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PROCESADOR DE PALABRAS 1.1 Sangrías Una sangría es un desplazamiento bien de todo texto de un párrafo hacia la derecha (sangría izquierda) o hacia la izquierda (sangría derecha), bien de la primera línea de un párrafo hacia la derecha (sangría de primera línea) o hacia la izquierda (salta margen) o bien de todo el texto excepto la primera línea (sangría francesa). Observa el texto siguiente y comprenderás perfectamente los distintos tipos de sangría:

La sangría de primera línea se consigue en la ficha especial, introduciendo el valor de la sangría en centímetros, dentro del campo en. También puede hacer la sangría de primera línea utilizando el tabulador.

Las sangrías izquierda o derecha se consiguen introduciendo el valor de la sangría en centímetros en el campo correspondiente, también suele usarse el tabulador para obtener sangrías izquierdas, aunque dependerá de la configuración de tabulaciones y retroceso para la sangría izquierda . La sangría francesa se consigue en el desplegable especial, introduciendo el valor de la sangría en centímetros, dentro del campo en.

El salta margen es una sangría especial, permite colocar el párrafo o parte de él fuera de los límites establecidos en el margen izquierdo.


Pueden mezclarse varios tipos de sangría. Una sangría francesa sobre una sangría izquierda daría como resultado que la primera línea, resaltada respecto de las demás, quedase más a la derecha de lo habitual respecto al margen izquierdo.

1.2 Tabuladores Los tabuladores se utilizan, para alinear columnas de texto. Hay cinco tipos de tabulaciones que puede seleccionar desde la regla o desde Párrafo/tabulaciones: izquierda, centrada, derecho, decimal y barra. Para completar cada espacio entre tabulaciones, podemos elegir un relleno de puntos, guiones o guión bajo continuo. Tabulaciones desde la regla

La regla permite definir tabulaciones, desde el botón que aparece a su izquierda.

Tabulaciones desde el menú

Desde Párrafo/tabulaciones, accedemos al cuadro tabulaciones, donde podemos cambiar los parámetros de los tabuladores y seleccionar los rellenos. Eliminar tabulaciones

Arrastre cada una de las tabulaciones marcadas al interior del documento. Práctica: Tabulaciones Crea un documento nuevo, usando las tabulaciones predeterminadas, escribe el texto que aparece abajo (recuerda comenzar cada línea pulsando el botón de tabulación) Vamos a trabajar, en este ejercicio, tabulaciones desde la regla. • • • • • • •

Clic en 2,5 cm de la regla. Se definirá una tabulación izquierda (predeterminada) En el icono tabulación, cambia a tabulación derecha. Coloca el puntero en 11,5 cm y haz clic. Habrás fijado una tabulación derecha. Mueve la tabulación derecha hasta el punto 12,7 Selecciona una tabulación decimal y haz clic en el punto 6,5 de la regla Inserta sendas tabulaciones de barra en los puntos 5 y 8,75 Escribe el texto que aparece en la imagen inferior (recuerda comenzar cada línea con una pulsación al botón de tabulación)


En primer lugar, coloca el cursor debajo de la zona en la que hemos trabajado. Abre Párrafo/tabulaciones y elimina todas las tabulaciones existentes y coloca estas nuevas, pulsando después de cada entrada el botón fijar: • Posición: 3 cm, alineación izquierda • Posición: 6 cm, alineación barra. • Posición: 7 cm, alineación decimal. • Posición: 11 cm, alineación izquierda. Relleno: 2 • Ahora, acepta y escribe el siguiente texto:

1.3 Tablas de contenido Una tabla de contenido es una lista de los títulos de un documento que se puede insertar en una ubicación específica; puede utilizarse, como índice, para obtener información general acerca de los temas que se tratan en un documento. Crear una tabla de contenido

Referencia, tabla de contenido

Insertar tabla de contenido

Seleccione las opciones necesaria

Clic en opciones y seleccione los niveles de título.


Clic en Aceptar.

1.4 Índices Un índice enumera los términos y los temas que se tratan en un documento impreso, así como las páginas en las que aparecen. Pueden crearse entradas de índice en una palabra, una frase o un símbolo; en un tema que se extiende por un intervalo de páginas; en una referencia a otra entrada, por ejemplo, "Transporte. Vea Bicicleta". ¿Cómo crear entradas de índice?

Seleccione la entrada y pulse ALT+MAYÚSCULAS+X. y asignar un nombre o mantener el que hemos marcado, Word inserta un campo XE (entrada de índice) especial:

Para crear una subentrada (entrada incluida dentro de un título más general) hay que especificar la entrada de índice principal y, a continuación, la subentrada en el cuadro Subentrada. Para incluir una entrada de tercer nivel, hay que escribir el texto de la subentrada seguido por dos puntos (:) y, a continuación, el texto de la entrada de tercer nivel. ¿Cómo insertar un índice?

Una vez marcado las entradas, ubicarse en el lugar para el índice

Clic en Referencias, índice, Insertar índice

Seleccionar las opciones deseadas y Aceptar


1.5 Combinar correspondencia La combinación de correspondencia supone introducir información en un documento (documento principal) obtenida de otro documento (el origen de datos) para crear otro nuevo que contendrá la información de ambos. La combinación de correspondencia requerirá, pues, tres pasos: Creación del documento principal, Creación del origen de datos y Campos de Combinación •

Creamos el documento principal, en el que tendremos que prever la ubicación de los datos que se insertarán más adelante.

Clic en Correspondencia, Iniciar combinación de correspondencia

Seleccione paso a paso

Continuar con los pasos del asistente

1.6 Trabajo en línea a. Enviar trabajo por correo electrónico


Para enviar el documento activo por correo electrónico, hay que entrar en Archivo/Guardar y Enviar.

Seleccione la opción deseada.

b. Envío de documentos a PowerPoint

El objetivo es preparar una presentación de diapositivas con PowerPoint, pero vamos a escribir el texto en Word, lo enviaremos a otro programa que nos servirá como un mero elemento ornamental. •

Creamos el texto con criterios PowerPoint, (teniendo en cuenta el desplegable estilo): o El texto normal no se traslada a las diapositivas o Cada párrafo en estilo texto independiente se convierte en una diapositiva o Se establece una jerarquización de estilos de título de forma que todas las partes de texto que vayan encabezadas por el título de nivel superior, serán diapositivas. Las partes de texto que vayan encabezadas por estilos de título de nivel inferior quedarán dentro de las de nivel superior. o Teniendo esto en cuenta organizaremos nuestro documento de forma que cada bloque de texto cuyo destino sea una diapositiva, irá encabezado por un título de nivel superior, por ejemplo Título 1. En contenido de ese bloque de texto deberá ir en un estilo de texto inferior, por ejemplo Título 2, al que daremos el formato que queramos. Si queremos que en una diapositiva aparezca sólo texto con formato normal, le aplicaremos el estilo texto independiente, nunca el estilo normal. Desde el menú archivo, seleccionamos enviar a Microsoft PowerPoint. De inmediato, se abrirá el programa receptor con el texto encajado en las diapositivas siguiendo el mismo criterio de títulos y listas con viñetas que nosotros hayamos aplicado al crearlo.


Si el resultado nos convence, podemos guardarlo, si conocemos PowerPoint, podemos mejorar su aspecto.

Práctica 1 Abre el archivo multimedia que encontrarás en la carpeta de documentos. Observa cómo está estructurado el texto en títulos. Todos los encabezados de bloque de texto, que serán después de diapositivas, son estilo Título1, mientas que el contenido de cada bloque es estilo Título3. Fíjate que los dos últimos bloques no están separados por espacios, así comprobarás que la división del contenido en diapositivas no se basa en los espacios, sino en los niveles de título. Envíalo a PowerPoint y comprueba el resultado. Si conoces el programa puedes dedicar tiempo a dar formato a las diapositivas, si no lo conoces, basta con que entres en formato/aplicar plantilla de diseño y selecciones alguna de ellas, por ejemplo, bohemio. Guárdala como tu-login multimedia en tu carpeta de trabajo. c. Envío de diapositivas de PowerPoint a Word En este caso, el objetivo es el inverso, aunque el procedimiento es el mismo: • •

Abrimos en PowerPoint la presentación deseada. Desde el menú archivo, seleccionamos enviar a Microsoft Word, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Por si no conoces el programa, las notas son comentarios que introduce el creador de las diapositivas. Puedes elegir poner éstas, si las hay, o líneas en blanco. Además de optar por enviar sólo el esquema de texto.


• •

Al aceptar, se abrirá el programa Word con la presentación incluida en el documento. Pegar coloca todo el contenido dentro de Word, mientras que pegar vínculo, establece un vínculo entre ambos documentos, de forma que, cada vez que abres el archivo de Word, lee en el de PowerPoint para incorporar el contenido. Este caso es recomendable para que las modificaciones en el segundo se reflejen en el primero, pero hay que tener cuidado al copiar el documento de Word en otro ordenador en el que no exista el archivo de PowerPoint, ya que se romperá el vínculo.

Práctica 2 Abre el archivo sistemas multimedia, se trata de una presentación de PowerPoint que encontrarás en la carpeta de documentos. Envíala a Word, eligiendo la opción líneas en blanco junto a las diapositivas. Observa que las diapositivas se han colocado en una tabla sin bordes. En la primera columna aparece el número de diapositiva, en la segunda, las diapositivas y, en la tercera, las líneas en blanco. Si hubieras elegido líneas en blanco debajo de las diapositivas, cada una de ellas, junto con sus líneas o notas, ocuparía una página. En nuestro caso, no nos interesa mantener la primera columna, así que calcula donde está su borde superior, y colócate sobre ella hasta que aparezca la flecha hacia abajo que permite marcarla, hazlo y, desde el menú tabla, bórrala. Guarda el documento como tu-login sistemas multimedia, en tu carpeta de trabajo y ciérralo. Pasa al archivo de PowerPoint que seguirá abierto y vuelve a enviar a Word, en este caso, eligiendo sólo esquema. Comprueba el resultado y guárdalo en tu carpeta de trabajo como tu-login sistemas multimedia1. Observa que aparece seleccionada la opción Guardar como tipo Formato RTF, así que para guardarlo como documento de Word tendrás que seleccionar esta opción en el desplegable. d. Insertar presentaciones de PowerPoint en documentos de Word Además de lo visto hasta ahora, es posible insertar como objetos presentaciones de PowerPoint en documentos de Word, de forma que, al hacer doble clic sobre el objeto insertado, la presentación se ejecuta. Si la inserción se ha hecho como presentación incrustada, se almacena en el documento de Word, y no es necesario que PowerPoint esté disponible para ver la presentación, cosa que no ocurre con las presentaciones vinculadas. El proceso de inserción es el siguiente: •

Ponte en el lugar de destino de la inserción.


• • • • •

Clic en insertar, Insertar objeto. Entra en la pestaña crear desde un archivo y abre examinar. Busca el archivo de PowerPoint que quieres insertar y selecciónalo Puedes verificar las casillas mostrar como icono y vincular al archivo, si quieres que la presentación se vincule, pero no se incruste. Acepta, comprobarás que aparece el icono en el documento. Para ejecutar la presentación, hay que hacer doble clic sobre el icono.

Práctica 3 Abre de nuevo el archivo multimedia que encontrarás en la carpeta de documentos. Colócate al final del documento e inserta, como objeto, el archivo de PowerPoint sistemas multimedia que hay en la misma carpeta, haz que se muestre como icono y que no sea vinculado. En el documento de Word, haz doble clic en el icono y pasa la presentación. Cuando llegues a la última página, haz clic para salir. Guarda el archivo con el nombre multimedia en tu carpeta de trabajo. e. Insertar y vincular datos de Microsoft Excel Pueden insertarse en Word, libros de trabajo creados con Microsoft Excel. • •

Elabore el documento en Excel Clic en Insertar, insertar objeto

• • •

Entra en la pestaña crear desde un archivo y abre examinar. Busca el archivo de PowerPoint que quieres insertar y selecciónalo Puedes verificar las casillas mostrar como icono y vincular al archivo, si quieres que la presentación se vincule, pero no se incruste. Acepta, comprobarás que aparece el icono en el documento. Para ejecutar la presentación, hay que hacer doble clic sobre el icono.


EXCEL

2

2.1 CONCEPTOS BÁSICOS

Las hojas de cálculo son aplicaciones que facilitan la creación y manipulación de tablas de datos. Incluyen herramientas de cálculo, así como facilidades de formato, representación gráfica de la información, análisis de datos y mucho más. Las hojas de cálculo permiten: •

Almacenar y manipular datos numéricos, alfanuméricos (texto), de fecha y hora, etcétera.

Analizar los datos y calcular fórmulas o funciones matemáticas aplicadas sobre los datos.

Formatear y representar gráficamente los datos.

Microsoft Excel es la hoja de cálculo más conocida y más utilizada, Excel llama hojas a las tablas de datos. Y a los documentos, que son grupos de hojas, los llama libros. Formas del puntero en Excel Cuando colocamos el puntero en ciertas partes de la pantalla o realizamos diferentes tareas, este cambia de forma indicando la tarea que se realiza en ese momento. Entre las principales formas que adopta el puntero tenemos: │

Indica un lugar dentro de la celda Indica menús, barras de herramientas y de desplazamiento

Indica un borde (Izquierdo o derecho) de una ventana y sirve para modificar su tamaño de forma horizontal Indica un borde (superior o inferior) de una ventana y sirve para modificar su tamaño de forma vertical. Indica una esquina de la ventana y modifica su tamaño vertical y horizontalmente.

Indica el atributo de una fila a ser seleccionada

Indica el atributo de una columna a ser seleccionada Indica el área de trabajo de Excel


Indica el controlador de relleno de una celda o rango seleccionado Señala el límite de la cabecera de una columna y se utiliza para modificar su tamaño. Señala el límite de cabecera de una fila y se utiliza para modificar su tamaño. Indica un cuadro de división de una barra de desplazamiento horizontal Indica un cuadro de división de desplazamiento vertical

Trabajar con diferentes hojas de un libro Los libros de Excel consisten en una serie de hojas:

Cada hoja consiste en una tabla de celdas Columnas

filas

Celda actual

Celdas

Cada celda contendrá un dato o una formula Para trabajar con diferentes hojas de trabajo debe crear nuevas ventanas y organizar las ventanas. Crear nuevas ventanas • •

Clic en Ventana, Nueva ventana Repita el paso anterior dependiendo de las ventanas que necesita

Organizar las ventanas •

Clic en Ventanas, Organizar


• •

En la ventana Organizar seleccione el tipo Clic en Aceptar

Desplazamiento en hojas de trabajo Para desplazarse por una hoja de trabajo puede utilizar las siguientes formas: • • • • • •

Una fila arriba o abajo.- Clic en las flechas de la barra de desplazamiento vertical Una columna a la izquierda o derecha.- Clic en las flechas de la barra de desplazamiento horizontal. Una ventana arriba o abajo.- Clic en el cuadro de desplazamiento superior o inferior de la barra de desplazamiento vertical. Una ventana a la izquierda o derecha.- Clic en el cuadro de desplazamiento izquierdo o derecho de la barra de desplazamiento horizontal. Una gran distancia.- Presione la tecla MAYUS mientras arrastra con el ratón. Una celda especifica • • •

Pulse la tecla F5 En la ventana referencia escriba la dirección Clic en Aceptar

Selección de celdas, rangos, filas, columnas y hojas Una celda: Clic en la celda específica Un rango de celdas: Clic en la celda inicial y arrastre el puntero hasta la celda final Un rango de celdas amplio: • •

Clic en la primera celda del rango Presione la tecla MAYUS y clic en la ultima celda del rango

Conjunto de celdas • •

Clic en la celda o rango inicial Presione la tecla ctrl.. mientras selecciona las demás celdas o rangos

Una fila o columna •

Clic en el titulo de la fila o columna a seleccionar

Filas o columnas adyacentes • •

Clic en la primera fila (columna) Presione la tecla MAYUS y seleccione la ultima fila (columna)

Filas o columnas no adyacentes


• •

Seleccione la fila (columna) inicial Presione la tecla Ctrl. y seleccione las otras filas (columnas)

Un rango de celdas con datos en una fila o columna • •

Clic en la primera o ultima celda del rango Presione la tecla MAYUS y doble clic en el borde que esta en la dirección a seleccionar de la celda activa.

Todas las celdas •

Clic en el botón seleccionar todo

Selección de hojas Una hoja de un libro: Clic en la etiqueta de la hoja Dos o más hojas adyacentes: • •

Clic en etiqueta de la primera hoja Presione la tecla MAYUS y Clic en la etiqueta de la ultima hoja a seleccionar

Dos o más hojas no adyacentes: • •

Clic en la etiqueta de la primera hoja Presione la Tecla Ctrl. Y seleccione las otras hojas

Cancelar una selección Para cancelar una selección de celdas, realice clic en cualquier celda de la hoja Para cancelar la selección de las hojas, realice clic en cualquier hoja no seleccionada. 2.2 INGRESO DE DATOS EN UNA HOJA DE TRABAJO Un dato en una celda Se puede escoger una de las siguientes formas: • • •

Pulsar <Enter> Pulsar una flecha de dirección Clic en otra celda

Clic en el Botón de Aceptación

Un dato en un rango de celda 1. Seleccione el rango de celdas


2. Ingrese el dato 3. Pulse las teclas ctrl.+<Enter> Forma rápida 1. Ingrese el dato 2. Ubique el cursor en el controlador de relleno 3. Arrastre el cursor hasta la celda final del rango Un dato en un conjunto de celdas 1. Seleccione el conjunto de celdas 2. Ingrese el dato 3. Pulse las teclas ctrl.+<Enter> Diferentes datos en un rango de celdas 1. Seleccione el rango de celdas 2. Ingrese el dato y pulse <Enter> 3. Repita el paso anterior hasta el final del rango con los diferentes datos. Diferentes datos en un conjunto de celdas 1. Seleccione el conjunto de celdas 2. Ingrese el dato y pulse <Enter> 3. Repita el paso anterior hasta la celda final con los diferentes datos Ingreso de datos en diferentes Hojas de trabajo Las formas descritas anteriormente para el ingreso de datos en una hoja de trabajo se pueden utilizar para ingresar en diferentes hojas, pero primeramente debe seleccionar las hojas de trabajo en las cuales desea ingresar los datos. Creación de formularios Los formularios de datos proporcionan una manera fácil y como para introducir, visualizar y modificar datos. Activar botón formulario • •

Clic en personalizar barra de acceso rápido Seleccione mas comandos


Se obtiene la siguiente ventana

• • •

Seleccione Barra de herramientas de acceso rápido Seleccione comandos que no están en cinta Formularios, Agregar y Aceptar

Crear un formulario 1. Escriba los atributos de la lista 2. Seleccione un atributo de la lista 3. Clic en botón Formulario Se obtiene la siguiente ventana:


Los controles incorporados en el formulario permiten una navegación sencilla con los registros a los cuales podemos buscar, modificar, eliminar o ingresar nuevos registros. Series Autorelleno 1. 2. 3. 4.

Ingrese dos o mas valores iniciales selecciónelos Coloque el cursor en el Controlador de relleno Pulse el botón secundario del ratón y arrastre Seleccione el tipo de serie

LISTAS PERSONALIZADAS 1. Clic en Botón Office 2. Seleccione Opciones de Excel, Mas frecuentes 3. Modificar listas personalizadas

4. En el cuadro entrada de lista escriba los elementos de la lista 5. Al finalizar pulse el botón Agregar, Aceptar Otra forma


• • • • •

Escriba los elementos de la lista Seleccione los elementos Clic en Herramientas, Opciones Seleccione la ficha Listas personalizadas Clic en el botón Importar, Aceptar

Utilización de la lista • • •

Escriba un elemento de la lista Coloque el cursor en el controlador de relleno Arrastre hasta la celda final

Validación de datos Restringe las entradas de celda a números, fechas u horas dentro de límites especificados. 1. Seleccione las celdas que desee restringir 2. Clic en Datos, Validación. 3. En la ventana Validación de datos

Elija la ficha Configuración • Seleccione el criterio de validación • Ingrese los parámetros (opcional) 4. Elija la ficha Mensaje entrante, para que aparezcan mensajes que pidan entradas y que expliquen o impidan las entradas incorrectas, especifique los tipos de mensajes que desee en las fichas 5. Elija la ficha Mensaje de error, para que aparezcan mensajes cuando se ingresen datos que no corresponden a la restricción. 2.3 FORMATOS DE CELDAS Todas las características que afectan al aspecto visual de la información contenida en una celda se pueden hacer utilizando el cuadro de dialogo “Formato de calda”. Si la hoja de calculo esta protegida es posible que este comando no funcione.


Para aplicar formatos a las celdas realice los siguientes pasos: 1. Seleccione la celda o grupo de celdas 2. Clic en Inicio, Formato, Formato de Celdas

3. Seleccione el tipo de atributo (escoja las características deseadas) 4. Clic en Aceptar Ficha Número Se utiliza para dar un formato especial a los datos de tipo numérico.

La ficha alineación Se utiliza para alinear y orientar los datos, por defecto se alinean de acuerdo al tipo de dato que se trata, los textos se alinean a la izquierda y los números a la derecha.


Texto vertical

Arrastrar el punto rojo o introducir grados

Ficha fuente Se utiliza para seleccionar el tipo, estilo, tamaĂąo y efectos de la letra

Ficha bordes Se utiliza para colocar bordes a las celdas o rango de celdas con un estilo de lĂ­nea y color en particular.


Ficha tramas Se utiliza para colocar tramas y colores en particular a la celda o grupo de celdas.

Ficha proteger Utilizamos para bloquear o desbloquear celdas.


Formato condicional 1. Seleccione las celdas que desea aplicar el formato condicional 2. Clic en Formato, Formato condicional. 3. Siga uno de estos procedimientos: Siga uno de estos procedimientos: Para utilizar los valores de las celdas seleccionadas seleccione Valor de la celda, seleccione la comparación e introduzca un valor constante o una fórmula. Para utilizar una fórmula como criterio de formato haga clic en Fórmula e introduzca la fórmula cuyo resultado sea un valor lógico. 4. Haga clic en Formato. 5. Seleccione el formato que desee aplicar a la celda cuando cumpla la condición. 6. Para agregar otra condición, haga clic en Agregar y repita los pasos del 1 al 3. Pueden especificarse hasta tres condiciones. Si ninguna de las condiciones que se han especificado es verdadera, las celdas conservarán los formatos existentes. En el siguiente ejemplo visualiza las cantidades de los productos menores a 10 unidades.


2.4 REFERENCIAS, FORMULAS y FUNCIONES Para referirse a una celda o a un grupo de celdas podemos utilizar el conjunto de direcciones de todas las celdas del grupo o asignar un nombre al grupo. El uso de nombres tiene sus ventajas: • Los nombres son más descriptivos y fáciles de recordar. • Cuando se mueve una celda se lleva si nombre con ella. • Se pueden utilizar los nombres en expresiones o fórmulas exactamente igual que las direcciones. Nombres de celdas o grupo de celdas Resulta molesto utilizar referencias tales como B2:B4 ó B2:D3, este problema se resuelve con la definición de nombres a una celda o a una selección, los cuales se pueden utilizar en las fórmulas. A la hora de crear nombres, conviene tener en cuenta ciertas reglas: 1. El nombre debe empezar por una letra o por el carácter subrayado (_). 2. No se pueden utilizar espacios en blanco. 3. Los nombres pueden tener hasta 256 caracteres pero conviene que sean cortos. Pasos para crear nombres de celdas o rangos 1. Seleccione la celda o rango a nombrar 2. Clic en Insertar, Nombre, Definir 3. En la ventana Definir nombre, escriba el nombre


4. Clic en Agregar o Aceptar Forma rápida • • •

Seleccione la celda o rango de celda Clic en el cuadro nombre de la celda Escriba el nombre <Enter>

También se puede usar el contenido de una de las celdas del grupo para dar nombre al resto de las celdas. Se tratará de la celda superior, inferior, izquierda o derecha.

Realice los siguientes pasos: • Seleccione el grupo de celdas (incluido el nombre) • Clic en Insertar, Nombre, Crear • En la ficha crear nombres seleccione la posición


Clic en Aceptar

Los nombres que se han dado a las celdas aparecen en el cuadro nombre, eligiendo un nombre en particular se seleccionan el grupo de celdas que pertenecen a este nombre. Se puede aplicar operaciones a los nombres, si queremos que se muestre en otra celda la suma de un grupo de celdas al que se le ha dado nombre, se puede usar la función SUMA(nombre) en la barra de fórmulas: Formulas Para introducir una fórmula en una celda se debe comenzar con un signo igual (=) y luego una expresión matemática correcta. Las fórmulas son expresiones que combinan referencias a celdas, valores literales, operadores y funciones.

25,4*(A3 + $h$5) + SUMA(Enero) Valor literal

Función Operadores

Referencias

Los valores literales numéricos se escriben de la forma usual, utilizando la coma como separador decimal como acostumbramos. Las cadenas de caracteres se encierran entre comillas dobles. Operadores de cálculo Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una fórmula. Los tipos de operadores son: aritmético, comparación, texto y referencia. Operadores aritméticos Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta, multiplicación, y generación de resultados numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos. Operador aritmético + (signo más) - (signo menos)

Significado (Ejemplo) Suma (3+3) Resta (3-1) Negación (-1)


* (asterisco) / (barra oblicua) % (signo de porcentaje) ^ (acento circunflejo)

Multiplicación (3*3) División (3/3) Porcentaje (20%) Exponenciación (3^2)

Operadores de comparación Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Operador de comparación = (signo igual) >(signo mayor que) <(signo menor que) >= (signo igual o mayor que) <= (signo igual o menor que) <>(signo distinto de)

Significado (Ejemplo) Igual a (A1=B1) Mayor que (A1>B1) Menor que (A1<B1) Igual o mayor que (A1>=B1) Igual o menor que (A1<=B1) Distinto de (A1<>B1)

Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO. Operador de concatenación de texto Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.

Operador de texto & ("y" comercial)

Significado (Ejemplo) Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo ("Viento"&"norte")

Operadores de referencia Combinan rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores. Operador de referencia : (dos puntos)

, (coma) (espacio)

Significado (Ejemplo) Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, éstas incluidas (B5:B15) Operador de unión combina varias referencias en una sola (SUMA(B5:B15,D5:D15)) Operador de intersección genera una referencia a celdas comunes a las dos referencias (B7:D7 C6:C8)


Cuando en una fórmula se utilizan varios operadores, Excel realiza las operaciones en el siguiente orden: • Primero las negaciones (cambio de signo). • Luego los porcentajes. • Le siguen las exponenciaciones. • A continuación las multiplicaciones y las divisiones • Para seguir con las sumas y las restas. • Las concatenaciones. • Y por último las comparaciones. Si se quiere hacer que se evalúe antes una operación, basta encerrarla entre paréntesis, antes de evaluar los operadores se habrán ejecutado las funciones. Funciones Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Estructura de una función

1. Estructura. La estructura de una función comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre. 2. Nombre de función. Para obtener una lista de funciones disponibles, haga clic en una celda y presione MAYÚSC+F3. 3. Argumentos. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos, matrices o referencias de celda. Los argumentos pueden ser constantes, fórmulas u otras funciones. Asistente de funciones Para activar el asistente de funciones realizamos los siguientes pasos: 1. Seleccione la celda en donde desea escribir la formula 2. Pulse el botón Asistente de funciones 3. En la Ventana Insertar función

o las teclas MAYUS+F3


Seleccione la función y Aceptar Escriba los argumentos de la función 4. Aceptar Los grupos de funciones disponibles en Excel son los siguientes: • • • • • • • • • •

Financieras.- Su principal aplicación son las finanzas, contabilidad, etc. Fecha & hora.- Facilita el ingreso de fechas en la hoja de cálculo. Matemáticas & Trigonométricas.- De uso matemático, científico e ingenieril. Estadísticas.- Facilita los cálculos estadísticos de los datos en la hoja de trabajo. Búsqueda y referencia.- Facilita movernos sobre una lista o una matriz creada. Base de datos.- Para trabajar con una listas, o bases de datos Texto.- Funciones para manipulación de texto. Funciones lógicas Información.- Nos informan sobre el contenido de las celdas. Definidas Usuario

Errores de las formulas Cuando se comete un error en una fórmula, en la celda no se ve ningún resultado, sino una indicación del tipo de error que se ha cometido en la fórmula: ERROR SIGNIFICADO #### La columna no es bastante ancha para mostrar el dato. #¡DIV/0! La formula intenta dividir para cero. #N/A El valor no está disponible para una función o una fórmula. #¿NOMBRE? El nombre de la función o de la celda es incorrecto. #NUM! Se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o una función. #¡REF! Hay alguna referencia a una celda que no es válida. #¡VALOR! Alguna casilla contiene un valor que no se puede utilizar.


Referencias de las celdas Las direcciones de las celdas se utilizan cuando se desarrollan las formulas. Una dirección de celda hace diferencia a una dirección específica y a los datos que se encuentran dentro de esta celda. Existen tres tipos de referencias que son: absoluta, relativa, y mixta. Referencia absoluta Siempre hará referencia a la celda designada cuando se copie una formula a otra posición. Para escribir una referencia absoluta se escribe el signo de dólar ($) delante de la fila y la columna. Ej: =$A$2. Referencia relativa Cambia su dirección con relación a la ubicación en donde se copia la formula, se escribe solo con la designación de la fila y columna. Ej. =A2. Referencia mixta Es una combinación de las dos anteriores y el signo de dólar ($) precede a la designación de la fila o de la columna, pero no a las dos a la vez. Ej: =$a2 o =A$2. Vínculos de las celdas Un vínculo se utiliza cuando se desea que la información refleje todos los cambios que se realizan en los datos origen. Los vínculos pueden ser: • • •

Entre celdas de una misma hoja Entre celdas de diferentes hojas y Entre celdas de diferentes libros

Pasos para realizar un vínculo 1. 2. 3. 4. 5.

Seleccione la celda o celdas origen Clic en el botón copiar Seleccione las celdas destino Clic en Edición, Pegado especial Seleccionar Pegar vinculo

Para el caso de las hojas en el paso 3 primero seleccione las hojas destino. Para el caso de diferentes libros, en el paso 3 abra el libro destino y seleccione las hojas. Auditoria de formulas Para detectar y solucionar problemas con las formulas, Excel utiliza una serie de herramientas que permiten rastrear estos errores con barra de herramientas de Auditoria.


Para activar la Herramienta Auditoria realice los siguientes pasos: 1. Clic en Herramientas, Auditoria de formulas 2. Seleccione Mostrar barra de herramientas de Auditoria de formulas

3. Seleccione la celda con la formula y escoja una opción como: Rastrear niveles: Averiguar las dependencias de datos que existen entre las celdas. Rastrear precedente. Muestra mediante flechas las celdas y rangos de las que depende la celda actual. Quitar un nivel de precedencia. Elimina las flechas del último nivel de precedencia de la celda actual. Rastrear dependientes. Muestra mediante flechas las celdas que son dependientes de la celda actual. Cada vez que pulsemos este botón nos aparecerá un nivel más de dependientes. Quitar un nivel de dependientes. Elimina las flechas del último nivel de dependencias de la celda actual. Quitar Todas las Flechas. Elimina todas las flechas que haya en pantalla. En la siguiente figura se puede observar los precedentes y dependientes de la celda B5:

Autocalcular Es una facilidad de Excel que permite conocer el resultado de una función antes de colocarla en una celda de forma definitiva. sirve para las seis funciones más utilizadas y se usa pulsando con el pulsador derecho del ratón sobre la barra de estado, después de haber seleccionado el grupo de celdas.


Una vez seleccionada la función, en la barra de estado se muestra el resultado que se obtendría. Cuando se seleccionan varias celdas automáticamente aparece en la barra de estado el valor que se obtendría con la última función Autocalcular elegida. Fórmulas matriciales Una fórmula matricial puede ejecutar varias operaciones y devolver un único resultado o varios resultados. Las fórmulas matriciales actúan en dos o más conjuntos de valores denominados argumentos matriciales. Cada argumento matricial tiene el mismo número de filas y de columnas. Las fórmulas matriciales se crean del mismo modo que las demás fórmulas, excepto que se debe presionar la combinación de teclas CTRL+MAYÚS+ENTRAR. Las constantes matriciales se pueden utilizar en lugar de las referencias cuando no se desea introducir el valor de cada constante en una celda independiente de la hoja de cálculo. Creación de Subtotales Sirve para obtener un valor general de varios registros que cumplen con una condición, para crear un subtotal debe la lista contener por lo menos dos columnas, una de esta debe contener valores numéricos. 1. 2. 3. 4. 5.

Escriba la lista Ordene la lista Seleccione cualquier celda de la lista Clic en Datos, Subtotales En la ventana subtotales

En el cuadro Para cada cambio en: Seleccione la columna de los productos


En el cuadro Usar Función: seleccione la operación que se desea aplicar En el cuadro Agregar subtotal a: seleccione la columna con valores numericos. 6. Clic en Aceptar Crear una formula matricial Puede utilizar una fórmula matricial para realizar varios cálculos que generen un único resultado, de esta forma se simplifica un modelo de hoja de cálculo sustituyendo varias fórmulas distintas por una sola fórmula matricial. 1. Haga clic en la celda en que desee introducir la fórmula matricial. 2. Escriba la fórmula matricial. 3. Presione CTRL+MAYÚS+ENTRAR. Ejemplo, la siguiente formula calcula el valor total de una matriz de precios de cotización y acciones sin utilizar una fila de celdas para calcular y mostrar los valores individuales de cada cotización.

Cuando se escribe la fórmula ={SUMA(B3:C3*B4:C4} como fórmula matricial, multiplica las acciones y el precio correspondiente a cada cotización, y luego suma los resultados de estos cálculos. FUNCIONES AVANZADAS Función CONTARSI().- Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen con el criterio especificado. Sintaxis: =CONTAR.SI(rango;criterio) Rango: es el rango dentro del cual desea contar las celdas. Criterio: es el criterio que determina las celdas que se van a contar. En el siguiente ejemplo en la celda A5 visualiza el numero de celdas que contienen la palabra “manzanas” En la celda A6 visualiza el número de celdas que contiene valores superiores a 55 A

B


1 2 3 4 5 6

Manzanas Naranjas Peras Manzanas =CONTAR.SI (A2:A5;"manzanas") =CONTAR.SI(B2:B5;">55")

32 54 75 86

Función SI( ) Comprueba si cumple o no cumple una condición. Si cumple, da VERDADERO. Si no da FALSO. Sintaxis: =SI(Condición;Verdadero;Falso) Condición; interrogante o pregunta sobre valores. Verdadero; se realiza esta acción si se cumple la condición. Falso; se realiza esta acción si se cumple la condición Operadores lógicos: el Y y el O La sintaxis de la orden sería la siguiente =SI(Y(Condición1:Condición2... Caso donde deben cumplir todas las condiciones =SI(O(Condición1:Condición2... Caso donde debe cumplir sólo una condición FUNCION SUMAR.SI() Suma el contenido de las celdas que cumplen un determinado criterio. Sintaxis: =SUMAR.SI(Rango;Criterio;Rango_Suma) En donde: Rango: Es el rango de celdas que se desea evaluar (en donde se buscará el elemento). Criterio: Es el criterio o condición que determina que celdas deben sumarse. Rango_Suma: Son las celdas que se vana sumar. Si se deja en blanco u omite, se sumarán las celdas del rango. FUNCION PAGO() Esta función calcula los pagos periódicos que se tienen que realizar sobre un préstamo, a un interés determinado, y en un tiempo x. Nos permitirá operar con diferentes capitales, años o tipos de interés. La sintaxis de la orden es: =PAGO(Interés;Tiempo;Capital)


Esta fórmula nos calculará el pago anualmente. Si queremos saber los pagos mensuales tendremos que dividir el interés por 12 y multiplicar el tiempo por 12. Observa: =PAGO(Interés/12;Tiempo*12;Capital) FUNCION SUMAPRODUCTO() Multiplica los componentes correspondientes de las matrices o rangos suministrados y devuelve la suma de esos productos. Sintaxis: =SUMAPRODUCTO(Matriz1;Matriz2;Matriz3..) Matrices: Son los rangos de valores FUNCION TENDENCIA() Devuelve valores que resultan de una tendencia lineal. Ajusta una recta (calculada con el método de mínimos cuadrados) a los valores de las matrices definidas por los argumentos conocido_y y conocido_x. Devuelve, a lo largo de esa recta, los valores y correspondientes a la matriz definida por el argumento nueva_matriz_x especificado. Sintaxis TENDENCIA(conocido_y;conocido_x; nueva_matriz_x;constante) Conocido_y conjunto de valores de y que se conocen en la relación y = mx+b. • •

Si la matriz definida por el argumento conocido_y ocupa una sola columna, cada columna de conocido_x se interpreta como una variable separada. Si la matriz definida por el argumento conocido_y ocupa una sola fila, cada fila de conocido_x se interpreta como una variable separada.

Conocido_x conjunto opcional de valores x en la relación y = mx+b. •

La matriz conocido_x puede incluir uno o varios conjuntos de variables. Si se usa una sola variable, conocido_y y conocido_x pueden ser rangos con cualquier forma, siempre y cuando sus dimensiones sean iguales. Si se usa más de una variable, conocido_y tiene que ser un vector (es decir, un rango compuesto por una fila o por una columna). Si se omite conocido_x, se asume que ésta es la matriz {1;2;3;...} que tiene el mismo tamaño que conocido_y.

Nueva_conocido_x son nuevos valores de x para los cuales se desea que TENDENCIA devuelva los valores de y correspondientes.


• •

El argumento nueva_matriz_x debe incluir una columna (o una fila) para cada variable independiente, como ocurre con el argumento conocido_x. Por consiguiente, si conocido_y ocupa una sola columna, conocido_x y nueva_matriz_x deben tener el mismo número de columnas. Si conocido_y ocupa una sola fila, conocido_x y nueva_matriz_x deben tener el mismo número de filas. Si se omite nueva_matriz_x, se asume que es la misma que conocido_x. Si se omite conocido_x y nueva_matriz_x, se asume que son la matriz {1;2;3;...} que tiene el mismo tamaño que conocido_y.

Constante • •

es un valor lógico que especifica si se forza a la constante b a ser igual a 0.

Si constante es VERDADERO o se omite, b se calcula normalmente. Si constante es FALSO, b= 0 y los valores m se ajustan de manera que y = mi.

Ejemplo Si se invierte en publicidad y a partir de la publicación se desea saber cuantas llamadas va a tener si duplica la publicidad.


2.5 ORDENACION, FILTRADO Y BUSQUEDA ORDENACION 1. 2. 3. 4.

Escriba la lista a ordenar Seleccione una celda cualquiera de la lista Clic en Datos, Ordenar. En la ficha Ordenar

Escoja los parámetros de ordenación 5. Clic en Aceptar Forma rápida • •

Escriba la alista a ordenar Seleccione una celda de la lista

Pulse el botón Orden Ascendente

o Orden Descendente

FILTROS Es la manera más rápida de mostrar solo los elementos que desea mostrar en una lista. Excel utiliza dos tipos de filtrado que son: Autofiltro y Filtro Avanzado. Autofiltro 1. 2. 3. 4.

Escriba o abra la lista a utilizar Seleccione una celda que contenga un título de la lista Clic en Datos, Filtro En cada columna aparece una flecha hacia abajo, para aplicar el filtro.


Para desactivar los Filtros, realice los mismos pasos indicados anteriormente. UTILIZAR LOS FILTROS EN UNA HOJA DE DATOS Para utilizar el Auto filtro realice los siguientes pasos: 1. Clic en la flecha de la columna por la que se desea filtrar la información.

2. Elegir el dato por el que se filtrará la lista 3. Ver resultados. Personalizar...: Permite especificar criterios de selección y filtración de datos que contiene la tabla, se puede utilizar los operadores lógicos >, <, mayor o igual que, etc. Al elegir esta opción se activa la siguiente caja de diálogo:

Para visualizar todos escoja la opción mostrar todos Filtro Avanzado El filtro avanzado se aplica cuando las condiciones de búsqueda son complejas, consta de dos partes el rango de criterios y la lista de datos origen Pasos para realizar un Filtro Avanzado


1. Escriba o abra la lista de datos origen 2. Inserte 5 filas antes de los atributos de la lista de datos origen, para el rango de criterios. 3. Escriba los atributos y criterios de b煤squeda en el rango de criterios

4. Seleccione cualquier celda de la lista origen 5. Clic en Datos, Filtro, Filtro Avanzado 6. En la ventana Filtro avanzado

En Acci贸n seleccione la forma como desea filtrar la lista En Rango de Lista: esta la direcci贸n de los datos de la lista origen En Rango de criterios escriba la direcci贸n del rango (A1:B2) 7. Aceptar En este ejemplo estamos buscando todas las personas que tengan el apellido torres y vivan en Riobamba, el resultado de la busque se observa en la siguiente figura:


FUNCION BUSCARV( ) Busca el valor de una celda en un rango de celdas y retornará el contenido de n columnas a su derecha. Uso: =BUSCARV(Celda;Rango;Columna) Celda; donde estará lo que intentamos buscar Rango; donde ha de buscarlo Columna; el número de columnas que queremos mostrar. Ejemplo 1. Escriba o abra la lista con los datos origen como se muestra en la figura

2. Seleccione todos los datos de la lista y escriba el nombre del rango como lista


3. En la celda F5 escriba la formula: =BUSCARV($F$3;LISTA;2;FALSO) 4. En la celda F6 escriba la formula: =BUSCARV($F$3;LISTA;3;FALSO) Para buscar cualquier producto y su precio, escriba en la celda F3 el numero del producto por ejemplo 8 y automáticamente se visualizar la información respectiva.

Si el código no existe los otros campos no visualizan nada. 2.6 TABLAS DE DATOS Una tabla es un conjunto de celdas relacionadas mediante una o varias fórmulas, aplicando diferentes valores constantes y analizando e interpretando los resultados. Una variable es una entrada sobre la que ejercemos un control, y que afecta a una serie de cálculos y resultados que dependen de ella. Para utilizar la herramienta debe tener conocimiento sobre a que datos se les pueden aplicar el formato de tabla, teniendo en cuenta que existen constantes, y variables. Tabla con una variable Para este caso tomaremos como ejemplo el pago mensual de un préstamo. 1. Escriba el proceso básico de calculo


2. Escriba la tabla con los datos que desea calcular

3. 4. 5. 6.

Escriba la formula del proceso bรกsico en el primer posible resultado Seleccione los datos y posibles resultados de la tabla Clic en Datos, Tabla En la ventana tabla

Escoja Celda de entrada (fila) si los datos estรกn en forma de fila o Celda de entrada (columna) si los datos estรกn en forma de columna e ingrese la direcciรณn de la celda que se considera como variable del proceso (B4). 7. Aceptar En resultado de la tabla serรก en siguiente:


Tabla con dos variables En este caso se utilizan dos variables, la dirección de la variable fila y la dirección de la variable columna. Par crear una tabla con dos variables realizamos los siguientes pasos: Tablas dinámicas Las tablas dinámicas es una herramienta que permite clasificar y ordenar una lista de datos a fin de poder analizar y evaluar la información que contiene, de manera ágil y precisa. Una de las ventajas de usar tablas dinámicas es que se puede cambiar rápidamente el modo de organizar y seleccionar la información con sólo presionar un botón o descolgar un menú. Para crear una tabla dinámica, escriba la lista origen.

• •

Clic en cualquier dato de la tabla Clic en Insertar, Tabla dinámica, Tabla dinámica


Seleccione las opciones y clic en Aceptar

2.7 APLICACIONES SUMATORIA DE UN RANGO DE VALORES Este ejercicio permite contar y sumar los valores que corresponden a un intervalo específico dado en el rango de criterios. 1. Escriba la tabla e ingrese los datos (no ingrese datos en la columna B estos son calculados posteriormente) como se visualiza en la figura

2. Ingrese los rangos mínimo y máximos en el rango de celdas F4:G6 3. En B8 escriba =SI(Y(C8>=F4; C8<=G4);"a";SI(Y(C8>=F5;C8<=G5); "b";"c")) 4. En la celda B8 ubique el cursor en el controlador de relleno y arrastre hasta B17


5. En la celda B4 escriba la formula: =CONTAR.SI(B8:B17;B3) 6. En la celda B5 escriba la formula: =SUMAR.SI(B8:B17;B3;C8:C17) Por ejemplo si en la celda rango b3 ingresamos el valor de a obtenemos el resultado que se visualiza en la figura:

OBTENCION DE UN SALDO DE VARIAS CUENTAS Una empresa tiene varias cuentas corrientes para fines especĂ­ficos, cuando deseamos sumar el saldo de cada una de estas cuentas necesitamos una referencia tridimensional Procedemos de la siguiente forma: 1. Cree dos cuentas en diferentes hojas para cada banco:

2. 3. 4. 5.

Defina al rango C9:C16 como DEBITO Defina al rango D9:D16 como CREDITO En C6 escriba la formula: =SALDO+SUMA(DEBITO)-SUMA(CREDITO) Defina la celda C6 de la hoja uno y dos como SALCAJA (Insertar, nombre, definir, oprima la tecla SHIFT y haga clic en la otra hoja) 6. En la hoja 2 en E20 escriba la formula =SUMA(SALCAJA)



diplomado