Issuu on Google+

fiche campagne bougie:Mise en page 1 31/03/10 10:43 Page1

CAMPAGNE BOUGIES : KIT DE L’ACTIVISTE Quelques consignes et astuces pour assurer son bon déroulement.

© Amnesty international


fiche campagne bougie:Mise en page 1 31/03/10 10:43 Page2

© Amnesty international

CAMPAGNE BOUGIES : KIT DE L’ACTIVISTE Chaque année autour du 10 décembre, le mouvement se mobilise pour aller à la rencontre du public et récolter des fonds indispensables à la poursuite et à l’intensification du travail d’Amnesty International. Ces quelques semaines intenses sont un moment de contact privilégié avec le public : sur le terrain grâce à vous, dans les médias également. Si les groupes Amnesty assurent une part essentielle du succès de la campagne, des milliers de sympathisants y participent aussi, notamment via le réseau des Bénébous. Vous trouverez dans ce kit de la campagne Bougies quelques consignes à respecter pour assurer son bon déroulement et quelques astuces qui émanent de vos expériences.

Le calendrier 1. La préparation de la campagne Gardez à l’esprit pendant toute l’année que celle-ci s’achèvera par la campagne Bougies. Il est utile de re-définir bien à l’avance les lieux de vente par stand (grandes surfaces, gares, églises…) ou par dépôt (pharmacies, boulangeries, ou autres…) et d’obtenir leur accord. Vous pouvez également toute l’année durant étendre le réseau de vendeurs de votre groupe. De nombreuses personnes de votre entourage direct participeront volontiers à la campagne, par exemple en prenant une boîte de bougies panachées en dépôt ou en vous aidant pour la tenue d’un stand. Nous vous conseillons vivement de rallier à votre campagne Bougies un maximum de sympathisants : cela décuple votre efficacité et la convivialité de la campagne et permet souvent d’étoffer le groupe.

CAMPAGNE BOUGIES : KIT DE L’ACTIVISTE

PAGE 2


fiche campagne bougie:Mise en page 1 31/03/10 10:43 Page3

2. La commande « ferme » Dès la fin du mois d’avril, à l’AG, vous recevez le bon de commande Si vous le pour votre groupe. Vous pourrez via celui-ci commander : souhaitez, nous n les différentes gammes de bougies (classiques, spéciales, parnous tenons à votre fumées), disposition pour n le matériel promotionnel (cartes de vœux, agendas, bics…) vous y aider. n le matériel souvent gratuit de support à la vente (les présentoirs, les affiches, les Opérations Isavelives.be qui permettent au public de soutenir nos individus en danger, catalogues…) Le bon de commande vous permettra également de vous impliquer, si votre groupe le souhaite, dans la prise en charge de Bénébous (voir ci-dessous). La commande dite « ferme » additionnée à votre stock éventuel correspondront approximativement à la vente que vous estimez faire lors de la campagne à venir. Nous attendons que vous complétiez le bon de commande et nous le renvoyiez avant la fin juin (échéances exactes communiquées chaque année). Pourquoi si tôt ? Parce que nous devons dès juillet organiser la logistique des livraisons. Prévoyez donc, lors des réunions de mai et juin, le temps nécessaire pour établir cette commande. N’oubliez pas de transmettre une copie de votre commande à votre trésorier. 3. La livraison des bougies Vers la mi-octobre, les bougies et le matériel que vous avez commandés sont livrés dans un lieu de stockage régional dont les coordonnées vous sont transmises avec le bon de commande. 4. Le feu de l’action Pour ne pas tomber à court de bougies en pleine campagne Bougies, un dépôt et des bons de commande « dépôt » sont à votre disposition dans les différents lieux de stockage régionaux pendant la durée de la campagne ou jusqu’à épuisement du stock. La quantité de bougies prises en dépôt ne peut être supérieure à 30% de la commande ferme, ceci pour des raisons évidentes de gestion du stock à l’échelle nationale. Si, de ce dépôt, il vous reste des bougies invendues, vous pouvez les ramener dans le stock d’où elles proviennent ; les bougies ne peuvent êtres emportées et restituées que par boîtes complètes et unicolores. Et évidemment, nous ne reprenons que les bougies qui figurent sur le bon de commande du dépôt. 5. Clôture de la campagne Les retours doivent être clôturés pour la mi-janvier ; au-delà de cette date, les bougies seront facturées.

CAMPAGNE BOUGIES : KIT DE L’ACTIVISTE

PAGE 3


fiche campagne bougie:Mise en page 1 31/03/10 10:43 Page4

N’oubliez pas d’informer votre trésorier : transmettez lui une copie du bon de commande de votre dépôt. À la fin de la campagne, informez-le de la situation finale des ventes afin qu’il-elle puisse remplir le rapport financier.

Quelques consignes Boutique en ligne Un compte a été créé pour chaque groupe sur la boutique en ligne : www.amnesty.be/boutique Il vous permet de commander et de connaître en temps réel l’état des stocks disponibles (hors stocks régionaux). Il vous suffit de vous connecter avec l’adresse mail Amnesty du responsable du groupe : respgrxx@aibf.be Votre mot de passe est freexx (xx étant le numéro de votre groupe). Vous pouvez également y consulter l’historique de vos commandes antérieures ou en cours. Matériel promotionnel Chaque année, nous vous proposons une nouvelle variété de produits : cartes de vœux, matériel d’écriture… ainsi que de magnifiques agendas et de superbes calendriers… Ces derniers étant des produits périssables, ils ne peuvent être pris en dépôt. Les autorisations de vente dans les grandes surfaces Chaque groupe (ou presque) organise un ou plusieurs stands en grande surface. Quelques conseils : n réservez votre place auprès du gérant de la grande surface dès que vous recevez les autorisations relatives à l’enseigne (celles-ci vous sont transmises par le Secrétariat avec l’Envoi aux groupes d’octobre au plus tard. Assurez-vous que vous serez les seuls ce-s jour-s-là à vous présenter au public; n il est généralement préférable de se placer à la sortie du magasin; n prévoyez d’être bien visible grâce aux drapeaux Amnesty jaune et noir. Attention : certaines grandes enseignes sont moins conciliantes que par le passé… C’est pourquoi nous vous rappelons que pour l’ensemble du mouvement, il est impératif de respecter leurs exigences ! Voyez pour cela les documents que vous complèterez et nous renverrez avec la commande ferme en juin. Les factures Les factures sont payables à la réception. Si le groupe n’est pas en mesure d’effectuer ce paiement avant la campagne Bougies, il peut s’en acquitter au plus tard jusqu’au 15 janvier. N’hésitez pas à nous contacter rapidement pour toute question relative aux factures.

CAMPAGNE BOUGIES : KIT DE L’ACTIVISTE

PAGE 4


fiche campagne bougie:Mise en page 1 31/03/10 10:43 Page5

Un conseil  À travers vos PV de réunions et notre propre expérience au SN, nous pouvons conclure que les écoles sont de formidables alliés lors de la campagne Bougies, même si elle induise un peu plus de travail en amont et en aval. Il faut en effet avoir une personne de contact dans l’école - souvent le professeur de morale ou de religion - et éventuellement y faire une animation sur Amnesty pendant la campagne Bougies ou pendant le reste de l’année. La sensibilisation des élèves est importante pour la campagne Bougies mais n’est pas obligatoire. À titre indicatif, à Bruxelles, nous organisons des animations dans 1/3 des écoles qui participent à notre campagne de fin d’année.

Les bénébous Les bénébous (ou bénévoles-bougies) sont des sympathisants individuels d’Amnesty International qui acceptent volontiers de prendre en dépôt, pendant la durée de la campagne, une ou plusieurs boîtes de bougies. Ils restituent ensuite l’argent des bougies vendues et les éventuelles bougies invendues. Une partie des bénébous sont contactés par le secrétariat tout au long du mois de septembre. Une autre, celle qui a déjà participé via les groupes locaux, n’est pas recontactée par le secrétariat. Chaque groupe veillera donc à reprendre contact avec eux avant la campagne ou, si il ne souhaite plus les prendre en charge, à nous restituer avant septembre les coordonnées des bénébous qui ont vendus plus de 8 bougies l’année précédente. La prise en charge de bénébous par le groupe se décide dès le mois de juin, lorsque vous établissez votre commande ferme. Vous y précisez si : 1/ vous souhaitez recevoir un nouveau listing de bénébous Il faut alors nous faire part avec précision des codes postaux qui vous intéressent. Dès le début du mois d’octobre (échéances exactes communiquées chaque année), nous vous enverrons le fichier des participants correspondant à ces codes postaux. Il est impératif alors que vous répondiez à cet envoi avant la mi-octobre (une date

CAMPAGNE BOUGIES : KIT DE L’ACTIVISTE

PAGE 5


fiche campagne bougie:Mise en page 1 31/03/10 10:43 Page6

vous sera communiquée chaque année) en mettant en évidence les bénébous que le groupe prend en charge. Si vous ne nous communiquez pas précisément les noms et coordonnées des bénébous que vous prenez en charge…ils seront livrés par le secrétariat 2/ vous ne voulez pas de bénébous en plus Vous prenez en charge vos bénébous des années précédentes. 3/ vous ne prenez pas en charge les bénébous des années précédentes Il faut alors nous le dire avant le mois de septembre pour que nous puissions les recontacter à temps. Important : N’oubliez pas de donner toutes les consignes nécessaires à vos bénébous lors de la livraison : coordonnées complètes de la personne de contact, numéro de compte du groupe, date limite de paiement, lieu de restitution des bougies invendues, informations complémentaires sur la vie du groupe. Il arrive fréquemment que des bénébous gérés par des groupes nous appellent car ils n’ont pas reçu d’informations claires pour effectuer le paiement ou pour avoir de nouvelles bougies… À prendre en compte : la prise en charge de bénébous représente une charge de travail non négligeable pour un groupe. Il faut contacter les bénébous par téléphone, leur livrer les bougies puis faire les démarches nécessaires pour récupérer l’argent du fruit de la vente et les bougies invendues. Ne l’oubliez pas lorsque vous décidez de prendre des bénébous en charge afin de ne pas abandonner les autres créneaux de vente. Vous le savez, un stand organisé à la sortie d’un grand magasin devrait permettre de vendre minimum 50 bougies, cela représente 5 bénébous. Il est donc important d’équilibrer les forces du groupe pendant cette période intense de fin d’année.

Vos interlocuteurs Véronique Devillers Suivi commandes des groupes et facturation vdevillers@aibf.be 02/538 81 77 François Schmidt Coordination générale de la Campagne Bougies fschmidt@aibf.be 02/ 543 79 85 – 0477/850 989

CAMPAGNE BOUGIES : KIT DE L’ACTIVISTE

PAGE 6


Campagne Bougie — kit de l'activiste