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Por: Nariño Alfredo Suárez Mancipe – http://alfredosuma.webs.com

Taller Nº 4 – Combinar Correspondencia Combinar correspondencia es una herramienta de Word que nos permite combinar dos archivos: un documento que generalmente es una carta y una lista de destinatarios. Abra un nuevo documento de Word tamaño carta con los siguientes márgenes: Inferior=3, Derecho=3, Izquierdo=2, y escriba la siguiente carta:

Superior=4,

Bogotá, DC, Marzo 15 de 2010

Señor ALFREDO SUAREZ Docente FESSJ Presente Respetado señor Suárez Por medio de la presente solicito a usted sean revisadas mis calificaciones correspondientes al primer corte de Informática Básica, debido a que no aparecen reportadas en mi sábana de notas. Gracias por su amable atención. Atentamente JULIA INES ROMERO GONZALEZ C.C. 52.456.846 Contaduría Pública Primer semestre Nocturno, Grupo A

Observe que esta carta está personalizada. Va dirigida al señor Alfredo Suárez y en el saludo vuelve a mencionar su apellido. Si el destinatario fuera una mujer en el saludo se escribiría su nombre. Esta forma de escribir una carta le da importancia a la persona a quien va dirigida. Algunas empresas envían cartas a sus clientes dirigidas a: “Apreciado cliente”, ó “Estimado suscriptor”, ó “Apreciado cuentahabiente”. Esta es una forma impersonal e irrespetuosa de enviar correspondencia, ya que “Apreciado cliente” puede ser cualquiera, y nadie en especial. Probablemente no se lea. Pero si la carta va dirigida a: Alfredo Suárez (como es mi caso) es seguro que si le preste atención. En este taller veremos ejemplos de cómo personalizar una carta: 1.

Primero observe el encabezado. Está formado por: a. Tratamiento. Puede ir: Señor, Señora, Señorita, Doctor, Doctora, Compañero, Compañera. Nunca escriba: Señor(a) esto es una falta de respeto, pues trata de “indefinida” a una persona. Si usted se dirige a un hombre, dígale señor, y si es mujer trátela de señora o señorita. b. Nombre del destinatario. Este va en mayúsculas fijas. Envíe sus trabajos a: suaman@fessanjose.edu.co


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2.

3. 4.

c. Cargo. Del destinatario si aplica. d. Presente. O, En sus manos, si se le entrega la carta personalmente. Saludo. Utilizamos la frase: Respetado señor Suárez. Si el destinatario es un hombre, se escribe el Apellido, pero si es mujer, se escribe el nombre. Ej. Respetada señorita Martha. Podemos utilizar también: Estimado, Estimada, Apreciado, Apreciada, etc. Cuerpo o texto de la carta. Aquí escribimos el objeto de la carta. Despedida, Nombre (con mayúsculas fijas) y firma de la persona que envía la carta.

Guarde este documento con su nombre en la carpeta: Mis documentos. Supongamos que esta misma carta la vamos a enviar a varios profesores, cambiando en el encabezado de la misma, el nombre del docente, el tratamiento (Señor, Señora, etc.), el saludo (Respetado señor Suárez) y la materia que dicta (Informática básica). Estos cuatro datos son los que cambian para cada profesor, lo demás es igual. Para esto, Word tiene la opción de Combinar Correspondencia, que consiste en combinar un documento de Word con una lista de destinatarios. Ahora vamos a la ficha Correspondencia en la Cinta de Comandos. En el grupo de comandos llamado: Iniciar combinación de correspondencia, de clic sobre el comando: Seleccionar destinatarios, y luego clic en: Escribir nueva lista… Podrá ver la ventana siguiente:

En esta tabla de datos encontramos algunos campos donde se escribirán los datos de los destinatarios a quienes vamos a dirigir la carta. Entre por la opción: Personalizar columnas, y vamos a cambiar esta tabla. Se ve el siguiente cuadro:

Observe que esta tabla de datos esta conformada por unos campos que no vamos a utilizar, como, Nombre de la organización, dirección, ciudad, etc. En nuestra carta solo vamos a utilizar los siguientes datos:

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Tratamiento. Donde se escribe: Señor, Señora, Señorita, Doctor, Doctora, Compañero, Compañera, etc., según sea el caso. Nombre. Donde se escribe el nombre del destinatario en mayúsculas fijas. Saludo. Aquí escribimos: Respetado señor y el apellido, si es hombre; ó, Respetada señora y el nombre si es mujer. Materia. Aquí escribimos el nombre de la materia que dicta el docente. Estos son los datos que cambian para cada profesor y los vamos a llamar así: Tratamiento, Nombre, Saludo, Materia. En la ventana llamada: Personalizar lista de direcciones, elimine todos los campos utilizando el botón Eliminar pero dejamos: Tratamiento y Nombre. Cuando termine de eliminar todos los campos menos Tratamiento y Nombre, de clic en Agregar y escriba: Saludo, y luego agregue: Materia. La tabla debe quedar así:

De clic en Aceptar y verá de nuevo la tabla de datos llamada: Nueva lista de direcciones, en donde vamos a escribir los datos de los profesores a quienes enviaremos la carta. Vamos a escribir datos de cinco (5) docentes, de manera que se vea como se muestra a continuación:

Usted debe escribir sus propios datos, lo que ve en la tabla de arriba es un ejemplo. Puede utilizar cualquier nombre pero conservar la idea que se le plantea. Para abrir espacio hacia abajo utilice el botón Nueva entrada. Cuando termine de escribir sus datos de clic en el botón Aceptar, y guarde la lista que acaba de escribir en la carpeta: Mis documentos, con el nombre: lista de direcciones. Ahora tenemos dos archivos: La carta que usted guardó con su nombre y la lista de direcciones. Ambos archivos deben estar en la carpeta Mis documentos.

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Ahora vamos al encabezado de la carta. Ubíquese en la palabra Señor y borre esta palabra, pero dejando la línea en blanco. Vamos a la Cinta de Opciones -> Correspondencia y busque el grupo de comandos: Escribir e insertar campos. Allí se encuentra el comando: Insertar campo combinado. De clic sobre este comando y podrá ver los cuatro campos que conforman la lista de direcciones que acaba de guardar. Inserte el campo Tratamiento donde estaba la palabra Señor que acaba de borrar. Ahora borre las palabras: ALFREDO SUAREZ en el encabezado de la carta y en su lugar inserte el campo combinado llamado Nombre. Borre el saludo (Respetado señor Suárez) e inserte en su lugar el campo combinado llamado Saludo. Por último, borre la materia (Informática básica) y en su lugar inserte el campo combinado llamado: Materia. Debe quedar la carta como se ve a continuación:

De clic sobre el botón: Vista previa de resultados, para que pueda ver los datos contenidos en la lista de direcciones.

Para ver los demás datos de clic sobre el botón: Registro siguiente, y para devolverse da clic en: Registro anterior. Ahora veamos el último grupo de comandos al lado derecho: Finalizar.

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Editar documentos individuales… nos permite combinar en un documento nuevo todas las cartas. De clic sobre este comando, seleccione Todos y de clic en Aceptar. Word creará un nuevo documento con las cinco cartas. Imprimir documentos… envía directamente a la impresora las cinco cartas. Ahora salga de Word y busque los dos documentos que acaba de crear: la carta guardada con su nombre y la lista de direcciones. Estos dos documentos están ligados. Se deben copiar juntos. Si necesita tener una copia por ejemplo en una memoria USB o enviarlos por correo electrónico, recuerde que debe copiar los dos archivos.

RESUMEN Puede utilizar la combinación de correspondencia cuando desee crear un conjunto de documentos, como una carta modelo que se debe enviar a varias personas o una hoja de etiquetas de dirección. Cada carta o etiqueta contiene la misma información, pero se puede personalizar con el nombre de la persona a la que vaya dirigida. La información única de cada destinatario se encuentra en las entradas contenidas en un origen de datos llamado: lista de direcciones. El proceso de combinación de correspondencia implica los siguientes pasos generales: 1. 2.

3. 4.

5.

Configurar el documento principal. El documento principal contiene el texto que es común para cada destinatario. Conectar el documento a un origen de datos. Un origen de datos es un archivo que contiene la información que se debe combinar en un documento. Por ejemplo, los nombres y direcciones de los destinatarios de una carta. Este origen de datos se denomina Lista de direcciones. Se puede utilizar una lista existente o crear una nueva lista. Preparar la lista de destinatarios o de elementos. En esta lista escribimos los datos de los destinatarios que vamos a incluir en el documento principal. Agregar los campos de combinación de correspondencia, en el documento. Insertamos los campos combinados dentro del documento principal en el sitio correcto. Cuando realice la combinación de correspondencia, los campos se rellenan con información contenida en el archivo de datos. Obtener una vista previa de la combinación de correspondencia y finalizarla. Puede obtener una vista previa de cada copia del documento antes de imprimir todo el conjunto.

Utilice los comandos de la ficha Correspondencia para combinar correspondencia. Para mayor ayuda busque el comando: Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia… que se encuentra en: Iniciar combinación de correspondencia.

Cuestionario Nº 4.

– Combinar correspondencia

1.

Combinar correspondencia es una actividad de Word que involucra: a. Un documento de Word b. Una lista de destinatarios de combinar correspondencia c. Un documento de Word y una lista de campos de Word d. Un documento de Word y una lista de destinatarios

2.

Para a. b. c. d.

3.

El primer paso para Combinar correspondencia es: a. Seleccionar la lista de direcciones b. Seleccionar el tipo de documento c. Seleccionar los campos de combinación d. Crear el documento de combinación

combinar los dos archivos mencionados en el punto anterior damos clic en: Ficha Inicio Ficha Insertar Correspondencia Diseño de página

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4.

Para a. b. c. d.

configurar una carta, podemos: Utilizar el documento actual Empezar a partir de una plantilla Empezar a partir de un documento existente Cualquiera de las anteriores

5.

El paso tercero para Combinar correspondencia es: a. Seleccionar los campos de combinación b. Insertar campos de combinación c. Seleccionar los destinatarios d. Insertar campos de Word en el documento

6.

La forma de visualizar los datos de la lista en mi documento es: a. Dar clic en el botón: Resaltar campos de combinación b. Dar clic en el botón: Vista previa de resultados c. Dar clic en el botón: Combinar en documento nuevo d. Dar clic en el botón: Ver datos combinados

7.

El botón, Editar lista de destinatarios, sirve para: a. Seleccionar todas las entradas dentro de la lista b. Buscar una entrada dentro de la lista c. Modificar los datos de una entrada d. Las anteriores son verdaderas

8.

Para a. b. c. d.

personalizar una lista nueva de direcciones, debo: Eliminar los nombres de campo que no necesito Agregar los nuevos nombres de campo También puedo cambiar nombre a los campos existentes Las anteriores son verdaderas

9.

Si ya a. b. c. d.

tengo mi carta y mi lista de direcciones, el siguiente paso es: Insertar campos combinados en el documento Insertar los campos de Word en el documento Combinar en un documento nuevo Dar clic en el botón: Ver datos combinados

10.

El segundo paso para combinar correspondencia es: a. Seleccionar la lista de destinatarios b. Seleccionar el documento inicial c. Utilizar el Asistente para combinar correspondencia d. Seleccionar la lista de direcciones

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Taller Nº 04 Word 2007