__MAIN_TEXT__

Page 1

STYRETS HÅN DBOK FOR DEG SOM SITTER I STYRET

Boligbyggelaget TOBB, Postboks 2424 Torgarden, 7005 Trondheim Besøksadresse: Krambugata 1, 7011 Trondheim • Tlf.: 73 83 15 00, e-post: info@tobb.no • www.tobb.no


Utgiver: Boligbyggelaget TOBB 2018 Denne boken er utarbeidet av TOBB . All kopiering og videreformidling av dens innhold må på forhånd godkjennes av TOBB .

4


Innhold Styrets håndbok

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Ansvarsområder i TOBB

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Vedtekter, husordensregler og likhetsprinsippet . Taushetsplikt .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Styremøter og protokoller .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6 7 8

10 11

Mislighold - salgspålegg og fravikelse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Årsoppgjøret

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Generalforsamlingen og årsmøtet Budsjett og felleskostnader . En stabil økonomi

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

23 24 25

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

26

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

29

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

30

Lønn og personal . Dugnad

17

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Innkrevingsrutiner og sikring av felleskostnader . Låneforvaltning

14

Portalen .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

32

Private utlegg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Forsikring .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Frittstående eller tilknyttet boligselskap .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

36

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

37

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

38

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

40

Forkjøpsrett - frittstående borettslag Forkjøpsrett - tilknyttede borettslag Garasjer .

35

Bruksoverlating (utleie) - Gjelder kun borettslag og boligaksjeselskap .

. . . . . . . .

41

HMS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Vedlikehold

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Rehabilitering og prosjektledelse Juridisk bistand

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

44 45 46

Kurs og seminar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Fordelsprogrammer for boligselskap i TOBB

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

48

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

50

Maler og skjema som finnes på portalen under standard Stikkordsregister .

48

5


Styrets håndbok I håndboken får dere en innføring i mange emner styret kan støte på i løpet av vervet. I tillegg kommer det en del småtips som man kanskje ikke har tenkt på og som kan være med å gjøre driften av boligselskapet mer effektivt. Dere vil få et lite innblikk i TOBB sitt arbeid for å skape et godt samarbeid med dere. Denne håndboken er utarbeidet for kunder av Boligbyggelaget TOBB og TOBB Eiendomsforvaltning AS. TOBB er forretningsfører for tilknyttede boligselskap, mens TOBB Eiendomsforvaltning AS er forretningsføreren for frittstående borettslag, eierseksjonssameier, stiftelser, velforeninger, aksjeselskaper m.fl.. I denne håndboken benyttes TOBB som samlebetegnelse for TOBB og TOBB Eiendomsforvaltning AS. Boligselskapet har sitt team av kontaktpersoner bestående i første ledd av en forvaltningsog økonomi-konsulent. Disse kan kontaktes til enhver sak dere behøver bistand med. Teamet ditt vil sørge for at du alltid får tak i den riktige fagkompetansen.

6


Ansvarsområder i TOBB Bedriftsmarked

Personmarked

Lønn

Økonomiavdelingen

Styrets kontaktledd Rådgivning Portalen Protokoller Regnskap Budsjett Forsikring Gen .fors/årsmøte Sekretærtjenester Låneforvaltning IN-ordning Kurs og seminarer Avdelingsregnskap

Beboers kontaktledd Meglerkontakt Boliginfo Forkjøpsrett Godkjenning av andelseiere Eierskifter Bruksoverlating Godkjenning av leietakere Registering av pant i boligaksjeselskap Garasjeadministrasjon

Ansettelse Arbeidsavtale Tariffavtaler Utbetaling lønn Sykelønn Personalforsikring Fagforening Pensjon Styrehonorar Elektronisk timeregistrering

Fakturabehandling Bilagsregistrering Refusjon av utlegg Viderefakturering Kontantkasse Remittering Aktivering av anleggsmidler

Teknisk forvaltning

TOBB Eiendomsservice

Advokatkontoret

BBL Finans

Byggteknisk rådgivning Plussplan Prosjekter, ledelse og gjennomføring SHA BevarHMS Lekeplasskontroll Totalforsikring Behandling av skadesaker Vann- og elsjekk Brannrådgivning Brannøvelser Totalavtale Tekniske tjenester Heisavtaler Håndbøker

Vaktmestertjenester Løpende vedlikehold og ettersyn Vask av fellesareal Brøyting Plenklipp Garasjevask Feiing Lekeplass vedlikehold Utvendig renhold av bygg og tak Vedlikeholdsoppdrag m .m .

Juridisk bistand med spesialkompetanse innen bolig- og eiendomsrett . Hovedområder: - Borettslagsjuss - Eierseksjonsjuss - Husleierett - Tingrett - Grunnerverv - Kontaktsrett - Pengekrav

Innkreving av felleskostnader Inkasso Sikringsordning

7


Vedtekter, husordensregler og likhetsprinsippet Som styremedlemmer i et boligselskap er dere pålagt å følge det til enhver tid gjeldende regelverk . I hovedsak er det følgende lovgivning som er av betydning:

Borettslag: Lov om burettslag av 06 .06 .2003, i kraft 01 .07 .2005

Eierseksjonssameier: Eierseksjonsloven av 16 .07 .2017, gjeldende fra 01 .01 .2018 .

Boligaksjeselskap: Aksjeloven av 13 .06 .1997, samt en del av bestemmelsene i lov om burettslag . Mange av spørsmålene som dere får i løpet av året kan løses ved hjelp av disse lovene . Dersom styret ønsker juridisk bistand kan vårt advokatkontor bistå . I tillegg er alle boligselskaper pålagt å ha vedtekter som regulerer plikter og rettigheter i selskapet . Vær oppmerksom på at vedtektene i noen tilfeller kan fravike lovbestemmelsene . Det er derfor viktig at dere som styremedlemmer har oversikt over både lovverket og boligselskapets vedtekter .

8


De fleste boligselskapene har også husordensregler . Dette er valgfritt, men vi ser nytten av at boligselskapet har nedfelt et sett regler . Forhold som ofte er regulert her er tidspunkt for ro i boligselskapet, plassering av barnevogner og sykler, dyrehold med mer . Husordensreglene er enten vedtatt av styret eller generalforsamlingen/årsmøtet . Husordensregler som er vedtatt av generalforsamlingen/ årsmøtet kan bare endres i ny generalforsamling/årsmøte, med mindre styret har fått fullmakt til å foreta senere endringer . Det er viktig at boligselskapet følger likhetsprinsippet . Dette innebærer at ingen vedtak kan medføre en urimelig forskjellsbehandling av eierne i selskapet . Får en av eierne bygge ut en levegg eller tillatelse til å holde hund, må også andre som søker på samme vilkår få innvilget sin søknad .

9


Taushetsplikt Gjennom arbeid i styret vil man få kunnskap om mange forhold rundt beboere som er av personlig art, særlig i klagesaker. Det er da viktig å huske at personopplysninger er vernet av personopplysningsloven. Det kan være straffbart å dele slike opplysninger med uvedkommende. I et borettslag følger taushetsplikten direkte av loven, og innebærer at styret har plikt til å hindre at uvedkommende får tilgang til opplysninger som styret mottar i forbindelse med styrearbeidet. I praksis gjelder dette særlig personopplysninger, og med det menes strengt tatt enhver opplysning som kan knyttes til en person (personlig, familiært, økonomisk m.m.). For eierseksjonssameier er ikke taushetsplikten lovfestet i eierseksjonsloven, men personopplysningsloven må fortsatt gjelde. I tillegg bør kravet til en god og hensynsfull opptreden medføre at det som gjelder for borettslag også bør følges i et eierseksjonssameie. Taushetsplikten gjelder kun overfor uvedkommende, altså faktiske og juridiske personer som ikke har noen berettiget interesse av opplysningen. Dette betyr at styret må vurdere hvem som spør og hva som er formålet bak forespørselen før opplysningen utgis; er vedkommende direkte part i saken, og hva er i så fall bakgrunnen for ønsket om opplysningen? Videre kan det være av betydning hvilken type opplysning det gjelder: Jo mer sensitiv opplysningen er, jo høyere må terskelen være for å dele den. Dette må styret tenke over og være bevisst på dersom beboere ber om at det utgis informasjon fra f.eks. et styremøte, og i enda større grad i den hverdagslige samtalen med f.eks. naboer. I saker som ikke gjelder konkrete personer, men f.eks. tiltak på fellesareal o.l., vil terskelen være lav for beboernes rett til opplysninger. De har fortsatt ikke krav på å få utlevert styreprotokollen som sådan da dette er et internt dokument, men det kan tenkes flere gode grunner for at styret bør føre en jevn og kurant kommunikasjon ut til beboerne om hva, hvordan og når et tiltak vil skride frem. Taushetsplikten gjelder også etter at man har fratrådt som styre- eller varamedlem, og er i så måte evigvarende.

10


Styremøter og protokoller Styreleder er ansvarlig for innkallelse til styremøter . En god rutine kan være å sette opp en møteplan for hele perioden, for eksempel første mandag i hver måned .

Innkalling og gjennomføring av styremøte:

• • •

• • •

Oppfordre beboerne til å komme med skriftlige henvendelser Innkalling med saksliste sendes ut i god tid før møtet Vær godt forberedt, både som møteleder og medlem. (Husk å sjekke Portalen for eventuell ny post). Ha en strukturert møteleder Følg sakslisten Sett opp tidspunkt for avslutning av møtet i forkant

Alle styremøter skal protokollføres .

En god styreprotokoll består av:

• • •

• • • •

Fullt navn på de fremmøtte og forfall ved styremøte, tid og sted for avholdelse. Sakstittel, presentasjon av saken, og en kort formulering av vedtaket (beslutning) Er ikke styrets beslutning enstemmig, skal det protokollføres hvem som stemte for og imot. Protokollen skal underskrives av samtlige deltakende styremedlemmer. Sakene skal nummereres i stigende rekkefølge gjennom kalenderåret. Inhabilitet protokollføres. Ansvar for saksbehandling bør fremgå klart av protokoll. Eksempelvis leder, styremedlem, vaktmester, TOBB etc. Protokollen bør gis et ryddig oppsett, i sær hvis protokollen skrives for hånd.

Ferdigstilt protokoll sendes snarest til TOBB, per post eller e-post på info@tobb .no . Send også med evt . vedlegg og saksdokumenter . Protokollen vil bli distribuert internt hos oss i de tilfeller det er oppgaver TOBB skal utføre/håndtere . Vi anbefaler at protokoller sendes til TOBB løpende og rett etter signering uansett om det er oppgaver til oss . Vi vil da gjøre protokollen tilgjengelig i portalen i løpet av få dager . Sjekk portalen, under «Styrerom», «Dokumenter», og flipp «Standard» for en god mal på protokoll .

11


Mislighold – salgspålegg og fravikelse Noen ganger oppstår situasjoner der enkelte av eierne misligholder sine plikter ovenfor boligselskapet . Eksempler på slikt mislighold er husbråk og manglende betaling av felleskostnader . Det er styrets ansvar å følge opp misligholdssaker . Det er viktig at styret gir eier skriftlige advarsler og mulighet til å rette opp i misligholdet . Dersom misligholdet karakteriseres som vesentlig, kan styret pålegge salg av andelen/ seksjonen . Dersom eiers oppførsel medfører fare for skadeverk på eiendommen eller er til alvorlig plage eller sjenanse for de andre i boligselskapet kan reglene om tvangsfravikelse benyttes . TOBB tilbyr sine forvaltede lag «sekretærpakken» . Her vil TOBB blant annet være behjelpelig å utforme klage-skriv og gir kanskje en større tyngde på klagen . Betalingsmislighold som har pågått over en viss tid og gjelder beløp av en viss størrelse vil anses som vesentlig . TOBB har ansvar for å følge opp sakene som angår økonomisk mislighold på vegne av boligselskapene . Når det gis salgspålegg får eieren en frist til å selge andelen/seksjonen frivillig . Dersom slikt salg ikke finner sted innen fristen kan boligselskapet kreve at boligen blir solgt ved tvangssalg . I de tilfeller det haster med å få eieren ut, kan boligselskapet kreve tvangsfravikelse (utkastelse) . Styret bør alltid forsøke å få løst misligholds-saker uten bruk av tvangsmidler . I regelverket stilles det både krav til innhold og form av advarsler, salgspålegg og fravikelse . TOBB bistår boligselskapet slik at reglene blir overholdt . Der det blir behov for en rettslig prosess kan advokatene våre representere boligselskapet .

Vesentlig mislighold: Vesentlig mislighold er mislighold som har et visst omfang og/eller en bestemt styrke. Det er styrets ansvar å dokumentere at misligholdet er vesentlig. Det er dermed viktig at styret sikrer så mye bevis som mulig før boligselskapet setter i gang en rettslig prosess mot en eier eller leietaker som er ansvarlig for vesentlig mislighold. Naboer og andre som er plaget av eiers oppførsel bør oppfordres til å rette klagene skriftlig til styret.

12


13


Årsoppgjøret Alle regnskapspliktige boligselskap skal utarbeide årsregnskap, noter og årsberetning. De fleste boligselskap er per i dag regnskapspliktige og det er styrets ansvar at regnskapet blir rapportert inn til det offentlige. TOBB tar det meste av arbeidet, men har behov for et godt samarbeid med styret i denne perioden. Før årsoppgjøret blir informasjon til styret om årets frister i forbindelse med årsmøtet/generalforsamling lagt ut ut på portalen. I løpet av januar vil hvert boligselskap motta informasjon om når årsregnskapet skal foreligge. Alle lønnsbilag (vaktmester, renholder, etc.) som skal innberettes i inntektsåret, både timelister og godtgjørelser, må sendes TOBB. Endelig frist for disse bilagene er 12. desember. Lønnsbilag mottatt etter denne dato vil ikke bli med i årsoppgjøret. Alle fakturaer og innbetalinger som gjelder regnskapsåret, må registreres før den 10. januar i påfølgende år. Alle boligselskap med kontantkasse må levere kasseoppgjørsskjema. I skjemaet må alle inn- og utbetalinger føres opp, i tillegg må summen i kassen per 31.12 komme frem. Kvitteringer må legges ved. Frist for innlevering av kasseoppgjørsskjema er 10. januar.

14


Styrets møteprotokoller gjennomgås av revisor. Det er viktig at kopi av protokoller fra regnskapsåret sendes TOBB, der dette ikke er gjort tidligere. Når revisor har godkjent årsregnskapet med noter, vil TOBB sende årsregnskap og forslag til årsberetning til styret for behandling. Der boligselskapet ikke har revisor vil de motta dette direkte fra TOBB. Styret skal protokollføre gjennomgåelse av regnskap, balanse, noter og årsberetning. Balanse og årsberetning signeres av styret. I forslag til årsberetning supplerer styret med egen informasjon. Årsberetningen skal gi et helhetlig bilde av boligselskapets drift gjennom hele året. Signert årsoppgjør (årsberetning og balanse) oversendes TOBB som sørger for revisjonsberetning. Nå kan det kalles inn til generalforsamling eller årsmøte.

15


16


Generalforsamlingen og årsmøtet Generalforsamlingen/årsmøtet er boligselskapets øverste myndighet .

Ordinært årsmøte og generalforsamling skal holdes hvert år innen 30. juni.

Om boligselskapet har vedtatt kortere frister enn det loven tilsier, må disse holdes . Sjekk boligselskapets vedtekter .

Forhåndsvarsel og saker Styret bør i god tid på forhånd varsle eierne om dato for møtet og om siste frist for innlevering av saker som ønskes behandlet .

Saker som skal behandles av generalforsamlingen/årsmøtet er fastsatt i boligselskapets vedtekter, evt . i lov om burettslag/eierseksjonsloven . Utover dette skal generalforsamlingen/ årsmøtet som øverste myndighet i boligselskapet behandle alle saker som eierne bringer inn for behandling (såfremt frist for innlevering overholdes) .

Utarbeidelse av innkallingen - generalforsamlingen/årsmøtet TOBB står for utarbeidelse av innkalling til generalforsamling/årsmøte samt trykking, så fremt annet ikke er avtalt . Signert regnskap, årsberetning og eventuelle andre saker som skal behandles må leveres TOBB i god tid før frist for innkalling .

Frister for innkalling - generalforsamlingen/årsmøtet • Innkalling til generalforsamling/årsmøtet må være levert/poststemplet til eier minst 8 dager og høyst 20 dager før møtedato. • Innkalling til generalforsamling for boligaksjeselskap skal være sendt senest en uke før møtet skal holdes, om ikke vedtektene setter en lengre frist. • De samme reglene gjelder for ekstraordinære generalforsamlinger og årsmøter, men minimumsfristen er tre dager.

17


Gjennomføring av generalforsamling/årsmøte Det kan ikke fattes vedtak om andre saker enn de som er nevnt i innkallingen bl .a . av hensyn til de som ikke er til stede, og for at alle skal kunne forberede seg til sakene . Generalforsamlingens/årsmøtets vedtak er, så lenge det ikke er i strid med loven, bindende for boligselskapet . Styret kan ikke overprøve de beslutningene generalforsamlingen/ årsmøtet har gjort, styret plikter å sette vedtakene i verk . Bare en senere generalforsamling/ årsmøte kan omgjøre vedtak . Styret eller eiere kan ha behov for eksterne representanter i generalforsamlingen/årsmøtet . Om disse skal få delta og om disse skal gis rett til å uttale seg avgjøres under konstitueringen av møtet, flertallet avgjør . Revisor og forretningsfører har møterett . Om pressen ønsker å være tilstede under generalforsamlingen/årsmøtet skal dette god-kjennes under konstitueringen .

Protokollføring under generalforsamling og årsmøte Det skal føres protokoll for alle generalforsamlinger og årsmøter . Husk å føre protokollen ryddig og tydelig . Benytt gjerne en kladd først .

Minimumskravene for en godkjent protokoll er:

• • • •

• • • •

18

Tid og sted for avholdelse. Antall stemmeberettigede, antall fullmakter og eventuelle eksterne representanter. Konstituering Alle saker som ligger i innkallingen med vedtak, herunder: - Behandling av årsregnskap - Behandling av årsberetning - Behandling av revisors beretning(eventuelt) - Behandling av styrehonorar - Behandling av innkomne saker Avstemmingsresultat skal protokollføres. Sluttidspunkt. Protokollen skal underskrives av møtelederen og minst én eier. Ferdigstilt protokoll sendes snarest til TOBB, per post eller e-post; info@tobb.no Send også med evt. vedlegg og saksdokumenter.


19


Stemmeregler I generalforsamlingen/årsmøtene er det kun eiere og personer med fullmakt fra eier, som har stemmerett . I sameier kan en eier stille med fullmakt fra flere seksjonseiere, mens det i borettslag er begrenset, slik at en andelseier kun kan medbringe fullmakt fra en annen eier . Den klare hovedregel er at en seksjon/andel har en stemme, også i de tilfeller hvor flere eier andelen/seksjonen sammen . I sameier med både bolig- og næringsseksjoner er hovedregelen at stemmerett følger sameiebrøken, men vedtektene kan fastsette andre stemmeberegningsregler (vanligvis etter antall seksjoner) . Hvilke regler som gjelder for ditt sameie må sjekkes ut i forkant av møtet . Forut for hver avstemning bør eierne spørres om avstemningsmåte . Krever noen skriftlig avstemning, må dette gjennomføres .

20


Flertallskrav Loven inneholder ingen krav til hvor mange eiere som må være tilstede for at generalforsamlingen/årsmøtet kan treffe gyldige vedtak . Så lenge møtet er formelt riktig innkalt kan vedtak teoretisk treffes med kun en eier tilstede . Vedtak i generalforsamling/årsmøte krever flertall av de avgitte stemmene, med mindre andre flertallskrav er fastsatt i lov eller vedtekter .

«Flertall av de avgitte stemmene» - et eksempel Forslag A får 10 stemmer Forslag B får 15 stemmer Forslag C får 20 stemmer

Her har ingen forslag flertall av de avgitte stemmene . Det vi anbefaler i de tilfellene hvor det er flere enn to forslag, er at det forut for avstemningen avklares med generalforsamlingen/ årsmøtet at om ingen av forslagene oppnår tilstrekkelig flertall stemmes det på nytt, og forslaget med færrest stemmer utelukkes i runde 2 . Ved valg av styre kan man, om generalforsamlingen/årsmøtet samtykker til dette, anse de som har fått flest stemmer som valgt, selv om vedkommende ikke har flertall av de avgitte stemmene . I forhold til eksemplet over, skulle man her valgt 2 styremedlemmer kunne man på denne måten ansett B og C som valgt . Som nevnt over kan det være saker som krever et annet flertall . Enkelte saker krever 2/3 flertall, mens andre krever samtykke fra samtlige eiere . Hvilke saker dette er fremgår av lov og vedtekter . Eksempler på slike saker er: Vedtektsendringer, ombygging/påbygging, endring av fordelingsnøkkel, kjøp og salg av fast eiendom m .m . I innkallingen til generalforsamlingen/årsmøtet skal det klart fremgå om en sak krever kvalifisert flertall . Er styret i tvil om hvilket flertall som kreves vil TOBB kunne bistå . Noen ønsker ikke å velge side eller å ta et standpunkt . Disse kan stemme blankt . Slike blanke stemmer telles ikke i avstemningen .

Mindretallsvern Boligselskapets organer kan ikke fatte vedtak som er egnet til å gi enkelte eiere eller andre fordeler som er til ulempe for andre eiere eller boligselskapet .

21


22


Budsjett og felleskostnader Budsjettet er et av boligselskapets viktigste styringsverktøy . Et gjennomarbeidet budsjett bidrar til forutsigbare felleskostnader og sikker drift . I boligselskap er de fleste kostnadene relativt stabile, noe som skaper et godt grunnlag for neste års budsjett . TOBB utarbeider et budsjettforslag for boligselskapet i løpet av høsten . Ved behandling av budsjettet må styret ta en vurdering av kommende års behov for ekstraordinære kostnader . Eksempler på dette kan være endring av vaktmestertjenester, brøyting, serviceavtaler, kabel-tv-tilknytning, større vedlikehold, opptak av lån, andre investeringer, etc . Disse endringene tas med i revidert budsjett som endres i Portalen før godkjenning . Felleskostnadene kan endres kostnadsfritt to ganger per år; 1 . januar og 1 . juli . Beboerne varsles minst 1 måned før endringene trer i kraft, om ikke vedtektene gir en lengre frist . Dette betyr at styret må vedta, protokollføre og melde inn til oss om endring av felleskostnadene i god tid før beboerne skal varsles .

Høye felleskostnader? Se for deg kostnadene man har i boligselskapet som om de var dine egne. Ta for eksempel 100 andeler i et boligselskap. I dette boligselskapet får man et tilbud om gressklipping på 50 000,-. Om man deler kostnaden på alle andelene får man en pekepinn på om kostnaden er verdt dette. 50 000,- høres kanskje mye ut, men i snitt 500,- per andel er det kanskje verdt kostnaden. Lånestrukturen til boligselskapet kan være med å skape høyere felleskostnader enn nødvendig. Har boligselskapet lån som nærmer seg slutten av løpetiden? En endring av løpetid kan dempe lånebelastningen. Dette kan gjøre boligselskapet bedre rustet for å møte kommende vedlikehold, påkostninger eller rehabilitering.

23


En stabil økonomi De fleste boligselskap som TOBB er forretningsfører for har en forretningsføreravtale som tilrettelegger for at det overføres et beløp til driftskonto tilsvarende de budsjetterte felleskostnader for måneden. Dette gir boligselskapet trygghet og forutsigbarhet ved at man alltid vet hvor stort beløp som kommer inn til hver måned. Overføringen kommer uavhengig om boligeierne har betalt felleskostnadene eller ikke.

24


Innkrevingsrutiner og sikring av felleskostnader I henhold til forretningsførerkontrakt krever TOBB inn felleskostnadene på vegne av boligselskapet . Boligselskap har lovbestemt panterett som sikrer krav på felleskostnader og andre krav mot eierne . For et borettslag er panteretten begrenset oppad til 2 G . I et eierseksjonssameie er panteretten begrenset oppad til 2G, fra 01 .01 .18 . Denne panteretten har prioritet foran alle andre heftelser i boligen . TOBB har i tillegg en ordning for ytterligere sikring av felleskostnadene i borettslag . Denne er med på å skape økonomisk trygghet, og er et kvalitetsstempel som mange andelseiere og banker verdsetter . Ordningen gir andelseierne en sikring mot å bli ansvarlig for naboens felleskostnader . Dersom borettslaget ikke får krevd inn felleskostnadene gjennom tvangssalg, vil sikringsordningen dekke disse . Alle borettslag forvaltet av TOBB har muligheten til å søke om medlemskap i ordningen . Det foretas en individuell vurdering av alle borettslag som søker om sikring for å sjekke om de overholder retningslinjer for opptak . Ordningen medfører at bankens risiko ved lån til borettslaget og andelseierne reduseres . Både borettslaget og andelseier har dermed et grunnlag for å få redusert renten på lån når laget er med i en sikringsordning . Man må kunne forvente en reduksjon på min . 0,1 % . I tillegg rapporterer TOBB som eneste trønderske aktør salgsverdier på borettslagsboliger til Eiendomsverdi . Dette forholdet har samme virkning for bankene som sikringsordningen og bør også medføre en tilsvarende reduksjon på rentevilkårene . Kontakt din forvaltningskonsulent i TOBB for mer informasjon .

25


Låneforvaltning Lån er ofte den største utgiftsposten til et borettslag. I borettslag har banken mulighet til å ta sikkerhet (pant) i bygning og tomt fordi det er borettslaget som er eier av disse. I sameier går ofte hver seksjonseier inn med egne midler ved behov for finansiering. Lån til sameier blir ofte dyrere som følge av at banken ikke får tilstrekkelig med sikkerhet. Behovet for låneopptak skyldes ofte kostnadskrevende nødvendig vedlikehold og rehabilitering som utskiftning av tak, kledning og vinduer. Låneopptak som følge av nødvendig vedlikehold kan vedtas av styret så lenge lånet ikke skal sikres ved pant med sikkerhet før borettsinnskuddet. Vedtak om å gi banken sikkerhet før borettsinnskuddet krever alltid 2/3 flertall. Dette vil si at banken får rett til å dekke opp lånet sitt før beboerne får igjen sitt innskudd ved en eventuell konkurs.

26


Selv om vedtektene eller loven fastsetter at låneopptak kan godkjennes av styret er det likevel god styrepraksis å legge frem viktige og kostnadskrevende saker for generalforsamlingen/ årsmøtet. La prosjektet sette rammer for hvor stort lånet skal være og ikke motsatt. Andre viktige momenter å ta hensyn til:

• • •

Låneopptak må vedtas i styret og protokollføres. Lånedokumenter må signeres i henhold til firmaattest og vedtekter. Rett kopi av gyldig legitimasjon må følge signaturene, dette i tillegg til vitner.

TOBB kan bistå i innhenting av lånetilbud etter forespørsel fra styret. Der styret selv velger å ta opp eller refinansiere lån, er det viktig at TOBB holdes orientert.

27


28


Lønn og personal TOBB foretar lønnsutbetalinger og kan bidra i styrets plikter som arbeidsgiver

• • • • • • • •

Arbeidsavtaler skrives i henhold til styrevedtak Styrehonorar Fast og sporadisk utlønning Styrets godtgjørelser Personalforsikring Sykepenger Registrere fravær og ferie for de ansatte Kjøpe tjenester kontra ansettelse

Utlønning foretas den 20 . i hver måned, både for fast ansatte og sporadisk ansatte . Da utbetales også honorar, km . godtgjørelse og andre oppgavepliktige ytelser . Alle oppdrag som utføres for boligselskapet i privat regi, skal utbetales som lønn/honorar . Attesterte timelister og lønnsbilag sendes til TOBB innen den 10 . i hver måned . Timer, overtid, elektroniske tjenester og kilometergodtgjørelse skal fylles ut på fastsatt skjema . Sjekk portalen, under «Styrerom», «Dokumenter», og flipp «Standard» for skjema som kan benyttes . Utfylt skjema kan sendes til lonn@tobb .no . Når styret vedtar å ansette eller engasjere noen, kan TOBB skrive forslag til arbeidsavtale . TOBB rapporterer ansatt- og inntektsopplysninger via månedlig A-melding . TOBB kan bistå med å få tilstrekkelige forsikringer på plass . Lønn og honorar som utbetales til styrets medlemmer utover fastsatt styrehonorar skal vedtas av årsmøtet/generalforsamlingen . Styrehonorar utbetales etter endt styreperiode . Styrehonorar vedtas av årsmøte og beløpet skal fremgå av årsmøteprotokoll . Det er beløpet i årets budsjett som er utgangspunkt for vedtak . Beløpet fordeles av styret, fastsatt i styrevedtak . Fordelingsnøkkel settes ofte i henhold til arbeidsfordeling i styret og kan endres fra år til år . Skjema for styrehonorar genereres i Portalen: Meny/Økonomi/Godtgjørelser/Styrehonorar . Godkjent styrehonorar i portalen innen den 10 . blir utbetalt den 20 . via lønn .

29


Dugnad Ansvaret for drift og vedlikehold av boligselskapets eiendom er delt mellom boligselskapet ved styret og eierne . Normalt har eierne ansvar for innvendig vedlikehold i boligene mens styret tar ansvar for drift og vedlikehold av bygningene, samt fellesarealer utomhus . Styret kan bestemme at vedlikehold og forefallende arbeid skal utføres på dugnad . Styret kan imidlertid ikke pålegge beboerne å utføre vedlikeholdsarbeid på dugnad, og styret kan heller ikke kreve gebyr fra eller benytte andre sanksjoner mot beboere som ikke deltar . Deltagelse må baseres på frivillighet . Gjennomføring av dugnader anses av mange som en sosial ”happening” og de deltar av lyst . Ved å lage en hyggelig ramme rundt dugnaden med servering av for eksempel pølser, kaffe og vaffel vil kanskje flere møte opp! Det bør også sendes ut varsel i god tid . Boligselskapets forsikringsavtale kan inneholde informasjon om dugnadsforsikring . Dette bør undersøkes før igangsetting av dugnad . Boligselskap som har tegnet Totalforsikringen gjennom TOBB har dugnadsforsikring gjennom denne avtalen .

30


31


Portalen Portalen er et verktøy for styret og gir mange muligheter for å gjøre arbeidet effektivt og mindre krevende . Den gir en god oversikt for alle styremedlemmene, både når det gjelder økonomi, boliginfo og post/dokumenter . Portalen har en lav brukerterskel, og er enkel å forstå . Under «Styre», «Styrerom» og «Dokumenter» i portalen finner man styrets digitale postkasse . Her er det viktig at postkassen sjekkes jevnlig, siden det ikke eksisterer fullvarsling på denne enda . Alle dokumenter som kommer inn i postkassen må tas til vurdering eller som informasjon til styret, på samme måte som ordinær post . Portalen gir styret tilgang til beboerlister og historikk på alle leilighetene, regnskapsrapporter med resultat, balanse, disponible midler og budsjettoppfølging . I tillegg gir den en god oversikt over kontaktpersoner for styret, leverandører og forretningsfører .

32


Fakturabehandling i portalen I portalen godkjenner man innkomne fakturaer . Når boligselskapet bestiller tjenester fra en ny leverandør oppgir man adressen til fakturamottaket vårt i Mo i Rana:

«Boligselskapets navn» V/ Boligbyggelaget TOBB eller TOBB Eiendomsforvaltning AS C/O fakturamottak Postboks 4393, Vika 8608 Mo i Rana

Fakturaene kan også sendes på e-post til 4393@invoicecenter .net, noe som vil få fakturaen raskere tilgjengelig i portalen . Det er kun faktura som kan sendes til denne adressen .

• • • • •

E-posten skal inneholde kun et stk vedlegg. Vedlegget skal tilsvare 1 stk faktura(gjerne fl ere sider). Vedlegget skal være av type .pdf eller type .tif (også multitif). Maks størrelse på vedlegget er 2MB. Eventuelle meldinger i e-posten blir ikke lest.

Når dette er gjort blir fakturaene skannet inn i portalen for elektronisk godkjenning . Vi anbefaler at det legges opp varsel på sms eller e-post når nye faktura ligger klare for godkjenning . Dette gjøres under innstillinger i portalen . I hovedbildet på portalen ligger en snarvei til fakturagodkjenning . Denne finner du også under “Styre”, “Økonomi” og “Fakturagodkjenning” . Her vil du ha mulighet til å godkjenne faktura direkte, eller åpne detaljene, og få mer oversikt om hva dette gjelder før du godkjenner . Om en faktura skal avvises må leder/styret selv følge opp denne, og be leverandør om kreditnota . Det må også skrives i kommentarfeltet hva som er årsaken til at fakturaen har blitt avvist, så dette kommer klart fram . For eksempel «Feil beløp, har bedt om kreditnota» . Noen ganger kan en fakturatekst være vanskelig å tolke, og det bør da opplyses i kommentarfeltet hva fakturaen gjelder . For eksempel kan det i fakturaen være opplyst merke og modell, men ikke at det faktisk er en snøfreser som er kjøpt . Dette er viktig i forhold til hvilke konto i regnskapet kostnaden skal føres på . Kontakt oss på telefon eller e-post hvis det er noe vi kan bidra med å oppklare vedrørende en faktura . Kommentarfeltet for fakturagodkjenning må ikke benyttes for spørsmål til TOBB, da vi ikke har mulighet til å svare via denne kanalen .

33


Private utlegg Når noen har lagt ut for boligselskapet, skal utleggskjema fylles ut og attesteres av leder. Om det er leder som skal ha refundert utlegget bør andre i styret attestere. Alle opplysninger om mottaker må fylles ut hver gang, selv om vedkommende har fått utbetalinger tidligere. Oppgjørsskjemaet og kvitteringene sendes så til TOBB, og beløpet refunderes få dager etter at vi har mottatt det. Sjekk portalen, under «Styrerom», «Dokumenter», og flipp «Standard» for skjema til private utlegg. (Oppgjørsskjema) Det beste er om man kan motta faktura direkte fra leverandør, og private utlegg er å foretrekke framfor en kontantkasse. Hvis det velges å ha en kontantkasse, så er styret ansvarlige for at denne stemmer. Kassen må avstemmes og attesteres, og avstemmingen med alle kvitteringer må sendes inn til oss før utgangen av april, august og desember. Vær oppmerksom på at styret/kasserer kan bli personlig ansvarlig for manglende beløp/kvitteringer hvis kassen ikke stemmer. Faktura som skal betales av boligselskapet må stå i dets navn. Bokføringsloven tillater ikke å føre andres faktura i boligselskapets regnskap. Private faktura refunderes med utleggsskjema. Alternativt kan leverandør bes om at fakturaen krediteres, og erstattes av en ny i boligselskapets navn. I de tilfeller TOBB mottar attesterte faktura med feil betaler/ fakturamottaker, er vi nødt å returnere den til boligselskapet.

34


Bygningsforsikring Boligselskapets styre er ansvarlig for at boligselskapets eiendom er forsikret på en forsvarlig måte. Bygningsforsikringen skal dekke skade på bygningsmassen med tilhørende utstyr. Boligeieren er fullt ut ansvarlig for skader på personlig innbo, løsøre og kjøretøyer mv. og må ordne egen innboforsikring. TOBB tilbyr en fordelaktig totalforsikring til boligselskaper som vi forvalter. Totalforsikring er et spesialutviklet produkt for boligselskap forvaltet av TOBB. Totalforsikringen tar i tillegg til bygningsforsikringen for seg områder som ansvarsforsikring av hus-/tomteeier, motorvogn og arbeidsmaskinforsikring, styreansvarforsikring, rettshjelpsforsikring, dugnadsforsikring og forsikring av ansatte. TOBB foretar årlig en gjennomgang av premie- og risikonivå der styret kan komme med innspill. For boligselskap med Totalforsikring, ivaretar TOBBs egne skadebehandlere boligselskapets og den skadelidtes interesse når skade oppstår. TOBB sørger for befaring av skadested og igangsetting av arbeidet for å utbedre skaden, samt oppfølging underveis så arbeidet med utbedring av skaden går som det skal. Styrets jobb blir enklere med at de kan overlate alt arbeidet rundt utbedring av skaden til TOBB, og de kan stole på at både boligselskap og skadelidte blir ivaretatt på en god måte. Boligselskapene kan få redusert forsikringspremie ved å gjennomføre skadeforebyggende tiltak. Ta kontakt for mer informasjon. Ikke alle skader dekkes av boligselskapets forsikringsordning. Om skaden ikke dekkes av forsikringen, må den likevel utbedres. Byggavdeling ved TOBB kan bistå med rådgivning innen de fleste tekniske fag, og kan være behjelpelige med å sette igang tiltak for å utbedre feil og mangler på bygningsmassen.

35


Frittstående eller tilknyttet boligselskap? TOBB forvalter både tilknyttede og frittstående boligselskap. Per i dag er det ikke store forskjeller mellom tilknyttende og frittstående boligselskap. I hovedsak baserer forskjellen på om TOBB har vært med å oppføre boligselskapet eller ikke. De tilknyttede lagene er oppført og forvaltet av TOBB fra starten av og de frittstående er blitt oppført av andre entreprenører og har etter hvert kommet til TOBB for våre forvaltningstjenester. I de tilknyttede boligselskapene må eierne være medlemmer i TOBB. Kontingenten betales av boligselskapet fra og med det første hele året man står som eier. Eierne i frittstående boligselskaper blir ikke automatisk TOBB-medlemmer selv om TOBB er forretningsfører.

36


Forkjøpsrett – frittstående borettslag Forkjøpsrett gir en mulighet til å tre inn i et bud som er akseptert på ellers like vilkår . Borettslagsloven tillater å prøve forkjøpsretten på forhåndsvarsel eller etter bud er akseptert og alle betingelser er kjent . Frittstående borettslag velger selv om de vil utøve forkjøpsrett eller ikke . De som velger ikke å ha forkjøpsrett må som regel godkjenne nye andelseiere . Dette reguleres av vedtektene til borettslaget . Ved forhåndsvarsel kunngjøres boligen før den er solgt, ved oppslag . Oppslaget må henge i minimum fem hverdager med informasjon om leilighetsnummer, felleskostnader, andel fellesgjeld, telefonnummer til selger og skriftlig meldefrist til styret . En slik melding er ikke bindende . Etter at bud er akseptert, avklares forkjøpsretten ved at styret i borettslaget henvender seg til de som tidligere har meldt sin interesse og oppgir salgsvilkår . Interessenter bes ta stilling til om forkjøpsretten ønskes benyttet og eventuelt komme med en skriftlig tilbakemelding innen en oppgitt frist (maks 5 hverdager) . Dette kravet er juridisk bindende, og det bør stilles krav om skriftlig dokumentasjon på finansieringen . Ved forkjøpsrett etter bud er akseptert og alle betingelser er kjent, må styret i borettslaget kunngjøre forkjøpsretten ved oppslag med informasjon om salgssum, overtagelsesdato, leilighetsnummer, felleskostnader, andel fellesgjeld, telefonnummer til selger og ikke minst meldefrist for de forkjøpsberettigede . Hvis noen benytter seg av forkjøpsretten innen fristens utløp, må kravet leveres skriftlig til styret sammen med finansieringsbevis . Et oppslag må henge opp i minimum 5 hverdager . Borettslaget har 20 dager på å avklare forkjøpsretten, i følge borettslagloven . Innenfor disse dagene skal andelseier også godkjennes av styret . Hvis kjøper ikke har fått skriftlig tilbakemelding innen 20 dager fra borettslaget mottok varslet, kan opprinnelig kjøper betrakte seg som godkjent .

Godkjenning av andelseiere Hvis styret i borettslaget ønsker det, kan de gi TOBB fullmakt til å godkjenne nye andelseiere kostnadsfritt . Hvis dette ikke er ønskelig, anbefaler vi at styret gir leder fullmakt til å godkjenne nye andelseiere slik at de kan gi TOBB og megler tilbakemelding om godkjenning snarest mulig .

37


Forkjøpsrett – tilknyttede borettslag For alle TOBB-tilknyttede borettslag er det TOBB som tar seg av saksbehandlingen i tilknytning til forkjøpsretten . Leilighetene blir kunngjort på tobb .no med frist for å kreve forkjøpsrett eller melde interesse, avhengig av om saken legges ut for prøving før eller etter salg . Borettslagene får oversendt navn på kjøper for å godkjenne den nye andelseieren . Fristen for å godkjenne er 20 dager etter at borettslaget (ved TOBB) har fått salgsmelding . Frist vil bli angitt når det sendes over en sak . Der forkjøpsretten blir avklart etter salg, blir det vanligvis veldig kort frist for borettslaget til å behandle godkjenningen av ny andelseier . Vi har i henhold til borettslagsloven ikke adgang til å forlenge denne fristen . For å kunne håndtere godkjenningen effektivt, anbefaler vi styret i borettslaget enten å gi styreleder fullmakt til å godkjenne eller å overlate dette til TOBB . Dette gjøres med et vedtak i styret . Hvis styret gir TOBB fullmakt til å godkjenne, vil borettslaget kun få oversendt informasjon om nye eiere . Forkjøpsrett kan ikke gjøres gjeldende ovenfor nærstående (andelseiers ektefelle, søsken, barn mv .) . Personer skal imidlertid godkjennes på lik linje med andre nye andelseiere .

38


39


Garasjer TOBB tilbyr å administrere utleie av boligselskapenes parkeringsplasser og garasjer ved å inngå en tilleggskontrakt . Rutiner og regler for tildeling avtales ved inngåelse av kontrakt .

Garasjeregnskap Ved opprettelse av en garasjekontrakt åpner man muligheten for å få utarbeidet et garasjeregnskap . Om man velger å opprette et garasjeregnskap er det viktig å få alle kostnader knyttet til garasjene . Dette kan man gjøre ved å gi beskjed til leverandør om at de spesifiserer kostnaden til garasjene . Det er en forutsetning for at en faktura som skal føres i garasjeregnskapet, at det er bemerket i kommentarfeltet når fakturaen godkjennes .

40


Bruksoverlating(utleie) – Gjelder kun borettslag og boligaksjeselskap TOBB administrerer bruksoverlating i samsvar med inngått forretningsførerkontrakt på vegne av boligselskapet . Bruksoverlating kan ikke nektes hvis det er i samsvar med det loven tillater . Hvis andelseieren søker om bruksoverlating med begrunnelse utover det loven tillater, må saken behandles av styret . Søknad om bruksoverlating sendes TOBB som sjekker om den inneholder tilstrekkelig med opplysninger . Søknaden videresendes deretter til styret for godkjenning . Det er 1 måneds frist på godkjenning av leietaker . Har ikke leietakeren fått tilbakemelding innen den tid kan han betrakte seg som godkjent . TOBB sender godkjennelsesbrev til ny andelseier og informasjon (vedtekter, husordensregler etc) til leietaker samt at vi oppdaterer vårt register . Søknadsskjema og regler ligger ute på tobb .no . Styret i boligselskapet kan hvis de ønsker det ved styrevedtak gi TOBB fullmakt til å godkjenne leieforhold og leietaker . Da vil styret få varsel om hvem som er leietaker . Alle søknader med begrunnelse som loven ikke dekker, vil bli oversendt styret for behandling . Kommunen eier en del boliger i borettslag . Disse boligene er kjøpt for utleie og trenger ikke søke om godkjennelse av bruksoverlatingen . De må imidlertid ha godkjennelse av leietakeren . TOBB kan også registrere utleieforhold i selveierleiligheter hvis styret sender informasjon om leietaker . Styret i sameiet kan inngå tilleggskontrakt med TOBB om administrasjon om utleieforhold . Ved inngåelse av en slik kontrakt vil TOBB ta ansvaret for korrespondanse og informasjon til utleier og leietaker .

41


42


HMS (Helse, Miljø og Sikkerhet) Boligselskap er pålagt å ha internkontroll for å dokumentere at de organiserer virksomheten etter lovgivningen som gjelder for helse-, miljø- og sikkerhet . Sikkerheten skal være slik at beboerne og besøkende er trygge i boligselskapets bygninger og nærområder . Det er styret i boligselskapet som skal kartlegge hvilke ulykker som kan skje, og gjennomføre tiltak som hindrer at slike ulykker inntreffer .

Internkontroll i boligselskap skal:

• •

verne om liv, helse og materielle verdier skape et trygt og godt miljø for de som bor i området

Boligselskapets ansvarsområde: Styret har et særskilt ansvar for å innføre og utøve internkontroll, og at dette gjøres i samarbeid med eventuelle ansatte . Styrelederen i boligselskapet er pålagt hovedansvaret for gjennomføringen av et forsvarlig internkontrollarbeid . Laget skal ha et HMS system for internkontroll uavhengig av om de har ansatte eller ikke . Ansatte plikter å rette seg etter instrukser gitt av internkontrollsystemet i boligselskapet .

Eksempel på HMS-oppgaver:

• • • • • • •

God opplæring av styret og ansatte Utarbeide gode rutiner for å skape et godt og trygt arbeidsmiljø for ansatte Kontroll av el-anlegg, lekeplass med mer Iverksette brannforebyggende tiltak Merke rømningsveier Sørge for god og riktig avfallshåndtering Sørge for gode rutiner for kontroll av lekeplass

TOBB kan tilby webløsningen BevarHMS som er et verktøy for å ivareta HMS-arbeidet . Dette systemet informerer om nye og oppdaterte lover og regler for god internkontroll, og gir god oversikt og sikrer tilstrekkelig aktivitet for styret, samt at dokumentasjon lagres for kommende styrer .

43


Vedlikehold Boligselskapet er ansvarlig for vedlikeholdet av felles bygninger og areal så langt plikten ikke er lagt direkte til andelseier eller seksjonseier . Eier er på sin side ansvarlig for innvendig vedlikehold av boligen og andre rom/ areal som hører boligen til, for eksempel kjellerboder som eier disponerer eksklusivt . Eier har ansvar for vedlikehold, reparasjon og utskiftning av alle overflater og overflatebelegg som vegg, gulv-, og himlingsplater . Reparasjon eller utskifting av tak, bjelkelag eller bærende konstruksjoner, samt utskiftning av dør og vinduer, er det derimot boligselskapet som er ansvarlig for . Boligselskapet har også ansvar for fellesrør og -ledninger og andre felles installasjoner i boligene, og for rør, ledninger og sluk som er bygd inn i bærende konstruksjoner . Vær oppmerksom på at fordelingen av vedlikeholdsansvaret kan være annerledes i vedtektene enn det som følger av boliglovgivningen . Styret er ansvarlig for at boligselskapet utfører sin vedlikeholdsplikt og må følge opp dette året rundt . Plikten innebærer at eiendommen skal holdes i forsvarlig stand, slik at det ikke oppstår skade eller ulempe for eierne eller andre brukere av eiendommen . TOBB Teknisk forvaltning tilbyr to håndbøker; “Boligselskapet vedlikeholdsansvar: Håndbok i vedlikehold for boligselskap” for styret, og “Vedlikehold og ansvar: Håndbok for eiere i boligselskap” for eiere .

44


Rehabilitering og prosjektledelse Rehabilitering kan innebære helt eller delvis forandring av det opprinnelige uttrykket av bygningene . Det kan også bety å bevare det originale eller føre uttrykket et skritt videre, modernisere . Ofte innebærer rehabilitering utskifting av flere bygningsdeler hvor man samtidig ser på behov for å oppgradere bygningene ved å tilføre nye funksjoner og tekniske installasjoner . Både i forkant og underveis i en rehabilitering vil det være store beslutninger å ta for styret . Det kan ofte bli tidkrevende med daglig oppfølging over lengre perioder . Er man uerfaren og mangler teknisk kompetanse, er det mange fallgruver . Å søke hjelp i planleggingsfasen og til gjennomføringen, kan være en god løsning . Hos TOBB får dere hjelp til prosjekt- og byggeledelse . Dette gir trygghet for prosjektet, både når det gjelder kvalitet, fremdrift og økonomi . TOBB bistår i rehabiliterings-prosesser, fra idé til ferdigstilling .

Programmering

Prosjektering

Gjennomføring

Etablere prosjektgruppe Engasjere rådgivere Skissere aktuelle tiltak Spørreundersøkelse i borettslaget Avholde beboermøter Utarbeide et grovt kostnadsbilde

Avholde beboermøter Utarbeide anbudsbeskrivelse Anbudsprosessen - innhente priser på alle planlagte arbeider Tiltaksplan - omfang, budsjett, finansiering, beregning av felleskostnader

Oppstart Avklare detaljer Prøvehus Byggeperiode Infomøter med beboere

Generalforsamlingsvedtak om å utarbeide et beslutningsgrunnlag for rehabilitering

Generalforsamling med avstemming om rehabilitering skal settes i gang

Kontraktsinngåelse

Garanti, drift og vedlikehold

Oppfølging av reklamasjoner, 5 år Normalt vedlikehold (Plussplan)

Kontinuerlig oppfølging ovenfor styret (rapportering)

Ferdigstillelse med overtakelse Sluttoppgjør

45


Juridisk bistand TOBB har lang erfaring og spesialkompetanse på fagområdene borettslag, eierseksjonssameier og velforeninger. Advokatkontoret i TOBB kan bistå styret i juridiske spørsmål knyttet til drift og forvaltning av boligselskapet eller der det har oppstått et behov for tvisteløsning; det være seg mot andelseier, naboer, utbygger eller andre private og offentlige aktører. Våre spesialfelt er rådgivning, tvisteløsning og prosedyreoppdrag innen bolig- og eiendomsrett, enterprise, tingsrett, jordskiftesaker, grunnerverv- og skjønnssaker men vi bistår også innenfor andre rettsområder. Alle boligselskap med TOBB som forretningsfører kan få gratis juridisk bistand fra advokatene våre i form av en førstegangskonsultasjon, enten pr. telefon, epost eller et møte. Formålet med en slik konsultasjon er å gi styret rask bistand i enklere saker å få klarlagt om de har behov for videre advokathjelp. Ved behov for bistand vil advokaten informere om mulighetene for rettshjelp, kostnader og mulighetene for dekning gjennom selskapets forsikringsselskap. Øvrig bistand fra advokatkontoret faktureres som en tilleggstjeneste. Behov for bistand? Ta kontakt med advokatkontoret på advokat@tobb.no

46


Kurs og seminar TOBB kjører kurs aktivt gjennom året, der formålet er at dere skal få muligheten til å utvikle deres kompetanse sammen med oss. Vi kjører kurs innenfor boligjuss, økonomi og budsjettering, portalen og mange andre spennende områder. Kom gjerne med innspill på hvilke kurs det er behov for i deres boligselskap! I løpet av en helg i høsthalvåret kjører vi en tillitsmannskonferanse for de som sitter i styrene til våre kunder. Konferansen er ofte tatt utenbys og har gjennom tidene gitt våre kunder mye faglig påfyll og minnerike opplevelser. Denne anbefales på det sterkeste! Be om å få siste kurskatalog for en oversikt over kurs av interesse. Denne finnes også på portalen, og på våre hjemmesider.

47


Fordelsprogrammer for boligselskap i TOBB TOBB har utarbeidet et omfattende fordelsprogram for våre boligselskap . Fordelsprogrammet innehar fordelaktige avtaler innenfor en rekke bransjer, som for eksempel kabel-TV/internett, lån, forsikring, avfallshåndtering, brannsikring, skadedyrshåndtering, elektriske tjenester, etc .

Maler og skjema som finnes på portalen under dokumenter, standard

48

• • • • • • • • • • •

Eksempel på en god innkalling/protokoll Timelister Km-godtgjørelse EK- godtgjørelse Oppgjørsskjema diverse utlegg Bruksoverlatning Preutfylt protokoll Gjennomføring av generalforsamling/årsmøte Egenmelding ved fravær Skjema til refusjon Overtid


Notater

49


Stikkordregister Advokatkontor, 8 Advokatkontoret, 7 Aksjeloven, 8 Ansvaret for drift og vedlikehold, 30 Arbeidsavtaler, 29 Arbeidsgiver, 29 Arbeidsmiljø, 43 Attesterte faktura, 33, 34 Balanse, 15, 33 Beboerlister, 33 Betalingsmislighold, 12 Blanke stemmer, 21 Boligaksjeselskap, 8 Borettslag, 8, 37, 38 Borettslagsloven, 37 Bruksoverlating, 41, 49 Budsjett, 7, 23 Bygningsforsikring, 35 Dokumenter, 11, 18, 29, 33, 34 Dugnad, 30 Dugnadsforsikring, 30 Dyrehold, 9 Egenmelding ved fravær, 49 Eierseksjonsloven, 8, 17 Eierseksjonssameier, 8 Eksterne representanter, 49 Ekstraordinære kostnader, 23 Elektronisk godkjenning, 33 Elektroniske tjenester, 29 Endring av felleskostnadene, 23 Endring av fordelsnøkkel, 21 Faglig påfyll, 47 Faktura, 33, 34, 40 Fakturabehandling i portalen, 33 Fakturaer, 14, 32, 33 Fakturagodkjenning, 33 Fakturatekst, 33 Fast ansatte, 29 Fast og sporadisk utlønning, 29 Felleskostnader, 7, 12, 23, 24, 25, 26, 37, 45 Finansiering, 7 Firmaattest, 27 Flertallskrav, 21 Fordelsprogrammer, 49 Forebygge branntilløp, 43 Forhåndsvarsel, 17, 37 Forhåndsvarsel og saker, 17 Forkjøpsrett – frittstående borettslag, 37 Forkjøpsrett – tilknyttede borettslag, 38 Forkjøpsrett, 7, 36, 37, 38

50

Forsikring, 7, 29, 30, 35, 49 Forsikringsskadesaker, 35 Forsvarlig internkontrollarbeid, 43 Forutsigbare felleskostnader, 23 Fravikelse, 12 Frister for innkalling, 17 Frister i forbindelse med årsoppgjøret, 14 Frittstående, 6, 36, 37 Generalforsamlingen, 9, 17, 18, 20, 21, 26, 27, 29 Generalforsamlingen/ årsmøtet, 9, 17, 18, 20, 21, 26, 27 Generalforsamlingens/ årsmøtets vedtak, 18 Gjennomføring av generalforsamling/årsmøte, 18, 49 Gjennomføring av styremøte, 11 Gjennomgang av premie- og risikonivå, 35 Godkjenning av andelseiere, 7, 37 Godkjent protokoll, 18 Godtgjørelser, 14, 29 Grunnervervsaker, 46 Helse, 43 HMS, 7, 43 HMS-portalen, 43 Husbråk, 12 Husordensregler, 8, 9 , 41 Innboforsikring, 35 Innkalling, 11, 17, 18, 21, 49 Innkalling til styremøte, 11 Innkomne fakturaer, 32 Innkrevingsrutiner, 25 Innvendig vedlikehold, 30, 44 Internkontroll, 43 Jordskiftesaker, 46 Juridisk bistand, 7, 8, 46 Juridiske spørsmål, 46 Kjøp og salg av fast eiendom, 21 Klageskriv, 12 Km-godtgjørelse, 29, 49 Kommunen, 41 Kommunikasjon, 10 Kompetanse, 6, 7, 45, 46, 47 Kontaktpersoner for styret, 33 Kontantkasse, 7, 14, 34 Kurs og seminar, 7, 47 Kvalifisert flertall, 21 Lån, 23, 25, 26, 27, 49 Lånedokumenter, 27 Låneforvaltning, 7, 26

Låneopptak, 26, 27 Likhetsprinsippet, 8, 9 Lønn og honorar, 29 Lønn og personal, 29 Lønnsbilag, 14, 29 Lønnskontoret, 29 Lønnsutbetalinger, 29 Lov om burettslag, 8 Lovgivning, 8, 43, 44 Maler og skjema, 49 Miljø, 43 Mindretallsvern, 21 Mislighold, 12 Møteleder, 11, 18 Møteplan, 11 Noter, 14, 15 Nye andelseiere, 37 Obligasjonen fremfor borettsinnskuddet, 26 Ombygging/påbygging, 21 Oppgjørsskjema diverse utlegg, 49 Oppgjørsskjemaet, 14, 34, 49 Ordinær generalforsamling, 17 Ordinært årsmøte, 17 Overtid, 29, 49 Påkostninger, 23 Pant, 26 Pant i bygning og tomt, 26 Panterett, 25 Personalforsikring, 7, 29 Personopplysninger, 10 Personopplysningsloven, 10 Portalen, 7, 11, 18, 29, 32, 33, 34, 47, 49 Postkasse, 33 Preutfylt protokoll, 49 Private utlegg, 34 Prosjekt- og byggeledelse, 45 Prosjektledelse, 7, 45 Protokoll, 7, 11, 15, 18, 49 Protokollføring, 18 Refinansiere lån, 27 Regelverk, 8, 12 Registrere fravær og ferie for de ansatte, 29 Regnskap, 7, 14, 15, 17, 33, 34 Regnskapsrapporter, 33 Rehabilitering, 7, 23, 26, 45 Rettslig prosess, 12 Rettslige disposisjoner, 26 Revidert budsjett, 23 Revisor, 15, 18 Saker som skal behandles av generalforsamlingen/ årsmøtet, 17 Salgspålegg, 12

Salgsverdier, 25 Sekretærpakken, 12 Sensitiv opplysning, 10 Sikkerhet, 43 Sikring av felleskostnader, 25 Sikringsordningen, 7, 25, 35 Skadebehandling, 35 Skader, 35, 44 Skjema til refusjon, 49 Skjønnssaker, 46 Skriftlig avstemning, 20 Skriftlige advarsler, 12 Sporadisk ansatte, 29 Stemmeregler, 20 Styrehonorar, 7, 18, 29 Styreleder, 11, 33, 38, 43 Styremøter, 11 Styreprotokoll, 11 Styrets godtgjørelser, 29 Sykepenger, 29 Taushetsplikten, 10 Tilknyttet boligselskap, 36 Tillitsmannskonferanse, 47 Timelister, 14, 29, 49 Timer, 29 Tingrett, 12 Totalforsikring, 30, 35 Tvangsfravikelse, 12 Tvangssalg, 12, 25 Tvisteløsning, 46 Underbilag, 33 Utarbeidelse av innkallingen, 17 Utføre vedlikeholdsarbeid på dugnad, 30 Utleie, 40, 41 Utlønning, 29 Vannsjekk, 7 Varsel på sms eller e-post, 33 Vedlikehold, 7, 23, 26, 30, 44, 45 Vedtak, 9, 11, 18, 21, 23, 26, 29, 38 Vedtekter, 8, 17, 21, 41 Vedtektsendringer, 21 Vesentlig mislighold, 12 Årsberetning, 14, 15, 17, 18 Årsmøtet, 9, 17, 18, 21, 26, 27, 29 Årsoppgjøret, 14


STYRETS HÅN DBOK FOR DEG SOM SITTER I STYRET

Boligbyggelaget TOBB, Postboks 2424 Torgarden, 7005 Trondheim Besøksadresse: Krambugata 1, 7011 Trondheim • Tlf.: 73 83 15 00, e-post: info@tobb.no • www.tobb.no

Profile for Amadeus Reklame

TOBB, styrets håndbok  

For deg som sitter i styret

TOBB, styrets håndbok  

For deg som sitter i styret

Profile for amadeusr