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Sistema de Informaci贸n Social Gesti贸n de Informaci贸n Interna


Perfil Secretario de Comité – Listar Actas Pasadas

Perfil Secretario de Comité Listar Actas Pasadas


Perfil Secretario de Comité – Listar Actas Pasadas

Sistema de Información Social Listar Actas Pasadas

El Sistema de Información Social SISWEB ha sido desarrollado con el propósito de gestionar información interna, administrar documentos y manejar las solicitudes de cada uno de los comités que se manejan en la entidad, y así propender por la mejora y optimización de sus procesos y procedimientos internos, con el fin de prestar un mejor servicio a todos sus asociados. El Modulo de Desatrasar Actas le permite al perfil secretario de Comité la creación de actas pasadas y tener acceso al Listar Actas Pasadas pasadas.

A continuación se explica paso a paso el proceso para Listar Actas pasadas.


Perfil Secretario de Comité – Listar Actas Pasadas

Sistema de Información Social Listar Actas Pasadas Página Principal •Para poder ingresar al sistema de información social es necesario que se logué. •Para ello debe ingresar el usuario y la contraseña que se le halla asignado. •El sistema se encarga de validar que los datos ingresados sean los correctos, si esto no es así, le mostrará el mensaje de usuario no valido


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Sistema de Información Social Listar Actas Pasadas Menú Principal •Una vez, ingrese al sistema, debe elegir la opción Actas. •Inmediatamente se desplegarán varias opciones, entre ellas Listar Actas Pasadas, por favor de un clic sobre esta opción


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Sistema de Información Social Listar Actas Pasadas Menú Principal • Para obtener el listado de las actas pasadas debe elegir el año y el mes. Cuando el sistema arroje este listado de clic sobre el código del acta. • Las actas solo se pueden ser abiertas el día para el cual se programaron, de lo contrario el sistema informará que no es posible diligenciar el Acta.


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Sistema de Información Social Listar Actas Pasadas Verificación del Quórum • Para este ejemplo vamos desarrollar cada una de actividades del orden del día.

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• Iniciamos con Verificación del Quórum, de clic sobre esta opción. • Podrá notar que es la única que se encuentra en un color diferente esto indica que solo podrá hacer la revisión de las demás actividades una vez halla verificado el quórum


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Sistema de Información Social Listar Actas Pasadas Verificación del Quórum • Para la verificación del Quórum debe seleccionar a los asistentes , para ello basta con que cheque el cuadrito que antepone cada nombre. • De igual manera puede hacer las anotaciones que considere necesarias en el cuadro de Anotación. • Después de tener la asistencia de clic en el botón Guardar y Cargar Orden del Día


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Sistema de Información Social Listar Actas Pasadas Verificación del Quórum • Después de guardar y cargar el orden del día el sistema verificará que la cantidad de asistentes sean suficientes para realizar el comité. • Si no está la cantidad de asistentes necesarios el sistema mostrar varias opciones: • Aplazar el acta, seleccionando una nueva fecha y hora; si elige esta opción debe dar clic en el botón Guardar Nueva Fecha. • También puede Regresar a la Verificación del Quórum para realizar nuevamente el proceso


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Sistema de Información Social Listar Actas Pasadas Acta Anterior • La siguiente actividad del orden del día es la lectura y aprobación del acta anterior para ello de clic en esta opción.


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Sistema de Información Social Listar Actas Pasadas Lectura y Aprobación de Acta • El sistema valida que exista un acta anterior para ser aprobada, si no es así mostrará el siguiente mensaje. • De clic en la opción AQUÍ para continuar con el desarrollo del Orden del día.


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Sistema de Información Social Listar Actas Pasadas Lectura y Aprobación de Acta Anterior • Si el sistema valida que existe un acta anterior para ser aprobada, mostrará los siguientes datos: • Nombre del Acta • Fecha del Acta

• Los asistentes deben realizar el proceso de votación por medio de la cual se aprobará o rechazará el acta, de igual manera pueden escribir las anotaciones (si es necesario). • También es deben escribir donde quedará físicamente archivada el acta. • Para finalizar el proceso de clic en el botón Guardar


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Sistema de Información Social Listar Actas Pasadas Procesando • Después de guardar los datos del acta anterior y su calificación el sistema mostrará el siguiente símbolo, lo que indica que esta procesando la información relacionada con el acta anterior • Por favor no realice ninguna acción hasta que este símbolo desaparezca.


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Sistema de Información Social Listar Actas Pasadas Lectura y Aprobación de Solicitudes • La siguiente actividad del orden del día es la lectura y aprobación de solicitudes. • Para ello de clic en la opción de lectura y aprobación.


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Sistema de Información Social Listar Actas Pasadas Lectura y Aprobación de Solicitudes • Ingresar Solicitud • Si existe alguna solicitud previamente ingresada para solicitud esta aparecerá para ser aprobada. • Sin embargo se puede ingresar una nueva solicitad durante este proceso.


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Sistema de Información Social Listar Actas Pasadas Lectura y Aprobación de Solicitudes • Ingresar Solicitud •Para ingresar una nueva solicitud digite la cédula del asociado. El sistema se encarga de validar que esta si exista, si no es así le mostrar un mensaje. • Si el asociado existe entonces el sistema mostrará un botón de Siguiente, de clic sobre él.


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Sistema de Información Social Listar Actas Pasadas Lectura y Aprobación de Solicitudes • Ingresar Solicitud •Para ingresar una nueva solicitud seleccione el tipo de solicitud, después ingrese las observaciones y finalmente de clic en el botón Guardar. • Una vez almacenada la solicitud el sistema le mostrará un mensaje donde le indica el registro correcto de la solicitud. De clic en la opción de Regresar a Solicitudes


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Sistema de Información Social Listar Actas Pasadas Lectura y Aprobación de Solicitudes • El Sistema le permitirá ingresar cuantas solicitudes desee sean aprobadas por el comité. • Después de tener la solicitud o la lista de solicitudes de clic sobre la que se va ha aprobar. El sistema mostrará un formulario con la información básica de la solicitud y un espacio para ser diligenciado para su aprobación.


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Sistema de Información Social Listar Actas Pasadas Lectura y Aprobación de Solicitudes • El comité debe diligenciar los campos de Monto a aprobar, Observaciones y Estado. • En estado existen varias opciones que son: • Registro en el Sistema • Aprobada en Comité • Rechazada en Comité • Enviada a Junta Directiva. • Aplazada para este comité. • Para este ejemplo seleccionaremos Aprobada en comité. • Para finalizar de clic en el botón Guardar de este subformulario y nuevamente clic en el botón Guardar del formulario principal


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Sistema de Información Social Listar Actas Pasadas Procesando • Después de guardar las respuestas de las solicitudes el sistema mostrará el siguiente símbolo, lo que indica que esta procesando la información.

• Por favor no realice ninguna acción hasta que este símbolo desaparezca.


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Sistema de Información Social Listar Actas Pasadas Actividades • El siguiente punto en el orden del día es la lectura y aprobación de actividades para ello de clic sobre esta opción


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Sistema de Información Social Listar Actas Pasadas Lectura y Aprobación de Actividades • Si existe una actividad el sistema la mostrará para que sea aprobada por el comité, si no existe ninguna actividad se puede ingresar cuantas sean necesarias durante la realización de la reunión. • Para Ingresar una actividad de clic en la opción Ingresar Nueva Actividad.


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Sistema de Información Social Listar Actas Pasadas Lectura y Aprobación de Actividades • Ingresar Nueva Actividad • Para ingresar una actividad se debe seguir dos paso, el primero es el registro de actividad. • Para ello diligencie cada uno de los campos. • El sistema le permite crear los tipos de actividad por si las que están en la lista no se ajustan a la actividad que realizará , si desea crear un tipo de actividad de clic en la opción AQUÍ. Cree el tipo de actividad y guárdelo. • Después de tener los campos diligenciados de clic en el botón Guardar.


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Sistema de Información Social Listar Actas Pasadas Lectura y Aprobación de Actividades • Ingresar Nueva Actividad • El segundo paso para el ingreso de la actividad es el Registro de la Empresa, de igual manera debe diligenciar los campos. Si la empresa que realizará la actividad no existe puede crearla dando clic en la opción AQUÍ. Cree la empresa y guárdela. • Después de que tenga los datos de la empresa de clic en el botón Guardar Empresa, Puede incluir cuantas empresas considere convenientes para el evento.


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Sistema de Información Social Listar Actas Pasadas Lectura y Aprobación de Actividades • Ingresar Nueva Actividad • Si después de ingresar las empresas desea eliminar alguna debe dar clic en el icono representado por una X. El sistema le mostrará un mensaje en el cual solicita la confirmación para eliminar la empresa, así que de clic en el botón Aceptar. • Para finalizar el proceso de ingreso de actividad de clic en la opción Finalizar


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Sistema de Información Social Listar Actas Pasadas Lectura y Aprobación de Actividades • Para la aprobación de una actividad debe dar clic sobre ella. • El sistema le mostrará un formulario en el cual el comité deberá seleccionar un estado. Entre las opciones están: • Registro en el Sistema • Aprobada en Comité • Rechazada en Comité • Enviada a Junta Directiva • Aplazada para este Comité • Cuando seleccione el estado de clic en el botón Guardar. • Después de guardar el estado el sistema regresara al listado de actividades, para terminar el proceso de clic en el botón Guardar


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Sistema de Información Social Listar Actas Pasadas Procesando •Después de guardar la aprobación de las actividades el sistema mostrará el siguiente símbolo, lo que indica que esta procesando la información.

• Por favor no realice ninguna acción hasta que este símbolo desaparezca.


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Sistema de Información Social Listar Actas Pasadas Lectura de Correspondencia • Para la revisión de la correspondencia enviada a este comité debe dar clic en la opción Lectura de Correspondencia que se encuentra en el orden del día


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Sistema de Información Social Listar Actas Pasadas Lectura de Correspondencia • El sistema muestra al comité la correspondencia que tiene, de igual manera permite que se pueda ingresar nueva Correspondencia. • Para ingreso de la correspondencia de clic en la opción Ingresar Nueva Correspondencia


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Sistema de Información Social Listar Actas Pasadas Lectura de Correspondencia • Ingresar Nueva Correspondencia • Para ingresar una nueva correspondencia es necesario que diligencie todos los campos solicitados • Una vez tenga los datos completos de clic en el botón Guardar


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Sistema de Información Social Listar Actas Pasadas Lectura de Correspondencia •Procesando • Después de guardar la correspondencia el sistema mostrará el siguiente símbolo, lo que indica que esta almacenando la información relacionada con la correspondencia • Por favor no realice ninguna acción hasta que este símbolo desaparezca.


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Sistema de Información Social Listar Actas Pasadas Lectura de Correspondencia • Para hacer la revisión de la correspondencia de clic sobre el asunto. • Después el sistema mostrará otro formulario donde es necesario se de respuesta a la correspondencia y se seleccione un estado. Los estados son: • Ingresado • Leído en Comité • Aprobado en Comité • Enviado a Junta Directiva • Aplazada para el sgte comité.

• Para concluir la lectura de correspondencia de clic en el botón Guardar. • Cuando este leída toda la correspondencia de clic en el botón guardar.


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Sistema de Información Social Listar Actas Pasadas Procesando • Después de realizar la lectura de la correspondencia el sistema mostrará el siguiente símbolo, lo que indica que esta procesando la información relacionada con esta actividad • Por favor no realice ninguna acción hasta que este símbolo desaparezca.


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Sistema de Información Social Listar Actas Pasadas Proposiciones y Varios • Como último punto del Orden del Día esta proposiciones y varios, de clic sobre ella para ingresar las proposiciones.


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Sistema de Información Social Listar Actas Pasadas Proposiciones y Varios • Si al momento de ingresar no hay ninguna proposición el sistema le da la posibilidad de ingresar una. • Para ello debe dar clic en la opción Ingresar Proposición. • El sistema le mostrará un formulario para que ingrese la proposición, estos campos son el nombre del asociado y la propuesta que realizará. • Después debe dar clic en el botón Guardar


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Sistema de Información Social Listar Actas Pasadas Proposiciones y Varios • Para aprobar la proposición es necesario que de clic sobre la propuesta. • La proposición se le debe dar una respuesta y asignarle un estado. • Para finalizar debe dar clic en el botón Guardar. • Cuando estén revisadas todas las proposiciones del formulario principal de clic en el botón Guardar


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Sistema de Información Social Listar Actas Pasadas Procesando • Después de revisar las proposiciones y varios el sistema mostrará el siguiente símbolo, lo que indica que esta procesando la información. • Por favor no realice ninguna acción hasta que este símbolo desaparezca.


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Sistema de Información Social Listar Actas Pasadas Guardar Acta • Para finalizar con el diligenciamiento del acta una vez se ha revisado cada uno de los puntos del orden del día de clic en el botón Guardar Acta


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Sistema de Información Social Listar Actas Pasadas Diligenciamiento de Acta • El sistema le solicitara elegir si guarda y aprueba el acta actual. • De clic en el botón SI


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Sistema de Información Social Listar Actas Pasadas Aprobación del Acta • Una vez se ha guardado el acta se procede a la votación por parte de los asistentes , de igual manera se pueden ingresar las observaciones o anotaciones que considere necesarias. El sistema también solicita escribir la ubicación física donde se guardará el acta. • Después de tener diligenciados los campos de la aprobación del acta de la sesión actual de clic en el botón Guardar


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Sistema de Información Social Listar Actas Pasadas Procesando • Después de guardar al acta con su votación el sistema mostrará el siguiente símbolo, lo que indica que esta procesando la información. • Por favor no realice ninguna acción hasta que este símbolo desaparezca.


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