A opção da organização foi aproveitar os espaços que a cidade oferecia. Para que a montagem do festival utilizasse a cidade como cenário, aproveitando sua arquitetura e as construções tombadas pelo patrimônio histórico, cada produtor identificou as estruturas, que poderiam (ou não) ser utilizadas para o evento. Uma visita técnica a São Luiz do Paraitinga deixou claro, logo no primeiro contato, que a escolha do local havia sido acertada. A forma com que o projeto foi recebido surpreendeu os realizadores. Poder público, comércio e sociedade civil compreenderam de imediato a dimensão, proposta e estrutura do evento, demonstrando interesse e se envolvendo no auxílio necessário para a realização da Semana da Canção Brasileira. A Prefeitura Municipal colaborou desde o início (e em todas as edições), por meio das Secretarias de Educação, Cultura e Turismo, que deram suporte ao planejamento dos organizadores, sem impor alterações ou criar entraves ao projeto. Dentro de suas condições orçamentárias, contribuiu com segurança, banheiros químicos e transporte para os professores e estudantes da zona rural. O setor de serviços também teve papel fundamental na realização de todas as edições da Semana da Canção Brasileira. Comércio, restaurantes e a rede hoteleira se preparam para receber os visitantes e desenvolvem pacotes de viagem e cardápios especiais para os dias do evento. Além disso, aceitam que durante a semana os realizadores, de técnicos a artistas, não utilizem dinheiro convencional, mas sim, um vale do evento que posteriormente é quitado pela organização. A Semana da Canção, segundo os representantes do comercio local é, entre todos os eventos realizados na cidade, o que mais gera lucro. O caráter do festival, o perfil do público que visita a cidade durante a realização da Semana da Canção e até mesmo a duração do evento, contribuem para transformar esta, na semana mais lucrativa para São Luiz do Paraitinga. A sociedade civil também se mobilizou. Num primeiro momento, a população se colocou como anfitriã e espectadora, mas conforme foram se interessando e compreendendo melhor o projeto, o envolvimento foi crescendo e se tornou mais fácil e natural. Em todas as edições, moradores da cidade foram contratados para trabalhar em funções técnicas e de logística. Em alguns casos, até, para suprir demandas que eles próprios identificaram. Além da contribuição de todas as instâncias de São Luiz do Paraitinga, levar em consideração os limites e as possibilidades da estrutura da cidade sempre foram fator primordial para a organização do evento. Além de ir de encontro com a filosofia do projeto, tal postura é também uma maneira de respeitar a cidade que tão bem acolheu a Semana da Canção e de torná-la um evento contínuo. Um estudo de consumo foi realizado com o objetivo de delimitar o público que São Luiz do Paraitinga comportaria. Levando em conta os limites de acomodação da cidade e a proposta central do projeto, a qualidade de publico era muito mais importante do que a quantidade. Isso traria a profundidade dos discursos e o envolvimento total dos participantes. Para alcançar este objetivo, a comunicação foi realizada, estrategicamente, em três etapas. A primeira atingiu os moradores. Depois, o foco passou a ser os professores e os pesquisadores da música. Só aí, por fim, alcançaria o grande público. O evento já havia incorporado tradições do imaginário luizense antes mesmo da primeira edição, por meio do contato transformador com a cidade e a sua população. Com isso, e com as diretrizes em longo prazo definidas, partia-se para os próximos passos: a grade de programação e a operacionalização do evento. Mais do que uma reunião de shows, a proposta da Semana da Canção Brasileira era criar um ambiente de debates, no qual as pessoas poderiam trocar experiências gerando crescimento artístico baseado no tripé: formação, fomento e difusão.
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