Wednesday, April 9th followed by a  Parent Education session from 7 ‐ 8 pm. See you then!    FB:  Vic West Elementary PAC   

Victoria West Elementary School Parent Advisory Committee March 5, 2014 6:00-8:00 pm General Meeting   Breakfast Program Proposal from the PAC for the Staff and Administrators of Vic West Elementary  February 17, 2014  History  The current Breakfast program began two years ago when CFB Esquimalt offered their support. At that  time toast, jam, juice boxes and occasionally cheese and yogurt were offered.  One or two parent volunteers consistently set up the tables, toasted the bread and handed out the food  to students.  Now  The funding for the breakfast program has dwindled and we no longer have a consistent parent  volunteer in the mornings to run the program. Juice boxes have been omitted due to sugar content and  recycling issues and protein sources are currently lacking.  Proposal  The Parent Advisory Council is concerned about the current lack of a breakfast program at our school  and is proposing an alternative program that requires less volunteer labour, more nutrition to the  students and sustainability for the remainder of the school year.  After consultation with PAC Members and the Administration, it was determined that a basket snack  system may suit the needs of our students.  Each division would have their own baskets which would be housed in the Planning Room. Each basket  would contain fresh fruit and a protein source (either cheese or boiled eggs). Once a day, each  classroom will be offered the snacks from the basket (thanks to Leadership students). If a student misses  this opportunity or is hungry later, then they are welcome to find their basket in the Planning Room at a  time that is convenient to the Teacher.  Volunteer will only be needed to purchase the food and ensure that the baskets are full. Eventually, it  would be nice to have the basket filling jobs passed on to the students to teach responsibility and  compassion for their peers.   The cost of the food would come from those sponsors already dedicated to supporting the Vic West  Elem breakfast program.  The PAC would like to see this new program up and running as soon as possible.  We are very open to  feedback and suggestions. Please send all comments and questions to    FB:  Vic West Elementary PAC   

Profile for Amy Bronee

March 2014 vw pac general meeting  

March 2014 vw pac general meeting  

Profile for amybronee