Issuu on Google+

Instrukcja użytkownika Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus Wersja 2014.0.1


UWAGA Prawa wynikające z Warunków Gwarancji Użytkownik nabywa po rejestracji programu u Producenta. Dokumentem potwierdzającym rejestrację jest Certyfikat Rejestracji Oprogramowania, który Użytkownik otrzymuje od razu wraz z Oprogramowaniem lub po odesłaniu wypełnionej karty rejestracyjnej. Każdorazowo przy nabyciu nowego programu lub odtworzeniu gwarancji w Certyfikacie Rejestracji Oprogramowania określone są daty obowiązywania gwarancji na poszczególne programy. W przypadku wątpliwości dotyczącej zarejestrowania Oprogramowania lub w przypadku nieotrzymania Certyfikatu Rejestracji Oprogramowania prosimy o kontakt z Producentem (12) 681 43 00. UWAGA! Użytkowanie nielegalnej kopii naraża Użytkownika programu na postępowanie karne zgodnie z ustawą o prawie autorskim z dnia 04.02.1994 r. Użytkowanie legalnie nabytej kopii oprogramowania w wersji otrzymanej w trakcie obowiązywania gwarancji jest możliwe bez żadnych ograniczeń czasowych. Gwarancja na oprogramowanie umożliwia: 

uzyskanie kolejnych wersji programów na warunkach preferencyjnych (bezpłatne nowe wersje oprogramowania w okresie gwarancyjnym - nie dotyczy kosztów dostarczenia, nośnika instalacji oraz szkolenia)

zakup kolejnych stanowisk lub innych programów do kompletu

korzystanie z konsultacji autorskich u Producenta lub pomocy serwisu technicznego

W trosce o sprawną obsługę gwarancyjną prosimy o staranne przechowywanie Certyfikatu Rejestracji Oprogramowania. Zawiera on ważną informację o numerach ID Comarch oraz PIN, które należy podawać w trakcie kontaktów z Producentem.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

2

Wersja 2014.0.1


Spis treści 1

STANDARDY W PROGRAMIE ......................................................................................................................... 7 1.1

1.2

1.3

2

STANDARDY OGÓLNE ................................................................................................................................ 7 1.1.1 OBSŁUGA MENU GŁÓWNEGO (WSTĄŻKI) ................................................................................... 7 1.1.1.1 ZWIJANIE WSTĄŻKI MENU ORAZ SKRÓTY KLAWIATUROWE DLA FUNKCJI MENU ................ 7 1.1.1.2 POMOC ORAZ PRZEŁĄCZANIE MIĘDZY OKNAMI ................................................................... 8 1.1.1.3 PASEK SZYBKIEGO DOSTĘPU .................................................................................................. 8 1.1.2 PRACA Z KLAWIATURĄ ................................................................................................................ 9 1.1.3 PRACA Z OKNAMI ...................................................................................................................... 11 1.1.4 PRZYCISKI ................................................................................................................................... 12 1.1.4.1 PRZYCISKI PODSTAWOWE ................................................................................................... 12 1.1.4.2 PRZYCISKI DODATKOWE ...................................................................................................... 12 1.1.4.3 PRZYCISKI Z ROZWIJANYM MENU ....................................................................................... 13 1.1.4.4 PRZYCISKI ZWIĄZANE Z PASKIEM ZADAŃ TZW. IKONY KONTEKSTOWE .............................. 13 1.1.5 KALENDARZ, KALKULATOR ........................................................................................................ 14 STANDARDY NA LISTACH ......................................................................................................................... 15 1.2.1 PRZEWIJANIE LIST ...................................................................................................................... 15 1.2.2 KOLUMNY NA LISTACH ORAZ MENU KONTEKSTOWE ............................................................... 16 1.2.3 SORTOWANIE NA LISTACH ........................................................................................................ 17 1.2.4 GRUPOWANIE PO KOLUMNACH ............................................................................................... 18 1.2.5 WIERSZ SUM – AGREGACJE DLA KOLUMN ................................................................................ 19 1.2.6 POWIĘKSZONY WIDOK LISTY <F6> ............................................................................................ 21 1.2.7 ZAZNACZANIE REKORDÓW NA LIŚCIE ....................................................................................... 21 1.2.8 FILTROWANIE ............................................................................................................................ 22 1.2.8.1 FILTROWANIE – FILTR W NAGŁÓWKU LISTY (WIERSZ FILTRA) ORAZ LOKATOR NA LIŚCIE .. 22 1.2.8.2 FILTROWANIE PROSTE (PANEL FILTRA) ............................................................................... 24 1.2.8.3 PANEL FILTRA ZAAWANSOWANEGO ................................................................................... 24 1.2.8.4 ZAPAMIĘTYWANIE USTAWIEŃ FILTRA ORAZ ODŚWIEŻANIE LISTY ...................................... 25 STANDARDY NA FORMULARZACH ........................................................................................................... 25 1.3.1 RODZAJE PÓL NA FORMULARZACH ........................................................................................... 25 1.3.1.1 LISTY ROZWIJANE................................................................................................................. 25 1.3.1.2 RODZAJE PÓL NA FORMULARZACH ..................................................................................... 26 1.3.1.3 PRZYCISKI NA FORMULARZACH ........................................................................................... 27 1.3.2 DYNAMICZNE PANELE NA FORMULARZACH ............................................................................. 27 1.3.3 BŁĘDY I OSTRZEŻENIA ................................................................................................................ 27 1.3.4 NAWIGACJA EDYCJI – EDYTUJ POPRZEDNI, EDYTUJ NASTĘPNY ................................................ 28

MODUŁ KASA/BANK – INFORMACJE OGÓLNE ..............................................................................................29 2.1 2.2

MODUŁ KASA/BANK W SYSTEMIE COMARCH ERP OPTIMA.................................................................... 30 ORGANIZACJA MODUŁU KASA/BANK...................................................................................................... 31 2.2.1 REJESTRY KASOWE/BANKOWE.................................................................................................. 31 2.2.2 RAPORTY KASOWE/BANKOWE.................................................................................................. 31 2.2.3 ZAPISY KASOWE/BANKOWE ...................................................................................................... 32 2.2.4 ZAPISY KASOWE/BANKOWE - KATEGORIE ................................................................................ 33 2.2.5 PRELIMINARZ PŁATNOŚCI.......................................................................................................... 33 2.2.6 ROZLICZENIA I KOMPENSATY .................................................................................................... 34 2.2.7 ZASADY NUMERACJI DOKUMENTÓW ....................................................................................... 36 2.2.8 FORMY PŁATNOŚCI .................................................................................................................... 36 2.2.9 LISTA BANKÓW .......................................................................................................................... 37 2.2.10 OBSŁUGA PÓL ZWIĄZANYCH Z BANKIEM .................................................................................. 37 2.2.10.1 NUMERACJA RACHUNKÓW BANKOWYCH .......................................................................... 37 2.2.10.2 PROPOZYCJA NUMERU RACHUNKU BANKOWEGO ............................................................. 38 2.2.10.3 KONTROLA POPRAWNOŚCI NUMERÓW KONT BANKOWYCH ............................................. 38 2.2.11 ELEKTRONICZNA WYMIANA DANYCH Z BANKIEM .................................................................... 39 2.2.12 KARTY PŁATNICZE ...................................................................................................................... 39 2.2.12.1 FIRMOWE KARTY PŁATNICZE ............................................................................................... 39 2.2.12.2 KARTA PŁATNICZA KLIENTA ................................................................................................. 39

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

3

Wersja 2014.0.1


2.2.13 WALIDACJA KART KREDYTOWYCH ............................................................................................ 40 2.2.13.1 WALIDACJA NUMERÓW KART NA REJESTRACH KASOWYCH............................................... 40 2.2.13.2 SPRAWDZANIE POPRAWNOŚCI NUMERÓW KART NA ZAPISACH KASOWYCH/BANKOWYCH 40 2.2.13.3 PŁATNOŚĆ KARTĄ KREDYTOWĄ .......................................................................................... 41 3

MODUŁ KASA/BANK – OBSŁUGA PROGRAMU .............................................................................................42 3.1 3.2

3.3

3.4

3.5

3.6

PIERWSZE KROKI...................................................................................................................................... 42 LISTA BANKÓW ........................................................................................................................................ 43 3.2.1 UZUPEŁNIANIE DANYCH O BANKU ............................................................................................ 44 3.2.2 IMPORT DANYCH O BANKACH .................................................................................................. 45 REJESTRY KASOWE/BANKOWE ................................................................................................................ 46 3.3.1 LISTA REJESTRÓW KASOWYCH/BANKOWYCH ........................................................................... 46 3.3.2 FORMULARZ REJESTRU KASOWEGO/BANKOWEGO: ZAKŁADKA OGÓLNE................................ 47 3.3.3 FORMULARZ REJESTRU KASOWEGO/BANKOWEGO: ZAKŁADKA ZAKAZY ................................. 49 3.3.3.1 ZAKAZY DO REJESTRÓW W MODULE KASA/BANK............................................................... 49 3.3.3.2 ZAKAZY DO REJESTRÓW W MODULE KASA/BANK PLUS...................................................... 50 3.3.3.2.1 DZIAŁANIE BLOKAD ............................................................................................................... 50 3.3.3.2.2 WPŁYW BLOKAD NA REJESTRZE K/B NA POZOSTAŁE FUNKCJE W PROGRAMIE ................... 52 3.3.3.2.3 PRZYKŁADY WYKORZYSTANIA BLOKAD ................................................................................. 52 3.3.4 ZAKŁADANIE NOWEGO REJESTRU KASOWEGO/ BANKOWEGO ................................................ 55 RAPORTY KASOWE/BANKOWE ................................................................................................................ 55 3.4.1 LISTA RAPORTÓW KASOWYCH/BANKOWYCH ........................................................................... 56 3.4.2 RENUMERACJA RAPORTÓW KASOWYCH/BANKOWYCH ........................................................... 57 3.4.3 ODBUDOWA STANÓW RAPORTÓW KASOWYCH/ BANKOWYCH .............................................. 58 3.4.4 OPERACJE SERYJNE NA RAPORTACH ......................................................................................... 58 3.4.4.1 OTWIERANIE SERYJNE RAPORTÓW ..................................................................................... 59 3.4.4.2 ZAMYKANIE SERYJNE RAPORTÓW ....................................................................................... 59 3.4.5 OTWARCIE NOWEGO RAPORTU KASOWEGO/BANKOWEGO.................................................... 59 ZAPISY KASOWE / BANKOWE .................................................................................................................. 60 3.5.1 LISTA ZAPISÓW KASOWYCH/BANKOWYCH ............................................................................... 60 3.5.2 FORMULARZ ZAPISU KASOWEGO/BANKOWEGO ..................................................................... 62 3.5.2.1 FORMULARZ ZAPISU KASOWEGO/BANKOWEGO – ZAKŁADKA OGÓLNE ............................ 62 3.5.2.2 FORMULARZ ZAPISU KASOWEGO/BANKOWEGO – ZAKŁADKA PODMIOT .......................... 66 3.5.2.3 FORMULARZ ZAPISU KASOWEGO/BANKOWEGO – ZAKŁADKA ROZLICZENIA DOKUMENTÓW ....................................................................................................................................... 66 3.5.3 KWOTY DODATKOWE ................................................................................................................ 70 3.5.4 ZMIANA DANYCH NA WPROWADZONYM ZAPISIE .................................................................... 71 3.5.5 ROZLICZANIE ZAPISU Z KILKOMA ZDARZENIAMI ....................................................................... 71 3.5.6 SYNCHRONIZACJA KWOTY ZAPISU Z SUMĄ ROZLICZEŃ ............................................................ 72 3.5.7 SERYJNE DODAWANIE/ZMIANA KATEGORII .............................................................................. 73 3.5.8 SERYJNE DODAWANIE/ZMIANA KONTA PRZECIWSTAWNEGO ................................................. 73 PRELIMINARZ PŁATNOŚCI........................................................................................................................ 73 3.6.1 CO TO JEST PRELIMINARZ PŁATNOŚCI? ..................................................................................... 73 3.6.1.1 PRELIMINARZ PŁATNOŚCI – ZAKŁADKA KALENDARZ ........................................................... 76 3.6.2 FORMULARZ ZDARZENIA ........................................................................................................... 77 3.6.2.1 FORMULARZ ZDARZENIA – ZAKŁADKA OGÓLNE.................................................................. 78 3.6.2.2 FORMULARZ ZDARZENIA – ZAKŁADKA ROZLICZENIA .......................................................... 81 3.6.2.3 FORMULARZ ZDARZENIA – ZAKŁADKA DODATKOWE ......................................................... 85 3.6.3 FORMULARZ ZDARZENIA – EDYCJA DANYCH ............................................................................ 85 3.6.4 SYNCHRONIZACJA KWOTY PŁATNOŚCI Z SUMĄ ROZLICZEŃ ..................................................... 85 3.6.5 PODZIAŁ ZDARZENIA – FUNKCJA PODZIEL ................................................................................ 86 3.6.6 REALIZACJA ZDARZENIA – FUNKCJA REALIZUJ .......................................................................... 87 3.6.7 ROZLICZENIE ZDARZENIA – FUNKCJA ROZLICZ .......................................................................... 88 3.6.7.1 SERYJNE ROZLICZANIE DOKUMENTÓW ............................................................................... 89 3.6.7.2 SERYJNA ZMIANA WALUTY ROZLICZENIA ............................................................................ 90 3.6.8 ROZLICZANIE DOKUMENTÓW W RÓŻNYCH WALUTACH. ......................................................... 91 3.6.9 ROZLICZANIE ZDARZENIA Z KILKOMA ZAPISAMI ....................................................................... 91 3.6.10 PRZENOSZENIE ZDARZEŃ MIĘDZY REJESTRAMI ........................................................................ 92 3.6.11 SERYJNE DODAWANIE/ZMIANA KATEGORII .............................................................................. 92

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

4

Wersja 2014.0.1


3.7

3.8

3.9

3.10

3.11 3.12

3.13

4

3.6.12 SERYJNA ZMIANA STATUSU....................................................................................................... 92 3.6.13 WYDRUKI PRZELEWÓW ............................................................................................................. 92 3.6.13.1 WYDRUK PRZELEWU DLA ZUS ............................................................................................. 93 3.6.13.2 WYDRUK PRZELEWU DLA URZĘDU SKARBOWEGO ............................................................. 94 3.6.13.3 WYDRUK PRZELEWU ZBIOROWEGO .................................................................................... 94 3.6.14 ELEKTRONICZNA WYMIANA DANYCH Z BANKIEM – EKSPORT .................................................. 94 3.6.14.1 EKSPORT ZA POMOCĄ DEFINIOWALNYCH FORMATÓW PRZELEWÓW ............................... 94 3.6.14.2 PRZYGOTOWANIE FORMULARZA BANKU DO WYSYŁANIA PRZELEWÓW ............................ 95 3.6.14.3 JAK PRZYGOTOWAĆ LISTĘ PRZELEWÓW DO WYSŁANIA?.................................................... 96 3.6.14.4 WYSYŁANIE DANYCH DO BANKU ......................................................................................... 97 3.6.14.5 PRZELEWY ZBIORCZE ........................................................................................................... 98 3.6.14.6 KONSEKWENCJE WYSŁANIA PRZELEWÓW DO BANKU ........................................................ 99 3.6.14.7 DEFINIOWANIE FORMATU WYMIANY DANYCH Z BANKAMI ............................................... 99 3.6.14.8 WYMIANA DANYCH ZA POMOCĄ USŁUGI SIECIOWEJ ....................................................... 105 3.6.14.9 EKSPORT ZA POMOCĄ USŁUGI SIECIOWEJ ........................................................................ 106 3.6.14.10 OPIS DO BANKU ................................................................................................................. 107 3.6.15 ELEKTRONICZNA WYMIANA DANYCH Z BANKIEM – IMPORT ................................................. 108 3.6.15.1 IMPORT Z PLIKU MT-940 ................................................................................................... 108 3.6.15.2 DEFINIOWANIE FORMATU IMPORTU ................................................................................ 109 3.6.15.3 WARUNKI WYMAGANE DO PRAWIDŁOWEGO ZDEFINIOWANIA FORMATU IMPORTU .... 109 3.6.15.4 IMPORT PRZELEWÓW Z PLIKU ........................................................................................... 110 3.6.15.5 IMPORT ZA POMOCĄ USŁUGI SIECIOWEJ .......................................................................... 111 MAGAZYN WALUT ................................................................................................................................. 112 3.7.1 FORMULARZ REJESTRU KASOWEGO/BANKOWEGO ............................................................... 112 3.7.2 FORMULARZ DOKUMENTU WPŁATY/WYPŁATY ...................................................................... 116 3.7.2.1 WPŁATA ............................................................................................................................. 117 3.7.2.2 WYPŁATA ........................................................................................................................... 118 3.7.3 MAGAZYN WALUT ................................................................................................................... 119 3.7.4 GENEROWANIE RÓŻNIC KURSOWYCH .................................................................................... 123 3.7.5 KSIĘGOWANIE RÓŻNIC KURSOWYCH MW .............................................................................. 125 3.7.6 STAN RAPORTU KASOWEGO/BANKOWEGO W REJESTRZE WALUTOWYM............................. 125 3.7.7 PRACA ROZPROSZONA ............................................................................................................ 125 LISTA ROZLICZEŃ KASOWYCH/BANKOWYCH KONTRAHENTA .............................................................. 126 3.8.1 ROZLICZANIE DOKUMENTÓW ................................................................................................. 128 3.8.2 KASOWANIE ROZLICZEŃ .......................................................................................................... 130 3.8.3 LISTA ROZLICZEŃ KASOWYCH/BANKOWYCH KONTRAHENTA, ZAKŁADKA ROZLICZONE ........ 130 LISTA DOKUMENTÓW ........................................................................................................................... 131 3.9.1 OBSŁUGA LISTY ROZLICZONYCH DOKUMENTÓW ................................................................... 131 3.9.1.1 WYDRUK POTWIERDZENIA KOMPENSATY......................................................................... 133 3.9.2 KOMPENSATY .......................................................................................................................... 133 3.9.3 OBSŁUGA LISTY NIEROZLICZONYCH DOKUMENTÓW ............................................................. 134 3.9.3.1 ZAKŁADKA OGÓLNE ........................................................................................................... 135 3.9.3.2 ZAKŁADKA NA DZIEŃ.......................................................................................................... 136 NOTY ODSETKOWE ................................................................................................................................ 138 3.10.1 LISTA NOT ODSETKOWYCH ..................................................................................................... 139 3.10.2 FORMULARZ NOTY ODSETKOWEJ ........................................................................................... 139 PONAGLENIA ZAPŁATY .......................................................................................................................... 141 3.11.1 FORMULARZ PONAGLENIA ZAPŁATY ....................................................................................... 141 POTWIERDZENIA SALDA ........................................................................................................................ 142 3.12.1 LISTA POTWIERDZEŃ SALDA.................................................................................................... 142 3.12.2 FORMULARZ POTWIERDZENIA SALDA .................................................................................... 143 DELEGACJE............................................................................................................................................. 143 3.13.1 FORMULARZ DELEGACJI .......................................................................................................... 144 3.13.1.1 ZAKŁADKA ZALICZKI. .......................................................................................................... 144 3.13.1.2 ZAKŁADKA WYDATKI .......................................................................................................... 145 3.13.1.3 ZAKŁADKA ROZLICZENIE DELEGACJI .................................................................................. 146

WPROWADZANIE DOKUMENTÓW W WALUTACH OBCYCH........................................................................148 4.1.1 4.1.2

KONFIGURACJA ....................................................................................................................... 148 ZAPISY KASOWE/BANKOWE .................................................................................................... 148

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

5

Wersja 2014.0.1


4.1.3 4.1.4 4.1.5 4.1.5.1 4.1.5.2 4.1.5.3 4.1.6 5

ZASADY WSPÓŁPRACY MODUŁU KASA/BANK Z INNYMI MODUŁAMI SYSTEMU COMARCH ERP OPTIMA ..154 5.1 5.2 5.3

5.4 5.5

5.6

6

PRELIMINARZ PŁATNOŚCI........................................................................................................ 150 ROZLICZENIA I KOMPENSATY .................................................................................................. 150 RÓŻNICE KURSOWE ................................................................................................................. 150 SCENARIUSZ: ROZLICZENIE FAKTURY SPRZEDAŻY ............................................................. 152 SCENARIUSZ: ROZLICZENIE FAKTURY ZAKUPU .................................................................. 152 KSIĘGOWANIE RÓŻNIC KURSOWYCH DO MODUŁU KSIĘGA PODATKOWA ....................... 152 INNE DOKUMENTY KASOWE ................................................................................................... 152

INICJALIZACJA ZALICZEK NA DOKUMENTACH ....................................................................................... 154 FORMY PŁATNOŚCI ................................................................................................................................ 154 WSPÓŁPRACA Z MODUŁEM FAKTURUJĄCYM ....................................................................................... 155 5.3.1 DOMYŚLNE REJESTRY KASOWE/BANKOWE DLA OPERATORÓW ............................................ 155 5.3.2 DATY NA ZDARZENIACH/ ZAPISACH ZWIĄZANYCH Z DOKUMENTAMI ZAKUPU/ SPRZEDAŻY 155 5.3.3 KATEGORIE .............................................................................................................................. 156 5.3.4 FAKTURA W BUFORZE ............................................................................................................. 156 5.3.5 ANULOWANIE FAKTURY .......................................................................................................... 157 5.3.6 AUTOMATYCZNE KOMPENSATY .............................................................................................. 157 WSPÓŁPRACA Z MODUŁEM CRM PLUS – WINDYKACJA ....................................................................... 157 WSPÓŁPRACA Z MODUŁAMI KSIĘGOWYMI. ......................................................................................... 157 5.5.1 KONFIGURACJA PROGRAMU ................................................................................................... 157 5.5.2 WSPÓŁPRACA Z REJESTRAMI VAT ........................................................................................... 159 5.5.2.1 DATY ZAPISÓW I TERMINY PŁATNOŚCI W REJESTRACH VAT ............................................. 160 5.5.3 WSPÓŁPRACA Z EWIDENCJĄ DODATKOWĄ ............................................................................ 161 5.5.3.1 DATY ZAPISÓW I TERMINY PŁATNOŚCI W EWIDENCJI DODATKOWEJ .............................. 161 5.5.4 POWIĄZANIE DEKRETÓW KSIĘGOWYCH Z PRELIMINARZEM .................................................. 161 5.5.5 GENEROWANIE PŁATNOŚCI DLA DOKUMENTÓW BILANSU OTWARCIA ................................. 162 WSPÓŁPRACA Z MODUŁEM PŁACE I KADRY .......................................................................................... 162 5.6.1 SYSTEM COMARCH ERP OPTIMA AUTOMATYCZNIE GENERUJE PŁATNOŚCI W MODULE KASA/BANK DLA WYLICZANYCH LIST PŁAC............................................................................................ 162 5.6.2 ROZLICZANIE WYPŁAT W RÓŻNYCH WALUTACH .................................................................... 163 5.6.3 WSPÓŁPRACA MODUŁÓW STANDARDOWYCH Z MODUŁAMI W WERSJI PLUS...................... 164

SCENARIUSZE I PRZYKŁADY ........................................................................................................................165 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5

6.6 6.7

GDY KLIENCI PŁACĄ KARTĄ.................................................................................................................... 165 FIRMOWE KARTY PŁATNICZE................................................................................................................. 166 6.2.1 FIRMOWA KARTA PŁATNICZA NIEPOWIĄZANA Z RACHUNKIEM BANKOWYM ....................... 166 KIEDY SPODZIEWAĆ SIĘ PŁATNOŚCI DŁUŻNIKÓW? ............................................................................... 166 CO ZROBIĆ, ŻEBY REGULOWAĆ ZOBOWIĄZANIA NA CZAS? ................................................................. 166 OD FAKTURY DO ROZLICZENIA PŁATNOŚCI ........................................................................................... 167 6.5.1 SCENARIUSZ: FAKTURA SPRZEDAŻY ZA GOTÓWKĘ ................................................................. 167 6.5.2 SCENARIUSZ: FAKTURA SPRZEDAŻY PŁATNA PRZELEWEM ..................................................... 167 6.5.3 SCENARIUSZ: FAKTURA SPRZEDAŻY CZĘŚCIOWO PŁATNA GOTÓWKĄ, CZĘŚCIOWO PRZELEWEM .......................................................................................................................................... 167 KLIENT PŁACI W RATACH ....................................................................................................................... 168 PODZIAŁ ZDARZENIA ............................................................................................................................. 168

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

6

Wersja 2014.0.1


1 1.1 1.1.1

Standardy w programie Standardy ogólne Obsługa menu głównego (wstążki)

1.1.1.1 Zwijanie wstążki menu oraz skróty klawiaturowe dla funkcji menu Wstążka menu to pasek menu widoczny na górze okna programu:

Rys. Wstążka menu Wstążka menu pozwala na łatwe przeglądanie oraz wybór funkcji dostępnych w programie, podzielona jest na zakładki grupujące poszczególne funkcje wg modułów Comarch ERP Optima oraz zakładki zawierające funkcje wspólne: System, Ogólne, Narzędzia i Widok. Zwijanie wstążki menu - w prawym górnym rogu programu jest dostępna ikona zwijania wstążki menu:

Po zwinięciu wstążki, menu będzie wyglądało tak:

Rys. Zwinięty pasek menu Rozwinięcie „na stałe” wykonuje się tą samą ikoną, wówczas wstążka menu będzie zawsze widoczna. Dodatkowo w programie do każdej funkcji, którą można wywołać z menu, został przypisany skrót klawiaturowy. Po wciśnięciu na klawiaturze lewego klawisza <ALT> każda funkcja jest opisana skrótem klawiaturowym:

Rys. Skróty klawiaturowe dla wstążki menu

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

7

Wersja 2014.0.1


Wciskając przykładowo z klawiatury klawisz <O> otworzone zostanie menu Ogólne:

Rys. Skróty klawiaturowe dla wstążki menu c.d. Kolejno wybierając z klawiatury dwukrotnie klawisz <K> zostanie otworzona: Lista kontrahentów lub wybierając klawisz <P>: Lista pracowników itd. Jeżeli Użytkownik chce wrócić do wcześniej dostępnego wyboru skrótów klawiszowych należy użyć klawisza <ESC>. 1.1.1.2 Pomoc oraz przełączanie między oknami W prawym górnym rogu programu dostępna jest ikona , którą można wywołać Pomoc kontekstową dla poszczególnych okien (uruchamiana również po wciśnięciu klawisza <F1>).

Obok dostępna jest także ikona: przełączania między aktualnie otwartymi oknami w programie. Akcja przełączania między oknami może być również wykonywana poprzez wciśnięcie klawiszy: <CTRL>+<TAB> (przełączanie wstecz) lub <CTRL>+<SHIFT>+<TAB> (przełączanie wprzód). W programie jest dostępna zakładka Pomoc, która gromadzi w jednym miejscu wszystkie dostępne w programie narzędzia pomocy takie jak HELP, dokumentacja do programu, ISK, filmy instruktażowe, FAQ itp. Na wstążce dostępna jest opcja Pomoc gdzie pogrupowane są przyciski opisujące rodzaj pomocy. Znajduje się tu również funkcja Pomoc zdalna umożliwiającą połączenie pracownika Asysty Comarch ze stanowiskiem Klienta. Zakładka Pomoc jest dostępna zawsze na ostatniej pozycji, bez względu na wybrane moduły, czy też wybrane miejsce w programie.

Rys. Menu Pomoc. 1.1.1.3 Pasek szybkiego dostępu Każdy, często używany skrót można umieścić w prosty sposób w pasku szybkiego dostępu, widocznym w każdej chwili z poziomu każdego okna. Pasek szybkiego dostępu - jest to pasek, na który możemy sami przenieść te funkcje, z których najczęściej korzystamy i które będą zawsze widoczne na wierzchu.

Rys. Pasek szybkiego dostępu Aby przenieść np. ikonę kontrahenta wystarczy nacisnąć prawy przycisk myszy na ikonie Kontrahenci i wybrać opcję Dodaj do paska szybkiego dostępu. Opcja nie jest dostępna dla ikon kontekstowych, odnoszących się do konkretnego okna (np. ikona drukarki dla listy kontrahentów).

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

8

Wersja 2014.0.1


Rys. Dodawanie do paska szybkiego dostępu

Gdy dodamy będzie to wyglądało tak:

i będzie zawsze widoczne w pasku.

Na pasku szybkiego dostępu można zmieniać kolejność poszczególnych ikon metodą „przeciągnij i upuść”.

1.1.2

Praca z klawiaturą

Zasady ogólne <ALT>+<LITERA> – działa na skróty w oknach (z podkreśleniem liter typu ). Podkreślenia widoczne są, jeśli w systemie operacyjnym aktywna jest opcja podkreślania skrótów klawiaturowych i klawiszy dostępu. Jeśli opcja nie jest aktywna, wówczas podkreślenia pojawią się po naciśnięciu i przytrzymaniu klawisza <ALT>. W każdym systemie operacyjnym opcja ta może się znajdować w innym miejscu w Panelu Sterowania, np.: Microsoft Windows XP: Opcje ułatwień dostępu/ Pokaż w programach dodatkową pomoc dotyczącą klawiatury Microsoft Windows 7 i Vista: Ułatwienia dostępu/Centrum ułatwień dostępu/Ułatw korzystanie z klawiatury/Podkreśl skróty klawiaturowe i klawisze dostępu Uwaga: W celu obsługi skrótów klawiaturowych w programie Comarch ERP Optima należy używać lewego klawisza <ALT>. <CTRL>+<LITERA> – działa na wpisane skróty (np. <CTRL> + <F> – otwiera listę Faktur Sprzedaży). Wszystkie skróty przedstawiono w tabeli poniżej. <ALT>+<1,2,3,4, itd.> – zmiana zakładki poziomej <CTRL>+<1,2,3,4, itd.> – zmiana zakładki pionowej <SPACJA> – uruchomienie funkcji pod przyciskiem <ENTER> – uruchomienie funkcji pod przyciskiem (z wyjątkiem przycisków typu włącz/ wyłącz na listach) <STRZAŁKA w GÓRĘ/DÓŁ>– przewija o 1 pola ze spinem (liczbowe) <STRZAŁKA w DÓŁ> – rozwija menu dostępnych opcji <ALT>+<STRZAŁKA w DÓŁ> – kalendarz w polach z datą <ALT>+<STRZAŁKA w GÓRĘ> - w polach obok przycisku listy wywoływanej oraz w polach listy typu EIP (edycja na liście) powoduje podniesienie słownika dla danej listy, np. na liście obok przycisku wyboru kontrahenta spowoduje wywołanie listy kontrahentów w trybie do wyboru. Zamykanie okien: <ESC> – zamyka okno <CTRL>+<F4> – zamyka okno <ALT>+<F4> – zamyka program Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

9

Wersja 2014.0.1


Obsługa list: <CTRL>+<ENTER> – podgląd formularza z listy <SHIFT>+<F10> – otwiera na liście menu kontekstowe <INSERT> - dodawanie pojedyncze <CTRL>+<INSERT> - kopiowanie zaznaczonej pozycji, działa dla większości list <ENTER> - edycja pojedyncza podświetlonej pozycji <SHIFT>+<LEWY KLAWISZ MYSZY>. Ustawienie kursora na pierwszej wybranej pozycji, a następnie przyciśnięcie <SHIFT>+<LEWY KLAWISZ MYSZY> na ostatniej wybranej pozycji – powoduje zaznaczenie wszystkich pozycji pomiędzy pierwszą, a ostatnią. Na wszystkich listach o strukturze drzewa np. na liście kategorii: <INSERT> - dodaje gałąź nadrzędną <SHIFT>+<INSERT> - dodaje gałąź podrzędną. Operacje seryjne: <ALT>+<INSERT> - dodawanie seryjne, w odróżnieniu od dodawania pojedynczego <INSERT>, po zatwierdzeniu dodawanej pozycji powoduje dodanie kolejnej. Wyjście z trybu dodawania seryjnego następuje poprzez wycofanie się z nowo dodanej pozycji klawiszem <ESC> lub anulowanie formularza. Funkcję można również wywołać z menu kontekstowego pod prawym klawiszem myszy – opcja Dodaj seryjnie. <ALT +<ENTER> - edycja seryjna, w odróżnieniu od edycji pojedynczej <ENTER>, po zatwierdzeniu edytowanej pozycji powoduje podniesienie kolejnej pozycji z listy do edycji. Wyjście z trybu edycji seryjnej następuje poprzez wycofanie się z edycji pozycji klawiszem <ESC>. Funkcja dostępna jest tylko na listach typu EIP – edycja na liście (ang. edit in place – EIP) np. na formularzu zapisu księgowego, na formularzu bilansu otwarcia księgowego, na formularzach kwot dodatkowych, na Fakturze Sprzedaży lub innym dokumencie handlowym/magazynowym z włączoną opcją Dodawanie pozycji na dokumencie: edycja na liście (opcja w menu System/Konfiguracja/Handel/Parametry). Obsługa formularzy: <CTRL>+<ENTER> – zapis edytowanego formularza, niezależnie od tego, w jakim polu znajduje się kursor <SHIFT>+

lub <CTRL>+<SHIFT>+<ENTER> - zapisywanie formularzy bez zamykania.

<ENTER> – gdy, kursor znajduje się w polach tekstowych, wielolinijkowych, wówczas <ENTER> przechodzi do kolejnej linii, w przeciwnym wypadku zapisuje edytowany formularz <CTRL>+<O> – otwieranie listy Kwot dodatkowych Operacje na pozycjach na formularzu: <SHIFT>+<INSERT> – z dowolnego miejsca na formularzu przechodzi na listę pozycji i dodaje nową pozycję <SHIFT> + <DELETE> - z dowolnego miejsca na formularzu przechodzi na listę pozycji i usuwa podświetloną pozycję <SHIFT>+<ENTER> – z dowolnego miejsca na formularzu przechodzi na listę pozycji i edytuje podświetloną pozycję. Skróty klawiaturowe z <CTRL> <CTRL>+<B>

Banki

<CTRL>+<D>

Zapisy księgowe

<CTRL>+<E>

KPIR

<CTRL>+<F>

Faktury

<CTRL>+<G>

Paragony

<CTRL>+<H>

Preliminarz

<CTRL>+<I>

Cennik

<CTRL>+<J>

Rejestry VAT

<CTRL>+<K>

Kontrahenci

<CTRL>+<L>

Wypłaty pracowników

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

10

Wersja 2014.0.1


<CTRL>+<M>

Magazyny

<CTRL>+<N>

Plan kont

<CTRL>+<S>

Obroty i salda

<CTRL>+<P>

Wydruk domyślny (standard)

<CTRL>+<SHIFT>+<R>

Rozliczenia podmiotu

<CTRL>+<T>

Kategorie

<CTRL>+<U>

Urzędy

<CTRL>+<W>

Właściciele

<CTRL>+<Y>

Pracownicy

<CTRL>+<SHIFT>+<Z>

Zapisy KB

Skróty z klawiszami funkcyjnymi <F1>

Pomoc

<F2>

Wydruk domyślny na drukarkę domyślną (też <CTRL>+<P>)

<ALT>

<F2>

Menu wydruków

<CTRL>

<F2>

Drzewo wydruków

<F3>

Wydruk do mail

<ALT>

<F3>

Menu wydruków do maila

<CTRL>

<F3>

Drzewo wydruków

<ALT>

<F4>

Zamyka program

<CTRL>

<F4>

Zamyka okno

<F5>

Odświeżenie

<F8>

Księgowanie do rejestrów VAT

<F8>

Wykonanie akcji z ikoną pioruna

<F9>

Odświeżenie konfiguracji

<F9>

Otwiera konfigurację

<F10>

Wywołuje skróty na wstążce menu

<F10>

Menu kontekstowe

<F11>

Logowanie

<F12>

Wykres domyślny

<ALT>

<F12>

Menu wykresów

<CTRL>

<F12>

Drzewo wykresów

<CTRL> <SHIFT>

1.1.3

Praca z oknami

Otwieranie okien Otwieranie okna wiąże się zazwyczaj z wywołaniem określonej funkcji programu. Zatem, aby otworzyć dane okno, musimy wybrać interesującą nas funkcję z menu programu bądź z listy dostępnych przycisków (skrótów). Zamykanie okien Zamykanie okien odbywać się może na wiele sposobów: 

Można kliknąć przycisk

Można nacisnąć kombinację klawiszy <CTRL>+<F4>

Inną możliwością zamknięcia aktywnego okienka jest kliknięcie w lewym górnym rogu okna i wywołanie funkcji Zamknij.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

w prawym górnym rogu

11

Wersja 2014.0.1


Wybór możliwości zamknięcia okna zależy, więc od preferencji i wygody Użytkownika. Jeżeli chodzi o wyjście z programu to również może być ono realizowane na kilka sposobów: 

Kliknięcie w prawym górnym rogu programu

Użycie kombinacji klawiszy <ALT>+<F4>

Kliknięcie w lewym górnym rogu programu i wywołanie funkcji Zamknij

Wybranie funkcji Koniec Pracy z menu System. Uwaga: Nie zawsze istnieje możliwość wyjścia z programu, bądź zamknięcia okna w sposób opisany powyżej. Często należy potwierdzić zapisanie lub anulowanie przeprowadzonych zmian, bez wykonania tych czynności nie zakończymy pracy programu.

1.1.4

Przyciski

1.1.4.1 Przyciski podstawowe Podstawowe przyciski, powtarzające się na każdej liście to: - Dodaj – powoduje dodanie nowego elementu do listy i otwiera formularz służący do wypełnienia wartości nowej pozycji. Przycisk Dodaj wciśnięty równocześnie z <CTRL> (lub klawisze <CTRL>+<INSERT>) powodują uruchomienie dodawania z kopiowaniem (nowo dodana pozycja jest kopią wcześniej podświetlonej pozycji na liście). Funkcja kopiowania działa na większości list w programie. - Usuń – powoduje skasowanie podświetlonej pozycji z listy (także poprzez wciśnięcie klawisza <DELETE>). - Zmień - otwiera z listy formularz z zawartością podświetlonej pozycji do zmiany lub podglądu. - Wybierz – przycisk widoczny tylko wówczas, jeżeli lista została otwarta, jako lista pomocnicza do wyboru, np. lista kontrahentów otwarta z formularza faktury. - Zamknij – zamyka okno programu. 1.1.4.2 Przyciski dodatkowe Pozostałe przyciski, których pojawienie się jest uzależnione od wyświetlanej listy. Są to m.in.: - Księgowanie – powoduje przeniesienie dokumentu do księgowości np. schematem księgowym. - Uruchom – przycisk znajduje się na tych oknach, na których możliwe jest uruchamianie jakiegoś procesu (np. renumeracja zapisów kasowych). Funkcje uruchamiane tym przyciskiem można również uruchomić klawiszem <F8>. - Import z pliku. - Eksport do pliku.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

12

Wersja 2014.0.1


1.1.4.3 Przyciski z rozwijanym menu

Przyciski z rozwijanym menu typu:

lub

obsługiwane są wg poniższej zasady:

Jeżeli przycisk jest podświetlony wówczas <SPACJA> (lub <ENTER>) wywołuje dostępną funkcję, zaś <STRZAŁKA w DÓŁ> lub <CTRL>+<SPACJA> wywołują rozwijane menu pod strzałką. Zasadę dotyczącą rozwijania menu pod strzałką stosuje się też do innych przycisków ze strzałką np. na liście faktur

sprzedaży:

.

1.1.4.4 Przyciski związane z paskiem zadań tzw. ikony kontekstowe Ikony kontekstowe to przyciski pojawiające się na pasku zadań w chwili wyświetlenia formularza lub listy. Ich zestaw może być różny w zależności od aktywnego okna: Podstawowe ikony kontekstowe to:

- Wydruk danych – <F2>przycisk uruchamia domyślny wydruk. Jeżeli opis pod przyciskiem Wydruk danych zostanie kliknięty lewym klawiszem myszy, wówczas zostanie rozwinięte menu dostępnych wydruków. Istnieje również możliwość wyboru funkcji Wydruk bieżącego widoku - funkcja umożliwia wydrukowanie aktualnie utworzonego widoku w programie z uwzględnieniem indywidualnego filtrowania, sortowania, grupowania itd. Funkcja wydruków została dokładnie opisana w podręczniku Comarch_ERP_Optima_Ogólne_i_Konfiguracja.

- Podgląd wydruku – <SHIFT>+<F2>, przycisk uruchamia podgląd domyślnego wydruku. Jeżeli opis pod przyciskiem Podgląd wydruku zostanie kliknięty lewym klawiszem myszy, wówczas zostanie rozwinięte menu dostępnych wydruków. Dodatkowo skrót <Alt>+<SHIFT>+<F2> rozwija listę wydruków pod ikoną Podgląd wydruku. Istnieje również możliwość wyboru funkcji Wydruk bieżącego widoku - funkcja umożliwia podgląd wydruku aktualnie utworzonego widoku w programie z uwzględnieniem indywidualnego filtrowania, sortowania, grupowania itd.

- Wyślij –<F3> wysyłanie wydruku do maila - należy zainstalować PDF Creator w wersji co najmniej 0.9.6. Aby podczas wysyłania wydruku podnosił się Adobe Reader należy w programie PDF Creator w menu Drukarka/ Opcje/ Autozapis zaznaczyć parametr Po autozapisie otwórz dokument w domyślnym programie. Jeżeli opis pod przyciskiem Wyślij zostanie kliknięty lewym klawiszem myszy, wówczas zostanie rozwinięte menu dostępnych wydruków. Dodatkowo skrót <Alt>+<F3> rozwija listę wydruków pod ikoną Wyślij. Seryjny E-mail bez wydruku – opcja dostępna jest na liście Kontrahentów, Pracowników, Banków, Urzędów, Właścicieli pod przyciskiem Wyślij. Funkcja może być przydatna np. w przypadku seryjnej wysyłki życzeń świątecznych czy innych powiadomień, niewymagających wydruku.

- Wyślij SMS – przycisk dostępny na formularzach i listach po zalogowaniu na moduł CRM. Umożliwia wysłanie wiadomości SMS. Szczegóły działania funkcji są dostępne w podręczniku do modułu CRM.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

13

Wersja 2014.0.1


- Analizy – jeśli Użytkownik posiada moduł Analizy, wówczas na listach, na których na pasku zadań znajdzie się ikona Analiz, istnieje możliwość wykonania wykresów na podstawie danych z listy. Jeśli do danej listy podpięty jest więcej niż jeden wykres, listę tych wykresów i możliwość wyboru otrzymamy po wciśnięciu rozwinięcia znajdującego się pod klawiszem uruchamiającym wykres. Więcej informacji na temat analiz i wykresów można znaleźć w podręczniku do modułu Analizy.

- - Funkcje dodatkowe <F11>. Po naciśnięciu rozwinięcia widocznego pod przyciskiem Funkcje dodatkowe oraz po użyciu klawiszy <ALT>+<F11> następuje rozwinięcie menu dostępnych funkcji dodatkowych. Szerszy opis funkcji znajduje się w podręcznikach do poszczególnych modułów, przy opisie konkretnych okien.

- Eksport do arkusza kalkulacyjnego – powoduje przeniesienie zawartości bieżącej listy do arkusza kalkulacyjnego. Eksportowana jest zawartość wszystkich widocznych kolumn (kolumny można dodawać lub usuwać wg standardów opisanych w rozdziale Kolumny na listach oraz menu kontekstowe). Program umożliwia eksport do arkusza widoku bieżącego lub samych danych. W widoku bieżącym eksportowany jest aktualnie utworzony widok danej listy w programie (uwzględniane są grupowania, sortowania itp.) Plik zapisywany jest na dysku w formacie *.xls i może być otwarty dowolnym programem obsługującym ten format. Nie jest konieczna instalacja programu do obsługi arkusza kalkulacyjnego aby wyeksportować plik w formacie *.xls. Po naciśnięciu rozwinięcia opcji eksportu danych:

widocznego pod przyciskiem Eksport istnieje możliwość wyboru następujących

Eksportuj bieżący widok do pliku – funkcja umożliwia eksport aktualnie utworzonego widoku danej listy w programie (uwzględniane są grupowania, sortowania itp.) do pliku w formacie: MS Excel, PDF, RTF, HTML. Eksportuj tylko dane do pliku MS Excel – dane wyświetlane na liście są eksportowane do pliku MS Excel. Eksportuj tylko zaznaczone dane do pliku MS Excel – dane zaznaczone na liście są eksportowane do pliku MS Excel. Eksportuj tylko dane do Schowka – po wykonaniu eksportu danych do Schowka można je wkleić <CTRL>+<V> np. do aktualnie otwartego arkusza MS Excel. Eksportuj tylko zaznaczone dane do Schowka – dane zaznaczone na liście są eksportowane do Schowka. Na wstążce w menu Widok znajduje się przycisk Otwieranie wyeksportowanych plików. Użytkownik ma do wyboru trzy opcje: otwieraj, nie otwieraj i pytaj. Domyślnie podpowiada się opcja Pytaj. Po eksporcie danych program zapyta: Czy otworzyć wyeksportowany plik? Gdy Użytkownik odpowie twierdząco zostanie automatycznie otwarty plik w domyślnym programie. Aby ułatwić sobie pracę Użytkownik może zaznaczyć parametr Zapamiętaj odpowiedz i nie pokazuj więcej.

1.1.5

Kalendarz, kalkulator

Kalendarz – na polach edycji zawierających datę możliwe jest wyświetlenie pomocniczego kalendarza, poprzez wciśnięcie strzałki z lewej strony pola z datą: . Wybór daty staje się bardzo prosty. Wystarczy kliknąć na dniu, który ma być umieszczony w polu data. Narzędzie to może usprawnić procesy związane z uzupełnieniem dat. Nie ma bowiem potrzeby wpisywania całego formatu daty (dzień – miesiąc – rok).

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

14

Wersja 2014.0.1


Rys. Kalendarz Ponadto Kalendarz w polu z datą można wywołać przez menu kontekstowe lub skrót klawiaturowy: <ALT>+<STRZAŁKA w DÓŁ>. Dodatkowo w polach z zakresem dat OD – DO w menu kontekstowym można skorzystać z funkcji: Dzisiaj, Ten tydzień, Ten miesiąc oraz Ten rok. W polach z zakresem dat kalendarz posiada funkcję Wyczyść, dzięki której można całkowicie usunąć datę z pola np. wyczyszczenie daty pierwszej w polu z zakresem dat będzie odfiltrowywało dokumenty na liście od nieskończoności do konkretnej wskazanej daty. Kalkulator - dostępny jest w programie dla pól typu liczbowego. W polach tych Użytkownik ma możliwość wywoływania kalkulatora z poziomu menu kontekstowego dostępnego pod prawym klawiszem myszy.

Rys. Kalkulator Kalkulator pozwala na wykonanie wyliczeń i przeniesienie wyniku do pola za pomocą klawisza akceptującego wynik .

1.2

Standardy na listach

1.2.1

Przewijanie list

Lista często nie mieści się na otwartym oknie – zarówno w pionie (lista zawiera więcej pozycji, niż może być wyświetlonych na liście) jak i w poziomie (lista zawiera zbyt wiele kolumn, aby je zmieścić w oknie albo szerokość kolumn jest zbyt duża/ szerokość okna zbyt mała). Do przewijania listy służą: 

Pionowy pasek przewijania - umieszczony z prawej strony listy, służy do przewijania listy w pionie. Przewijanie list w pionie jest obsługiwane przez przyciski , PageUp, PageDown oraz scroll myszy. Za pomocą klawiszy <CTRL>+<HOME> oraz <CTRL>+<END> Użytkownik ma możliwość przejścia na pierwszy oraz ostatni rekord na liście.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

15

Wersja 2014.0.1


1.2.2

Poziomy pasek przewijania - umieszczony pod listą, służy do przewijania listy w poziomie, w celu uwidocznienia schowanych kolumn. Przesuwanie list w poziomie jest obsługiwane przez przyciski , Home, End oraz za pomocą klawiszy: <STRZAŁKA w LEWO> i <STRZAŁKA w PRAWO>.

Kolumny na listach oraz menu kontekstowe

Kolumny na listach można przestawiać metodą „przeciągnij i upuść”. Dowolną kolumnę można przeciągnąć i przenieść myszą w inne miejsce:

Rys. Przemieszczanie kolumn Pod prawym przyciskiem myszy w sekcji kolumn są dostępne opcje: sortowania, grupowania, usuwania, autodopasowania kolumn oraz przywracania układu domyślnego:

Rys. Menu kontekstowe w nagłówku kolumny Podczas wczytywania listy do bazy wysyłane jest tylko zapytanie o kolumny, które są widoczne na liście – usuwając kolumny niepotrzebne przyspieszymy działanie danej listy, zwłaszcza w przypadku pracy wielostanowiskowej.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

16

Wersja 2014.0.1


Usunięte kolumny widoczne są w oknie wyboru kolumn i można je z powrotem przeciągnąć na listę:

Rys. Wybór kolumn Na większości list dostępne jest tzw. menu kontekstowe, uruchamiane przez kliknięcie prawym klawiszem myszy na liście. Menu kontekstowe zawiera zwykle do wyboru opcje dostępne również poprzez przyciski na listach, takie jak Dodaj, Dodaj seryjnie, Zmień, Usuń. Możliwe jest również kopiowanie wiersza listy lub konkretnej komórki. Dla wybranych list znajdują się tam funkcje o charakterze specjalnym, które nie są dostępne w żaden inny sposób (np. anulowanie faktury, odblokowanie deklaracji).

Rys. Menu kontekstowe dla list

1.2.3

Sortowanie na listach

Sortowanie po kolumnie działa poprzez klikniecie w nagłówek kolumny lub poprzez wybór opcji z menu kontekstowego:

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

17

Wersja 2014.0.1


Możliwe jest sortowanie jednocześnie po kilku kolumnach. Aby posortować po kolejnych kolumnach należy wykonać sortowanie z równoczesnym wciśnięciem klawisza <SHIFT>. Sortowanie jest możliwe na wszystkich listach oraz na listach wewnątrz formularzy. Poniżej przykład listy odbiorców na formularzu kontrahenta posortowanej wg miasta malejąco oraz listy przedstawicieli posortowanej wg tytułu rosnąco.

Rys. Formularz kontrahenta - sortowanie

1.2.4

Grupowanie po kolumnach

Domyślnie na większości list włączony jest panel grupowania (Pokaż pole grupowania). Na listach dla formularzy dostępne są również opcje grupowania (opcje widoczne w menu kontekstowym). Grupowanie po kolumnach wywołujemy poprzez wybór z menu kontekstowego opcji Grupuj według tej kolumny lub poprzez przeciągnięcie kolumny, po której chcemy grupować do panelu grupowania.

Rys. Grupowanie po kodzie dostawcy na liście pozycji cennikowych. Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

18

Wersja 2014.0.1


Grupowanie można wykonywać po wielu kolumnach.

Rys. Grupowanie po kodzie dostawcy oraz jednostce miary na liście pozycji cennikowych.

1.2.5

Wiersz sum – agregacje dla kolumn

Na listach w programie domyślnie włączona jest opcja sumowania (Pokaż wiersz sum). Dla pierwszej domyślnej kolumny załączone jest sumowanie typu: Licznik.

Rys. Agregacja typu Licznik Pod prawym klawiszem myszy na liście lub w wierszu sum, (jeśli jest włączony) dostępna jest opcja Pokaż wiersz sum (menu kontekstowe zostało opisane szerzej w rozdziale Kolumny na listach oraz menu kontekstowe). Włączając/wyłączając tą opcję można pokazać lub ukryć wiersz sum. Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

19

Wersja 2014.0.1


Na włączonym wierszu sum, pod prawym klawiszem myszy znajdują się opcje do wyboru:

Rys. Menu kontekstowe – agregacje Po najechaniu myszką na obszar wiersza sum, na którym można włączyć agregację dla danej kolumny, wyświetla się podpowiedź: „Kliknij prawym klawiszem myszy, aby podsumować kolumnę”. Użytkownik programu ma możliwość załączenia dowolnej agregacji typu: suma, minimum, maksimum, licznik, średnia, brak (wyłączenie agregowania) dla poszczególnych kolumn. Agregacje mogą dotyczyć wszystkich elementów z kolumny lub tylko zaznaczonych (Agreguj tylko zaznaczone). W praktyce możliwe jest wykorzystywanie na liście kilku agregacji różnych typów dla poszczególnych kolumn np. sumę dla kolumny „Cena” i maksimum dla kolumny „Wartość-PLN”:

Jeśli dla listy zdefiniujemy warunki grupowania, agregacje mogą być wyświetlane dla poszczególnych podgrup (Pokaż wiersze sum dla grup).

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

20

Wersja 2014.0.1


Rys. Agregacja dla podgrup

1.2.6

Powiększony widok listy <F6>

Po wybraniu klawisza <F6> na listach jest dostępna opcja powiększenia widoku. W takim widoku w oknie znajduje się tylko powiększona lista dokumentów wraz z wierszem sum. Powrót do standardowego widoku następuje również po wybraniu klawisza <F6>.

1.2.7

Zaznaczanie rekordów na liście

Na listach, na których możliwe jest uruchamianie operacji seryjnych (np. wydruki, eksport przelewów, rozliczanie zapisów), pozycje podlegające takiemu seryjnemu przetwarzaniu należy uprzednio zaznaczyć na liście. Zaznaczenia dokonujemy myszą lub poprzez: 

Menu kontekstowe – wybór odpowiedniej opcji z menu

Ustawienie kursora na wybranej pozycji i wciśnięcie klawisza <SPACJA> – powoduje zaznaczenie pojedynczej pozycji

Równocześnie dostępne są opcje: 

zaznacz wszystkie (lub <CTRL>+<A>) – zaznacza wszystkie pozycje na liście

odwróć wszystkie (lub <CTRL>+<R>) – odwraca zaznaczenia

odznacz wszystkie (lub <CTRL>+<O>) – odznacza wszystkie wcześniej zaznaczone pozycje.

Zaznaczone pozycje są wyróżnione poprzez znaczek z lewej strony listy.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

21

Wersja 2014.0.1


Rys. Zaznaczone pozycje na liście faktur Bez zaznaczenia wywołanie operacji seryjnej zaznacza aktualny rekord i wykonuje operację.

1.2.8

Filtrowanie

Filtr jest narzędziem wspomagającym przeszukiwanie list. W wielu miejscach systemu pojawiają się różnego rodzaju listy, do których można stosować filtry. Filtrowanie listy powoduje zawężenie ilości elementów wyświetlanych na liście do takich, które spełniają warunki filtra. W programie występuje kilka możliwości filtrowania: 

Wiersz filtra – filtr w nagłówku listy

Panel filtra prostego

Panel filtra zaawansowanego

1.2.8.1 Filtrowanie – filtr w nagłówku listy (wiersz filtra) oraz lokator na liście Na listach w pierwszym rekordzie jest dostępny wiersz filtra. Pod każdym nagłówkiem kolumny można wpisać fragment, po którym chcemy wyszukać rekordy w odniesieniu do wartości wyświetlanych w danej kolumnie. Filtr w nagłówku listy zawęża wyświetlane pozycje, wyszukując według wyrażeń zawierających wpisany ciąg znaków.

Rys. Wiersz filtra – przykład filtrowania jednocześnie po kodzie i mieście

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

22

Wersja 2014.0.1


Dla wartości o formacie daty wiersz filtra podpowiada kalendarz:

Dla poszczególnych kolumn przechowujących wartości ograniczone (typy, statusy itp.) udostępnione są listy wyboru:

Dla list z kolumną zaznaczeń nad tą kolumną dostępny jest przycisk czyszczenia filtra, na pozostałych listach czyszczenie filtra można wykonać opcją z menu kontekstowego:

Rys. Czyszczenie filtra

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

23

Wersja 2014.0.1


Lokator System umożliwia, po wykonaniu operacji sortowania w kolumnie, wykorzystanie funkcji lokatora. Aby działał lokator na liście np. w kolumnie kod, należy włączyć sortowanie tej kolumny, następnie wpisać z klawiatury początek kodu poszukiwanego kontrahenta, wówczas kursor ustawi się na żądanym kontrahencie. Lokator wyszukuje według początku słowa („zaczyna się od...”). 1.2.8.2 Filtrowanie proste (panel filtra) Po otwarciu danej listy w dolnej części okna umiejscowiony jest panel filtrowania. Przy pierwszym otwarciu widoczny jest tylko filtr prosty oraz kilka podstawowych pól do filtrowania listy, które w istotny sposób wpływają na zawartość listy. W panelu Użytkownik ma możliwość wyboru zdefiniowanych warunków filtrowania.

Rys. Lista zapisów kasowo/bankowych– zwinięty panel filtrowania Pozostałe pola do filtrowania dostępne są po rozwinięciu panelu przyciskiem (Kliknij, aby rozwinąć filtr zaawansowany). Filtr można zwinąć przez „Kliknij, aby zwinąć filtr zaawansowany”. Pojedyncze kliknięcie rozwija lub zwija menu filtra zaawansowanego. Jeżeli filtr został zmieniony – wyświetla się napis „Filtr aktywny”.

Rys. Lista zapisów kasowo/bankowych – rozwinięty panel filtrowania Po wyfiltrowaniu danych na belce z opisem Filtr pokazuje się dodatkowy opis „aktywny”, co oznacza, że lista jest wyfiltrowana i nie zawiera wszystkich danych. 1.2.8.3 Panel filtra zaawansowanego Panel filtrowania zaawansowanego widoczny na listach, pod panelem prostego filtrowania:

Rys. Panel filtra zaawansowanego Po prawej stronie wiersza filtra znajdują się przyciski do włączania i wyłączania działania filtra Wyczyść filtr oraz przycisk do tworzenia warunków filtrujących filtra zaawansowanego -

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

24

Filtruj,

Konstruktor filtra.

Wersja 2014.0.1


Jeżeli pinezka (widoczna obok ikony filtrowania – lejka) jest: 

wyłączona – wówczas po zmianie filtrowania na ikonie lejka pojawia się znak zapytania i dopiero po jego kliknięciu uruchomione zostanie filtrowanie. Ten tryb pracy jest efektywniejszy gdy lista zwiera bardzo dużo pozycji. Można wtedy najpierw ustawić wszystkie parametry filtrowania, a dopiero na końcu uruchomić samo przefiltrowanie listy.

włączona

– wszystkie zmiany filtrowania wykonywane są na bieżąco i od razu widoczne są na liście.

W pole filtra można wpisać dowolne wyrażenie filtrujące, można też uruchomić konstruktor filtra. W konstruktorze filtra mamy możliwość konstrukcji filtra prostego (zakładka „Ogólne”) lub zaawansowanego (zakładka „Zaawansowane”) z użyciem zapytań w języku SQL. Więcej informacji na temat panelu filtra zaawansowanego znajdą Państwo w podręczniku Comarch ERP_Optima_Ogólne_i_Konfiguracja. 1.2.8.4 Zapamiętywanie ustawień filtra oraz odświeżanie listy Po zamknięciu listy zapamiętywanie ustawień filtra jest realizowane wg poniższych zasad: 

zapamiętywane jest czy panel dodatkowy był zwinięty/rozwinięty,

zapamiętywane jest czy pinezka była włączona/wyłączona,

zapamiętywane są ustawienia pól z panelu podstawowego i rozwijanego,

lista otwiera się wyfiltrowana wg zapamiętanych filtrów.

Ponadto przy pierwszym uruchomieniu listy pinezka jest włączona, a dostępna opcja Wyczyść filtr na liście oraz Reset ustawień okien przywraca ustawienia domyślne dla filtrów panelu podstawowego i rozwijanego. Odświeżanie listy odbywa się przy każdorazowym użyciu lejka w dowolnym miejscu na liście.

1.3 1.3.1

lub

oraz poprzez wciśnięcie <F5>

Standardy na formularzach Rodzaje pól na formularzach

1.3.1.1 Listy rozwijane Dla wielu kontrolek typu: Kategoria, Kontrahent, Pracownik itp. dostępna jest lista rozwijana (drop down) pozwalająca w szybki sposób na wyszukanie i podstawienie na formularz odpowiedniej wartości.

Rys. Lista rozwijana dla pola Kontrahent Rozpoczęcie edycji w polu listy rozwijanej powoduje rozwinięcie uproszczonej listy pomocniczej zawężonej do pozycji, które zawierają wpisywany ciąg znaków. Kliknięcie w „strzałkę” znajdującą się po prawej stronie pola, rozwija listę pomocniczą z widocznymi pozycjami spełniającymi kryteria szukania. Jeżeli pole jest puste (nic jeszcze nie wpisano), to rozwinięta jest pełna lista z możliwością przewijania rekordów. Dodatkowo listę można otworzyć Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

25

Wersja 2014.0.1


za pomocą skrótu klawiaturowego <CTRL>+<SPACJA> oraz strzałki w dół, słownik zaś który jest związany z daną listą można otworzyć kombinacją klawiszy <ALT>+<STRZAŁKA w GÓRĘ>. 1.3.1.2 Rodzaje pól na formularzach Najczęściej spotykane elementy formularzy to: Przyciski - służą do natychmiastowego rozpoczęcia procesu. Ich funkcja jest podpisana na przycisku lub jest wyświetlana przy wskazaniu kursorem myszy. Przyciski niedostępne w danej chwili są wyszarzone. Pola edycji - korzystamy z nich w celu wpisania tekstu z klawiatury. W polu tym może już znajdować się tekst, który następnie możemy zmienić. Listy wywoływane z formularza - okno typu lista w trybie do wyboru, zawierające spis elementów można wywołać naciskając odpowiedni przycisk np. Kontrahent - poskutkuje otworzeniem listy kontrahentów w trybie do wyboru. Rozwijane listy pomocnicze – znajdują się w polach, w których są rozwijane i zawierają listę możliwych do wyboru dla danego pola wartości (ang. drop-down). Przyciski opcji - w przypadku wystąpienia kilku opcji jedynie jedna opcja może być włączona. Przycisk taki reprezentuje więc opcje wykluczające (ang. radio). Pola wyboru – określa, czy dana opcja ma być włączona czy wyłączona. Pola te działają niezależnie, co oznacza, że włączenie jednego pola nie wyklucza włączenia innego. Wybór takiego pola jest potwierdzony poprzez jego zaznaczenie (ang. check-box). W menu kontekstowym pod prawym klawiszem myszy, w zależności od typu pola dostępne są różnego rodzaju dodatkowe opcje np. możliwość skopiowania zawartości pola. Kopiować można również zawartość pól niedostępnych do edycji (wyszarzonych) wykorzystując opcję Kopiuj z menu kontekstowego lub skrót klawiszy: <CTRL>+<C>.

Rys. Przykład formularza

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

26

Wersja 2014.0.1


Przyciski na formularzach 1.3.1.3 Przyciski na formularzach Typowe przyciski na formularzach to: - Zapisz – powoduje zamknięcie okna i zapisanie dokonanych zmian. Zapisu można dokonać również przez wciśnięcie klawisza <ENTER> lub <CTRL>+<ENTER>. - Zamknij – zamyka okno bez zapisywania zmian (można uruchomić klawiszem <ESC>). Inne przyciski formularzy - Przelicz – znajdują się na niektórych formularzach (uruchamiane również przez klawisz <F8>).

1.3.2

Dynamiczne panele na formularzach

Na większości formularzy istnieje możliwość zwijania paneli, które nie są istotne dla Użytkownika – ustawienia są pamiętane po ponownym otworzeniu okna dla poszczególnych operatorów.

Rys. Dynamiczne panele na formularzu

1.3.3

Błędy i ostrzeżenia

Na formularzach istnieją pola, które Użytkownik musi bezwzględnie uzupełnić prawidłową wartością przed zapisaniem formularza (pola wymagane, pola walidowane np. NIP, IBAN), dlatego też wprowadzono funkcję ostrzegania i informowania o błędach na formularzu: 

Ostrzeżenia dotyczące pól na formularzach oznaczane są żółtym trójkątem z wykrzyknikiem:

Błędy dotyczące pól na formularzach oznaczane są czerwoną ikoną z krzyżykiem:

Treść błędu wyświetla się po najechaniu myszą na ikonę.

.

.

W trakcie dodawania nowego formularza, w polach wymaganych pojawia się ikona ostrzeżenia najczęściej z komunikatem „Pole nie może być puste”. Jeżeli Użytkownik opuści takie pole i go nie wypełni/poprawi, pomimo że jest to wymagane – ostrzeżenie zmieni się na błąd. Dopóki Użytkownik nie wypełni/poprawi wartości w polu jest czerwona ikonka błędu uniemożliwiająca zapisanie formularza – kursor ustawi się w pierwszym polu oznaczonym jako błędne. Pod prawym klawiszem myszy dla pól oznaczonych ikonami błędów i ostrzeżeń dostępna jest opcja Kopiuj tekst błędu, dzięki której można skopiować treść błędu lub ostrzeżenia.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

27

Wersja 2014.0.1


1.3.4

Nawigacja edycji – Edytuj poprzedni, Edytuj następny

W programie Comarch ERP Optima istnieje możliwość przechodzenia pomiędzy otwartymi formularzami za pomocą przycisków

Edytuj poprzedni (lub klawisze <CTRL>+<,>). Edytuj następny dostępne na wstążce w grupie Nawigacja edycji.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

28

(lub klawisze<CTRL>+<.>)

Wersja 2014.0.1


2 Moduł Kasa/Bank – informacje ogólne Sprawnie zarządzana firma to taka, której kadra zarządzająca ma w każdej chwili dostęp do aktualnych informacji na temat kondycji finansowej firmy, rzeczywistych źródeł uzyskiwanych przychodów, ponoszonych kosztów (może niektóre da się zmniejszyć?) czy stanu bieżących należności i zobowiązań. Dlatego system Comarch ERP Optima wyposażony został w moduł Kasa/Bank, którego zadaniem jest nie tylko prosta ewidencja wydatków i wpływów. Korzystając z tego modułu można między innymi znaleźć odpowiedzi na pytania: 

Jak wygląda przepływ środków pieniężnych w firmie? Odpowiedź może dotyczyć zarówno przeszłości – to raporty z dokonanych już zapisów kasowych/bankowych, jak i przyszłości – to analiza planowanych wpływów i wydatków.

Jak wygląda Preliminarz naszych płatności? Do Preliminarza trafiają zarówno planowane terminy spłat należności przez naszych kontrahentów i spłaty naszych zobowiązań, daty płatności podatków (np. zaakceptowane do realizacji deklaracje VAT), zatwierdzone listy płac, planowany wpływ odsetek z lokat bankowych, daty spłat kolejnych rat kredytów czy miesięczne płatności za energię, telefony, itd. Preliminarz płatności pozwala, więc przewidzieć przychody i wydatki w nadchodzącym czasie i na tej podstawie podjąć odpowiednie decyzje finansowe.

Jak wyglądają rozliczenia z dłużnikami i wierzycielami? To wykonywane w różnych przekrojach zestawienia niezrealizowanych płatności, listy największych dłużników i wierzycieli, zaległości wg typów dokumentów itd.

Co tak naprawdę przynosi nam zysk? W co inwestujemy? Co i dlaczego nas tak dużo kosztuje? – z każdym zapisem kasowym/bankowym skojarzona jest kategoria, której zapis dotyczy. Każdy zapis niesie, więc w sobie informację, jakiego rodzaju kosztu dotyczy lub jakiego typu przychód zwiększa nasze zyski. Na tej podstawie można wykonać bardzo pomocne zestawienia pokazujące rozkład kosztów i przychodów w firmie.

Funkcjonalność modułu Kasa/Bank obejmuje również: 

Rozliczenia ze wszelkimi podmiotami prawnymi – kontrahentami i urzędami, a także z pracownikami,

Bankowość elektroniczną – a więc komunikację z systemami typu Home-Banking obejmującą zlecanie wykonania operacji do banku (przelewy wychodzące) oraz import zrealizowanych przelewów z pliku dostarczonego przez bank

Słownik banków, który można uzupełnić ręcznie lub importując informacje o wszystkich bankach w Polsce z plików dostarczanych przez Krajową Izbę Rozliczeniową (KIR).

Słownik urzędów (US, ZUS...), który raz uzupełniony jest dostępny ze wszystkich pozostałych modułów systemu Comarch ERP Optima.

Inne słowniki – kontrahenci, pracownicy, wspólnicy, banki, urzędy, kategorie, formy płatności...

Definiowalne schematy numeracji dokumentów

Import części danych z programów serii Comarch ERP Klasyka – np. lista kontrahentów, wspólników, rejestry VAT, listy płac, ewidencja samochodów, spis z natury...

Moduł Kasa/Bank ze swoją funkcjonalnością i zawartymi w nim ewidencjami zawiera, więc kompletne dane o ruchu środków pieniężnych w przedsiębiorstwie. Kompletność danych pozwala nie tylko na bieżące analizy wpływów i wydatków, ale również na generowanie precyzyjnych prognoz dotyczących przepływu środków pieniężnych. Takie prognozy stanowić mogą bardzo mocny instrument w rękach planistów, menedżerów i właścicieli firm, pozwalając skutecznie i z dużym wyprzedzeniem planować krótkofalową i długofalową strategię finansową. Uwaga: Program Comarch ERP Optima umożliwia Użytkownikom korzystanie z modułu Kasa/Bank Plus, który w porównaniu do modułu Kasa/Bank daje dodatkowo możliwość obsługi magazynu walut oraz zaawansowanych blokad do rejestrów kasowych /bakowych. Wszystkie informacje o module Kasa/Bank dotyczą również modułu Kasa/Bank Plus

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

29

Wersja 2014.0.1


2.1

Moduł Kasa/Bank w systemie Comarch ERP Optima

Ponieważ zadaniem modułu Kasa/Bank jest ujęcie wszelkich zagadnień związanych z przepływem środków pieniężnych w firmie – oznacza to, że musi on gromadzić również informacje pochodzące z innych modułów systemu Comarch ERP Optima. Innymi słowy moduł Kasa/Bank musi „wiedzieć” o każdym zdarzeniu finansowym, które ma miejsce w przedsiębiorstwie. Tylko wtedy jest w stanie zarządzać finansami i generować kompletny obraz finansowy firmy (stan przeszły, bieżący i prognozy). Informacje gromadzone w module Kasa/Bank mogą pochodzić z: 

modułu fakturującego. Wystawienie każdej transakcji z kontrahentem jest związane z płatnością. Może to być natychmiast realizowana płatność gotówką, czekiem czy kartą kredytową – wtedy odpowiedni zapis pojawi się w rejestrze kasowym, lub płatność odroczona – wtedy informacja o planowanej zapłacie (np. przelewem) trafi do Preliminarza planowanych płatności.

modułów naliczających podatki. Zatwierdzone do realizacji deklaracje podatkowe (np. VAT, PIT-36 czy CIT-8...) również zapisane zostaną w pierwszej kolejności do Preliminarza płatności, a w chwili ich realizacji przeniesione do zapisów w odpowiednich rejestrach kasowych/bankowych.

modułu płacowego. Zatwierdzone do wypłaty listy płac, najpierw trafią do Preliminarza planowanych płatności, a w chwili ich realizacji zostaną zapisane w odpowiednich rejestrach kasowych/bankowych. To samo dotyczy zaliczek na poczet pensji czy wypłat wszelkich dodatkowych świadczeń dla pracowników.

Płace

Faktury

Dane z modułów zewnętrznych

Podatki

Raporty Jądro modułu Kasa / Bank

Ile?

Rachunki bankowe Kasy gotówkowe

Banki

Skonsolidowany raport przepływu środków finansowych Kiedy? Kalendarz płatności + home - banking

Rozliczenia i rozrachunki

Kto?

Raporty kasowo / bankowe

Dłużnicy i wierzyciele

Oczywiście w samym module Kasa/Bank można bezpośrednio wprowadzać zapisy i mogą to być między innymi: 

wszelkie operacje finansowe, które nie są związane z transakcjami wykonywanymi w innych modułach. Np. bezpośrednie wypłaty/wpłaty gotówki do kasy, spłaty rat kredytów czy naliczone odsetki od lokat bankowych, zasilanie rachunków bankowych, przelewy między własnymi rachunkami bankowymi itd.

rozliczenia niezapłaconych transakcji, dokumentów

planowane wydatki i wpływy zapisywane bezpośrednio do Preliminarza planowanych płatności

Jeszcze jednym sposobem wprowadzania danych do tego modułu jest import danych z aplikacji/plików zewnętrznych: 

HOME BANKING, czyli możliwość eksportu przygotowanych przelewów do aplikacji komunikujących się z bankiem i importu wyciągów bankowych.

import i aktualizacja listy banków z plików udostępnianych przez Krajową Izbę Rozliczeniową (KIR)

Na podstawie danych zgromadzonych w module Kasa/Bank można wykonać szereg zestawień i raportów obrazujących w różnych przekrojach kondycję finansową firmy. Są to między innymi: 

kalendarz planowanych płatności

zestawienia dłużników i wierzycieli

raport wpływów i wydatków wg kategorii przychodów i kosztów.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

30

Wersja 2014.0.1


2.2

Organizacja modułu Kasa/Bank

2.2.1

Rejestry kasowe/bankowe

Każda firma prowadząca działalność gospodarczą rozlicza się ze swoimi kontrahentami, pracownikami i urzędami. Rozliczenia mogą odbywać się na bieżąco - w gotówce, czekami czy kartami płatniczymi lub za pośrednictwem banku (przelewy). Dla rozliczeń gotówkowych prowadzona jest kasa gotówkowa (w większych organizacjach – kilka kas). Dla rozliczeń za pośrednictwem banku prowadzone są firmowe rachunki bankowe (konta w banku). Ich również każda firma może posiadać wiele (rachunek bieżący, lokaty, rachunki w różnych bankach...). Płatności dokonywane firmową kartą płatniczą są związane z określonym bankiem (to bank wydaje karty). Często są, ale nie muszą być związane z określonym rachunkiem bankowym. Dlatego przypadek firmowej karty płatniczej może być potraktowany w Comarch ERP Optima, jako oddzielny rejestr płatności dokonywanych tą kartą. Odpowiednikiem kas gotówkowych i poszczególnych rachunków bankowych w Comarch ERP Optima są rejestry kasowe/bankowe. Każdej kasie (najczęściej jest tylko jedna), każdemu rachunkowi w banku i każdej firmowej karcie płatniczej powinien odpowiadać jeden rejestr. Przykład Jeśli firma prowadzi jedną kasę gotówkową oraz posiada rachunek bieżący w banku PKO BP S.A. i kartę płatniczą wydaną przez Bank Przemysłowo-Handlowy S.A. (BPH) - moduł Kasa/Bank powinien składać się z trzech rejestrów kasowo – bankowych.

MODUŁ Kasa/Bank

Rejestr: Kasa gotówkowa (KG)

Rejestr: Rachunek w PKO BBBS.A. (PKO)

Rejestr: Karta w BPH (BPH)

Zadaniem każdego z rejestrów jest prowadzenie bieżącej ewidencji wpływów i wydatków w kasie, na rachunku bankowym i zapisów związanych z kartą płatniczą. Otwierając rejestr należy pamiętać o wprowadzeniu Salda B.O. – stanu początkowego gotówki w kasie lub środków na rachunku bankowym.

2.2.2

Raporty kasowe/bankowe

Każdy z rejestrów podzielony jest na raporty kasowe/bankowe. Raport może obejmować zapisy za dzień, tydzień, dekadę (10 dni), miesiąc lub za inny, dowolny okres. Numeracja raportów może być ciągła w obrębie roku kalendarzowego, roku obrachunkowego lub w obrębie poszczególnych miesięcy. Dla każdego z raportów musi być określona data otwarcia i zamknięcia. Każdy raport składa się z: 

bilansu otwarcia – stanu kasy lub konta w chwili otwierania raportu. Dla pierwszego raportu w rejestrze jest to Saldo B.O całego rejestru. Dla kolejnych raportów bilans otwarcia jest równy bilansowi zamknięcia poprzedzającego raportu.

zapisów kasowych/bankowych – przychody (wpłaty) i rozchody (wypłaty).

bilansu zamknięcia – stanu kasy/rachunku na moment zamykania raportu. Bilans zamknięcia ostatniego raportu jest jednocześnie bieżącym stanem środków w danym rejestrze.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

31

Wersja 2014.0.1


MODUŁ Kasa/Bank

REJESTR:

REJESTR:

REJESTR:

Kasa gotówkowa (KG)

Rachunek w PKO BP S.A. (PKO)

Karta w BPH S.A. (BPH)

Saldo B.O.

Saldo B.O.

Raport RKB/0001/2007/KG

Zapisy kasowe/bankowe

Raport RKB/0001/2007/PKO

Saldo B.O.

Raport RKB/0001/2007/BPH

Bilans Otwarcia

Bilans Otwarcia

Bilans Otwarcia

KP/0001/2007/KG

KP/0001/2007/ PKO

KP/0001/2007/BPH

KW/0001/2007/KG

KW/0001/2007/PKO

KW/0001/2007/BPH

KW/0002/2007/KG

KW/0002/2007/PKO

KW/0002/2007/BPH

Bilans Zamknięcia

Bilans Zamknięcia

Bilans Zamknięcia

bankowe

Raport RKB/0002/2007/KG

Raport RKB/0002/2007/PKO

Raport RKB...

Raport RKB...

Saldo B.Z.

2.2.3

Saldo B.Z.

Raport RKB/0002/2007/BPH

Raport RKB...

Saldo B.Z.

Zapisy kasowe/bankowe

Zapis kasowy/bankowy odzwierciedla wpływ lub rozchód środków finansowych w kasie lub na rachunku bankowym. Każdy zapis jest elementem raportu kasowego/bankowego. Zapisy można dodawać tylko w raportach otwartych, jeśli data zapisu mieści się pomiędzy datą otwarcia i datą zamknięcia raportu. Numeracja zapisów kasowych/bankowych odbywa się na dwa sposoby: 

zapisy numerowane są kolejno w obrębie każdego raportu – każdy zapis ma swoją Liczbę Porządkową (Lp.) w raporcie.

zapisy są dokumentami numerowanymi wg schematu określonego podczas konfiguracji programu. Ta numeracja może być ciągła w obrębie roku kalendarzowego, roku obrachunkowego lub miesiąca. Powinna zawierać symbol dokumentu kasowego/bankowego (oznaczający np. czy jest to wpłata, czy wypłata) oraz oznaczenie rejestru, którego zapis dotyczy.

jeśli zapis kasowy/bankowy powstaje, jako dokument wtórny np. do faktury płatnej gotówką, numer tego zapisu jest jednocześnie numerem dokumentu źródłowego (w naszym przykładzie jest numerem faktury).

w Konfiguracji firmy/Kasa i Bank/Parametry znajduje się parametr Domyślny schemat numeracji dla automatycznych zapisów kasowych. Jeżeli parametr ten zostanie zaznaczony to przy automatycznych zapisach kasowych/bankowych schemat numeracji dokumentów jest pobierany z Konfiguracji firmy/Kasa i Bank/Dokumenty: KP/KW z kolumny Definicja - KP dla zapisów typu Przychód, KW dla zapisów typu Rozchód. Seria dla schematu numeracji pobierana jest z rejestru kasowego/bankowego tak jak przy ręcznym dodawaniu KP/KW.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

32

Wersja 2014.0.1


Przykład KP/000004/2010/KG oznacza czwartą wpłatę (KP) zapisaną w rejestrze Kasa Gotówkowa (KG) w roku 2010. Inny przykład to KW/000120/04/2010/PKO to dokument wypłaty (KW) o numerze 120 za miesiąc kwiecień (04), rok 2010 w rejestrze (na rachunku) PKO. W przypadku numeracji w obrębie miesiąca po zmianie miesiąca numery zaczną być nadawane od 000001. W zależności od typu rejestru kasowego/bankowego, w którym dokonujemy zapisu możemy mieć do czynienia z różnymi formami operacji kasowych/bankowych. W rejestrach typu KASA płatności mogą być dokonywane: 

gotówką – np. klient płaci gotówką za wystawioną fakturę, pracownik zwraca niewykorzystaną zaliczkę....,

kartą płatniczą – klient płaci kartą za otrzymany towar lub wykonaną usługę.

W rejestrach typu KONTO BANKOWE, płatności mogą być dokonywane: 

gotówką – np. zasilenie rachunku bankowego gotówką,

przelewem – zasilenie lub wypłata z rachunku bankowego przelewem,

kartą płatniczą – klient płaci kartą, centrum autoryzacyjne przelewa pieniądze na nasze konto.

W rejestrach typu KARTA KREDYTOWA płatności mogą być dokonywane: 

gotówką – wpłata gotówki na rachunek obsługujący kartę

przelewem – przelew (zasilenie) konta obsługującego kartę

kartą płatniczą – płacimy firmową kartą płatniczą.

2.2.4

Zapisy kasowe/bankowe - kategorie

Bardzo cenną informacją, jaką może zawierać każdy zapis w raporcie kasowym/bankowym jest jego kategoria. Dwupoziomowa lista kategorii, wspólna dla wszystkich modułów programu, służy między innymi do klasyfikowania dokumentów. Zatem, z każdym zapisem w raporcie możemy skojarzyć rodzaj kosztu lub przychodu, z którym jest on związany. Przykład 1 Jeśli wszystkie zapisy w raportach bankowych związane z naliczeniem odsetek od lokat oznaczymy kategorią typu przychód, INNE_PRZYCHODY i kategorią szczegółową ODSETKI_Z_LOKAT – w każdej chwili dostępną będziemy mieli informację pokazującą łączne kwoty, które uzyskaliśmy lokując pieniądze w banku. Kategorie na zapisach kasowych/bankowych można nadawać „ręcznie”, w chwili wprowadzania zapisu. Jeśli zapis jest skojarzony z kontrahentem lub transakcją, która została wcześniej oznaczona kategorią – taka kategoria jest dziedziczona na zapis kasowy. Przykład 2 Jeśli faktury kosztowe związane z płatnościami za utrzymanie biura oznaczymy kategorią typu koszt, UTRZYMANIE_BIURA i bardziej szczegółowo podzielimy je na płatności za ENERGIĘ, TELEFONY, WYNAJEM, SPRZĄTANIE... to w chwili generowania zapisów kasowych/bankowych związanych z tymi fakturami odpowiednie kategorie zostaną przez nie odziedziczone. Wtedy korzystając wyłącznie z modułu Kasa/Bank możemy wykonać interesującą analizę kosztów w dowolnym okresie czasu.

2.2.5

Preliminarz płatności

Preliminarz płatności to lista wszystkich zaplanowanych na przyszłość zdarzeń związanych z przychodami i rozchodami środków finansowych w firmie. Preliminarz płatności w swojej strukturze odpowiada podziałowi na rejestry kasowe/bankowe. Planując, zatem przepływ środków finansowych w firmie od razu przypisujemy przyszłe przychody i rozchody do odpowiednich rejestrów (kont bankowych, kas czy firmowych kart płatniczych).

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

33

Wersja 2014.0.1


Planowane zdarzenia w Preliminarzu mogą być: 

automatycznie dopisywane przez program w chwili wystawiania dokumentu, który pociąga za sobą konieczność uregulowania płatności. Przykładami mogą być: zatwierdzona faktura sprzedaży lub zakupu z odroczoną płatnością, przygotowana, ale jeszcze nie zrealizowana lista płac, związana z wstępnie naliczoną deklaracją VAT7 zapłata podatku VAT do urzędu skarbowego itd. Jak widać więc, zapisy w Preliminarzu mogą pochodzić z różnych modułów systemu Comarch ERP Optima

wprowadzane przez operatora „ręcznie” z poziomu Preliminarza. Przykładami mogą być: planowane zakupy wyposażenia do firmy (nie mamy jeszcze dokumentu zakupu, ale planujemy określony wydatek), planowane wpływy środków finansowych niezwiązane z dokonywanymi transakcjami (np. dopłaty wspólników do kapitału firmy) itd.

Dzięki zdarzeniom zapisanym w Preliminarzu uzyskujemy możliwość: 

dokładnego śledzenia bieżącego stanu naszych zobowiązań i należności,

dużą łatwość rozliczania planowanych płatności z zapisami potwierdzającymi ich realizację,

możliwość kompensowania ze sobą zdarzeń

prognozowania na przyszłość przepływu i stanu środków finansowych w firmie,

oceny planowanych wydatków w podziale na poszczególne kategorie – prognozy dla kategorii, które przyniosą nam największe zyski i największe koszty.

2.2.6

Rozliczenia i kompensaty

Rozliczenia: funkcja rozliczeń umożliwia kojarzenie ze sobą otrzymanych bądź dokonanych zapłat z należnościami lub zobowiązaniami. Innymi słowy umożliwia powiązanie dokonanych zapisów kasowych/bankowych z planowanymi zdarzeniami z Preliminarza płatności. Rozliczanie dokumentów może być dokonywane z poziomu każdego z nich oddzielnie (zarówno z poziomu nierozliczonego zdarzenia w Preliminarzu jak i nierozliczonego zapisu w kasie), jak również automatycznie z poziomu listy nierozliczonych dokumentów dla wskazanego kontrahenta. Przykład 1 Planowaną zapłatę za fakturę sprzedaży FA/000234/2010 na kwotę 1200 zł rozliczamy z otrzymanym wyciągiem bankowym WB/00433/2010/BPH potwierdzającym wpłatę klienta na nasze konto

Preliminarz płatności - Zapisy kasowe/bankowe FA/000234/2010 1200 zł

WB/00433/2010/BPH 1200 zł

Przykład 2 Dwie niezapłacone faktury kontrahenta na kwoty 800 i 2500 zł rozliczamy na podstawie jednej wpłaty klienta potwierdzonej wyciągiem bankowym, na kwotę 3300 zł FA/000567/2010 800 zł WB/001444/2010/BPH 3300 zł

FA/000590/2010 2500 zł

Przykład 3 Niezapłaconą fakturę zakupu FZ/001111/2010 na 5700 zł regulujemy dwoma wpłatami - 700 zł gotówką i 5000 zł przelewem na konto dostawcy KW/001224/2010/KASA 700 zł FZ/001111/2010 5700 zł

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

WB/033334/2010/BPH 5000 zł

34

Wersja 2014.0.1


Powyższe, proste przykłady pokazują podstawowe schematy, jakie można stosować podczas rozliczania nieuregulowanych płatności zapisanych w Preliminarzu i zapisów kasowych/bankowych potwierdzających wpływ lub rozchód środków finansowych. Rozliczenia mogą być wykonywane w stosunku jeden do jeden, jeden do wielu i wiele do wielu. Po dokonaniu rozliczenia zarówno zdarzenia z Preliminarza jak i zapisy w rejestrach kasowych/bankowych otrzymują status rozliczonych (lub częściowo rozliczonych, jeśli płatność nie jest zrealizowana w całości). Kompensaty: innym sposobem rozliczania dokumentów są kompensaty. Kompensować ze sobą można np. dwa zapisy kasowe/bankowe lub dwa planowane zdarzenia z Preliminarza, pod warunkiem, że kierunki przepływu środków finansowych na kompensowanych dokumentach są przeciwne. Uwaga: Wydruk potwierdzenia kompensaty w systemie jest dostępny w Preliminarzu płatności, po wybraniu w filtrze podmiotu oraz rozliczone częściowo/całkowicie. Przykład 4 W Preliminarzu płatności wprowadzone są dwa zdarzenia. Pierwsze, to przewidywana realizacja płatności za fakturę sprzedaży, na kwotę 1230 zł. Drugie zdarzenie w Preliminarzu to planowany zwrot 1230 zł ponieważ kontrahent zwrócił zakupiony towar. Obydwa zdarzenia można ze sobą skompensować zanim nastąpi faktyczny przepływ środków finansowych (np. zanim zostaną zrealizowane przelewy). Preliminarz płatności: FA/0034557/2010 1230 zł FA/00543/2010/ZWR 1230 zł

Przykład 5 Jeden z kontrahentów jest naszym dostawcą i jednocześnie odbiorcą. Dokonaliśmy u niego zakupu potwierdzonego fakturą FZ/00234/2010/WYP na kwotę 5420 zł. FZ z odroczoną płatnością utworzyła zapis w Preliminarzu planujący realizację płatności. Kontrahent dokonał u nas dwóch zakupów, na które wystawiliśmy faktury sprzedaży z odroczonymi płatnościami na kwoty 1500 zł i 1320 zł. Preliminarz płatności: FZ/00234/2010/WYP 5420 zł FA/003457/2010 1500 zł FA/003543/2010 1320 zł

Kompensata tych trzech zdarzeń spowoduje, że nierozliczona kwota na fakturze zakupu FZ pozostanie równa 2600 zł. Faktury sprzedaży zostaną rozliczone całkowicie. Tak więc jedyną operacją finansową, którą należy przeprowadzić w odniesieniu do tych trzech dokumentów jest wykonanie przez naszą firmę przelewu na kwotę 2600 zł. Przykład 6 Na liście zapisów kasowych odnotowaliśmy wypłatę zaliczki dla jednego z pracowników – KW/000222/2010/KG na kwotę 500 zł. Następnego dnia pracownik zwraca całość zaliczki, na podstawie KP/004323/2010/KG. Zapisy kasowe/bankowe: KW/000222/2010/KG 500 zł KP/004323/2010/KG 500 zł

Obydwa zapisy kasowe można ze sobą skompensować. Po dokonaniu kompensaty obydwa otrzymają status rozliczonych. Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

35

Wersja 2014.0.1


2.2.7

Zasady numeracji dokumentów

Numeracja dokumentów w systemie Comarch ERP Optima jest dosyć elastyczna. Rozpoczynając pracę z programem, w chwili jego konfiguracji, można dla podstawowych typów dokumentów zdefiniować sposób, w jaki będą numerowane. W module Kasa/Bank dotyczy to raportów kasowych/bankowych numerowanych w obrębie rejestrów i zapisów kasowych/bankowych numerowanych w obrębie raportów kasowych/bankowych. Określenie schematów numeracji umożliwia funkcja Lista definicji dokumentów. Maksymalnie numer dokumentu może składać się z pięciu sekcji. Zawartość sekcji mogą stanowić: SYMBOL DOKUMENTU – to maksymalnie 5 znakowe oznaczenie typu dokumentu. Symbol musi obowiązkowo występować w schemacie numeracji dokumentu. Może zawierać wyłącznie litery lub cyfry (w szczególności nie może zawierać znaków „/” oraz „@”). REJESTR – tu można wykorzystać np. nazwę rejestru bankowego lub kasowego. Maksymalna długość sekcji REJESTR to 5 znaków (liter lub cyfr). NUMER – to zmienna część pełnego numeru dokumentu. Dla każdego kolejno wystawianego dokumentu danego typu program sekcję z numerem będzie zwiększał o jeden. Maksymalny numer (a więc maksymalna ilość dokumentów wystawiona w danym ciągu numerów) może składać się z sześciu cyfr (999 999). MIESIĄC – dwa znaki (cyfry) określające miesiąc. Jeśli w numerze dokumentu umieścimy miesiąc – wraz ze zmianą miesiąca numeracja rozpoczyna się od 1. ROK KALENDARZOWY – czterocyfrowy rok kalendarzowy pobierany z daty systemowej komputera ROK OBRACHUNKOWY – wykorzystywany tylko w przypadku, gdy system Comarch ERP Optima zawiera moduł do obsługi pełnej księgowości. Rok obrachunkowy może być różny od roku kalendarzowego. Jego długość oraz datę rozpoczęcia można określić w konfiguracji programu. SEKCJA PUSTA – może wystąpić tylko jako pierwsza lub ostatnia w numerze Przykład 1 Jeśli symbolem oznaczającym raporty kasowe/bankowe jest skrót RKB, numeracja dotyczy raportów w rejestrze związanym z rachunkiem w banku BPH i numeracja raportów w tym rejestrze ma być ciągła w obrębie roku kalendarzowego – schemat numeracji może wyglądać tak: RKB/000023/2010/BPH. Kolejność sekcji w numerze jest dowolna. Przykład 2 Jeśli typ zapisów kasowych/bankowych oznaczających przychód oznaczymy przez KP (wpłata) i definiujemy schemat numeracji zapisów w rejestrze BPH oraz zależy nam na numeracji ciągłej, ale w obrębie miesiąca, przykładowy numer zapisu może wyglądać tak: KP/000345/06/2010/BPH. Jest to 345 wpłata w czerwcu 2010, w rejestrze BPH. Ponieważ w numerze został użyty miesiąc, zmiana miesiąca spowoduje rozpoczęcie numeracji od 1.

2.2.8

Formy płatności

W systemie Comarch ERP Optima zdefiniowane są cztery podstawowe formy płatności: gotówka, przelew, karta płatnicza i kompensata. Użytkownik programu może na ich podstawie zdefiniować własne formy płatności. Np. przelew – 7 dni oznacza płatność przelewem z automatycznie ustawianym siedmiodniowym terminem płatności. Gotówka – standardowo oznacza płatność realizowaną przy wystawianiu faktury, ale gotówka – 3 dni może oznaczać zapłatę odroczoną na trzy dni. Z każdą formą płatności można skojarzyć rejestr kasowy/bankowy, do którego program będzie domyślnie zapisywał operację wpłaty lub wypłaty.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

36

Wersja 2014.0.1


2.2.9

Lista banków

Lista banków jest pomocniczym słownikiem, w którym zbierane są informacje o bankach właściwych naszej firmie, firmom naszych kontrahentów i urzędów. Pełni rolę pomocniczą – jest dostępna z każdego modułu programu, w każdym miejscu, w którym dane na temat banku mogą być potrzebne. Listę banków można uzupełniać na bieżąco lub skorzystać z automatu importującego. Import banków można wykonać bezpośrednio z serwera Krajowej Izby Rozliczeniowej Import banków z serwera Krajowej Izby Rozliczeniowej jest dostępny wyłącznie dla Klientów z aktualną gwarancją. Jeśli lista banków została raz zaimportowana – kolejny import może tylko uzupełnić dane o nieistniejących do tej pory bankach (trwa to znacznie krócej niż powtórny import pełnej listy). Informacją jednoznacznie określającą bank jest Numer Rozliczeniowy Banku (NRB). W systemie Comarch ERP Optima dodatkowo każdy bank posiada swój Akronim, który również nie może się powtarzać. W chwili wyboru wskazanego banku z listy pobierane są jego dane wraz z numerem rozliczeniowym, który stanowi pierwszy człon numeru każdego konta bankowego.

2.2.10 Obsługa pól związanych z bankiem Podczas uzupełniania danych o banku na formularzu (np. zapisu bankowego, zdarzenia w Preliminarzu) program działa niejako dwuetapowo: 

po wprowadzeniu banku, w zależności od jego ustawień, proponuje schemat numeru rachunku bankowego prawdopodobny dla tego banku. Uwzględniane są tutaj wszystkie zasady obowiązujące dla danego schematu numeracji (standardowa lub IBAN).

po wprowadzeniu pełnego numeru konta – sprawdza jego poprawność w zależności od ustawień flagi IBAN na formularzu (dziedziczonej z formularza banku).

2.2.10.1 Numeracja rachunków bankowych W systemie Comarch ERP Optima obsługiwane jest zarówno stosowany dotychczas w Polsce standard numeracji rachunków bankowych, jak i system numeracji IBAN. Należy pamiętać, że od lipca 2004 obowiązuje w Polsce system numeracji IBAN. Uwaga: Format rachunku bankowego rozpoznawany jest przez system w oparciu o wartość parametru IBAN na formularzu. Wartość ta jest dziedziczona z formularza banku (parametr Bank prowadzi numerację w standardzie IBAN) – można ją jednak zmienić dla danego formularza. Jeśli parametr jest aktywny – numer rachunku jest traktowany, jako IBAN i jego poprawność jest sprawdzana wg algorytmu stosowanego dla tej numeracji. JEŚLI PARAMETR NIE JEST AKTYWNY – NUMER TRAKTOWANY JEST JAKO NUMER STANDARDOWY I SPRAWDZANA JEST POPRAWNOŚĆ SEGMENTU NRB (WG ALGORYTMU MODULO). Numeracja IBAN Walidacja (sprawdzanie poprawności) numerów IBAN wykonywane jest wg algorytmu obowiązującego dla tego systemu. Ogólnie Numer IBAN składa się z: 

2 znaków alfanumerycznych (kod kraju),

2-cyfrowej sumy kontrolnej

członu BBAN (Basic Bank Account Number). Człon BBAN zawiera kod kraju, kod zawierający cyfry i/lub znaki alfanumeryczne, który jest specyficzny dla banku oraz numer konta. Teoretyczna maksymalna długość członu BBAN wynosi 30 znaków.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

37

Wersja 2014.0.1


W przypadku polskich banków numer IBAN składa się z czterech segmentów: 

sygnatury kraju (PL)

dwucyfrowej liczby kontrolnej

ośmiocyfrowego numeru rozliczeniowego banku

numeru konta klienta, który może mieć długość do 16 znaków

Jak więc widać powyżej całkowita długość numeru konta w systemie IBAN będzie wynosić 26 znaków (nie licząc separatorów) plus opcjonalnie dwa znaki na sygnaturę kraju (podawanie sygnatury kraju nie będzie obowiązkowe w transakcjach krajowych). Nowe numery mogą wystąpić w następujących postaciach: 02 10201055 1234567891234567 lub 02102010551234567891234567 lub PL02-1020-1055-1234-5678-9123-4567, gdzie: 

02 - oznacza przykładową liczbę kontrolną,

10201055 - przykładowy numer oddziału PKO BP S.A.,

1234567891234567 - przykładowy identyfikator rachunku klienta PKO BP S.A.

Dwa ostatnie człony razem są określane mianem numeru BBAN. Ostatnia postać numeru (separator co 4 cyfry) może być stosowana w celu ułatwienia ustnego przekazania numeru rachunku. Banki zagraniczne Na formularzu banku (zakładka Dodatkowe) znajduje się parametr Bank zagraniczny. Jeśli parametr jest aktywny – numery rachunków w takim banku nie są walidowane (pod warunkiem, że nie jest równocześnie zaznaczony parametr IBAN). Uwaga: Jeśli, na karcie banku zaznaczony jest zarówno parametr Bank zagraniczny, jak i Bank prowadzi rachunki w standardzie IBAN – program sprawdza poprawność numeracji rachunków dla takiego banku wg algorytmu stosowanego dla numeracji IBAN (bez domyślnego uwzględniania sygnatury PL). 2.2.10.2 Propozycja numeru rachunku bankowego Po wybraniu banku program sprawdza, czy bank ten prowadzi numerację w standardzie IBAN (parametr na formularzu banku). Jeśli TAK – sprawdza czy dany bank jest bankiem zagranicznym i w zależności od wartości parametru Bank zagraniczny na formularzu: 

dla banku zagranicznego nie proponuje żadnego numeru rachunku,

dla banku krajowego wstawia schemat @@-NRB- (właściwy dla numeracji IBAN). Po wpisaniu numeru konta zamiast @@ pojawia się wyliczona suma kontrolna.

2.2.10.3 Kontrola poprawności numerów kont bankowych Po wpisaniu numeru rachunku bankowego program sprawdza jako pierwsze czy dany numer jest numerem IBAN (na podstawie zaznaczenia parametru na danym formularzu). Dla numerów IBAN: 

dla banku zagranicznego – sprawdza zgodność wpisanego numeru ze standardem IBAN,

dla banku krajowego sprawdza zgodność ze standardem IBAN. Podczas sprawdzania (wyliczania) sumy kontrolnej zakładane jest, że numer zaczyna się od sygnatury kraju PL. Następnie z numeru wyodrębniany jest Numer Rozliczeniowy Banku i sprawdzana jest jego zgodność z algorytmem modulo.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

38

Wersja 2014.0.1


2.2.11 Elektroniczna wymiana danych z bankiem Elektroniczna wymiana danych z bankami staje się coraz bardziej popularną formą przekazywania do banków zleceń przelewów i uzyskiwania informacji o dokonanych przez bank transakcjach (wyciągi bankowe). System Comarch ERP Optima pozwala na elektroniczną wymianę danych z bankiem zarówno poprzez eksport przelewów do pliku tekstowego jak również import zrealizowanych przelewów z pliku dostarczonego przez bank. Użytkownik może sam zdefiniować format w oparciu o informacje dostarczone przez bank. W programie są predefiniowane standardowe formaty: 

BANKZKH

BPH BusinessNet (import)/PekaoBIZNES24 (import)

CitiBank

CitiDirect

Elixir-O BPH

Elixir-O iBRE

ING WebService

KASABUF.TXT i BANKBUF.TXT (import)

KASAZKH

KB24 – Kredyt Bank (eksport)

Raiffeisen WebService

US – Bank Śląski

Videotel

ZUS - Bank Śląski Uwaga: Program Comarch ERP Optima umożliwia współpracę z systemami bankowości elektronicznej Banku BPH S.A Potwierdzeniem jest Znak Zgodności: BPH Bankowość Elektroniczna SILVER CERTIFIED PARTNER

Uwaga: Bank Śląski wydał certyfikat dla systemu Comarch ERP Optima potwierdzający generacje danych o płatnościach zgodnie ze standardami systemów bankowości elektronicznej oferowanych przez Bank Śląski, lidera wśród ban ków w zakresie obsługi elektronicznej firm.

2.2.12 Karty płatnicze Dokonywanie płatności za pomocą kart płatniczych staje się coraz bardziej popularne. Dlatego moduł Kasa/Bank systemu Comarch ERP Optima stwarza możliwość zarówno obsługi transakcji wykonywanych własną (firmową) kartą płatniczą jak i ewidencji i rozliczeń płatności kartami dokonywanymi przez kontrahentów firmy. 2.2.12.1 Firmowe karty płatnicze Dla każdej z firmowych kart płatniczych warto założyć oddzielny rejestr kasowy/bankowy typu KARTA. Zwłaszcza w przypadku kart płatniczych, które nie są związane z żadnym rachunkiem bankowym, prowadzenie osobnej ewidencji płatności kartą pozwoli na otrzymywanie bieżących danych o stanie zadłużenia karty i wymaganych przez bank spłatach. 2.2.12.2 Karta płatnicza klienta Klienci mogą regulować płatności kartami płatniczymi wydanymi w różnych systemach (np. VISA, MasterCard) i przez różne banki. W programie zdefiniowana jest lista najczęściej spotykanych kart płatniczych i do nich należą: MasterCard, VISA, American Express, Dinners Club / Carte Blanche, enRoute, Discover i JCB. Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

39

Wersja 2014.0.1


W chwili, gdy nasz kontrahent płaci kartą – program wymaga wpisania typu karty, jej numeru i daty ważności. Dla wyżej wymienionych kart sprawdzane są algorytmy badające poprawność wprowadzonego numeru. Do listy kart płatniczych standardowo obsługiwanych przez program Użytkownik może dopisać inne pozycje.

2.2.13 Walidacja kart kredytowych 2.2.13.1 Walidacja numerów kart na rejestrach kasowych Podczas zakładania rejestru kasowego typu karta płatnicza nie jest podawany konkretny typ karty. Podawany jest natomiast bank powiązany z kartą oraz numer karty. Walidacja numeru karty na tym poziomie przebiega podobnie jak w przypadku rachunków bankowych: 

pierwszy segment (opcjonalny) traktowany jest jako NRB i sprawdzany wg algorytmu modulo

drugi segment (wymagany) traktowany jest jako właściwy numer karty i sprawdzany wg algorytmu Luhna.

Możliwe jest również wpisanie jedynie numeru karty (bez Numeru Rozliczeniowego Banku). Segment odpowiadający właściwemu numerowi karty na rejestrze może zawierać trzy kreski grupujące cyfry numeru karty w cztery sekcje lub może nie zawierać żadnej kreski (jedna sekcja). Podobnie jak w przypadku numeru rachunku – numer karty nie może rozpoczynać się od kreski natomiast w odróżnieniu od numeru rachunku – nie mamy tu subkont, z czego wynika, że pełny numer karty składa się z co najwyżej dwóch segmentów: NRB oraz właściwego numeru konta, z których tylko numer konta jest wymagany. Uwaga: W Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Parametry znajduje się parametr Kontrola numerów kart kredytowych, który włącza/ wyłącza mechanizm sprawdzania poprawności karty. Jeśli parametr nie jest aktywny program nie sprawdza poprawności wpisanego numeru karty. 2.2.13.2 Sprawdzanie poprawności numerów kart na zapisach kasowych/bankowych Numery kart kredytowych składają się z 13 do 16 cyfr. Pierwsze sześć to numer identyfikujący bank, który wydał kartę. Kolejne ustala bank wydający kartę. Ostatnia cyfra jest cyfrą kontrolną. Numer karty kredytowej jest numerem, który sam w sobie jest w stanie weryfikować poprawność. Weryfikacja poprawności numeru jest warunkiem koniecznym, aczkolwiek niewystarczającym do stwierdzenia, czy karta jest ważna. Jeżeli numer nie przechodzi algorytmu weryfikacji, wiadomo, że po prostu nie jest prawdziwym numerem karty. Jeżeli przechodzi weryfikację, oznacza to, że może on być numerem karty, dalsze sprawdzanie należy wykonać poprzez kontakt z centrum autoryzacyjnym kart kredytowych. Podczas walidacji numeru karty kredytowej sprawdzane są kolejno: 

Czy numer składa się tylko z cyfr

Poprawność wg tzw. algorytmu Luhn’a

Czy numer wskazuje na podany typ karty płatniczej. Rodzaj karty

Prefiks

Długość

MasterCard

51-55

16

VISA

4

13,16

American Express

34,37

15

Dinners Club / Carte Blanche

300-305, 36, 38

14

EnRoute

2014, 2149

15

Discover

6011

16

JCB

3

16

JCB

2131, 1800

15

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

40

Wersja 2014.0.1


Jak to działa? To zależy od karty, która jest weryfikowana. Numer może przejść algorytm Luhn’a, ale musi on być również zgodny z określonym typem karty. Na przykład numer karty VISA musi zaczynać się od cyfry 4 i składać się z 13 lub 16 cyfr, np. 4111111111111111. Poprawny numer MasterCard musi się zaczynać od cyfry 5, a jego druga cyfra musi być z przedziału od 1 do 5 oraz cały numer musi składać się z 16 cyfr, np. 5500000000000004. Numery kart JCB zaczynają się od 3 i mają 16 cyfr albo zaczynają się od 2131 lub 1800 i mają 15 cyfr. Uwaga: Comarch ERP Optima nie pozwala na wpisanie niepoprawnego numeru karty. Program nie pozwoli również zaakceptować zap isu kasowego jeśli wpisany numer karty nie spełnia warunków ustalonych dla wybranego typu karty (np. nr karty VISA 4444444444444448 i wybrany typ Master Card). Wyświetlony zostanie komunikat o nie spełnieniu algorytmu walidacji dla konkretnego, predefiniow anego typu karty płatniczej.

Uwaga: W Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ parametry znajduje się parametr Kontrola numerów kart kredytowych, który odpowiada za działanie mechanizmu sprawdzania poprawności karty. Jeśli parametr nie jest zaznaczony – numer karty nie jest sprawdzany algorytmem Luhna. Nie są również sprawdzane warunki zdefiniowane dla określonego typu karty. 2.2.13.3 Płatność kartą kredytową Ze względu na różny sposób rozliczania płatności kartą kredytową w firmach wprowadzono parametr Automatycznie generuj dokumenty zapłaty kartą kredytową: 

jeśli parametr jest aktywny – po zatwierdzeniu dokumentu z formą płatności typu karta program tworzy zapis kasowy/bankowy w raporcie.

jeśli parametr nie jest aktywny – płatność kartą, niezależnie od terminu, powoduje powstanie zapisu w Preliminarzu płatności o statusie Nierozliczony.

Parametr jest dostępny w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Parametry.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

41

Wersja 2014.0.1


3 Moduł Kasa/Bank – obsługa programu W tej części dokumentacji szczegółowo opisane są zasady działania poszczególnych funkcji modułu Kasa/Bank – sposób ich konfiguracji, uruchamiania i znaczenie w systemie Comarch ERP Optima. Porządek rozdziałów, to przedstawienie w punktach pierwszych kroków Użytkownika rozpoczynającego pracę na programie. Dokumentacja do programu zawiera oddzielny podręcznik opisujący Konfigurację programu, Ogólne oraz Narzędzia, dlatego w tym podręczniku znajdziemy tylko podstawowe informacje na ten temat (w celu odnalezienia szczegółowych opisów należy skorzystać z podręcznika Comarch ERP Optima _Ogólne_i_Konfiguracja). Zaczynamy od założenia bazy danych odpowiadającej firmie Użytkownika i wprowadzenia podstawowych danych o firmie. Kolejne kroki, związane już bezpośrednio z modułem Kasa/Bank to zdefiniowanie klas dokumentów, z których będziemy korzystać w programie i zasad ich numeracji oraz określenie używanych form płatności. Kolejny etap, to zdefiniowanie słowników pomocniczych – list kontrahentów, pracowników, kategorii, banków i urzędów. Uzupełnianie tych list przed rozpoczęciem pracy nie jest obowiązkowe. Dane można wprowadzać na bieżąco. Zanim jednak zaczniemy pracę - warto zastanowić się nad sposobem wprowadzania tych informacji. Szczególnie chcielibyśmy zwrócić Państwa uwagę na listę kategorii – dobrze przemyślana struktura tej listy, odpowiadająca organizacji firmy i pozwalająca w przyszłości na definiowanie raportów i analiz faktycznie wspomagających zarządzanie – może być świetnym narzędziem w rękach osób zarządzających przedsiębiorstwem. Zanim przystąpimy do pracy warto również zastanowić się nad konstrukcją list kontrahentów i pracowników – sposobem podziału na grupy, nadawania kodów i kategorii. Następny krok to zdefiniowanie rejestrów kasowych/bankowych, otwarcie pierwszych kasowych/bankowych i szereg informacji o tym jak wprowadzać kolejne zapisy kasowe/bankowe.

raportów

Preliminarz płatności – a więc kalendarz przyszłych przychodów i rozchodów finansowych w firmie oraz zasady prowadzenia rozliczeń z kontrahentami i urzędami – to treść następnych rozdziałów. W ostatnim rozdziale umieszczone zostały informacje o zasadach współpracy centralnego modułu Kasa/Bank z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima. Każdy rozdział zawiera przykłady, które zobrazować mają praktyczne znaczenie opisywanych funkcji oraz scenariusze – czyli odpowiedzi na pytania Jak to zrobić w programie? Uwaga: Warto pamiętać, że podczas wypełniania formularzy wszystkie pola, które muszą być koniecznie wypełnione opisane są pogrubioną czcionką.

3.1

Pierwsze kroki

W chwili otwierania po raz pierwszy nowo założonej bazy otwierany jest kreator, który pomaga Użytkownikowi w szybkiej konfiguracji bazy tak, aby spełniała jego wymagania. Podczas konfigurowania bazy pojawiają się okna pozwalające na ustalenie podstawowych parametrów pracy dla poszczególnych zainstalowanych modułów. Szczegółowy opis kreatora znajduje się w Pomocy dostępnej z poziomu poszczególnych okien pod klawiszem <F1>. Jeśli Użytkownik nie skorzysta z pomocy kreatora – ma możliwość ustawienia parametrów bezpośrednio w programie. Informacje ogólne (potrzebne dla każdego modułu): 

Założenie nowej bazy danych (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Bazy danych)

Uzupełnienie danych o firmie (Konfiguracja firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy)

Wpisanie listy Użytkowników (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy)

Ustalenie blokad dostępu dla Użytkowników (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy: zakładka Blokady dostępu).

Założenie blokad nie jest niezbędne do poprawnego działania programu i można je uzupełnić w razie konieczności już podczas pracy z programem. Uzupełnienie listy banków (Ogólne/ Inne/ Banki) – przede wszystkim wprowadzamy dane o bankach, w których mamy założone rachunki. Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

42

Wersja 2014.0.1


Uzupełnienie list: 

urzędów (Ogólne/ Inne/ Urzędy)

właścicieli (Ogólne/ Inne/ Właściciele)

pracowników (Ogólne/ Pracownicy)

kontrahentów (Ogólne/ Kontrahenci)

Uzupełnianie tych list nie jest konieczne od razu w chwili rozpoczęcia pracy z systemem. Wpisywanie koniecznych informacji może być wykonywane na bieżąco podczas pracy programu. Moduł KASA/ BANK 

Założenie rejestrów kasowych/bankowych (Kasa/Bank/ Rejestry kasowe/ bankowe)

Ustalenie numeracji raportów kasowych/bankowych (Konfiguracja firmy/ Definicje dokumentów/ Raport)

Otwarcie raportów kasowych/bankowych (Kasa/ Bank/ Raporty kasowe/ bankowe).

Otwarcie raportów kasowych/ bankowych jest niezbędne dopiero w chwili wprowadzania dokumentów (zapisów kasowych/bankowych) w programie. Dlatego raporty kasowe/ bankowe nie muszą być otwierane w chwili konfiguracji systemu, należy jednak pamiętać o tym przed rozpoczęciem pracy.

Schematy numeracji dla zapisów kasowych/ bankowych (Konfiguracja firmy/ Definicje dokumentów/ Wpłata i Wypłata)

np. możemy zdefiniować dwa rodzaje wpłaty – wpłata gotówką i wpłata przelewem bankowym. Dla każdego rodzaju wpłaty można ustalić odrębny schemat numeracji Ustalenie wykorzystywanych w firmie form płatności, powiązanych konkretnymi rejestrami (Konfiguracja firmy/ Kasa i Bank/ Formy płatności) Ustalenie listy wykorzystywanych kart kredytowych (Konfiguracja firmy/ Kasa i Bank/ Karty kredytowe) Po ustaleniu tych informacji można rozpocząć wprowadzanie danych oraz wystawianie dokumentów. Warto przy tym pamiętać, że w chwili otwierania nowej bazy danych część informacji jest predefiniowana (np. numeracja raportów i zapisów) – a zatem, Użytkownik może je wykorzystać i pracować z programem bez konieczności ich definiowania.

3.2

Lista banków

Ze względu na istotność słownika banków, rejestrów kasowych/bankowych, raportów kasowych/bankowych dla modułu Kasa/Bank poniżej przedstawiamy szczegółowy opis. Lista banków jest pomocniczym słownikiem, w którym gromadzone są informacje o wszystkich bankach, które pośredniczą w przepływie pieniędzy pomiędzy naszą firmą i firmami naszych kontrahentów. Na tej liście znajdą się zarówno dane banków, w których nasza firma ma założone konta bankowe, jak również informacje o bankach właściwych naszym kontrahentom. Lista banków dostępna jest z menu Ogólne/ Inne/ Banki. Listę banków można uzupełniać „ręcznie” wprowadzając na bieżąco jej kolejne pozycje. Można również skorzystać z importu bezpośrednio z serwera Krajowej Izby Rozliczeniowej Import banków z serwera Krajowej Izby Rozliczeniowej jest dostępny wyłącznie dla Klientów z aktualną gwarancją. Listę obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale „Standardy w programie” niniejszego podręcznika. Dodatkowo dostępne są m. in. następujące przyciski:

- Importuj banki - wyświetlone zostaje okno z listą zapisów kasowych/ bankowych banku zaznaczonego na liście kursorem - wyświetlone zostaje okno z płatnościami związanymi z bankiem w Preliminarzu płatności Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

43

Wersja 2014.0.1


- wywołane zostaje okno z listą rozliczeń kasowych/ bankowych Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

3.2.1

Uzupełnianie danych o banku

Informacje, które powinny być uzupełnione podzielone zostały na dwie grupy, znajdujące się na dwóch zakładkach: Ogólne i Dodatkowe. Zakładka Ogólne zawiera podstawowe dane na temat banku – jego nazwę, Bankowy Numer Rozliczeniowy, adres, itd. Zakładka Dodatkowe to dane wymagane podczas elektronicznej wymiany danych z bankiem. Akronim – skrócony opis banku (maksymalnie 20 znaków). Akronim jest używany na wydrukach, warto więc nadać go tak, aby bank był łatwo identyfikowalny przez Użytkownika. Nr rozliczeniowy (NRB) – Numer Rozliczeniowy Banku (NRB) jednoznacznie identyfikuje bank. Oznacza to, że nie ma w Polsce dwóch banków o takim samym numerze kierunkowym. Numer kierunkowy nie jest dowolnym ciągiem cyfr. Jego zawartość jest poddawana weryfikacji zgodnie z algorytmem obowiązującym w bankowości (tzw. algorytm weryfikacji modulo). Dlatego nie da się zapisać formularza z danymi banku, jeśli numer kierunkowy nie jest wypełniony poprawnie (program informuje stosownym komunikatem). Kod SWIFT – kod wykorzystywany podczas elektronicznej wymiany danych (dotyczy zwłaszcza przelewów zagranicznych). Skrót SWIFT oznacza Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication – organizację zajmującą się standaryzacją elektronicznej wymiany danych. Numer centrali – trzycyfrowe oznaczenie centrali banku. Dla banków spółdzielczych może pozostać puste, dla pozostałych – musi być równe trzem pierwszym znakom numeru rozliczeniowego (lub mniej niż trzem jeśli numer rozliczeniowy jest krótszy niż trzy znaki). Nazwa – pełna nazwa banku. Przeznaczone są na nią dwie linie po 50 znaków Dane adresowe banku: kraj, województwo, ulica, numer domu, miasto, kod pocztowy, adres - dodatkowe miejsce pozostałych danych o adresie, telefon, fax oraz kategoria domyślna banku. Zakładka Dodatkowe zawiera przede wszystkim informacje wykorzystywane podczas elektronicznej wymiany danych z bankiem. Format eksportu dla przelewów zwykłych – system Comarch ERP Optima obsługuje formaty standardowe predefiniowane w programie: BANKZKH, BPH BusinessNet (import)/PekaoBIZNES24 (import), CitiBank, CitiDirect, Elixir-O – BPH, Elixir-O iBRE, ING WebService, KASABUF.TXT i BANKBUF.TXT (import), KASAZKH, KB-24 Kredyt Bank (eksport), Raiffeisen WebService, US – Bank Śląski, Videotel i ZUS – Bank Śląski oraz formaty utworzone przez Użytkownika. Jeśli firma nie korzysta z elektronicznej wymiany danych – wybieramy opcję: brak. Format ten będzie wykorzystywany przez program do eksportu przelewów zwykłych. Format eksportu dla przelewów US – format, który będzie wykorzystywany przez program do eksportu przelewów do urzędów skarbowych. Format eksportu dla przelewów ZUS – format, który będzie wykorzystywany przez program do eksportu przelewów do ZUS. Format importu wyciągów bankowych – oprócz formatów wyżej wymienionych do importu Użytkownik może wybrać jeden z predefiniowanych w programie formatów niemodyfikowalnych: MT940 (standard), MT940 (BGŻ), MT940 (BRE) oraz MT940 (PBS). Czas realizacji polecenia przelewu – ilość dni, która jest potrzebna, aby bank zrealizował transakcję. Parametr ten jest wykorzystywany przy ustalaniu dat realizacji należności i zobowiązań. Np. jeśli faktura sprzedaży dla kontrahenta ma odroczoną płatność na termin 15 września, realnie wpłaty pieniędzy możemy spodziewać się o kilka dni później. Jeśli czas realizacji przelewu to 2 dni – wpłata nastąpi 17 września. Nr telefonu dla połączenia modemowego – numer połączenia modemowego, wykorzystywany podczas elektronicznej wymiany danych z bankiem. Identyfikator Użytkownika – identyfikator używany podczas elektronicznej wymiany danych z bankiem. Hasło Użytkownika – hasło używane podczas elektronicznej wymiany danych z bankiem. Adres internetowy URL – adres strony WWW banku. Bank prowadzi rachunki w standardzie IBAN – zaznaczenie parametru spowoduje, że na zapisach bankowych i na zdarzeniach w Preliminarzu płatności związanych z tym bankiem wpisywany numer rachunku jest walidowany Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

44

Wersja 2014.0.1


wg algorytmu obowiązującego dla tego systemu. Wprowadzona tutaj wartość jest następnie dziedziczona na formularzu rejestru, zapisach kasowych/bankowych czy zdarzeniach w Preliminarzu. Domyślnie przy imporcie listy banków, wprowadzaniu nowego banku itp. Parametr jest automatycznie zaznaczany (obecnie wszystkie numery rachunków w bankach polskich są zgodne z numeracją IBAN). Bank zagraniczny – parametr powinien być zaznaczony tylko w przypadku banków zagranicznych. W sytuacji, gdy parametr jest aktywny i równocześnie nie prowadzi numeracji IBAN– numery kont dla tego banku nie są walidowane (nie jest prowadzona kontrola poprawności numerów kont). Nie rozliczaj płatności – zaznaczenie tego parametru powoduje, iż płatności wystawiane na ten bank otrzymują status Nie podlega. Dodatkowe informacje widoczne w oknie to kod operatora, który wprowadził kartę banku i data jej wprowadzenia oraz kod operatora, który dokonał ostatniej modyfikacji i data jej wykonania. Uwaga: Jeśli równocześnie zaznaczone są parametry Bank prowadzi numerację w standardzie IBAN oraz Bank zagraniczny – nadrzędne znaczenia ma parametr o rachunkach IBAN. Oznacza to, że podczas wpisywania banku na rejestr kasowy, zapis bankowy czy zdarzenie w Preliminarzu – numer rachunku będzie walidowany wg algorytmu stosowanego dla numeracji IBAN.

3.2.2

Import danych o bankach

Listę banków można uzupełnić wprowadzając kolejne pozycje (jak opisano powyżej) lub zaimportować aktualne dane o bankach. Import banków można wykonać bezpośrednio z serwera Krajowej Izby Rozliczeniowej. Import banków z serwera Krajowej Izby Rozliczeniowej jest dostępny wyłącznie dla Klientów z aktualną gwarancją. W przypadku, kiedy Klient nie posiada aktualnej gwarancji bądź pracuje na wersji Demo w momencie wywołania importu banków z serwera pojawia się komunikat: „Wystąpił błąd: Usługa dostępna tylko dla programów na gwarancji.”

Rys. Import banków Użytkownik może zdecydować o schemacie postępowania, w przypadku, kiedy źródło importu nie jest nowsze niż ostatnio wykonywany import: 

można zdecydować o nie wykonywaniu importu zaznaczając parametr: Nie wykonuj importu bądź,

wykonaniu importu zaznaczając parametr „Mimo to importuj (nawet, jeśli miałoby to spowodować nadpisanie starszymi danymi)”.

W przypadku zaznaczenia parametru „Nie wykonuj importu, gdy źródło nie jest nowsze niż ostatnio wykonany import” program sprawdza datę ostatnio importowanego pliku: 

- jeżeli jest to pierwszy import – zostanie on uruchomiony,

- jeżeli data importowanego pliku jest późniejsza niż data pliku ostatnio importowanego - import zostanie uruchomiony

- jeżeli data importowanego pliku jest taka sama bądź wcześniejsza od daty pliku ostatnio importowanego - import nie zostanie wykonany, a w logu pojawia się komunikat: „Źródło importu nie jest nowsze niż ostatnio wykonany import.”

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

45

Wersja 2014.0.1


Jeżeli zaznaczony zostanie parametr „Mimo to importuj” import zawsze zostanie wykonany. Użytkownik może również zdecydować o aktualizacji danych. Można wybrać spośród dwóch opcji: 

„Dopisywanie nowych banków i aktualizacja istniejących” - program nie tylko dopisuje nowe banki, ale również aktualizuje dane na bankach już występujących w bazie danych,

„Tylko dopisywanie nowych banków” - do listy banków dopisywane są nowe, dane banków już występujących w programie pozostają bez zmian.

Po pierwszym imporcie listy banków w tytule okna pojawia się data aktualności listy banków.

3.3

Rejestry kasowe/bankowe

3.3.1

Lista rejestrów kasowych/bankowych

Rejestry kasowe/bankowe w systemie Comarch ERP Optima są odpowiednikiem prowadzonych przez firmę kas gotówkowych, rachunków bankowych lub firmowych kart kredytowych. Każdej kasie, rachunkowi lub karcie kredytowej powinien odpowiadać jeden rejestr. W skład każdego z rejestrów wchodzą raporty kasowe, bankowe lub raporty związane z przychodami i wydatkami dokonywanymi kartą kredytową. Lista rejestrów kasowych/ bankowych dostępna jest z menu Kasa/Bank/Rejestry kasowe/bankowe. Dla każdego z rejestrów należy określić między innymi kwotę początkową (Saldo B.O.), z którą rozpoczynamy pracę z programem oraz okres raportów – czyli częstotliwość, z jaką raporty będą zamykane (nieokreślony, dzienny, tygodniowy, dekadowy lub miesięczny). Każdy zamknięty raport wpływa na stan bieżący środków w rejestrze kasowym/bankowym.

Rys. Lista rejestrów bankowych Rejestry walutowe Użytkownik powinien otworzyć tylko w przypadku, gdy posiada rachunek w walucie. Na rachunkach walutowych mogą być wprowadzane tylko zapisy w danej walucie. Zarówno bilans otwarcia jak i zamknięcia są zawsze wykazywane w walucie. Ponadto istnieje możliwość oznaczenia rejestrów nieaktywnych, czyli takich, które nie są już w firmie wykorzystywane (np. stare konto bankowe). Na liście rejestrów widoczny jest parametr Pokazuj też nieaktywne: 

jeśli jest zaznaczony – na liście widoczne są wszystkie rejestry (również te nieaktywne),

jeśli nie jest zaznaczony – na liście widoczne są tylko rejestry aktywne.

Listę obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika. Dodatkowo dostępne są m. in. następujące przyciski: - lista raportów kasowych/ bankowych związanych z rejestrem. - lista zapisów kasowych/ bankowych rejestru. Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

46

Wersja 2014.0.1


- lista płatności rejestru w Preliminarzu płatności. Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

3.3.2

Formularz rejestru kasowego/bankowego: zakładka Ogólne

Nowy rejestr kasowy/bankowy zakładamy z poziomu listy rejestrów przyciskiem <INSERT>.

lub z klawiatury klawiszem

Formularz zawierający szczegółowe dane na temat rejestru składa się z pól: Akronim – krótkie (do 20 znaków) określenie rejestru. Rejestr – symbol rejestru, krótki (maksymalnie 5 znaków) symbol rejestru, wykorzystywany w numeracji raportów i zapisów właściwych temu rejestrowi. z tego względu warto symbol rejestru skonstruować tak, aby przeglądając raporty lub zapisy kasowe/bankowe łatwo było zidentyfikować do jakiego rejestru należą. Nazwa – dłuższa nazwa rejestru (maksymalnie 40 znaków) Typ rejestru – rozróżniane są trzy typy rejestrów kasowych/bankowych: kasa – odpowiadający kasom gotówkowym, konto bankowe – odpowiadający prowadzonym przez firmę kontom (rachunkom) bankowym oraz karta kredytowa – to typ rejestrów odpowiadających firmowym kartom kredytowym. Bank – dla rejestrów typu kasa pole nie jest aktywne. Dla rejestrów typu konto bankowe lub karta kredytowa oznacza bank, w którym otwarty jest rachunek lub który wystawił kartę. Akronim banku lub jego numer rozliczeniowy można wpisać z klawiatury lub wspomóc się listą banków dostępną po uruchomieniu przycisku Bank. Jeśli potrzebnego banku nie ma na liście banków, można go z tego poziomu dopisać. Numer rachunku – dla rejestrów typu konto bankowe i karta kredytowa jest to numer rachunku lub numer karty kredytowej. Obydwa numery podlegają walidacji wg algorytmów stosowanych przez instytucje bankowe. Oznacza to, że program nie pozwoli na wpisanie błędnych numerów. W przypadku kont bankowych obok numeru rachunku pojawia się parametr IBAN. Jego wartość jest dziedziczona z formularza wpisanego wcześniej banku (można ją oczywiście zmienić). Dokładnie zasady obsługi pól związanych z bankiem zostały opisane w jednym z rozdziałów w części Informacje ogólne. W przypadku kart kredytowych – oprócz banku i numeru karty kredytowej należy wprowadzić jeszcze typ karty (możliwość wyboru z listy kart zdefiniowanych w Konfiguracji firmy/Kasa i Bank/Karty płatnicze) oraz określić jej datę ważności. Poprawność numeru karty kredytowej jest sprawdzana w oparciu o algorytm Luhna i nie zależy od wybranego typu karty (jak np. na zapisie kasowym/bankowym).

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

47

Wersja 2014.0.1


Rys. Rejestr kasowy/ bankowy Numeracja raportów – wybór schematu numeracji, który będzie wykorzystywany do numeracji raportów kasowych/bankowych w obrębie tego rejestru. Schematy numeracji można definiować posługując się funkcją Lista definicji dokumentów. Okres raportów – domyślna długość raportu w danym rejestrze, na podstawie której proponowana jest data zamknięcia dodawanego, nowego raportu. Do wyboru mamy okres niestandardowy, dzienny, tygodniowy, dekadowy i miesięczny. Numery obce – parametr odpowiada za możliwość wpisania dla raportów otwieranych w ramach danego rejestru numerów obcych (czyli np. oryginalnego numeru wyciągu bankowego). Jeśli parametr jest aktywny – podczas zakładania raportu Użytkownik ma dostęp do pola Numer obcy. Poniżej można uzupełnić informacje o walucie, w jakiej prowadzony jest rachunek/ kasa. W przypadku wybrania waluty obcej pojawiają się dodatkowe pola związane z przeliczaniem (na potrzeby księgowości) zapisów w walucie na PLN. Saldo B.O. – stan początkowy, z którym rozpoczynamy pracę w danym rejestrze: kasie gotówkowej lub rachunku bankowym. Wpisane tutaj saldo B.O. Przeniesione zostanie, jako stan początkowy pierwszego raportu otwartego w tym rejestrze. Jeśli rejestr jest walutowy obok waluty pojawia się możliwość wybrania typu kursu, według którego powinna być przeliczona kwota w walucie wprowadzona, jako Bilans Otwarcia. Jeśli Użytkownik nie jest w stanie wskazać konkretnego kursu – może wybrać opcję kurs Nieokreślony. W takim przypadku podaje bezpośrednio kwotę w walucie i kwotę w PLN, bez przelicznika. W przypadku rejestrów walutowych dodatkowo na formularzu rejestru należy wskazać typ kursu odpowiedni dla zapisów rozchodowych (Typ kursu zakupu) oraz przychodowych (Typ kursu sprzedaży). Będą one wykorzystywane podczas wprowadzania dokumentów bezpośrednio w module Kasa/Bank (niezwiązane z dokumentami zarejestrowanymi w innych modułach).

Uwaga; Jeśli, rejestr jest prowadzony w PLN – można wprowadzać do niego zapisy w dowolnej walucie. Jeśli rejestr jest prowadzony w walucie obcej to można do niego wprowadzać zapisy/ płatności tylko w takiej samej walucie. Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

48

Wersja 2014.0.1


W przypadku rejestrów złotówkowych salda wykazywane są zawsze w PLN, niezależnie od waluty dokumentu. Natomiast w przypadku rejestrów walutowych – salda są wykazywane w walucie, w jakiej prowadzony jest rejestr. Poniżej znajdują się pola, gdzie można wpisać informacje dodatkowe: Limit kredytu – limit kredytu związany z rachunkiem bankowym lub firmową kartą kredytową Kara za przekroczenie – kara (najczęściej kwota potrącana z rachunku) za przekroczenie limitu kredytu. Oprocentowanie rachunku – stopa oprocentowania rachunku. Oprocentowanie kredytu – stopa oprocentowania kredytu. Oprocentowanie karne – oprocentowanie karne rachunku. W górnej części okna widoczny jest parametr Nieaktywny. Służy on do zaznaczania rejestrów, które nie są już w firmie wykorzystywane (np. stare konta bankowe). Jego zaznaczenie spowoduje, że: 

nie będzie on widoczny na listach wyświetlanych z poziomu innych okien (np. podczas zakładania nowej formy płatności, określania rejestru na liście zapisów kasowych/bankowych itp.),

nie będzie wyświetlany na liście rejestrów zawężonej tylko do rejestrów aktywnych.

Formularz obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika. Dodatkowo dostępne są m. in. następujące przyciski: - lista raportów kasowych/ bankowych związanych z danym rejestrem - lista zapisów kasowych/ bankowych rejestru - lista płatności rejestru w Preliminarzu płatności

3.3.3

Formularz rejestru kasowego/bankowego: zakładka Zakazy

3.3.3.1 Zakazy do rejestrów w module Kasa/Bank W niektórych firmach do obsługi poszczególnych kas czy rachunków bankowych wyznaczeni są poszczególni operatorzy. Pozostali zaś nie powinni mieć do nich dostępu. Przykładem może być schemat, gdzie kasjerka prowadząca kasę gotówkową nie ma dostępu do informacji o operacjach dokonywanych na rachunku bankowym. Dlatego w module Kasa/Bank wprowadzono blokady dostępu w sposób analogiczny jak np. dostęp do dzienników cząstkowych czy wybranych kont księgowych w module Księga Handlowa. Blokada dotyczy podglądu oraz wykonywania jakichkolwiek operacji w danym rejestrze (zarówno na zapisach kasowych jak i w Preliminarzu płatności) przez wskazanego operatora. Z poziomu zakładki Zakazy można ustawić blokadę dla wybranych operatorów. Aby zablokować dostęp do rejestru należy wpisać operatora na listę dostępną z poziomu tej zakładki. Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski. Po wciśnięciu przycisku Dodaj należy z dostępnej listy wybrać kod operatora, który będzie miał założoną blokadę. Uwaga: Na liście nie pojawią się: -operator aktualnie zalogowany do programu, -operatorzy, którzy bieżący rejestr mają zdefiniowany jako kasę domyślną na swojej karcie. Jeśli operator ma założoną blokadę na dostęp do wybranego rejestru - zapisy z tego rejestru nie są widoczne na Listach zapisów KB oraz w Preliminarzu płatności, niezależnie od wybranej zakładki. Operator nie ma również możliwości automatycznego rozliczania takich zapisów i zdarzeń (funkcja Rozliczenia). Przykład Zakładanie rejestrów kasowych/bankowych Firma posiada dwa konta bankowe – w PKO BP S.A. oraz w BPH S.A.. Dla każdego banku warto więc założyć odrębne rejestry – ułatwi to kontrolę przepływu środków na danym koncie. Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

49

Wersja 2014.0.1


Zakładamy więc dwa rejestry typu konto bankowe o symbolach: PKO oraz BPH. Zgodnie z założonym wcześniej systemem numeracji dokumentów numery kolejne zapisów zawierać będą odpowiednio skróty PKO i BPH. W firmie zatrudnionych jest dwóch kasjerów, którzy dokonują rozliczeń gotówkowych. Również dla każdego z nich zakładamy odrębny rejestr, tym razem typu kasa. Symbolem rejestru mogą być np. inicjały kasjerów (będą one obecne również w numeracji zapisów kasowych). 3.3.3.2 Zakazy do rejestrów w module Kasa/Bank Plus W przypadku rozbudowanych instalacji istnieje potrzeba nadawania operatorom blokad dostępu do konkretnych czynności w ramach rejestru kasowego/bankowego. Przykładowo, aby operator mógł dodawać zapisy w rejestrze KASA, natomiast w rejestrze BANK, aby mógł jedynie podglądać zapisy celem ich rozliczenia. Funkcjonalność rozbudowanych blokad do rejestrów kasowych/bankowych jest dostępna wyłącznie w module Kasa/Bank Plus. Funkcjonalność ta obejmuje m.in. możliwość blokowania dostępu tylko do raportów kasowych/bankowych konkretnego rejestru – jednocześnie dostęp do Preliminarza płatności; blokowanie tylko rozliczeń; umożliwienie rozliczania, ale bez wglądu w cały raport kasowy/bankowy; możliwość blokowania dodawania zapisów w konkretnym rejestrze określonemu operatorowi. W przypadku modułu Kasa/Bank Plus na formularzu rejestru kasowego/bankowego na zakładce Zakazy zmienił się sposób prezentacji blokad. Tabela Zakazy zawiera następujące informacje: kolumnę Operator z rozwijalną listą aktywnych operatorów oraz kolumny z zakazami do poszczególnych elementów: rejestru, raportu, zdarzenia oraz zapisu.

Rys. Zakładka zakazy na formularzu rejestru kasowego/bankowego Zaznaczenie dowolnej blokady operatorowi w module Kasa/Bank Plus powoduje, że ma on całkowity zakaz do rejestru przełączając się na moduł Kasa/Bank. Zaznaczenie blokady operatorowi w module Kasa/Bank powoduje, że ma on zaznaczone blokady do wszystkich formularzy i list danego rejestru w module Kasa/Bank Plus. 3.3.3.2.1

Działanie blokad

Formularz/lista

Symbol

Opis

Rejestr k/b L

Zakaz do listy rejestrów k/b. Jeżeli zaznaczony – operator nie widzi danego rejestru na liście w menu Kasa Bank /Rejestry kasowe bankowe

P

Zakaz podglądu. Jeżeli zaznaczony – operator nie może podglądnąć formularza rejestru k/b w menu Kasa Bank /Rejestry kasowe bankowe.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

50

Wersja 2014.0.1


Z

Zakaz zmiany. Jeżeli zaznaczony – operator nie może dokonywać zmian na formularzu rejestru k/b. Będzie mógł go podglądać w trybie tylko do odczytu.

R

Zakaz rozliczania. Jeżeli zaznaczony – operator nie może rozliczać dokumentów wprowadzonych do danego rejestru. Jeżeli odznaczony i jednocześnie operator posiada zakaz podglądu zdarzeń k/b i/lub zapisów k/b – w menu Kasa Bank /Rozliczenia podmiotu oraz Kasa Bank /Dokumenty nierozliczone – operator będzie widział zapisy k/b i zdarzenia k/b w celu ich rozliczenia. Przy próbie rozliczenia zapisu lub zdarzenia znajdującego się w rejestrze, do którego operator ma zakaz rozliczania oraz przy próbie wyboru do rozliczenia zapisu bądź zdarzenia znajdującego się w rejestrze, do którego operator ma zakaz rozliczania pojawi się komunikat: „Bieżący operator posiada zakaz wykonywania akcji rozliczanie na obiektach typu rejestr k/b w rejestrze [nazwa rejestru].”

U

Zakaz usuwania. Jeżeli zaznaczony – operator nie może usunąć danego rejestru k/b.

D

Zakaz dodawania. Jeżeli zaznaczony – operator nie może dodawać nowych raportów dla danego rejestru.

P

Zakaz podglądu. Jeżeli zaznaczony – operator nie widzi listy raportów k/b danego rejestru. Rejestr nie jest widoczny w polu z rozwijalną listą rejestrów na liście raportów – pole Rejestr.

Z

Zakaz zmiany. Jeżeli zaznaczony – operator nie może dokonywać zmian na formularzu raportu k/b. Będzie mógł go podglądać w trybie tylko do odczytu.

U

Zakaz usuwania. Jeżeli zaznaczony – operator nie może usunąć raportu k/b danego rejestru.

D

Zakaz dodawania. Jeżeli zaznaczony – operator nie może dodawać nowych zapisów dla danego rejestru. Zakaz dotyczy zarówno zapisów dodawanych w menu Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/bankowe, jak również zapisów dodawanych automatycznie, poprzez menu kontekstowe z Preliminarza płatności lub listy faktur oraz przy imporcie wyciągów bankowych.

P

Zakaz podglądu. Jeżeli zaznaczony – operator nie widzi zapisów k/b danego rejestru w menu Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/bankowe. W polu Rejestr, rejestr do którego jest zakaz jest niewidoczny dla operatora. Operator nie widzi również zapisów k/b tego rejestru w menu Magazyn walut (brak możliwości wybrania takiego rejestru z listy rejestrów), Dokumenty nierozliczone zakładka Na dzień, Dokumenty rozliczone, Różnice kursowe. Przy próbie wygenerowania Noty odsetkowej, Ponaglenia zapłaty i Potwierdzenia Salda pojawi się komunikat: „Bieżący operator posiada zakaz wykonywania akcji podgląd na obiektach typu zdarzenie lub zapis k/b w rejestrze –nie określono-.” Dla Dokumentów rozliczonych i Różnic Kursowych, jeżeli rozliczenie zawiera zapis z rejestru z zakazem podglądu i drugi zapis/zdarzenie z rejestru bez zakazu podglądu - zapisy z rejestru z zakazem podglądu wyświetlane będą bez numeru dokumentu i kwoty oraz bez możliwości podglądu takiego zapisu. Jeżeli operator potrzebuje całkowity zakaz, czyli również zakaz do rozliczania z listy Dokumenty nierozliczone zakładka Ogólne oraz Rozliczenia podmiotu zakładka Nierozliczone należy zaznaczyć operatorowi również zakaz rozliczania na rejestrze.

Raport k/b

Zapis k/b

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

51

Wersja 2014.0.1


Z

Zakaz zmiany. Jeżeli zaznaczony – operator nie może dokonywać zmian na formularzu zapisu k/b. Będzie mógł go podglądać w trybie tylko do odczytu.

U

Zakaz usuwania. Jeżeli zaznaczony – operator nie może usunąć zapisu k/b danego rejestru.

D

Zakaz dodawania. Jeżeli zaznaczony – operator nie może dodawać zdarzeń z poziomu menu Kasa/Bank/ Preliminarz płatności. Blokada dotyczy wyłącznie ręcznych zdarzeń w Preliminarzu płatności.

P

Zakaz podglądu. Jeżeli zaznaczony – operator nie widzi zdarzeń k/b danego rejestru w menu Kasa Bank /Preliminarz płatności. Wybierając rejestr z listy dostępnych rejestrów ten, do którego ustanowiono zakaz nie będzie widoczny na liście. Operator nie zobaczy również zdarzeń k/b tego rejestru w menu Dokumenty nierozliczone zakładka Na dzień, Dokumenty rozliczone, Różnice kursowe. Przy próbie wygenerowania Noty odsetkowej, Ponaglenia zapłaty i Potwierdzenia Salda pojawi się komunikat: „Bieżący operator posiada zakaz wykonywania akcji podgląd na obiektach typu zdarzenie lub zapis k/b w rejestrze –nie określono-.” Dla Dokumentów rozliczonych i Różnic Kursowych, jeżeli rozliczenie zawiera zdarzenie z rejestru z zakazem podglądu i drugi zapis/zdarzenie z rejestru bez zakazu podglądu - zdarzenia z rejestru z zakazem podglądu wyświetlane będą bez numeru dokumentu i kwoty oraz bez możliwości podglądu takiego zdarzenia. Jeżeli operator potrzebuje całkowity zakaz, czyli również zakaz do rozliczania z listy Dokumenty nierozliczone zakładka Ogólne oraz Rozliczenia podmiotu zakładka Nierozliczone należy zaznaczyć operatorowi również zakaz rozliczania na rejestrze.

Z

Zakaz zmiany. Jeżeli zaznaczony – operator nie może dokonywać zmian na formularzu zdarzenia k/b. Będzie mógł go podglądać w trybie tylko do odczytu.

U

Zakaz usuwania. Jeżeli zaznaczony – operator nie może usunąć zdarzenia k/b danego rejestru w menu Kasa/Bank/ Preliminarz płatności

Zdarzenie k/b

3.3.3.2.2

Wpływ blokad na rejestrze k/b na pozostałe funkcje w programie

Operator, który ma jakikolwiek zakaz podglądu, nie może eksportować raportów k/b poprzez Eksport do Comarch ERP Klasyka. Blokada podglądu zapisów/ zdarzeń uniemożliwia podgląd zapisu/zdarzenia z poziomu listy dokumentów rozliczających dostępnej z list i formularzy w rejestrze VAT, ewidencji dodatkowej oraz dokumentów w module Handel. Przy próbie podglądu dokumentu pojawia się komunikat: „Bieżący operator posiada zakaz wykonywania akcji podgląd na obiektach typu zapis k/b w rejestrze [nazwa rejestru].” Operator, który ma zakaz podglądu do rejestru, zapisu k/b lub zdarzenia k/b nie widzi zapisów i zdarzeń z danego rejestru na zakładce Kalendarz. Natomiast operator, który ma jakikolwiek wpis w blokadach do danego rejestru ma zablokowany dostęp do informacji bieżących z Kasy/Banku dotyczących danego rejestru. Wydruki w module Kasa/Bank Plus uwzględniają zakazy podglądu zapisów i/lub zdarzeń kasowych/bankowych. 3.3.3.2.3

Przykłady wykorzystania blokad

Przykład 1 Użytkownik A ma widzieć nierozliczone faktury i móc je rozliczać z zapłatami, ale ma nie mieć wglądu w cały wyciąg bankowy rejestru PKO.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

52

Wersja 2014.0.1


Rys. Formularz rejestru z zaznaczonymi odpowiednimi zakazami Dla operatora a można skonfigurować następujące zakazy: Zakaz zmiany i usuwania do rejestru PKO – operator widzi rejestr np. może sprawdzić numer rachunku bankowego, ale nie może nic zmieniać na formularzu tego rejestru oraz nie może tego rejestru usunąć. Brak zakazu do Rozliczeń – operator widzi zapisy w menu Rozliczenia podmiotu i Dokumenty nierozliczone – zakładka Ogólne. Nie mając blokady do rozliczeń zdarzeń może rozliczać zapisy i zdarzenia z tych list. Pełny zakaz do raportów tego rejestru – zakaz dodawania, podglądu, zmiany i usuwania raportów. Operator nie może dodawać raportów, nie widzi raportów rejestru PKO a więc nie ma dostępu do obrotów i salda tego rachunku oraz nie może ich zmieniać ani usuwać. Pełny zakaz do zapisów k/b rejestru PKO – zakaz dodawania, podglądu, zmiany i usuwania. Operator nie może dodawać zapisów, nie widzi zapisów tego rejestru w menu Zapisy kasowe/bankowe, Dokumenty rozliczone, Różnice kursowe, Magazyn walut, Dokumenty nierozliczone zakładka Na dzień, nie może ich modyfikować ani usuwać. Brak zakazów do zdarzeń k/b – operator widzi zdarzenia w Preliminarzu i na innych listach. Może rozliczać z menu Rozliczenia podmiotu, Dokumenty nierozliczone oraz z Preliminarza z menu kontekstowego. Nie może rozliczać z formularza zdarzenia, ponieważ ma blokadę do listy zapisów k/b danego raportu. Przykład 2 Użytkownik a ma móc dodawać, podglądać, usuwać oraz modyfikować zapisy, ma mieć dostęp do zdarzeń w Preliminarzu płatności rejestru PKO. Ma mieć pełny dostęp do rejestr PKO, dlatego też nie dodajemy dla niego żadnego zakazu. Użytkownik A ma móc tylko podglądać zapisy w rejestrze KASA, bez możliwości dodawania, zmiany i usuwania.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

53

Wersja 2014.0.1


Rys. Formularz rejestru z zaznaczonymi odpowiednimi zakazami Dla operatora a można skonfigurować następujące zakazy: Dla formularza rejestru KASA – zakaz zmiany i usuwania. Dla formularza raportu k/b rejestru KASA zakaz dodawania, zmiany i usuwania. Dla formularza zapisu k/b rejestru KASA zakaz dodawania, zmiany i usuwania. Przykład 3 Użytkownik A ma mieć zakaz do rejestru KASA: nie może podglądać zapisów ani zdarzeń, nie może rozliczać. Może natomiast wystawiać faktury płatne gotówką generujące zapis kasowy w rejestrze KASA i automatyczne rozliczenie tego zapisu z fakturą.

Rys. Formularz rejestru z zaznaczonymi odpowiednimi zakazami

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

54

Wersja 2014.0.1


Dla operatora a można skonfigurować następujące zakazy: Dla formularza rejestru KASA – pełny zakaz, czyli: zakaz do listy, podglądu, zmiany, rozliczania i usuwania. Dla formularza raportu k/b rejestru KASA – pełny zakaz, czyli: zakaz dodawania, podglądu, zmiany i usuwania. Dla formularza zapisu k/b rejestru KASA - zakaz podglądu, zmiany i usuwania. Dla formularza zdarzenia k/b rejestru KASA – pełny zakaz, czyli: zakaz dodawania, podglądu, zmiany i usuwania.

3.3.4

Zakładanie nowego rejestru kasowego/ bankowego

Przy zakładaniu nowego rejestru kasowego lub bankowego program w chwili zatwierdzania pyta zawsze czy założyć aktualny raport kasowy/ bankowy, w którym możliwe będzie wprowadzanie zapisów kasowych/ bankowych: Otworzyć nowy raport… - jeśli Użytkownik zaznaczy opcje to program automatycznie otworzy aktualny raport kasowy/bankowy dla tworzonego rejestru. Raport będzie otwarty (można wprowadzać zapisy) i będzie obejmował okres od wskazanej daty, zgodnie z ustawionym dla rejestru okresem raportów. Przy zakładaniu kolejnego rejestru bankowego (rachunku bankowego) prowadzonego w PLN program w chwili jego zatwierdzania pyta dodatkowo o to, czy założyć nową formę płatności, skojarzoną z tym rejestrem: Dodać nową formę płatności (przelew) dla rachunku – jeśli Użytkownik zaznaczy opcję to w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Formy płatności dopisana zostanie nowa forma skojarzona z założonym właśnie rejestrem. Forma płatności będzie typu przelew. Program zaproponuje założenie nowej formy płatności skojarzonej w rejestrze tylko w przypadku, gdy: 

rejestr jest typu Konto bankowe

rachunek bankowy jest prowadzony w PLN (rachunki walutowe w systemie są obsługiwane nieco inaczej)

jest to kolejny rachunek bankowy w PLN (pierwszy jest automatycznie kojarzony z predefiniowaną formą płatności przelew) Uwaga: W przypadku zakładania pierwszego rejestru dla rachunku bankowego w PLN program automatycznie kojarzy go z domyślną formą płatności przelew w Konfiguracji firmy.

Jeśli Użytkownik nie zaznaczy żadnej opcji to utworzony zostanie rejestr bez skojarzonej formy płatności oraz bez aktualnego raportu. Okno dialogowe obsługiwane jest przez przyciski: - zatwierdzenie rejestru. Nowy raport/ forma płatności są tworzone zgodnie z zaznaczeniem przez Użytkownika. - powrót na formularz rejestru.

3.4

Raporty kasowe/bankowe

Z każdym rejestrem kasowym/bankowym może być związana dowolna ilość raportów kasowych/bankowych. z kolei w skład każdego raportu może wchodzić dowolna liczba zapisów kasowych/bankowych, które określają przychody i rozchody środków finansowych w firmie. Raport składa się z zapisów, które określają przychody i rozchody środków finansowych w firmie. Raporty kasowe/bankowe wchodzące w skład określonego rejestru dziedziczą z jego parametrów: 

okres raportów – czyli okres czasu, jaki obejmuje jeden raport. Okres raportów określamy na poziomie rejestru, do którego raporty należą. Przypomnijmy, że okres raportów może być niestandardowy, dzienny, tygodniowy, dekadowy lub miesięczny. Oznacza to, że częstotliwość (okres) zamykania raportów może być różna dla różnych rejestrów. Np. raporty kasowe mogą być zamykane w okresach tygodniowych, a raporty z rejestrów bankowych - dziennie.

zasady numeracji raportów – definiując rejestr, w polu numeracja raportów, określamy jakiej klasy raporty będą składały się na nasz rejestr. Pociąga to za sobą wykorzystanie schematu numeracji

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

55

Wersja 2014.0.1


właściwego tej klasie raportów. Przykład numeracji raportów wyświetli się obok pola Numeracja raportów. Przypomnijmy, że jeśli firma prowadzi więcej niż jeden rejestr kasowy/bankowy – należy w schemacie numeracji uwzględnić symbol rejestru (pole Rejestr). Wtedy raporty będą numerowane kolejno w obrębie każdego z rejestrów. 

saldo B.O. – saldo otwarcia rejestru jest przenoszone, jako otwarcie: Stan poprzedni: pierwszego raportu kasowego w danym rejestrze.

Zapisy mogą być wprowadzane tylko do raportów o statusie otwarty. Jeśli raporty poprzedzające aktualnie otwarty mają status zamkniętych, stan końcowy każdego z nich jest automatycznie przenoszony, jako otwarcie następnego (pole Stan poprzedni:).

3.4.1

Lista raportów kasowych/bankowych

Lista raportów kasowych/bankowych jest dostępna z menu Kasa/Bank/ Raporty kasowe/bankowe. Na liście wyświetlane są raporty, które dotyczą wskazanego przez Użytkownika rejestru. Rejestr wybieramy w lewym dolnym rogu okna (pole Rejestr:) z listy zdefiniowanych wcześniej rejestrów. Podwójne kliknięcie na raport otwiera listę jego zapisów kasowo-bankowych. Na liście, dla każdego raportu wyświetlane mogą być poniższe kolumny: Numer raportu – kolejny numer raportu Data otwarcia – data otwarcia raportu. Stan poprzedni – stan końcowy poprzedniego, zamkniętego raportu. Jest on jednocześnie saldem otwarcia bieżącego raportu. Dla pierwszego raportu w rejestrze jest to Saldo B.O. tego rejestru. Jeśli poprzedzający raport jest otwarty – wpisywane jest zero lub wyliczana jest wartość, jest to zależne od parametru w Konfiguracji firmy. Obroty – suma przychodów i rozchodów wg zapisów kasowych/bankowych w tym raporcie. Przychody – suma wpłat w danym raporcie kasowym/bankowym. Rozchody – suma wypłat w danym raporcie kasowym/bankowym. Stan końcowy – stan poprzedni + obroty. Jeśli dany lub poprzedzający raport jest otwarty – wpisywane jest zero lub wyliczana jest wartość, jest to zależne od parametru w Konfiguracji firmy. Uwaga: Stan poprzedni, Obroty, Przychody, Rozchody oraz Stan końcowy są wykazywane w walucie, w jakiej prowadzony jest rejestr. Data zamknięcia – data, kiedy raport został lub powinien zostać zamknięty. Stan raportu (otwarty, zamknięty, zaksięgowany) na liście rozróżniane jest kolorami: 

Zielony kolor oznacza raport otwarty

Czarny kolor oznacza raport zamknięty, ale nie zaksięgowany

Niebieski kolor oznacza raport zaksięgowany

Listę obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika. Dodatkowo dostępne są m. in. następujące przyciski: - renumeracja raportów kasowych/bankowych. - księgowanie – możliwe jest jedynie, jeśli Użytkownik posiada równocześnie moduł Comarch ERP Optima Księga Handlowa. Zakres dat – listę można zawęzić do raportów obejmujących podany okres czasu. Zaznaczenie parametru uaktywnia pola, gdzie można podać datę początkową i końcową - lista zapisów kasowych/ bankowych raportu

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

56

Wersja 2014.0.1


Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie. Zasady otwierania i zamykania raportów kasowych/bankowych: 

Data otwarcia kolejnego raportu musi być późniejsza, niż data zamknięcia poprzedniego. Oznacza to w szczególności, że nie da się otworzyć dwóch raportów w ciągu jednego dnia.

W chwili otwarcia nowej bazy danych w domyślnym rejestrze KASA otwarty jest raport kasowy bez określonej daty zamknięcia. Przed otwarciem kolejnego raportu w rejestrze KASA należy określić datę zamknięcia tego raportu.

Bilans otwarcia (Stan poprzedni) dla danego raportu zostanie wyliczony (i będzie widoczny na ekranie) tylko wtedy, gdy wszystkie poprzedzające go raporty będą zamknięte lub po zaznaczeniu odpowiedniego parametru w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Parametry.

Zamknięcie raportu może zostać wykonane tylko wówczas, gdy wszystkie poprzedzające go raporty są zamknięte.

Zamknięcie pierwszego raportu w rejestrze powoduje, że Saldo B.O. całego rejestru przestaje być dostępne do edycji.

3.4.2

Renumeracja raportów kasowych/bankowych

Renumeracja raportów kasowych/ bankowych możliwa jest z poziomu Listy raportów kasowych/bankowych po wciśnięciu przycisku

(lub przycisk <F8>).

Proces renumeracji jest ściśle związany ze schematem numeracji wykorzystywanym dla raportów w danym rejestrze. Program kontroluje: 

czy raporty numerowane są w obrębie miesiąca czy roku

czy raporty numerowane są w obrębie roku kalendarzowego czy obrachunkowego

zastosowanie schematu numerującego raporty narastająco w obrębie miesiąca powoduje renumerację narastająco w obrębie miesiąca

zastosowanie schematu numerującego raporty narastająco w obrębie roku kalendarzowego powoduje renumerację narastająco w obrębie roku kalendarzowego

zastosowanie schematu numerującego raporty narastająco w obrębie roku obrachunkowego powoduje renumerację narastająco w obrębie roku obrachunkowego

Przed rozpoczęciem renumeracji program wyświetla komunikat o zmianie numeracji. Następnie w zależności od zastosowanego schematu numeracji należy podać: 

dla numeracji w obrębie miesiąca:

numer raportu, od którego należy rozpocząć renumerację w danym miesiącu,

miesiąc w obrębie, którego mają być renumerowane raporty

rok kalendarzowy/obrachunkowy

dla numeracji w obrębie roku kalendarzowego/ obrachunkowego:

numer raportu, od którego należy rozpocząć renumerację,

rok kalendarzowy/obrachunkowy w obrębie, którego należy wykonać renumerację

Rys. Parametry renumeracji raportów kasowych/bankowych Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

57

Wersja 2014.0.1


Po dokonaniu renumeracji wyświetlony zostanie raport o zmianach w numeracji raportów. Zasady renumeracji raportów: 

Renumeracja raportów działa tylko w obrębie raportów konkretnego rejestru.

Bez względu na schemat numeracji renumeracja dotyczy wyłącznie segmentu określającego numer raportu.

W wyniku renumeracji nie następuje przeniesienie raportu, a tylko zmiana jego numeru.

Renumeracja jest ściśle związana ze schematem numeracji.

Renumeracja dotyczy wszystkich wskazanych raportów bez względu na ich okres (niestandardowy, dzienny, tygodniowy, dekadowy, miesięczny).

Renumeracja jest możliwa bez względu na to, czy raport jest otwarty czy zamknięty.

Nie może zostać zmieniony numer raportu zaksięgowanego. W sytuacji, gdy podczas renumeracji program natrafi na raport zaksięgowany, którego numer powinien zostać zmieniony – renumeracja zostanie anulowana.

3.4.3

Odbudowa stanów raportów kasowych/ bankowych

W menu Narzędzia/ Korekty danych znajduje się funkcja umożliwiająca odbudowę wyliczonych bilansów otwarcia dla kolejnych raportów: 

stan otwarcia jest wyliczany na podstawie wprowadzonego BO dla rejestru i wszystkich wprowadzonych w poszczególnych raportach zapisów kasowych/bankowych.

stan otwarcia jest sprawdzany dla wszystkich rejestrów zdefiniowanych w bazie

stan otwarcia jest sprawdzany niezależnie od statusu raportu (otwarty, zamknięty, zaksięgowany)

jeśli program natrafi na nie prawidłowo wyliczony stan otwarcia – poprawia go.

3.4.4

Operacje seryjne na raportach

W programie istnieje możliwość wykonywania dwóch rodzajów operacji seryjnych na raportach: 

Otwieranie seryjne raportów,

Zamykanie seryjne raportów.

Wykonywanie operacji na liście raportów jest dostępne z menu kontekstowego (pod prawym klawiszem myszy).

Rys. Seryjne zamykanie (otwieranie) raportów Jeśli występują zamknięte raporty, wówczas w menu jest dostępna opcja Otwórz, a w przeciwnym wypadku aktywna będzie opcja Zamknij. Otwieranie seryjne umożliwia otwarcie wszystkich wskazanych raportów (w ramach Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

58

Wersja 2014.0.1


danego rejestru), począwszy od ostatniego, (czyli z najpóźniejszą datą) do pierwszego, (czyli z najwcześniejszą datą). Z kolei zamykanie seryjne umożliwia zamknięcie wszystkich wskazanych raportów (w ramach danego rejestru), począwszy od pierwszego, (czyli z najwcześniejszą datą) do ostatniego, (czyli z najpóźniejszą datą). Aby wykonać powyższe operacje w pierwszej kolejności należy wskazać raporty, które mają zostać otwarte lub zamknięte. Wybór odbywa się poprzez podświetlenie ostatniego raportu (w przypadku Seryjnego otwarcia) lub pierwszego raportu (w przypadku Seryjnego zamknięcia) z listy raportów, dla których ma zostać wykonana zadana operacja. 3.4.4.1 Otwieranie seryjne raportów Jeżeli chcemy otworzyć raport, po którym występują raporty zamknięte, to zostanie wyświetlony komunikat „Po wskazanym raporcie występują raporty zamknięte. Czy chcesz otworzyć wskazany raport oraz wszystkie następne? Potwierdzenie komunikatu spowoduje, że wszystkie raporty późniejsze również zostaną otwarte. Uwaga: Seryjne otwieranie jest możliwe tylko dla raportów niezaksięgowanych. Jeśli zostaną zaznaczone raporty, z których część będzie zaksięgowana, wówczas operacja zostanie przerwana na pierwszym napotkanym zaksięgowanym raporcie, a otwarte zostaną wszystkie raporty do napotkanego zaksięgowanego. 3.4.4.2 Zamykanie seryjne raportów Jeżeli chcemy zamknąć raport, przed którym występują raporty otwarte, to zostanie wyświetlona informacja „Przed wskazanym raportem występują raporty otwarte. Czy chcesz zamknąć wskazany raport oraz wszystkie poprzednie? Po potwierdzeniu wszystkie raporty wcześniejsze również zostaną zamknięte.

3.4.5

Otwarcie nowego raportu kasowego/bankowego

Nowy raport kasowy/bankowy otwieramy z poziomu listy raportów określonego rejestru kasowego/bankowego. Służy do tego przycisk

lub klawisz <INSERT>.

Formularz raportu kasowego/bankowego zawiera: Rejestr – nazwa rejestru, w którym otwieramy raport. Pobierana jest automatycznie, pole nie jest edytowane. Numer – w chwili pierwszej edycji formularza nowego raportu w tym polu znajduje się opis „AUTONUMER”. Numer raportu zostanie nadany w chwili jego zapisu. Każda kolejna edycja formularza raportu numer będzie już zawierała. Numery raportów nadawane są zgodnie ze schematem numeracji właściwym klasie tych dokumentów. Nieedytowalny. Numer obcy – miejsce na wpisanie numeru obcego dla zakładanego raportu (np. oryginalny numer wyciągu otrzymanego z banku). Pole jest dostępne tylko w przypadku, jeśli na formularzu rejestru, w którym zakładany jest raport zaznaczona jest opcja Numery obce. Numery obce mogą być wykorzystywane podczas księgowania raportów do modułu Księga Handlowa. Data otwarcia – data otwarcia raportu. Podczas otwierania nowego raportu program sprawdza datę zamknięcia poprzedniego i na nowym raporcie jako datę otwarcia proponuje dzień następny. Status raportu – czy raport jest otwarty, czy zamknięty. Zmianę statusu na zamknięty wykonujemy zaznaczając pole Zamknięty myszką lub klawiszem spacji. Data zamknięcia – program proponuje datę zamknięcia raportu zgodnie z przyjętym okresem raportowania (dzień, tydzień, miesiąc…) począwszy od wprowadzonej daty otwarcia. Stan poprzedni – w chwili pierwszej edycji formularza raportu nie jest widoczny. Zostanie policzony po pierwszym zapisie formularza. Będzie widoczny zarówno na liście raportów jak i przy każdej kolejnej edycji formularza, pod warunkiem, że wszystkie poprzednie raporty mają status zamkniętych. Przychody – suma przychodów wg zapisów w raporcie Rozchody – suma rozchodów wg zapisów w raporcie Stan końcowy – wartość końcowa środków w raporcie. Jest to suma wartości z pól Stan poprzedni= Rozchody + Przychody. Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

59

Wersja 2014.0.1


Uwaga: Informacje o Stanie poprzednim, Przychodach, Rozchodach oraz Stanie końcowym są zawsze wykazywane w walucie w jakiej prowadzony jest rejestr. Wprowadził – operator, który założył raport Zmodyfikował – operator, który dokonywał ostatniej modyfikacji

Rys. Raport kasowy/ bankowy Formularz obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika. Dodatkowo dostępne są m. in. następujące przyciski: - lista zapisów kasowych/ bankowych raportu

3.5 3.5.1

Zapisy kasowe / bankowe Lista zapisów kasowych/bankowych

Lista dostępna jest w menu Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/bankowe Listę obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika. Dodatkowo dostępne są m. in. następujące przyciski: - lista rozliczeń podmiotu zaznaczonego na liście kursorem. - renumeracja zapisów – jeśli numeracja nie jest ciągła ustala nowe kolejne liczby porządkowe.

- księgowanie zapisów do Podatkowej Książki Przychodów i Rozchodów. Funkcja jest możliwa wyłącznie wtedy, kiedy dostępny jest również moduł Comarch ERP Księga Podatkowa.

- operacje seryjne na zapisach. Funkcja seryjnej zmiany obejmuje: ustawienie konta przeciwstawnego, ustawienie kategorii, oznaczenie zapisu, jako wynagrodzenie oraz ustawienie statusu na „Nie podlega” i na „Do rozliczenia”. Ponadto po wskazaniu rejestru obsługującego magazyn walut dostępne są operacje seryjnego rozliczania zapisów w magazynie walut oraz ustawienia znacznika magazyn walut.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

60

Wersja 2014.0.1


Uwaga: Jeśli, raport jest ZAMKNIĘTY przyciski

,

oraz

nie są aktywne.

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie. To lista wszystkich wprowadzonych zapisów kasowych/bankowych, niezależnie od rejestru i raportu, do którego zostały wprowadzone. Zapisy ułożone są chronologicznie, wg daty operacji. Parametry listy określamy w dolnej części okna: Kontrahent – wybór podmiotu. Standardowo znajduje się na nim opis Kontrahent i jego użycie wyświetla listę kontrahentów. Naciśnięcie małej strzałki obok przycisku otworzy dodatkowe menu, z którego można wybrać inny typ podmiotu: listę pracowników, wspólników, banków lub urzędów. Kategoria - otwiera listę kategorii zdefiniowanych w bazie danych. Lista może zawierać wszystkie zapisy lub tylko te o statusie rozliczone (częściowo lub całkowicie), nierozliczone albo Nie podlega. Podobnie ze statusem w magazynie walut. Wyboru dokonujemy zaznaczając odpowiednie parametry myszką lub klawiszem spacji. Kwota min – wyświetla listę zapisów, których wartość jest większa lub równa podanej kwocie. Kwota max – wyświetla listę zapisów, których wartość jest mniejsza lub równa podanej kwocie. Jeśli obydwie kwoty są wypełnione – wyszukane zostaną zapisy z określonego w ten sposób przedziału. Jeśli wypełniona jest jedna z nich – odpowiednio wyszukane zostaną zapisy z wartościami większymi niż kwota minimalna lub mniejszymi niż kwota maksymalna. Rejestr – lista rejestrów, można z niej wybrać konkretny rejestr, którego zapisy mają być widoczne Raport – lista raportów wchodzących w skład danego rejestru. Informacja dodatkowa, która pojawi się na ekranie, to daty otwarcia i zamknięcia raportu, aktualne saldo oraz czy raport jest OTWARTY, czy ZAMKNIĘTY. Zakres dat - lista może obejmować wszystkie zapisy (parametr nieaktywny) lub wprowadzone w podanym okresie czasu (parametr zaznaczony i podany zakres dat) Waluta – w module Kasa/Bank można wprowadzać zapisy w walutach obcych (więcej na ten temat w rozdziale poświęconym rejestracji dokumentów w walutach obcych). Lista może zawierać wszystkie zapisy (niezależnie od waluty, w jakiej zostały wprowadzone) lub tylko w jednej wybranej walucie. Wyboru waluty można dokonać korzystając z rozwijanej listy. Uwaga: Kolumna Lp. zawiera liczbę porządkową zapisu w obrębie raportu, do którego należy. Jeśli rejestr zawiera wiele raportów, numery Lp. będą się w tej kolumnie dublowały.

Rys. Lista zapisów kasowych/ bankowych raportu Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

61

Wersja 2014.0.1


3.5.2

Formularz zapisu kasowego/bankowego

Formularz zapisu w raporcie kasowym/bankowym podzielony został na trzy zakładki: Ogólne, Podmiot i Rozliczenia dokumentów. W tytule okna pojawia się nazwa rejestru, do którego zapis zostanie wprowadzony. Formularz obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika. Dodatkowo dostępne są m. in. następujące przyciski: - Kwoty dodatkowe – wykorzystywane podczas księgowania raportów kasowych/ bankowych do modułu Księga Handlowa (opisano dokładniej w rozdziale Kwoty dodatkowe). - lista dokumentów nierozliczonych dla podmiotu określonego na zapisie (funkcja Rozliczenia). 3.5.2.1 Formularz zapisu kasowego/bankowego – zakładka OGÓLNE Zakładka Ogólne zawiera podstawowe informacje na temat zapisu. Są to: Numer w raporcie – numer kolejny (Lp.) w raporcie kasowym/bankowym. W momencie wprowadzania zapisu w polu pojawia się napis AUTO. Właściwy numer nadawany jest dopiero po pierwszym zatwierdzeniu zapisu. Numer raportu – numer raportu kasowego/bankowego, w którym wykonujemy zapis Dokument – klasa i rodzaj dokumentu w obrębie tej klasy. Jeśli zapis wprowadzany jest „z ręki” - decydujemy tutaj czy zapis jest wpłatą czy wypłatą. Jeśli w obrębie wskazanej klasy mamy zdefiniowanych więcej rodzajów dokumentów – wybieramy jeden z nich. Numer dokumentu – numer zapisu kasowego. Podczas pierwszej edycji formularza zapisu w polu Numer dokumentu znajduje się opis AUTONUMER. Numer nadawany jest po pierwszym potwierdzeniu zapisu kasowego/bankowego, wg schematu numeracji określonego podczas definicji dokumentów. Program umożliwia zmianę numeru dokumentu już zapisanego, podczas kolejnych edycji można wejść w pole numer i wprowadzić nowy. Należy pamiętać o tym, że nie można wprowadzić dwóch dokumentów o tym samym numerze (program wyświetli odpowiedni komunikat). Numer obcy - numer zapisu źródłowego: w przypadku zapisów związanych z wystawionym dokumentem wpisywany jest numer tego dokumentu, natomiast dla zapisów wpisywanych przez Użytkownika pole jest edytowalne. Data operacji – data wykonania zapisu. Data musi mieścić się pomiędzy datą otwarcia i zamknięcia raportu, do którego wprowadzamy zapis. W sytuacji, gdy nowy dopisywany zapis kasowy/bankowy ma datę późniejszą niż zadeklarowana data zamknięcia ostatniego raportu w danym rejestrze – program proponuje otwarcie nowego (kolejnego) raportu kasowo/bankowego. Przykład Raport kasowy RKB/00002/2010 ma zadeklarowaną datę zamknięcia 22.03.2010. Raport jednak nie został zamknięty (parametr Zamknięty na raporcie nie jest włączony). Dnia 23.03.2010 otwieramy formularz nowego zapisu w tym raporcie. Data na zapisie to 23.03.2010 – dlatego zapis nie może zostać wprowadzony do RKB/00002/2010 (data zapisu jest późniejsza niż data zamknięcia raportu). W takiej sytuacji program zaproponuje otwarcie nowego, aktualnego raportu.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

62

Wersja 2014.0.1


Rys. Zapis kasowy/ bankowy - zakładka Ogólne Kwota operacji – kwota w wybranej walucie, która jest wpłacana lub wypłacana. Waluta oraz kurs jest ustalana z poziomu zakładki Rozliczenia dokumentów. Typ operacji – określa sposób dokonywania płatności i zależy od klasy dokumentu, którą wybraliśmy w polu Dokument oraz od typu rejestru, w którym dokonujemy zapisu. W zależności od tych dwóch parametrów program proponuje nam możliwy typ operacji (tabela poniżej). Pogrubioną czcionką zaznaczona jest ta propozycja, która w danej klasie dokumentów występuje najczęściej. Typ

Klasa

Możliwy typ

rejestru

Dok.

operacji

Wpłata KASA Wypłata

Wpłata gotówki

Klient płaci gotówką.

Obciążenie karty (klienta)

Klient płaci kartą.

Wypłata gotówki

Klient zwraca towar, oddajemy pieniądze gotówką.

Uznanie karty (klienta)

Zwrot towaru zapłaconego kartą. Uznajemy kartę klienta.

Typ

Klasa

Możliwy typ

rejestru

Dok.

operacji

BANK

Opis/przykład:

Wpłata gotówki

Zasilenie własnego (firmowego) konta gotówką.

Przelew na konto

Klient płaci za towar przelewem na nasze konto.

Wpłata

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

Opis/przykład:

63

Wersja 2014.0.1


Obciążenie karty (klienta)

Klient płaci kartą, pieniądze przelewane są przez centrum autoryzacyjne na nasze konto.

Wypłata gotówki

Wypłata gotówki z konta.

Przelew z konta

Płacimy dostawcy przelewem z konta.

Uznanie karty (klienta)

Klient zwraca towar zapłacony kartą uznajemy jego kartę centrum autoryzacyjne potrąca tę kwotę z przelewu na nasze konto.

Wypłata

Typ

Klasa

Możliwy typ

rejestru

Dok.

operacji

Wpłata

KARTA Wypłata

za

towar

Opis/przykład:

Wpłata gotówki

Zasilenie gotówką związanego uregulowanie kredytu.

Przelew na konto

Zasilenie przelewem konta związanego z kartą, uregulowanie kredytu.

Uznanie karty (własnej)

Zwrot kartą.

Wypłata gotówki

Wypłata gotówki z bankomatu.

np.

Przelew z konta

Pomniejszenie stanu związanego z kartą.

konta

Zapłata kartą (własną)

Zapłata kartą firmową.

płatności

konta z kartą,

dokonanej

Status – dotyczy stanu rozliczeń związanych z tym zapisem. W chwili wprowadzania zapisu może przyjmować dwie wartości: 

(N) Nie rozliczono – jeśli zapis będzie później podlegał rozliczeniom, a aktualna kwota rozliczenia wynosi zero. Np. faktura z odroczoną płatnością, zaliczka dla pracownika, która rozliczona zostanie w dniu wypłaty...

(-) Nie podlega. Jeśli zapisu nie dotyczą żadne rozliczenia. Np. wpływ odsetek z lokat bankowych. Stan na Nie podlega można ustawić seryjnie dla zaznaczonych zapisów wybierając na liście zapisów funkcję Zmień na nie podlega z menu kontekstowego pod prawym klawiszem myszy. Również seryjnie można przywrócić stan Nie rozliczono wybierając z listy operacji seryjnych lub w menu kontekstowym: Zmień na do rozliczenia. Uwaga: Na karcie kontrahenta (zakładka Płatności) znajduje się parametr Nie rozliczaj płatności. Jeśli jest on zaznaczony – wszystkie płatności i zapisy kasowe związane z tym kontrahentem od razu otrzymują status Nie podlega i nie ma możliwości ich rozliczenia. Natomiast w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Parametry znajduje się parametr Ustawiaj stan wszystkich płatności na „Nie podlega”. Jeśli jest on zaznaczony – wszystkie dodawane płatności i zapisy kasowe/bankowe od razu otrzymują status Nie podlega. Parametr nie działa na płatności generowane do ręcznych PK i dokumentu BO. Jeżeli zaznaczymy na nich generowanie płatności to płatność będzie miała stan Nie rozliczono.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

64

Wersja 2014.0.1


Jeśli zapis podlega rozliczeniom - (czyli wprowadzając go początkowo wybraliśmy status (N) Nierozliczony, kolejne zapłaty/kompensaty mogą zmienić status na: 

(C) Rozliczony Częściowo – gdy kwota rozliczona jest mniejsza niż kwota zapisu

(R) Rozliczony całkowicie – gdy kwota rozliczona jest równa kwocie zapisu.

Rozliczono – kwota, która została już rozliczona/skompensowana Kontrahent – miejsce na wybór podmiotu, z którym zapis jest związany. Standardowo mamy dostęp do listy kontrahentów, ale naciskając strzałkę obok przycisku Kontrahent możemy wybrać pomiędzy listami: kontrahentów, banków, pracowników, wspólników lub urzędów. Jeśli wybierzemy którąś z pozostałych list – zmieni się również opis na przycisku. Np. wybór podmiotu z listy pracowników zmieni opis przycisku na Pracownik. Rachunek – lista rachunków bankowych podmiotu. Pole to pojawia się jeżeli na zdarzeniu wybrany jest podmiot Kontrahent, Pracownik/Wspólnik lub Urząd. Wyświetlany jest opis rachunku bankowego lub numer rachunku jeżeli opis jest pusty. Jeśli wszystkie niezbędne informacje (data, kwota) zostały wypełnione wcześniej – wciśnięcie klawisza <ENTER> na wypełnionym polu Kontrahent spowoduje zatwierdzenie zapisu kasowego. Płatności gotówką, kartą (własną lub klienta), przelewem – w zależności od formy płatności zmienia się nieco wygląd formularza zapisu kasowego i tak uzupełniamy: 

dla płatności gotówką – nie wprowadzamy żadnych informacji dodatkowych. Wymagane są jedynie dane kontrahenta

dla płatności przelewem – bank, w którym prowadzone jest konto i numer konta. Obok pola przeznaczonego na numer rachunku pojawia się parametr IBAN. Jego wartość jest dziedziczona z formularza wpisanego wcześniej banku (można ją oczywiście zmienić). Uzupełnianie pól dotyczących banku i numeru rachunku nie jest obowiązkowe – można wprowadzić informacje na podstawie wyciągu bankowego nie uzupełniając tych informacji. Dokładnie zasady obsługi pól związanych z bankiem zostały opisane w jednym z rozdziałów w części Informacje ogólne: Zasady obsługi pól związanych z bankiem.

dla płatności kartą klienta – system, w którym wydana jest karta (np. VISA, MasterCard, AmericanExpress), numer karty oraz data jej ważności (miesiąc i rok). Numer karty jest walidowany przez program – oznacza to, że nie da się wpisać błędnego numeru karty (niespełniającego warunków algorytmu Luhna). Jeśli wykonywana operacja jest wypłatą – podanie typu i numeru karty jest obowiązkowe. Jeśli wpłatą – wypełnienie tych pól jest opcjonalne. Jeśli typ i numer karty zostaną podane – program kontroluje, czy nie minęła jej data ważności. Jeśli tak – nie pozwoli zatwierdzić zapisu.

dla płatności własną kartą (firmową) – jeśli zapis (wpłatę lub wypłatę) wykonujemy w rejestrze typu KARTA – obowiązkowo wprowadzamy tylko dane kontrahenta. Żadne inne informacje o karcie nie są wymagane.

Kategoria – kategoria, do której przypisany jest zapis. Po wprowadzeniu kategorii w pole Opis automatycznie przepisywany jest opis kategorii. Jeżeli dokument jest typu wpłata (KP) z karty kontrahenta na dokument przenoszona jest kategoria sprzedaży. Jeżeli dokument jest typu wypłata (KW) z karty kontrahenta na dokument przenoszona jest kategoria zakupu. Opis – dodatkowy opis zapisu. Uwaga: W Konfiguracji firmy /Kasa Bank /Parametry znajduje się parametr: Kopiuj numery rozliczonych dokumentów do pola opis na KP/KW . Parametr domyślnie nie jest zaznaczony. Zaznaczenie parametru pozwoli w polu Opis uzyskać numer dokumentu rozliczającego podczas rozliczania zapisów KP/KW wprowadzonych do raportu ręcznie. Opis drukowany jest na kwitach KP/KW w polu: Za co. Jeśli na dokumencie rozliczającym zostanie wypełnione pole z numerem obcym wówczas na zapisie KP/KW do pola Opis podstawi się numer obcy. Korzystając podczas rozliczania z funkcji Rozlicz dostępnej w preliminarzu płatności nie ma konieczności zaznaczania parametru w konfiguracji, ponieważ do pola Opis przenoszony jest odpowiedni numer. Używając Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

65

Wersja 2014.0.1


funkcji Rozlicz przy zaznaczonym parametrze na zapisie KP/KW do pola opis numer podpowiadać się będzie dwukrotnie. Jeśli miałby być podawany tylko raz, parametr w konfiguracji należy odznaczyć. Usuwając rozliczenia, dodany przy pierwszym rozliczeniu numer w opisie nie zostanie usunięty. Przy ponownym rozliczaniu z tym samym dokumentem numer pojawi się kolejny raz. Konto przeciwstawne – pole istotne w przypadku księgowania raportów kasowych/ bankowych do modułu Księga Handlowa za pomocą schematów księgowych. Mechanizm został dokładnie opisany w Podręczniku Użytkownika systemu Comarch ERP Optima: moduł Księga Handlowa. Nazwa konta przeciwstawnego – wyświetlana jest nazwa konta, którego numer znajduje się w polu Konto przeciwstawne. Kolumna KPiR – pole istotne w przypadku księgowania zapisów kasowych/bankowych do modułu Comarch ERP Księga Podatkowa. Domyślnie dla nowododawanych zapisów ustawiana jest wartość Nie księgować. Jeżeli na dokumencie wypłaty wybrana zostanie kolumna przychodowa księgowanie będzie wykonane ze znakiem minus. Podobnie, jeżeli na dokumencie wpłaty wybrana zostanie kolumna kosztowa. Wynagrodzenie – parametr związany jest z Blokadą dostępu do rozliczeń tylko wynagrodzeń. Jest widoczny zawsze niezależnie od typu podmiotu wybranego na dokumencie oraz kierunku przepływu pieniędzy (Przychód-Rozchód), stąd też można wykorzystać go do ukrywania przed operatorami innych operacji. Parametr ten jest domyślnie odznaczony. Ustawia się on automatycznie tylko w nowych zapisach rozliczających wypłaty, rozliczając za pomocą funkcji Rozlicz z menu kontekstowego pod prawym klawiszem myszy w Preliminarzu płatności. Blokada dostępu do rozliczeń tylko wynagrodzeń opisana jest w podręczniku do konfiguracji. Na liście zapisów k/b w menu kontekstowym pod prawym klawiszem myszy dostępna jest funkcja Oznacz, jako wynagrodzenie, która powoduje seryjne zaznaczenie parametru Wynagrodzenie na zapisach k/b. Po wybraniu tej funkcji pojawia się pytanie: „Czy na pewno chcesz zaznaczyć parametr "Wynagrodzenie" na zaznaczonych zapisach?”. Odpowiedź Tak – zaznaczy parametr, odpowiedź Nie – nie zaznaczy. Wprowadził – operator, który wprowadził zapis Zmodyfikował – operator, który dokonał ostatniej modyfikacji 3.5.2.2 Formularz zapisu kasowego/bankowego – zakładka PODMIOT Zakładka Podmiot podzielona jest na dwie części. W górnej połowie okna znajdują się te same informacje, co na zakładce Ogólne, a więc numery raportu i zapisu, typ operacji i kwota wpłaty/wypłaty oraz status i kwota rozliczona. W dolnej części okna znajdują się szczegółowe informacje o podmiocie, którego zapis dotyczy. Są one wypełniane automatycznie, na podstawie danych zapisanych w karcie kontrahenta, pracownika, banku, wspólnika lub urzędu. 3.5.2.3 Formularz zapisu kasowego/bankowego – zakładka Rozliczenia dokumentów Zakładka Rozliczenia dokumentów podzielona jest na trzy części. W górnej części okna znajdują się te same informacje, które widoczne są na zakładce Ogólne, a więc numery raportu i zapisu, typ operacji, stan rozliczenia. W środkowej części znajdują się informacje o walucie dokumentu oraz walucie rozliczenia, typie kursu, notowaniu. Kwota wpłaty/wypłaty oraz kwota rozliczona wykazane są zarówno w walucie jak i PLN. Funkcja została opisana w rozdziale dotyczącym rejestracji dokumentów w walutach obcych. Dolna część okna to lista dokumentów rozliczających zapis kasowy/bankowy.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

66

Wersja 2014.0.1


Rys. Zapis kasowy/ bankowy - zakładka Rozliczenia dokumentów Jeśli zapis kasowy ma status Nierozliczony lub Rozliczony częściowo – na liście aktywne są przyciski: - dodanie pozycji <INSERT> – dodanie dokumentu rozliczającego edytowany zapis. Podczas rozliczania z poziomu zapisu kasowego/bankowego pojawia się lista z nierozliczonymi dokumentami, na której można zmodyfikować kwotę do rozliczenia. Na liście widoczne są zarówno zapisy kasowe/bankowe jak również zdarzenia z Preliminarza płatności nierozliczone oraz częściowo rozliczone. Na liście wyświetlane są również dokumenty w buforze. Na liście można zaznaczyć dokumenty, które mają zostać rozliczone. W kolumnie Do rozliczenia można zmienić kwotę na mniejszą, jeżeli z dokumentu ma być rozliczona tylko część kwoty.

Rys. Lista dokumentów do rozliczenia Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

67

Wersja 2014.0.1


Na liście widoczne są następujące kolumny: 

kolumna z zaznaczeniami

Typ – określa czy dokument jest zapisem czy zdarzeniem

Podmiot – podmiot wybrany na dokumencie

Termin – termin płatności ze zdarzenia oraz data dokumentu z zapisu kasowego/bankowego

Po terminie – ilość dni przeterminowania dokumentu. Jeżeli dokument jest w terminie w kolumnie będzie pusto. Podobnie dla zapisów kasowych/bankowych

Kwota dokumentu – kwota z dokumentu w walucie rozliczenia

Do rozliczenia – kwota pozostająca do rozliczenia. Może być modyfikowana podczas rozliczania

Opis – opis ze zdarzenia bądź zapisu kasowego/bankowego

Dodatkowo wśród kolumn ukrytych znajdują się następujące kolumny: 

Data dokumentu – data z zapisu kasowego bankowego oraz data dokumentu ze zdarzenia

Kategoria – kategoria wybrana na dokumencie

Kod podmiotu – kod podmiotu wybranego na dokumencie

Numer wewnętrzny

Rejestr – symbol rejestru kasowego/bankowego, w którym znajduje się zdarzenie/zapis

Pod listą dostępne są następujące filtry: 

Rejestr – lista może zostać zawężona do zdarzeń i zapisów z konkretnego rejestru

Waluta – zgodna z walutą rozliczenia dokumentu, z którego wykonywane jest rozliczenie. Przy tym sposobie rozliczania nie ma możliwości zmiany waluty.

Zakres dat – możliwość ograniczenia listy prezentowanych zapisów/zdarzeń dla wybranego zakresu dat

Podmiot – domyślnie podpowiadany jest podmiot z rozliczanego dokumentu. Można zmienić podmiot bądź wyświetlić listę zdarzeń/zapisów wszystkich podmiotów.

Filtr – możliwość filtrowania listy z pomocą filtra prostego oraz zaawansowanego.

Na liście widoczna jest również sekcja z podsumowaniem:

Do rozliczenia – kwota do rozliczenia z rozliczanego dokumentu

Zaznaczone do rozliczenia – suma kwot do rozliczenia z zaznaczonych dokumentów

Pozostaje do rozliczenia – różnica pomiędzy kwotą Do rozliczenia oraz Zaznaczone do rozliczenia.

Pod listą dostępne są następujące przyciski: - Zmień – edycja pozycji, kursor w kolumnie „Do rozliczenia” - Podgląd dokumentu kasowego/bankowego

podnoszony

jest

odpowiednio

formularz

zdarzenia

bądź

zapisu

- Wybierz – wybrane dokumenty przenoszone są do rozliczenia - Zamknij okno - okno jest zamykane bez wybierania dokumentów do rozliczenia. Po wyświetleniu listy jest ona zawężana w następujący sposób: 

Jeżeli lista jest podnoszona z zapisu k/b typu KP – wyświetlane są zdarzenia przychodowe oraz zapisy k/b typu KW

Jeżeli lista jest podnoszona z zapisu k/b typu KW – wyświetlane są zdarzenia rozchodowe oraz zapisy k/b typu KP

Edycja pozycji na liście umożliwia zmianę kwoty na mniejszą. Jeżeli Użytkownik wpisze kwotę większą zostanie ona automatycznie zmieniona na kwotę maksymalną możliwą. Edycja pozycji możliwa jest poprzez ikonę „lupy”, <ENTER> oraz dwuklik. Pozycja, która została zmieniona jest wyróżniona na liście pogrubioną czcionką. Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus 68 Wersja 2014.0.1


Do rozliczenia wybierane są zaznaczone dokumenty, a jeżeli żaden nie jest zaznaczony to dokument aktualnie podświetlony. Uwaga: Rozliczenie oraz kompensata musi dotyczyć dokumentów posiadających taką samą walutę rozliczenia. Lista dokumentów do rozliczenia jest automatycznie zawężana do dokumentów w walucie zgodnej z określoną w polu Waluta rozl. W chwili rozliczenia/ kompensaty automatycznie wyliczana jest różnica kursowa.

Uwaga: Co to jest rozliczenie? Zapis kasowy /bankowy można rozliczać ze zdarzeniami pochodzącymi z Preliminarza płatności. Zauważmy, że faktyczny przychód zapisany w raporcie kasowym/bankowym (np. na podstawie wyciągu bankowego) rozli czamy z zaplanowanym wcześniej w Preliminarzu przychodem. Zarówno zapis, jak i zdarzenie mają ten sam kierunek przepływu środków finansowych. Obydwa są albo przychodami, albo rozchodami. Przykład Dla kontrahenta AGAT wystawiona została faktura sprzedaży FS/000123/2010, na kwotę 500 zł., z odroczonym terminem płatności (np. 15.06.2010). Do Preliminarza płatności kontrahenta AGAT automatycznie wpisane zostało zdarzenie: 15 czerwca spodziewana jest zapłata 500 zł. za fakturę FS/000123/2010. 15 czerwca, na podstawie wyciągu bankowego, wprowadzamy do rejestru BANK zapis, z którego wynika, że kontrahent wpłacił na nasze konto 500 zł, i że jest to zapłata za FS/000123/2010. Wówczas z poziomu zakładki rozliczenia tego zapisu odszukujemy w Preliminarzu kontrahenta AGAT nierozliczoną płatność za fakturę i wprowadzamy ją na listę rozliczanych tym zapisem dokumentów. Zatwierdzenie tego rozliczenia spowoduje, że zapis: 

dotyczący otrzymanej płatności (zapłata) w rejestrze BANK otrzyma status rozliczonego (z dokumentem FS/000123/2010),

zapis dotyczący planowanej płatności za FS/000123/2010 w Preliminarzu kontrahenta AGAT otrzyma status rozliczonego (na podstawie zapisu z rejestru BANK, pochodzącego z wyciągu bankowego),

faktura FS/000123/2010 otrzyma status dokumentu rozliczonego (zapłaconego). Uwaga: Co to jest kompensata? Zapis kasowy/bankowy można kompensować z innymi zapisami kasowymi/bankowymi. Np. przychód odnotowany w raporcie kasowym można skompensować z rozchodem również z raportu kasowego (nie koniecznie tego sa mego raportu, dla różnych kontrahentów). W tym przypadku, więc kierunki przepływu środków finansowych na kompensowanych zapisach muszą być przeciwne.

Przykład Pracownik pobiera z kasy zaliczkę na kwotę 250 zł. Wprowadzamy do rejestru KASA wypłatę (KW) 250 zł i zapis ten ma status nierozliczonego (N). Następnego dnia pracownik zwraca całość kwoty. Do nowego raportu kasowego wprowadzamy przyjęcie (KP) 250 zł i zapis ma również status nierozliczonego (N). Obydwa zapisy mogą zostać skompensowane. Wystarczy z zakładki rozliczenia któregoś z nich (np. KP – wpłaty) wybrać funkcję kompensata, z wyświetlonej listy zapisów wybrać odpowiadającą mu KW – wypłatę i zatwierdzić rozliczenie. Obydwa zapisy otrzymają status rozliczonych.

- podgląd pozycji– możliwość podglądu szczegółów na temat zapisu, z którym dokonane zostało rozliczenie. Na podglądanym zapisie nie da się wprowadzić (zapisać) żadnych zmian.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

69

Wersja 2014.0.1


- usunięcie pozycji <DELETE> – usunięcie pozycji, z którą nastąpiło rozliczenie. Lista dokumentów, z którymi rozliczany/kompensowany jest edytowany zapis kasowy zawiera w kolejnych kolumnach informacje o wprowadzonych na nią pozycjach: Numer dokumentu – numer dokumentu rozliczającego lub kompensującego nasz zapis. W przypadku kompensat zawsze wyświetlony jest numer zapisu kasowego/bankowego, z którym skojarzyliśmy nasz zapis. Natomiast dla rozliczeń jest to albo numer dokumentu zapisanego na zdarzeniu z Preliminarza, a jeśli ten nie jest wypełniony – pierwsza linia opisu ze zdarzenia. Data – data dokonania rozliczenia/kompensaty. Domyślnie jest to data późniejszego dokumentu. Wartość w kolumnie Data jest edytowalna i możliwa do zmiany. Termin – termin płatności zdarzenia lub zapisu rozliczającego lub kompensującego nasz zapis Rozliczono – kwota, która została rozliczona na tym zapisie/zdarzeniu Pozostało – kwota, która pozostała do rozliczenia na tym zapisie/zdarzeniu Uwaga: Status dokumentu. Status edytowanego zapisu może przyjąć trzy wartości: nierozliczony (N), rozliczony częściowo (C) i rozliczony całkowicie (R). Jeśli wprowadzamy na listę kolejne dokumenty rozliczające zapis, zmianę statusu zauważymy dopiero po zatwierdzeniu rozliczanego zapisu.

- możliwy jest wydruk Rozliczenie dokumentu, który zawiera oprócz podstawowych informacji o zapisie również listę rozliczających go dokumentów i kwoty rozliczeń. Wydruk generowany jest na podstawie informacji widocznych na zakładce Rozliczenia.

3.5.3

Kwoty dodatkowe

Kwoty dodatkowe zwiększają możliwości księgowania schematami księgowymi z ewidencji pomocniczych takich jak: rejestry VAT, ewidencja dodatkowa i raporty kasowo/bankowe. Mechanizm kwot dodatkowych jest szczególnie przydatny dla Użytkowników, którzy nie chcą tworzyć skomplikowanych wzorców dla księgowania raportów kasowych/bankowych. Na zapisie kasowym/bankowym dodano przycisk , który pozwala na przypisanie kwot dodatkowych. Każda kwota dodatkowa może zawierać następujące informacje: kategoria, konto Wn, konto Ma oraz Kwota. Zastosowanie kwot dodatkowych: Przy wprowadzaniu zapisów kasowych/bankowych można wprowadzić w kwotach dodatkowych prostą dekretację wartości. Przykład zastosowania to rozksięgowania naszych odsetek od rachunku bankowego wg następującego schematu: Kwota Strona Wn konta: Strona Ma konta: dekretu 1000,-

131 „Rachunek bankowy”

752-1-2 „Przychody finansowe”

Wprowadzamy kwoty dodatkowe na zapisie kasowo/bankowym:

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

70

Wersja 2014.0.1


Kolejny krok, to zdefiniowanie schematu księgowego. Obok klawisza konto można skorzystać z podmenu, gdzie do wyboru mamy kwoty dodatkowe: 

konto Wn (@KontoDodatWn) – na dekrecie pojawi się konto określone po stronie Wn przy kwocie dodatkowej wprowadzonej na dokument,

konto Ma (@KontoDodatMa) – na dekrecie pojawi się konto określone po stronie Ma przy kwocie dodatkowej wprowadzonej na dokument,

Natomiast przy przycisku Kwota można skorzystać z makra Kwoty dodatkowej (@KwotaDodat) i na dekret zostanie przepisana wartość kwoty dodatkowej.

Rys. Przykładowy schemat dla raportów kasowych/bankowych

3.5.4

Zmiana danych na wprowadzonym zapisie

Możliwość wprowadzenia zmian na zapisie jest uwarunkowana stanem raportu kasowo/bankowego, w którym jest zapisany. Jeśli raport jest zamknięty – na zapisie kasowym nie można wprowadzać żadnych zmian. Aktywna jest jedynie zakładka Rozliczenia dokumentów. Oznacza to, że zapis w raporcie można rozliczać (również usuwać rozliczenia). Do czasu zaksięgowania aktywne jest również pole Konto przeciwstawne oraz waluta rozl. Zmiana waluty rozliczenia jest możliwa tylko na zapisach, których waluta dokumentu ustawiona jest, jako PLN. Jeśli raport jest otwarty – większość informacji na zapisie jest edytowalna. Można zmienić datę zapisu, kwotę, formę wpłaty/wypłaty oraz podmiot i jego dane bankowe. Te dane są edytowalne do chwili zamknięcia raportu. Aktywna jest również zakładka Rozliczenia dokumentów. Rozliczenie całkowite powoduje jedynie, że przycisk Dodaj nie jest aktywny, możliwe jest jednak usunięcie rozliczenia. Uwaga: Edycja danych (np. kwoty) na zapisie nie dotyczy zapisu powiązanego z dokumentem – fakturą, paragonem, zapisem w rejestrze VAT itp.

3.5.5

Rozliczanie zapisu z kilkoma zdarzeniami

W przypadku, gdy zapis rozliczany jest z kilkoma zdarzeniami istnieją dwa sposoby wskazania tych zdarzeń: 

wprowadzanie kolejno rozliczanych zdarzeń - przy pomocy przycisku Dodaj należy otworzyć listę zdarzeń do rozliczenia, wybrać zdarzenie, zatwierdzić. Kiedy zdarzenie pojawi się na zakładce Rozliczenia dokumentów należy ponownie otworzyć listę, wybrać zdarzenie itd.

wprowadzenie wszystkich rozliczanych zdarzeń równocześnie – po wciśnięciu przycisku Dodaj na wyświetlonej liście zdarzeń należy zaznaczyć wszystkie, z którymi rozliczany jest zapis (zaznaczając check widoczny obok zdarzenia). Po zatwierdzeniu wszystkie zaznaczone zdarzenia pojawiają się na zakładce

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

71

Wersja 2014.0.1


Rozliczenia dokumentów. Zaznaczone zdarzenia rozliczane są kolejno – jeśli program napotka zdarzenie, które nie może być rozliczone wyświetla komunikat i kontynuuje rozliczanie. Podobna zasada dotyczy kompensat. Uwaga: Obowiązuje zasada, że zapis można rozliczyć ze zdarzeniami posiadającymi taką samą walutę rozliczenia.

3.5.6

Synchronizacja kwoty zapisu z sumą rozliczeń

Na zakładce Rozliczenia dokumentów w dolnej części okna widoczny jest parametr Uzgodnij kwotę zapisu z wartością rozliczanych dokumentów. Służy on do synchronizacji kwoty zapisu z sumą dokumentów rozliczających ten zapis. Domyślnie parametr jest aktywny na wszystkich nowo otwieranych zapisach (do chwili wpisania kwoty zapisu). Po wpisaniu kwoty – parametr jest automatycznie wyłączany. Podobnie parametr nie jest aktywny podczas powtórnej edycji zapisu. Jeśli parametr nie jest aktywny – rozliczanie dokumentu przebiega w ten sposób, że suma rozliczanych dokumentów musi być mniejsza lub równa kwocie do rozliczenia na zapisie, przy czym kwota na zapisie jest nadrzędna. Przykład 1 Zapis kasowy na kwotę 250 zł rozliczamy ze zdarzeniami: 

FA/1234/2010 na kwotę 100 zł – zdarzenie otrzymuje status rozliczonego całkowicie,

FA/1235/2010 na kwotę 200 zł – zdarzenie otrzymuje status rozliczonego częściowo (pozostaje do rozliczenia 50 zł). Zapis kasowy otrzymuje status rozliczonego całkowicie – jak widać wartość kwot rozliczonych na zdarzeniach jest identyczna jak kwota zapisu. Jeśli parametr jest aktywny – rozliczanie dokumentu przebiega w ten sposób, że kwota zapisu jest przyrównywana do sumy rozliczanych dokumentów. Wprowadzenie rozliczanego zdarzenia powoduje zmianę kwoty na zapisie. Przykład 2 Zapis kasowy rozliczamy ze zdarzeniami: 

FA/1234/2010 na kwotę 100 zł – zdarzenie otrzymuje status rozliczonego całkowicie, kwota zapisu wynosi również 100 zł

FA/1235/2010 na kwotę 200 zł – zdarzenie otrzymuje status rozliczonego całkowicie, kwota na zapisie wynosi 300 zł (100+200) Po zatwierdzeniu zapis kasowy również otrzymuje status rozliczonego całkowicie. Kiedy można wykorzystać funkcję synchronizacji kwot? Kiedy klient chce zapłacić gotówką wszystkie zaległe faktury sprzedaży. Z poziomu Z poziomu otwartego zapisu kasowego przechodzimy na zakładkę Rozliczenia i włączamy parametr Uzgodnij kwotę zapisu z wartością rozliczanych dokumentów. Od tej pory każde wprowadzane zdarzenie do rozliczenia zostaje doliczone do kwoty zapisu. Kiedy wskażemy wszystkie zaległe płatności – od razu widać, jaka kwota powinna być zapłacona. Uwaga: Należy zwrócić uwagę, by parametr nie został zaznaczony podczas rozliczania zapisu, którego kwota nie powinna zostać zmieniona. Np. zapis będący potwierdzeniem wpłaty na konto nie może mieć zmienionej kwoty. Jednak w sytuacji, gdy podczas rozliczania włączony będzie parametr – każde dodane rozliczenie zmieni kwotę zapisu. Podczas synchronizacji kwot można rozliczać tylk o zdarzenia w takiej samej walucie.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

72

Wersja 2014.0.1


Uwaga: Podczas synchronizacji kwot można rozliczać tylko zdarzenia w takiej samej walucie.

3.5.7

Seryjne dodawanie/zmiana kategorii

Funkcja jest dostępna w menu kontekstowym pod prawym klawiszem myszy na liście zapisów kasowych/bankowych. Działa na zapisy znajdujące się w otwartych raportach. Opcja jest niedostępna w przypadku, kiedy baza współpracuje w zakresie handlu z Comarch ERP XL.

3.5.8

Seryjne dodawanie/zmiana konta przeciwstawnego

Funkcja jest dostępna w menu kontekstowym pod prawym klawiszem myszy na liście zapisów kasowych/bankowych. Działa na zapisy znajdujące się w otwartych i zamkniętych raportach. Opcja jest niedostępna w przypadku, kiedy baza współpracuje w zakresie handlu z Comarch ERP XL.

3.6

Preliminarz płatności

3.6.1

Co to jest Preliminarz płatności?

Preliminarz płatności to lista wszystkich zaplanowanych na przyszłość zdarzeń związanych z przychodami i rozchodami środków finansowych w firmie. Są tu też zdarzenia dotyczące przeszłości, a także zdarzenia rozliczone. Preliminarz płatności w swojej strukturze odpowiada podziałowi na rejestry kasowe/bankowe. Planując, zatem przepływ środków finansowych w firmie od razu przypisujemy przyszłe przychody i rozchody do odpowiednich rejestrów (kont bankowych, kas czy firmowych kart płatniczych). Uwaga: Dla odróżnienia dokumentów pochodzących z Preliminarza od dokumentów pochodzących z rejestrów kasowych/bankowych: dokumenty z Preliminarza nazywamy zdarzeniami (planowanymi zdarzeniami), natomiast dokumenty z rejestrów kasowych/bankowych nazywamy jak dotychczas zapisami kasowymi /bankowymi. Planowane zdarzenia w Preliminarzu mogą być: 

wprowadzane przez operatora „ręcznie” z poziomu Preliminarza. Przykładami mogą być: planowane zakupy wyposażenia do firmy (nie mamy jeszcze dokumentu zakupu, ale planujemy określony wydatek), planowane wpływy środków finansowych niezwiązane z dokonywanymi transakcjami (np. dopłaty wspólników do kapitału firmy) itd.

automatycznie dopisywane przez program w chwili wystawiania dokumentu, który pociąga za sobą konieczność uregulowania płatności. Przykładami mogą być: zatwierdzona faktura sprzedaży lub zakupu z odroczoną płatnością, faktura w buforze – niezależnie od formy płatności. Jak widać więc, zapisy w Preliminarzu mogą pochodzić z różnych modułów systemu Comarch ERP Optima

Dzięki zdarzeniom zapisanym w Preliminarzu uzyskujemy możliwość: 

dokładnego śledzenia bieżącego stanu naszych zobowiązań i należności,

dużą łatwość rozliczania planowanych płatności z zapisami potwierdzającymi ich realizację,

możliwość kompensowania ze sobą zdarzeń,

prognozowania na przyszłość przepływu i stanu środków finansowych w firmie,

oceny planowanych wydatków w podziale na poszczególne kategorie – prognozy dla kategorii, które przyniosą nam największe zyski i największe koszty.

Preliminarz płatności dostępny jest w Kasa/Bank /Preliminarz płatności (również pod skrótem klawiszowym <CTRL>+<H>).

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

73

Wersja 2014.0.1


Lista zdarzeń zawiera m.in. informacje: Numer dokumentu – jako numer dokumentu wyświetlany jest: 

numer obcy wpisany na formularzu zdarzenia,

jeśli pole Numer obcy jest puste - wyświetlony jest numer dokumentu, (jeśli zdarzenie zostało zapisane automatycznie przez program, jako planowana płatność do dokumentu wystawionego w systemie Comarch ERP Optima).

jeśli zarówno numer obcy jak i numer dokumentu są puste – w kolumnie numer wyświetlana jest pierwsza linia opisu.

Rejestr – nazwa rejestru, w którym wpisane zostało zdarzenie. Termin – termin płatności zdarzenia. Data realizacji – planowana data realizacji zdarzenia (niekoniecznie zgodna z terminem płatności właściwym dla zdarzenia). Szczegółowy opis daty realizacji znajduje się w rozdziale przedstawiającym formularz zdarzenia z Preliminarza płatności. Nazwa podmiotu – nazwa podmiotu, z którym skojarzone jest zdarzenie. Kategoria – nazwa kategorii, do której zdarzenie zostało przypisane. Przychód – kwota przychodu. Rozchód – kwota rozchodu. (S) Status – status zdarzenia. Zdarzenia w Preliminarzu mogą przyjmować status: 

(N) - Nierozliczone

(C) – rozliczone Częściowo

(R) – Rozliczone całkowicie

Kolorami oznaczony jest stan zdarzenia: 

zielony oznacza zdarzenie w buforze - można na nim dokonywać wszelkich zmian, nie da się wprowadzać rozliczeń,

czarny to zdarzenia zatwierdzone do realizacji – można na nich wprowadzać zmiany i działa funkcja rozliczeń/kompensat,

niebieski to zlecenia wysłane do banku – aktywne przy wykorzystywaniu funkcji elektronicznej wymiany danych z bankiem. Zdarzenia, których stan to zlecenia wysłane do banku nie podlegają żadnym modyfikacjom.

Dodatkowa funkcjonalność na liście zdarzeń z Preliminarza to: Zakres dat – listę zdarzeń można zawęzić do wskazanego okresu czasu. Wystarczy zaznaczyć pole Zakres dat i podać daty początkową i końcową. Nierozliczone/Rozliczone (częściowo, całkowicie) / Nie podlega – to możliwość wyświetlenia na liście zdarzeń ze względu na stan ich rozliczenia: 

Nie podlega – wyświetlane są wszystkie zdarzenia, którym w chwili wystawiania nadano status Nie podlega. Takie zdarzenia nie mogą zostać rozliczone.

Nierozliczone – wyświetlane są zdarzenia, które nie są rozliczone

Rozliczone (częściowo, całkowicie) – wyświetlane są zdarzenia, które przynajmniej częściowo zostały rozliczone – o statusach (R) Rozliczone lub (C) rozliczone Częściowo.

Waluta – w systemie można wprowadzać dokumenty również w walutach obcych. Parametr pozwala określić czy na liście mają być wyświetlane wszystkie zdarzenia, niezależnie od waluty, czy też zdarzenia wystawione w jednej wybranej walucie. Tylko przeterminowane (wg terminu płatności) – zaznaczenie tego parametru powoduje, iż na liście widoczne są tylko dokumenty, które są przeterminowane ze względu na termin płatności. Tylko przeterminowane (wg daty realizacji) – zaznaczenie tego parametru powoduje, iż na liście widoczne są tylko dokumenty, które są przeterminowane ze względu na datę realizacji.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

74

Wersja 2014.0.1


Rys. Lista zdarzeń w Preliminarzu

- edycja pozycji – możliwość podglądu szczegółów o zdarzeniu i ich zmiany. Zmiana zapisu jest możliwa jedynie wtedy, gdy zdarzenie nie jest powiązane z wystawionym w programie innym dokumentem (np. fakturą sprzedaży z odroczonym terminem płatności) - usunięcie pozycji. Jeśli zdarzenie ma status (N) – Nierozliczonego, można je usunąć z listy (za potwierdzeniem). Zdarzeń o statusie (C) – rozliczonych Częściowo i (R) – Rozliczonych całkowicie nie da się usunąć. Te zdarzenia są powiązane z innymi zdarzeniami lub zapisami, z którymi się nawzajem rozliczają lub kompensują. Ich usunięcie będzie możliwe dopiero po skasowaniu tych powiązań (formularz zdarzenia, zakładka Rozliczenia). Nie można również usunąć zdarzeń powiązanych z transakcją. - jest aktywny wyłącznie dla wybranego konkretnego rejestru. Szczegóły na temat wprowadzania nowych zdarzeń znajdują się w rozdziale: Preliminarz płatności – formularz zdarzenia. Uwaga: Z poziomu Preliminarza dostępny jest dodatkowo wydruk Zestawienia nominałów. Wydruk jest tworzony dla zdarzeń rozchodowych, aktualnie zaznaczonych na liście . Wydruk obejmuje wszystkie dostępne nominały wraz z ilościami potrzebnymi do wypłacenia poszczególnych kwot. Może być wykorzystany na przykład do przygotowania wypłat gotówkowych dla pracowników. Dodatkowo dostępne są m. in. następujące przyciski:

– dostępny jest wyłącznie dla wybranego konkretnego rejestru, jeśli wyświetlany rejestr jest typu BANK. Przycisk ten pozwala na przygotowywanie zestawu poleceń przelewów, które mają zostać zrealizowane przez bank. Lista zaznaczonych zdarzeń zapisywana jest, jako lista poleceń przelewu do pliku tekstowego. Szczegóły na temat eksportu przelewów do banku znajdują się w rozdziale: Elektroniczna wymiana danych z bankiem. Uwaga: Dla wybranego konkretnego podmiotu oraz zapisów częściowo i /lub całkowicie rozliczonych dostępny jest dodatkowo wydruk Potwierdzenia kompensaty. Wydruk jest potwierdzeniem kompensat dokonanych w podanym okresie czasu dla ustalonego na liście podmiotu. Wydruk obejmuje m.in. informacje o kompensowanych dokumentach oraz kwotę kompensaty.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

75

Wersja 2014.0.1


- lista rozliczeń kasowych/ bankowych podmiotu z podświetlonego kursorem zdarzenia Na liście zdarzeń w Preliminarzu część zapisów może być zaznaczona czerwonym wykrzyknikiem. Oznacza to: 

na liście zdarzeń nierozliczonych – zdarzenia przeterminowane, których termin płatności już minął

na liście zdarzeń rozliczonych – zdarzenia, które zostały rozliczone po terminie.

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie. 3.6.1.1 Preliminarz płatności – zakładka Kalendarz Zakładka Kalendarz to niejako zbiorcze zestawienie wpływów i wydatków na poszczególne dni, zarówno tych już wprowadzonych (zapisów) jak i planowanych (zdarzeń). Kalendarz ma budowę hierarchiczną. Każdy wiersz odpowiada jednemu tygodniowi. Wybrany tydzień można rozwinąć na poszczególne dni, a te na poszczególne zdarzenia. Lista zawiera sześć kolumn: Data/ Dokument – w zależności od poziomu zawiera albo daty tygodnia albo konkretny dzień. Dla poszczególnych zdarzeń i zapisów zawiera numer dokumentu związanego (lub jeśli takiego numeru nie ma - fragment opisu zdarzenia) Podmiot – zawiera nazwę podmiotu związanego ze zdarzeniem lub zapisem (kolumna jest wypełniona tylko na poziomie konkretnego zdarzenia) Przychód – wartość zapisów typu przychód oraz planowanych przychodów (w zależności od poziomu w obrębie tygodnia, dnia lub zdarzenia). Dla zdarzeń uwzględniana jest jedynie wartość w części pozostającej do rozliczenia. Rozchód – wartość zapisów typu rozchód oraz planowanych rozchodów (w zależności od poziomu w obrębie tygodnia, dnia lub zdarzenia). Dla zdarzeń uwzględniana jest jedynie wartość w części pozostającej do rozliczenia. Bilans – różnica pomiędzy wartością przychodu i rozchodu Saldo – saldo określa stan rachunku na koniec danego dnia/tygodnia. W przypadku zdarzenia saldo nie jest wyliczane. Saldo wyliczane jest w oparciu o bilans otwarcia rejestru (wybranego lub wszystkich w zależności od ustawień Kalendarza) oraz wszystkich wprowadzonych zapisów kasowych/bankowych oraz zdarzeń w części pozostającej do rozliczenia, od początku istnienia danego rejestru do podanej daty. Uwaga: Wartości zawsze wyliczane poszczególnych zdarzeniach/ zapisach.

w PLN

zgodnie

z kursem

podanym

na

Lista obsługiwana jest przez: Zakres dat od... do... – zakres dat dla jakiego liczony ma być kalendarz. Proponowany jest okres obejmujący dwa tygodnie wstecz i cztery w przód. Rejestr – istnieje możliwość by wartości wyliczone w kalendarzu obejmowały wszystkie zapisy i zdarzenia lub tylko z jednego wybranego rejestru. Uwaga: Kalendarz jest zawsze wyliczany w walucie, w jakiej prowadzony jest wskazany rejestr kasowy/ bankowy. Jeśli Użytkownik wybierze opcję wszystkie – wartości zostaną wykazane w PLN. Pomijaj dni bez obrotów – zaznaczenie parametru spowoduje, że w kalendarzu nie pojawią się dni, w których nie ma żadnych planowanych operacji finansowych. Tygodnie bez obrotów będą widoczne na liście dla zachowania ciągłości czasu.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

76

Wersja 2014.0.1


Rys. Preliminarz płatności – Kalendarz Pomijaj zdarzenia ze statusem Nie podlega rozliczeniu – parametr odpowiada za uwzględnianie płatności w zależności od ich statusu (Nie rozliczone / Nie podlega): 

jeśli jest odznaczony – w Kalendarzu uwzględniane są wszystkie płatności,

jeśli parametr jest zaznaczony – uwzględniane są tylko te, które podlegają rozliczeniom. - powoduje przeliczenie wartości w kalendarzu.

- przycisk zmienia wygląd jeśli kalendarz nie był jeszcze przeliczony lub zmieniono parametry listy. Oznacza to, że powinien zostać przeliczony na nowo. Zasady obsługi Kalendarza: 

Jeśli dana część listy (odpowiadająca tygodniowi czy dniowi) jest zwinięta – obok daty widoczny jest Jego kliknięcie spowoduje rozwinięcie listy.

Jeśli dana lista jest rozwinięta to widoczny jest . Jego kliknięcie spowoduje zwinięcie listy.

Na poziomie poszczególnych zdarzeń nie pojawiają się przyciski służące zwijaniu/rozwijaniu list. Zdarzenia oznaczone są .

W menu kontekstowym (prawy przycisk myszy) dostępne są dodatkowo funkcje Zwiń wszystko (powoduje zwinięcie całej listy do poziomu poszczególnych tygodni) oraz Rozwiń wszystko (powoduje rozwinięcie kalendarza aż do poziomu zdarzeń).

Po przeliczeniu kalendarz zawsze domyślnie wyświetlany jest jako zwinięty do poziomu tygodni.

.

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

3.6.2

Formularz zdarzenia

Planowane zdarzenia do Preliminarza mogą być wprowadzane: 

przez operatora „ręcznie” z poziomu Preliminarza. Przykładami mogą być: planowane zakupy wyposażenia do firmy (nie mamy jeszcze dokumentu zakupu, ale planujemy określony wydatek), planowane wpływy środków finansowych niezwiązane z dokonywanymi transakcjami (np. dopłaty wspólników do kapitału firmy) itd.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

77

Wersja 2014.0.1


automatycznie dopisywane przez program w chwili wystawiania dokumentu, który pociąga za sobą konieczność uregulowania płatności. Przykładami mogą być: zatwierdzona faktura sprzedaży lub zakupu z odroczoną płatnością, przygotowana, ale jeszcze nie zrealizowana lista płac, związana z wstępnie naliczoną deklaracją VAT7 zapłata podatku VAT do urzędu skarbowego itd. Jak widać więc, zapisy w Preliminarzu mogą pochodzić z różnych modułów systemu Comarch ERP Optima

Dodawanie zdarzeń przez operatora jest możliwe wyłącznie dla wybranego konkretnego rejestru. Dzięki temu każdy wprowadzony dokument będzie jednoznacznie przypisany do jednego z rejestrów – a więc jednego z rachunków bankowych, jednej z kas lub jednej z firmowych kart kredytowych. Zdarzenie dodajemy naciskając przycisk lub posługując się klawiszem <INSERT>. Formularz zdarzenia składa się z trzech zakładek: Ogólne, Rozliczenia i Dodatkowe. Formularz obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika. Dodatkowo dostępne są m. in. następujące przyciski: - lista dokumentów nierozliczonych dla podmiotu określonego na zdarzeniu 3.6.2.1 Formularz zdarzenia – zakładka Ogólne Na formularzu nowego zdarzenia wypełniamy (obowiązkowe pola są zaznaczone na formularzu pogrubioną czcionką): Dokument – typ dokumentu w obrębie wskazanej klasy. W zależności od wybranego typu automatycznie zaznaczane jest czy dany dokument jest przychodem czy rozchodem. Numer - dla zdarzeń generowanych przez program pole jest wypełniane automatycznie (wpisywany jest tam numer dokumentu źródłowego), natomiast dla zdarzeń wpisywanych przez Użytkownika pole pozostaje puste. W przypadku zdarzenia powstającego automatycznie na podstawie wprowadzonego w systemie dokumentu opis pola przyjmuje formę przycisku i po jego wciśnięciu możliwy jest podgląd dokumentu źródłowego. Numer obcy – pole jest edytowalne i umożliwia wpisanie dokumentu, na podstawie, którego powstało zdarzenie. W przypadku zdarzeń powiązanych z dokumentami zakupowymi – w pole przepisywany jest numer wpisany na dokumencie zakupowym, jako numer obcy. Status – podobnie jak w przypadku zapisów kasowych/bankowych istnieje możliwość ustalenia, czy dana płatność powinna podlegać rozliczeniu (status Nie rozliczono), czy też nie będzie rozliczana (status Nie podlega). Uwaga: Na karcie kontrahenta (zakładka Handlowe) znajduje się parametr Nie rozliczaj płatności. Jeśli jest on zaznaczony – wszystkie płatności i zapisy kasowe związane z tym kontrahentem od razu otrzymują status Nie podlega i nie ma możliwości ich rozliczenia. Forma – forma płatności. Można ją wybrać z listy form płatności – strzałka z prawej strony pola rozwija tą listę. z formą płatności (definiowaną przez Użytkownika w konfiguracji programu) jest skojarzony proponowany termin płatności Kwota – kwota do zapłaty w walucie (domyślnie PLN) Kwota rozliczona – wyliczana jest w walucie na podstawie wprowadzonych rozliczeń. Pole nie jest edytowalne Kwota pozostała – wyliczana jest jako różnica wartości zdarzenia i kwoty rozliczonej. Pole nie jest edytowalne. Data dokumentu – data wystawienia danego dokumentu. Termin – termin płatności. Jeśli zdarzenie do Preliminarza skojarzone jest z jakimś dokumentem w systemie (wprowadzane jest automatycznie przez program) – termin pobierany jest z terminu płatności na tym dokumencie. Wprowadzając zdarzenie z klawiatury termin ustala Użytkownik (proponowany jest termin zgodny z ustalonym dla wykorzystanej formy płatności). Obok pola Termin znajduje się pole wyboru (domyślnie włączone). Jego wyłączenie powoduje, że nie można określić ani terminu płatności ani daty realizacji. Zdarzenia bez terminu płatności na listach widoczne są na końcu (pod warunkiem, że na liście nie ma podanego zakresu dat).

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

78

Wersja 2014.0.1


Uwaga: Zdarzenia bez terminu nie mogą brać udziału w rozliczeniach i kompensatach innych dokumentów oraz nie mogą zostać rozliczone (przyciski na zakładce Rozliczenia nie są aktywne). Nie są widoczne również z poziomu funkcji Rozliczenia. Dopuszczalna zwłoka – ilość dni, o którą można przesunąć datę realizacji płatności w stosunku do terminu płatności. Dopuszczalna zwłoka zależy od maksymalnej zwłoki zapisanej na karcie kontrahenta oraz od czasu realizacji polecenia przelewu przez bank obsługujący płatność. Jeśli mamy do czynienia z należnością, realna data otrzymania pieniędzy będzie przesunięta w stosunku do terminu płatności o maksymalną zwłokę kontrahenta + czas realizacji przelewu przez bank kontrahenta. Jeśli mamy do czynienia ze zobowiązaniem – aby zapłacić naszemu kontrahentowi w terminie, realna data wysłania pieniędzy powinna być przesunięta w stosunku do terminu o maksymalną zwłokę kontrahenta – czas realizacji polecenia przelewu przez nasz bank. Przykład 1 Jeśli nasz kontrahent powinien nam zapłacić za fakturę w terminie 15 września, maksymalna zwłoka przewidziana dla tego kontrahenta wynosi 3 dni (np. zwyczajowo wiemy, ze kontrahent zawsze wykonuje przelew 3 dni po terminie), a bank obsługujący kontrahenta potrzebuje 2 dni na realizację polecenia przelewu – dopuszczalna zwłoka wyniesie 5 dni. Przykład 2 Jeśli nasze zobowiązanie powinniśmy uregulować w terminie do 21 października, aby pieniądze w terminie trafiły do naszego kontrahenta, dopuszczalna zwłoka w ich wysłaniu wynosi: maksymalna zwłoka którą możemy wykorzysta, np. zwyczajowo ustalona z kontrahentem (np. 5 dni) – czas realizacji przelewu przez nasz bank (np. 2 dni), czyli zwłoka wynosi 3 dni. Pieniądze najpóźniej powinny zostać wysłane 24 października. Data realizacji – rzeczywista data realizacji płatności. To data informująca kiedy rzeczywiście możemy spodziewać się wpływu pieniędzy lub kiedy powinniśmy dokonać płatności, aby zrealizować ją w terminie. Data realizacji to termin przesunięty o ilość dni z pola Dopuszczalna zwłoka oraz czas realizacji przelewu przez bank.

Rys. Formularz zdarzenia - zakładka Ogólne

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

79

Wersja 2014.0.1


Na zdarzeniach powiązanych z dokumentem w innym module (np. zdarzenie powstałe po zatwierdzeniu faktury) automatycznie wyliczana jest data realizacji. Podczas wyliczania takiego terminu program uwzględnia dwie wprowadzone w systemie wielkości: czas realizacji przelewu przez bank (z formularza banku) oraz maksymalna zwłoka dla kontrahenta (z formularza kontrahenta). Podczas wyliczania daty realizacji brane są pod uwagę również parametry związane z wykorzystaną formą płatności: typ płatności oraz jej termin. W zależności od dwóch ustawień do terminu płatności z dokumentu doliczane są odpowiednio czas realizacji przez bank lub zwłoka klienta: 

od typu płatności: czas realizacji przelewu przez bank jest doliczany zawsze dla płatności typu przelew, natomiast dla pozostałych – nie

od terminu płatności: maksymalna dopuszczalna zwłoka jest doliczana do płatności z odroczonym terminem (niezależnie od typu), natomiast nie jest doliczana do płatności z terminem 0.

Przykład W zależności od parametrów zdefiniowanych dla formy płatności program podczas wyliczania terminu realizacji uwzględnia odpowiednio zwłokę i/lub czas realizacji: Forma płatności: gotówka z terminem płatności 0 – podczas wyliczania daty realizacji do podanego terminu płatności program nie doliczy żadnej wartości. Forma płatności: gotówka z terminem 3 dni - podczas wyliczania daty realizacji do podanego terminu płatności program doliczy tylko maksymalną zwłokę dla klienta. Forma płatności: przelew z terminem 0 - podczas wyliczania daty realizacji do podanego terminu płatności program doliczy tylko czas realizacji przez bank. Forma płatności: przelew z terminem 7 dni - podczas wyliczania daty realizacji do podanego terminu płatności program doliczy maksymalną zwłokę dla klienta oraz czas realizacji przez bank. Uwaga: Jeśli data realizacji wpływu pieniędzy przypada na sobotę lub niedzielę – program automatycznie przesuwa ją na poniedziałek. Jeśli dotyczy to daty realizacji nasz ego zobowiązania – jest przesuwana na piątek. Stan - pole stan jest edytowalne, w związku z czym Użytkownik w zależności od stanu realizacji przelewu może sam zaznaczyć odpowiedni poziom: 

Bufor – nadawany jest domyślnie nowo wprowadzanym zdarzeniom. Jeśli zdarzenie ma stan Bufor istnieje możliwość zmiany jedynie na stan Do realizacji. W przypadku zdarzeń powstałych w oparciu o zarejestrowany w systemie dokument stan Bufor nie jest dostępny.

Do realizacji – operator powinien ustawić dla zdarzenia, które zostało zatwierdzone do zrealizowania. Jeśli zdarzenie ma stan Do realizacji istnieje możliwość zmiany powtórnie na Wysłano lub Bufor (tylko jeśli zdarzenie nie posiada żadnych rozliczeń).

Wysłano - operator powinien nadać dla przelewu, którego polecenie zrealizowania zostało przesłane już do banku.

Jeśli przelew został wysłany w formie wydruku – operator musi stan Wysłano zaznaczyć ręcznie.

Jeśli Użytkownik korzysta z elektronicznej wymiany danych – stan Wysłano zaznaczany jest automatycznie w chwili zapisania do pliku. Jeśli bank nie zrealizuje przelewu (np. z powodu błędnego numeru konta) – stan można cofnąć na Do realizacji. Możliwa jest również seryjna zmiana stanu z Wysłane na Do realizacji. Użytkownik zaznacza zdarzenia, którym chce zmienić stan i następnie wywołuje funkcję z menu kontekstowego pod prawym klawiszem myszy – funkcja „Zmień na do realizacji”.

Zrealizowano – w chwili nadania blokowana jest możliwość zmiany informacji wprowadzonych na zdarzeniu. Stan może być nadawany: 

ręcznie przez operatora, niezależnie od stanu rozliczenia zdarzenia. Nadanie stanu zrealizowano blokuje możliwość wprowadzania zmian na zdarzeniu (z wyjątkiem zmiany stanu).

automatycznie dla zdarzenia rozliczonego całkowicie. W chwili rozliczenia dokumentu nadawany jest stan Zrealizowano i możliwość wprowadzania zmian na zdarzeniu (w tym również pola Stan) zostaje zablokowana. Dopiero w chwili usunięcia rozliczenia zdarzenie jest odblokowywane.

Podmiot – podmiot, którego dotyczy planowane zdarzenie w Preliminarzu. Podmiotem może być kontrahent, bank, pracownik, wspólnik lub urząd. Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus 80 Wersja 2014.0.1


Rachunek – lista rachunków bankowych podmiotu. Pole to pojawia się jeżeli na zdarzeniu wybrany jest podmiot Kontrahent, Pracownik/Wspólnik lub Urząd. Wyświetlany jest opis rachunku bankowego lub numer rachunku jeżeli opis jest pusty. Lista jest aktywna, jeżeli stan zdarzenia to: Bufor, Do realizacji lub Wysłano. Natomiast w przypadku stanu zdarzenia Zrealizowano lista jest wyszarzona. Bank – akronim banku właściwego dla podmiotu. Wprowadzając dane banku można wpisać jego akronim lub numer rozliczeniowy NRB. Można również wybrać bank z listy, wyświetlonej przyciskiem Bank. Jeśli wybrany powyżej podmiot ma wpisane na swojej karcie ewidencyjnej dane banku i nr rachunku, pole to wypełni się automatycznie. Numer rachunku – jeśli wybrany powyżej podmiot ma wpisane na swojej karcie ewidencyjnej dane banku i nr rachunku, pole to wypełni się automatycznie. Urzędy ZUS i urzędy skarbowe mają kilka rachunków bankowych w zależności od tego, z jakiego tytułu wpłacane są pieniądze. Dlatego jeśli jako podmiot na zdarzeniu wybrany zostanie Urząd z listy widocznej obok pola z kodem urzędu można wybrać, z jakiego tytułu nastąpił przepływ pieniędzy. Jeśli jako podmiot na zdarzeniu wybierzemy Urząd z zakładki ZUS - istnieje możliwość wyboru pomiędzy ubezpieczeniem społecznym, ubezpieczeniem zdrowotnym a FP i FGŚP oraz FEP. W zależności od wyboru w pole Bank oraz Numer rachunku wpisane są automatycznie dane bankowe pobrane z odpowiedniej pozycji z karty urzędu ZUS (zakładka Rachunki). Jeśli jako podmiot na zdarzeniu wybierzemy Urząd z zakładki Urzędy skarbowe z listy istnieje możliwość wyboru pomiędzy podatkiem od osób fizycznych, podatkiem od osób prawnych, podatkiem od towarów i usług oraz zaliczkami podatku od wynagrodzeń. W zależności od wyboru w pole Bank oraz Numer rachunku wpisane są automatycznie dane bankowe pobrane z odpowiedniej pozycji z karty urzędu skarbowego (zakładka Rachunki). Obsługa pól jest zgodna z mechanizmem opisanym w rozdziale Obsługa pól związanych z bankiem. Kategoria – kategoria, z którą skojarzone jest zdarzenie. Jeżeli dokument jest typu wpłata (zdarzenie przychodowe) z karty kontrahenta na dokument przenoszona jest kategoria sprzedaży. Jeżeli dokument jest typu wypłata (zdarzenie rozchodowe) z karty kontrahenta na dokument przenoszona jest kategoria zakupu. Priorytet – ważność zdarzenia w Preliminarzu – strzałka z prawej strony pola rozwija listę możliwych priorytetów. 3.6.2.2 Formularz zdarzenia – zakładka Rozliczenia Zakładka Rozliczenia podzielona jest na trzy części. W górnej części okna znajdują się te same informacje, które widoczne są na zakładce Ogólne, a więc rodzaj dokumentu, data dokumentu, kwota w walucie, termin i data realizacji, oraz status i kwota rozliczona. Środkowa część okna to informacje o walucie, w jakiej wystawiony jest dokument oraz walucie rozliczenia, a w przypadku walut obcych również o typie kursu oraz notowaniu. Więcej informacji znajduje się w części poświęconej rejestracji dokumentów w walutach obcych. Dolna część okna to lista dokumentów, z którymi zdarzenie zostało rozliczone. Jeśli zdarzenie jest zatwierdzone do realizacji oraz ma status (N) - nierozliczony lub (C) – częściowo rozliczony – na liście aktywne są przyciski: - dodanie pozycji <INSERT> – dodanie dokumentu rozliczającego edytowane zdarzenie.

Rys. Formularz zdarzenia – tabela rozliczeń Podczas rozliczania z poziomu zdarzenia w preliminarzu płatności pojawia się lista z nierozliczonymi dokumentami, na której można zmodyfikować kwotę do rozliczenia. Na liście widoczne są zarówno zapisy kasowe/bankowe jak Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

81

Wersja 2014.0.1


również zdarzenia z Preliminarza płatności nierozliczone oraz częściowo rozliczone. Na liście wyświetlane są również dokumenty w buforze. Na liście można zaznaczyć dokumenty, które mają zostać rozliczone. W kolumnie Do rozliczenia można zmienić kwotę na mniejszą, jeżeli z dokumentu ma być rozliczona tylko część kwoty.

Rys. Lista dokumentów do rozliczenia Na liście widoczne są następujące kolumny: 

kolumna z zaznaczeniami

Typ – określa czy dokument jest zapisem czy zdarzeniem

Podmiot – podmiot wybrany na dokumencie

Termin – termin płatności ze zdarzenia oraz data dokumentu z zapisu kasowego/bankowego

Po terminie – ilość dni przeterminowania dokumentu. Jeżeli dokument jest w terminie w kolumnie będzie pusto. Podobnie dla zapisów kasowych/bankowych

Kwota dokumentu – kwota z dokumentu w walucie rozliczenia

Do rozliczenia – kwota pozostająca do rozliczenia. Może być modyfikowana podczas rozliczania

Opis – opis ze zdarzenia bądź zapisu kasowego/bankowego

Dodatkowo wśród kolumn ukrytych znajdują się następujące kolumny: 

Data dokumentu – data z zapisu kasowego bankowego oraz data dokumentu ze zdarzenia

Kategoria – kategoria wybrana na dokumencie

Kod podmiotu – kod podmiotu wybranego na dokumencie

Numer wewnętrzny

Rejestr – symbol rejestru kasowego/bankowego, w którym znajduje się zdarzenie/zapis

Pod listą dostępne są następujące filtry: 

Rejestr – lista może zostać zawężona do zdarzeń i zapisów z konkretnego rejestru

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

82

Wersja 2014.0.1


Waluta – zgodna z walutą rozliczenia dokumentu, z którego wykonywane jest rozliczenie. Przy tym sposobie rozliczania nie ma możliwości zmiany waluty.

Zakres dat – możliwość ograniczenia listy prezentowanych zapisów/zdarzeń dla wybranego zakresu dat

Podmiot – domyślnie podpowiadany jest podmiot z rozliczanego dokumentu. Można zmienić podmiot bądź wyświetlić listę zdarzeń/zapisów wszystkich podmiotów.

Filtr – możliwość filtrowania listy z pomocą filtra prostego oraz zaawansowanego.

Na liście widoczna jest również sekcja z podsumowaniem: 

Do rozliczenia – kwota do rozliczenia z rozliczanego dokumentu

Zaznaczone do rozliczenia – suma kwot do rozliczenia z zaznaczonych dokumentów

Pozostaje do rozliczenia – różnica pomiędzy kwotą Do rozliczenia oraz Zaznaczone do rozliczenia.

Pod listą dostępne są następujące przyciski: - Zmień – edycja pozycji, kursor w kolumnie „Do rozliczenia” - Podgląd dokumentu kasowego/bankowego

podnoszony

jest

odpowiednio

formularz

zdarzenia

bądź

zapisu

- Wybierz – wybrane dokumenty przenoszone są do rozliczenia - Zamknij okno - okno jest zamykane bez wybierania dokumentów do rozliczenia. Po wyświetleniu listy jest ona zawężana w następujący sposób: 

Jeżeli lista jest podnoszona ze zdarzenia przychodowego – wyświetlane są zdarzenia rozchodowe oraz zapisy k/b typu KP

Jeżeli lista jest podnoszona ze zdarzenia rozchodowego – wyświetlane są zdarzenia przychodowe oraz zapisy k/b typu KW.

Edycja pozycji na liście umożliwia zmianę kwoty na mniejszą. Jeżeli Użytkownik wpisze kwotę większą zostanie ona automatycznie zmieniona na kwotę maksymalną możliwą. Edycja pozycji możliwa jest poprzez ikonę „lupy”, <ENTER> oraz dwuklik. Pozycja, która została zmieniona jest wyróżniona na liście pogrubioną czcionką. Do rozliczenia wybierane są zaznaczone dokumenty, a jeżeli żaden nie jest zaznaczony to dokument aktualnie podświetlony. Uwaga: Co to jest rozliczenie? Zdarzenie z Preliminarza można rozliczać kasowymi/bankowymi. Czyli zaplanowany wcześniej w Preliminarzu przychód z faktycznym przychodem zapisanym w raporcie kasowym/bankowym (np. na wyciągu bankowego). Zarówno zapis, jak i zdarzenie mają ten sam kierunek środków finansowych. Obydwa są albo przychodami albo rozchodami.

z zapisami rozliczamy podstawie przepływu

Przykład Dla kontrahenta AGAT wystawiona została faktura sprzedaży FS/000123/2010, na kwotę 500 zł., z odroczonym terminem płatności (np. 15.06.2010). Do Preliminarza płatności kontrahenta AGAT automatycznie wpisane zostało zdarzenie: 15 czerwca spodziewana jest zapłata 500 zł. za fakturę FS/000123/2010. 16 lipca, na podstawie wyciągu bankowego, wprowadzamy do rejestru BANK zapis, z którego wynika, że kontrahent wpłacił na nasze konto 500 zł, i że jest to zapłata za FS/000123/2010. Wówczas z poziomu zakładki rozliczenia zaplanowanego zdarzenia odszukujemy na liście zapisów kontrahenta AGAT wpłatę za fakturę i wprowadzamy ją na listę.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

83

Wersja 2014.0.1


Zatwierdzenie tego rozliczenia spowoduje, że: zapis dotyczący otrzymanej płatności (zapłata) w rejestrze BANK otrzyma status rozliczonego (z dokumentem FS/000123/2010), zdarzenie dotyczące planowanej płatności za FS/000123/2010 w Preliminarzu kontrahenta AGAT otrzyma status rozliczonego (na podstawie zapisu z rejestru BANK, pochodzącego z wyciągu bankowego) faktura FS/000123/2010 otrzyma status dokumentu rozliczonego (zapłaconego). Uwaga: Należy pamiętać, że aby rozliczyć zdarzenia mające różne waluty dokumentu, muszą one posiadać taką samą walutę rozliczenia.

Uwaga: Co to jest kompensata? Zdarzenie w Preliminarzu można kompensować z innymi planowanymi zdarzeniami. Np. jeśli kontrahent jest zarówno dostawcą jak i odbiorcą naszych usług, może zdarzyć się, że w Preliminarzu znajdzie się zarówno planowana spłata naszego zobowiązania (za fakturę zakupu) jak i planowana spłata należności (za fakturę sprzedaży). Zamiast dokonywać obu płatności można już na poziomie Prelim inarza skompensować ze sobą planowany przychód za FS z planowanym rozchodem za FZ. W przypadku kompensaty kierunki przepływu środków finansowych na kompensowanych zdarzeniach muszą być przeciwne. Jedno z nich musi być przychodem, drugie rozchodem. Przykład Dla kontrahenta wystawiliśmy fakturę sprzedaży FS/00023/2010 z odroczoną płatnością na kwotę 500 zł. Jednocześnie ten sam kontrahent wykonał dla nas usługę na kwotę 450 zł i wystawił fakturę FZ/567/2010, również z odroczoną płatnością. Obydwie płatności nie są zrealizowane i obydwie wprowadziły do Preliminarza zdarzenia związane z planowanymi spłatami. Te dwa zdarzenia można ze sobą skompensować. Ponieważ kwoty na fakturach nie są równe, po wykonaniu kompensaty w Preliminarzu zdarzenie dotyczące planowanego przychodu na kwotę 500 zł otrzyma status C – częściowo rozliczonego i pozostanie na nim do rozliczenia 50 zł. Zdarzenie dotyczące płatności za fakturę zakupu zostanie całkowicie rozliczone.

- podgląd pozycji –podgląd szczegółów na temat dokumentu, z którym dokonane zostało rozliczenie. Na podglądanym dokumencie nie da się wprowadzić (zapisać) żadnych zmian. - usunięcie pozycji <DELETE> – usunięcie pozycji, z którą nastąpiło rozliczenie. Jeśli faktura jest rozliczona całkowicie – informacje na zakładce Ogólne nie są edytowalne. Jeśli usuniemy rozliczenie – informacje te są ponownie edytowalne. - dostępny jest wydruk Dodatkowe: Rozliczenie dokumentu, który zawiera oprócz podstawowych informacji o zdarzeniu również listę rozliczających go dokumentów i kwoty rozliczeń. Wydruk generowany jest na podstawie informacji widocznych na zakładce Rozliczenia. Lista dokumentów, z którymi rozliczane/kompensowane jest edytowane zdarzenie zawiera w kolejnych kolumnach informacje o wprowadzonych na nią pozycjach: Numer dokumentu – numer dokumentu rozliczającego lub kompensującego zdarzenie. W przypadku rozliczeń zawsze wyświetlony jest numer zapisu kasowego/bankowego, z którym skojarzyliśmy nasze zdarzenie. W przypadku kompensat jest to numer obcy albo numer dokumentu (uzupełniany automatycznie dla zdarzeń skojarzonych z innym dokumentem), a jeśli te nie są wypełnione – pierwsza linia opisu zdarzenia. Data – data dokonania rozliczenia/kompensaty. Domyślnie jest to data późniejszego dokumentu. Wartość w kolumnie Data jest edytowalna i możliwa do zmiany. Termin – termin płatności zapisu lub zdarzenia rozliczającego lub kompensującego nasz zapis Rozliczono – kwota, która została rozliczona na tym zapisie/zdarzeniu Pozostało – kwota, która pozostała do rozliczenia na tym zapisie/zdarzeniu Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

84

Wersja 2014.0.1


3.6.2.3 Formularz zdarzenia – zakładka Dodatkowe Opis księgowy – dodatkowe pole opisujące zdarzenie. Standardowo w pierwszą linię tego pola wpisywany jest opis wybranej powyżej kategorii. Jeśli zdarzenie powstało w oparciu o wprowadzony w systemie dokument – w pole Opis przepisywany jest numer dokumentu. Opis do banku – pole wykorzystywane podczas elektronicznej wymiany danych z bankiem. Mechanizm opisany dokładniej w rozdziale: Elektroniczna wymiana danych z bankiem. W przypadku zdarzeń generowanych do dokumentów źródłowych pierwsza linia opisu do banku jest wypełniana automatycznie. Automatyczny opis jest generowany w sytuacji, kiedy nie podstawi się z kategorii. Dla wynagrodzeń generowany jest opis: Wynagrodzenie za [miesiąc/rok], dla pozostałych dokumentów generowany jest opis Zapłata za [numer dokumentu]. Konto przeciwstawne B.O. – pole istotne przy współpracy z modułem Księga Handlowa (wykorzystywane przy inicjalizacji B.O. W Księdze Handlowej na podstawie Preliminarza płatności i zapisów kasowych/bankowych). Mechanizm został dokładnie opisany w Podręczniku Użytkownika systemu Comarch ERP Optima: moduł Księga Handlowa. Wprowadził – operator, który wprowadził zdarzenie do Preliminarza Zmodyfikował – operator, który dokonał ostatniej modyfikacji.

3.6.3

Formularz zdarzenia – edycja danych

Edycja danych na zdarzeniu dotycząca podmiotu, kwoty czy terminu płatności nie jest możliwa dla zdarzenia z nadanym stanem zrealizowano (niezależnie od sposobu nadania tego stanu). Przypomnijmy, że stan zrealizowano można nadać zdarzeniu: 

„ręcznie” przez operatora, niezależnie od tego, czy dane zdarzenie jest już rozliczone. W takiej sytuacji odblokowanie zapisu następuje po zmianie stanu.

automatycznie po całkowitym rozliczeniu zdarzenia. W takiej sytuacji odblokowanie zdarzenia nastąpi po usunięciu wprowadzonego rozliczenia.

Na zdarzeniu zrealizowanym jedyną możliwością zmiany jest zmiana na zakładce Rozliczenia (dodawanie nowych lub usunięcie już wpisanych rozliczeń). Edycja danych jest również ograniczona dla zdarzeń powiązanych z innym dokumentem wprowadzonym w systemie – wtedy nie ma możliwości zmiany informacji nt. kwoty czy kontrahenta. Tutaj ograniczenie nie jest w żaden sposób uzależnione od stanu dokumentu i wynika z faktu, że wszystkie informacje zostały określone wcześniej na powiązanym dokumencie.

3.6.4

Synchronizacja kwoty płatności z sumą rozliczeń

Na zakładce Rozliczenia w dolnej części okna widoczny jest parametr Uzgodnij kwotę zapisu z wartością rozliczanych dokumentów. Służy on do synchronizacji kwoty zdarzenia z sumą dokumentów rozliczających to zdarzenie. Domyślnie parametr jest aktywny na wszystkich nowo otwieranych zdarzeniach (do chwili wpisania kwoty zdarzenia). Po wpisaniu kwoty – parametr jest automatycznie wyłączany. Podobnie parametr nie jest aktywny podczas powtórnej edycji zdarzenia. Jeśli parametr nie jest aktywny – rozliczanie dokumentu przebiega w ten sposób, że suma rozliczanych dokumentów musi być mniejsza lub równa kwocie do rozliczenia na zdarzeniu, przy czym kwota na zdarzeniu jest nadrzędna. Jeśli parametr jest aktywny – rozliczanie dokumentu przebiega w ten sposób, że kwota zdarzenia jest przyrównywana do sumy rozliczanych zapisów. Wprowadzenie rozliczenia powoduje zmianę kwoty na zdarzeniu. Uwaga: Podczas synchronizacji kwot lista proponowanych zapisów jest zawężana do zapisów w walucie zgodnej z walutą na zdarzeniu.

Uwaga: Parametr nie jest dostępny na zdarzeniach w Preliminarzu powiązanych z fakturą Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

85

Wersja 2014.0.1


Kiedy można wykorzystać funkcję synchronizacji kwot? Planowaliśmy zakup sprzętu biurowego za kwotę 1500 zł. Zdarzenie zostało wprowadzone w Preliminarzu płatności. Następnie okazało się, że faktura zakupu ma wartość 1550 zł. (mamy na jej podstawie wprowadzony zapis kasowy). W związku z tym podczas rozliczania zdarzenia włączamy synchronizację kwot. Teraz wskazanie odpowiedniego zapisu bankowego do rozliczenia powoduje zmianę kwoty zdarzenia z 1500 zł na 1550 zł. Może zdarzyć się, że sprzęt został zakupiony na dwie różne faktury 1000 zł i 550 zł. Wtedy dodajemy do rozliczeń pierwszą fakturę – kwota zdarzenia zostaje zmieniona na 1000 zł. Po dodaniu kolejnej faktury na kwotę 550 zł – wartość zdarzenia zostaje zmieniona na 1550 zł. Uwaga: Należy zwrócić uwagę, by parametr nie został zaznaczony podczas rozliczania zdarzenia, którego kwota nie powinna zostać zmieniona. Na zdarzeniach związanych z dokumentami (np. z fakturami sprzedaży) synchronizacja kwot podczas rozliczania nie jest możliwa.

3.6.5

Podział zdarzenia – funkcja Podziel

Jeśli okaże się, że wprowadzone zdarzenie nie jest zgodne z rzeczywistymi wpłatami (np. za fakturę wprowadzoną, jako jedno planowane zdarzenie klient płaci w dwóch ratach) istnieje możliwość podziału na dwa niezależne zdarzenia. Funkcja podziału dostępna jest z poziomu menu kontekstowego (pod prawym klawiszem myszy) wyświetlanego na liście zdarzeń. Uwaga: Funkcja Podziel będzie nieaktywna, gdy dokument źródłowy został uwzględniony do korekty na VAT-ZD. Aby dokonać podziału zdarzenia należy: 

ustawić kursor na dzielonym zdarzeniu (na liście w Preliminarzu)

z menu kontekstowego wybrać funkcję Podziel

Wyświetlone zostanie okno, w którym podać należy informacje nt. zdarzenia oryginalnego oraz nowego (wprowadzanego). W części dotyczącej zdarzenia oryginalnego należy podać kwotę, która powinna pozostać na już istniejącym formularzu. Proponowana jest kwota nierozliczona ze zdarzenia. Informacje o terminie i formie płatności nie podlegają edycji. W części dotyczącej nowego zdarzenia program automatycznie proponuje wartość dopełniającą kwotę do zapłaty (suma wartości z oryginalnego i nowego zdarzenia musi być równa pierwotnej wartości pozostającej do zapłaty). Można również zmienić termin i formę płatności. Przykład Wystawiliśmy pierwotnie zdarzenie na kwotę 300 zł płatne przelewem. Okazało się jednak, że wpłata będzie realizowana w dwóch ratach – 250 zł przelewem i 50 zł gotówką. Podczas podziału podajemy następujące dane: 

zdarzenie oryginalne: 250 zł płatne przelewem

 zdarzenie nowe: 50 zł płatne gotówką (można wprowadzić nowy termin płatności) Po zatwierdzeniu informacji w Preliminarzu pojawią się dwa niezależne zdarzenia. Podczas podziału zdarzenia istnieje możliwość zadeklarowania czy nowe zdarzenie ma mieć określony termin płatności czy nie. Obok pola Termin znajduje się parametr, którego wyłączenie powoduje, że dla zdarzenia nie określa się terminu płatności. Na nowe zdarzenie przepisywane są ze zdarzenia oryginalnego wszystkie pozostałe informacje: priorytet, dopuszczalna zwłoka, kategoria, opis, stan.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

86

Wersja 2014.0.1


Jeśli zdarzenie związane jest z dokumentem (np. fakturą sprzedaży) wystawionym w innym module: 

na nowe zdarzenie przepisywany jest numer dokumentu

na zakładce Płatności widocznej z poziomu faktury wprowadzony podział jest widoczny, jako kolejne planowane wpłaty do faktury (zamiast dotychczasowej jednej wpłaty widoczne są dwa planowane zdarzenia). Uwaga: Podczas podziału zdarzenia w walucie obcej informacje o kursie oraz notowaniu są przepisywane na nowe zdarzenie ze zdarzenia dzielonego

3.6.6

Realizacja zdarzenia – funkcja Realizuj

W systemie Comarch ERP Optima w module Kasa/Bank istnieje możliwość wpisania płatności za planowane zdarzenia (np. planowany zakup komputera, planowany wpływ z tytułu realizacji kontraktu itp.). Takie zdarzenia mogą (choć nie muszą) mieć określony podmiot czy szacunkowy termin realizacji. W momencie, gdy zdarzenie jest realizowane otrzymujemy odpowiedni potwierdzający to dokument. Wraz z jego rejestracją w systemie zdarzenie w Preliminarzu powinno zostać zastąpione nowym – związanym z wprowadzonym dokumentem. Aby rozwiązać tego typu sytuacje w module wprowadzono nową funkcję Realizuj zdarzenie. Funkcja wywoływana jest z poziomu menu kontekstowego dostępnego pod prawym klawiszem myszy na liście zdarzeń w Preliminarzu. Wybór opcji powoduje wyświetlenie listy zdefiniowanych typów dokumentów klasy: 

Faktura Sprzedaży i Wpłata dla zdarzeń planujących przychód

Faktura Zakupu i Wypłata dla zdarzeń planujących rozchód

Wybór odpowiedniej pozycji z menu spowoduje otworzenie nowego formularza określonego dokumentu. Podmiot wpisany na zdarzenie jest automatycznie przepisany na otwarty dokument. Dodatkowo Użytkownik ma możliwość wyboru rejestru kasowo/ bankowego, do którego ma być dodane zdarzenie (np. planujemy zdarzenie płatne gotówką, ale w momencie realizacji okazuje się, że jednak płacimy z naszego konta bankowego). Po zapisaniu dokumentu realizowane zdarzenie zostaje zastąpione przez nowe – powiązane z nowo wprowadzonym dokumentem. Uwaga: Program proponuje dane pobrane ze zdarzenia, jednak są one edytowalne (można je zmienić). W przypadku zmiany danych (np. inna forma płatności, inny kontrahent) – nowe informacje zostaną zapisane na powstającym zdarzeniu. W przypadku zmiany formy płatności należy pamiętać, że zmieniony zostanie również rejestr, w którym zapisane będzie zdarzenie (na zgodny z nową formą płatności). Przykład Planujemy zakup komputera na kwotę 3.000 zł w firmie ABC. Transakcja jednak nie została jeszcze przeprowadzona. Wprowadzamy ją jako planowany wydatek w Preliminarzu płatności: KW na kwotę 3.000 zł dla kontrahenta ABC, płatność przelewem. Kiedy kupimy komputer fakturę zakupu powinniśmy wprowadzić w programie. Jednak, aby nie powstało w Preliminarzu drugie zdarzenie (tak naprawdę planującego zapłatę za ten sam komputer) skorzystamy z funkcji Realizuj: 

w Preliminarzu ustawiamy kursor na zdarzeniu i z menu kontekstowego wybieramy Zrealizuj.

ponieważ zdarzenie to rozchód pieniędzy – wyświetlane jest menu ze wszystkimi zdefiniowanymi typami dokumentów dla Wypłaty (np. KW) i Faktury zakupu (np. FZ).

ponieważ do systemu chcemy wprowadzić fakturę zakupu – wybieramy typ dokumentu FZ.

otwiera się formularz faktury zakupu. Proponowany numer dokumentu jest zgodny z wybranym schematem FZ. Na fakturę przepisane są informacje o formie płatności (przelew) oraz o kontrahencie (ABC).

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

87

Wersja 2014.0.1


3.6.7

Na fakturę wpisujemy zakup komputera na kwotę 2.900 zł. W chwili zatwierdzenia faktury zakupu stare zdarzenie (KW na kwotę 3.000 zł) zostanie zamienione na zdarzenie na kwotę 2.900 zł. Wszystkie informacje zostaną przepisane z faktury zakupu.

Rozliczenie zdarzenia – funkcja Rozlicz

Istnieje możliwość rozliczenia zdarzenia w Preliminarzu tak, aby tworzony zapis KP/KW automatycznie pobierał informacje z formularza zdarzenia, które będzie rozliczał. Funkcja Rozlicz jest dostępna z poziomu menu kontekstowego (pod prawym klawiszem myszy) wyświetlanego na liście zdarzeń. Aby wygenerować zapis kasowy/bankowy do konkretnego zdarzenia należy: 

ustawić kursor na zdarzeniu, które chcemy rozliczyć

z menu kontekstowego wybrać funkcję Rozlicz

z podmenu wybrać typ tworzonego zapisu (schemat numeracji dla zapisu)

wybrać rejestr, do którego ma być dodany zapis kasowy/ bankowy

Wyświetlony zostanie formularz zdarzenia kasowego/bankowego, na którym przepisane będą informacje ze zdarzenia: 

kwota – proponowana będzie zawsze kwota, która pozostała do zapłaty. Kwotę tą można zaakceptować lub zmienić (zwiększyć lub zmniejszyć).

Jeśli kwota ze zdarzenia i zapisu będą identyczne – zdarzenie i zapis zyskują status rozliczonych całkowicie

Jeśli kwota zapisu będzie większa od kwoty zdarzenia – zdarzenie otrzymuje status rozliczonego całkowicie, natomiast zapis – rozliczonego częściowo.

Jeśli kwota zapisu będzie mniejsza od kwoty zdarzenia – zdarzenie otrzymuje status rozliczonego częściowo, natomiast zapis – rozliczonego całkowicie

waluta – waluta zapisu musi być zgodna z walutą rozliczanego zdarzenia

dane kontrahenta

dane bankowe i numer rachunku

kategoria

Jako data zapisu proponowana jest data bieżąca. Uwaga: Jeśli, na tworzonym zapisie kasowym zostanie zmieniona data zapisu (proponowana jest data systemowa), zmieniona zostanie równocześnie data rozliczenia w tabeli na zakładce Rozliczenia (na zgodną z datą zapisu).

Uwaga: W przypadku rozliczania zdarzenia w walucie na tworzonym zapisie kasowym/ bankowym proponowany jest kurs domyślny oraz notowanie z dnia rozliczenia. Można je zmienić.).

Uwaga: W sytuacji, gdy kurs na zdarzeniu i powstającym zapisie są różne – automatycznie wyliczana jest różnica kursowa widoczna na liście różnic kursowych. Podczas generowania zapisu kasowego/bankowego automatycznie rozliczane są zarówno zdarzenie jak i zapis (powiązanie dokumentów widoczne jest z poziomu zakładki Rozliczenia zarówno na zdarzeniu jak i zapisie). Zasady rozliczania zdarzenia przez funkcję Rozlicz: 

zdarzenie musi mieć status nierozliczony (N) lub rozliczony częściowo (C)

zdarzenie musi być zatwierdzone do realizacji

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

88

Wersja 2014.0.1


zapis kasowy/bankowy jest tworzony w tym samym rejestrze, w którym zapisane jest zdarzenie w Preliminarzu.

w rejestrze kasowym/bankowym, w którym tworzony będzie zapis musi być otwarty aktualny raport

3.6.7.1 Seryjne rozliczanie dokumentów Seryjne rozliczanie dokumentów z Preliminarza płatności jest to dodatkowa możliwość, która jest dostępna poprzez użycie Funkcji Rozlicz z menu kontekstowego (pod prawym klawiszem myszy) na liście zdarzeń. Będąc na liście zaznaczonych dokumentów w Preliminarzu płatności użycie funkcji Rozlicz generuje zapisy kasowe/ bankowe rozliczające wybrane płatności. Operacja nie powoduje konieczności akceptowania każdego z nich oddzielnie. Aby wygenerować seryjnie zapisy kasowe/bankowe do konkretnych zdarzeń należy: 

zaznaczyć dokumenty, które będą rozliczane,

z menu kontekstowego wybrać funkcję Rozlicz,

z podmenu wybrać typ tworzonego zapisu (schemat numeracji dla zapisu),

wybrać rejestr, do którego ma być dodany zapis kasowy/ bankowy.

Po tych operacjach dokumenty zostaną całkowicie rozliczone i uzyskają status R. Rozliczenie dokumentów odbywa się z datą bieżącą. Podobnie jak przy rozliczaniu pojedynczych zapisów, na kasowo/bankowych, przepisane będą informacje ze zdarzenia:

wygenerowanych

kwota – z dokumentu rozliczanego

waluta – waluta zapisu musi być zgodna z walutą rozliczanego zdarzenia

dane kontrahenta

dane bankowe i numer rachunku

kategoria

automatycznie

zapisach

Uwaga: Przy seryjnym rozliczaniu dokumentów należy pamiętać, aby zaznaczone płatności miały te same kierunki

Uwaga: Przed dokonywaniem rozliczeń płatności w walucie należy wcześniej uzupełnić notowanie kursu walut, ponieważ powstające zapisy kasowe otrzymują kurs domyślny z dnia rozliczenia (data bieżąca).

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

89

Wersja 2014.0.1


3.6.7.2 Seryjna zmiana waluty rozliczenia

Rys. Seryjna zmiana waluty rozliczenia – opcja w menu kontekstowym Seryjna zmiana waluty rozliczenia w Preliminarzu płatności jest to dodatkowa możliwość, która jest dostępna poprzez użycie Funkcji Zmień walutę rozliczenia z menu kontekstowego (pod prawym klawiszem myszy) na liście zdarzeń. Seryjna zmiana waluty rozliczenia może być wykorzystana np. do zmiany waluty rozliczenia dla wypłat pracowników (patrz poniżej). Będąc na liście zaznaczonych dokumentów w Preliminarzu płatności użycie funkcji Zmień walutę rozliczenia powoduje wyświetlenie komunikatu Czy na pewno chcesz dokonać seryjnej zmiany waluty rozliczenia na zaznaczonych płatnościach? po zatwierdzeniu pojawi się poniższe okno Parametry seryjnej zmiany waluty na płatnościach.

Rys. Seryjna zmiana waluty rozliczenia Aby dokonać seryjnej zmiany waluty należy wybrać: 

Walutę z listy rozwijanej,

Typ kursu z listy rozwijanej,

Datę kursu – domyślnie inicjowaną, jako data bieżąca z menu Narzędzia,

Przelicznik.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

90

Wersja 2014.0.1


Uwaga: Dla ręcznie wprowadzonych zdarzeń do Preliminarza płatności zmiana waluty rozliczenia jest możliwa tylko, gdy zdarzenia te posiadają stan płatności bufor lub do realizacji. Dla pozostałych zdarzeń zmiana waluty rozliczenia jest możliwa tylko, gdy zdarzenia te posiadają stan płatności do realizacji.

3.6.8

Rozliczanie dokumentów w różnych walutach.

W programie Comarch ERP Optima można rozliczyć ze sobą dokumenty wystawione w różnych walutach - przy czym jeden z tych dokumentów musi być wystawiony w PLN (pole Waluta dok.), a drugi w walucie obcej. Dodatkowym wymogiem jest, aby obydwa dokumenty posiadały tą samą walutę rozliczenia (pole Waluta rozl.). Walutę rozliczenia można zmieniać tylko wtedy, gdy waluta dokumentu to PLN. Ponadto warto wspomnieć, iż walutę rozliczenia można zmieniać na zapisach kasowych/bankowych oraz na zdarzeniach kasowych/bankowych. Przykład 1 Dla kontrahenta FAMAX wystawiona została faktura sprzedaży FS/000417/2010, na kwotę 500 EUR po kursie 1 EUR = 4 PLN, z odroczonym terminem płatności (np. 10.05.2010). Do Preliminarza płatności kontrahenta FAMAX automatycznie wpisane zostało zdarzenie: 10 maja spodziewana jest zapłata 500 EUR za fakturę FS/000417/2010. 11 maja, na podstawie wyciągu bankowego, wprowadzamy do rejestru BANK zapis, z którego wynika, że kontrahent wpłacił na nasze konto 2000 zł, i że jest to zapłata za FS/000417/2010. Wówczas z poziomu zakładki rozliczenia tego zapisu ustawiamy walutę rozliczenia na EUR, odszukujemy w Preliminarzu kontrahenta FAMAX nierozliczoną płatność za fakturę i wprowadzamy ją na listę rozliczanych tym zapisem dokumentów. Zatwierdzenie tego rozliczenia spowoduje, że zapis: 

dotyczący otrzymanej płatności (zapłata) w rejestrze BANK otrzyma status rozliczonego (z dokumentem FS/000417/2010),

zapis dotyczący planowanej płatności za FS/000417/2010 w Preliminarzu kontrahenta FAMAX otrzyma status rozliczonego (na podstawie zapisu z rejestru BANK, pochodzącego z wyciągu bankowego),

FS/000417/2010otrzyma status dokumentu rozliczonego (zapłaconego).

Przykład 2 Od kontrahenta COMPAQ otrzymujemy fakturę zakupu FZ/000201/2010, na kwotę 1000 zł, z odroczonym terminem płatności (np. 1.07.2010). Do Preliminarza płatności kontrahenta FAMAX automatycznie wpisane zostało zdarzenie: 1 lipca spodziewana jest zapłata 1000 zł za fakturę FZ/000201/2010. 2 lipca, na podstawie wyciągu bankowego, wprowadzamy do rejestru BPHEUR zapis, z którego wynika, że zapłaciliśmy kontrahentowi COMPAQ 250 EUR po kursie 1 EUR = 4 PLN, i że jest to zapłata za FZ/000201/2010. Wówczas z poziomu zakładki rozliczenia odszukujemy w Preliminarzu kontrahenta COMPAQ nierozliczoną płatność za fakturę, zmieniamy jej walutę rozliczenia na EUR i wprowadzamy ją na listę rozliczanych tym zapisem dokumentów. Zatwierdzenie tego rozliczenia spowoduje, że zapis: 

dotyczący dokonanej zapłaty w rejestrze BPHEUR otrzyma status rozliczonego (z dokumentem FZ/000201/2010),

zapis dotyczący planowanej płatności za FZ/000201/2010 w Preliminarzu kontrahenta COMPAQ otrzyma status, rozliczonego (na podstawie zapisu z rejestru BPHEUR, pochodzącego z wyciągu bankowego)

FZ/000417/2010 otrzyma status dokumentu rozliczonego (zapłaconego).

3.6.9

Rozliczanie zdarzenia z kilkoma zapisami

W przypadku, gdy zdarzenie rozliczane jest z kilkoma zapisami kasowymi/bankowymi, istnieją dwa sposoby wskazania tych zapisów: 

Wprowadzanie kolejno rozliczanych zapisów - przy pomocy przycisku Dodaj należy otworzyć listę nierozliczonych zapisów, wybrać zapis, zatwierdzić. Kiedy zapis pojawi się na zakładce Rozliczenia, należy ponownie otworzyć listę, wybrać kolejny zapis itd.

Wprowadzenie wszystkich rozliczanych zapisów równocześnie – po wciśnięciu przycisku Dodaj na wyświetlonej liście zapisów należy zaznaczyć wszystkie, z którymi rozliczane jest zdarzenie (zaznaczając

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

91

Wersja 2014.0.1


pole widoczne obok zdarzenia). Po zatwierdzeniu, wszystkie zaznaczone zapisy pojawiają się na zakładce Rozliczenia. Zaznaczone zapisy są rozliczane ze zdarzeniem kolejno – jeśli program napotka zapis, który nie może być rozliczony ze zdarzeniem, wyświetla komunikat i kontynuuje rozliczanie z pozostałymi. Podobna zasada rozliczania dotyczy kompensat.

3.6.10 Przenoszenie zdarzeń między rejestrami W przypadku, gdy zdarzenie zostało wprowadzone do jednego rejestru kasowego/bankowego, ale okazało się, że jednak będzie płatne z innego rejestru (np. innego konta bankowego), program posiada funkcjonalność pozwalającą na przenoszenie między rejestrami. Uwaga: Podczas przenoszenia dokumentów pomiędzy rejestrami program kontroluje zgodności waluty dokumentu z walutą rejestru docelowego. Do rejestru złotówkowego mogą być przenoszone płatności niezależnie od rejestru (waluty), w jakim zostały pierwotnie zapisane. Do rejestru walutowego mogą być przenoszone tylko zdarzenia w walucie zgodnej z walutą rejestru docelowego. Funkcja Zmień rejestr jest dostępna z poziomu menu kontekstowego (pod prawym klawiszem myszy) wyświetlanego na liście zdarzeń. Aby przenieść zdarzenie należy: 

Ustawić kursor na zdarzeniu, które chcemy przenieść

Z menu kontekstowego wybrać funkcję Zmień rejestr

Wybrać rejestr, do którego zdarzenie ma być przeniesione.

Aby dokonać seryjnej zmiany rejestru należy: 

Zaznaczyć zdarzenia, które chcemy przenieść do innego rejestru

Z menu kontekstowego wybrać funkcję Zmień rejestr

Wybrać rejestr, do którego zdarzenia mają być przeniesione.

3.6.11 Seryjne dodawanie/zmiana kategorii Funkcja jest dostępna w menu kontekstowym pod prawym klawiszem myszy na liście zdarzeń w Preliminarzu płatności. Działa na wszystkie zaznaczone zdarzenia inne niż o statusie Zrealizowane oraz Całkowicie rozliczone.

3.6.12 Seryjna zmiana statusu Seryjna zmiana statusu zdarzenia z Nie podlega na Do rozliczenia jest dostępna z menu kontekstowego (prawy przycisk myszy) na liście zdarzeń w preliminarzu. Funkcję seryjnej zmiany statusu można również wybrać z listy operacji seryjnych

.

3.6.13 Wydruki przelewów Z poziomu zdarzenia w Preliminarzu istnieje możliwość wydrukowania przelewu wg zapisanych na formularzu informacji (bank, nr rachunku, kwota). Informacje o naszym rachunku bankowym pobierane są z rejestru, w którym zapisane jest zdarzenie. Generując wydruk przelewu dla pracowników można w parametrach przed wydrukiem wskazać adres zamieszkania pracownika. Gdy na przelewie ma być drukowany adres zameldowania wówczas parametr nie powinien być zaznaczany. Przykład Dla rachunku w banku PKO S.A. Założyliśmy rejestr PKO. Podczas definiowania rejestru wpisaliśmy m.in. bank PKO S.A. oraz numer rachunku. Jeśli zdarzenie, do którego drukujemy przelew, jest zapisane w rejestrze PKO - to w chwili wydruku nasze dane bankowe pobierane są z formularza rejestru. Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

92

Wersja 2014.0.1


Uwaga: Jeśli, w chwili wydruku stan zdarzenia jest ustawiony na Do realizacji - po wydrukowaniu przelewu program zapyta czy zmienić jego stan na Wysłane.

Po wciśnięciu bezpośrednio przycisku

, na drukarkę kierowany jest Pełny X 2.

Z poziomu menu dostępnego po wciśnięciu widocznej obok strzałki możliwe są wydruki: 

Wzór standard – Wydruk przelewu zgodny z drukiem akcydensowym, drukuje przelew razem z tłem i ramkami.

Nadruk– wydruk na formularzach A4, jednowarstwowych, pionowych, z dwoma dużymi kwitami. Różnią się pomiędzy sobą jedynie przesunięciem wydruku w lewo (w zależności od marginesów ustawionych na drukarce). Uwaga: W zależności od marginesu ustawionego w drukarce możliwe jest regulowanie marginesu wydruku. Należy wcisnąć przycisk <CTRL> i przycisk z drukarką, a następnie wyedytować definicję wydruku (przycisk z lupką) i z poziomu zakładki Ogólne ustalić nowe marginesy w polach Margines lewy i Margines górny (wartość ustalana jest co 0.1 mm).

W chwili wydruku można podać datę przelewu (podczas wpisywania daty można skorzystać z kalendarza wyświetlanego po wciśnięciu prawego przycisku myszy w polu). Aby data nie pojawiła się na przelewie należy odznaczyć parametr Drukuj datę na formularzu. Istnieje również możliwość wydruku drugiej linii nazwy beneficjenta: 

jeśli jest odznaczony – drukowana tylko pierwsza linia nazwy

jeśli jest zaznaczony - drukowana jest druga linia nazwy

jeśli pierwsza i druga linia nazwy mają razem mniej niż 50 znaków – program „skleja” je i drukuje w jednej linii.

Wydruk przelewu z numerem IBAN: W chwili wydruku przelewu program sprawdza, czy dany numer rachunku jest numerem standardowym czy numerem IBAN. Jeśli spełnia warunki dla numeru IBAN to cyfra kontrolna (dwie pierwsze w numerze) jest umieszczana na nowych drukach przelewów w osobnych kratkach do tego przeznaczonych. Dla prawidłowego wydruku numer nie powinien zawierać sygnatury kraju (PL) na początku. 3.6.13.1 Wydruk przelewu dla ZUS Przelewy związane z deklaracjami. W przypadku wyliczenia deklaracji w Preliminarzu Płatności automatycznie tworzony jest skojarzony z nią przelew. Wszystkie dane potrzebne do wydruku takiego przelewu są wypełniane przez program na podstawie danych pobieranych z Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy, rejestru bankowego oraz wyliczonej deklaracji. Z poziomu formularza zdarzenia w Preliminarzu można wywołać (przy pomocy strzałki widocznej obok przycisku Drukuj) wydruk Przelew ZUS. Przelewy rejestrowane bezpośrednio w Preliminarzu płatności. Jeśli istnieje konieczność wystawienia przelewu dla ZUS bezpośrednio w Preliminarzu, po to, by został prawidłowo wydrukowany, należy uzupełnić kilka informacji: 

Jako Podmiot należy wybrać właściwy urząd ZUS

W polu obok należy uzupełnić informację, czego dotyczy przelew (ubezpieczenie społeczne/ ubezpieczenie zdrowotne/ FP i FGŚP/ FEP). Tym samym Użytkownik określa numer rachunku, na jaki zostaną przelane pieniądze (dane o rachunku pobierane są z formularza urzędu)

W polu Opis księgowy (zakładka Dodatkowe) należy uzupełnić w jednej linii informacje o:

NIP płatnika

Typ identyfikatora uzupełniającego (R, P, 1, 2)

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

93

Wersja 2014.0.1


Identyfikator uzupełniający podatnika (numer)

Typ wpłaty

Rok i miesiąc deklaracji

Numer deklaracji.

Poszczególne pozycje powinny być oddzielone separatorami: …/a…/b…/c…/d… Przykładowo - Opis księgowy dla przelewu ZUS: 111-111-11-11/aP/b781213789/cD/d200705/e11. 3.6.13.2 Wydruk przelewu dla urzędu skarbowego W chwili zatwierdzenia deklaracji w Preliminarzu Płatności powstaje odpowiedni zapis planujący zapłatę do urzędu skarbowego. Informacje o US pobierane są z ustawień w Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Deklaracje. Rodzaj podatku, widoczny obok pola z akronimem urzędu, jest ustawiany przez program w zależności od rodzaju deklaracji. Wiąże się to od razu z ustawieniem odpowiedniego numeru rachunku. Aby wydrukować przelew należy z menu wydruków, dostępnego na formularzu zdarzenia, wybrać opcję Przelew US. Na wydruku pojawią się dane odpowiedniego Urzędu Skarbowego, a na podstawie wyliczonej deklaracji wypełniane są informacje: typ identyfikatora, okres (rok, typ okresu, nr okresu) oraz symbol formularza lub płatności. Dane płatnika pobierane są z Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy czy karty wspólnika, w zależności od deklaracji jakiej dotyczy płatność. 3.6.13.3 Wydruk przelewu zbiorowego Dla wybranego konkretnego podmiotu możliwy jest wydruk przelewu zbiorowego. Przed wykonaniem wydruku należy ustalić: 

Wpłata/ wypłata – w zależności od zaznaczenia przelew dotyczy sumy zdarzeń rozchodowych (wypłata) lub przychodowych (wpłata)

Opis przelewu – opis drukowany na przelewie

Rejestr – przelew zbiorczy może dotyczyć tylko zdarzeń pochodzących z jednego rejestru bankowego (na tej podstawie pobierane są informacje o danych bankowych firmy)

Data – data drukowana na przelewie

Ustaw stan dokumentów na „wysłany” – po wykonaniu wydruku przelewu stan wszystkich zdarzeń, które zostały uwzględnione zostanie automatycznie zmieniony na wysłany (na liście widoczne będą w kolorze niebieskim).

Aby pole Opis na przelewie wypełniane było numerami zaznaczonych faktur składających się na przelew, należy dodatkowo na formatce pojawiającej się przed wydrukiem zaznaczyć parametr Wypełnij opis przelewu numerami dokumentów. Do opisu pobierany jest numer obcy, a w przypadku, kiedy nie ma numeru obcego, to numer pełny. W przypadku, kiedy wszystkie numery nie zmieszczą się w polu Opis, są one ucinane i wyświetlane tylko te, które się mieszczą.

3.6.14 Elektroniczna wymiana danych z bankiem – eksport 3.6.14.1 Eksport za pomocą definiowalnych formatów przelewów System Comarch ERP Optima umożliwia przygotowanie i przesłanie zestawu poleceń przelewu do banku. Użytkownik może sam zdefiniować format w oparciu o informacje dostarczone przez bank. W programie są predefiniowane standardowe formaty, które nie podlegają modyfikacji: 

BANKZKH

BPH BusinessNet (import)/PekaoBIZNES24 (import)

CitiBank

CitiDirect

Elixir-O BPH

Elixir-O iBRE

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

94

Wersja 2014.0.1


ING WebService

KASABUF.TXT i BANKBUF.TXT (import)

KASAZKH

KB24 – Kredyt Bank (eksport)

Raiffeisen WebService

US – Bank Śląski

Videotel

ZUS - Bank Śląski

Użytkownik może sam w Ogólne /Inne /Formaty przelewów zdefiniować format, przy czym musi to być plik tekstowy z polami oddzielonymi separatorami. Format zostanie dodany na liście formatów Użytkownika. Obsługiwane są 2 rodzaje formatów: 

plik tekstowy, w którym każda linia ma taką samą strukturę – składa się z pól oddzielonych znakiem separatora i jest rekordem z danymi dotyczącymi operacji

plik tekstowy, w którym pierwsza linia ma charakter nagłówka (i/lub ostatnia linia ma charakter stopki) o strukturze innej niż pozostałe.

Zarówno struktura linii, nagłówka, stopki jak i rekordu definiowana jest poprzez zbudowanie listy pól wybranych z predefiniowanej listy. Dla każdego formatu można określić ogólne parametry takie jak: znak separatora linii, format daty itp. Zdefiniowany format można również wykorzystać do importu przelewów wysłanych z aplikacji bankowej. Identyfikacja podmiotu odbywa się poprzez kod podmiotu bądź numer rachunku bankowego. Przenoszenie format��w pomiędzy bazami jest możliwe poprzez plik xml. Użytkownik ma również możliwość kopiowania zdefiniowanych formatów w ramach jednej bazy wykorzystując kombinacje klawiszy <CTRL>+<INSERT> bądź <CTRL> wciśnięty łącznie z przyciskiem

.

Uwaga: Program Comarch ERP Optima umożliwia współpracę z systemami bankowości elektronicznej Banku BPH S.A Potwierdzeniem jest Zna k Zgodności: BPH Bankowość Elektroniczna SILVER CERTIFIED PARTNER.

Uwaga: Bank Śląski wydał certyfikaty dla systemu Comarch ERP Optima, potwierdzający generacje danych o płatnościach zgodnie ze standardami systemów bankowości elektronicznej oferowanych przez Bank Śląski, lidera wśród banków w zakresie obsługi elektronicznej firm. 3.6.14.2 Przygotowanie formularza banku do wysyłania przelewów W celu poprawnego wysłania zdarzeń z Preliminarza do banku, należy wcześniej odpowiednio skonfigurować formatkę banku (menu Ogólne / Inne /Banki). W przypadku, kiedy Użytkownik chce, aby w momencie wykonywania eksportu podpowiadał się format, który będzie wykorzystywany, należy na formatce banku w polu Format eksportu dla przelewów zwykłych wybrać odpowiedni format przypisany dla danego banku. W polach Format eksportu dla przelewów dla US oraz Format eksportu dla przelewów do ZUS można wybrać formaty za pomocą, którego wysyłane będą przelewy do US oraz ZUS. W sytuacji, kiedy format eksportu dla przelewów zwykłych nie zostanie wybrany, za każdym razem w momencie eksportu Użytkownik będzie musiał wybrać format, który chce zastosować.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

95

Wersja 2014.0.1


Rys. Formatka banku z możliwymi do wyboru formatami wymiany danych 3.6.14.3 Jak przygotować listę przelewów do wysłania? Przelewy, które mają zostać wykonane, będą realizowane przez bank obsługujący naszą firmę (lub jeden z banków, jeśli mamy otwartych więcej rachunków w różnych bankach). Dla każdego prowadzonego przez firmę rachunku bankowego otwarliśmy oddzielny rejestr bankowy (rejestr typu BANK) i definiując go podaliśmy dane banku oraz numer rachunku bankowego. Listę przelewów, które mają zostać zrealizowane przez wskazany bank, przygotowujemy z poziomu Preliminarza Płatności, przy wybranym konkretnym rejestrze. Uwaga: Możliwość eksportu danych poja wi się tylko wtedy, gdy preliminarz wyświetla zdarzenia nierozliczone dla rejestru typu BANK. Na ekranie pojawią się: - przycisk pozwalający na wykonanie eksportu - parametr włączenie, którego zawęzi listę zdarzeń w Preliminarzu tylko do tych, które mogą zostać wysłane do banku. Aby zdarzenia z Preliminarza mogły zostać przesłane do banku: 

W definicji rejestru (typu BANK), z poziomu, którego dokonujemy eksportu, musi być poprawnie wypełniona nazwa i numer rachunku naszego banku.

Format wymiany danych dla naszego banku ustawiony jest, jako format zdefiniowany przez Użytkownika.

Zdarzenia przeznaczone do wysłania mogą mieć status nierozliczone (N) lub częściowo rozliczone (C).

Nie da się wysłać zdarzeń znajdujących się w buforze. Muszą być w stanie Zatwierdzone do realizacji.

Kierunek przepływu środków finansowych na zdarzeniu musi być typu Rozchód.

Na zdarzeniu poprawnie są wypełnione pola: podmiot, bank oraz numer rachunku podmiotu.

Listę zdarzeń, które mają zostać przesłane do banku można przygotować na dwa sposoby: 

Na liście wszystkich nierozliczonych zdarzeń w rejestrze zaznaczyć (klawiszem spacji lub myszką) te, które mają zostać wysłane. Należy przy tym uważać, aby zaznaczone pozycje spełniły wymienione powyżej warunki (status N lub C, zatwierdzone do realizacji, typu rozchód i poprawnie wypełnione dane bankowe).

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

96

Wersja 2014.0.1


Zaznaczyć . Lista wszystkich zdarzeń zawężona zostanie tylko do tych, które spełniają powyższe warunki. Na tak przefiltrowanej liście znacznie łatwiej będzie odnaleźć i zaznaczyć te pozycje, które przeznaczone są do wysłania.

Podczas przygotowywania listy przelewów do banku warto również pamiętać o standardowo dostępnych narzędziach, które bardzo mogą ułatwić pracę: 

Jeśli na liście zdarzeń ustawimy zakres dat – nie tylko lista, ale wszystkie stosowane na niej filtry będą brały ten zakres pod uwagę. Wprowadzając zakres dat i włączając otrzymamy listę zdarzeń możliwych do wysłania, których data realizacji przypada na wskazany okres czasu.

Filtr i Konstruktor filtra. Jeśli zdefiniujemy jakiś własny filtr na liście zdarzeń i włączymy – na ekranie otrzymamy listę zgodną ze stosowanym filtrem i możliwą do wysłania do banku. Np. jeśli skonstruowany filtr ma pokazać wyłącznie zdarzenia dla określonego podmiotu (kontrahenta), ustawimy zakres dat tak, aby dotyczył zdarzeń, których daty realizacji minęły i włączymy – otrzymamy przygotowaną do wysłania listę przelewów dotyczących wskazanego kontrahenta, ale tylko tych, z których realizacją się spóźniliśmy.

3.6.14.4 Wysyłanie danych do banku Jeśli lista zdarzeń, które jako polecenia przelewów mają zostać wysłane do banku jest przygotowana – naciskamy przycisk . Jeżeli na formularzu banku został przypisany format zdefiniowany przez Użytkownika lub modyfikowalny format predefiniowany w programie, na ekranie pojawi się okno Eksport przelewów do pliku.

Rys. Eksport przelewów Okno zawiera następujące parametry: 

Aktualizuj informacje ZUS na zdarzeniach przy eksporcie – zaznaczenie tego parametru powoduje, iż informacje Opis do banku pobierane są bezpośrednio z deklaracji DRA i dodatkowo aktualizowane są również na zdarzeniu w Preliminarzu. Odznaczony parametr sprawia, iż informacje do pliku pobierane są ze zdarzenia w Preliminarzu.

Nazwa pliku – nazwa pliku, do którego chcemy eksportować zdarzenia.

Format wymiany – rozwijalna lista z dostępnymi formatami eksportu. Domyślnie wybranym formatem jest format, który przypisany został jako domyślny dla danego banku. Data przelewu – domyślnie wybraną datą będzie data realizacji, natomiast oprócz tego dostępne są jeszcze: dzisiejsza, termin płatności, inna (z możliwością wpisania daty).

Przelewy zbiorczo dla poszczególnych podmiotów – zaznaczenie tego parametru przez Użytkownika spowoduje, iż zdarzenia dla danego kontrahenta zostaną zsumowane.

Istnieje również możliwość dopisania przelewów do już istniejącego pliku. Aby dopisać przelewy do pliku należy zaznaczyć parametr Dopisz do pliku, a następnie w polu Plik docelowy wskazać plik, do którego informacje powinny być dopisane. Zatwierdzenie okna spowoduje dopisanie przelewów zatwierdzonych do wysłania do podanego pliku.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

97

Wersja 2014.0.1


Uwaga: W trakcie dopisywania przelewów do już istniejącego pliku program sprawdza, czy Numer Rozliczeniowy Banku (NRB) dla banku związanego z rejestrem, z którego dokonywany jest eksport, jest taki sam jak NRB zapisany w pliku, do którego dopisujemy przelewy. Kontrola NRB w trakcie eksportu uniemożliwi dopisanie przelewów do pliku adresowanego do innego banku, niż powiązany z danym rejestrem bankowym.

Uwaga: Jeśli podczas eksportu przelewów wskażemy istniej ący plik i nie zaznaczymy parametru Dopisz do pliku – spowoduje to wykasowanie dotychczasowej zawartości pliku i nadpisanie nowych informacji. Warto pamiętać, że podczas eksportu przelewów do pliku program zapamiętuje katalog, w którym ostatnio zapisany był plik z przelewami i zaproponuje go podczas ponownego eksportu. Szczegółowe zestawienie informacji zapisywanych do pliku tekstowego znajduje się w rozdziale Definiowanie formatów. Najważniejsze z nich to: 

kwota przelewu. Dla zdarzeń nierozliczonych (N) – jest to pełna kwota dokumentu, dla zdarzeń rozliczonych częściowo (C) – kwota dotychczas nierozliczona

dane kontrahenta, jego banku i numer jego rachunku

dane naszej firmy, naszego banku i numer naszego rachunku

data płatności

opis płatności.

Plik z danymi może zostać wykorzystany przez program służący do komunikacji z bankiem. 3.6.14.5 Przelewy zbiorcze Program Comarch ERP Optima umożliwia również wysyłanie przelewów zbiorczych. Zaznaczenie przez Użytkownika parametru Przelewy zbiorczo dla poszczególnych podmiotów (na formatce Eksport przelewów do pliku) spowoduje, iż zdarzenia przeznaczone do eksportu zostaną pogrupowane wg podmiotu, numeru rachunku bankowego (wypełnionego na zdarzeniu) oraz waluty. Następnie zostanie utworzony jeden przelew zbiorczy dla danego podmiotu (rachunku, waluty). Dane adresowe zostaną pobrane z karty danego podmiotu (np. kontrahenta, pracownika). Kwota przelewu to suma nierozliczonych kwot w walucie dokumentu ze zdarzeń składających się na przelew zbiorczy. W przypadku, gdy jako datę przelewu Użytkownik wybierze datę realizacji bądź termin płatności, jako data przelewu zbiorczego zostanie pobrana data z najwcześniejszego zdarzenia. Opis dla przelewów zbiorczych jest wypełniany następująco: 

Jeżeli w definicji formatu występuje pole Numer dokumentu i numery eksportowanych dokumentów nie zmieszczą się w tym polu – pozostała część zostanie przeniesiona do innych pól opisowych, kolejno Opis księgowy, Opis do banku – pierwsza, druga, trzecia, czwarta linijka. Aby zawsze opis, czy to w przelewach zbiorczych czy zwykłych, zawierał numery dokumentów to np. dla formatu Elixir-O można zdefiniować go następująco:

Numer dokumentu – nowe pole, 35 znaków

Opis do banku (druga linijka) połączony z poprzednim znakiem podziału pola na części, 35 znaków

Opis do banku (trzecia linijka) połączony z poprzednim znakiem podziału pola na części, 35 znaków

Opis do banku (czwarta linijka) połączony z poprzednim znakiem podziału pola na części, 35 znaków. W ten sposób otrzymamy pole zawierające 4x35. W przelewie zbiorczym druga, trzecia i czwarta linijka opisu do banku nie będzie pobierana ze zdarzenia, tylko zawsze wypełniana numerami dokumentów, jeżeli nie zmieszczą się w poprzednich polach. Jeżeli się zmieszczą – pola te będą puste. 

Jeżeli opis w definicji formatu będzie zdefiniowany następująco:

Opis do banku (pierwsza linijka) – nowe pole, 35 znaków

Opis do banku (druga linijka) połączony z poprzednim znakiem podziału pola na części, 35 znaków

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

98

Wersja 2014.0.1


Opis do banku (trzecia linijka) połączony z poprzednim znakiem podziału pola na części, 35 znaków

Opis do banku (czwarta linijka) połączony z poprzednim znakiem podziału pola na części, 35 znaków. Wtedy w przypadku przelewu zbiorczego zostaną połączone opisy z pierwszej linijki opisu do banku wszystkich zdarzeń składających się na dany przelew zbiorowy i wklejone kolejno do pól Opis do banku. Opisy do banku ze zdarzeń z drugiej, trzeciej i czwartej linijki nie zostaną pobrane do pliku.

Poszczególne numery dokumentów w opisie są oddzielone znakiem „;”. 3.6.14.6 Konsekwencje wysłania przelewów do banku Stan zdarzeń, które zostały wysłane do banku zmienia się na Zlecenie wysłane do banku. Na takich zdarzeniach nie da się wprowadzać żadnych zmian. Nie zmienia się natomiast status wysłanego zdarzenia – pozostaje ono w dalszym ciągu nierozliczone (N) lub rozliczone częściowo (C). Rozliczenie tych zdarzeń może nastąpić dopiero wtedy, gdy otrzymamy z banku wyciąg bankowy potwierdzający ich realizację. Pozycje z takiego wyciągu wprowadzamy na listę zapisów kasowych/bankowych odpowiedniego rejestru i rozliczamy je z naszymi zdarzeniami. 3.6.14.7 Definiowanie formatu wymiany danych z bankami Definiowanie formatów przelewów jest dostępne w menu Ogólne /Inne /Formaty przelewów. Po wybraniu tej opcji pojawia się okno: Formaty wymiany elektronicznej pomiędzy bankami, w którym Użytkownik może dodawać nowe bądź kopiować standardowe. Ponadto, z tego poziomu można wyeksportować zdefiniowany format do pliku .xml bądź też, wcześniej wyeksportowany z innej bazy danych - zaimportować. Pod listą dostępne są dwa parametry Standardowe oraz Użytkownika. Domyślnie zaznaczone są obydwa parametry, dlatego po wejściu na listę za pierwszym razem pojawią się wszystkie formaty. Listę można zawęzić poprzez wybór jednej z opcji. Parametr Standardowe, filtruje nieedytowalne formaty przelewów. Zaznaczając parametr Użytkownika - otrzymamy listę formatów zdefiniowanych przez Użytkowników.

Rys. Okno definiowania formatów wymiany danych Dodanie nowego formatu otwiera okno Format elektronicznej wymiany danych z bankami, składające się z czterech zakładek: Ogólne, Nagłówek, Pozycje, Stopka. Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

99

Wersja 2014.0.1


Zakładka Ogólne Zakładka ta zawiera parametry wspólne dla wszystkich pozycji definiowanego formatu.

Rys. Dodawanie nowego formatu Zakładka Ogólne zawiera następujące pola: Nazwa pola

Charakterystyka pola

Nazwa formatu

Nazwa formatu, która będzie widoczna na liście dostępnych formatów na formatce banku oraz na formatce eksportu/importu. Maksymalnie 50 znaków alfanumerycznych. Pole to jest wymagalne.

Rozszerzenie pliku

Maksymalnie 3 znaki alfanumeryczne.

Kodowanie

Lista rozwijana z następującymi formatami: Flat (bez polskich znaków), Latin 2, Mazovia, Windows (1250), ISO 8859-2 oraz UTF-8

Oddzielaj pola znakiem

Jeżeli parametr jest odznaczony oznacza to, że format nie posiada separatorów pól.

Separator pól

Pole aktywne po zaznaczeniu parametru: Oddzielaj pola znakiem, lista separatorów do wyboru: (przecinek, SPACJA, TAB i ENTER) oraz możliwość wpisania dowolnego separatora np. „|”.

Format daty

Lista formatów do wyboru: DD-MM-RR, DD-MM-RRRR, RR-MM-DD, RRRR-MM-DD, RRRRMMDD, DD/MM/RR, Clarion z możliwością wpisania własnego formatu np. MM/RR/DD.

Separator dziesiętny

Lista z wyborem: puste (brak), kropka, przecinek. Bez innych możliwości.

Separator grup dziesiętnych

Lista z wyborem: puste (brak), kropka, przecinek. Bez innych możliwości.

Sekwencja podziału pola na części

Maksymalnie 3 znaki alfanumeryczne.

Znak końca wiersza

Lista znaków do wyboru: ENTER, SPACJA i pusty (brak) oraz możliwość wpisania dowolnego znaku.

Ograniczniki tekstu

Maksymalnie 3 znaki alfanumeryczne. Pola tekstowe w pliku będą otaczane tym znakiem, najczęściej jest nim cudzysłów.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

100

Wersja 2014.0.1


Zmiana ograniczników w tekście na

Maksymalnie 3 znaki alfanumeryczne, pole aktywne po wypełnieniu pola Ograniczenie tekstu. Jeżeli pola tekstowe są otaczane znakiem ogranicznika tekstu np. cudzysłowem, to cudzysłów wpisany w środku pola zostanie zamieniony na znak wpisany w tym polu.

Zmienna szerokość pola

Parametr, jeżeli zaznaczony – zmienna szerokość pól.

Zamiana małych liter na wielkie

Parametr, jeżeli zaznaczony – zamiana małych liter na wielkie.

Separator zbiorczych

Lista z wyborem: SPACJA, średnik, przecinek oraz możliwość wpisania dowolnego znaku. Domyślnie inicjuje się średnik.

w opisie

przelewów

Zakładki Nagłówek, Pozycje, Stopka Kolejne zakładki służą do definiowania poszczególnych pozycji formatu. W tym celu Użytkownik wykorzystuje predefiniowane parametry, których zestawienie i opis zawiera poniższa tabela. W oknie znajdują się ponadto następujące pola: 

Typ pola – pole to może przyjmować następujące wartości: Tekst, Liczba <#, Liczba <#.##, Liczba <#.####. Konsekwencją wybrania typu pola jako tekst będzie otaczanie go ogranicznikiem tekstu.

Wartość – możliwa wartość danego pola w zależności od wyboru Typu pola.

Szerokość – ilość znaków przewidziana na dane pole.

Opcje pola – określają, czy dane pole będzie nowym polem, czy ma zostać połączone z poprzednim na jeden z trzech sposobów.

Usuwaj znaki rozdzielające w numerze rachunku – zaznaczenie tego parametru powoduje, iż numer rachunku zapisywany jest jako ciąg cyfr bez znaków rozdzielających.

Wymagane – zaznaczenie tego pola powoduje, i�� brak danej pozycji na przelewie będzie powodował błąd i w konsekwencji dany przelew nie zostanie wyeksportowany.

Rys. Okno dodawania kolejnych pozycji formatu Nazwa pola

Działanie, zwracane dane

Adres banku podmiotu – kod i miasto

Pobierane z listy banków - bank przypisany do kontrahenta, urzędu, pracownika, banku.

Adres banku podmiotu ulica

Pobierane z listy banków - bank przypisany do kontrahenta, urzędu, pracownika, banku.

Adres banku własnego – kod i miasto

Pobierane z karty banku przypisanego do rejestru, z którego wysyłane są przelewy.

Adres banku własnego ulica

Pobierane z karty banku przypisanego do rejestru, z którego wysyłane są przelewy.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

101

Wersja 2014.0.1


Adres podmiotu i miasto

kod

Pobierane: z karty kontrahenta z karty pracownika z karty urzędu z karty banku.

Adres podmiotu – ulica

Pobierane: z karty kontrahenta z karty pracownika z karty urzędu z karty banku.

Adres własny – kod i miasto

Pobierane z Pieczątki firmy (Konfiguracja firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy).

Adres własny – ulica

Pobierane z Pieczątki firmy.

Akronim podmiotu

Pobierane: z karty kontrahenta z karty pracownika z karty urzędu z karty banku.

Data operacji

Data wybrana w oknie Eksport przelewów, otwieranym przyciskiem na liście płatności, domyślnie data realizacji.

Data dokumentu

Przy eksporcie: Data dokumentu ze zdarzenia.

Ilość pozycji

Ilość rekordów/przelewów w eksportowanym pliku.

Inne informacje

Informacje pobierane są za pomocą predefiniowanych skrótów

Kierunek przepływu

Pole wykorzystywane do importu – określa, czy dokument jest wpłatą czy wypłatą. Dla wartości: 1, 3, 5, 7, 9, C, CR – KP, dla: 1, 0, 2, 4, 6, 8,10, D, DB – KW. Przy eksporcie dla zdarzenia rozchodowego przyjmuje wartość -1.

Kod SWIFT banku podmiotu

Kod SWIFT pobrany z karty banku podmiotu.

Kod SWIFT banku własnego

Kod SWIFT pobrany z karty banku przypisanego do rejestru, z którego wysyłane są przelewy.

Kwota płatności

Wyliczana, jako kwota płatności pozostająca do rozliczenia lub kwota wynikająca z ich grupowania po kontrahencie – przelew zbiorczy, w walucie dokumentu.

Kwota przychodu

Przy eksporcie to tego pola nie trafia żadna wartość, ponieważ nie można eksportować zdarzeń przychodowych. Przy imporcie kwota ta traktowana jest jak KP.

Kwota rozchodu

Przy eksporcie kwota ta wyliczana jest na takich samych zasadach jak Kwota płatności, natomiast przy imporcie kwota ta traktowana jest jak KW.

Nazwa banku podmiotu

Pobierana z listy banków, bank przypisany do kontrahenta, pracownika, urzędu.

Nazwa banku własnego

Pobierana z listy banków, bank przypisany do rejestru.

Nazwa podmiotu 1

Pobierana: z karty kontrahenta z karty pracownika z karty urzędu.

Nazwa podmiotu 2

Pobierana: z karty kontrahenta z karty pracownika z karty urzędu.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

102

Wersja 2014.0.1


Nazwa podmiotu 3

Pobierana: z karty kontrahenta z karty pracownika z urzędu – puste.

Nazwa pliku

Razem z rozszerzeniem np. 06010301.pli.

Nazwa własna 1

Pierwsza linijka nazwy pobrana z Pieczątki firmy.

Nazwa własna 2

Druga linijka nazwy pobrana z Pieczątki firmy.

Numer dokumentu

Numer dokumentu pobrany ze zdarzenia.

Numer linii w zestawie

Kolejny numer przelewu w pliku.

Numer rachunku podmiotu

Dla 26 znakowego numeru w standardzie IBAN – ostatnie 16 znaków.

Numer rachunku własnego

Dla 26 znakowego numeru w standardzie IBAN – ostatnie 16 znaków.

Numer rozliczeniowy banku podmiotu

Pobierany z numeru rachunku bankowego ze zdarzenia w Preliminarzu.

Numer rozliczeniowy banku własnego

Pobierany z karty banku przypisanego do rejestru bankowego, z którego wysyłane są przelewy.

Opis do banku (pierwsza linijka)

Pobierany z pierwszej linijki Opisu do banku na wysyłanym zdarzeniu.

Opis do banku (druga linijka)

Pobierany z drugiej linijki Opisu do banku na wysyłanym zdarzeniu.

Opis do linijka)

(trzecia

Pobierany z trzeciej linijki Opisu do banku na wysyłanym zdarzeniu.

Opis do banku (czwarta linijka)

Pobierany z czwartej linijki Opisu do banku na wysyłanym zdarzeniu.

Opis księgowy

Pobierany ze zdarzenia w Preliminarzu z pola Opis księgowy. Jeżeli w polu tym znajduje się znak <ENTER>, to przy eksporcie jest on zamieniany na znak <SPACJA>.

Opis US - Identyfikator

Pobierany z pierwszej linijki opisu do banku na wysyłanym zdarzeniu np. dla NIP-u N9441112345.

Opis US - okres

Pobierany z pierwszej linijki opisu do banku na wysyłanym zdarzeniu np. rok 2005 miesiąc 01 05K01.

banku

Opis US formularza

symbol

Pobierany z drugiej linijki opisu do banku na wysyłanym zdarzeniu np. VAT7.

Pełny numer podmiotu

rachunku

Pobierany ze zdarzenia w Preliminarzu z pola Numer rachunku.

Pełny numer własnego

rachunku

Pobierany z rejestru bankowego, z którego wysyłane są przelewy.

Stała wartość

Dowolny ciąg znaków.

Suma kontrolna -rachunek podmiotu

Pobierana ze zdarzenia w Preliminarzu – pierwsze dwie cyfry pobrane z pełnego numeru rachunku podmiotu w standardzie IBAN.

Suma kontrolna -rachunek własny

Pobierana z rejestru bankowego – pierwsze dwie cyfry pobrane z pełnego numeru rachunku własnego w standardzie IBAN.

Suma wartości

Suma kwot z wszystkich linii, niezależnie od waluty.

Waluta płatności

Symbol waluty pobrany ze zdarzenia.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

103

Wersja 2014.0.1


Zapytanie SQL

W polu tym można używać bezpośrednich odwołań do pól zapisanych w bazie danych poprzez wykorzystanie składni SQL. Aby np. pobrać tylko miasto z adresu podmiotu i aby to miasto było pobierane dla podmiotu, który znajduje się na aktualnie wysyłanym zdarzeniu, w części WHERE zapytania należy umieścić odwołanie do wysyłanego zdarzenia: Bzd_BzdId={ZdarzenieID}. Można również odwołać się do identyfikatora formatu poprzez {FormatID}. (Przykłady zapytań pod tabelą).

Uwaga: W przypadku predefiniowanych pól Pełny numer własny, Pełny numer p odmiotu, Numer rachunku podmiotu i Numer rachunku własnego do pliku zapisywane jest N ostatnich znaków, przy czym N = szerokość pola.

Uwaga: Aby program prawidłowo wysyłał część dotyczącą numeru rachunku czyli 3333333333333333 dla rachunku w standardzie IBAN, numer rachunku musi być zapisany na jeden z trzech poniższych sposobów: 22-88888888-3333333333333333 22888888883333333333333333 22 8888 8888 3333 3333 3333 3333 Dla numeru klasycznego, jeżeli w numerze nie ma separatorów, program traktuje cały numer jako numer rachunku (numer rozliczeniowy zwróci pustą wartość). Jeżeli w numerze są separatory, to do pierwszego separatora jest numer rozliczeniowy, a następnie numer rachunku. W polu Inne informacje można wpisywać predefiniowane wyrażenie pobierające różne informacje z bazy danych. Może być kilka takich pól w jednym formacie i mogą one przyjmować różne wartości. Informacje do tego pola pobierane są za pomocą predefiniowanych skrótów. Wpisanie w polu Wartość dla tego pola następujących symboli będzie oznaczało pobranie odpowiednich informacji (wszystkie dotyczą opisu przelewu do US): 

US.TYP_ID – typ identyfikatora np. N dla NIP, P dla PESEL z pierwszej linijki opisu do banku na zdarzeniu (z członu /TI/N665556666 będzie to N)

US.IDENTYFIKATOR – identyfikator (np. NIP, REGON, PESEL pobrane z pierwszej linijki opisu do banku na zdarzeniu np. 6675556666)

US.DEKL_ROK – rok deklaracji (pobrany z członu /OKR/06M04 czyli 06)

US.DEKL_OKRES – okres deklaracji (pobrany z członu /OKR/06M04 czyli 04)

US.DEKL_TYP_OKRESU – typ okresu np. miesiąc, kwartał (pobrany z członu /OKR/06M04 czyli M)

US.SYMBOL_FORM – symbol formularza (pobrany z drugiej linii opisu do banku, z członu /SFP/VAT7 czyli VAT7)

US.NAZWA_PEŁNA - nazwa pełna z Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ PIT4R, CIT-8 - z pola Nazwa pełna na deklaracjach PIT-4R, PIT-8A, CIT-8. Uwaga: Wartości pól: Opis US – Identyfikator, Opis US – Okres, Opis US – Symbol formularza są odczytywane z pierwszej i drugiej linijki opisu na przelewie do US. Aby zostały odczytane prawidłowo, opis na przelewie nie może być zmodyfikowany przez Użytkownika. Ponadto program przy eksporcie sprawdza, czy w formacie jest jedno z tych pól i jeżeli tak, to nie pozwoli wysłać zdarzenia, które nie pochodzi z deklaracji.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

104

Wersja 2014.0.1


Przykłady wykorzystania pola Zapytanie SQL: 

Pobranie miasta z adresu kontrahenta:

Select Pod_Miasto FROM CDN.PodmiotyView JOIN CDN.BnkZdarzenia ON BZd_PodmiotID = Pod_PodId WHERE BZd_PodmiotTyp = Pod_PodmiotTyp AND Bzd_BzdId={ZdarzenieID}

Pobranie kodu pocztowego z adresu kontrahenta, jeżeli kod nie jest wypełniony, pole powinno zostać puste:

SELECT CASE WHEN Pod_KodPocztowy='00-000' THEN '' ELSE Pod_KodPocztowy END FROM CDN.PodmiotyView JOIN CDN.BnkZdarzenia ON BZd_PodmiotID = Pod_PodId where BZd_PodmiotTyp = Pod_PodmiotTyp AND Bzd_BzdId={ZdarzenieID}

20 i 21 znak numeru rachunku np. symbole 51, 53, 53 pobrane z numeru rachunków bankowych ZUS:

SELECT SUBSTRING(BZd_RachunekNr,20,2) FROM CDN.BnkZdarzenia WHERE Bzd_BzdId={ZdarzenieID}

20 i 21 znak numeru rachunku np. symbole 51, 53, 53 pobrane z numeru rachunków bankowych ZUS z tym, że przed wycięciem, z numeru rachunku są usuwane spacje i myślniki:

SELECT SUBSTRING(REPLACE(REPLACE(BZd_RachunekNr, ' ', ''), '-', ''),20,2) FROM CDN.BnkZdarzenia WHERE Bzd_BzdId={ZdarzenieID}.

Eksport zdarzeń z Preliminarza do banku Eksport przelewów odbywa się z poziomu Preliminarza dla wybranego konkretnego rejestru. Wybór formatu predefiniowanego bądź też zdefiniowanego przez Użytkownika spowoduje pojawienie się formatki eksportu. Wynikiem eksportu jest plik tekstowy, który można wczytać do systemu konkretnego banku. Po zakończeniu operacji eksportu Użytkownik otrzymuje log z informacją, które przelewy zostały wyeksportowane oraz jakie ewentualnie błędy miały miejsce. 3.6.14.8 Wymiana danych za pomocą usługi sieciowej System Comarch ERP Optima obsługuje wymianę danych z bankiem (eksport i import przelewów) za pomocą usługi sieciowej opartej o standard Comarch Data Connect 2.0. Funkcjonalność jest dostępna wyłącznie w wersji stacjonarnej. Ten sposób wymiany danych umożliwia pobieranie wyciągów bankowych oraz historii operacji, a także eksport przelewów bezpośrednio z/do systemu bankowego, bez konieczności ręcznego przenoszenia plików pomiędzy aplikacją bankową oraz Comarch ERP Optima. Możliwe jest również pobieranie dla każdego wysłanego przelewu jego aktualnego statusu w banku (przelew może oczekiwać na realizację, zostać zrealizowany, odrzucony, anulowany itp.). Wymiana danych pomiędzy bankiem a klientem w usłudze sieciowej odbywa się przez wymianę komunikatów w formacie plików XML (standard ISO 20022) przy wykorzystaniu technologii web-services. Całość komunikacji jest zabezpieczona przez bezpieczny kanał HTTPS z wykorzystaniem dwustronnego SSL. Dzięki tym technologiom komunikacja pomiędzy Bankiem a klientem jest szyfrowana i nikt niepowołany nie ma dostępu do przesyłanych informacji. Dodatkowo dzięki dwustronnemu SSL Bank otrzymuje możliwość wstępnej weryfikacji klienta, a klient może zweryfikować, czy faktycznie podłączył się do serwera Banku. Do zabezpieczenia wymiany informacji zastosowane zostały: certyfikat transportowy, który weryfikuje Klienta i pozwala zweryfikować jego prawo do danego rachunku (rachunków) oraz certyfikat autoryzacyjny (podpis elektroniczny), którym mogą być podpisywane wysyłane do banku przelewy. Gdy przelewy nie zostaną podpisane lub zostaną podpisane przez nieuprawnioną osobę – zlecenia będą oczekiwały w banku na akceptację uprawnionej osoby. Na liście Ogólne/ Inne/ Formaty przelewów dostępny jest format ING WebService do wymiany danych z ING Bank Śląski oraz Raiffeisen WebService do bezpośredniej wymiany danych z bankiem Raiffeisen. Na stronie banku ING http://www.ingbank.pl/ing-businessonline/webservice oraz banku Raiffeisen http://raiffeisenpolbank.com/bankowosc-korporacyjna/bankowosc-elektroniczna/r-connect można dowiedzieć się więcej o tej usłudze oraz sposobie jej zamawiania. W przypadku innych banków należy zweryfikować możliwość wymiany danych poprzez usługę sieciową kontaktując się z danym bankiem. Jeżeli bank wdrożył standard Comarch Data Connect 2.0, Użytkownik może samodzielnie dodać format przelewu za pomocą którego będzie możliwa wymiana. Na formularzu formatu przelewu na zakładce Ogólne trzeba zaznaczyć parametr Bezpośrednia wymiana danych za pomocą usługi sieciowej oraz wpisać adres usługi sieciowej. Na formularzu nowododawanego formatu przelewu po zaznaczeniu Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

105

Wersja 2014.0.1


opcji Bezpośrednia wymiana danych za pomocą usługi sieciowej widoczne będzie dodatkowe pole z możliwością wskazania jednej z opcji: ING, Raiffeisen lub Inny. Wybór ma znaczenie w przypadku identyfikowania statusów przelewów. Po wskazaniu opcji ING, status ACWC jest identyfikowany jako zlecenie anulowane. Zaznaczając Raiffeisen lub Inny status ACWC jest rozpoznawany, jako zlecenie wprowadzone zmodyfikowane w systemie bankowym bądź do ręcznej modyfikacji. Możliwość wskazania jednej z opcji dostępna jest wyłącznie dla formatów dodawanych przez Użytkownika. 3.6.14.9 Eksport za pomocą usługi sieciowej Możliwy jest eksport przelewów krajowych (w tym do Urzędu Skarbowego i ZUS) oraz przelewów walutowych. Na formularzu banku w polach Format eksportu dla przelewów zwykłych oraz Format importu wyciągów bankowych można wskazać format obsługujący wymianę za pomocą usługi sieciowej. Format ten będzie podpowiadał się, jako domyślny podczas eksportu i importu przelewów. Po wybraniu takiego formatu na formularzu banku pojawia się zakładka Ustawienia usługi sieciowej. Na zakładce tej Użytkownik wprowadza ustawienia dotyczące przelewów walutowych oraz podpina certyfikat do komunikacji otrzymany z banku.

Rys. Formularz banku, zakładka Ustawienia usługi sieciowej W przypadku przelewów walutowych istotne jest uzupełnienie pól: Opłatę ponosi, Osoba kontaktowa oraz Kontakt. W przypadku pola Opłatę ponosi jest możliwość wyboru trzech opcji: Zleceniodawca, Zleceniobiorca, Po równo. W przypadku niektórych rachunków opcja Zleceniobiorca może być zablokowana. Pokaże się wtedy odpowiedni komunikat przy próbie eksportu z wybraną tą opcją. Eksport przelewów za pomocą usługi sieciowej jest możliwy z poziomu preliminarza płatności dla wybranego konkretnego rejestru. Jeżeli wybrany rejestr ma na formularzu banku przypisany format obsługujący wymianę danych za pomocą usługi sieciowej, wtedy ikona Eksportuj polecenia przelewu ma rozwijalne menu z dwoma

opcjami: Eksportuj przelewy oraz Aktualizuj stany przelewów Domyślnie kliknięcie w ikonę powoduje wywołanie okna Eksport przelewów do pliku.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

106

.

Wersja 2014.0.1


Rys. Okno eksportu przelewów poprzez usługę sieciową W konfiguracji stanowiska/ Kasa/Bank/ Parametry znajduje się parametr Zapisuj przelewy importowane/eksportowane poprzez usługę sieciową. Zaznaczenie tego parametru powoduje uaktywnienie pola na wpisanie ścieżki do katalogu, w którym będą zapisywały się pliki z przelewami importowane oraz eksportowane za pomocą usługi sieciowej. Domyślnie parametr jest odznaczony. W przypadku odznaczonego parametru pliki nie są zapisywane. Po wybraniu opcji Eksportuj przelewy pokazuje się okno, na którym można ustawić wybrane opcje eksportu. Po ustawieniu parametrów, eksport uruchamiamy ikoną pioruna. Eksportowane są zarówno przelewy w PLN jak również w walucie obcej. Jest możliwy również eksport przelewów zbiorczych. Jest również możliwość podpisania przelewów za pomocą podpisu kwalifikowanego. Pojawia się okno z możliwością wyboru właściwego certyfikatu. Jeżeli okno z wyborem certyfikatu zostanie anulowane – przelewy zostaną wysłane i będą oczekiwały na akceptację po stronie banku. W preliminarzu płatności, jeżeli wybrany zostanie rejestr, który obsługuje wymianę danych poprzez usługę sieciową wśród kolumn na liście dostępne są kolumny: Data wysłania WebService, Komunikat WebService, Data komunikatu WebService. W kolumnach tych zapisywane są informacje przy eksporcie do usługi sieciowej oraz każdorazowym sprawdzeniu stanu przelewów w banku. Jest również możliwość sprawdzenia aktualnego statusu przelewów w banku. Opcja Aktualizuj stany przelewów sprawdza stan przelewów w banku oraz aktualizuje informacje na liście w preliminarzu płatności oraz na formularzu zdarzenia. Eksport przelewów za pomocą usługi sieciowej działa wyłącznie w wersji stacjonarnej Comarch ERP Optima. Import przelewów poprzez usługę sieciową opisany jest w pkt. Import za pomocą usługi sieciowej. 3.6.14.10 Opis do banku Podczas eksportu w pliku można umieścić Opis dla polecenia przelewu. Pole na opis jest dostępne z poziomu zakładki Dodatkowe na formularzu zdarzenia (Preliminarz płatności). Treść tego opisu można wpisać bezpośrednio na zdarzenie lub powiązać z kategorią skojarzoną ze zdarzeniem. Na formularzu kategorii na zakładce Dodatkowe znajdują się pola Opis do banku, w które można wpisać definicje dla opisu do banku. Podczas definiowania opisu można posłużyć się makrami w oparciu, o które podstawiane są informacje z dokumentu. Makra, które mogą być wykorzystywane podczas tworzenia opisu do banku na poleceniu przelewu to: @DOC – w pole Opis do banku wstawiany będzie numer obcy dokumentu. Jeśli dokument nie posiada numeru obcego w pole wstawiany będzie numer własny (nadany w programie) @DATA – data dokumentu @MC – miesiąc pobierany z daty dokumentu @ROK – rok z daty dokumentu @PD –poprzedni dzień (przed datą dokumentu) @BD –data dokumentu (równoważny z @DATA) @ND – następny dzień (po dacie dokumentu) @PM – poprzedni miesiąc (w stosunku do daty wystawienia dokumentu) @BM – bieżący miesiąc Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

107

Wersja 2014.0.1


@NM – następny miesiąc @PK – poprzedni kwartał (w stosunku do daty wystawienia dokumentu) @BK – bieżący kwartał @NK – następny kwartał @PR – poprzedni rok (w stosunku do daty wystawienia dokumentu) @BR – bieżący rok @NR – następny rok (równoważny z @ROK) @OPISLP – pobiera opis z nagłówka listy z pola OPIS @PodmiotId - przenosi Id podmiotu @PodmiotTyp - przenosi typ podmiotu np: kontrahent, bank… @ZdarzenieId - przenosi id zdarzenia, tylko w przypadku zmiany kategorii na zapisanym wcześniej zdarzeniu. Opis pojawi się automatycznie w polu Opis do banku, jeśli na zdarzeniu wybrana zostanie kategoria, dla której zdefiniowano zawartość pola Opis do banku. . W konfiguracji firmy /Kasa/Bank /Parametry dostępny jest także parametr Domyślny początek opisu do banku dla przelewów zwykłych. Zaznaczenie parametru spowoduje, że wpisany w konfiguracji opis będzie przenoszony dla nowotworzonych płatności na zdarzenie w preliminarzu do pierwszej linii „Opis do Banku” dla przelewów zwykłych. Jeżeli parametr nie będzie zaznaczony wówczas program będzie działał tak jak dotychczas. Opis zostanie pobrany z makr na kategorii bądź też w przypadku braku kategorii podpowiadać się będzie domyślnie: „Zapłata za” lub „Wynagrodzenie za”. Eksportując przelewy zbiorczo dla poszczególnych podmiotów, powtarzająca się fraza np. „Zapłata za” do pliku przenosić się będzie tylko na początku, a po niej będą pojawiać się numery kolejnych dokumentów.

3.6.15 Elektroniczna wymiana danych z bankiem – import System Comarch ERP Optima umożliwia również import przelewów z aplikacji bankowej. Mechanizm budowania formatów eksportu można wykorzystać do budowania formatu importu służącego do importu zrealizowanych przelewów z pliku dostarczonego przez bank. Dostępny jest również import za pomocą formatów predefiniowanych z płaskich plików tekstowych oraz import przelewów z pliku w formacie MT-940 (*.STA). 3.6.15.1 Import z pliku MT-940 Import dla plików w formacie MT-940 można wykonać z poziomu menu Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/bankowe/ dla wybranego otwartego raportu. Z listy rozwijanej należy wybrać format wymiany MT-940 oraz plik z rozszerzeniem *.STA. Wyciąg w formacie SWIFT MT-940 może zawierać dane dotyczące wielu rachunków, jednak jest on importowany do raportu dotyczącego jednego rejestru, czyli jednego rachunku bankowego. W związku z tym istnieje możliwość zaznaczenia parametru Dodawaj zapisy dotyczące innych rachunków. Jeżeli parametr zostanie zaznaczony przed importem, zostaną wczytane wszystkie przelewy znajdujące się w importowanym pliku. Jeżeli parametr będzie odznaczony – zaimportowane zostaną tylko przelewy powiązane z rachunkiem dotyczącym rejestru, do którego importowane są dane. Jest również możliwość określenia strony kodowej – wybór spośród następujących możliwości: Windows (1250), Latin II, Mazovia, ISO 8859-2 oraz UTF-8. Dla większości formatów właściwym ustawieniem jest Latin II. Identyfikacja podmiotu odbywa się na podstawie numeru rachunku bankowego, jeżeli taka informacja jest w pliku. W przypadku, kiedy numer rachunku bankowego jest niepoprawny, podczas importu pojawia się ostrzeżenie o błędnym numerze rachunku i na zapisie numer rachunku bankowego zostawiany jest pusty. Jeżeli z pliku nie uda się odczytać nazwy podmiotu, jest ona przepisywana z karty kontrahenta. W przypadku importu wyciągów walutowych importowanych do rejestru, który obsługuje Magazyn walut, jeżeli w magazynie jest niewystarczająca ilość środków do rozliczenia, przy imporcie pokaże się komunikat o braku środków i dokument zapisze się z zaznaczonym parametrem Magazyn walut. Oznacza to, że taki zapis wpływa na magazyn walut, jednakże nie zostanie rozliczony w magazynie walut, ani on, ani żaden zapis występujący po nim. Zapisy można będzie rozliczyć dopiero, gdy do rejestru wpłyną odpowiednie środki.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

108

Wersja 2014.0.1


Rys. Import przelewów z pliku – format MT-940 3.6.15.2 Definiowanie formatu importu Definiowanie formatów importu przelewów z aplikacji bankowych jest dostępne w menu Ogólne /Inne /Formaty przelewów i przebiega w taki sam sposób jak definiowanie formatów eksportu. Przy imporcie odczytywane są następujące pola: 

Akronim podmiotu

Data dokumentu

Kierunek przepływu

Kwota płatności

Nazwa podmiotu 1

Nazwa podmiotu 2

Nazwa podmiotu 3

Numer dokumentu

Numer rachunku podmiotu

Numer rozliczeniowy banku podmiotu

Opis do banku (pierwsza linijka)

Opis do banku (druga linijka)

Opis do banku (trzecia linijka)

Opis do banku (czwarta linijka)

Opis księgowy

Pełny numer rachunku podmiotu

Suma kontrolna – rachunek podmiotu

Suma kontrolna – rachunek własny

Ponadto pola Data dokumentu oraz Kwota płatności są polami wymaganymi. 3.6.15.3 Warunki wymagane do prawidłowego zdefiniowania formatu importu W momencie uruchomienia importu przelewów zostanie sprawdzona struktura formatu, zdefiniowany format musi zawierać przynajmniej pola Kwota płatności oraz Data dokumentu. 

Jeżeli w formacie występują pola łączone, to, aby zostały odczytane przy imporcie, muszą zostać połączone znakiem podziału wiersza bądź też format musi posiadać stałą szerokość pól.

Gdy zdefiniowany przez Użytkownika format ma zmienną szerokość pól, dodatkowo musi posiadać: separator pól, separator wierszy oraz ograniczniki tekstu.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

109

Wersja 2014.0.1


Jeżeli format ma pozycje zdefiniowane, jako liczba, chociaż jest w nich tekst, a format nie zawiera separatorów tekstu, jako liczba formatowane jest tylko pole Kwota płatności. Pozostałe pola formatowane są, jako: tekst, czyli znaki takie jak: spacja, kropka, przecinek nie są usuwane.

Jeżeli, w polach w pliku z banku nie ma ogranicznika tekstu wówczas, jako typ pola w formacie przelewów należy wybrać liczba, a nie tekst.

Format nie może zawierać stopki.

Jeżeli struktura pliku nie spełnia warunków, zostanie wyświetlony komunikat z błędem.

3.6.15.4 Import przelewów z pliku Import zapisów kasowych/bankowych dostępny jest w menu Kasa/Bank /Zapisy kasowe/bankowe /Ikona importu jest aktywna po wybraniu przez Użytkownika otwartego raportu. Uruchomienie importu za pomocą ikony Importuj polecenie przelewu powoduje otwarcie okna Import przelewów z pliku, które zawiera następujące informacje: 

Listę formatów wymiany

Plik źródłowy – pole pokazuje ścieżkę dostępu do pliku, z którego wykonywany jest import

Definicja KP – symbol numeracji dla dokumentów typu przychód

Definicja KW – symbol numeracji dla dokumentów typu rozchód

Wczytaj plik

Uruchom import – jest aktywna po wczytaniu zapisów z pliku do tabeli tymczasowej i powoduje przeniesienie zapisów z tabeli tymczasowej do raportu kasowego/bankowego

Tabela tymczasowa, w której znajdują się zapisy wczytane z pliku. Pozycje znajdujące się w tabeli nie podlegają edycji.

– zapisy z pliku zostaną wczytane do tabeli

Rys. Import przelewów z pliku Po wczytaniu pliku, tabela tymczasowa wypełniana jest informacjami odczytanymi z pliku. Pozycje znajdujące się w tabeli nie podlegają edycji. Jeżeli w kolumnie Akronim pojawi się akronim kontrahenta nie oznacza to, że kontrahent został zidentyfikowany w bazie danych tylko, że w formacie importu jest pole Akronim podmiotu i dla danego zapisu jest ono wypełnione w pliku. Przeniesienie zapisów z tabeli tymczasowej do raportu zakończone jest standardowym logiem, który szczegółowo przedstawia, które zapisy zostały zaimportowane, a które nie i z jakiego powodu.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

110

Wersja 2014.0.1


Uwagi: 

Jeżeli w formacie znajduje się Numer dokumentu, zostanie on przeniesiony na Zapis kasowy/bankowy do pola Numer obcy.

Jeżeli numer obcy w pliku ma więcej niż 30 znaków zostanie ucięty, a w całości zostanie dodany do pola Opis, razem z ewentualnym opisem z innych pól w pliku. Taka sytuacja może wystąpić zwłaszcza wtedy, gdy przelew dotyczył zapłaty za kilka faktur.

Jeżeli w formacie importu są pola związane z nazwą podmiotu, to nazwa podmiotu zostanie przeniesiona na Zapis kasowy/bankowy z pliku. W przypadku, kiedy nie ma takich pól, to nazwa zostanie pobrana z karty podmiotu (jeżeli podmiot zostanie zidentyfikowany).

Identyfikacja podmiotu odbywa się w pierwszej kolejności po Akronimie podmiotu oraz w drugiej kolejności po numerze rachunku bankowego.

Dla pól Pełny numer rachunku, Numer rachunku podmiotu, Numer rozliczeniowy banku podmiotu, jeżeli zadeklarowano określoną szerokość pól np. 26 znaków, pobierane jest ostatnie 26 znaków z tego pola. Tak otrzymany numer jest następnie brany pod uwagę przy identyfikacji podmiotu i przepisywany na zapis kasowy/bankowy.

W przypadku importu wyciągów walutowych importowanych do rejestru, który obsługuje Magazyn walut, jeżeli w magazynie jest niewystarczająca ilość środków do rozliczenia, przy imporcie pokaże się komunikat o braku środków i dokument zapisze się z zaznaczonym parametrem Magazyn walut. Oznacza to, że taki zapis wpływa na magazyn walut, jednakże nie zostanie rozliczony w magazynie walut, ani on, ani żaden zapis występujący po nim. Zapisy można będzie rozliczyć dopiero, gdy do rejestru wpłyną odpowiednie środki. 3.6.15.5 Import za pomocą usługi sieciowej W systemie jest również dostępny import przelewów za pomocą usługi sieciowej. Jest możliwość importu wyciągów bankowych bądź historii operacji, jeżeli za dany okres nie jest jeszcze dostępny wyciąg bankowy. Zalecamy, aby okres raportów kasowych/bankowych w systemie Comarch ERP Optima był taki sam jak okres raportów w systemie bankowym. Jeżeli okres raportu się nie pokrywa to przy imporcie pojawi się odpowiedni komunikat wraz z pytaniem czy wykonać import historii operacji. Jeżeli wykonany został import historii operacji i następnie potem wykonywany jest ponowny import historii bądź import wyciągu wtedy importowane są tylko te przelewy, które nie zostały jeszcze zaimportowane. Duplikaty są odrzucane. Duplikaty sprawdzane są wg następujących kryteriów:  Data księgowania, 

Numer rachunku kontrahenta,

Kwota,

Opis przelewu.

Podczas importu sprawdzany jest stan początkowy raportu i porównywany ze stanem początkowym wyciągu bankowego. Jeżeli stany będą niezgodne w logu pokaże się odpowiednie ostrzeżenie. Po zakończeniu importu aktualizowany jest stan końcowy raportu i porównywany ze stanem końcowym w wyciągu. W przypadku braku zgodności również pokazywane jest odpowiednie ostrzeżenie. Na liście raportów kasowych/bankowych dla rejestru, który obsługuje import przelewów poprzez usługę sieciową, wśród kolumn na liście jest kolumna Wyciąg z banku, w której zapisywana jest informacja, czy wyciąg bankowy został pobrany. W przypadku importu wyciągów walutowych importowanych do rejestru, który obsługuje Magazyn walut, jeżeli w magazynie jest niewystarczająca ilość środków do rozliczenia, przy imporcie pokaże się komunikat o braku środków i dokument zapisze się z zaznaczonym parametrem Magazyn walut. Oznacza to, że taki zapis wpływa na magazyn walut, jednakże nie zostanie rozliczony w magazynie walut, ani on, ani żaden zapis występujący po nim. Zapisy można będzie rozliczyć dopiero, gdy do rejestru wpłyną odpowiednie środki. Import przelewów za pomocą usługi sieciowej działa wyłącznie w wersji stacjonarnej Comarch ERP Optima. Eksport przelewów za pomocą usługi sieciowej jest opisany w pkt. Eksport za pomocą usługi sieciowej.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

111

Wersja 2014.0.1


3.7

Magazyn walut

W firmach korzystających z rozliczeń w walutach obcych, istnieje potrzeba bieżącej wyceny operacji na rachunkach bankowych oraz wyodrębnionych kasach walutowych, posiadanych środków w przeliczeniu na walutę polską. W zależności od ilości operacji jednostki mogą w wycenie stosować kurs kupna i sprzedaży banku, w którym posiadają rachunek walutowy, średni kurs NBP lub kurs historyczny. Potrzeba określenia wartości wpływów i wydatków w złotówkach wynika z przepisów Ustawy o Rachunkowości, która narzuca konieczność ujmowania w księgach rachunkowych operacji walutowych w walutach obcych w przeliczeniu na walutę polską. W module Kasa/Bank Plus jest mechanizm rozliczania różnic kursowych, w przypadku zastosowania przez jednostki kursu banku oraz mechanizm ułatwiający określenie kursu wypłat z rachunku walutowego i kasy walutowej przy zastosowaniu metody FIFO dla kursu historycznego. Możliwość rozliczania operacji kasowych/bankowych jest dostępna tylko dla rejestrów prowadzonych w walutach obcych. Różnice kursowe powstałe przy wypłacie środków z rachunków walutowych/kas walutowych są naliczane automatycznie, jeśli Użytkownik wskaże odpowiednie parametry w rejestrze. Funkcjonalność magazynu walut jest dostępna wyłącznie w module Kasa/Bank Plus. W przypadku próby dodania zapisu w rejestrze korzystającym z magazynu walut przez operatora, który nie pobrał licencji na moduł Kasa/Bank Plus, wyświetlany jest komunikat informujący o tym, że nie pobrano odpowiedniego modułu. Komunikat wyświetlany jest również w momencie wyboru rejestru korzystającego z magazynu walut podczas korzystania z funkcji kontekstowych w Preliminarzu płatności – Rozlicz i Zrealizuj.

Rys. Komunikat o braku modułu Kasa/Bank Plus

3.7.1

Formularz rejestru kasowego/bankowego

Na formularzu rejestru kasowego/bankowego są dwa parametry związane z magazynem walut: 

Rejestr obsługuje magazyn walut – zaznaczenie tego parametru powoduje, że podczas wprowadzania zapisów kasowych/bankowych: 

dla wpłat – domyślnie zaznaczany jest parametr Magazyn walut, co powoduje dodanie operacji do magazynu walut

dla wypłat – domyślnie zaznaczany jest parametr Magazyn walut, co powoduje, że po zapisaniu formularza dana wypłata zostaje rozliczona z zasobami magazynu.

Kurs historyczny - zaznaczenie parametru pozwoli podczas dodawania wypłaty określić rozliczenie według kursu historycznego i tym samym zainicjować kurs z pierwszego wolnego zasobu magazynu (pierwszej nierozliczonej wpłaty).

Przykład Środki na magazynie walut mogą być rozliczane wg dwóch kursów; historycznego i bieżącego. Jeżeli na formularzu rejestru kasowo/bankowego zaznaczony będzie parametr Kurs historyczny wówczas zapisy na magazynie walut będą rozliczane wg tego kursu. Natomiast, gdy na formularzu rejestru wspomniany parametr nie będzie zaznaczony to wtedy zapisy magazynu walut będą rozliczane wg kursu bieżącego. Przykład stosowania kursu historycznego wg metody FIFO.  

Wpłata za fakturę sprzedaży – przychód na rachunek EUR - 5000 po kursie kupna banku z dnia realizacji 3,94;

Wpłata za fakturę sprzedaży – przychód na rachunek EUR 1000 po kursie kupna banku z dnia realizacji 4,00; Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus 112 Wersja 2014.0.1


Zapłata za fakturę zakupu – rozchód z rachunku EUR - 5500 (5000 EUR po kursie 3,94 i 500 EUR po kursie 4,00);

Stan rachunku dewizowego pozostaje: 500 EUR po kursie 4,00.

Zastosowana metoda wyceny nie powoduje powstawania różnic kursowych, ponieważ przy rozchodzie (sprzedaży) został zastosowany ten sam kurs wg którego walutę przyjęto (zakupiono) Przykład stosowania kursu bieżącego wg metody FIFO: 

Wpłata za fakturę sprzedaży – przychód na rachunek EUR - 5000 po kursie kupna banku z dnia realizacji 3,94;

Wpłata za fakturę sprzedaży – przychód na rachunek EUR 1000 po kursie kupna banku z dnia realizacji 4,00;

Zapłata za fakturę zakupu – rozchód z rachunku EUR – 5500. Średni kurs NBP w dniu poprzedzającym dzień zapłaty zobowiązania wynosił: 4,42 zł/EUR. (5500 EUR po kursie 4,42);

Stan rachunku dewizowego pozostaje: 500 EUR po kursie 4,00.

Podczas zastosowania wyceny wg kursu bieżącego powstaną dwie różnice kursowe: - KW z pierwszego zasobu ściąga 5000 EUR po kursie 4,42. Różnica kursowa wynosi 2400 PLN - KW z drugiego zasobu ściąga 500 EUR po kursie 4,42. Różnica kursowa wynosi 210 PLN. Uwaga: Na nowododanym formularzu rejestru kasowego/bankowego zaznaczenie parametru Rejestr obsługuje magazyn walut spowoduje zablokowanie do edycji pola z typem kursu, notowaniem oraz saldem BO. Typ kursu będzie ustawiał się, jako „Nieokreślony”. Natomiast Saldo BO zostanie wyliczone z zakładki BO magazynu walut. W przypadku istniejących rejestrów wprowadzonych w wersjach wcześniejszych niż 2013.5.1 a obsługujących magazyn walut, zablokowanie pól z saldem będzie zależne od istnienia zapisów kasowych/bankowych w raportach. Zapis kasowy/bankowy dodany w jednej z poprzednich wersji do rejestru obsługującego magazyn walut spowoduje, że pole z saldem nie zostanie zablokowane. Na formularzu rejestru kasowego/bankowego jest zakładka, na której można wprowadzić bilans otwarcia magazynu walut. Zakładka BO magazynu walut pojawia się wtedy, kiedy zostanie zaznaczony parametr Rejestr obsługuje magazyn walut.

Rys. Formularz rejestru kasowego/bankowego Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

113

Wersja 2014.0.1


Zaznaczenie parametru Rejestr obsługuje magazyn walut powoduje pojawienie się komunikatu ostrzegawczego o możliwości wprowadzenia BO magazynu walut.

Rys. Komunikat o konieczności wprowadzenia BO magazynu walut Jeżeli stan początkowy jest równy 0,00 wówczas nie ma potrzeby wprowadzania BO magazynu walut. W przeciwnym wypadku należy przejść na zakładkę; BO magazynu walut i plusem dodać poszczególne pozycje bilansu otwarcia. Bilans otwarcia magazynu walut to operacje kasowe/bankowe, które stanowią aktualne saldo kasy/rachunku bankowego. Jeśli zapisy składające się na BO magazynu walut miały taką samą wartość kursów, to można wprowadzić je zbiorczo, jeśli jednak saldo rachunku składa się z zapisów o różnych kursach, należy wprowadzić operacje z różnymi wartościami kursów odrębnie. Ważna jest przy tym data zapisu BO oraz kolejność wprowadzenia – jeśli operacje mają różne daty, program pobiera je z magazynu w kolejności wg daty najstarszej. Jeśli kilka zapisów będzie miało taką samą datę BO, program z magazynu w pierwszej kolejności pobierze operacje mające niższe ID, czyli w przypadku wprowadzania zapisów w obrębie tego samego dnia kolejność jest bardzo ważna.

Rys. Rejestr kasowy/bankowy – zakładka BO magazynu walut Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

114

Wersja 2014.0.1


Pozycje BO magazynu walut można dodawać ikoną plusa. Na formularzu pozycji BO magazynu walut jest możliwość określenia: Numeru BOMWKP / BOMWKW, Numeru obcego danej pozycji, Daty dokumentu, Daty kursu, Typu kursu, Kwoty oraz Opisu. Dodanie zapisu BOMWKW spowoduje ujemny stan na magazynie walut, o czym poinformuje Użytkownika odpowiedni komunikat: Ta operacja spowoduje ujemny stan kasy/rachunku. Czy na pewno chcesz ją wykonać? W oknie zapisu BOMWKW znajduje się parametr: Rozliczaj przy zapisie. Domyślnie jest on zaznaczony, jednakże podczas zapisywania pozycji BO program sprawdza saldo i gdy jest ono ujemne pojawi się pytanie potwierdzające „Ta operacja spowoduje ujemny stan kasy/rachunku. Czy na pewno chcesz ją wykonać?” Po zaakceptowaniu parametr będzie odznaczony. Gdy w magazynie walut pojawią się pierwsze wpłaty należy edytować zapis BOMWKW i zaznaczyć ręcznie parametr Rozliczaj przy zapisie. Uwaga: Wprowadzając BOMWKW wg wyceny po kursie historycznym domyślnie podpowie się kurs Nieokreślony. W takim przypadku zaleca się wprowadzić kwotę tylko w walucie. Kwota w PLN podpowie się dopiero w momencie rozliczania. W sytuacji, gdy na BOMWKW zostanie ustawiony inny kurs niż Nieokreślony oraz wpisane będzie jakieś notowanie, to w momencie rozliczania kurs zostanie zmieniony na tak i, jaki będzie na dokumencie KP z którym to KW zostanie rozliczone, lub na kurs Nieokreślony, gdy rozliczenie nastąpi z kilkoma zapisami KP Dodanie zapisu BOMWKP zawsze generuje saldo dodatnie, a zapisy przychodowe inicjalizują się wg wyceny jak dla kursu bieżącego

Rys. Pozycja BO magazynu walut Możliwość dodawania pozycji bilansu otwarcia BOMWKP, BOMWKW dostępna jest do momentu usunięcia jakiejkolwiek pozycji z listy BO. Po usunięciu ikona plusa zostanie wyszarzana do momentu ponownej edycji całego rejestru. Dodawanie pozycji na BO blokowane także jest gdy do raportu zostanie wprowadzony jakikolwiek zapis KP czy KW z zaznaczonym parametrem Magazyn walut. Podczas zapisywania pozycji BO pojawi się pytanie: „Zapis zmian na formularzu bilansu otwarcia magazynu walut spowoduje automatyczny zapis dokonanych dotychczas zmian na formularzu skojarzonego rejestru kasowego/bankowego. Czy jesteś pewien, że chcesz zapisać zmiany na obu wyżej wymienionych formularzach? Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

115

Wersja 2014.0.1


Potwierdzenie spowoduje zapisanie na liście pozycji BO, natomiast rezygnacja (Anuluj) zamknie okno bez zapisywania zmian i spowoduje powrót do listy z możliwością dodawania kolejnych zapisów. W przypadku, gdy zostaną zauważone nieprawidłowości – należy wybrać opcję: Nie, co umożliwi wprowadzenie zmian na oknie. Z formularza rejestru, z listy rejestrów, z listy raportów, z listy zapisów kasowych/bankowych oraz z formularza zapisu kasowego bankowego możliwe jest przejście do magazynu walut za pomocą ikony dostępnej na pasku nad oknem

3.7.2

.

Formularz dokumentu wpłaty/wypłaty

Przy próbie wprowadzenia zapisu KP/KW z datą wcześniejszą niż zapisy BO magazynu walut, pojawi się komunikat z ostrzeżeniem.

Rys. Komunikat o zapisie BO magazynu walut z datą późniejszą W związku z tym, że jeden dokument jest rozliczany na dwa sposoby, na zapisie kasowym/bankowym są dwie zakładki: Rozliczenia dokumentów oraz Rozliczenia operacji. Zakładka Rozliczenia operacji Zakładka Rozliczenia operacji pojawia się w przypadku dokumentów wprowadzanych do rejestrów walutowych z zaznaczonym parametrem Rejestr obsługuje magazyn walut. Na zakładce znajduje się parametr Magazyn walut, pozwalający na dodawanie wpłat i wypłat do listy środków składających się na saldo rejestru oraz pozwalający na rozliczenie wypłaty z zapisem z listy dostępnych operacji. Dla rejestrów mających zaznaczony parametr Rejestr obsługuje magazyn walut parametr Magazyn walut na wpłatach i wypłatach jest domyślnie zaznaczony. Odznaczenie parametru spowoduje nie umieszczenie zarówno wpłaty jak i wypłaty na liście zasobów magazynu walut. Na wypłatach znajduje się dodatkowo parametr Rozliczaj w magazynie walut przy zapisie, który kwalifikuje zapis do rozliczenia - domyślnie zaznaczony z możliwością ręcznego odznaczenia. Na zakładce tej znajduje się również tabela z rozliczeniami operacji, w której dostępne są następujące informacje: 

numer dokumentu

data dokumentu rozliczonego

kwota rozliczona

kwota pozostająca do rozliczenia.

Na liście zapisów kasowych/bankowych została dodana kolumna Status MW określająca status rozliczenia zapisu w magazynie walut: N - nie rozliczony, C – częściowo rozliczony, R – całkowicie rozliczony, „-” – nie podlega rozliczeniu. Dla zapisów kasowych/bankowych wprowadzonych w programie w wersji wcześniejszej niż 14.0 parametr Magazyn walut jest odznaczony. Użytkownik musi wskazać, które dokumenty tworzą saldo rachunku bankowego/kasy do rozliczenia. Można to zrobić na dwa sposoby: wprowadzić bilans otwarcia magazynu walut z poziomu formularza rejestru kasowego/bankowego lub zaznaczyć parametr Magazyn walut na zapisach kasowych/bankowych, które wcześniej zostały wprowadzone. W przypadku, gdy zapisy kasowe/bankowe tylko w części kwalifikują się do rozliczenia, zalecane jest wprowadzenie stanu początkowego przez BO, by uniknąć dzielenia pojedynczych zapisów na kwoty już rozliczone i te, które dopiero zostaną rozliczone. Jeżeli zapis nie podlega rozliczeniu w magazynie walut bądź podlega, ale jeszcze nie został rozliczony – możliwa jest modyfikacja całego zapisu oraz całkowite jego usunięcie. W przypadku, kiedy zapis został częściowo lub całkowicie rozliczony w magazynie walut – edycja dokumentów jest ograniczona, a usuniecie jest możliwe tylko po skasowaniu rozliczenia takich dokumentów. Usunięcie rozliczenia następuje po odznaczeniu parametru Magazyn walut na formularzu zapisu kasowego/bankowego. Jeśli na liście Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

116

Wersja 2014.0.1


zapisów jest kilka dokumentów KW rozliczonych w magazynie walut, odznaczenie parametru na pierwszym zapisie spowoduje rozliczenie zapisu aktualnie edytowanego i wszystkich zapisanych po nim na liście. Pojawia się wtedy komunikat informujący o usunięciu rozliczenia zapisu bieżącego oraz zapisów następnych. Odrozliczenie seryjne działa tylko z poziomu dokumentów rozchodowych (KW).

Rys. Komunikat o seryjnym rozliczeniu zapisów W przypadku automatycznego generowania zapisów do dokumentów płatnych gotówką (faktury, rejestry VAT, ewidencja dodatkowa) program tworząc zapis kasowy/bankowy przenosi typ i wartość kursu z dokumentu źródłowego na dokument kasowy/bankowy bez względu na to, czy rejestr, do którego zapis jest dodawany, ma domyślnie wybrany parametr Kurs historyczny. Zapis jest ewidencjonowany w magazynie walut lub nie - zgodnie z domyślnym ustawieniem rejestru walutowego (zaznaczeniem parametru Rejestr obsługuje magazyn walut). Dla dokumentów KP kurs jest przepisany z dokumentu źródłowego i określony dla magazynu walut, jako „bieżący”. Dla dokumentów KW kurs także jest przepisany z dokumentu źródłowego, ale dokument nie zostanie rozliczony w magazynie walut. Na zapisie KW parametr Magazyn walut jest odznaczony, co wynika z tego, że rozliczenie zapisu może być zrobione wg kursu bieżącego lub kursu historycznego. Użycie kursu historycznego mogłoby powodować powstawanie w tle różnic kursowych dla rozliczonego zdarzenia z Preliminarza i zapisu kasowego/bankowego. W przypadku seryjnego rozliczania dokumentów z Preliminarza Płatności zapisy przychodowe trafiają do magazynu walut (mają zaznaczony parametr Magazyn Walut), dla zapisów rozchodowych parametr Magazyn walut nie jest zaznaczany. Użytkownik sam musi zdecydować o zaznaczeniu bądź nie tego parametru. Dla dokumentów rozliczanych pojedynczo z poziomu Preliminarza zarówno wpłata jak i wypłata trafia do magazynu walut, ponieważ zapis jest podnoszony do edycji i jest możliwość określenia rozliczenia wg kursu historycznego lub bieżącego przed zatwierdzeniem dokumentu. Uwaga: Przy prowadzeniu magazynu walut nie jest zalecane używanie automatycznego generowania zapisów kasowych.

Uwaga Na zapisach KP, KW znajdujących się w zamkniętych raportach k/b jest możliwe zaznaczanie parametru Magazyn walut oraz seryjne rozliczanie z poziomu operacji seryjnych i menu kontekstowego. 3.7.2.1 Wpłata W przypadku operacji zwiększających saldo rachunku bankowego/kasy: 

Parametr Magazyn walut jest domyślnie zaznaczony, jeżeli na rejestrze, do którego wprowadzany jest dokument, został zaznaczony parametr Rejestr obsługuje magazyn walut

Rozliczenie jest zawsze zapisywane wg kursu bieżącego

Odznaczenie parametru Magazyn walut jest automatycznie blokowane w momencie rozliczenia dokumentu wpłaty z dokumentem wypłaty.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

117

Wersja 2014.0.1


Rys. Formularz dokumentu wpłaty 3.7.2.2 Wypłata Obsługa magazynu walut obok rejestrowania zapisów BOMWKW daje też możliwość dodawania zapisów KW do raportów na kwotę wyższą niż dostępne środki w magazynie walut. Operacje powodujące powstawanie ujemnego salda w kasie, czy na rachunku każdorazowo wymagają akceptacji: Ta operacja spowoduje ujemny stan kasy/rachunku. Czy na pewno chcesz ją wykonać? Zapisy rozchodowe (wypłaty) są zależne od sposobu rozliczenia określonego na formularzu rejestru kasowo/bankowego. Jeżeli na formularzu rejestru kasowo/bankowego zaznaczony jest parametr Kurs historyczny wówczas zapisy na magazynie walut są wyceniane wg tego kursu. Niezależnie od tego czy zapis BOMWKW lub KW będzie rozliczany z jednym czy z kilkoma zapisami KP typ kursu pojawi się, jako: „Nieokreślony”. W przypadku, gdy na formularzu rejestru parametr Kurs historyczny nie zostanie znaczony wówczas zapisy magazynu walut są rozliczane wg kursu bieżącego. Rozliczanie zasobów w magazynie walut zawsze odbywa się z poziomu dokumentu rozchodowego BOMWKW lub zapisu KW (wypłaty). Po całkowitym rozliczeniu parametr Rozliczaj w magazynie walut przy zapisie na KW jest wyszarzany do momentu odrozliczenia. W przypadku operacji zmniejszających saldo rachunku bankowego/kasy: 

Parametr Magazyn walut jest domyślnie zaznaczony, jeżeli na rejestrze, do którego wprowadzany jest dokument, został zaznaczony parametr Rejestr obsługuje magazyn walut. W pewnych sytuacjach parametr Magazyn walut należy odznaczyć ręcznie. Sytuacja może mieć miejsce, gdy w danym rejestrze znajdują się zapisy KW wcześniejsze, które nie zostały rozliczone z istniejącymi w rejestrze wpłatami KP. Pojawi się wówczas ostrzeżenie: Nie można dodać rozliczenia zapisu KW w magazynie walut z powodu istnienia wcześniejszego(ych) nierozliczonego(ych) zapisu(ów) KW w tym rejestrze.

Parametr Rozliczaj w magazynie walut przy zapisie na nowododanym zapisie jest domyślnie zaznaczony, jednakże w sytuacji, gdy na magazynie walut stan środków jest ujemny zostanie odznaczony.

Jeżeli na formularzu rejestru został zaznaczony parametr Kurs historyczny, przy dodawaniu dokumentu podpowiadane jest domyślnie rozliczenie wg kursu historycznego oraz przenoszona jest wartość kursu

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

118

Wersja 2014.0.1


z pierwszego na liście dostępnego zasobu do rozliczenia (dokumentu KP). Jeżeli okaże się, że dokument wypłaty zostanie rozliczony z kilkoma dokumentami wpłaty mającymi różne kursy, wtedy kurs zostaje zmieniony na Nieokreślony, natomiast dokładne kursy rozliczeń częściowych można sprawdzić w tabeli z rozliczeniami operacji.

Rys. Formularz dokumentu wypłaty

3.7.3

Magazyn walut

Na Magazyn walut dostępny w menu Kasa/Bank składają się 4 listy: Dostępne środki, Obroty, Różnice kursowe i Nierozliczone KW Dostępne środki Lista dostępnych środków dla danego rejestru. Zawiera BO magazynu walut oraz wpłaty na rachunek bankowy/do kasy, które są przeznaczone do rozliczenia (mają zaznaczony parametr Magazyn walut). Lista zawiera następujące informacje: 

Kwota w walucie – kwota przeznaczona do rozliczenia w walucie rejestru

Kwota w walucie systemowej (PLN) – kwota przeznaczona do rozliczenia

Typ kursu

Data kursu

Mianownik kursu

Licznik kursu

Numer dokumentu – obcy

Numer wewnętrzny

Data operacji.

Lista wyświetlana jest wg daty operacji – dokumenty filtrowane są od najstarszego. Lista wyświetlana jest dla konkretnego rejestru kasowego/bankowego. Wybór tego rejestru odbywa się poprzez wybór z rozwijalnej listy rejestrów. Zakres dat – parametr ten jest domyślnie odznaczony przy wejściu na listę. Jeżeli w rejestrze jest bardzo dużo zapisów, można zaznaczyć parametr i odpowiednio wskazać zakres dat, co zwiększy czytelność listy. Szukaj – na liście dostępne jest wyszukiwanie pod klawiszem lornetki. Po wpisaniu ciągu znaków w polu Szukaj należy użyć klawisza Znajdź. Możliwy jest również podgląd zaznaczonego dokumentu klawiszem lupy. Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

119

Wersja 2014.0.1


Zapisy wyświetlone na liście można również wyeksportować do arkusza kalkulacyjnego.

Rys. Dostępne środki na magazynie walut Obroty Lista operacji rozliczonych, pokazująca obroty danego rejestru. Wpłaty i wypłaty rozliczone, wraz z informacją o wysokości różnicy kursowej. Lista zawiera następujące informacje: 

Numer dokumentu - obcy

Numer wewnętrzny

Data operacji

Kwota całkowita dokumentu w walucie rejestru

Kwota całkowita dokumentu w walucie systemowej (PLN)

Typ kursu

Data kursu

Mianownik kursu

Licznik kursu

Przychód rozliczony w walucie rejestru oraz w walucie systemowej

Rozchód rozliczony w walucie rejestru oraz w walucie systemowej

Różnica kursowa w walucie systemowej.

Lista wyświetlana jest dla konkretnego rejestru kasowego/bankowego. Wybór tego rejestru odbywa się poprzez wybór z rozwijalnej listy rejestrów. Zakres dat – parametr ten jest domyślnie odznaczony przy wejściu na listę. Jeżeli w rejestrze jest bardzo dużo zapisów, można zaznaczyć parametr i odpowiednio wskazać zakres dat, co zwiększy czytelność listy. Szukaj – na liście dostępne jest wyszukiwanie pod klawiszem lornetki. Po wpisaniu ciągu znaków w polu Szukaj należy użyć klawisza Znajdź. Parametry: Przychody / Rozchody – ułatwiają analizę danych na liście poprzez zawężenie wyświetlanych dokumentów do wpłat (BOMWKP / KP) lub wypłat (BOMWKW / KW) z możliwością zaznaczenia obydwu opcji. Możliwy jest również podgląd zaznaczonego dokumentu klawiszem lupy. Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

120

Wersja 2014.0.1


Przyciski Zwiń wszystko, Rozwiń wszystko umożliwiają wyświetlanie tylko gałęzi głównych bądź też również gałęzi podrzędnych (dokumenty rozliczone).

Rys. Lista operacji w magazynie walut na zakładce Obroty Różnice kursowe Lista różnic kursowych związana z rozliczeniami operacji składających się na magazyn walut. Lista zawiera następujące informacje: 

Numer dokumentu

Data rozrachunku – data późniejszego dokumentu

Dokument rozliczany

Dokument rozliczający

Wartość różnicy kursowej – w walucie systemowej.

Lista wyświetlana jest dla konkretnego rejestru kasowego/bankowego. Wybór tego rejestru odbywa się poprzez wybór z rozwijalnej listy rejestrów. Zakres dat – parametr ten jest domyślnie odznaczony przy wejściu na listę. Jeżeli w rejestrze jest bardzo dużo zapisów, można zaznaczyć parametr i odpowiednio wskazać zakres dat, co zwiększy czytelność listy. Księgowanie różnic kursowych do księgowości kontowej oraz książki przychodów i rozchodów odbywa się poprzez ikonę Księguj. Na liście jest możliwość filtrowania dokumentów filtrem prostym i filtrem zaawansowanym. Na liście filtrów dostępny jest filtr Nie zaksięgowane różnice kursowe MW, który pozwala wyfiltrować tylko takie dokumenty różnicy kursowej MW, które jeszcze nie zostały zaksięgowane. Dodatkowo jest możliwość filtrowania przy użyciu parametrów: Różnice kursowe z raportów k/b lub Różnice kursowe z bilansów otwarcia MW. Możliwy jest również podgląd zaznaczonego dokumentu klawiszem lupy. Zapisy wyświetlone na liście można również wyeksportować do arkusza kalkulacyjnego.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

121

Wersja 2014.0.1


Rys. Lista Różnic kursowych w magazynie walut Nierozliczone KW Lista nierozliczonych KW związana jest z rozliczeniami operacji składających się na magazyn walut. Prezentuje zapisy BOMWKW oraz KW nierozliczone oraz częściowo rozliczone (w kwocie pozostającej do rozliczenia). Lista zawiera następujące informacje: 

Numer dokumentu - obcy

Numer wewnętrzny

Kwota pozostająca do rozliczenia w walucie

Kwota pozostająca do rozliczenia w złotówkach

Typ kursu

Data kursu

Mianownik kursu

Licznik kursu

Data operacji

Lista wyświetlana jest dla konkretnego rejestru kasowego/bankowego. Wybór tego rejestru odbywa się poprzez wybór z rozwijalnej listy rejestrów. Zakres dat – parametr ten jest domyślnie odznaczony przy wejściu na listę. Jeżeli w rejestrze jest bardzo dużo zapisów, można zaznaczyć parametr i odpowiednio wskazać zakres dat, co zwiększy czytelność listy. Szukaj – na liście dostępne jest wyszukiwanie pod klawiszem lornetki. Po wpisaniu ciągu znaków w polu Szukaj należy użyć klawisza Znajdź. Możliwy jest również podgląd zaznaczonego dokumentu ikoną lupy. Zapisy wyświetlone na liście można również wyeksportować do arkusza kalkulacyjnego.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

122

Wersja 2014.0.1


Rys. Lista nierozliczonych KW w magazynie walut

3.7.4

Generowanie różnic kursowych

W Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Kasa i bank/ Różnice kursowe MW jest możliwość tworzenia schematów numeracji dla różnic kursowych magazynu walut. W nowotworzonych i konwertowanych bazach danych domyślnie tworzony jest schemat RKMW Różnica kursowa magazynu walut.

Rys. Definicja dokumentu różnicy kursowej MW Dokument różnicy kursowej tworzony jest po zapisaniu dokumentu wypłaty i zapisywany z datą rozliczenia, czyli datą późniejszego dokumentu. Utworzone różnice kursowe trafiają na listę Kasa/Bank/ Magazyn walut/ Różnice kursowe. Dokument różnicy kursowej składa się z jednej zakładki. Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

123

Wersja 2014.0.1


Rys. Formularz różnicy kursowej MW Na dokumencie dostępne są następujące informacje: 

Dokument – pole, w którym można wybrać schemat numeracji różnicy kursowej MW

Numer dokumentu różnicy kursowej MW

Data rozliczenia

Kwota rozliczenia – w walucie rejestru

Numery oraz kwoty dokumentów podlegających rozliczeniu w walucie systemowej

Kwota różnicy kursowej

Konto Wn, Konto Ma – pola, w których można wpisać numery kont, na które będzie księgowana różnica kursowa.

Dokumenty podlegające rozliczeniu można podejrzeć ikonami lupy dostępnymi obok kwoty w walucie systemowej. Modyfikacja schematu numeracji dokumentu jest możliwa do momentu zaksięgowania. Różnica kursowa jest tworzona, jako różnica wartości wypłaty i wartości wpłaty w przeliczeniu na walutę systemową (KW - KP). Dodatnia różnica kursowa powstaje, jeżeli wypłata była po wyższym kursie niż wpłata, a ujemna różnica powstaje wtedy, gdy wypłata była po niższym kursie niż wpłata. Różnica dodatnia zwiększa stan końcowy raportu kasowego/bankowego, a ujemna wpływa na jego zmniejszenie w walucie PLN. Uwaga: W przypadku rozliczania dokumentó w po kursie historycznym, gdzie przy rozliczaniu powstaje grosz różnicy wynikający z zaokrągleń, zostaje wygenerowany dokument różnicy kursowej na kwotę zaokrąglen ia. W polu Konto Wn, Konto Ma jest możliwość wpisania kont, na które księgowana będzie różnica kursowa. Konta te można wpisać „ręcznie” bądź też wybrać z planu kont, który otworzy się po kliknięciu prawym klawiszem myszy w przyciski Konto Wn, Konto Ma. W Konfiguracji programu/ Ogólne/ Waluty na Formularzu waluty zostały dodane Domyślne konta dla różnic kursowych Wn i Ma. Konta te będą pobrane na dokument różnicy kursowej MW w momencie tworzenia tego dokumentu. Podobnie, jeżeli na formularzu rejestru zostało uzupełnione pole Konto księgowe, wtedy to konto również zostanie przepisane na Formularz różnicy kursowej MW. Dla różnicy kursowej dodatniej podstawiane jest domyślnie na Formularzu różnicy kursowej konto rejestru, jako Konto Wn oraz konto waluty Ma jako Konto Ma. Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

124

Wersja 2014.0.1


Dla różnicy kursowej ujemnej podstawiane jest domyślnie konto rejestru, jako Konto Ma oraz konto waluty Wn jako Konto Wn. Jeżeli konto rejestru oraz konta waluty są puste, wtedy na dokumencie różnicy kursowej MW pola te również pozostaną puste.

3.7.5

Księgowanie różnic kursowych MW

Księgowanie różnic kursowych do księgowości kontowej odbywa się za pomocą schematów księgowych o typie Różnice kursowe MW. Księgowanie do Książki przychodów i rozchodów – na dokumencie różnicy kursowej podpowiadane są domyślnie odpowiednie kolumny księgi. Dla różnic kursowych dodatnich – kolumna 8 - Pozostałe przychody, dla różnic kursowych ujemnych – kolumna 13 - Pozostałe wydatki.

3.7.6

Stan raportu kasowego/bankowego w rejestrze walutowym

W przypadku przeprowadzania operacji kasowych/bankowych przez magazyn walut kwotę różnicy kursowej, wynikającą z rozliczenia zapisów, uzyskamy z dokumentów różnic kursowych. Przy zamykaniu raportu znana jest łączna kwota różnic kursowych wynikających z rozliczenia operacji zapisanych w danym raporcie. Można ją wykorzystać w podsumowaniu obrotów zamkniętego raportu kasowego/bankowego. Celem tego jest: 

Wyświetlenie w raporcie salda w PLN zgodnego z tym, co zostało zapisane do magazynu walut

Wyświetlenie w raporcie salda w PLN zgodnego z tym, co trafiło na konto księgowe.

Rys. Formularz raportu kasowego/bankowego Na formularzu raportów znajduje się kolumna Różnica kursowa pomiędzy kolumny Rozchody oraz Stan końcowy. Kolumna ta jest widoczna przy wyborze wyświetlania wg waluty systemowej. Wyliczona różnica kursowa jest wliczana do stanu końcowego raportu oraz do stanu początkowego raportu kolejnego na liście.

3.7.7

Praca rozproszona

Rejestry walutowe po zaimportowaniu poprzez mechanizm pracy rozproszonej mają odznaczony parametr Rejestr obsługuje magazyn walut. Jeżeli w bazie rejestr już istnieje i miał „ręcznie” zaznaczony ten parametr, to po zaimportowaniu rejestrów z opcją Nowe i zmienione parametr pozostaje zaznaczony. Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

125

Wersja 2014.0.1


W pracy rozproszonej magazyn walut nie jest przenoszony. Zaimportowane zapisy kasowe/bankowe mają odznaczony parametr Magazyn walut.

3.8

Lista rozliczeń kasowych/bankowych kontrahenta

Funkcja rozliczeń automatycznych jest dostępna w menu Kasa/Bank/ Rozliczenia podmiotu. Lista rozliczeń kasowych/bankowych to miejsce przeznaczone do wykonywania rozliczeń i kompensat pomiędzy dokumentami wystawionymi dla tego samego podmiotu (kontrahenta, pracownika, wspólnika, banku lub urzędu). z tego miejsca można również uzgadniać stan należności i zobowiązań z kontami księgowymi. Wyświetlone na niej dokumenty to zapisy kasowe/bankowe oraz zdarzenia z Preliminarza, które mają status (N) Nierozliczonych lub (C) – Rozliczonych częściowo. Zdarzenia, które zostały wysłane do banku, wyświetlane są na liście w kolorze niebieskim. Na formularzu dostępne są następujące parametry: Kontrahent – służy do wyboru podmiotu, dla którego wyświetlona zostanie lista. Waluta – wybór określonej waluty spowoduje, iż na liście pojawią się zapisy tylko w danej walucie. Zakres dat - za który lista zostanie wyświetlona. Zakres dotyczy dat wyświetlanych w kolumnie Termin. Dla zdarzeń z Preliminarza termin to termin płatności, dla zapisów – data wystawienia dokumentu. Należne odsetki – zaznaczenie parametru spowoduje przeliczenie odsetek dla zdarzeń (dokumenty z Preliminarza) typu należność. Odsetki od zobowiązań – zaznaczenie parametru spowoduje przeliczenie odsetek dla zdarzeń (dokumenty z Preliminarza) typu zobowiązanie. Ustawowe/Podatkowe - parametry te są widoczne jeżeli zostanie zaznaczony jeden z parametrów: Należne odsetki albo Odsetki od zobowiązań. Domyślnie zaznaczony jest parametr Ustawowe. Odpowiednie zaznaczenie parametru powoduje, że odsetki liczone są wg skali odsetek ustawowych bądź skali odsetek podatkowych. Dokumenty źródłowe – przychodowe – zaznaczenie tego parametru spowoduje wyfiltrowanie dokumentów takich jak: Faktury sprzedaży oraz korekty do nich (zarówno z modułu Faktury jak również z Rejestru VAT), Wydania Kaucji, Tax Free, Ewidencja dodatkowa przychodów, Noty odsetkowe, Dekrety na Poleceniu księgowania bądź na dokumencie Bilansu otwarcia, na którym konto rozrachunkowe jest po stronie Wn niezależnie od tego, czy kwota takiego dokumentu jest ujemna czy dodatnia, a także zdarzenia ręcznie wprowadzone do Preliminarza o typie przychód i zapisy kasowe/bankowe przychodowe. Dokumenty źródłowe – rozchodowe – zaznaczenie tego parametru spowoduje wyfiltrowanie dokumentów takich jak: Faktury zakupu oraz korekty do nich, Przyjęcia kaucji, Ewidencja dodatkowa kosztów, Wypłaty pracowników, płatności do deklaracji, zdarzenia ręcznie wprowadzone do Preliminarza o typie rozchód, Dekrety na Poleceniu księgowania bądź na dokumencie Bilansu otwarcia, na którym konto rozrachunkowe jest po stronie Ma oraz zapisy kasowe/bankowe rozchodowe. Znajdź – funkcja wyszukiwania, która znajduje się pod ikoną kolumnie.

. Możliwość wyszukiwania jest po każdej

Listę obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika. Dodatkowo dostępne są m. in. następujące przyciski: - lista zapisów kasowych/ bankowych podmiotu - lista płatności podmiotu z Preliminarza płatności. Kolejne kolumny wyświetlane na liście to: Numer dokumentu – dla zapisów kasowych/bankowych wyświetlany jest numer obcy, jeżeli został on uzupełniony, natomiast jeżeli nie ma numeru obcego wyświetlany jest numer wewnętrzny. Natomiast dla zdarzeń z Preliminarza wyświetlany jest: Numer obcy wpisany na formularzu zdarzenia

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

126

Wersja 2014.0.1


Jeśli pole Numer obcy jest puste - wyświetlony jest numer dokumentu (jeśli zdarzenie zostało zapisane automatycznie przez program jako planowana płatność do dokumentu wystawionego w systemie Comarch ERP Optima) Jeśli zarówno numer obcy jak i numer dokumentu są puste – w kolumnie Numer wyświetlana jest pierwsza linia opisu. Termin – dla zdarzeń z Preliminarza to termin płatności, dla zapisów kasowych/bankowych to data ich wprowadzenia. Odsetki – wartość symulowanych odsetek dla dokumentów zapłaconych po terminie płatności. Po terminie – ilość dni, która minęła od terminu płatności. Ilość dni po terminie wyliczana jest tylko dla zdarzeń z Preliminarza. Kwota dokumentu – kwota, na którą był wystawiony dokument. Kwota należności – kwota, która powinniśmy otrzymać po realizacji płatności. Kwota zobowiązania – kwota, którą musimy zapłacić by płatność zrealizować. Uwaga: Na zapisach kasowych/bankowych i na zdarzeniach z Preliminarza wprowadzamy kwoty przychodu lub rozchodu (dla zdarzeń są to zaplanowane na przyszłość przychody i rozchody). Na liście rozliczeń kwoty te wyświetlane są po stronie zobowiązań i należności wg schematu podanego poniżej.

Zapisy kasowe/bankowe  strona na liście rozliczeń Przychód  Zobowiązanie

Nierozliczona wpłata oznacza konieczność uregulowania długu. Otrzymaliśmy pieniądze i zobowiązaliśmy się do ich zwrotu (rozliczenia). Np. kontrahent wpłaca zaliczkę na konto zakupu towarów. Zaliczka jest naszym zobowiązaniem – albo rozliczymy ją z wystawioną Fakturą Sprzedaży, albo musimy ją zwrócić.

Rozchód  Należność

Nierozliczona wypłata oznacza, że spodziewamy się jej uregulowania, czyli zwrotu należności. Np. zaliczka wypłacona pracownikowi jest naszą należnością. Powinna zostać zwrócona przez pracownika np. w rozliczeniu z jego wypłatą.

Zdarzenia w Preliminarzu  strona na liście rozliczeń Przychód  Należność

Planowany w Preliminarzu przychód oznacza, że spodziewamy się uregulowania należności. Np. wystawiona z odroczoną płatnością Faktura Sprzedaży zapisuje do Preliminarza planowaną spłatę należności przez kontrahenta

Rozchód  Zobowiązanie

Planowany w Preliminarzu rozchód oznacza, że powinniśmy uregulować zobowiązanie. Np. Faktura Zakupu z odroczoną płatnością wprowadza do Preliminarza planowaną zapłatę, czyli uregulowanie naszego zobowiązania.

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

127

Wersja 2014.0.1


3.8.1

Rozliczanie dokumentów

Rozliczanie polega na kojarzeniu w pary dokumentów, z których jeden ma niezerową kwotę zobowiązań, drugi należności. Rozliczenie ze sobą dwóch dokumentów może być: 

Kompensatą, jeśli są to dokumenty tego samego rodzaju. Kompensować ze sobą możemy dwa zapisy kasowe/bankowe, z których jeden jest należnością, drugi zobowiązaniem lub dwa planowane zdarzenia z Preliminarza (również jeden z nich musi być należnością, drugi zobowiązaniem). Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry zaznaczony został parametr Kompensaty z datą bieżącą, kompensaty są tworzone z datą bieżącą. Domyślnie parametr ten jest odznaczony.

Rozliczeniem, jeśli są to dokumenty różnych rodzajów. Rozliczać ze sobą możemy np. zdarzenie z Preliminarza, które jest zobowiązaniem, z zapisem kasowym, który jest należnością lub odwrotnie.

Przykład 1 Z kompensatą będziemy mieli do czynienia w przypadku dwóch zapisów kasowych, z których jeden oznacza wypłatę zaliczki pracownikowi (należność), a drugi zwrot tej zaliczki przez pracownika (zobowiązanie). Przykład 2 Skompensować można dwa zdarzenia z Preliminarza, z których jedno jest planowaną zapłatą kontrahenta za Fakturę Sprzedaży (należność), a drugie naszym zobowiązaniem w stosunku do kontrahenta wynikającym z faktury korygującej na podstawie, której sprzedany wcześniej towar został zwrócony. Przykład 3 Rozliczyć ze sobą można zdarzenie w Preliminarzu, które jest planowaną zapłatą kontrahenta za Fakturę Sprzedaży (należność) z pozycją z wyciągu bankowego, potwierdzającą wpływ pieniędzy od kontrahenta na nasze konto (zobowiązanie). Uwaga: Rozliczane ze sobą mogą być dokumenty wystawione w takiej samej walucie. Przed rozliczeniem dokumentów należy najpierw wybrać walutę jakiej ma dotyczyć rozliczenie. Aby rozliczyć ze sobą dwa dokumenty należy: 

Zaznaczyć je na liście

Wykonać rozliczenie poprzez użycie ikony . Warto pamiętać, że rozliczenia można dokonać wywołując funkcję z menu kontekstowego, dostępnego po wciśnięciu na liście prawego klawisza myszy.

Zaznaczanie pozycji na liście można wykonać klawiszem spacji lub klikając lewym klawiszem myszki na kwadraciku w pierwszej kolumnie listy. Szybkie zaznaczanie lub odznaczanie całej listy można wykonać wybierając odpowiednią opcję z kontekstowego menu listy (prawy klawisz myszki lub kombinacja <Shift> + <F10> na liście).

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

128

Wersja 2014.0.1


Rys. Lista rozliczeń kontrahenta Jeśli zaznaczamy dwa dokumenty, z których jeden ma niezerową kwotę zobowiązań, natomiast drugi należności i uruchomimy rozliczanie, na ekranie pojawi się dodatkowe okno informujące o przebiegu rozliczenia. Można w nim sprawdzić, jakie dokumenty i na jakie kwoty zostały rozliczone. Jeśli podczas rozliczania pojawią się jakieś problemy – informacja o błędach również pojawi się na ekranie. Raport ten może zostać zapisany do pliku – służy do tego przycisk

. Zamknięcie okna informacyjnego kończy proces rozliczania.

Jeśli wybrane dokumenty miały takie same kwoty po stronie zobowiązań i należności – po zakończeniu rozliczenia obydwa znikną z listy. Jeśli kwoty na wybranych dokumentach nie były równe, po rozliczeniu na liście pozostanie ten dokument, którego kwota zobowiązania lub należności była większa. Do rozliczenia pozostanie różnica pomiędzy początkowymi kwotami. Przykład Rozliczając dwa dokumenty, z których jeden jest planowaną w Preliminarzu wpłatą do Faktury Sprzedaży (należność) na kwotę 1000 zł, a drugi zapisem potwierdzającym wpłatę od kontrahenta na kwotę 800 zł (zobowiązanie), po wykonaniu operacji na liście rozliczeń pozostanie nierozliczona do końca należność o wartości 200 zł. Zdarzenie w Preliminarzu oznaczające tę należność otrzyma status (C) – częściowo rozliczone. Rozliczanie wielu dokumentów jednocześnie Jeśli planujemy rozliczenie więcej niż dwóch dokumentów – zaznaczamy je wszystkie na liście. W szczególności można zaznaczyć wszystkie pozycje listy. Funkcja rozliczająca zapisy zadziała wówczas wg następującego algorytmu: 

Najpierw wyszukiwane są dokumenty, które po stronie zobowiązań i należności mają takie same kwoty. Jeśli program znajdzie takie pary – one rozliczane są w pierwszej kolejności.

Jeśli kwoty po stronach zobowiązań i należności są różne – dokumenty są rozliczane w kolejności chronologicznej.

Przykład 1 W Preliminarzu płatności znajduje się zdarzenie na kwotę 100 zł, które jest planowaną wpłatą za fakturę. Natomiast w zapisach kasowych znajdują się dwa zapisy: pierwszy na kwotę 50 zł, drugi na kwotę 100 zł. Jeśli podczas rozliczania dokumentów zaznaczone będą wszystkie trzy pozycje, to program rozliczy fakturę z drugim Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

129

Wersja 2014.0.1


zapisem kasowym – ze względu na zgodność kwot. Zapis na kwotę 50 zł nadal będzie widoczny na liście rozliczeń. Natomiast planowana wpłata za fakturę w Preliminarzu płatności oraz zapis kasowy w raporcie otrzymają status Rozliczone. Przykład 2 W Preliminarzu płatności zarejestrowane są trzy zdarzenia: planowane zapłaty za faktury: FA/000001/2010 o wartości 100 zł, FA/000002/2010 o wartości 40 zł i FA/000003/2010 o wartości 30 zł. Natomiast na liście zapisów bankowych wpisane zostały dwie wpłaty – KP/00001/11/2010/PKO o wartości 50 zł i KP/00002/11/2010/PKO o wartości 100 zł. W momencie rozliczania faktura o wartości 100 zł zostanie rozliczona z drugim zapisem kasowym o wartości 100 zł – ze względu na zgodność kwot. Natomiast FA/000002/2010 oraz FA/000003/2010 zostaną rozliczone z zapisem kasowym o numerze KP/00001/11/2010/PKO – przy czym FA/000002/2010 zostanie rozliczona całkowicie, natomiast FA/000003/2010 – częściowo (pozostanie do zapłaty 20 zł).

FA/000001/2010 100 zł

3.8.2

KP/000001/11/2010/PKO 50 zł

FA/000002/2010 40 zł

KP/000002/11/2010/PKO 100 zł

FA/000002/2010 30 zł

Kasowanie rozliczeń

Jeżeli chcemy skasować rozliczenie między dokumentami, jednym z możliwych scenariuszy jest skorzystanie z opcji Rozliczenia kontrahenta w module Kasa/Bank. W tym celu należy wejść w Kasa/Bank/ Rozliczenia kontrahenta/ zakładka Rozliczone, wybrać kontrahenta i podać zakres dat. Po odnalezieniu danego zapisu, aby skasować rozliczenie, należy się na nim ustawić i nacisnąć Usuń Po potwierdzeniu operacji rozliczenie jest usunięte i można dane dokumenty jeszcze raz rozliczyć.

3.8.3

.

Lista rozliczeń kasowych/bankowych kontrahenta, zakładka Rozliczone

Na zakładce Rozliczone znajdują się zapisy, które zostały już rozliczone. Podmiot, dla którego wyświetlona zostaje lista wybieramy w lewym dolnym rogu okna. Poniżej można wybrać zakres dat, za który lista zostanie wyświetlona. Zakres dat dotyczy dat wyświetlanych w kolumnie Data rozliczenia. Istnieje również możliwość ustalenia waluty, według której ma być wykonane filtrowanie listy rozliczeń. Kolejne kolumny wyświetlane na liście to: Dok. rozliczany, Dok. rozliczający – numery dokumentów: rozliczanego i rozliczającego Kwota dok. rozliczanego, Kwota dok. rozliczającego – kwoty z dokumentów: rozliczanego i rozliczającego Kwota rozliczenia – kwota, która została rozliczona na danym zapisie (zdarzeniu) Zwłoka – ilość dni, jaka upłynęła od wyznaczonego terminu rozliczenia do dnia faktycznego wykonania rozliczenia. Listę obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika. Dodatkowo dostępne są m. in. następujące przyciski: - lista zapisów kasowych/ bankowych podmiotu - lista płatności podmiotu z Preliminarza płatności.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

130

Wersja 2014.0.1


3.9

Lista dokumentów

3.9.1

Obsługa listy rozliczonych dokumentów

Dostępna z poziomu menu Kasa/Bank/ Dokumenty rozliczone lista rozliczeń obejmuje wszystkie dokonane w programie rozliczenia i kompensaty dokumentów kasowo/bankowych oraz płatności znajdujących się w Preliminarzu. W odróżnieniu od listy rozliczeń kontrahenta, w tym miejscu znajdują się wszystkie rozliczenia niezależnie od kontrahenta. Z tego miejsca Użytkownik ma możliwość księgowania rozliczeń i kompensat do dzienników księgowych. W działalności firmy często zdarzają się sytuacje, kiedy jeden kontrahent jest zarówno dostawcą, jak i odbiorcą. W takiej sytuacji dokumenty przychodowe i rozchodowe są księgowane na dwa różne konta. Rozliczanie takich dokumentów np. Faktury Zakupu i Faktury Sprzedaży powinno mieć swoje odzwierciedlenia nie tylko w rozrachunkach, ale również na kontach księgowych.

Rys. Lista rozliczonych dokumentów Dostępna lista rozliczeń wyświetlana jest według daty dokonania rozliczenia. Jej widok może być dostosowany w zależności od wymagań Użytkownika poprzez odpowiednie „odfiltrowanie”. Na liście mogą być widoczne dokumenty z określonego zakresu dat Od – Do lub tylko te, które powstały w wyniku rozliczenia dokumentów w określonej walucie (z rozwijalnego menu należy wskazać właściwą). Można również ograniczyć listę wyłącznie dla dokumentów danego podmiotu np.: . Poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola istnieje również możliwość ograniczenia listy do dokumentów: 

Tylko kompensat

Wyłącznie do tych, które powstały w wyniku rozliczenia (kompensowania) dokumentów wystawionych dla różnych podmiotów

Do tych, które nie powstały w wyniku rozliczeń automatycznych.

Po zawężeniu listy do: podmiotu, waluty i zaznaczeniu parametru: tylko kompensaty, w menu kontekstowym widoczna będzie się opcja Dodaj dokument kompensaty. Zaznaczając na liście wybrane kompensaty i uruchamiając opcję z menu kontekstowego, wywołany zostanie formularz dokumentu kompensaty, na który przeniosą się zaznaczone pozycje.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

131

Wersja 2014.0.1


Rys. Dokument kompensaty – zostanie dodany Z formularza tego dokumentu Użytkownik może dodawać kolejne pozycje lub usuwać niepotrzebne. Podczas dodawania kolejnych pozycji program kontroluje, aby nie było możliwości dodawania uwzględnionych wcześniej kompensat do tego lub kolejnych dokumentów. Zapisany dokument kompensaty pojawi się na liście kompensat dostępnej w obszarze Rozliczenia pomiędzy: Dokumentami rozliczonymi a Różnicami kursowymi

. Lista rozliczonych dokumentów składa się z kolumn: 

Zaznaczanie dokumentów – pozwala na zaznaczenie dokumentów, które mają zostać zaksięgowane.

Dokument rozliczany i Dokument rozliczający - w zależności od rodzaju rozliczenia, te kolumny mogą mieć różne znaczenie. Np. w przypadku zwykłego rozliczenia Dokument rozliczany jest płatnością z Preliminarza, a Dokumentem rozliczającym jest zapis kasowy/bankowy. Typ rozliczenia

Dokument rozliczany

Zwykłe Kompensata zdarzenie

zdarzenie

Kompensata zapis - zapis

-

Dokument rozliczający

Zdarzenie

Zapis

Zdarzenie kosztowe

Zdarzenie przychodowe

Zapis KW

Zapis KP

Data – oznacza datę dokonania rozliczenia lub kompensaty.

Kwota – jest to kwota na jaką zostały rozliczone (kompensowane) dokumenty.

Waluta – w jakiej wystawione były rozliczone (lub kompensowane) dokumenty.

Listę obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika. Dodatkowo dostępne są m. in. następujące przyciski:

Księguj dokumenty – możliwość zaksięgowania dokumentu rozliczenia (kompensaty) jest dostępna dla Użytkowników korzystających z modułu Księga Handlowa. Program podczas księgowania kompensat z listy rozliczonych dokumentów będzie sprawdzał czy przypadkiem dokumenty kompensaty nie były księgowane z listy kompensat. W przypadku księgowania pozycji uwzględnionych i zaksięgowanych na liście dokumentów kompensaty zostanie wygenerowany odpowiedni komunikat. Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

132

Wersja 2014.0.1


Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie. Na Formularzu dokumentu wyliczone pola nie są edytowalne. Jedyne, co Użytkownik może zrobić (do chwili zaksięgowania dokumentu), to wskazać konta, na jakie będzie księgowany dokument rozliczenia. Z poziomu formularza możliwe jest podglądnięcie dokumentów, które zostały ze sobą rozliczone (skompensowane). Obok konkretnych dokumentów znajdują się przyciski z lupką, których wciśnięcie spowoduje wyświetlenie odpowiedniego formularza.

Rys. Dokument rozliczenia - formularz Po zaksięgowaniu dokumentu rozliczenia (kompensaty), na formularzu pojawia się odniesienie do zapisu, znajdującego się w dzienniku księgowym zaksięgowanego dokumentu – Użytkownik ma możliwość podglądu wygenerowanych dekretów. 3.9.1.1 Wydruk potwierdzenia kompensaty Z poziomu listy Dokumenty rozliczone dostępne są 2 wydruki kompensaty: 

Z poziomu wyedytowanego formularza dostępny jest wydruk kompensaty z dwoma różnymi podmiotami np. firma ABC robi kompensatę dla kontrahentów X i Y.

Po dodatkowym ograniczeniu listy rozliczeń zaznaczeniem parametru Tylko kompensaty oraz określeniu Waluty i Kontrahenta, dostępny jest również wydruk potwierdzenia kompensaty, który przedstawia z jednej strony skompensowane należności (podsumowane), z drugiej strony skompensowane zobowiązania (podsumowane) i zakończony jest kwotą pozostającą do rozliczenia. Wydruk ten dotyczy tylko kompensat dokumentów pochodzących z Preliminarza płatności, czyli nie bierze pod uwagę kompensaty KP z KW. Ponadto, jeżeli np. FS została skompensowana z FZ to na wydruku dokument FZ zostanie pokazany tylko raz z kwotą sumaryczną.

3.9.2

Kompensaty

W programie Comarch ERP Optima dokument kompensaty to spinacz istniejących w programie rozliczeń o typie kompensata. Lista dokumentów kompensat dostępna jest w module Kasa/Bank – obszar Rozliczenia pomiędzy:

Dokumentami rozliczonymi a Różnicami kursowymi

.

W Konfiguracji firmy /Definicje dokumentów /Kasa Bank Użytkownik ma możliwość definiowania własnych schematów numeracji dla gałęzi kompensaty. Gdy Użytkownik zdecyduje się posłużyć zdefiniowanym przez siebie schematem numeracji powinien go wskazać, jako domyślny typ w Konfiguracji firmy /Kasa Bank /Dokumenty. Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

133

Wersja 2014.0.1


Proces rozliczania będzie odbywał się tak jak do tej pory. Kompensaty, które wykonano w programie pojawiają się na liście dokumentów rozliczonych. Zarówno z tego poziomu jak i z listy kompensat Użytkownik będzie mógł skompensowane pozycje uwzględniać na liście dokumentów kompensaty. Dodawanie dokumentu kompensaty z poziomu dokumentów rozliczonych opisano w rozdz. 3.9.1. „Obsługa listy rozliczonych dokumentów”. Także z poziomu dokumentów kompensaty dostępnej pod przyciskiem kompensat.

jest możliwość dodawania

Rys. Dokumenty kompensaty Wprowadzone na listę dokumentów kompensaty można księgować albo poprzez predekretację, albo za pomocą zdefiniowanych schematów księgowych. Korzystając ze schematu księgowego można uwzględnić księgowanie całej kwoty kompensaty jak również kwoty poszczególnych rozliczeń, co będzie miało znaczenie w przypadku kompensat walutowych. Podczas księgowania kompensat walutowych nie można w schemacie korzystać z kwoty kompensaty tylko należy odwołać się do kwot poszczególnych rozliczeń, ponieważ w tym przypadku mamy dostęp do kwot przeliczanych na PLN wg odpowiednich kursów. Gdy w schemacie księgowym wybrany zostanie podział na słowniki: Podmiot roz.1 lub Podmiot roz.2 należy pamiętać, aby odwoływać się do kwot poszczególnych rozliczeń: @KwotaRoz1 oraz @KwotaRoz2. Program podczas księgowania będzie sprawdzał czy przypadkiem dokumenty kompensaty nie były księgowane z listy rozliczeń, a w przypadku próby ponownego księgowania zostanie wygenerowany odpowiedni komunikat. Ponadto pod listą w polu filtrowania Użytkownik może skorzystać z wyszukania pozycji niezaksięgowanych do KH. Z poziomu dokumentu kompensaty jest także możliwość wydruku potwierdzenia kompensaty. Wydruk możliwy jest w dwóch wariantach. Na wydruku Potwierdzenie kompensaty2 nie są drukowane kompensaty zapisów kasowych/bankowych. Wydruk kompensaty można będzie wysłać e-mailem do odbiorcy. Na formularzu wiadomości podpowie się adres e-mail z karty kontrahenta.

3.9.3

Obsługa listy nierozliczonych dokumentów

W menu Kasa/Bank/ Dokumenty nierozliczone znajduje się lista wszystkich dokumentów nierozliczonych w programie. Lista zawiera dwie zakładki: Ogólne i Na dzień.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

134

Wersja 2014.0.1


3.9.3.1 Zakładka Ogólne

Rys. Lista nierozliczonych dokumentów Lista ta jest posortowana wg terminu płatności, a w obrębie tego samego terminu płatności wg daty dokumentu. Pod listą dokumentów dostępne są następujące parametry, które ułatwiają obsługę listy: Filtr – wyszukujący po kolumnach: Numer dokumentu i Opis. Podmiot – umożliwia zawężenie listy do dokumentów konkretnego podmiotu. Umożliwi to alternatywny sposób rozliczania poszczególnych podmiotów (w stosunku do listy Rozliczenia podmiotu) oraz dodatkowy wydruk dokumentów nierozliczonych danego podmiotu. Zakres dat – zawężający dokumenty do tych z zadanym terminem płatności. Waluta – zawężający listę do dokumentów w konkretnej walucie. Należności – zaznaczenie parametru spowoduje zawężenie listy tylko do należności. Zobowiązania – zaznaczenie parametru spowoduje zawężenie listy tylko do zobowiązań.

- Ikona zbiorczego rozliczania - zawierająca dodatkowe podmenu:

.

Listę obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika. Dodatkowo dostępne są m. in. następujące przyciski: - lista zapisów kasowych/ bankowych podmiotu - lista płatności podmiotu z Preliminarza płatności - lista rozliczeń kasowych/ bankowych podmiotu. Seryjne/Zbiorcze rozliczanie Ikona rozliczania (klawisz <F8>) jest aktywna, jeżeli są zaznaczone co najmniej dwa dokumenty oraz wybrana jest waluta inna niż –wszystkie-. W programie są możliwe dwa typy seryjnych rozliczeń:

. Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

135

Wersja 2014.0.1


Typ domyślny to Rozliczanie dokumentów dla jednego podmiotu – po wyborze tego typu rozliczenia pojawi się komunikat: „Czy na pewno chcesz dokonać seryjnego rozliczenia zaznaczonych dokumentów? Rozliczane będą dokumenty dla tego samego podmiotu”. Mechanizm rozliczania wygląda tak samo jak w przypadku listy Rozliczenia podmiotu. Gdy brak pary do rozliczenia, mechanizm przechodzi do rozliczenia dokumentów kolejnego podmiotu, pozostawiając jako nierozliczone dokumenty poprzedniego podmiotu. Jeżeli Użytkownik zaznaczy dwa dokumenty o przeciwnych kierunkach, ale dla różnych podmiotów – w logu z przebiegu rozliczenia będzie informacja o braku pary do rozliczenia. Aby rozliczyć takie dokumenty należy wybrać drugą funkcję.

Rozliczanie dokumentów wielu podmiotów – po wyborze tego typu rozliczenia pojawi się komunikat: ”Czy na pewno chcesz dokonać seryjnego rozliczenia zaznaczonych dokumentów? Rozliczane będą również dokumenty różnych podmiotów”. Mechanizm rozliczania jest następujący – funkcja kojarzy najpierw dokumenty tego samego podmiotu. Gdy zostaną już tylko dokumenty, dla których nie ma pary dla tego samego podmiotu – funkcja będzie rozliczać dokumenty najpierw próbując dopasować je po takiej samej kwocie, a następnie po terminie płatności.

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie. 3.9.3.2 Zakładka Na dzień Lista służy do wyszukiwania dokumentów, które nie zostały rozliczone całkowicie do wybranego dnia. Jest ona dostępna w menu Kasa/Bank/ Dokumenty nierozliczone/ zakładka Na dzień. Dane są wyświetlane w układzie drzewka, gdzie gałęzie główne stanowią podmioty, a podgałęziami są ich dokumenty nierozliczone. Aby wyświetlić dokumenty, należy ustawić odpowiednie parametry filtrowania i kliknąć na przycisk <F8>.

lub nacisnąć klawisz

Kolumny na liście: Podmiot/Nr Dokumentu - akronim oraz pierwsza linia nazwy podmiotu, Numer obcy dokumentu, a jeśli jest pusty, to Numer. Termin – termin płatności dokumentu, pole Termin płatności (na zdarzeniu), Data (na zapisie k/b). Po terminie – różnica w dniach pomiędzy terminem płatności a dniem, który ustawiono w parametrze Dokumenty na dzień . Data dok. – pole Data dokumentu (na zdarzeniu), Data (na zapisie k/b). Kwota dok. - wyświetlana jest kwota dokumentu w walucie systemowej. Kwota dok. w walucie – wyświetlana jest kwota w walucie obcej Należność/Należność w walucie - tylko dla zdarzeń typu przychód i zapisów k/b typu wypłata. Zobowiązanie/Zobowiązanie w walucie – tylko dla zdarzeń typu rozchód i zapisów k/b typu wpłata. Waluta rozliczenia – symbol waluty Opis – opis dokumentu. Pole Opis księgowy (na zdarzeniu), Opis (na zapisie k/b).

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

136

Wersja 2014.0.1


Rys. Lista nierozliczonych dokumentów Na dzień Parametry dostępne pod listą: 

Uwzględniaj dokumenty w buforze – jeżeli zaznaczony, na liście pojawią się również zdarzenia w buforze

Dokumenty na dzień – wyświetlone zostaną dokumenty nierozliczone do tego dnia i na ten dzień biorąc pod uwagę datę dokumentu

Rejestr – wyświetlone zostaną dokumenty z konkretnego rejestru

Termin płatności – filtrowanie dokumentów o zadanym terminie płatności

Data dokumentu – filtrowanie dokumentów o zadanej dacie dokumentu

Dla:

Jednego podmiotu – z możliwością wybrania konkretnego podmiotu,

Wszystkich podmiotów o typie: Kontrahent, Bank, Pracownik i Wspólnik lub Urząd

Wszystkich podmiotów. 

Waluta do wyboru: wszystkie oraz waluty z konfiguracji.

Zapisy:

Preliminarz – wyświetlone zostaną zdarzenia z Preliminarza

Zapisy kasowe/bankowe – wyświetlone zostaną zapisy kasowe/bankowe. 

 

Rodzaj:

Należności – wyświetlone zostaną należności Zobowiązania – wyświetlone zostaną zobowiązania. 

Dokumenty źródłowe:

Przychodowe – zaznaczenie tego parametru spowoduje wyfiltrowanie dokumentów takich jak: Faktury sprzedaży oraz korekty do nich (zarówno z modułu Faktury jak również z Rejestru VAT), Wydania Kaucji, Tax Free, Ewidencja dodatkowa przychodów, Noty odsetkowe, Dekrety na Poleceniu księgowania bądź na dokumencie Bilansu otwarcia, na którym konto rozrachunkowe jest po stronie Wn niezależnie od tego, czy kwota takiego dokumentu jest ujemna czy dodatnia, a także zdarzenia „ręcznie” wprowadzone do Preliminarza o typie przychód i zapisy kasowe/bankowe przychodowe.

Rozchodowe – zaznaczenie tego parametru spowoduje wyfiltrowanie dokumentów takich jak: Faktury zakupu oraz korekty do nich, Przyjęcia kaucji, Ewidencja dodatkowa kosztów, Wypłaty pracowników, płatności do deklaracji, zdarzenia „ręcznie” wprowadzone do Preliminarza o typie rozchód, Dekrety na Poleceniu księgowania bądź na dokumencie Bilansu otwarcia, na którym konto rozrachunkowe jest po stronie Ma oraz zapisy kasowe/bankowe rozchodowe.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

137

Wersja 2014.0.1


 

Korekta:

Do VAT – wyświetlane są dokumenty zakwalifikowane do korekty VAT. Dokumenty pojawiają się, jeżeli minęło 150 dni od upływu terminu płatności i nieściągalność wierzytelności została uprawdopodobniona już w 2013.

Przykład: Termin płatności przypada na 4.08.2012. Uwzględniając 150 dni od daty upływu terminu płatności dokument zostanie zakwalifikowany do korekty już z dniem 1.01.2013 r. 

Do dochodowego – na liście pojawią się dokumenty w 30 dniu od upływu terminu płatności oraz jeśli termin płatności jest dłuższy niż 60 dni, dla których mija 90 dni od daty zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów. W Konfiguracji programu /Ogólne /Parametry dostępny jest parametr Korekta kosztów do podatku dochodowego wyliczana na dzień z możliwością zaznaczenia 30/90 lub 31/91. Wyświetlając na wskazany dzień listę dokumentów nierozliczonych do korekty podatku dochodowego uwzględniane jest zaznaczenie parametru w konfiguracji. Dane z konfiguracji nie są uwzględniane w oknie informacji bieżących na liście dokumentów rozchodowych przeterminowanych do dochodowego.

Przykład: Przykład: Faktura kosztowa wystawiona i zaksięgowana z datą 30-01-2013. Termin płatności to 10.10.2013 (dłuższy niż 60 dni). Dokument będzie zakwalifikowany do korekty podatku dochodowego w dniu 30.04.2013 tj. 90 dni od daty zaliczenia kwoty dokumentu do kosztów uzyskania przychodów). Na liście znajdują się następujące przyciski: Odśwież listę do wyszukiwania zapisów - zmienia wygląd, jeżeli lista nie została jeszcze odświeżona po zmianie parametrów filtrowania

- przyciski służące do zwijania/rozwijania gałęzi Szukaj tekstu – służy do wyszukiwania tekstu, po wciśnięciu pojawia się dodatkowy panel wyszukiwania Podgląd dokumentu (tylko do odczytu). Listę obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika. Dodatkowo dostępne są m. in. następujące przyciski: - lista zapisów kasowych/ bankowych podmiotu - lista płatności podmiotu z Preliminarza płatności - lista rozliczeń kasowych/ bankowych podmiotu. Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

3.10 Noty odsetkowe Kryterium wystawienia noty jest zapłata dokonana po terminie płatności. Noty można wystawiać również dla dokumentów rozliczonych częściowo. Odsetki naliczane są według indywidualnej, podatkowej lub ustawowej stopy procentowej. W pierwszej kolejności Użytkownik powinien uzupełnić aktualnie obowiązujące odsetki ustawowe bądź podatkowe. Wprowadzamy je w Konfiguracji programu/ Kasa i bank/ Odsetki ustawowe lub Odsetki podatkowe. Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

138

Wersja 2014.0.1


Dodatkowo w tym samym miejscu ustalamy datę obowiązywania stopy procentowej. W przypadku zmiany stopy procentowej, w danym okresie wartości odsetek wyświetlane są oddzielnie, zgodnie z danymi wprowadzonymi w konfiguracji.

3.10.1 Lista not odsetkowych Opcja jest dostępna z poziomu Kasa/Bank/ Noty odsetkowe. Lista not odsetkowych pozwala na wygenerowanie nowych not, zapamiętanie oraz wydruk. Listę obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika. Dodatkowo dostępne są m. in. następujące przyciski: - Księgowanie - wg wybranego schematu do modułu Księga Handlowa Funkcje Dodaj, Zmień, Usuń, Wybierz są również dostępne w menu kontekstowym (uruchamianym poprzez jednokrotne kliknięcie prawym klawiszem myszy na wybranym zapisie). Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

3.10.2 Formularz noty odsetkowej Formularz noty odsetkowej składa się z dwóch zakładek: Ogólne i Płatności. Na zakładce Ogólne wybieramy rodzaj dokumentu, kontrahenta, rodzaj odsetek (ustawowe, podatkowe lub indywidualne), datę dokumentu, formę płatności, termin płatności. Nota może być wyliczona tylko dla dokumentów w takiej samej walucie. Przed przystąpieniem do wyliczania dokumentu należy określić walutę, której będzie dotyczyć. Jeśli ustalona jest inna waluta niż systemowa – należy określić typ kursu oraz notowanie (opisane bliżej w rozdziale dotyczącym rejestracji dokumentów w walutach obcych). Na formularzu działają następujące przyciski: – Edytuj - pozwala na zmianę pozycji – Usuń lub <DELETE> - usuwa pozycję - Generuj elementy - pozwala na wybór zapisów, dla których chcemy naliczyć odsetki. Po naciśnięciu przycisku pojawiają się dokumenty, które zostały rozliczone po terminie. Nota odsetkowa może być drukowana dla wszystkich dokumentów (kombinacja klawiszy <CTRL> + <A>) lub dla zaznaczonych. Akceptacja zapisów następuje po naciśnięciu przycisku

.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

139

Wersja 2014.0.1


Rys. Formularz noty odsetkowej Na zakładce Płatności znajdują się informacje związane z generowaniem płatności w module kasowo/bankowym: termin płatności, forma płatności, kwota płatności oraz ewentualna kwota rozliczona. Jeżeli dany kontrahent wpłaca kwoty zaliczki, to są one również widoczne na tej zakładce. Pole Opis stanowi miejsce na ewentualne uwagi dodatkowe, które są później drukowane na notach odsetkowych. Na karcie kontrahenta na zakładce Płatności dostępny jest parametr Nie naliczaj odsetek dla płatności. Po zaznaczeniu tego parametru, dla danego kontrahenta na zdarzeniu w preliminarzu zostanie zaznaczony parametr Nie naliczaj odsetek z możliwością odznaczenia. Zaznaczony parametr na zdarzeniu daje możliwość wyłączenia naliczania odsetek od wybranych płatności na notach odsetkowych. Uwaga: W Konfiguracji firmy /Kasa/Bank /Parametry znajduje się parametr Nie naliczaj odsetek dla płatności do ponagleń zapłaty i not odsetkowych . Po zaznaczeniu tego parametru - generując płatności dla wymienionych w nazwie parametru d okumentów, a związanych z kosztami dodatkowymi oraz odsetkami na ponagleniu zapłaty i odsetkami na nocie odsetkowej automatycznie na zdarzeniu zaznaczy się parametr Nie naliczaj odsetek. Wybierając na kolejnym ponagleniu czy nocie np. tą płatność związaną z kosztami dodatkowymi nie zostaną do niej naliczone odsetki nawet, jeśli na formularzu ponaglenia czy noty będzie zaznaczone naliczanie odsetek (podatkowych, ustawowych, indywidualnych). Po wybraniu zapisów i wygenerowaniu noty odsetkowej można ją zapisać. Nota może być wprowadzona w pierwszej kolejności do bufora i dopiero potem zatwierdzona po odznaczeniu parametru w buforze. Nie jest możliwe całkowite usunięcie noty odsetkowej, która została zatwierdzona. Istnieje jednak możliwość anulowania noty odsetkowej (anulowana nota jest wyświetlana na liście na czerwono) po wybraniu opcji Anuluj w menu kontekstowym. Wszystkie dokumenty uwzględnione na anulowanej nocie odsetkowej mogą zostać uwzględnione na nowym zapisie. Istnieje również możliwość wygenerowania noty odsetkowej z poziomu Ogólne/Kontrahenci dla zaznaczonych kontrahentów. W tym celu należy wybrać z paska menu dla Listy kontrahentów przycisk:

.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

140

Wersja 2014.0.1


3.11 Ponaglenia zapłaty Funkcja w programie umożliwiająca wydruk ponaglenia zapłaty dla przeterminowanych i nierozliczonych należności. Opcjonalnie na ponagleniu można podać kwotę kosztów dodatkowych i wygenerować płatność w preliminarzu tak dla kosztów jak i dla odsetek. Podobnie jak w przypadku not odsetkowych można wyłączyć naliczanie odsetek od wybranych płatności na zdarzeniu poprzez zaznaczenie parametru Nie naliczaj odsetek. Informacje o naliczonych na ponagleniu kosztach dodatkowych i odsetkach są przekazywane do wydruku. W związku z funkcjonalnością generowania płatności dla kosztów i odsetek istnieje możliwość ich zaksięgowania z poziomu listy ponagleń. Lista ponagleń zapłaty Opcja jest dostępna z poziomu Kasa/Bank/ Ponaglenia zapłaty. Lista ponagleń zapłaty pozwala na wygenerowanie nowych dokumentów, ich zapamiętanie oraz wydruk. Listę obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika. Funkcje Dodaj, Zmień, Usuń są również dostępne w menu kontekstowym (uruchamianym poprzez jednokrotne kliknięcie prawym klawiszem myszy na wybranym zapisie). Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

3.11.1 Formularz ponaglenia zapłaty Na formularzu ponaglenia zapłaty Użytkownik wprowadza informacje na temat kontrahenta oraz daty dokumentu. Dodatkowo może zadecydować, czy od kwot, które nie są zapłacone, mają być naliczane odsetki ustawowe, podatkowe lub indywidualne. Przed przystąpieniem do wyliczania pozycji na dokumencie należy określić, jakiej waluty ponaglenie ma dotyczyć. Jeśli ponaglenie ma obejmować dokumenty w walucie obcej, należy określić typ kursu oraz notowanie zgodnie, z którym zostanie wyliczona wartość w PLN (bliżej w rozdziale dotyczącym rejestracji dokumentów w walutach obcych). Na formularzu działają następujące przyciski: – Edytuj - pozwala na zmianę pozycji

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

141

Wersja 2014.0.1


Rys. Formularz ponaglenia zapłaty

– Usuń lub <DELETE> - usuwa pozycję Generuj elementy - pozwala na wybór zapisów, które chcemy wydrukować na ponagleniu zapłaty. Po naciśnięciu przycisku pojawiają się dokumenty, które nie zostały zapłacone. Lista jest zawężona do dokumentów w wybranej walucie. Ponaglenie zapłaty może być drukowane dla wszystkich dokumentów (kombinacja klawiszy <CTRL> + <A>) lub dla zaznaczonych. Akceptacja zapisów następuje po naciśnięciu przycisku

.

Istnieje również możliwość wygenerowania ponagleń zapłaty z poziomu Ogólne/Kontrahenci dla zaznaczonych kontrahentów. W tym celu należy wybrać z paska menu dla Listy kontrahentów przycisk:

.

3.12 Potwierdzenia salda Potwierdzenie drukowane jest na dany dzień. Okno w formie listy obsługiwanej przez standardowe klawisze.

3.12.1 Lista potwierdzeń salda Lista potwierdzeń salda jest dostępna z poziomu Kasa/ Bank/ Potwierdzenia salda. Listę obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika. Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

142

Wersja 2014.0.1


Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

3.12.2 Formularz potwierdzenia salda Formularz potwierdzenia salda zawiera następujące informacje: datę dokumentu, razem kwota Wn i Ma oraz zestaw dokumentów nierozliczonych. Potwierdzenie może dotyczyć zawsze dokumentów wystawionych w takiej samej walucie. Na formularzu należy określić, jakiej waluty będzie dotyczyć potwierdzenie – dokument zostanie wygenerowany w wybranej walucie (na podstawie dokumentów zarejestrowanych w tej walucie).

Rys. Formularz potwierdzenia salda Na formularzu działają standardowe przyciski (Edytuj – umożliwia zmianę opisu dla dokumentu oraz Usuń umożliwia usunięcie pozycji z listy). Ponadto dostępny jest przycisk: Generuj elementy Istnieje również możliwość wygenerowania potwierdzenia salda z poziomu Ogólne/Kontrahenci dla zaznaczonych kontrahentów. W tym celu należy wybrać z paska menu dla Listy kontrahentów przycisk:

. Uwaga: Generowania potwierdzenia salda nie niepodlegające rozliczeniom (status Nie podlega).

uwzględ niane

dokumenty

3.13 Delegacje Pracodawcy delegujący swoich pracowników w podróż służbową mają w stosunku do nich określone obowiązki. Rozliczenie delegacji powinno zawierać pokrycie kosztów pracownika związanych z wyjazdem służbowym takich jak np. diety lub ryczałty za noclegi, wyżywienie przejazdy, dojazdy. Funkcjonalność rozliczania należności za podróże służbowe odbywane przez pracowników dostępna jest w module Kasa/Bank Plus z poziomu listy Delegacje Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

143

Wersja 2014.0.1


. Użytkownik ma możliwość wprowadzania i rozliczania podróży służbowych krajowych w walucie systemowej.

3.13.1 Formularz delegacji Na formularzu delegacji Użytkownik ma do dyspozycji 4 opcje: Bufor, Zaakceptowane polecenie wyjazdu, Zaakceptowane wydatki oraz Zatwierdzona delegacja. Uwaga: W konfiguracji programu /Użytkowe /Operatorzy znajduje się parametr Akceptowanie poleceń wyjazdu i rozliczenia. Po jego zaznaczeniu operator na formularzu delegacji będzie mógł zaznaczyć parametry: Zaakceptowane polecenie wyjazdu i Zaakceptowane wydatki.

Rys. Formularz delegacji Na formularzu delegacji domyślnie zaznaczony jest Bufor, co daje możliwość uzupełniania podstawowych informacji takich jak; nazwisko pracownika, czas trwania delegacji, cel podróży, datę rozliczenia delegacji oraz zaliczki na wydatki tylko, jako zapis na liście bez generowania zapisu KW do raportu kasowego. 3.13.1.1 Zakładka Zaliczki. Na zakładce Zaliczki przy zaznaczonym parametrze Bufor próba wybrania zaliczki z zapisów kasowych czy dodania zapisu kasowego do raportu z listy zaliczek zwróci komunikat:

Rys. Komunikat przy próbie dodania/wybrania zaliczki dla pracownika Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus 144

Wersja 2014.0.1


Zaakceptowanie polecenia wyjazdu poprzez zaznaczenie tej opcji na formularzu delegacji umożliwi na zakładce Zaliczki wybór zaliczki z raportu lub dodanie jej poprzez wygenerowanie zapisu KW. Zaakceptowanie polecenia wyjazdu pozwoli uzupełniać kolejne zakładki Wydatki oraz Rozliczenie delegacji. Nie będzie można jednak generować rozliczenia delegacji. 3.13.1.2 Zakładka wydatki Rozliczający delegację na zakładce Wydatki ma możliwość wskazania kosztów np. za bilety, nocleg i inne wprowadzonych bezpośrednio w ewidencjach pomocniczych takich jak: rejestry VAT czy ewidencja dodatkowa. Dokumenty wprowadzone w module Faktury i przesłane do rejestru VAT nie mogą być podpinane. Uwaga: W Konfiguracji firmy /Kasa/Bank, gdy zaznaczono parametry: Automatyczna generacja kasy dla ewidencji dodatkowej oraz Automatyczna generacja kasy dla rejestru VAT to przy dodawaniu dokumentów z formą płatności gotówka z poziomu form ularza delegacji nie zostanie wygenerowany zapis kasowy rozliczający tą płatność.

Rys. Formularz elementu delegacji – zakładka wydatki W sytuacji, gdy dokument kosztowy powinien zostać podzielony np. pomiędzy dwie delegacje jest możliwość ograniczenia kwoty wydatku w kolumnie Kwota rozliczenia. Wpisana tu kwota zostanie automatycznie przeniesiona do podsumowania. Natomiast, gdy w podsumowaniu ręcznie zostaną zmienione kwoty wówczas trzeba je przepisać do kolumny Kwota rozliczenia na liście dokumentów. Należy zaznaczyć, iż koszty jednego noclegu w podsumowaniu zostaną ograniczone do wysokości 600.00 zł. Ograniczenie kwoty będzie wyłącznie w podsumowaniu – odpowiednią wysokość należy także przepisać na liście dokumentów w kolumnie Kwota rozliczenia. Na podpiętej pozycji kosztu Użytkownik ma dodatkowo do dyspozycji parametr Rozliczać zaliczką. Domyślnie parametr jest zaznaczony, a kwoty rozliczenia z pozycji zostaną automatycznie rozliczone z podpiętą do delegacji zaliczką. W przypadku braku zaliczki program automatycznie ją utworzy a całość zostanie rozliczona z delegacją. Gdy parametr Rozliczać zaliczką zostanie odznaczony wówczas dokument kosztowy nie zostanie rozliczony z delegacją. Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

145

Wersja 2014.0.1


3.13.1.3 Zakładka Rozliczenie delegacji Zakładka Rozliczenie delegacji składa się z kilku sekcji. Użytkownik wprowadza tutaj szczegółowe informacje odnośnie wydatków związanych z wyjazdem, a następnie po obliczeniu kwoty do wypłaty ma możliwość wygenerowania płatności dla delegacji. Standardowo parametr Generowanie płatności jest zaznaczony. Diety, ryczałty za dojazdy oraz ryczałty za noclegi domyślnie wyliczane są na podstawie daty rozpoczęcia i zakończenia delegacji, ale z możliwością zmiany. Domyślnie parametr Wyliczaj ryczałt nie jest zaznaczony, z możliwością ręcznego uzupełnienia diet za ryczałt i nocleg. Po zaznaczeniu parametrów dane będą pobierane z Konfiguracji programu /Kasa/Bank /Diety i ryczałty i wyliczane na podstawie czasu trwania delegacji. Jeśli jest potrzeba zmodyfikowania zarówno ilości jak i kwot należy parametr Wyliczaj ryczałt odznaczyć i ręcznie wprowadzić właściwe dane. Wysokość diet oraz limitów ryczałtów za nocleg wprowadzona została na podstawie Załącznika do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku W przypadku, gdy pracownik będzie podróżował samochodem prywatnym, wówczas należy mu się zwrot kosztów przejazdu, na podstawie przejechanych kilometrów. Istnieje możliwość uzupełnienia tych informacji w sekcji Koszty używania pojazdu.

Rys. Formularz elementu delegacji – zakładka Rozliczenie delegacji

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

146

Wersja 2014.0.1


Rozliczanie delegacji możliwe jest po zapisaniu formularza elementu delegacji i zaznaczeniu parametru Zaakceptowane wydatki na formularzu delegacji. Po zapisaniu formularza delegacji z poziomu listy ikoną można wykonać rozliczenie. Umożliwi to wygenerowanie zdarzenia w preliminarzu na kwotę diet i ryczałtów, które zostaną rozliczone z zaliczką oraz automatycznie utworzonym zapisem kasowym KW/KP (w sytuacji, gdy kwota zaliczki będzie różna od kwoty wydatków związanych z delegacją). Z poziomu listy delegacji ikoną jest możliwość usunięcia rozliczenia delegacji wraz ze wszystkimi zainicjalizowanymi zdarzeniami i zapisami kasowymi/bankowymi, pod warunkiem, że raport kasowy/bankowy, w którym znajduje się automatycznie wygenerowany z delegacji zapis kasowy nie został zamknięty. W przypadku zamkniętego raportu tylko rozliczenia zostaną usunięte, a pozostaną: wygenerowane z delegacji zdarzenie w preliminarzu oraz automatyczny zapis kasowy. W celu ich usunięcia należy otworzyć raport, w którym znajduje się wygenerowany z delegacji zapis kasowy/bankowy – usunąć go, następnie ponowić usuwanie rozliczenia delegacji. Po usunięciu wszystkich rozliczeń związanych z delegacją i cofnięciu jej do stanu w buforze można ją będzie z listy usunąć ikoną

. Natomiast zaznaczenie parametru Zatwierdzona będzie powodowało zablokowanie delegacji

do edycji. Zatwierdzone delegacje z poziomu listy ikoną można księgować na konta korzystając ze zdefiniowanych schematów lub predekretacji. Księgowaniu podlegają kwoty diet i ryczałtów oraz koszty używania pojazdów. Uwaga: Od wersji 2014.1 aplikacji Comarch ERP e-Pracownik będzie istniała możliwość zgłaszania delegacji. Delegacja taka będzie odpowiednio oznaczona w kolumnie e-Pracownik. Dodatkowo delegacja zgłoszona w ten sposób po podniesieniu formularza w Comarch ERP Optima będzie automatycznie przeliczana.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

147

Wersja 2014.0.1


4 Wprowadzanie dokumentów w walutach obcych Wielowalutowość obejmuje możliwość rejestracji płatności w walucie oraz rozliczania tych płatności poprzez wpłaty dokonywane w kasie gotówkowej (lub rachunku bankowym). Na podstawie dokonanych rozliczeń program potrafi wyliczyć oraz zaksięgować kwotę różnic kursowych. W Preliminarzu istnieje możliwość rejestracji płatności w walucie. Zdarzenie w Preliminarzu ma możliwość określenia kwoty walutowej, waluty dokumentu, waluty rozliczenia, kursu i kwoty złotówkowej. Zapisy kasowe/bankowe umożliwiają realizację zapłat za zdarzenia walutowe. Należy tu zaznaczyć, że nie jest to równoznaczne z rejestracją operacji prowadzonych w kasie walutowej, a jest to jedynie możliwość rozliczania zdarzeń walutowych zapisami złotówkowymi. Typową operacją obsługiwaną w tym modelu jest zlecenie bankowi dokonania zapłaty w walucie na konto kontrahenta, za co bank obciąża nasz rachunek prowadzony w złotówkach. Zapisy mają możliwość określenia waluty rozliczenia, kursu i kwoty w walucie do rozliczenia. Program pozwala na dokonanie rozliczenia pomiędzy dwoma dokumentami kasowymi/ bankowymi mającymi identyczną walutę rozliczenia. Fakt rozliczenia powoduje powstanie różnicy kursowej. Dla potrzeb księgowych rozliczenie walutowe jest równoznaczne z dokumentem różnicy kursowej – dokument taki podlega księgowaniu. Uwaga: W przypadku, gdy Użytkownik prowadzi kasy bądź rachunk i walutowe i chce tam rejestrować automatycznie płatności związane z dokumentami wystawionymi w innych modułach, powinien takie rachunki skojarzyć z formami płatności w Konfiguracji. Zasady kojarzenia rejestrów walutowych z wykorzystywanymi formami płatności zostały opisane w rozdziale poświęconym współpracy z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima.

4.1.1

Konfiguracja

Listę walut definiuje Użytkownik w Konfiguracji programu/ Ogólne/ Waluty. Aby możliwe było wystawianie i prawidłowe przeliczanie wartości dokumentu dla każdej waluty należy zdefiniować kurs. W systemie może funkcjonować kilka typów kursów (np. kurs w banku PKO BP S.A., kurs średni NBP itp.). Rodzaje kursów, które są wykorzystywane w firmie definiuje Użytkownik z poziomu Konfiguracji programu/ Ogólne/ Typy kursów walut. Jeden z nich musi być kursem domyślnym i jest proponowany na każdym nowym dokumencie w walucie. Określenie notowania na dany dzień jest możliwe z poziomu listy walut po wciśnięciu przycisku

.

Uwaga: Notowania powinny być uaktualniane każdego dnia. W innym wypadku proponowany jest ostatnio wprowadzony kurs lub kurs 1:1 (w zależności od ustawienia parametru Pobieraj ostatnio ustalony kurs waluty w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry). Jeśli parametr jest aktywny – program proponuje ostatnio ustalony kurs, jeśli nie – przy próbie wystawienia dokumentu w walucie informuje Użytkownika o braku aktualnego kursu i proponuje kurs ręczny 1:1. Zasady definiowania walut, typów kursu oraz notowań zostały dokładniej opisane w Podręczniku do Konfiguracji.

4.1.2

Zapisy kasowe/bankowe

Na wszystkich zakładkach zawierających listę zapisów kasowych/ bankowych pojawiła się możliwość filtrowania zapisów dotyczących jednej waluty. Możliwość wybrania waluty istnieje również z poziomu zakładki Znajdź. W polu Waluta można wybrać: 

Jedną ze zdefiniowanych walut – wówczas lista zostanie zawężona do zapisów w danej walucie (w tym również PLN)

Wszystkie – lista zawiera wszystkie zapisy kasowe, niezależnie od waluty.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

148

Wersja 2014.0.1


Uwaga: Jeśli rejestr jest rejestrem walutowy m, wtedy istnieje możliwość wyboru tylko pomiędzy walutą rejestru a opcją wszystkie. W zależności od wybranej opcji różnie działa funkcja sumowania wyfiltrowanych zapisów: 

Jeśli wybrana jest konkretna waluta – w nagłówku kolumny pojawia się suma wyfiltrowanych zapisów w walucie oraz w przeliczeniu na PLN wg kursu zadeklarowanego na poszczególnych zapisach

Jeśli wyświetlane są wszystkie zapisy (niezależnie od waluty) – w nagłówku kolumny pojawia się suma wyfiltrowanych zapisów w PLN wyliczona wg kursów podanych na poszczególnych zapisach.

Na Formularzu zapisu kasowego/bankowego istnieje możliwość zadeklarowania waluty. Na nowym formularzu domyślnie proponowana jest waluta zgodna z walutą, w jakiej prowadzony jest rejestr. Uwaga: Należy pamiętać, że do rejestrów złotówkowych mogą być wprowadzane zapisy w dowolnych walutach. Zmiana waluty jest możliwa z poziomu zakładki Rozliczenia. W przypadku rejestrów walutowych można w nich wprowadzać tylko zapisy w walucie zgodnej z walutą rejestru. Jeśli Użytkownik wprowadza zapis w walucie obcej lub wybierze walutę obcą jako walutę rozliczenia, wówczas na zakładce Rozliczenia pojawiają się pola:

Niezależnie od tego, czy dokument jest wprowadzany do rejestru złotówkowego czy walutowego, dla każdego wprowadzonego zapisu oraz płatności zapamiętywane są dwie wartości: w walucie oraz w PLN. Na podstawie wartości złotówkowych w trakcie rozliczania dokumentów program wylicza różnice kursowe (niezależnie od tego, w jakim rejestrze zostały wprowadzone). Uwaga: Przy ustawionym kursie nieokreślonym istnieje możliwość dodawania zapisów z wartością zero w walucie na dowolną wartość w PLN. Typ kursu – typ kursu waluty (podstawowy, NBP, ręczny itp.) można wybrać po rozwinięciu listy. Lista dostępnych typów jest pobierana z Konfiguracji programu. Po wybraniu rodzaju kursu obok wyświetlana jest jego wartość na dzień wystawienia zapisu. Wartość kursu nie jest dostępna dla Użytkownika (pobierana jest z konfiguracji programu).

Wyjątkiem jest kurs ręczny, dla którego można wpisać notowanie bezpośrednio z poziomu formularza. Jeśli Użytkownik wybierze kurs nieokreślony - nie musi podawać konkretnego przelicznika (notowania), ale może wpisać wartość kwoty w walucie przeliczonej na PLN bezpośrednio w przeznaczone na to pole:

Kwota – kwota w walucie pobierana jest z pola kwota w górnej części formularza. Obok widoczna jest wartość w PLN wyliczona wg podanego kursu waluty. Istnieje możliwość zmiany zarówno kwoty w walucie (wówczas przeliczona zostanie kwota w PLN), jak i kwoty w PLN (wówczas przeliczona zostanie wartość w walucie). Wyjątek stanowi kurs nieokreślony, gdzie program nie stosuje żadnego przelicznika. Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

149

Wersja 2014.0.1


Pola Rozliczono i Pozostaje nie są dostępne dla Użytkownika, a widoczne tam wartości są wyliczane na podstawie wprowadzonych rozliczeń.

4.1.3

Preliminarz płatności

Obsługa walut w Preliminarzu płatności została wprowadzona w sposób analogiczny jak w przypadku zapisów kasowych/ bankowych. Na zakładkach zawierających listę zdarzeń pojawiło się pole Waluta, które umożliwia filtrowanie zdarzeń w zależności od waluty. Na Formularzu zdarzenia, z poziomu zakładki Rozliczenia, istnieje możliwość zdefiniowania waluty dokumentu i rozliczenia dla zdarzenia oraz: 

Typu kursu – w przypadku podania zdefiniowanego wcześniej typu kursu

Notowania – w przypadku kursu ręcznego

Wartości w przeliczeniu na PLN – w przypadku kursu nieokreślonego.

4.1.4

Rozliczenia i kompensaty

Rozliczenie/ kompensata dokumentów jest możliwa tylko w sytuacji, gdy obydwa dokumenty mają taką samą walutę rozliczenia. Podczas dodawania zapisu rozliczającego lista proponowanych dokumentów jest domyślnie zawężana do zapisów/ zdarzeń dla danego kontrahenta w takiej samej walucie rozliczenia, jaką posiada dokument rozliczany. Uwaga: Podczas rozliczania lub kompensowania dokumentów program kont roluje zgodność waluty rozliczenia na dokumentach, niezależnie od rejestrów, w których je wprowadzono. Umożliwia to rozliczanie dokumentów wprowadzonych w rejestrach złotówkowych oraz walutowych. Podczas automatycznego rozliczania dokumentów kasowych (Kasa/Bank/ Dokumenty nierozliczone) – należy wybrać walutę rozliczenia obowiązującą na dokumentach, które będą rozliczane. Podczas rozliczania dokumentów wystawionych w walucie obcej automatycznie wyliczane są różnice kursowe.

4.1.5

Różnice kursowe

Różnice kursowe są wyliczane przez program automatycznie. Lista różnic dostępna jest w menu Kasa/ Bank/ Różnice kursowe. Listę różnić kursowych można zawęzić do dokumentów z określonego zakresu dat. W tym celu należy zaznaczyć parametr Zakres dat oraz wskazać odpowiednie daty Od Do . Listę obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika. Uwaga: Na rozliczonych zapisach można zmienić notowanie – automatycznie zmieni się wtedy wartość wyliczonej różnicy kur sowej. Możliwość zmiany kursu jest blokowana w chwili zaksięgowania dokumentu różnicy kursowej.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

150

Wersja 2014.0.1


Rys. Różnice kursowe – formularz Dodatkowo dostępne są m. in. następujące przyciski: Księguj dokumenty – istnieje możliwość zaksięgowania dokumentu różnicy kursowej (w zależności od rodzaju prowadzonej księgowości do Księgi Podatkowej lub Księgi Handlowej). Uwaga: Po zaksięgowaniu dokumentu nie ma możliwości usunięcia rozliczeń dla zapisów / zdarzeń na podstawie, których została wyliczona różnica. Na Formularzu dokumentu wyliczone kwoty nie są edytowalne. Jedyne, co Użytkownik może zmienić (do chwili zaksięgowania dokumentu), to schemat numeracji dokumentu i numer kolejny. Z poziomu formularza możliwe jest podglądnięcie dokumentów, na podstawie których wyliczone zostały różnice kursowe. Obok konkretnych dokumentów znajdują się przyciski z lupką, których wciśnięcie spowoduje wyświetlenie odpowiedniego formularza. W przypadku korzystania z Księgowości kontowej, na formularzu różnicy kursowej istnieje możliwość wskazania kont Wn oraz Ma, które mogą zostać wykorzystane podczas tworzeniu schematów księgowych. Po zaksięgowaniu dokumentu różnicy kursowej (dotyczy to zarówno księgowości kontowej, jak i podatkowej), na formularzu pojawia się odwołanie do zaksięgowanego dokumentu – Użytkownik ma możliwość podglądu. Zasady powstawania dokumentów różnic kursowych: 

Różnica kursowa jest wyliczana automatycznie w chwili rozliczenia dwóch dokumentów kasowych w takiej samej walucie i innym notowaniem

Dokument nie jest edytowalny – wartości są wyliczane przez program

W chwili zmiany kursu na rozliczanym zapisie kasowym – automatycznie zmienia się wartość wyliczonej różnicy kursowej

W chwili usunięcia rozliczenia z poziomu zapisu kasowego/ zdarzenia – automatycznie kasowany jest dokument różnicy kursowej

Zmiana notowania oraz usuwanie rozliczeń jest blokowane w chwili zaksięgowania dokumentu różnicy kursowej

Jeśli płatność jest rozliczana w kilku ratach (np. jedna Faktura Sprzedaży jest rozliczana kilkoma wpłatami KP) – dla każdego rozliczenia tworzony jest odrębny dokument różnicy kursowej.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

151

Wersja 2014.0.1


4.1.5.1 Scenariusz: Rozliczenie Faktury Sprzedaży 

Wystawiamy Fakturę Sprzedaży na kwotę 100 EURO płatną przelewem. W dniu wystawienia FS obowiązywał kurs 1 EURO = 4 PLN, tak więc wartość faktury w złotówkach to 400 PLN. Powstaje odpowiednie zdarzenie w Preliminarzu.

Po pewnym czasie otrzymaliśmy zapłatę za fakturę 100 EURO. W tym dniu jednak obowiązywał kurs 4.05 PLN i taki zapis został wprowadzony do raportu bankowego. Wartość zapisu w złotówkach to 405 PLN.

Rozliczamy ze sobą zapis i zdarzenie w Preliminarzu. Rozliczana kwota w EURO jest taka sama, jednak wartość w PLN dla obu dokumentów jest różna. Program automatycznie wyliczy różnicę kursową na kwotę 5 PLN.

4.1.5.2 Scenariusz: Rozliczenie Faktury Zakupu 

Otrzymaliśmy Fakturę Zakupu na kwotę 400 EURO płatną przelewem. W dniu wpływu FZ obowiązywał kurs 1 EURO = 4 PLN, tak więc wartość faktury w złotówkach to 1600 PLN. Powstaje odpowiednie zdarzenie planujące rozchód w Preliminarzu.

Płacimy część kwoty 100 EURO. Wprowadzamy zapis KW na kwotę 100 EURO, ale w dniu zapłaty obowiązywał już kurs 1 EURO = 4.05 PLN. Rozliczamy zapis (całkowicie) i zdarzenie (częściowo).

Program wyliczy różnicę kursową na kwotę -5 PLN (100 x 4 – 100 x 4.05 = - 5).

4.1.5.3 Księgowanie różnic kursowych do modułu Księga Podatkowa W przypadku współpracy z modułem Księga Podatkowa istnieje możliwość zaksięgowania różnic kursowych do różnych kolumn księgi. Na formularzu różnicy kursowej dodano pole, służące do określenia kolumny KP. Pole to, do chwili zaksięgowania, jest edytowalne i może podlegać modyfikacji. Program przy rozliczaniu dokumentów, w zależności od ich rodzaju, ustawia na dokumencie różnicy kursowej określoną kolumnę księgi, a kieruje się następującymi zasadami: 

Jeżeli rozliczany dokument dotyczy sprzedaży (przychód), to dodatnia różnica kursowa zostanie zaksięgowana, do kolumny 7 – Sprzedaż towarów i usług, a w przypadku ujemnej różnicy również do kolumny 7, ale z znakiem ujemnym.

Jeżeli rozliczany dokument dotyczy zakupu (rozchód), to dodatnia różnica kursowa zostanie zaksięgowana, do kolumny 10 – Zakup towarów i usług, a w przypadku ujemnej różnicy do tej samej kolumny, ale z znakiem ujemnym.

W pozostałych przypadkach różnice związane z własnym obrotem dewizami program ustala kolumnę 8 Pozostałe przychody - w przypadku dodatnich różnic kursowych lub kolumny 13 - Pozostałych kosztów – w przypadku ujemnych różnic kursowych.

Program rozpoznaje, czy dana różnica ma zwiększać przychód. Jeśli Użytkownik zmieni na Formularzu różnicy uzupełnioną przez program kolumnę księgi z przychodowej na kosztową, to różnica zostanie zaksięgowana w kwocie ujemnej, która pomniejszy koszty i odwrotnie w przypadku różnicy, która ma pomniejszać przychód.

Program rozpoznaje, czy dana różnica ma zwiększać rozchód, jeśli Użytkownik zmieni na Formularzu różnicy uzupełnioną przez program kolumnę księgi z kosztowej na przychodową, to różnica zostanie zaksięgowana w kwocie ujemnej, która pomniejszy odpowiednio przychody i odwrotnie w przypadku różnicy, która ma pomniejszać rozchód.

4.1.6

Inne dokumenty kasowe

Istnieje również możliwość generowania innych dokumentów w walutach obcych: Not odsetkowych, Ponagleń zapłaty oraz Potwierdzeń salda. Dokumenty te są wyliczane na podstawie wprowadzonych wcześniej zapisów i zdarzeń. Należy pamiętać, że: 

Dokumenty te mogą być generowane tylko na podstawie zapisów/ zdarzeń zarejestrowanych w takiej samej walucie

Jeśli dokumenty te są generowane w walucie obcej – oprócz jej symbolu należy podać typ kursu oraz notowanie

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

152

Wersja 2014.0.1


Wyliczona na tej podstawie wartość PLN jest przenoszona do księgowości (w przypadku Not odsetkowych).

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

153

Wersja 2014.0.1


5 Zasady współpracy modułu Kasa/Bank z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima 5.1

Inicjalizacja zaliczek na dokumentach

Wprowadzając dokument do systemu po wpisaniu kontrahenta na dokument program wyszukuje nierozliczone zapisy kasowe/bankowe dla tego kontrahenta (odpowiednio po stronie należności lub zobowiązań w zależności od dokumentu). W sytuacji, gdy są jakieś zaliczki to ikona plusa dostępna pod tabelą Zaliczki do rozliczenia ma wtedy dodatkowo ikonę wykrzyknika. Istnieje wtedy możliwość rozliczenia zaliczki bezpośrednio z poziomu dokumentu. Dodatkowo, jeśli na dokumencie wybrano pracownika, którego zaliczki powinny być rozliczone – są one dopisywane do listy zaliczek kontrahenta.

5.2

Formy płatności

W konfiguracji Użytkownik tworzy listę form płatności, które będzie wykorzystywał. Każda forma płatności musi być skojarzona z rejestrem domyślnym, prowadzonym w PLN. Dodatkowo, z każdą formą płatności można powiązać dodatkowo rejestry walutowe. Informacje o obsługiwanych rejestrach walutowych wprowadza się na liście widocznej w dolnej części okna. Uwaga: Z jedną formą płatności może być skojarzony tylko jeden rejestr w danej walucie (tzn. z jedną formą płatności nie mogą być skojarzone np. dwa rejestry walutowe w EURO). Dzięki temu można w jednoznaczny sposób określić, do którego rejestru powinien trafić dokument kasowy w danej walucie. W chwili wprowadzania dokumentu program sprawdza, w jakiej walucie jest wystawiany dokument, a następnie jakie rejestry są skojarzone z wybraną formą płatności: 

Jeśli dokument jest w PLN – zapis/ płatność w Kasie/Banku jest wprowadzana w rejestrze domyślnym (złotówkowym)

Jeśli dokument jest w walucie, która jest przypisana do wybranej formy płatności – zapis/ płatność jest tworzony w rejestrze skojarzonym z daną walutą

Jeśli dokument jest w walucie, która nie jest uzupełniona dla wybranej formy płatności – zapis/ płatność jest tworzony w rejestrze domyślnym (złotówkowym).

Użytkownicy, którzy nie posiadają rachunków walutowych – formy płatności kojarzą tylko z rejestrem złotówkowym. W takim przypadku, niezależnie od waluty dokumentu - w Kasie/Banku będą one rejestrowane zawsze na rachunku (w kasie) złotówkowej. Jeśli Użytkownik prowadzi rachunek w walucie obcej i chce, by wszystkie płatności do dokumentów wystawianych w takiej walucie były tam automatycznie rejestrowane na rachunku walutowym – powinien odpowiedni rejestr walutowy przypisać do formy płatności. Wtedy program wszystkie płatności w danej walucie automatycznie zapisze w rejestrze walutowym. Natomiast płatności do dokumentów w złotówkach oraz innych walutach – będą zapisywane w rejestrze złotówkowym. Przykład W firmie są dwa rachunki bankowe: jeden złotówkowy, a drugi w EURO. Założone są dla nich dwa rejestry: R_PLN złotówkowy (dla rachunku w PLN) oraz R_EUR (dla rachunku w walucie obcej). Użytkownik definiuje jedną formę płatności przelew. Domyślnie kojarzy go z rejestrem R_PLN, natomiast w sekcji rejestry walutowe dopisuje dodatkowo rejestr R_EUR. Jeśli wystawi dokument w PLN – płatność znajdzie się w Preliminarzu w rejestrze R_PLN. Jeśli wystawi dokument w EUR – płatność znajdzie w Preliminarzu w rejestrze R_EUR. Jeśli wystawi dokument w USD – płatność znajdzie w Preliminarzu w rejestrze R_PLN. Dzięki takiemu rozwiązaniu wykorzystując jedną formę płatności można wprowadzać zapisy/ płatności do rejestrów w różnych walutach. Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

154

Wersja 2014.0.1


5.3

Współpraca z modułem fakturującym

Współpraca z modułem fakturującym opiera się głównie na generowaniu zapisów/ zdarzeń w module Kasa/Bank na podstawie wystawianych dokumentów sprzedaży oraz automatycznego rozliczania tych zapisów/zdarzeń. Obowiązuje przy tym zasada, że: 

Jeśli faktura jest płatna gotówką - zatwierdzenie dokumentu wiąże się z automatycznym wygenerowaniem zapisu kasowego w danym rejestrze. Generalnie numer tego zapisu kasowego jest numerem faktury. Jednak w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Parametry znajduje się parametr Domyślny schemat numeracji dla automatycznych zapisów kasowych. Jeżeli parametr ten zostanie zaznaczony, to przy automatycznych zapisach kasowych/bankowych schemat numeracji dokumentów jest pobierany z Konfiguracji firmy/Kasa i Bank/Dokumenty: KP/KW z kolumny Definicja - KP dla zapisów typu przychód, KW dla zapisów typu rozchód. Seria dla schematu numeracji pobierana jest z rejestru kasowego/bankowego tak jak przy ręcznym dodawaniu KP/KW.

Jeśli faktura ma odroczony termin płatności – jej zatwierdzenie powoduje zarejestrowanie zapisu w Preliminarzu Płatności, również w rejestrze przypisanym do wykorzystanej formy płatności.

5.3.1

Domyślne rejestry kasowe/bankowe dla operatorów

W systemie istnieje możliwość takiego zdefiniowania form płatności gotówka oraz przelew, by dla każdego operatora zapisy kasowe trafiały do odrębnego rejestru kasowego/bankowego. Na karcie operatora (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy), na zakładce Ogólne w sekcji Parametry wspólne, znajdują się pola Domyślna kasa oraz Domyślny bank. Z rozwijanej listy można wybrać rejestr kasowy/bankowy, do którego powinny trafić zapisy kasowe związane z dokumentami wystawianymi przez tego operatora. 

Dla domyślnej kasy na liście pojawiają się tylko rejestry typu KASA, natomiast dla domyślnego banku na liście pojawiają się rejestry typu BANK

Rejestry muszą być prowadzone w walucie systemowej PLN

Na liście nie pojawią się rejestry, do których operator ma założone zakazy (zakładka Zakazy na formularzu rejestru). Równocześnie program kontroluje, by dla operatora nie można było założyć zakazów do rejestru, który został wcześniej zdefiniowany jako jego domyślny rejestr kasowy/bankowy.

Na definicji formy płatności (Konfiguracja firmy/ Kasa i Bank/ Formy płatności), w polu Rejestr, istnieje możliwość przypisania rejestru -domyślna. Uwaga: Rejestr domyślny można przypisać tylko do formy płatności typu gotówka oraz przelew. W przypadku, gdy operator ma przypisaną Domyślną kasę, a równocześnie forma płatności typu gotówka jest skojarzona z Rejestrem domyślnym - w trakcie wystawiania dokumentu płatnego gotówką program sprawdzi, która kasa jest przypisana do aktualnie zarejestrowanego operatora i w tym rejestrze utworzy zapis kasowy, związany z dokumentem. Podczas korzystania z funkcji domyślnych rejestrów kasowych/bankowych może zdarzyć się sytuacja, że przypisana operatorowi kasa domyślna bądź bank domyślny nie będzie dostępny. W takim przypadku, przy próbie wystawienia dokumentu z wykorzystaniem formy płatności skojarzonej z rejestrem domyślnym, program wyświetli komunikat i nie pozwoli na zatwierdzenie dokumentu. Należy wtedy sprawdzić, czy: 

Przypisany dla operatora rejestr kasowy/bankowy nie został zablokowany na liście rejestrów kasowych/ bankowych

W aktualnej bazie jest utworzony rejestr kasowy/bankowy przypisany do operatora na jego karcie (przede wszystkim jeśli operator pracuje na kilku bazach danych).

5.3.2

Daty na zdarzeniach/ zapisach związanych z dokumentami zakupu/ sprzedaży

W Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Daty dokumentów istnieje możliwość ustalenia parametrów odpowiadających za daty dla zapisów kasowych oraz terminy płatności dla zdarzeń w Preliminarzu. Parametry są wykorzystywane podczas wystawiania dokumentów w module Faktury, w Rejestrach VAT oraz Ewidencji dodatkowej oraz tworzenia na ich podstawie płatności w module Kasa/Bank. Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

155

Wersja 2014.0.1


W przypadku parametrów dotyczących terminu płatności Użytkownik ma możliwość ustalenia, która data powinna być podstawą do wyliczania terminu płatności: 

FA, PA – termin może być wyliczany od daty wystawienia lub daty sprzedaży. Parametr jest również wykorzystywany podczas wystawiania Faktur Sprzedaży i paragonów w module Faktury

FZ – w przypadku Faktur Zakupu wystawianych w module Faktury termin płatności może być wyliczany od daty wpływu, daty wystawienia lub daty zakupu.

W przypadku płatności gotówkowych, gdzie w raporcie kasowym powinien powstać odpowiedni zapis KP/ KW, istnieje możliwość zdefiniowania, z jaką datą powinien być do raportu dopisywany: Data zapisu kasowego przy zapisie FA – zapis KP, tworzony automatycznie w chwili zatwierdzania Faktury Sprzedaży, może być generowany z datą wystawienia faktury lub z datą sprzedaży. Data zapisu kasowego przy zapisie PA – zapis KP tworzony w chwili zatwierdzania paragonu może być generowany z datą wystawienia PA lub datą sprzedaży. Data zapisu kasowego przy zapisie FZ – zapis KW tworzony w chwili zatwierdzania Faktury Zakupu może być generowany z datą wpływu, datą wystawienia dokumentu lub datą zakupu. Uwaga: Dla wszystkich dokumentów istnieje możliwość takiego ustawienia, by zapis kasowy był zawsze generowany z datą obowiązującą podczas wyliczania terminu płatności. Takie ustawienie parametru zapobiega sytuacji, gdy termin płatności widoczny na dokumencie jest inny (wyliczany np. wg daty wystawienia), natomiast zapis KP tworzony jest z inną datą (np. sprzedaży). W przypadku dokumentów zakupu i sprzedaży Użytkownik może zdefiniować, z jaką datą ma powstać zdarzenie w Preliminarzu. Odpowiadają za to ustawienie parametru Data zdarzenia w Preliminarzu dla FZ oraz Data zdarzenia w preliminarzu dla FS/WKA, PA. Użytkownik ma do wyboru datę wpływu, datę zakupu, datę wystawienia dla dokumentów zakupowych oraz datę wystawienia i datę sprzedaży dla dokumentów sprzedażowych.

5.3.3

Kategorie

W trakcie wystawiania faktury przypisujemy jej kategorię. Warto pamiętać, że kategoria ta jest kopiowana na zapis kasowy (w przypadku płatności gotówką) lub na zdarzenie zapisywane w Preliminarzu w przypadku płatności odroczonej.

5.3.4

Faktura w buforze

Jeśli dokument sprzedaży zostaje zapisany do bufora to nie może to powodować powstania żadnych zapisów w rejestrach kasowo/bankowych (przypomnijmy, że faktura w buforze jest nadal edytowalna i jej zawartość może być zmieniana). Natomiast płatność za taką fakturę można traktować jako planowany przychód (lub rozchód w przypadku np. zwrotu towaru). Dlatego wpisanie faktury do bufora powoduje rejestrację zdarzenia w Preliminarzu. Zdarzenie to jest powiązane z konkretną fakturą (jej numer jest widoczny w polu dokument) i nie ma możliwości zmiany wpisanych tam informacji (zmiana danych możliwa jest jedynie z poziomu dokumentu sprzedaży). Zdarzenie takie ma nadany stan Bufor i na liście jest widoczne w kolorze zielonym. Jeśli płatność jest rozbita na kilka części – w Preliminarzu pojawi się odpowiednia ilość zdarzeń odpowiadających kolejnym wpłatom. Zatwierdzenie faktury powoduje wygenerowanie zapisu kasowego na kwotę płatną gotówką, natomiast z Preliminarza znika odpowiadające mu zdarzenie. Zdarzenia powiązane z płatnościami odroczonymi nadal są widoczne w Preliminarzu, jednak ich stan zostaje zmieniony na Zatwierdzone do realizacji.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

156

Wersja 2014.0.1


5.3.5

Anulowanie faktury

Jeśli dokument nie był jeszcze rozliczony – po anulowaniu znika z Preliminarza planowana płatność z nim związana. Jeśli dokument został rozliczony, możliwość anulowania dokumentu zależy od ustawień parametru Kasowanie rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Parametry: Jeśli dokument był rozliczony „ręcznie” przez Użytkownika, tzn. wpłata gotówki nie nastąpiła automatycznie po zatwierdzeniu faktury, a rozliczenie nastąpiło z poziomu modułu Kasa/ Bank – po anulowaniu: 

rozpięte zostaje rozliczenie

znika płatność z Preliminarza

zapis kasowy pozostaje w raporcie ze statusem Nierozliczony.

Jeśli dokument był rozliczony w chwili zatwierdzenia (np. Faktura Sprzedaży płatna gotówką przy zatwierdzeniu spowodowała powstanie zapisu kasowego): 

rozpina rozliczenie

usuwa zdarzenie z Preliminarza

usuwa zapis z raportu kasowego, pod warunkiem, że raport kasowy jest nadal otwarty. Jeśli raport został zamknięty – zapis kasowy pozostaje w raporcie ze statusem Nierozliczony.

5.3.6

Automatyczne kompensaty

W systemie istnieje możliwość automatycznego kompensowania dokumentów (np. Faktury Sprzedaży i korekt do niej). W Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Parametry znajduje się zmienna Automatyczne kompensaty. Powoduje ona, że program automatycznie kompensuje ze sobą Fakturę Sprzedaży i wystawioną do niej korektę. Zasady automatycznego kompensowania dokumentów: 

Kompensata dotyczy jedynie Faktur Sprzedaży i korekt do FS

Faktura korygująca musi być zatwierdzona na trwałe (nie do bufora)

W konfiguracji musi być zdefiniowana forma płatności typu Kompensata

Forma płatności kompensata musi być zadeklarowana na fakturze korygującej

Faktura korygująca zostanie rozliczona całkowicie lub częściowo, w zależności od kwoty, jaka została do rozliczenia na Fakturze Sprzedaży.

5.4

Współpraca z modułem CRM Plus – windykacja

Moduł Kasa/ Bank współpracuje z modułem CRM Plus w zakresie windykacji należności. Szczegóły zostały opisane w podręczniku do modułu CRM.

5.5

Współpraca z modułami księgowymi.

5.5.1

Konfiguracja programu

W momencie otwierania nowej bazy tworzona jest domyślna konfiguracja umożliwiająca współpracę modułu księgowego z modułem Kasa/ Bank. Przed rozpoczęciem generowania płatności do zapisów w module księgowym należy jednak skontrolować taką konfigurację programu. z poziomu Konfiguracji firmy/ Księgowość otwieramy opcję Płatności do rejestru VAT. z tego poziomu ustalamy: 

Typ dokumentu dla rejestru sprzedaży – oprócz standardowych typów dokumentów w klasie Wpłata warto utworzyć odrębny typ dla zapisów pochodzących bezpośrednio z rejestrów VAT sprzedaży. Przypomnijmy, że dla każdego typu dokumentu ustalany jest odrębny schemat numeracji.

Przykład Dla wpłat i związanych z rejestrem VAT sprzedaży tworzymy odrębny typ RVS, dla którego schemat numeracji składa się z typu dokumentu, numeru i roku kalendarzowego – RVS/0001/2010, RVS/1234/2010. Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

157

Wersja 2014.0.1


Typ dokumentu dla rejestru zakupów – również ze względu na odrębną numerację warto założyć odrębny typ w klasie Wypłata dla zapisów pochodzących z rejestrów VAT zakupów.

Przykład Dla wypłat związanych z rejestrem VAT tworzymy odrębny typ RVZ, dla którego schemat numeracji składa się z typu dokumentu, numeru i roku kalendarzowego – RVZ/0001/2010, RV/1234/2010. 

Forma płatności dla wpłat częściowych – jeśli zdarzy się, że faktura, pomimo że płatna np. przelewem, jest już częściowo zapłacona, warto tak skonfigurować program, by informacje o tych wpłatach częściowych trafiały do odrębnego rejestru kasowego/ bankowego. Najprościej jest to rozwiązać przy pomocy odrębnej formy płatności, którą powiążemy z osobnym rejestrem kasowo/ bankowym. Forma ta będzie wykorzystywana jedynie podczas ręcznego generowania płatności dla zapisów pochodzących z wersji wcześniejszej niż 2.00.1, gdzie nie było możliwości automatycznego tworzenia zapisów w Kasie/Banku. Dla zapisów z wersji późniejszych istnieje możliwość dowolnego ustalenia płatności w tabeli płatności. Uwaga: W przypadku generowania płatności dla zapisu w rejestrze VAT – numer dokumentu źródłowego (z pola Dokument na zapisie w rejestrze VAT) przepisywany jest automatycznie: - w pole Numer na zdarzeniu w Preliminarzu - w pole Opis na zapisie kasowym (na kwitku KP/KW drukowany jest w polu Za co).

Konfiguracja programu/ Kasa i Bank/ Parametry W konfiguracji modułu Kasa/Bank znajduje się parametr decydujący o współpracy z Rejestrami VAT: Automatyczna rejestracja kasy dla Rejestrów VAT. Decyduje on o tym, czy w przypadku zapisów wprowadzanych bezpośrednio dla rejestrów VAT płatnych gotówką powinien być automatycznie wprowadzany zapis kasowy do raportu kasowego. Jeżeli: 

Parametr jest zaznaczony – w chwili zatwierdzania zapisu płatnego gotówką: 

automatycznie tworzony jest zapis kasowy

w Preliminarzu pojawia się zdarzenie na kwotę wpłaty o statusie rozliczony całkowicie

zapis w rejestrze jest automatycznie rozliczony ze zdarzeniem w Preliminarzu.

Parametr jest niezaznaczony – w chwili zatwierdzania zapisu płatnego gotówką w rejestrze VAT: 

nie jest generowany zapis w raporcie kasowym

w Preliminarzu pojawia się zdarzenie ze statusem nierozliczone

rozliczenie musi zostać wykonane „ręcznie” w chwili wprowadzenia do raportu kasowego/ bankowego odpowiedniego zapisu.

W Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Parametry znajduje się parametr Domyślny schemat numeracji dla automatycznych zapisów kasowych. Jeżeli parametr ten zostanie zaznaczony, to przy automatycznych zapisach kasowych/bankowych schemat numeracji dokumentów jest pobierany z Konfiguracji firmy/Kasa i Bank/Dokumenty: KP/KW z kolumny Definicja – KP dla zapisów typu przychód, KW dla zapisów typu rozchód. Seria dla schematu numeracji pobierana jest z rejestru kasowego/bankowego,, tak jak przy „ręcznym” dodawaniu KP/KW. Konfiguracja programu/Księgowość/ Parametry W tym miejscu znajduje się parametr Generowanie płatności dla ręcznych księgowań na kontach rozrachunkowych. Jego zaznaczenie spowoduje, że podczas dodawania zapisów na konta rozrachunkowe, bezpośrednio w dziennikach księgowych, Użytkownik będzie miał możliwość automatycznego generowania płatności w Preliminarzu przy zapisaniu „ręcznego PK”.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

158

Wersja 2014.0.1


5.5.2

Współpraca z Rejestrami VAT

Współpraca z rejestrami VAT zależy przede wszystkim od ustawienia parametru dotyczącego automatycznego generowania kasy dla zapisów w rejestrze (Konfiguracja firmy/ Kasa i Bank/ Parametry). Rozróżnić trzeba kilka przypadków: Zapis w rejestrze VAT z odroczonym terminem płatności: 

po zatwierdzeniu zapisu powstaje zdarzenie w Preliminarzu płatności ze statusem nierozliczone – do realizacji

jeśli zmieniona zostanie kwota w rejestrze VAT – zmianie ulega również kwota na zdarzeniu w Preliminarzu.

Zapis w rejestrze VAT rozliczony przez Użytkownika: 

dopóki dokument w rejestrze VAT nie jest rozliczony, nie ma ograniczeń co do wprowadzanych na nim zmian

jeśli dokument został już rozliczony przez Użytkownika z poziomu modułu Kasa/Bank, wtedy: 

zmiana kwoty jest możliwa w takim zakresie, że kwota dokumentu nie może być mniejsza niż kwota już rozliczona Uwaga: Powyższe ograniczenie nie dotyczy dokumentów, do których zapis kasowy powstał automatycznie w chwili ich zatwierdzenia.

w przypadku zmiany kontrahenta – zmieniony zostaje kontrahent na zdarzeniu w Preliminarzu, natomiast na zapisie kasowym pozostaje bez zmian.

Zapis w rejestrze VAT płatny gotówką (parametr nieaktywny): 

po zatwierdzeniu zapisu powstaje zdarzenie w Preliminarzu Płatności ze statusem nierozliczone – do realizacji, podobnie jak w przypadku płatności z odroczonym terminem

jeśli zmienione zostaną dane na dokumencie w rejestrze VAT – zmianie ulegają również dane na zdarzeniu w Preliminarzu.

Zapis w rejestrze VAT płatny gotówką (parametr aktywny) 

Po zatwierdzeniu zapisu w rejestrze VAT automatycznie generowany jest zapis w Kasie/Banku.

Numer zapisu kasowego jest nadany zgodnie ze schematem zdefiniowanym w Konfiguracja programu/ Księgowość/ Płatności do rejestru VAT. Jako numer obcy wpisywany jest numer z dokumentu w rejestrze VAT.

Warunkiem jest otwarty raport obejmujący datę wystawienia dokumentu z rejestru VAT.

W Preliminarzu powstaje zdarzenie, które jest automatycznie rozliczane z zapisem kasowym.

Zmiany na dokumencie w rejestrze VAT są wtedy ograniczone: 

jeśli raport kasowy, w którym powstał zapis, jest otwarty – zmiana jest możliwa. W chwili zmiany informacji na dokumencie w rejestrze VAT zmiany są automatycznie wprowadzane na skojarzonym zdarzeniu w Preliminarzu i zapisie w rejestrze kasowym

jeśli raport, w którym powstał zapis, jest zamknięty – program pozwala na zmianę jedynie takich pól jak: data deklaracji VAT-7, czy rodzaj transakcji. Inne zmiany są możliwe jedynie po otwarciu raportu kasowego.

Informacje dodatkowe: W przypadku importu zapisów z programów Comarch ERP Klasyka należy pamiętać, że podczas importu pomijana jest informacja o wpłatach częściowych. Całość kwoty deklarowana jest odpowiednio do zapłaty w formie zadeklarowanej na dokumencie w programie Comarch ERP Klasyka. Informacje o wpłatach częściowych powinny zostać uzupełnione „ręcznie”.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

159

Wersja 2014.0.1


Przykład Na fakturze w programie Firma++ jako formę płatności wybrano przelew, jednak częściowo zapłacono ją gotówką. W chwili importu w rejestrach VAT dokument pojawi się w całości płatny przelewem w terminie określonym na dokumencie w FPP. W przypadku importu zapisów z programów Comarch ERP Klasyka dla zapisów płatnych gotówką automatycznie proponowana jest forma płatności gotówka predefiniowana w programie. Jest to ważne ze względu na rejestr kasowy skojarzony z tą formą płatności (w chwili zatwierdzenia dokumentu będą do niego trafiać zapisy kasowe). Jeśli faktura jest wystawiana z poziomu modułu sprzedaży systemu Comarch ERP Optima – to w chwili jej zatwierdzenia automatycznie tworzone jest zdarzenie w Preliminarzu oraz zapis kasowy, które zostają ze sobą rozliczone. Dlatego po przeniesieniu takiej faktury do rejestru VAT program nie generuje ponownie płatności. 5.5.2.1 Daty zapisów i terminy płatności w Rejestrach VAT W Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Daty dokumentów istnieje możliwość ustalenia parametrów, które odpowiadają za daty dla zapisów kasowych oraz terminy płatności dla zdarzeń w Preliminarzu. Parametry są wykorzystywane podczas rejestrowania dokumentów w Rejestrach VAT. W przypadku parametrów dotyczących terminu płatności Użytkownik ma możliwość ustalenia, która data powinna być podstawą do wyliczania terminu płatności: 

FA, PA – termin może być wyliczany od daty wystawienia lub daty sprzedaży. Parametr jest wykorzystywany podczas wprowadzania dokumentów do Rejestrów VAT (oraz wystawiania faktur i paragonów w module Faktury)

FZ – w przypadku faktur kosztowych wprowadzanych w Rejestrach VAT termin płatności może być wyliczany od daty wpływu, daty wystawienia lub daty zakupu. Warto pamiętać, że parametr jest również wykorzystywany podczas wprowadzania faktur zakupu w module Faktury.

W przypadku płatności gotówkowych, gdzie w raporcie kasowym powinien powstać odpowiedni zapis KP/ KW, istnieje możliwość zdefiniowania, z jaką datą powinien być do raportu dopisywany: Data zapisu kasowego przy zapisie FA – zapis KP, tworzony automatycznie w chwili zatwierdzania faktury sprzedaży, może być generowany z datą wystawienia faktury lub z datą sprzedaży. Oprócz faktur sprzedaży parametr obowiązuje również podczas wprowadzania zapisów w Rejestrze VAT sprzedaży. Należy pamiętać, że zapisy KP i KW są automatycznie tworzone w raportach kasowych tylko wtedy, gdy w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Parametry aktywny jest parametr Automatyczna generacja kasy dla rejestrów VAT. Jeśli parametr będzie odznaczony – wprowadzenie dokumentu w rejestrze VAT zawsze spowoduje powstanie planowanej płatności w Preliminarzu (niezależnie od formy i terminu płatności). Data zapisu kasowego przy zapisie FZ – zapis KW tworzony w chwili zatwierdzania faktury zakupu może być generowany z datą wpływu, datą wystawienia dokumentu lub datą zakupu. Podobnie jak w przypadku Faktur Sprzedaży – aktywny powinien być parametr Automatyczna generacja kasy dla rejestrów VAT. Data zdarzenia w Preliminarzu dla FZ – parametr jest wykorzystywany podczas tworzenia zdarzenia w Preliminarzu do określenia Daty dokumentu. W zależności od tego, którą datę wybierze Użytkownik (data wpływu, data zakupu, data wystawienia) – jako data zdarzenia będzie proponowana odpowiednia data wprowadzona na fakturę kosztową. Data zdarzenia w Preliminarzu dla FS/WKA, PA - parametr jest wykorzystywany podczas tworzenia zdarzenia w Preliminarzu do określenia Daty dokumentu. W zależności od tego, którą datę wybierze Użytkownik (data wystawienia, data sprzedaży) – jako data zdarzenia będzie proponowana odpowiednia data wprowadzona na fakturę przychodową. Uwaga: Dla wszystkich dokumentów istnieje możliwość takiego ustawienia, by zapis kasowy był zawsze generowany z datą obowiązującą podczas wyliczania terminu płatności. Takie ustawienie parametru zapobiega sytuacji, gdy termin płatności widoczny na dokumencie jest inny (wyliczany np. wg daty wystawienia), natomiast zapis KP tworzony jest z inną datą (np. sprzedaży).

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

160

Wersja 2014.0.1


5.5.3

Współpraca z Ewidencją dodatkową

Współpraca przebiega w sposób analogiczny jak w przypadku Rejestrów VAT, z małymi wyjątkami: 

O automatycznym tworzeniu zapisu kasowego dla dokumentu płatnego gotówką decyduje parametr w Konfiguracji programu/ Kasa i Bank/ Parametry: Automatyczna generacja kasy dla ewidencji dodatkowej

Zapis kasowy, który powstaje automatycznie w chwili zatwierdzenia dokumentu w Ewidencji dodatkowej ma numer zgodny z numerem dokumentu.

Pozostałe zasady są takie same jak w przypadku Rejestrów VAT. 5.5.3.1 Daty zapisów i terminy płatności w Ewidencji dodatkowej W Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Daty dokumentów można ustalić parametry, które odpowiadają za daty na zapisach kasowych oraz terminy płatności dla zdarzeń w Preliminarzu. W przypadku parametrów dotyczących terminu płatności Użytkownik ma możliwość ustalenia, która data powinna być podstawą do wyliczania terminu płatności: Ew. dodatkowa – podczas wprowadzania zapisów w Ewidencji dodatkowej przychodów i kosztów istnieje możliwość takiej konfiguracji programu, by termin płatności był liczony od daty wystawienia, daty operacji lub daty zapisu. W przypadku płatności gotówkowych, gdzie w raporcie kasowym powinien powstać odpowiedni zapis KP/ KW, istnieje możliwość zdefiniowania, z jaką datą powinien być do raportu dopisywany. Odpowiada za to ustawienie parametru Data zapisu kasowego dla ewidencji dodatkowej. Dokument KP/ KW generowany podczas zatwierdzania dokumentu w Ewidencji dodatkowej przychodów/ kosztów może być tworzony w raporcie z datą wystawienia, datą zapisu lub datą operacji. Należy pamiętać, że powstanie płatności dla zapisu wprowadzonego w Ewidencji dodatkowej jest uzależnione od zaznaczenia parametru Generowanie płatności podczas wprowadzania dokumentu (bezpośrednio na formularzu). Jeśli parametr jest aktywny – w chwili zatwierdzania dokumentu powstanie zapis w Kasie/Banku, jeśli nie jest aktywny – zapisanie dokumentu nie będzie miało żadnych konsekwencji w module kasowym. Uwaga: Dla wszystkich dokumentów istnieje możliwość takiego ustaw ienia, by zapis kasowy był zawsze generowany z datą obowiązującą podczas wyliczania terminu płatności. Takie ustawienie parametru zapobiega sytuacji, gdy termin płatności widoczny na dokumencie jest inny (wyliczany np. wg daty wystawienia), natomiast zapis KP tworzony jest z inną datą (np. sprzedaży).

5.5.4

Powiązanie dekretów księgowych z Preliminarzem

W programie istnieje możliwość generowania płatności w Preliminarzu podczas dodawania dekretów księgowych na konta rozrachunkowe. Jeżeli Użytkownik wybierze na formularzu pozycji zapisu księgowego opcję Generowanie płatności, wówczas w Preliminarzu powstaje płatność dla kontrahenta wskazanego na zapisie księgowym wg następujących zasad: 

Definicja dokumentu - jeśli księgowanie jest na stronę Wn i kwota jest dodatnia lub księgowanie jest na stronę Ma i kwota jest ujemna, pobieramy z konfiguracji domyślny typ dokumentu KP, w przeciwnym wypadku pobieramy domyślny typ dokumentu KW.

Podmiot dla kont rozrachunkowych słownikowych pobierany jest ze słownika konta, dla kont rozrachunkowych niesłownikowych w pierwszej kolejności ze słownika konta, jeżeli jest ono nie uzupełnione, to z nagłówka PK, w innym przypadku jest ustawiany kontrahent !Nieokreślony!.

Rejestr pobierany jest na podstawie formy płatności (z uwzględnieniem księgowań walutowych).

Kwota, waluta, typ kursu, kurs, kategoria, numer obcy, data, forma płatności, termin – pobierane są z elementu dekretu.

Status – ustawiany jest jako Nie rozliczono.

Dopuszczalna zwłoka – na podstawie informacji z karty kontrahenta.

Stan – do realizacji.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

161

Wersja 2014.0.1


5.5.5

Generowanie płatności dla dokumentów bilansu otwarcia

Podobnie jak w przypadku dekretów księgowych wprowadzanych w dziennikach księgowych, również w przypadku wprowadzania dokumentu BO istnieje możliwość generowania zdarzeń w Preliminarzu Płatności. Aby skorzystać z takiej możliwości, w pierwszej kolejności powinno zostać zaznaczone pole Generowanie płatności dla bilansu otwarcia na kontach rozrachunkowych, znajdujące się w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa. Następnie, dodając nową pozycję na Dokumencie BO, należy skorzystać z opcji Dodanie pozycji przez formularz. Na formularzu pozycji zapisu księgowego konieczne jest: 

Wypełnienie konta kontrahenta, dla którego zostanie wygenerowana płatność w Preliminarzu

Zaznaczenie pola Generowanie płatności

Określenie formy płatności i przewidywanego terminu realizacji płatności.

Rys. pozycja dokumentu BO z generowaniem płatności W momencie zapisywania dokumentu BO, w Preliminarzu dodane zostanie automatycznie nowe zdarzenie, na którym jako konto przeciwstawne pojawi się konto z pozycji BO. Umożliwi to łatwiejszą kontrolę kwot znajdujących się w Preliminarzu oraz na Bilansie otwarcia Sposób generowania płatności jest analogiczny jak w przypadku Generowania płatności dla dekretów „ręcznych”.

5.6

Współpraca z modułem Płace i Kadry

5.6.1

System Comarch ERP Optima automatycznie generuje płatności w module Kasa/Bank dla wyliczanych list płac

Zasady generowania płatności dla modułu Płace i Kadry: 

Przez zatwierdzenie listy płac rozumiane jest zamknięcie list za dany okres

Dla niezamkniętych list płac powstaje zdarzenie w Preliminarzu niezależnie od formy płatności. Nie ma jednak możliwości jego rozliczenia do chwili zamknięcia listy

Po zamknięciu listy płac (parametr dostępny na formularzu listy płac) powstaje zdarzenie w Preliminarzu o statusie nierozliczone, można je rozliczyć z zapisem kasowo/bankowym.

W programie istnieje również funkcja automatycznego generowania płatności do wyliczonych deklaracji podatkowych i ZUS. W Konfiguracji firmy/ Dane firmy / Deklaracje wybieramy formę płatności. Forma ta dotyczy wszystkich wygenerowanych w programie deklaracji. Typ dokumentu dla płatności deklaracji – Użytkownik wybiera rodzaj dokumentu zapisu kasowo – bankowego związanego z podatkiem. Forma płatności do deklaracji – wybieramy formę płatności dla podatków np. przelew. Po wyliczeniu i zapamiętaniu deklaracji PIT-4, PIT-8A i DRA, gdy w danym miesiącu powstaje obowiązek przekazania kwot do zapłaty, generowany jest zapis w module Kasa/Bank zależny od parametru Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

162

Wersja 2014.0.1


w Konfiguracji/Dane firmy/ Deklaracje Forma płatności do deklaracji. Odroczona forma płatności np. przelew generuje zapis w Preliminarzu płatności, do którego, po zablokowaniu deklaracji przed zmianami (parametr dostępny na formularzu deklaracji), można wystawić przelew bankowy lub wysłać do banku w odpowiednim formacie. Gotówka (zerowy termin płatności) - też w pierwszej kolejności zapis trafia do Preliminarza Płatności (kolor zielony). W momencie zablokowania deklaracji przed zmianami, zapis związany z podatkiem Do zapłaty w Preliminarzu płatności a płatny gotówką, powoduje automatycznie wygenerowanie zapisu w odpowiednim raporcie kasowym i otrzymuje status zapisu rozliczonego. Domyślnie dla płatności związanych z deklaracjami proponowany jest typ dokumentu DEK i forma płatności – przelew. Dodatkowo lista urzędów (Ogólne/ Inne/ Urzędy/ Urzędy ZUS) uzupełniona została o ZUS, dla którego zdefiniowane zostały trzy konta związane ze składkami na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy wraz z FGŚP. Uwaga: Aby wykasować deklaracje z listy deklaracji należy w pierwszej kolejności rozpiąć rozliczenia danego zapisu. W tym celu należy wejść z menu w Kasa/Bank/ Rozliczenia podmiotu na zakładkę Rozliczone i usunąć zapis rozliczający. W programie jest możliwość zablokowania dostępu do rozliczeń pracowników poprzez zaznaczenie parametru w Konfiguracji programu/ Użytkowe/ Operatorzy - Blokada dostępu do rozliczeń pracowników. Zaznaczenie parametru zablokuje dostęp do modułu kadrowo-płacowego zarówno w Comarch ERP Optima Płace i Kadry jak i Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus oraz dodatkowo do danych płacowych dostępnych w innych modułach, i tak: 

W module Kasa/Bank – po zaznaczeniu parametru blokady ukryte zostaną na listach dokumentów rozliczonych i nierozliczonych te dokumenty kasowo - bankowe, które są wystawione na podmiot typu pracownik. Na listach rozliczonych zapisów, gdy zostaną rozliczone ze sobą dokumenty, z których jeden jest wystawiony na pracownika, a drugi na inny podmiot, formatka rozliczenia będzie miała ukryte dane dotyczące dokumentu wystawionego na pracownika. Uwaga: Nie jest zablokowane rozliczanie faktur zaliczkami pracowników nawet wtedy, gdy Operator ma włączoną blokadę. Będzie widział wszystkie nierozliczone zapisy k /b, będzie mógł pobrać z nich kwoty do rozliczenia dokumentu, który wprowadza. Będzie mógł usunąć rozliczenie z poziomu Preliminarza lub rozliczeń podmiotu wychodząc od zdarzenia jeżeli zdarzenie nie będzie wystawione na pracownika.

W modułach księgowych blokada spowoduje ukrycie w menu Księgowość gałęzi Wynagrodzenia oraz w Dokumentach źródłowych pozycji Listy płac.

W module Analizy - dla włączonego modułu z parametrem Pełne menu dla modułu Analizy, przy zaznaczonej blokadzie ukryte zostaną w głównym menu pozycja Kadry/Płace oraz w Panelu analiz gałąź Kadry i Płace.

Praca rozproszona – ponieważ nie ma możliwości przesłania niekompletnego raportu kasowego/bankowego, wysyłane będą wszystkie zapisy, również te wystawione na pracownika. Dotyczy to także ręcznie wprowadzonych płatności do Preliminarza Płatności. Można zablokować Operatorowi eksport w modelu Pracy rozproszonej zakładając odpowiednią blokadę.

Eksport raportów kasowych/bankowych do Comarch ERP Klasyka - przez plik kasadokh.txt lub bankdokh.txt. W tej sytuacji należy założyć blokadę do funkcji skryptowych, które realizują ten eksport.

5.6.2

Rozliczanie wypłat w różnych walutach

Z uwagi na coraz częściej występującą sytuację zatrudniania pracowników poza Polską i wypłacania im wynagrodzeń w walucie obcej (przy zachowaniu polskich przepisów podatkowych i składkowych przy naliczaniu wypłat) wprowadzono w module Kasa/Bank/ Preliminarz płatności zmianę. Dodano funkcję przeliczenia wypłaty (kwoty netto) na inną walutę, niż wynika z dokumentu źródłowego, według kursu aktualnego na dany dzień. Oznacza to, że wypłaty są policzone w walucie PLN, tym samym powstają zdarzenia w walucie PLN, a w Preliminarzu płatności jest możliwość przeliczenia wypłaty na wybraną - przez Użytkownika - walutę obcą.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

163

Wersja 2014.0.1


W Konfiguracji programu / Ogólne / Waluty należy dodać waluty, które będą potrzebne do przeliczeń wynagrodzenia. Należy uzupełnić kurs waluty (np. przez import z NBP). Następnie trzeba sprawdzić, czy są naliczone wypłaty. Jeśli nie ma, należy je naliczyć i zamknąć. Po wykonaniu wymienionych czynności, można przejść do modułu Kasa/Bank/ Preliminarz płatności i dokonać zmiany waluty w płatnościach z PLN na inną. Uwaga: Funkcja przeliczania wypłaty na inną walutę dostępna jest tylko dla wypłat o statusie Zamknięta. Płatność (w Preliminarzu Płatności) ma status Do realizacji. W module Kasa/Bank/ Preliminarz płatności można zmienić walutę na inną niż PLN dla pojedynczej wypłaty lub seryjnie: 

Zmiana waluty na pojedynczej płatności pracownika – należy edytować płatność lub dwukrotnie klikając, przejść na zakładkę Rozliczenia. W polu Waluta rozl. wybrać z rozwijanej listy walutę

Seryjna zmiana waluty rozliczenia – funkcja działa dla zaznaczonych zdarzeń. Po zaznaczeniu płatności należy nacisnąć prawy klawisz myszy, pojawi się menu kontekstowe i wybieramy opcję Zmień walutę rozliczenia. Pojawi się pytanie, które potwierdzamy TAK, następnie podajemy informacje dotyczące wybranej waluty (innej niż PLN). Uwaga: W przypadku, gdy na dany dzień nie będzie podanego kursu wybranej waluty, należy kurs wprowadzić „ręcznie”. W danej płatności, na zakładce Rozliczenia, pole Waluta rozliczenia aktywne jest tylko wtedy, gdy w polu Waluta dokumentu wybrano walutę PLN. W przeciwnym wypadku będzie nieaktywne (wyszarzone). Pole Waluta rozliczenia będzie nieaktywne również wtedy, gdy dokument został już rozliczony przynajmniej częściowo.

Po zmianie waluty w płatnościach – wszystkie wydruki płacowe z kwotami płatności: gotówka i ROR drukowane są zawsze w PLN (w walucie systemowej). Dotyczy to wydruków: 

Kwitek wypłaty (oba wydruki - z formularza listy płac i z listy Wypłaty pracowników)

Lista płac skrócona (obydwa - j.w.)

Lista płac szczegółowa (z czasem pracy i bez)

Lista ROR

Lista wypłat gotówkowych

Zestawienia list płac (z formularza listy płac i z listy list płac).

5.6.3

Współpraca modułów standardowych z modułami w wersji Plus

Moduł Kasa/Bank Plus daje dodatkowo możliwość: 

prowadzenia wyceny środków pieniężnych w kasie i na rachunku bankowym (więcej w rozdziale Magazyn walut),

zakładania zaawansowanych blokad do rejestrów kasowych/bankowych (więcej w rozdziale Zakazy do rejestrów w module Kasa/Bank Plus).

Magazyn walut może być prowadzony na jednym ze stanowisk przy czym operatorzy logujący się do bazy danych z pobranym modułem Kasa/Bank nie będą mogli korzystać z funkcjonalności Magazynu walut, a w szczególności dodawać/usuwać zapisów w rejestrach, które obsługują Magazyn walut. W przypadku korzystania z funkcjonalności zaawansowanych blokad do rejestrów kasowych/bankowych zalecane jest posiadanie modułu Kasa/Bank Plus na wszystkich stanowiskach. W przypadku założenia w module Kasa/Bank Plus blokady np. tylko do zmiany zapisów kasowych w danym rejestrze, operator, który pobierze moduł Kasa/Bank będzie miał całkowitą blokadę to takiego rejestru.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

164

Wersja 2014.0.1


6 Scenariusze i przykłady Rozdział ten zawiera zestaw przykładów, które mają na celu przybliżyć Państwu sposób działania modułu Kasa/Bank w systemie Comarch ERP Optima i zaproponować pewne rozwiązania, które są zgodne z filozofią programu i które być może będą pasowały do organizacji Państwa firmy i sposobu jej działania. Przykłady są tylko propozycjami – jesteśmy pewni, że każda firma wykorzystująca system Comarch ERP Optima wypracuje własny sposób działania, a życie napisze swoje własne scenariusze. Mamy jednak nadzieję, że rozdział ten stanie się dla wielu z Państwa inspiracją, podsunie własne pomysły i pomoże w bardziej skutecznym i pełnym wykorzystaniu programu.

6.1

Gdy klienci płacą kartą

Karty płatnicze są popularne i coraz więcej klientów za usługi lub towary chce nimi płacić. Płatność kartą kredytową łączy w sobie zarówno cechy płatności gotówkowej jak i płatności przelewem. Podobieństwa do płatności gotówkowej są przede wszystkim w tym, że nie występuje odroczenie płatności i konieczność wykonywania późniejszego rozrachunku. W przypadku zapłaty kartą – tak jak w przypadku zapłaty gotówką - z punktu widzenia klienta płatność jest dokonana natychmiastowo. Ale pieniędzy za wykonaną usługę lub sprzedany towar nie otrzymujemy natychmiast. Transakcja zapłaty kartą jest rejestrowana na ogół w elektronicznym terminalu autoryzującym kartę lub w przypadku mniejszych kwot wykorzystywane jest tzw. „żelazko”. Raport z zapłat przyjętych od klientów kartą kredytową jest przedstawiany instytucji rozliczającej płatności. Na ogół firma przyjmująca zapłatę kartą ma podpisaną umowę z jednym lub kilkoma centrami rozliczającymi karty kredytowe. Po przesłaniu raportu płatności firma rozliczająca przelewa na konto kwotę wynikającą z przedstawionego raportu. Kwota ta jest pomniejszona o prowizję, na którą centrum rozliczające wystawia osobną fakturę. Załóżmy, że nasza firma prowadzi jedną kasę gotówkową, dla której utworzony został rejestr kasowy o nazwie KASA_G. Proponujemy wykorzystać ten rejestr nie tylko do wprowadzania zapisów związanych z płatnościami gotówką, ale także wprowadzać do niego zapisy związane z płatnościami kartami płatniczymi przez klientów. 

Klient płaci kartą płatniczą. Wprowadzamy do rejestru KP/000111/2010/KASAG – zapłata kartą kredytową kwoty 150 zł.

Tego dnia kolejni klienci zapłacili różnymi kartami kredytowymi jeszcze 1250 zł.

Oprócz tych zapłat, KASA_G przyjęła również zapłaty gotówką na kwotę 1540 zł.

Łączna wartość przychodów na raporcie kasowym wynosi: 150 + 1250 + 1540 = 2940 zł. z tego 1540 zł w gotówce i 1400 zapłacone kartami płatniczymi. Obydwie te kwoty widoczne są na wydruku raportu kasowego. Będą również widoczne na ekranie, jeśli skonstruujemy filtr wyświetlający tylko zapisy dokonane kartą lub tylko te dokonane w gotówce.

Załóżmy, że mamy podpisaną umowę z jednym centrum rozliczeniowym obsługującym płatności kartą. Potraktujmy centrum jako jednego z naszych kontrahentów i załóżmy mu kartę ewidencyjną o akronimie CENTRUM_KART.

Na koniec dnia musimy zamknąć raport kasowy, a jego bilans zamknięcia przeniesiony zostanie jako saldo otwarcia na dzień następny (będzie to stan kasy, z którym kasjer rozpocznie pracę następnego dnia).

Zanim to zrobimy, pomniejszamy stan kasy o kwoty zapłacone kartami płatniczymi. Wykonujemy wypłatę KW/000212/2010/KASAG na kwotę 1400 zł. Kontrahentem jest CENTRUM_KART, a zapis otrzymuje status (N) - nierozliczonego. W ten sposób odnotowaliśmy, że CENTRUM_KART musi z nami rozliczyć się na kwotę 1400 zł. Jest to nasza należność.

Na podstawie podpisanej umowy CENTRUM_KART pobiera prowizję wysokości 3% od dokonanych płatności kartami. 3% z kwoty 1400 zł to 42 zł. Spodziewamy się więc wpłaty od CENTRUM_KART równej 1358 zł oraz faktury dotyczącej prowizji na kwotę 42 zł.

Po kilku dniach otrzymujemy wyciąg bankowy potwierdzający wpłatę 1358 zł. Wprowadzamy go do rejestru bankowego jako wpłatę KP/000134/2010/BANK.

Otrzymujemy również fakturę od CENTRUM_KART na kwotę 42 zł. Wprowadzając tę fakturę w Preliminarzu płatności powstaje zobowiązanie na 42 zł (FZ/000345/2010 na kwotę 42 zł).

Dokonujemy kompensaty dwóch zapisów kasowych: KW/000212/2010/KASAG (1400 zł) oraz KP/000134/2010/BANK (1358 zł). Wpłata KP/000134/2010/BANK otrzymuje status rozliczonej (R),

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

165

KASA_G

zapis

kasowo-bankowy

Wersja 2014.0.1


natomiast wypłata KW/000212/2010/KASAG status częściowo rozliczonej (C). Pozostaje do rozliczenia 42 zł. 

Rozliczony częściowo zapis KW/000212/2010/KASAG rozliczamy ze zdarzeniem z Preliminarza – zobowiązaniem FZ/000345/2010 na kwotę 42 zł. Obydwa dokumenty zostają całkowicie rozliczone.

Opisany powyżej przykład bardzo uproszczony. W praktyce wpłaty i faktury z centrów rozliczeniowych nie muszą wpływać z taką samą częstotliwością jak okres zamykania raportów kasowych. Ale bez względu na częstotliwość rozliczeń – stosując powyższy schemat, na bieżąco będziemy znali stan naszych rozliczeń z CENTRUM KART oraz wartość transakcji dokonywanych przy użyciu kart kredytowych.

6.2

Firmowe karty płatnicze

6.2.1

Firmowa karta płatnicza niepowiązana z rachunkiem bankowym

Jeśli posiadana karta płatnicza nie jest powiązana z rachunkiem bankowym, proponujemy utworzyć dla niej nowy rejestr bankowy np. KARTA. Wszystkie wypłaty dokonywane kartą będą wtedy odnotowane w odrębnym rejestrze, co da nam informację o stanie zadłużenia karty.

Kiedy otrzymamy listę dokonanych wypłat jesteśmy w stanie łatwo porównać ją z istniejącymi zapisami.

W chwili rozliczenia z bankiem prowadzącym kartę tworzymy zapis kasowy/ bankowy, potwierdzający spłatę zadłużenia wobec banku.

Równocześnie w rejestrze KARTA możemy dodać wpłatę na taką samą sumę, która zeruje stan zadłużenia karty.

Wypłatę na konto banku prowadzącego kartę oraz wpłatę w rejestrze KARTA możemy ze sobą rozliczyć.

6.3

Kiedy spodziewać się płatności dłużników?

Aby dowiedzieć się, jakie należności powinny zostać uregulowane przez kontrahenta we wskazanym okresie czasu, należy skorzystać z Preliminarza Płatności. Tutaj, jesteśmy w stanie wyfiltrować wszystkie płatności, jakie powinny zostać uregulowane przez kontrahenta. Należy wybrać jego kod, właściwy zakres dat obejmujący interesujący nas termin płatności (pamiętajmy, że zakres ten dotyczy terminu płatności, a nie daty powstania zdarzenia!) oraz zaznaczyć Nierozliczone. Należy również pamiętać, że podczas wpisywania zdarzenia do Preliminarza Płatności można uwzględnić: 

dopuszczalną dla klienta zwłokę - wpisaną na karcie kontrahenta

czas realizacji przelewu przez bank – wpisany na karcie banku.

Okres ten jest doliczany do terminu płatności – zakładamy, że klient zapłaci dopiero w ostatnim dniu. Przykład Płatność ma termin 20.11.2010. Dopuszczalna zwłoka kontrahenta wynosi 4 dni. Zakładamy, że klient zapłaci dopiero w ostatnim możliwym dniu, czyli 24.11.2010. Bank realizuje przelew w ciągu dwóch dni. Płatność taka pojawi się na liście planowanych wpłat dopiero wtedy, gdy lista zdarzeń obejmować będzie datę 26.11.2010.

6.4

Co zrobić, żeby regulować zobowiązania na czas?

Podobnie, jak w przypadku regulowania należności przez naszych kontrahentów, również w przypadku realizacji naszych zobowiązań możemy uwzględnić zwłokę dopuszczalną przez kontrahenta oraz czas realizacji przelewu przez bank. 

Jeśli chcemy uwzględnić czas realizacji przez bank, to należy go odjąć od terminu płatności tak, by pieniądze wpłynęły na konto kontrahenta w dniu określającym termin.

Przykład Termin płatności to 22.11.2010, a czas realizacji to dwa dni. Pieniądze należy wtedy wysłać 20.11.2010, tak by na konto wpłynęły 22.11.2010. 

Dopuszczalna zwłoka jest doliczana do terminu płatności.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

166

Wersja 2014.0.1


Przykład Termin płatności to 22.11.2010, natomiast dopuszczalna zwłoka wynosi 3 dni, w związku z czym płatność ta musi zostać uregulowana najpóźniej 25.11.2010. Jeśli w naszym przykładzie uwzględnimy zarówno dopuszczalną zwłokę, jak i termin realizacji przez bank, wtedy pieniądze należy wysłać najpóźniej 23.11.2010 (termin 22.11.2010 + dopuszczalna zwłoka 3 dni – czas realizacji przelewu 2 dni).

6.5

Od faktury do rozliczenia płatności

W tym rozdziale przedstawimy scenariusze, które przedstawią kilka wariantów postępowania w przypadku wystawiania Faktur Sprzedaży z wykorzystaniem różnych form płatności i co za tym idzie – z różnymi możliwymi sposobami ich rozliczania.

6.5.1

Scenariusz: Faktura Sprzedaży za gotówkę

Wystawiamy Fakturę Sprzedaży płatną w chwili jej wystawienia, gotówką, na kwotę 150 zł.

Zatwierdzenie faktury automatycznie utworzy we wskazanej kasie gotówkowej zapis na kwotę 150 zł o numerze np. FS/000234/2010. Zapis ten, również automatycznie, otrzyma status rozliczonego (R). Zostanie także wygenerowane zdarzenie w Preliminarzu (status: rozliczone) rozliczające ten zapis. Uwaga: Zapis faktury do bufora nie pociąga za sobą ż adnych zapisów w kasie. Faktura w buforze jest natomiast widoczna w Preliminarzu jako planowana należność.

6.5.2

Scenariusz: Faktura Sprzedaży płatna przelewem

Wystawiamy fakturę FS/000987/2010 z odroczoną płatnością, na kwotę 800 zł, forma płatności to przelew, termin – 14 dni.

Zatwierdzenie faktury (pełne, nie do bufora!) utworzy automatycznie w Preliminarzu płatności zdarzenie, które przewiduje, że za 14 dni nasz kontrahent ureguluje należność. Planujemy więc związaną z fakturą FS/000987/2010 wpłatę na kwotę 800 zł.

Załóżmy, że kontrahent płaci w terminie i po 14 dniach na wyciągu bankowym otrzymujemy potwierdzenie wpłaty 800 zł. Wprowadzamy odpowiedni zapis do rejestru bankowego (np. KP/000333/2010/BANK).

Rozliczamy zdarzenie KP/000333/2010/BANK.

Wykonanie rozliczenia powoduje, że Faktura Sprzedaży FS/000987/2010 staje się również dokumentem rozliczonym.

6.5.3

z Preliminarza:

FS/000987/2010

z zapisem

w rejestrze

BANK:

Scenariusz: Faktura Sprzedaży częściowo płatna gotówką, częściowo przelewem

Wystawiamy fakturę FS/000999/2010 na kwotę 1000 zł, z czego 200 zł klient płaci gotówką, natomiast 800 zł – przelewem. Jako formę płatności podajemy przelew, a termin płatności – 14 dni.

Jeszcze przed zatwierdzeniem faktury przechodzimy na zakładkę Płatności i wartość płatności przelewem z całego 1000 zł zmieniamy na 800 zł.

Następnie dodajemy kolejną wpłatę 200 zł , płatne gotówką w dniu wystawienia faktury.

W chwili zatwierdzenia faktury do raportu kasowego zostanie wprowadzony zapis na kwotę 200 zł (całkowicie rozliczony).

Równocześnie w Preliminarzu pojawi się planowana wpłata za fakturę na kwotę 800 zł ze statusem nierozliczony.

Kiedy wpłata zostanie potwierdzona wyciągiem w rejestrze bankowym, wprowadzamy wpłatę na kwotę 800 zł i rozliczamy ją ze zdarzeniem w Preliminarzu. W chwili rozliczenia zarówno zapis bankowy jak i zdarzenie w Preliminarzu otrzymują status całkowicie rozliczonych.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

167

Wersja 2014.0.1


6.6

Klient płaci w ratach 

Prowadzimy sprzedaż ratalną. Aby łatwiej rozliczać kolejne raty tworzymy odrębny rejestr bankowy o nazwie np. SPRZEDAŻ_RATALNA.

Można również utworzyć odrębną formę płatności np. Raty, przelew, związaną z rejestrem bankowym SPRZEDAŻ_RATALNA.

Teraz klient kupuje u nas towar o wartości 1000 zł. Pierwsze 50% płaci gotówką przy zakupie towaru, kolejne 50% - będzie płacił w pięciu równych miesięcznych ratach

Wystawiamy fakturę z formą płatności raty.

Na zakładce Rozliczenia wpisujemy najpierw wpłatę gotówkową 500 zł, a następnie wprowadzamy jeszcze pięć zapisów na kwotę 100 zł, z formą płatności raty i z terminem ustalonym na kolejne miesiące.

Po zatwierdzeniu faktury w kasie pojawi się zapis kasowy na 500 zł, zaś w Preliminarzu w rejestrze SPRZEDAŻ_RATALNA - pięć kolejnych planowanych wpłat.

Jeśli na wyciągu z banku otrzymamy potwierdzenie, że kolejna rata została spłacona – wprowadzamy zapis do rejestru bankowego i rozliczamy go ze zdarzeniem w Preliminarzu.

Jeśli do niezapłaconej kwoty doliczamy odsetki, to musimy je ręcznie wprowadzić w Preliminarzu Płatności jako pięć odrębnych zdarzeń (formy i terminy płatności powinny pokrywać się z kolejnymi ratami). Wtedy z banku otrzymujemy potwierdzenie wpłaty kolejnej raty wraz z należnymi odsetkami. Zapis bankowy rozliczamy z dwoma zdarzeniami z Preliminarza: wpłatą raty (związanej z fakturą) oraz spłatą należnych odsetek. Istnieje tutaj możliwość wykorzystania również funkcji kategorii. Sprzedaż towaru wiążemy z kategorią np. Sprzedaż, natomiast dla spłacanych odsetek tworzymy odrębną kategorię typu przychody (np. Odsetki). Wtedy, w bardzo prosty sposób, korzystając z zakładki Zapisy kategorii na Liście zapisów kasowych/ bankowych, możemy otrzymać informację, jaka była łączna kwota odsetek, jakie wpłynęły w związku ze sprzedażą ratalną.

6.7

Podział zdarzenia

W tym przykładzie postaram się przybliżyć zasadę działania dwóch funkcji: Podziel (menu kontekstowe na liście zdarzeń w Preliminarzu) i Uzgodnij kwotę płatności z wartością rozliczanych dokumentów (parametr na zakładce Rozliczenia na Formularzu zdarzenia/zapisu). Załóżmy, że planowaliśmy zakup sprzętu biurowego za kwotę 2000 zł. Planowany zakup wprowadziliśmy do Preliminarza Płatności jako jedno zdarzenie na kwotę 2000 zł ze statusem Bufor. Okazało się jednak, że najpierw kupiliśmy tylko część sprzętu za kwotę 900 zł. Wtedy: 

Zdarzenie w Preliminarzu rozbijamy na dwa zdarzenia: jedno na kwotę 900 zł, drugie na pozostałe 1100 zł (przy pomocy funkcji Podziel dostępnej z menu kontekstowego na liście zdarzeń).

Kiedy uregulujemy zaległość wprowadzamy zapis bankowy na kwotę 900 zł.

Zdarzenie na kwotę 900 zł rozliczamy całkowicie z zapisem bankowym na 900 zł.

Pozostaje jeszcze zdarzenie na 1100 zł. Okazuje się jednak, że pozostały sprzęt kupiliśmy nie za 1100 zł (jak planowaliśmy), ale za 1200 zł.

W chwili uregulowania płatności wprowadzamy zapis bankowy na 1200 zł.

Otwieramy formularz zdarzenia w Preliminarzu Płatności na kwotę 1100 zł. Na zakładce Rozliczenia włączamy parametr Uzgodnij kwotę płatności z wartością rozliczanych dokumentów.

Rozliczamy zdarzenie (na kwotę 1100 zł) z zapisem bankowym na kwotę 1200 zł. Wartość zdarzenia zostaje zmieniona na 1200 zł. Zdarzenie i zapis otrzymują status rozliczonych całkowicie.

Moduł: Kasa/Bank, Kasa/Bank Plus

168

Wersja 2014.0.1


Comarch erp optima 2014 0 1 kasa bank