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Control Interno de la empresa Rene Cruz Montalvo

PROYECTO FINAL Evaluación del control interno en la empresa

Integrantes de equipo: ▪ Brianda Carolina Flores Pérez ▪ Estefy Darany Pereyra Castro ▪ Fátima Suchiapa Magdaleno ▪ Ricardo Alexis Solís Ruiz

7º semestre, Licenciatura en administración Generación 2013-2017

Tuxtla Gutiérrez, Chiapas; a 30 de Noviembre de 2016


ÍNDICE Introducción………………………………………………………….……Pág. 2 Historia de la organización…………………………………………….. Pág. 3 Giro………………………………………………………………………….. Pág. 3 Ventas…………………………………………….………………………... Pág. 3 Posicionamiento en el mercado……………………………………… Pág. 4 Principales clientes………………………………………………………. Pág. 4 Número de sucursales y/o franquicias………………………………. Pág. 4 Organigrama……………………………………………………………… Pág. 4 Proyectos de expansión………………………………………………... Pág. 5 Principales problemáticas económicas…………………………….. Pág. 5 Principales retos económicos…………………………………………. Pág. 5 Diagnóstico organizacional de la empresa………………………... Pág. 6 Controles internos implementados por la empresa………………. Pág. 6 Modelo COSO……………………………………………………………. Pág. 6 - 9 Propuesta de mejora del control interno…………………………… Pág. 9 - 12 Conclusión………………………………………………………………… Pág. 13 Fuentes de consulta…..………………………………………………… Pág. 13

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INTRODUCCIÓN Las expectativas de los ejecutivos, el aumento de la competencia y la creciente diversidad en la fuerza de trabajo, constituyen nuevos desafíos para el administrador de una organización. Los

directores

de

las

diferentes

organizaciones

esperan

que

los

departamentos contribuyan a mejorar los diferentes aspectos, como lo es la productividad, la planeación, el manejo de crisis situacionales y la cultura de la empresa. El trabajo de los individuos se fundamenta en establecer los mecanismos para asegurar, mediante la correcta combinación de recursos con los que cuenta la organización se habrán de lograr los objetivos de la misma, de tal afirmación se desprende que, la organización no sólo cuenta con personas que por definición dan origen a la entidad, sino que además, tales personas ponen en juego sus habilidades, actitudes, conocimientos, creatividad, etc, sus propios recursos, para lograr los objetivos en común.

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Historia de la organización Nace el 1º de Noviembre de 1992 en Tuxtla Gutiérrez, Chiapas, como una tienda de tubos y conexiones de cobre, con el nombre <<Todo de Cobre>> creada por el Sr. Melquisedec Pereyra asociado con el Sr. Julio Moreno. En 1994 el señor Julio Moreno decide retirarse de la empresa debido a la crisis de ese año y toma la parte que le correspondía dejando a la empresa débil, pero logra salir adelante y ganar terreno dentro de Tuxtla Gutiérrez, ahora con el nombre <<La Novena>> y quedando como encargado y único dueño el Sr. Melquisedec Pereyra y nombrando como gerente general a la Lic. María Guadalupe Castro Fonseca. Caracterizándose siempre por la existencia de los productos y la calidad del servicio, hoy por hoy tiene cerca de 24 años en el mercado logrando innovar en la comercialización de productos en la rama de fontanería y distinguiéndose por la calidad de los productos y la orientación al cliente en todos sus procesos.

Giro Ferretero con ramo en fontanería

Ventas Comercialización de productos de fontanería y ferretería como; (Galvanizado, Cobre, PVC, CPVC, Tuboplus, todo lo referente a hidráulico y de gas en el hogar y en la industria). pág. 3


Posicionamiento en el mercado La empresa cuenta con un posicionamiento medio en el mercado, ya no ocupa suficiente publicidad directa en cuanto a la marca si no se promociona mediante el “boca en boca”.

Principales clientes  Fontaneros

 Amas de casa

 Cualquier

persona

 Constructoras

que ocupe un sistema

 Jefes de familia

hidráulico.

Número de sucursales y/o franquicias La empresa cuenta con una matriz y una sucursal ubicada en 9a. Sur Poniente y 9a sur y 16 oriente en la en Tuxtla Gutiérrez, Chiapas.

Organigrama Ingeniería en sistemas

Gerencia General

Despacho Contable

Auxiliar contable Administración General

Matriz

Sucursal

Encargado de tienda

Encargado de tienda

Colaboradores

Colaboradores

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Proyectos de expansión La empresa busca expandirse agregando una nueva sucursal en el lado poniente de la ciudad, específicamente en la colonia Terán, en un plan de 3 años, que comenzó a partir del año 2016, debido a que para la comodidad de los clientes este es un punto en el cual se puede abarcar más territorio y generar nuevos clientes.

Principales problemáticas económicas Aumento del dólar, el aumento del dólar viene a repercutir en los precios que algunos proveedores manejan en cuanto al material y los fletes. Este aumento repercute directamente en el precio final de algunos productos que son valuados en dólares y muchas veces la clientela no entiende la razón por la cual los precios son tan fluctuantes, esto puede llegar a repercutir en la opinión que tengan los clientes con respecto a la empresa.

Principales retos económicos Actualmente la empresa se encuentra pagando un crédito con el banco Santander que realizó este mismo año, con el fin de pagar su deuda con proveedores, esto significa un reto económico para la empresa, ya que tiene que destinar parte de los ingresos por ventas a esta causa, esto con el fin de pagar puntualmente a los proveedores que son con los que la empresa debe llevar una relación más estable por los créditos que ellos le otorgan.

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Diagnóstico organizacional de la empresa a partir de lo siguiente: Elige un área de la empresa  Crédito y cobranza

Controles internos implementados por la empresa  Revisión semanal de la cartera de clientes con créditos temporales o créditos de un periodo mayor.  Revisión de las llamadas con el fin de cobro realizado con un control escrito en el que se muestren todas las llamadas que se han realizado durante la semana.  Revisión de los créditos por pagar que la empresa va obteniendo, ya sea con proveedores externos o de algún otro tipo.

Evalúa el control interno del área de la empresa aplicando el modelo COSO. ● Ambiente de control El ambiente de control en esta empresa se prioriza desde la alta dirección de la empresa, hasta el último empleado de ella, pues todos cuentan con el objetivo claro de mantener el máximo esfuerzo que involucra a toda la organización de esta. Para llevar a cabo esto es importante que todos los empleados cuenten con el objetivo claro de conseguir los resultados esperados por los directivos de la empresa.

● Evaluación de riesgos Gracias a este control diseñado específicamente podemos evadir y evitar cualquier evento que en su potencialidad pueda perjudicar a la empresa, pág. 6


el principal objetivo de realizar esta evaluación es la prevención de malas decisiones tanto en el control interno de la empresa como en el externo, puesto que lo que se evita a toda costa es que la empresa resulte afectada, durante el proceso de evaluación se toman en cuenta cada uno de los procesos que se realizan para la comercialización de los productos, y alertar a los colaboradores sobre los puntos de riesgo y en qué áreas tener el cuidado necesario para que se pueda evitar dañar a la empresa en toda su posibilidad.

● Actividades de control Durante este proceso, la empresa se basa generalmente en las actividades de control interno en las cuales se busca dar soporte a las actividades de planeación estratégica de los operadores de la empresa encargadas de este sector. Para lograr llevar el control adecuado de la empresa es necesario cumplir con todas las leyes y obligaciones con las que hay que cumplir, el administrador principal es quien dirige este rubro y se encarga de verificar que las áreas de crédito y cobranza cumplan en tiempo y forma este proceso tal cual debe de ser, pues el incumplimiento de este tipo de acciones, o exceder el tiempo requerido de los informes adecuados generará gastos ociosos a la empresa y pérdidas innecesarias, sobre largos periodos jurídicos que podrían evitarse. En este punto es también de suma importancia verificar que el abastecimiento de la empresa sea el adecuado, ya que es necesario verificar y controlar la empresa en todos sus ámbitos debidos, pues sin esto la empresa sufrirá falta de flujo, problemas de abastecimiento o en el peor de los casos problemas de control financiero.

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● Medios de información y comunicación El

personal

debe no solo captar una

información, sino también

intercambiarla para desarrollar, gestionar y controlar sus operaciones. La información es necesaria para que la empresa lleve a cabo las responsabilidades de control interno que proporcionan los datos para realizar el cumplimiento de los objetivos, como los datos necesarios para valorar y cuantificar la información financiera y la información para que pueda operar adecuadamente. En el contenido de esta información debe de ir toda la información necesaria y suficiente, puesto que con algún dato que resulte faltar atrasa el proceso de operación de la empresa y se considera tiempo perdido y horas laborales que la empresa está financiando sin obtener ganancias, al igual es muy importante para esta empresa que el contenido de la información se esté actualizando constantemente en cuanto a todo lo relacionado con los productos, los proveedores y los estados financieros, para ello no se cuenta con un cierto tiempo que se necesita para actualizar, sino más bien cada que se requiera, cada que un producto realice un cambio o que surja algún cambio en la información de la empresa, este deberá de realizar una actualización en la información, los datos deben de ser exactos y fiables para que no se necesite realizar ningún tipo de corroboración a la hora de usarse.

● Monitoreo El monitoreo de la empresa se basa específicamente en el área de créditos y cobranzas de esta empresa, este sistema nos permite comprobar que pág. 8


esta área adecue todas sus funciones correctamente sin que existan desviaciones o posibles errores financieros que afecten las finanzas de la empresa. Todas las acciones que aquí se realizan son efectuadas por un programa de administración (Aspel SAE) el cual es una plataforma especializada en la materia y encargada de registrar y operar el modelo financiero de la empresa como lo son el flujo de efectivo, entradas, salidas, depósitos y todo lo relacionado a este ámbito. La forma principal de esclarecer los datos y permitir que no existan problemas de falta de información financiera o relacionada a estas acciones es gracias a un monitoreo adecuado.

Propuesta de mejora del control interno para la minimización de los riesgos del área evaluada. Para que una empresa funcione de manera correcta y logre los objetivos que se propone se necesita de un control general, este control no va a ser más que una revisión constante que ayudará a la empresa a estar en regla y a que sus procesos sean más efectivos y organizados. El área de crédito y cobranzas es un área en la que se engloban ciertas actividades que afectarán directamente a la liquidez de la empresa. Lo óptimo sería realizar un adecuado control en la gestión de los créditos y las cobranzas, cobrando a sus clientes en un plazo menor para lograr de esta manera un movimiento eficaz y eficiente de las cuentas por cobrar, obteniendo de esta manera la liquidez para poder pagar a sus proveedores y obtener mayor rentabilidad.

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 Objetivo general de la propuesta: Establecer lineamientos de control interno de las cuentas por cobrar para el manejo eficiente de los recursos financieros del departamento de crédito y cobranza de la empresa La Novena Tubos y Conexiones.

 Objetivo específicos:  Establecer las funciones de los integrantes del área de cuentas por cobrar fijando las responsabilidades pertinentes a cada cargo.  Formular los requisitos para el otorgamiento de créditos de clientes y el valor máximo de créditos.  Establecer políticas de cobro para el departamento de cuentas por cobrar.  Presentar

formatos

para

el

control

de

las

actividades

del

departamento de cuentas por cobrar.  Aplicar un control interno para mejorar el funcionamiento del departamento de cuentas por cobrar.

 Principales problemáticas encontradas:    

Otorgación de créditos sin requisitos completos. No llevar el control del vencimiento de las facturas. No llevar un programa de cobros. No llevar un control del cobro semanal.

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 Propuesta de mejora de las tareas del área de Crédito y Cobranza:  Gestionar y hacer el cobro de los créditos a favor de la entidad, administrar y controlar la cartera de clientes que garantice una adecuada y oportuna captación de recursos.  La liquidez es la capacidad de pago que tiene una empresa para afrontar sus obligaciones conforme estas vayan venciendo, es decir, cumplir con cancelar dichos pasivos.  Tareas específicas:  Otorgamiento de créditos: El departamento es el encargado de otorgar créditos a las empresas, tanto personas morales como personas físicas, esta tarea se realiza mediante un control que se lleva de las personas que son aspirantes a un crédito, rigiéndose por las condiciones establecidas por la empresa.  Estudio de los estados financieros e información anexa: Para tener información financiera del cliente que permita otorgar o negar un crédito.  Gestión efectiva de la cobranza: Se enfoca en la cobranza de los créditos que se han otorgado de una forma organizada y constante.  Informes a la gerencia: Deberá presentar informes a la gerencia, referentes a los créditos solicitados, si fueron aprobados o no y las razones.  Determinación de malas deudas: El riesgo de otorgar créditos ha ocasionado malas deudas que escapan a cualquier control interno. Es responsabilidad del departamento el identificar a los clientes con los que es inútil ejercitar acción alguna de cobranzas por considerarlos malos deudores y tomar las medidas establecidas. pág. 11


 Verificación de documentos: Uno de los fundamentos del control interno dentro del departamento de cobranzas es verificar los documentos, para disminuir el riesgo de cartera vencida.  Pago a proveedores: Las facturas que son por parte de los proveedores de la empresa también se encuentran a

cargo del

departamento, este va a llevar el control de las ya liquidadas y las que son por liquidar, en cuanto el encargado de pagos le pida las facturas por pagar, el departamento tiene que entregarlas en tiempo y forma.  Propuesta de acciones a realizar por un supervisor del área:  Realizar un formato donde se especifique el horario y días de revisión.  Tener en esa área de trabajo, empleados de confianza para evitar posibles robos de dinero.  Tener un control por escrito para así realizar los cobros en tiempo y forma, para tener flujo dentro de la empresa.  Monitorear que los encargados del área se encuentren realizando debidamente sus funciones.

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CONCLUSIÓN En este proyecto se pretende dar a conocer la forma adecuada de evaluar una organización así como los puntos que se deben evaluar para conocer como ha venido operando y verificar que los procesos se realizaron de manera correcta, y es preciso detectar fallas dentro del área que nos enfocamos “créditos y cobranza” para corregirse y seguir operando de manera correcta. Nos dimos cuenta que el área de créditos y cobranzas es una de las áreas partes más vitales e importantes de una organización, debido a que siempre antes de una venta, el área debe decidir, a qué monto y a qué plazo vender y después de la venta el área se encarga de ver que los plazos se cumplan y se llevan un seguimiento adecuado. El Control Interno ayuda de gran manera a la seguridad del sistema contable que se utiliza en la empresa, estableciendo y valorando los procedimientos administrativos, contables y financieros que ayudan a que la empresa realice su cometido. Detecta las anomalías y errores y protege por la solución factible evaluando todos los niveles de autoridad, la administración del personal, los métodos y sistemas contables para que así el auditor pueda dar cuenta clara de las transacciones y manejos empresariales. Tener un control interno en esta área determinará mucho de una organización, ya que es directamente con el dinero con el que están trabajando y sobre todo el llevar un buen seguimiento de los clientes y de los créditos le dará a la empresa mayor control. Las ventas a crédito son una necesidad para atraer más clientes, crecer, y darle movilidad al mercado. Es por esto que toda compañía necesita evaluar el riesgo de financiar temporalmente a sus clientes y por otra parte procurar el pago oportuno de este crédito.

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Fuentes de consulta http://www.gestiopolis.com/control-interno-5-componentes-segun-coso/ http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfse83.html http://www.monografias.com/trabajos14/matriz-control/matriz-control.shtml http://elempresario.mx/opinion/importancia-control-interno-empresa http://www.soyconta.mx/la-importancia-del-control-interno-en-la-empresa/

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Proyecto la novena - Control interno