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Gestión Documental Son un grupo de actividades con bases administrativas y sobre todo técnicas, para dar un adecuado manejo a la documentación que se produce y se recibe en estas. Salvaguardando el principio y orden original de la información que se genera.

Documento:: Información registrada sin importar su forma o el medio utilizado. Puede ser físico, electrónico, manual.

Documento de Archivo: Información registrada producto de las actividades organizacionales de entidades públicas o privada en cumplimiento de sus funciones misionales.


La Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y otras disposiciones es la Ley 594 de 2000.

La Ley General de Archivos en el título V, Gestión tión de Documentos, Artículo 21 Las entidades públicas deberán elaborar programa de Gestión Documental, contemplando nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre y cuando quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

Objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestió Gestión Documental a. Dar un manejo ordenado y eficiente en el flujo de información que ayude resolver los problemas y a la toma de decisiones. b. Orientar a las entidades en el manejo adecuado de sus archivos. archiv c. Normalizar el flujo documental en cada una de las etapas de su ciclo vital. d. Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, para la administración pública, su funcionamiento.


e. Garantizar los derechos individuales y colectivos. f. Procurar la racionalización y control en la producción documental.

Aspectos spectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental Son tres los aspectos a considerar para elaborar un Programa de Gestión Documental en una organización: a.

Administrativo: situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de los trámites y eficacia de la administración.

b.

Económico: análisis de las situaciones de tipo económico, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental.

c.

Archivístico: esta tiene como base la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. documentos. Conceptos como archivo total, ciclo vital del documento, principio de procedencia y de orden original.

Importancia mportancia de adoptar las Tablas de Retención Documenta (TRD) y cuáles etapas comprenden. Importancia que de adoptar las Tablas de Retención Documental


a. Facilitan el manejo de la informaciรณn. b. Contribuyen la racionalizaciรณn de la producciรณn documental. c. Permite a la administraciรณn proporcionar un servicio eficaz y eficiente. d. Facilitan el control y acceso a los documentos a travรฉs de los tiempos de retenciรณn en ella estipulados. e. Regula la transferencia de documentos en las diferentes fases del archivo. f. Garantizan la selecciรณn y conservaciรณn de los documentos que tienen carรกcter permanente. g. Permite el manejo integral de los documentos. h. Facilitan la organizaciรณn de los documentos a partir del concepto de Archivo Total. i. Ayudan a controlar la producciรณn y trรกmite documental. j. Identifica y reflejan las funciones institucionales. k. Integran los procesos archivรญsticos para el manejo racional del documento. l. Permite identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestiรณn administrativa y que por su carรกcter pueden eliminarse en el archivo de gestiรณn. Etapas que comprenden. a. Investigaciรณn preliminar sobre la instituciรณn - Compilaciรณn de la informaciรณn institucional. - Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creaciรณn y cambios estructurales de la entidad (decretos, acuerdos, resoluciones.) - Estructura interna vigente de la entidad, manuales de funciones y de procedimientos. - Organigrama actual, resoluciones y/o acto administrativo de creaciรณn de grupos y asignaciรณn de funciones. b. Entrevista con los productores de los documentos de la instituciรณn. - Identificaciรณn y definiciรณn de unidades documentales. - Anรกlisis de la producciรณn y trรกmite documental teniendo en cuenta los manuales de procedimientos de las dependencias. - Identificaciรณn de valores primarios de la documentaciรณn. c. Anรกlisis e interpretaciรณn de la informaciรณn recolectada - Conformaciรณn de series y subseries con sus respectivos tipos documentales, teniendo como base la Encuesta Estudio Unidad Documental y el resultado del anรกlisis de los manuales de procedimientos. - Valoraciรณn y Selecciรณn Documental segรบn la Encuesta Estudio Unidad Documental


d. Elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental. - Elaboración de propuesta de Tabla de Retención Documental, teniendo como punto de partida las series y subseries documentales que tramita y administra cada a dependencia. - Presentación y aval de la propuesta de Tabla de Retención mediante Acta del Comité de Archivo de la Entidad. e. Aplicación

Importancia y ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas. Un Programa de Gestión Documental permite un control de lo los registros de las diferentes organizaciones desde todos sus estados (creación, distribución, uso, retención, almacenamiento, recuperación, protección, preservación y disposición final). Ventajass de implementación de un Programa de Gestión Documental a.

Resalta la importancia que tiene el documento en la gestión pública garantizando así los derechos individuales y colectivos.

b.

Racionalización y control de la producción documental, buscando siempre la normalización y uniformidad de los registros que se generan.

c.

Normalizar la utilización de materiales y soportes.

d.

Preservar el medio ambiente.

e.

Normalizar el proceso de radicación y distribución de la correspondencia.


f.

Tomar conciencia de la noción del verdadero significado de Archivo Total.

g.

Facilitar la recuperación de la información de manera rápida y oportuna.

h.

Encamina a los archivos en verdaderos Centros de Documentación.

onceptualización de un programa de Gestión Documental en s su marco Conceptualización Legal. MARCO LEGAL

ARTÍCULO

Constitución Política de Artículo 74 Colombia

Ley 23 1982

Ley 527 1999

ENUNCIADO

EXPLICACIÓN

Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la Ley.

Nosotros como ciudadanos tenemos derecho a ser informados y a acceder a la información de carácter cultural sin ser discriminados por alguna razón social, económica, religiosa.

Sobre derechos de Busca regular los derechos de autor patrimoniales de la creación Artículo 2 ya sea de obras literarias, artísticas, científicas. Se define y se En esta ley se confiere la reglamenta el integridad que tiene el acceso y uso de los documento como elemento mensajes de datos, probatorio en cualquier de Artículo 6 del comercio instancia. Teniendo en al 13 electrónico y firmas cuenta la autenticidad que digitales, y se puede alcanzar un mensaje establecen las de datos. entidades de


MARCO LEGAL

Ley 594 2000

Ley 190 1995

ARTÍCULO

de

Artículo 21

de Artículos 27 y 79

ENUNCIADO certificación y se dictan otras disposiciones. Las entidades públicas deberán elaborar programa de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberá observarse los principios y procesos archivísticos. Faltas y delitos en archivos

EXPLICACIÓN

Esta regula las entidades públicas, es decir, todas se deben reglamentar regla bajo esta Ley. Las entidades privadas pueden tomar esta Ley como ejemplo.

So pena bajo circunstancias como utilización indebida de la información privada, prevaricato, ocultamiento de bienes de actividades ilegales, etc.

Derechos erechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos

En la Constitución Política de Colombia se contempla en uno de sus artículos el derecho a la privacidad de los documentos:


Artículo 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en los bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptados o registrados mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL  

Breve reseña de un Programa de Gestión Documental

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