Page 1

Victoria West Elementary School Parent Advisory Committee April 9, 2014 6:00-7:00 pm PAC Meeting 7:00-8:00 Self Regulation Parent Education Workshop PAC Meeting Minutes   Agenda:  1. 2. 3. 4.



Introductions (if new members)   (4 min)  Acceptance of the agenda   (1 min)  Principal’s Report (10 min)           Executive Reports  a. President’s Report  (5 min)  b. Treasurer’s Report      (5 min)  c. VCPAC Report (Coral)  (5 min)  Business/Action items arising from previous minutes:  a. Wifi Survey (Amy)  b. Communication Board (Carolyn)  c. Labyrinth (AM)  New business  a. Growing Chefs Program (Carolyn)  b. Wild ’n’ Wacky Walkathon (Carolyn)  c. June Fun Fair  d. Back playground (AM & AB) 

Attendance: 7 PAC Members (including AM, AB, CM, CF, MC) and Jana Dick     1. Introductions (if new members)  (4 min)   Not necessary    2. Acceptance of the agenda (1 min)   5c. Labyrinth added by AM   6d. Back Playground added by AM and AB    3. Principal’s Report (10 min)   The Honourable John Duncan,  Member of Parliament will be visiting on the morning of  April 17th to present the Gr. 4s and 5s with a new flag as part of their Social Studies unit   In three weeks the facility workers will be done and the cage on the school grounds will  be gone   To celebrate Earth Day on April 22nd, a Community cleanup is happening on Thursday,  April 17th.   A breakfast program committee has been established and is composed of Ms. Dick and  Ms. Solecki. A PAC volunteer would be appreciated. The committee would like the  program to be staffed and a plan in place before grant money is applied for. A trial run  will take place through June and then the new program will be implemented in  September.  Action items:   MC volunteered to join committee   AM will apply for grant money (MC to send her a link from Sandy)   CM to follow up with Coast Capital re: support of breakfast program    FB:  Vic West Elementary PAC   

Victoria West Elementary School Parent Advisory Committee April 9, 2014 6:00-7:00 pm PAC Meeting 7:00-8:00 Self Regulation Parent Education Workshop PAC Meeting Minutes  

     

The school’s Community Link money has been decreased due to less of a school  population and a lowered need. This money is used for a variety of student services such  as Emily Stark our guidance counsellor, staffing the Planning Room and support for the  hot lunch program  Welcome to Kindergarten will take place in the school gym on May 5th from 1‐2pm. The  PAC will see if volunteers are available to set up a table.  On May 15th all grade five students will walk to Rockheights Middle School   Clothing with the school’s emblem will be available shortly—order form to come. Shirts  will cost around $9.  On April 29th the school will participate in Rock the Arts at 1:00pm  On April 30th the whole school will enjoy a drawing    

Action item:  

 Jana and CM to sort out the possibility of fitting in the Rocks and Rings presentation in  before the end of the year    4. Executive Reports  a. President’s Report  (5 min)   The donated quilt will be raffled off starting on April 15th. We also received a $50 gift  certificate from the Spiral Café and a $50 gift certificate from the Victoria West  community Center. Tickets will be sold for $2 each or three for $5.   MC and the Playground Committee are meeting with Lisa Helps on Monday to figure out  the next steps towards replacement.  Other considerations:   UVic student students to help with planning?   Home Depot support?   Coast Capital grant for playground?    

Misha Smart has been booked to work with the staff and students to create a new mural  on the front of the school.   MC to sort out timing with Jana 

 

The gaming money funded author’s visit for the grade K‐ 3’s will happen on May 13th  On May 27th CF or AB (or both) will attend the general VCPAC meeting at Spectrum  Community School    FB:  Vic West Elementary PAC   

Victoria West Elementary School Parent Advisory Committee April 9, 2014 6:00-7:00 pm PAC Meeting 7:00-8:00 Self Regulation Parent Education Workshop PAC Meeting Minutes  

The PAC voted to hold elections at the June meeting so that an Executive Committee is  in place at the start of the new school year. 

     

b. Treasurer’s Report      (5 min)  $3458.15 in the general account (from fund raising)  $2835.29 in the gaming account (given by the gov’t every year to be spent within the  year it is granted)  $252.65 earthquake funds (actually depleted)  c. VCPAC Report (Coral)   (5 min)  Not attended, CF sick     5. Business/Action items arising from previous minutes:  a. Wifi Survey (Amy)  Next Wednesday, the survey will open for parents via email. Whichever answer (yes or  no) receives the majority of the votes will be the representative answer for the parents  in this school community. 

b. Communication Board (Carolyn)  The communication board is slated to be installed before the end of the school year and  will cost the PAC $1295 (out of general funds). 

 

  

c. Labyrinth (AM)  Saturday, May 3rd is World Labyrinth Day and so the PAC would like to paint the  labyrinth then. Students can add to the art at a different time.  Power washing needs to happen ahead of time with sufficient time for the ground to dry  before painting. Options: have PAC members wash (and dry??) or pay the facility staff  ~$150 to prepare the site. AM to decide and let volunteers know when the painting will  occur.    6. New business  a. Growing Chefs Program (Carolyn)  Session 2 of 7 is happening now. Sessions include growing food indoors, cultivation of  vegetables and then harvesting and food prep  Occurring in the Grade Three classroom    b. Wild ’n’ Wacky Walkathon (Carolyn)  Nothing to report    FB:  Vic West Elementary PAC 

Victoria West Elementary School Parent Advisory Committee April 9, 2014 6:00-7:00 pm PAC Meeting 7:00-8:00 Self Regulation Parent Education Workshop PAC Meeting Minutes  

c. June Fun Fair  Wednesday, June 25    4‐7 p.m. 

From Executive Meeting:     Tasks and volunteers:              

Dunk tank borrowing and filling – CM   Letters to grocery stores –  MCMC   Emailing Bayview re: participation (soccer again?) – AM   Contact Coast Capital re: face painting team –  MCMMCC   Organizing BBQ and refrigeration of dessert through Optimists –  MC  Face painting & contacting & Royals and Kate Longpre re: participation – AB  Baking cupcakes for cake walk – other PAC members   Picking up the dunk tank – either Heather Doyle or Matt Forbes or both   Coordinating volunteers ‐ CF   Selling tickets for raffle – everyone!   Selling tickets for food on day of – AM   Music on day of – MC will double check with Jaime   “Quiet corner” with Heidi ‐ AM   

Other details:          

tables will be set up beside the food truck to hand out the chips, drinks and apples   AM will sell dinner and dessert tickets (2 different colours) at a separate table possible  away from the line up.   The area for the food distribution will be delineated with chalk lines and drawings.  Dessert will likely be decent quality popsicles which will be kept either in the food truck  freezer or in the school staff room.   The Optimists will only cook hotdogs and veggie dogs.   The price will be the same as last year: $10/family, $3/person   Possibly a “quiet corner” with sidewalk chalk   PAC considering buying a gift for the Colts to recognize all of their years of service (AB to  make  a Weak Patrol and Colts poster)    MC to check with Shelley re: rentals that day    d. Back playground (AM and AB)  Tabled 

NEXT PAC MEETING: Wednesday, MAY 14th 2014, 6‐8 pm…see you then!     FB:  Vic West Elementary PAC   

Profile for Amy Bronee

April 2014 vw pac general meeting minutes  

April 2014 vw pac general meeting minutes  

Profile for amybronee